Kontrolirapport 2010 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i øygarden kommune

Transkript

1 ~o1i-21 Vedlegg sak 14/11 til KU Skatteetaten Salcsbehandlar Dykkar dato Vår dato Gjørg Ripte Sandnes Direkte tif Dykkar referanse Vk referanse / Kommunestyret i øygarden Temholmvegen RONG HORD~ A\D EYCSKOrjMUNE Secea a: 0. ~on:o utval 01 IVIAR 2011 Kontrolirapport 2010 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i øygarden kommune Vi har gjennomført kontrollar knytt til skatteoppkrevjarfimksjonen for øygarden kommune for Rekneskapen viser per 31. desember 2010 ein skaffe- og avgiftsinngang til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på kr og uteståande restansa? på kr av dette krav stilla på vent på kr Skatterekneskapen er avlagt av kommunen sin kemner den 21. januar Oppgåver og kontroll Grunnlaget for skatteetaten sin kontroll av skatteoppkrevjarfhnksjonen er Instruksfor skattekontorenes konfroll av skatteoppkreverne av 29. november Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkrevjarfiinksjonen verkar tilfredsstillande i høve til gjeldande regelverk på følgjande områder: Ressursar og tilpassa organisering Rekneskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapen Skatte- og avgiftsinnkrevjing Arbeidsgj evarkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkrevjarfiinksjonen. Skatteetaten utfører oppgåvene med kontroll av skatteoppkrevjarfiinksjonen. 2. Omfanget av kontrollen Skattekontoret har i 2010 gjennomført stadleg kontroll av kemnerkontoret for områda skatterekneskap, innkrevjing og arbeidsgjevarkontroll. Siste stadlege kontroll vart halden 14. desember 2010 Kemnerkontoret har gjeve tilbakemelding på pålegg og tilrådingar som er gjevne. Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 2 Sum opne (ubetalte) forfalne debetkrav Postad res se Skatt vest Njøsavegen Leikanger Besøksadresse Sjå eller ring gratis Sen tratbord Org. nr:: Tetefaks skattvest@skatteetaten.no

2 2010/ Side 2 av 2 3. Resultat av utfort kontroll Basert på utført kontroll meiner skattekontoret følgjande: Ressursar og tilpassa organisering Etter ei samla vurdering finn skattekontoret at kemnerkontoret er organisert slik at g] eremåla i høve til skatteoppkrevjarinstruksen kan utførast tilfredsstillande. Skattekontoret har ingen særskilte merknader til kontoret sin ressurssituasjon. Rekneskapsforing, rapportering og avlegging av rekneskap Etter ei sanila vurdering finn skattekontoret at rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av skatterekneskapen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttryklc for skatteiimgangen i rekneskapsåret. Skatte- og avgjftsinnkrevjinga Efter ei samla vurdering finn skattekontoret at utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. Det vert likevel merka at det er avdekka følgjande vesentlege tilhøve der gjeldande lov, forskrift eller instruks iklcje er halden: Kenmeren har gått ut over sine fullmakter når det gjeld betalingsavtalar. Det er påvist kompetansebrudd i 2009 og Arbeidsgjevarlcontroll Etter ei samla vurdering finn skattekontoret at utføringa av arbeidsgj evarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk, retningsliner og vert utført i tilstreklceleg omfang. 4. Ytterlegare informasjon om kontrollane Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlingar i 2010 gjeve pålegg og tilrådingar som kemneren er gjort kjend med i brev av [sing A vdell Skatt Mehren Kare Strøm Underdirektør Kopi til: Kontrollutvalet i øygarden kommune Kemneren i Fjell, Sund og øygarden kommune Riksrevisjonen Skattedirektoratet

3 1 Årsrapport for 2010 Kemneren i Fjell, Sund og øygarden Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

