I forlengelse av FS-møte blir det avholdt valgstyremøte. Sakspapirene følger vedlagt. Innhold Lukket Arkivsaksnr

Transkript

1 Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. I forlengelse av FS-møte blir det avholdt valgstyremøte. Sakspapirene følger vedlagt. Saksliste Utvalgssaksnr PS 40/07 RS 15/07 PS 41/07 Innhold Lukket Arkivsaksnr Saker til behandling Referatsaker Situasjonen på arbeidsmarkedet i Indre Sør-Troms kommunene ved utgangen av april 2007 Saker til behandling Søknad om midler til innkjøp av kontormøbler i sentralbordet 2007/9 2007/280 PS 42/07 Søknad økonomisk støtte - BIL volleyball gutter 2007/360 PS 43/07 Sikring av barnehagens uteområde 2007/457 PS 44/07 Tilbud service og kontroller på brannslokkerutstyr 2007/19 PS 45/07 Informasjonsplan 2007/469 PS 46/07 Årsberetning /2 Rolf Espenes ordfører

2 Saker til behandling PS 40/07 Referatsaker

3 Pressemelding NAV Sjøvegan Arbeid Kongsveien SJØVEGAN Internett: tel fax. Troms Nr.: 3/ Situasjonen på arbeidsmarkedet i Indre Sør -Troms kommunene ved utgangen av april Det er i dag registrert 93 personer som helt ledig ved NAV Sjøvegan arbeid. Dette gir en prosentvis ledighet på 1,98 %. Tallene for ledige har ikke endret seg siden forrige måned hva gjelder kontordistriktet sett under ett. Antall helt ledige ved utgangen av april 2006 var 143 personer. Antallet langtidsledige ved utgangen av april 2007 er 24 personer, som utgjør 24,73 % av de helt ledige. Dette er en økning på 2,15 % fra forrige måned. Antall langtidsledige har økt med 2 personer siden forrige måned. Vi har beklageligvis ikke fått ut statistikk fordelt på de enkelte kommuner, men det er mindre endringer i forhold til forrige måned. Situasjonen på arbeidsmarkedet ved utgangen av april GRAT LAVA SALA DYRØY BARDU IST HL APR HL.APR LANG.LED 23 LANG.LED % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 24,73% UNGD. U LED I % 3,09 % 3,51 % 2,21 % 2,84 % 1,01 % 1,98 % Av tabellen fremgår det at i Indre Sør- Troms kommunene er ledigheten 1,98% av arbeidstyrken. Ledigheten har gått ned med 50 personer sammenlignet med april Antall personer på ordinære tiltak er i dag 34 og har gått ned med 2 personer fra mars til april. Ingen ungdom under 20 år er registrert ledig. Endring i helt ledige fra april 2006 til april HL.apr HL.apr Endr Gratangen Lavangen Salangen Dyrøy Bardu

4 Av tabellen fremgår det at alle kommuner har hatt nedgang i ledigheten sammenlignet med ett år tilbake. Distriktet hadde lav ledighet gjennom hele Beholdning arbeidssøkere ved utgangen av april 2007 har gått ned med 63 personer sammenlignet med april Total beholdning arbeidssøkere ved utgangen av mars 2007 er 431 personer. Kontoret hadde ved utgangen av måneden en beholdning på 65 stillinger. Tilgangen stillinger i april var 84. Med hilsen Torbjørn Normann Distriktsarbeidssjef

