INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tid / sted: Onsdag 26. november 2014 kl i formannskapssalen.

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tid / sted: Onsdag 26. november 2014 kl. 16.00 i formannskapssalen."

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Svein Olsen (nestleder/fungerende leder), Henny Heskestad (medlem), Edita Schultz (medlem), Jon Harald Rømteland (medlem), Nils Ludvig Ulstrup innkalles som vara INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid / sted: Onsdag 26. november 2014 kl i formannskapssalen. SAKSLISTE ORIENTERING Barnevernsarbeidet i kommunen v/barnevernet Sør SAK 12/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 13/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 08/14 Kommunestyret , vedtak FR Oppfølging av vedtak Spangereid, 19. november 2014 Svein Olsen Nestleder/fungerende leder Willy Gill Utvalgssekretær Inhabilitet og forfall bes meldt til Willy Gill, tlf / willy.gill@asekretariat.no Kopi sendt til: Ordfører, rådmann, revisor. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 10/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2

3 LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Svein Olsen, nestleder/fungerende leder Jon Harald Rømteland, medlem Edita Schultz, medlem Henny Heskestad, medlem Nils Ludvig Ulstrup, varamedlem Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Rådmann Rune Stokke (under orienteringen) Revisor Marianne Gustavsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE Orientering fra administrasjonen: Tema: Salg av tomt, Gahre industriområde SAK 10/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 11/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging, status forvaltningsrevisjon Nytt fra sekretær: Møteplanlegging EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 04/14 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 05/14 Agder Sekretariat, styreprotokoll Ref. 06/14 Kommunestyret, vedtak revisjonsordning Ref. 07/14 Kommunestyret, vedtak økonomireglement Underskrift: Svein Olsen Nestleder/fungerende leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 3

4 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Godkjenning av innkalling og saksliste. Innkallingen ble godkjent. Sakslisten med tillegg av orientering fra rådmannen ble godkjent. ORIENTERINGER/REDEGJØRELSER FRA ADMINISTRASJONEN Salg av tomt/tilleggsareal på Gahre industriavtale. Rådmannen orienterte om prosess rundt salg av «søppeltomten» på Gahre industriområde. Planen var å selge tomten på det åpne marked, men som følge av at det dukket opp forkjøpsrett, ble salgsprosessen avsluttet. Kontraktsinnehaver har fått frist til med å kjøpe tilleggsavtalen. Dersom ikke opsjonen benyttes, vil arealet bli lagt ut for salg på det åpne markedet. Rådmannen orienterte om saken. Konklusjon: Rådmannens orientering ble tatt til etterretning SAK 10/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 4

5 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg SAK 11/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett for Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2015 Kontrollutvalgssekretariatet Agder Sekretariat er sekretær for kontrollutvalget i Lindesnes kommune og for de øvrige femten eierkommuners kontrollutvalg. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet for den enkelte kommune økes fra kr i 2014 til kr i 2015, en økning på 2,63%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Lindesnes kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Representantskapet behandlet budsjettet i møte og budsjettet innebærer som tidligere 460 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 250 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Lindesnes kommunes tilskudd til revisjonen reduseres fra kr i 2014 til kr i 2015, en nedgang på 0,6%. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. 5

6 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Vedtatt til budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2015 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2015 Forslag til budsjett Kontroll og tilsyn 2015 Budsjettforslag 2015 Vedtatt budsjett 2014 Vedtatt budsjett 2013 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Totalbudsjett Kr Kr Kr Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging. Revisor orienterte om planleggingsprosessen, herunder ulike risikofaktorer. Nytt fra sekretær: Hvorfor informasjon om revisors planlegging? Kontrollutvalget har et ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen er forsvarlig og i tillegg bør kontrollutvalget være løpende orientert om hvordan revisjonen arbeider. Status forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser sendes i disse dager på høring. Med 2 ukers høringsfrist planlegges det ut fra at rapporten kan fremlegges på neste møte i kontrollutvalget. Møteplanlegging: Neste møte er planlagt Forslag om flytte til eller eventuelt Beslutning om dato sendes ut til medlemmene pr. e-post. Utvalget besluttet å endre møtedag til onsdag. 6

7 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg EVENTUELT Utvalget besluttet å invitere Barnevernet Sør v/jan Terje Einarsmo til neste møte for å orientere om barnevernets arbeid i Lindesnes. REFERATER Ref. 04/14 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 05/14 Agder Sekretariat, styreprotokoll Ref. 06/14 Kommunestyret, vedtak revisjonsordning Ref. 07/14 Kommunestyret, vedtak økonomireglement Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 7

8 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 13/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 13/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER, LINDESNES KOMMUNE Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune fra Kommunerevisjonen Vest, datert november 2014 Saksopplysninger: Bakgrunn: Dette prosjektet er prioritert i Plan for forvaltningsrevisjon som er vedtatt av kommunestyret. Rapporten har på vanlig måte vært på høring hos kommunen. Endelig rapport ble ferdig i november 2014 og legges med dette frem for behandling. Revisjonen vil presentere rapporten i møtet. Problemstillinger: Forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært gjennomført med følgende problemstillinger: 1. Har Lindesnes kommune etablert rutiner som bidrar til overholdelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Er utvalgte enkeltanskaffelser i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser? Avgrensning og metode: Prosjektet har hatt fokus på større anskaffelser over kr i drifts- eller investeringsregnskapet foretatt i 2012 og Forvaltningsrevisjonen er basert på dokumentanalyse, analyse av data fra regnskapet og intervju/samtale med administrasjonen. Resultatet av undersøkelsen: Punkt 1 Rutiner: Revisjonen har utledet som revisjonskriterium at kommunen bør ha skriftlige rutiner på innkjøpsområdet. For årene 2012 og 2013 hadde kommunen ikke skriftlige innkjøpsrutiner, og offentlige anskaffelser ble i begrenset grad omtalt i økonomireglementet. I 2014 har kommunen utarbeidet nytt økonomireglement og laget skriftlige rutiner for innkjøp. Revisjonen mener at det gjenstår et arbeid med å forankre innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen hos ansatte og ledelse. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer 8

9 innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen blir gjort kjent og etterlevd blant ansatte som deltar i gjennomføring av anskaffelser. Punkt 2 Enkeltanskaffelser. Revisjonen har gjennomgått seks anskaffelser og vurdert disse opp mot bestemmelser om offentlige anskaffelser. De utvalgte enkeltanskaffelser er vurdert opp mot følgende kriterier: Hvorvidt anskaffelsene bygger på konkurranse i henhold til forskriften. Hvorvidt konkurranse er kunngjort i samsvar med krav i forskriften. Om oppdragsgiver har foretatt et holdbart anslag over anskaffelsens verdi. Om det er ført protokoll i samsvar med kravene. Om skatteattest og HMS-egenerklæring er innhentet. Gjennomgangen av enkeltanskaffelsene viser at ingen av anskaffelsene er gjennomført i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det finnes en eller flere mangler ved samtlige undersøkte anskaffelser. Manglene er av varierende vesentlighetsgrad. Revisjonen mener at kommunen bør ha fokus på de krav som bestemmelsene om offentlige anskaffelser angir, og arbeide for at disse følges ved alle offentlige anskaffelser. For ytterlige detaljer om undersøkelsen vises det til selve rapporten. Revisors anbefalinger: På bakgrunn av funnene kommer revisjonen med følgende anbefalinger: Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at innkjøpsreglement og innkjøpsrutiner blir gjort kjent og etterlevd blant ansatte som deltar i gjennomføring av anskaffelser. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at anskaffelser gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Høringssvar fra rådmannen: Rapporten ble sendt på høring til rådmannen som har avgitt høringsuttalelse som er medtatt i rapporten på side 30. Rådmannen viser til tiltak for å bedre kvaliteten på anskaffelsesarbeidet og til ønske om å følge opp anbefalingene for å få best mulig kvalitet på området. Vurdering: Jeg råder kontrollutvalget til å følge opp revisjonens anbefalinger i innstillingen til kommunestyret. I tillegg bør det settes en frist for tilbakemelding til kontrollutvalget. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger i rapporten. 2. Kommunestyret ber om at det innen 1. juni 2015 gis skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak på området. 9

10 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Forvaltningsrevisjonsrapport November