4 i Generelt om skatteoppkrevjaren si verksemd 1.1 Skatteoppkrevj arkontoret Ressursar Ressursfordeling 2 Årsverk %-del fordelt Tal på årsverk ved SKO som kun er nytta til SKO- 8 funksjonen i regnskapsåret % Ressursbruk ved SKO, fordeling av årsverk Skatteregnskap 1,0 12,5 % Innkrevjing av skatt/arbeidsgjevaravgift 3,2 40 % Kontrollverksemd 2,5 31,25 % Informasjon og rettleiing overfor skatte- og avgiflspliktige og 0,5 6,25 % rekneskap førarar/revisorar Skatteutval 0,3 3,75 % Administrasjon 0,5 6,25 % (Fordelt skal være 100 %) Sum 100 % Organisering Skatteavdelingane i Fjell, Sund og Øygarden vart slegen saman i februar har vi? faste stillingsheimlar og 1 praksispiass frå NAV. Vi har hatt heilårsverknad for alle 8 stillingsheimlar. Arbeidet er fordelt mellom dei tilsette slilc: Tre kontrollørar som tek seg av alt innan kontrollverksemda, dvs stadlege kontrollar, koordinering med Hordaland kommunale rekneskapskontroll, informasjon til arbeidsgjevarane, rettleiing løns- og trekkoppgåver, statistikk vedr kontroll osv. Rådgjevar: gjeldsordningar, vanskelegstilte skattytarar, søknader, tvangssal, innlcrevjing utland, krav i konkursbu, utleggstrekk, betalingsavtalar, dødsbu osv. Kemner: Rekneskapsansvarleg, perio disk rapportering, administrasjon av kontoret, personal og budsjettansvarleg, ansvarleg etter skatteoppkrevjarinstruksen, innkrevjinga av personlege skattytarar, utlegg, konkurs, hovudavregning, utleggstrekk, betalingsavtaler osv. Rådgjevar: Nestleiar ved kontoret, perio disk rapportering, endringspuljar, solidaransvar, innkrevjing arbeidsgjevarar, innlcrevjing personlege skattytarar, utlegg, utleggstrekk, betalingsavtaler osv. Konsulent: Innkrevjing personlege skattytarar, innkrevjing arbeidsgjevarar, utleggstreldc, utlegg, betalingsavtaler osv. Sakshandsamar: Kundemottak, post/arkiv firnksjon, daglege bankavstemmingar, føring av terminoppgåver, enklare sakshandsantg, andre kontorfaglege og økonomioppgåver osv. Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

5 Ressursar og kompetanse Kompetansen på hovudområda er veldig god. Etter at skatteavdelingane vart slegen saman har vi bygd opp ei avdeling med høgare kompetanse enn vi nokon gang har hatt i regionen. Tilsette er meir spesialisert og har ansvar for eige område. Vi er mindre sårbar med omsyn til sjukdom, feriar og anna fråvær. Vanskelege oppgåver vert ilckje lenger lagt på vent, men utført fortiøpande. Skatt vest og Kemneren i Bergen etablerte 1januar 2009 eit kompetansesenter for opplæring i Sofie. (Sofie = Skatterekneskapssystemet for skatteoppkrevjarane i landet). Det vert arrangert mange gode kurs i Bergen til sjølvkost, noko som gjer det lettare å oppretthalda kompetansen i avdelinga. 1.2 Internkontroll Internicontrollen er god hos Kemneren i Fjell, Sund og Øygarden. Rutineskildringa skal oppdaterast i løpet av januar/februar 2011 og sendast til Skatt vest, ved regional kontroll. (RK) 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Fjell Sund øygarden Totalt Totale skatte- og avgifisinngang i 2010 Totale skatte- og avgifisinngang i 2009 Vekst frå 2009 til 3,15% 3,61 % 2,90% 3,2 % Kommunens del av skatteinngangen i rekneskapsåret Fjell Sund øygarden Kommunen sine skatteinntekter Inntektsutjamning Samla skatteinntekter og inntektsutjamning for 2010 Budsjettfor20l Meirinntekt ihøve budsjett Skatteinngang Vekst ihøve 7,33% 6,63% 12,14% skatteinngang i 2009 Årsrapport år/dato: i Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

