Godkjenning av innkalling og saksliste

Transkript

1 PC 17/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Prosjektledelsen Saksansvarlig: Siri Margrethe Løksa Saksbehandler(e): Kristin Kreul Arkiv nr: 15/ Vedlegg: Innkalling og saksliste til prosjektstyremøte Prosjekt Campus Forslag til vedtak: «Prosjektstyret godkjenner innkalling og saksliste.» Siri Margrethe Løksa Prosjektsjef NMBU PC 17/2015 Universitetsstyret Møtedato

2 2 Innkalling og saksliste til prosjektstyremøte Prosjekt Campus Dato: Sted: Styrerommet, Cirkus, NMBU Tid: Kl Saksnr. Sakstittel Side PC 17/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste PC 18/2015 Godkjenning av referat fra møte PC 19/2015 Statusrapport for Prosjekt Campus pr 31.mars 2015 PC 20/2015 Styreleders orientering PC 21/2015 Status tilsetting av prosjektsjef PC 22/2015 Strategisk Campusplan PC 23/2015 Dokumenthåndtering og prosjektrom for Prosjekt Campus PC 24/2015 Organisering av FDV-informasjonshåndtering PC 25/2015 Prosjektmål for samlokaliseringsprosjektet PC 26/2015 Rigging av flytteprosjekt PC 27/2015 Utvikling av Campus Øst PC 28/2015 Eventuelt Eventuelt forfall meldes Kristin Kreul på epost eller tlf Olaf Melbø styreleder NMBU PC 17/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

3 PC 18/2015 Godkjenning av referat fra møte Prosjektledelsen Saksansvarlig: Siri Margrethe Løksa Saksbehandler(e): Kristin Kreul Arkiv nr: 15/ Vedlegg: Referat fra prosjektstyremøte Prosjekt Campus Forslag til vedtak: «Prosjektstyret godkjenner referat fra møte » Siri Margrethe Løksa Prosjektsjef NMBU PC 18/2015 Universitetsstyret Møtedato

4 2 Referat fra prosjektstyremøte Prosjekt Campus MØTEREFERAT PROSJEKT: Referat fra prosjektstyremøte Prosjekt Campus PROSJEKTNR: MØTETYPE: Prosjektstyremøte Møte 03 DATO/TID: kl STED: Hemsen, NMBU, Adamstuen MØTELEDER / REFERENT: Olaf Melbø/Kristin Kreul TILSTEDE: Olaf Melbø (leder) Nina Kristiansen Elin Børrud Erling Olaf Koppang Øystein Lie Siri Margrethe Løksa Lasse Hjelle Gudmund Holstad (observatør) Lise Thoen (observatør) Gry Tove Jæger (observatør) Kristin Kreul (sekr.) IKKE TILSTEDE: Ingrid Larsen Wigestrand (vara) NMBU PC 18/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

5 3 REFERAT Saksnr. Sakstittel PC 7/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Oppsummering Ingen kommentarer Vedtak: Prosjektstyret godkjenner innkalling og saksliste. PC 8/2015 Godkjenning av referat fra forrige møte PC 9/2015 Oppsummering Merknader til referatformen Det skal i utgangspunktet ikke være behov for noen oppsummering før vedtakene da saksframlegget skal gi denne informasjonen, men ev rettinger i saksframlegget samt nye opplysninger skal inn i referatet. Hvis styret gjør et helt annet vedtak, så skal begrunnelsen for dette inn i referatet. Prosjektstyret bør etterstrebe så stor grad av transparens som mulig for å gi tillit i organisasjonen til at sakene er behandlet ordentlig. Vedtak: Prosjektstyret godkjenner referatet fra forrige møte. Prosjektstyret ber om at det lages et lukket prosjektrom hvor alle styremedlemmene har tilgang og hvor referater, innkallinger, vedlegg og andre relevante dokumenter skal ligge. Statusrapport Oppsummering Se innkalling for saker det ble rapportert om. Ad utforming av statusrapporten Dette skal være en rapport fra prosjektledelsen til prosjektstyret. Prosjektstyret rapporterer så tertialvis til universitetsstyret. Det lages egen rapportmal for rapportering fra prosjektstyret til rektor i en form som rektor kan brukes videre til styret i NMBU Statusrapporten skal utarbeides og oversendes prosjektstyret ved utgangen av hver måned 11 ganger pr år. Rapportene for juli og august slås sammen. Informasjon/rapporter fra Statsbygg legges som vedlegg til rapportene. NMBU PC 18/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

6 4 PC10/2015 PC 11/2015 Punkt 7 i rapporteringen bør deles i to en for SHA og HMS i byggeperioden med fokus på aktivitetene som pågår på campusområdet i forhold til NMBU sin virksomhet i byggeperioden og en for HMS-perspektivet i forhold til de nye, fremtidige byggene/studie- og arbeidsplassene. Det er ikke behov for å gå i detalj for SHA inne på byggeplassene der Statsbygg har ansvaret. Vedtak: Prosjektstyret tar statusrapport til orientering. Rapportering i henhold til mal med justeringer av punkt 7 ref. innspill fra møtet, påbegynnes fra utgangen av februar. Styreleders orientering Oppsummering Prosjektsjefstillingen To interne søkere. Det arbeides med innhenting av referanser og forberedelser for intervjuer etter NMBUs reglement/tilsettingsprosedyrer. Informasjon fra prosjektrådsmøtene Ved ev reduksjons-/kostnadskuttdiskusjoner er det to viktige prinsipper for NMBU 1. At ev reduksjoner/kutt skal bli minst mulig 2. At ikke NMBU skal ta en del av det økonomiske ansvaret (dvs. ikke gå inn på å betale/dele kostnader) Orientering fra prosjektrådsmøtene ref. vedlagte presentasjoner. Vedtak: Prosjektstyret tar styreleders rapportering til orientering. Avklaring av oppgaver for prosjektledere og støttefunksjoner Oppsummering Kulepunkt 9 endres til «Sørge for å holde ansatte- og studentorganisasjonene og hovedverneombudene løpende orientert om prosjektene.» Det legges til følgende punkter under prosjektledernes oppgaver «Administrere og ha innkjøpsansvar for anskaffelser og oppfølging av disse.» «Lede prosessene med overtagelser fra Statsbygg og over til driftsorganisasjonen ved NMBU.» NMBU PC 18/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

