Innkalling til ekstraordinært styremøte og styreseminar

Transkript

1 Høgskolen i Bergen Sakshandsamar: Audun Kjørstad Tlf.: Styret sine medlemar Vår dato: Vår ref: 2015/ Dykkar dato: Dykkar ref: Innkalling til ekstraordinært styremøte og styreseminar Vi syner til e-post og tidlegare meldingar frå styreleiar, og kallar med dette inn til ekstraordinært styremøte og styreseminar, torsdag 15. oktober, til ca Styremøte 08/15 Møtetid: Torsdag kl til kl Møtestad: Styrerommet, 9. et. på campus Kronstad. Kl : Styremøte Kl : Styreseminar Dersom du ikkje kan møte ber vi om at du gir melding til styresekretariatet v/ Audun Kjørstad på , eller e-post: audun.kjorstad@hib.no. Høgskulen ber om at so mange som mogleg av våre gjestar og tilsette nyttar kollektiv transport. Dersom dokker har planar om å kome i bil, ber vi om at dokker seinast dagen før møtet tek kontakt på parkering@hib.no for å tinge parkering i høgskulen sitt parkeringshus. Med helsing Ole-Gunnar Søgnen rektor Christian Fotland høgskuledirektør

2 STYREMØTE: MØTE: 8/2015 SAKSLISTE: Sak 99/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Sak 100/15 Møtebok frå møte 7/15 Sak 101/15 Sak 102/15 Sak 103/15 Sak 104/15 Orienteringssaker Rekneskapsstatus per 2. tertial Budsjett 2017 innspel utanfor ramma Søknad om opprykk til dosent i pedagogikk (unnateke offentlegheita) Eventuelt

3 Høgskolestyret Ref: 15/01190 MØTEBOK FRÅ STYREMØTE 7/2015 Møtetid: Onsdag 16. september kl Møtestad: Til stades: Forfall: Sekretær: Referent: Dessutan møtte: Styrerommet, Campus Kronstad. Rektor Ole-Gunnar Søgnen, Aina M Berg, Sissel Johansson Brenna, Svenn-Åge Dahl, Marianne Rødseth Espelid, Ragnar Gjengedal, Kristian Helland, Sindre Haugsdal Riisøen, Mona R. Strømme, Tom Are Trippestad, Marit Ubbe Ingen Høgskoledirektør Christian Fotland Ståle Berglund Rektorat, dekanar/prodekanar, direktørar, sekretariat Møtet vart leia av rektor Ole-Gunnar Søgnen. Innkalling, sakliste og dokument blei sendt ut den 9. september og publisert på nett same dag. Møteboka er ført av administrasjonen.

4 2 av 10 Sak/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Rektor gjorde greie for sakslista og dagsorden. Sak 89/15 Møtebok frå møte 6/15 Sak 90/15 Orienteringssaker Sak 91/15 Rekneskapsstatus pr. juli 2015 Sak 92/15 Budsjettforslag innspel utanfor ramma Sak 93/15 Studentopptaket 2014/2015 Sluttrapport og nærare vurdering Sak 94/15 Studiebarometeret orientering om oppfølging ved HiB Sak 95/15 Godkjenning av søknad til NOKUT om akkreditering av ph.d.-studiet «ICT Engineering: Software Engineering, Communication Systems, and Engineering Computing» ved Høgskolen i Bergen Sak 96/15 u.off. Sak 97/15 u.off. Sak 98/15 u.off. Tilsetting i stilling som professor II (10 % stilling) i rettsvitskap/eigedomsfag ved Høgskolen i Bergen, avdeling for ingeniørog økonomifag i perioden Tilsetting i stilling som professor II i organisasjon og leiing ved Høgskolen i Bergen, avdeling for ingeniør- og økonomifag i perioden Tilsetting utan utlysning professor i medisinsk og biologisk psykologi knytt til Seksjon for idrett, Avdeling for lærarutdanning (ref 15/0599 Styret godkjende forslaget og innkallinga til møtet. Sak 89/15 Møtebok frå møte 6/15 Møtebok frå møte 6/15 har vore ute på sirkulasjon og vart godkjent utan merknadar.

5 3 av 10 Sak 90/15 Referatsaker, orienteringssaker, fullmaktsaker Rektor og høgskoledirektørens orienteringer: Rektor ba om å få satt opp eit styreseminar den 15. oktober kl Seminaret er meint å ha strategiarbeidet som tema. Det er også aktuelt å leggje opp til eit kort styremøte same dag. Styret slutta seg til forslaget. Rektor orienterte om KDs styreseminar i januar. Vedlagte orienteringer: Brev frå KD Brev til KD Internt notat Brev frå KD Oppfølging av dok ved Høgskolen i Bergen U.off. jf. 5-2 Høring - endring av modell for styring og ledelse i universitets- og høyskoleloven uhl. Internkontroll av anskaffelsesområdet ved Høgskolen i Bergen 2.kvartal 2015 Kunnskapsdepartementet inviterer til møte om strukturen i universitets- og høyskolesektoren på Vestlandet september 2015 Saker på sirkulasjon: Protokoll frå styresak behandla på sirkulasjon Vedtak: Styret tok saka til orientering Sak 91/15 Rekneskapsstatus per juli 2015 Dokument i saka: 1. St.prp. nr. 1 ( ) 2. Orientering om forslag til statsbudsjettet for 2015 fra KD 3. Statsbudsjett 2015 tildelingsbrev Høgskolen i Bergen 4. Regnskap for 2014 og delårsrapportering i 2015 brev fra KD Delårsrapportering 1. tertial 2015 brev fra KD Supplerende tildelingsbrev-revidert nasjonalbudsjett brev fra KD Styresak 96/2014 Budsjett 2015 foreløpig fordeling 8. Styresak 7/2015 Endelig budsjettfordeling Styresak 5/2015 Godkjenning av årsregnskapet for Styresak 22/2015 Gjennomgang av regnskapet for Styresak 40/2015 Overføring av ubrukte midler fra Styresak 64/2015 Regnskapsstatus per 1. tertial Delårsrapportering 2. tertial 2015, brev fra KD (vedlegg 1) 14. Orientering regnskapsstatus per juli 2015 (vedlegg 2)

