EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: 09:00 Saksliste: Sak nr. Sakstittel L Avgjøres av kommunestyret: 034/12 Plan for selskapskontroll Avgjøres av utvalget: 035/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /12 Status for rusmiddelboligene på Bakkebø 037/12 038/12 039/12 Stedlig Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune svarbrev fra skatteoppkreveren Forslag til prosjektmandat forvaltningsrevisjon for kommunen som planmyndighet - arealplanlegging Forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon - Byggesaksbehandling 040/12 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /12 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte MERKNAD: Rolf Skåra vil komme og redegjøre for sak 036/12 - Status for rusmiddelboligene på Bakkebø Egersund 10. oktober 2012 Sølvi Ege Utvalgsleder Ingrid Bergum Utvalgsekretær Side 1 av 67 Side 1 av3

2 Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Eventuelle forfall meldes til Målfrid Espeland på telefon eller mobil maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no evt til kommunens sentralbord tlf Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4. Side 2 av 67 Side 2 av3

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-026, FA-M50 Arkivsaksnr.: 12/1988 Journalpostløpenr.: 12/26375 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 034/12 Kontrollutvalget Kommunestyret Plan for selskapskontroll Sammendrag: To av kontrollutvalgets viktigste oppgaver er å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og at det føres kontroll med kommunens eierinteresser i selskaper. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeida en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planene skal vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt av kommunestyret, slik at kun plan for selskapskontroll gjenstår. Kontrollutvalget ba i forrige møte om at det utarbeides utkast til plan fra Rogaland Revisjon. Utkast til plan følger vedlagt. Som det fremgår av utkastet har det i forrige planperiode blitt gjennomført flere store selskapskontroller og av de fleste selskapene Eigersund kommune har eierinteresser. Gjenstående selskap som ikke har vært underlagt kontroll er Dalane Miljøverk IKS, som er felles renovasjonsselskap for Eigersund, Sokndal og Bjerkreim. Det er naturlig å få avklart om de to andre kommuners kontrollutvalg også vil være med på en felles selskapskontroll. Saksgang: Avgjøres av kommunestyret Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret: 1. Plan for selskapskontroll for perioden vedtas med følgende prioritering: Dalane Miljøverk IKS 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer eller endringer av plan for selskapskontroll i perioden. 3. Kontrollutvalget vurderer behovet for forvaltningsrevisjon (kontroll av selve aktiviteten i selskapet) ved bestilling av den enkelte selskapskontroll. Side 3 av 67

4 Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen Andre opplysninger / fakta i saken: Gjeldende lovverk: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Utkast - Plan for selskapskontroll Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Rogaland Revisjon IKS Utkast - Plan for selskapskontroll Parter i saken: Ingen Side 4 av 67 2

5 Forvaltningsrevisjon Utkast Plan for selskapskontroll Eigersund kommune Vedtatt av kommunestyret xx.xx.xx Side 5 av 67

6 Innhold 1 Bakgrunn Overordnede prinsipper for eierstyring - eierskapsmelding Definisjoner og avgrensninger Selskapskontrollenes innhold og formål Eierskapskontroll - obligatorisk Forvaltningsrevisjon i selskaper - frivillig Prosess rapportering Oversikt over kommunalt eierskap i selskaper Selskapskontroller i Eigersund kommune siste valgperiode Prioriteringer for selskapskontroller for perioden Side 6 av 67

7 1 Bakgrunn Kommunesektoren har gjennom en periode valgt å løse en del av sine oppgaver gjennom nye strukturer og nye organisasjonsmodeller som foretak, selskaper, stiftelser og lignende. Denne utviklingen synes bare å forsterkes. Det kan være naturlig å se dette utviklingstrekket i lys av vår nasjonale kommunestruktur. Dette innebærer utfordringer både når det gjelder styring, kontroll og tilsyn. En av de viktigste utfordringene er å ivareta de folkevalgtes demokratiske kontrollfunksjon. I så henseende vil selskapskontroller være et nyttig redskap. Selskapskontroll er hjemlet i kommunelovens 77.5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kommunelovens 80 gir kommunen en utvidet og full adgang til selskapets interne dokumenter mv. i forhold til det innsyn kommunen har i deleide selskaper: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Forskrift om kontrollutvalg inneholder både et pålegg om å utføre kontroll av forvaltningen med kommunens eierskap i selskaper, samt et krav om at det skal utarbeides en plan for selskapskontroll. Selve planen skal vedtas av kommunestyret, men kontrollutvalget kan bli delegert myndighet til å foreta endringer i planperioden. Forskrift om kontrollutvalg 13: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Videre inneholder forskriften angivelse av at alle selskapskontroller skal inneholde en vurdering av hvordan kommunen utøver sitt eierskap. Eierskapskontrollen kan omfatte følgende: kontroll ved selskapsetablering kontroll av at den som utøver kommunens eierinteresse følger reglene i den aktuelle virksomhetsloven og annen bakgrunnslovgivning kontroll av at den som utøver kommunens eierinteresse opptrer i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger (forvaltningen av kommunens eierinteresser) Dertil kan kontrollen også omfatte forvaltningsrevisjon, dvs. systematiske analyser av selskapets økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra eiernes forutsetninger. 2 Overordnede prinsipper for eierstyring - eierskapsmelding Etter hvert som viktige deler av kommunale interesser er lagt inn i andre organisasjonsformer er det blitt viktig å drøfte hvilke grunnleggende prinsipper og strategier man skal arbeide ut fra. Slike overordnede prinsipper for eierstyring utformes gjennom kommunens eierskapsmelding. Her vil man ta stilling til målsettinger, samfunnsoppdrag, avkastningskrav, godtgjøringer og lignende. Eiermeldingen bør videre inneholde selskapsspesifikke eierstrategier. 3 Side 7 av 67