7 5 PC 12/2015 PC 13/2015 «Sørge for at all FDV-informasjon fra prosjektene blir overlevert og levert videre inn i driftsorganisasjonen.» Prosjektøkonomiansvarlig bør ev også få ansvaret for å sy sammen og redigere statusrapportene som leveres fra prosjektlederne for prosjektsjefen som skal levere disse til styret og US. Ad organisasjonsutvikling så er det behov for å avklare grensesnittet mot NMBUs linjeorganisasjon og hvilke rolle Prosjekt Campus ev skal ha i dette. Under stabs-/støttefunksjoner må også innkjøps- og anskaffelseskompetanse, juridisk kompetanse, særlig i forhold til kontrakter (gjennomgang) og kontraktovertakelse opsjoner, garantier, ansvar, reklamasjoner mv. Vedtak: Prosjektstyret tar utkast til oppgavebeskrivelse for prosjektledere og beskrivelse av støttefunksjoner til orientering og ber prosjektledelsen legge til punktene og justeringene som fremkom i møtet. Prosjektleder for SLP inkl. BUT Oppsummering Se innkalling for organisasjonsmodell. Det henvises til eget notat fra Øystein Lie vedrørende organisering av prosjektledelse for SLP/BUT som ble delt ut under styremøtet. Vedtak: Prosjektstyret vedtar at Øystein Lie engasjeres i rollen som prosjektleder for SLP og BUT. Olaf Melbø, Siri Margrethe Løksa og Øystein Lie går igjennom notatet som Øystein Lie fremla i møtet og kommer tilbake med et justert forslag til neste prosjektstyremøte. Inntil dette er vedtatt arbeides det ut fra beskrivelsen av prosjektledere og prosjektstab/støttefunksjoners oppgaver i PC 12/2015 og notatet med de justeringer som gjøres etter gjennomgangen. Budsjettorientering rammer og fordeling Oppsummering Se innkalling for saksfremlegg. Vedtak: Prosjektstyret ber prosjektledelsen om at det til møte den 3.juni fremlegges forslag til detaljbudsjett innenfor den rammen som fremgår av saksfremlegget. Prosjektstyret ber også om at det sendes ut tildelingsbrev for de interne ressurser som er og må være i virksomhet umiddelbart. Ev andre stillinger avventes til prosjektsjefen er på plass. NMBU PC 18/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

8 6 PC 14/2015 PC 15/2015 PC 16/2015 Bestilling av sak om strategisk campusplan Oppsummering «Langsiktig visjon» byttes ut med «langsiktig strategi» mot settes i parentes bak «videre vekst». Prosjekt Campus må adressere hvilke føringer vi har behov for fra NMBUs ledelse for å kunne utarbeide en strategisk campusplan. Hvilke problemstillinger må tas opp? Det foreslås at det utarbeides en liste med spørsmål som må avklares til NMBUs ledelse. Vedtak: Prosjektstyret tar foreløpig innholdsfortegnelse for strategisk campusplan til orientering og ber administrasjonen jobbe videre ut fra de kommentarene som fremkom i styremøte. Det utarbeides en liste med spørsmål som må avklares til NMBUs ledelse. Elin Børrud får i oppgave å lage et utkast til dette i samarbeid med Kristin Kreul og Terje Holsen. Status kunst i SLP Oppsummering Campus Ås har et av Norges mest sentrale og viktige parkanlegg som også speiler at NMBU har verdens nest eldste hagekunstutdanning. For det nye parkanlegget Uraksen, bør man således ha ambisjoner om at dette skal speile samtidens hagekunst og bli et anlegg av høy kvalitet som gir internasjonal oppmerksomhet på feltet. Vedtak: Prosjektstyret tar informasjonen om kunst i SLP til orientering. Prosjektstyret utfordrer kunstutvalget på å tydeliggjøre ambisjonene for kunsten og at NMBUs stilling til hva kunsten skal bidra med til Campus Ås avklares. Prosjektstyret ber også om en avklaring rundt hvordan eksisterende kunst på Adamstuen skal ivaretas. Eventuelt NMBU PC 18/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

9 PC 19/2015 Statusrapport for Prosjekt Campus pr 31.mars 2015 Prosjektledelsen Saksansvarlig: Siri Margrethe Løksa Saksbehandler(e): Kristin Kreul med bidrag fra Øystein Lie, Knut Moksnes, Kai Einar Tilley, Lise Thoen, Gry Tove Jæger, Christian Montarou, Hans Christian Sundby og Terje Holsen Arkiv nr: 15/ Vedlegg: Prosjektsjefens vurdering: Organisering Da man må påregne at tilsetting av ny prosjektsjef vil ta ytterligere tid, anbefales det at nåværende prosjektsjef bes om å igangsette videre organisering og strukturering av prosjektet, med tilsettinger, lokalisering av prosjektkontor, oppbygging av administrative systemer, prosjektkultur og møtestruktur mv. Kunstnerisk utsmykning SLP Det er viktig å avklare grensesnitt for håndtering av KORO-prosjektet, eksisterende kunst på Adamstuen og de historiske samlinger fra Adamstuen. Prosjektsjefen anbefaler at styret ber administrasjonen om å avklare de ulike oppgavene, presisere grensesnitt og definere hvilke roller som skal ivareta dette. HMS Det arbeides nå med å sikre en systematisk og forsvarlig ivaretakelse NMBUs HMSperspektiv i Statsbyggprosjektene. NMBU PC 19/2015 Universitetsstyret Møtedato

10 2 Forslag til vedtak: «Prosjektstyret tar statusrapport pr 31.mars 2015 til orientering og ber om at prosjektsjefens vurderinger følges opp.» Siri Margrethe Løksa Prosjektsjef NMBU PC 19/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

11 3 Saksframlegg Statusrapport for Prosjekt Campus pr 31.mars 2015 OVERORDNET STATUS Fremdrift Behov for å få fast prosjektsjef og organiseringen av Prosjekt Campus på plass er presserende se PC 21/2015. Økonomi Det er nå sendt ut tildelingsbrev for frikjøp av ressurser fra NMBUs linje, og det er stilt til disposisjon midler som kompensasjon for brukermedvirkning. Prosjektsjefen vil i samarbeid med prosjektlederne utarbeide detaljbudsjett for de enkelte prosjektene. Det vil bli framlagt tertialvise regnskapstall for prosjektstyret. ORGANISERING Status i bemanning og evt. endringer i organisering Under følger en oversikt over stillinger og status for disse pr. april 2015 Stilling 2015 Stilling s% Budsjett Plassering Hvem Prosjektsjef Prosjektorganisasjonen Prosjektkoordinator Prosjektorganisasjonen Kristin Kreul Prosjektleder SHF Prosjektorganisasjonen Knut Moksnes Prosjektleder Urbygningen Prosjektorganisasjonen Kristin Kreul Prosjektleder SLP og BUT Prosjektorganisasjonen Øystein Lie Prosjektleder flytting Prosjektleder SCP Delprosjektleder brukerutstyr interiør i Urbygningen Delprosjektleder brukerutstyr IT i Urbygningen Prosjektorganisasjonen Prosjektorganisasjonen Prosjektorganisasjonen Prosjektorganisasjonen Leif Thomas Geir Tutturen NMBU PC 19/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

