IK-dokument nr.: 4.25 Opprettet dato: Dokumentnavn: Personalhåndbok Revidert dato: PERSONALHÅNDBOK. Side 1 av 20

Transkript

1 PERSONALHÅNDBOK Side 1 av 20

2 Innhold GENERELL INFORMASJON 4 VEDTEKTER FOR J.I.BYGG AS 5 Taushetsplikt/opplysningsplikt 5 Forhold til kunder og leverandører 5 Forhold til pressen 5 Aktiviteter utenfor bedriften 5 Avskjed 6 Ulovlig fravær 6 ID-kort 6 Forsikringer 6 Bedriftshelsetjeneste 6 Firmaets biler/utstyr 6 ORGANISASJONSKART 7 INTERNKONTROLL/KVALITETSSIKRING 7 ETISKE RETNINGSLINJER 8 HANDLINGS- OG VARSLINGSPLAN VED ULYKKER 8 Ved nesten-ulykker 8 Ved ulykker 8 Ved alvorlige ulykker 8 Særlig om elektrisk støt/strømgjennomgang 9 Ved akutt forurensning 9 Viktige telefonnummer 9 EGENMELDING/SYKMELDING/PERMISJONER 10 Egenmelding 10 Skyldes fraværet arbeidet? 11 Sykemelding dokumentasjonsplikt 11 Oppfølging av sykmeldte 12 Sykt barn 12 Permisjoner 13 Side 2 av 20

3 FERIE/FRIDAGER 13 Overføring av ferie 14 Feriepenger 14 LØNN 14 Timelister 15 Utlegg 15 Arbeids- og overtid 15 Avspasering av overtid 16 Overtidsmat 16 Hviletid 16 Tillegg 16 Bevegelige helligdager 16 Innarbeiding av fridag(er) 17 Diett/kjøregodtgjørelse 17 Lønnsforhandlinger 17 OBLIGATORISK TJENESTEPENSJON 17 FIRMABILER/FIRMABILINSTRUKS 17 Instruks for firmabilbrukere 18 ARBEIDSKLÆR/VERNEUTSTYR 19 UTTAK AV PC, MOBIL, KAMERA, OG LIGNENDE 19 VERKTØY 19 MEDARBEIDERSAMTALER 20 TILHØRENDE DOKUMENTER 20 Side 3 av 20

4 GENERELL INFORMASJON Totalentreprenør J.I. Bygg AS ble etablert av Jan Isaksen i 1979 og har i alle år drevet virksomheten lokalisert i Vestby kommune. Vårt primære nedslagsområde er Oslo, Akershus og Østfold, men vi utfører også oppdrag rundt om i landet og i Sverige. Med 35 års virke har J.I. Bygg AS opparbeidet seg høy kompetanse og bred erfaring med oppføring, ombygging og rehabilitering av alle typer bygg. Bedriften har en sterk organisasjon og gode rutiner for prosjektgjennomføring, herunder KS og HMS, noe som sikrer en effektiv, korrekt og sikker gjennomføring også av omfattende og komplekse prosjekter. J.I. Bygg AS er sertifisert miljøfyrtårnbedrift, og miljøhensyn søkes ivaretatt i vårt internkontrollsystem og gjennomføres i praksis gjennom styring og planlegging av innkjøp av varer og tjenester, avfallshåndtering, transport og energibruk. Vi ønsker at J.I.Bygg AS skal ha en stab av fast ansatte, faglærte medarbeidere. Som et ledd i dette arbeidet, er firmaet godkjent som opplæringsbedrift. Firmaadresse: Johan Herman Wesselsvei 99, 1540 Vestby Tlf.: Fax.: Org.nr.: E-postadresse: firmapost@jibygg.no Web-adresse: Bankgironr.: (Sparebanken Hedmark) Åpningstider på kontoret: Arbeidstid: Mandag torsdag kl Fredag kl Mandag torsdag kl Fredag kl Side 4 av 20