6 4 1.4 Skatteutval Det er sendt inn 10 saker til skatteutvalet. Samla er det ettergjeve kr ,-. 2 Skatterekneskapet 2.1 Avlegging av skatterekneskapet Avlegging av skatterekneskapet for Kemneren i Fjell, Sund og øygarden stadfestar at skatterekneskapet for 2010 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldande forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevjarar 3-1. Følgjande pålegg er motteker frå regional kontroll (RK): Attestasjon, tilvising og autorisasjon ved utbetalingar. Ved kontroll fann regional kontroll at kemnerkontoret ilckje heilt følgde krava etter melding frå SKD av om Ny skatteoppkreverinstruks attestasjon, anvisning og autorisasjon i forbindelse med utbetalingar. Kemnerkontoret har no endra rutinen og rutinehandboka vil verta oppdatert. Årsrekneskapen for 2010 følgjer som vedlegg til årsrapporten, og er signert av kemneren. 2.2 Margin Margin for inntektsåret 2009 Avsetningmarginfor2009, pr Avsetning margin for 2009 iperiode 1-6 i = Sum avsetning margin for Bruk av margin for Inneståande margin for Utbetalt overskytande forskott for For lite avsett margin for 2009 ( +) For mye avsett margin for 2009 ( -) Marginprosent Kommunane har hatt den same prosenten ved marginavsetning i mange år. Fjell og Øygarden har9%ogsundharlo%. Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

7 Kommentar til marginoppgjnret Fjell Sund øygarden Prosentsats 9% 10% 9 % 2008 underskot Marginavsetning overskot/underskot Marginavsetning Fjell Sund øygarden Marginavsetning pr Prosentsats 9% 10% 9% I 2009 vart det underskot i marginavsetning for avrekninga 2008 i alle kommunane i regionen, men i 2010 for avrekninga 2009 var dette snudd for Fjell og Sund. I øygarden var det framleis eit underskot men det var redusert med 4,6 mill. 3. Innkrevjing av krav 3.1 Restanseutviklinga Totale restansar pr for skatt og arbeidsgjevaravgift Fjell Sund øygarden Restanse Restanse Restanse sum pr. Av dette sum pr. Av dette sum pr. Av dette Skatteart skatteart berostilt skatteart berostilt skatteart berostilt Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgjevaravgifi Artistskatt Forseinkingsrenter Forskotsskatt Forskotsskatt - person Forskotstrekk Gebyr Innkrevjingsinntekter Inntekt av summarisk fellesoppgjer Kildeskatt Restskatt - person Restskatt Sum restanse diverse krav Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

8 6 Diverse krav Sum restanse pr. skatteart inkl. divkrav Totale restansar pr for skatt og arbeidsgjevaravgift Fjell Sund øygarden Restanse Restanse Restanse sum pr. Av dette sum pr. Av dette sum pr. Av dette Skatteart skatteart berostilt skatteart berostilt skatteart berostilt Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgjevaravgifi Artistskatt Forseinkingsrenter Forskotsskatt Forskotsskatt - person Forskotstrekk Gebyr Imilcrevjingsinntekter Inntekt av surnrnarisk fellesoppgjer Kildeskatt Restskatt - person Restskatt Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart inkl. div krav Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

9 3.1.3 Kommentarar til restansesituasjonen og utviklinga i restansar 1246 Fjell: 7 Restanse - Restanse - Skatteart sum pr. sum pr. skatteart skatteart Endrmg ~_Skatteart Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgivaravgifi Artistskatt Forseinkingsrenter Forskottsskatt Forskottsskatt - person Forskottstrekk Gebyr Innkrevjingsinntekter Inntekt av summarisk 0 0 fellesoppgjør Kildeskatt Restskatt - person Restskatt Totalt sett har det vert ei auke i restansane frå 2009 til 2010 på 9,2 mill eller 11,3 %. Mesteparten av aukinga er forskottsskatt og restskattar person på 8,6 mill. Dette skuldast at utlilcna skatt er auka med 87 mill ved avrekninga frå 2008 til Det er 17 skatteytarar som til saman skuldar 28 mill. Avskriving kr ,-, ettergjeving kr ,- og nedsetting av pensjonsgjevande inntekt kr ,-, totalt kr , Sund Restanse - Restanse - Skatteart sum pr. sum pr. skatteart skatteart Endrmg ~_Skatteart Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgjevaravgift Artistskatt Forseinkingsrenter Forskottsskatt Forskottsskatt - person Forskottstreklc Gebyr Innkrevjingsixmtekter Inntekt av summarisk fellesoppgjør Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og Øygarden

