e RGO Gro up Høgskolen i Telemark Konfigurasjon og oppsett av ephqrte for Dokumentinformasion Versjon: 1.0 Dato:

Transkript

1 e RGO Gro up Konfigurasjon og oppsett av ephqrte for Høgskolen i Telemark Dokumentinformasion Versjon: 1.0 Dato: Status: Til godkjenning Utarbeidet av: Marianne Johansen Verifisert av: Godkjent av: Dato Navn:

2 Endringshistorie Verson Dato Beskri^,else/E iidriu rer 1.0 Kortkode arkiv endret fra AHIT til ARKHIT 1.0 Arkivdel SAK - sekundert ordningsprinsipp endre fra valgfritt til fast - ASH 1.0 Arkivdel SRU skiftet navn til UTVALG og endret sekundært ordnnin s rinsip fra valgfritt til ASH 1.0 Navn på sentral journalenhet endret fra sentral journalenhet for HiT til sentral journalenhet for Høgskolen i Telemark 1.0 Administrative inndelinger: betegnelse endret fra Høgskoledirektør til Høgskoledirektøren - Rektor endret til Rektorat, Bibliotekstjenesten endret til Bibliotek. Forkortelser endret fra studforsk til studie og fra bibl til bib 1.0 Tilgangskoder betegnelse endret fra Personal til Personalsaker og Student til studentsaker 1.0 Lagringsområdet for maler lagt inn \\\KonfigEPHORTE 2

3 RAMMEVERK... 4 INSTALLERT PROGRAMVARE...4 MODULER... 4 ARKIVSTRUKTUR... 5 ARKIV... S ARKIVDELER... 6 ARKIVPERIODE JOURNALENHET I 1 ORDNINGSPRINSIPP TYPE ORDNINGSPRINSIPP ADMINISTRATIV STUKTUR ADMINISTRATIVE ENHETER ADRESSE PROFILER GENERELLE STANDARDVERDIER BRUKERADMINISTRASJON OG TILGANGSSTYRING PERSON ROLLE AUTORISASJON ADRESSE ROLLER TILGANGSKODE AVGRADERINGSKODE TILGANGSGRUPPE (FASTE)...23 ELEKTRONISK ARKIV DOKUMENTMALER LAGRINGSFORMAT LAGRINGSENHET SGK-FUNKSJONER IMPORTSENTRALTYPE MAPPE TYPE LENKETYPER ARKIVSTYRING PROSJEKTREGISTER JOURNALSTATUS...27 PREDEFINERTE SØK OG RAPPORTER SØK SOM GJELDER FOR ALLE LEDERSØK ARKIVSØK RAPPORTER INNSTILLINGER I EPHORTE CONFIG \\\Konfp-EPHORTE 3

4 45 Rammeverk Installert programvare Hvilken type klienter skal installeres og hvem skal bruke dem Brukes av Type klient (Win/Web) Arkivar Web Saksbehandler Web Leder Web Utvalgssekretær Web Moduler Navn å tilleggsmodul Installert (Ja/Nei) Skanning ja E- ost Ja (ikke outlook2e horte) SGK - Generell dokumenthåndterin g Ja Utvalgsbehandling Ja Side 4 av 39

5 0 Arkivstruktur Arkiv Følg-ende verdier rezistreres for Arkiv Ledetekst Forklaring Verdi Kortkode Forkortelse for arkivets navn AØT Betegnelse Arkivets navn Arkivet for Høgskolen i Telemark Standard arkivnøkkel Standard nummerserie Fra dato Nummerserie knyttet til det enkelte arkiv (benyttes særlig i forb. med utvalgsbehandling), hentes fra nedtrekksmen. Standard er Felles nummerserie Dato arkivet ble opprettet Felles nummerserie Side 5 av 39

