INNKJØP OG ANSKAFFELSER Fredrikstad kommune

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "INNKJØP OG ANSKAFFELSER Fredrikstad kommune"

Transkript

1 INNKJØP OG ANSKAFFELSER Fredrikstad kommune Delrapport nr. 4: Oppsummering Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 11. oktober 2011

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 BAKGRUNN DELRAPPORT NR. 1: SYSTEMER FOR Å SIKRE REGELETTERLEVELSE Vurderinger knyttet til delrapport nr DELRAPPORT NR. 2: REGELETTERLEVELSE I PRAKSIS Vurderinger knyttet til delrapport nr DELRAPPORT NR. 3: OPPFØLGING OG BRUK AV RAMMEAVTALER Vurderinger knyttet til delrapport nr RAPPORT FRA G PARTNER KONKLUSJONER/ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTARER østfold kommunerevisjon iks 2

3 1 BAKGRUNN I overordnet analyse av Fredrikstad kommune gjennomført høsten 2009, ble kommunens praksis knyttet til innkjøp og anskaffelser definert som et risikoområde hvor konsekvensene kunne være vesentlige. Bakgrunnen for konklusjonen var tidligere revisjoner, informasjon fra administrasjonen og henvendelser til kontrollutvalget. I kommunestyresak PS 45/10 ble Plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kommunestyret etter innstilling fra kontrollutvalget, og i henhold til denne skulle en gjennomgang av innkjøpssystemer i hele kommunen ha prioritet. I planen heter det: I prosjektet skal det fokuseres på: Oppfølging av anbefalinger i tidligere rapporter Kjøp av konsulenttjenester Inngåelse og oppfølging av rammeavtaler Arkivsystemer, dokumentasjon og etterprøvbarhet i forbindelse med anskaffelser og innkjøp Forholdet mellom linje og stab knyttet til anskaffelser og innkjøp Plan for prosjektet ble fremmet i kontrollutvalgsmøte den 14. juni På grunn av prosjektets omfang og kompleksitet var det vår oppfatning at det ville være hensiktsmessig å dele opp prosjektet i tre delrapporter, samt en konklusjons-/ oppsummeringsrapport. I tillegg ble det foreslått følgende avgrensninger: Revisjonen avgrenses mot saker som er behandlet i KOFA Revisjonen avgrenses til innkjøp og anskaffelser som er knyttet til kommunens ordinære drift. Det vil ikke blir revidert i forhold til investeringsprosjekter. Revisjonen vil primært ha en kvantitativ tilnærming og hovedsakelig knytte seg til de formelle sidene ved innkjøps- og anskaffelsesprosessene. Under behandlingen kom det en rekke innspill fra kontrollutvalgets medlemmer, herunder: Avrop/ estimatoversikt. Kontrollutvalget ønsket at revisjonen skulle utarbeide en oversikt over forventet innkjøp sammenholdt med reelle avrop på kommunens rammeavtaler, og bruke denne i det videre revisjonsarbeidet. Avgrensing av prosjektet. Revisjonen ble gjort oppmerksom på at kommunen benytter ordinære rammeavtaler også ved investeringsprosjekter. Vurdering av de enkelte rammeavtaler. Kontrollutvalget ønsket at revisjonen også burde undersøke kommunens vurderinger knyttet til omfanget på rammeavtalene, jfr. innkjøpstrateginotatet om parallelle avtaler. Særskilte forhold/ funn. Dersom det under revisjonen skulle dukke opp forhold som avdekket behov for nærmere undersøkelser, var det enighet om at slike funn kunne løftes ut av prosjektet og eventuelt behandles som egne saker dersom kontrollutvalget fant det påkrevet. Rapportering. Kontrollutvalget ønsket at revisjonen skulle rapportere på medgått tid etter hver delrapport, samt at det skulle opprettholdes god dialog med sekretariatet underveis om ressursbruk og andre forhold. Rapportene skulle løpende fremmes for kontrollutvalget og det ble avsatt 650 timer til prosjektet. Prosjektplanen ble vedtatt av kontrollutvalget slik den ble fremmet, jfr. PS 10/35, men med de innspill som fremgår ovenfor. østfold kommunerevisjon iks 3

4 Denne rapporten er en oppsummering av de tre foregående rapportene. For å oppnå god leservennlighet og for at hovedkonklusjonen skal kunne leses uavhengig av de foregående rapportene, gis det en kort oppsummering av problemstillinger, revisjonskriterier, metodikk og vurderinger knyttet til de ulike rapportene i kapittel én, to og tre. Faktadelen av rapportene er utelatt. For utfyllende informasjon om disse temaene vises det til de opprinnelige rapportene. I kapittel fire redegjøres det for bakgrunnen til Advokatfirmaet G-Partner AS rapport om to rammeavtaler, samt de generelle anbefalingene advokatfirmaet kommer med. Dette i henhold til vedtak gjort av kontrollutvalget i Fredrikstad. Også her vises det til den opprinnelige rapporten for en fullstendig redegjørelse. Kapittel fem redegjør for vår hovedkonklusjon, samt anbefalinger. Konklusjonen og anbefalingene baseres på samtlige tidligere rapporter, inkludert advokatfirmaets. Også dette i henhold til kontrollutvalgets vedtak. Kapittel seks gjengir rådmannens ulike høringsuttalelser, herunder til oppsummeringsrapporten. I forbindelse med utarbeidelsen av denne rapporten, har revisjonen gjennomført gruppeintervju med innkjøpsjef og en ansatt i innkjøpsavdelingen. østfold kommunerevisjon iks 4

5 2 DELRAPPORT NR. 1: SYSTEMER FOR Å SIKRE REGELETTERLEVELSE Delrapport nr. 1 ble behandlet i kontrollutvalget 8. desember 2010, sak PS 10/60, og tok for seg følgende problemstilling: Har Fredrikstad kommune etablert og implementert et system for internkontroll i forhold til innkjøp og anskaffelser? Denne delen av revisjonen ble avgrenset til systemnivå, hvor test av systemet skulle gjøres i revisjonens del to og tre. Revisjonskriteriene ble utledet på grunnlag av Lov om kommuner og fylkeskommuner, Intern kontroll, et integrert rammeverk (COSO-rapporten oktober 1996) og kommunens retningslinjer. Fakta ble innhentet gjennom dokumentanalyse, intervjuer og to spørreundersøkelser. Undersøkelsen ble strukturert omkring fem kjerneområder; i COSO omtalt som fem innbyrdes sammenhengende komponenter. Disse områdene er Kontrollmiljø, Risikovurdering, Kontrollaktiviteter, Informasjon og kommunikasjon og Oppfølging. Det er ikke relevant om kommunen kjenner til modellen eller har strukturert sin internkontroll i tråd med denne. Vårt fokus var om kommunen hadde etablert aktiviteter som kunne innpasses i de ulike komponentene og som samlet kunne sies og utgjøre forsvarlig internkontroll. Dokumentanalyse ble gjennomført av sentrale reglementer og rutiner i kommunen med relevans for innkjøp og anskaffelser, eksempelvis delegeringsreglement, administrative fullmakter, personalreglement, innkjøpsstrategi og innkjøpsreglement. Formålet var blant annet å se om disse dokumentene sikret ubrutte delegeringslinjer, om ansvar og myndighet var klart definert og om kontrollperspektivet var tilstrekkelig ivaretatt. Det ble gjennomført intervjuer med samtlige i innkjøpsavdelingen. Formålet med intervjuene var blant annet å undersøke hvordan innkjøpsavdelingen oppfattet kommunens styringsdokumenter, hvordan de oppfattet sin egen rolle i kommunens innkjøpspraksis, samt på hvilke områder innkjøpsavdelingen mente kommunen kunne ha utfordringer. I etterkant av hvert intervju ble det utarbeidet referat, som så ble verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Informasjonen som fremkom i intervjuene er delvis blitt benyttet som selvstendige fakta i revisjonen, og delvis som grunnlag for utarbeidelsen av spørreundersøkelsene omtalt nedenfor. Spørreundersøkelse ble rettet mot alle som har tilgang til kommunens e-handelssystem. Bakgrunnen for utvalget var informasjon fra innkjøpsavdelingen om at de som hadde myndighet til å gjennomføre innkjøp, også hadde tilgang til dette systemet. Undersøkelsen ble utarbeidet av revisjonen og kvalitetssikret av statistikere hos Questback. Vi fikk også tilbakemelding fra kommunens informasjonsavdeling om enkelte mulige feilkilder, som ble lagt til grunn når dataene ble analysert. Undersøkelsen testet respondentenes subjektive oppfatning. De ble bedt om å ta stilling til ulike påstander knyttet til egne kunnskaper, egen praksis og egne holdninger i forhold til innkjøp og anskaffelser, ved å gradere svarene på en sekspunktsskala fra helt uenig eller sjelden til helt enig eller ofte. Etter revisjonens oppfatning var undersøkelsen egnet til å østfold kommunerevisjon iks 5