10 8 Kildeskatt Restskatt - person Restskatt Totalt sett har det vert ein reduksjon i restansane frå 2009 til 2010 på 2,7 mill eller 10,5 % Avskriving kr ,-, ettergjeving kr ,- og nedsetting av pensjonsgjevande inntekt kr ,-, totalt kr ,-. Vi har hatt opprydding i reskontroen og i gamle saker frå Sund som ikkje var avskrive tidlegare øygarden Restanse - Restanse - Skatteart sum pr. sum pr. skatteart skatteart Endring ~_Skatteart Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgjevaravgifi Artistskatt Forseinkingsrenter Forskottsskatt Forskottsskatt - person Forskottstreklc Gebyr Innkrevjingsinntekter Inntekt av summarisk fellesoppgjør Kildeskatt Restskatt - person Restskatt Totalt sett har det vert ein reduksjon i restansane frå 2009 til 2010 på 1,9 mill eller 11,2 % Avskriving kr ,-, ettergjeving kr ,- og nedsetting av pensjonsgjevande inntekt kr ,-, totalt kr ,-. Fjell Sund øygarden Utlikna skatt Utlikna skatt Auke frå 2008 til Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og Øygarden

11 Kommentarar til restansar eldre år Fjell Sund øygarden Inntektsår Sum Av dette Sum Av dette Sum Av dette restanse skatteart restanse skatteart restanse skatteart Restskatt Restskatt Restskatt person person person XX Kommentarar til restanseoppfølginga for eldre år Kontoret har gjennomgått. rapporten Restanseliste forelda krav dato t.o.m og sikra at krav iklcje forelda utan at det er sett i verk tiltalc. 3.2 Innkrevjinga si effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Resultat pr Resultatkrav Differanse Kommentarar Restskatt for 89,1 % 90,0% - 0,9 % Vanskelegstilte personlege skattytarar (2008) skattytarar har restanse på 2,8 mill. I tillegg har vi uteståande skjønslikna krav på 2,5 mil. Forskotstrekk 99,8 % 99,9 % - 0,1 % Total restanse er kr. (2009) ,- og av dette beløpet er kr ,- krav i konkursbu. Forskott for 93,9 % 96,% - 2,1 % Nokre forskotsskattar personlege skattytarar (2009) er ildcje reelle fordi dei er utskrevet på bakgrunn av tidlegare skjønnslikningar og vil aldri verta betalt. Arbeidsgjevaravgifi 99,5 % 99,8 % - 0,3 % Totalt er restansen 1cr. (2009) ,- og av dette beløpet er kr ,- krav i konkursbu Innkravd restskatt 61,4% 60,0% 1,4% Bra. Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

12 av sum krav til innbe i~jùig dei siste &&008) 3.22 Vurdeting av i kva grad, og koriels innkrevjingsaktiviteten har påverka hndcrevjingsresultatet 10 Årsrapport år/dato: 08.04,2011 Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

13 Fjell, Sund og Fjell, Sund og øygarden øygarden Aktivitetstype Tal på Tal på Tal på Tal på debitorar alctivitetar debitorar aktivitetar Betalingsavtalar Motrekning Tvangsdekning Utleggforretningar Utleggstrekk Betalingsavtalar 72 inngått i 2010 Utleggstrekk lagt 599 ned Omtale av spesielie forhold Nokre skattytarar har store restansar som det er vanskelig å krevja inn. Dci kan vera skjønnslikna eller dei kan vera i kategorien vanskelegstilte skattytarar. Det betyr at den totale restansen ilckje er reell og statistildcen blir negativ. Sjå pkt Kontorets eventuelle tiltak for å betra effektiviteten i innkrevjinga Avdelinga følgjer DTI strategien. 3.3 Særnamnsmynde Kemneren i Fjell, Sund og Øygarden bruker særnamnsmynde fullt ut og det ~rer til at vi tidleg i prosessen t~r sikra krava utførte vi 357 utleggsforretningar. 4 Arbeidsgj evarkontroll 4.1 Kontorets resultat pr Planlagde kontroller for 2010: 52 Som utgjør: 5.0 % av dci totalt leverandørane av LTO i kommunen. Gjennonifbrte kontroller 2010: 64 Som utgjør: 6,3 % av dci totalt leverandørane av LTO i kommunen. Gjennomførte kontroller i 2009: 50 Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