8 Kommunestyret i Eigersund behandlet siste eierskapsmelding i oktober Denne behandlingen har følgende målsetting: Målsettingen er at ordfører / kommunestyret gjennom en jevn oppfølging av selskapene skal få et bedre grunnlag for å vurdere om eierstrategien (hvis den er utarbeid) stemmer med dagens formål, om kommunens engasjement fortsatt har gyldighet, om selskapets drift er i samsvar med selskapets formål, innsyn i hvordan selskapet økonomiske stilling er og andre forhold som HMS, risiko etc. 3 Definisjoner og avgrensninger Kommunens eierinteresser er i selskaper av svært varierende type. Noen av interessene er heller ikke av eierskapsmessig karakter. Interkommunale selskaper vil alltid være heleid av kommunene, og er derfor omfattet av lovreglene om full innsynsrett etter Kommunelovens 80. Kommunalt/fylkeskommunalt heleide aksjeselskaper og heleide datterselskaper av disse som er også aktuelle med fullt innsyn etter Kommunelovens 80. I aksjeselskaper med private eiere er kommunens innsynsrett begrenset til den innsynsrett i selskapet som de øvrige aksjeeierne har. Selskapet plikter altså å ikke utlevere informasjon til kontrollutvalget som andre medeiere ikke har tilgang til. Offentlige kilder, eller andre kilder, kan likevel konsulteres. Interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27 vil også alltid være heleid av kommunene. Det er tvilsomt om disse er omfattet av reglene om selskapskontroll. Vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28a er også heleid av kommunene, og underlagt vertskommunen. De er derfor ikke aktuelle for selskapskontroll. Det gjelder bl.a. Interkommunalt landbrukskontor. Disse representerer samtidig en form for tjenestekjøp som åpner for ordinær forvaltningsrevisjon. Kommunale foretak er en del av kommunens ordinære drift, og er derfor ikke omfattet av reglene om selskapskontroll. Også disse selskapene omfattes av bestemmelsene om forvaltningsrevisjon. Stiftelser listes tidvis opp som del av kommunens eierskap. De er imidlertid selveiende og kan således ikke være omfattet av selskapskontroller. 4 Selskapskontrollenes innhold og formål Kontrollutvalget er pålagt oppgaven med å påse at det gjennomføres selskapskontroller. Dette innebærer at kontrollutvalget skal lage plan for selskapskontroller som kommunestyret skal vedta. I følge regelverket består selskapskontrollen av to elementer: obligatorisk eierskapskontroll og eventuell forvaltningsrevisjon i selskapet som er valgfri. 4 Side 8 av 67

9 4.1 Eierskapskontroll - obligatorisk Hovedformålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen omfatter følgende: kontroll ved selskapsetableringen kontroll av kommunestyret har etablert tydelige føringer for eierskapene sine kontroll av at kommunen har rutiner for å følge opp og evaluerer eierinteressene sine (f. eks. eierskapsmelding, overordnede eierskapsstrategier og generelle rutiner) kontroll av at den som utøver kommunens eierinteresse opptrer i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger (forvaltningen av kommunens eierinteresser). 4.2 Forvaltningsrevisjon i selskaper - frivillig Forvaltningsrevisjon i selskaper er et frivillig tillegg som kontrollutvalget kan velge å legge inn i selskapskontrollen. Formålet med forvaltningsrevisjon i selskaper kan være: Påse at selskapet opptrer i samsvar med eiernes mål og strategier med selskapet. Herunder at selskapet ikke starter opp aktiviteter uten at dette er klarert med eierne. Påse at selskapet driver i tråd med regelverk som gjelder for deres virksomhetsområde, samt generelt regelverk for kommunalsektor i den grad disse er aktuelle for selskapet. Se etter om selskapet har nødvendige produktivitet og effektivitet og måloppnåelse. I likhet med ordinær forvaltningsrevisjon, skal forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll bygge på risikoanalyse og vurdering av vesentlighet. Forvaltningsrevisjon i selskapet kan bare gjennomføres dersom kommunen er sikret innsynsrett gjennom KL 80 eller egen avtale om innsyn som er vedtektsfestet. Hvis innsynsretten ikke er sikret vil en forvaltningsrevisjon kunne omfatte en sammenstilling av åpne kilder eller ved at det inngås en avtale om innsyn. 5 Prosess rapportering Det har i regionen vært praksis for å samordne selskapskontrollen med øvrige eiere. Initiativet har normalt ligget hos største eier. Samordningen vil kunne omfatte både hvilke selskaper som prioriteres, men også omfanget av og innholdet i eventuell forvaltningsrevisjon. Det kan være hensiktsmessig at kontrollutvalget delegeres myndighet til å avklare detaljene i dette med de andre eierkommunene. Kontrollutvalget vil i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 15 avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Dette vil skje ved at rapportene videresendes kommunestyret for sluttbehandling. Det foreligger ingen lovpålagt oppfølging av eierskapskontrollen. Det er likevel naturlig at kontrollutvalget forventer at kommunen/selskapet tar stilling til de vurderinger og anbefalinger som foreligger. Selskapskontroller med forvaltningsrevisjon vil bli lovmessig fulgt opp av kontrollutvalget og rapportert på lik linje med øvrig forvaltningsrevisjon. 5 Side 9 av 67

