Organisasjonsplan. for. Brevik idrettslag

Transkript

1 Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Sist vedtatt av årsmøtet den

2 Innhold Innhold... 2 Planens formål... 4 Grunnlagsopplysninger for idrettslaget... 4 Historikk... Error! Bookmark not defined. Idrettslagets formål... 5 Visjon... 5 Verdigrunnlaget... 5 Virksomhetsideen... 5 Handlingsplan... 5 Delmål... 6 Virkemiddel... 6 Organisasjonskart Årsmøtet... 7 Hovedstyrets ansvar... 8 Arbeidsutvalgets ansvar... 8 Abeidsoppgaver arbeidsutvalgsmedlemmer:... 8 Leder... 8 Nestleder... 8 Sekretær... 8 Kasserer... 9 Styremedlem Styremedlem Varamedlem... 9 Parkstyrets ansvar... 9 Husstyrets ansvar... 9 Anlegg... 9 Økonomi, regnskap Medlemskap Medlemskontingent Forsikring Politiattest Organisering av gruppene Felles for alle Organisering fotballgruppa Organisering turngruppa: Organisering svømmegruppa: Organisering barneidrettsskolen: Utøveransvar/klubbansvar - økonomi Klubbansvar Hovedlaget betaler: De respektive gruppene betaler: Utøveransvar Utøvere betaler: Valgkomite - sammensetning og arbeid Valgkomiteens arbeid Valg på årsmøtet Arbeidsutvalg i Brevik idrettslag Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 2

3 Valgkomitè Revisorer Parkstyrer Representanter til Porsgrunn idrettsråds årsmøte Representanter til ting i organisasjoner gruppene er tilsluttet Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 3

4 Planens formål Organisasjonsplanen er ment som et styrende dokument for Brevik Idrettslag. Hensikten har vært å nedtegne i dokument form de overordnede retningslinjer som lagets styrende organer skal arbeide etter. Organisasjonsplanen er utarbeidet innenfor rammene av lagets lover. Hovedstyret eller andre organer innen laget som hovedstyret gir fullmakt, kan vedta nærmere instrukser/retningslinjer innenfor rammen av det som er trukket opp i organisasjonsplanen. Hovedstyret skal påse at organisasjonsplanen blir underlagt tidsmessig revisjon. Hovedstyret har overordnet ansvar for å påse at organisasjonsplanen blir gjort tilfredsstillende kjent blant lagets styrende organer og medlemmer for øvrig. Organisasjonsplanen skal legges frem og behandles som egen sak på årsmøtet. Jfr. Idrettslagets lov 12. Grunnlagsopplysninger for idrettslaget Navn: Brevik Idrettslag Stiftet: 17.10/1893 Idrett: Fleridrettslag Postadresse: Brevik Idrettslag, Postboks 6, 3991 BREVIK E-postadresse: post@brevikil.no Bankkonto: Bankforbindelse: Sparebank1 Telemark Internettadresse: Organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret: Anleggsadresse: Eidangervegen 41, 3950, BREVIK Telefon: Leder: Tatt opp som medlem i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite/nif: Registrert tilknytning til Telemark idrettskrets Registrert tilknytning til Porsgrunn idrettsråd Registrert medlemskap i følgende forbund: Norges Bandyforbund Norges Fotballforbund Norges Friidrettsforbund Norges Gymnastikk og turnforbund Norges Håndballforbund Norges Skiforbund Norges Svømmeforbund Klubbnummer i NIFs medlemsregister: Årsmøtemåned: Mars Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 4