12 4 Prosjektkoordinator SHF Prosjektorganisasjonen Jan Sigurd Pettersen Delprosjektleder brukerutstyr interiør i SHF Prosjektorganisasjonen Ingvar Selmer Olsen Delprosjektleder brukerutstyr IT i SHF Prosjektorganisasjonen? Prosjektkoordinator SLP Prosjektorganisasjonen Knut Moksnes Brukerkoordinator SLP Prosjektorganisasjonen Hans Jørgen Larsen Brukerkoordinator BUT Prosjektorganisasjonen Åse Ingvil Risberg Støttefunksjoner/ sekretariat Prosjekt Campus Prosjektorganisasjonen Tove Merete Husby og Paul Stray Økonomikontroller Prosjektorganisasjonen Må trolig utlyses? Hvilke stillingsbeskrivelse/kompetansekrav har denne stillingen? Innkjøper ØA/NMBU Er dette frikjøp av en som allerede jobber i innkjøpsavdelingen? Hvilke stillingsbeskrivelse/kompetansekrav har denne stillingen? Fremdriftsplanlegger Prosjektorganisasjonen Må trolig utlyses? Hvilke stillingsbeskrivelse/kompetansekrav har denne stillingen? Dokumentkontroller Prosjektorganisasjonen Må trolig utlyses? Hvilke stillingsbeskrivelse/kompetansekrav har denne stillingen? FDV-koordinator * Prosjektorganisasjonen Linda Bystrøm Kommunikasjonsrådgiver KA/NMBU Kai Einar Tilley IT-koordinator ? Geir Tutturen Sikkerhetsrådgiver Stab/NMBU Bård Martin Tollefsen Koordinering mot driftsorganisasjonen ? Jan Sigurd Pettersen** HMS-oppfølging? Organisasjonsutvikling? Driftsleder/logistikk SLP Prosjektorganisasjonen Kjetil Hald Oftebro Optimal drift/kvalitetssikring el/vvs/park/bygg/brann * TA/NMBU Carl Tomas Jørstad 40%, Pål Kristiansen 30%, Bjørn Anders Fredriksen 40%, Tor Åge Diserud 15% og Jon Olafsen 15% Bygningsteknisk og VVS NMBU PC 19/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

13 5 * Inkl. fordeling av samlet overføring på 1 mill. til Teknisk avdeling. ** Jan Sigurd Pettersen går tilbake som 100 % prosjektleder i TA fra 1.juni 2015 det må avklares om det er TA/prosjektet finne en ny person til å ivareta denne oppgaven. Da man må påregne at tilsetting av ny prosjektsjef vil ta ytterligere tid, anbefales det at nåværende prosjektsjef bes om å igangsette videre organisering og strukturering av prosjektet, med tilsettinger, lokalisering av prosjektkontor, oppbygging av administrative systemer, prosjektkultur og møtestruktur mv. SAMLOKALISERINGSPROSJEKTET Til nå er NMBU-ledelsen i hovedsak blitt informert om SLP-status ved regelmessige Samordningsmøter (i alt 127) med referater. Vi er nå ferdig med en møteserie med 21 brukergrupper med henblikk på å kvalitetssikre og oppdatere drofus og romfunksjonsprogrammet og sammenholde dette med Byggutstyr og Brukerutstyr (BUT) for å fremskaffe et riktig fundament for videre prosjektering. Et viktig virkemiddel i denne sammenheng har vært å løfte inn uavklarte spørsmål på en aksjonsliste, hvor sakene etter forbehandling av prosjekteringsgruppen (PG) og Statsbygg (SB) blir tatt opp i prioriteringsmøter for sluttbehandling med brukerne. De fleste sakene fra brukergruppene som startet før jul, er nå på det nærmeste ferdigbehandlet, mens aksjonslistene som brukergruppene på nyåret har utarbeidet skulle ha vært behandlet i mars. Arkitektene hos PG har vært såpass opptatt med rammesøknaden for SLPbygget før påske at det ikke har vært mulig å få gjennomgått listene før utsending til brukerne. SB beklager at prosessen med å få gjennomgått listene nå er kraftig forsinket. Arkitektene utarbeider nå nye tegninger på grunnlag av de data som foreligger, og tegningene vil bli gjennomgått med brukergruppene etter tur før de vil bli endelig justert. Først ut er BSL3 og VIs funksjonsområde i basen, Akvarier og Hesteklinikken. De øvrige funksjonsområdene i basen følger etter hvert. I denne forbindelse har det vært viktig å holde en rekke arbeidsmøter med brukerne fra ulike avdelinger. Dette har vært så krevende at man har tatt en pause i de ukentlige driftsmøtene med PG. Det arbeides med ROS analyser innenfor en rekke områder som gass-systemer, Hesteklinikken, Gjødsel og strø/fôr- håndtering, Produksjonsdyrklinikken, Desinfeksjon av avløpsvann, Kadaverhåndtering og luthydrolyse. Flere andre områder er på gang. Det er startet en hovedfremdriftsplan VMP (tom 2016), og vi har den første gjennomgang av modell for avslutningsfasen av prosjektet i 2018/2019, dvs. testperiode, overtakelse, prøvedrift mm. Dette vil kreve grundig planlegging og samkjøring av en rekke aktiviteter samt nye personressurser. Planlegging av flytteprosjektet er i gang og vil kreve økende ressurser i tiden fremover. BRUKERUTSTYRSPROSJEKTET Vi er ferdige med alle brukergruppemøtene og er i gang med å kvalitetssikre drofus listene generert fra disse møtene. Dette arbeidet vil være avsluttet innen sommeren. Vi har også NMBU PC 19/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

14 6 begynt arbeidet med å registrere eksisterende utstyr. Registreringsgruppen (RG) vil besøke Adamstuen de to første ukene etter påske. Framdriften i BUT går derfor etter planen. SENTER FOR HUSDYRFORSØK Oppstart av prøvedriftsperiode tekniske anlegg og overtakelse av bygg Omforent overtagelsesprotokoll mellom Statsbygg som byggherre og Skanska som entreprenør forelå fredag etter et 11 timer langt møte samme dag. Overtagelsen var da utsatt fra ; Statsbygg hadde gitt Skanska 4 dager ekstra byggetid (uten dagmulkt). Liste over mangler/uferdige arbeider er lang; Skanska har fått en frist til med å utbedre disse. For utomhus er fristen Det er arbeider innenfor alle fagområder; men samlet sett vurdert å ikke være til hinder for overtagelse for prøvedrift (så vidt). Prøvedrift innebærer at NMBU tar i bruk anlegget, men at Skanska har ansvar for tekniske anlegg i 6 måneder; dvs. til Oppføring av plansilo og redskapslager I forprosjektfasen ble plansilo og redskapslager tatt ut av byggeprosjektet for å redusere kostnader. NMBU har hele tiden hevdet at det vil være uheldig å ferdigstille nye SHF uten plansilo da det vil gi en rekke fordeler, både kvalitets- og miljømessig, i forhold til rundballer. Det er også innmeldt behov for kaldgarasje for oppbevaring av det mest verdifulle landbruksutstyret. I forrige prosjektrådsmøte ble derfor Statsbygg bedt om å undersøke kostnadene ved å gjeninnføre plansilo og redskapslager i prosjektet. Statsbygg har i samarbeid med NMBU innhentet kostnadsoverslag som summerer seg til ca. 10 mill. kroner. På bakgrunn av dette har Statsbygg i brev datert fremmet saken for Kunnskapsdepartementet som en prosjektutvidelse. URBYGNINGEN Det har som tidligere nevnt, vært en del problemer i oppstart av byggeprosjektet pga. uforutsette utfordringer med oppsetting av tak-over-tak, større svakheter i takkonstruksjonen enn antatt, manglende fundamentering mv., men nå er byggearbeidene godt i gang og tak-over-tak er nå etablert over hele bygningen. NMBU avventer fortsatt konkret tilbakemelding på følgene av problemer med fremdrift og økte kostnader som Statsbygg informerte om i prosjektrådsmøtet 16.januar Inntil ev. annen offisiell beskjed kommer fra Statsbygg forholder vi oss til ferdigstillelsesdato 3.november 2015, men vi har uformell informasjon om at det nå jobbes mot 1.desember Brukerutstyrsprosjektet for Urbygningen har en ramme på 55,3 millioner kroner som er tildelt NMBU direkte. Prosjektet er delt i to en del for innkjøp av løst interiør/møbler og NMBU PC 19/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

