AVTALE OM RENHOLDSTJENESTER MELLOM MATTILSYNET HOVEDKONTORET, ADAMSTUEN, OSLO

Transkript

1 AVTALE OM RENHOLDSTJENESTER MELLOM MATTILSYNET HOVEDKONTORET, ADAMSTUEN, OSLO OG.. Avtalereferanse: 2016/22912 Kontraktsnummer: Parafer Oppdragsgiver Side 1 av 11 Parafer Leverandør

2 Avtalen er inngått mellom: Mattilsynet Hovedkontoret, Adamstuen Org.nr som kunde, heretter omtalt som Oppdragsgiver og leverandør xxx Org.nr. xxx xxx xxx som utførende renholdsbyrå, heretter omtalt som Leverandør For Oppdragsgiver: [Sted/dato] [Navn på signatursetter] [Tittel] For Leverandør: [Sted/dato] [Navn på signatursetter] [Tittel] Oppdragsgivers signatursetter bekrefter med sin signatur på dette dokument at han innehar de fullmakter som er nødvendige for å binde sin avtalepart under denne rammeavtalen. Fullmakt i henhold til stilling Skriftlig fullmakt vedlagt Leverandørs signatursetter bekrefter med sin signatur på dette dokument at han innehar de fullmakter som er nødvendige for å binde sin avtalepart under denne avtalen. Fullmakt i henhold til stilling Skriftlig fullmakt vedlagt Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part. Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Oppdragsgiver: Navn: xxx Stilling: xxx Telefon: xxx e-post: xxx Hos Leverandør: Navn: xxx Stilling: xxx Telefon:xxx e-post: xxx Parafer Oppdragsgiver Side 2 av 11 Parafer Leverandør

3 Innhold 1. Oppdraget Avtalen Vedlegg Tolkning - rangordning Avtalens varighet Kontroller/møter Leverandørs ansvar og plikter Oppdragsgivers plikter Forhold på arbeidsstedet Endringer på leverandørsiden Forsikring Betaling Pris Prisregulering Endringer i offentlige avgifter Endringer i tariffert lønn Faktureringsbestemmelser Tilleggstjenester Sluttoppgjør Sikkerhet, taushetsplikt og konfidensialitetsbestemmelser Endringsarbeider Mislighold, sanksjoner og erstatning Varslingsplikt Mislighold Sanksjoner Erstatning Force majeure Endringer og/eller tillegg til avtalen Tvister Forholdet til Arbeidstilsynets godkjenningsregister Parafer Oppdragsgiver Side 3 av 11 Parafer Leverandør

4 1. Oppdraget Leverandør skal utføre renholdsarbeid i Oppdragsgivers kontorlokaler i henhold til denne Avtalen med vedlegg. Oppdraget omfatter regelmessig rengjøring i henhold til Oppdragsgivers spesifikasjon av tjenesteytelsen. 2. Avtalen 2.1 Vedlegg Som del av denne avtalen inngår: Beskrivelse: Vedlegg A: Mattilsynets spesifikasjon av tjenesteytelsen med vedlegg Vedlegg B: Leverandørens løsningsbeskrivelse Vedlegg C: Pris Vedlegg D: Endringer av tjenesteytelsen etter kontraktssignering Inkludert: X X X X 2.2 Tolkning - rangordning Ved motstrid skal følgende tolkingsprinsipper legges til grunn: 1. Denne avtaleteksten med eventuelle endringer (vedlegg D). 2. Oppdragsgivers spesifikasjon av tjenesteytelsen med vedlegg (vedlegg A) 3. Leverandørs tilbud med vedlegg (vedlegg B). 4. Øvrige vedlegg 3. Avtalens varighet Oppstart for omfanget som avtalt i denne kontrakt er: Avtalen gjelder for perioden , med opsjon på forlengelse med år, på samme vilkår. Evt. forlengelse skal skje med minimum 1 måneds skriftlig varsel før utløpet av inneværende avtaleperiode. 4. Kontroller/møter Det skal utføres kontroller i henhold til NS-Insta 800, første gang 2 måneder etter oppstart, og andre gang 6 måneder etter oppstart. Kontrollen utføres under ledelse av Leverandøren og med representanter fra Oppdragsgiver som observatør. Ved behov for ekstern bistand kan en nøytral part leies inn, dersom en av partene mener det er behov for det. Kostnader dekkes av den parten som leier inn. De neste kontroller foregår én gang hvert kvartal som visuell kontroll, og i 4. kvartal som kontroll med måleinstrumenter. Det er Leverandørens ansvar, i god tid, å avtale kontroller. Ut over avtalt oppfølging av leveransen, skal det avholdes faste oppfølgingsmøter mellom Oppdragsgiver og Leverandør, minimum to ganger i året. Begge parter er forpliktet til å samarbeide for å oppnå tilfredsstillende kvalitet og service i forbindelse med leveransen og vise lojalitet under gjennomføring av kontrakten. Parafer Oppdragsgiver Side 4 av 11 Parafer Leverandør

