Vikartjenester helse Vadsø kommune

Transkript

1 Vikartjenester helse Vadsø kommune Tieto Versio 2 URL Hankinnan tyyppi Hankintailmoitus Hankintamenettely Avoin menettely Julkaisu pm :07 Sulkemisaika :00 Asiak. myöntämisen eräpäivä :00 Muokkauspäivämäärä :07 Tarjousten avaamisen aika :00 Hankintayksikkö Yritys Finnut Consult AS Osoite Tollbugata 7 Postitoimipaikka 9811 VADSØ Norja Version muutos Endringer gjort på oppgitt KS tariff under fanebladet "produkter". Kuvaus På vegne av Vadsø kommune (Oppdragsgiver) inviterer vi med dette til åpen anbudskonkurranse vikartjenester. Finnut Consult AS bistår med gjennomføringen av anbudskonkurransen. Oppdragsgiver ønsker anbud på vikartjenester for perioden januar 2014 desember 2017 med mulighet for prolongering i ett år. Innkjøpet av vikartjenester de siste årene har variert mellom ca 2 3 millioner kroner per år. Det historiske forbruket kan bare med store forbehold benyttes som anslag for forventet forbruk i kommende periode da behov for vikarer varierer og er avhengig av faktorer utenfor Oppdragsgivers kontroll. Oppdragsgiver har som mål å redusere bruken av innleide vikarer. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe tjenester for en fast sum, men kjøpe tjenester etter behov. Vi understreker at anbudet skal være i samsvar med instruksjonene beskrevet i dette dokumentet. Ufullstendige anbudsbesvarelser eller besvarelser som inneholder forbehold, feil eller uklarheter som kan medføre tvil om hvordan anbudet skal bedømmes avvises. Avvik fra konkurransegrunnlaget skal beskrives presist og entydig. På grunn av ferieavvikling, permisjoner, vakanser og sykefravær har oppdragsgiver behov for sykepleiere, vernepleiere hjelpepleiere, omsorgsarbeidere ev. annen helsepersonell som kan vikariere. Det gjelder personell til lengre eller kortere oppdrag, både planlagte og akutte oppdrag. Oppdragsbestillere internt hos oppdragsgiver vil være legesenter, sykehjem, hjemmetjenesten (tiltak i pasienters hjem med heldøgnstjenester) eller sykestua. Det anslås en fordeling mellom stillingskategorier på ca. 70 % sykepleiere, 30 % hjelpepleiere, omsorgsarbeidere, helsefagarbeidere, bioingeniører og tilsvarende. Oppdragsgiver vil kunne ha et fremtidig behov i denne avtaleperioden for leger, vernepleiere, bioingeniører, fagledere og tilsvarende. Anbudet skal derfor ha en oversikt over hvilken annen kompetanse og kvalifikasjoner Leverandør kan levere. Oppdragsgiver har også prosjekter med ressurskrevende tjenester der det kan være behov for spesialkompetanse for eksempel innenfor betjening av respirator og dialysebehandling. Anbudet skal derfor bekrefte om Leverandør kan levere denne type kompetanse. Sivu 1 / 8

2 CPV-koodit: Koodi Kuvaus Työhönottopalvelut Henkilöstön hankintapalvelut tilapäistyöntekijät mukaan luettuna Sairaanhoitohenkilöstön hankintapalvelut Hoitohenkilöstön hankintapalvelut Terveyspalvelut ja sosiaalitoimen palvelut Terveyspalvelut Sairaanhoitohenkilöstön palvelut Ilmoitukset Päivämäärä Nimi Kuvaus :38 spørsmål 15. Spørsmål 15. Det vises til svar på spørsmål 12. Under henvisning til at dette er en rammeavtale, hvor det ikke er noe klart definert volum som vil bli avropt, og hvor vi på relativt korte frister skal kunne stille med vilkarer innen