Implementering av Bransjestand for varelevering BVL BVL. Sluttrapport fra NHOs Arbeidsmiljøfonds prosjekt S-2786 / S 2826.

Transkript

1 Implementering av Bransjestand for varelevering BVL BVL Sluttrapport fra NHOs Arbeidsmiljøfonds prosjekt S-2786 / S 2826 Oslo februar 2014 Sven Bugge Jürg Berger

2 A. Sammendrag Prosjektet Implementering av bransjestandard for varelevering (NHO S-2786 / S-2826) har vært gjennomført i perioden 1. juli 2011 til 31. desember Budsjettet har vært på 5,2 millioner kroner hvorav NHOs Arbeidsmiljøfond bevilget 2,5 millioner. Det øvrige er dekket av bedriftene i LUKS, NHO Logistikk og Transport samt Norges Lastebileier-Forbund. Prosjektet har i gjennomføringsfasen hatt tre mål for å nærme seg visjonen om perfekte forhold for adkomst, plassering og utforming av varemottak samt organiseringen av arbeidet ved disse. 1 Etablere 12 Samarbeidsgrupper for varelevering (SG) 2 Revidere og formidle Bransjestandard for varelevering (BVL) 3 Revidere og formidle temaheftet HMS og varedistribusjon - hvem har ansvaret for hva Alle tre mål er nådd med god margin, og budsjettet er holdt. Prosjektet eies av Ringnes as. Sekretariatet og prosjektledelsen har vært hos LUKS. I styringsog referansegruppene har det sittet representanter for 10 forskjellige bedrifter, organisasjoner, fagforeninger og offentlige etater. Bransjestandarden er formidlet til drøyt 4200 saksbehandlere, arkitekter og byggherrer samt til et betydelig antall av vareleverandørenes egne ansatte og deres organisasjoner. BVL- prosjektet har involvert hele verdikjeden innen varetransport, deres organisasjoner og relevante myndighetsetater. Totalt er det forbrukt ca timer i prosjektsammenheng. B. Målsetting I prosjektsøknaden stod det: "- Etablere et BVL-forum steder i landet - Revidere BVL etter innspill fra brukerne - Sette i gang arbeidet med at BVL danner grunnlaget for en standard i regi av SN, CEN og/eller ISO." Tidlig i prosjektet ble det klart for styrings- og referansegruppene at det var uhensiktsmessig å gå videre med mål nr. 3. Man så det som en bedre langsiktig strategi å benytte ressursene på å arbeide for nasjonale regelverksendringer, der elementer i BVL har mangelfull støtte i lover og forskrifter. Første skritt på denne veien var å revidere temaheftet "HMS og varedistribusjon - hvem har ansvaret for hva?" C. Finansiering og organisering Prosjektets eier er Ringnes as, mens praktisk gjennomføring og sekretariat har vært lagt til LUKS. Her har daglig leder Sven Bugge vært faglig ansvarlig, og prosjektledelsen har ligget hos fagsjef logistikk Jürg Berger. Prosjektet har hatt et budsjett på 5,2 millioner kroner. 2,5 millioner er bevilget av NHOs Arbeidsmiljøfond. Resten er bidrag fra bedriftene i LUKS, NHO Logistikk og Transport samt NLF. Styringsgruppen Rune Christoffersen, Ringnes (leder) Heidi Chr. Lund etterfulgt av Silje Vihle Braaten, NHO Logistikk og Transport (representerte også NHOs Arbeidsmiljøfond) Erik Rynning, Norges Lastebileier-Forbund (NLF) Sven Bugge, LUKS Jürg Berger, LUKS

