KONKURRANSEGRUNNLAG ANSKAFFELSE AV ANTENNE- /PARABOLANLEGG FOR LEVERING AV TV-SIGNALER SLOTTSBERGET OG SLOTTSBERGET 74

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG ANSKAFFELSE AV ANTENNE- /PARABOLANLEGG FOR LEVERING AV TV-SIGNALER SLOTTSBERGET OG SLOTTSBERGET 74

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Informasjon om oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsbeskrivelse Levering og montering av antenne-/parabolanlegg m.v Serviceavtale Tilbudsinnbydelse Innhold Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Anskaffelsesportalen i Oslo kommune REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Tilbudsbrev Tilbudsvedlegg Språkkrav, merking av tilbud m.v Innleveringssted Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIvERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering og åpning av tilbud Tilbudsevaluering Tildelingskriteriene Evaluering av tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang VEDLEGG

3 1 OPPDRAGET Oslo kommune v/eiendoms- og byfornyelsesetaten innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av antenne-/parabolanlegg for levering av TV-signaler til to av våre eiendommer på Dikemark. 1.1 Informasjon om oppdragsgiver Eiendoms- og byfornyelsesetaten er Oslo kommunes grunneier og en aktiv pådriver for utvikling av byen. Etaten arbeider for en variert og bærekraftig vekst i hovedstaden ved å: utvikle arealer for bygging av boliger, næring og andre offentlige formål, inngå utbyggingsavtaler og koordinere byutviklingsprosjekter, rydde opp i forurenset grunn og gjennomføre ulike miljøtiltak, kjøpe og selge eiendom forvalte og leie ut eiendommer, torg og gågater, arbeide for universell utforming, og bidra til et attraktivt bysentrum I tillegg forvalter Eiendoms- og byfornyelsesetaten en rekke av Oslo kommunes utenbys eiendommer og leier ut både boliger og næringslokaler. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Trine Elstad E-postadresse: trine.elstad@eby.oslo.kommune.no Telefaks: Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post eller telefaks. Samtlige henvendelser skal merkes med saksnummer 11/1514. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Oppdragsbeskrivelse Levering og montering av antenne-/parabolanlegg m.v. Eiendoms- og byfornyelsesetaten skal anskaffe nytt antenne- og/eller parabolanlegg for levering av TV- signaler til to av våre eiendommer på Dikemark. Dette gjelder totalt 52 boenheter, hvorav Slottsberget utgjør 51 boenheter og Slottsberget 74 utgjør 1 boenhet. Bakgrunnen for anskaffelsen er at nåværende leverandør har besluttet at eksisterende løsning, hvor TV-signaler mottas analogt gjennom kabel, ikke vil bli videreført eller oppgradert til digitalt bakkenett. Samtlige boenheter skal utstyres med basismottaker/dekoder, programkort og SCART/HDMIkabel. Dekodere skal tilknyttes signalanlegget/hovedsentralen gjennom eksisterende 3

4 spredernett internt i eiendomsmassen. Disse skal installeres og leverandøren skal foreta kanalsøk og opplæring i hver enkelt husstand ved behov. Tilbudet skal inkludere levering av grunnpakke på kanaler til alle boenheter. Eventuelle kostnader forbundet med etablering skal inngå i tilbudsprisen. Grunnpakken skal bestå av minimum 12 kanaler, hvorav alle store norske kanaler skal være inkludert. Innholdet i tilbudt grunnpakke skal fremgå av tilbudet, og de månedlige kostnadene (abonnementsprisen) pr. boenhet skal spesifiseres. Leietakerne skal ha mulighet til å oppgradere både kanalpakke og mottakerutstyr. Dette skal finansieres av den enkelte leietaker og er således oppdragsgiver uvedkommende. Nytt anlegg skal leveres og installeres senest innen Serviceavtale I tillegg ønsker oppdragsgiver å inngå serviceavtale for en periode på minst 2 år. Leverandøren skal legge ved kopi av egen serviceavtale. Avtalen skal minimum inneholde følgende: Årlig kontroll og gjennomgang av utvendig anlegg. Utrykningsarbeider knyttet til utvendig anlegg som for eksempel: o Justering av antenne og/eller parabol o Undersøkelse og eventuelt bytte av antennekabel o Feilsøking Utrykningsarbeider knyttet til feil ved anlegget internt hos den enkelte leietaker. Det forventes en responstid på maksimalt 24 timer regnet fra det tidspunkt oppdragsgiver har varslet om eventuelle feil. Oppdragsgiver gjør for øvrig oppmerksom på Oslo kommunes rutiner for betaling, hvor kun fakturering etterskuddsvis aksepteres. Det tas videre forbehold mot urimelige kontraktsvilkår i leverandørens serviceavtale. 1.4 Tilbudsinnbydelse Innhold Tilbudsinnbydelsen består av: Dette konkurransegrunnlaget Følgende dokumenter er vedlagt: 1. Tilbudsbrev mal 2. Tilbudsskjema 3. HMS-egenerklæring 4. Kontraktsformular 5. Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer ( ) 4