6 0 Arkivdeler Ledetekst Forklaring Verdi Arkivdel Forkortelse for arkivdelens navn SAK Betegnelse Arkivdelens navn Saksarkiv for HIT Arkiv Navn på arkivet arkivdelen tilhører, hentes fra AHIT nedtrekksmen Nummerserie Nummerserie knyttet til den enkelte arkivdel (benyttes Felles nummerserie særlig i forb. med utvalgsbehandling), hentes fra nedtrekksmen. Standard er Felles nummerserie Primært "Arkivnøkkel", hentes fra nedtrekksmeny ASH ordnips rinsi Sekundært Betegnelse for sekundærkode / objektkode, hentes fra ASH ordvin s rinsi nedtrekksmen Valgfritt Avkrysningsfelt for sekundærkode / objektkode Nei sekundært ordnip s rinis Primærkode Felles primærkode for alle saker i arkivdelen. Dersom Blank arkivdelen f.eks. er opprettet for personalsaker kan hele arkivdelen ha 221 Personalsaker som primærkode. Tilsvarende for f. eks. egen arkivdel for budsjettsaker. Arkivstatus Hentes fra nedtrekksmeny, med lovlige verdier. Se Aktiv hjelpetabell Arkivstatus Arkiveres på papir Avkrysningsboks, må alltid krysses av ved papir- og Nei blandingsarkiv Elektronisk Avkrysningsboks, må alltid krysses av ved elektronisk- Ja lagrede og blandingsarkiv dokumenter Startdato Automatisk dagens dato Merknad Fritekst felt Feltene under fanen detaljer er ikke obligatoriske og trenger ikke være utfylt ved oppstart Side 6 av 39

7 0 Ledetekst Forklaring Verdi Arkivdel Forkortelse for arkivdelens navn PERS Betegnelse Arkivdelens navn Personalarkiv for HIT Arkiv Navn på arkivet arkivdelen tilhører, hentes fra AHIT nedtrekksmen Nummerserie Nummerserie knyttet til den enkelte arkivdel (benyttes Felles nummerserie særlig i forb. med utvalgsbehandling), hentes fra nedtrekksmeny. Standard er Felles nummerserie Primært "Arkivnøkkel", hentes fra nedtrekksmeny ASH ordnip s rinsip Sekundært Betegnelse for sekundærkode / objektkode, hentes fra Fødselsnummer ordnip s rinsi nedtrekksmen Valgfritt Avkrysningsfelt for sekundærkode / objektkode Nei sekundært ordnip s rinis Arkivstatus Hentes fra nedtrekksmeny, med lovlige verdier. Se Aktiv hjelpetabell Arkivstatus Arkiveres på papir Avkrysningsboks, må alltid krysses av ved papir- og Nei blandingsarkiv Elektronisk Avkrysningsboks, må alltid krysses av ved elektronisk- Ja lagrede og blandingsarkiv dokumenter Startdato Automatisk dagens dato Merknad Fritekst felt Feltene under fanen detaljer er ikke obligatoriske og trenger ikke være utfylt ved oppstart Side 7 av 39

8 0 0 Ledetekst Forklaring Verdi Arkivdel Forkortelse for arkivdelens navn STUDENT Betegnelse Arkivdelens navn Studentarkiv for HIT Arkiv Navn på arkivet arkivdelen tilhører, hentes fra AHIT nedtrekksmen Nummerserie Nummerserie knyttet til den enkelte arkivdel (benyttes Felles nummerserie særlig i forb. med utvalgsbehandling), hentes fra nedtrekksmen. Standard er Felles nummerserie Primært "Arkivnøkkel", hentes fra nedtrekksmeny ASH ordnip s rinsi Sekundært Betegnelse for sekundærkode 1 objektkode, hentes fra Studentnummer 1~ Ali ordnips rinsi nedtrekksmen Valgfritt Avkrysningsfelt for sekundærkode 1 objektkode Nei sekundært ordnip s rinis Arkivstatus Hentes fra nedtrekksmeny, med lovlige verdier. Se Aktiv hjelpetabell Arkivstatus Arkiveres på papir Avkrysningsboks, må alltid krysses av ved papir- og Nei blandingsarkiv Elektronisk Avkrysningsboks, må alltid krysses av ved elektronisk- Ja lagrede og blandingsarkiv dokumenter Startdato Automatisk dagens dato Merknad Fritekst felt.tt Feltene under fanen detaljer er ikke obligatoriske og trenger ikke være utfylt ved oppstart Side 8 av 39