6 kunne si noe om systemet og bruken av dette på et overordnet nivå. Resultatet utgjorde dessuten et viktig grunnlag for revisjonens videre arbeid med prosjektet. Spørreundersøkelsen gikk ut til 740 registrerte brukere. Ca. 200 av disse eksisterte ikke lenger i kommunens system. Av de øvrige 540 var det 204 brukere som besvarte undersøkelsen. Dette gav en svarprosent på ca. 38%. Av disse oppgav 154 respondenter at de foretok innkjøp. I utgangspunktet er dette normalt en for lav svarprosent til at det er faglig forsvarlig å trekke generelle slutninger. Når revisjonen likevel mener at resultatene er representative, bygger vi dette på at respondentene fordelte seg på alle seksjonene, men med hovedvekt på de seksjonene som står for størstedelen av kommunens løpende innkjøp. Samtidig var resultatene forholdsvis entydige. I følge innkjøpsavdelingen er dessuten brukerregisteret ikke vedlikeholdt, noe som medfører at flere av de gjenstående 540 sannsynligvis ikke har innkjøpsansvar, noe som reelt sett gir en høyere svarprosent. Det ble også gjennomført en mindre spørreundersøkelse rettet mot rådmannen og kommunalsjefene, hvor det ble bedt om svar på fem åpne spørsmål knyttet til risikovurdering, oppfatning av eget ansvar og oppfølging av delegert myndighet. Rådmannen og to av kommunalsjefene besvarte henvendelsen. 2.1 Vurderinger knyttet til delrapport nr. 1 Kontrollmiljø Vår oppfatning er at Fredrikstad kommune har et tilfredsstillende kontrollmiljø i forhold til innkjøp og anskaffelser. Vi bygger denne konklusjonen på flere forhold. Kommunen preges av en klar ledelsesfilosofi. De verdier og holdninger som skal ligge til grunn for utøvelse av ledelse i kommunen fremtrer tydelig i kommunens styringsdokumenter. Organisasjonsstrukturen og ansvarsfordelingen i kommunen er klart definert og kommuniseres gjennom de ulike reglementene og fullmaktene. Dette gjelder både forholdet mellom rådmannen og politikerne, mellom rådmannen og kommunalsjefene og videre nedover i organisasjonen. Vi vil også fremheve at innkjøpsreglementet fastsetter en særskilt ansvarsfordeling i forhold til innkjøp og anskaffelser, som synes hensiktsmessig både funksjons- og kompetansemessig. Også kommunens økonomireglement har retningslinjer som fastsetter en klar ansvarsfordeling i forhold til fakturakontroll og betaling, hvor prinsippet om dobbelt godkjenning ligger til grunn. Spørreundersøkelsen viser at respondentene har en oppfatning av ansvarsfordelingen som samsvarer med de ulike reglementene. Det er tilfredsstillende at kommunen har etiske retningslinjer. Disse fremstår som klare og tydelige, og vi vil særlig fremheve hvordan disse er gjort til en integrert del av innkjøpsreglementet. Det må også fremheves i positiv retning at plikten til å gjøre seg kjent med de etiske retningslinjene er utformet som en egen bestemmelse i innkjøpsreglementet. Funnene fra undersøkelsen tyder dessuten på at retningslinjene er godt innarbeidet i organisasjonen. Kommunen synes også å ha et gjennomtenkt forhold til kompetanse, både med hensyn på behov og i forhold til utvikling. Det er tilfredsstillende at kompetanseplanen fremhever den enkelte arbeidstakers ansvar for å holde seg faglig oppdatert innenfor sitt arbeidsfelt. Tilbakemeldinger i intervju og respondentenes svar i spørreundersøkelsen viser at både innkjøpsavdelingen og kommunen samlet, mener at egen kompetanse og kunnskapsnivå i østfold kommunerevisjon iks 6

7 forhold til innkjøp og anskaffelser er tilfredsstillende. Oppfatningen støttes av de holdninger respondentene gir uttrykk for i spørreundersøkelsen. Likevel er det to forhold revisjonen ønsker å bemerke. En vesentlig andel av respondentene svarer at myndigheten til å foreta innkjøp ikke er skriftlig delegert. Dette, i kombinasjon med at administrative fullmakter og økonomihåndboken ikke er oppdatert i forhold til ny organisasjonsmodell, mener vi skaper en usikkerhet i forhold til hva og hvordan myndighet reelt sett er delegert pr. dato. Innkjøpsavdelingen gir dessuten uttrykk for manglende ressurser i forhold til de krav og forventninger som påhviler avdelingen, herunder leverandøroppfølging. Det tilligger ikke revisjonens mandat å ta stilling til hvordan ressursene fordeles internt i kommunen, men som systemeier vil manglende ressurser i innkjøpsavdelingen kunne få alvorlige konsekvenser for kommunen. Revisjonen vil særlig trekke frem svekket handlingskompetanse og risiko for store kostnader som følge av feil i anskaffelsesprosesser. Risikovurderinger Revisjonen finner det tilfredsstillende at kommunen gjennom innkjøpsstrategien har identifisert risikoområder som kan bidra til at kommunens fastsatte mål for innkjøpsområdet ikke nås, herunder avdekket omfattende kjøp av eksempelvis konsulenttjenester uten rammeavtale. Likeså er det tilfredsstillende at kommunen har iverksatt, eller jobber med å iverksette, tiltak for å møte disse utfordringene. Samtidig har vi gjennom intervjuer avdekket andre risikoer som ikke synes å bli tatt hensyn til fullt ut i kommunens styringsdokumenter, eksempelvis manglende rapportering på behov fra virksomhetene og høy andel enkeltanskaffelser i tilknytning til teknisk drift uten at innkjøpsavdelingen deltar i prosessene. Revisjonen har ikke funnet, verken gjennom dokumentanalyse eller intervjuer, at andre former for risiko omtales eksplisitt. Eksempler på slike risikoer kan være mislighetsrisiko, risiko for korrupsjon eller generell manglende etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Likevel er vi av den oppfatning at disse risikoene i høy grad håndteres gjennom de kontrolltiltak som er iverksatt. Kontrolltiltak Revisjonen finner det tilfredsstillende at kommunen har iverksatt flere kontrolltiltak som fremstår som egnet i forhold til å håndtere risiko. Revisjonen vil særlig fremheve innkjøpsreglementet med tilhørende prosessbeskrivelser og flytskjemaet, som klart og tydelig angir hvilke valg brukeren skal ta. Etter vår oppfatning viser spørreundersøkelsen at kommunens ulike kontrolltiltak er innarbeidet i organisasjonen. De aller fleste av respondentene oppgir å kjenne til både eksistensen og innholdet av tiltakene. Dette fremgår blant annet eksplisitt når det gjelder innkjøpsreglementet, kommunens rammeavtaler og ehandel-systemet, og implisitt når det gjelder økonomihåndbokens retningslinjer om attestasjon og anvisning. Samtidig er det enkelte forhold revisjonen vil bemerke. For det første synes det å være en svakhet i innkjøpsreglementets ansvarsfordeling i forhold til når innkjøpsavdelingen skal inkluderes, når denne uttrykker usikkerhet i forhold til om anskaffelser følger regelverket når avdelingen ikke konsulteres. Dette representerer en risiko som ikke ivaretas av kontrolltiltak. østfold kommunerevisjon iks 7

8 Videre mener vi det er en svakhet når rammeavtaleoversikten i hovedsak bare viser til leverandør, produktbeskrivelse og kontaktperson. I henhold til attestasjonsreglementet skal den som attesterer kontrollere at faktura samsvarer med rammeavtalens betingelser, men revisjonen kan ikke se hvordan dette ansvaret kan ivaretas uten at innkjøpsavdelingen kontaktes i hvert enkelt tilfelle. Revisjonen mener videre at det er en svakhet i kontrollaktiviteten når ehandel-systemet ikke implementeres raskere. Slik innkjøpsavdelingen beskriver systemet og de fordeler dette medfører for kommunen, vil systemet medføre større sikkerhet for at innkjøp foretas i tråd med kommunens avtaler, samtidig som kommunen til enhver tid vil ha tilgang på relevante styringsdata i forhold til innkjøp og anskaffelser. Kommunen har dessuten investert store ressurser i systemet, slik at høyere grad av implementering også vil medføre bedre ressursutnyttelse. Med utgangspunkt i at innkjøpsavdelingen arbeider med kontrakter som ofte har høy verdi, og således medfører en stor risiko for kommunen dersom noe skulle gå galt i prosessen, stiller revisjonen også spørsmålstegn ved om det burde vært etablert særskilte formaliserte kontrolltiltak internt på avdelingen. Slike kontrolltiltak vil etter revisjonens oppfatning kunne bidra til å redusere denne risikoen. Informasjon og kommunikasjon Revisjonen finner kommunens informasjons- og kommunikasjonsutveksling i forhold til innkjøp som tilfredsstillende. Vi vil særlig fremheve Frekit, som synes å fungere som et effektivt knutepunkt. Spørreundersøkelsen viser dessuten at innkjøpsavdelingens praksis med å bruke Frekit er godt kjent i organisasjonen, samt at oppfatningen av innkjøpsavdelingen generelt synes å være positiv. Spørreundersøkelsen viser videre at kommunens ulike reglementer og rutiner samlet sett synes å være godt innarbeidet i organisasjonen, og at de ulike respondentene har en klar oppfatning av egen rolle og eget ansvar. Det er også positivt at det er etablert systemer og formelle arenaer for informasjonsutveksling, herunder faste virksomhetsledermøter. Vi vil imidlertid bemerke at kommunens rutine for varsling av kritikkverdige forhold er vanskelig å finne. Etter revisjonens oppfatning er dette særlig uheldig i forhold til innkjøp og anskaffelser, fordi det på dette området er en høy iboende risiko for ulike forhold som omfattes av varslingsretten. Oppfølging Revisjonen finner det tilfredsstillende at det er etablert aktiviteter for oppfølging, både i forhold til selve innkjøpssystemet og i forhold til implementering og etterlevelse av regelverket. Samtidig vil vi bemerke at kommunen ikke har etablert noen fast praksis for frittstående evalueringer av de ulike elementene i innkjøpssystemet. Slike evalueringer er etter vår oppfatning viktig for vedlikehold og utvikling av internkontrollsystemet i forhold til innkjøp og anskaffelser, samtidig som det bidrar til systematisk læring i organisasjonen. østfold kommunerevisjon iks 8

9 3 DELRAPPORT NR. 2: REGELETTERLEVELSE I PRAKSIS Delrapport nr. 2 ble behandlet i kontrollutvalget 22. mars 2011, sak PS 11/15, og tok for seg følgende problemstilling: I hvilken grad etterleves lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunes interne rutiner og reglementer i praksis? Denne delen av revisjonen hadde som formål å undersøke kommunens praksis i forhold til enkeltanskaffelser, og ble avgrenset mot saker som var blitt behandlet i KOFA eller av andre eksterne aktører. Revisjonskriteriene ble utledet på grunnlag av Lov om offentlige anskaffelser (Lov ), anskaffelsesforskriften (FOR ), veileder til reglene om offentlige anskaffelser, utgitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet, november 2006, samt kommunens innkjøpsreglement, revidert Det vises til den opprinnelige rapporten for en nærmere utledning av kriteriene. Fakta ble innhentet ved undersøkelse av praksis, samtidig som elementer fra den tidligere spørreundersøkelsen ble referert. Revisjonen ble strukturert omkring Anskaffelsesverdi, Anskaffelsesprosedyre, Kunngjøring og konkurransegrunnlag, Tilbudsåpning, Formelle krav til valgt leverandør, Tildelingskriterier og tildeling, Avslutning av konkurransen og Etterprøvbarhet. Gjennomgangen ble begrenset til den dokumentasjonen kommunen gjorde tilgjengelig for revisjonen vedrørende den aktuelle anskaffelsen. Undersøkelsen ble gjennomført ved en kvantitativ tilnærming og knyttet seg hovedsakelig til de formelle sidene ved anskaffelsesprosessen. Det ble kun undersøkt anskaffelser gjennomført av Innkjøpsavdelingen og Regulering og teknisk drift, da det i hovedsak er disse som foretar enkeltanskaffelser. Revisjonen omfattet 44 anskaffelser. Utplukket ble gjort av revisjonen med utgangspunkt i kommunens rammeavtaleoversikt, tall fra investeringsregnskapet og utlysninger på Doffin. De undersøkte anskaffelsene ble i hovedsak gjennomført i 2009 og Basert på erfaringer fra tilsvarende undersøkelser i andre kommuner, var det revisjonens oppfatning at antallet gjennomgåtte saker gav et tilfredsstillende grunnlag for å si noe om kvaliteten på kommunens innkjøpspraksis innefor de aktuelle seksjonene. 3.1 Vurderinger knyttet til delrapport nr. 2 Formålet med beregning av anskaffelsesverdi er å kunne fastslå hvilke deler av regelverket som skal legges til grunn for den aktuelle anskaffelsen. Dette innebærer at verdiberegning først og fremst blir relevant når det er tvil om anskaffelsens verdi, eller når denne balanserer omkring EØS-terskel. Vår gjennomgang viser at slik beregning ikke gjøres i alle saker, samtidig som kommunen har lagt riktig regelverk til grunn i samtlige gjennomgåtte saker. Vi finner således kommunens praksis som tilfredsstillende. Revisjonen finner at kommunens valg av anskaffelsesprosedyre er i tråd med regelverket for samtlige gjennomgåtte saker. Ansvarsfordelingen er i hovedsak i tråd med innkjøpsreglementet, men i en sak er det brudd på reglementets bestemmelse om at anskaffelser over EØS-terskelverdi skal foretas i samråd med innkjøpsavdelingen. østfold kommunerevisjon iks 9