6 4 av Tilbakemeldinger på regnskapet per juli 2015 (vedlegg 3) Forslag til vedtak: 1. Styret tar redegjørelsen om regnskapsstatus per juli 2015 til etterretning. Vedtak: 1. Styret tar redegjørelsen om regnskapsstatus per juli 2015 til etterretning. Samrøystes Sak 92/15 Budsjettforslag innspel utanfor ramma Dokument i saka: 1. St. prp. nr 1 ( ) 2. Orientering om forslag til statsbudsjettet 2015 fra KD 3. Statsbudsjett 2015 tildelingsbrev Høgskolen i Bergen 4. Sak 77/10 Strategisk plan Sak 75/14 Budsjettforslag 2016 innspill utenfor rammen 6. Sak 16/14 Rapport og planer Sak 26/14 Opptaksrammer og regulering av studier 8. AI AHS AIØ Budsjett Innspill utenfor rammen (vedlegg 1) 9. Økonomiske konsekvenser over innspill (vedlegg 2) Forslag til vedtak: Styret gir høgskoledirektør og rektor fullmakt til å utarbeide endelig budsjettforslag for 2017, basert på denne saken og ytterligere innspill gitt i styremøtet. Høgskoledirektøren foreslo at saka sendast tilbake til styret for slutthandsaming i møte i oktober.

7 5 av 10 Vedtak: Styret tar saken til foreløpig orientering. Saken legges fram for styret i møte 15. oktober med dei innspill som er gitt av styret. Samrøystes Sak 93/15 Studentopptaket 2015/16. Sluttrapport og nærare vurdering Dokument i saka: 1. Lov om universiteter og høyskoler (uhl) 2. Forskrift om opptak til høyere utdanning 3. Sak 88/2014 Egenfinansierte studier i opptaket 2015/16 4. Sak 42/2015 Opptaksrammer og regulering av studier 5. Tabeller Samlet oversikt over antall studier og søknader Forslag til vedtak: Styret tar sluttrapporten om opptaket til studieåret 2015/16 til orientering. Vedtak: Styret tar sluttrapporten om opptaket til studieåret 2015/16 til orientering. Samrøystes Sak 94/15 Studiebarometeret orientering om oppfølging ved HiB Dokument i saka: 1. Studiebarometeret.no 2. Notat fra Avdeling for helse og sosialfag 3. Notat fra Avdeling for lærerutdanning 4. Notat fra Avdeling for ingeniør- og økonomifag Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering Vedtak: Styret tar saken til orientering Samrøystes Sak 95/15 Godkjenning av søknad til NOKUT om akkreditering av ph.d.-studiet «ICT Engineering: Software Engineering, Communication Systems,

8 6 av 10 and Engineering Computing» ved Høgskolen i Bergen Dokument i saka: 1. Styresak 33/2010 Utvikling av doktorgradsområder (Ref 2008/4438) 2. Styresak 91/2010 Statusmelding for utvikling av doktorgradsprogram, jf. plan i sak 66/ Brev til ansatte ved Høgskolen i Bergen : «Informasjon om arbeidet med utvikling av doktorgradsområder ved HiB.» 4. Styresak 118/2013 Utvikling av det fjerde doktorgradsområdet 5. Styresak103/14 Etablering av referansegruppe for det fjerde doktorgradsområdet 6. Veiledning for søknader om akkreditering av studier i tredje syklus, november Styresak 34/2011 Strategi for forsking, utvikling og nyskaping (FoU/N) 8. Styresak 104/2012 Forskrift for graden philosophia doctor (ph.d.) ved Høgskolen i Bergen (Ref 2008/4438) 9. Styresak 24/2013 Avtale ved opptak til ph.d.-utdanning ved Høgskolen i Bergen (Ref 2008/4438) 10. Styresak 39/2013 Kvalitetssikringssystem med rutinebeskrivelser for ph.d.- utdanning ved Høgskolen i Bergen 11. Styresak 40/2013 Godkjenning av søknad til NOKUT om akkreditering av ph.d.- studiet «Studier av danning og didaktiske praksiser» ved Høgskolen i Bergen (Ref 2008/4438) 12. Styresak 92/2013 Godkjenning av søknad til NOKUT om akkreditering av ph.d.- studiet «Kunnskapsbasert praksis i helsefag» ved Høgskolen i Bergen (Ref 2008/4438) 13. Møtebok fra FoU-utvalgets møte om behandling a søknad til NOKUT om akkreditering av ph.d.-studiet «ICT Engineering: Software Engineering, Communication Systems, and Engineering Computing» ved Høgskolen i Bergen (Ref 15/01259) 14. Kostnadsoverslag for ph.d.-studiet (vedlegg 1) 15. Søknad til NOKUT om akkreditering av ph.d.-studiet «ICT Engineering: Software Engineering, Communication Systems, and Engineering Computing» ved Høgskolen i Bergen (vedlegg 2)

9 7 av 10 Forslag til vedtak: Styret viser til premissene i saken og godkjenner søknad til NOKUT om akkreditering av ph.d.-studiet «ICT Engineering: Software Engineering, Communication Systems, and Engineering Computing» Vedtak: Styret viser til premissene i saken og godkjenner søknad til NOKUT om akkreditering av ph.d.-studiet «ICT Engineering: Software Engineering, Communication Systems, and Engineering Computing» Samrøystes Sak 96/15 Tilsetting i stilling som professor II (10 % Stilling) i rettsvitskap/eigedomsfag ved Høgskolen i Bergen, Avdeling for ingeniør- og økonomifag i perioden Dokument i saka: 1. Styresak 98/1999 Professor II/høgskoledosent II stillingar ved Høgskolen i Bergen 2. Styresak 45/2001 Professorstillingar ved Høgskolen i Bergen 3. Styresak 31/2008 Tilsetting i vitskaplege stillingar 4. Anmodning om tilsetting frå Avdeling for ingeniør- og økonomifag (vedlegg 1) 5. CV for Ingunn Elise Myklebust (vedlegg 2) 6. Vurdering av professorkompetanse for Ingunn Elise Myklebust datert (vedlegg 3) Forslag til vedtak: Ingunn Elise Myklebust får tilbod om midlertidig tilsetting som professor II (10 % stilling) i rettsvitskap/eigedomsfag ved Høgskolen i Bergen, Avdeling for ingeniør- og økonomifag i perioden Vedtak: Ingunn Elise Myklebust får tilbod om midlertidig tilsetting som professor II (10 % stilling) i rettsvitskap/eigedomsfag ved Høgskolen i Bergen, Avdeling for ingeniør- og økonomifag i perioden Samrøystes