14 4.1.1 Organisering av arbeidsgjevarkontrollene deltaking i interkommunal samarbeidsordning eller annen løysning. Fjell, Sund og Øygarden er med i Hordaland kommunale rekneskapskontroll og samla sett så har regionen utført 30 bokettersyn fordelt over 421 kontrolltimar Kontroller med resultat, inkludert avdekka beløp, eigenretting og avdekking av uregistrerte arbeidstakarar: Kontrollar med resultat: 23 Avdekt grunnlag for arbeidsgjevaravgift kr: ,-. Avdekt grunnlag for skattetrekk inkl eigenretting kr: ,-. Avdekt uregistrerte arbeidstalcarar: 241 personar Vurdering av aktiviteten på arbeidsgjevarkontrollområdet i regnskapsåret Det har vore 3 kontrollørar i flill stilling gjennom heile året. Dette har medfbrt auka kapasitet og resultert i totalt fleire stadlege kontrollar enn planlagd. I tillegg til auka kontrollar har det vore gjeve informasjon i form av infomøte til alle rekneskapskontor i kontrollområdet. Det er sendt ut brev til alle nyetablerte verksemder i regionen med tilbod om informasjon innanfor arbeidsgjevaransvaret til dei som måtte ha behov for det. På denne måten har vi nådd ut til mange arbeidsgjevarar, noko som har ein klar førebyggjande effekt. Kontoret har hatt oppfølgingskontrollar av grunnlagsdatakontrollar utført av Hordaland komnrnnale regnskapskontroll v/bergen kemnerkontor. Kontrollerte verksemder som det er avdeka ulovlege forhold hos, ifir ein reaksjon på dette frå Kemneren i Fjell, Sund og øygarden. 12 Planlagde kontrollar for 2010 er fordelt slik mellom kommunane: Fjell Sund øygarden Sum Gjennomførte kontrollar for 2010 er fordelt slik mellom kommunane: Fjell Sund øygarden Sum Omtale av samarbeidet med andre kontrollaktorar Sidan vi har eit samarbeid med Hordaland kommunale regnskapskontor, har det vore naturleg at det er dei som har teke seg av dei fleste grunnlagsdatakontrollane, og vårt kontor har hatt meir fokus på tyngre stadlege kontrollar. I praksis vert kontrollane varsla frå kemnerkontoret i Fjell, Sund og øygarden. Samarbeidet med Hordaland kommunale regnskapskontor fhngere godt. Vi og hatt eit godt samarbeid med Skatt vest der vi har utveksla infonnasjon om eit konsern for kontroll av kvar vårt område av rekneskapet. Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

15 Gjennomførte informasj onstiltak Det er halde informasjonsmøte med alle rekneskapskontora i regionen, samt at det er utarbeidd ei brosjyre til nystarta verksemder som har eit arbeidsgjevaransvar. I denne står det kva for pliktar ein arbeidsgjevar har overfor sine tilsette og ovanfor offentlege instansar med tanlce på oppgåvepliktar og registreringar Kontorets eventuelle tiltak for betring av arbeidsgjevarkontrollen Resultatet for 2010 er veldig bra. Kravet er at ein skal kontrollere minst 5% av alle arbeidsgjevarar i regionen, medan vårt resultat er 6,3%. Samstundes er det avdekt betydelege beløp vedr. skatt og arbeidsgjevaravgifi i dei 23 kontrollane med avdekt beløp. Vi meiner at kontrollverksemda vert ivareteke på ein forsvarleg måte. Straume Sissel Ekerhovd Kemner Vedlegg: Årsrekneskapen med forklaring for Årsrapport år/dato: Kemneren i Fjell, Sund og øygarden

16 ÅRSREKNESKAP FOR 1259 ØYGARDEN KOMMUNE FO Sum Sum Sum Sum totalt Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt Videresending plassering mellom kommuner Straume Sissel Ekerhovci Liv H. Lillebø