10 Alle anskaffelser er kunngjort i tråd med regelverk og revisjonen har ikke funnet noen eksempler på direkte anskaffelser. Vi finner også at konkurransegrunnlagene er i tråd med regelverket. De er i de fleste tilfeller omfattende og samtlige inneholder alle nødvendige detaljer for å kunne ta stilling til anskaffelsens art og selve prosessen. Kommunens praksis i forhold til tilbudsåpning er tilfredsstillende i forhold til regelverket i alle gjennomgåtte saker. Revisjonen finner også kommunens praksis med hensyn til dokumentasjon av formelle krav til leverandørene som tilfredsstillende. Vi registrerer at kommunen i en sak har unnlatt å avvise en leverandør som skulle vært avvist i henhold til regelverket. Samtidig viser praksis i flere andre saker at man har et bevisst forhold til bestemmelsene i regelverket. Kommunen legger også til grunn en tilfredsstillende praksis med oppfølging av egne fastsatte krav til leverandørene. Dette bidrar til å underbygge det grunnleggende prinsippet om forutberegnelighet i anskaffelsesprosessen. Revisjonen finner kommunens praksis med tildeling på grunnlag av laveste pris som tilfredsstillende. Samtidig er det vår oppfatning at praksisen knyttet til tildeling på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, ikke er i tråd med regelverket i alle saker. Revisjonen er inneforstått med at kommunen ikke må vekte eller prioritere kriteriene i forkant av konkurransen under regelverkets del II, men dersom de grunnleggende kravene om forutberegnelighet og etterprøvbarhet skal kunne ivaretas, må dette senest gjøres under evalueringen. I flere av sakene revisjonen har undersøkt, er det vanskelig å etterprøve de valgene kommunen har gjort. Revisjonen finner at det er svakheter i kommunens praksis i forhold til avslutning av konkurransen. Majoriteten av meddelelsene om tildelingsbeslutning er tilfredsstillende i forhold til regelverket, men i flere av sakene mangler meddelelsene begrunnelse for kommunens valg, og i tre saker er anbyderne ikke informert om kommunens beslutning. Revisjonen finner også at det er svakheter knyttet til etterprøvbarheten i forhold til undersøkte anskaffelser. I positiv retning vil vi trekke frem at det foreligger fullstendig anskaffelsesprotokoll i nær sagt samtlige saker revisjonen har undersøkt. Likevel fører svakhetene påpekt i forbindelse med tildelingskriterier og tildeling, samt meddelelse av tildelingsbeslutning, til redusert etterprøvbarhet. østfold kommunerevisjon iks 10

11 4 DELRAPPORT NR. 3: OPPFØLGING OG BRUK AV RAMMEAVTALER Delrapport nr. 3 ble behandlet i kontrollutvalget 1. juni 2011, sak PS 11/31, og tok for seg følgende problemstilling: I hvilken grad er bruk av rammeavtaler i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens egne retningslinjer Denne delen av revisjonen hadde som formål å teste kommunens praksis knyttet til rammeavtaler. Hovedproblemstillingen ble operasjonalisert i følgende delproblemstillinger: 1. Hva viser kommunens rammeavtaleoversikt? 2. Hvordan fanger innkjøpsavdelingen opp behov for endringer i rammeavtalene? 3. Hvordan utøves det kontroll med at løpende innkjøp gjøres i henhold til inngåtte rammeavtaler? 4. Hvordan sikres det at kommunen faktureres i tråd med betingelsene i rammeavtalen? 5. Er virksomhetene lojale mot inngåtte rammeavtaler? Også i denne delen av revisjonen ble revisjonskriteriene utledet på grunnlag av Lov om offentlige anskaffelser (Lov ), anskaffelsesforskriften (FOR ), veileder til reglene om offentlige anskaffelser, utgitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet, november 2006, samt kommunens innkjøpsreglement, revidert Det vises også her til den opprinnelige rapporten for en nærmere utledning av kriteriene. Fakta ble innehentet gjennom dokumentanalyse, intervju og reskontroanalyse. I tillegg ble det benyttet fakta som var innhentet gjennom spørreundersøkelse og intervju med innkjøpsavdelingen i forbindelse med del én av revisjonen. Dokumentanalyse ble gjennomført for ulike konkurransedokumenter og rammeavtaler, samt deler av innkjøpsreglementet og økonomihåndboken. Revisjonen gjennomførte sju intervjuer: to vanlige intervjuer og fem gruppeintervjuer. Intervjuobjektene representerte hver sin virksomhet. Virksomhetsleder deltok i samtlige intervjuer. Gruppeintervjuene inkluderte to til tre personer, hvor alle hadde sentrale roller i innkjøpsarbeidet. I etterkant av hvert intervju ble det utarbeidet referat, som ble er verifisert av informanten(e). Når det nedenfor vises til virksomhetslederne, siktes det til gruppen av de personer som revisjonen har intervjuet. Det ble også gjennomført analyse av leverandørreskontroer for 2009 og 2010, herunder totalt for kommunen og avgrenset for utvalgte virksomheter. Bakgrunnen for utvalget var informasjon som fremkom i intervjuene. Funnene ble sammenstilt med kommunens rammeavtaler for de aktuelle områdene. Kommunens økonomisystem har noen begrensninger i forhold til tallenes nøyaktighet, men det er revisjonens oppfatning at resultatene av analysen er troverdige og gir uttrykk for faktiske forhold. østfold kommunerevisjon iks 11

12 4.1 Vurderinger knyttet til delrapport nr. 3 Revisjonen har funnet at kommunens rammeavtaleoversikt er lett tilgjengelig for de som skal bruke avtalene, og våre funn viser at samtlige vet hvor de finner den. Det er positivt at oversikten også inneholder informasjon om formålet med rammeavtaler og viktigheten av lojalitet. Det er også positivt at kommunen har fulgt opp egne analyser og etablert/ er i ferd med å etablere avtaler på områder hvor kommunen tidligere har hatt hull og hvor det har forekommet alvorlige brudd på regelverket, jfr. KOFA saker nr. 2010/105, 2010/269 og 2010/270 vedrørende Fredrikstad kommune. Etter revisjonens oppfatning synes inngåtte rammeavtaler å dekke de vesentligste områder for kommunens samlede virksomhet. Vi bygger denne oppfatningen på resultatet av spørreundersøkelsen, informasjon som har fremkommet i intervjuer, samt at rammeavtalene synes å dekke en vesentlig del av artene i driftsregnskapet. Samtidig er det ikke tilfredsstillende at kommunen fortsetter å bruke utløpte rammeavtaler frem til nye er etablert, eller at avtaler blir videreført uten konkurranseutsetting. Med utgangspunkt i revisjonskriteriene, er det vår oppfatning at bruk av disse rammeavtalene kan representere direkteanskaffelser som ikke er i tråd med regelverket. Revisjonen har funnet at det er etablert tiltak som kan sikre at behov for endring i eksisterende rammeavtaler oppdages. Det vises her til praksisen med brukergrupper og prosessbeskrivelsens angivelse av hvordan forventet innkjøp skal beregnes. Revisjonen finner således forholdet som tilfredsstillende. Når det gjelder spørsmålet om det er etablert kontrolltiltak i forhold til at løpende innkjøp gjøres i henhold til inngåtte rammeavtaler, så finner revisjonen det tilfredsstillende at innkjøpsreglementet pålegger virksomhetene å rekvirere i henhold til avtalene. Det er imidlertid ikke tilfredsstillende at kommunen ikke har etablert formelle tiltak som kontrollerer om rammeavtalene faktisk brukes. Uttalelser fra intervjuobjektene og avdekket innkjøpspraksis innenfor skolesektoren viser at dette heller ikke synes å ha noe særskilt fokus på kommunalsjefnivå. En vesentlig andel av respondentene i undersøkelsen oppfatter dessuten at dette ansvaret ligger hos innkjøpsavdelingen. Revisjonen har videre funnet at det er etablert tiltak gjennom bestemmelsene om attestasjon og anvisning, som skal sikre at kommunen faktureres i tråd med betingelsene i rammeavtalene. Dette synes å bli ivaretatt i forhold til kjøp via e-handelssystemet, men undersøkelsen viser samtidig at kontrolltiltaket ikke fungerer i forhold til avrop på manuelle rammeavtaler. Virksomhetene har verken forutsetninger eller ressurser til å kontrollere forholdet, samtidig som de tror dette blir ivaretatt av innkjøpsavdelingen. Innkjøpsavdelingen foretar på sin side bare sporadiske kontroller. I forhold til lojalitet overfor kommunens rammeavtaler, viser undersøkelsen at denne synes å variere med type kjøp og virksomhet. Spørreundersøkelsen og intervjuene viser at man i all hovedsak forsøker å bruke rammeavtaler der dette foreligger, men samtidig har revisjonen avdekket lekkasjer i forhold til matvareinnkjøp. Våre undersøkelser knyttet til skolesektoren viser at flere skoler i vesentlig grad benytter leverandører kommunen ikke har avtale med. Revisjonen har forståelse for at ikke alle behov kan dekkes fullt ut ved rammeavtaler, men vi mener at størstedelen av omsetningen bør være hos rammeavtaleleverandører. Slik vi tolker funnene, kan det synes som om enkelte virksomheter bevisst velger å ikke forholde seg til denne delen av innkjøpsreglementet. Det presiseres at undersøkelsen gjelder et avgrenset østfold kommunerevisjon iks 12