11 SAMMENDRAG Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har, etter oppdrag fra kontrollutvalget i Lindesnes kommune, gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt om kommunens etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Vi har i prosjektet behandlet følgende to problemstillinger: 1. Har Lindesnes kommune etablert rutiner som bidrar til overholdelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Er utvalgte enkeltanskaffelser i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser? Regelverket for offentlige anskaffelser reguleres av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av Regelverket er både omfattende og komplisert. Formålet med loven om offentlige anskaffelser er å bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser, basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte, jf. FOA 1. Fra kommunelovens 23 nr. 2 har administrasjonssjefen også ansvaret for å se til at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter, og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Arbeidsgruppa som står bak 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane har i sin rapport pekt på viktigheten av internkontroll for å styrke kontrollen på innkjøpsområdet. St.meld. nr. 36 ( ) Det gode innkjøp handler om tiltak for å forbedre offentlig innkjøpsvirksomhet. På bakgrunn av disse kildene, har revisjonen utledet de revisjonskriterier som er brukt i forvaltningsrevisjonen. Avgrensning og metode Prosjektet har hatt fokus på større anskaffelser over kr i drift og investeringsregnskapet. Tidsmessig har vi undersøkt et begrenset utvalg av anskaffelser basert på utbetalinger foretatt i 2012 og Gjennomgangen er basert på dokumentanalyse, analyse av data fra regnskapet og intervju/samtale med sentrale personer i kommunen. Etablerte rutiner i kommunen Revisjonen har utledet som revisjonskriterium at kommunen bør ha skriftlige rutiner på innkjøpsområdet. Revisjonen har under den første problemstillingen undersøkt kommunens rutiner på innkjøpsområdet. For årene 2012 og 2013 hadde kommunen ikke skriftlige innkjøpsrutiner, og offentlige anskaffelser ble i begrenset grad omtalt i økonomireglementet. I 2014 har kommunen foretatt et viktig og nødvendig arbeid med å utarbeide et nytt innkjøpsreglement og å lage skriftlige rutiner for innkjøp. Revisjonen mener at det gjenstår et arbeid med å forankre innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen hos ansatte og ledelse. Det bør arbeides for å sikre at ansatte får økt bevissthet og kompetanse om bestemmelsene som gjelder offentlige anskaffelser. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen blir gjort kjent og etterlevd blant ansatte som deltar i gjennomføring av anskaffelser. Gjennomgang av enkeltanskaffelser I den andre problemstillingen har vi undersøkt enkeltanskaffelser opp mot bestemmelser om offentlige anskaffelser. Vi har gjennomgått seks anskaffelser basert på utbetalinger i 2012 og To av disse var under nasjonal terskelverdi på kr , og fire anskaffelser var over nasjonal terskelverdi, men under EØS-terskelverdi. 11 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 1

12 Ut fra lov og forskrift for offentlige anskaffelser har vi utledet følgende revisjonskriterier: Hvorvidt anskaffelsene bygger på konkurranse i henhold til forskriften. Hvorvidt konkurranse er kunngjort i samsvar med krav i forskriften. Om oppdragsgiver har foretatt et holdbart anslag over anskaffelsens verdi. Om det er ført protokoll i samsvar med kravene. Om skatteattest og HMS-egenerklæring er innhentet. To av kriteriene gjaldt krav om kunngjøring og gjennomføring av konkurranse. Det var krav om kunngjøring i fire av anskaffelsene. Etter revisjonens vurdering er to anskaffelser (sanering av vannledning og rehabilitering av idrettsgulv) kunngjort og konkurranseutsatt iht. forskriften. Til en av disse har revisjonen noen kommentarer vedrørende kriterier for valg av tilbud. For to andre anskaffelser (leasingavtaler og intern- og eksternkontroll av el.anlegg), er revisjonens vurdering at disse ikke er kunngjort iht. forskriften, og at gjennomførte konkurranser derfor ikke er foretatt iht. krav i forskriften. Revisjonen undersøkte også andre utbetalinger til leverandøren for intern- og eksternkontroll av el.anlegg, som ble foretatt samme år. Dette gjaldt kontrakter om brannkontroll og IDV-avtaler. Revisjonens vurdering er at det strider med kravet om konkurranse at kommunen på et tidligere tidspunkt ikke har benyttet seg av oppsigelsesadgangen for kontraktene. De to siste anskaffelsene (brokontroll og Smelandsbekken) ble foretatt direkte fra leverandører, og det ble ikke gjennomført konkurranse om anskaffelsene. Revisjonens vurdering er at anskaffelsene ikke er gjennomført iht. forskriften. Det var ikke krav om nasjonal kunngjøring av anskaffelsene, da begge var under nasjonal terskelverdi. Et tredje revisjonskriterium gjaldt krav om verdiberegning av anskaffelser. Ifølge kommunen er samtlige anskaffelser verdiberegnet før innhenting av tilbud og kunngjøring. Etter revisjonens vurdering er ikke alle beregningene forskriftsmessig foretatt og ikke alle beregningene er dokumentert overfor revisjonen. Anskaffelsene knyttet til brokontroll og Smelandsbekken er verdiberegnet, men verdiberegningene har ikke resultert i gjennomføring av konkurranse om anskaffelsene, og det er i strid med krav i forskriften. De siste kriteriene gjelder føring av anskaffelsesprotokoll og innhenting av skatteattester og HMSegenerklæringer fra leverandører. Revisjonen finner at det er ført anskaffelsesprotokoll i 1 av 6 saker. Det er forskriftsmessig innhentet og oppbevart skatteattester iht. forskriften i 2 av 6 saker, og HMSegenerklæringer er forskriftsmessig innhentet og oppbevart i 2 av 5 saker. 1 Gjennomgangen av enkeltanskaffelsene viste at ingen av anskaffelsene er gjennomført i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det finnes en eller flere mangler ved samtlige anskaffelser. De mangler som foreligger er av varierende vesentlighetsgrad. Revisjonen mener at kommunen bør ha fokus på de krav som bestemmelsene om offentlige anskaffelser angir, og arbeide for at disse følges ved alle offentlige anskaffelser. Anbefalinger På bakgrunn av funnene vil revisjonen komme med følgende anbefalinger: Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at innkjøpsreglement og innkjøpsrutiner blir gjort kjent og etterlevd blant ansatte som deltar i gjennomføring av anskaffelser. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at anskaffelser gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 1 Det er ikke krav om innhenting av HMS-egenerklæring ved varekjøp, dette gjaldt 1 av de 6 anskaffelsene. 12 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 2

13 INNHOLD SAMMENDRAG... 1 INNHOLD... 3 FORORD INNLEDNING Bakgrunn Problemstillinger, avgrensning og metode Faktasjekk og høring REVISJONSKRITERIER Vurdering av rutiner for innkjøpsområdet Regler om offentlige anskaffelser Utledning av revisjonskriterier: VURDERING AV RUTINER PÅ INNKJØPSOMRÅDET Innledning Kommunens rutiner RESULTAT FRA GJENNOMGANG AV ANSKAFFELSER Innledning Gjennomføring av konkurranse og kunngjøring Anslag på anskaffelsens verdi Føring av protokoll Innhenting av skatteattest Innhenting av HMS-egenerklæring KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjon Anbefalinger HØRING Kommunens høringssvar Revisjonens kommentarer til høringssvar DOKUMENTOVERSIKT VEDLEGG Terskelverdier Prioriterte tjenester Uprioriterte tjenester Krav til protokoll for anskaffelser mellom og kroner eksl. mva Krav til protokoll for anskaffelser som overstiger kroner eksl. mva Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 3

14 FORORD Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i Lindesnes kommune med tema offentlige anskaffelser. Prosjektet er prioritert i planen for forvaltningsrevisjon for Lindesnes kommune for perioden I møtet vedtok kontrollutvalget plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i , og bestilte med dette gjennomføring av prosjektet om offentlige anskaffelser. Revisjonen har gjennomført prosjektet i perioden fra april til oktober Undersøkelsen er gjort i tråd med fastsatt standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Revisjonen ønsker å takke Lindesnes kommune for et godt samarbeid under gjennomføringen av prosjektet. Prosjektet er gjennomført av forvaltningsrevisor Veronika Andresen. Irene Loka er oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonen. Flekkefjord, 7. november 2014 Irene Loka Revisjonssjef Veronika Andresen Forvaltningsrevisor 14 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 4