10 6 Oversikt over kommunalt eierskap i selskaper Eigersund kommune har eierandeler i følgende helt kommunalt eide selskaper og delvis kommunalt eide selskaper. (Eierandel i parentes.) Kommunalt heleide selskaper: Lyse Energi AS (2,95 %) Dalane Energi IKS (59,32 %) Dalane Miljøverk IKS (68,50 %) Rogaland Revisjon IKS (3,79 %) Interkommunalt arkiv IKS (5,94 %) Kommunalt deleierskap med private deleiere: Sør-Rogaland Fiskeri Invest AS (6,25 %) Uninor AS (51,00 %) Dalane Næringshage AS (4,04 %) 7 Selskapskontroller i Eigersund kommune siste valgperiode I perioden 2008 til 2012 er det gjennomført følgende selskapskontroller i Eigersund kommune: 2008: Lyse Energi AS 2010: Uninor AS 2011: Dalane Energi IKS Rogaland Revisjon IKS 2012: Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS (arbeidet er påbegynt) 8 Prioriteringer for selskapskontroller for perioden Kommunaldepartementets har pekt på at kriterier for utvelgelse av selskaper til selskapskontroll bør utledes hovedsakelig ut fra to hensyn: fokus på brukerperspektivet fokus på økonomiske interesser På denne bakgrunn kan en naturlig prioritering gjøres ut fra følgende kriterier: Selskap som gir et direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere Selskap som har et samfunnsmessig ansvar Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til Eigersund kommune Selskap der Eigersund kommune har betydelig eierinteresse i antall aksjer (flertall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen 6 Side 10 av 67

11 1. Eigersund kommune prioriterer i perioden eller til ny plan foreligger, følgende selskaper for selskapskontroll. Helt offentlig eide selskaper Delvis offentlig eide selskaper Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endelige prioriteringer sammen med øvrige eierkommuner. 3. Kontrollutvalget vurderer behovet for forvaltningsrevisjon (kontroll av selve aktiviteten i selskapet) ved bestilling av den enkelte selskapskontroll. Gjennomføring av selskapskontroller må alltid ses i sammenheng med kontrollutvalgets til enhver tid tilgjengelige budsjettmidler. 7 Side 11 av 67

12 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE- Arkivsaksnr.: 12/1980 Journalpostløpenr.: 12/26267 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 035/12 Kontrollutvalget Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sammendrag: Protokoll fra forrige møte i utvalget legges frem for godkjenning av utvalget. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Protokollen KON doc Side 12 av 67

13 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 09:00 Tidspunkt - til: 13:00 Sak fra / til: 024/12-033/12 Følgende medlemmer møtte: Sølvig Ege KrF Svein Olav Tengesdal - SP Harald Oddsen Havsø - H Dag Rune Skår - FrP Eling Hjørungnes - AP Følgende medlemmer hadde forfall: Følgende varamedlemmer møtte: Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Kommunalsjef økonomi Tore Oliversen redegjorde for sak 30/12 Annbeth Mathiassen redegjorde for Rogaland Revisjons planlagte kommunerevisjon 2012 Merknader til møtet: Sølvi Ege Utvalgsleder Ingrid Bergum Utvalgssekretær Side 13 av 67

14 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (5): Sølvi Ege (KrF) Leder Harald Oddsen Havsø (H) Nestleder Elin Svanes Hjørungnes (AP) Dag Rune Skår (FrP) Svein Olav Tengesdal (SP) 1. Lisebeth Kjos-Hanssen (V) 2. Martin Liland (SV) 3. Kenneth Pedersen (KrF) 4. Lilly Remme Brunel (H) 5. Bitten Fugelsnes (AP) ---- o ---- Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 024/12 Plan for forvaltningsrevisjon /12 Budsjett for kontrollutvalget /12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /12 Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune /12 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighet 029/12 Engasjementsbrev - Eigersund kommune 030/12 Bruk av vertskommunetilskuddet 031/12 Møteplan for kontrollutvalget /12 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /12 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Side 14 av 67

15 024/12: Plan for forvaltningsrevisjon Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret: 1. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vedtas. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer eller endringer av plan for forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalget Møtebehandling: SØLVI EGE (KRF) fremmet følgende forslag til nytt punkt 1: «Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vedtas i prioritert rekkefølge innenfor følgende områder: 1. Arealplanlegging og byggesaksbehandling 2. Eiendomsforvaltning 3. Kvalitet i skolen 4. Barnevern ut fra et brukerperspektiv 5. Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjon psykisk helsevern (2007) 6. Integrering 7. Økonomien mellom offentlige- og private barnehager 8. Nav-reformen» Votering: Eges forslag med endring av punkt 1 enstemmig vedtatt KON-024/12 Vedtak: Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vedtas i prioritert rekkefølge innen følgende området: 1. Arealplanlegging og byggesaksbehandling 2. Eiendomsforvaltning 3. Kvalitet i skolen 4. Barnevern ut fra et brukerperspektiv 5. Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjon psykisk helsevern (2007) 6. Integrering 7. Økonomien mellom offentlige- og private barnehager 8. Nav-reformen Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer eller endringer av plan for forvaltningsrevisjon i perioden. Vedtaket er enstemmig. 025/12: Budsjett for kontrollutvalget 2013 Side 15 av 67