13 område og kun en type virksomheter. Dette gjør at det ikke kan generaliseres på grunnlag av funnene, men det er revisjonens oppfatning at kommunen bør gjennomføre nærmere undersøkelser om årsaken til situasjonen, samt om dette også kan gjelde andre rammeavtaleområder. Praksisen medfører dessuten andre utfordringer for kommunen, blant annet i forhold til kontroll med innkjøp på den enkelte virksomhet, redusert ressursutnyttelse ved at ansatte bruker unødig tid på innkjøp, samt mulig ansvar overfor rammeavtaleleverandører. østfold kommunerevisjon iks 13

14 5 RAPPORT FRA G PARTNER All informasjon som fremkommer under er hentet fra Advokatfirmets G-Parter AS rapport utarbeidet på bestilling fra kontrollutvalget i Fredrikstad kommune. 22. juni 2010 henvendte kontrollutvalget seg til Advokatfirmaet G-Partner AS (G-Partner) og inviterte til å inngi tilbud i en konkurranse om utredning og vurdering av to saker, en rammeavtale om vikartjenester og en rammeavtale om rørleveranser med mer. G-Partner ble tildelt oppdraget. Følgende skulle undersøkes: 1. Rammeavtale vikartjenester (Adecco) a. Lønnsforhold for pedagogisk personell: Er konkurransegrunnlagets beskrivelse av krav til avlønning av pedagogisk personell i henhold til forskrift om lønnsog arbeidsvilkår i offentlige kontrakter? b. Kommunens innkjøpsstrategi: Det er kommunens strategi å inngå parallelle avtaler med minikonkurranser på avtaleområdet, for å sikre konkurranseaspektet og endringer i markedet. Hvilke vurderinger bør da ligge til grunn når man velger å ikke inngå parallelle avtaler, og hvordan bør dette dokumenteres? c. Ressursbruk: Revisjonen har brukt ca. 200 timer på denne saken. Synes ressursbruken rimelig i forhold til hvordan saken er belyst? 2. Rammeavtale rør (Brødrene Dahl) a. Var kommunens beslutning om å la Brødrene Dahl administrere anbudsprosessen og leveransene (grossistfaktureringen) knyttet til ringledningen, i tråd med lov om offentlige anskaffelser og i samsvar med god innkjøpspraksis? b. Hvis nei på 2 a.: Har kommunen sikret seg for fremtiden ved å ta de rette grepene i strategidokument, innkjøpsreglement, gjeldende avtale, for å hindre at slike anbudsprosesser blir gjentatt? c. Var kontrollutvalgets vedtak (sak 08/60, ) tilfredsstillende sett fra et kontroll- og tilsynsperspektiv, eller burde kontrollutvalget gått videre med mer konkrete undersøkelser knyttet til avtalen med Brødrene Dahl? I så fall, hva burde man undersøkt? Hva kunne man oppnådd ved å gå videre? Problemstillingene ble underkastet en grundig vurdering, og rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 18. februar 2011, sak PS 11/10. I forhold til mandatet fant G-Partner at kommunen hadde opptrådt i tråd med anskaffelsesregleverket i begge saker. Advokatfirmaet hadde imidlertid noen generelle anbefalinger til Fredrikstad kommune, som var basert på erfaring fra tilsvarende saker og som ikke hadde direkte tilnytning til utredningsarbeidet som har vært gjennomført for kommunen. Anbefalingene springer ut av typiske årsaker til at offentlige oppdragsgivere bryter anskaffelsesregelverket og/ eller at innkjøp ikke gjøres på en forretningsmessig forsvarlig måte. Ansvar og roller Fordeling av roller må sikre at det skjer en reell kontroll. Fredrikstad kommune har organisert sin innkjøpspraksis på en slik måte at strukturen antas å gi gode resultater. Samtidig forutsetter strukturen lojalitet i forhold til inngåtte avtaler, og at det er god kommunikasjon mellom innkjøpsavdelingen og virksomhetene også i avtalens løpetid. Kommunens organisering kan også føre til usikkerhet om hvem som har ansvaret for ulike deler av østfold kommunerevisjon iks 14

15 innkjøps- og kontraktsoppfølgingsoppgavene, og i verste fall at ingen tar på seg dette ansvaret. Risikohåndtering Risikokartlegging knyttet til de utfordringer som følger av krav etter lov om offentlige anskaffelser kan øke kunnskapen om de utfordringer kommunen står overfor ved innkjøp foretatt av teknisk avdeling. Kartleggig av risikoene vil sannsynligvis øke bevisstheten om hvilke mottiltak som kan iverksettes for å redusere brudd på regelverket. G-Partner anbefaler kommunen å utvikle et system for risikohåndtering for innkjøp. Avvikshåndtering For å identifisere eventuelle avvik fra de lover og regler som gjelder for innkjøp i teknisk avdeling, kreves det at de som gjennomfører slike kontroller i linjen har god kunnskap om risikoer for slike regelbrudd. Samtidig kreves det god beskrivelse av hvilke krav som gjelder, og beskrivelse av ansvar og roller for de som håndterer slike oppgaver. Identifiserte avvik bør rapporteres til, og følges opp av leder. G-Partner anbefaler at kommunen iverksetter tiltak som er egnet til å identifisere avvik og følge opp slike innenfor de nevnte områder. Åpenhet om mulig inhabilitet Åpenhet omkring mulige relasjoner og tilknytningspunkter og dokumentasjon og skriftlighet omkring de vurderinger som er gjort av mulige inhabilitetsgrunner, beskytter kommunen mot saksbehandlingsfeil og mistanker om forskjellsbehandling. G-Partner anbefaler ledelsen i kommunen å diskutere om det bør gjennomføres tiltak som sikrer større grad av åpenhet. Eventuelle tiltak bør også sikre skriftlighet om hva som er innmeldt av potensielle habilitetskonflikter, og hvordan slike tilfeller er vurdert. Dokumentasjon og begrunnelse Dekkende dokumentasjon fra innkjøpene sikrer oversikt over innkjøpsprosessene og trygghet for at de riktige beslutningen tas underveis. Tilstrekkelig dokumentasjon medfører også at kommunen kan dokumentere at regelverket er fulgt hvis det skulle oppstå rettstvister i etterkant. G-Partner anbefaler at kommunen tilstreber gode og dekkende begrunnelser for de kontraktene som tildeles. Utfordringer ved kjøp fra grossist I slike avtaleforhold har kommunen sjelden tilgang til informasjon om den prisen grossistleddet betaler for produktene de selger videre. Bare ut i fra prisen på varen er det derfor vanskelig for kommunen å vite om fortjenesten grossistleddet har, er den avtalte. En avtale med en slik prisstruktur stiller store krav til innkjøper og forutsetter lojal etterlevelse fra leverandørens side. Av hensyn til kommunens innrettelse i fremtidige kontrakter bemerkes det at en slik prismekanisme bygger på to forutsetninger: - Leverandøren fremskaffer konkurransedyktige priser fra sine produsenter/ underleverandører. - Leverandøren beregner riktig påslag på sin innkjøpspris. Begge forutsetningene kan være problematiske å kontrollere, og en fullgod kontroll kan være svært ressurskrevende. For å kunne ha mulighet for etterlevelseskontroll bør kontrakter med slike prismekanismer inneholde en kontraktsfestet rett til innsyn hos leverandøren. østfold kommunerevisjon iks 15

16 Kontraktsforvaltning For å sikre en fornuftig og forsvarlig forvaltning av fellesskapets ressurser bør kommunen også opptre som en fornuftig markedsaktør etter at anskaffelsen er gjennomført, i selve kontraktsperioden. Kommunen bør benytte de virkemidler som foreligger for å få foroverlente leverandører som anstrenger seg for å gi kommunen best mulig leveranser og oppfylle sine kontraktsforpliktelser. Dette innebærer at kommunen må stille klare krav til leveransen, sørge for kontroll og oppfølging i kontraktsperioden, sørge for at avvik dokumenteres og påpekes og om eventuelle forsømmelser av kontraktsforpliktelser eller andre avvik skal sanksjoneres. østfold kommunerevisjon iks 16

17 6 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Revisjonen har i dette prosjektet gjennomført en fullstendig gjennomgang av Fredrikstad kommunes innkjøpspraksis, herunder system for internkontroll, praksis i forhold til enkeltanskaffelser og oppfølging og bruk av rammeavtaler. Vår konklusjon er at Fredrikstad kommune i all hovedsak har etablert og implementert et system for internkontroll i forhold til innkjøp og anskaffelser, som også gjenspeiles i kommunens samlede praksis. Kombinasjonen av en klar og tydelig organisasjonsstruktur og ansvarsfordeling, innkjøpsstrategien med tilhørende risikovurderinger, innkjøpsreglementet, økonomihåndboken og kommunens ulike kanaler for informasjon og kommunikasjon, samt ulike aktiviteter for oppfølging fra overordnet nivå, utgjør etter revisjonens oppfatning en reell ramme for internkontroll. Etter revisjonens oppfatning viser spørreundersøkelsen samlet sett, at de ulike elementene i internkontrollsystemet synes å være godt innarbeidet i organisasjonen, da flertallet av respondentene gir uttrykk for holdninger og praksis som samsvarer med administrasjonens føringer. Vår undersøkelse av praksis knyttet til enkeltanskaffelser viser at kommunen synes å ha et bevisst forhold til de bestemmelser anskaffelsesregelverket oppstiller. Vi har i vår gjennomgang ikke funnet eksempler på direkte anskaffelser eller andre grove overtredelser av regelverket. Vi gjør oppmerksom på at revisjonen gjennomførte en tilsvarende undersøkelse av praksis innenfor innkjøpsavdelingen, teknisk drift og Frevar 1 i 2008, hvor det ble avdekket alvorlige brudd. Nåværende gjennomgang viser således at det har skjedd klare forbedringer. Vi finner videre at flere forhold knyttet til oppfølging og bruk av rammeavtaler i kommunen også underbygger vår konklusjon. Kommunen har blant annet etablert avtaler som dekker de fleste arter og det er etablert ulike kontrolltiltak som skal sikre at endringsbehov fanges opp, at rammeavtaler etterleves og at kommunen faktureres i tråd med avtalen. Samtidig er det fire forhold revisjonen finner grunn til å kommentere nærmere, og som er bakgrunnen for at vi bruker begrepet i all hovedsak i konklusjonen. Under systemrevisjonen avdekket vi manglende risikovurderinger knyttet til at det foretas en høy andel enkeltanskaffelser i tilknytning til teknisk drift uten at innkjøpsavdelingen deltar i prosessen. Samtidig mente vi at innkjøpsreglementets ansvarsfordeling er uklart i forhold til når, eller om, innkjøpsavdelingen skal inkluderes ved slike anskaffelser. Etter vår oppfatning viser undersøkelsen av praksis at dette er et reelt problem. Enkeltanskaffelser foretatt av innkjøpsavdelingen hadde ingen mangler i forhold til revisjonskriteriene, i motsetning til anskaffelser foretatt av seksjon for regulering og teknisk drift. Her ble det avdekket forhold som reduserer etterprøvbarheten i enkelte saker. Dette går på manglende eller mangelfull meddelelse om tildelingsbeslutning og mangelfull vurdering i forhold til tildeling på grunnlag av økonomisk mest fordelaktig tilbud. Etter revisjonens 1 Revisjonen bemerker at FREVAR er en selvstendig juridisk enhet, og at kommunens administrasjon ikke har noen påvirkningsmulighet i forhold til regeletterlevelse etc. østfold kommunerevisjon iks 17