9 Ledetekst Forklaring Verdi Arkivdel Forkortelse for arkivdelens navn UTVALG Betegnelse Arkivdelens navn Styrer. råd o utval Arkiv Navn på arkivet arkivdelen tilhører, hentes fra AHIT nedtrekksmen Nummerserie Nummerserie knyttet til den enkelte arkivdel (benyttes Felles nummerserie særlig i forb. med utvalgsbehandling), hentes fra nedtrekksmeny. Standard er Felles nummerserie Primært "Arkivnøkkel", hentes fra nedtrekksmeny ASH ordnin s rinsi p Sekundært Betegnelse for sekundærkode / objektkode, hentes fra ASH ordnin s rinsi nedtrekksmen Valgfritt Avkrysningsfelt for sekundærkode / objektkode Nei sekundært ordnin s rinis Arkivstatus Hentes fra nedtrekksmeny, med lovlige verdier. Se Aktiv hjelpetabell Arkivstatus Arkiveres på papir Avkrysningsboks, må alltid krysses av ved papir- og Nei blandingsarkiv Elektronisk Avkrysningsboks, må alltid krysses av ved elektronisk- Ja lagrede og blandingsarkiv dokumenter Startdato Automatisk dagens dato Merknad Fritekst felt Feltene under fanen detaljer er ikke obligatoriske og trenger ikke være utfylt ved oppstart SGK arkivdel opprettes ikke foreløpig Side 9 av 39

10 0 Arkivperiode Ledetekst Forklaring Verdi Periode Nummer å arkivperiode 1 Arkiv ArkivtilhØri het AHIT Arkivstatus Generell status for arkivperioden A Fra dato Start dato for arkivperiode d.d. Til dato Sluttdato for arkivperiode Side 10 av 39

11 0 0 Journalenhet Følgende verdier registreres for hver iournalenhet. Ledetekst Forklaring Verdi Jornalenhet Forkortelse for journalenhetens navn SJ Betegnelse Journalenhetens navn Sentral journalenhet for Høgskolen i Telemark Lokalisering Journalenhetens plassering Sentralarkivet Avsluttet dato Fylles ut hvis journalenheten utgått Standardverdier - journalstatus Ledetekst Eksterne dokumenter Inn ående Eksterne dokumenter utgående Interne dokumenter Arkivpersonale J R R Saksbehandler S R R Side 11 av 39

12 0 0 Ordningsprinsipp Ledetekst Forklaring Verdi Ordnin s rinsi Kode for arkivnøkkel som skal brukes ASH Betegnelse Navn å nøkkelen i klartekst Arkivnøkkel for statlige høgskoler Ledetekst Kortnavn som vises i skjermbildet ved Arkivnøkkel registrering Type ordningsprinsipp Hentes fra tabellen Type EH ordningsprinsipp med Noark 4 koder, nedtrekksmeny. Standardverdi ved bruk av state ris fellenøkkel er EH Tilgangskode Hvis hele ordningsprinsippet skal Blank Automatisk unntas offentlighet. Maksimal lengde I samme skjermbilde finnes også avkrysningsbokser for: Ledetekst Verdi Ordnin sverdier må beskrives A vkrysset Kan benyttes ved klasseria Avkrysset Sekundær inndeling tillatt Avkrysset Egendefinerte, verdier tillatt Automatisk innlegging ave egendefinerte verdier Sekundært ordnin sprinsi p B 1ankt Side 12 av 39

13 0 Ledetekst Forklaring Verdi Ordningsprinsipp Kortkode for ordningsprinsippet som FNR skal brukes Betegnelse Navn å nøkkelen i klartekst Fødselsnummer, navn Ledetekst Kortnavn som vises i skjermbildet ved Fødselsnummer registrering Type ordningsprinsipp Hentes fra tabellen Type FNR ordningsprinsipp med Noark 4 koder, nedtrekksmeny. Standardverdi ved bruk av statens fellenøkkel er EH Tilgangskode Hvis hele ordningsprinsippet skal p Automatisk unntas offentlighet. Maksimal lengde 11 I samme skjermbilde finnes også avkrysningsbokser for: Ledetekst Ordnin sverdier må beskrives Kan benyttes ved klassering Sekundær inndeling tillatt Egendefinerte verdier tillatt Automatisk innlegging avegendefinerte verdier Sekundært ordnin s rinsi Verdi Avkrysset Av slet Avkrysset Ja Ja Blankt Side 13 av 39