5 Idrettslagets formål Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet Visjon Brevik Idrettslag har som visjon å tilby aktiviteter for barn, unge og voksne etter de behov og ønsker som er i vårt område. Verdigrunnlaget Brevik Idrettslag ønsker å: ha trygge og gode forhold for alle aktive skape gode holdninger og samhandling hvor mobbing eller ekskludering ikke forekommer skape motivasjon for økt aktivitet skape identitet Virksomhetsideen Brevik Idrettslag skal ha et idrettsanlegg som er av en slik kvalitet og variasjon at utøvere foretrekker å være medlemmer hos oss. Idrettslaget skal være hovedaktør for utvikling av idretten til en betydelig bredde- og konkurranseidrett i vårt lokalmiljø, enten i egen regi, eller gjennom samarbeid med andre. Idrettslaget skal være en serviceyter for sine medlemmer, og et talerør overfor særforbund, idrettskrets, idrettsråd og lokale/regionale myndigheter. Handlingsplaner Kortsiktig handlingsplan Hva Hvordan Hvem Tidsfrist Resultat Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 5

6 Handlingsplan langsiktig Hovedmål 1. Idrettslaget ønsker i samarbeid med Porsgrunn kommune å få bygd en ny hall til innendørs aktivitet. 2. Ha en medlemsmasse lik 30 % av Breviks innbyggertall 3. Ha kvalitetsmessige gode og tilrettelagte trenings- og konkurranseforhold i vårt anlegg. Delmål Virkemiddel 1. Tilby kommunen arealer og sambruk av våre eiendommer 2. Rekruttere nye medlemmer ved å markedsføre våre tilbud 3. Bidra til at Brevik oppvekstsenter og Brevik Idrettslag sine arealer tilbyr Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 6

7 Idrettslagets organisasjon Organisasjonskart 2014 Årsmøte Brevik Idrettslag Revisorer 2 stk Valgkomite Leder + 2 medlemmer Hederskomite Leder + 2 medlemmer Representasjon Porsgrunn Idrettsråd Leder + nestleder Interne utvalg/komiteer valgt oppnevnt av hovedstyret Leder + 2 medlemmer Hovedstyret: Arbeidsutvalget: Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem 1 Styremedlem 2 Leder parkstyret Varamedlem Styremedlem 3 (kun 2013) Leder Fotballgruppa Leder Svømmegruppa Leder Turngruppa Parkstyret Leder + 6 medlemmer Drift klubbhus Leder Barneidretts-skole Leder + medhjelpere Damegruppa Leder medlemmer Aktive grupper: Fotballgruppa Eget styre Svømmegruppa Eget styre Turngruppa Eget styre Kommentarer: Organisasjonsplanen er utarbeidet innenfor rammene av idrettslagets lov. Leder av hovedlaget er også medlem av idrettslagets parkstyre som har overoppsyn med lagets idrettsanlegg. Ledere av utvalg nedsatt av hovedstyret møter på hovedstyremøter etter behov. Leder av barneidrettsskole og damegruppe møter på hovedstyremøter Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 7

8 Styrer og utvalg Hovedstyret er lagets øverste organ mellom årsmøtene og består av arbeidsutvalg og ledere for aktive grupper. Den daglige drift foretas av arbeidsutvalget som velges på vært årsmøte. Hovedstyret Følgende ansvarsområde er definert i lagets lov 15: Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøte/ting eller av overordnet organisasjonsledd. Styret skal videre på se at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. Representere idrettslaget utad. I tillegg har hovedstyret ansvaret for: Ivareta lagets interesse overfor det offentlige gjennom Porsgrunn idrettsråd. Fordele tilskudd fra det offentlige til de enkelte gruppene. Generell intern og ekstern informasjon Sponsoravtaler med bank og større industribedrifter Mindre sponsoravtaler er delegert til fotballgruppe. Arbeidsutvalget Arbeidsutvalget skal: Forestå idrettslagets daglige drift Ivareta de løpende saker som ikke krever "idrettspolitiske" vedtak. Utarbeide og sende søknader om kulturmidler, aktivitetsmidler (LAM) og spillemidler. Foreslå fordeling av tilskudd fra det offentlige til de enkelte gruppene. Behandle søknader om større innkjøp og økonomisk støtte fra de enkelte grupper. Hovedansvar for ajourhold av hovedlagets medlemsregisteret og innkreving av medlemskontingent til hovedlaget Informere gruppene Arbeidsoppgaver arbeidsutvalgsmedlemmer: Leder er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene anviser utbetalinger sammen med kasserer Nestleder fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt. bistår leder og danner et lederteam med denne. har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Sekretær føre referat over alle styremøter og medlemsmøter tar seg av inngående og utgående post, og eventuell arkivering Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 8