5 Leverandøren skal kontinuerlig og spesielt ved oppfølgingsmøtene sammen med Oppdragsgiver finne løsninger for ytterligere forbedringer med hensyn til kvalitet og økonomi som Oppdragsgiver vil ha nytte av i form av reduserte kostnader. Dersom det oppstår forhold som tilsier ytterligere besparelser, skal Leverandøren uavhengig av dette tidspunktet varsle Oppdragsgiver om dette for videre behandling. I forbindelse med kontrollene og møtene skal det lages skriftlig rapport/referat. Leverandør er ansvarlig for å dokumentere kontrollene og skrive referatet, og sende disse til den annen part snarest mulig. Eventuelle innsigelser mot referatet må fremkomme innen rimelig tid. Referat som er undertegnet av partene er umiddelbart bindende. 5. Leverandørs ansvar og plikter Leverandør har ansvar for å sørge for at Oppdraget gjennomføres i samsvar med gjeldende Avtale. All nødvendig dokumentasjon, som sertifikater, beskrivelser, tegninger, instrukser m.v., utgjør en integrert del av Leveransen. Oppdraget skal utføres profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard, slik at kravene i Avtalen overholdes fullt ut. Leverandøren er ansvarlig for at utførende fagpersonell har de offentlige godkjenninger, fagbrev, og sertifikater eller lignende som er nødvendig for utførelsen av Leveransen. Oppdragsgiver har på anmodning rett til å kontrollere slike opplysninger. Ansatte hos Leverandør skal kunne kommunisere tilfredsstillende på norsk (muntlig eller skriftlig) som nødvendig for utførelse av oppdraget. Leverandør er ansvarlig for skade på person, bygning, inventar med mer som uaktsomt er forårsaket av mangler ved tjenesten. Dette ansvaret gjelder kun utgiftene til utbedring av den påførte skaden. Ansvarsbegrensingen gjelder ikke dersom manglene ved leveransen har sin årsak i forsettlig eller grovt uaktsom forhold hos Leverandør. Leverandøren skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskiftning av personell som opptrer på en klanderverdig måte eller som anses uegnet til å utføre tjenester som omfattet av Avtalen. Ved avslutning av kontrakten plikter Leverandør å levere lokalene nullstilt iht NS- INSTA 800, jfr. behovsbeskrivelse. 5.1 Rapportering til offentlige myndigheter Det er Leverandørens ansvar å sørge for at offentlige myndigheter får lovhjemlet informasjon i tilknytning til utførelse av Leveransen i henhold til gjeldende lover og forskrifter. 6. Oppdragsgivers plikter Oppdragsgiver skal bidra til å legge forholdene til rette for at Leverandør kan få utført sine plikter etter Avtalen. Partene avtaler nærmere hvilke arealer som skal stilles til disposisjon for oppbevaring av renholdsutstyr. 7. Kvalitetssikring Leverandøren plikter å ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem tilpasset hans forpliktelser etter Avtalen. På forespørsel skal Leverandøren dokumentere systemet for Oppdragsgiver. Parafer Oppdragsgiver Side 5 av 11 Parafer Leverandør