15 7 en for innkjøp av AV-/IT-utstyr. Begge disse er i prosess, og det vil bli lagt fram detaljbudsjett for disse i neste prosjektstyremøte. Utsmykkingsprosjektet for Urbygningen ledes av KORO. Alle kunstnerne som skal smykke ut er godt i gang med sine arbeider. Tid for montering av verkene vil tilpasses fremdriften for byggeprosjektet. STRATEGISK CAMPUSPLAN Viser til sak 2/2015 SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ OG YTRE MILJØ Hovedverneombudene (HVO) opplever i dag at HMS perspektivet ikke er godt nok ivaretatt i NMBU sin egen prosjektorganisasjon for SLP. Det er ikke klart hvem som sitter med det overordnede ansvaret for at det blir gjennomført gjennomgående gode HMS vurderinger i prosjektorganisasjonen eller om prosjektorganisasjonen innehar den nødvendige kompetansen for å kunne identifisere HMS utfordringer for et fremtidsrettet og svært avansert bygg. Det er med andre ord en manglende rolleavklaring i organisasjonen. Dette fremkommer blant annet på følgende måter: - Det er uklart hvem i prosjektorganisasjonen som tar ansvaret for at de overordnede HMS målsetningen blir fulgt opp og at nødvendig medvirkning er sikret. Per i dag har ikke vi oppfattet at prosjektet har noen overordnet HMS mål, noe vi mener det bør ha. - Det synes ikke å være systematikk i å innkalle HMS koordinatorene, bedriftshelsetjenesten, brannvernansvarlig, sikkerhetsleder, HVO o.l. til relevante møter, som ROS-analyser. - HMS ressursene ved NMBU inngår per i dag ikke som en del av prosjektorganisasjonen. De holdes dermed ikke oppdatert på tidsplaner, frister, løpende HMS vurderinger og prioriteringer eller møter og møtereferater. Dette er i stor grad punkter som ble diskutert i arbeidsmøtet om HMS-perspektivet i Statsbyggprosjektene 30. januar Mange av punktene som ble løftet opp i dette møtet er det ikke tatt tak i. Det er viktig å få en systematisk gjennomgang av punktene som ble tatt opp på dette møtet for å sikre at vi faktisk har en organisasjon som har den nødvendige organisering, kompetanse og rolleavklaring som er nødvendig for å sikre god HMS og medvirkning i prosjektene våre. I nærmeste fremtid må NMBU i samråd med Statsbygg/PG sette opp en tidsplan for når og hvordan AMU ved NMBU skal behandle SLP frem mot søknad om samtykke til Arbeidstilsynet. Hovedverneombudene har gradvis fått innpass på mange aktuelle arenaer og er i dag representert på de sentrale møtene. Dette er positivt. KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON Aktiviteter siste periode NMBU PC 19/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

16 8 Informasjon i egne kanaler (til ansatte/studenter/allmennhet): (Bygg og utvikling, internettside): 7 saker intern.nmbu.no (NMBUs intranettside): - Saker: 3 SLP-saker, 2 NMBU-saker, totalt 5 saker om bygg og utvikling. - Diskusjonsforum: Skilting på NMBU, 2 innlegg. Twitter (@campusas): 2 tweets. (Brukes primært til å gi nyttig sanntidsinformasjon som stenging av veger etc.) Instagram (#campusas1432): 7 bilder. (Brukes til å dele bilder av anleggsarbeider, parken og bygninger etc.) Facebook (UniNMBU, NMBUs Facebookside): 2 oppslag, Åpen gård (3.3.) og auksjon på SHF (18.3). Ås kommunes hjemmeside: NMBU har et formalisert samarbeid om kommunikasjons knyttet til Byggeprosjektet med Ås kommune. Kommunen henter ut informasjon fra NMBUs Bygg og utviklingssider som grunnlag for egne saker. Møter: Møte 5. mars med instituttleder på IHA om merinformasjon i forbindelse med oppstart av hovedbygget. IHA belastes ekstra ettersom mye av anleggstrafikken vil gå forbi instituttet og spunting og sprenging kan forstyrre. Samarbeidssaker med Statsbygg: Deltar på kontaktmøter hver 14. dag og informasjonsmøter med bruker ukentlig. Møte 4. mars med Statsbygg og Gyro for å legge til rette for time-lap-video av det store bygget. Vi ordner kontakter Statkraft Varme AS, SVAS, (kamera i pipa) og tilrettelegger best mulig. Profilering av åpen Ås gård 8. mars lokalt i Ås (sosiale medier og kontakt med lokale aviser) og internt på NMBU. Statsbyggs arrangement, på oppfordring fra NMBU. Pressearbeid: Henvendelser fra pressen: 5 henvendelser fra Østlandets blad og Ås Avis. - Levert bilder av riving til ØB - Levert bilder av tak over tak til Åpent rom, Statsbygg Innsalg av saker til media: Flytting av de første dyra (geiter) fra gammelt fjøs til Ås gård den 23. mars. NRK Østlandssendingen, Østlandets Blad og Ås Avis. Medieoppslag: Innflyttingen på Ås gård: NMBU PC 19/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

17 9 Reportasje i Østlandssendinga : Dagsnytt 21 med Norge i dag Innslaget fra NMBU er fra 18 min 15 sek ut i sendinga: Reportasje i Ås avis: Reportasje i Østlandets blad, bilder og video: Statsbyggs omtale av flyttingen: Statsbygg/Nyheter/2015/As-gard-tatt-i-bruk/ Sak om overdragelse av Ås gård i Byggeindustrien: Sak i ØBs papirutvgave er vedlagt Facebook (mulig dere må rulle litt nedover): Statsbygg: Innlegg/svar på eksterne nettsider: Flere innlegg om byggeprosjektet på Facebook-gruppene Ås kommunes venner, Gode, gamle dager på NLH (UMB/NMBU), Ås før og nå. Totalt 8 innlegg. Planlagte aktiviteter kommende periode Informasjon i egne kanaler: (Bygg og utvikling) Twitter (@campusas) Instagram (#campusas1432) Facebook (UniNMBU, NMBUs Facebookside) I tillegg tas Snapchat i bruk (campusas). Denne kanalen gir øyeblikksbilder (10 sekunder) fra Campus Ås og kan mest sammenliknes med å se ut av et bilvindu. Det er 1,1 mio bruker i Norge, 3. mest populære sosiale applikasjonen i gruppen år. Nyhetsbrev på epost (til ansatte/studenter/allmennhet): Nyhetsbrev til alle ansatte og studenter med informasjon om informasjonskilder for byggeprosjektet. Nyhetsbrev til studievegledere og personalansvarlige ved instituttene og IHA, Teknisk avdeling og Økonomiavdelingen (Husdyrfagbygget, Saghellinga og Verkstedbygget) om framdrift og konsekvenser for aktiviteten på Campus Ås og en grov milepælplan. (Informasjon ihht HMS etc gis i linja. Materiell (nytt/revidert): NMBU PC 19/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