3 Referansegruppen Toril Presttun, Statens Vegvesen - Vegdirektoratet (SVV-VD) Tone Rønnevig, Direktoratet for Byggkvalitet (tidligere Statens Byggtekniske Etat) Knut Elkjær, Arbeidstilsynet (AT) Anders Kirkhus, SINTEF Geir Kvam, Norsk Transportarbeiderforbund (NTF) Morten Sandberg, Virke (tidligere HSH) Mattilsynet (MT) var invitert med i referansegruppen, men etaten fant ikke å kunne sette av ressurser til dette arbeidet. MT var eneste forespurte som takket nei til å delta i dette samarbeidsprosjektet mellom næringslivet, fagbevegelsen og relevante offentlige etater. Styrings- og referansegruppenes medlemmer utvekslet synspunkter seg i mellom og til sekretariatet. Gruppene møttes på slutten av hvert av de fem semestrene prosjektet varte. Sentralt på agendaen sto da regnskapsrapportering, status og fremdrift. D. Bakgrunn På slutten av 1980-tallet startet Ringnes opp sin langsiktige satsing på en systematisk bedring av HMS-forholdene til sine sjåfører. Bedriften stilte ressurser til disposisjon via BHT, distribusjonsavdeling, personalavdeling, vernetjeneste og tillitsvalgte. Sammen utviklet denne arbeidsgruppen et konsept som både andre vareleverandører og Arbeidstilsynet mente det var verdt å satse på. Et pilotprosjekt som ble finansiert av Ringnes, Bryggerienes arbeidsgiverforenings fondsstyre og NIL (nå NHO Mat og Drikke) ble gjennomført under navnet "Prosjekt varelevering". Ringnes og en rekke andre produsenter og leverandører av næringsmidler syntes resultatet av prosjekt varelevering var så lovende at man i første halvdel av 1990-tallet gikk 50/50 % sammen med NHOs Arbeidsmiljøfond om å utvide prosjektet til først å gjelde Oslo og deretter hele Norge. Ved prosjektavslutningen ønsket man at metodikken og nettverksbyggingen som hadde utviklet seg gjennom prosjektperiodene skulle styrkes gjennom en egen organisasjon. Høsten 1995 ble derfor LUKS stiftet i Festsalen på Ringnes bryggeri. Tanken om en standardisert varelevering har vært helt sentral i arbeidet med å sørge for at distribusjonssjåførenes, varemottakernes og lageransattes arbeidsmiljø blir ivaretatt på en fullt forsvarlig måte. En forutsetning for å få til dette har vært at Plan- og bygningslovens tekniske forskrifter (heretter benevnt TEK-10) tok opp i seg mange av de samme forutsetningene som AML m/forskrifter setter for de ulike aktørenes forhold ved adkomst, plassering, utforming og organisering av arbeidet ved et varemottak. LUKS, NHO LT, NLF, NNN og NTF har i flere år samarbeidet med daværende Statens Byggtekniske Etat (BE), nå Direktoratet for Byggkvalitet, samt flere departementer om å få innført slike endringer i TEK juli 2010 ble reglene endret. De fire nye funksjonskravene i selve forskriften samt en rekke supplerende ytelseskrav i veiledningsform ble via Statens Byggtekniske Etat (BE), nå Direktoratet for Byggkvalitet (DB), gjort gjeldende. Veiledningen ajourføres to ganger årlig, første april og første oktober. Dette banet vei for en felles bransjestandard for varelevering. Det faktum at arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner sammen med en nøytral stiftelse gjorde felles sak for å oppnå bedre rammebetingelser for et inkluderende arbeidsliv, mener vi var avgjørende for at myndighetene gjennomførte de nevnte regelverksendringene.

