Fylkesrådet. Møteinnkalling. Sted: Femunden, Fylkeshuset, Hamar Dato: kl. 8.00

Transkript

1 Fylkesrådet Møteinnkalling Sted: Femunden, Fylkeshuset, Hamar Dato: kl. 8.00

2 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte SAKSLISTE SAK (ARKIV)SAKSNR. TITTEL Referatsaker VEDTAK /13 13/3080 Prioritering av søknader om spillemidler til kulturbygg /13 13/4214 Spillemidler Idrett og friluftsliv - prioritering av søknader /13 13/726 Utviklingsmidler - Den kulturelle skolesekken /13 13/3292 Etiske retningslinjer - revidering /13 13/414 Tilskudd til vilttiltak /13 12/12574 Varslingssystemer ved alvorlige hendelser ved de videregående skolene i Hedmark /13 13/1358 Felles bookingsystem for reiselivet i Hedmark 1669

3 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte R E F E R E R E S F R A J O U R N A L Dato: Utvalg: FRAD Avd.: FD Reg.nr. Regdato Avd/Sek/Sbh Emnekode Navn Innhold 13/ FD/FD/SK 033 Møteprotokoll - Møte i Fylkesrådet den / FD/FD/SK 033 Møteprotokoll - Møte i Fylkesrådet den Møte for behandling av FT-sakene 13/ FD/FD/SK 033 Møteprotokoll - Ekstraordinært møte i Fylkesrådet den

4 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte Saknr. 13/ Saksbehandler: Linda Stewart SAK 97/13 Prioritering av søknader om spillemidler til kulturbygg 2013 Saksnr.: Utvalg Møtedato 97/13 Fylkesrådet Fylkesrådets innstilling til vedtak: Spillemidler til kulturbygg prioriteres som følger: Prioritet Anlegg Kommune 1 Folkets Hus, Moelv Ringsaker 2 Fjellheim samfunnshus Tolga 3 Hamar Kulturhus Hamar 4 Vårtun forsamlingshus Folldal 5 Tufsingdalen samfunnshus Os 6 Hagatun forsamlingslokale Ringsaker 7 Magnor samfunnshus Eidskog 8 Espa skole og bygdehus Stange 9 Fjellnær Forsamlingslokale Ringsaker 10 Milepelen kulturhus Nord-Odal Trykte vedlegg: - Utfyllende prioriteringsliste kulturbygg Utrykte vedlegg: - Retningslinjer for tilskudd til kulturbygg av Fullstendig søkeliste godkjente søknader 2012 Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder

5 Sak 97/13 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Prioritering av søknader om spillemidler til kulturbygg 2013 Det legges fram en prioriteringsliste for kulturbygg med 10 anlegg. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11.

6 Sak 97/13 S A K S U T R E D N I N G: Prioritering av søknader om spillemidler til kulturbygg 2013 Innledning Den fylkeskommunale fristen for å søke om tilskudd fra spillemidlene er 15. januar hvert år. Kommunene fastsetter sine egne søknadsfrister da søknadene først skal til kommunene for kvalitetssikring og prioritering før de oversendes fylkeskommunen. Fylkeskommunen innførte i 2012 nye saksbehandlingsrutiner for tildeling av spillemidler både til idrettsformål og til kulturbygg. I hovedtrekk går de nye rutinene ut på at fylkesrådet vedtar en prioritert rekkefølge for tildeling av spillemidler, mens selve tildelingen skjer administrativt etter at fylkeskommunen har fått tildelingen fra kulturdepartementet i mai/juni. Målet med de nye rutinene er at søker skal få svar på sin søknad ca. en måned tidligere, noe som har betydning for lengden på byggesesongen. Tilskuddsordningen som fylkeskommunen har vært delegert har gått til de lokale kulturbyggene. Fra 1. januar 2010 fikk fylkeskommunen også ansvar for de regionale kulturbyggene. Men siden departementet også har hatt kø til de regionale byggene har ikke midlene fulgt ansvarsoverføringen til fylkeskommunen før delvis i 2012 og det er forventet en ytterligere økning for For å ta hensyn til endringene i det fylkeskommunale ansvaret er det blitt igangsatt et internt arbeid for å revidere ordningens retningslinjer for Hedmark fylkeskommune. Revideringen vil antagelig resultere en økt maksimal tildelingssum for de regionale kulturbyggene. Søkere som Hamar Kulturhus vil i så fall kunne vurderes med en ny søknad i neste søknadsrunde. Utredning Ved fjorårets behandling ble det fremmet 23 søknader om tilskudd til lokale og regionale kulturbygg. Godkjent søknadssum var kr Hedmark fylke ble i fjor tildelt kr til kulturbygg. Fordelingssummen til fylkene er basert på innbyggertall, og søknadsomfanget i Hedmark er noe redusert det siste året. For 2013 er det innkommet 13 søknader om tilskudd til lokale og regionale kulturbygg. Godkjent søknadssum er kr Tre søknader ble ikke godkjent fordi de har mangler. Fylkesrådets drøfting Følgende prinsipper skal legges til grunn for tildeling til lokale kulturbygg: Tildeling til søknader der tildelingen er startet skal prioriteres Tildeling til anlegg som har søkt over mange år prioriteres Tildelingen til nye søknader bør skje på en slik måte at søknadsbeløpet som en hovedregel bevilges over to påfølgende år. Tildelinger til søknader på kr eller mindre bør ikke

7 Sak 97/13 deles opp. For søknader med godkjent søknadsbeløp opp mot maksimalsatsene kan det aksepteres at tilskuddene deles over tre påfølgende år. Rehabilitering og ombygging av eksisterende bygg tilpasset dagens behov gir en viss prioritet. Anlegg som står på prioriteringslista er ikke sikret tilskudd i 2013, dette avhenger av den konkrete tildelingen. Prioriteringslista ble lagt frem for Hedmark og Oppland Musikkråd. Administrasjonen vil tildele så langt midlene rekker ut i fra vedtatt prioriteringsliste.

8 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte Saknr. 13/ Saksbehandler: Kari Nilssen SAK 98/13 Spillemidler Idrett og friluftsliv - prioritering av søknader Saksnr.: Utvalg Møtedato 98/13 Fylkesrådet Fylkesrådets innstilling til vedtak: Spillemidler til nærmiljøanlegg prioriteres som følger: Anleggsnavn Kommune Prioritering Kirkebyenga minikunstgressbane Hamar 1 Søbakken skole - ballbane m/lys 2 stor Elverum 2 Arstad skole, ballbinge Stange 3 Magnor skole ballbinge Eidskog 4 Pruterud skistadion, Skileikanlegg del 2 Stange 5 Åsbygda Il, skateanlegg Stange 6 Tolga skole, ballflate 1 Tolga 7 Trysil ungdomsskole - Trysil 8 skateboardanlegg Lund skole, tennisbane Løten 9 Nørdalen natur og kultursti Os 10 Vestad skole aktivitesflate asfalt. Elverum 11 Tolga skole, ballflate 2 Tolga 12 Dalsbygda skole Os 13 Tolga hopp- og skilanlegg, Nedfarter Tolga 14 Jordet lysløype Trysil 15 Tolga hopp- og skilekanlegg, Skilek Tolga 16 Sundmoen ballbinge Os 17 Tolga hopp- og skilekanlegg, Ski- og syk Tolga 18