10 8 av 10 Sak 97/15 Tilsetting i stilling som professor II i Organisasjon og leiing ved Høgskolen i Bergen, Avdeling for ingeniør- og økonomifag i Perioden Dokument i saka: 1. Styresak 98/1999 Professor II/høgskoledosent II stillingar ved Høgskolen i Bergen 2. Styresak 45/2001 Professorstillingar ved Høgskolen i Bergen 3. Styresak 31/2008 Tilsetting i vitskaplege stillingar 4. Anmodning om tilsetting frå Avdeling for ingeniør- og økonomifag (vedlegg 1) 5. CV for Torstein Nesheim (vedlegg 2) 6. Vurdering av professorkompetanse for Torstein Nesheim datert (vedlegg 3) Forslag til vedtak: Torstein Nesheim får tilbod om midlertidig tilsetting som professor II (20 % stilling) i organisasjon og leiing ved Høgskolen i Bergen, Avdeling for ingeniør- og økonomifag i perioden Vedtak: Torstein Nesheim får tilbod om midlertidig tilsetting som professor II (20 % stilling) i organisasjon og leiing ved Høgskolen i Bergen, Avdeling for ingeniør- og økonomifag i perioden Samrøystes Sak 98/15 Tilsetting uten utlysning professor i medisinsk og biologisk psykologi tilknyttet seksjon for idrett, Avdeling for lærerutdanning (ref 15/05992) Dokument i saka: 1. Styresak 45/2001 Professorstillinger ved Høgskolen i Bergen 2. Styresak 31/2008 Tilsetting i vitenskapelige stillinger 3. Lov om universiteter og høgskoler, se 6-3 nr Anmodning fra Avdeling for lærerutdanning om å tilsette Hege Randi Eriksen som professor i medisinsk og biologisk psykologi (vedlegg 1) 5. Kompetansevurdering av Hege R. Eriksen (vedlegg 2) 6. CV og publikasjonsliste (vedlegg 3) 7. Utlysningstekst for professorat i idrett (vedlegg 4) Forslag til vedtak: Hege Randi Eriksen tilsettes i stilling som professor i medisinsk og biologisk psykologi ved Høgskolen i Bergen. vedtak:

11 9 av 10 Hege Randi Eriksen tilsettes i 100% fast stilling som professor i medisinsk og biologisk psykologi ved Høgskolen i Bergen. Samrøystes Eventuelt 1) Spørsmål frå Kristian Helland til presentasjonen av sak om kurantbygg presentert på styreseminar: - Kan styreleder og direktør klargjøre hvilke formelle vedtak styret gjort i denne saken? - Det ble bekymringsfullt om man skal inn i en byggeprosess og vet at bygget allerede er lite. - Økonomien i byggeprosessene- styret må få et estimat på hva vi beveger oss inn i. Svar: Rektor redegjorde for tidligere vedtak i tidligere styrer, samt de begrensninger og muligheter som ligger i gjeldende reguleringsplaner og arealplaner for området høgskolen planlegger å utvide innenfor. 2) Avlønning av rektor og prorektor saken ble diskutert i lukket møte. Rektor orienterte om saken. Styret var samde om å ta avgjersle i saka og fatta følgande vedtak: Styret fastsetter ny lønn for prorektor og viserektor i tråd med følgjande prinsipp: Grunnløn Gamal løn Ny løn Endring Ca lønstrinn Samanlikning Prorektor (dekanar) Viserektor (68) (inst.l +) - Samrøystes

12 10 av 10 Rektor takka for møtet, og heva møtet kl Ole-Gunnar Søgnen rektor Christian Fotland høgskoledirektør

13 Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. Saksbehandler Audun Kjørstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Høgskulestyret, Høgskolen i Bergen /15 Orienteringssaker møte 8 Rektor og høgskoledirektøren sine orienteringar Vedlagte orienteringer: E-post frå Kunnskapsdepartementet, Brev frå strategigruppa HiB Planer for utvikling og effektiv bruk av campus og bygg i universitets- og høyskolesektoren Endringar i instruks for handtering av bygge- og leigesaker i statleg sivil sektor Instruks om handtering av bygge- og leiesaker i statleg sivil sektor Retningsliner for handsaming av statlege byggeprosjekt der husleiga vert dekka innan gjeldande budsjettramme (kurantprosjekt) Utgreiingsinstruksen Innspel til styreseminaret Mandat for felles utgreiing, HiB, HSH og HSF Referat frå møte på verksemdsnivå Forslag til vedtak/innstilling: Styret tek sakene til orientering 1

14 From: Wist Erling Weitemeyer Sent: 29. september :08 To: post Subject: Planer for utvikling og effektiv bruk av campus og bygg Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 15/ Planer for utvikling og effektiv bruk av campus og bygg i universitets- og høyskolesektoren Kunnskapsdepartementet viser til stortingsmeldingen om struktur i universitets- og høyskolesektoren og Stortingets innstilling til denne, jf. Meld. St. 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren. Stortinget sluttet seg til regjeringens mål for strukturreformen: utdanning og forskning av høy kvalitet, robuste fagmiljøer, god tilgang til utdanning og kompetanse over hele landet, regional utvikling, verdensledende fagmiljøer og effektiv ressursbruk. En av forutsetningene for å nå disse målene er moderne og hensiktsmessige bygg og god infrastruktur. Dette ble også understreket i Meld. St. 7 ( ) Langtidsplan for forskning og høyere utdanning og Innst. 137 S ( ). Som en oppfølging av Langtidsplanen og rullering av denne, vil Kunnskapsdepartementet vurdere en plan for investeringer i større bygge- og vedlikeholdsprosjekter i universitetsog høyskolesektoren. Bærekraftig campusutvikling og effektiv arealbruk De fleste institusjonene er i prosesser med å utvikle og oppgradere bygg og infrastruktur og utvikle sine campus. I strukturmeldingen ble det påpekt at denne utviklingen skal støtte opp under institusjonenes faglige prioriteringer og målet om arbeidsdeling og faglig konsentrasjon. Det ble også fremhevet at Kunnskapsdepartementet vil ha økt oppmerksomhet om effektiv arealbruk og nytenkning i bruk av infrastruktur. Formålet er å sikre at campusutviklingen nasjonalt og ved den enkelte institusjon legger til grunn et bærekraftig og langsiktig perspektiv. Campusutviklingsplaner Et av tiltakene som ble vedtatt gjennom strukturmeldingen var at regjeringen vil be alle institusjoner som blir berørt av ny struktur, utarbeide planer for god og effektiv bruk av campus, bygg og utstyr i samsvar med institusjonens faglige prioriteringer. Kunnskapsdepartementet legger til grunn at alle institusjonene direkte eller indirekte berøres av de strukturelle endringene i sektoren. Departementet ber derfor om at alle statlige universiteter og høyskoler utarbeider overordnede planer for utvikling av bygningsmassen og effektiv bruk av eksisterende og nye campuser. En overordnet plan må ligge til grunn for eventuelle større oppgraderings- og byggeprosjekter på den enkelte campus. Byggebehov som meldes inn til Kunnskapsdepartementet, skal relateres til institusjonens overordnede plan. Statsbygg vil kunne bistå institusjonene i et slikt planarbeid. Arealeffektivitet Effektiv bruk av arealer er et sentralt virkemiddel både i et klimaperspektiv og et samfunnsøkonomisk perspektiv. Effektiv utnyttelse og endring i eksisterende lokaler bør alltid vurderes som alternativ til nybygg. Generelle krav til utredninger i bygge- og leiesaker Departementet forutsetter at institusjonene, før innmelding av byggebehov til Kunnskapsdepartementet, har gjennomført nødvendige analyser og saksforberedelser i henhold til gjeldende regelverk. Det må fremgå av saksfremlegget hvilke utredninger og vurderinger institusjonen har gjort i forhold til dette regelverket. Vi viser til Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20. januar 2012 nr. 39 fra