6 Leverandøren er forpliktet til å påse at hans underleverandører har tilsvarende kvalitetssikringsrutiner, og han skal sørge for at rutinene er samordnet. Oppdragsgiver har rett til å gjennomføre revisjon av Leverandøren. Leverandøren plikter å bidra ved gjennomføring av revisjonen. Dersom revisjonen avdekker avvik, plikter Leverandøren uten ugrunnet opphold å iverksette korrigerende tiltak. Oppdragsgiver kan fastsette en frist for gjennomføring. Unnlatelse av å iverksette korrigerende tiltak utgjør vesentlig mislighold. 8. Helse, miljø og sikkerhet Nasjonal- og internasjonal miljølovgivning og miljøreguleringer skal overholdes. Relevante utslippstillatelser skal være innhentet der hvor det er nødvendig. Skadelige kjemikalier og andre stoffer skal forvaltes og oppbevares på en forsvarlig måte. Dersom Leveransen innbefatter levering eller bruk av kjemiske stoffer, skal forskriftsmessige sikkerhetsdatablad følge med produktet. Leverandøren skal, i hele avtaleperioden, ha rutiner som sikrer at produktene levert i henhold til Avtalen, ikke inneholder forbudte stoffer eller mer enn maksimalt tillatte konsentrasjoner av farlige kjemikalier, som er strengt regulert i Norge, jf forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (Produktforskriften). Dersom Leverandøren ved utførelse av Leveransen benytter produkter som er underlagt krav om returordning, er Leverandøren forpliktet til å være knyttet til, eller selv forvalte en slik ordning. 9. Forhold på arbeidsstedet Leverandør skal overholde gjeldende lover, offentlige forskrifter og vedtak som gjelder for dens arbeid og for forholdene på arbeidsstedet. Oppdragsgiver er ansvarlig for at arbeidsstedet er i samsvar med arbeidsmiljølovens krav til arbeidsmiljøet, slik at renholdet kan utføres uten at renholderens liv og helse settes i fare. Leverandøren har krav på at andres virksomhet på arbeidsstedet og forholdene for øvrig, er slik at renholdsbedriften kan oppfylle kontrakten uten forsinkelse eller fordyrelse. Leverandøren skal snarest varsle Oppdragsgiver dersom dette ikke er tilfelle. 10. Gjengs lønns- og arbeidsvilkår Arbeidet som skal utføres under denne kontrakten er gjenstand for en allmenngjort tariffavtale etter Allmenngjøringsloven. Det innebærer at arbeidstakere hos Leverandøren/underleverandør minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av den til en hver tid gjeldende «Forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for renholdsbedrifter». Leverandør og eventuelle underleverandør skal på forespørsel og innen tidsfristen satt av Oppdragsgiver, dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle Avtalen. Oppdragsgiver har taushetsplikt om opplysningene. Parafer Oppdragsgiver Side 6 av 11 Parafer Leverandør