18 oppfatning gjør dette det vanskelig å oppnå en god forståelse av kommunens vurderinger og upartiskhet i alle saker, og stiller kommunen svakere i en eventuell tvist for KOFA. Isolert sett representerer noen av funnene også brudd på regelverket. Problemstillingen belyses også av G-Partner i sine generelle anbefalinger knyttet til risikohåndtering, avvikshåndtering, samt dokumentasjon og begrunnelse. Videre mente vi det var en svakhet i kontrollaktivitetene når pris- og leveringsbetingelsene i kommunens rammeavtaler ikke fremgikk av avtaleoversikten, da praksisen umuliggjør attestering i tråd med økonomihåndbokens bestemmelser slik den er pr. dags dato. Under kontrollen med etterlevelse av rammeavtaler ble dette avdekket som et reelt problem, samtidig som det fremgikk at virksomhetene heller ikke hadde ressurser eller forutsetninger for å ivareta ansvaret. Virksomhetene hadde dessuten en oppfatning om at innkjøpsavdelingen kontrollerte dette. Problemstillingen belyses også av G-Partner i sine generelle anbefalinger knyttet til ansvar og roller. Under kontrollen med etterlevelse av rammeavtaler oppgav samtlige respondenter at ehandelsystemet ble brukt i den grad det var mulig. Brukerne opplevde enkelte utfordringer knyttet til systemet, men samtlige oppfattet disse til å være minimale i forhold til nytteverdien. Likevel oppgir innkjøpsavdelingen at andelen kjøp som gjøres via systemet fortsatt er forholdsvis lav. Basert på tilbakemeldinger fra innkjøpsavdelingen i forhold til mulighetene systemet innebærer, utgjør dette etter vår oppfatning et godt kontrolltiltak med henblikk på lojalitet til rammeavtaler, både fra kommunens og den aktuelle leverandørens perspektiv. Mangelfull implementering representerer etter vår oppfatning derfor en svakhet ved kontrollaktivitetene. Kontrollen med etterlevelse av rammeavtaler avdekket dessuten et annet forhold som revisjonen ikke finner tilfredsstillende. Praksisen innenfor skolesektoren bryter klart med kommunens eget innkjøpsreglement innenfor et avgrenset område, og utsetter etter vår oppfatning kommunen for risiko i forhold til kontroll med innkjøp, effektiv bruk av arbeidstakere og mulig ansvar overfor eksisterende rammeavtaleleverandører. Forholdet kan betraktes som et revisjonsbevis for at implementeringen av innkjøpsreglementet ikke er god nok, men basert på øvrige funn er det vår oppfatning at det ikke er grunnlag for å hevde dette. Både fakta innhentet gjennom spørreundersøkelse, intervju og praksisgjennomgang viser at reglementet er godt innarbeidet. Samtlige virksomhetsledere intervjuet i forbindelse med del tre av revisjonen uttalte at det var klart formidlet at rammeavtaler skulle brukes, samtidig som det ble opplyst at temaet sjelden eller aldri ble diskutert på virksomhetsledermøter. På denne bakgrunnen, samt det faktum at kun to av seks kommunalsjefer besvarte vår spørreundersøkelse om oppfatning av eget ansvar og oppfølging av delegert myndighet, mener vi det er grunnlag for å hevde at forholdet kan skyldes manglende bevissthet rundt egen rolle på kommunalsjefnivå. Med grunnlag i ovennevnte, samt de generelle anbefalingene fra G-Partner, mener revisjonen at Fredrikstad kommune bør: gjennomføre risikovurderinger i forhold til enkeltanskaffelser som foretas av andre seksjoner/ enheter enn innkjøpsavdelingen. klart definere hvilke krav som stilles til ulike anskaffelser, slik at det blir lettere for kommunen å identifisere avvik. klart definere hvilke krav som stilles til dokumentasjon og begrunnelse for å sikre etterprøvbarhet, og hvordan dette best kan ivaretas. østfold kommunerevisjon iks 18

19 sørge for at habilitetsvurderinger inngår i alle saker, samt dokumentasjon og skriftlighet av de vurderinger kommunen gjør i forhold til dette. vurdere om innkjøpsavdelingen i større grad skal ha en innkjøpsfaglig rolle i forbindelse med enkeltanskaffelser foretatt av andre seksjoner/ seksjoner. etablere aktiviteter/ tiltak som ivaretar kontroll med at kommunen faktureres i tråd med de ulike rammeavtalene. Etter revisjonens oppfatning kan dette enten gjøres ved at avtalene tilgjengeliggjøres for den som attesterer, eller det kan etableres rutiner for stikkprøvekontroller på overordnet nivå. tilstrebe raskere implementering av ehandel-systemet. sette fokus på leders rolle i forhold til rett etterlevelse av anskaffelsesregelverket og kommunens interne regelverk. være oppmerksom på de utfordringer som kjøp fra grossist medfører, og ta høyde for disse i de ulike avtalene. ha fokus på kontraktsoppfølging ved blant annet benytte de virkemidler som foreligger for å få fremoverlente leverandører Rolvsøy, 11. oktober 2011 Anders Svarholt (sign.) Seksjonsleder forvaltningsrevisjon Einar Gundersen (sign.) Daglig leder/ oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 19

20 7 RÅDMANNENS KOMMENTARER Rådmannens høringsuttalelse til delrapport nr. én: Rådmannen har fått oversendt utkast til delrapport 1 og det har vært gjennomført et høringsmøte. Delrapporten 1 gir en god beskrivelse av slik vi oppfatter situasjonen med utgangspunkt i vedtatt innkjøpsstrategi og reglement. Samtidig viser rapporten noen klare forbedringspunkter som rådmann vil jobbe videre med. Eksempler på områder som vi vil jobbe videre med er bruk av E-handel/innkjøpssytem, lojalitet til avtalene og opplæring. Fredrikstad kommune er bedt om å delta i en arbeidsgruppe hos DIFI sammen med Bergen og Trondheim for å sikre økt bruk av E-handel noe som kan gi oss nyttig drahjelp i dette arbeidet. Rådmannen så ikke behov for å avgi høringsuttalelse til delrapport nr. to. Rådmannens høringsuttalelse til delrapport nr. tre: Rapporten gir en god beskrivelse av dagens situasjon. At det er et etterslep på fornyelse og oppfølging av rammeavtaler er en situasjon vi er klar over. Dette er det tatt tak i og innkjøpsavdelingen er styrket med et årsverk fra 2011 gjennom omdisponeringer i seksjonen. Rapporten peker spesielt på etterslep på området med matvarer (tørrvarer). Grossist markedet på tørrvarer er svært begrenset, her er det bare Asko som er fullsortiment leverandør, noe som skaper en spesiell situasjon. Prisnivå er imidlertid videreført inntil ny avtale er etablert. Vi vil gå ut på nytt anbud med tørrvarer før sommeren. Utgåtte avtaler vil bli utlyst med ny konkurranse i 2011, men for noen avtaler vil vi benytte mulighetene til å prolongere avtalene. Rapporten peker på avvik i bruk av rammeavtaler samtidig som det antydes at det kan virke som det er større lojalitet i forhold til andre avtaler. Dette vil rådmannen se nærmere på for å finne årsaken til denne situasjonen og at det er ulik bruk av avtaler fra de ulike virksomhetene innenfor skolene. Rådmannen har ikke sett behovet for å avgi høringsuttalelse til delrapport nr. 4. østfold kommunerevisjon iks 20

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Saksframlegg Arkivnr. 216 Saksnr. 2007/1562-5 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Eva J Bekkavik Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Vedlegg 1 Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsrapport "Anskaffelser og kontraktsoppfølging"

Forvaltningsrevisjonsrapport Anskaffelser og kontraktsoppfølging ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/34 Dokumentnr.: 38 Løpenr.: 237610/2018 Klassering: 105-188 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OPPFØLGINGSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I BODØ KOMMUNE 2007 FORORD Med bakgrunn i resultatene som framkom av forvaltningsrevisjonsrapport om offentlige anskaffelser 2006

Detaljer

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET S A K S F R E M L E G G

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET S A K S F R E M L E G G HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 3/2017 06. september 2017 Arkivkode 4/1 02 Journalnr. 2017/12050-12 S A K S F R E M L E G G S a k 18/ 2 0 17 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «KOMMUNALE ANSKAFFELSER»

Detaljer

Offentlige anskaffelser Halden kommune

Offentlige anskaffelser Halden kommune Offentlige anskaffelser Halden kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 14. mars 2013 østfold kommunerevisjon iks 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling

Detaljer

Oslo kommune Kommunerevisjonen

Oslo kommune Kommunerevisjonen Oslo kommune Kommunerevisjonen Kontrollutvalget Dato: 18.03.2013 Deres ref: Vår ref (saksnr.): Saksbeh: Arkivkode 201200102-41 Per Jarle Stene 126.2.2 Revisjonsref: Tlf.: SPØRSMÅL FRA KONTROLLUTVALGSMEDLEM

Detaljer

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune Delrapport 2: Regeletterlevelse i praksis Fredrikstad kommune 8.3.2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG...3 2 INNLEDNING...4 2.1

Detaljer

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune Delrapport 3: Oppfølging og bruk av rammeavtaler Fredrikstad kommune 25.5.2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG...3 2 INNLEDNING...4

Detaljer

Plan for de neste kursdagene

Plan for de neste kursdagene 24.09.2015 Bilde fra byggejuss.no OFFENTLIGE ANSKAFFELSER UIO HØSTEN 2015 Kristian Jåtog Trygstad, ALT advokatfirma Plan for de neste kursdagene Overordnet om anskaffelsesregelverket Grunnleggende krav

Detaljer

Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i resultatenheter. Prosjektplan/engagement letter

Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i resultatenheter. Prosjektplan/engagement letter Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i resultatenheter Prosjektplan/engagement letter September 2013 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Formål og problemstillinger... 3 2. Revisjonskriterier...

