Personec Lønn Pr Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: ,

Transkript

1 Personec Lønn Pr Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 1 av 20

2 Innhold 1 Personec Lønn Hovedfunksjonalitet i versjonen Nye menypunkt Oppgradering Personec Lønn Databaseendringer Personec Lønn Databaseendringer Neptune Meny Integrasjoner HR Kompatibilitet Endringer tekniske krav Fakta Nyheter i versjon Endret ajourholdsbilde for skatteinformasjon Fødselsnummer på slipp, kryptering Delberegning flere felt Oppfølging, innsending med virksomhetssertifikat Varsling av notater Endringer i versjon Lønn Ajourhold person / søkeprofiler Årsoppgjør Altinn Fravær Import/eksport Oppfølging Pensjon Personec Lønn Web Rapporter Regnskap E & O Andre endringer siden i versjon Neptune Meny versjon Teknisk Databasetabeller Tabellendringer Tekniske endringer Open Source Software Last ned produktnotatet i pdf-format...20 Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 2 av 20

3 1 Personec Lønn Hovedfunksjonalitet i versjonen I Personec Lønn finner du bl.a. følgende: Endret ajourholdsbilde for ajourhold person Fødselsnummer på lønnsslipp, og kryptering av vedlegg Delberegning på flere tidsstyrte felt, blant annet kontoelementene Varsel på notat Personec Lønn Oppfølging, innsending oppfølgingsplan med sertifikat 1.2 Nye menypunkt Denne versjonen har nye menypunkt. Personec Lønn Registrering transer Transaksjonslogg 1.3 Oppgradering Personec Lønn Oppgradering bør utføres av teknisk personell som kjenner til databaser og Personec Lønn s oppbygging og virkemåte. Dersom du er i tvil om du har den nødvendige kompetansen, ta kontakt med Aditro s Service Desk på telefon for teknisk bistand. Denne dokumentasjonen beskriver oppgradering fra versjon 13.x.x. Les oppgraderingsbeskrivelsen som du finner i området X:\Personec\PL\ReadMe, hvor X=installasjons-disk, før du starter oppgraderingen 1.4 Databaseendringer Personec Lønn Personec Lønn inneholder databaseendringer, samt oppdatering av filer på server, oppdatering av Personec Lønn klienten og oppdatering av Personec Lønn Web. 1.5 Databaseendringer Neptune Meny Med Personec Lønn versjon medfølger Neptune meny versjon Oppgradering av menyen er valgfri i denne versjonen, men vil bli påkrevet i en senere versjon av Personec Lønn. 1.6 Integrasjoner Integrasjonskomponenter skal alltid oppgraderes når nye versjoner blir installert. Dersom du må oppgradere Neptune, må du også oppgradere Travel og HR. Hvis du er i tvil om du må oppgradere, kontakt support for å få siste informasjon om dette. Det er ingen strukturelle endringer i integrasjonene. Se eget avsnitt i dette dokumentet om Import og Eksport. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 3 av 20

4 OBS! Du kan ikke kjøre på tidligere versjon enn Personec HR HR Kompatibilitet HR Versjon Dersom du kjører Personec HR versjon , må du aktivisere systemparameteren for dette. Integrasjoner til og fra versjon vil feile hvis denne systemparameteren ikke er aktivert. Kontakt Software Support eller teknisk support for å få script som må kjøres i denne forbindelse. Personec Lønn krever minimum versjon 14 av HR. 1.8 Endringer tekniske krav Det er endringer i tekniske krav fra versjon 12.x.x til Du kan lese/hente ned hele dokumentet TekniskeKrav_Personec_Lønn_v13 x_no_v1_0.pdf her. 1.9 Fakta Det er ingen oppdatering av Fakta i denne versjonen av Personec Lønn. 2 Nyheter i versjon Endret ajourholdsbilde for skatteinformasjon I denne versjonen er det gjort vesentlige endringer i skjermbilde for skatteinformasjon og biarbeidsgiver er innført som tidsstyrt felt knyttet mot person. Verdi 0 i tabelltype er ikke lengre gyldig og er erstattet av Biarbeidsgiver som overstyrer tabelltrekk med prosenttrekk. Konvertering tabelltype I oppgradering konverteres tabelltype. Dette skjer når første bruker logger seg på etter oppgradering. Dette kan ta noe tid i store databaser, da alle personer i basen inngår i oppgradering. I konverteringen settes biarbeidsgiver til aktiv, med Fra dato lik dato på skatteinformasjon, hvis tabelltype=0. Samtidig endres tabelltype til 1,2,3,8 ut i fra utlønningstype på referansestillingen. Dersom skatteinformasjon ikke er tilgjengelig for 2013 oppdateres utlønningstype uten å generere tidsstyring til biarbeidsgiver. I konvertering dannes loggfilen KonverteringSkatteTabellType_Versjon_13_4_<dato> som du finner på loggområde om X:/Personec/PL/Log hvor X er installasjonsdisk. Filen er kolonneseparert og åpnes i excel Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 4 av 20