5 Saker til behandling Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 243 Saksmappe: 2007/280 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Dato: Saksframlegg Søknad om midler til innkjøp av kontormøbler i sentralbordet Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 41/ Saksopplysninger Det er ikke avsatt midler i budsjettet for 2007 til innkjøp av kontormøbler i servicetorget. Andre enheter har en egen inventarkonto som dekker slike innkjøp. Saken må derfor legges fram for formannskapet til behandling. Det er behov for innkjøp av nye møbler i sentralbordet til totalt kr ,-. Beløpet er fratrukket en rabatt på 35% fra leverandør Kontor Design A/S. Prisen er fritt levert og montert eks. mva. Administrasjonens vurdering Bakgrunnen for at det er nødvendig med nye kontormøbler er følgende: Det er plassert skanner i sentralbordet som gjør at det er for liten plass til fysisk dokumentbehandling på skrivebordet. All inngående post skannes nå inn i nytt tekst/sak system ephorte. Det er pr. i dag plassert diverse møblement i forlengelse av nåværende skrivebord. Dette er en midlertidig løsning og ikke direkte estetisk i forhold til innsyn for publikum. Viser til møte med IA hvor det var påpekt nødvendigheten av avskjerming mot støy i sentralbordet. Dette tas hensyn til ved innkjøp av nytt skrivebord med avskjerming. Dokumenthylle for bedre oversikt og lettere tilgjengelighet av diverse skjema, informasjon/brosjyrer etc. til publikum. Ny stol som hindrer at de ansatte klemmer fingrene. Rådmannen foreslår at beløpet dekkes over tilleggsbevilgningsposten. Dersom det viser seg at en kan benytte ledige kontormøbler etter trygdekontor/sosialkontor ved oppstart av NAV kontor i Dyrøy, vil en ikke benytte seg av de omsøkte midler.

6 Det er søkt NAV arbeidslivssenter (IA) om dekning av støyavskjerming i sentralbordet totalt kr mva. Dersom tilretteleggingstilskuddet blir innvilget, vil dette gå til fratrekk i omsøkte midler. Rådmannens forslag til vedtak: Innkjøp av kontormøbler i sentralbordet dekkes over tilleggsbevilgningsposten med totalt kr eks. mva. Ordførerens innstilling: Som rådmannens forslag. Rolf Espenes Ordfører Hogne Eidissen rådmann

7 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 223 Saksmappe: 2007/360 Saksbehandler: Sissel Stokland Jørgensen Dato: Saksframlegg Søknad økonomisk støtte - BIL volleyball gutter Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 42/ Saksopplysninger BIL s volleyball-lag Gutter U16 og Gutter U17 søker om økonomisk støtte til reiseutgifter i forbindelse med NM i h.h.v. Førde og Kristiansund i april Guttene oppnådde meget gode resultater da GU17 fikk en sterk 2. plass i Kristiansund og GU16 fikk en 4. plass i Førde. Administrasjonens vurdering Guttene er gode ambassadører for Dyrøy kommune både i spill og oppførsel. I år har begge mesterskapene gått på Vestlandet og har dermed gitt ekstra store reiseutgifter for laget. Rådmannens forslag til vedtak: BIL s volleyball-lag GU16 og G17 innvilges kr 5 000,- som støtte til reiseutgifter i forbindelse med NM i Førde og Kristiansund. Ordførers/utvalgsleders innstilling: Som rådmannens forslag til vedtak. ordfører/utvalgsleder Hogne Eidissen rådmann

8 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 614 Saksmappe: 2007/457 Saksbehandler: Rosmari Forsberg Dato: Saksframlegg Sikring av barnehagens ute område Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 43/ Saksopplysninger I slutten av april var det 2 gutter som stakk av fra barnehagen, og ned til elva. Dette skjedde to dager på rad. De hadde klatret over gjerdet og gått ned til elvebredden. Gode rutiner gjorde at det ble oppdaget fort, og guttene funnet i god behold. Slike hendelser skal ikke skje i barnehagen, men det skjedde. Barnehagen har i etterkant av hendelsen hatt en gjennomgang av sine rutiner, og gjort noen endringer. Det har også vært avholdt et foreldremøte der foreldregruppa krevde nytt og høyere gjerde rundt barnehagen. Denne hendelsen har også gjort inntrykk på personalet i barnehagen. Det at det forsvant to barn fra barnehagen, og med tanke på hva som kunne ha skjedd, har satt en støkk i dem. Et høyere gjerde vil gjøre det vanskeligere for ungene å stikke av igjen, og gjøre hverdagen til barna og foreldre og til de som jobber i barnehagen litt tryggere. Administrasjonens vurdering På bakgrunn av hendelsene i barnehagen i vår, bør vi ha nytt gjerde rundt hele barnehagen. Tanken er da å sette opp et 1,80 m gjerde i bakkant med mot elvedalen, og et noe lavere 1,5 m i front. I tillegg bør det settes opp nye porter da de som er pr. i dag ikke kan brukes på vinterstid og er for dårlige. Det er innhentet tilbud fra ToJo as både på gjerde og port. Nytt gjerde vil komme på ca ,- eks moms, og nye porter vil komme på ca ,-. Rådmannens forslag til vedtak: Dyrøy kommunestyre bevilger kr ,- eks mva til nytt gjerde og port i barnehagen. Beløpet finansieres ved låneopptak. Arbeidet kan startes umiddelbart.