5 VEDTEKTER FOR J.I.BYGG AS Taushetsplikt/opplysningsplikt Arbeidstakeren har taushetsplikt om kunder og kunders virksomhet. Denne plikten gjelder ikke bare utad, men også overfor andre arbeidstakere i bedriften for hvem disse opplysningene er uvedkommende eller unødvendige. På tilsvarende måte har arbeidstakeren taushetsplikt om J.I.Byggs egen og andre bedrifters virksomhet, både hva angår forretningsmessig, sikkerhetsmessige og interne organisasjonsmessige forhold. Taushetsplikten gjelder uansett kilde og under hvilke omstendigheter opplysningene er gitt eller innhentet. Taushetsplikten gjelder ikke når arbeidstakeren i h.h.t. lov har plikt til å gi opplysninger. Heller ikke skal taushetsplikten hindre arbeidstakeren i å påtale virksomhet eller handlinger som skjer på vegne av bedriften eller i bedriftens navn, som strider mot gjeldende lover og forskrifter. Forhold til kunder og leverandører Arbeidstakeren må opptre høflig og korrekt overfor bedriftens kunder og leverandører. Arbeidstakeren må ikke betinge seg økonomiske fordeler fra personer de på bedriftens vegne kommer i kontakt med. Forhold til pressen Henvendelser fra pressen skal høflig avslås uansett hva det gjelder. Be om at de henvender seg skriftlig til firmaet via mail til firmapost@jibygg.no, og de vil få svar på sine spørsmål. I samarbeid med daglig leder kan man gjerne avtale møter med pressen, men under forutsetning at man skal godkjenne artikler med tekst og foto før disse går i trykk eller legges ut på nettavis. Avtale om dette må gjøres skriftlig før møtet starter, gjerne pr. mail. Aktiviteter utenfor bedriften Arbeidstakeren må ikke drive privat forretningsvirksomhet av noen art uten at bedriften på forhånd er underrettet skriftlig og har gitt sitt samtykke til dette. Heller ikke må arbeidstakeren uten Side 5 av 20

6 samtykke ha lønnet arbeid som griper inn i vedkommendes faste arbeidstid eller i vesentlig grad legger beslag på vedkommendes arbeidskraft. Avskjed Arbeidstakeren kan avskjediges med påbud om øyeblikkelig fratreden dersom han/hun har gjort seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. Ulovlig fravær Alt fravær som ikke er godkjent av ledelsen er å betrakte som ulovlig fravær. Ved ulovlig fravær gis det muntlige/skriftlige advarsler. Ved gjentatte advarsler, kan dette resultere i oppsigelse/avskjed. ID-kort ID-kort blir utlevert til alle ansatte. ID-kortene skal medbringes hver arbeidsdag. Tap av kort skal rapporteres til kontoret øyeblikkelig. Forsikringer Alle ansatte i J.I.Bygg AS er inkludert i firmaets yrkesskade-/sykdomsforsikring gjennom Protector Forsikring ASA. Bedriftshelsetjeneste J.I.Bygg AS har avtale med Stamina BHT. Det innebærer blant annet arbeidshelseundersøkelse/ arbeidsmiljøsamtale ca. en gang pr. år. Firmaets biler/utstyr All bruk av firmaets biler/utstyr skal kun benyttes i J.I.Byggs tjeneste. Se eget avsnitt. Side 6 av 20

7 ORGANISASJONSKART INTERNKONTROLL/KVALITETSSIKRING J.I.Bygg AS har utarbeidet Internkontroll/kvalitetssikringssystem for bedriften. Bedriftens Internkontroll-/ kvalitetssikringshåndbok er basert på myndighetenes forskrift om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. Bedriften følger gjeldende normer og forskrifter. Håndboken med tilhørende prosedyrer, instrukser og rapporteringssystem skal sikre at bedriften tilfredsstiller og dokumenterer overensstemmelse med myndighetenes, kundenes og egne spesifiserte krav til internkontroll og kvalitetssikring, og gi alle ansatte klare retningslinjer for utførelse av det daglige arbeid. Alle ansatte plikter å gjøre seg kjent med og etterleve internkontrollhåndboken, forskriftenes krav og bedriftens målsetting. Side 7 av 20