9 Sak 98/13 Spillemidler til ordinære anlegg prioriteres som følger: Anlegg Kommune Prioritering Neshallen, flerbrukshall Ringsaker 1 Sør-Odal Idretts- og aktivitetspark: Sør Odal 2 Kunstgras Sveum idrettspark,bane 2 Ringsaker 3 Ankerskogen svømmehall, 50m Hamar 4 Revlemoen skytebane, skytterhus Eidskog 5 Langodden tursti UU Engerdal 6 Kynna Holsjøen, leirplass for kano UU Våler 7 Stavsjø ski stadion PCB Ringsaker 8 Prestberget klubbhus Elverum 9 Stavsjø ski stadion Ringsaker 10 Terningen Arena, turnhall Elverum 11 Ankerskogen svømmehall, 50m Hamar 12 Gjemselund 1 Kongsvinger 13 Hummelfjell TOS Arena, rørgater ski/skis Os 14 Os flerbrukshall Os 15 Bryhnitjernet, innendørs skytebane Stange 16 Steimoegga klubbhus Alvdal 17 Prestberget klubbhus Nord Odal 18 Vangsåsen, o-kart Tolga 19 Tolga hopp- og skilekanlegg, hoppbakke K Tolga 20 Sæteråsen motorstadion Trysil 21 Renabakken K-10 Åmot 22 Renabakken K-20 Åmot 23 Løtenhallen, basishall Løten 24 Trykte vedlegg: - Fullstendig søkeliste nærmiljøanlegg godkjente og prioriterte søknader - Utfyllende prioriteringsliste ordinære anlegg Utrykte vedlegg: - Fullstendig søkeliste ordinære anlegg godkjente søknader Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder

10 Sak 98/13 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Spillemidler Idrett og friluftsliv - prioritering av søknader Det settes opp prioriteringslister for nærmiljøanlegg (18 prioriterte anlegg) og for ordinære anlegg (24 prioriterte anlegg). Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11.

11 Sak 98/13 S A K S U T R E D N I N G: Spillemidler Idrett og friluftsliv - prioritering av søknader Innledning Fristen for å søke om tilskudd fra spillemidlene er 15. januar hvert år til fylkeskommunen. Kommunene fastsetter sine egne søknadsfrister da søknadene først skal til kommunene for kvalitetssikring og prioritering før de oversendes fylkeskommunen. Innen 1. mai hvert år skal fylkeskommunen få beskjed om rammetilskuddet fra Kulturdepartementet (KUD), og innen 1. juli skal midlene være fordelt og søkere være underrettet. Tildelingene til fylkene skjer etter følgende kriterier: 50 % beregnes ut i fra godkjent søknadssum 25 % beregnes ut i fra fylkets anleggsdekning og 25 % beregnes ut i fra andel barn og unge Hedmark fylkeskommune fordeler spillemidler i tre forskjellige kategorier til idrettsanlegg: 1. Mindre kostnadskrevende nærmiljøanlegg (maks tilskudd kr ). Disse fordeles administrativt gjennom hele året. 2. Nærmiljøanlegg (maks tilskudd kr ) 3. Ordinære anlegg (inkl. rehabilitering) Gjennomsnittlig ventetid for spillemidler til nærmiljøanlegg i Hedmark er ett til to år. For ordinære anlegg er det fire til fem år. Fylkeskommunen har innført nye saksbehandlingsrutiner for tildeling av spillemidler både til idrettsformål og til kulturbygg. I hovedtrekk går de nye rutinene ut på at fylkesrådet vedtar en prioritert rekkefølge for tildeling av spillemidler, mens selve tildelingen skjer administrativt etter at fylkeskommunen har fått tildelingen fra kulturdepartementet i begynnelsen av mai. Målet med de nye rutinene er at søker skal få svar på sin søknad ca. en måned tidligere, noe som har betydning for lengden på bygge sesongen. Utredning Ved fjorårets behandling (2012) ble det fremmet i alt 103 godkjente søknader med samlet godkjent søknadssum på kr Hedmark fikk ved den sentrale fordelingen tildelt kr , hvor kr gikk til mindre kostnadskrevende nærmiljøanlegg, kr til nærmiljøanlegg og kr til ordinære anlegg. Antall ikke godkjente søknader var 24, en andel på 19 %. I år er det mottatt 113 søknader som er godkjent og samlet søknadssum for disse er på kr , dvs. en økning i antall godkjente søknader, men en liten reduksjon i søknadssum. Til informasjon var det 19 søknader som ikke ble godkjent i år, en andel på 14 %. Dette pga. at søknadene hadde mangler. En ser at tettere veiledning gir resultater i form av større andel godkjente søknader

12 Sak 98/13 Fylkesrådets drøfting Forslag til prioritering av årets midler er diskutert i møte med Hedmark idrettskrets og Det frivillige skyttervesen den 21. mars. Det er konklusjonen fra dette møtet som legges fram som forslag til vedtak. Forslaget er i tråd med vår Plan for fysisk aktivitet i Hedmark. Selve prioriteringen gjøres etter følgende kriterier: Gjentatt søknad (fått deltilskudd i fjor) Tilleggssøknad (anlegg som har blitt vesentlig dyrere enn budsjettert) Kommunens prioritering Universelt utformede friluftslivsanlegg (ut i fra statens satsing på ett UU-anlegg i hver kommune innen 2025) Utskifting av PCB-holdige lys, miljøperspektivet Hvor mange år søknaden har stått i kø Anlegg som er viktig for flere kommuner Total søknadssum fra kommunen Tidligere tildelinger til kommunen Forholdet dyre anlegg billige anlegg Framtidige behov/søknader vurderes for å unngå opphopning i enkelte kommuner Privat eller offentlig utbygger Det er signalisert en liten økning i tilskuddene for 2013, da tippenøkkelen økes fra 45,5 % til 47,9 %. Det betyr at prioriteringslistene er satt opp ut i fra omtrent den samme tildelingssummen som for Anlegg som står på prioriteringslista er ikke sikret tilskudd i 2013, dette avhenger av den konkrete tildelingen. Administrasjonen vil tildele så langt midlene rekker ut i fra vedtatt prioriteringsliste. Ved tildeling vil også kr i rentemidler, kr i inndratte midler benyttes. Prioriteringslistene er satt opp med en liste for nærmiljøanlegg og en liste for ordinære anlegg (nye anlegg og rehabilitering).