Detaljer

OM RAMMEAVTALER. Rammeavtale som kontraktalternativ. Prosedyre for tildeling av kontrakt. Tvister knyttet til rammeavtaler

OM RAMMEAVTALER. Rammeavtale som kontraktalternativ. Prosedyre for tildeling av kontrakt. Tvister knyttet til rammeavtaler OM RAMMEAVTALER Rammeavtale som kontraktalternativ Prosedyre for tildeling av kontrakt Tvister knyttet til rammeavtaler Definisjon En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom: en eller flere oppdragsgivere

Detaljer

Kontrollutvalget i Alta kommune I N N S T I L L I N G

Kontrollutvalget i Alta kommune I N N S T I L L I N G Kontrollutvalget i Alta kommune Møte nr. 1/2018 19. februar 2018 Arkivkode 4/1 01 Journalnr. 2018/11100-7 I N N S T I L L I N G SAK 5/18 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «ANSKAFFELSER AV VARER OG TJENESTER»

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Jens Sveaass Arkiv: 210 &14 Arkivsaksnr.: 12/238

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Jens Sveaass Arkiv: 210 &14 Arkivsaksnr.: 12/238 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Jens Sveaass Arkiv: 210 &14 Arkivsaksnr.: 12/238 FORVALTNINGSRAPPORT - LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER TILTAK FOR Å FORBEDRE RUTINENE VED OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Rådmannens forslag

Detaljer

Teknisk drift: offentlige anskaffelser. Forvaltningsrevisjon Verdal kommune Unni Romstad

Teknisk drift: offentlige anskaffelser. Forvaltningsrevisjon Verdal kommune Unni Romstad Teknisk drift: offentlige anskaffelser Forvaltningsrevisjon Verdal kommune 29.10.2018 Unni Romstad Ansvar Oppdragsansvar: Unni Romstad Prosjektmedarbeider: Eirik Gran Seim Referansegruppe/intern kvalitetssikring:

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 12/10 Kommunestyret 25.03.2010 3/10 Kontrollutvalget

Detaljer

(3) Anskaffelsesprosedyren er beskrevet som åpen tilbudskonkurranse. I tillegg er det angitt i konkurransegrunnlaget:

(3) Anskaffelsesprosedyren er beskrevet som åpen tilbudskonkurranse. I tillegg er det angitt i konkurransegrunnlaget: Innklagede gjennomførte en konkurranse om arbeidsmiljøundersøkelse i kommunen. Klagenemnda kom til at det ikke var kunngjøringsplikt, da anskaffelsens verdi på kontraktsundertegningstidspunktet syntes

Detaljer

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune Delrapport 1: Systemer for å sikre regeletterlevelse Fredrikstad kommune 12.01.2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG...3 2 BAKGRUNN,

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede har gjennomført en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale om helsevikarer. Klagenemnda fant at innklagede ikke hadde brutt kravet til forutberegnelighet

Detaljer

Rapport fra e-handelsanalyse [organisasjonsnavn]

Rapport fra e-handelsanalyse [organisasjonsnavn] Rapport fra e-handelsanalyse [organisasjonsnavn] INNHOLD Innhold... 2 sammendrag... 3 Bakgrunnsinformasjon... 4 1 Interessenter og rammevilkår... 5 2 Anskaffelser og praksis... 6 3 E-handelsløsning...

Detaljer

Klagenemnda kan ikke se at det foreliggende materialet gir grunnlag for å ta stilling til denne anførselen. Erstatningsspørsmålet

Klagenemnda kan ikke se at det foreliggende materialet gir grunnlag for å ta stilling til denne anførselen. Erstatningsspørsmålet KOFA-2003-74 INSTANS: Klagenemnda for offentlige anskaffelser DATO: 2003-06-05 DOKNR/PUBLISERT: KOFA-2003-74 STIKKORD: Forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. SAMMENDRAG: Tildelingskriterier, plikten

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET"

Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET Saksframlegg Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

Fiskeri- og kystdepartementet

Fiskeri- og kystdepartementet Fiskeri- og kystdepartementet 1 Fiskeri- og kystdepartementets forvaltning og gjennomføring av budsjettet for 2006 1.1 Generelt om resultatet av revisjonen Fiskeri- og kystdepartementet består av ett programområde:

Detaljer

Offentlige anskaffelser - frivillig innleveringsoppgave

Offentlige anskaffelser - frivillig innleveringsoppgave Offentlige anskaffelser - frivillig innleveringsoppgave Lov om offentlige anskaffelser (heretter kalt LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (heretter kalt FOA) kommer til anvendelse i denne saken.

Detaljer

GAUSDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET SAKNR: 12/018 SELSKAPSKONTROLL I EIDSIVA ENERGI AS SKAL BEHANDLES / ER BEHANDLET I:

GAUSDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET SAKNR: 12/018 SELSKAPSKONTROLL I EIDSIVA ENERGI AS SKAL BEHANDLES / ER BEHANDLET I: 1 GAUSDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET SAKNR: 12/018 SELSKAPSKONTROLL I EIDSIVA ENERGI AS SKAL BEHANDLES / ER BEHANDLET I: UTVALG SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLER KONTROLLUTVALGET 12/018 15.03.12 Kjell Arne Sveum

Detaljer

Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg

Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 22.11.2011, Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 20.05 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 11/45 11/49 Frammøteliste: Medlemmer

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser AVVISNING AV KLAGE PÅ OFFENTLIG ANSKAFFELSE Det vises til Deres klage på offentlig anskaffelse av 15. oktober 2008. Klagenemndas sekretariat har besluttet å avvise

Detaljer

Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Prosjektplan/engagement letter

Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Prosjektplan/engagement letter Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap Prosjektplan/engagement letter September 2013 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Formål

Detaljer

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Ark.: Lnr.: 399/11 Arkivsaksnr.: 11/55-1 Saksbehandler: Kjell Arne Sveum FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - GLØR IKS VEDLEGG: Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket

Detaljer

Rammeavtaler for sykepleiertjenester m.v. overtidsbetaling: Gjennomgang av innsendt materiale fra leverandører

Rammeavtaler for sykepleiertjenester m.v. overtidsbetaling: Gjennomgang av innsendt materiale fra leverandører Tilleggsrapport Til: Helseforetakenes Innkjøpsservice AS Fra: Wikborg Rein Dato: 27. mai 2011 Ansvarlig partner: Morten Goller Rammeavtaler for sykepleiertjenester m.v. overtidsbetaling: Gjennomgang av

Detaljer

«Alt du bør ta stilling til ved gjennomføring av en anskaffelse»

«Alt du bør ta stilling til ved gjennomføring av en anskaffelse» IINR presenterer En veileder i anskaffelsesprosessen «Alt du bør ta stilling til ved gjennomføring av en anskaffelse» BEHOVSDEFINERING MARKEDSUNDERSØKELSE ANBUDSFASE IMPLEMENTERINGSFASE OPPFØLGING BEHOVSDEFINERING

Detaljer

Klagenemndas avgjørelse 17. september 2007 i sak 2007/73. Klagenemndas medlemmer: Jens Bugge, Kai Krüger, Andreas Wahl.

Klagenemndas avgjørelse 17. september 2007 i sak 2007/73. Klagenemndas medlemmer: Jens Bugge, Kai Krüger, Andreas Wahl. Klager deltok i en bygge- og anleggskonkurranse vedrørende Fauske Strandområde. Klagenemnda kom til at innklagede hadde brutt begrunnelsesplikten i forskriftens 11-14 (1) og har gitt forskriftsstridig

Detaljer

Offentlige anskaffelser

Offentlige anskaffelser FORVALTNINGSREVISJON Offentlige anskaffelser PROSJEKTPLAN Selbu kommune Januar 2019 FR 1073 1 SAMMENDRAG AV PROSJEKTPLAN Problemstilling Hovedproblemstilling: Følger kommunen regelverket for offentlige

Detaljer

Prinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune

Prinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Prosjekt virksomhetsstyring Prinsippnotat Prinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune 22.09.2011 2 1. Innledning Prinsipper for virksomhetsstyring som presenteres

Detaljer

Anskaffelsesstrategi for Stavanger kommune

Anskaffelsesstrategi for Stavanger kommune Referanse: 13/5309 Anskaffelsesstrategi for Stavanger kommune «VERDISKAPENDE, INNOVATIVE OG BÆREKRAFTIGE ANSKAFFELSER» Målgruppen for dette dokument er politikere, ledere og personer som jobber med anskaffelser

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune. Ekstraordinært møte

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune. Ekstraordinært møte Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Ekstraordinært møte Arkivsak: 11/100-3 Møtedato/tid: 21.03.2011, kl. 12:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Deltagere: Geir Rostad (leder) Eldbjørg

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Aker Universitetssykehus HF arrangerte en konkurranse med forhandling for drift av

Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Aker Universitetssykehus HF arrangerte en konkurranse med forhandling for drift av Klagenemnda for offentlige anskaffelser Aker Universitetssykehus HF arrangerte en konkurranse med forhandling for drift av parkeringstjenester ved sykehuset. Vedståelsesfristen løp ut uten at konkurransen

Detaljer

OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES?

OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES? For Kontrollutvalg 30.11.15 v/rådmann Thor Smith Stickler OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES? Definisjon av internkontroll - PwC Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsplan i perioden 2014-2015

Forvaltningsrevisjonsplan i perioden 2014-2015 Forvaltningsrevisjonsplan i perioden 2014-2015 Rygge kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat Innhold: 1. Innledning... 2 2. Om den overordnede analysen... 3 2.1 Kravene i forskriften ( 10)... 3 2.2

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede har gjennomført en konkurranse med forhandling i ett trinn for inngåelse av rammeavtale om arbeidsrettet rehabilitering. Klagenemnda fant til innklagede

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I STEIGEN KOMMUNE

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I STEIGEN KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I STEIGEN KOMMUNE FORORD Kontrollutvalget i Steigen kommune har bedt Salten kommunerevisjon IKS vurdere om kommunens rutiner for offentlige anskaffelser

Detaljer

I N N S T I L L I N G

I N N S T I L L I N G Kontrollutvalget i Karasjok kommune Kárášjoga gielda dárkkistanlávdegoddi Møte nr. 1/2016 11. mai 2016 Arkivkode 4/1 04 Journalnr. 2016/14047-3 I N N S T I L L I N G S a k 4 / 2 0 16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT

Detaljer

Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: formannskapssalen 11/2013 11/2013

Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: formannskapssalen 11/2013 11/2013 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, formannskapssalen 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: 11/2013 11/2013 Fra kl.: Til kl.: 10.00 14:30 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede kunngjorde en åpen anbudskonkurranse for levering av WAN-nett med tilhørende nettverkskomponenter. Konkurransegrunnlaget var uklart med hensyn til anskaffelsesprosedyre,

Detaljer

Avvisningsbeslutning i klagesak

Avvisningsbeslutning i klagesak Klagenemnda for offentlige anskaffelser Retura Helgeland AS Konvertorveien 16 Postboks 48 8601 Mo i Rana Faks 75198210 Deres referanse Vår referanse Dato 2008/82 30.06.2008 Avvisningsbeslutning i klagesak

Detaljer

OFFENTLIGE ANSKAFFELSER UIO HØSTEN 2015

OFFENTLIGE ANSKAFFELSER UIO HØSTEN 2015 OFFENTLIGE ANSKAFFELSER UIO HØSTEN 2015 Bilde fra byggejuss.no Kristian Jåtog Trygstad, ALT advokatfirma Plan for de neste kursdagene Overordnet om anskaffelsesregelverket Grunnleggende krav Oppdragsgivers

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale om kjøp av kontorrekvisita, mykpapir og kopipapir. Klagenemnda fant at innklagede

Detaljer

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse Klagenemnda for offentlige anskaffelser Mottaker JSI Jobbkompetanse AS Skippergata 121-123 4327 SANDNES Norge Deres ref.: Vår ref.: 2016/0030-9 Saksbehandler: Line Rakner Dato: 25.04.2016 Avvisning av

Detaljer

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse Klagenemnda for offentlige anskaffelser Trondheim Private Omsorgstjeneste AS Hornebergveien 7A 7038 TRONDHEIM Deres referanse Vår referanse Dato 2010/119 12.04.2011 Avvisning av klage på offentlig anskaffelse

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klager deltok i en åpen anbudskonkurranse vedrørende byggearbeider på Ulsrud videregående skole i Oslo. Ved vurdering av om klager var rettmessig avvist fant klagenemnda

Detaljer

KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelse av Rammeavtale for elektrikertjenester m.m. Eiendomsavdelingen Ås kommune

KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelse av Rammeavtale for elektrikertjenester m.m. Eiendomsavdelingen Ås kommune KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse av Rammeavtale for elektrikertjenester m.m. Eiendomsavdelingen Ås kommune Innholdsfortegnelse 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Avvisning av tilbud. Kravet til etterprøvbarhet. Kristiansen Rune Bygg og Tømmermester

Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Avvisning av tilbud. Kravet til etterprøvbarhet. Kristiansen Rune Bygg og Tømmermester Klagenemnda for offentlige anskaffelser Saken gjelder: Avvisning av tilbud. Kravet til etterprøvbarhet. Innklagede gjennomfører en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av en rammeavtale på tømrer- og

Detaljer

Klagenemndas avgjørelse 08.03.2004 i sak 2003/273

Klagenemndas avgjørelse 08.03.2004 i sak 2003/273 Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede tok hensyn til at sponsormidler som ble gitt fra tredjepart til innklagede ved valg av en bestemt leverandør gjorde det mest lønnsomt å velge denne leverandøren.

Detaljer

Rapport for Difi: Krav til lønns- og arbeidsvilkår i offentlige anskaffelser kunngjort i Doffin i 2015

Rapport for Difi: Krav til lønns- og arbeidsvilkår i offentlige anskaffelser kunngjort i Doffin i 2015 Rapport for Difi: Krav til lønns- og arbeidsvilkår i offentlige anskaffelser kunngjort i Doffin i 2015 MAI 2015 Bergen: Spelhaugen 22, 5147 Fyllingsdalen Oslo: Karl Johans gate 12J, 0154 Oslo Stavanger:

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemndas avgjørelse 4. august 2003 i sak 2003/60 Klager: Onyx Industriservice AS (Oslo og Follo Miljø AS) Tomteveien 20 1454 Fagerstrand Innklaget: Fredrikstad

Detaljer

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge Møtested: E-post møte, sendes kl. 12:00, 21.10 Tidspunkt: 21.10.2013 kl. 12:00 Etter avtale 10.9 2013 vedtak under Eventuelt: 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplan

Detaljer

Klagenemndas avgjørelse 20. desember 2004 i sak 2003/264

Klagenemndas avgjørelse 20. desember 2004 i sak 2003/264 Klagenemnda for offentlige anskaffelser Saken gjaldt åpen anbudskonkurranse for prosjektering av et sykehjem. Sakens dokumenter ga ikke et entydig svar på om tilbudt kompetanse var vurdert på grunnlag

Detaljer

Styret Helse Sør-Øst RHF 18. desember 2014

Styret Helse Sør-Øst RHF 18. desember 2014 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 18. desember 2014 SAK NR 094-2014 ANTIKORRUPSJONSPROGRAM I HELSE SØR-ØST Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar vedlagte antikorrupsjonsprogram

Detaljer

HANDLINGSPLAN FOR ETISK HANDEL I BÆRUM KOMMUNE

HANDLINGSPLAN FOR ETISK HANDEL I BÆRUM KOMMUNE Handlingsplan for samfunnsansvar i Bærum kommunes anskaffelser Vedlegg 1 HANDLINGSPLAN FOR ETISK HANDEL I BÆRUM KOMMUNE Bærum kommune skal etterspørre og forbruke varer og tjenester som er produsert i

Detaljer

(2) Av både kunngjøringen og konkurransegrunnlaget fremgikk det at kursperioden var 09.02.2004-14.05.2004.

(2) Av både kunngjøringen og konkurransegrunnlaget fremgikk det at kursperioden var 09.02.2004-14.05.2004. Klagenemnda kom til at en frist på én dag til å fremsette nye opplysninger under forhandlingene var for kort, og dermed i strid med kravet til god forretningsskikk. Klagenemndas avgjørelse 23. mai 2005

Detaljer

Brukerundersøkelse institusjonstjenester

Brukerundersøkelse institusjonstjenester 1 Brukerundersøkelse institusjonstjenester Hva saken gjelder Rådmannen legger i denne saken fram resultatene fra en kartlegging av beboere og brukernes tilfredshet med institusjonstjenesten i Rennesøy

Detaljer

Opplæring Fræna vgs 14.10.2014 Innkjøp/rammeavtaler. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

Opplæring Fræna vgs 14.10.2014 Innkjøp/rammeavtaler. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol Opplæring Fræna vgs Innkjøp/rammeavtaler Innkjøpssjef Arnt Ove Hol 1 Om oss 2 Anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav 3 Terskelverdi/prosedyrekrav/konkurransegrunnlag 4 Ulovlige dir. anskaffelser 5

Detaljer

KJØP AV KONSULENTTJENESTER Sarpsborg kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport

KJØP AV KONSULENTTJENESTER Sarpsborg kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport KJØP AV KONSULENTTJENESTER Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 5. september 2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling og avgrensing...

Detaljer

Internkontroll i Gjerdrum kommune

Internkontroll i Gjerdrum kommune Tatt til orientering i Gjerdrum kommunestyre 14.12.2016 Internkontroll i Gjerdrum kommune Formålet med dokumentet Formålet med dette dokumentet er å beskrive internkontrollen i Gjerdrum kommune. Dokumentet

Detaljer

Oslo kommune Kommunerevisjonen

Oslo kommune Kommunerevisjonen Oslo kommune Kommunerevisjonen Kontrollutvalget Dato: 06.12.2012 Deres ref: Vår ref (saksnr.): Saksbeh: Arkivkode 201200770-11 Arve Alstad 126.2.2 Revisjonsref: Tlf.: OPPFØLGINGSUNDERSØKELSE ETTER RAPPORT

Detaljer

Status på oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapporten "Kjøp av konsulent- tjenester i Hedmark fylkeskommune"

Status på oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapporten Kjøp av konsulent- tjenester i Hedmark fylkeskommune Saknr. 14/3469-3 Saksbehandler: Øivind Nyhus Status på oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapporten "Kjøp av konsulent- tjenester i Hedmark fylkeskommune" Innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen

Detaljer

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /40

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /40 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/70 Dokumentnr.: 34 Løpenr.: 204025/2017 Klassering: 105-188 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget

Detaljer

Gjennomgang av resultatenheter i Bergen kommune. Prosjektplan/engagement letter

Gjennomgang av resultatenheter i Bergen kommune. Prosjektplan/engagement letter Gjennomgang av resultatenheter i Bergen kommune Prosjektplan/engagement letter November 2012 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Formål... 3 1.3 Koordinering med andre kontrollinstanser...