9 lage møteplan i samsvar med hele styret, distribuere denne til alle styremedlemmer. lage oversikt over styrets medlemmer, og sende det ut til alle medlemmene. påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. sendes inn til kommune, krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister. Kasserer Disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne ( anviser utbetalinger sammen med leder. har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og påser at dette blir revidert til årsmøtet. Styremedlem1 Ansvar for medlemsregister utsending av kontingentkrav Web ansvarlig (Klubbenonline) Styremedlem2 Leder av hussstyret Varamedlem Leder arrangementskomite. NB! Parkstyrets Ivareta og organisere den daglige driften av idrettsanleggene. Utarbeide og videreutvikle planer for anleggene og melde inn finansieringsbehov til hovedstyret. Vedlikeholde internkontrollsystemet for anleggene, samt foreta årlig kontroll. Leder av parkstyret skal være idrettslagets kontaktperson overfor ansatt banemester. Husstyrets Forestå den daglige driften av klubbhuset. Koordinere utleie av huset og sørge for at det blir sendt faktura til leietakere. Utarbeide og vedlikeholde regler for leie av klubbhuset. Avklare vedlikeholdsbehov med hovedstyret og sørge for gjennomføring av disse. Anlegg Porsgrunn kommune eier klubbhuset, men idrettslaget har en stedsvarig rett på bruken av dette og står for innvendig vedlikehold. Brevik Idrettslag eier garderobebygg, fotballstadion med løpebane og tribuner, kunstgrassbane, et større treningsfelt, 2 stk ballbinger, lager og garasjeanlegg under og ved siden av tribunen, samt et større gruslagt område for parkering og skøytebane. Hovedlaget betaler drifts og vedlikeholdskostnader for disse anlegg. Drifts og eierforhold (lysmaster) rundt den nye OL løypa som går delvis på Brevik Idrettslags eiendom og delvis på kommunal og privat eiendom. Islegging av skøytebane foretas pr. dags dato av Brevik Olympiske Komite, mens brøyting og rydding gjøres av vår banemester. Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 9

10 Økonomi, regnskap Inntekten i hovedlaget er medlemskontingent, sponsorinntekter fra hovedsponsorer (pr. dags dato Sparebank1 Telemark, Vard og Norcem), leieinntekter fra Porsgrunn Kommune for bruk av anlegg og parkering, leieinntekter fra utleie av klubbhus, leieinntekter fra utleie av kunstgrassbanen, grasrotandelen fra Norsk Tipping og momskompensasjon. Kulturmidler fra Porsgrunn kommune, aktivitetsmidler fra NIF, fordeles på gruppene etter forslag fra arbeidsutvalget. Fordeling baseres på aktivitet og behov i gruppene. Regnskapet for hovedlaget føres av hovedlagets kasserer og revideres av de valgte revisorer. Hovedlaget lønner en banemester i ½ stilling. Hovedlaget har ikke lønnsutgifter til administrativt arbeid eller trenere ut over dette. Medlemskap Brevik idrettslaget er medlem av Norges Idrettsforbund og Olympiske Komité (NIF), som er en fellesorganisasjon for idretten i Norge. NIF er en frivillig, partipolitisk nøytral og uavhengig organisasjon som skal arbeide for at alle skal få mulighet til å utøve idrett ut fra ønsker og behov. Når du melder deg inn i et idrettslag, blir du en del av norsk idrett. Du får både rettigheter og plikter. Organisasjonens arbeid preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Under NIF hører følgende organisasjoner (organisasjonsledd): særforbund, idrettskretser, særkretser, idrettsråd og idrettslag. Idrettslaget er medlem av og har representasjonsrett i de overordnede organisasjonsleddene. Et idrettslag er en forening der vedtektene danner grunnlag for lagets virksomhet. Brevik idrettslag har en egen lov som er vedtatt av årsmøtet. Loven er basert på NIFs basislovnorm for idrettslag. Som medlem er du ikke bare forpliktet til å følge idrettslagets vedtekter, men også lover, bestemmelser og retningslinjer vedtatt av NIF og andre organisasjonsledd. NIFs regelverk finner du på Idrettslagets lov finnes på Brevik idrettslags hjemmesider. For å bli medlem må du betale medlemskontingenten. Du blir medlem når første kontingent er betalt. Kontingentens størrelse fastsettes av lagets medlemmer på årsmøte. Brevik idrettslag benytter Klubben Onlines medlemsregister. Alle medlemmer skal registreres i dette systemet. Brevik idrettslag har i tillegg vedtatt disse grunnreglene: * ingen utøver kan representere Brevik idrettslag uten at medlemskontingent er betalt * ingen kan velges til tillitsverv eller ha annet ansvar uten at medlemskontingent er betalt * filosofien om at alle medlemmene i utgangspunktet har de samme rettigheter og de samme pliktene er lagt tilgrunn for fordeling av økonomiansvar og arbeidsbelastning mellom medlemmene. Dette bidrar til klubbens totale driftsgrunnlag. Medlemskontingent Utsendelse av krav på medlemskontingent gjøres av arbeidsutvalget Et av styremedlemmene i arbeidsutvalget har ansvaret for ajourhold av hovedlagets medlemsregister og utsendelse av krav. Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 10