9 Ordførers/utvalgsleders innstilling: Som rådmannens forslag til vedtak ordfører/utvalgsleder Hogne Eidissen rådmann

10 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: M85 Saksmappe: 2007/19 Saksbehandler: Arnt Aspenes Dato: Saksframlegg Tilbud service og kontroller på brannslokkerutstyr Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 44/ Vedlegg 1 Tilbud på service og kontroller på brannslokkerutstyr ved kommunale bygninger Saksopplysninger Viser til tilbud av 7.mai 2007 fra Jowa Scooter i Målselv. Administrasjonens vurdering Gjennom branntilsyn i vår bygningsmasse har vi fått pålegg om å etablere en godkjent ordning ang. kontroll og ettersyn av vårt slukkeutstyr i bygningene. Tidligere har vi hatt TEMA v/terje Johansen i Bjørkebakken til å etterse brannslukkeapparatene når de ble levert hos han. Etter de nye kravene til autorisasjon for å gjøre slike jobber ønsket ikke Terje Johansen å ta på seg dette videre. Det er innhentet tilbud fra JOWA SCOOTER, Moen, Målselv ang. et slikt oppdrag, og tilbud f.o.m. 2007, samt for årene 2008 og 2009 foreligger. Tilbudet kommer etter befaring i våre bygg. Dette betyr å oppgradere/komplettere og etterse det utstyret vi har i 2007 til en pris på kr ,- eks. mva. For årene vil det totalt beløpe seg til kr ,- eks. mva. (ca. kr 5.175,- pr år) for kontroll/ettersyn, men her kommer evt. deleskifting i tillegg. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Tilbudet fra Jowa Scooter i Målselv aksepteres. For 2007 dekkes kostnaden over tilleggsbevilgningsposten (kr ,- eks. mva.). 2. For 2008 og videre innarbeides kostnaden i budsjettet. Ordførers/utvalgsleders innstilling: Som rådmannens forslag til vedtak

11 ordfører/utvalgsleder Hogne Eidissen rådmann

12

13 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 053 Saksmappe: 2007/469 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Dato: Saksframlegg Informasjonsplan Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 45/ Vedlegg 1 Informasjonsplan Saksopplysninger Det har vært nedsatt ei gruppe bestående av Ragnvald Storvoll, Erling Holmen og Elin Meleng som har utarbeidet forslag til informasjonsplan for Dyrøy kommune. Forslaget har vært sendt på høring til enhetsledere, rådmannens ledergruppe og fagforeningene. Administrasjonens vurdering Innspill etter høring er gjennomgått i rådmannens ledergruppe. Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret godkjenner informasjonsplan for Dyrøy kommune. Ordførerens innstilling: Som rådmannens forslag. Rolf Espenes ordfører Hogne Eidissen rådmann

14 DYRØY KOMMUNE INFORMASJONSPLAN Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøy kommune ønsker at disse værebegrepene skal være ledestjerner i hverdagen til alle ansatte Faglig dyktig Imøtekommende Nyskapende

15 Innholdsfortegnelse MÅL for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Publikumskontakt Forholdet til offentlighet / åpenhet Helhetlig og samordnet informasjon Intern informasjon Den lærende kommune POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Åpenhet Lederansvar Styringsverktøy Hovedvirkemidler Organisering - roller og oppgaver Administrativt Politisk STRATEGIER for INFORMASJONSPLAN 1. Håndtering av media 2. Teknologiske løsninger 3. Ekstern informasjon 4. Intern informasjon Hver strategi inneholder: Strategibeskrivelse Ønskede resultater Tiltak

16 MÅL for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet 1. Dyrøy kommune skal informere og kommunisere aktivt med publikum og media Informasjonen skal baseres på åpenhet og publikums behov 2. Informasjonen skal være samordnet og fremstå som helhetlig Dyrøy kommune skal vektlegge god intern informasjon og kommunikasjon 5. Bygge på prinsippet om den lærende kommune. 16