4 Det er i hovedsak 4 ulike etater med sine regelverk som setter rammebetingelsene for at alle som har sin arbeidsdag med lasting, lossing eller henting av varer ved et varemottak, har gode HMS-forhold hva enten dette er av fysisk, psykososial eller kjemisk art. Disse etatene er Arbeidstilsynet, Mattilsynet, Plan-og bygningsetaten og Statens Vegvesen. Det er komplisert og krevende for den som skal prosjektere, eie eller drifte et varemottak å sette seg inn i alle disse reglene, som dessuten dessverre tidvis er inkonsekvente i forhold til hverandre. Bransjestandarden for varelevering har derfor tatt opp i seg de viktigste elementene fra de fire etatenes lover og forskrifter, slik illustrasjonen viser. Arbeidsmiljøloven med forskrifter Vegtrafikkloven med forskrifter BVL Mattilsynets internkontrollforskrift og HACCP Plan- og bygningsloven med forskrifter E. Fremgangsmåte Bransjestandard for varelevering, BVL (vedlegg, LUKS dok. nr rev. 1) er utarbeidet gjennom tre workshoper og et omfattende sekretariatsarbeid med flere høringsrunder til workshopdeltakerne. Dokumentet er utarbeidet i nært samarbeid med Arbeidstilsynet og redigert etter deres anbefalinger. Prosjektet har tatt sikte på at det målrettede arbeidet som har vært gjort for å få produsert en Bransjestandard for varelevering måtte sikres større utbredelse og permanent forankring hos dem som prosjekterer, godkjenner, eier og drifter varemottak. For å komme videre mot dette målet ønsket vi bl.a. å: - registrere aktuelle interessenter i fylkesvise lister - invitere til og gjennomføre informasjonsmøter om BVL i alle fylker - etablere 12 Samarbeidsgrupper for varelevering (SG) hensiktsmessig fordelt over hele landet - følge opp enkelte målgrupper etter behov og så langt ressursene rakk. Målgruppene var særlig arealplanleggere, byggesaksbehandlere og ansatte i andre relevante offentlige etater som politi, parkeringsetater og samferdselsetater. Likeledes har kjedekontorer, gårdeiere, byggherrer, arkitekter, entreprenører, osv. vært naturlige målgrupper. Drøyt 4200 interessenter er kontaktet og har fått tilsendt informasjon om samarbeidsgruppene og bransjestandarden med sjekkliste og kravspesifikasjon. Tabellen nedenfor viser når og hvor introduksjonsmøter for BVL ble holdt, samt når Samarbeidsgruppen for varelevering ble etablert på stedet. Tabellen viser også hvilke bedrifter som sitter i de 12 gruppene

5 Sted for BVL informasjons møte Tromsø Område som ble invitert Troms og Finnmark Dato for BVL informasjonsmøte Dato for 1. møte i samarbeidsgruppen for varelevering (SG) Deltakere i SG Nor Lines, Tollpost*, ASKO, TINE, Bring Logistics, NLF Bodø Nordland Ringnes, TINE, ASKO, Diplom-Is, Saltens Bil, DB Schenker, Posten, Bring Logistics, Tollpost*, NLF Steinkjer Nord- Trøndelag Administreres fra Trondheim Se Trondheim Trondheim Ålesund Sør- Trøndelag Møre og Romsdal Ringnes, TINE, ASKO, REMA 1000, Kuhne+Nagel, DB Schenker, Posten, Tollpost*, Bring Logistics, Thermomax, Maske ASKO, TINE, Sunnmøre Engros, DB Schenker, Posten, Tollpost*, Transferd Florø Sogn og Fjordane Administreres fra Bergen Se Bergen Bergen Hordaland DB Schenker, NorDrikk, Ringnes, ASKO, TINE, Coop, Posten, REMA 1000, Hansa