15 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn I planen for forvaltningsrevisjon i Lindesnes kommune for perioden , er det prioritert et prosjekt om offentlige anskaffelser. I møtet vedtok kontrollutvalget plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i , og bestilte med dette gjennomføring av et prosjekt om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget vedtok revisjonens forslag til prosjektplan i møte Revisjonen startet arbeidet med prosjektet i april Problemstillinger, avgrensning og metode Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet er å undersøke om Lindesnes kommune har rutiner som bidrar til å overholde lov og forskrift om offentlige anskaffelser og om kommunens anskaffelser er i henhold til regelverket på området. I prosjektplanen er følgende to problemstillinger utformet: 1. Har Lindesnes kommune etablert rutiner som bidrar til overholdelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Er utvalgte enkeltanskaffelser i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser? Avgrensning Ut fra prosjektets ramme, ble det foretatt kontroll av et begrenset antall anskaffelser over kr i driftog investeringsregnskapene. Tidsmessig har vi undersøkt anskaffelser foretatt i 2012 og Ved gjennomgangen av enkeltanskaffelsene fant vi at noen av kontraktene var inngått på tidligere tidspunkter. Revisjonen har hatt fokus på om grunnleggende krav og prosedyrer gitt i regelverket om offentlige anskaffelser er fulgt. Vi har ikke tatt stilling til kommunens vurdering av innkomne tilbud, bruk av kriterier, kvalifikasjonskrav, aksept og avvisning av tilbud eller andre detaljerte forhold rundt anskaffelsene. Ved enkelte av anskaffelsene har vi gitt noen kommentarer til anskaffelsesprosessen. Revisjonen har ikke vurdert kommunens rammeavtaler inngått via OFA. 2 Mange av kommunens rammeavtaler innen varer og tjenester blir inngått av OFA, og det forventes at lov om offentlige anskaffelser her blir fulgt. Videre har vi ikke vurdert anskaffelser foretatt etter forsyningsforskriften. 3 Metode Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til krav fastsatt i kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon er ifølge nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Revisjonen har før igangsetting av prosjektarbeidet vurdert egen uavhengighet når det gjelder Lindesnes kommune, jf. kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. 2 Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA) er et organ for felles innkjøpstjenester, felles inngåelse av rammeavtaler for varer og tjenester, og organ for veiledning og rådgivning. Samarbeidet er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens Forsyningsforskriften omhandler innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester). 15 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 5

16 Den metodiske tilnærmingen i prosjektarbeidet er i hovedsak gjennomført ved en metodisk triangulering. Vi har søkt svar på problemstillingene ved utgangspunkt i en kombinasjon av samtale/møte, analyse av data fra regnskapet og dokumentanalyse. Analyser, vurderinger, konklusjoner og anbefalinger i prosjektet vil bygge på mottatt informasjon og dokumentasjon fra kommunen. Det kan være at opplysninger som ikke er kommet til vår informasjon, kunne gi endringer i vurderinger og konklusjoner. Gjennomgang enkeltsaker For å identifisere enkeltanskaffelser for nærmere kontroll, har revisjonen analysert leverandørreskontro for 2012 og Data er sortert etter leverandør slik at det fremkommer hvor mye hver enkelt leverandør har fått utbetalt. Ut fra denne oversikten har vi undersøkt 6 anskaffelser. Anskaffelsene er plukket på stikkprøvebasis, men det er tatt hensyn til at anskaffelsesverdiene skulle variere i størrelse. Vi har undersøkt 2 anskaffelser under nasjonal terskelverdi på kr , og 4 anskaffelser over kr , men under EØS-terskelverdi. Utbetalinger i 2012 til en av leverandørene gjaldt en kontrakt om intern- og eksternkontroll av el.anlegg som ble inngått i 2010, og flere kontrakter om brannkontroll og IDV-avtaler inngått tidligere år. Det er anskaffelsen fra 2010 som blir undersøkt opp mot revisjonskriteriene. Revisjonen har i tillegg fortatt en vurdering av de øvrige kontraktene på bakgrunn av kontraktenes varighet. Denne vurderingen omtales under punkt 4.2 om gjennomføring av konkurranse og kunngjøring. Dokumentanalyse Ettersom lov om offentlige anskaffelser stiller krav om etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen, har vi lagt til grunn at anskaffelsesprosessen bør være tilfredsstillende dokumentert gjennom anskaffelsesdokumentene. Vi har derfor tatt utgangspunkt i tilgjengelig informasjon i kunngjøringer, anbudsdokumenter, protokoller og kontrakter. Mottatt dokumentasjon er vurdert opp mot revisjonskriteriene. Samtaler/intervju Revisjonen har avholdt oppstartsmøte med rådmannen, enhetsleder for teknisk etat og en regnskapsmedarbeider. Økonomisjefen var oppnevnt som kontaktperson i prosjektet. Vi har hatt løpende dialog underveis i prosjektet med kontaktpersonen, samt øvrige medarbeidere etter behov. Gyldighet og pålitelighet Med gyldige data (validitet) menes at det skal være samsvar mellom problemstillingene og revisjonskriteriene for undersøkelsen, og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. Gyldighet er sikret gjennom en kombinasjon av faktafunn fra samtale/møte, analyse av data fra regnskapet og dokumentanalyse. Med pålitelige data (reliabilitet) mener vi at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av mottatte faktaopplysning og faktasjekk av foreløpig rapport. 1.3 Faktasjekk og høring Rapporten har vært til faktasjekk i kommunen. Kommunen hadde ingen kommentarer til faktasjekken. Rapporten ble sendt på høring til kommunen ved rådmannen den 21. oktober Høringsfristen var satt til 3. november Høringssvar fra kommunen er mottatt. 16 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 6

17 2 REVISJONSKRITERIER I dette kapittelet utledes revisjonskriterier for de problemstillingene som belyses i prosjektet. Revisjonskriterier er de krav og forventninger som benyttes for å vurdere kommunens praksis. Sammenholdt med faktabeskrivelsen, danner de grunnlag for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere eventuelle avvik eller svakheter. For spørsmålet om kommunen har etablerte rutiner som bidrar til overholdelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser, tar vi utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om betryggende kontroll. I den andre problemstillingen hvor vi ser på om anskaffelser er i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser, henter vi revisjonskriterier fra loven om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av Videre har vi benyttet fornyings- og administrasjonsdepartementets veileder fra 2006 til reglene om offentlige anskaffelser. Vi har benyttet oppdatert veileder fra desember Vurdering av rutiner for innkjøpsområdet I henhold til kommunelovens 23 nr 2 har administrasjonssjefen ansvaret for å se til at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter, overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Dette innebærer bl.a. ansvaret for å etablere tilfredsstillende rutiner for å sikre seg slik kontroll. 4 Skrevne regler på innkjøpsområdet vil både sikre kvaliteten og effektiviteten i anskaffelsesprosessene, og sikre bedre kontroll i forhold til lovetterlevelse, korrupsjon og misligheter. 5 St.meld. nr. 36 ( ) Det gode innkjøp handler om tiltak for å forbedre offentlig innkjøpsvirksomhet. Ledelsens ansvar for offentlig innkjøp er omhandlet i kap. 5 i stortingsmeldingen. Det framgår av meldingen at lederfokus og god forankring av innkjøpsaktivitetene i kommunen er sentrale forutsetninger for profesjonelle og korrekte innkjøp. Meldingen sier videre at innkjøpsarbeidet bør settes inn i en strategisk sammenheng, og sortere mellom ulike typer innkjøp. Det må utarbeides mål og strategier, og anskaffelsesstrategien bør sikre at publikum har tillit til kommunen ved at fellesmidlene utnyttes best mulig. Samt at etiske og moralske verdier styrkes, og at kommunen fremstår som en seriøs og redelig forretningspartner/avtalepart. Strategien for innkjøp må settes i sammenheng med kommunens ressurser, både personellmessige, faglige og økonomiske. Ifølge stortingsmeldingen må ledelsen sørge for effektive rutiner og sørge for at de følges. Det må avklares konkret hvem som skal ha ansvar for innkjøp, og det må gis tydelige mandat om hvem som har ansvar for de ulike fasene i en innkjøpsprosess. Det er en ledelsesoppgave å sørge for at kommunen har den nødvendige merkantile, tekniske og juridiske kompetansen til å gjøre gode innkjøp. Ledelsen har videre et ansvar for å skape et miljø der det er høy bevissthet og fokus på risiko og risikohåndtering på innkjøpsområdet. Det må være etablert rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik. Arbeidsgruppen bak rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane gir en del anbefalinger for å styrke kontrollen på innkjøpsområdet. Arbeidsgruppen gir blant annet følgende anbefalinger: Kommunen bør ha tydelege retningslinjer for anskaffingar som mellom anna skil mellom rammeavtalar, direkteanskaffingar og avrop på rammeavtalar. Retningslinjene bør også ha beløpsgrenser for å skilje mellom ulike typar anskaffingar. Ansvar og roller i anskaffingsprosessen må definerast tydeleg. Særleg er det viktig å vere tydeleg på kva for anskaffingar som kan gjerast av resultateiningane sjølve, og kva for nokre som skal gjerast av staben. Det må og definerast i kva tilfelle staben skal involverast undervegs. 4 Ot.prp. nr. 70 ( ) side 50 (fra 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane). 5 Rapport 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. 17 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 7

