Konferansedel i 3 etasje, møterom Rodal. Påmelding per epost til utbyggingsleder i Granåsen. geir.paulsen@trondheim.kommune.no

Transkript

1 Side 2 Invitasjon Trondheim kommune ønsker med dette å invitere rådgivere med ønskede kvalifikasjoner til åpen dialogkonferanse vedrørende anskaffelse av rådgivertjenester i prosjektet GRANÅSEN IDRETTSANLEGG Dialogkonferansen vil bli gjennomført onsdag 30. mars fra kl og avsluttes innen kl samme dag. Det vil bli servert en enkel lunsj. Sted: Toppidrettsbygget Granåsen, Smistadvegen 11, 7026 TRONDHEIM Konferansedel i 3 etasje, møterom Rodal. Påmelding per epost til utbyggingsleder i Granåsen geir.paulsen@trondheim.kommune.no innen onsdag 23. mars kl Oppgi antall personer som kommer fra hvert firma, navn og e-post + telefonnummer til hver enkelt person. Leverandørdialogen vil bli gjennomført på norsk. Deltagelse i leverandørdialogen (konferanse og/eller en-til-en-møter) er ikke en forutsetning for å delta i planlagt rådgiverkonkurranse.

2 Side 3 Innholdsfortegnelse Invitasjon Om oppdragsgiver og bakgrunn for anskaffelse av rådgivertjenester for utbygging av Granåsen idrettsanlegg Nye Granåsen hverdagsanlegg - Visjon, mål og verdier Status i prosjektet "Granåsen hverdagsanlegg" Oppgaver knyttet til planlegging av Granåsen Utarbeidelse av en formingsveileder for området Utarbeidelse av en miljøplan for området Etablering av en overordnet landskapsplan for Granåsen Brukerprosesser og brukergrupper Grovt kostnadsoverslag Detaljreguleringer Leverandørdialog Utfordringer og tema for dialogen Foreløpig fremdriftsplan for anskaffelse av rådgivertjenester Program dialogkonferanse 30. mars, kl

3 Side 4 GRANÅSEN IDRETTSANLEGG 1 Om oppdragsgiver og bakgrunn for anskaffelse av rådgivertjenester for utbygging av Granåsen idrettsanlegg Trondheim kommune er anleggseier i Granåsen Skisenter. Anlegget er Midt-Norges viktigste anlegg for nordiske grener (hopp, langrenn, kombinert) og skiskyting. I 1997 ble VM på ski i nordiske grener arrangert her og i perioden er det gjennomført årlige World Cup - konkurranser i hopp. World Cup i langrenn og kombinert er også arrangert gjentatte ganger. Siste World Cup i langrenn fant sted i I tillegg til å være et anlegg for toppidrett, er Granåsen et av de mest brukte skianlegg for barneog breddeidrett i landsdelen. Det er dessuten inngangsport til Bymarka, Trondheims viktigste utfartsområde for trening, rekreasjon og friluftsliv, sommer og vinter. I 2013 ble Toppidrettssenteret i Granåsen ferdigstilt. Her er Olympiatoppen Midt-Norge og NTNU Senter for Toppidrettsforskning lokalisert. Treningssenter, turnhall, legesenter og fysioterapiklinikk finnes også i Toppidrettssenteret. Sommeren 2014 ble en 2.5 km lang rulleskiløype åpnet og i 2015 ble nytt skiskytteranlegg med elektroniske skiver tatt i bruk. Anlegget i Granåsen fungerer tilfredsstillende, men det er behov for betydelige oppgraderinger. Dette gjelder særlig knyttet til infrastruktur (vei, adkomst, kollektivtrafikk), hoppbakkene, arenabygg langrennsstadion og arenabygg/ tribuner hopp. Dagens anlegg ble ferdigstilt til ski-vm 1997 og ble i relativt stor grad bygget for å huse ski-vm i Det er gjennomført mindre og større oppgraderingstiltak i anlegget og dette har først og fremst vært i hoppbakken. Tiden er nå inne for en total rehabilitering og utvikling av nye Granåsen. Trondheim kommune skal bygge ut og modernisere anlegget i Granåsen som et funksjonelt, levende og godt hverdagsanlegg preget av høy aktivitet ute og inne. Anlegget skal bygges på en slik måte at det kan huse et fremtidig VM på ski, World Cup i nordiske grener og andre store idretts- og kulturarrangementer. Trondheim søker om å bli arrangør av VM på ski nordiske grener i Vertsby for VM 2021 velges 9. juni Dersom man ikke når opp med første søknad, vil det bli søkt igjen for VM Norges Skiforbund har utpekt Trondheim som Norges neste VM-arrangør. Anlegget i Granåsen skal bygges ut uavhengig av VM-tildeling. Utbyggingen skal skje gjennom offentlig-privat samarbeid. Private aktører er allerede tilstede i Toppidrettssenteret i Granåsen, både som huseier og leietakere.

