KONKURRANSEGRUNNLAG 13/004 KONSULENTTJENESTER REGULERING NYE LØRENSKOG GJENVINNINGSSTASJON

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG 13/004 KONSULENTTJENESTER REGULERING NYE LØRENSKOG GJENVINNINGSSTASJON Kontaktperson: Tor Henriksen Tilbudsfrist: kl.12.00

2 INNHOLD 1. OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL OPPDRAGETS ART Hva utløser behov for ny reguleringsplan Generell beskrivelse av oppdraget Spesielle forhold ved oppdraget Samarbeid, implementering og oppfølging KONKURRANSEN Prosedyre Endringer og rettelser Anskaffelseskonferanse LEVERING AV TILBUD Tilbudsåpning Tilleggsopplysninger Tilbudets vedståelsesfrist OMFANG OG VERDI Avtale Avtalevarighet Verdi KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske skatt og mva krav Krav til helse, miljø og sikkerhet Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav til språk TILDELINGSKRITERIER VEKTINGSMODELL KRAV TIL TILBUDET Priser Tilbudets utforming Taushetsplikt Offentlighet Tilbud på deler av leveransen Alternative tilbud Underleverandører Forbehold AVVISNING AV TILBUD AVLYSING AV KONKURRANSEN TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN Side 2 av 13

3 14 VEDLEGG Side 3 av 13

4 1. OPPDRAGSGIVER Romerike Avfallsforedling IKS ROAF er et interkommunalt renovasjonsselskap for kommunene Enebakk, Fet, Gjerdrum, Lørenskog, Nittedal, Rælingen, Skedsmo og Sørum. Selskapet er ansvarlig for innsamling av husholdningsavfall i eierkommunene fra mer enn innbyggere. RoAF driver også Bøler avfallsdeponi og 7 gjenvinningsstasjoner, samt ordning for innsamling av farlig avfall, og har over 100 returpunkter for glass- og metallemballasje. Selskapet har 62 ansatte og en omsetning på vel 170 millioner kroner. RoAFs kjerneformål er å ha ansvarlig avfallshåndtering for klima, kretsløp og miljø. Ytterligere informasjon kan finnes på våre nettsider: 2. ANSKAFFELSENS FORMÅL Oppdraget er en anbudskonkurranse med tittel: Reguleringsplan Nye Lørenskog gjenvinningsstasjon. RoAF ønsker tilbud på konsulenttjenester for utarbeidelse av reguleringsplan med tilhørende prosessarbeider. Det forutsettes oppstart medio mai 2013 med oppfølging frem til vedtatt plan. Prosessen forventes å være avsluttet innen juli RoAF er Oppdragsgiver og vil være kontraktspart for oppdraget. Lørenskog kommune som vertskommune vil være godkjenningsinstans/myndighet. Formålet med anskaffelsen er å inngå avtale med én leverandør av konsulenttjenester for reguleringsplanarbeid og gjennomføring av prosess frem til godkjent reguleringsplan i kommunen. Reguleringsplanen skal gi RoAF grunnlag for bygging av ny gjenvinningsstasjon innenfor omregulert område. Reguleringsplanarbeidene skal gjennomføres ihht gjeldende lovgivning og forskrifter. Gjennom avtalen skal RoAF oppnå: Effektivisering og ivaretakelse av helhet i planprosessen Høy faglig kvalitet på alle utarbeidede dokumenter Forutsigbare kostnader Betryggende «oppdragsgiver leverandør samhandling» Begrense antall kontaktpersoner å forholde seg til 3. OPPDRAGETS ART 3.1 HVA UTLØSER BEHOV FOR NY REGULERINGSPLAN RoAF ønsker å bygge ny gjenvinningsstasjon i Lørenskog. Dette skyldes både en lite hensiktsmessig størrelse og utforming av dagens gjenvinningsstasjon. I dag er all transport knyttet til den kommunale veien som også brukes av Ragn Sells. Dette betyr at det logistikkmessig blir en utfordring med all tungtransport i tillegg til personbiltransport. Det anses som nødvendig med egen adkomstvei til gjenvinningsstasjonen. Lørenskog er RoAFs nest største gjenvinningsstasjon både når det gjelder antall besøkende og volum som tas imot, og alle tall og prognoser tilsier at ytterligere vekst i antall besøk er sannsynlig. Side 4 av 13