17 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Dyrøy kommune skal være en åpen organisasjon der intern og ekstern informasjon er lett tilgjengelig ÅPENHET Dyrøy kommune ønsker å legge til rette for at publikum, lokalaviser og andre medier på en rask og enkel måte kan få innsyn i og tilgang til informasjon om kommunens tjenester, beslutningsprosesser og vedtak. Alle ansatte skal synliggjøre den åpenhet og serviceinnstilling som Dyrøy kommune ønsker å tilby sine innbyggere, næringsliv og omverden for øvrig. I Dyrøy kommune er informasjon et lederansvar LEDERANSVAR Informasjon er et lederansvar. Ansvaret for at informasjonsvirksomheten drives profesjonelt og er etisk ansvarlig ligger hos kommunens ledelse. Den enkelte enhetsleder har ansvar for å informere om sin virksomhet både internt og eksternt. Informasjonsaktiviteten skal synliggjøres i planverket. I Dyrøy kommune skal informasjon være et styringsverktøy og et virkemiddel for å nå kommunens mål og et levende lokaldemokrati, og blir derfor integrert i plan og styringsdokumenter STYRINGSVERKTØY Informasjon er et nødvendig ledd i all kommunal virksomhet og skal integreres som et strategisk styringsverktøy på linje med andre viktige funksjoner som økonomistyring og personalforvaltning. God informasjon er en del av kvalitetskravet til tjenestene. Forståelsen for informasjon må forankres i hele organisasjonen og må derfor synliggjøres i plan og styringsdokumenter. Det ønskes også at Dyrøy kommunes foretak følger informasjonsplanen. 17

18 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet HOVEDVIRKEMIDLER Dyrøy kommune skal drive sin informasjonsvirksomhet på en moderne måte, i takt med den teknologiske utvikling Dyrøy kommune skal bringe all nødvendig informasjon til publikum og ansatte gjennom faste informasjonsorganer. Publikum sparer tid på elektronisk kommunikasjon; selvbetjening med døgnåpen kommune. Nye teknologiske løsninger og muligheter vil endre informasjonsbildet i de nærmeste årene. I Dyrøy kommune skal viktig informasjon, både ekstern og intern, være tilgjengelig elektronisk. Noe informasjon må fremdeles være tilgjengelig på papir. Dette av hensyn til publikum og ansatte som ikke har tilgang til elektronisk informasjon. ORGANISERING, ROLLER OG OPPGAVER Kommunens informasjonsvirksomhet er helhetlig organisert med avklarte roller og ansvarsoppgaver Administrativt I Dyrøy kommune har rådmannen et aktivt overordnet informasjonsansvar. Informasjonsoppgavene er desentralisert og lagt til alle enhetslederne. De har et ansvar for å informere om sitt område. Noen felles informasjonsoppgaver er lagt til: Webredaktør: All elektronisk informasjon - Internett Servicetorget: Generell informasjon rettet mot publikum. I større prosjekter og tverrenhetlige satsningsområder skal nødvendige informasjonstiltak beskrives spesielt som en del av planarbeidet. 18

19 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Desentralisert informasjonsarbeid Denne måten å organisere informasjonsarbeidet på innebærer at hver enkelt medarbeider i Dyrøy kommune har et ansvar for å kommunisere aktivt og informere om sin virksomhet - til publikum, til sine underordnede og medansatte Ved kriser erstattes informasjonsplan av kriseplan Ved kriser erstattes informasjonsplan med kriseplan. Politisk Ordfører er Dyrøy kommunes ansikt utad og representerer kommunes offentlige syn. Som møteleder i kommunestyret har ordfører et ansvar for at politiske møter er best mulig tilgjengelig for publikum og media. Etter vedtak har ordfører et informasjonsansvar for saksprosessen. Generelt sett har ordfører et ansvar for å være tilgjengelig for publikum. Ordfører er sammen med varaordfører kommunestyrets representant overfor de ansatte. Ordfører har et særskilt informasjonsansvar i nærings- og utviklingssaker som profilerer kommunen. 19