18 10 (Bygg og utvikling): Nettsiden skal tegnes om. Fra høsten 2015 vil så å si all aktivitet foregå innenfor byggegjedet og det er derfor ikke nødvendig med oversiktskart. Strømming av bilder fra time-lap-kamera fra Statsbygg til Bygg og utviklingnettsiden. Revisjon av folderen Byggeprosjekter på Campus Ås (papir og digital). Innsalg av saker til media: Ingen konkrete planer pt. Samarbeidssaker med Statsbygg: Deltar på kontaktmøter hver 14. dag og informasjonsmøter med bruker ukentlig. Møte om plassering og innhold på informasjonsskilt om byggeprosjektet på Campus Ås. KUNSTNERISK UTSMYKNING SLP Komiteen for samlokaliseringsprosjektet er godt i gang med delkunstplaner og akkurat nå i ferd med å invitere kunstnere til Veterinærinstituttets inngang og til NMBUs inngang som man kan lese av de vedlagte dokumentene. Den første delkunstplanen om foto/kunstnerisk oppdrag, kan man lese om på denne linken med intervju av kunstneren på KORO s nett sider. Når det gjelder hovedkunstplanen som inkludert uterom som Uraksen, vil den først bli behandlet til høsten. NMBUs medlem i KORO-komiteen, Christian Montarou har igangsatt et forarbeid for å avklare innspill og ønsker fra NMBU når det gjelder dette, sammen med blant andre Corinna Clewing og Anne Katrine Geelmuyden fra Institutt for landskapsplanlegging. Det er viktig å avklare grensesnitt for håndtering av KORO-prosjektet, eksisterende kunst på Adamstuen og de historiske samlinger fra Adamstuen. Prosjektsjefen anbefaler at styret ber administrasjonen om å avklare de ulike oppgavene, presisere grensesnitt og definere hvilke roller som skal ivareta dette. MYNDIGHETSFORHOLD Statsbygg har sendt rammesøknad for SLP NMBU har mottatt nabovarsel og gitt merknader til denne. Midlertidig brukstillatelse på SHF ble gitt i uke 11. NMBU PC 19/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

19 PC 20/2015 Styreleders orientering Prosjektledelsen Saksansvarlig: Olaf Melbø Saksbehandler(e): Kristin Kreul, Øystein Lie Arkiv nr: 15/ Vedlegg: Samarbeid mellom brukerne og Statsbygg- foreløpig innspill fra NMBU ved Øystein Lie Forslag til vedtak: «Prosjektstyret tar styreleders orientering til orientering.» Siri Margrethe Løksa Prosjektsjef NMBU PC 20/2015 Universitetsstyret Møtedato

20 2 Saksframlegg Styreleders orientering Muntlig orientering Styreleder har siden sist styremøte deltatt i følgende prosjektrelaterte aktiviteter Presentasjon for VetBios fakultetsstyremøte 13. februar Presentasjon på allmøter på Ås 11.mars og Adamstuen 19.mars Presentasjon for Universitetsstyret 5.mars Styreleder ønsker også å orientere om sine tanker rundt Statsbyggs prosedyrer for endringshåndtering og samarbeidsprinsipper Statsbygg NMBU, dvs.: 1. Behovet for å avklare hvilke rutiner SB har/må ha for å håndtere endringer og hvordan beslutninger er organisert (hvem som beslutter, krav til beslutningsunderlag, logg for oversikter m.m.), slik at NMBU vet hvilke rammer/forutsetninger det arbeides ut fra og hvordan NMBU skal rigges for å møte disse. (Se vedlegg: Samarbeid mellom brukerne og Statsbygg- foreløpig innspill fra NMBU ØL) 2. Behovet vårt for å rigge NMBUs prosjektorganisasjon for å kunne møte avklaringsbehov på rett måte til rett tid. NMBU PC 20/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

21 PRINSIPPER 1. Prosjektet utvikles i faser med tilhørende prosjektdokumenter som basis i etterfølgende fase. 2. Både Statsbygg og brukerne har som målsetting å holde kostnadene innenfor prosjektets styringsramme samtidig som fastsatt kvalitet, funksjonalitet og framdrift opprettholdes. 3. Prosesser der brukerne er involvert skal skje innenfor omforente tidsrammer. (et poeng her er at, som vi diskuterte i møtet; brukerne blir gitt tilstrekkelig tid innenfor felles totaltid å kunne respondere adekvat) 4. Endringer i prosjektet skjer i henhold til fastsatt prosedyre. Som en viktig del av endringsforslaget skal det utarbeides adekvat dokumentasjon for ny omforent basis, herunder med beskrivelse av kvalitetsmessige og/eller funksjonelle implikasjoner samt kostnadskonsekvenser med tilhørende finansieringsløsninger. (en endring kan vel potensielt også medføre besparelse både på investering og senere drift hvis det er en tilsvarende smart løsning man enes om. Det bør kanskje også tas opp i en formulering her?) 5. Endringer og kostnadsøkninger må omforenes med begge brukermiljøer, Vet. Inst og NMBU. 6. (Nytt fra NMBU) Når prosjektet benytter kompetanse hos brukerne som ikke er en naturlig del av brukermedvirkningen eller som fremtidig eier, skal det ytes økonomisk kompensasjon i henhold til nærmere fastsatte regler.

22 PC 21/2015 Status tilsetting av prosjektsjef Prosjektledelsen Saksansvarlig: Siri Margrethe Løksa Saksbehandler(e): Kristin Kreul med bidrag fra Heidi Blom Arkiv nr: 15/ Vedlegg: Prosjektsjef for Prosjekt Campus ref.nr. 15_01338 Prosjektsjefens vurdering: Se sak PC 19/2015 om organisering. Forslag til vedtak: «Prosjektstyret tar status for tilsetting av prosjektsjef til orientering og ber om oppfølging i tråd med sak PC 19/2015.» Siri Margrethe Løksa Prosjektsjef NMBU PC 21/2015 Universitetsstyret Møtedato

23 2 Saksframlegg Status tilsetting av prosjektsjef Stillingen ble lyst ut internt ref. PC 10/2015 hvor styreleder orienterte om følgende «To interne søkere. Det arbeides med innhenting av referanser og forberedelser for intervjuer etter NMBUs reglement/tilsettingsprosedyrer.» Ingen av de interne søkerne ble funnet kvalifisert. Prosjektsjefstillingen er nå utlyst på (se vedlegg for pdf) 13.april 2015 med søknadsfrist 4.mai Stillingen blir også annonsert i Aftenposten. Det arbeides nå med midlertidig innleie av prosjektsjefkompetanse fra mai 2015, tilsvarende den som er beskrevet i stillingsutlysningen i fasen fram til ny prosjektsjef er tilsatt (3 6 måneder). NMBU PC 21/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

