Kommunikasjonsstrategi

Transkript

1

2 Kommunikasjonsstrategi 1.1 Innledning/bakgrunn NAFOs kommunikasjon er et strategisk verktøy for å styrke og bevare NAFOs posisjon som en ledende aktør i arbeidet for å integrere akupunktur i det norske helsevesenet og ivareta medlemmenes interesser. Gjennom sin kommunikasjon skal NAFO arbeide for at akupunkturbehandling skal bli tilgjengelig for alle (både geografisk og økonomisk). Akupunktur og fagets utøvere skal også bli en naturlig del av alle nivåer i det norske helsevesen.

3 1.1.1 Oppfølging og videre utvikling Kommunikasjonsstrategien gjelder for treårsperioden Revisjon av strategien startes våren I kalenderårets første kvartal skal administrasjonen forelegge styret et forslag til hovedtiltaksplan, målsetting og budsjett for det påfølgende års informasjons- og kommunikasjonsarbeid. Denne tiltaksplanen skal bygge på virksomhetsplanen, kommunikasjonsstrategien og eventuelt andre overordnede planer i foreningen Løpende rapportering og evaluering Administrasjonen skal rapportere framdrift og evaluere resultater i forhold til kommunikasjonsstrategien og tiltaksplanene på hvert styremøte. Administrasjonen skal løpende foreslå konkrete taktiske kommunikasjonstiltak som er nødvendige i forhold til vedtatte strategier, planer, målgruppenes behov og NAFO interesser. 1.2 Verdier som strategien skal formidle/underbygge NAFOs prioriterte verdier er: Tillit, lojalitet og respekt Foreningens virksomhet skal bygges på gjensidig tillit og lojalitet mellom ansatte, tillitsvalgte og medlemmer. Likeledes skal alle eksterne interessentgrupper, også de som er kritiske til NAFOs virksomhet, respekteres, omtales og behandles på en korrekt måte. All kommunikasjon skal preges av innsikt, forståelse og respekt. Redelighet I all sin kommunikasjon skal NAFO og foreningens representanter og medlemmer kommunisere ærlig og åpent. Man skal kvalitetssikre alle budskap slik at de er troverdige, relevante og korrekte. Stolthet NAFO stiller strenge kompetansekrav til sine ansatte, tillitsvalgte og medlemmer. Organisasjonen har satt seg ambisiøse mål for framtiden. Foreningen skal derfor opptre og fremme en politikk som gjør det naturlig å være stolt av sin NAFO-tilhørighet. Mot og dristighet NAFO skal ikke la seg styre av konvensjoner. Foreningen og dens representanter skal utvise nytenkning, dristighet og mot i all sin virksomhet og utfordre påstander, regelverk, politikk og praksis der det er naturlig. Engasjement NAFO skal utvise et høyt engasjementsnivå i forhold til sine medlemmer og i saker som er definert som viktige i forhold til foreningens strategi og overordnede mål.

4

5 1.3 Hovedmål/Strategiens hensikt Kommunikasjonsstrategien skal: Alltid vurderes som et virkemiddel på en planmessig og enhetlig måte Gi overordnede føringer for hvorfor og hvordan NAFO skal utøve sin kommunikasjon Være ledelsens og administrasjonens verktøy for å sikre best mulig kommunikasjon med organisasjonens prioriterte målgrupper Bidra til å etablere og opprettholde gode forhold til alle berørte parter. Bidra til å påvirke, bedre og forsvare NAFOs omdømme hos interessentgruppene NAFO skal etablere gode rutiner for intern kommunikasjon og kunnskapsdeling. For å kunne reagere aktivt og målrettet i forhold til hendelser, krav og forventninger hos målgruppene/omgivelsene er det viktig at alle bidrar til å fange opp signaler og formidle dem effektivt i organisasjonen. 1.4 Målgrupper/berørte parter NAFOs kommunikasjon med målgruppene skal basere seg på kunnskap om dem. NAFO skal tilegne seg kunnskap om sine målgrupper gjennom omverdensanalyser og undersøkelser i forbindelse med konkrete tiltak. En og samme målgruppe kan inneha flere roller avhengig av sak. Slike roller kan være: De som setter rammer for NAFO og medlemmene Leverandører av faglige innspill og kunnskap til NAFO Brukere av NAFOs tjenester og produkter Kunnskapsformidlere for NAFO/kanaler/medier Gjennom strategien og tiltaksplanene skal det spesielt arbeides med å opprette gode relasjoner til disse prioriterte målgruppene: (ikke i prioritert rekkefølge) Primærlegene Medlemmene Mediene Byråkratiet Pasienter og pasientorganisasjoner Utdanningsinstitusjoner Helsepolitikere Øvrige aktuelle målgrupper for NAFOs kommunikasjon er: Internt Aktivt berørte grupper: Medlemmer Ansatte Tillitsvalgte