17 Skatteetaten SaksbehandL& Dykkar dato Vår dato Bjørg Riple Sandnes Direkte ttf Dykkar referanse Vår referanse / HORDALA\D FYLK5sKor.,;pÏEj~E a: for kontroljurval Kemneren i Fjell, Sund og øygarden kommune i i APR 2011 Postboks Straume Rapport nr. 1 frå stadleg kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen hos kemneren Fjell, 1245 Sund og 1259 øygarden kommune 2010 Vi viser til vårt kontrolibesøk utført av Bjørg R. Sandnes frå Skatt vest. Til stades frå skatteoppkrevjarkontoret var Sissel Ekerhovd. Kontoret var varsla om kontrolibesøket i vår e-post den og endelig bekreftelse den Det vart halde avslutningsmøte der Sissel Ekerhovd og Bjørg R. Sandnes deltok. Vår kontroll bygger på Instruks for skattekontorenss kontroll av skatteoppkreverkontorene, fastsett av Skattedirektoratet 29. november Instruksen gjeld skattekontora sin kontroll av skatteoppkrevjarkontora sine oppgåver knytt til føring av skatterekneskapen, innkrevjing og arbeidsgjevarkontroll etter lov av 17. juni 2005 nr. 67 om betaling og innkrevjing av skatte- og avgiftskrav (Skattebetalingsloven). Formålet med instruksen er å sikre at det vert gjennomført kontrollaktivitet som avklarar om den faglege utføringa av oppgåvene ved skatteoppkrevjarkontoret følgjer lover, forskrifter, instruksar og regelverk elles. Instruksen skal og sikre at skatteoppkrevjarane vert gjevne pålegg der den faglege utføringa ikkje er tilfredsstillande, og at pålegg og tilrådingar vert følgde opp. i Omfang og formål med kontrollen Kontrollen har omfatta hovedområdet skatterekneskap. fl Postadresse Besøksadresse SentraLbord Skatt vest Sjå eller Njøsavegen 2 ring gratis Leikanger Org. nr: : Tetefaks skattvest@skatteetaten.no

18 2010/ Side 2 av 5 2 Oppfølging av pålegg og tilrådingar frå kontorkontrollar Det er ikkje gjeve pålegg og tilrådingar ved gjennomførte kontorkontrollar. 3. Oppfølging av pålegg og tilrådingar frå tidlegare kontrollar I vår rapport for Fjell kommune frå , Sund kommune frå og øygarden kommune frå blei det gjeve pålegg eller tilrådingar. 3.1 FØlgjande pålegg og tilrådingar reknar vi som etterkomne: Pålegg gitt om rutineskildring (Fjell, Sund) sjå tilrådning i denne rapporten Pålegg gitt om erklæring om teieplikt (Fjell Sund) Pålegg gitt om forelda krav (Sund) Tilrådingar gitt om verksemdsplan (Fjell, Sund) Tilrådingar gitt om arbeidsgjeverkontrollen kontrollomfang (Fjell) Sjå kommentarer i tilrådning Tilrådingar gitt om periodisk oppgjør (Sund) Tilrådingar gitt om manuelle endringar av bankkonto (Sund, øygarden) Tilrådingar gitt om fullmakter og tilganger i SOFIE (øygarden) Tilrådingar gitt omforskyvd forfall forskottskatt (øygarden) 3.2 FØlgjande pålegg reknar vi som delvis etterkomne: Pålegg gitt om betalingsavtale. (Fjell, Sund) Tilrådning tas i pkt Pålegg og tilrådingar som følgje av denne stadlege kontrollen 4.1 Pålegg Pålegg vert gjeve når kontrollen avdekker brot på lover, forskrifter, instruksar og regelverk elles. Pålegga er anten krav om at eksisterande tilhøve skal rettast, eller om at kontoret sin praksis må endrast. Det forventast at skatteoppkrevjar innrettar seg etter pålegga innan fristane som vert gjevne.