den aktuelle kategori, synes kravet å være urimelig og egnet til å virke sterkt konkurransebegrensende. For de selskap som tar den store risikoen ved å delta i denne konkurransen, vil risikoen- forutsatt en seriøs tilbyder måtte innkalkuleres i tilbudte priser. Det vil også kunne innebære at prisene blir svært høye. Vi har forståelse for at man ønsker å sikre seg leveranse, men dette vil man kunne løse på flere måter; ved å stille gode kvalifikasjonskrav mht erfaring og kapasitet, ved då inngå rammeavtaler med flere, samt ved å evt. binde opp til en bestemt minimums leveransegrad årlig, med konsekvenser i form av mulkt dersom denne ikke oppfylles. Ved Vadsø kommunes forrige anbudskonkurranse for to år siden valgte vi å ikke levere tilbud på grunn av dette kravet. Velger kommunen å opprettholde kravet også denne gang vil vi trolig igjen velge å ikke levere tilbud. Dette til informasjon. Viser følgende tenkte eksempel at vi har forstått kravet riktig? Vadsø kommune bestiller 30 sykepleiere for en periode på 8 uker sommeren Leverandør kan kun levere 20. Vadsø kommune henter inn 10 sykepleiere fra annen leverandør. Anbudsleverandør må dekke differansen mellom annen leverandørs pris og egen anbudspris for alle vikarene hele perioden. Svar på spørsmål 15. Vikarer til helsesektoren er en er et sårbart område, oppdragsgiver må ha stor grad av sikkerhet for at leverandør oppfyller de behov oppdragsgiver har på dette området. Den nevnte leveransebeskrivelsen blir således stående. Vedrørende eksempel: Leverandør må dekke differansen mellom leverandørs pris og egen anbudspris for de vikarene leverandør ikke kan levere for hele perioden :56 Spørsmål 14 Spørsmål 14. Er det tilstrekkelig at tilbudsbrevet er signert av ansvarlig person eller må også den elektroniske signeringen i Mercell være foretatt av ansvarlig person? Svar spørsmål 14. Det er tilstrekkelig at tilbudsbrevet er signert av ansvarlig person. Sivu 2 / 8

3 :12 Spørsmål 13. Spørsmål 13. Hvilke kolonner skal fylles inn? Kolonne D = kolonne F? Kolonne E = kolonne G? Kolonne J (valuta) skal utgå? Kolonne K (Pris) skal utgå? Det beste er om dere fjerner doble og unødige kolonner slik at det ikke blir misforståelser. Kan dere også legge inn formler? Svar på spørsmål 13. Leverandør skal fylle ut kolonnene "Leverandørens påslagsfaktor" og "Fakturerbar timespris (eks mva.)". Vi legger ikke inn formler :53 Spørsmål Spørsmål 11. Vedr prisskjema er det tilstrekkelig at vi kun fyller ut kolonne F (leverandørens påslagsfaktor)? Svar på spørsmål 11. Nei, pris skal fylles inn. Spørsmål 12. Vedr 2.0 krav til vikarer og leveranseforhold: a. kan krav om å dekke merkostnad (ved å benytte annen leverandør) utgå evt radikalt reduseres, slik at man slipper å ta forbehold når man legger inn sitt tilbud? b. Kan 50% mulkt reduseres til 1%, av samme grunn? Svar spørsmål 12. a. Nei. Oppdragsgiver forventer at disse kravene overholdes. Viser for øvrig til følgende formulering i konkurransegrunnlagets pkt. 2. Ufullstendige anbudsbesvarelser eller besvarelser som inneholder forbehold, feil eller uklarheter som kan medføre tvil om hvordan anbudet skal bedømmes avvises. b. Nei :00 Spørsmål 10. Spørsmål 10: Var dette et svar på følgende spørgsmål: Erklæring om virksomhedens