Borg, Bring Logistics Stavanger Rogaland Ringnes, ASKO, TINE, Vectura, DB Schenker, Nor Lines, Tollpost*, Posten Kristiansand Larvik Aust og Vest- Agder Vestfold og Telemark Ringnes, ASKO, TINE, Bring Logistics, Nor Lines, Tollpost*, NLF Ringnes, ASKO, TINE, DB Schenker, Tollpost*, Miniekspress, NLF Drammen Buskerud ASKO, Aass, Bama, Bjørnulfs Engros, Tollpost*, Posten, Bring Logistics Vestby (BVL) Sarpsborg (SG) Østfold ASKO, Tollpost*, DB Schenker, Hansa Borg, Kingsrød, NLF Oslo Oslo Ringnes, ASKO, TINE, Vectura, DB Schenker, Tollpost*, Bring Logistics, NLF Skedsmo Akershus Administreres fra Oslo Se Oslo Brumunddal Hedmark Ringnes, ASKO, TINE, Posten, DB Schenker, Tollpost*, NLF *Tollpost nå PostNord

6 I de to og et halvt årene prosjektet har vart har bransjen gått inn med nesten timer i implementeringsarbeidet. Timebruken fordeler seg tidsmessig slik: Annet halvår 2011 = 1977 timer Første halvår = 1664 timer Annet halvår = 1614 timer Første halvår = 1952 timer Annet halvår = 2360 timer Totalt antall timer. = 9567 timer F. Resultater F.1 Samarbeidsgrupper for varelevering (SG) F.1.1 Bakgrunnen for SG Bakgrunnen for etableringen av SG er behovet til vareleverandørene i avgrensede geografiske områder for å ha et forum der de kan ta opp felles problemstillinger. Det har opp gjennom tidene vært gjort flere forsøk på å etablere og drifte slike fora. SGene er et resultat av Prosjekt Implementering av bransjestandard for varelevering (BVL) som ble støttet av NHOs Arbeidsmiljøfond (NHO S-2786 og S-2826) F.1.2 Hensikten med SG Hensikten er at vareleverandørene i vid forstand legger de tradisjonelle interessemotsetningene seg imellom til side og samarbeider om å finne gode løsninger på felles utfordringer. Selv om man i det daglige sitter på hver sin side av bordet som tilbyder, utøver eller kjøper av transporttjenester, så har vi en rekke felles saker der vi bruker unødig mye tid og krefter på å få gjennomført praktisk korrigerende tiltak. F.1.3 Organiseringen av SG SG er et løst interessefellesskap og er ingen organisasjon, forening, stiftelse, lag e.l. Sekretariatet er lagt til LUKS. Hvis ikke gruppen bestemmer noe annet, legges det opp til 2-4 møter i året. F.1.4 Arbeidsformen til SG SG skal arbeide for at det til enhver tid gjeldende regelverket følges av alle, slik at man ikke konkurrerer om kunders gunst ved å levere varer på en måte som bryter med lover og forskrifter. Tvert om er man i gruppen enige om å presentere felles holdninger overfor varemottakere, slik at brudd på regelverket ikke fremstår som et konkurransevridende tiltak. På etableringsmøtene klargjøres det hvilket regelverk og hvilke standarder vi har å samle oss bak. Fremtidige møter vil bli mer praktisk saksorientert mht aktuelle situasjoner og leveransesteder. F.2 Revisjon av Bransjestandard for varelevering (BVL) Bransjestandard for varelevering (BVL) er utarbeidet av LUKS, NLF og NHO Logistikk og Transport i samarbeid med NNN, NTF og en rekke offentlige etater. BVL starter med å definere en del sentrale ord og begreper innen bransjeterminologien. Dernest klargjøres den enkelte aktørs rolle. Så følger nøyaktige målsatte skisser av biloppstillingsplasser ved ulike former for varemottak.