16 Forslag til vedtak : Budsjettforslaget for 2013 godkjennes og oversendes formannskapet for videre behandling iht. kontrollutvalgsforskriftens Kontrollutvalget Møtebehandling: SØLVI EGE (KRF) fremmet følgende forslag til vedtak: «Budsjettet vedtas med en økning av post tapt arbeidsfortjeneste med kr ,- til totalt kr ,-.» Votering: Eges forslag enstemmig vedtatt KON-025/12 Vedtak: Budsjettforslaget for 2013 godkjennes med en økning av post tapt arbeidsfortjeneste med kr ,- til totalt kr ,-, og oversendes formannskapet for videre behandling iht. kontrollutvalgsforskriftes 18. Vedtaket er enstemmig. 026/12: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Kontrollutvalget Møtebehandling: Protokollen enstemmig godkjent KON-026/12 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 027/12: Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune 2012 Sekretariatets forslag til vedtak : Side 16 av 67

17 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering Kontrollutvalget Møtebehandling: SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber om å få forelagt Skatteoppkreverens svarbrev til Skatt Vest til neste møte» Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt KON-027/12 Vedtak: Kontrollutvalget ber om å få forelagt Skatteoppkreverens svarbrev til Skatt Vest til neste møte. Vedtaket er enstemmig. 028/12: Oppdragsansvarlig revisors uavhengighet Forslag til vedtak : Kontrollutvalget har ingen merknader til revisors uavhengighetserklæring Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Sekretariatets forslag til enstemmig vedtatt. KON-028/12 Vedtak: Kontrollutvalget har ingen merknader til revisors uavhengighetserklæring. Vedtaket er enstemmig. 029/12: Engasjementsbrev - Eigersund kommune Forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar saken til orientering. Side 17 av 67

18 Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. KON-029/12 Vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedtaket er enstemmig. 030/12: Bruk av vertskommunetilskuddet Forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering Kontrollutvalget Møtebehandling: SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber administrasjonen om å holde utvalget orientert om statlige myndigheters klargjøring av bruken av vertskommunetilskudd. For øvrig tas redegjørelsen til orientering.» Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-030/12 Vedtak: Kontrollutvalget ber administrasjonen om å holde utvalget orientert om statlige myndigheters klargjøring av bruken av vertskommunetilskudd. For øvrig tas redegjørelsen til orientering. Vedtaket er enstemmig. 031/12: Møteplan for kontrollutvalget 2013 Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2013: Dato: Mandag 18 el. 25 februar Mandag 15. april Mandag 10. juni Tidspunkt: kl kl kl Side 18 av 67

19 Mandag 23. september Mandag 21. oktober Mandag 9. desember kl kl kl Kontrollutvalget Møtebehandling: SØLVI EGE (KRF) fremmet følgende forslag til vedtak: «Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2013: Dato: Mandag 4. februar Mandag 15. april Mandag 10. juni Mandag 23. september Mandag 21. oktober Mandag 9. desember Tidspunkt: kl kl kl kl kl kl.09.00» Votering: KON-031/12 Vedtak: 032/12: Referatsaker til kontrollutvalgets møte Referatsaker som legges frem for utvalget : Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 12/14567 I /18053 I Fylkesmann i Rogaland Eigersund Havnevesen 3 12/23378 I Eigersund kommune Lovlighetskontroll budsjett 2012 og økonomiplan Innkalling til møte i havnestyret den ny dato for møte Informasjon vedr. ansettelse av regnskapskontrollør ved skattekontoret i Eigersund kommune 1. Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Lovlighetskontroll av Eigersund kommunes budsjett og økonomiplan 2012 Side 19 av 67

20 I henhold til vedtak i sak 23/12 ba Kontrollutvalget om at Fylkesmannens lovlighetskontroll av kommunens budsjett for 2012 ble fremlagt til neste møte. Vedlagt følger Fylkesmannens vedtak av 7. mai Møteinnkalling Havnestyret 26. juni 2012 Vedlagt ligger saksliste samt protokoll fra møtet 14. juni Informasjon vedrørende ansettelse av regnskapskontrollør ved Skattekontoret Administrasjonen har oversendt redegjørelse for status knyttet til ansettelse av regnskapskontrollør ved Skattekontoret. Stillingen er fortsatt ikke besatt, og det vil bli avholdt felles møte for flere kommuner med Skatt Vest for å finne en løsning Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Saken tas til orientering. KON-032/12 Vedtak: Saken tas til orientering. 033/12: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål/orienteringer i møtet : Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Det fremkom ingen spørsmål/orienteringer i møtet. KON-033/12 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. Side 20 av 67

21 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FA-F17 - Sosiale boligtiltak - Sosiale boligtiltak, FA-F64 Arkivsaksnr.: 12/1986 Journalpostløpenr.: 12/26374 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 036/12 Kontrollutvalget Status for rusmiddelboligene på Bakkebø Sammendrag: Kontrollutvalget har bedt leder for Psykisk helsetjeneste i Eigersund kommune, Rolf Skåra, om status for rusmiddelboligene på Bakkebø. Psykisk helsetjeneste er en del av den kommunale helsetjenesten og sorterer under Levekårsavdelingen. Tjenesten dekker hele kommunen. Når det gjelder den kommunale Rusomsorgen er den, i henhold til opplysninger gitt på kommunens hjemmeside, i hovedsak delt mellom tre ulike funksjoner. Rusomsorgen har sitt utgangspunkt på Maigården på Slettebø hvor det er et bofellesskap for inntil 8 beboere som har individuell oppfølging. Dernest har man avtalte oppdrag overfor brukere som bor i kommunale eller private boliger rundt om i kommunen. Den siste hovedoppgaven er deltakelse i LAR opplegg (se LAR Legemiddelassistert rehabilitering). Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen Andre opplysninger / fakta i saken: Ingen. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Side 21 av 67