15 Kommunal- og moderniseringsdepartementet, med endringer vedtatt 29. mai Vi viser også til Utredningsinstruksen og til reviderte retningslinjer for behandling av statlige byggeprosjekter der husleien dekkes innenfor gjeldende budsjettrammer (kurantprosjekter), gjeldende fra 1. desember Instruksene kan hentes fra følgende lenker: Instruksene stiller konkrete krav til forhold som skal være tatt hensyn til og utredet. Kunnskapsdepartementet vil særlig legge vekt på at det foreligger en god behovs- og funksjonsanalyse ved lokalanskaffelser. Videre er det viktig at det fremgår hvilke alternativer til foreslått løsning som er vurdert. Kunnskapsdepartementet legger til grunn at innmeldte behov er behandlet i styret, eller det samorganiserte styret for institusjoner som er i ferd med å fusjonere, før de meldes inn til departementet. Kunnskapsdepartementet ser fram til et fortsatt godt samarbeid med institusjonene om utvikling av gode og effektive campuser og bygg for høyere utdanning og forskning. Med hilsen Hedda Huseby (e.f.) avdelingsdirektør Erling W.Wist spesialrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Kopi til: Statsbygg Statsbygg Kommunal- og moderniseringsdepartementet

16 Adresseliste Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Postboks 6768 St. Olavs plass 0130 OSLO Høgskolen i Bergen Postboks BERGEN Høgskolen i Buskerud og Vestfold Postboks KONGSBERG Høgskolen i Gjøvik Postboks GJØVIK Høgskolen i Harstad Havnegt HARSTAD Høgskolen i Hedmark Postboks ELVERUM Høgskolen i Lillehammer Postboks LILLEHAMMER Høgskolen i Molde vitenskapelig høgskole i logistikk Postboks MOLDE Høgskolen i Narvik Postboks NARVIK Høgskolen i Nesna 8700 NESNA Høgskolen i Nord-Trøndelag Postboks STEINKJER Høgskolen i Oslo og Akershus Postboks 4, St. Olavs plass 0130 OSLO Høgskolen i Sogn og Fjordane Postboks SOGNDAL Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskoleadministrasjonen 7004 TRONDHEIM Høgskolen i Telemark Postboks PORSGRUNN Høgskolen i Volda Postboks VOLDA Høgskolen i Østfold 1757 HALDEN Høgskolen i Ålesund Serviceboks ÅLESUND Høgskolen Stord/Haugesund Postboks STORD Kunst- og designhøgskolen i Bergen Strømgaten BERGEN Kunsthøgskolen i Oslo Postboks 6853 St Olavsplass 0130 OSLO Norges Handelshøyskole Helleveien BERGEN Norges idrettshøgskole Postboks 4014 Ullevål Stadion 0806 OSLO Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Postboks ÅS Norges musikkhøgskole Postboks 5190 Majorstua 0302 OSLO Norges teknisk-naturvitenskapelige 7491 TRONDHEIM universitet Samisk høgskole Hánnoluohkká KAUTOKEINO Universitetet i Agder Serviceboks KRISTIANSAND S Universitetet i Bergen Postboks BERGEN Universitetet i Nordland Postboks BODØ Universitetet i Oslo Postboks 1072 Blindern 0316 OSLO Universitetet i Stavanger 4036 STAVANGER Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet 9019 TROMSØ

17 Endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20. januar 2012 nr 39. Regjeringen.no Søk Tema Dokument Aktuelt??? E-postvarsling/RSS Skriftstørrelse Norsk? Departement Regjering?? Du er her: regjeringen.no? Dokument? Lover og regler? Endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20. januar 2012 nr 39.? Del/tips? Skriv ut Endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20. januar 2012 nr 39. Kongelig resolusjon Dato: Kommunal- og moderniseringsdepartementet RELATERT? Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor 1. Bakgrunn Statlige etaters beslutninger om lokalanskaffelser ved inngåelse av leieavtaler eller ved gjennomføring av statlige byggeprosjekter har betydning for den enkelte virksomhet, og for staten som helhet. Regjeringen.no benytter informasjonskapsler (cookies) slik at vi kan yte deg bedre service. Informasjonskapslene blir hovedsakelig Instruksen om håndtering av bygge- og leiesaker i benyttet for trafikkmåling og optimalisering av tjenesten. Du kan fortsette å bruke regjeringen.no som vanlig hvis du godtar dette. Hvis du vil vite mer, kan du lese om vår bruk av statlig sivil sektor har vært virksom i tre år, og det er nå informasjonskapsler. behov for å foreta endringer av enkelte bestemmelser. Endringene tar sikte på en forenkling av innholdet, og at instruksen skal bli lettere tilgjengelig for brukerne. Lukk file:///kronstad/...ge dokumenter til føring/endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20_ januar 2012 nr 39_.htm[ :46:25]