19 2010/ Side 3 av Attestasjon, tilvising og autorisasjon ved utbetalinger Det vert vist til instruks for skatteoppkrevere 3-4 pkt. 2 og 3 og melding frå 81W av om Ny skatteoppkreverinstruks attestasjon, anvisning og autorisasjon i forbindelse med utbetalinger. Hovedregelen krev fire operasjonar og fire personar. Kravet om at dei som attesterer og tilviser og dei som autoriserer utbetalingar i banken skal vere ulike personer, kan fravikast dersom arbeidssituasjonen ved kontoret medfører at slik arbeidsdeling ikkje lar seg etablera. Sjå alternativ 1. Det vert akseptert i slike høver at ein av dei som autoriserer i bank kan være identisk med den som attesterer eller tilviser. Ved kontroll fann vi at kemnerkontoret ikkje heilt følgde desse krava. I nokre få tilfelle var det den same som godkjente i banken som og attesterte eller tilvisa. Kemnerkontoret ynsjer å endre på rutina slik at regelverka blir fulgt, og vi anmode om at dei nye rutinane må tas inn i rutineskildringa. Skatteoppkrevjar vert rådd til å sørgje for at forhold knytt til punkt kjem i orden. 4.2 Tilrådingar Skattekontoret kan etter instruksen og gje tilrådingar om tilhøve ved skatteoppkrevjar-kontoret som bør betrast. Ved vårt besøk kjem det fram tilhøve som vi meiner bør betrast for å ivareta ein god intern kontroll. Det er og andre tilhøve som etter vårt syn bør endrast for å betre utføringa av arbeidet ved kontoret Betalingsavtaler Betalingsavtalar er eit tiltak kemner nyttar i samband med innkrevjing av skattar og avgifter. Skattoppkreverrinstruicsen sin 4.1 pkt. 3 seiar Ved vurdering av innibrdringstiltakene skal skatteoppkreveren legge avgj~rende vekt på tiltak som enkeltvis eller samlet bidrar til at oppgjør kan skje h uflig og effektivt samtidi~ som det overfor skyldneren blir utvist den hensysfullhet og varsomhet som forholdene tilater ~ Vilkåra som krevjast i meldinga (02/08) pkt. 3.1 er.: 1. Skyldner må ikke være i stand til å innfri kravet på vanlig måte 2. Tilbudet må gi bedre dekning enn fortsatt innfordring. 3. Tilbudet må være det beste skyldner kan tilby 4. Avgjørelsen må ikke være støtende eller være egnet til å svekke den alminnelige betalingsmoral. Punkt 4 i meldinga omhandler krav til sakshandsamar av søknader om betalingsordning.

20 4 2010/ Side 4 av 5 I pkt. 4.5 fsrrste avsnitt er det krav til at i dei sakar skatteoppkrevjar har mynde til å avgjere skal ho/han lage ein skriftleg saksframstilling. Denne skal innehalde ein samla beskriving av dei faktiske forholda, sakshandsamar sin vurdering og konklusjon. I beskrivinga skal det fremgå: Dei faktiske forholda, nærmare om søkjaren, dei som vert forsørgja, inntekt, formue, gjeld og andre kreditorar Sakshandsamer sin vurdering Konklusjon Kontrollen fortalte at krava til ei skriftleg søknad frå skattytar var oppf~jlt, men det mangla ei skriftleg saksframstilling frå sakshandsamar. Det vil seia at det mangla til dømes ein vurdering av at betalingsavtale er det mest hensiktsmessige innkrevjingstiltak og at kriteria er oppfylt. Det forelå inga opplysningar om søkjaren hadde vore i dialog med sin bankforbindelse eller il&je. Behova og krava til skriftligheit er grunna i behovet for etterkontroll og sporing, både frå interne og eksterne kontrollørar. Regional kontrollenhet tilrår at kemner for ettertia handsamar søknader knytt til betalingsavtalar i henhald til meldinga nr.2/08, slik vilkåra vurderast og det gis ein samla konklusjon. Slik vurdering må være skriftleg. Rutinane som kemner nyttar kring betalingsavtalar må tas inn i rutineskildringa Godskrift annen aktør I Rutine for dokumentasjon, arkivering og oppbevaring av bilag er det eit eiget punkt om godskriving annen aktør-punkt ; Mottatt dokumen tasjon er grunnlaget for omplassering av innbetalinger eller kreditkra v mellom aktrårer i SOFJE Denne dokumen tasjonen skal oppbevares på alrtøren som pengene overføres fra. Registreriugene gir bilagsn uminer innen serie Å U7 a utoma tiske vedlegg i reskon tro. Dokumen tasjonen på omposteringen skal arkiveres i egen ringperm. Føringene kan følges opp gjennom Discovererrapporten: Innbetallnger plassert mot krav til annen aktør ~ Ved kontrollen fann vi at kontoret ikkje hadde eigne ringpermar på desse føringane. Regional kontrollenhet tilrår at ei slik rutine blir oppretta og følgd. Rutinen må takast inn i rutineskildringa Utarbeiding og arkivering av vedlegg for annulering Etter SOFIE sin Rutine for dokurnentasjon, arkivering og oppbevaring av bilag punkt , siste avsnitt om anulleringar, skal annuleringar dokumenteres med eit vedlegg med påskrift av årsaka til omgjeringa. Vedlegget skal og inkludere ei henvisning til opphavlig vedlegg og til nytt vedleggsnummer i alle tilfelle der det etablerast et nytt vedlegg som erstatning for den annulerte føringa. Manuelle annuleringar høyrar til vedleggserien OMPST-ENDR, som for Fjell har serienr , Sund har serienr og øygarden har serienr i 2010.

