Næringslivets oppgaveplikter

Transkript

1 Næringslivets oppgaveplikter Send blanketten til: Brønnøysundregistrene Oppgaveregisteret 8910 BRØNNØYSUND Oppgaveregisteret (OR) skal sørge for effektiv samordning og utnyttelse av oppgaveplikter som offentlige organer pålegger næringsdrivende. Registeret skal til enhver tid inneholde en oppdatert oversikt over alle slike oppgave- plikter og bidra med informasjon om disse og den samordning som finner sted. Etter 4 Innsendingsplikt, i lov om Oppgaveregisteret av nr. 35 med tilhørende forskrift plikter ethvert offentlig organ å sende melding om nye eller endrede oppgaveplikter til Oppgave- registeret. Meldingen bes gitt på denne blanketten. Meldingen gjelder Ny oppgave (ikke tidligere registrert i OR) Deler du må fylle ut: Fyll ut hele blanketten Endring av oppgave/skjema Endring av oppgave Fyll ut del 1, samt de punktene som endringen gjelder Endring av skjema Fyll ut delene 1 og 2, samt de punktene som endringen gjelder Nytt skjema Fyll ut delene 1, 2, 5 og 6 Hvis nytt skjema erstatter et eksisterende skjema, oppgi det eksisterende skjemaets nummer og navn: Skjemanummer Skjemanavn Vennligst legg ved ett eksemplar av skjema som er knyttet til oppgaven, samt eventuelle vedlegg som følger hvert skjema, eksempelvis veiledningshefter. Vedlagte utfyllingsveiledning inneholder noen begrepsdefinisjoner og forklaringer til enkelte av spørsmålene i denne blanketten. Del 1. Innsender Opplysninger om etat som er ansvarlig for oppgaven Etatens navn Organisasjonsnr. Adresse Postnr. Poststed Saksbehandler (se veiledning) Telefonnr. E-post Del 2. Oppgave Opplysninger om etatens informasjonsinnhenting Oppgavens navn Oppgavens formål (se veiledning) Fagansvarlig departement Organisasjonsnr. Ev. fullmaktshaver Organisasjonsnr. Kontaktperson for Oppgaveregisteret Telefonnr. E-post Næringslivets kontakt (se veiledning) Telefonnr. E-post

2 Del 3. Hjemmel Opplysninger om loven(e) oppgaven er hjemlet i, samt tilhørende forskrift(er). Bruk om nødvendig eget ark. Lov (dato, nr., navn) (se veiledning) Lov (dato, nr., navn) (se veiledning) Lov (dato, nr., navn) (se veiledning) Del 4. Register/Database Digitalt register eller database som leverer opplysninger til oppgaven Hvis det i tillegg til skjemaet (skjemaene) blir innhentet opplysninger til oppgaven fra digitale registre/databaser, oppgi navn på registeret og hvilken etat som er registereier. Presiser hvilke opplysninger som blir innhentet (se veiledning). Bruk om nødvendig eget ark. Registernavn Registereier Opplysninger som blir innhentet Registernavn Registereier Opplysninger som blir innhentet Registernavn Registereier Opplysninger som blir innhentet

3 Del 5. Skjema/Melding Del 5 og 6 fylles ut for hvert skjema som er tilknyttet oppgaven. a. Opplysninger om skjemaet som blir benyttet i oppgaven Skjemanr. (se veiledning) Skjemanavn Skjemaansvarlig (se veiledning) Oppgi hvilke målformer/språk skjemaet foreligger på Bokmål Nynorsk Samisk Engelsk Andre språk Hvis skjemaet er tilgjengelig på andre språk, oppgi hvilke Vedleggskrav/Dokumentasjonsplikt (se veiledning) Kan opplysningene bli innhentet til din etat på medium? Ja Nei Er skjemaet endret spesielt med hensyn til EØS-tilpasning? Er skjemaet i sin helhet opprettet som en følge av EØS-tilpasning? Ja Nei Ja Nei b. Opplysninger om bruken av skjemaet (se veiledning) Brukes skjemaet som søknads-/registreringsskjema eller som rapporteringsskjema? Søknads-/registreringsskjema