omsætning de sidste år med relevans til kontrakten. Hvilket indhold skal erklæringen have og hvilket formål har den? Hvad er det, man skal erklære? I Mercell står nemlig to krav: 1) Årsberetning (=Årsrapport) og 2) Erklæring om virksomhedens omsætning de sidste år med relevans for kontrakten Svar på spørsmål 10: Vi ber om en erklæring på hvor stor del av omsetningen deres helsevikarer har utgjort av totalomsetningen de siste årene. Hensikten med denne er at vi vil gjøre en vurdering av om tilbydende selskap har erfaring innen dette tjenesteområdet. Sivu 3 / 8

4 :42 Spørsmål 1-5 Spørsmål. 1. Hjelpevikarer = helsefagarbeidere? Svar spørsmål 1. Ja det er riktig. Hjelpevikarer = helsefagarbeidere? Spørsmål 2. Vikarer til hjemmetjenesten = ufaglærte? Svart spørsmål 2. Ja det er riktig. hjemmetjenesten = ufaglærte? Spørsmål 3. KS-tariffen er ikke oppdatert med korrekt lønn. Kan dette korrigeres evt kan det vurderes å benytte følgende kategoriuavhengige pristabell: Pris = KS-lønn + sosiale utgifter + påslagsfaktor der man kun skal oppgi (og kun konkurrere på) påslagsfaktor? Svar på spørsmål 3. KS tariffen er nå oppdatert. Spørsmål 4. Mulkt på 50% av gjeldende timepris fom avtalt oppmøte tom faktisk oppmøte: Gjelder dette ubegrenset? F eks om en 8 ukers sommervikar ikke møter opp så løper mulkten i alle 8 uker? Svar på spørsmål 4. Oppdragsgiver forventer at dette ikke skjer. Skulle det skje, forventes det at leverandør stiller med annet personell. Spørsmål 5. Aksepterer Vadsø kommune at det - evt basert på skriftlig avtale med (utenlandsk) arbeidstaker - trekkes i vikarens lønn (eksempelvis for kursutgifter som måtte være påbeløpt for å innfri kvalifikasjonskrav og lovmessige krav knyttet til norsk språk og autorisasjon)? Svar på spørsmål 5. Dette aksepteres ikke. Sivu 4 / 8

5 :21 spørsmål 7-9 Spørsmål 7: Pkt. 3.1 Egenerklæring om lovomfattede arbejdsmiljøforhold: Har opdragsgiver prædefineret egenerklæring? Hvis ikke, hvilke indholdsmæssige formkrav har opdragsgiver til en sådan erklæring? Svar på spørsmål 7: Se vedlagt dokument. HMS egenerklæring. Spørsmål 8: Kravspecifikation og mindstekrav, pkt. 9 Bemanning: Spørges der her ind til ansatte på kontoret eller vikarer? Hvis det er vikarer, hvad skal så præcist beskrives? Vi har jo en meget stor vikarpool, hvor en beskrivelse af den enkelte kompetencer virker irrelevant. Svar på spørsmål 8: Det spørres etter bemanning som blir gjort tilgjengelig for Oppdragsgiver, altså vikarene. Vi ber om en oversikt over kompetansen til de personer som leverandøren tilbyr til å dekke Oppdragsgivers behov. Spørsmål 9: Udvælgeskriterier i Mercell: Der står, at vi skal vedlægge virksomhedens seneste årsberetning. Menes der her årsrapport? Generelt virker det påfaldende, at der under dette punkt i Mercell er anvendt dansk hele vejen igennem, hvorimod det under resten af udbuddet er anvendt norsk. Vi beder oppdragsgiver sikre sig, at det er de rigtige oplysninger, som tilbyder får adgang til, da dette virker underligt. Svar på spørsmål 9: Norsk Årsberetning = Dansk Årsrapport. Årsaken til at det kommer på dansk vil jeg tro har med å gjøre at Mercell brukes i flere land, de data som ligger inne som standardtekst er oversatt til gjeldende lands språk. Tekst som er