24 Globale utfordringer innen klima- og energiforsyning, miljø, helse, trygg og sikker mat, innen teknologi og fornybare løsninger, bruk og vern av arealer og naturressurser, og utvikling av bioøkonomi, krever økt innsats. NMBU er svært godt rustet til å forske videre innen disse fagfeltene. NMBUs kompetanse spenner over hele verdikjeder og omfatter både grunnleggende og anvendt forskning. 1. januar 2014 ble Norges veterinærhøgskole og Universitetet for miljø- og biovitenskap slått sammen til NMBU - Norges miljø- og biovitenskapelige universitet. NMBU har 1700 ansatte og 5100 studenter, og er i dag plassert på to campuser, Ås og Adamstuen i Oslo. Nærmere opplysninger om NMBU finnes på Prosjektsjef for Prosjekt Campus - ref.nr. 15/01338 Det er ledig stilling som prosjektsjef for «Prosjekt Campus» i perioden , med mulighet for forlengelse. Arbeidssted for stillingen vil være på Campus Ås. NMBU har besluttet å etablere en egen prosjektorganisasjon «Prosjekt Campus» som vil ha ansvar for å lede arbeidet med den strategiske utviklingen av campus Ås i tidsrommet I dette inngår kartlegging av areal- og bruksbehov, utredning av mulige løsninger for universitetets institutter, samt å ivareta NMBU sine brukerinteresser og oppgaver som fremtidig eier og forvalter av byggeprosjektene som gjennomføres av Statsbygg. Se vedlagte lenker for mer informasjon: og Prosjektorganisasjonen vil være bindeleddet mellom NMBU og Statsbygg og ledes av et eget styre som rapporterer til NMBUs rektor. Prosjektstyret har fått ansvar for at det utarbeides en strategisk campusplan som skal samordne og koordinere alle prosjekter under «Prosjekt Campus» for å oppnå optimale areal-, infrastruktur- og bygningsmessige løsninger for NMBU i et helhetlig og langsiktig perspektiv. Prosjektorganisasjonens størrelse vil bli tilpasset de oppgaver den tillegges i de ulike fasene, og mulig samvirke med fagkompetanse i NMBU sin eksisterende organisasjon. Prosjektsjef rapporterer til prosjektstyret for «Prosjekt Campus» og vil bli gitt ansvar og fullmakter for å kunne ivareta den daglige ledelsen av de oppgaver som prosjektstyret har ansvar for. Personalansvar inngår i stillingen. Prosjektstyret vil avholde regelmessige møter der prosjektsjefen får ansvar for utarbeidelse og fremlegging av styresaker samt oppfølging av de vedtak som prosjektstyret gjør. Det er fastsatt eget mandat for prosjektstyret. Arbeidsoppgaver Prosjektsjefen har det samlede ansvar for å organisere og lede Prosjekt Campus med underliggende prosjekter. Det innebærer daglig ledelse av prosjektorganisasjonen som skal arbeide med følgende arbeidsoppgaver: Ivaretakelse av NMBUs interesser som fremtidig operativ eier i alle prosjekter som Statsbygg bygger for NMBU, herunder blant annet koordinering av brukermedvirkningen, kommunikasjon mellom utbyggingsprosjektene og NMBU sin linjeorganisasjon. Sikre at de prosjekter som NMBU overtar innehar riktig teknisk kvalitet, mottak av FDVU-dokumentasjon, overtakelse og eierskifteprosesser, driftsforberedelse, lede flytting og idriftsettelse samt delta i beslutninger om økonomiske prioriteringer. Utarbeidelse av en strategisk campusplan for en videre forvaltning og utvikling av alle bygg og infrastruktur slik at NMBU når sine langsiktige mål, herunder blant annet definering av krav til plan, kontrahere og følge opp leverandører, verdivurdering av eksisterende anlegg, overordnet arealplanlegging (campusplanlegging, arealeffektivisering, gevinstrealisering mv.), kostnadsanalyser, fremdriftsplanlegging samt gjennomføringsstrategi for de tiltak som planen definerer. Planlegging og gjennomføring av flytteprosjektet og eventuelt andre prosjekter som følger av de prosjekter som Statsbygg gjennomfører, eller som er et resultat av Strategisk campusplan og som ikke ligger til Teknisk Avdeling Kvalifikasjonskrav for stillingen Faglige kvalifikasjonskrav Det kreves: Sivilingeniør, sivilarkitekt eller annen relevant høyere utdannelse. Kjennskap til regelverk for offentlige anskaffelser og kontraktsoppfølging. Utlysningstekst (112905).pdf - Generert fra Jobbnorge.no den 14. april 2015 kl. 17:48 Side 1 / 2

25 Erfaring med å lede store utbyggingsprosjekter Personlige egenskaper/egnethet Det kreves: God skriftlig og muntlig fremstillingsevne Høy grad av gjennomføringsevne på ledernivå i alle prosjekts faser Analytiske og systematiske ferdigheter og evne til å foreta klare prioriteringer Gode kommunikasjonsferdigheter Evne til å ta egne initiativ Evne til å inspirere og koordinere teamet og holde dem fokusert på målene NMBU tilbyr: Et godt og stimulerende arbeidsmiljø Utfordrende arbeidsoppgaver Pensjonsordning i Statens pensjonskasse Ulike velferdsordninger Lønnsvilkår Stillingen innplasseres i stillingskode 1113 Prosjektleder, ltr avhengig av kvalifikasjoner Nærmere opplysning Nærmere opplysninger ved Prosjektstyreleder Olaf Melbø, tlf: Sende søknad Søknad sendes elektronisk via linken Søk stillingen øverst på denne siden. Søknadsfrist: Attester/vitnemål Søkere som innkalles til intervju må kunne fremlegge bekreftede kopier av vitnemål og attester. Stillingen følger Statens lønnsregulativ. Medlemskap i Statens Pensjonskasse (2 %). Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn. Arbeidsplassen vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne. I samsvar med offentlighetsloven 25 gjøres det oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlisten. Jobbnorge-ID: , Søknadsfrist: Utlysningstekst (112905).pdf - Generert fra Jobbnorge.no den 14. april 2015 kl. 17:48 Side 2 / 2

26 PC 22/2015 Strategisk Campusplan Prosjektledelsen Saksansvarlig: Siri Margrethe Løksa Saksbehandler(e): Elin Børrud, Kristin Kreul, Terje Holsen Arkiv nr: 15/ Vedlegg: Notat om Strategisk Campusplan av professor Elin Børrud Prosjektsjefens vurdering: De to alternative fremgangsmåtene som er beskrevet i notatet, kan anses som to «ytterpunkter» mht. hvordan det kan arbeides for å få frem en Strategisk Campusplan og hva denne skal være. En fornuftig prosess for NMBU kan også ligge et sted mellom disse. Prosjektsjefen ber derfor prosjektstyret om å gi tydelige føringer for hvordan det skal arbeides videre med Strategisk Campusplan. Forslag til vedtak: «Prosjektstyret ber administrasjonen rigge det videre arbeidet med Strategisk Campusplan ut fra følgende føringer Prosjektsjefen, med utgangspunkt i de føringer prosjektstyret gir, bes om å sette opp prosjektet og utpeke/tilsette prosjektleder m.m.» Siri Margrethe Løksa Prosjektsjef NMBU PC 22/2015 Universitetsstyret Møtedato