14 Ledetekst Forklaring Verdi Ordningsprinsipp Kortkode for ordningsprinsippet som SNR skal brukes Betegnelse Navn å nøkkelen i klartekst Studentnummer Ledetekst Kortnavn som vises i skjermbildet ved Studentnummer registrering Type ordningsprinsipp Hentes fra tabellen Type SNR ordningsprinsipp med Noark 4 koder, nedtrekksmeny. Standardverdi ved bruk av statens fellenøkkel er EH Tilgangskode Hvis hele ordningsprinsippet skal S Automatisk unntas offentlighet. Maksimal lengde I ll I samme skjermbilde finnes også avkrysningsbokser for: Ledetekst Ordnin sverdier må beskrives Kan benyttes ved klassering Sekundær inndeling tillatt Egendefinerte verdier tillatt Automatisk innlegging avegendefinerte verdier Sekundært ordnin s rinsi Verdi Avkrysset Avkrysset Avkrysset Ja Ja Blankt Side 14 av 39

15 0 Type ordningsprinsipp Kun evt avvik fra standardverdier leq,i^es inn Verdi Beskrivelse FNR Fødselsnummer SNR Studentnummer Side 15 av 39

16 Administrativ struktur Administrative enheter Følgende verdier registreres for hver administrativ enhet Kode Enhetsforkortelse dette nivå Betegnelse Nivå Underla enhet 0 Ufordelt Ufordelt administrativ enhet 0 HIT HIT Høgskolen i Telemark 1 DIR DIR Høgskoledirektøren 2 HiT REKTOR REKTOR Rektor 2 HiT STAB STAB Høgskoledirektørens kontor 3 DIR INFO INFO Informasjonstjenesten 3 DIR STUDIE STUDIE Seksjon for studie- og forskningssaker 3 DIR ØKO ØKO Seksjon for økonomisaker 3 DIR PERSONAL PERSONAL Seksjon for personal- og organisasjonssaker 3 DIR BIBL BIBL Biblioteket 3 DIR DRIFT DRIFT Driftstjenesten 3 DIR IT IT IT-tjenesten 3 DIR AF AF Avdeling for allmennviteskapelige fag 3 DIR EFL EFL Avdeling estetiske fag, folkekultur og 3 DIR lærerutdanning HS HS Avdeling for helse- og sosialfag 3 DIR TF TF Avdeling for teknologiske fag 3 DIR Side 16 av 39

17 0 Adresse Organisasjonens adresse legges på øverste administrative nivå. Den vil da gjelde for alle personer som blir registrert. Finnes det administrative enheter som har en avvikende adresse, kan dette registreres på enheten. Er det en person som har en avvikende adresse må dette registreres på personnivå. Profiler Profiler registreres på øverste administrative enhet. Følgende profiler kan registreres for de ulike rollene Rolle: AR1 : Profil: -1,0 Meny: APSearches;Arkivsøk;falsenPredefSearches;Fellessøk;falseuLESearches;Ledersøk;falseøSB Searches; Saksbehandlersøk;falseDOtherPredefSearches;Minesøk;f alseøreports;rapporter;falseøimportcentral;importsentraler;falseøcatalogue;kataloger;falseutools;verktøy;falseømodules;moduler;false Rolle: LD: Profil: -5,-3,0 Meny: LESearches;Ledersøk;falser-{PredefSearches;Fellessøk;falsea0therPredefSearches;Minesøk;trueuReports;Rapporter;falsenlmportCentral;Importsentraler;false DCatalogue;Kataloger;falser-[Tools;Verktøy;falseoLESearcheseSBSearchesøModules Rolle:SB: Profil: -5,-3,0 SB Searches; saksbehandlersøk;falseupredefsearches;fellessøk;falseootherpredefsearches;minesøk;trueoreports;rapporter; falseulmportcentral;importsentral er;falscacatalogue;kataloger;falseøtools; V erktøy;falseo Side 17 av 39