22 Dokumenter - vedlagt saken: Ingen. Parter i saken: Ingen. Side 22 av 67 2

23 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-215 Arkivsaksnr.: 12/1343 Journalpostløpenr.: 12/26325 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 037/12 Kontrollutvalget Stedlig Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune svarbrev fra skatteoppkreveren Sammendrag: I kontrollutvalgets møte 17. september d.å. ble ikke rapporten gjennomgått, da man ønsket å se kommunens svarbrev først. Skatteoppkreveren har i brev av 24. september d.å. kommet med sine kommentarer til rapporten. Det presiseres at skatteoppkreveren vil etterkomme de pålegg som er gitt, og vurdere de anbefalinger som er gitt fortløpende ut fra organisatoriske og ressursmessige hensyn. For øvrig er skatteoppkreveren uenig i forståelsen av faktum knyttet til betalingsordninger og redegjør for sitt syn vedrørende inngåelse av betalingsavtaler. For øvrig gjengis saken slik den ble fremlagt i forrige møte. Saken gjelder rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune 21. og 22. mai Kontrollen skal avklare om den faglige utførelsen ved skatteoppkreverkontoret følger regelverket det er underlagt, og om tidligere pålegg og anbefalinger er fulgt opp. Det fremgår av rapporten hvordan skatteoppkreveren har fulgt opp pålegg og anbefalinger fra kontroll i 2011, samtidig som det er gitt en rekke pålegg for forhold som gjelder brudd på regelverket og flere anbefalinger. Skatteoppkreveren er gitt frist til 1. august 2012 med å inngi en skriftlig tilbakemelding på de tiltak som vil iverksettes vedrørende de pålegg og anbefalinger som er gitt. Svarbrev forelå 24. september d.å. Forhold knyttet til pålegg om arbeidsgiverkontroll er det ikke lenger del av rapporten, da kommunen nå rapporterer direkte til Regional kontrolleining, se punkt 3.2. Status i saken er inntatt som referatsak, se sak 32/12. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen Side 23 av 67

24 Andre opplysninger / fakta i saken: Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i Kommunestyret og kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Sentraladministrasjonen ønsker at kontroll av skatteoppkrever blir behandlet i kontrollutvalget. Gjeldende lovverk: 1. Skattedirektoratets instruks for skattefogdens kontroll av skatteoppkreverkontorene av 19. mai Instruks for skattefogdens ettersyn og restansekontroll hos skatteoppkrever 3. Instruks for skattefogdens innkrevningsarbeid ovenfor skatteoppkrever Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Skatteoppkreverfunksjonen Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune 2012 Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Skatteetaten 3 I Ingrid (NO - Stavanger) Bergum Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune 2012 Skatteoppkreverfunksjonen Parter i saken: Side 24 av 67 2

25 Side 25 av 67

26 Side 26 av 67

27 Side 27 av 67

28 Side 28 av 67

29 Side 29 av 67

30 Side 30 av 67

31 Side 31 av 67

32 Side 32 av 67

33 Side 33 av 67

34 Side 34 av 67

35 Side 35 av 67

36 Side 36 av 67

37 Side 37 av 67

38 Side 38 av 67

39 e Skatteetaten Saksbehandler Deres dato Vår dato Anders Hansen 24.og.2o Telefon Deres referanse Vår referanse / SKATTEOPPKREVEREN I EIGERSUND KOMMUNE [jc F.. Bøckmans gate 2 fgr. I 4370 EGERSUND -i RKrSA 17 OKT 2U12 Svar på tilbakemelding etter stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen for 1101 Eigersund kommune Det vises til vårt brev av 25. Juni 2012 med svarfrist 1. august. samt purring i e-post av 7. september, og deres brev av 74. september. Vår kontroll bygger på Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene fastsatt av Skattedirektoratet I. februar Instruksen gjelder skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorenes oppgaver knyttet til foring av skatteregnskapet. innfordring og arheidsgiverkontroll etter lov av 17juni 2005 nr. 67 om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (skattebetalingsloven). Etter instruksens 7 skal skattekontoret gi skriftlig pålegg om retting av forholdet eller endring av praksis i de tilfeller det avdekkes brudd på lover, forskrifter, instrukser og regelverk for øvrig. Skattekontoret kan videre gi anbefalinger om forhold som bør forhedres. Etter instruksens 7 annet ledd skal skatteoppkrever gis en frist til å rette seg etter pålegg og gi skriftlig tilhakernelding på pålegg og anhefalinger. Vi bemerker at siden 2000 har kontoret sjelden gitt tilhakenielding på rapportene innen de frister vi har angitt. Det er heller ikke søkt om utvidet frist for tilhakemelding. Vi her om at kontoret etterlever frister for ettertiden. Dersom vesentlige forhold ikke er rettet opp innen rimelig tid vil disse rapporteres til Skattedirektoratet i kontrollrapporten for regionen. Etter instruksens 9 vil det som anses å være a vesentlig betydning ved bedommelsen av de enkelte kontrollområder bli tatt med i koi ftro Il rapporten til kommunen. I deres tilhakemelding skriver dere at kontoret vil etterkomme de pålegg som er gitt. I forhold til anhefalingetie skriver dere at disse vil bli vurdert og i den grad dere mener dette er forbedringer v-il dere følge disse. Anhefalingene vil bli vurdert opp mot en effektiv organisering og ressurshruk. Vi påpeker at også anhefalinger skal etterleves. dersom kontoret i sin tilhakemelding til Regional kontrolleining ikke gir gode grunner for ikke å etterleve. deres tilhakemelding har dere spesielt kommentert noen av de pålegg som ble gitt. På bakgrunn av disse kommentarene vil Regional kontrolleining komme med presiseringer ift deres svar. sud:esse S&seksa.resse Serrflhcd Njøsavqen 2 Se eder ring grat,s Leikanger Orq. nr: 9fl TeLefaks Side 39 av 67 skattvest@skatteetatenno 55 gi 13 01