18 Ansvaret for anskaffingsprosessen bør vere tydeleg. Det vil seie ansvaret for policy og rutinar så vel som ansvaret for kontrollar for å sikre etterleving av prosesskrav og avtaler som kommunen har inngått. Kommunen bør lage et system for oppbevaring av rammeavtalar, og avtalane må vere tilgjengelege. Kommunen bør lage eit system for kontraktsoppfølging som kan handtere endringsordrar og tilleggsarbeid. Dette området bør ha særskilde krav til kontrollaktivitetar som reduserer risikoen til eit akseptabelt nivå. Kommunen må ha kontrollaktivitetar knytte til bestilling, varemottak og utbetaling for å redusere risikoen for korrupsjon, mislegheiter og budsjettoverskridingar. Kommunen bør mellom anna ha rutinar for kontroll av fakturaer mot kontraktsvilkåra, bestilling og faktisk levering. Arbeidsdeling må sikrast. På bakgrunn av kommuneloven, stortingsmeldingen og anbefalinger om styrket egenkontroll, har vi utledet følgende revisjonskriterium knyttet til problemstillingen om kommunens rutiner på innkjøpsområdet. Kommunen bør ha skriftlige rutiner på innkjøpsområdet. 2.2 Regler om offentlige anskaffelser Formålsparagrafen ( 1) i lov om offentlige anskaffelser (LOA) viser til at det offentlige skal bruke sine penger på en mest mulig effektiv måte, skal opptre forretningsmessig og med integritet, samt behandle tilbydere likt. Oppdragsgiver skal ikke ta utenforliggende hensyn, eksempelvis ut fra et ønske om å favorisere lokale bedrifter ved en anskaffelse. 5 i lov om offentlige anskaffelser definerer noen grunnleggende krav til alle anskaffelser. Disse er blant annet: Anskaffelser skal så langt det er mulig bygge på konkurranse. Gjennom krav til forutberegnelighet skal det skapes tillit og økt konkurranse ved at man gir korrekt informasjon om premisser og vilkår. Prosessen skal være gjennomsiktig og åpen, blant annet for å sikre likebehandling. Det vil gjelde krav til etterprøvbarhet, som i praksis vil innebære krav om skriftlighet og oppbevaring av dokumentasjon. Forskriftene er delt inn i fire deler. Del I angir grunnleggende krav som gjelder alle typer anskaffelser som omfattes av forskriften, uavhengig av verdi og art. De grunnleggende kravene gjelder blant annet krav til konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling av leverandører, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Ved anskaffelser opp til den nasjonale terskelverdien på kr kan man velge bare å følge bestemmelsene som fremkommer i forskriftens del I. Del II av forskriften gjelder for anskaffelser med en verdi mellom kr og EØS-terskelverdiene som er 1,55 mill kr for vare- og tjenestekontrakter og 39 mill kr for bygge- og anleggskontrakter, samt 6 I hele rapporten er beløp oppgitt eksklusive merverdiavgift. Dersom annet så fremkommer dette. 18 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 8

19 uprioriterte 7 tjenester. 8 I del II finnes videre regler for kommunikasjon, kunngjøring, frister, samt grunnlag for og gjennomføring av selve konkurransen. Del III inneholder bestemmelser for anskaffelser som overstiger EØS-terskelverdiene. 9 Delen inneholder videre en tilsvarende omtale av prosedyrer og regler som del II. Del IV inneholder bestemmelser om øvrige prosedyrer, bl.a. bestemmelser for plan- og designkonkurranse, bygge- og anleggskonsesjon og bygge- og anleggskontrakter for sosiale formål Hvem omfattes av regelverket Forskriften gjelder for offentlige oppdragsgivere som staten, fylkeskommunene og kommunene I tillegg omfattes virksomheter som ikke er organisert som egne rettssubjekt, så som direktorater, fylkesmenn, ombudsmenn, forvaltningsbedrifter og kommunale foretak. I henhold til veilederen er bakgrunnen for dette at det offentlige ikke i samme grad som private aktører, er utsatt for markedskrefter når de tar sine beslutninger. Forskriften skal derfor sikre at det offentlige velger sine leverandører på en måte som sikrer en mest mulig effektiv ressursbruk, samtidig som leverandørene likebehandles. Offentligrettslige organer er også omfattet av regelverket. Dette vil være organer eller virksomheter som er organisert som egne rettssubjekt, for eksempel aksjeselskap eller stiftelser, og som står i et nært tilknytningsforhold til det offentlige. For å være omfattet av forskriften kreves det at organet tjener allmennhetens behov og at det ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter. Organet må være et selvstendig rettssubjekt og i hovedsak være kontrollert eller finansiert av andre offentlige myndigheter eller offentligrettslige organer. Vi viser til veilederen for en nærmere beskrivelse av vilkår og kriterier for at en virksomhet eller et organ skal være omfattet av regelverket Hvilke kontrakter er omfattet av regelverket Veilederen 10 viser til at en kontrakt må foreligge for at regelverket skal komme til anvendelse. Ifølge forskriften er en kontrakt en gjensidig bebyrdende avtale som inngås skriftlig mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Begrepet gjensidig bebyrdende innebærer eksempelvis at rene tilskudd eller gaver ikke vil være omfattet av kontraktsbegrepet. Veilederen angir nærmere momenter for å fastslå hva som er å anse som en kontrakt. Unntak fra regelverket gjennomgås i veilederens kapitel Forskriftens 1-3 stiller opp unntak fra regelverket, men de grunnleggende reglene i lov om offentlige anskaffelser vil likevel komme til anvendelse. De mest sentrale unntakene gitt i 1-3 er: Særskilte sikkerhetstiltak og visse forsvarsanskaffelser Kontrakter om erverv eller leie av fast eiendom Enkelte finansielle tjenester Enkelte forsknings- og utviklingskontrakter Kontrakter om enerett I tillegg vil det gjelde spesielle regler for tjenester utført i egenregi og såkalte tjenestekonsesjoner. Veilederen beskriver reglene nærmere. 7 Eksempel på uprioritert tjeneste er juridiske tjenester, helse- og sosialtjenester. 8 Med noen tilleggskrav som følger av forskriftens del III. 9 1,55 mill kr for varer og tjenester, 39 mill kr for bygge- og anleggskontrakter. 10 Veilederen pkt Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 9

20 Særlig om rammeavtaler En rammeavtale er en kontraktstype som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode. 11 Tildeling av kontrakt innenfor en rammeavtale omtales gjerne som avrop eller bestilling. Rammeavtaler kan som hovedregel ikke inngås for mer enn fire år. Det finnes tre forskjellige typer rammeavtaler: 12 rammeavtaler med en enkelt leverandør en rammeavtale med flere leverandører om den samme ytelsen, der alle vilkårene er fastlagt i rammeavtalen en rammeavtale med flere leverandører om den samme ytelsen, der ikke alle vilkår er fastlagt i rammeavtalen Rammeavtaler med flere leverandører om den samme ytelsen kalles også for parallelle rammeavtaler, herunder gjelder at inngåtte avtaler (gjelder leveranser) som kan være substitutt for hverandre. Rammeavtaler er et lukket system, der verken nye oppdragsgivere eller nye leverandører kan slutte seg til rammeavtalen i løpet av avtaleperioden. Oppdragsgiver i en rammeavtale påtar seg ikke nødvendigvis noen forpliktelse til rent faktisk å benytte avtalen, dette beror på alminnelig avtaletolkning Krav om konkurranse og kunngjøring Oppdragsgiver plikter å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baserer seg på konkurranse, jf. lovens 5 annet ledd og forskriftens 3-1 første ledd. Kravet til konkurranse gjelder uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Forholdsmessighetsprinsippet tilsier at kravet til hvordan konkurransen skal gjennomføres og hvor mange aktører som skal være med i konkurransen, øker med anskaffelsens verdi og betydning. Hovedregelen er at konkurranse skal avholdes, men i enkelte unntakstilfeller 13 vil oppdragsgiver kunne tildele en kontrakt til én leverandør uten konkurranse. Det er da forutsatt at det foreligger hjemmel for dette i anskaffelsesregelverket, for eksempel hvis det bare er en leverandør i markedet, og oppdragsgiver kan anskaffe ytelsen direkte fra leverandøren. 14 Det skal imidlertid svært mye til for å sannsynliggjøre at andre leverandører, herunder grupper av leverandører, ikke vil kunne levere den aktuelle ytelsen. 15 Kravet til anskaffelser med en verdi under kr , er at de skal bygge på konkurranse så langt det er mulig. Det innebærer at det skal være en reell konkurranse forut for anskaffelsen. Oppdragsgiver må ta stilling til hvordan konkurransen blir mest mulig effektiv for den enkelte anskaffelse, for eksempel hvordan konkurransen kan kunngjøres. Oppdragsgiver kan også invitere leverandører til å delta i en konkurranse, istedenfor, eller i tillegg til, annonsering. Antall leverandører som inviteres bør være tilstrekkelig til å sikre en reell konkurranse. En måte å gjøre dette på, er at oppdragsgiver plukker ut et hensiktsmessig utvalg av leverandører som sikrer reell konkurranse, og at oppdragsgiver i utgangspunktet ikke er forpliktet til å invitere alle leverandører som potensielt sett vil kunne være interessert i å delta. Det kan imidlertid ikke utelukkes at det vil kunne være i strid med likebehandlingsprinsippet å velge ut noen leverandører, mens en utelater andre. Dette vil for eksempel kunne være tilfelle der markedet er lite, og utestenging av noen leverandører vil fremstå som brudd på likebehandlingsprinsippet med mindre oppdragsgiver har objektive saklige grunner for det. Under konkurransen må oppdragsgiver likebehandle de inviterte leverandørene Veilederen kapittel Veilederen pkt Jf. forskriftens Jf. forskriftens 2-1 annet ledd bokstav a og 14-4 bokstav c. 15 Veilederen pkt Se veileder kap om anskaffelser under kr. 20 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 10