8 Internkontroll/kvalitetssikringssystemet står tilgjengelig på kontoret og er publisert på intranettet. Internkontrollen gjennomgås og revideres 2 ganger pr. år. ETISKE RETNINGSLINJER Hovedmålet for bedriften er å opprettholde og videreutvikle en økonomisk bærekraftig og sunn virksomhet med gode relasjoner til både kunder og samarbeidspartnere. Ansatte i J.I. Bygg AS skal utføre sitt arbeid i samsvar med bedriftens etiske retningslinjer, og eventuelle retningslinjer pålagt oss i kontrakt med våre oppdragsgivere. Etiske retningslinjer for J.I. Bygg AS er publisert på intranettet. HANDLINGS- OG VARSLINGSPLAN VED ULYKKER Ved nesten-ulykker Arbeidssted sikres umiddelbart. Nærmeste overordnede, verneombud og HMS-koordinator varsles snarest mulig. Avviket registreres. Ved ulykker Arbeidssted sikres og nødvendig hjelp gis umiddelbart. Prosjektleder, daglig leder, verneombud og HMS-koordinator varsles snarest mulig. Avviket registreres. Ved alvorlige ulykker Førstemann på stedet: 1. Iverksett livreddende førstehjelp 2. Tilkall nødvendig hjelp 3. Tilkall ambulanse, tlf: 113 Side 8 av 20

9 Organisering av hjelpearbeidet: En leder på stedet overtar organiseringen av hjelpearbeidet til profesjonell hjelp kommer. 1. Se til at nødvendig førstehjelp blir gitt 2. Sikre ulykkesstedet 3. Varsle Hovedbedrift, J.I. Bygg AS tlf Varsle Politi, tlf: 112 eller Varsle Arbeidstilsynet, tlf: Varsle vedkommendes daglige leder 7. Varsle verneombud 8. Varsle HMS-koordinator 9. Beordre vakt på stedet Annen varsling: 1. Varsling til pårørende skal bare gjøres av politi, sykehus eller daglig leder 2. Varsling til media skal gå via myndigheter, byggherre og daglig leder Særlig om elektrisk støt/strømgjennomgang Ved elektrisk støt skal lege alltid oppsøkes for utførelse av EKG-undersøkelse. Ved akutt forurensning Dersom et uhell fører eller kan føre til akutt forurensning av det ytre miljøet, skal prosjekt- eller produksjonsleder varsles umiddelbart. Forurensning av betydning skal også varsles til brannvesen og politi. Viktige telefonnummer BRANN: 110 POLITI: 112 AMBULANSE: 113 Daglig leder: Lars Edvardsen, tlf / Side 9 av 20

10 Verneombud: Geir Fossberg, tlf Christian Lundeby, tlf Dariusz Wisniewski, tlf Christoffer Claeson, tlf Definisjoner: Nesten-ulykke: Ulykke: Alvorlig ulykke: Alvorlig skade: Snarest mulig: Hendelse som kunne medført personskade eller skade på ytre miljø, men som ved rene tilfeldigheter ikke utviklet seg til ulykke. Plutselig hendelse som forårsaker eller som kan forårsake skade på liv eller eiendom. Dødsulykker og ulykker som har ført til alvorlig skade. Enhver skade fysisk eller psykisk, som medfører varig eller lengre tids arbeidsudyktighet. På raskeste måte, uten opphold, vanligvis over telefon. EGENMELDING/SYKMELDING/PERMISJONER Egenmelding Ansatte må ha arbeidet i minst to måneder før hun/han får rett til å benytte egenmelding. Egenmelding kan benyttes 4 ganger i løpet av 12 måneder, hver egenmeldingsperiode er på max 3 dager. Melding om fravær skal gis til kontoret allerede første fraværsdag innen kl Dette gjelder uansett om den ansatte bruker egenmelding eller blir sykmeldt av lege. Egenmeldingsskjema skal alltid fylles ut og leveres kontoret senest en uke etter fraværet. Brudd på dette betegnes som ulovlig fravær og vil ikke bli lønnet. Egenmeldingsperioden er fra en til tre sammenhengende dager. Skulle en ansatt bli syk på fredag, teller lørdag og søndag som dag to og tre. Er man fortsatt syk når mandagen kommer, trenger den ansatte legeerklæring. Dette gjelder også hvis helligdager kommer inn under 3-dagers perioden. Side 10 av 20