4 Side 5 2 Nye Granåsen hverdagsanlegg - Visjon, mål og verdier Store arrangementer samler befolkningen og kan brukes som startmotor for å skape samfunnsutvikling. Trondheim søker nå et nytt VM på ski i nordiske grener og man ønsker å bruke denne anledningen til å skape varige verdier, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Et Ski-VM gir mye kraft, energi og oppmerksomhet. Dette er en anledning til å sette i gang store og viktige initiativer/prosjekter som fordrer samhandling mellom aktører fra det offentlige, privat næringsliv og FoU-miljøer. Flere av vår tids store samfunnsutfordringer er knyttet til helse og klima. Vi ser en økende utbredelse av livsstilssykdommer som medfører høye samfunnsøkonomiske kostnader og menneskelige utfordringer. Klimaendringene og den globale oppvarmingen får konsekvenser på mange nivåer. For oss i Norge er fravær av snø en av de mest synlige følgene på kort sikt. Gjennom Utviklingsprogram Granåsen settes det i gang prosjekter som skal skape utvikling, først og fremst innen områdene helse og klima. Utviklingsprogrammet består av fem prosjekter; 1. Samferdsel 2. Utbygging og drift av hverdagsanlegget 3. Helse- trening-forebygging-rehabilitering 4. Snow for the future 5. VM på ski/ andre skiarrangementer. Hovedaktørene i utviklingsprogrammet er Trondheim kommune, Sør-Trøndelag Fylkeskommune, NTNU, SINTEF, Norges Idrettsforbund og Norges Skiforbund. Private aktører vil bli involvert i de ulike prosjektene. Granåsen skal bli en arena for utvikling og innovasjon; Utbygging av et energieffektivt, moderne og fremtidsrettet anlegg for idrett og annen aktivitet. Ny teknologi som en integrert del av anlegget, både for toppidrett, breddeaktivitet, helseprosjekter og arrangement. Nye metoder for effektiv og miljøvennlig snøproduksjon i et stadig varmere og våtere klima. Nye løsninger for folkehelsearbeid i et kunnskapssenter for fremtidens folkehelse, med fokus på fysisk aktivitet. Trondheim kommunes nye klima- og miljøplan vil bli lagt til grunn når løsninger for Granåsen skal velges. Dette vil påvirke krav til energibruk, materialvalg og CO2-utslipp i utbyggingen. Det legges vekt på innovative og fremtidsrettede løsninger og aktuelle kunnskapsmiljøer vil bli involvert i prosessen fra start for sikre optimale løsninger. Leverandører involveres tidlig i prosessene knyttet til anskaffelser og bygging, dette i tråd med Trondheim kommunes anskaffelsesstrategi.

5 Side 6 3 Status i prosjektet "Granåsen hverdagsanlegg" Trondheim kommune har arbeidet på en områdeplan for Granåsen i flere år. Arbeidet med denne områdeplanen er nå ferdigstilt og planen skal behandles i Bystyret Områdeplanen vil legge grunnlaget for videre utvikling i Granåsen og blant annet gi store føringer for utbyggingen hva gjelder rekkefølgekrav og detaljreguleringer. Saksmaterialet til sluttbehandling ligger her: 4 Oppgaver knyttet til planlegging av Granåsen Utbyggingsprosjektet starter nå med å tilknytte seg rådgivere og konsulenter som Trondheim kommune trenger for å gjennomføre planleggingen av Granåsen. Det er etablert en bestillergruppe på vegne av Trondheim kommune som vil være med å lede prosessene fremover. Denne er sammensatt av både kommunalt ansatte og enkelte personer fra idretten. Gruppa vil ha stort eierskap til prosessene vi nå skal i gang med og kommer til å arbeide tett med rådgivergruppen som tildeles denne (disse) kontrakten (e). I forbindelse med utvikling av og planleggingen av Granåsen idrettsanlegg ser man for seg at rådgivere skal være med på å utarbeide følgende dokumenter og arbeidsoppgaver som gjengitt i kapittel nedenfor: 4.1Utarbeidelse av en formingsveileder for området I områdeplanen for Granåsen er det stilt krav om at det skal utarbeides en formingsveileder for området. Denne skal sikre at planleggingen og utviklingen av anlegget skjer helhetlig ihht de visjoner og mål man har satt seg for utbyggingen. Momenter som skal konkretiseres her kan være: Formingsprinsipper for helhetlig materialbruk i bygg og anlegg Formingsprinsipper for helhetlig utforming og materialbruk i uterom, beplantning, uteromsmøblering, mm. Helhetlig planlegging av lys og lyssetting for hele området Universell utforming Osv, liste er ikke komplett 4.2 Utarbeidelse av en miljøplan for området Trondheim kommune legger stor vekt på at prosjektet skal prosjekteres, bygges og driftes med minst mulig miljøbelastning. En miljøplan omhandler sentrale miljøutfordringer og skal sette miljømål for prosjektet. Den skal stille miljøkrav til alle involverte aktører i prosjektet, og skal være et hjelpemiddel til å ta de rette valgene for å oppnå et miljøtilpasset prosjekt.