27 2 Saksframlegg Strategisk Campusplan (SCP) Det vises til sak PC 14/2015 «Bestilling av sak om strategisk campusplan» med følgende oppsummering «Prosjekt Campus må adressere hvilke føringer vi har behov for fra NMBUs ledelse for å kunne utarbeide en strategisk campusplan. Hvilke problemstillinger må tas opp? Det foreslås at det utarbeides en liste med spørsmål som må avklares til NMBUs ledelse.» og vedtak «Prosjektstyret tar foreløpig innholdsfortegnelse for strategisk campusplan til orientering og ber administrasjonen jobbe videre ut fra de kommentarene som fremkom i styremøte. Det utarbeides en liste med spørsmål som må avklares til NMBUs ledelse. Elin Børrud får i oppgave å lage et utkast til dette i samarbeid med Kristin Kreul og Terje Holsen.». Professor og leder for NMBUs plan- og arkitekturråd Elin Børrud har i ettertid utarbeidet et notat «Notat om SCP » (se vedlegg) basert på en oppsummering og utdyping av en «idedugnad» med Terje Holsen og Kristin Kreul, samt samtaler med medlemmer i rådet; Ola Bettum, Leif Daniel Houch, Tormod Aurlien og Caroline Lytskjold (stud.). Hensikten med notatet er å gi grunnlag for en bred diskusjon om begrepet «strategisk campusplan», omfang, innhold og prosess, før arbeidet settes i gang. Som utgangspunkt for en diskusjon om hvordan SCP for NMBU kan og bør bygges opp, er det her beskrevet to alternative fremgangsmåter for å få frem betydningen av å ha en bevissthet omkring dette før arbeidet settes i gang. En fornuftig prosess for NMBU kan også ligge et sted mellom disse. Alternativ 1: SCP basert på scenariobeskrivelser og bottum-up prosess for avklaring av visjoner, mål og mulige fremtidsbilder. Beslutninger om tiltak, prioriteringer og handlinger bygger mest mulig på brede beskrivelser formulert langt ute i organisasjonen (utdanningsprogrammer og forskningsgrupper). Alternativ 2: SCP basert på instituttvise behovsanalyse, mulighetsstudie og konsekvensvurderinger (effektmål, resultatmål etc.) Beslutninger om tiltak, prioriteringer og handlinger bygger mest mulig på overordnet kunnskap og oversikt over status quo og gjeldende visjoner og mål. NMBU PC 22/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

28 1 NOTAT Prosjektstyret NMBU Elin Børrud April, 2015 Kommentar til «Strategisk Campusplan» -sak - forslag til oppstart og gjennomføring av arbeidet - beskrivelse av to alternativer Notatet er basert på en oppsummering og utdyping av en «idedugnad» med Terje Holsen og Kristin Kreul, og som leder av NMBUs råd for arkitektur og plan, samt samtaler med medlemmer i rådet; Ola Bettum, Leif Daniel Houch, Tormod Aurlien og Caroline Lytskjold (stud.). Hensikten med notatet er å gi grunnlag for en bred diskusjon om begrepet «strategisk campus-plan», omfang, innhold og prosess, før arbeidet settes i gang. Hva er en strategisk plan? Strategisk planlegging handler om å rette oppmerksomheten mot et ønsket mål langt frem i tiden og samtidig beskrive mulige veivalg som kan lede mot dette målet. De ulike måtene å bevege seg mot målet, kan beskrives som trinnvise tiltak, beslutninger eller aktiviteter. En strategisk plan er, i motsetning til en prosjektplan, ikke rettet inn mot å gjennomføre et kjent og definert behov eller tiltak. Når vi skal lage en strategisk plan betyr det at vi retter blikket mye lengre frem i tid og utover den realiteten vi allerede kjenner til. De tre primære spørsmålene er: Hvor er vi? Hvor skal vi? Og hvordan kommer vi dit? Formålet er å beskrive hvilke handlinger som kan gjøres og hvilke handlinger som evt. ikke må gjøres, dersom utviklingen skal gå i en bestemt retning eller mot ett bestemt mål. Ved utarbeidelsen av en strategisk plan må man være forberedt på at uforutsette og uventede hendelser kan oppstå og som kan endre synet på eller effekten av tidligere handlinger og tiltak. Om så skjer må det vurderes om strategien og tiltakene fremdeles er fornuftige, eller om det er kursen og målene må justeres. Den kritiske faktoren for en suksessfull strategisk plan, er altså å vite hvor man vil. I det minst i hvilken retning man skal, og aller helst bestemme seg for hvor man ikke vil. Campusplan I dette tilfellet skal det utarbeides en strategisk campusplan (SCP). Campus betyr universitetsområde og er altså både et fysisk avgrensbart areal med sine ulike (faktiske) bygninger og anlegg, og den spesifikke virksomheten en institusjon for forskning og høyere utdanning et felleskap av lærere og studenter rettet mot kunnskap om «det hele».

29 2 En strategisk campusplan må således klare å koordinere mål for forskning og høyere utdanning med mål for bruk og utvikling av universitetsområdets areal og bygningsmasse, samt hvordan campus vil inngå i eksterne sammenhenger, lokalmiljø etc. Formålet med å utarbeide en strategisk plan campus for NMBU, er å etablere en samlet ramme og retning for den videre forvaltningen og utvikling av alle bygg og infrastruktur slik at NMBU når sine langsiktige mål. Strategien skal balansere visjoner og fremtidsmål mot verdivurdering av eksisterende anlegg, (arealeffektivisering, gevinstrealisering, kostnadsanalyser) og gjennomføringsmuligheter (økonomiske, tekniske, kulturhistoriske) for de tiltak som planen definerer. Tidsrammen En strategi må ha en tidsramme å forholde seg til. Byggeprosjekter tar lang tid derfor bør analysen sikte minst 20 år frem i tid. Til grunn for utarbeidelse av den strategiske campusplanen (SCP) kan det opereres med kortere tidsspenn, f.eks en forventet måloppnåelse om 5, 10 og/eller 15 år. Slik planlegging er gjerne bi-fokal, skuer langt frem når det skal fattes beslutninger om nært forestående gjennomføring. Ulike fremgangsmåter Det er ulike løp og fremgangsmåter som kan velges. Som utgangspunkt for en diskusjon om hvordan SCP for NMBU kan og bør bygges opp, er det her beskrevet to alternative fremgangsmåter for å få frem betydningen av å ha en bevissthet omkring dette før arbeidet settes i gang. En fornuftig prosess for NMBU kan også ligge et sted mellom disse. Alternativ 1: SCP basert på scenariobeskrivelser og bottum-up prosess for avklaring av visjoner, mål og mulige fremtidsbilder. Beslutninger om tiltak, prioriteringer og handlinger bygger mest mulig på brede beskrivelser formulert langt ute i organisasjonen (utdanningsprogrammer og forskningsgrupper). Alternativ 2: SCP basert på instituttvise behovsanalyse, mulighetsstudie og konsekvensvurderinger (effektmål, resultatmål etc.) Beslutninger om tiltak, prioriteringer og handlinger bygger mest mulig på overordnet kunnskap og oversikt over status quo og gjeldende visjoner og mål. Alternativ 1: Scenariobeskrivelser og fremtidsbilder som utgangspunkt for utarbeidelse av SCP En av hovedoppgavene i arbeidet med en slik plan er å komme frem til kunnskapsbaserte forestillinger om en eller flere mulige framtidsutsikter for det området/ virksomheten som trenger en strategisk plan. Det er bare gjennom scenariobeskrivelser og fremtidsbilder at det kan utvikles visjoner som er bærekraftige på tvers av organisasjonen. Scenarioene utarbeides på grunnlag av forskjellige teknikker og bygges gjerne opp omkring noen store samfunnstrender som man antar vil forsterke seg og påvirke det virksomhetsområdet som det skal beskrives et fremtidsbilde av. I vårt tilfelle kan virksomhetsområdet f.eks. være sammensatt av 1) kunnskapsfeltet «miljø og biovitenskap» 2) forskning og høyere utdanning 3) Folloregionen. De ulike scenarioene vil influere slike virksomhetsområdet i ulik grad.