6 1.4.2 Eksternt Aktivt berørte grupper: Pasienter familie, venner, pårørende leverandører skolene (AKHS/NAHS) studentene ved AKHS og NAHS Bevisst berørte grupper: Primærlegene/annet helsepersonell andre relevante foreninger (pasientorganisasjoner, fagorganisasjoner, internasjonale akupunkturorganisasjoner) politikere byråkratiet (helseområdet) forbrukerombudet leverandører annonsører akupunkturskoler og studenter (andre enn NAHS og AKHS) øvrige høyskoler/universitet aktuelle pasienter/brukere Latent berørte grupper media potensielle pasienter studenter i helsefag (ikke akupunktur) myndigheter 1.5 Prioriterte kanaler Ved valg av kanaler og metode er det viktig å ta utgangspunkt i målgruppen(e) man ønsker å nå og hvordan denne/disse skaffer seg informasjon. Man skal søke å utnytte de kommunikasjonskanalene som egner seg best i forhold til temaet som skal behandles. Informasjonen bør tilpasses behovene til målgruppen. Forskningsmiljøer og utdanningsinstitusjoner Det er en utfordring å finne de miljøer, nettverk og personer som er viktige kunnskapsformidlere og aktører. Forskningsmiljøer og utdanningsinstitusjoner spiller her trolig en stor rolle i og med at de ofte er medaktører i viktige prosesser, høringer og vurderinger. Organisasjoner og nettverk I organisasjonslivet vil NAFO kunne møte både motstand og støtte for sine standpunkter. Administrasjonen bør kartlegge alle relevante fagmiljøer/grupper og deres holdning til NAFOs sentrale standpunkter. Man bør etablere kontakt og en kommunikasjonsarena med mulige støttespillere.

7 Massemedia NAFO skal, på bakgrunn av relevant dekning i alle medier opparbeide og vedlikeholde sin kontaktdatabase over personer og funksjoner i medienes redaksjoner. Presse og kringkasting generelt Det er sterk konkurranse om å få inn stoff i riksdekkende kanaler, og det er utfordrende å finne de redaksjonelle vinklingene som skaper interesse. Regionale og lokale nyhetsmedier viser større interesse og er enklere å bearbeide. NAFO skal derfor bruke disse i alle relevante saker som har en geografisk tilhørighet til mediets redaksjonelle nedslagsfelt. Fag-redaksjoner Fagtidskrifter og fagredaksjoner er noen av de viktigste kunnskapsbærerne og informasjonskanalene for NAFO. De egner seg spesielt for å formidle nyheter og informasjon om mer spesialiserte temaer. NAFO ser slike redaksjoner som en svært viktig kanal og vil aktivt jobbe for bygge opp gode relasjoner med personer og redaksjoner innen denne gruppen. Internett Internett er et av de viktigste verktøyene folk bruker for å finne informasjon om helse, sykdom og behan dlingsmåter. Slike kanaler, både allmenne og spesialiserte, bør prioriteres av NAFO. akupunktur.no skal bli en viktig kilde for alle som søker informasjon om NAFOs sentrale virksomhetsom - råder - både som nyhetsformidler og som database. Det fordrer hyppige oppdateringer, kvalitet på innhol det og god funksjonalitet på sidene. NAFO bør derfor utrede om det er nødvendig å endre noe på sin egen nettside. Kurs, seminarer og messer Kurs, seminarer og messer er viktige arenaer for mange av de prioriterte målgruppene. Her blir det utvekslet kunnskap, delt erfaringer og knyttet kontakter. For NAFO er det, i tillegg til deltagelse, viktig å få de mest priorterte sakene satt på tilstelningenes dagsorden, f.eks. ved å tilby foredragsholdere, forelesere o.l. Det krever god dialog med arrangørene.