18 0 0 Generelle standardverdier I et eget skjermbilde registreres Standardverdier før man tar systemet i bruk. Diskuter med kunden hvilke verdier som skal være standard. Ledetekst Verdi: Adm enhet: HiT Skilletegn administrativ enhet - Saksstatus arkivpersonale: B Saksstatus saksbehandler R Tilgangskode sak: Blank Tilgangskode inngående dok: Blank Tilgangskode interne dok Blank Behandlingsfrist inngående dok. med forfall: Blank Behandlingsfrist interne dok Blank Behandlingsfrist inngående dok med forfall Blank Bevaringstid eldre versjoner: 36 MND Lagringsenhet: PROD Side 18 av 39

19 0 0 Brukeradministrasjon og tilgangsstyring Det finnes standard brukere i Ephorte ved installasjon. Disse brukerne må IKKE slettes. For alle ledere og saksbehandlere som ellers skal ha tilgang til systemet må det defineres brukere etter følgende mal (Forslaget under kun et eksempel!) Person Ledetekst Forklaring Verdi Initialer Initialer på bruker - vises på saker og jp'er i ephorte AHH Ikke samme som brukernavn, bruker initialer som eksisterer i organisasjonen i dag. BrukerID Påloggingsnavn i ephorte. Samme som brukernavn på Andershh windows Navn Felt for for-, mellom-, o etternavn Anders Harald Hansen Rolle Ledetekst Forklaring Verdi Rolle ID Navn på rollen som er knyttet til bruker SB Standardrolle Avkrysses for rollen som skal foreslåes når brukeren logger se å. Adm. enhet Enheten der personen hører til DRIFT Arkivdel Brukers standard arkivdel. (alle har tilgang til alle SAK arkivdeler, men dette er den som kommer opp som standard Journalenhet Brukers journalenhet SJ Rolletittel Rolletittel bruker velger når han logger seg på. Hvis Saksbehandler-DRIFT in entin lagres her, registreres samme som rolle ID. Stilling Stillingstittel som flettes inn i brev. 1. konsulent Side 19 av 39

20 0 0 Autorisasjon Ledetekst Forklaring Verdi Tilgangskode Hvilke tilgangskoder bruker er autorisert for å bruke - for å lese. Autorisert for hele virksomheten Krysses av hvis man har leserettigheter for alle dokumenter i virksomheten som er påført denne tilgangskoden (sjelden) Adm. enhet Administrativ enheter som tilgangskoden skal gjelde. Hvis en angir at klareringen gjelder en eller flere administrativ enheter, vil personene få lesetilgang til disse. Angir man verken Autorisert for hele virksomheten eller noen adm enhet her, får man kun tilgang til sine egne saker/jp'er, - ved unntatt offentlighet. Adresse Her angir man en brukers adresse om den avviker fra Organisasjonen eller enhetens adresse. Det må fylles ut e-postadresse for alle brukere. Personens telefonnummer må også fylles ut om man ønsker at det skal flettes inn i brev. Side 20 av 39

21 Roller Alle roller som skal være tilgjengelige i systemet må defineres i dette hjelperegisteret. Legg merke til at virksomheten selv kan angi hvilke egenskaper en rolle skal inneha innefor de rammer som NOARK-4 standarden oppretter. I tabellen angis hvilke rettigheter/egenskaper som de ulike rollene er tilordnet. EPhorte leveres med Noark 4's standard rolle -1 EKS Eksterne, 0 SY Systemansvarlig, i ARl Arkivansvarlig, 2 AR2 Arkivpersonale, 3 LD Leder/saksfordeler, 4 SB Saksbehandler, 5 US Utvalgssekretær, 6 AN Andre, 7 EKS Eksterne Det er også mulig å kun endre rolletittel - ikke selve rollen. Se avsnittet Rolle - Rolletittel HiT vurderer å gi superbrukere rollen leder, men kalle rolletittelen Superbruker Tilgangskode Det anbefales å lage egne koder for de hjemler etaten benytter som ikke følger som standardverdier. Her følger liste over standardverdiene i ephorte: i i Unntatt etter offentlighetslovens 11 l! or»k w < <i- t_d 3 ;r&j V5 Unntatt etter offentlighetslovens 5 35a Unntatt etter offentlighetslovens 5a og forvaltningslovens 13 1/6 Unntatt etter offentlighetslovens 6 B ven vf H K KL P Fortrolig etter beskyttelsesinstruksen H-emmelig ne-- ^etsloven Knnfiriensielt etter sikkerhetsleven K ientsaker Personalsaker n XX Midlertidig sperret. Denne kan settes automatisk ved bruk av journalstatus M. Avgradering skjer automatisk i henhold til verdi satt i feltet YY med mindre offentlighetsvurdering er foretatt innen den tid. For nye verdier, se neste side Side 21 av 39