11 Hvis den ansatte har to sykefravær som varer en dag hver innenfor en periode på 16 kalenderdager, regnes dette som to egenmeldingsperioder. Har arbeidstaker dekket et sykefravær på 3 dager med egenmelding, må vedkommende være arbeidsfør i 16 kalenderdager før han på nytt kan bruke egenmelding ved sykefravær. Egenmelding kan ikke benyttes når arbeidstakeren har fått sykepenger i 16 kalenderdager og så blir syk igjen før han har vært i arbeid i 16 sammenhengende kalenderdager. Man må ha gjenopptatt arbeidet 100% i henhold til ansettelsesavtalen og vært helt arbeidsfør i 16 kalenderdager, før man igjen kan benytte egenmelding. Egenmeldingsperioden er på 12 måneder fra første gang man blir syk. Etter 12 måneder strykes den eldste. Dersom en ansatt i løpet av 12 måneder har benyttet fire egenmeldinger, kan man miste retten til bruk av egenmelding. Den ansatte vil motta brev om dette. Dersom man blir fratatt retten til å benytte egenmelding, kan man søke om å få tilbake denne retten etter 6 måneder. Når egenmelding er brukt opp, må den ansatte til lege for å få sykemelding. Blir den ansatte syk uten å kontakte lege, blir dette betraktet som ulovlig fravær. Skyldes fraværet arbeidet? Hvis du mener at sykefraværet ditt helt eller delvis skyldes forhold på arbeidsplassen, plikter den ansatte å ta dette opp med sin leder. Er problemene av en slik art at det er vanskelig å drøfte dem med leder, ta kontakt med verneombudet, tillitsvalgt eller bedriftshelsetjenesten. Sykemelding dokumentasjonsplikt Sykepenger betales av arbeidsgiver de første 16 kalenderdagene av fraværet dersom den ansatte har krav på dette. Dette forutsetter ansettelse i minst 4 uker før uførheten inntrådte (opptjeningstid). For å få sykepenger må legeerklæring leveres arbeidsgiver snarest mulig og senest innen 9 dager. Husk at sykmeldingens del 1D skal fylles ut og signeres. Ved sykmelding ut over 16 kalenderdager skal denne delen sendes ditt NAV-kontor som utbetaler sykelønn. Arbeidsgiver skal da bare ha del 1C. Side 11 av 20

12 Oppfølging av sykmeldte Sykmeldt inntil 4 uker: Arbeidsgiver skal utarbeide en oppfølgingsplan i samarbeid med den ansatte. Planen skal inneholde vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne, aktuell tilrettelegging eller tiltak i arbeidsgivers regi og plan for videre oppfølging. Arbeidstaker skal informere om egen funksjonsevne og tidsperspektiv på fraværet, og bidra til å finne løsninger som gjør at vedkommende kan komme tilbake i arbeid raskest mulig, noe som også kan innebære andre arbeidsoppgaver dersom dette kan bidra til raskere tilbakevending. Sykmeldt inntil 7 uker: Arbeidsgiver skal innkalle arbeidstaker til dialogmøte med mindre det er åpenbart unødvendig. Møtet skal avholdes for arbeidstakere som er gradert sykmeldt hvis arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder mener det er hensiktsmessig. Ved behov kan andre aktører, som f.eks. sykmelder, bedriftshelsetjenesten, NAV og/eller tillitsvalgt/verneombud delta. Arbeidstaker må samtykke dersom sykmelder innkalles. Innen 8 uker: For å få rett til 100 prosent sykepenger etter 8 ukers sykmelding, er det et krav at arbeidstaker prøver seg i arbeidsrelatert aktivitet. NAV kan gi unntak fra aktivitetskravet hvis sykmelder dokumenterer tungtveiende medisinske grunner som hindrer at arbeidstaker kan være i arbeidsrelatert aktivitet. Det kan også gis unntak hvis arbeidsgiver kan dokumentere at det ikke er mulig å tilrettelegge på arbeidsplassen. Sykmeldt inntil 26 uker.: NAV skal innkalle til Dialogmøte nr. 2. Begge parter har møteplikt. Sykmelder skal delta hvis NAV mener det er hensiktsmessig. Arbeidsrettede tiltak skal vurderes. Alle parter kan be om at dialogmøte 2 blir gjennomført tidligere. Ved behov kan alle parter be om at NAV innkaller til et dialogmøte 3. Sykmeldt i 52 uker: Senest innen 1 år, som er maksimal tid for sykepenger, skal NAV på ny vurdere rettigheter og behov for arbeidsrettede tilgak. Sykt barn Omsorgspenger etter folketrygdloven 9-6 gis i 10 dager pr. kalenderår. Melding om sykt barn/barnepasser skal gis på samme måte som ved egen sykdom, og egenmeldingsskjema må leveres for å ha krav på lønn for slike dager. Side 12 av 20