Detaljer

Rådmann i Fauske kommune

Rådmann i Fauske kommune Rådmann i Fauske kommune Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien 19 8200 Fauske Besøksadresse Oslo: Akersgaten 8, 0158 Oslo Tlf.: +(47) 93 40 12 11 Dette brevet er kun sendt på e-post. Deres ref Vår ref

Detaljer

Vest-Agder fylkeskommune

Vest-Agder fylkeskommune Vest-Agder fylkeskommune kontrollutvalget Møteprotokoll fra Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget Møtedato: 04.12.2014 Møtested: Møteleder: Forfall: Fylkeshuset, møterom kontrollrommet Henriette

Detaljer

Omorganiseringsprosesser i Ringerike kommune

Omorganiseringsprosesser i Ringerike kommune Omorganiseringsprosesser i Ringerike kommune I perioden 2015 til første halvår 2017 FORVALTNINGSREVISJON BEHANDLING I KONTROLLUTVALGET 15. JUNI 2018 Buskerud Kommunerevisjon IKS Postboks 4197, 3005 Drammen

Detaljer

(2) Kontrakt skulle tildeles den leverandør som leverte det økonomisk mest fordelaktige tilbud, basert på følgende tildelingskriterier:

(2) Kontrakt skulle tildeles den leverandør som leverte det økonomisk mest fordelaktige tilbud, basert på følgende tildelingskriterier: Innklagede kunngjorde en konkurranse for kjøp og transport av varmmat til to sykehjem med tilhørende dagsentre. Klagenemnda fant at det ikke var gitt tilfredsstillende begrunnelse for valg av tilbud i

Detaljer

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse Klagenemnda for offentlige anskaffelser Asplan Viak AS Att: Jostein Rinbø Postboks 6723 7490 Trondheim Deres referanse Vår referanse Dato 2010/25 18.11.2010 Avvisning av klage på offentlig anskaffelse

Detaljer

Saken gjelder: Frist for forespørsel om deltakelse. Lovlige kvalifikasjonskrav. Begrunnelse

Saken gjelder: Frist for forespørsel om deltakelse. Lovlige kvalifikasjonskrav. Begrunnelse Innklagede gjennomførte en konkurranse med forhandling med prekvalifisering om konsulenttjenester i forbindelse med en tiltaksplan for forurensede sedimenter i Oslo havnedistrikt. Anskaffelsen var etter

Detaljer

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 13. mars 2013 TID: Besøk ved Statens vegvesen kl 10.00, Behandling av saker iht til sakliste kl 13.00 STED: Statens vegvesen, Byavegen

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser Saken gjelder: De generelle kravene i 5. Krav til ytelsen/teknisk spesifikasjon. Stavanger kommune gjennomførte på vegne av seg selv og fire andre oppdragsgivere,

Detaljer

«Juridisk veiviser i anbudsjungelen" Advokat Jens Christian Skallerud 27.5.2015 Advokatfirmaet Campbell & Co AS

«Juridisk veiviser i anbudsjungelen Advokat Jens Christian Skallerud 27.5.2015 Advokatfirmaet Campbell & Co AS «Juridisk veiviser i anbudsjungelen" Advokat Jens Christian Skallerud 27.5.2015 Advokatfirmaet Campbell & Co AS OVERSIKT Tema rettslig plassering Kort om rammer og regelverk Typer av feil hva bør aktørene

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale om kjøp av medisinsk forbruksmateriell. Klager anførte at innklagede hadde brutt regelverket

Detaljer

SAK: SAMARBEID MED SIIS - SAMAORDNA INNKJØP I SALTEN

SAK: SAMARBEID MED SIIS - SAMAORDNA INNKJØP I SALTEN SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Inga Marie Lund Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter

Detaljer

MalemaL Liv: UTK. Rapport 4/2015. Revisjon av Sykehusapotekene HF

MalemaL Liv: UTK. Rapport 4/2015. Revisjon av Sykehusapotekene HF MalemaL Liv: UTK Rapport 4/2015 Revisjon av Sykehusapotekene HF Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst 27.03.2015 Rapport nr. 4/2015 Revisjonsperiode Desember 2014 til mars 2015 Virksomhet Sykehusapotekene HF

Detaljer

Samarbeidsforum internkontroll

Samarbeidsforum internkontroll Samarbeidsforum internkontroll 10. desember 2013 13.12.2013 Direktoratet for økonomistyring Side 1 Samarbeidsforum hjelp til selvhjelp! Bidra til å videreutvikle statlige virksomheters og departementers

Detaljer

(2) I kunngjøringen pkt. III. 2.1.3 fremgikk det blant annet følgende om kvalifikasjonskrav:

(2) I kunngjøringen pkt. III. 2.1.3 fremgikk det blant annet følgende om kvalifikasjonskrav: Innklagede hadde kunngjort en konkurranse med forhandling vedrørende anskaffelse av et boligforvaltningssystem. To leverandører som ikke var kvalifisert, ble likevel invitert til forhandlinger, og kontrakt

Detaljer

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /35

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /35 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/117 Dokumentnr.: 36 Løpenr.: 145212/2016 Klassering: 105-188 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget

Detaljer

Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: benedikte.vonen@temark.no eller mobiltlf. 90589043. Møteinnkalling.

Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: benedikte.vonen@temark.no eller mobiltlf. 90589043. Møteinnkalling. Møteinnkalling Gjerstad kontrollutvalg Dato: 17.02.2016 kl. 12:00 Møtested: Kommunehuset, møterom 1. etasje Arkivsak: 15/10176 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: benedikte.vonen@temark.no

Detaljer

Samlet bevilgning. neste år Utgifter 103 8593 8695 8566 116 Inntekter 1047 1074

Samlet bevilgning. neste år Utgifter 103 8593 8695 8566 116 Inntekter 1047 1074 Kulturdepartementet 1 Kulturdepartementets forvaltning og gjennomføring av budsjettet for 2011 1.1 Generelt om resultatet av revisjonen Tabell 1 (tall i mill. kroner)* Overført fra forrige år Bevilgning

Detaljer

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker Møtested: Marker kommune, Møterom 2 Tidspunkt: 28.09.2017 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no

Detaljer

RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon

RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Forslag til revidert 06.10.10 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Innhold Avsnitt Innledning 1-5 Krav til revisor 6-9 Bestilling 10-11 Revisjonsdialogen 12-17 Prosjektplan 18-19 Problemstilling(er)

Detaljer

Varslingsrutiner. - kunnskap og bruk - Nord-Trøndelag fylkeskommune

Varslingsrutiner. - kunnskap og bruk - Nord-Trøndelag fylkeskommune Varslingsrutiner - kunnskap og bruk - Nord-Trøndelag fylkeskommune Rapport 2011 Forord KomRev Trøndelag IKS har i perioden november 2010 til mars 2011 gjennomført en undersøkelse av varslingsrutinene i

Detaljer

Arkivsak: 18/665 SAMLET SAKSFREMSTILLING - RAPPORT OM RAMMEAVTALE - MASKINENTREPRENØRVIRKSOMHET

Arkivsak: 18/665 SAMLET SAKSFREMSTILLING - RAPPORT OM RAMMEAVTALE - MASKINENTREPRENØRVIRKSOMHET Side 1 av 5 SÆRUTSKRIFT Alvdal kommune Arkivsak: 18/665 SAMLET SAKSFREMSTILLING - RAPPORT OM RAMMEAVTALE - MASKINENTREPRENØRVIRKSOMHET Saksnr. Utvalg Møtedato 47/18 Kommunestyret 21.09.2018 Endelig vedtak

Detaljer

INDERØY KOMMUNE Kontrollutvalget

INDERØY KOMMUNE Kontrollutvalget INDERØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 26. februar 2013 Møtetid: Kl. 08.30 (mrk tida) Møtested: Rådhuset, møterom Straumen (2.et.) De faste medlemmene innkalles med dette til møtet.

Detaljer

Bruken av nasjonale prøver en evaluering

Bruken av nasjonale prøver en evaluering Bruken av nasjonale prøver en evaluering av poul skov, oversatt av Tore brøyn En omfattende evaluering av bruken av de nasjonale prøvene i grunnskolen1 viser blant annet at de er blitt mottatt positivt

Detaljer

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse Klagenemnda for offentlige anskaffelser Maskegruppen AS Att: Jan Kronberg Postboks 44 1407 Vinterbro Deres referanse Vår referanse Dato 2010/184 20.05.2011 Avvisning av klage på offentlig anskaffelse Det

Detaljer

Hva gjør kommunene feil i innkjøpsprosessen hva bør kontrollutvalgene fokusere på? 3. februar 2011

Hva gjør kommunene feil i innkjøpsprosessen hva bør kontrollutvalgene fokusere på? 3. februar 2011 Hva gjør kommunene feil i innkjøpsprosessen hva bør kontrollutvalgene fokusere på? 3. februar 2011 Erlend Pedersen Fungerende sekretariatsleder i KOFA 1 Presentasjon av foredraget 1. Innledning. 2. Hvorfor

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "BRUKERBETALING INSTITUSJON" FRA INNLANDET REVISJON IKS

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BRUKERBETALING INSTITUSJON FRA INNLANDET REVISJON IKS Ark.: Lnr.: 6737/13 Arkivsaksnr.: 13/1121-1 Saksbehandler: Øivind Nyhus FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "BRUKERBETALING INSTITUSJON" FRA INNLANDET REVISJON IKS Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport 8-2013

Detaljer

Anskaffelsesreglement

Anskaffelsesreglement Anskaffelsesreglement for Hole kommune Juni 2007 Utarbeidet iht Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Vedtatt i kommunestyret 25 juni 2007 Innhold 1. Generelt om innkjøp... 2 1.1 Formål, virkeområde

Detaljer

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse Klagenemnda for offentlige anskaffelser Mottaker Oskar Pedersen AS Postboks 9237 4697 KRISTIANSAND S Norge Deres ref.: Carl Henrik Myhre Vår ref.: 2015/0005-5 Saksbehandler: Peter Aadland Dato: 22.04.2015

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON MODUM KOMMUNE Kontrollutvalget PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 Vedtatt av kommunestyret., sak.. 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING 2 IDENTIFISERING AV PROSJEKTER - OVERORDNET ANALYSE 3 VALG AV

Detaljer

Samhandlingsmøter i virksomheten Godt samarbeid i form av jevnlige møter med vernetjenesten og tillitsvalgt er i seg selv forebyggende.

Samhandlingsmøter i virksomheten Godt samarbeid i form av jevnlige møter med vernetjenesten og tillitsvalgt er i seg selv forebyggende. VEILEDER FOR HÅNDTERING AV PERSONALSAKER 1. Innledning God ledelse, en sunn og åpen organisasjonskultur basert på en ryddig organisering og fornuftig fordeling av arbeidsoppgaver, vil normalt kunne forebygge

Detaljer

(2) Fra konkurransegrunnlaget hitsettes følgende om tilbudsfrist og innleveringssted:

(2) Fra konkurransegrunnlaget hitsettes følgende om tilbudsfrist og innleveringssted: Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klager har deltatt i en åpen anbudskonkurranse for kjøp av kartlegging og/eller analyser av grunnforhold i barnehager i Bergen kommune. Tildeling til leverandør

Detaljer

KJØP AV KONSULENTTJENESTER Moss kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport

KJØP AV KONSULENTTJENESTER Moss kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport KJØP AV KONSULENTTJENESTER Moss kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 12. april 2012 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 5 2.1 Bakgrunn... 5 2.2 Problemstilling og avgrensing...

Detaljer

ENDELIG TILSYNSRAPPORT

ENDELIG TILSYNSRAPPORT ENDELIG TILSYNSRAPPORT Forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging Buskerud fylkeskommune Kongsberg videregående skole 1 Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Om tilsynet med Buskerud

Detaljer