22 i 0 Følgene koder registreres: Tilgangskode Betegnelse Hjemler Anvendelsesområ Avskjerm tittel Avskjerm de automatisk... avsender/mottake r. U Unntatt offentlighet Unntatt etter offentlighetslovens 11 Unntatt etter offentlighetslovens 5 Unntatt etter offentlighetslovens 5a og forvaltningslovens 13 Unntatt etter offentlighetslovens 6 valsaker S Studentsaker PX Sensitive personopplysninger - Ja Ja personal SX Sensitive personopplysninger - Ja Ja student MU Møte- o utvalgsdokumenter Avgraderingskode Dette må fylles ut for hver hjemmel Hjemmel Av raderin skode Av raderin stid Unntatt etter offentlighetslovens 5a G 60 år Unntatt etter offentlighetslovens 11 G 60 år Unntatt etter offentlighetslovens 6 G 60 år Side 22 av 39

23 Tilgangsgruppe (faste) Det finnes tilfeller der en eller flere personer ansatt i en annen administrativ enhet enn den hvor en bestemt type saker hører hjemme har behov for lese/skrivetilgang til slike saker. Disse personene kan da meldes inn i en tilgangsgruppe som gis leselevnt. skriverettigheter til disse sakene på tvers av administrativ enhet. Det kan opprettes forhåndsdefinerte tilgangsgrupper der medlemmer meldes inn i det samme registeret. Medlemmene kan dynamisk meldes inn og ut av gruppen og gruppenavnet benyttes ved påføring på sak/jp for å utvide lese- og skriverettighetene. Det er også mulig å opprette ad hoc-tilgangsgrupper som kun tilknyttes den aktuelle sak/ P. Medlemmer meldes inn for den aktuelle sak/jp av saksbehandler selv. Disse ad hoc- gruppene kan ikke gjenbrukes Ikke bestemt noen faste tilgangsgrupper ved oppstart Tilgangsgruppe _l Medlemmer Side 23 av 39

24 Elektronisk arkiv Dokumentmaler Filområde Filområde for lagring av maler er \\fluesopp\enhortedoe maler\hit Dette området er det samme for kurs- og produksjonsbase Følgende dokumentmaler skal registreres i ephorte: Type Betegnelse Format i Skanning, Hent fil fra disk u Brev, Hent fil fra disk N Notat, hent fil fra disk x Notat, Hent fil fra disk y Arbeidsdokument, Hent fil fra disk. Lagringsformat Føleende laarinasformater skal registreres i Enhorte: Lagringsformat Beskrivelse Arkivformat Filtype Word Word versjon DOC RA-PDF Portable document format x PDF RA-SGML SGML med tilhørende DTD X XML RA-TEKST ISO X TXT RA-TIFF6 TIFF versjon 6 X TIF Powe oint MS-Powe oint PPT Excel Exel XLS HTML HTML X HTML MSG Outlook element MSG PROD Produksjonsformat Side 24 av 39

25 0 Ø-HTML HTML-format X HTML XLS Excel XLS Lagringsenhet Ledetekst Forklaring Obligatorisk v. oppstart Lagringsenhet Forkortet navn ålagringsenheten Ja Beskrivelse Beskrivelse av lagringsenhet, standardverdi er "Standard lagring" Ja Dokumentsti Kursbase: \\flueso \e hortedoc\hit\kurs Ja Porduks'onsbase: \\flueso p1e hortedoc\hit\ rod Side 25 av 39