13 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte Saknr. 13/ Saksbehandler: Øyvind Midtskogen SAK 99/13 Utviklingsmidler - Den kulturelle skolesekken 2013 Saksnr.: Utvalg Møtedato 99/13 Fylkesrådet Fylkesrådets innstilling til vedtak: Fylkesrådet finner blant de innkomne DKS-søknadene å gi følgende prosjekter et tilsagn på inntil: 1. «Å få meg livet forklart» v/ Astrid Groseth kr ,- 2. «Kvinnesak og kvinneliv i Engerdal gjennom 100 år», Hedmark fylkesmuseum avd. Trysil / Engerdal kr ,- 3. «Om Bøker og hemmeligheter» v/ Tyra Trondstad kr ,- 4. «Tre perler historier fra mange land» v/ Kirsti Hougen kr ,- 5. «På skinner» v/ Eli Storbekken kr ,- 6. «Damskipet Renen» v/ Fagertun skole Rendalen kr ,- 7. «En verden på spill» v/ Hedmark fylkesmuseum kr ,- 8. «Caravan» v/ Widar Aspeli kr ,- 9. «Dokumentarfilm om Ingeborg Refling Hagen» v/ Stange Kommune kr ,- 10. «Dette er meg et selvportrett v/ Ingrid Eide kr ,- 11. «En ring skal samle dem, fra Tolkien til Wagner» v/ Hedmark fylkesmuseum avd. Domkirkeodden kr ,- 12. «Kongsvinger » v/ Kongsvinger kommune kr ,- SUM kr ,- Tilsagnet gis under forutsetning av at Hedmark fylkeskommune mottar statlige midler til den kulturelle skolesekken på samme nivå som for skoleåret 2012/2013. Beløpet på kr ,- belastes post , den kulturelle skolesekken, grunnskolen, som da er redusert fra kr ,- til kr ,-.

14 Sak 99/13 Trykte vedlegg: - Oversikt søknader med vurdering Utrykte vedlegg: - Søknader 29 Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder

15 Sak 99/13 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Utviklingsmidler 2013/2014 den kulturelle skolesekken, grunnskolen Fylkesrådet er tilfreds med å kunne støtte nye DKS-prosjekter som involverer lokale kunst- og kulturaktører i Hedmark og som retter seg mot elever i grunnskolen. Utvikling av nye tilbud er viktig for å kunne gi elevene i grunnskolen varierte og spennende kunstog kulturopplevelser. Midlene som fordeles gjennom denne ordningen gjør at elevene i større grad kan delta aktivt i prosjekter. Dette bidrar til at elevene også gis praktiske ferdigheter og mulighet til å uttrykke seg kreativt innenfor ulike kunstsjangere. Fylkesrådet har ved fordelingen tatt hensyn til geografi slik at alle regionene i fylket har fått tildelt midler til prosjekter. I behandlingen er det også lagt vekt på at prosjektene skal ha en god og tydelig beskrevet produksjonsidé med en klar kunstnerisk profil, samt at det er profesjonelle kunst- og kulturaktører som møter elevene. Fylkesrådet har gjennom de nye vedtatte retningslinjene vektlagt at de som tildeles midler skal være bosatt i fylket. Fylkesrådet har med denne innrettingen et ønske om å stimulere lokale kunst- og kulturmiljøer i Hedmark til å delta mer aktivt i arbeidet med kulturelle skolesekken. Fylkesrådet har imidlertid ved et enkelt tilfelle valgt å se bort fra denne føringen da prosjektet er blitt vurdert til å være av stor interesse og for å ha en meget høy kunstnerisk kvalitet. Fylkesrådet mener det er verdifullt å benytte lokale aktører fordi det vil gi elevene og skolene anledning til å bli bedre kjent med kulturarv og historie, samt de kunst- og kulturressursene som finnes lokalt. Bruk av lokale ressurser vil samtidig kunne gi kunstnere og kulturaktører arbeidsoppdrag. Det er i mange tilfeller avgjørende for at kunstnere skal bli værende i Hedmark. Et samarbeid mellom skole og kulturaktører vil kunne skape positive ringvirkninger og stimulere til nye prosjekter og et mer levende lokalsamfunn. Å skape attraktive og levende lokalsamfunn gjennom blant annet kultursamarbeid er et viktig bidrag i arbeidet med å øke innbyggertallet i Hedmark. Fylkesrådet vil derfor allerede nå prioritere søknadene slik at søkerne raskt kan få svar når Kulturdepartementet har gjort sin fordeling til fylkeskommunene. Fylkesrådet vil imidlertid presisere at fordelingen forutsetter at fylkeskommunen mottar statlige midler til Den kulturelle skolesekken på samme nivå som for skoleåret 2012/2013. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11.

16 Sak 99/13 S A K S U T R E D N I N G: Utviklingsmidler 2013/2014 den kulturelle skolesekken, grunnskolen Innledning Hedmark fylkeskommune får hvert år i juni tilsagn om spillemidler fra Kulturdepartementet til arbeidet med den kulturelle skolesekken. De siste årene har statens tildeling ligget på ca 5,3 mill kr til DKS i grunnskolen. Fylkeskommunen har fått ansvar for å forvalte midlene i tråd med retningslinjene. Midlene fordeles mellom Turnéorganisasjon for Hedmark og mellom prosjekter etter søknad, samt til kommunene i Hedmark etter en fastsatt fordelingsnøkkel gjort i samarbeid med fylkesmannen. Kommunene tildeles kr ,- av midlene og TOH kr ,-. De resterende midlene på kr ,- lyses ut og tildeles prosjekter. For de kunst- og kulturaktører som skal gjennomføre prosjekter i den kulturelle skolesekken for skoleåret 2013/2014 er det viktig å få vite hvorvidt de tildeles midler eller ikke før departementets tilsagnsbrev foreligger i juni. Saken legges derfor allerede nå fram til politisk behandling. Vedtaket som fylkesrådet fatter gjøres derfor under forutsetning av at departementets tilskudd til Hedmark fylkeskommune er på samme nivå som for skoleåret 2012/2013. Utredning Det totale beløpet som skal fordeles til utviklingsprosjekter er kr ,-. Disse midlene retter seg mot søknader fra kunst- og kulturinstitusjoner, frie grupper, kunstnere, kulturskoler og kommuner Prosjektmidlene ble lyst ut i fylkets aviser med søknadsfrist 1. februar. Det er kommet inn 29 søknader. Midlene skal fordeles til profesjonell produksjon og/eller formidling innenfor fagfeltene, scenekunst, litteratur, visuell kunst, musikk, samt kulturarv. Innholdet i kunst- og kulturtilbudene skal bidra til å realisere målene i DKS. Tiltaket skal ha regional karakter/overføringsverdi og gjennomføres i skoleåret og komme elever i grunnskolen til gode. I følge retningslinjene skal prosjektene vurderes etter blant annet følgende kriterier: -Høy faglig / kunstnerisk kvalitet -Nyskapende og nyorienterende -Kulturelt mangfold -Samarbeid som går på tvers av kunst- og kulturuttrykk, institusjoner og øvrige kulturaktører