7 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Dersom Leverandøren ikke etterlever disse forpliktelsene, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Tilbakeholdt beløp skal tilsvare ca. 2 ganger Leverandørens besparelse. Ved uenighet fastsetter Oppdragsgiver beløpets størrelse. Leverandøren er ansvarlig for at alt personell som utfører arbeid under denne Avtalen innehar gyldige arbeidskontrakter og arbeidstillatelser. 11.Endringer på leverandørsiden Leverandør har ikke rett til å la hele leveransen bli utført av underleverandører. Dersom Leverandør fusjonerer eller fisjonerer kan Oppdragsgiver heve kontrakten umiddelbart. 12. Forsikring Leverandørs arbeidsgiveransvar skal dekke enhver forsettlig eller uaktsom skade arbeidstakeren påfører Oppdragsgiver uavhengig av om arbeidstakeren volder skaden under utføring av arbeid eller verv for arbeidsgiveren, og uavhengig av om skaden skyldes at arbeidstakeren går utenfor det som er rimelig å regne med etter arten av virksomheten eller saksområdet og karakteren av arbeidet eller vervet. Leverandør skal tegne ansvarsforsikring som dekker et slikt utvidet arbeidsgiveransvar. Attest for tegnet forsikring skal på oppfordring forelegges Oppdragsgiveren for kontroll. Slik kontroll fratar ikke Leverandør risikoen for at forsikringen er dekkende. 13. Betaling 13.1 Pris Det skal betales en fastpris på kr. (Fylles ut ved avtaleinngåelse) per måned eks. mva. for renholdstjenesten. Prisene er faste i avtaleperioden og ikke undergitt for noen form for regulering utover det som er omtalt i punktene og Prisene kan reguleres ved eventuell utløsing av opsjon. Fastprisen skal dekke alle utgifter i forbindelse med arbeidet, herunder lønn, sosiale kostnader, feriepenger, arbeidsledelse, administrasjon, reiseutgifter, alt forbruksmateriell, rengjøringsmidler og utstyr, samt ansvarsforsikring. Kostnader som ikke er spesifisert i Leverandørs tilbud, men som er nødvendig for å utføre arbeidet, anses som inkludert i fastprisen. Alle priser fremgår av vedlegg C - Pris Det krediteres ikke for lovbestemte helligdager, samt 1. og 17. mai Prisregulering Endringer i offentlige avgifter Dersom det blir endringer i myndighetspålagte avgifter som får betydning for leveransen, har Leverandøren rett til å endre sine priser tilsvarende økningen i avgiftene. Parafer Oppdragsgiver Side 7 av 11 Parafer Leverandør

8 Endringer i tariffert lønn. Leverandøren plikter å lønne med minimum tarifflønn iht. Forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for renholdsbedrifter. Varselet om prisendring skal sendes Oppdragsgiver omgående etter tariffendring, og skal inneholde en oversikt over gammel pris, endring og justert pris. Oversikten skal vise beregningsgrunnlaget og samlet effekt på kontraktsprisen. Prisendringer grunnet lønnsendringer skal skje med virkning fra samme dag som de tariffmessige endringene i lønnen trer i kraft. Leverandøren skal umiddelbart etter prisendringer sende Oppdragsgiver oppdaterte prislister for alle avtalte tjenester Faktureringsbestemmelser Leverandør sender månedlige faktura etterskuddsvis med 30 dagers forfall. Dersom fakturaen inneholder tilleggstjenester og/eller forbruksmateriell skal det spesifiseres. Det betales ikke ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. Ved bruk av underleverandør er hovedleverandør ansvarlig for å fakturere Oppdragsgiver. Faktura som kommer direkte fra underleverandører innebærer ingen betalingsforpliktelser for Oppdragsgiver, dersom ikke annet er avtalt. Leverandør skal sende elektronisk faktura, inkludert kreditnota og purring. Elektronisk faktura skal være i det offentliges standardformat Elektronisk handelsformat (EHF). Faktura skal merkes med Oppdragsgivers stedskode M14140, i henhold til ordre, i feltet «Deres ref». Alle fakturaer skal også merkes med Oppdragsgivers kontraktsnumre (settes inn når leverandør er valgt), og tiltaksnummer Oppdragsgivernes elektroniske fakturaadresse er organisasjonsnummeret: Dersom Oppdragsgiver bestrider mottatt faktura, skal han gi varsel til Leverandør om dette senest innen fakturaens forfall. Varsel skal inneholde informasjon om hva Oppdragsgiver anser mangler for at faktura skal være korrekt. Leverandør skal uten ugrunnet opphold rette opp de mangler som foreligger ved faktura, og sende ny korrekt faktura til Oppdragsgiver. Betaling av faktura er ikke ensbetydende med aksept av leveranse eller fakturaunderlag Tilleggstjenester Tilleggstjenester som ikke er dekket av fastprisen, skal avtales skriftlig med Oppdragsgiver. Pris for tilleggstjenester går frem av vedlegg C Pris. Når arbeid, eller deler av arbeid, kompenseres etter faktisk medgått tid, skal Leverandørens personell daglig fylle ut timelister. Dersom timelisten skal signeres av Oppdragsgiver, innebærer ikke signaturen en godkjenning av kostnad eller utført arbeid. Parafer Oppdragsgiver Side 8 av 11 Parafer Leverandør