20 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Ut fra linjeprinsippet og kommunens definerte lederansvar har hver enkelt leder selv ansvar for kontakten med pressen på sitt område LEDERANSVAR I Dyrøy kommune er det slik at alle fast ansatte medarbeidere kan gi opplysninger om fakta vedrørende egne arbeidsoppgaver. Vurderinger av økonomisk, administrativ eller faglig karakter er et lederansvar. Administrasjonen skal ikke gjøre politiske vurderinger. Profilering skal bidra til å gi kommunen et godt omdømme innad mot de ansatte og utad mot innbyggerne, potensielle innflyttere, bedriftsetablerere, jobbsøkere og offentligheten generelt PROFILERING Profilering skal bidra til å skape en felles identitet og stolthet blant de ansatte. Profilering skal bidra til å gjøre kommunens særpreg og kommunens tjenester og tilbud kjent. Det utarbeides retningslinjer for utforming av annonser, informasjonsmateriell, kommunale styringsdokumenter og andre planer, samt skilting og merking av bygninger og merking av kjøretøy. Kontakt med pressen Dette omfatter både å ta initiativ til å gi informasjon, og å kommentere kommunens virksomhet overfor de ulike medier. I Dyrøy er det et lederansvar å gjøre dette. Dyrøy kommune har derfor ikke en pressetalsperson til å utføre denne oppgaven. Enhetslederne finner selv praktiske ordninger for sin mediakontakt innenfor sine enheter. HVEM KAN SI HVA TIL PRESSEN? Som privatperson har kommunalt ansatte i sin alminnelighet samme adgang som andre til å rette offentlig kritikk mot styre og stell i den kommunen de er ansatt i. Når det gjelder forhold som hører inn under eget arbeidsområde, stille det seg annerledes, spesielt for den som har lederansvar. Her kommer den ansattes lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver inn. I slike tilfeller skal det gås tjenestesvei med sine kritiske synspunkter. Disse hensyn gjelder ikke når ansatte uttaler seg til media i kraft av sin rolle som tillitsvalgt. Innen fagområder med lovbestemt taushetsplikt følges ev. retningslinjer utarbeidet av fagansvarlige. Dyrøy kommunes ansatte forholder seg for øvrig til media etter Kommunenes Sentralforbunds anbefalte generelle retningslinjer. 20

21 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 1 Forhold til media Dyrøy kommune skal føre en åpen, aktiv og offensiv mediepolitikk som profilerer små kommuners utfordringer og muligheter. STRATEGIBESKRIVELSE Dyrøy kommunens ledere skal bli mer mediebevisste og skal aktivt benytte media for å nå ut med informasjon til publikum. Dyrøy kommune ønsker å styrke samarbeidet med media. Dette skal bidra til å skape trygghet og forståelse for partenes roller. ØNSKEDE RESULTATER Media får større innsikt i og kunnskap om kommunens virksomhet og blir dermed i bedre stand til å dekke saksområder i sin helhet ikke bare enkeltsaker. Større kunnskap om og troverdighet til kommunal virksomhet hos publikum vil gi bedre omdømme og profilering. TILTAK Klare og gode retningslinjer for mediekontakt ( se vedlegg 1 ). Gjennomføre medieopplæring for enhetsledere og nøkkelpersoner besøk hos media opplæring i å forholde seg til media. Bevisstgjøre alle enhetsledere slik at de mer aktivt benytter pressen og øvrige informasjonskanaler. Etablere rutiner for tett kontakt med media. 21

22 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 2 Teknologiske løsninger Dyrøy kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger STRATEGIBESKRIVELSE Elektroniske informasjons- og kommunikasjonsløsninger muliggjør mer fleksible og enklere former for samhandling mellom forvaltningen og dens brukere, og de ansatte imellom. Bruk av informasjonsteknologi gir dessuten muligheter til en mer brukerorientert organisering og lokalisering av forvaltningens tjenesteytende virksomheter. ØNSKEDE RESULTATER Internett skal gi publikum og ansatte muligheter for raskt og effektivt å kunne hente ut ønsket informasjon og tjenester fra kommunens ulike databaser selvbetjening. De teknologiske løsninger skal bidra til en forbedret informasjonsutveksling og dialog mellom publikum og de folkevalgte og Dyrøy kommune som organisasjon. TILTAK Utvikle felles profil på all ekstern kommunikasjon. Etablere gode vedlikeholdsrutiner for å sikre at vår elektroniske informasjon blir oppdatert løpende og alltid er tilgjengelig og virker. Sørge for at kommunens tjenestetilbud, skjemaer mv. er presentert lett tilgjengelig på Internett, vårt elektroniske servicetorg. Forberede muligheter for å få kommunens utsendelser til de som ønsker det elektronisk.