17 Sak 99/13 -Møte mellom elev, kunstner og kunstuttrykk -Prosjekter med fokus på litteratur og som kan stimulere til økt leselyst I vurderingen av søknadene har Helge Øie og Else Braseth deltatt. Begge har tidligere hatt ansvar for den kulturelle skolesekken i henholdsvis Oppland fylkeskommune og Hedmark. Fylkesrådets drøfting Fylkesrådet er tilfreds med å kunne støtte nye DKS-prosjekter som involverer lokale kunst- og kulturaktører i Hedmark og som retter seg mot elever i grunnskolen. Utvikling av nye tilbud er viktig for å kunne gi elevene i grunnskolen varierte og spennende kunstog kulturopplevelser. Midlene som fordeles gjennom denne ordningen gjør at elevene i større grad kan delta aktivt i prosjekter. Dette bidrar til at elevene også gis praktiske ferdigheter og mulighet til å uttrykke seg kreativt innenfor ulike kunstsjangere. Fylkesrådet har ved fordelingen tatt hensyn til geografi slik at alle regionene i fylket har fått tildelt midler til prosjekter. I behandlingen er det også lagt vekt på at prosjektene skal ha en god og tydelig beskrevet produksjonsidé med en klar kunstnerisk profil, samt at det er profesjonelle kunst- og kulturaktører som møter elevene. Fylkesrådet har gjennom de nye vedtatte retningslinjene vektlagt at de som tildeles midler skal være bosatt i fylket. Fylkesrådet har med denne innrettingen et ønske om å stimulere lokale kunst- og kulturmiljøer i Hedmark til å delta mer aktivt i arbeidet med kulturelle skolesekken. Fylkesrådet har imidlertid ved et enkelt tilfelle valgt å se bort fra denne føringen da prosjektet er blitt vurdert til å være av stor interesse og for å ha en meget høy kunstnerisk kvalitet. Fylkesrådet mener det er verdifullt å benytte lokale aktører fordi det vil gi elevene og skolene anledning til å bli bedre kjent med kulturarv og historie, samt de kunst- og kulturressursene som finnes lokalt. Bruk av lokale ressurser vil samtidig kunne gi kunstnere og kulturaktører arbeidsoppdrag. Det er i mange tilfeller avgjørende for at kunstnere skal bli værende i Hedmark. Et samarbeid mellom skole og kulturaktører vil kunne skape positive ringvirkninger og stimulere til nye prosjekter og et mer levende lokalsamfunn. Å skape attraktive og levende lokalsamfunn gjennom blant annet kultursamarbeid er et viktig bidrag i arbeidet med å øke innbyggertallet i Hedmark. Fylkesrådet vil derfor allerede nå prioritere søknadene slik at søkerne raskt kan få svar når Kulturdepartementet har gjort sin fordeling til fylkeskommunene. Fylkesrådet vil imidlertid presisere at fordelingen forutsetter at fylkeskommunen mottar statlige midler til Den kulturelle skolesekken på samme nivå som for skoleåret 2012/2013.

18 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte Saknr. 13/ Saksbehandler: Henriette Sillerud SAK 100/13 Etiske retningslinjer - revidering Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/13 Hovedarbeidsmiljøutvalget /13 Fylkesrådet Fylkesrådets innstilling til vedtak: Reviderte etiske retningslinjer vedtas som Hedmark fylkeskommunes etiske praksis. Det skal arbeides med forankring av retningslinjene både på overordnet nivå og i enhetene. Gjennom tiltakene som er beskrevet i saken, legges det til rette for etisk refleksjon og diskusjon på alle nivå i organisasjonen. Trykte vedlegg: -Reviderte etiske retningslinjer -Eksisterende etiske retningslinjer -Oversikt over styringsdokumenter og reglementer som omhandler etikk Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder

19 Sak 100/13 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Etiske retningslinjer- revidering På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsprosjektet Etikk i Hedmark fylkeskommune», aktuelle saker både nasjonalt og lokalt, samt at det er syv år siden retningslinjene sist ble revidert mener fylkesrådet at det er behov for revisjon av fylkeskommunens etiske retningslinjer. Fylkesrådet mener at dette forslaget til etiske retningslinjer dekker fylkesrevisjonens påpekninger. Det er i samsvar med krav og forventninger som stilles til offentlig virksomhet, og gir et godt grunnlag for det videre arbeidet med etisk refleksjon i organisasjonen. Fylkesrådet ønsker en kultur der etiske problemstillinger diskuteres løpende. Fylkesrådet ønsker at det jobbes aktivt med implementering av de reviderte etiske retningslinjene på alle nivå i organisasjonen. Fylkesrådet vil i denne sammenheng løfte fram etisk refleksjon som metode, både for å videreutvikle det gode skjønnet våre ansatte besitter og for å legge dette til grunn for utvikling av god felles praksis. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11.

20 Sak 100/13 S A K S U T R E D N I N G: Etiske retningslinjer- revidering Innledning Bakgrunn Det formelle grunnlaget for at saken nå fremmes for fylkesrådet er forvaltningsrevisjonsprosjektet Etikk i Hedmark fylkeskommune» som konkluderte med at fylkeskommunens etiske retningslinjer bør revideres. Hedmark fylkeskommune vedtok etiske retningslinjer den , sak 15/06 og etiske regler for innkjøp i I tillegg har fylkeskommunen utarbeidet en rekke styringsdokumenter og reglementer som omhandler etikk (se trykt vedlegg). Fylkestinget vedtok å ta fylkesrevisjonens rapport til etterretning. Fylkesrådet fremmer her forslag til reviderte etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i fylkeskommunen. En offentlig virksomhet er i større grad enn mange andre avhengig av tillit fra befolkningen, ettersom den forvalter ressurser på felleskapets vegne. Fylkeskommunens omdømme avhenger av hvordan vi forvalter dette ansvaret, og om ressursene forvaltes på en måte som er i samsvar med befolkningens oppfatning av rett og galt 1. Etiske retningslinjer skal gjøre det enklere å forvalte samfunnsansvaret i hverdagen. I jobbsammenheng møter vi etiske utfordringer i ulike valgsituasjoner, og i møte med personlige holdninger, organisasjonskultur og ledelse. Bevissthet og evne til å håndtere etiske problemstillinger bidrar til å styrke kvaliteten på tjenestene. Systematisk etikkarbeid kan også virke positivt på arbeidsmiljøet, og har en sammenheng med lavere sykefravær 2. Utredning Prosess På bakgrunn av forvaltningsrevisjonens rapport er eksisterende etiske retningslinjer gjennomgått for å se på om disse er i tråd med utvikling i lovgiving og samfunnets holdninger. Det har også vært sentralt å se til andre fylkeskommuners retningslinjer, råd og veiledere i Kommunesektorens Organisasjons (KS) etikkportal og erfaringer fra prosjektet «Samarbeid om etisk kompetanseheving» for å lære og innhente nyttige ideer. Personal- og organisasjonsavdelingen har hatt ansvar for arbeidet. Det har vært viktig å kvalitetssikre retningslinjene og åpne for innspill gjennom prosessen. Retningslinjene er gjennomgått av jurister. Underveis har retningslinjene blitt drøftet med ulike interne enheter og under ledersamlinger. Tillitsvalgte i Fellestillitsvalgtutvalget (FTU) er holdt orientert om arbeidet underveis. 1 KS prosessveileder i arbeidet med etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i kommunen, Aakre, B. (2011) Kan systematisk etikkarbeid føre til reduksjon i sykefraværet?. Masteroppgave ved Diakonhjemmet Høgskole, omtalt på