5 Ansatte med 0 i forskuddsform indikerer at det ikke finnes skattekortinformasjon for denne personen. Ajourhold personopplysninger - skatt Du finner nå all skatteinformasjoner under fanen Skatt som nå ajourholder både informasjon fra skattekort og den tidligere informasjon du fant under fanen lønn. Bilde er delt i to med informasjon knyttet mot Person og Skattekortinformasjon. Biarbeidsgiver aktiveres ved å krysse av i feltet, eller åpne det historiske feltet. Påse at feltet har korrekt gyldighetsdato. I feltet restbeløp frikort vises verdi fra personakkumulator, lønnsperiode 0. I skatteinformasjon kan du ajourholde informasjon ved å legge inn ny rad. Rader opprettet ved mottak av eskattekort kan ikke ajourholdes. Beløpsgrense frikort endres ikke i lønnskjøring, men forbrukt andel av beløp akkumuleres og reduserer restbeløp som vises på lønnsslippen. Dersom frikort er uten beløpsgrense benyttes forskuddsform 4, restbeløp er ikke lengre gyldig fra Fødselsnummer på slipp, kryptering Fra skal alle lønnsslipper inneholde fødselsnummer. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 5 av 20

6 Dette krever imidlertid kryptering av vedlegg når lønnsslippen sendes som vedlegg til epost. Parameter for kryptering Kryptering aktiveres under System vedlikehold Systemparameter Overføringer Kryptering: Når du aktiverer kryptering vil systemet automatisk danne et administratorpassord til deg. Dette passordet er for lønningskontoret, og må benyttes for å få åpnet en kryptert slipp. Dette er et master-passord som er overordnet det passordet den enkelte ansatte skal bruke for å se sin slipp. For den ansatte som skal motta slippen, velges det et felt fra personal-tabellen. De fleste feltene i personaltabellen er tilgjengelig. Det er f.eks ikke mulig å velge fødselsnummer Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 6 av 20

7 som passord. Det er viktig at du tenker igjennom hvilket felt du velger som brukerpassord. Dersom du vil at den enkelte ansatte skal ha mulighet til å velge eget passord, bør du velge et eller annet frifelt som ikke benyttes til noe annet. Support kan hjelpe deg å finne et passende felt hvis du er i tvil. Dersom valgt felt ikke har noe innhold, blir vedlegget sendt uten passord til den ansatte, og fødselsnummer blir ikke skrevet på slippen. Varsel skrives til meldingsboks i bestillingsbilde. Sending av lønnsslipp som vedlegg Vedlegg dannes som pdf-fil og åpnes ved hjelp av passord. Ved sending av lønnsslipp til avdelingsledere hvor epostadresse for avdelingsleder mangler, må engangspassord sendes mottaker via annen epost eller på annen måte bli gjort kjent for mottaker Dersom avdelingsslipper sendes ut via jobbkø, blir det ikke skrevet fødselsnummer dersom lønnsslippen sendes til epostadresse direkte angitt på avdeling. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 7 av 20

8 Forhåndsvisning av slipp med sending Dersom du forhåndsviser lønnsslippen og sender rapporten som vedlegg på epost dannes engangspassord du må informere mottaker om. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 8 av 20

9 2.3 Delberegning flere felt Det er nå mulig å delberegne ved endring av stilling, organisasjon, aktivitetskode og kontoelement i lønnsperioden i tillegg de felt som var grunnlag for delberegning før. I eksempel nedenfor endres avdeling den Dette gir følgende resultat i kontering 2.4 PL Oppfølging, innsending med virksomhetssertifikat For å sende inn oppfølgingsplan elektronisk til NAV, må du ha et virksomhetssertifikat. Dette ordner du ved å kontakte salg hos Aditro på telefon Sertifikat installeres per firma under menypunkt Ajourhold faste opplysninger Firma Sertifikat Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 9 av 20