18 Endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20. januar 2012 nr Hovedinnholdet i endringene Sentralt i instruksen er at hvert departement er ansvarlig for lokalanskaffelser på sitt fagområde. Regjeringen har truffet prinsippbeslutning om at alle departementer med unntak av Forsvarsdepartementet skal samles i nytt regjeringskvartal. Innplassering av departementene i eksisterende departementslokaler eller midlertidige lokaler koordineres nå av Kommunal- og moderniseringsdepartementet, og tilligger ikke lenger det enkelte departement. Som følge av dette er det inntatt en tilføyelse i pkt 1.2 om at instruksen ikke skal gjelde for anskaffelse av kontorlokaler til departementene. Grensen for når kurantprosjekter skal forelegges for regjeringen, økes fra 50 til 100 millioner kroner. Videre økes grensen for når leiekontrakter skal forelegges for Kommunal- og moderniseringsdepartementet fra 80 til 100 millioner kroner. Det er inntatt en bestemmelse i pkt 3.3 om at man ved anskaffelse av lokaler skal innhente flere tilbud for å sikre det beste leiealternativet for staten. For å motvirke sosial dumping og økonomisk kriminalitet er det i pkt 3.4. inntatt en bestemmelse om at utleiers kontraktspart ikke kan ha flere enn to ledd med underentreprenører under hverandre. De ulike departementenes ansvar i forbindelse med byggesaker er klargjort i pkt 4.1. Godkjenningen av kostnadsrammer for byggeprosjekter og brukerutstyr overføres fra Finansdepartementet til Kommunal- og moderniseringsdepartementet, jf pkt Det fastsettes videre et krav om at nødvendige tilleggsutgifter som ev. tomgangsleie og flyttekostnader, samt brukerutstyr og inventar i forbindelse med prosjektet skal være klarlagt før saken legges frem for regjeringen og Stortinget. Denne kongelige resolusjon er fremmet i samråd med Statsministerens kontor. file:///kronstad/...ge dokumenter til føring/endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20_ januar 2012 nr 39_.htm[ :46:25]

19 Endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20. januar 2012 nr Ikrafttredelse Det foreslås at endringene trer i kraft straks. Kommunal- og moderniseringsdepartementet tilrår : Endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20. januar 2012 nr. 39 fastsettes i samsvar med vedlagte forslag. Vedlegg: Endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20. januar 2012 nr. 39 (pdf) Regjeringen.no Om nettstedet? Formål, organisering og historikk? Innholdsstrategi for regjeringen.no? Besøksstatistikk for 2015? Tilgjengelighet? Personvernpolitikk Ansvarlig for Kommunal- og moderniseringsdepartementets sider: Ansvarlig redaktør: Kjersti Bjørgo Nettredaktør: Ann Kristin Lindaas Tlf E-post: postmottak@kmd.dep.no Ansatte i KMD: Depkatalog Organisasjonsnummer: file:///kronstad/...ge dokumenter til føring/endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20_ januar 2012 nr 39_.htm[ :46:25]

20 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor Regjeringen.no Søk Tema Dokument Aktuelt??? E-postvarsling/RSS Skriftstørrelse Norsk? Departement Regjering?? Du er her: regjeringen.no? Dokument? Lover og regler? Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor? Del/tips? Skriv ut Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor 20. januar 2012 nr. 39 Reglement Dato: TEMA Kommunal- og moderniseringsdepartementet Statlig eiendomsforvaltning Formålet med instruksen er å sikre god saksforberedelse og styring med bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor. Instruksen ble fastsatt ved kongelig resolusjon 20. januar 2012 og sist endret ved kongelig resolusjon 29. mai Formål Formålet med instruksen er å sikre god saksforberedelse og styring med bygge- og leiesaker i RELATERT? Endringer i Instruks for håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20. januar 2012 nr 39.? Kongelig resolusjon 13. september 2013 Regjeringen.no benytter informasjonskapsler (cookies) slik at vi kan yte deg bedre service. Informasjonskapslene blir hovedsakelig benyttet for trafikkmåling og optimalisering av tjenesten. Du kan fortsette å bruke regjeringen.no som vanlig hvis du godtar dette. Hvis 1. Innledning du vil vite mer, kan du lese om vår bruk av informasjonskapsler. KONTAKT Statsforvaltningsavdelinga E-post: postmottak@kmd.dep.no Adresse:, Oslo Lukk file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

21 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor statlig sivil sektor.* Besøksadresse: Akersgt. 59, 1.2 Virkeområde Instruksen gjelder for alle virksomheter i statlig sivil sektor, organisert innenfor rettssubjektet staten. Instruksen gjelder ved inngåelse av avtaler om leie av lokaler, inklusive leieavtaler med forpliktende klausuler om senere kjøp, samt ved behandling av statlige byggeprosjekter. Som statlig byggeprosjekt regnes også ombygging/rehabilitering av eksisterende eller innkjøpt eiendom. Instruksen gjelder ikke for bygging eller leie av kontorlokaler til departementene. 2. Utredning av lokalbehov 2.1 Generelt om ansvar og krav til utredning Departementene er ansvarlige for å utrede lokalbehov på sine ansvarsområder. I forkant av bygging eller leie av lokaler skal departementene påse at alle relevante forhold blir tilstrekkelig utredet iht. kravene i utredningsinstruksen, sist endret ved kgl. res. av 24. juni Det stilles videre krav om ekstern kvalitetssikring for prosjekter over de terskelverdier som Finansdepartementet til en hver tid fastsetter. Dette gjelder ekstern kvalitetssikring av konseptvalg (KS1) og ekstern kvalitetssikring av styringsunderlag og kostnadsoverslag for valgt prosjektalternativ (KS2). Når antatt fremtidig leieforpliktelse** overstiger terskelverdien fastsatt av Finansdepartementet, skal kvalitetssikring også gjennomføres ved planer om leie i markedet. 2.2 Funksjonsbeskrivelse Når det identifiseres et behov for nye lokaler, eller behov for forandringer i eksisterende lokaler, skal det utarbeides en funksjonsbeskrivelse, som skal legges til grunn i det videre arbeidet. Funksjonsbeskrivelsens omfang må stå i forhold til lokalenes størrelse, og risikoen forbundet med prosjektet. Av funksjonsbeskrivelsen skal det fremgå hvilke krav som file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