lagt inn er således på nå norsk, det skal for øvrig være en engelsk versjon da dette er en TED utlysning :01 Spørsmål 6 Spørsmål 6: Vi viser til Vadsø kommunes svar til spørsmål 5, som vi regner med henviser til Arbeidsmiljøloven vedrørende utbetaling av lønn og feriepenger. Vi ber kommunen bekrefte om de setter som anbudsbetingelse at tilsidesettes, og ikke skal gjelde for de potensielle leverandørene. Vi gjør oppmerksom på at loven gjelder fagforeningstrekk, pensjonstrekk, velferdstrekk, forskuddstrekk, tilbakebetaling av lønnsforskudd / låneavtaler etc. I så tilfelle, bes kommunen om å oppgi lovhjemmelen de bruker for å sette slike konkurransevilkår, samt begrunne standpunktet slik at vi kan forklare det til våre fagforeninger. Vi regner med at Vadsø kommune har trekkavtaler med sine ansatte, eksempelvis innenfor pensjon, fagforening etc. Basert på nevnte paragrafer og likebehandlingsprinsippet, mener vi at vi bør ha samme rettigheter for våre ansatte. Svar på spørsmål 6 Viser til svar på spørsmål 5. Som det framgår av konkurransegrunnlaget skal leverandør forholde seg til arbeidsmiljøloven. Trekk i lønn eller feriepenger i hht. arbeidsmiljølovens andre ledd bokstav c, i forbindelse med kurs, språkopplæring, rekrutteringskostnader mm. er ikke akseptert. De betingelser for trekk i lønn og feriepenger som får øvrig stilles i arbeidsmiljølovens skal følges. Sivu 5 / 8

6 Tuotteet Kategoria Kuvaus Toimitus pm Määrä Yksikkö 1. Sykepleiere 1. Ordinær arbeidstid 480,00 timer 1. Sykepleiere 2. 50% overtid 14,00 timer 1. Sykepleiere % overtid 7,00 timer 2. Helsefagarbeidere 1. Ordinær arbeidstid 200,00 timer 2. Helsefagarbeidere 2. 50% overtid 6,00 timer 2. Helsefagarbeidere % overtid 3,00 timer 3. Ufaglærte 1. Ordinær arbeidstid 320,00 timer 3. Ufaglærte 2. 50% overtid 10,00 timer 3. Ufaglærte % overtid 4,00 timer Arviointiperusteet 1 Priskriterium 40,0% Oppdragsgiver lønner etter KS-tariff der faggruppene er direkteplassert til 10 års ansiennitet. Times antallet oppgitt under fanebladet "Produkter" representerer det innbyrdes forhold mellom de tilbudte stillingskategorier og overtidsbruk for disse. 2 Kvalitet og egnethet 30,0% Det vil her bli lagt vekt på kvalitet og egnethet vurdert på basis av dokumentasjon av hvordan på de tilbudte produktene og tjenestene møter kravene oppgitt under fanebladet "minimumskrav" pkt. 7.0, 8.0, 9.0 og Responstid og tilgjenglighet 30,0% Her blir det lagt vekt på responstid, leveringssikkerhet og tilgjengelighet av vikarer sombeskrevet under fanbladet "minimumskrav" pkt Vähimmäisvaatimukset Тaso Selitys Vain tiedot 1.0 KRAVSPESIFIKASJON OG MINSTEKRAV Kyllä Informasjon Følgende krav til leveranser, produkter og tjenester er stilt opp i konkurransen. Krav som er kommentert som minstekrav vil kunne gi grunnlag for avvisning av tilbud som ikke oppfyller kravet. 2.0 Krav til vikarer og leveranseforhold Kyllä Sivu 6 / 8