Rapporteringsskjema Brukes i begge sammenhenger Fylles ut hvis skjemaet brukes som søknadsskjema eller som registreringsskjema Rettigheter som blir oppnådd ved innvilgning av søknad/innsending av registreringsskjema Rapporteringsplikt som følger av innvilget søknad/innsendt registreringsskjema Oppgi hvilken hendelse som krever innsending av skjema (gjelder registreringsskjema) Angi totale antall innsendte skjema/meldinger pr. år Fylles ut hvis skjemaet brukes som rapporteringsskjema: Periodisk rapportering eller hendelsesutløst rapportering? Periodisk rapportering Hvis periodisk, oppgi hvor ofte skjemaet skal blir sendt inn (for eksempel årlig, månedlig) Oppgi tidsfrist (hvis skjemaet skal sendes inn innen en gitt dato) Hendelsesutløst (rapportering utløst av en hendelse som inntrer. For eksempel nyansettelse/ sykefravær/ ulykke med mer) Hvis hendelse, beskriv hvilken type hendelse/forhold som utløser rapporteringsplikt Hvis hendelse, angi totale antall innsendte skjema/meldinger per år c. Opplysninger om det interne register/database der opplysninger innhentet på skjemaet lagres Hvis skjemaet brukes til å oppdatere et internt register/database, ønsker vi navnet på registeret/databasen. Oppgi også hvilke opplysninger som blir innhentet på skjemaet som blir lagret i dette registeret/databasen.

4 Del 6. Skjema Avgivere av opplysninger Opplysninger om hvem som sender inn skjemaet/meldingen : Gi en beskrivelse av /e av næringsdrivende som sender inn skjemaet. Gruppen består av enheter som entydig kan avgrenses og beskrives ut fra type næringsvirksomhet, organisasjonsform, antall ansatte eller andre relevante avgrensningskriterier. Se beskrivelse av avgrensningskriteriene nederst på siden, samt eksempler i veiledningen. som avgir opplysninger: Oppgi antall, eventuelt estimert antall, enheter/næringsdrivende i som er beskrevet. andel: Oppgi hvor stor prosentandel av skjemaene som innrapporteres. sforbruk, innrapportering: Oppgi estimert tidsforbruk i timer og minutter ved innrapportering, inkl forarbeid. sforbruk, innrapportering: Oppgi estimert tidsforbruk i timer og minutter ved innrapportering, inkl. forarbeid. Kilde for estimatet: Oppgi hvem som er kilden for tidsestimatet; etat (E) eller næringslivet (N). andel % andel % andel % andel % Avgrensningskriterier for gruppebeskrivelsen Type næringsvirksomhet (næringsområde) Type økonomisk aktivitet som den næringsdrivende utøver. Eksempler: Svineproduksjon, sparebankvirksomhet, regnskapsførervirksomhet, anleggsvirksomhet, varehandel m.m. Hvis en oppgaveplikt bare gjelder for enkelte næringsområder ber vi deg skrive inn dette. Vi benytter Statistisk Sentralbyrås klassifisering av næringsvirksomhet, Standard for næringsgruppering (SN2007) til å spesifisere type næringsvirksomhet. Se oversikten over inndelingen Benytt gjerne Statistisk Sentralbyrås koder (NACE-koder) for en presis beskrivelse av næringsområdet denne oppgaveplikten gjelder for. Ta gjerne kontakt med Oppgaveregisteret for veiledning, tlf Organisasjonsform Organisasjonsformen beskriver hvordan eierskapet til en enhet er organisert, for eksempel som aksjeselskap, ansvarlig selskap, enkeltpersonforetak. Hvis en oppgaveplikt bare gjelder for visse organisasjonsformer, ber vi deg skrive inn dette. Antall ansatte Hvis oppgaveplikten bare gjelder enheter med et visst antall ansatte, oppgir du dette. (Eksempel: enheter med mer enn x ansatte, enheter med mindre enn x ansatte, enheter med x til y ansatte.)