21 2010/ Side 5 av 5 Ved kontrollen fann vi at kontoret ikkje hadde eigne ringpermar på desse føringane. Regional kontrollenhet tilrår at ei slil~ rutine blir oppretta og følgd. Rutinen må takast inn i rutineskildringa Rutineskildring Kemnerkontoret har utarbeidet ein rutineskildring som er tilpassa kontoret slik det krevs. Regional kontrollenliet ynskjer å få tilsende ajourholda. Kemner vert rådd til å syte for at tilhøve knytt til punkt til kjem i orden. 5. Skatteoppkrevj arkontoret si tilbakemelding på rapporten Dersom noko er uklart eller misforstått frå vår side, eller det er andre spørsmål til rapporten, kan De venda Dykk til underteikna. Vi ber om skriftleg tilbakemelding på dei tiltaka skatteoppkrevjar vil sette i verk vedkomande pålegg og tilrådingar som er gjevne i rapporten, punkt 4. Vi ser fram til å få tilbakemelding innan , og vi ber om at den vert merka med saksnummer 2010/ Vi takker for god hjelp i samband med kontrollbesøket og håpar at det gode samarbeidet held fram. Med helsing an Kare Strøm underdirektør Regional kontrollenhet, Skatt vest 2~ R. tj Bjørg R. Sandnes revisor

22 FJELL KOMMUNE Kemneren i Fjell, Sund og øygarden flckjeoffentleg: Off. 13 Skatt Vest Njøsavegen LEIKANGER ~(ES~<OMMUN~ Se.< e:a- a~ Dr kontroiiuwa~ 11APR2011 Dykkar ref Vår ref. Saksh. tlf Dato SisselEkerhovd Rapport nr i frå kontroll av skatteoppkrevjarfnnksjonen i Fjell, Sund og øygarden Viser til rapport datert ogkjem med følgjande tilbakemeldingar: Pkt Attestasjon, tilvisning og autorisasjon ved utbetalingar. Kemnerkontoret har endra rutinen og rutinehandboka vil verta oppdatert. Pkt Betalingsavtalar. Kemnerkontoret har utarbeid nye skjema som vert brukt ved vurdering av betalingsavtalar for å kunne dokutnentera at alle vilkåra i 5K vert vurdert samla. Til slutt vert det gj eve ein skritleleg konklusjon. Rutinehandboka vil verta oppdatert. Pkt Godskriving anna aktør. Teke til etterretning. Rutinehandboka vil verta oppdatert Utarbeiding og arkivering av vedlegg for annullering. Teke til etterretning. Rutinehandboka vil verta oppdatert Rutineskildring. Vi tek sikte på å kunne senda oppdatert rutinehandbok i løpet av februar mars Med helsing eiss~qi Sissel Ekerhovd kemner Postadresse: Telefon: Bankkonto: Postboks 184 Telefaks: Bankkonto for skatt og avgift: STRAUME wwwjjell.kommune.no