23 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 3 Ekstern informasjon Dyrøy kommune bruker et sett av informasjonskanaler for å nå ut med informasjon til publikum STRATEGIBESKRIVELSE Informasjon fra Dyrøy kommune gjøres tilgjengelig for flest mulig. Dyrøy kommune vil bruke flere og varierte informasjonskanaler, rettet mot ulike brukergrupper, og med ulikt tilgjengelighetsnivå. ØNSKEDE RESULTATER Publikum, ansatte og politikere skal bli bedre informert om kommunens virksomhet. Det skaper bedre omdømme. Flere som følger med på hva som skjer vil være følge av tilgjengelighet og aktuelt innhold. Dette vil medvirke til at publikum får kunnskap om og benytter seg av ulike tilbud. Økt tilgjengelighet til Dyrøy kommune og økt mulighet for tilbakemeldinger fra innbyggerne. Det er et mål å øke brukermedvirkning og deltakelse i den offentlige debatt. Kostnadsbesparelse og helhetlig profil ved samkjøring av annonser og andre publikasjoner. De viktigste informasjonskanalene er: Direkte publikumskontakt skjer på Servicetorget, i møtet mellom ansatte og publikum, i åpne møter; skolen, omsorgssenteret, ungdomsklubben, ungdomsrådet o.l. Her dominerer muntlig overlevering av informasjon, men også skriftlighet benyttes i hensiktsmessige tilfeller. Kommunens hjemmesider på Internett ( ) er og skal være under stadig utvikling, vesentlig også i retning av mest mulig dialogpreget kommunikasjon. Velkomsthilsen til nye innbyggere distribueres ved mottak av oppdaterte lister fra Folkeregisteret. Egen velkomsthilsen til nyfødte Kultur / friluftsliv. Brosjyre til alle husstander om kultur og fritidstiltak i kommunen. Fellesannonsering i lokalpressen når de fleste husstandene i kommunen. Alle kunngjøringer legges i tillegg ut på våre internettsider.

24 Dyrøyseminarsenteret er en del av kommunens eksterne informasjonskanal. STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 3 Ekstern informasjon TILTAK Informasjonskanalene skal inneholde tema / stoff som gir publikum aktuell informasjon om administrativ og politisk virksomhet, tjenestetilbud og planer. Gode rutiner for annonsering av ledige stillinger også på internett. Hver enhet avklarer informasjonsansvaret for sin virksomhet. Informasjonshefte til nye innbyggere.

25 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 4 Intern informasjon Dyrøy kommune skal videreutvikle sin interne informasjon STRATEGIBESKRIVELSE God intern informasjon er en forutsetning for at ansatte og ledere skal greie å utføre sine oppgaver og trekke i samme retning. Dette er avgjørende i en lærende organisasjon. Den enkelte medarbeider skal ha forståelse for og kunnskap om kommunens totale virksomhet for å kunne gi god og riktig informasjon utad. ØNSKEDE RESULTATER Intern informasjon skal bidra til å skape en bedriftskultur med gode holdninger og samhold innad i organisasjonen vi tar vare på hverandre. Vi vil - Vi kan - Vi tør. Intern informasjon skal medvirke til å skape en felles plattform med gode serviceholdninger. TILTAK Det er ønskelig å skape en sterk bevissthet og holdning til at informasjon sikrer forståelse og samarbeid rundt egen og andre virksomheters tjenesteproduksjon. Hver enhet avklarer informasjonsansvaret for sin enhet. Felles arenaer / møteplasser er viktige for god informasjonsflyt ( ledermøte, HTV møte, arena for barn og ungdom, politiske utvalg, personalmøte, partsammensatte utvalg ). Nytilsatte gis nødvendig informasjon og innføring i kommunens plattform / lagfølelse.