8 1.6 Ansvar og roller/hvem gjør hva Styret Ansvarlig for overordnede mål og strategi for kommunikasjonen. Regelmessig rapportering holder styret oppdatert om framdrift og måloppnåelse slik at styret kan evaluere og ivareta sin styringsfunksjon. Styreleder Er foreningens og styrets ansikt utad i alle saker av prinsipiell karakter eller i saker hvor det ikke foreligger klar presedens i organisasjonen. Daglig leder Administrativt ansvarlig og til daglig organisasjonens talsperson. Ansvarlig for at kommunikasjonsstrategien følges og at tiltaksplaner utvikles og gjennomføres slik at kommunikasjon brukes som et effektivt virkemiddel for å nå foreningens mål. Rapporterer jevnlig til styret om framdrift og oppnådde resultater i forhold til planverket. Øvrige tillitsvalgte Bistår og supplerer styrets leder i det daglige arbeidet. Kan også være talsperson i forbindelse med ansvarsområde eller kompetanseområder som ligger nært opp til vedkommendes spesialfelt. Regionskontaktene representerer NAFO regionalt, etter avklaring med NAFOs administrasjon. Øvrige ansatte Informasjonsansvar kan delegeres til øvrige ansatte ved behov - for eksempel i forbindelse med fravær eller i forbindelse med spesielle fagområder. 1.7 Evaluering Administrasjonen skal legge fram sitt forslag til evaluering av kommunikasjonstiltakene for styret. Punkter der er naturlig å komme innom i disse framleggene er: Er tiltak og planer gjennomført som planlagt? Er tidsfristene overholdt? Er budsjettene overholdt? Har vi oppnådd resultater som forventet? Har vi høstet noen erfaringer som vi bør ta med oss videre? 1.8 Kriseinformasjon NAFO skal i løpet av 2007 utarbeide en egen plan for krisehåndtering/kriseinformasjon og integrere denne i NAFOs generelle rutiner og planverk.

9 1.9 Vedlegg: Målstyrte kommunikasjonstiltak

10 Hovedmål: Autorisasjon innen Delmål tiltak ansvar Frist 1. Politisk aksept Mot Storting og partier: 1. Relevant info til alle partiers talspersoner i 1+2+5=GS samtidig med deqi helse- og sosialsaker - Tertialvis infobrev, forskningsresultater og DeQi 2. Gi nøkkelpolitikere info om viktige saker tidlig/først 3. Informere om utdanning 4. Møte med H&S komité ifm autorisasjonssøknaden Mot Regjering og departement: 3+4+6=SL/GS 5. Møter med ansvarlig avdeling i departementet 6. Møte politisk ledelse før søknad sendes 2. Byråkratisk aksept Etablere gode faglige kontakter i direktorat og SL/GS tilsyn - høyt nivå 1. Samtaler 2. Møter 3. Jobbe med pasientrettigheter Ta kontakt med FFO for å diskutere dette 1. Informasjonsmøter Styret/sekretariat 4. Utdanning Behandle alle relevante skole likt 1. Møter for å hente/gi informasjon 1=SL/H 2. Tilby rådgivning i etableringsfasen 2=Styret 3. Opprette samarbeidsforum 3=sekretariat 4. Videreføre/etablere samarbeidsavtaler 4=GS 5. Infomøter med nye studenter 5=Sekretariat 6. Etableringsseminar med avgangsstudenter 6=SL/GS 5. Kartlegge motstand og Løpende informasjon om nye forskningsresultater styret starte vår 2007 støtte i org livet til de enkelte pasientorganisasjonene sekretariatet 6. Medieomtale Minst 10 oppslag i riksdekkende eller dominerende fag- styret/gs og regionsmedier hvor autorisasjon er nevnt i løpet av 2007 Prioriterte/ønskede kanaler er: 1. NRK 2. VG 3. Aftenposten 4. Dagbladet 5. TV2 6. Regionsavisene