22 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor må stilles til lokalene mht. funksjon, størrelse, beliggenhet og kvalitet, for at virksomheten skal kunne ivareta sine oppgaver. Funksjonsbeskrivelsen skal ivareta hensynet til effektiv ressursbruk, og det må inngå en vurdering av dette i analysen. Graden av spesialtilpasning av lokalene skal begrenses til det høyst nødvendige. Det skal normalt ikke planlegges for vekst i antall ansatte. Dersom ansvarlig departement likevel mener det bør planlegges for slik vekst, skal dette redegjøres for og begrunnes særskilt. Som et ledd i arbeidet med nye lokaler eller endringer i eksisterende lokaler, bør det også vurderes behov for endringer i arbeidsplassutforming som følge av nye arbeidsformer. Funksjonsbeskrivelsen skal være i overensstemmelse med gjeldende lov og regelverk om arbeidsmiljø, universell utforming, og krav til sikkerhet og teknisk infrastruktur som følger av virksomhetens egenart. Kommunal- og moderniseringsdepartementet kan sette normer for lokalenes areal, energi og standard. Ved reforhandling av leiekontrakter vurderes inngåelse av avtaler om grønne sertifikater. 2.3 Forholdet til ledige statlige lokaler På bakgrunn av funksjonsbeskrivelsen skal det avklares om det er ledige statlige lokaler eller tomgangsleieforhold som virksomheten kan gå inn i. 2.4 Leie i markedet eller statlig byggeprosjekt Dersom det ikke er egnede ledige statlige lokaler og/eller tomgangsleieforhold, skal det på bakgrunn av funksjonsbeskrivelsen tas stilling til om lokalbehovet skal dekkes ved leie i markedet, eller ved gjennomføring av byggeprosjekt i statlig regi. Departementene er selv ansvarlige for å avklare om en skal dekke lokalbehovet ved leie i markedet eller ved et file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

23 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor statlig byggeprosjekt. I denne vurderingen skal det overordnede hensynet være hva som er økonomisk mest gunstig for staten. Lokaler som det normalt er et velfungerende leiemarked for, klassifiseres som konkurransebygg. I utgangspunktet skal lokaler leies i markedet og med lavest mulig grad av spesialtilpasning. I de tilfeller hvor summen av fremtidige leieforpliktelser** er på 100 millioner kroner eller mer, skal saken forelegges for Kommunal- og moderniseringsdepartementet for uttalelse. Ved foreleggelsen redegjøres for formålet og de økonomiske og administrative konsekvenser av leieavtalen. Lokaler det ikke er et velfungerende marked for klassifiseres som formålsbygg, og skal som hovedregel gjennomføres som et statlig byggeprosjekt. Forhold som i den forbindelse tillegges vekt, er om lokalenes beliggenhet eller graden av spesialtilpasning gjør at markedsverdien av bygget er vesentlig lavere enn byggekostnaden, eller om utleier antas å komme i en monopolsituasjon overfor den statlige leietakeren ved kontraktens utløp. Bygg med kritisk infrastruktur, jf Objektsikkerhetsforskriften regnes som hovedregel som formålsbygg. Dersom ansvarlig departement mener det vil være økonomisk mest gunstig for staten å løse lokalbehovet ved gjennomføring av statlig byggeprosjekt, må dette forelegges for Kommunal- og moderniseringsdepartementet og begrunnes særskilt. Ved uenighet mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet og ansvarlig departement om lokalbehov bør håndteres ved leie i markedet, eller som statlig byggeprosjekt, skal saken legges frem for regjeringen. 2.5 Statsbyggs rådgiverfunksjon Statsbygg tilbyr rådgivning for virksomheter i statlig sivil sektor som vurderer å anskaffe nye lokaler, eller gjøre endringer i eksisterende lokaler. file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

24 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor 3. Leie av lokaler i markedet 3.1 Generelt om ansvar, fullmakter og krav til saksbehandling Departementene er ansvarlige for de leieforhold som inngås i markedet på sine ansvarsområder. Iht. Finansdepartementets rundskriv R av 25. november 2013 om fullmakter iht. bevilgningsreglementet og kgl.res. 2. desember 2005 nr. 1359, har departementene fullmakt til å samtykke i at det inngås leieavtaler uten at saken forelegges Stortinget på følgende vilkår: 1. Leieavtalene skal gjelde den ordinære driften av den statlige virksomheten. 2. Utgiftene i forbindelse med avtalene skal kunne dekkes innenfor et uendret bevilgningsnivå på vedkommende budsjettpost i hele avtaleperioden. 3. Behovet for oppsigelsesklausuler skal nøye vurderes for alle avtaler utover budsjettåret. Før avtalen inngås, skal alle relevante forutsetninger knyttet til leieavtalen være avklart og vurdert. Dette gjelder bl.a. regulering av husleie, oppsigelsesadgang/betingelser for forlengelse av avtale, ev. kjøpsopsjon, regulering og belastning av øvrige driftsutgifter (for eksempel strøm, vaktmestertjenester og resepsjon mv.), brukerutstyr og planlagte større vedlikeholds- og ombyggingsarbeider som vil få konsekvenser for leieutgiftene, samt ev. tomgangsleie for eksisterende lokaler. Det bør inntas klausuler med krav om leietakers samtykke ved salg av den leide eiendom og/eller klausuler som gir rett til oppsigelse av leieavtalen som følge av eierskifte. Dersom leieutgiftene ikke kan dekkes innenfor uendret bevilgningsnivå på vedkommende budsjettkapittel i hele leieperioden, kreves det bevilgning fra Stortinget før inngåelse av leiekontrakt. 3.3 Innhenting av tilbud for leie av lokaler For å sikre det mest gunstige leiealternativet for staten file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

25 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor (iht. funksjonsbeskrivelse og analyse, jf. pkt. 2.2.) skal det innhentes flere tilbud. I de tilfeller en leiekontrakt i markedet innebærer et privat bygge- eller rehabiliteringsprosjekt, skal det også stilles krav om at utleier er et lovlig etablert foretak, og kan framlegge attester for innbetalt skatt, merverdiavgift (mva.) og arbeidsgiveravgift. 3.4 Krav til byggeprosjekter med statlige leietakere Ved byggeprosjekter for nybygg, ombygging eller rehabilitering av eksisterende eiendom for utleie skal det stilles krav i leieavtalen om at prosjektet gjennomføres i tråd med denne instruks. Det skal fremgå av kontraktsvilkårene for entrepriser og levering av varer til prosjektet at utleiers kontraktspart ikke kan ha flere enn to ledd underentreprenører under hverandre. Leietaker plikter å føre tilsyn med at dette vilkåret oppfylles. 4. Byggeprosjekter i statlig sivil sektor 4.1 Generelt om ansvar Oppdragsdepartementet er ansvarlig for de byggeprosjekter som settes i gang på departementets område, og for å påse at ressursbruken i byggeprosjektet er effektiv mht. de forutsatte resultater, jf. bevilgningsreglementets 10. Statsbygg er normalt byggherre for byggeprosjekter i statlig sivil sektor.*** For øvrig gjelder følgende prinsipper for ansvarsdeling ved behandling og gjennomføring av statlige byggeprosjekter: 1. Oppdragsdepartementet har ansvaret for departementets egen behandling av byggesaken, herunder bl.a. prioritering av prosjektet, dimensjonering, arealramme og kvalitativ utforming. Videre er oppdragsdepartementet ansvarlig for å fremme ev. forslag om midler til prosjektering og ev. forslag om startbevilgning. Oppdragsdepartementet file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