21 Det følger av forholdsmessighetsprinsippet at kravene til oppdragsgivers fremgangsmåte øker proporsjonalt med anskaffelsens verdi. Høyere verdi kan tilsi at oppdragsgiver inviterer flere leverandører til konkurransen, eller sørger for bredere annonsering. Hva som anskaffes vil også ha betydning for hvordan anskaffelsesprosedyren gjennomføres. 17 For anskaffelser over kr og under EØS-terskelverdiene og for uprioriterte tjenester, skal anskaffelsen foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller ved konkurranse med forhandling, jf. forskriftens 5-1. Ved konkurranser hvor det settes en grense for antall deltagere skal det inviteres et antall som er tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse, men likevel ikke færre enn tre, jf. forskriftens 8-6 nr. 3. For anskaffelser over EØS-terskelverdiene, skal anskaffelsen foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Det er gitt anledning til å benytte konkurransepreget dialog og konkurranse med forhandling gitt at visse vilkår er tilstede, jf. forskriftens Ved konkurranser hvor det settes en grense for antall deltakere, skal det minst inviteres fem ved begrenset anbudskonkurranse eller tre ved konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog, jf. forskriftens Kunngjøringsbestemmelsene er et viktig virkemiddel for å oppnå regelverkets grunnleggende forutsetning om konkurranse der dette er mulig. Gjennom kunngjøring får markedet lik informasjon om de anskaffelser som skal foretas, og hvordan konkurransene skal gjennomføres. Kunngjøringer sikrer dermed også ivaretakelse av kravene til gjennomsiktighet og forutberegnelighet i anskaffelsesprosessen. En anskaffelse som ikke har vært kunngjort i henhold til reglene om kunngjøring i forskrift, er å anse som en ulovlig direkte anskaffelse. 18 Som hovedregel skal alle anskaffelser med en anslått verdi over kr kunngjøres. For anskaffelser under EØS-terskelverdiene 19 og uprioriterte tjenester skal konkurransen kunngjøres i Doffin 20, jf. forskriftens 9-1. Dette gjelder både kjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggskontraheringer, og uprioriterte tjenester. Visse unntak følger av forskriftens 2-1. Anskaffelser 21 over EØS-terskelverdiene skal i tillegg til kunngjøring i Doffin, også kunngjøres i TED-databasen 22, jf. forskriftens Dersom anskaffelsen har en anslått verdi som ligger under nasjonal terskelverdi ( kr), er det ikke plikt til å kunngjøre anskaffelsen, men forskriftens del I må følges. Det betyr blant annet at det så langt det er mulig gjennomføres konkurranse om anskaffelsen. Man kan også unnlate å kunngjøre en anskaffelse dersom den omfattes av et av unntakene i 2-1, eller når vilkårene for å gjennomføre konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring er oppfylt, jf Beregning av anskaffelsens verdi Oppdragsgiver plikter etter forskriftens 2-3 å foreta en forsvarlig vurdering av anskaffelsens verdi for å vurdere om den kommer over eller under aktuelle terskelverdier. Dette er påkrevd for å slå fast hvilke regler som kommer til anvendelse. Ved beregning av anskaffelsens totale størrelse, må oppdragsgiver gjøre et anslag over det samlede beløp man kan komme til å betale for de kontraktene som utgjør anskaffelsen. Alle beløp er eksklusiv merverdiavgift. Et anslag over anskaffelsen verdi må være forsvarlig på tidspunktet for kunngjøringen, alternativt når man foretar henvendelse til aktører i markedet. Det er oppdragsgiver som har ansvaret for å fremskaffe et tilstrekkelig og forsvarlig grunnlag for beregningen. Oppdragsgiveren skal foreta et realistisk skjønn ut fra objektive parametre og beregningen skal foretas på grunnlag av markedets generelle prisnivå for anskaffelsen. 23 For at beregningen skal være 17 Se veileder kap om anskaffelser under kr. 18 Kofasak 2009/1. 19 Over kr og under 1,6 mill kr. 20 Doffin er en database for offentlige innkjøp og er et tilbud i regi av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. 21 Gjelder også prioriterte tjenester over EØS-terskelverdi. 22 TED er den europeiske databasen for offentliggjøring av konkurranser i hele Europa. 23 Kap 2 pkt 3.2 Kommentarutgave til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Av Marianne H. Dragsten og Esther Lindalen. 21 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 11

22 forsvarlig, bør oppdragsgiver se på tidligere anskaffelser av samme type, andre offentlige oppdragsgiveres anskaffelser og markedsundersøkelser. 24 Særlig i de tilfellene hvor verdien av anskaffelsen ligger nært opp til de gjeldende terskelverdiene, men også ellers der oppdragsgiver er i tvil om verdiberegningen, bør grunnlaget for vurderingen være etterprøvbar slik at det kan avgjøres hvorvidt vurderingen var forsvarlig. 25 Når beregnet verdi ligger nært opp til en terskelverdi, anbefales at de strengeste reglene brukes i anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver sikrer seg dermed å opptre i overensstemmelse med regelverket. 26 Dersom oppdragsgiver har foretatt et forsvarlig skjønn ved beregning av anskaffelsens verdi, vil det ikke bli avgjørende dersom innkomne tilbud skulle vise seg å være noe høyere. Etter forskriftens 5 er det et generelt forbud mot å dele opp anskaffelser i den hensikt å unngå at bestemmelser i loven eller forskriften kommer til anvendelse. Kommunen kan derfor ikke dele opp anskaffelser i den hensikt å tilpasse seg terskelverdiene. Det må finnes en saklig grunn for å dele opp anskaffelser. Et utgangspunkt kan være at anskaffelser som samlet har til formål å dekke et bestemt behov, skal ses i sammenheng. I to tidligere Kofasaker 27 forelå det ikke en forsvarlig beregning av anskaffelsens verdi. Klagenemnda la da til grunn at når det ikke foreligger forsvarlige verdiberegninger, må det beløp oppdragsgiver faktisk utbetalte legges til grunn ved vurderingen av hva som ville vært et holdbart anslag for kontraktsverdien. Opsjoner Verdien av alle opsjoner og eventuelle forlengelser av kontrakter skal tas med ved beregning av anskaffelsens verdi. Tjeneste eller bygg- og anleggsarbeid inndelt i flere delarbeider Forskriften stiller krav om at når en tjeneste eller et bygge- og anleggsarbeid er delt inn i flere delarbeider som det skal inngås særskilte kontrakter for samtidig, skal den anslåtte verdi for hver enkelt kontrakt tas med i beregningen Særlig om innkjøp fordelt på flere enheter I en innkjøpsenhet kan det være flere desentraliserte enheter som gjør innkjøp, innenfor samme juridiske enhet. 29 Et eksempel vil være ulike skoler som gjør innkjøp for å dekke det samme behovet. En aktuell problemstilling er da om anskaffelser som de ulike enhetene gjør må ses i sammenheng når terskelverdiene beregnes. Hvilke kontrakter som skal ses i sammenheng når flere enheter foretar innkjøp, er ikke klart, og forskriften gir ikke noe entydig svar på problemstillingen. 30 I en fortolkningsuttalelse til Vest-Agder fylkeskommune, har departementet gitt noen forutsetninger som må være oppfylt for at man ikke skal se flere enheters innkjøp i sammenheng ved beregning av terskelverdier. 31 I vurderingen legges det vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Noen sentrale momenter i vurderingen er: Om enhetene har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar. Om anskaffelsen kun er til denne enheten. 24 Veilederen pkt Kap 2 pkt 3.2 Kommentarutgave til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Av Marianne H. Dragsten og Esther Lindalen. 26 Kap 2 pkt 3.2 Kommentarutgave til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Av Marianne H. Dragsten og Esther Lindalen. 27 Kofasak 2008/81 og 2008/85 (premiss 31 og 32). 28 Ifølge veilederen pkt 4.2.2, kan følgende momenter kan være relevante for å vurdere om delarbeider skal ses i sammenheng ved beregningen av terskelverdier: Om det foreligger en sterk avhengighet mellom de ulike ytelsene, om de ikke alene kan oppfylle en teknisk eller økonomisk funksjon, om det er behov for en sterk koordinering mellom arbeidene, om ytelsene er likeartete og om arbeidene skal inn i et felles prosjekt. At det er en oppdragsgiver som gjennomfører konkurransen for alle ytelsene, er et indisium for at det er ett arbeid, men er ikke avgjørende. 29 Veilederen pkt Brev fra Det kongelige fornyings- administrasjons- og kirkedepartement til Norsk Forskningsråd Vurderinger av Norges forskningsråds forståelse terskelverdier ved offentlige anskaffelser», og veilederen pkt Veilederen pkt Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 12