7 De viktigste fire begrepene for å forstå hvordan et varemottak må være er adkomst, plassering og utforming av varemottaket samt organiseringen av arbeidet ved dette. Et utdypende kapittel dekker hvert av disse begrepene. Dernest beskriver BVL hvordan rammene for varelevering er regulert i regelverket til Arbeidstilsynet, Mattilsynet, Statens Vegvesen og Plan- og bygningsetaten. Det gis mange direkte henvisninger til aktuelle lover, forskrifter og veiledninger. Likeledes inneholder standarden anbefalinger basert på bransjens egne erfaringer og kompetanse. Et kapittel omhandler hvilke typer biler, med hensyn til størrelser og kapasitet, vareleverandørene benytter og hvorfor disse bilene velges. BVL inneholder en praktisk ensides sjekkliste for varemottak supplert av en ensides kravspesifikasjon for varemottak. Standarden avsluttes med et kort kapittel om varelevering i historisk perspektiv. I prosjektperioden ble standarden revidert for første gang. Sekretariatet hadde gjennom det året standarden hadde vært i bruk samlet inn tilbakemeldinger fra målgruppene og brukerne. Aktuelt regelverk hadde også endret seg mye siden BVL ble tatt i bruk på våren Særlig gjaldt dette forskriftene til Arbeidsmiljøloven og TEK 10 til Plan- og bygningsloven. Implementering av BVL vil være en kontinuerlig prosess. Sekretariatet for dette arbeidet ligger hos LUKS. Revisjon av standarden er et økonomisk spørsmål. Styringsgruppen for prosjektet anbefaler at det gjøres hvert tredje år, altså at BVL. rev. 2 er tilgjengelig i F. 3 Revisjon av heftet HMS og varedistribusjon - hvem har ansvaret for hva LUKS har i samarbeid med Arbeidstilsynet laget et ca. femti siders dokument der relevante bestemmelser i Arbeidsmiljøloven med forskrifter er referert til. Heftet er vedlagt denne rapporten som LUKS dok. nr rev. 3. Dokumentet har også en kort beskrivelse av den enkelte aktørs rolle ved varemottaket. Oss bekjent er dette den eneste oversikten av sitt slag i Norge. Hensikten med heftet er at det skal bli atskillig enklere for alle som planlegger, godkjenner, eier, leier ut, leier, betjener og benytter et varemottak å vite hvem som har ansvaret for de ulike forholdene ved adkomst, plassering og utforming av varemottaket samt organiseringen av arbeidet ved dette. Heftet er en av grunnpilarene i BVL. Da Arbeidstilsynet i prosjektperioden hadde ferdigstilt sin meget omfattende sammensåing av 46 forskrifter til kun 6, var HMS-heftet helt utdatert i det referanser til forskriftene ikke lenger stemte med ATs nye 700-serie. Det måtte derfor revideres for at referansene i bransjestandarden skulle bli korrekte. Dette arbeidet var tidkrevende og omfattende. Foreliggende resultat mener og håper vi er til stor nytte for relevante brukere. G. Hvem kan nyttiggjøre seg resultatene Resultatene som er beskrevet ovenfor i pkt. F, kan og bør benyttes av alle som er involvert i planlegging av adkomst, plassering og utforming av et varemottak samt organiseringen av arbeidet ved dette. Det samme gjelder for eiere, driftere og de som benytter varemottaket i sitt arbeid.