26 0 SGK-funksjoner Importsentraltype Importsentraltype IMAP finnes standard, men det må fylles ut servernavn for hver kunde. Beskrivelse IMAP Biblioteksklasse GeckoWebMailIma.dll#Gecko.Web.Mail.Ima.Ima MailSession Oppkoblingsparameter Server=SIST SERVERJ;Mailbox= lms BRUKERNAVN ^ssword= IMS PASSORD ;Folder= IMS MAPPEI;SSL=True Servernavn e ost.hit.no:993 Ob'ekttype Hentes fra drop down meny = Mail - e-postmelding SSL skal kun stå til True hvis porten på mailserveren er 993 Mappetype De standardverdier som følge med Ephorte ved installasjon skal stå. Følgende nye mappetyper skal registreres i Ephorte Inaen nve Ma et e Bete nelse Kategori PM Privatmappe AM Enhetsmappe FM Fellesmappe Lenketyper Alle lenketyper ligger inne som standard, men man må gå inn på hver type og skrive inn servernavn Weblsharedlaspxldefault/details.aspx?f%3DViewDB%20(GLI)%26DB_DOKID%3D Side 26 av 39

27 0 Arkivstyring Prosjektregister Ingen verdier ved oppstart Følgende prosjekter skal registreres i Ephorte: HiT vurdere dette til oppstart Prosiekt ID Beskrivelse Journalstatus Følgende er standard ved oppstart Betegnelse Avsluttet Ekspedert Ferdig Journalført Midlertidig registrert Reservert Registrert/oppdatert av saksbehandler utgått/flyttet I tillegg registreres G Til godkjenning Side 27 av 39

28 Predefinerte søk og rapporter Følgende standardsøk skal settes opp: Søk som gjelder for alle (disse ligger i utgangspunktet under felles søk - kan flyttes til andre seksjoner) (fast betyr at det ligger standard i ephorte) Egne restanser fast o Avsmot Har restanse Avhuket o Avsmot Saksbehandler PN ID og Journalpost Status F,J,A,M,S,E Søketype JPO Rekkefølge: Vis ulest for SB Utfør ved oppstart Merknad.- Mottatt ost som skal besvares Egne komse ter fast o Journalpost Status JR o Journal ost Saksbehandler PN ID Søketype JP Rekkeføl e: Merknad.- Egenproduserte dokumenter som ikke er ferdi stilt Side 28 av 39

29 0 i Mottatte journalposter fast - kan slettes Operator Tabell Felt Kriterium o Avsmot Saksbehandler PN ID o Avsmot Innholdstype Mottaker o Journalpost Status F,J,A,M,S,E o Journalpost Journaldato -14 Søketype JPO Rekkefølge Vis ulest for SB Utfør ved oppstart Merknad.- Mottatt ost siste 14 dager Til odk' ennin fast o Journalpost Status G o Journalpost Godkjennes av IPN ID Søketype JPO Rekkefølge: Vis ulest for Sb Ut ør ved oppstart Merknad.- Mottatt or odk nnin (høring) Side 29 av 39

30 0 0 Ufordelte journal oster fast o Avsmot Adm. enhet AI ID o Avsmot Saksbehandler Ufordelt o Journalpost Dokumentrye i og Journal ost Status F,J,A,M,S,E Søketype JPO Rekkefølge: Vis ulest for Sb Utfør ved oppstart rollebetingelse RO LEDER - eller legges under seksjon Ledersøk Merknad.- Mottatt ost som skal fordeles til saksbehandler Siste journalposter (fast) Lagt inn med seri t Rekkefølge: Merknad.- 10 siste journal oster du har sett å Siste saker (fast) Lagt inn med seript RekkoWge_ Merknad.- 10 siste saker du har settpå Side 30 av 39

31 Utsjekkede dokumenterfflfast Lagt inn med script Rekkefølge: Merknad.- Dokumenter som ikke er lagret i ephorte (sjekket inn) Ordnin s rinsi er (fast) Lagt inn med scri t Rekkefølge: Merknad.- Side 31 av 39

32 0 Følgende søk settes opp i konfigurasjonen. (legges under felles søk - kan flyttes.) Til orientering eller Post til orientering (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o Avsmot Saksbehandler IPN IDA o Avsmot Innholds e Mottaker o Avsmot Har restanse Ikke avhuket o Avsmot Avskrivingsmåte o Journalpost Status F,J,A,M,S,E o Journalpost Journaldato -90 Søketype JPO Rekkefølge Vis ulest for SB Ut ør ved W start Merknad.- Mottatt ost som ikke må besvares (siste 90 dager) Besvart eller Besvarte henvendelser (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o Avsmot Saksbehandler PN ID o Avsmot Har restanse Ikke avhuket o Avsmot Avskrivingsmåte o Journalpost Status F,J,A,M,S,E o Journalpost journaldato -90 Søketype JPO Rekkefølge: Merknad. Mottatt ost du har besvart (siste 90 dager) Side 32 av 39