23 Om beslutningen om inngåelse av kontrakt utelukkende tas av denne enheten for denne type anskaffelse. Dette vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen. Dette innebærer at dersom det foretas anskaffelser fordelt på flere innkjøpsuavhengige enheter, taler det for at disse ikke skal ses i sammenheng ved beregning av terskelverdi. Hvis en enhet, derimot koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av alle de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved beregning av terskelverdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers har selvstendig innkjøpsansvar. Reglene om omgåelse må også tas i betraktning hvis motivet for at enhetene inngår individuelle kontrakter er å omgå regelverket Særlig om vare- og tjenestekontrakter som inngås regelmessig Ved kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiver gjør regelmessig, stiller forskriften krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene beregnes. l motsatt tilfelle ville oppdragsgiver kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved stadig å peke på at anskaffelsene er for små i forhold til terskelverdiene. Typiske kontrakter som inngås regelmessig vil være driftsrelaterte anskaffelser. 32 Terskelverdien kan i disse tilfellene beregnes på to måter: I. Enten den samlede faktiske verdien av de påfølgende kontraktene av samme type tildelt i løpet av de tolv foregående månedene eller det foregående regnskapsåret, om mulig justert for å ta hensyn til endringer i mengde eller verdi som kan forekomme i løpet av de tolv månedene som følger etter inngåelse av den opprinnelige kontrakten, jf. forskriften 2-3 ellevte ledd bokstav a, eller II. den samlede anslåtte verdien av de påfølgende kontraktene tildelt i løpet av tolv måneder fra den første leveransen eller i løpet av regnskapsåret dersom dette er lengre enn 12 måneder, jf. 2-3 ellevte ledd bokstav b. Forskjellen mellom disse to metodene er at første alternativ legger historiske opplysninger til grunn, mens andre alternativ baseres på et anslag av forventet kontraktsverdi. Oppdragsgiver må vurdere hvilke av disse metodene som passer best ut fra de faktiske forhold ved anskaffelsen, så lenge dette ikke gjøres for å omgå regelverket. Hvis det skal inngås en rammeavtale for disse anskaffelsene er det fastsatt egne bestemmelser om beregning av terskelverdiene for rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger. 33 For å vurdere om kjøpene skal ses i sammenheng må det gjøres en vurdering av om hvorvidt kjøpene av varer og tjeneste er å anse som lignende anskaffelser 34, eventuelt samme type 35. Kofa har uttalt at det er naturlig å gjøre de samme vurderingene ved avgjørelsen av hva som er kontrakter av samme type, som ved vurderingen av hva som er ensartede varer. 36 I vurderingen av hva som er ensartede varer, står det i veilederen 37 noen momenter som kan være til hjelp: Om varene dekker samme behov. Hvordan slike anskaffelser tidligere er blitt foretatt. Om det finnes leverandører som kan levere hele anskaffelsen. Hvordan anskaffelsen er behandlet i regnskapet (en eller flere poster). Hvordan man etter en kommersiell vurdering kan oppnå bedre og mer kostnadseffektive anskaffelser Særlig om løpende tjenestekontrakter Forskriftens 2-3 inneholder bestemmelser om hvordan anskaffelsens verdi skal beregnes for løpende tjenestekontrakter. For en tidsbegrenset kontrakt, med varighet på 48 måneder eller mindre, skal 32 Veilederen pkt Veilederen pkt Veilederen Jf. forskriften 2-3 ellevte ledd bokstav a. 36 Kofasak 2007/79 (premiss26). 37 Veilederen pkt Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 13

24 beregningsgrunnlaget ta utgangspunkt i det anslåtte beløpet for hele kontraktens varighet. Hvis avtalen ikke er tidsbegrenset, eller den gjelder for mer enn 48 måneder, er det i forskriften fastsatt at man skal ta utgangspunkt i en månedlig rate multiplisert med 48. Avtaler med ubegrenset avtaleperiode vil kunne være i strid med kravet til konkurranse Protokollføring Oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger kroner eksl. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. I forskriften 3-2 framgår hvilke opplysninger som minst skal framgå av protokollen. Blant annet skal det fremgå oppdragsgivers navn og adresse, en beskrivelse av hva som skal anskaffes, anslått verdi på kontrakten, hvilke tiltak som gjennomføres for å sikre reell konkurranse om kontrakten, og en konkret begrunnelse. Hvis det er relevant, skal begrunnelse for hvorfor leverandører som har skatte- og avgiftsrestanser, fikk anledning til å delta i konkurransen. Det skal oppgis en kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi. Videre skal andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen framgå av protokollen. Protokollen skal signeres av protokollfører og dateres Skatteattest for merverdiavgift/skatt og egenerklæring HMS Forskriftens 3-3 slår fast at alle norske leverandører som leverer tilbud, skal fremlegge skatte/mva-attest ved anskaffelser som overstiger kr Oppdragsgiver kan ikke evaluere et tilbud uten først å ha mottatt attesten. Grensen mellom å sondere markedet og motta et tilbud, går der oppdragsgiver mottar et bindende tilbud fra en leverandør. For arbeid som utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve HMS-egenerklæring. For anskaffelser mellom kr og kr skal kun den valgte leverandøren fremlegge denne, forskriftens 3-4. For anskaffelser over kr kreves det at alle tilbydere fremlegger HMS-egenerklæring, jf. 8-8 og Forskriftens krav om innhenting av HMS-egenerklæring gjelder ikke ved varekjøp, kun for arbeid som skal utføres Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. lovens 5 tredje ledd og forskriftens 3-1 syvende ledd. Dette innebærer at oppdragsgiver må kunne dokumentere hva som har foregått i anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver må derfor fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen, er skriftlig, klar og utfyllende nok til at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger. Flere av reglene i anskaffelsesregelverket kan sees på som et utslag av kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet. Dette gjelder for eksempel reglene om oppdragsgivers protokollplikt for anskaffelser over kr, og oppdragsgivers plikt til å gi leverandører beskjed om hvilken leverandør de har valgt, med en begrunnelse for valget. 2.3 Utledning av revisjonskriterier: For å belyse den andre problemstillingen: Er utvalgte enkeltanskaffelser i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser, har vi lagt følgende revisjonskriterier til grunn: Anskaffelser under kr skal så langt det er mulig bygge på konkurranse, forskriftens 3-1. Konkurransen skal gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsen. Anskaffelser over kr skal foretas ved konkurranse, forskriftens 5-1 og Konkurranser om anskaffelser over kr skal kunngjøres i Doffin, forskriftens 9-1 og 38 Veilederen pkt Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 14