40 2012/ Side 2 av 4 Ad Intern kontroll Etter Instruks /br skatteoppkrevere 2-2 nr I og Retningslinjer til ut lling av skaueoppkreverinstruksen kap / til 3 skal skatteoppkreveren sørge for at kontoret har en tilfredsstillende intern kontroll. Omfanget av intern kontrollen må tilpasses det enkelte skatteoppkreverkontors størrelse og kompleksiteten i oppgavene. Skatteoppkreverkontoret må selv vurdere hvilke områder internkontrollen skal omfatte, når og hvor ofte kontrollen skal gjøres, hvem som skal utføre den og hvordan den skal dokumenteres. Kravet til intern kontroll ble første gang tatt opp etter besøket i 2010, og har blitt gjentatt både i 2011 og I årsrapporten for 2011 skriver skatteoppkrever Skatteoppkreverkontoret har utarbeidet rutineles/crive/se for de/er av kontorets virksomhet, og har etablert tilfredsstillende intern kontroll. Det er i äret ikke avdekket vesentlig svikt i denne. En del av rutinebeskrivelsen er ikke oppdatert og revisjon av dette pagur. Vi regner med at dette arbeidet vil l ære slutt/art i lopet av våren. Det er brakt på det rene gjennom tidligere kontroller at kontoret fortsatt ikke har fatt på plass noen skriftlig rutine for kontorets intern kontroll. Den intemkontrollen som utføres er i hovedsak begrenset til periodisk oppgjør og attestasjon og anvisning av utbetalinger. Kontoret mangler intern kontroll både i forhold til registrering og håndtering av manuelle bilag og for innkrevingsområdet. Det er ikke tilfredsstillende at skaneoppkreverkontoret over tid ikke etterlever instruksen. Ad Rutinebeskrivelser Etter Instruks/hr skatteoppkrevere 2-2 nr 2 skal skatteoppkrever som en del av den interne kontrollen utarbeide rutinebeskrivelser for kontorets virksomhet. Ved tidligere besøk er Regional kontrolleining blitt forelagt kontorets rutiner. Rutinene er i hovedsak utarbeidet for innkrevingsområdet. men disse har ikke vært oppdatert siden april Det er også avdekket områder der kontorets rutiner ikke var i samsvar med gjeldende regeverk. Dette gjelder spesielt behandling av hetalingsavtaler. Kontorets rnanulendc rutintrog manglende oppdaterin ger av rutiner har vær tatt opp flere eanger ved tidligere besøk. 1juni 2009 ble dette lbrholdet tatt opp som en anbefttling. I deres svar av 22. desember 2000 fremgår det at anhet alingene ville bli enerkommet. Ved vårt besøk i mai 2010 ble det klart at arbeidet rundt oppdatering av rutinene ikke var pähegvnt. Etter dette besøket ble anhetblingen tatt opp på nytt. I deres svarbrev av 10. september 201! ble det også her skrevet at anhe thlingene ville bli etterko ni met. Ved vårt besøk i mai 2011 ble det igjen avdekket at kontoret fortsatt ikke hadde startet prosessen med å oppdatere rutinene. Manglende oppdatering ble etter dette besøket oppgradert til pälegg. og skatteoppkrever ble gitt frist til 1. november 2011 med å sende inn (le nye rutnebeskrivelsene. I svarbrev av 29. september skriver skatteoppkrever at oppdatering av rutineheskrivene vil skje i løpet av høsten, men at dette arbeidet ikke kan bli ferdig til 1. november. I årsrapporten for 2011 skriver skatteoppkrever at en del av,utineheskrivekene ikke er oppdatert og revisjon av dette /ktgar. i regner med at dette arbeidet vil iære slutt/hit i lopet av våren. Side 40 av 67