5 I tillegg stilles stadig strengere krav til mottak og behandling av avfallet som tas imot, hvilket utløser behov for en gjenvinningsstasjon som kan håndtere flere fraksjoner og et større volum. I tillegg tenkes det at Lørenskog skal driftes som en mer uavhengig enhet enn i dag og det vil dermed bli behov for mer lagringskapasitet. 3.2 GENERELL BESKRIVELSE AV OPPDRAGET RoAF har behov for å inngå avtale om konsulenttjenester som omfatter: o Koordinere, lede og gjennomføre reguleringsplanarbeidet i hele planprosessen o Utarbeidelse av all nødvendig plandokumentasjon f.o.m planinitiativ o Sørge for at alle påkrevde utredninger utføres o Dialog og møter med kommunens godkjenningsmyndighet o Dialog med andre myndighetsorganer o Møter og dialog med grunneier og andre interessenter Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at deler av området som omfattes av reguleringsplanen bl.a er nedlagt deponi inneholdende forurensede masser og gasshus. Det forventes at leverandør har tilgjengelig kompetanse for å ivareta særskilte utredningsbehov knyttet til deponi. 3.3 SPESIELLE FORHOLD VED OPPDRAGET Området som ønskes omregulert. Arealet som ønskes omdisponert er i dag regulert som LNFR. Området er på ca 26 dekar og er en del av Lørenskogs grønne sentrum: Ragn Sells har nylig gjennomført reguleringsplan i området. Dagens gjenvinningsstasjon har adresse Solheimveien 101, 1473 Lørenskog Gasshus Deponiet var i drift fra 1950-tallet til omtrent På området er det derfor opprettet 17 brønner og 1 gasshus. Gasshuset er i dag ikke i drift grunnet problemer med vann i anlegget. Det er pålagt fra Fylkesmannen å fakle gassen, eventuelt kan denne benyttes til oppvarming på den nye gjenvinningsstasjonen. Det er en del usikkerhetsmomenter knyttet til mengden gass i deponiet siden det er en stund siden det var i drift, og Lørenskog kommune er veldig opptatt av denne problematikken Deponi. Det aktuelle området er et nedlagt deponi. Det må derfor tas hensyn til gassproduksjon som følge av det organiske avfallet, samt sigevann. Sigevann renner ut i grøft og slippes på kommunalt avløp ved Nordliveien Avfallsfraksjonene. I dag tas det i mot følgende fraksjoner: Papp/papir, trevirke, impregnert trevirke, jern/metall, restavfall, ee-avfall, farlig avfall, gips, vinyl, dekk, hageavfall, emballasjeplast, EPS/XPS, vinduer, glass/metall og tekstiler. De fleste fraksjonene lastes og fraktes videre. Det er ingen sluttbehandling på stasjonen. Volum på avfallet er på drøyt 7600 tonn. Side 5 av 13

6 Den nye gjenvinningsstasjonen må tilrettelegges for å kunne ta imot flere fraksjoner, men det skal ikke være noen form for sluttbehandling av avfallet Infrastruktur Oppdraget omfatter utfordringer knyttet til trafikkanalyse, valg av trafikkløsning og tilkomstveier. Det må tas hensyn til at det er mye tungtrafikk kombinert med personbil trafikk, og planer om gang- og sykkelvei i tilknytning til området som ønskes regulert. Besøkstall på eksisterende gjenvinningsstasjon var ca besøkende i Dette er i tillegg til tungtrafikken i området. Ytterligere beskrivelse av oppdraget i vedlegg Kravspesifikasjon og vedlegg Tilbudsskjema. 3.4 SAMARBEID, IMPLEMENTERING OG OPPFØLGING Det er viktig at Oppdragsgiver og valgte leverandør avsetter nødvendig tid og ressurser til statusmøter i hele avtaleperioden for å sikre en planlagt og forutsigbar gjennomføring av prosessen. RoAF legger vekt på god kommunikasjon, lojalitet og oppdragsgiver/leverandørsamhandling. Leverandør må kunne gjennomføre oppdraget uten opphør, og i henhold til milepælsplan se vedlegg 1 Kravspesifikasjon. 4 KONKURRANSEN Oppdragsgiver innbyr til anbudskonkurranse om inngåelse av avtale for konsulenttjenester. Kontaktinformasjon denne anskaffelsen: Saksbehandler: Tor Henriksen Tittel: Innkjøper RoAF Kontor: (+ 47) E-post: tor.henriksen@roaf.no Alle henvendelser skal kun skje skriftlig til vår saksbehandler. Spørsmål og henvendelser må være fremsatt via Doffin senest 5 dager før utløpet av tilbudsfristen. Svar vil bli sendt anonymisert til samtlige interessenter / leverandører pr. e-post. Leverandør bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 4.1 PROSEDYRE Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. Juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 07. April 2006 nr 402. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III. Side 6 av 13