13 Permisjoner Alle fridager/permisjoner må søkes om på forhånd. Er det forhold som ikke er nevnt nedenfor, men som den ansatte ønsker permisjon for, kan dette søkes om. Permisjon med lønn gis ved følgende tilfeller: Begravelse (1 dag) ved nærmeste familie. Med nærmeste familie siktes det til personer som står i nært slektskapsforhold til arbeidstaker, slik som ektefelle/samboer, barn, søsken, foreldre, svigerforeldre, besteforeldre eller barnebarn. Lege/tannlege inntil 2 timer maks 4 ganger pr. år. Permisjoner uten lønn gis ved følgende tilfeller: Eget bryllup (1 dag) Fødsler i hjemmet (1 dag) Begravelse venner (1 dag) Førstegang barnehagestart/skolestart for barna (1 dag) Flyttedag (1 dag) Førstegangstjeneste: Fravær og inntektstap ved førstegangstjeneste i eks. forsvaret, siviltjeneste og andre tjenester i sivilforsvar dekkes ikke av J.I.Bygg AS. Fri til kjøreopplæring må arbeides inn, ellers må feriedager benyttes til dette. Svangerskapspermisjon og fødselspenger Fødselspenger utbetales av NAV. Angående retten til permisjon, se forøvrig Arbeidsmiljøloven og NAV. FERIE/FRIDAGER Ferieåret løper fra og ferien utgjør 5 uker hvert ferieår. Ansatte som tiltrer senest i ferieåret har rett til full feriefritid. Ansatte som tiltrer etter dette tidspunktet, har rett til feriefritid på 1 uke. Side 13 av 20

14 I følge Ferieloven plikter arbeidsgiver å sørge for at arbeidstaker avvikler minst 4 uker ferie hvert ferieår, og arbeidstaker plikter å avvikle denne ferien. Ferieavvikling avtales fra år til år og skal godkjennes av ledelsen. I følge Ferieloven kan arbeidstaker kreve at 3 uker avvikles i tiden Videre kan arbeidstaker kreve at 1 uke av den resterende ferien avvikles samlet. De resterende 5 feriedagene ønsker firmaet at den ansatte benytter i forbindelse med jul/påske. Det har hittil ikke vært aktuelt med fellesferie grunnet vår kundemasse, og det er derfor viktig at alle våre nøkkeljobber er besatt under hele sommeren. Det har tradisjonelt vært ordnet ved at alle har tatt hensyn til hverandre ved forslag/oppsett av ferieliste, slik at vi til enhver tid har fagdyktig personell på jobb. Ønske om ferie settes opp på ferieliste som blir sendt ut til alle i løpet av mars hvert år. Listen skal være godkjent innen 1.5. Ved etteranmelding av ferieønsker, risikerer man å ikke få den ferietiden man ønsker. For øvrig oppfordrer vi alle til å gi beskjed om ønskede fridager god tid i forveien hvis mulig senest en uke før. Overføring av ferie Dersom det ikke har vært mulig for en ansatt å avvikle den lovpålagte ferien, kan det avtales overføring av inntil 2 uker til det påfølgende ferieår. Denne avtalen skal være skriftlig. Feriepenger Feriepenger opptjenes og utbetales i henhold til Ferieloven. Utbetaling skjer i lønnskjøring medio juni. LØNN Lønn utbetales hver 4. uke og lønningsdag er fredag så sant dette ikke er en helligdag. Fast forskudd utbetales fredag 2 uker før lønningsdag. Dersom det ved lønningsdag er foretatt feil i lønnsberegningen, foretas nødvendige justeringer neste lønningsdag. Side 14 av 20