21 Sak 100/13 Valg og avveininger A4 format Det er lagt vekt på at retningslinjene skal være oversiktlige og at leseren raskt skal kunne tilegne seg oversikt slik at de fungerer som et nyttig verktøy i hverdagen. For å oppnå et brukervennlig format er det lagt vekt på at retningslinjene skal få plass på en A4 side. Venstre kolonne tar utgangspunkt i kjerneverdiene åpenhet, romslighet og engasjement. Disse verdiene utgjør vårt felles verdigrunnlag, og skal ligge til grunn for holdninger og praksis. Assosiasjonsmetode 3 er brukt for å komme fram til arbeidsdefinisjoner av verdiene, og det ble utledet retningslinjer på grunnlag av disse. Høyre kolonne oppsummerer det viktigste fra lovverket. Det har vært et bevisst valg å ta med retningslinjer som bygger på lovverk. De etiske retningslinjene er noe av det første nytilsatte gjøres kjent med. Ettersom det er et fåtall av våre medarbeidere som har juridisk bakgrunn, ble det ansett som hensiktsmessig å opplyse om gjeldende lovverk. Fylkeskommunens medarbeidere fortjener klare og entydige retningslinjer, både for å gjøre hverdagen enklere og for å unngå belastende situasjoner. Overordnet karakter Retningslinjene er av overordnet karakter. Det er ikke meningen at de skal være en detaljert oppskrift for handling. Beløpsgrense på gaver og øvrig bruk av eksempler har vært diskutert, og det ble besluttet å gå bort fra dette. Det er vanskelig å ta høyde for alle tenkelige situasjoner, og et høyt detaljnivå gir større risiko for hull og omveier rundt retningslinjene. Istedenfor å utvikle detaljerte handlingsregler har vi derfor lagt vekt på å skape et godt grunnlag for refleksjon. Refleksjon skaper skjønn, som må til for å kunne håndtere nye problemstillinger på en god måte. Det vil alltid kunne oppstå situasjoner som en ikke har vært borti før. Da er det viktig at den enkelte leder og medarbeider er kjent med måten å tenke på og hvordan en går fram for å håndtere etiske utfordringer. Sånn sett er etiske retningslinjer et tema som aldri blir ferdig diskutert. Målet er å etablere en kultur der felles diskusjon danner god felles praksis. Målgruppe Et annet spørsmål som har vært diskutert er om retningslinjene skal gjelde både for folkevalgte og administrativt ansatte. Ettersom det viste seg å bli vanskelig å finne formuleringer som traff begge målgrupper på en god måte, bestemte vi oss for å fokusere på sistnevnte. Punkt 4.2 «Faglig uavhengighet og profesjonell skjønnsutøvelse» ble for eksempel vurdert som lite treffende for folkevalgte, og punkt 4.6 «Innkjøp» er lite relevant da det er administrasjonen som foretar innkjøp. Det kan eventuelt vurderes om det skal utarbeides egne retningslinjer som mer presist fanger opp de etiske problemstillinger man møter på som folkevalgt. 3 Metoden innebærer kartlegging av assosiasjonsnettverk. Man skriver opp assosiasjoner til begrepet man vil definere på et tankekart og kategoriserer dem som drivere, utfall eller synonymer. Deretter vurderer man om hvilke synonymer som treffer best, og utarbeider en arbeidsdefinisjon på grunnlag av disse.

22 Sak 100/13 Ytringsfrihet - et sentralt diskusjonspunkt Et tema som har stått sentralt i debatten er formuleringen av punkt 1.3 «Ytringsfrihet». Fire nye bestemmelser i arbeidsmiljøloven ble gjort gjeldende fra Reglene om styrket ytringsfrihet og vern av de som varsler tok sikte på å trekke grensene mellom retten til ytringsfrihet som ansatte har, og kravet til lojalitet arbeidsgiver har fra den enkelte ansatte 4. Reglene skulle fremme åpenhet og et godt ytringsklima. Siden reglene ble innført har flere saker om offentlig ansattes ytringsfrihet vært til behandling hos Sivilombudsmannen. I sak 2007/544 hadde for eksempel lærer A engasjert seg i debatten om nedleggelse av X skole, der hun var lærer 5. Skoleledelsen ga uttrykk for at de ansattes syn skulle fremmes gjennom «personalets kanaler». Ombudsmannen konkluderte med at A hadde rettslig adgang til å ytre seg slik hun gjorde, og at skoleledelsens handlemåte var å anse som et ulovlig inngrep i lærerens ytringsfrihet. Ombudsmannen mente også at skolens reglement gikk for langt i å begrense de ansattes ytringsfrihet. Saker som denne viser at det har skjedd en utvikling når det gjelder offentlig ansattes ytringsfrihet siden varslingsreglene ble innført. Selv om noe er lov, kan det imidlertid være nyttig å diskutere om det er klokt. Ettersom bruk av sosiale medier innføres i fylkeskommunen kan det være hensiktsmessig å diskutere hva som anses som ønskelige ytringer hos oss, hva som kan anses som illojalt og hva som er etisk forsvarlig. Forslaget til reviderte retningslinjer inneholder et eget punkt om ytringsfrihet, både for å understreke at dette er en grunnleggende rettighet fylkeskommunens ansatte har og for å åpne for felles debatt. Videre arbeid med etiske retningslinjer For å etablere en kultur for etisk refleksjon og god felles praksis er det viktig å følge opp retningslinjene med konkrete tiltak. I oppfølgingsarbeidet vil det derfor arbeides med å: - Oppfordre ledere og lokale Arbeidsmiljøutvalg (AMU) til å sette fokus på etiske problemstillinger - Innføre etiske retningslinjer som tema på introduksjonskurs for nytilsatte - Innføre arbeid med etiske problemstillinger som kriterium for ledervurdering, for eksempel gjennom spørsmål i medarbeiderundersøkelsen - Kurse ledere og ansatte i bruk av etisk refleksjon som metode Fylkesrådets drøfting På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsprosjektet Etikk i Hedmark fylkeskommune», aktuelle saker både nasjonalt og lokalt, samt at det er syv år siden retningslinjene sist ble revidert mener fylkesrådet at det er behov for revisjon av fylkeskommunens etiske retningslinjer. 4 Dr. Juris Vigerust, E. (2007) "Arbeidstakeres varsling om kritikkverdige forhold. Nye regler i arbeidsmiljøloven". Juss, Arbeidsrett, Nr

23 Sak 100/13 Fylkesrådet mener at dette forslaget til etiske retningslinjer dekker fylkesrevisjonens påpekninger. Det er i samsvar med krav og forventninger som stilles til offentlig virksomhet, og gir et godt grunnlag for det videre arbeidet med etisk refleksjon i organisasjonen. Fylkesrådet vedtar de reviderte etiske retningslinjene som grunnlag for etisk refleksjon i Hedmark fylkeskommune.