7 a) Leverandør skal levere vikar med de kvalifikasjonene som Oppdragsgiver etterspør. Det skal gjennomføres statusmøter jevnlig mellom Oppdragsgiver og Leverandør. Det vil si minimum to ganger det første halvåret. Deretter én gang hvert halvår. Leverandør skal angi frist for vederlagsfri avbestilling av vikar og eventuelt hvilket gebyr som blir belastet Oppdragsgiver ved avbestilling av vikar etter denne fristen. Leverandør har ansvaret for å framskaffe innkvartering bolig eller hotellrom til vikarene. Hvis leverandør ikke kan levere vikar for forespurt periode, kan Oppdragsgiver hente inn vikar hos en annen leverandør for hele perioden. Leverandøren betaler da merkostnaden Oppdragsgiver har hatt for denne leveransen. Hvis Oppdragsgiver må sende en vikar tilbake under eller etter opplæringen fordi det viser seg at vikaren ikke har den nødvendige kompetansen, skal Leverandør dekke kostnadene for opplæringen av den nye vikaren som leveres eventuelt skal Oppdragsgiver ikke faktureres for opplæringen av vikarer som sendes tilbake. Hvis Oppdragsgiver må sende vikar tilbake på hvilket som helst tidspunkt under eller etter opplæringen fordi det viser seg at vikaren ikke har den nødvendige sosiale kompetansen eller de nødvendige sosiale egenskapene som er nødvendige for oppdraget, skal Leverandør dekke kostnadene for opplæringen av den nye vikaren som leveres eventuelt skal Oppdragsgiver ikke faktureres for opplæringen av vikarer som sendes tilbake. Dersom vikaren ikke utfører tjenesten i samsvar med anvisning fra Oppdragsgiver, kan Oppdragsgiver med en kort muntlig begrunnelse til leverandøren kreve en vikar erstattet med en annen vikar. Ny vikar skal være på plass i løpet av utløpet av neste arbeidsdag regnet fra det tidspunkt når klagen er mottatt hos Leverandøren. Dersom leverandøren ikke overholder fremmøtetidspunkt som er bekreftet i ordrebekreftelsen fra leverandøren løper en mulkt på 50 % av gjeldende timepris regnet fra oppmøte skulle skjedd i henhold til ordrebekreftelsen til oppmøte faktisk skjer. Påbegynt time regnes i denne sammenheng som hel time. Vil Oppdragsgiveren kreve erstatning eller mulkt, skal han varsle Leverandøren innen rimelig tid etter at han ble klar over grunnlaget for å reise kravet. Gjør Oppdragsgiver ikke det, tapes kravet. Oppdragsgiver skal ha faste, navngitte kontaktpersoner hos leverandøren for bestilling og henvendelser om avtalen. Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem. Leverandør skal ha kvalitetssikringsrutiner som sikrer at vikaren har de nødvendige kvalifikasjonene og at leveransen skjer til avtalt tid og sted. Hver virksomhet hos Oppdragsgiver skal kunne bestille vikarer per telefon eller e-post. Oppdragsgiver skal umiddelbart motta skriftlig ordrebekreftelse med bekreftet fremmøtetidspunkt og -sted. Leverandøren skal oppgi maksimum responstid for bestilling tid fra bestilling er mottatt hos Leverandør til Leverandøren kan tilby etterspurt vikar til oppdragsgiver. Leverandørens HMS-perm skal være tilgjengelig for Oppdragsgiver. Leverandøren skal levere statistikk som inneholder oversikt blant annet over hvor stor omsetningen har vært på hver enkelt stillingskategori, omsetning på helg- og natt- og helligdagstillegg. Leverandøren skal kunne levere andre rapporter etter behov. b) Det er viktig med kontinuitet. Det vil si at det er viktig at leverandør kan tilby den samme vikaren flere ganger og med den varigheten som er etterspurt. Det er for å begrense antall tjenesteytere til brukerne og for å begrense opplæringskostnader. Leverandør skal legge til rette for kontinuitet og skal i hvert enkelt tilfelle bekrefte til hvilken grad vikaren kan bindes opp til Oppdragsgivers behov for kontinuitet. 