6 Side Etablering av en overordnet landskapsplan for Granåsen Landskapsplanen skal inkludere hele området i Granåsen og vise innhold samt hvor de ulike utbyggingene og anleggene bør legges og ikke. Enkelte momenter er lettere å forholde seg til da de allerede er plassert i Granåsen (for eksempel hoppbakken) mens andre momenter er mer utfordrende å konkretisere. Mange og ulike innspill vil komme; disse må sorteres og bearbeides og så er målet at man til slutt skal konkretisere alle disse innspilene man vil ha med seg i Granåsen i en omforent overordnet landskapsplan. I så måte må etablering av landskapsplanen utarbeides i samarbeid med eksisterende og potensielle nye brukere av anlegget. Granåsen er et hovedsenter for skiidretten i Trondheim og Trøndelag og det skal det fortsatt være. Det er uansett et mål for utbyggingen at anlegget skal ha større aktivitet på sommerstid enn tidligere. I så måte skal anlegget bygges ut og legge til rette for de idrettene som naturlig hører sammen i Granåsen sammen med skiidretten. Dette betyr at man må gjennomføre en behovskartlegging av andre idretter og sammen med alle disse interessentene konkludere med hvilke aktiviteter som naturlig passer inn i Granåsen (og hvilke som ikke gjør det). Dette henger også nøye sammen med hvor i Granåsen de ulike anleggene plasseres og det er nettopp dette som er et av de viktigste momentene i utarbeidelse av en overordnet landskapsplan for Granåsen. I så måte er brukerprosesser og etablering av brukerprosesser en særdeles viktig del av arbeidet med utvikling av Granåsen hverdagsanlegg. 4.4 Brukerprosesser og brukergrupper Parallelt med utvikling av en landskapsplan så må man kjøre brukerprosesser sammen med idretten, natur og friluftsinteresser, samferdsel og andre interessenter. Disse vil gi innspill til landskapsplanen og brukerprosessen og landskapsplanen henger således nøye sammen. Man kan se for seg følgende brukergrupper pr dags dato, dvs brukergrupper for: 1. Toppidrett nordisk og skiskyting 2. Breddeidrett langrenn og skiskyting 3. Hopp og kombinert 4. Store arrangement, WC, et fremtidig VM, Kulturelle arr (konserter) med mer. 5. Næringslivet / private interesser 6. Bredde og nye idretter i Granåsen 7. Tur, trim og friluftsliv i Bymarka Antall brukergrupper og innhold i disse er ikke endelig og vil sannsynligvis endres noe. 4.5 Grovt kostnadsoverslag Når arbeidet med den overordnede landskapsplanen er kommet i gang så skal det utarbeides grove kostnadsanslag på deler av eller for hele forslaget som foreligger. Det skal underveis i planleggingen være et bevisst forhold til løsningene som velges opp i mot nytteeffekt og hva det koster å realisere valgte løsninger.