24 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte Saknr. 13/ Saksbehandler: Arne Magnus Hekne SAK 101/13 Tilskudd til vilttiltak 2013 Saksnr.: Utvalg Møtedato 101/13 Fylkesrådet Fylkesrådets innstilling til vedtak: Fylkesrådet gir tilsagn om tilskudd til viltformål til følgende tiltak: Kap 1425 Post Skogbrukets kursinstitutt, Hjortevilt 2013 kr NJFF-Hedmark, flerårig prosjekt, Bedre hjorteviltjakt i Hedmark kr Stor-Elvdal Grunneierforening, fôring som tiltak for å begrense elgpåkjørsler kr Elgregion Mjøsa-Glomma, Elgforvaltning-Skogøkonomi kr Høgskolen i Hedmark, Evenstad, Fôring av hjortevilt- en kunnskapsoversikt kr Elgregionråd Øst, flerårig prosjekt, vegetasjonsanalyser kr Sum kr Kap 1425 Post Tynset kommune, Oppstart- Oppdateringer av kommunens viltkart kr Høgskolen i Hedmark, flerårig prosjekt, Overvåking av skogshønsreir 2013 kr NJFF- Hedmark, På spor etter rødreven kr NJFF- Hedmark, flerårig prosjekt, taksering rype og skogsfugl kr NJFF- Hedmark, flerårig prosjekt, viltregistrering på snø kr Sum kr Trykte vedlegg: - Oversikt over prosjekter og søkere til tilskudd til viltformål - Utdrag av rundskriv T-1/12 fra Miljøverndepartementet - Forskrift om kommunalt og fylkeskommunalt viltfond

25 Sak 101/13 Utrykte vedlegg: - Søknader, sak 13/414 journalposter 1-6 og Brev fra Direktoratet for Naturforvaltning av , om overføring av tilskuddsmidler, sak 13/ Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder

26 Sak 101/13 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Tilskudd til vilttiltak 2013 Det har kommet inn til sammen 20 søknader, 10 knyttet til hjortevilt og 10 til andre lokale vilttiltak. Fylkeskommunen har mottatt kr til fordeling, mindre enn i Fylkesrådet har vurdert søknadene opp mot kriterier fastsatt i rundskriv T1/12 fra miljøverndepartementet og 5 i forskrift om kommunalt og fylkeskommunalt viltfond. Søknader som ikke ansees å tilfredsstille disse kriteriene er ikke prioritet, i tillegg er enkelte kvalifiserte søknader ikke prioritert på grunn av manglende midler. Under søknadsbehandlingen er det vektlagt tiltak som har regional, interkommunal eller nasjonal verdi. Fylkesrådet foreslår følgende fordeling: Kap 1425 Post Skogbrukets kursinstitutt, Hjortevilt 2013 kr NJFF-Hedmark, flerårig Bedre hjorteviltjakt i Hedmark kr Stor-Elvdal Grunneierforening, fôring som tiltak for å begrense elgpåkjørsler kr Elgregion Mjøsa-Glomma, Elgforvaltning-Skogøkonomi kr Høgskolen i Hedmark, Evenstad, Fôring av hjortevilt- en kunnskapsoversikt kr Elgregionråd Øst, flerårig prosjekt, vegetasjonsanalyser kr Sum kr Kap 1425 Post Tynset kommune, Oppstart- Oppdateringer av kommunens viltkart kr Høgskolen i Hedmark, flerårig prosjekt, Overvåking av skogshønsreir 2013 kr NJFF- Hedmark, På spor etter rødreven kr NJFF- Hedmark, flerårig prosjekt, taksering rype og skogsfugl kr NJFF- Hedmark, flerårig prosjekt, viltregistrering på snø kr Sum kr Fordelingen av midlene er utført i tråd med tidligere års praksis. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11.

27 Sak 101/13 S A K S U T R E D N I N G: Tilskudd til vilttiltak 2013 Innledning En av arbeidsoppgavene tilknyttet forvaltning av høstbare, ikke truede viltarter er å fordele tilskudd fra Direktoratet for naturforvaltning (DN). Fylkeskommunen mottar årlig tilskudd til fordeling ihht. vilkårene i rundskriv T1/12 om tilskudd til viltformål Kap post 71-1 og 71-3, samt 5 i forskrift om kommunale og fylkeskommunale viltfond. Midlene fordeles etter søknad. Søknadsfristen var 15. januar og totalt 20 søknader er mottatt via elektronisk søknadssenter. Det er et stort engasjement rundt viltforvaltninga i Hedmark, og hjortevilt har lenge vært i fokus. I forbindelse med årets søknadsomgang viser det seg at det også nå er økt engasjement knyttet til småviltet, da i forbindelse med utarbeidelse av driftsplaner og forskning. Noen av omsøkte tiltak er flerårige og har også tidligere blitt tildelt midler. Det er viktig at disse fortsatt blir tildelt tilskudd slik at prosjektene blir sluttført. Totalt er det søkt om kr i tilskudd i Utredning Fylkeskommunens oppgaver innenfor viltforvaltningen er: Forvaltning av høstbare ikke truede viltarter ved å bidra til å ta vare på viltets leveområder, samt bidra til at den kommunale forvaltningen av hjortevilt og bever ivaretar bestandens og leveområdenes produktivitet og mangfold. Tilrettelegging for jakt og fiske gjennom særlig å veilede kommuner om gjeldende regelverk for jakt og innlandsfisk, om jegerprøven og om jakt- og fiskemuligheter i fylket. Forvaltning av tilskuddsordninger. Fylkeskommunen har fått i oppgave å forvalte tilskudd til viltformål (Kap post 71-1/3). Målet med ordningen er å medvirke til å gjennomføre oppgaver innen viltforvaltningen og tiltak i regi av enkeltpersoner, lag og organisasjoner der tiltaket er av regional, interkommunal eller nasjonal karakter. Målgruppe for ordningen er private organisasjoner og lag. Hedmark fylkeskommuner er tildelt kr ,- til fordeling for Den 15. mai 2011 ble det fastsatt forskrift om kommunale og fylkeskommunale viltfond. Tidligere har det bare vært kommuner der det er åpnet for jakt etter elg og/eller hjort som skal ha etablert viltfond. I den nye forskriftas. 1 fremgår det at fylkeskommuner som mottar overføringer fra statlig viltfond skal etablere fylkeskommunalt viltfond, og som inntekter skal regnes omtalte tilskudd samt eventuelle fylkeskommunale avsetninger. Etablering av et slikt fond betyr at midler kan overføres over år. Både rundskriv T1/12 fra miljøverndepartementet og forskrift om kommunale og fylkeskommunale viltfond. 5, setter vilkår for bruk av midlene. Søknader om tilskudd til tiltak som er forankra i en driftsplan vil bli prioritert. Selv godt kvalifiserte søknader kan bli helt eller delvis avslått på grunn av manglende budsjettmidler.