11 Hovedmål: Ivareta medlemmenes interesser Delmål tiltak ansvar Frist 1. Øke pasienttilstrømmingen 1. Opplysningsvirksomhet til pasientene om akupunktur. 1,2,4,5 sekr. 1=fortløpende 2. Egne nettsider utvides/oppdateres 3+7=styret 2= Inn i offentlige retningslinjer for 5 ulike sykdommer 6=Alle 3= Wikipedia/nettsteder 4= Annonsere i pasientorganisasjoners tidsskrift/nettsider 5,6=fortløpende (bytte annonser?) 7=vår Medieomtale m/suksesshistorier 7. Markedskampanje 2. Medlemsfordeler Lansere fire nye medlemsfordeler i løpet av 2007/2008. sekretariatet Markedsføre dem kontinuerlig i alle relevante interne kanaler 3. Kurs/etterutdanning Organisere minst tre kurs pr. år sentralt og utrede behov og EVU LM 2008 interesse for kurs i regionene inne landsmøtet Aktivitet i distriktene 1. Styrebesøk til alle regionene for å møte medlemmer og 1+3=Styret/sekr. 1= informere om kommunikasjon og autorisasjon m.m. 2=sekretariatet 2=2008 i løpet av =redaktør 3=2Q Organisere distriktskontaktmøte ifm med landsmøtet =fortløpende 3. Få på plass distriktskontakter i alle distrikter innen Q Informasjon om lokal/regional aktivitet i hvert nummer av DeQi fokus på de som lykkes? 5. Informasjon til/ 1. DeQi 3 ganger i året 1=Redaktør 1=fortløpende om medlemmene 2. Nettsidene omorganisere og redefinere 2=sekretariatet 2=2008 lage en plan for innhold og struktur innen =styre/sekretariat 3= Utrede muligheten for å distribuere all intern informasjon, foruten DeQi, på digital plattform innen 2010.

12 Hovedmål: Kvalitet i alle ledd Delmål tiltak ansvar Frist 1. Etikk 1. Utrede/vurdere rollen og mandat til etisk råd innen 1 styre 1. kvartal 2008 landsmøtet 08 2 Etisk råd/redaktør 2=sommer Etablere en fast etikkspalte i DeQi og/eller nettsidene 3 styret 3=1.Q Utrede mulighet/behov for kvalitetsmåling i hele organisasjonen, gjerne trinnvis og prioritert 2. Ta juksemakerne 1. Utarbeide en mer aktiv strategi i forhold til å motarbeide styret 2007 eventuelt anmelde uønskede forhold som vi blir kjent med 3. Fakta og kunnskap 1. Utrede/vurdere behov for obligatorisk oppdateringskurs 1=EVU/FU/Styret 1=LM2008 for medlemmene 2=Redaktør 2+3=fortløpende 2. Distribuere forskningsinformasjon ut til medlemmene 3=sekretariatet 4= Øke medlemmenes generelle kompetanse på forskning 4=EVU/FU/Styret ved eksempelvis å gjøre gode referanselister, linksamlinger og databaser lett tilgjengelige 4. Utrede framtidens kurs- og opplæringsbehov for våre medlemmer 4. Kommunikasjonsbevissthet 1. Spre informasjon om kommunikasjonsstrategien og styret/sekretariatet dennes anvendelse i foreningen 5. Kvalitetshåndbok 2. Ferdigstille kvalitetshåndboka innen landsmøtet 2008 Sekretariatet LM2008