25 18-1. Oppdragsgiver skal anslå anskaffelsens verdi. Beregningen skal være holdbar på kunngjøringstidspunktet, eller for anskaffelser som ikke krever kunngjøring, på det tidspunktet oppdragsgiver begynner å innhente tilbud, forskriftens 2-3. Alle anskaffelser over kr skal protokollføres. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Den skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg, forskriftens 3-2. Skatteattest for merverdiavgift og skatt skal fremlegges av leverandører som leverer tilbud, forskriftens 3-3. For anskaffelser mellom kr og kr skal HMS-egenerklæring innhentes fra valgt leverandør, forskriftens 3-4. For anskaffelser over kr skal alle leverandører levere egenerklæring, jf. forskriftens 8-8 og Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 15

26 3 VURDERING AV RUTINER PÅ INNKJØPSOMRÅDET 3.1 Innledning I dette kapittelet gis en gjennomgang av de rutiner kommunen har på innkjøpsområdet, og revisjonens vurdering av disse. 3.2 Kommunens rutiner Revisjonen har undersøkt enkeltanskaffelser fra 2012 og Kommunen opplyser at innkjøp i denne perioden ble regulert i henhold til kommunens økonomireglement. 39 I kapittel 4 står det om innkjøp: «Alle kommunale innkjøp skal skje i henhold til gjeldende lover og regler samt inngåtte samarbeidsavtaler. En oversikt over disse får man ved å henvende seg til rådmannskontoret.» For øvrig omhandler kapittelet forhold vedrørende varemottak, attestasjon, anvisning og fakturering. Det var på nevnte tidspunkt ikke utarbeidet skriftlige rutiner for innkjøp. Kommunen har i 2014 vedtatt nytt innkjøpsreglement og utarbeidet rutiner for innkjøp. 40 Innkjøpsreglementet er en del av et nytt økonomireglement, vedtatt av kommunestyret i juni Formålet til reglementet er «å sikre at alle anskaffelser til Lindesnes kommune utføres i hht gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Reglementet gjelder for alle innkjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for eller på vegne av Lindesnes kommunes virksomheter og seksjoner.» Rådmannen er ansvarlig for innkjøpsreglementet og for å sikre at ansatte har kjennskap til dette. Reglementet omhandler generelle krav til og viktige prinsipper for innkjøpsarbeid, inndeling i kjøpstyper 41 og definisjoner av disse og sentrale begreper. Rådmannen er ansvarlig for utarbeidelse av innkjøpsrutiner, og innkjøpskoordinator (økonomisjefen) er ansvarlig for innkjøpsrutinen. Formålet til innkjøpsrutinen er: «å sikre at innkjøp av varer, tjenester, bygge- og anleggsvirksomhet på vegne av Lindesnes kommune skjer iht. enhver tid gjeldende innkjøpsreglement og de til enhver tid gjeldende og relevante lover med tilhørende forskrifter.» Etatssjefer har ansvar for at medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger rutinen og innkjøpsreglementet. Rutinen omtaler innkjøpskoordinators-, og virksomhets- og seksjonslederes oppgaver, og har rutinebeskrivelser for ulike kjøpstyper med oversikt over hvilke oppgaver som skal utføres og av hvem. 42 Rutinen inneholder også begrepsdefinisjoner, oversikt over aktuelle forskrifter, og flytskjemaer for mindre-, mellomstore- og store engangskjøp. På ledersamling i 2013 ble det gjennomført kurs med OFA 43 med fokus på offentlige anskaffelser. Ellers opplyser kommunen at innkjøpsområdet av personellmessige årsaker (bl.a. vakante stillinger), har vært noe nedprioritert de siste årene. Revisjonens vurdering For undersøkelsesperioden for enkeltanskaffelsene i 2012 og 2013, hadde kommunen ikke skriftlige innkjøpsrutiner, og offentlige anskaffelser ble i begrenset grad omtalt i økonomireglementet. Når det gjelder enkeltanskaffelsene (se kap. 4) viser gjennomgangen at samtlige ikke er gjennomført i henhold til bestemmelsene om offentlige anskaffelser. De feil og mangler som foreligger er av varierende vesentlighetsgrad, men av en slik karakter at loven og regelverket ikke fullt ut ble overholdt. Revisjonen mener at resultatene fra gjennomgangen av enkeltanskaffelsene synliggjør et behov for å formalisere og dokumentere rutiner for gjennomføring av offentlige anskaffelser. I følge rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane vil skrevne regler på innkjøpsområdet kunne være med å sikre kvalitet og effektiviteten i anskaffelsesprosesser, og kunne sikre bedre kontroll i forhold til etterlevelse av lov. 39 Økonomireglement vedtatt Rutinen for innkjøp ble vedtatt i ledermøte i august Rutinen skal være tilgjengelig på kommunens intranett. 41 Små-, mindre-, mellomstore- og store engangskjøp, regelmessige leveranser og rammeavtaler. 42 Hhv. medarbeider, ansvarlig leder og/eller innkjøpssjef. 43 Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA). 26 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 16

27 På denne bakgrunn mener revisjonen at det er positivt at kommunen i 2014 satte fokus på offentlige anskaffelser. Kommunen har gjennomført et viktig og nødvendig arbeid med utarbeidelse av nytt innkjøpsreglement og etablering av skriftlige rutiner på innkjøpsområdet. Innkjøpsreglementet ble vedtatt i kommunestyret i juni 2014 og innkjøpsrutinen ble vedtatt i ledermøte i august Revisjonen mener at det gjenstår et arbeid med å forankre innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen hos ansatte og ledelse. Det bør arbeides for å sikre at ansatte får økt bevissthet og kompetanse om bestemmelsene som gjelder offentlige anskaffelser. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen blir gjort kjent og etterlevd blant ansatte som deltar i gjennomføring av anskaffelser. 27 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 17

28 4 RESULTAT FRA GJENNOMGANG AV ANSKAFFELSER 4.1 Innledning Vi har totalt gått gjennom 6 anskaffelser. Disse er vurdert i forhold til følgende revisjonskriterier: Hvorvidt anskaffelsene bygger på konkurranse i henhold til forskriften. Hvorvidt konkurranse er kunngjort i samsvar med krav i forskriften. Om oppdragsgiver har foretatt et holdbart anslag over anskaffelsens verdi. Om det er ført protokoll i samsvar med kravene. Om skatteattest og HMS-egenerklæring er innhentet. 4.2 Gjennomføring av konkurranse og kunngjøring Oppdragsgiver plikter å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baserer seg på konkurranse, jf. lovens 5 annet ledd og forskriftens 3-1 første ledd. Gjennomføring av reelle konkurranser er en grunnleggende forutsetning for å kunne oppfylle lovens formål om å sikre en mest mulig effektiv ressursbruk i anskaffelsesvirksomheten. Oppdragsgiver er kun fritatt fra plikten til å avholde konkurranse forut for tildeling av offentlige kontrakter i den grad dette følger av forskriften om offentlige anskaffelser. Kravet til konkurranse gjelder også ved direkte anskaffelser, med mindre oppdragsgiver har hjemmel for å henvende seg utelukkende til én leverandør 44, jf. forskriftens 2-1 annet ledd. Forskriften stiller ingen krav om kunngjøring av anskaffelser under kr , mens anskaffelser over kr skal kunngjøres i Doffin. 45 Anskaffelser over EØS-terskelverdi skal kunngjøres i Doffin og i TED-databasen. Revisjonen har gått gjennom 6 anskaffelser. To av anskaffelsene hadde en verdi under nasjonal terskelverdi og for disse gjaldt forskriftens del I. Fire anskaffelser var over kr , men under EØSterskelverdi, og for disse gjaldt forskriftens del I og II. Tidsmessig har prosjektet hatt fokus på anskaffelser foretatt i 2012 og Det gis her en gjennomgang av de enkelte anskaffelsene. Disse blir vurdert i forhold til gjeldende forskrift og revisjonskriteriene. Vi vil nedenfor først gå gjennom anskaffelsene under kr , og deretter anskaffelsene over kr , men under EØS-terskelverdiene. ANSKAFFELSER UNDER KR Ved anskaffelser under kr kan man velge bare å følge bestemmelsene som fremkommer i forskriftens del I. Det innebærer at kommunen plikter å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baserer seg på konkurranse. Kommunen må sørge for å overholde de grunnleggende kravene til konkurranse, likebehandling, forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Revisjonens utplukk av anskaffelser omfatter 2 anskaffelser under kr BROKONTROLL SAFE CONTROL AS En av anskaffelsene som ble undersøkt er kommunens utbetalinger til leverandøren Safe Control AS i Det ble utbetalt kr til leverandøren for arbeid knyttet til prosjektet «brokontroll». Arbeidet gjaldt gjennomføring av en kvalifisert brokontroll, og oppdraget ble bestilt av teknisk etat. Kommunen opplyser at anskaffelsen ikke er gjennomført på grunnlag av konkurranse, men direkte anskaffet hos leverandør. Før leverandør ble valgt, undersøkte kommunen hvilke løsninger andre 44 Kommentarutgave til lov og forskrift om offentlige anskaffelser, 2.utg. Av Gro Amdal og Inger Roll Mathiesen. 45 Anskaffelser over kr og under EØS-terskelverdiene og uprioriterte tjenester. Enkelte unntak i forskriftens Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 18