11 Medlemskontingenten er for 2013 slik: Barn kr 175,- Voksne (aktive) kr 200,- Støttemedlem (passiv) kr 100,- Ungdom regnes som barn inntil utgangen av det året de fyller 18 år. Voksne som ikke driver aktiv idrett eller deltar i trening betaler støttemedlemskap. Forsikring Alle barn som er medlem av lag tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) eller som deltar i organisert aktivitet i klubbens/lagets regi er forsikret. Forsikringen omfatter barn til den dato de fyller 13 år. Forsikringspremien betales av NIF. Nærmere informasjon finnes på NIF hjemmesider under barneidrett. Fra fylte 13 år er den enkelte utøver forsikret gjennom særforbundenes forsikrings- og lisensordninger. Det kan være ulike regler for de ulike særforbundene. Nærmere informasjon finnes på de enkelte særforbunds hjemmesider. Politiattest Idrettsstyret har med hjemmel i strafferegistreringsforskriften 12 nr.4 p) vedtatt at alle idrettslag fra og med 1. januar 2009 plikter å innhente politiattest for personer som skal utføre oppgaver for laget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Dette omfatter både personer som skal påta seg nye oppdrag for laget og personer som er i et løpende oppdrags- ansettelsesforhold for laget. Idrettsstyret har tatt denne beslutningen for å sikre at alle mindreårige og mennesker med utviklingshemming i norsk idrett får lik rett til lik beskyttelse. For idrettsstyret er det et overordnet ønske at norsk idrett skal være et trygt sted å være for alle. Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Styret skal oppnevne en person som er ansvarlig for å håndtere ordningen med politiattest i idrettslaget. Det skal også oppnevnes en vararepresentant. Styret har oppnevnt sekretær Anne Berit Smith som ansvarlig for politiattestordningen i Brevik idrettslag. xxx er oppnevnt vararepresentant. Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 11