13 1.9 Metode for planlegging og gjennomføring av kommunikasjonstiltak Virksomhetsideen, visjoner, verdier og kommunikasjonsplattformen er grunnlaget for strategien og taktiske tiltak. Kommunikasjonen skal være resultatorientert og kommunikasjonsmålene må utformes slik at måloppnåelsen konkretiseres både kvalitativt og kvantitativt. For eksempel gjennom vinkling i mediene, brukertilfredshet, målinger av omdømme, kunnskapsnivå eller analyser av resultater og tilbakemeldinger. Plan for alle tiltak 1. Situasjonsanalyse 2. Planlegging av tiltak og aktiviteter. 3. Tidsplan, budsjett, ansvarsfordeling 4. Gjennomføring, handling, kommunikasjon 5. Evaluering, tilbakemelding og oppfølging Om 1: Situasjonsanalyse: En del grupper vil bli berørt av denne planen Hvem er de? Hva er virksomhetens relasjon til disse? Har vi noen status som gjør at vi kan måle utviklingen for disse relasjonene? Er det mulig å få gjennomført en enkel og relevant undersøkelse mot sentrale interessenter? Intern og ekstern analyse: Relevante spørsmål: Hva skjer - hva utgjør trusselen, bekymringen, muligheten som utgjør situasjonen Hva er kilden til situasjonen Hvor er situasjonen Når blir det/når ble det en situasjon som måtte håndteres Hvem er involvert og berørt internt og eksternt? På hvilken måte er de berørt eller involvert Hva er de positive og negative kreftene som opererer (hva oppstår av muligheter og trusler) Hva innebærer situasjonen for virksomheten? Hvilke kommunikasjonsutfordringer har vi nå? Om 2. Planlegging av tiltak og aktiviteter. Planleggingstrinnet skal gi oss svar på tre spørsmål: 1. Hva er den ønskede situasjonen 2. Hvem - internt og eksternt - må planen nå og omfatte 3. Hva skal vi oppnå hos hver av de berørte partene for å nå målet? Å sette seg mål: Målene skal beskrive de resultater som skal tilfredsstilles for å oppnå ønsket situasjon Målene må kunne måles og må derfor være kvantifiserbare. Eksempel: Nå-situasjonen: 5 % av våre medlemmer kjenner vår visjon og strategi. Mål: Innen mai 2007 skal vi øke antall medlemmer som kjenner vår strategi og visjon til 80 %.

14 Hvem skal planen omfatte - og hvem skal den nå? Geografi Demografi Psykografi m.m. Sett så delmål for de berørte gruppene: Hva trenger vi å gjøre i forhold til hver enkelt gruppe for å oppnå våre kommunikasjonsmål? Kvalitativt (beskrivende) Kvantitativt (målbart) aktivt verb, ønsket utfall, målbart tall og tidsfrist. Virkemidler budskap og kanaler Vi må lage budskapene som må til for å støtte opp under våre mål i forhold til de berørte gruppene. 1. Definere berørte grupper 2. Utvikle det mest hensiktsmessige budskapet for å nå gruppene Velge budskap på bakgrunn av målsetting - rettet mot de berørte gruppene. Budskapet må: være relevant for gruppen der og da skissere en virkelighet som mottaker kjenner igjen komme mottaker i møte med løsninger, ideer eller verdier de kan identifisere seg med slik at de tar budskapet inn over seg og agerer i tråd med våre mål. 3. Velge den/de optimale kanalene for budskapet Om 3. Tidsplan, budsjett, ansvarsfordeling Lag en kort skriftlig plan som viser hvordan tider og frister for hvert enkelt tiltak/element. Utred kostnader som er forbundet med tiltaket. La det går fram av tiltaksplanen hvem som er ansvarlig for hvert enkelt element. Om 4. Gjennomføring, handling, kommunikasjon Sett planene ut i livet. Produser kampanjeelementer, innhold, skaff illustrasjoner, oppdater nettsider etc. Ta kontakt med målgruppene eller informasjonsbærerne. Distribuer informasjonen som planlagt. Ivareta den kommunikasjonen som disse henvendelsene fører til. Om 5. Evaluering, tilbakemelding og oppfølging Er tiltaket gjennomført som planlagt? Er tidsfristene overholdt? Er budsjettene overholdt? Har vi oppnådd resultater som forventet? Har vi høstet noen erfaringer som vi bør ta med oss videre?