Velkommen til dialogkonferanse Arendal, 20. januar Sak og Arkiv Prosjektet

Transkript

1 Velkommen til dialogkonferanse Arendal, 20. januar 2015 Sak og Arkiv Prosjektet

2 Agenda 11:00-11:30 Registrering og kaffe 11:30-12:30 Innledning Velkommen v\daniel Sjølander innkjøpsleder IKT Agder IKS Informasjon om virksomhetene mål og hvem vi er v\kjetil Nyhus daglig leder IKT Agder IKS Fakta anbudsprosessen v\daniel Sjølander 12:30 12:45 Pause 12:45-13:45 Beskrivelse av utfordringer, fokusområder og behov v\prosjektleder, prosjekteier og arkitekt 13:45-14:00 Kaffe 14:00-15:00 Spørsmål og informasjon

3 Deltakende representanter Leverandører Acos AS Evry AS Norkart AS Software Innovation AS Aust Agder fylkeskommune Arendal kommune Froland kommune Grimstad kommune IKT Agder IKS DDV

4 Virksomheten Mål med anskaffelsen v/kjetil Nyhus Daglig leder IKT Agder

5 Agenda Kort om IKT Agder IKS og IKT forvaltningsorganisasjonen Digital utvikling Sak og Arkiv anskaffelsen Andre aktiviteter kommende perioder

6 Om IKT Agder IKS Startet opp februar 2003 Interkommunalt selskap Eiere og kunder kommunene Arendal, Grimstad og Froland Aust-Agder fylkeskommune Kjerneområder: Service og supporttjenester Drift og forvaltning av IKT systemer Avtaleforvaltning innenfor IKT området Videreutvikling av IKT tjenester i nært samarbeid med kundene Andre kunder: Aust-Agder kulturhistoriske senter Agder Arbeidsmiljø IKS Arendal International School St. Franciskus skole Antall ansatte 50 (inkl. læringer) Organisert under avdelingene Service Drift Prosjekt

7 Litt statistikk Antall innbyggere: Arendal kommune ca Grimstad kommune ca Froland kommune ca Aust-Agder fylkeskommune ca Digitale brukere: Totalt ca brukere i administrativt nett (ansatte) i elevnett -> Videregående skole: > Arendal kommune: > Grimstad kommune: > Froland kommune: 1.000

8 Dagens organisering av IKT IKT organisering med to forvaltningsnivåer IKT Agder IKS IKT driftsselskap Representantskapet (Rådmennene) Forvaltningsorganisasjonen - forvaltning og utvikling av IKT løsninger (funksjonelt perspektiv) Bestiller / Forvalter i egen kommune Styre Daglig leder Stab Portalene Overordnet forvaltningsgruppe (på vegne av rådmennene) Gebyr AK IKT enhet GK IKT enhet Serviceavd. Driftsavd. Prosjektavd. HR Økonomi Koordinerende arbeidsgruppe Kart og plan Omsorg AAFK IKT enhet Service Management Kunde Teknologi Sikkerhet/kontroll Servicedesk Serviceteknikere Kommunikasjon Database Systemteknisk Prosjektledere / Utviklere SAK / Arkiv Prosjektorganisering Oppvekst FK IKT enhet Forvaltning kunde Forretningsutv./ Rådgivere

9 IKT prosjektorganisering Prosjektstyre Prosjekteier og leder av prosjektstyre: Leder i kommunen Andre medlemmer: Leder / fag i kommunene Koordinerende arbeidsgruppe (KA): Medlem IKT Agder: Daglig leder eller avdelingsleder Leverandør: Leder Prosjektleder Fra IKT Agder. Fokus på prosjektleveransen. Funksjonell prosjektgruppe Funksjonalitet i systemet Digitale tjenester Arbeidsprosesser Gevinstrealisering Anskaffelsesprosess Implementering Opplæring Sette i drift Teknisk prosjektgruppe Tekniske forhold i systemet Anskaffelsesprosess Implementering Sikkerhet Sette i drift Leverandør prosjektgruppe Leveranse i hht til avtale Implementering Sette i drift Overgang til vedlikehold

10 Leveransemodell Oppfølging av brukerne vår viktigste tjeneste Kontroll Forutsigbarhet Service Sikkerhet Leveranseorganisasjon Integrasjoner, sikkerhet, totalitet, offentlig forvaltning Egne leveranser Leverandører (dedikerte tjenester) Skytjenester