15 Timelister Timelister skal leveres digitalt på Timer registreres fortløpende. Registreringen må være komplett innen mandag morgen kl 7.00 hver uke. Ved for sen eller manglende registrering av timer, vil det ikke bli utbetalt lønn. Lønnsperioden er de fire ukene forut for utbetalingsuken. For korrekt utfylling av timelister, se instruks for timeregistrering som er publisert på intranettet. Tydelige, komplette og korrekt utfylte timelister er viktige både for at lønnen skal bli riktig, og fordi de brukes som underlag ved fakturering til våre kunder. Utlegg For å få refusjon for eventuelle utlegg den ansatte har hatt i jobbsammenheng, må originalkvittering leveres til kontoret. Prosjektnavn føres på kvitteringen dersom det gjelder utlegg til materialer, overtidsmat osv. til spesifikke prosjekter. Gjelder det bespisning av kunder, ansatte, leverandører, osv., må navn på de som var med, føres på kvitteringen. Arbeids- og overtid Normalarbeidstiden er som følger: Mandag torsdag: Fredag: (8 timer per dag ekskl. spisepause) (5,5 timer ekskl. spisepause). Spisepause på 30 minutter er ulønnet. Forutsatt at man har arbeidet full uke (37,5 t), gir arbeidstid ut over dette overtidsbetaling som følger: Mandag fredag: 50% overtidstillegg fra kl % overtidstillegg fra kl Lørdag: 50% frem til kl , deretter 100%. Søndag: 100%. Side 15 av 20

16 Enkelte stillinger i administrasjonen har arbeidstid mandag - torsdag kl og fredag kl Avspasering av overtid Avspasering av overtid er mulig, men kun etter avtale med prosjektleder. Overtidsarbeid avspaseres da time for time og med utbetaling av 50% overtidstillegg. Timene føres på vanlig vis, men de overtidstimene som skal avspaseres, må merkes med en A i datofeltet. Overtidsmat For å få overtidsmat betalt av firmaet, kreves det arbeid i minst 2 timer ut over normal arbeidstid. Hviletid Arbeidsøkter som vil utløse hviletid, skal være avtalt med prosjektleder på forhånd. Hviletid er fritid, dvs. det utbetales ikke lønn for denne tiden. I følge Arbeidsmiljøloven skal hviletiden være 11 timer sammenhengende fri. Tillegg Arbeidstakere som fungerer som bas/formann/verneombud, gis et lønnstillegg for dette i funksjonstiden. Bevegelige helligdager Det utbetales godtgjørelse (vanlig timelønn) for 1. nyttårsdag, skjærtorsdag, langfredag, 2. påskedag, Kristi Himmelfartsdag, 2. pinsedag og 1. og 2. juledag når disse faller på en dag som normalt sett ville vært arbeidsdag. Dette gjelder også 1. og 17. mai. Nyttårsaften og julaften er fridager uten lønn. Side 16 av 20

17 Innarbeiding av fridag(er) Innarbeiding av fridag(er) er mulig, men kun etter avtale med prosjektleder, og da time for time. Timene føres på egen liste for fridagen(ene), men merkes med A i datofeltet. Prosjektføring som vanlig. Diett/kjøregodtgjørelse Diett og kjøregodtgjørelse utbetales i hht Statens regulativ. For å få dette utbetalt, må skjema fylles ut, signeres og leveres sammen med timelistene. Se vedlagte eksempel. Ang. diett er det viktig at klokkeslett for avreise og ankomst angis. Det er viktig å fylle ut skjemaene korrekt, da dette er betingelsen for å få skattefrie godtgjørelser. Kjøregodtgjørelse utbetales ikke for kjøring til og fra jobb, kun ved bruk av egen bil i arbeidstiden, f.eks. ved henting av materialer, kjøring mellom prosjekter, etc. Lønnsforhandlinger Lønnsforhandlinger foretas mellom ledelsen og tillitsvalgte i perioden mai. OBLIGATORISK TJENESTEPENSJON J.I.Bygg AS har inngått pensjonsavtale med Storebrand. Ordningen er en innskuddsbasert tjenestepensjon. Avtalen omfatter alle ansatte som har fylt 20 år og som jobber mer enn 20% stilling. Så snart den ansatte er innmeldt i ordningen, vil han/hun motta følgende fra Storebrand: Pensjons- og forsikringsbevis med informasjon om ordningen Informasjon om nettløsningen for ansatte og hvordan man bestiller passord. FIRMABILER/FIRMABILINSTRUKS J.I.Bygg AS har diverse varebiler som firmabiler. Bilene skal kun benyttes i oppdrag for J.I.Bygg AS og av ansatte i J.I.Bygg AS. Firmaets forsikringsselskap er Protector Forsikring ASA. Side 17 av 20