33 Sendte eller Mine journalpost er (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o Journal ost Saksbehandler IPN ID o Journalpost Status F,J,A,M,S,E,G o Journal ost Dokumenttype U,X,N,S og i Journal ost journaldato -90 Søketype JPO Rekkefølge: Merknad.- Egenproduserte dokumenter som er sendt - inkludert sendt til Godkjenning siste 90 dager) Mine saker (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o NoarkSak Ansvarlig PN ID Søketype SAK Rekkefølge: Merknad.- Side 33 av 39

34 Ledersøk Post til min avdeling (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o Avsmot Adm.enhet AI ID o Avsmot Innholdstype Mottaker o journalpost Dokumenttype I,N,X o journalpost Status F,J,A,M,S,E og journalpost Journaldato -7 Søketype JPO Rekkefølge: Endre kriterier før søk: journaldato Merknad.- Post fra min avdeling (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o journalpost Adm.enhet BAI ID o journal ost Dokumenttype U,N,X,S o journalpost Status E,F,J,G o journalpost Journaldato -7 Søketype JPO Rekkefølge: Endre kriterier ør søk: journaldato Merknad.- Avdelingens restanser (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o Avsmot Har restanse Ja o Avsmot Innholdstype Mottaker o Avsmot Afm. enhet AI ID Side 34 av 39

35 0 09 Søketype JPO Rekkefølge: Merknad: journalpost Status F,J,S,M Side 35 av 39

36 0 Arkivsøk Alle utsjekkede dokumenter (fast) (flyttes gjerne til arkivsøk) Lagt inn med scrwt Rekke øl e: Merknad.- Til journalføring - utgående (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium og Journalpost Status F,E o Journalpost dok e N,U,X,S Søketype JPO Rekkefølge I Til journalføring ut- o inn kan evnt. slåes sammen Til "ournalførin - inngående nytt) Operator Tabell Felt Kriterium O Journalpost Status S O Journalpost Dok e I Søketype JPO Rekkefølge 2 Til omfordeling (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o Journalpost Saksbehandler Ufordelt] o Journalpost Adm. enhet [Ufordelt] og i Journalpost Status J,M,S Søketype JPQ Rekkefølge 3 Merkand Side 36 av 39

37 0 0 Til arkivering sak eller Saker som kan avsluttes (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o NoarkSak Status F Søketype SAK Rekkefølge 4 Merknad.- Saker markert som ferdi av saksbehandler Saker med status R (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o NoarkSak Status R Søketype SAK, Rekkefølge 5 Merknad.- Saker opprettet av saksbehandler Under arbeid i hele organisasj nen (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o Journalpost Status R o Journalpost Journaldato -31 Søketype SAK Rekkefølge 6 Merknad.- journalposter opprette av saksbehandler o ikke ferdi stilt Til fordeling sak eller Ufordelte saker (nytt) Operator Tabell Felt Kriterium o NoarkSak Ansvarlig [Ufordeltl o NoarkSak Ant. oster >1 Søketype SAK rekkefølge 7 Side 37 av 39

38 Rapporter Under dette valget i utforsker vil man kunne skrive ut rapporter. Følgende rapporter ligger som standard i ephorte F' yppnrter - LI journaler Journaldagens) Journal (intervall) Offentlig journal (intervall) Ø,PpfØlging Restanseliste Forfallsliste OBS-liste Kassasjonsliste Avgraderingsliste =.t stistikk Saksbehandlingstid saker Saksbehandlingstid journalpos Journalpost pr. adm.enhet Restansestatistikk for saker Restansestatistikk for journalf Bruktte arkivkoder Saker pr. adm.enhet Statistikk over avsenderelmot CU Andre Fakturagrunnlag Merknader i jounalpost Merknader i sak Skilleark ny journalpost Saksomslag Presedens Side 38 av 39