5 BRØNNØYSUNDREGISTRENE Oppgaveregisteret NÆRINGSLIVETS OPPGAVEPLIKTER Utfyllingsveiledning Definisjoner Oppgave Skjema En oppgave er de opplysningene som næringslivet eller deler av næringslivet er pålagt å rapportere for å dekke en offentlig etats informasjonsbehov knyttet til en gitt forvaltningsoppgave. Oppgaven skal alltid være pålagt med hjemmel i lov eller forskrift. Etaten innhenter opplysningene via ett eller flere skjema eller registre. Skjema er den delen av oppgaven som næringsdrivende blir pålagt å innrapportere. Med skjema menes her all strukturert rapportering av data: papirskjema, digitale tjenester i Altinn, skjema og record format, det vil si direkte uttrekk fra databaser, og lignende. Vi gjør oppmerksom på at vår bruk av begrepet "skjema" avviker fra gjeldende norsk standards definisjon. Med skjema mener vi altså alle former for innrapportering hjemlet i lov eller forskrift, uavhengig av hvilket medium opplysningene overbringes på. Del 1, Innsender Denne delen av blanketten gir opplysninger om etaten som er ansvarlig for oppgaven, og som henter inn opplysninger fra næringslivet. Organisasjonsnummer Fylles ut med organisasjonsnummer tildelt i Enhetsregisteret. Her kan du finne organisasjonsnummeret til din etat. Saksbehandler Her skal du oppgi hvem som har fylt ut denne blanketten. Navnet skal oppgis bare hvis saksbehandler er en annen enn kontaktpersonen for oppgaven (se spørsmål under del 2. Oppgave). Del 2. Oppgave Denne delen av blanketten gir opplysninger om informasjonsinnhentingen i etaten. Oppgavens navn Oppgavens formål Fagansvarlig departement Fullmaktshaver Kontaktperson Næringslivets kontakt Her oppgir du oppgavens betegnelse eller navn. Hvis informasjonen til oppgaven blir innhentet ved hjelp av ett skjema, vil oppgavens navn og skjemaets tittel som regel være identiske. Omfatter oppgaven flere skjema, kan hvert skjema ha sitt eget navn, mens oppgavens navn vil være en samlebetegnelse for alle skjemaene. Eks: Statistisk Sentralbyrå (SSB) samler inn industristatistikk ved hjelp av ulike skjemaer tilpasset forskjellige næringer. Oppgaven betegnes som "Industristatistikk". Her skal du oppgi formålet med oppgaven, det vil si i hvilken sammenheng etaten skal bruke de innsamlede opplysningene. Eks: Skattedirektoratets næringsoppgave skal brukes til beregning av skatt for næringsvirksomheten. Her skal du oppgi navn og organisasjonsnummer til det departementet som har det faglige ansvaret for oppgaveplikten. Dette feltet skal fylles ut hvis hjemmelen til å forvalte oppgaven er delegert til en annen myndighet enn den som er oppgitt som ansvarlig for oppgaven i del 1. Fullmaktshaver er som oftest en myndighet på lavere nivå enn oppgaveansvarlig. Eks: Toll- og avgiftsdirektoratets avgiftsoppgaver forvaltes av distriktstollstedene. Her oppgir du hvilken person i etaten som Oppgaveregisteret kan kontakte for nærmere opplysninger om oppgaven og skjema. Her oppgir du hvor næringsdrivende skal henvende seg for nærmere opplysninger om oppgaveplikten. Hvis oppgaven forvaltes av en lokal eller regional enhet av din etat, oppgir du dette i tillegg til et telefonnummer. Hvis du ikke skriver inn noen opplysninger i feltet "Næringslivets kontakt", vil Oppgaveregisteret registrere opplysningene du har gitt i feltet "Kontaktperson" som "Næringslivets kontakt".