18 Instruks for firmabilbrukere Arbeidstaker som skal disponere firmabil, må tegne særskilt avtale om bruk av firmabil. Enhver som disponerer firmabil skal ha gyldig førerkort. Ved forhold som gjør at en arbeidstaker mister førerkortet, skal dette meldes til bedriften omgående og firmabilen parkeres på lageret i Hvitstenveien 280. Arbeidstaker skal bruke bilen på en forsiktig og fornuftig måte slik at bilen ikke forringes unormalt i verdi. Bilen skal holdes rene og ryddige. Bilene er utstyrt med verktøy i henhold en liste, og den som disponerer firmabil signerer listen og er deretter ansvarlig for at verktøyet er på plass i bilen. I tillegg skal følgende være i bilen: Skademeldingsskjema Førstehjelpskoffert m. innhold Brannslukkingsapparat Rutiner ved skader på bil/ulykke: 1. Skader skal meldes kontoret omgående. 2. Skademeldingsskjema skal fylles ut. 3. Skjemaet leveres på kontoret så snart som mulig. Den som disponerer firmabil er ansvarlig for at dekkskift foretas til rett tid og at bilen følger de servicer som er beskrevet i bilens servicehefte. Skifting av lyspærer, spylevæske, peiling av olje, etc., utføres av den som disponerer bilen. Drivstoff/bilrekvisita: Bilene er utstyrt med kort fra Shell, Esso og Statoil for fylling av drivstoff og kjøp av bilrekvisita. Tap av kort meldes til kontoret umiddelbart. Kode og kort må aldri oppbevares sammen. Ved sykdom/ferie skal bilen parkeres på lageret, og nøkkel leveres på kontoret. All bruk av firmabiler skal skje i samsvar med Vegtrafikkloven. Brudd på dette kan/vil medføre inndragning av firmabil. Ved inndragning av firmabil er arbeidstaker selv ansvarlig for at hans/hennes arbeidsoppgaver ikke endres/forhindres. Evt. ekstra kostnader i forbindelse med dette dekkes av arbeidstaker. Side 18 av 20

19 ARBEIDSKLÆR/VERNEUTSTYR Ansatte kan bestille arbeidsklær (bukser, ytterjakker etc.) 2 ganger pr. år. Bestillingsliste sendes ut til hver enkelt. Maksbeløp for arbeidsklær per år er kr eks. mva. Bestiller man for mer enn dette, vil det overskytende bli trukket i lønn. Gensere og T-skjorter med J.I. Bygg-logo utleveres ved behov, og regnes ikke inn i maksbeløpet. Det kan tas ut 1 par vernesko for sommer og ett par for vinter pr. år. Makspris vernesko per par: kr inkl. mva. Dersom man tar ut dyrere sko, vil det overskytende bli trukket i lønn. Vernesko kan tas ut hos Optimera Grøstad Bygg i Vestby eller Evensen Moss i Varnaveien. Den ansatte får utlevert vernesko i disse butikkene mot fremvisning av ID-kort. Øvrig verneutstyr som hjelm, hørselsvern, etc. utleveres av J.I.Bygg AS. UTTAK AV PC, MOBIL, KAMERA, OG LIGNENDE Eventuelt uttak av ovennevnte, skal klareres med daglig leder. VERKTØY Alle tømrere må ha komplett håndverktøy og grunnleggende el-verktøy. Verktøyet skal være med til enhver tid og for utføring av alle typer jobber. Grunnleggende el-verktøy defineres som: Batteridrill Gipsdrill Vippesag Sirkelsag Slagdrill Side 19 av 20

20 Skjema for verktøy fylles ut av den enkelte, og er grunnlag for utbetaling av verktøygodtgjørelse. Eventuell oppdatering av skjemaet skjer på den ansattes initiativ. Godtgjørelsen utbetales kun for arbeidede timer, dvs. ikke helligdager, kursdager, sykedager, etc. MEDARBEIDERSAMTALER Det avholdes medarbeidersamtaler en gang per år, vanligvis i januar/februar. TILHØRENDE DOKUMENTER Følgende tilhørende dokumenter og skjema ligger på intranettet for ansatte på våre web-sider Personalhåndbok 2. Systematisk HMS-arbeid for byggeprosjekter 3. Etiske retningslinjer for J.I. Bygg AS 4. Telefon og e-post ansatte 5. Oversikt over datoer for timelisteinnlevering og lønnsutbetaling 6. Timeliste og instruks for timeregistrering 7. Definisjon arbeidstid og overtid 8. Kjørebok for firmabiler 9. Kjøregodtgjørelse 10. Diettskjema 11. Egenmelding 12. Medarbeidersamtale Side 20 av 20