3.0 Gebyr ved avbestilling. Ei Leverandør skal angi frist for vederlagsfri avbestilling av vikar og eventuelt hvilket gebyr som blir belastet Oppdragsgiver ved avbestilling av vikar etter denne fristen. 4.0 Generelt om sykepleiervikarer Kyllä Det stilles følgende krav til sykepleiere som leies inn: 4.1 Erfaring Ei Det er ønskelig med klinisk erfaring. 4.2 Godkjenning Ei Sykepleiere skal ha offentlig godkjenning for arbeid i Norge og skal på ingen måte ha blitt fratatt retten til å handtere medikamenter dokumentasjon av autorisasjon (Helsepersonellnummer HPR nr) skal vedlegges ved utsendelse av tilbud på den enkelte vikar. 4.3 Språk Ei Sykepleierne må ha alminnelige gode norskkunnskaper muntlig, og de skal kunne gjøre seg forstått skriftlig på et av de skandinaviske språkene. 4.4 Fleksibilitet Ei Sykepleierne skal være fleksible i forhold til arbeidstid på grunn av at arbeidstidspunkt kan endres på kort varsel. 5.0 Generelt om hjelpepleiervikarer og tilsvarende Kyllä Det stilles følgende krav til hjelpepleiere som leies inn: 5.1 Godkjenning Ei Sivu 7 / 8

8 Hjelpepleiere skal ha offentlig godkjenning for arbeid i Norge og skal på ingen måte ha blitt fratatt retten til å handtere medikamenter (hjelpepleierne og annet personell som ikke er sykepleiere må ha en egen delegering fra lege i kommunen for å kunne dele ut medikamenter.). Dokumentasjon av autorisasjon (Helsepersonellnummer HPR nr) og dokumentasjon på gjennomført medikamentkurs skal vedlegges ved utsendelse av tilbud på den enkelte vikar. 5.2 Erfaring Ei Det er ønskelig med klinisk erfaring. 5.3 Arbeidsforhold Ei Hjelpepleiere skal være selvstendige, ha evne til å prioritere og mestre stort arbeidspress. 5.4 Språk Ei Hjelpepleierne må ha alminnelige gode norskkunnskaper muntlig, og de skal kunne gjøre seg forstått skriftlig på et av de skandinaviske språkene. 5.5 Fleksibilitet Ei Hjelpepleierne skal være fleksible i forhold til arbeidstid på grunn av at arbeidstidspunkt kan endres på kort varsel. 6.0 Vikarer til hjemmetjenesten Kyllä For arbeid i hjemmetjenesten skal følgende arbeid dekkes: 6.1 Oppgaver Ei - Ordinære sykepleieoppgaver Matombringing og eventuelle innkjøp. - Dosering og utlevering av medisiner. 6.2 Kontakt med andre samarbeidspartnere Her gjelder følgende tillegg: Ei - Vikaren må ha sertifikat for personbil. - Oppdragsgiver stiller bil til disposisjon ved oppdrag. 7.0 Rekruttering Ei Beskrivelse av hvordan vikarene rekrutteres herunder hvordan kartleggingen av vikarenes kompetanse og sosiale egenskaper foregår. 8.0 Spesialkompetanse Ei Oppdragsgiver har også prosjekter som er ressurskrevende tjenester der det kan være behov for spesialkompetanse innenfor betjening av respirator og dialysebehandling. Anbudet skal derfor bekrefte om Leverandør kan levere denne type kompetanse. 9.0 Bemanning Ei Beskrivelse av bemanning som blir gjort tilgjengelig for Oppdragsgiver Stillingskategorier Ei Beskrivelse av hvilke stillingskategorier som kan tilbys. Så som leger, vernepleiere, bioingeniører, fagledere og tilsvarende Responstid og tilgjengelighet Ei Beskrivelse av leverandørens leveringsopplegg og bestillingsrutiner. Sivu 8 / 8