6 Del 3. Hjemmel Denne delen av blanketten gir opplysninger om loven eller lovene som oppgaven er hjemlet i, og tilknyttede forskrifter. Lov / forskrift Oppgaven kan være hjemlet i lov, forskrift til lov eller begge deler. Her angir du hjemmelsgrunnlaget ved dato, nummer og navn på loven og eventuelt forskriften som hjemler oppgaven. For at hjemmelsgrunnlaget skal være så tydelig som mulig, henviser du her til hvilken del av loven/forskriften (paragraf, ledd, punktum) som spesifikt omtaler nevnte informasjonsinnhenting. Del 4. Register/Database Denne delen av blanketten gjelder eventuelle digitale registre/databaser som leverer opplysninger til oppgaven. Det vil si kilderegistre som din etat bruker. Register/ Opplysning Her oppgir du digitale registre utenfor eller innen etaten som blir brukt ved innhenting av opplysninger som supplerer skjemaet.. Eks: På Regnskapsregisterets skjema "Vedlegg til årsoppgjør" er spørsmål om enhetens stiftelsesdato utelatt. I stedet innhentes denne opplysningen fra Foretaksregisteret. Oppgi nøye alle opplysninger som blir hentet inn fra hvert register. Opplysninger som kun blir brukt til å identifisere den oppgavepliktige eller til å kontrollere at de avgitte opplysningene er korrekte, skal du ikke oppgi her. Del 5. Skjema Denne delen av blanketten gir opplysninger om det/de skjema(er) som benyttes i oppgaven, om bruken av skjemaene, og om registre som oppdateres av skjemaene. Denne delen skal du fylle ut for hvert skjema som er tilknyttet oppgaven. Skjemanummer Skjemanavn Skjemaansvarlig Vedleggskrav/ Dokumentasjonsplikt medium EØS-tilpasning Bruken av skjemaet Her oppgir du identifikasjonsnummeret som er påtrykt skjemaet. Dette kan være en bokstav- eller tallkode din etat bruker til intern skjemanummerering. For e skjemaer kan det også være aktuelt å oppgi rapportnummeret hvis det ikke finnes tilsvarende skjemanummer som for papir/pdf formatet. EKS: Skatteetaten bruker koder som RF-1167, Brønnøysundregistrene bruker BR-1010 og RR Her oppgir du navn eller tittel på skjemaet. Her oppgir du den personen i etaten som er faglig ansvarlig for skjemaet. Faglig ansvar vil ligge på ledernivå i etaten. Oppgi også tittel og avdelingens/seksjonens navn. Hvis den næringsdrivende i tillegg til skjema må sende inn ett eller flere vedlegg, oppgir du dette her. Eks: Krav om Firmaattest som vedlegg til en søknad. Krav om vedlegg av siste års regnskap til en rapporteringsplikt, etc. Her oppgir du om etaten din kan innhente oppgavepliktige opplysninger digitalt, for eksempel som en tjeneste i Altinn. Endre eksempler kan være e skjema, digitale dokumenter eller bruk av annen form for kommunikasjon Hvis skjemaet har vært gjenstand for en revidering, eller i sin helhet er opprettet som en følge av EØS-tilpasning, oppgir du dette. Søknadsskjema er et skjema som brukes for å søke om en rettighet. Registreringsskjema er et skjema som brukes ved førstegangsregistrering av opplysninger. Ved innvilgelse av en søknad eller innsending av et registreringsskjema kan søkeren eller innsenderen oppnå en rettighet. Eks: Registrering i Kredittilsynets revisorregister gir innsender rettighet til å utføre revisjon. Innvilgelse av en søknad eller innsending av et registreringsskjema kan medføre en periodisk rapporteringsplikt for søkeren. Dette kan også medføre en rapporteringsplikt på grunnlag av en hendelse, for eksempel ved en statusendring. Eks: Private entreprenører skal sende inn registreringsskjema for maskiner og personell til fylkesmannsembetene. De er senere pliktige til å melde fra om endringer i bedriftens ressurssituasjon.