10 Innsending av Oppfølgingsplaner / 9-ukers oversikt NAV, gjøres via AltInn arbeidsbok ved å krysse av for dette ved overføring. Ved danning av meldinger i Oppfølging gjøres de klar for overføring via AltInn arbeidsbok. 2.5 Varsling av notater Notater registreres og knyttes mot de menypunkt du ønsker å vise dem Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 10 av 20

11 Det er mulig å sende varsel om notat som er satt opp for varsling. 3 Øvrige endringer 3.1 Lønn Skatteberegning frikort uten beløpsgrense Ved forskuddsform 4 Frikort uten beløpsgrense, skal en fra 2014 ikke lengre legge inn i restbeløp Skatteberegning negativt og positivt grunnlag Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 11 av 20

12 Rettet skatteberegning så negativt prosentgrunnlag reduserer tabellgrunnlaget ved beregning av skattetrekket. Det samme gjelder for prosentgrunnlaget dersom tabellgrunnlag er negativt Oppførsel ved distribusjon av slipper Når det ble valgt Epost avdelingsleder for distribusjon av lønnsslipper, ble org.enhet inaktiv. Oppførselen er korrigert Mottak eskattekort Endret dialogboks ved import av skattedata. Meldinger skrives nå i kommentarfelt Frikort forskuddsform 5, kan nå mottas med fribeløp. Informasjon lagres på skatteinformasjon Oppdatert tidligere forskuddsform 4 til 5 i oppgradering Varsel overstyring tabelltrekk Endret så det gis melding når forskuddsform 1, tabelltrekk, blir overstyrt med biarbeidsgiver Manuell fordeling EK-ordninger Mulige å velge manuell fordeling av forbruk EK ordning ved flere aktive ordninger. Systemparameter Startsaldo på saldotrekk Nytt felt Startsaldo opprettet i saldotabell Rydding i systemparametre Tatt bort unødvendig systemparamter under arbeidstakerregister Oppdatering NAV-kontor Oppdatering av NAV-kontor 1901 og Opprettet 1903 Registrering transaksjoner med opsjon Beregn Tatt bort feilaktig oppdatering av verdier på transaksjon Transer ble feilaktig skrevet til Feiltranser Registrering hentet ikke alltid verdier under registrering med aktiv Beregn trans Dato på transaksjon Rettet registrering transer så det ikke lengre er mulig å registrere en Til dato som er før Fra dato Mellomregning og ambulerende virksomhet Ambulerende virksomhet hvor mellomregning ble feil Transaksjonslogg / og Ny transaksjonslogg med visning av historikk tilgjengelig med egen knapp fra transaksjonsregistrering Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 12 av 20

13 3.2 Ajourhold person / søk Opprettelse ansatte / ansattforhold frem i tid Rettet så en får tilgang til ansatte selv om knytting mot orgenhet er frem i tid Rettet så opprettelse av nye stillinger ikke sletter fremtidige verdier uten at sjekkboks er aktiv for dette Opprette ny ansatt bruk, historisk knapp orgenhet / AUN-nr Rettet så det er mulig å legge inn historisk informasjon for orgenhet og aun-nr ved å åpne historisk knapp Enhetlige ledetekster for ansattforhold og stilling Rettet så ledetekst er enhetlig når det gjelder ansattforhold og stillinger i skjermbilder Vis historikk Viser nå tidsstyrt informasjon for ansattforholdet når det gjelder stilling, organisasjon og lønninfo. Teknisk informasjon lagt ut i egen fane Søk person Tatt bort bilde i søk. Kan vises ved å aktivere fri systemparameter - DNSEIIS Skatteinformasjon endret fanene Lønn og Skatt under ajourhold person 3.3 Årsoppgjør Det er foretatt noen korreksjoner og forbedringer her: Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 13 av 20

14 Kontroll lønns- og trekkoppgave Endret slik at det ikke blir gitt unødvendig meldinger når beløp er 0 for arbeidsgivers / arbeidstakers andel for kode 130A Transer lønns- og trekkoppgave Ved masseoppdatering ble individuelle transer oppdatert feilaktig. Kontroll skattekommune Kontroll sjekker nå mot skatteinformasjon i tabellen taxinfo Totalavstemming korrigert feil når firma rapporterer både lønn på fastland og Svalbard Viste feil kontrollbeløp for arbeidsgivers andel pensjon Korrigert feil i kolonne 4.6, beløp under grense Kode 130A ble tatt med to ganger Årsoppgave henter nå årstall fra rapporteringsår Validering lønns- og trekkoppgave valideringsregler tilpasset for 2013 EK-tjenester EK-tjenester ble ikke rapportert dersom bare kode 212 ble rapportert. Egeninnbetaling til bedriftens pensjonsordning Egeninnbetalt andel pensjon ble ikke rapportert dersom det ikke var annet å rapportere Barnepensjon Ved rapportering av barnepensjon rapporteres forsørgers fødselsnummer fra transaksjon. Ny kode på Lt-art og systemparameter Ledetekster oppdatert for fil dliltl.ved, ledetekster er oppdatert med koder for 2013 Utskrift lønns- og trekkoppgave med skattekommune Oppgave rapporteres til kontorkommune dersom skattekommune ikke er registrert på den enkelte ansatte 3.4 Altinn Det er foretatt noen korreksjoner og forbedringer her: Barnehage rapporteres til AltInn Danner xml-fil for rapportering til AltInn Valideringsregler for koder L&T-oppgave Tilpasset validering for 2013 Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 14 av 20