28 Sak 101/13 Kort fortalt kan midlene benyttes til: Kartlegging av viltressursene/viltets leveområder og viltinteresser i kommuner og regioner. Innarbeiding av viltets leveområder og viltinteresser i kommunale planar etter plan- og bygningsloven. Iverksetting av tiltak der formålet er bedre bestandsoversikt. Oppretting og drift av lokale samarbeidsråd. Deltagelse i rettighetshavere sitt driftsplanarbeid. Andre særlige prioriterte viltformål. Det har kommet inn til sammen 20 søknader, 10 knyttet til hjortevilt og 10 til andre lokale vilttiltak. Det er totalt søkt om kr. Oversikt over søknader vedlegges som trykt vedlegg. Jf.. 7 i naturmangfoldloven skal prinsippene i 8-12 vurderes i forbindelse med søknadsbehandling og tildeling av tilskudd. Da samtlige omsøkte tiltak som er foreslått tildelt tilskudd og som berører naturmangfold har som formål å kartlegge, ivareta eller forbedre forholdene for hjortevilt og/eller småvilt foretas her en samlet vurdering. Ingen av omsøkte tiltak vil på noen måte virke negativt på biologisk mangfold. Mange av tiltakene har nettopp som formål å forbedre kunnskapsgrunnlaget som etterspørres i. 8. Fylkesrådet anser ikke 9-12 som relevante for noe av søknadene som er foreslått tildelt tilskudd. Fylkesrådets drøfting Det har kommet inn til sammen 20 søknader, 10 knyttet til hjortevilt og 10 til andre lokale vilttiltak. Fylkeskommunen har mottatt kr til fordeling, mindre enn i Fylkesrådet har vurdert søknadene opp mot kriterier fastsatt i rundskriv T1/12 fra miljøverndepartementet og 5 i forskrift om kommunalt og fylkeskommunalt viltfond. Søknader som ikke ansees å tilfredsstille disse kriteriene er ikke prioritet, i tillegg er enkelte kvalifiserte søknader ikke prioritert på grunn av manglende midler. Under søknadsbehandlingen er det vektlagt tiltak som har regional, interkommunal eller nasjonal verdi. Fylkesrådet har ikke funnet det nødvendig å vurdere hver enkelt søknad opp mot prinsippene i naturmangfoldlovens 8-12, da samtlige omsøkte tiltak som er foreslått tildelt tilskudd og som berører naturmangfold har som formål å kartlegge, ivareta eller forbedre forholdene for hjortevilt og/eller småvilt. Fylkesrådet foreslår følgende fordeling. Kap 1425 Post Skogbrukets kursinstitutt, Hjortevilt 2013 kr NJFF-Hedmark, flerårig prosjekt, Bedre hjorteviltjakt i Hedmark kr Stor-Elvdal Grunneierforening, fôring som tiltak for å begrense elgpåkjørsler kr

29 Sak 101/13 Elgregion Mjøsa-Glomma, Elgforvaltning-Skogøkonomi kr Høgskolen i Hedmark, Evenstad, Fôring av hjortevilt- en kunnskapsoversikt kr Elgregionråd Øst, flerårig prosjekt, vegetasjonsanalyser kr Sum kr Kap 1425 Post Tynset kommune, Oppstart- Oppdateringer av kommunens viltkart kr Høgskolen i Hedmark, flerårig prosjekt, Overvåking av skogshønsreir 2013 kr NJFF- Hedmark, På spor etter rødreven kr NJFF- Hedmark, flerårig prosjekt, taksering rype og skogsfugl kr NJFF- Hedmark, flerårig prosjekt, viltregistrering på snø kr Sum kr Fordelingen av midlene er utført i tråd med tidligere års praksis.

30 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte Saknr. 12/ Saksbehandler: Ingrid Juul Andersen SAK 102/13 Varslingssystemer ved alvorlige hendelser ved de videregående skolene i Hedmark Saksnr.: Utvalg Møtedato 102/13 Fylkesrådet Fylkesrådets innstilling til vedtak: 1. Fylkesrådet går inn for at det snarest mulig må etableres et system for SMS-kommunikasjon ved alle de videregående skolene i Hedmark. Skolene selv bærer kostnadene ved etableringen og driften av systemet. 2. Fylkesrådet ber om at det utredes etablering av talevarslingsanlegg ved alle de videregående skolene i Hedmark i løpet av Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder

31 Sak 102/13 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Varslingssystemer ved alvorlige hendelser ved de videregående skolene i Hedmark Fylkesrådet mener at utredningen av saken gir et godt bilde av dagens situasjon når det gjelder de mulighetene de videregående skolene har til intern varsling ved farlige situasjoner. Utredningen, og fylkesrådets drøfting av denne, ligger til grunn for fylkesrådets innstilling til vedtak. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11.

32 Sak 102/13 S A K S U T R E D N I N G: Varslingssystemer ved alvorlige hendelser ved de videregående skolene i Hedmark Innledning På bakgrunn av et fylkesrådsnotat datert om varslingssystemer ved alvorlige hendelser, nedsatte Fylkesrådet en arbeidsgruppe ledet fra VGO. Arbeidsgruppa utarbeidet et notat som ligger til grunn for saken til fylkesrådet. I saken er det sett på hvilke utfordringer skolene har i dag i forhold til varsling ved omtalte situasjoner, og det er gjort en enkel sikkerhetsvurdering. Arbeidsgruppa har også vært i kontakt med andre fylkeskommuner i forhold til samme problemstilling. Det er sett på mulige tekniske løsninger som er vurdert i forhold til etableringstid, kostnader samt fordeler og ulemper ved de ulike løsningene. Forslagene til tekniske løsninger og de vurderingene som er gjort i forhold til disse, er kvalitetssikret med politiets og fylkesmannens beredskapsavdelinger. Utredning Status ved de videregående skolene Det er gjennomført en kartlegging av hvilke skoler som har callinganlegg, og en vurdering av tilstanden på disse. Kartleggingen viser at det er få skoler som har slike anlegg, og det som finnes er stort sett eldre systemer. Region 1: Ingen skoler har i dag callinganlegg. Region 2: Elverum vgs. har callinganlegg, men det fungerer svært dårlig. Trysil vgs. har et eldre callinganlegg, tilstanden til dette er ukjent. Region 3: Det er i dag kun Stange vgs. som har et fungerende callinganlegg. Region 4: Ved Solør vgs. er situasjonen slik: Avdeling Våler har callinganlegg. Avdelingene Flisa og Sønsterud har ikke callinganlegg. Skarnes vgs. har callinganlegg. Øvrebyen vgs. har callinganlegg. Sentrum vgs. har ikke callinganlegg. Sikkerhetsvurdering av Sentrum videregående skole og Hamar katedralskole