11 Agenda Kort om IKT Agder IKS og IKT forvaltningsorganisasjonen Digital utvikling Sak og Arkiv anskaffelsen Andre aktiviteter kommende perioder

12 En verden i endring IKT som område endres til et DIGITALISERINGS område Mindre om teknikk -> mer om tjenester, endrede arbeidsprosesser, automatisering, endringsledelse og innovasjon Hvordan lykkes fremover: Digital tjenesteutvikling -> fås gjennom større nærhet til kommunenes linjeorganisasjon Endrede arbeidsprosesser -> gjøre helt nye grep for hvordan arbeidsoppgaver gjøres og tjenester gis til innbyggerne Kompetanse -> betydelig større kunnskap i kommunene om bruk av teknologi for å oppnå større digitalitet Gevinster -> nye og endrede tjenester må gi kvalitative og/eller økonomiske gevinster. Disse må tas ut. Innbyggere / næringsliv -> få utviklet de digitale tjenester som etterspørres og det er behov for Innovasjon -> bidra i egen organisasjon og gjennom andre til helt nye tjenester som kommer samfunnet til nytte

13 Fra KommIT

14 Mine Eiendommer Integrere flere tjenester sammen MinID Matrikkel Eiendomsarkiv Planarkiv ERP (gebyr) Sak/Arkiv

15 SIKT prosjektet SIKT = Sikkerhet Identitet Kontroll Tilgang IAM system (identitet og rollestyring) Leveranser 1. Ansatt levert 2. Elev levert 3. Innbygger leveres februar 2015 Integrert med i Microsoft Azure - levert

16 Agenda Kort om IKT Agder IKS og IKT forvaltningsorganisasjonen Digital utvikling Sak og Arkiv anskaffelsen Andre aktiviteter kommende perioder

17 Bakgrunn for Sak og Arkiv prosjektet IKT Agders eierkommuner har i flere år hatt samme system, parallelt installert 2013/2014: Kostnadsanalyse (benchmark) for IKT kostnader hos IKT Agder og eierkommunene -> Godt resultat -> Mulige forbedringer innen større samordning og enda større fokus på like arbeidsprosesser -> Større fokus på digitale innbyggertjenester 2014: Utredning og vedtak om å anskaffe nye (eller oppgraderte) systemer med mål om større samhandling og likhet 2015: Kommunene Arendal og Grimstad opprettet felles selskap for Arkiv, Lønn og ERP: Agder kommunale støttetjenester (AKST)

18 Anskaffelsen hvem? Vurderes to anskaffelser og to prosjekter: Juridisk ansvarlig for anbudet og fremtidige avtaler: IKT Agder IKS Juridisk ansvarlig for anbudet og fremtidige avtaler: DDV Anskaffelsen gjelder for: -> Arendal kommune -> Grimstad kommune -> Froland kommune -> Aust-Agder fylkeskommune -> Agder kommunale støttetjenester (AKST) -> Evt. andre tilhørende selskaper Anbudsform: under utredning Anskaffelsen gjelder for: -> Mandal kommune -> Farsund kommune -> Kvinesdal kommune -> Flekkefjord kommune -> Lindesnes kommune -> Åseral kommune -> Audnedal kommune -> Hægebostad kommune -> Marnardal kommune -> Evt. andretilhørende selskaper Kontraktsform: Statens standard for kjøp og vedlikehold Kontraktslengde: under utredning

19 Livssyklus - eksempel Kostnader System 1 System 2 System 5 System 0 System 4 System 3 Idé / Prosjekt Forprosjekt/ Utvikling Innføring av system i organisasjonen Tidslinje Systemet stabilt -> Produktivitet Høste effekter End of Life / Bytte ut systemet

20 Overordnede føringer Skille Sak og Arkiv Integrasjoner (arkitektur prinsipper) Nye digitale tjenester Kommunereform Teknisk leveransemodell Økonomiske mekanismer Forutsigbarhet Partnerskap Evne omstillinger og endringer over tid

21 Agenda Kort om IKT Agder IKS og IKT forvaltningsorganisasjonen Digital utvikling Sak og Arkiv anskaffelsen Andre aktiviteter kommende perioder