7 Side 8 Det skal ved endt arbeid med den overordnede landskapsplanen legges ved et grovt kostnadsoverslag som beskriver kostnadene for realisering av den endelige planen. 4.6 Detaljreguleringer Områdeplanen krever at det utarbeides detaljreguleringsplaner i utbyggingsområdene KBA 1 KBA 4. Man må på grunn av fremdriften i prosjektet kjøre detaljreguleringen tett opp i mot utvikling av landskapsplanen da den vil gi input til de ulike detaljreguleringene. Det er flere momenter som må diskuteres nærmere hva gjelder detaljregulering. Blant annet hvorvidt det er fordeler med å regulere hele eller deler av områdene samtidig i stedet for 4 ulike detaljreguleringer. Utfallet av hvorvidt Trondheim får VM i 2021 eller ikke vil også påvirke fremdriften med detaljregulering. 5 Leverandørdialog 5.1 Generelt Trondheim kommune og utbyggingsprosjektet ønsker å gjennomføre leverandørdialog i forkant av konkurranseutlysingen for å øke bestillerkompetansen mht å anskaffe rådgivertjenester til Granåsen prosjektet. Utbyggingsprosjektet for Granåsen får bistand fra Regionalt program for leverandørutvikling (LUP) for å gjennomføre en god markedsdialog før konkurransen lyses ut. LUP sin misjon er å forbedre offentlige anskaffelsesprosesser ved å vektlegge planleggingsfasen, fasen før konkurransen blir lyst ut. Tidlig involvering og dialog med potensielle leverandører legger til rette for bedre konkurransegjennomføringer, bedre oppdragsbeskrivelser og mer treffsikre tilbud. Tidlig leverandørdialog er egnet for å komme frem til bedre løsninger og leveranser gjennom å åpne opp for innspill og ideer fra leverandørene og alle andre fagmiljø som ser muligheter for å påvirke prosjektet. 5.2 Dialogkonferanse I dialogkonferansen vil byggherren presentere prosjektet på et overordnet nivå, si noe om prosjektets organisering, tidsplan og planlagt gjennomføring av konkurranse for rådgivertjenester. Det vil bli reist tema og "problemstillinger" knyttet til anskaffelse av kompetanse og hvordan slike anskaffelser best kan gjennomføres for å sikre best kvalitet Dialogen gir rådgiverne mulighet til å bruke erfaring og kompetanse til å bidra til en best mulig konkurranse tilpasset akkurat dette oppdraget. Byggherren får dermed verdifulle innspill og synspunkter på hvordan forespørsel og konkurranse bør utformes for å finne riktig(e) rådgiver(e) for oppdraget, samt for å sikre en best mulig kvalitet på gjennomføring av prosjekt og på det ferdige produktet. Det er åpent for spørsmål og eventuelt diskusjon.

8 Side En-til-en-møter Etter dialogkonferansen vil alle som ønsker det bli invitert til en-til-en-møter. Primært ønsker vi at tiden benyttes til å gi innspill til kommende utlysning i henhold til opplistede punkter nedenfor. (se kapittel 6 om utfordringer). Det vil også bli anledning til å ta opp tema og synspunkter som ikke er forhåndsdefinerte, men som rådgiver/leverandør synes er relevant og nyttige innspill. I tillegg gis hver enkelt rådgiver muligheter for kort å presentere eget firma, kompetanse og referanseprosjekter dersom det er ønskelig. For de som absolutt ikke har anledning til å møte til en-til-en-møte i Trondheim, kan det være aktuelt å avtale alternative, f.eks. digitale løsninger. 6 Utfordringer og tema for dialogen For å utforme et best mulig konkurransegrunnlag ønskes innspill og tilbakemeldinger på disse 7 spørsmålene i dialogkonferansen eller i en-til-en-møtene: 1. Kompetanse i prosjektet: Det antas naturlig å inkludere fagkompetanse som LARK, ARK, Geo, VA, Vei, Brann og Miljø i et slikt prosjekt. Det ønskes innspill på ev andre fag som en forespørsel bør inkludere. I tillegg ønsker man også å få innspill på ca fordeling av arbeidsomfang for de ulike fagene som bør inkluderes i dette prosjektet. 2. Brukerprosesser: Det ønskes innspill på i form av et kort løsningsforslag på hvordan man kan gjennomføre gode og effektive brukerprosesser. Fortell gjerne om erfaringer fra tidligere brukerprosesser i forhold til antall brukergrupper, antall personer i hver brukergruppe, hvem som bør være med i disse brukergruppene, møtehyppighet, møtelengder osv. Et sentralt spørsmål er hvor lang tid man ser for seg å måtte benytte for å forankre en prosess Granåsen utbyggingen nå står foran. Her ønskes innspill på ca antall måneder man kan se for seg fra oppstartsmøte med alle definerte brukergrupper til stede og til det foreligger en omforent overordnet landskapsplan som resultat. 3. Det skal legges vekt på innovative, fremtidsrettede løsninger i Granåsen. Vi vil gjerne få et innblikk i kompetanse på innovative løsninger og prosesser hos rådgiverne. Hvordan kan rådgiverne kunne tenkes å legge opp prosesser på en slik måte at vi sikrer bærekraftige, fremtidsrettede løsninger? 4. Detaljregulering: Områdeplanen legger opp til 4 områder for detaljregulering, dvs KBA 1 KBA 4. 4 detaljreguleringer er et omfattende stykke arbeid og et sentralt spørsmål er om man er tjent med å slå flere eller alle detaljreguleringene sammen eller ikke. Vi ønsker innspill på dette gjerne beskrevet med fordeler og ulemper for de ulike alternativene. Det er og et faktum at dersom man inkluderer alle 4 detaljreguleringene i forespørselen vil de langt på vei overskygge de andre oppgavene hva gjelder omfang av arbeid. Dette er ikke ønskelig og man ønsker derfor innspill på alternativer for dette. 5. Hva er gode tildelingskriterier for denne typen forespørsel og hva bør vektlegges mest? Det ønskes innspill på tildelingskriterier og vektlegging av disse samt type kontrakt.