7 Hvis krav om innsending av registreringsskjema eller behovet for innsending av søknadsskjema oppstår på grunnlag av en bestemt hendelse, skal du beskrive denne hendelsen her. Rapporteringsskjema er et skjema som bestemte grupper av næringsdrivende blir pålagt å sende inn for rapportering av gitte opplysninger. Rapporteringsskjemaer brukes enten hvis det foreligger krav om periodisk rapportering (eks: den årlige selvangivelsen) eller hvis det har oppstått en situasjon/hendelse som krever innsending av rapporteringsskjema (eks: driftsstans eller driftsinnskrenkninger er en hendelse som skal meldes til arbeidsmarkedsetaten). Totale antall innsendte skjema/ meldinger Etatsinterne registre som oppdateres av skjemaet Her oppgir du det totale antall innsendte eksemplarer av dette skjema/meldingen som din etat mottar fra berørte næringsdrivende per år. Eksempel: Antallet næringsoppgaver Skatteetaten mottok innen et kalenderår. Hvis du ikke har et nøyaktig antall, oppgi et estimat på det antallet dere forventer å få inn i et kalenderår. Med oppdatering av et etatsinternt digitale register/databaser menes at opplysningene i et skjema registreres inn i et digitalt sytem som etaten forvalter. Oppgi alle opplysningene som oppdaterer dette registeret/databasen. Eks: Opplysningene innhentet fra SSBs skjema for industristatistikk registreres i det sentrale bedrifts- og foretaksregister i SSB. Del 6. Skjema / Avgivere av informasjon Denne delen av blanketten gir opplysninger om hvem som sender inn skjemaet. Denne delen skal du fylle ut for hvert skjema som er tilknyttet oppgaven. sestimat Hvordan beregne? Av avgrensningskriteriene organisasjonsform, næringsområde og antall ansatte oppgis kun de kriteriene som er relevante for å beskrive (f.eks. "alle aksjeselskap"). Andre kriterier som er nødvendige for å beskrive, oppgis også (f.eks. importvirksomhet). Etatene skal gi et estimat over næringslivets tidsforbruk ved utfylling av skjemaet, inklusive forarbeid (se nedenfor). Er det grunn til å anta at tidsforbruket varierer sterkt for bedrifter innen en avgivergruppe som er forskjellige med hensyn til organisasjonsform, næringsområde og/eller antall ansatte, skilles disse ut i egne undergrupper ved hjelp av de nevnte avgrensningskriteriene. Eks: Skjemaet skal sendes inn av alle bedrifter innen dagligvarehandelen. sforbruk for utfylling av skjemaet vil sannsynligvis være høyere for en selvstendig kjøpmann enn for en butikk som inngår i en større kjede, da kjedene har et administrativt apparat som tar seg av innrapporteringen. I så fall vil det være nødvendig å definere to undergrupper; uavhengige butikker og butikker innenfor en kjede. Hvis det ikke er mulig å beskrive flere undergrupper, kan du oppgi et estimat på det gjennomsnittlige tidsforbruk for hele. andel sforbruk, levering sforbruk, levering Her oppgir du hvor stor andel av skjemaene som blir levert. sestimatene skal samlet gi en indikator på utviklingen i belastningsnivået for næringslivet som en følge av oppgavepliktene. Du må derfor oppgi et estimat på den tiden det tar for en bedrift å fylle ut ett eksemplar av skjemaet. Så langt det er mulig skal tidsbruken inkludere alt ekstraarbeid som skjemaet påfører den næringsdrivende. Dette gjelder også den ekstra interne registrering, tilrettelegging og framhenting av data forut for skjemautfyllingen som ikke er strengt nødvendig av hensyn til andre bedriftsinterne eller eksterne krav. Her oppgir du et estimat på den tiden det tar for en avgiver å rapportere til etaten når dette gjøres. Beregning av tid til forarbeid: Som over.