22 Pågående prosjektaktivitet Prosjekt Hva: Status Avsluttes Sak og Arkiv (SAKS) Nytt eller oppgradert sakssystem og arkivsystem. Oppstart høsten 2014 Produksjon Avsluttes vinter 2016 ERP (Regnskap, Lønn og HR) Skoleadministrativt system for grunnskole, SFO og barnehage (BOSS) Skoleadministrativt system for videregående skole Nytt eller oppgradert system innen Regnskap, Lønn og HR. Andre tjenester kan også være aktuelle. Oppstart ca Produksjon Avsluttes juni 2017 (?) For kommunene Pågår Høst 2015 Felles system for alle fylkeskommunene i Norge. Pågår Første halvår 2017 Portal for AAFK Oppgradert versjon Pågår Våren 2015 Portal for kommunene Oppgradert eller nytt system Pågår Høst 2015 SIKT (IAM løsning) 1. Identitet og rolle for ansatte 2. Identitet og rolle for elever 3. Digital kontakt med innbyggere (grunnmur) Avsluttet Avsluttet Pågår Februar 2015 Sykefraværsoppfølging System for bedre og enklere oppfølging av sykefravær Pågår Vinter 2015 GIS Innsyn Kartsystem Pågår Vinter 2015 Ulike digitale tjenester: Agderskolen SvarUT Digital innbyggerkontakt >

23 Fakta anbudsprosessen v/daniel Sjølander Innkjøpsleder

24 Fakta anbudsprosessen dagens konferanse Hovedformålet Gi leverandørmarkedet foreløpig informasjon om anskaffelsen Utvide IKT Agders kunnskap om hva leverandørmarkedet kan tilby og levere innenfor aktuelle områder Annonsering Veiledende kunngjøring på Doffin Invitasjon sendt til potensielle leverandører Dokumentasjon IKT Agder IKS vil skrive referat fra dialogkonferansen som inkluderer anvendt presentasjon. Dette vil bli tilgjengeliggjort etter konferansen på Doffin.

25 Fakta anbudsprosessen en-til-en møte IKT Agder IKS ønsker innspill og tilbakemelding fra leverandørene i forhold til de behov og utfordringer som blir presentert på dialogkonferansen. Det vil derfor bli avholdt en-til-en møter med de leverandører som melder sin interesse for dette. Leverandører kan melde sin interesse på selve dialogkonferansen eller sende e-post til daniel.sjolander@ikt-agder.no innen kl. 12:00 Leverandører som ikke har deltatt på dialogkonferansen kan også melde sin interesse for en-til-en møte

26 Fakta anbudsprosessen en-til-en møte For at IKT Agder IKS skal være best mulig forberedt oppfordres leverandørene å sende inn en skriftlig beskrivelse Forslagene bør være beskrevet på et overordnet og funksjonelt nivå, og bør ikke overskride 4-5 sider IKT Agder IKS ønsker at leverandørens beskrivelse skal omfatte: Hvordan leverandør kan ivareta IKT Agder IKS fremtidsbilde Hva som kan ivaretas av standardsystemer Hvordan leverandør kan ivareta integrasjoner Informasjon om prismodeller og kostnadsdrivere Risikovurdering Hvordan ser dere på periodeskille ?

27 Pause

28 Status prosjektet, dagens situasjon og utfordringer v/hilde Westnes Prosjektleder

29 Status for SAKS prosjektet Oppstart oktober 2014 Analyse- og kravspesifiseringsfasen pågår Fokus: Gevinstkartlegging Analyse av Arbeidsprosesser Kartlegging av hvordan vi ønsker å jobbe i fremtiden Dialog med leverandører Anbudsform

30 Dagens situasjon BraArkiv Scanning IAM (LCS) Outlook2 ephorte Mine Eiendommer Andre systemer Ephorte BraArkiv (Byggesak) Demokrati modul Ansettelse (Webcruiter) Depot

31 Dagens utfordringer Saksbehandling/arbeidsflyt Lite fleksibel arbeidsflate Vanskelig å søke (gjenfinning) Lite mulighet for digital samhandling Vanskelig å integrere mot andre systemer og register Tidkrevende å saksbehandle manuelle løsninger Vanskelig å prioritere saker følge fremdrift Mangler styringsverktøy