5 1.4.2 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at tilbudsinnbydelsen ikke gir tilstrekkelig veiledning oppfordres vedkommende til å be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Det samme gjelder dersom det oppdages feil i tilbudsinnbydelsen. Eventuelle henvendelser skal merkes med saksnummer 11/1514, og sendes på e-post til følgende adresse: trine.elstad@eby.oslo.kommune.no Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på DOFFIN. 1.5 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Tidspunkt for gjennomføring Tentativ/fast Aktivitet Fast Kunngjøring av konkurranse kl Fast Tilbudsfrist Fast Tilbudsåpning Tentativ Evaluering av kvalifikasjoner Tentativ Tilbudsevaluering og valg av tilbud Tentativ Utsendelse av tildelingsbrev Tentativ Klagefrist Tentativ Kontraktsinngåelse Tentativ Oppstart av kontrakt 1.6 Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsarbeidene skal ferdigstilles snarest mulig etter avtaleinngåelse, og senest innen Abonnementsavtale for grunnpakke med TV-kanaler løper i to år fra kontraktsinngåelse. For kontrakten gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ytterligere 1+1 år på uendrede vilkår. Serviceavtalen løper i to år regnet fra kontraktsinngåelse. For avtalen gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten med ytterligere 1+1 år på uendrede vilkår Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer ( ). 1.7 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via denne databasen. Unntatt fra dette er innsendelse av spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 5

6 1.8 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune Konkurransen er også kunngjort på Oslo kommunes anskaffelsesportal. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem rettidig. For sent innkomne tilbud og tilbud pr. e-post vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudsbrev Leverandøren skal levere et tilbudsbrev basert på den mal som er vedlagt denne tilbudsinnbydelsen, jfr. vedlegg Tilbudsvedlegg Som vedlegg til ovennevnte tilbudsbrev skal leverandørene levere den dokumentasjon som oppdragsgiver har etterspurt i tabellen nedenfor i pkt. 3.2, 3.3 og pkt Dette skal systematiseres i henhold til den vedleggsstrukturen som fremgår av tabellens kolonne Tilbudsvedlegg Språkkrav, merking av tilbud m.v. Tilbudet skal være på norsk, være skriftlig og undertegnet av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud anskaffelse av antenne-/parabolanlegg for levering av TV-signaler. Tilbudet skal leveres/oversendes med signert tilbudsbrev, vedlegg 1. Øvrige dokumenter skal fortrinnsvis leveres elektronisk, på CD-rom eller USB-minnepenn. I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Ved elektronisk innlevering aksepteres følgende filformat: Tekstdokument: PDF/A Bildefiler: JPEG eller TIFF 6

7 Video: MPEG 2 Lyd: MP3 eller PCM-basert Wave Kart: Sosi eller TIFF Dersom leverandøren er forhindret fra å levere tilbudet elektronisk, aksepteres papirutgave Innleveringssted Tilbudet skal leveres direkte ved vår besøksadresse: Christian Krohgs gate 16, 0186 Oslo, 3.et. resepsjon Alternativt kan tilbudet sendes pr. post til følgende adresse: Postboks 491 Sentrum 0105 OSLO For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet i 60 dager regnet fra tilbudsfristens utløp den kl Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.5 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring eller tilbudskonferanse i forbindelse med denne konkurransen. 2.7 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 7

8 2.8 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette også vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene for å sikre at vedkommende evner å oppfylle kontrakten. Leverandørens kvalifikasjoner vurderes på bakgrunn av innlevert dokumentasjon, og det er kun kvalifiserte leverandører som får sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjon Tilbudsvedlegg Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteinnbetaling Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp 1.1 Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til merverdiavgiftsinnbetaling Leverandøren skal ha et velfungerende system for helse, miljø og sikkerhet Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret Ferdig utfylt og signert HMSegenerklæring

9 Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjon Tilbudsvedlegg Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak Firmaattest Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Tilbudsvedlegg Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Kredittrating ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp, 1.5 eller fullstendig årsregnskap fra 2010 inkludert styrets årsberetning, revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Tilbudsvedlegg Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag Referanseliste med opplysninger om leveringstidspunkt og oppdragsgiver 1.6 Leverandøren skal ha bemanningsmessig gjennomføringsevne Oversikt over totalbemanning 1.7 9

10 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted kl Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Tilbudsevaluering Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt avgjøres på bakgrunn av hvem som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier: Kriteriet Vekting Dokumentasjon Tilbudsvedlegg Pris 70 % Utfylt og signert 1.8 Fastpris Timepris Hvorav hovedoppdrag vektes 60 % og serviceavtale vektes 10 % tilbudsskjema (vedlegg 2) Oppdragsbeskrivelse 30 % Leverandøren skal beskrive hvordan oppdraget tenkes gjennomført Evaluering av tildelingskriteriene I denne konkurransen benyttes en evalueringsmodell der samtlige tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Det benyttes en poengskala fra 0-10, der 10 er høyest mulig poengscore for hvert kriterium. Priskriteriet: Den leverandøren som tilbyr lavest pris vil bli honorert med 10 poeng. Øvrige tilbydere tildeles en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller mellom laveste pris og tilbudt pris. Oppdragsbeskrivelse: Den tilbyderen som etter en objektiv og skjønnsmessig vurdering har best gjennomføringsmetode vil honoreres med 10 poeng. Øvrige tilbydere tildeles poeng basert på relevante forskjeller mellom tilbudene. Poengscoren fra hvert enkelt kriterium multipliseres med kriteriets angitte vekt. Kriterienes vektede poengscore summeres, og den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 10

11 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. Dato: * * * Laila Olafsen Fung. Seksjonssjef Trine Elstad Innkjøpsansvarlig VEDLEGG Følgende dokumenter er vedlagt tilbudsinnbydelsen: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Mal tilbudsbrev Tilbudsskjema HMS-egenerklæring Kontraktsformular Vedlegg 5: Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer ( ) 11