15 3.5 Fravær Det er foretatt noen korreksjoner og forbedringer i fraværsmodulen: Inntektsskjema Det er nå mulig å danne inntektsskjema for sykepenger den ansatte skal ha utbetalt direkte, og etterpå danne krav som arbeidsgiver skal ha refundert. Funksjon er parameterstyrt. Se refusjon feltet: Ikke automatisk lagring av refusjon ansatt Rapport Overført refusjon til regnskap Rapporten klassifiserte avskrivninger som mottak, men er rettet til å klassifiseres som refusjonskrav Rapportering fravær Dersom NAV-kontor er slettet viste ikke rapporten fraværet. Nå rapporteres fraværet med teksten Ukjent i NAV-kontor RTV rapport mulige dagsverk Dersom rapportering ble valgt for tidligere år, ble ikke mulige dagsverk vist korrekt i bestillingsbilde Rapport Refusjonskontroll Tok med seg differanseposteringer for feriepenger når rapporten ble kjørt for Krav sykepenger Differansepostering Mulig årsakskode ved differansepostering. Tekstkode RDA 3.6 Import/eksport Det er foretatt noen korreksjoner og forbedringer i import og eksport: Import transer Utløs lenke foreslås ved import av transer Avviste transer / Avvist fraværstrans Import transer / fravær. Ved sletting av avviste transer stilles spørsmål om transer skal slettes 3.7 PL oppfølging Det er foretatt noen forbedringer og korreksjoner i oppfølgingsmodulen: Frie lenker til interne system Det er nå mulig å legge inn lenker til egne dokument Under systemparameter Fravær Fraværsoppfølging finner du oppsett av linker til egne dokument Link til forside hos NAV Det er lagt inn Elektronisk innsending av dokumenter Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 15 av 20

16 Nå laget mulighet for å sende inn Oppfølgingsplan og 9 ukers NAV-rapport elektronisk til NAV via AltInn Oversikt over oppfølgingspunkt Får nå full oversikt over alle oppfølgingspunkt og sykefravær på den enkelte ansatte Oversikt over ikke gjennomførte oppfølgingspunkt Mulighet å få en oversikt over punkt som ikke er fulgt opp Mulighet for innsending av dokumenter via AltInn til NAV Dokumenter til NAV overføres via AltInn arbeidsbok ved hjelp av virksomhetssertifikat. Dette gjelder oppfølging og 9 ukers rapport til NAV. Dokument merket for elektronisk rapportering 3.8 Pensjon Det er foretatt noen korreksjoner rundt pensjon og innberetning av denne. OTP påslag feriepenger periodelønn Rettet påslag av feriepenger for periodelønn så det bare leses en gang ved flere stillinger OTP deltidsansatte med mertid Det er nå mulig å justere stillingsprosent for deltidsansatte (fastlønnet) med mertid. Indikatorstyrt. Timer og timelønn blir da nullstilt ved rapportering KLP ansatte med stillingsandel over grense dersom den ansatte ble ansatt i ettertid ble innmeldingsdato satt til 1. dato i kvartalet. Rettet så ansattdato benyttes DNB- Posten Ved melding om dødsfall ble det sendt feil utmeldingsdato når det ble opprettet nytt ansattforhold for dødsbo 3.9 Personec Lønn Web Det er foretatt flere forbedringer og korreksjoner i PL Web: Fri lønnsrapport 2979 Rettet feil ved oppslag mot felt 118 ansatt type - i tabell 5 ansatt Ukeregistrering Rettet feil dersom 11 kontoelement ble vist Ajourhold person Tilpasset ajourhold for skatteinformasjon med frikort Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 16 av 20