9 13.5 Sluttoppgjør Innen 30 dager etter at kontraktsperioden/opsjonsperioden er utløpt, skal Leverandør sende sluttfaktura. Sluttfakturaen skal dekke alle Leverandørens krav i henhold til Kontrakten. Krav som ikke er tatt med i sluttfakturaen kan ikke senere gjøres gjeldende. 14. Sikkerhet, taushetsplikt og konfidensialitetsbestemmelser Oppdragsgiver utleverer mot kvittering det nødvendige antall nøkler/nøkkelkort. Nøkler/nøkkelkortene skal knyttes opp til Leverandørs ansatte personlig. Kortene utleveres ved arbeidets start og leveres inn ved arbeidets slutt innenfor avtalt tidsrom hver dag. Utleverte nøkler skal ikke bringes ut fra Oppdragsgivers lokaler. Tap av kort skal umiddelbart meldes til Oppdragsgiver. Ved opphør av arbeidsforholdet skal alle nøkler og adgangskort leveres uoppfordret tilbake. Det er Leverandør som er ansvarlig for slik tilbakelevering. Forvaltningslovens bestemmelser, lov 10.februar 1967, om taushetsplikt kommer til anvendelse for Leverandørs medarbeidere. Leverandørs ansatte skal følge de samme regler som gjelder for Oppdragsgivers ansatte i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Leverandør skal sørge for at alle ansatte underskriver en taushetserklæring i forhold til informasjon de får tilgang til gjennom sitt arbeid hos Oppdragsgiver. 15. Endringsarbeider Oppdragsgiver kan pålegge Leverandøren endringer. Endringer i kontrakten i forhold til renholdsplan, herunder størrelse på renholdsarealet, arbeidsbeskrivelse og kvalitet skal avtales skriftlig mellom partenes representanter. Varsel om endringer som kan innvirke på avtalt vederlag og/eller arbeidsomfanget skal gis Leverandøren skriftlig 1 en kalendermåned før endringen skal gjennomføres. Endringer som går ut på å redusere omfanget av det arbeid som skal utføres av Leverandøren kan bare foretas når reduksjonen er av varig karakter og det varsles med 3 tre kalendermåneder. Dersom endringen innebærer økning eller reduksjon av renholdsarealet skal det forhandles om prisendringen i forhold til opprinnelig avtalt fastpris. Dersom endringen består av tilleggsleveranser hvor kontraktens enhetspriser er anvendelige, benyttes disse ved beregning av tilleggsvederlaget. Dersom endringene innebærer en reduksjon av leveransen, legges enhetsprisene til grunn for å beregne vederlaget. Dersom det ikke foreligger enhetspriser, gjøres et forholdsmessig fradrag. 16. Mislighold, sanksjoner og erstatning 16.1 Varslingsplikt En part skal straks varsle den annen part dersom det er fare for at parten kommer til å misligholde sine plikter etter Avtalen Mislighold Mangler Det foreligger en mangel dersom Leverandør ikke utfører Oppdraget i henhold til kravene i Avtalen, eller det må antas at Leverandør ikke vil kunne gjennomføre Oppdraget i henhold til kravene i Avtalen, og dette ikke skyldes forhold på Oppdragsgivers side eller force majeure, jf. kapittel 17. Parafer Oppdragsgiver Side 9 av 11 Parafer Leverandør