26 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor skal også fremme forslag om bevilgning til nødvendig brukerutstyr til prosjektet for regjeringen jf. pkt Statsbygg ivaretar byggherreansvaret på vegne av staten, og har ansvar for anbudsprosedyrer, kontraktsinngåelse og gjennomføring av fastsatte planer innenfor det bevilgede beløp. Statsbygg er videre ansvarlig for å varsle oppdragsdepartementet og Kommunal- og moderniseringsdepartementet om avvik i prosjektgjennomføringen som kan medføre at prosjektet ikke kan gjennomføres iht. fastsatte planer. Ved eventuelle feil eller mangler fra Statsbyggs side har Kommunal- og moderniseringsministeren det konstitusjonelle ansvaret. 3. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har det overordnede ansvaret for disponeringen av usikkerhetsavsetninger i byggeprosjekter, jf. pkt. 4.4 nedenfor, samt for å fremme forslag om midler til videreføring av byggeprosjekter. 4. Finansdepartementet har ansvaret for ordningen med ekstern kvalitetssikring av store statlige investeringsprosjekter, i henhold til de til enhver tid gjeldende terskelverdier departementet setter for slike analyser, og er sammen med oppdragsdepartementet ansvarlig for ekstern kvalitetssikring av enkeltprosjekter, jf. bl.a. pkt. 4.2 nedenfor. 4.2 Prosjektering og ekstern kvalitetssikring Alle byggeprosjekter skal som hovedregel prosjekteres frem til ferdig forprosjekt før det tas stilling til om prosjektet skal gjennomføres. For store prosjekter kan det være aktuelt å ta stilling til ev. videre prosjektering på bakgrunn av en vurdering av skisseprosjektet. Før forslag om startbevilgning ev. fremmes for Stortinget, skal det gjennomføres ekstern kvalitetssikring av styringsunderlag og kostnadsoverslag for valgt prosjektalternativ (KS2) iht. de terskelverdier som Finansdepartementet setter for slike analyser. file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

27 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor Oppdragsdepartementet har ansvaret for at byggeprosjekter legges fram for kvalitetssikring som samlede prosjekter, der både byggeprosjektet og brukerutstyret inngår, men med separate styrings- og kostnadsrammer. Forslag om midler til gjennomføring av prosjekteringsarbeidene fremmes i den ordinære budsjettprosessen dersom prosjekteringsarbeidene ikke kan fullføres innenfor uendret budsjettramme på Statsbyggs budsjett, eller oppdragsdepartementet ikke kan dekke prosjekteringskostnaden innen uendret budsjettramme om prosjektet ikke blir realisert. Dersom prosjekteringsarbeidene forventes å strekke seg over flere år, må det samtidig med at det fremmes forslag om bevilgning til oppstart av forprosjektet, også bes om samtykke fra Stortinget til å pådra utgifter påfølgende budsjettår, normalt i form av et forslag til romertallsvedtak. Omfanget av framtidige forpliktelser må framgå. Dersom de samlede kostnadene ved forprosjektet anslås å overstige de terskelverdier som Finansdepartementet setter for ekstern kvalitetssikring, skal en kostnadskalkyle for forprosjektet kvalitetssikres eksternt iht. KS2-ordningen før det ev. fremmes forslag for Stortinget om bevilgning til forprosjektet. Før arbeidet med prosjektering starter opp, skal det foreligge en skriftlig bekreftelse (oppdragsbrev) fra oppdragsdepartementet til Statsbygg der departementets mål og rammer for prosjektet fremgår. 4.3 Byggeprosjekter For alle byggeprosjekter skal det settes en styringsramme som er P50 og en kostnadsramme som er P85 fratrukket kutt. Kostnader til kunstnerisk utsmykning skal innarbeides i rammene, jf kgl. res 2. september 1997, men bevilges på eget budsjettkapitel og -post. Valg av prosentsats for kunstnerisk utsmykning skal forelegges for Kommunal- og moderniseringsdepartementet sammen med forslag til styrings- og kostnadsramme. file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

28 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor Kurante byggeprosjekter Byggeprosjekter innenfor husleieordningen, som kan håndteres innenfor uendret budsjettramme (kurantprosjekter), underlegges forenklet budsjettbehandling, dvs. at de ikke fremmes enkeltvis for Stortinget for godkjennelse. Kurantprosjekter med styringsramme (P50) på 50 millioner kroner eller mer skal forelegges Kommunalog moderniseringsdepartementet for godkjennelse. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skal påse at prosjektet er i overensstemmelse med retningslinjene for kurantprosjekter. I henhold til Kommunal- og moderniseringsdepartementets rundskriv H11/14 er det likevel krav om fremlegg for regjeringen av slike prosjekter dersom: 1. Prosjektet har en styringsramme på 100 millioner kroner eller mer. 2. Dersom leietaker ikke er en del av rettssubjektet staten (for eksempel stiftelser), og prosjektets styringsramme er på kr 15 millioner kroner eller mer Ordinære byggeprosjekter Byggeprosjekter innenfor husleieordningen hvor husleien ikke kan håndteres innenfor uendret budsjettramme, og byggeprosjekter utenfor husleieordningen i staten, skal legges frem for regjeringen og Stortinget for godkjennelse. Kostnadsramme for bygg og kostnadsramme for brukerutstyr legges frem for Stortinget hver for seg av hhv Kommunal- og moderniseringsdepartementet og oppdragsdepartementet. Kostnadsrammer for prosjekter som har vært gjenstand for ekstern kvalitetssikring (KS2) behandles i Regjeringen etter at kvalitetssikringen er avsluttet og normalt i forbindelse med at det fremmes forslag om oppstartsbevilgning i den ordinære budsjettprosessen. file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