41 I deres tilbakemelding skriver dere at dere er uenig i faktabeskrivelsen vedr akto_id Ad Betalingsordninger skatteoppkreverkontoret over tid ikke etterlever instruksen. regner med cd delte arbeidet vil være ferdig til årsskiftet. Det er ikke tilfredsstillende at 2012/ Side 3 av 4 6 juli 2011 om Lempning av skatter og avgifter av hensyn til det offentlige.çom kreditor. vil hemerke at vi ikke alltid vil kreve skriftlig søknad når det er tale om mindre beløp og kort I forbindelse med besøket mai 2012 ble det nok en gang klart at kontoret ikke hadde startet arbeidet alle på kontoret. varighet. I kontorets rutiner fra 2004 defineres disse som Betalingsavtale kurante saker saker kontoret sitt svar av 24. september skriver skatteoppkrever... vi vil afaurfore rurinene nå i host og med å oppdatere rutinene sine. Pålegget ble gjentatt og det ble gitt en frist til 1. september I (omsøkt beløp inntil kr og inntil tre måneders varighet) og at disse kan inngås muntlig av skriftlig søknad, selv i de saker kontoret ikke defmerer som kurante saker. Kontrollene har også avdekket at kontoret, uten unntak, ikke utarbeider skriftlige saksfremstillinger. For å ta det siste først. Skatter og avgifter skal som den klare hovedregel betales, enten det skjer frivillig eller etter tvangsinnfordring. Lempning er et unntak fra denne hovedregelen. Vilkårene for lempning av hensyn til det offentlige som kreditor fremgår av skattebetalingsloven (sktn) 15-2 Videre skriver dere at vi vil selv/ölgelig rilstrebe å følge retningslinjene for hetalingsavtaler, men er undertegnet av sokeren. I saker hvor skatteoppkrever har avgjorelsesmyndighet skal oppkreveren første ledd, Det er videre gitt utfy llende regler knyttet til sakshehandling i SKD melding 9/11 av 8. meldingens avsnitt 4.4 skal det foreligge en skriftlig søknad, eventuelt en skriftlig redegjørelse som utarbeide en skriftlig saksfremstilling. Denne skal inneholde en samlet beskrivelse av de faktiske forholdene. saksbehandlers vurdering og konklusjon. hetalingsavtaler for mindre beløp og av kort varighet er i strid med reglene om saksbehandling i SKD melding 9/11. Gjennom kontrollene er det avdekket at det i veldig liten grad foreligger Kontorets praksis med å ikke kreve skriftlige søknader, eventuelt skriftlige redegjørelse for kravene gjelder uansett beløp eller varighet pa betalingsavtaten. I de tilfeller kontoret gir betalingsavtaler skal vilkårene i skthl 15-2 første ledd alltid være oppfylt. Det må her forligge en dokumentert vurdering av alle vilkår er oppfylt og konklusjon. Disse en hetalingsordning. Avtalevilkårene er gjengitt i SKD melding 9/il under plmkt Ett av Når det gjelder lhktaheskrivelsen vedr akto id er den basert på hvordan aktivitetene er vilkårene er at betaling av løpende terminer av skatt og avgift skal skje rettidig i avtaletiden. utført i SOFII/. og hvordan dette er dokumentert. Med i vurderingen er bestemmelsen i skthl 15 2 skaiter holdes åjour ndr det gis midlertidig unntak fra innfordring i nær fire inaneder for Restskatr kan til en viss grad støtte dette synet. Kontorets praksis bryter imidlertid med vilkåret om at nyere I SOFIE er skattyter innvilget tre avtaler i Skatteoppkrevers begrunnelse er at avtalene og er å betrakte en avtale. Det korte tidsrommet mellom disse to avtalene innet ledd som gli Innkrc\ ingsm\ ndighetcnt adgang til a sette \ttei ligere vilkar for a ta mn uget Side 41 av 67 Etter

42 som et alternativ til en ordinær betalingsutsettelse som for eksempel betalingsavtale. retningslinjene skal aktiviteten brukes bevisst og unntaksvis. Intensjonen er at perioden skal være kortsiktig. og helst ikke strekke seg utover en periode på to måneder. Den skal videre ikke brukes Praksisen bryter også med retningslinjene for bruken av midlertidig unntak fra innfordring. Etter person 2010 til den første avtale ble oppgjort, og deretter gis ny betaiingsavtale for dette kravet. Sde 4 av 4 I igersund kommune v/rådmannen Side 42 av 67 Kontrollirivalget i Eigersund kominlire Kopi: Skatt vest, Avdeling innkreving v/styringsgruppen Regional kontro/leining, Skatt vest konirollor underdirektor Anders Hansen %dn Med hilsen med gjeldende regelverk. opprettholder pålegget om at skatteoppkreveren for ettertiden må behandle hetalingsavtaler i tråd betalingsavtaler og retningslinjene for midlertidig unntak fra innfordring. Regional kontrolleining Vil presiserer vår konklusjon om at en slik håndtering er i strid både med vilkårene for vilkår at mere skatter holdes å jour. Gjøres ikke dette anses betalingsavtalen som misligholdt. avdragsplan som er sendt skattyter 23. februar fremgår dette kravet ved... Det settes ogsd som avtaleperioden skal betales ved forfall. I dokumentet DOK Endelig BETA V? in/giro og skatt og avgift skal skje reuidig i avtaletiden er at nye krav som forfaller til betaling i lier ikke er tale om løpende terminer. Det som ligger i punktet betaling av lopende rerminer av I deres svarbrev skriver dere at dere mener at denne praksis ikke er i strid med retningslinjene da det e 2012/158363

43 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE- Arkivsaksnr.: 12/1983 Journalpostløpenr.: 12/26373 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 038/12 Kontrollutvalget Forslag til prosjektmandat forvaltningsrevisjon for kommunen som planmyndighet - arealplanlegging Sammendrag: Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon i sitt møte 1. oktober I henhold til vedtaket skal forvaltningsrevisjon av området arealplanlegging ha første prioritet, mens byggesaksbehandling ble satt som andre prioritet i planperioden Kontrollutvalgets innstilling gikk på å behandles arealplan og byggesak i en forvaltningsrevisjon. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak fremlegges prosjektmandat for både arealplanlegging og byggesaksbehandling utarbeidet av Rogaland Revisjon. Kontrollutvalget skal minimum gjennomføre en forvaltningsrevisjon i året. Det er ikke budsjettmidler for gjennomføring av en forvaltningsrevisjon til i år, men arbeidet vil kunne påbegynnes. Kontrollutvalgets budsjett for 2013 er fortsatt ikke vedtatt, slik at det er usikkerhet knyttet til hvor mange og omfanget av forvaltningsrevisjoner som kan gjennomføres. Kontrollutvalget må ta stilling til prosjektmandatets innhold, omfanget av forvaltningsrevisjonen samt tidspunkt for gjennomføring. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Forslag til vedtak : Avgjøres av kontrollutvalget Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen Andre opplysninger / fakta i saken: Gjeldende lovverk: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9. Forvaltningsrevisjon Side 43 av 67