17 3.10 Rapporter Dette er korrigert: Feriepengeliste Tatt bort feriepengegrunnlag for ekstra uke, så summering ikke gir dobbelt beløp. Dette gjelder både rapport og regneark 3.11 Regnskap Total regnskapsfil 3.12 E & O Personec lønn til E& O Rettet feil ved danning av felles regnskapsfil for flere firma for regnskapssystem J.D.Edwards Nye regnskapssystem Opprettet / endret overføring til regnskapssystem - 146,'Maconomy for Cowi','maconomy',' - 147,'Axapta spesial KS','axapta',' - 148,'BAAN for AIM','baan',' - 149,'PL Standard utv. Skretting' - Forbedret konverteringsprogram for kontroll og trinnvis konvertering - Forbedret synkronisering for tidsstyrt informasjon 3.13 Andre endringer siden versjon Det er laget noen hotfix til versjon , hvor følgende feil er rettet Build: Registrering av variable transaksjoner viste ikke sats og beløp når checkbox 'Beregn' var satt på Korrigering ved mellomregning ved hjelp av mellomregningskonti Sluttoppgjør feriepenger - feil beløp beregnes Build: Rettet feil ved autoimport av personer hvor arv fra Stilling ikke ble hensyntatt i henhold til definert mal. Gjelder ImportEngine. Build: Korreksjon i mellomregning ved hjelp av mellomregningskonto for ambulerende virksomhet Korrigering i reduksjon av fribeløp Arbeidsgiveravgift (AGA) for sone 1a ved lønnsberegning. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 17 av 20

18 Korrigering av synkronisering mellom Personec Lønn og E&O ved endring i skattekortopplysninger Synkronisering PL til E&O. Korrigering ved synkronisering. eksporterte AnsattNo i stedet for StillingID ved behov for endring i tidslinjen Rettet feil ved oppdatering av verdier i historicfieldvalues når feltdefinisjon endres for masterfelt fra Alfanumerisk til Numerisk, eller omvendt Korrigering av Tilleggsavsetning arbeidsgiveravgift (AGA) for sone 1a Veidekke Korrigert og ny funksjonalitet knyttet til konvertering og synkronisering av kunder fra Personec Lønn til Employment & Organization Build: Korrigert feil i fraværstatistikk for aktivitet for timelønnede med sykemelding hele perioden Rettet feil ved bruk av beregn-knapp ved registrering av transaksjoner slik at beregnede beløp ikke skrives til transaksjon Mellomregning på ambulerende virksomhet korrigert. Build: Fraværsrapport per aktivitetskode for Veidekke utelot fast ansatte Sikkerhetskontroll ved lagring av person når orgid er numerisk feilet og resulterte i at man ikke fikk lagret personen Vedlikehold person, orgid på ansatt ble ikke lagret korrekt Import av web-transaksjoner går ut i feil dersom bunkenummer overstiger tallet Neptune Meny versjon Denne versjonen av Neptune Meny er med sammen med setup. Dette er en valgfri oppgradering, men vi anbefaler våre kunder å oppgradere. Versjonen har nå støtte for flere Active Directory strukturer, i tillegg til generelle rettinger og forbedringer. Vær oppmerksom på at oppgradering av Neptune Database må kjøres fra en lokal stasjon, denne kan ikke kjøres fra en nettverks-stasjon. 4 Teknisk 4.1 Databasetabeller Slettet tabellen AltInnTaxcardData Det er nye tabeller i denne versjonen. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 18 av 20

19 - CertificateLog - UserLinks 4.2 Tabellendringer Det er tabellendringer i denne versjonen. - companyinfo - akksaldoart - fileversion - fravaeroppflgfiledef - AltinnreportDef - rapportinfo - loennart - taxinfo - personakkumulator - tasknotification - refusjonkontering - RefusjonKonteringKobling 4.3 Tekniske endringer Det er ingen endringer på installasjonspakken 5 Open Source Software Personec Lønn med modulene Web og Fakta benytter følgende Open Source Software (komponenter). Leverandør Produkt Lisens Ben Lowery HttpCompressionModule Authors Mike Krueger SharpZipLib componen GPL incl. exception Sun Sun Proj. XML parser Sun ProjX JfreeChart LGPL Mer detaljerte lovbetingelser for disse komponentene ligger lagret på katalogen x:\personec\no\pl\readme\ og heter Personec_Lønn_Web_legal_notice.txt og Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 19 av 20

20 Personec_Lønn_Fakta_legal_notice.txt (hvor x:\ erstattes med aktuelt stasjonsnavn) 6 Last ned produktnotatet i pdf-format Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: , Side 20 av 20