26 Vedlegg 1 MEDIAKONTAKT AKTUELT STOFF OG SAKER TIL MEDIA Det bør etterstrebes å få positive nyheter fra vår virksomhet ut i media. Alle medarbeidere oppfordres til å tipse nærmeste overordnede om saker som har allmenn interesse, og til å komme med forslag til originale innfallsvinkler, fotomotiv og annet som kan "selge" saken bedre. Sitt ikke på saker som kan bli medieoppslag. Dersom en medarbeider oppdager noe som kan gi oppslag i mediene, skal han / hun straks kontakte den nærmeste overordnede. Kritikk kan føles urettferdig, men kritikk i media behøver ikke alltid besvares. Av og til kan det være bedre å la påstand stå uimotsagt for å unngå å holde liv i en ufruktbar diskusjon. Ved tvilstilfelle avgjøres dette av rådmann i samarbeid med enhetsleder. Innlegg fra publikum rettet mot politikere, politiske vurderinger og vedtak besvares av den politiske ledelsen - hvis det er aktuelt med svar. GODE RÅD Personvern Vær spesielt oppmerksom på hensynet til personvern ved omtale av enkeltsaker. I noen tilfeller kan lokalkjente innbyggere lett identifisere personer i en sak på bakgrunn av gitte opplysninger. Hvorfor svarer du? Unngå å si "nei" eller "ingen kommentar" ved henvendelse fra pressen. Det er lov å få be om å ringe opp igjen slik at du får forberedt deg og planlagt uttalelsene. Dette må skje så fort som mulig, og må uansett ikke utsettes til i morgen. Hva svarte du egentlig? Du kan kreve å få lest opp det du blir sitert på. Bør ikke overdrivs, men vurderes i forhold til sakens størrelse og betydning. Saker unntatt fra offentlighet Offentlighetsloven regulerer hva slags saker vi som offentlig organ kan unndra fra offentligheten. Alle unntak fra offentlighet må kunne begrunnes i lovparagrafen. Sett deg inn i loven.

27 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 212 Saksmappe: 2007/2 Saksbehandler: Hogne Eidissen/Knut A. Johansen Dato: Saksframlegg Årsberetning Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 46/ Kommunestyret FORORD. Rådmannen legger med dette frem årsberetningen for 2006, som gir et bilde av den virksomhet som har vært utøvet av kommunen i løpet av et år. Årsberetningen skal være et redskap for administrasjonen og politikerne, både for evaluering av årets arbeide og for å høste erfaringer til veien videre. Folketallet i kommunen hadde en negativ utvikling i Totalt var det en befolkningsreduksjon på 30 personer til innbyggere. Dette er en utvikling som er alarmerende for kommunens tjenestetilbud all den tid antall personer boende i kommunen er sterkt utslagsgivende for rammeoverføringer fra staten. Under alle omstendigheter er det en sentral målsetting for kommunen å ha et sterkt fokus på vekst og utvikling for å legge best mulig til rette for en positiv utvikling, samtidig som en i planleggingen framover må ta høyde også for negative utviklingstrekk. Av større investeringer kan det særskilt nevnes byggingen av Nordavindshagen, nytt ventilasjonsanlegg på ungdomsskolen og bygging av ambulansestasjon. Denne ferdigstilles våren Kommunens driftsregnskap kom ut med et overskudd på over 2,2 mill kr. Dette etter at alle budsjetterte avsetninger er gjort, herav tilbakeføring av all momskompensasjon på investeringer og inndekning av rest underskudd fra 2004 med kr I lys av dette kan en si at kommunens regnskapsmessige resultat er meget tilfredsstillende. Rådmannen vil benytte anledningen til å takke alle kommunens ansatte for den store innsats som er lagt ned for å gi det mangfold av tjenester som ytes. Leseren overlates med dette til å sette seg inn i detaljene som følger videre i dokumentet.