12 Organisering av gruppene Felles for alle Sammensetning: Gruppene skal ledes av minimum 3 personer; Leder 2 styremedlemmer Gruppene har tillatelse til selv å utvide styret med øvrige styremedlemmer. Disse medlemmene skal velges på årsmøtet. De enkelte grupper kan oppnevne egne komiteer etter behov. Hvis det et år ikke er mulig å velge et styre for en gruppe, vil gruppen midlertidig bli ledet av hovedlaget med leder for idrettslaget som ansvarlig leder for gruppa. Gruppa må fortsatt arbeide for å få et styre på plass, hvis dette ikke er mulig innen rimelig tid, må gruppa oppløses på neste årsmøte. Økonomi: Gruppene er ansvarlig for egen økonomi, og skal ha eget budsjett og regnskap som godkjennes på årsmøtet. Gruppas styre kan vedta treningsavgift som skal gå til drift av gruppa. Gruppa betaler selv all kontingent til særkretser. Hovedlaget fordeler tilskudd fra det offentlige til gruppene i henhold til aktivitet og behov. Utover dette ytes i utgangspunktet ikke tilskudd fra hovedlaget til gruppene. Rapportering til hovedlaget: Gruppene skal rapportere muntlig til hovedlaget på hvert hovedstyremøte. Gruppene rapporterer skriftlig til hovedlaget en gang pr. år gjennom gruppas årsmelding. Ved akutte saker hvor gruppa trenger bistand fra hovedlaget, skal dette tas opp med leder av idrettslaget. Gruppene skal ta vare på gruppas styreprotokoller. Dette er idrettslagets samlede historie som viser aktiviteten i laget. Kopi av protokoll fra styremøter i gruppene skal sendes på e-post til leder og sekretær for hovedlaget. Sekretær i hovedlaget skal hvert år lagre gruppenes protokoller på elektronisk medium, som tas vare på for ettertiden. Informasjon fra hovedlaget: Informasjon til gruppene fra hovedlaget skjer i hovedsak gjennom bruk av e-post. Alle gruppene må derfor ha en e-postadresse som kan benyttes til dette formålet. I tillegg gis det informasjon på hovedstyremøter hvor en representant for gruppa er forpliktet til å møte. Laget skal i større utstrekning gjøre bruk av lagets hjemmesider på internett for informasjon om aktivitet og drift. Det bør bestrebes å få hjemmesiden bedre oppdatert. Hvis gruppene finner det mer formålstjenlig å bruke sosiale medier som f.eks facebook for informasjon til medlemmer skal dette synliggjøres med en link på gruppas hjemmeside i KlubbenOnline Anlegg: Gruppene som driver aktivitet på lagets idrettsanlegg skal samordne bruk og drift gjennom dialog med arbeidsutvalget. Oppgave i forhold til fellesskapet : Gruppene skal sørge for at alle som deltar i organisert trening og konkurranser i lagets regi har sitt medlemskap i orden. Gruppene skal gjennom jevnlig kontroll av medlemsregister gi melding til hovedlaget om tilgang og avgang av medlemmer slik at medlemsregisteret kan holdes så korrekt som mulig. Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 12

13 Organisering fotballgruppa Fotballgruppa ledes av 6 personer: Leder Nestleder Sekretær Kasserer Styremedlem 1 Styremedlem 2 Gruppa knytter til seg nødvendige tiltaks-/aktivitetskomiteer. Økonomi Fotballgruppa skal drives ved hjelp av tilskudd fra hovedlaget, inntektsgivende tiltak og sponsorinntekter. Gruppa har innført treningsavgift for deltakelse i gruppas aktivitet. Aktivitet Ansvar for trening og seriespill for aldersbestemte lag Ansvar for trening og seriespill for seniorlag. Ansvar for utdanning/kursing av trenere og oppmenn Ansvar for utdanning/kursing av dommere Tilrettelegge for mosjonsfotball mht tiltildeling av treningstid på fotballbanene. Holde gruppas medlemsregister oppdatert (KlubbenOnline) Organisering de enkelte lag Hvert deltakende lag ledes av minimum 2 personer: Trener Oppmann I tillegg kan lagene knytte til seg andre ved behov, for eksempel hjelpetrener. Laget bestemmer selv hvilket ansvar som skal tillegges disse. Ansvar trener Ansvarlig for det sportslige. Skal organisere laget i trening og kamp Underlagt fotballgruppas leder og har kontakt med denne Ansvarlig for lagets kamp- og treningsutstyr Kontakt med andre lag om det er spillere som deltar på flere lag Kontakt med kretsen for innmelding og oppfølging av sone/kretslagsspillere Ansvar oppmann Lagets leder og øverste ansvarlig Ansvarlig for arrangement av kamp Samler inn treningsavgift og eventuelle egenandeler i forbindelse med reiser og turneringer. Organisere transport med privatbiler når dette er aktuelt Lage navnelister over lagets spillere og levere til fotballgruppas styre. Assistenthjelp ved hjemmekamper Ansvarlig for kontakt med andre av klubbens lag med hensyn på klubbarbeid Organisere/koordinere lagsarrangement Gruppestyrets kontaktperson i forbindelse med loddsalg, dugnad o.l Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 13