7 Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Konkurransen tillater ikke forhandlinger. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen fristens utløp. Konkurransen er kunngjort via DOFFIN og TED den ENDRINGER OG RETTELSER Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til utleveringsfristens utløp. Opplysninger om dette vil bli sendt pr. e- post til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 4.3 ANSKAFFELSESKONFERANSE Oppdragsgiver vil avholde informasjonsmøte med befaring etter kunngjøring av konkurransen på Doffin. Dato for befaring med påfølgende informasjonsmøte er fredag 5. april kl Nærmere opplysninger om konferansen vil bli gjort tilgjengelig for alle interessenter på Doffin. 5 LEVERING AV TILBUD Siste frist for innlevering av tilbud er: Mandag Kl Tilbudet skal være Oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudsbrevet skal undertegnes av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Tilbud kan ikke avgis elektronisk. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket konvolutt påført leverandørens navn og adresse, og merkes: Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten», og påført saksnummer: 13/004. Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Innleveringsadresse: Romerike Avfallsforedling IKS v/ Tor Henriksen Postboks 98 Bølerveien Skedsmokorset 2020 Skedsmokorset 5.1 TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning: Kl Det blir ikke avholdt offentlig tilbudsåpning. Protokoll blir ført. Side 7 av 13

8 5.2 TILLEGGSOPPLYSNINGER Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i Konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson. 5.3 TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST Leverandøren skal vedstå seg tilbudet, og er bundet av tilbudet til og med OMFANG OG VERDI 6.1 AVTALE Oppdragsgiver vil inngå avtale med én 1 leverandør. 6.2 AVTALEVARIGHET Avtalen skal gjelde fra underskriftsdato til ferdig vedtatt reguleringsplan. 6.3 VERDI Estimert avtaleverdi er beregnet til mellom NOK eks mva. Estimatet er ikke forpliktende. Omfanget er noe usikkert som følge av at området som skal reguleres omfatter deponi, og at dette kan utløse uforutsette utredningsbehov. 7 KVALIFIKASJONSKRAV Leverandøren skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Leverandøren skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De leverandørene som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 7.1 OBLIGATORISKE SKATT OG MVA KRAV Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontoret eller skattekontoret. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Side 8 av 13

9 7.2 KRAV TIL HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til helse, miljø og sikkerhet (HMS) Leverandøren skal levere HMS-egenerklæring 7.3 KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Gyldig og oppdatert firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Attest(er) på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 7.4 KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Krav Dokumentasjonskrav Årsregnskap for de to siste regnskapsår Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene Revisors årsberetning for de to siste regnskapsår eller Kredittvurdering/rating som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon 7.5 KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem, for å sikre at oppdraget blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte Oversikt over leverandørs organisasjon Dokumentasjon på godkjennelser i relevante faglige kvalifikasjonsordninger Side 9 av 13