28 DRIFTSREGNSKAPET. Tabellen nedenfor viser økonomisk oversikt driftsregnskap for Dyrøy kommune. Dyrøy kommune hadde et regnskapsmessig udisponert overskudd for 2006 på kr ,37. Brutto driftsresultat er lite interessant som parameter fordi det ikke er korrigert for rente- og avdragskostnader eller planlagt bruk at midler avsatt tidligere år. Netto driftsresultat brukes imidlertid ofte som hovedindikator for økonomisk balanse da dette gir en indikasjon på om kommunen oppfyller de krav som kommuneloven forutsetter, og om man klarer å avsette midler til å øke den fremtidige handlefrihet. Dersom denne er positiv viser den hvor mye som kan brukes til finansiering av investeringer eller annet seinere bruk. Dyrøy kommunes regnskapsmessige er etter at alle budsjetterte avsetninger er gjort, herunder inndekning av rest tidligere års underskudd og tilbakeføring av all momskompensasjon på investeringer. Dette må kunne sies å være meget tilfredsstillende. Økonomisk oversikt driftsregnskapet. Regnskap Regulert Regnskap 2006 budsj SUM DRIFTSINNTEKTER (B) , ,15 SUM DRIFTSUTGIFTER (C) , ,63 BRUTTO DRIFTSRESULTAT (B-C) , ,52 SUM EKSTERNE FINANSINNTEKTER (E) , ,76 SUM EKSTERNE FINANSUTGIFTER (F) , ,79 RESULTAT EKST. FINANS.TRANS. (E-F) , ,03 Motpost avskrivninger , ,00 NETTO DRIFTSRESULTAT (I) , ,49 SUM BRUK AV AVSETNINGER (J) , ,08 SUM AVSETNINGER (K) , ,57 MERFORBRUK/MINDREFORBRUK (I+J-K) ,37 0 0,00 Nærmere kommentarer til driftsregnskapet. Driftsutgiftene har økt med i underkant av 3,3 mill kr. Av dette relateres ca 2,5 mill kr til økte lønnsutgifter. Resterende tilskrives generell prisstigning, herunder økte strømkostnader. Når det gjelder de ulike rammeområdene, viser følgende tabell at sett under ett er det overskudd på drifta ute på driftsenhetene.

29 Fra mai -06 ble innført nye interne rapporteringsrutiner som innebærer månedlige budsjettrapportering fra enhetene. Her følges et enkelt mønster, der hovedsaken er at enhetene har løpende oppmerksomhet på de økonomiske sidene av driften. Legger her til rette for å gjøre nødvendige endringstiltak på et tidlig tidspunkt, og viktig informasjon utveksles i denne prosessen. Konklusjon: Meget viktig tiltak for å underbygge gode budsjettrutiner. HOVEDRAMMEOMRÅDENE I DRIFTSREGNSKAPET PÅ VEDTAKSNIVÅ. Tallene viser netto driftsutgifter/-inntekter på hovedansvarsnivå - i hele kr. Regnskap Regnskap Reg. budsj. Diff. Diff. Hovedansvarsområde R -06/B -06 i % 1.1 Sentraladm og fellesdrift ,0 1.2 Skole, barneh. og kultur (276) -1,9 1.3 Helse og sosial ,3 1.4 Tekniske oppgaver (42) -0,5 1.9 Fellesfinansiering (52 533) (54 652) (54 816) 164 0,3 Inntektssiden økte med ca kr 9,5 mill fra 2005 til Økningen i rammetilskudd og skatt utgjør om lag kr 6,8 mill. av dette. Det er en forholdsvis stor differanse mellom budsjettert rammetilskudd og det faktiske; regnskapet viser kr mer enn budsjettet. Dette skyldes den store skatteøkningen på landsbasis som kommer som et pluss på inntekstutjevningen for skattesvake kommuner. Inntekten vises altså ikke som økning i kommunens skatteinntekter. Kommunesektoren fikk beholde hele skatteøkningen i 2006 selv, dels som kompensasjon for blant annet økte strømutgifter og høy lønnsvekst. Skatteøkningen ble for øvrig omfordelt mellom kommunene gjennom de vanlige mekanismer (inntektsutjevningen). For 2007 er for øvrig det kommunale skatteøret tilpasset/ redusert til det nye skattegrunnlaget slik at skatteøkningen for landet i 2006 ikke ble videreført til seinere år. Når det gjelder skatteinntektene spesielt, har Dyrøy kommune et overskudd på ca kr målt opp mot årsbudsjettet. Ved utarbeidelse av budsjettet for 2006 ble historiske tall for Dyrøy lagt til grunn, og ikke tall basert på forventet økning på landsbasis. Dette har vist seg å være en klok beslutning og er en praksis som er videreført i gjeldende økonomiplan. Rente og avdragskostnadene utgjør en betydelig del av de totale kostnadene for Dyrøy kommune. Vedtatte låneopptak til finansiering av investeringer ble ikke tatt opp før medio oktober -06, dette for å spare rentekostnader. For å kunne gjennomføre dette er det en forutsetning at man har kontroll på den likviditetsmessige statusen til enhver tid.