14 Organisering turngruppa: Turngruppa ledes av 6 personer. Leder Nestleder Sekretær Kasserer Styremedlem Styremedlem Økonomi Turngruppa skal drives ved hjelp av tilskudd fra hovedlaget, inntektsgivende tiltak og sponsorinntekter. Gruppa har innført treningsavgift for deltakelse i gruppas aktivitet. Gruppa knytter til seg nødvendige tiltaks-/aktivitetskomiteer. Ansvarsområde Ansvar for trening og deltakelse i ulike stevner/konkurranser for gruppas utøvere Ansvar for utdanning/kursing av trenere og lagledere Ansvar for juleoppvisning for gruppas utøvere Ansvar for å drifte gruppa Holde gruppas medlemsregister oppdatert (KlubbenOnline) Organisering de enkelte partier Hver parti ledes av minimum 2 personer Trener Hjelpetrener I tillegg kan partiene knytte til seg andre ved behov, for eksempel foreldrekontakter. Laget bestemmer selv hvilket ansvar som skal tillegges disse. Ansvar trener Ansvarlig for det sportslige - organisere trening - veileder under stevner Underlagt gruppeleder og har kontakt med denne Ansvar hjelpetrener Bistå hovedtrener i all aktivitet Organisering svømmegruppa: Svømmegruppa ledes av 3 personer: Leder Kasserer Styremedlem Gruppa knytter til seg nødvendige tiltaks-/aktivitetskomiteer. Økonomi Svømmegruppa skal primært drives ved inntektsgivende svømmekurs for barn Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 14

15 Ansvarsområde Ansvar for trening og deltakelse i ulike løp for gruppas utøvere Ansvar for utdanning/kursing av trenere Ansvarlig for gruppas utstyr Lage navnelister over gruppas utøvere og levere til hovedlagets styre Organisering barneidrettsskolen: Barneidrettsskole er et aktivitetstilbud for de yngste i et idrettslag, der målet er å skape motivasjon for fysisk aktivitet gjennom utprøving av et bredt spekter idrett, lek og treningsaktviteter Barneidrettsgruppa ledes av 2-4 personer: Leder 1-3 hjelpeinstruktører Økonomi Barneidrettsgruppa tilføres nødvendige midler fra hovedlaget og har ikke egne inntekstgivende tiltak. Det gjøres oppmerksom på at Porsgrunn kommune hvert år tildeler øremerkede midler til lag som driver barneidrettsskole. Gruppe fører oversikt over utgifter, men fører ikke eget regnskap som trenger revisjon. Ansvarsområde Organisere trening og aktiviteter. Gi barn i alder 6-9 år et innblikk i flest mulig forskjellige aktiviteter. Leie inn instruktører til aktiviteter der vi ikke selv har kompetanse/mulighet til å bistå Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 15