8 Store aktører som NG-Eiendom og Avinor har allerede startet opp arbeidet med å implementere BVL og sjekklisten i disse i bedriftenes prosedyrer for om- og nybygging av varemottak. Rent konkret vil standarden generelt gå inn i prosedyrene og sjekklisten bli en del av FDV-dokumentasjonen. Vi håper synergieffekten til andre store og små aktører vil bli stor. Likeledes vil vi gjøre vårt for at relevante myndigheter i sitt daglige virke vil benytte bransjestandarden, HMS-heftet og kompetansen som er samlet i de 12 samarbeidsgruppene for varelevering som er strategisk plassert over hele landet. H. Tiltak for erfaringsoverføring / tilgjengelighet Det er summen av kanalene der erfaringsoverføring finner sted som er viktig for spredningen av dette prosjektets resultater og nytteverdien for målgruppene til å ta resultatene i bruk. Nettverksbygging er et viktig stikkord i denne sammenhengen. Vi jobber bl.a. gjennom samarbeidsgruppene for varelevering, der representanter for transportørene møtes, og gjennom næringslivsgruppene, der representanter for relevante offentlige etater regelmessig møter oss. Budskapet vil bli fremmet via direkte oppsøkende virksomhet til nøkkelpersoner på ulike nivåer i relevante bedrifter, organisasjoner, etater og politiske partier. I 2013 hadde LUKS ca. 380 byggesaker til vurdering hva angår adkomst, plassering og utforming av varemottak samt organiseringen av arbeidet ved disse. Dette var saker som var sendt oss fra kommunale myndigheter og Arbeidstilsynet for uttalelse. Det var naturlig for oss å legge Bransjestandard for varelevering med sjekklisten og HMS-heftet til grunn for våre kommentarer. Resultatene fra prosjektet formidles også på møter og konferanser samt via lenker, hjemmesider, intranett og media. I. Kort egenevaluering Det har vært meget inspirerende å ha hatt muligheten til å gjennomføre dette prosjektet. Vi har møtt stor entusiasme og bidragsvilje hos en lang rekke bedrifter, organisasjoner og offentlige etater. Dette har vært viktig for at resultatene skal være så bredt og dypt fundamentert som mulig. Det er derfor med beklagelse og forbauselse vi konstaterer at Mattilsynet ikke hadde ressurser til å dele etatens kompetanse med prosjektets deltakere for øvrig. Vår forespørsel gjaldt et faglig bidrag på 15 timer fordelt over to og et halvt år. Vi har brakt i erfaring at et overveldende flertall av alle de offentlige saksbehandlere vi har diskutert bransjens utfordringer ved varemottak med, er positivt innstilte på å finne gode løsninger for vareleverandørene. En gjenganger har vært at saksbehandlerne ikke har vært klar over hvilke utfordringer og mangslungent regelverk vareleverandørene må forholde seg til for å gjøre en skikkelig jobb på en lovlig måte. Bransjestandarden, som samler denne kunnskapen, har følgelig blitt tatt godt imot, og sjekklisten brukes av stadig flere saksbehandlere som en naturlig del av en saksbehandling der varemottak er involvert. Standarden er unik, i det en samlet bransje står bak gjennom NHO LT, NLF, NNN, NTF og LUKS. Det betyr at alle ledd i bransjen fra tilbydere, formidlere, utøvere og kjøpere av transporttjenester av varer og gods har koordinert deler av sitt HMS-arbeid for titusener av sjåfører, varemottakere og lageransatte over hele landet. Prosessen som har gått i to og et halvt år har involvert linjeledelse, ansatte, tillitsvalgte og vernepersonell fra både bedrifter, organisasjoner og offentlige etater.

9 LUKS, NHO LT og NLF har gjennom sine organisasjoner, medlemmer og samarbeidspartnere bidratt og vil fortsette å bidra med tid innen bl.a. HMS/HR, logistikk, markedsføring, salg, IT, kommunikasjon og media for å fremme implementeringen av BVL utover dette prosjektets rammer. Deltakerne i det fremtidige arbeidet vil få en kompetanseheving som er unik, da det ikke finnes tilsvarende prosjekter noe sted som vi kjenner til. J. Hovedkonklusjon Prosjektets mål er nådd med god margin. Resultatene vil bli videreført av bransjen selv. K. Kontaktpersoner Rune Christoffersen Ringnes rune.christoffersen@ringnes.no Silje Vihle Braaten NHO LT silje.braaten@nholt.no Erik Rynning NLF ostfold@lastebil.no Sven Bugge LUKS sb@luks.no Jürg Berger LUKS jb@luks.no L. Sentral litteratur - Arbeidsmiljøloven med forskrifter - Plan- og bygningsloven med TEK 10 - Vegtrafikkloven med SVV-VDs Vegnormal 017, Håndbok 263 og Håndbok Matloven med internkontrollforskriften og HACCP - SINTEFs byggforskserie: Planløsning (Varemottak) m. fl. - ISO 22001