29 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor Kostnadsrammen for byggeprosjekter som ikke har vært kvalitetssikret gjennom KS-ordningen, skal godkjennes av Kommunal- og moderniseringsdepartementet før forslag om startbevilgning fremmes for regjeringen og Stortinget. Kostnadsrammen skal settes til P85 fratrukket kutt. Midler til kunstnerisk utsmykning skal innarbeides i kostnadsrammen. I tillegg til kostnadsrammen for selve byggeprosjektet, skal nødvendige tilleggsutgifter (tomgangsleie- og flyttekostnader, samt kostnadsramme for brukerutstyr og inventar mv.) og fremtidig behov for husleiekompensasjon etter ferdigstillelse legges frem for Kommunal- og moderniseringsdepartementet for godkjenning før saken legges frem for regjeringen og Stortinget. Ved fremleggelse av forslag om startbevilgning for alle byggeprosjekter utenfor husleieordningen skal det i tillegg redegjøres for årlige utgifter til verdibevarende vedlikehold og tilfredsstillende drift. 4.4 Oppstart og gjennomføring av byggeprosjekter For at Statsbygg skal starte opp arbeidene med gjennomføring av et byggeprosjekt, skal det foreligge en skriftlig bekreftelse (oppdragsbrev) fra oppdragsdepartementet til Statsbygg. Videre skal det utarbeides et dokument som beskriver prosjektets mål, rammer og strategier (styringsdokumentet), som skal legges til grunn for det videre arbeidet med prosjektet. Disse kravene gjelder også prosjekter der Statsbygg er gitt oppdrag med å bistå ved anskaffelse av brukerutstyr til prosjektet. Nærmere retningslinjer for budsjettbehandling av byggeprosjekter som er aktuelle for startbevilgning, vil bli gitt i de årlige budsjettrundskriv fra Finansdepartementet. Byggeprosjekter skal gjennomføres iht. til vedtatte planer for kvalitet, fremdrift og økonomi. Det skal normalt ikke fremmes forslag om endringer i kvalitet, areal eller funksjon som medfører økte kostnader etter at startbevilgning er gitt. Dersom endringer likevel file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

30 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor vurderes som aktuelle, skal saken forelegges den myndighet som godkjente kostnadsrammen, med mindre det er snakk om mindre justeringer, bl.a. som følge av avklaringer i forbindelse med detaljprosjekteringen og avklaringer med leverandører mv. For ordinære prosjekter innebærer dette at saken skal legges frem for Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I tillegg skal saken forelegges Finansdepartementet dersom saken tidligere har vært forelagt Finansdepartementet Kutt i prosjektet Dersom det oppstår uforutsette kostnader som innebærer at prosjektets styringsramme kan bli overskredet, skal det først vurderes om det er mulig å foreta kutt i andre deler av prosjektet, iht. en kuttliste som skal foreligge før prosjektet settes i gang. Så lenge kostnadsrammen overholdes, kan kutt i vedtatt funksjonalitet bare skje etter en vurdering av oppdragsgivende departement Bruk av usikkerhetsavsetningen i ordinære byggeprosjekter Dersom de uforutsette kostnadene ikke kan dekkes ved kutt i andre deler av prosjektet, jf. kuttlisten, skal det tas stilling til bruk av usikkerhetsavsetningen i prosjektet (differansen mellom kostnadsrammen og styringsrammen). Usikkerhetsavsetningen kan kun benyttes til å dekke kostnader som følger av uforutsette hendelser og markedssvingninger. Den kan ikke benyttes til å dekke utgifter til standardheving eller utvidelse av prosjektet. Usikkerhetsavsetningen disponeres iht. pkt. 4.1 av Kommunal- og moderniseringsdepartementet, som kan delegere disponeringen av deler av avsetningen i det enkelte prosjekt til Statsbygg. Utløsning av midler fra usikkerhetsavsetningen skal skje etter tilrådning fra oppdragsdepartementet (-ene), eller virksomheten (-e). file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

31 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor Kostnader ut over usikkerhetsavsetningen i ordinære byggeprosjekter Dersom usikkerhetsavsetningen for ordinære byggeprosjekter heller ikke forventes å strekke til, skal saken forelegges den myndighet som godkjente kostnadsrammen, før forpliktelser ut over kostnadsrammen pådras. Dette innebærer at saken skal legges frem for Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Stortinget Endringer i kurantprosjekter etter at startbevilgning er gitt I kurantprosjekter bærer Statsbygg risikoen for at sluttkostnaden ikke overstiger styringsrammen, jf. Kommunal- og moderniseringsdepartementets rundskriv H11/14. For kurantprosjekter kan oppdragsdepartementet og Kommunal- og moderniseringsdepartementet avtale utvidelser opp til en kostnadsramme på 100 millioner kroner. Kurantprosjekter med en opprinnelig kostnadsramme under 100 millioner kroner, men hvor utvidelser innebærer at kostnadsrammen overstiger 100 millioner kroner, samt kurantprosjekter med en kostnadsramme over 100 millioner kroner, og hvor utvidelser innebærer en økning i kostnadsrammen på 20 prosent eller mer, skal forelegges Regjeringen for ny godkjennelse av kostnadsrammen. Ved fremlegg av slike saker skal det redegjøres for hvilke endringer som foreslås, formålet med endringene og kostnadene forbundet med endringene som foreslås (ny kostnadsramme og ev. endringer i fremdrift mv.). Noter: * Instruksen gjelder ikke for spesialbygg knyttet til driften av veg- og jernbanenettet. ** Beregnet ved å multiplisere årlig forventet leieforpliktelse (husleie og andre kostnader forbundet med leieavtalen) med antall år leieavtalen løper. Antall år settes lik leieavtalens varighet inkludert evt. opsjoner file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]

32 Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor om forlengelse. Det tas hensyn til indeksklausler med forhåndsbestemte reguleringer i avtalen. *** Dette kan f. eks fravikes når statlige virksomheter selv har ansvar for å bygge og forvalte spesialbygg, som for eksempel Statens vegvesen og Jernbaneverket. Regjeringen.no Om nettstedet? Formål, organisering og historikk? Innholdsstrategi for regjeringen.no? Besøksstatistikk for 2015? Tilgjengelighet? Personvernpolitikk Ansvarlig for Kommunal- og moderniseringsdepartementets sider: Ansvarlig redaktør: Kjersti Bjørgo Nettredaktør: Ann Kristin Lindaas Tlf E-post: postmottak@kmd.dep.no Ansatte i KMD: Depkatalog Organisasjonsnummer: file:///kronstad/thf$/desktop/midlertidige dokumenter til føring/instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.htm[ :46:29]