16 Utøveransvar/klubbansvar - økonomi For å sikre at alle utøvere behandles likt med hensyn til "ytelser" fra klubben, er det viktig å liste opp hva som er klubbansvar og utøveransvar når det gjelder økonomi: Klubbansvar Hovedlaget betaler: Drifts og vedlikeholdskostnader for lagets anlegg Hjemmesideløsning for alle gruppene Forsikringer for idrettslaget Kursavgifter i forbindelse med kurs/etterutdanning De respektive gruppene betaler: Medlemskontingent i særkrets Påmeldingsgebyr særkrets Startkontingent i lagkonkurranser og stafetter Utgifter lokalleie - baneleie til planlagt trening og obligatoriske stevner/kamper Utgifter trener Klubbdrakter inkl. keeperutstyr Klubbutstyr - baller - nett - teknisk utstyr Medisinkoffert "Drikke" under kamp/konkurranse Reise og oppholdsutgifter for kurs/etterutdanning NB! Utgifter i forbindelse med representasjon kretslag/andre representasjonslag tas opp i hvert enkelt tilfelle og klareres i gruppestyret. Utøveransvar Utøvere betaler: Medlemskontingent Vedtatte treningsavgifter Lisens/utøverforsikring Personlig utstyr Reiseutgifter kamper/stevner/løp ( kan også organiseres ved kjøring i turnus) Utgifter vedr. turneringer - ikke startkontingent Drikke etc. ved trening De enkelte gruppene kan vedta egne retningslinjer for utøveransvar. Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 16

17 Valgkomite - sammensetning og arbeid Sammensetning Årsmøtet velger valgkomiteen som består av leder + 2 medlemmer. Valgkomiteen bør rekrutteres fra medlemmer som er aktivt med i idrettslagets arbeid. Bør, hvis det er mer enn 3 aktive grupper Valgkomitèen må: få beskjed i god tid om at de er valgt, og dato for årsmøtet. få komplett liste over tillitsvalgte i laget og hvem som er på valg. få tilgang til medlemsoversikten. få tilgang til lagets organisasjonsplan. Alt dette er styrets ansvar Valgkomiteens arbeid Valgkomiteen må starte arbeidet i god tid. Leder i valgkomiteen har ansvar for at komiteen kommer i funksjon. Valgkomiteen må skaffe seg en oversikt over hvem som ønsker gjenvalg, eller eventuelt ønsker andre verv. Organisasjonsplanen må brukes aktivt, slik at de som blir forespurt vet hvilket ansvar og hvilke arbeidsoppgaver de er tiltenkt. Utarbeidelse av forslag på kandidater, som skal fremlegges på årsmøtet. Det er en absolutt fordel om valgkomiteens innstilling er klar, og kan legges ved styrets øvrige dokumenter. Verdt å merke seg Kun medlemmer som har fylt 15 år er valgbare til tillitsverv i laget, jfr. NIFs lov Tillitsvalgte som ikke er på valg (dvs. har 1 år igjen av sin funksjonstid) kan velges til annet verv. Den som da velges inn i det vervet som vedkommende trer ut av, må velges for 1 år, jfr. intensjonen om kontinuitet, der halvparten av styret er på valg hvert år. Ellers vil en komme i utakt ved valget neste år. Valg på årsmøtet Det bør bestrebes å foreta en skeivdeling i valgperiodene, for å sikre kontinuitet i styrene. Dette gjelder alle gruppene. Følgende skal i henhold til organisasjonsplanen velges på årsmøtet: Arbeidsutvalg i Brevik idrettslag Leder: Velges for 1 år Nestleder: Velges for 2 år Kasserer: Velges for 2 år Sekretær: Velges for 2 år Styremedlem1: Velges for 2 år Styremedlem2: Velges for 2 år 1. varamedlem: Velges for 2 år Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 17

18 Valgkomitè Leder 2 medlemmer. En representant fra hver av de aktive grupper. Hvis flere enn 3 aktive grupper bør det rulleres mellom gruppene. Revisorer Det velges 2 revisorer. Parkstyrer Det velges 1 leder og inntill 6 medlemmer. Representanter til Porsgrunn idrettsråds årsmøte Det kan velges inntil 2 representanter som skal delta på idrettsrådets årsmøte. Representanter til ting i organisasjoner gruppene er tilsluttet Årsmøtet gir gruppene fullmakt til selv å velge representanter til ting i organisasjoner gruppene er tilsluttet. Organisasjonsplan for Brevik idrettslag Side 18