44 Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11. Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Prosjektmandat arealplanlegging - Kommunen som planmyndighet Side 44 av 67 2

45 Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Rogaland Revisjon IKS Prosjektmandat arealplanlegging - Kommunen som planmyndighet Parter i saken: Ingen. Side 45 av 67 3

46 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Eigersund kommune Enhet: Utarbeidet dato/sign.: /RES Gjennomgått dato/sign.: /BEM Forvaltningsrevisjon 1 av 2 Sak: Prosjektmandat Kommunen som planmyndighet med vekt på arealplanlegging Bakgrunn I kommunens plan for forvaltningsrevisjon er et prosjekt vedrørende plan- og byggesaker prioritert først. Kontrollutvalget har bedt oss legge fram et prosjektmandat om «planlegging». Problemstillingene nedenfor er forslag fra oss med utgangspunkt i hva som kan anses viktig generelle risikovurderinger for dette området. Kontrollutvalget vil endre/spisse mandatet i sin behandling. Plan og bygningsloven beskriver kommunens ansvar som planmyndighet slik: 3-3. Kommunens planoppgaver og planleggingsmyndighet Kommunal planlegging har til formål å legge til rette for utvikling og samordnet oppgaveløsning i kommunen gjennom forvaltning av arealene og naturressursene i kommunen, og ved å gi grunnlag for gjennomføring av kommunal, regional, statlig og privat virksomhet. Kommunestyret selv har ledelsen av den kommunale planleggingen og skal sørge for at plan- og bygningslovgivningen følges i kommunen. Kommunestyret skal vedta kommunal planstrategi, kommuneplan og reguleringsplan. Kommunen organiserer arbeidet med den kommunale planleggingen etter kapittel 10 til 12 og oppretter de utvalg og treffer de tiltak som finnes nødvendig for gjennomføring av planleggingen. Kommunestyret skal sørge for å etablere en særskilt ordning for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen. Kommunestyret skal sikre at kommunen har tilgang til nødvendig planfaglig kompetanse. År: Side: 2012 Kommunestyret har altså ansvar for et plansystem som ivaretar de ulike nivåene fra den overordnede kommuneplanen med arealplaner, via reguleringsplaner til detaljerte byggeplaner/byggesaker. Overordnede planer er blant de viktigste politiske sakene, mens detaljert byggesaksbehandling er delegert til administrasjonen. Formål Prosjektet skal vurdere hvordan kommunen arbeider som planmyndighet, og om man ivaretar lokalsamfunnets behov for ajourførte arealplaner og reguleringsplaner. Problemstillinger Prosjektet vil kartlegge og vurdere følgende konkrete problemstillinger: Hva er status i Eigersund kommune for overordnede plandokumenter? Hvordan arbeider kommunen for å ivareta sitt ansvar som planmyndighet? I hvilken grad har kommunen kapasitet og kompteanse til å holde planarbeid à jour med lokalsamfunnets behov for arelaplaner og reguleringsplaner? Hvordan ivaretar kommunen innbyggerdialogen i plansaker? Side 46 av 67

47 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Eigersund kommune Enhet: Utarbeidet dato/sign.: /RES Gjennomgått dato/sign.: /BEM Forvaltningsrevisjon 2 av 2 Sak: Prosjektmandat Kommunen som planmyndighet med vekt på arealplanlegging År: Side: 2012 Er arealplanene oppdaterte og tydelige nok for en effektiv saksbehandling av private reguleringsforslag? Hvor lang saksbehandlingstid har kommunen for private reguleringsforslag? Blir lovmessige tidsfrister overholdt? Har kommunen hatt gebyrtap på grunn av for lange saksbehandlingstid? Har kommunen mistet aktuelle utbygginger pga. for lang saksbehandlingstid? I hvilken grad er forslagsstillerne fornøyde med saksbehandlingen? Hvilke effekter har ny plan- og bygningslov (plandelen) hatt for kommunen? Det tas også med en oversikt over kommunens gebyr sammenlignet med andre kommuner. Dette gjelder det vanligste gebyret på området. Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. I dette prosjektet legges følgende kilder til grunn for utvikling av revisjonskriterier: Plan og bygningsloven med forskrifter Kommunens politiske vedtak (mål og føringer) for arealplanleggingen Eventuelle administrative retningslinjer Tallmessige sammenligninger (ut fra KOSTRA) Metodevalg Tilnærmingen vil basere seg på intervjuer med aktuelle ledere i kommunen, dokumenter fra kommunen samt analyser (sammenligninger ut fra KOSTRA). Revisjonens erfaringer fra Eigersund og andre kommuner vil bli trukket inn i nødvendig utstrekning. Prosjektet tar ellers utgangspunkt i det kontrollsystem som kommunen har for plansaker. For å besvare spørsmålet om hvor fornøyde forslagsstillerne er med kommunens saksbehandling, vil vi foreta en mailundersøkelse mot de som har hatt planer til behandling hos kommunen de tre siste årene. Omfang Prosjektet utarbeides under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Bernt Mæland. Det forutsettes et tett samarbeid med representanter for kommunen. Tidsanslag til prosjektplanlegging, kartlegging, analyser og rapportering er ca. 250 timer. Side 47 av 67