9 Side 10 Anbefalte løsning bør så langt det er mulig legge til rette for at man unngår klager på innstillingen av vinneren av konkurransen. 6. Det er i utgangspunktet tiltenkt å innstille en leverandør for arbeidet med alle oppgavene som er beskrevet i prosjektet. Er dette en fornuftig løsning slik prosjektet er beskrevet? Hvilke deler av arbeidsoppgavene beskrevet i prosjektet kunne ev være trukket ut som egne leveranser (av en annen leverandør) og hvilke fordeler kunne man ha oppnådd med dette? 7. Er det andre forhold som vil være av betydning som leverandør ser, men som så ikke er nevnt i dette notatet? Alle verdifulle innspill mottas med takk. Av tidsramme for en-til-en-møtene ser vi for oss maks 1 time for hvert møte. Alle som melder seg på en-til-en-møter vil få tilsendt forslag til møtetid. Møtene er fortrolige og taushetsplikt gjelder f.eks for det som kan anses som "forretningshemmeligheter". Det er ønskelig (men ikke et krav) at det sendes inn et innspills-notat i forkant av en-til-en-møtene. Dette bør være kort og overordnet, ikke detaljert, maks 2 A4-sider. Sendes til geir.paulsen@trondheim.kommune.no. senest 4. april, kl Mottak bekreftes. 7 Foreløpig fremdriftsplan for anskaffelse av rådgivertjenester Utlysing/invitasjon til dialogkonferanse Dialogkonferanse, påmelding senest 23. mars En-til-en-møter 8. mars 30. mars 5, 6 og 7. april Påmelding senest ila 4. april kl 9.00 Innlevering av innspillsnotat senest 4. april kl 9.00 Konkurranseutlysing Tilbudsfrist: Valg av leverandør Oppstart uke 16, ca 20.april uke 19, medio mai ca 1.juni ca 15. juni

10 Side 11 8 Program dialogkonferanse 30. mars, kl Registrering og kaffe Velkommen v/ola By Rise, kommunaldirektør kultur og næring Prosjektet VM på ski v/guri Hetland Hvorfor leverandørdialog, og hvordan kan leverandørene nyttiggjøre seg muligheten for dialog med oppdragsgiver i en tidlig fase? v/hilde Sætertrø, prosjektleder Leverandørutviklingsprogrammet Om utbyggingsprosjektet v/geir Paulsen, utbyggingsleder Lunsj Klima- og miljøplan v/marianne Langedal Om formingsveileder, miljøplan, overordnet landskapsplan og detaljreguleringer v/ Marit Solum og Kjersti Myrvang Anskaffelse av rådgivertjenester. Hva har vi behov for, og hva ønsker vi innspill på? Brukerprosesser og brukergrupper. v/utbyggingsleder Geir Paulsen Spørsmål og utveksling Veien videre en-til-en-møter, innspillsnotat og plan for anskaffelsen Slutt senest kl Se dere rundt i Granåsen-området! Programmet for dialogkonferansen er foreløpig og vil sannsynligvis endres noe.