30 3 Verdien av å utarbeide fremtidsbilder er å øke bevisstheten om sin egen robusthet og elastisitet i møte med de store endringsprosessene og unngå å bli handlingslammet når noe uventet oppstår. Og ikke minst øke bevisstheten av endringsprosesser i organisasjonen. Scenario-beskrivelsene bør derfor være: gjenkjennelige lett å assosiere med pågående prosesser være tydelige og konsistente varierte relevante og anvendelig for strategiske valg utfordrende og trigge kreativitet og handling Eksempler på samfunnsmessige trender som kan være interessante å fremskrive for Campus NMBU: Den globale dugnaden (klima- og matvarekrise) Bio-økonomi som nytt «olje-eventyr» (tettere samarbeid med næringsaktører) Praksiskunnskap blir mangelvare (økt kunnskap og kompetansekrav i produksjon og praksis) Den globale tillitten/avhengigheten slår sprekker (stedbunden, lokal utvikling blir viktigere) Scenariobeskrivelsene bør skrives av eksterne konsulenter med spesialkompetanse på slike teknikker. Fra scenariobeskrivelse til fremtidsbilde i 3 trinn Når det foreligger slike scenariobeskrivelser, vil disse være grunnlag for en drøfting av hva dette innebærer for NMBU. En slik drøfting må gjøres i flere trinn og begynne i den nederste enheten dvs. instituttene (utdanningsprogrammene og forskergruppene). Dersom universitetet som et fellesskap/kollegium skal få et eierskap til fremtidsbildene og strategien skal ha noen mening, må dette være en bottum-up prosess. Trinn 1: De ulike instituttene/ fagene ved NMBU skriver seg selv inn i scenariobeskrivelsene. Hvordan ser de for seg sin virksomhet utvikle seg i lys av de drivkreftene som danner utgangspunkt for beskrivelsene? Grunnlaget for at instituttene skal kunne skrive seg inn i scenariobeskrivelsene er at det foreligger noen vurderinger av dagens situasjon, mål og kortsiktige behov og mer langsiktige ambisjoner. (Det er denne bestillingen som SAMVIT fakultetet har fått fra fakultetsstyret.) Spørsmål som instituttene må svare på: 1. Hvordan tenker man at behovet for forskning og utdanning innenfor feltet/feltene være på kort og lang sikt, ressurstilgang, samfunnets behov for kandidater etc. problemstillinger? 2. Hvilke former for undervisning brukes og tenker vil komme til å bli brukt? Hva slags undervisningsarenaer tror man det er behov for? Eller ønskelig? 3. Hvilket internasjonalt fokus mener man at feltene har? Hvem samarbeider man med? Konkurrerer med? Hvilken betydning har internasjonale problemstillinger? Arbeidsmarked? Studentutveksling etc? 4. Hvilken rolle har administrasjon og styring for fagfeltene? Hvordan er koblingen mellom administrative enheter og faglige? Hvilke romlige og funksjonelle behov kan det tenkes at det er behov for?

31 4 5. Hvor stor betydning mener man at studentene for fagfeltet? Hvordan kan studentene integreres i fagfeltet? Hvilke møteplasser er viktige for studentenes arbeidsmiljø og trivsel? 6. Hvilket samfunnsoppdrag har fagfeltet? Hvilken rolle, betydning og plass i det norske samfunnet generelt tenker man at fagfeltet har? Hvordan er forankringen mellom fagfeltet innenfor og utenfor universitetet? 7. Hvor tett forankret mener man at fagfeltet til andre deler av universitetet? Hvor er koblingspunkter til andre institutt? Hvor er det konkrete samarbeid? Hvor ligger det potensielle faglige møter? Hvem tror man det overhodet ikke er grunn til å samarbeide med? 8. Hvilket image tror man fagfeltet har? Og hvor sterk er den faglige identitet i feltet? Er det et homogent miljø? På hvilken måte er man klar over hvilket omdømme fagfeltet har? Og hvordan påvirker omdømmet den faglige identiteten? Trinn 2: På grunnlag av fra instituttenes beskrivelser, skriver fakultetene seg inn i scenariobeskrivelsene. Spørsmål som fakultetsledelsen må svare på: 1. Hvor ligger berøringsflatene mellom instituttene? Er det grunn til at instituttene skal samlokaliseres? Er det mulig å etablere nye arenaer på tvers av instituttene? På hvilken måte kan instituttene koordinere sin virksomhet faglig eller funksjonelt? Hvordan er kontakten mellom studentene på de ulike instituttene? Er det viktig eller uviktig å ha gode møteplasser på fakultetsnivå? 2. Hvor er de store avvikene? Hvilke områder er instituttene mest ulike? Er det hele instituttet som avviker eller er det interne variasjoner? 3. Er det problemstillinger som ikke er berørt, men som ligger innenfor fakultets faglige eller administrative ansvar Trinn 3: NMBU som helhet skriver seg inn i scenariobeskrivelsen. Dette arbeidet bør gjøres av eksterne konsulenter i samarbeid med universitetsledelsen. Spørsmål som universitetsledelsen må svare på: 1. Hvilken betydning kan man tenke seg at den fysiske campus har for å nå mål i forskning og utdanning? Er den begrensende? Eller kan man tenke seg at det er andre romlige arenaer som kan fremme og støtte opp om NMBUs forskning og undervisning? 2. Skal det være ett eller flere sentrale møteplasser på campus? Møteplass-hierarki? Hvilke organisatoriske eller institusjonelle forhold skal styre oppbyggingen av møteplasser? 3. Hvordan forholder man seg til fredet bygningsmasse? Skal de tillegges en spesiell betydning i omdømmebygging? I arbeidsmiljø? Som Arena for kjerneaktiviteter? Skal sentral campus ha spesielle funksjoner? 4. Hvilken vektlegging skal miljøtiltak, løsninger etc. ha i utviklingen av campus? Kan man tenke seg at ambisjoner om en miljøstandard som ligger over " normalen"? 5. Hvordan tenker man seg at fagene og instituttene skal være synlige brikker på campusområdet?