10 Oppdragsgiver skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget, og ikke senere enn 1 måned etter at Leveransen er utført. For utbedringsarbeider løper en tilsvarende reklamasjonsfrist fra det tidspunktet utbedringsarbeidet ble fullført. Reklamasjonsfristene løper ikke så lenge det foretas utbedringer eller annen aktivitet, som er nødvendig for korrekt kontraktsoppfyllelse. Gjentatte mangler vil til sammen anses som et vesentlig mislighold. Forsinkelse Det foreligger en forsinkelse dersom Oppdraget ikke utføres i henhold til de avtalte frister, og dette ikke skyldes forhold på Oppdragsgivers side eller «force majeure», jf. kapittel 17. Dersom Leverandørens utførelse av Leveransen har slike mangler at Oppdragsgivers formål med leveransen blir vesentlig forfeilet, kan Oppdragsgiver velge å likestille dette med forsinkelse. Gjentatte forsinkelser vil til sammen anses som et vesentlig mislighold. Hvis Oppdragsgiver ikke betaler ved forfall, har Leverandør krav på forsinkelsesrente i henhold til lov 17. desember 1976 nr 100 om renter ved forsinket betaling 3 første ledd, av det beløpet som er forfalt til betaling Sanksjoner Prisreduksjon Ved mislighold av Avtalen har Oppdragsgiver rett til å redusere betalingen tilsvarende misligholdet. Avhjelp Dersom Oppdragsgiver reklamerer, skal Leverandøren starte utbedring av mangelen omgående. Utbedring kan utsettes dersom Oppdragsgiver har saklig grunn for å kreve det. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for Oppdragsgiver. Dersom Leverandøren ikke innen rimelig tid har utbedret mangelen, er Oppdragsgiver berettiget til selv, eller ved andre, å foreta utbedring for Leverandørens regning og risiko, eller kreve prisavslag. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for Oppdragsgiver å avvente Leverandørens utbedring. I slike tilfeller skal Leverandøren underrettes skriftlig før utbedring iverksettes. Heving Ved vesentlig mislighold av Avtalen, kan Oppdragsgiver, etter skriftlig varsel med 30 dagers frist for Leverandør til å rette misligholdet, heve hele eller deler av Avtalen med øyeblikkelig virkning og kreve erstatning for dokumentert økonomisk tap i henhold til alminnelige erstatningsrettslige prinsipper. Det samme gjelder hvis Leverandør går konkurs eller blir beviselig insolvent Erstatning Dersom Leverandør eller dennes arbeidstakere påfører Oppdragsgiver skade som medfører ansvar i henhold til Avtalen, kan Oppdragsgiver kreve erstatning for dokumentert økonomisk tap i henhold til alminnelige erstatningsrettslige prinsipper. Parafer Oppdragsgiver Side 10 av 11 Parafer Leverandør

11 Erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre Leverandøren eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Oppdragsgivers rett til erstatning er uavhengig av øvrige krav Oppdragsgiver måtte gjøre gjeldende som følge av mislighold, eller om slike krav kan gjøres gjeldende. 17. Force majeure Dersom det inntreffer ekstraordinære situasjoner som må regnes som «force majeure» etter vanlig kontraktsrettslige regler, anses Avtalen ikke som misligholdt så lenge «force majeure» situasjonen vedvarer. Dersom «force majeure»-situasjonen vedvarer eller antas å vedvare mer enn to måneder, kan hver av partene si opp Avtalen med 14 dagers varsel. 18. Endringer og/eller tillegg til avtalen Endringer og tillegg til Avtalen må avtales skriftlig og skal fremgå av vedlegg D. 19. Tvister Tvister mellom partene om kontraktsforholdet søkes først løst i minnelighet. Hver av partene kan kreve enhver tvist mellom partene om kontraktsforholdet som ikke blir løst i minnelighet, avgjort ved ordinær rettergang, med mindre partene blir enige om å la tvisten avgjøres ved voldgift. Ved ordinær rettergang skal Oslo verneting være verneting for alle søksmål som måtte utspringe av kontrakten. 20. Forholdet til Arbeidstilsynets godkjenningsregister Leverandør må være registrert i Arbeidstilsynets godkjenningsregister. Mattilsynet har ikke lov til å kjøpe tjenester av renholdsvirksomheter som ikke er registrert i Arbeidstilsynets godkjenningsregister. Hvis Leverandør ikke står registrert i dette registeret, har Mattilsynet rett til å heve renholdsavtalen, jfr. pkt Sanksjoner Heving. Parafer Oppdragsgiver Side 11 av 11 Parafer Leverandør