10 7.6 KRAV TIL SPRÅK Krav Dokumentasjonskrav Språk Tilbud med vedlegg, samt skriftlige og muntlige henvendelser i forbindelse med dette, skal stilles på norsk 8 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav som angitt i konkurransegrunnlaget vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris Timepris Underkriterier: 1) Pris egen (intern) kompetanse 2) Pris ekstern rådgiver 40 % 90 % 10 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet Underkriterier: 1) Tilbudte 2 konsulenters formelle kompetanse. 2) Tilbudte 2 konsulenters yrkeserfaring og de tre mest relevante oppdrag / prosjekter 3) Intervju med 2 tilbudte konsulenter fra hver kvalifiserte tilbyder 60 % 30 % 40 % 30 % 1) CV, kursbevis og annen relevant dokumentasjon på hver konsulents formelle kompetanse. Oppdatert kompetanse ved etterutdanning, videreutdanning, sertifisering, annen faglig oppdatering. 2) Her vektlegges relevant yrkeserfaring i antall år, og de tre mest relevante referanseoppdrag til hver av konsulentene. RoAF legger særlig vekt på erfaring fra relevant planarbeid som inkluderer deponi og div reguleringer, prosjekt av minst tilsvarende størrelse og kompleksitet, utredninger og ROS analyse - og konsulentens rolle i nevnte oppdrag. Side 10 av 13

11 Det er bare to tilbudte konsulenter som vil bli evaluert fra hver tilbyder. Det er derfor kun anledning til å levere inn dokumentasjon for to konsulenter som er tiltenkt oppdraget. Bemanning som tilbys er bindende for avtalen. Det er viktig at dokumentasjonen som innleveres tar konkret stilling til de forhold som vil bli vektlagt ved evalueringen. Leverandører som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil bli avvist. 9 VEKTINGSMODELL Ved evaluering av tildelingskriteriene vil det bli gitt en karakter fra 0 til 10 for hvert kriterium. Beste tilbud får 10 poeng, mens det blir gitt poeng som gjenspeiler forskjellene forholdsmessig i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Karakteren multipliseres med den angitte vekt og summeres. Pris: - Evalueres etter to underkriterier - Underkriteriene har ulik vekt Kvalitet: - Evalueres etter tre underkriterier - Hvert underkriterium har ulik vekt. 10 KRAV TIL TILBUDET 10.4 PRISER Leverandøren skal benytte vedlagte prisskjema vedlegg 2 i sitt pristilbud. Prisene skal oppgis i norske kroner (NOK) eks. MVA. Prisene skal være inklusive alle kostnader forbundet med bompenger, bilgodtgjørelser, forsikringer, garantikostnader m.m, 10.5 TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal leveres i 1 original innsatt i perm, samt en kopi med inndeling som beskrevet nedenfor. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD i MS Office format. Leverandør skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev 1 Eventuelle forbehold 1 Skatteattest 2 Attest for merverdiavgift 2 HMS-egenerklæring 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 3 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske kapasitet 4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 5 Utfylt Kravspesifikasjon med dokumentasjon (vedlegg 1) 6 Utfylt Prisskjema (vedlegg 2) 7 Sladdet utgave av tilbudet (som kan sendes ut til offentlig innsyn) 8 Side 11 av 13

12 10.6 TAUSHETSPLIKT Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven OFFENTLIGHET Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se Lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. Forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Tilbyder skal levere et sladdet tilbud som inneholder opplysninger leverandøren mener er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentlighetsloven 10.8 TILBUD PÅ DELER AV LEVERANSEN Det er ikke anledning til å levere tilbud på deler av leveransen ALTERNATIVE TILBUD Det åpnes ikke for alternative tilbud UNDERLEVERANDØRER Oppdragsgiver tillater bruk av underleverandør for denne anskaffelsen. Disse skal oppgis i tilbudet. Det kreves tilsvarende dokumentasjon for underleverandør som for tilbyder for øvrig. Underskrevet forpliktelseserklæring fra eventuelle underleverandører skal vedlegges tilbudet FORBEHOLD Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, og forbeholdet skal, for å bli vurdert, klart angis: i eget bilag: Tilbyders forbehold og avvik. Ved åpen anbudskonkurranse skal forbehold være klart og entydig angitt slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Leverandør. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenlikne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Side 12 av 13

13 Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 11 AVVISNING AV TILBUD Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist. Leverandør som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisningen. 12 AVLYSING AV KONKURRANSEN Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det. 13 TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN Dato Aktivitet Kunngjøring av konkurranse Tilbudsfrist Tilbudsåpning Uke 17 Uke 18 Uke 18 Uke 20 Uke 20 Evaluering av kvalifikasjoner Tilbudsevaluering og valg av tilbud Utsendelse av tildelings-/avslagsbrev Klagefrist Kontraktsinngåelse 14 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 4: Kontrakt Side 13 av 13