33 Sak 102/13 Rektorene ved Sentrum videregående skole og Hamar katedralskole har gjort sikkerhetsvurderinger av sine skoler som typeeksempler på sikkerhetsutfordringer i de videregående skolene. Beskrivelse av nåsituasjonen Hamar katedralskole og Sentrum videregående skoler er nye skoler bygget etter et prinsipp med et ytre skall av betong, og et indre skall med en kombinasjon av betong og lettvegger. Skolene har store åpne flater med mulighet for samling av store elevgrupper. Hovedinngangene gir direkte tilgang til skolenes fellesområder. Skolene er utstyrt med skallsikring i form av elektroniske styrte låser. Låsene kan styres fra PC. Skolene har ikke mulighet til å varsle elvene og de ansatte med elektroniske hjelpemidler. Skolene har planer for kriser og det øves på rømning i forbindelse med en eventuell brann. Sikkerhets- og risikovurdering Skolene vurderer den samlede risiko for svært alvorlige hendelser som svært liten, men hvis skolene blir utsatt for en situasjon som beskrives som en akutt, farlig situasjon (f. eks. skoleskyting), vil konsekvensene ved disse skolene kunne bli store. Det er i dagens samfunnsbilde viktig å sette fokus på de sikkerhetsmessige forhold av betydning ved valg av løsninger. I det etterfølgende listes det opp et antall sikkerhets- og risikovurderte utfordringer: Det finnes ikke et varslingssystem som kan gi førvarsel og sikkerhetsnivåheving på den enkelte skole. ( F. eks. å låse dører, stenge av deler av en skole, sette opp vakter, mm) Det er ikke «panikknapp» for nedlåsing av skolene eller fløyer ved skolene. Skolene er avhengig av at de som har kompetansen til å logge seg på, gjør dette arbeidet «manuelt». Det tar tid. Det finnes ikke et fylkeskommunalt handlingssett ved hendelser av særlig alvorlig karakter (Bruk av våpen, bomber etc...). Det er ikke gjennomført opplæring av ledere i håndtering av særlig alvorlige kriser slik at de er forberedt om noe skulle hende. Det finnes ikke varslingsmulighet til den enkelte elev og lærer via elektroniske hjelpemidler, kun ved bruk av fysisk varsling eller brannalarm. Typeeksemplene over viser de utfordringene som er knyttet til de nyeste og mest moderne skolebyggene vi har. Hedmark fylkeskommune har i tillegg 12 andre skoler som alle har sine spesielle utfordringer både bygningsmessig og når det gjelder kommunikasjon og beliggenhet. Alt dette må det tas hensyn til ved akutte krisesituasjoner. I denne saken er det kun vurdert ulike varslingssystemer som kan brukes til effektiv kommunikasjon i en akutt situasjon. Fylkesrådet mener at det også må ses på evt. nødvendige fysiske sikkerhetstiltak i hele bygningsmassen, som f. eks. muligheter for å låse skolen raskt.

34 Sak 102/13 De videregående skolene i Hedmark bør ha et felles system for varsling ved akutte, farlige hendelser i skolen. Det må finnes et skoleinternt varslingssystem. Dette må suppleres med et system som også kan nå de som ikke er i bygningene når hendelsen skjer. I samarbeid med beredskapsansvarlige myndigheter mener fylkesrådet at det må utarbeides overordnede felles prosedyrer for bruk av systemene i varslingsøyemed. Fylkesrådet finner det vanskeligere å utarbeide felles planer for evakuering av bygninger mm, da skolene er svært ulike både bygningsmessig og i forhold til lokalisering. Forebyggende, miljøskapende tiltak: Forebyggende tiltak i skolene som bidrar til å hindre at farlige situasjoner oppstår, ses på som stadig viktigere fra nasjonale myndigheter. Ofte er en gjerningsperson knyttet til, eller har vært knyttet til skolen. Et tiltak kan være at det finnes voksenpersoner i skolen som har som oppgave å bli kjent med og følge opp elever som har utfordringer på skolen eller med venner, både i klassen og ellers. Disse voksenpersonene skal bistå der de får tips, eller der de selv ser elever som faller utenfor i ulike situasjoner. Det betyr at de må være i de fellesområdene der elevene er i friminutt og fritimer, og samarbeide nært med lærerne for å fange opp de som ikke møter opp til timene. Observasjon, samtale og praktisk handling bør være arbeidsformen. De bør også bidra til at elevene opplever skolen som positiv. Miljøarbeiderne bør være av ulik etnisitet, spesielt ved skoler der elevene har ulik etnisk bakgrunn. Et annet tiltak kan være at de videregående skolene er mer aktive i lokalmiljøene, og brukes mer i lokalt miljøskapende arbeid. Hvordan og hva innholdet i et slikt samarbeid kan være, vil en kunne utarbeide sammen med andre aktører i lokalmiljøet, med elevrådet ved skolen og med kommunen. Tiltakene over er to av en rekke miljøskapende tiltak som kan forebygge at hendelser av alvorlig og akutt karakter oppstår. Alternative løsninger for varsling Det er i hovedsak to prinsipper for varsling: 1. Varsling via elektroniske medier, eksempelvis SMS og epost. Vi har her sett på systemer som baserer seg på SMS-kommunikasjon. 2. Talevarsling, enten med forhåndsinnspilte meldinger eller med mulighet for direkte talekommunikasjon. SMS-kommunikasjon Det er flere fylkeskommuner og skoler som har knyttet seg til et SMS-system som skaper enkel kommunikasjon mellom skole, elev og foresatte. Det brukes bl.a. i skolenes arbeid med å redusere fraværet.

35 Sak 102/13 Jønsberg, Elverum, og Sentrum videregående skoler er i dag tilknyttet systemet Mobilskole. Hamar katedralskole har vært i prosess om kjøp av et slikt system, men har foreløpig avbrutt denne fordi denne saken kom opp. Systemet brukes i første rekke til kommunikasjon mellom elev, foresatt og skole i forbindelse med fraværsoppfølging og mellom grupper av elever og skolen i forbindelse med endringer som kan skje i løpet av skoledagen. Systemet kan også brukes i forbindelse med varsling (beredskap). Et SMS-system er ikke et fullverdig varslingssystem ved farlige, akutte hendelser, men det har den fordel at det også vil nå elever som er på vei til skolen. Det vil ikke et internt varslingssystem gjøre. Siden systemet er avhengig av at skolen til enhver tid har korrekte opplysninger om elevenes og foresattes mobilnummer og andre personalia, bør systemet kunne kobles mot SATS. Et varslingssystem basert på bruk av SMS kan by på utfordringer i forhold til skolereglementet som begrenser bruken av mobiltelefon. Talevarsling Enveissystem Kan ved hjelp av et kodeord eller annen tydelig beskjed få varslet de som befinner seg i skolen om en akutt, farlig hendelse. Det forutsettes at alle vet hvordan de skal forholde seg om en slik situasjon oppstår. Skolen kan ha en ferdig innspilt melding som sendes ut ved å trykke på en knapp. Da vil man sikre seg i forhold til å måtte huske en kode i en presset og farlig situasjon. Ulempen med systemet er at elever og ansatte som er på vei til skolen ikke vil kunne varsles, slik at de risikerer å havne midt i en vanskelig og farlig situasjon. Systemet er sikkert, og det gir mulighet til å gi rask varsling til alle på skolen. Vi har her sett på to systemer: Telefoniløsning via eksisterende datakabling og IP-telefoni som tilknyttes et høyttalersystem. Trådbaserte talevarslingssystemer, enten kombinert med brannalarmanlegg eller som rene callinganlegg. Telefoniløsning Løsningen baserer seg på høyttalere som er koblet mot fylkeskommunens sentrale telefonløsning via datanettverket (IP-telefoni). I sin enkleste form fungerer dette ved at man ringer et bestemt telefonnummer for å kringkaste en talebeskjed på skolen. Det må legges begrensninger på hvilke telefoner som kan ringe inn slike beskjeder. Løsningen er mulig å utvide med funksjonalitet som for eksempel forhåndsinnspilte meldinger og soneinndeling. Løsningen benytter eksisterende datalinjer/infrastruktur, noe som både er en fordel og en risikofaktor.