32 Dagens utfordringer Arkiv Datafangst manuelle løsninger for mottak av post Ikke støtte for elektronisk arkiv for sensitiv informasjon Ingen integrasjon mot saksbehandlingssystemene for helse, skole osv. Kvalitetssikring av arkivinformasjon

33 Dagens utfordringer Integrasjoner og tilgang egne data. Integrasjonene er kostbare og lite gjenbrukbare Ingen god teknisk løsning for arkivering av sensitive opplysninger Versjonshåndtering saksbehandlingssystem Avhengighet til andre systemer

34 Målbilde og arkitektur v/atle Frydenlund Løsningsarkitekt

35 ebyggesak Nytt generelt saksbehandlingssystem Nytt En frittstående NOARK 5 arkiv kjerne Arkivkjerne for alle saksbehandlings system Målbilde Effektiv saksbehandling, fornøyde ansatte og gode innbyggertjenester Bruk av NOARK 5 Webservice Synkron avlevering til sentral arkivet Økt bruk av digital samhandling Arkivering av sensitive opplysninger

36 Frittstående arkivkjerne Det er et overordnet ønske om en egen frittstående arkivkjerne basert på NOARK 5 Kjernen skal nås gjennom standardiserte grensesnitt Kjernen skal kunne benyttes av alle sakssystem og være fleksibel i forhold til antall kunder

37 Arkiv delleveranser Forventes at løsningen støtter og tar i bruk N5WS når denne er etablert som en standard. Forhåpentligvis i løpet av Støtter GI standarden i løpet av 2015.

38 ebyggesak Fagsystemet skal være en frittstående saksbehandlingsløsning for byggesak KommIT er i siste del av arbeidet med kravspesifikasjonen Arendal, Grimstad og Froland har sagt ja til å være pilotkunde

39 ebyggesak - delleveranser Bruk av NOARK5 webservice. Bruk av GeoIntegrasjon Arkiv (Oppdatering og Innsyn) webservice. Kostra rapportering.

40

41 Arkitektur Vi ønsker en løsning som understøtter DIFI og KommIT sine arkitekturprinsipper Komponenter tilbyr og konsumerer informasjon via standardiserte grensesnitt Målet er en effektiv integrasjonsmodell og gjenbruk av data Data som forvaltes skal gjøres så åpne som mulig både for innsyn og for integrasjon

42 Data skal kun registreres en gang Etter dette skal informasjonen behandles digitalt, hvor målet er at prosessene går mest mulig automatisk Bruk av integrasjoner, dataflyt, databehandling, SvarUt/SvarInn, Kostra avleveringer osv. skal hjelpe oss på veien til dette målet

43 Leveransemodell Hvilke leveransemodeller tilbys? Hvilken retning tar leverandørene? Lokal, ASP, sky eller kombinasjoner av disse. Vi må være forberedt på det meste. Kommunereformen i full gang. Hva vil gi oss den mest fleksible løsningen?

44 Samarbeid med leverandør v/bjørn Ø.Kristiansen Prosjekteier

45 Hvordan ønsker vi at samarbeidet med leverandør skal være? Ekteskap Tillit gjør hverandre gode Klare roller på begge sider Sammenheng mellom det som blir solgt og det som blir levert Prinsipp for kontinuerlig forbedring skal ligge til grunn

46 Kaffepause

47 Spørsmål?

48 Informasjon om prosessen videre v/daniel Sjølander Innkjøpsleder

49 Informasjon Gjennomføring en-til-en møte IKT Agder IKS gjennomfører en-til-en møte med leverandører som har meldt sin interesse i uke 7 IKT Agder IKS bruker en fast agenda for alle møtene, med de samme spørsmålene Leverandøren presenterer løsningsforslaget muntlig Det vil bli skrevet referat fra møtet som skal anvendes internt (konfidensielt)

50 Informasjon Fremdriftsplan 20. januar. IKT Agder IKS gjennomfører dialogkonferanse 23. januar. Leverandørens frist for påmelding til en-til-en møte Uke 5. IKT Agder IKS sender innkalling til en-til-en møter med møtetidspunkt og møtested 9. februar. Leverandørens frist for innsending av en skriftlig beskrivelse Uke 7. IKT Agder IKS gjennomfører en-til-en møter med de leverandører som har meldt sin interesse Våren IKT Agder IKS planlegger en konkurranse som skal lyses ut

51 Takk for oppmøte!!