29 kommuner i Vest-Agder hadde valgt for tilsvarende arbeid. Ifølge kommunen har samtlige kommuner hatt et kundeforhold til leverandøren Safe Control AS. Kommuner som hadde hatt tilsvarende oppdrag på anbud, hadde erfart at Safe Control AS enten var eneste anbyder, eller prismessig var lavest. På bakgrunn av disse opplysningene, og ut fra en vurdering av oppdragets omfang som begrenset, anså kommunen det som lite formålstjenlig å bruke ressurser på konkurranseutsetting av anskaffelsen. Revisjonens vurdering Dette gjelder en anskaffelse under kr Det er reglene i forskriftens del I som gjelder, og det er ikke krav om kunngjøring av konkurranse. Forskriftens del I angir ingen bestemt prosedyre for gjennomføring av anskaffelsen, men forskriftens grunnleggende krav må følges ved alle anskaffelser, jf Et av de grunnleggende kravene for alle anskaffelser, er at enhver anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse, jf. forskriftens 3-1. Det innebærer at det skal være en reell konkurranse forut for anskaffelsen. Kommunen har foretatt et direkte kjøp hos leverandøren uten å gjennomføre konkurranse. Oppdragsgiver er kun fritatt fra plikten til å avholde konkurranse dersom oppdragsgiver har hjemmel til å henvende seg utelukkende til én leverandør, jf. forskriftens 2-1 annet ledd. Etter revisjonens mening foreligger det ikke forhold ved anskaffelsen som gir kommunen hjemmel i lovverket til fritakelse fra plikten til å avholde konkurranse. Revisjonens vurdering er at det ikke er gjennomført konkurranse av anskaffelsen iht. bestemmelsene om offentlige anskaffelser. SMELANDSBEKKEN STEIN B. NIKOLAISEN Revisjonen har undersøkt kommunens utbetalinger til leverandør Stein B. Nikolaisen i Landbruksforvaltningen Lindesnes-Mandal 46 utbetalte kr til leverandøren for et bygge- og anleggsarbeid i Smelandsbekken. Bakgrunnen for utbetalingen er Landbruksforvaltningens deltakelse i et sjøørretprosjekt «Restaurering av gytebekker i Mandal», i samarbeid med en lokal sjøørretklubb og grunneiere. Kommunen har deltatt i prosjektet bl.a. som prosjektansvarlig og ansvarlig for økonomiforvaltningen. Revisjonen har undersøkt prosessen ved valg av leverandør til å utføre arbeidet i Smelandsbekken. Vi har vært i kontakt med kommunen og sjøørretklubben, samt gjennomgått epostkorrespondanse og møtereferat fra arbeidsgruppa. I et referat fra møte i desember 2009, hvor bl.a. Landbruksforvaltningen, sjøørretklubben, grunneier og fylkesmannen deltok, fremgår det at Smelandsbekken skulle prioriteres i Det opplyses at store deler av arbeidet må utføres av entreprenør. Revisjonen er informert om at valg av leverandør ble diskutert i møtet. Det ble enighet om ikke å legge arbeidet ut på anbud, men å kontakte leverandøren Stein B. Nikolaisen direkte for prisanslag. Årsaken var ønske om en leverandør med spesialkompetanse til å utføre arbeidet, og gode erfaringer med arbeid tidligere utført av leverandøren. Det står i møtereferatet at: «Anbud må skaffes som grunnlag for finansiering. Dette er i ferd med å bli innhentet fra Stein Nikolaisen. Pris ligger ventelig i størrelsesorden » Kommunen mottok prisanslag på ca. kr fra leverandøren i januar Arbeidet ble av ulike årsaker ikke igangsatt før i Det foreligger ikke skriftlig kontrakt eller oppdragsbekreftelse for arbeidet. Kommunen utbetalte kr til leverandøren for arbeidet i Revisjonens vurdering Dette gjelder en anskaffelse under kr Det er reglene i forskriftens del I som gjelder, og det er ikke krav om kunngjøring av konkurranse. Forskriftens del I angir ingen bestemt prosedyre for gjennomføring av anskaffelsen, men forskriftens grunnleggende krav må følges ved alle anskaffelser, jf Et av de grunnleggende kravene for alle anskaffelser, er at enhver anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse, jf. forskriftens 3-1. Det innebærer at det skal være en reell konkurranse forut for anskaffelsen. 46 Kommunene Mandal og Lindesnes har felles landbrukskontor, med ansvar for forvaltningsoppgaver knyttet til jord- og skogbruk, vilt og innlandsfiske. 29 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 19

30 I denne saken ble kun én leverandør kontaktet og bedt om prisanslag. Årsaken var bl.a. at man mente leverandøren hadde særlig god kompetanse til å utføre arbeidet. Iht. forskriftens 2-1 annet ledd, er oppdragsgiver kun fritatt fra plikten til å avholde konkurranse dersom oppdragsgiver har hjemmel til å henvende seg utelukkende til én leverandør. Bestemmelsen i forskriften gir kommunen rett til å inngå kontrakt med én leverandør dersom anskaffelsen bare kan foretas hos én leverandør i markedet. Det skal mye til for å sannsynliggjøre at andre leverandører ikke vil kunne levere den aktuelle ytelsen, og det er ikke tilstrekkelig at oppdragsgiver er av den formening at det kun finnes én leverandør som kan oppfylle dens behov. Oppdragsgiver må kunne bevise at det kun er denne leverandøren som kan skaffe det som er etterspurt, og det må foreligge objektive årsaker til at kun denne kan oppfylle ytelsen 47 Revisjonen har mottatt begrenset dokumentasjon fra anskaffelsesprosessen. Basert på tilgjengelig informasjon og dokumentasjon mener revisjonen at det ikke foreligger hjemmelsgrunnlag for bare å henvende seg til én leverandør. Revisjonens vurdering er at kommunen ved kun å henvende seg til én leverandør, ikke har gjennomført konkurranse om anskaffelsen, og at anskaffelsen ikke er foretatt iht. bestemmelsene om offentlige anskaffelser. ANSKAFFELSER OVER KR , MEN UNDER EØS-TERSKELVERDIER Anskaffelser over kr , men under EØS-terskelverdi, skal gjennomføres ved konkurranse i henhold til del I og II av forskriften. Konkurransen skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller ved konkurranse med forhandling, jf. forskriftens 5-1. Konkurranser gjennomført iht. forskriftens del II skal kunngjøres i Doffin, jf. forskriftens 9-1. Revisjonens utplukk av anskaffelser omfatter 4 anskaffelser over kr , men under EØS-terskelverdi. SANERING AV VANNLEDNING I SPANGEREIDVEIEN OSMUND NORUM AS Revisjonen har undersøkt utbetalinger fra Teknisk drift til leverandøren Osmund Norum i Det ble totalt utbetalt kr til leverandøren det året. Kommunen opplyser at utbetalingene gjelder to ulike avtaler, og at begge er inngått på grunnlag av gjennomførte konkurranser. Revisjonen har undersøkt en av avtalene, og denne gjelder sanering av vannledning i Spangereidveien. 48 Av utbetalt beløp i 2013 gjaldt kr denne avtalen. Kommunen gjennomførte en åpen anbudskonkurranse i 2012, om sanering av eksisterende vannledning i Spangereidveien og etablering av nytt ledningsanlegg for vann. Konkurransen ble kunngjort i aviser, og på Doffin Kommunen mottok to anbud innen fristen. I henhold til kunngjøring og konkurransegrunnlag var tildelingskriteriet laveste pris. Leverandøren med laveste pris var Osmund Norum AS. Anbyderen hadde to forbehold vedrørende tidspunkt for oppstart og ferdigstillelse. På bakgrunn av forbeholdene foretok kommunen en vurdering av disse opp mot anskaffelsesregelverket, forskriftens (1) bokstav f. Forbeholdene ble vurderte å være av en slik art at anbudet ikke måtte avvises. Kommunen inngikk skriftlig kontrakt med Osmund Norum AS. Kontraktssum var lik anbudssum, kr For kontraktsarbeidet har kommunen i 2012 og 2013 utbetalt totalt kr Revisjonens vurdering Konkurransen ble kunngjort som en åpen anbudskonkurranse på Doffin i henhold til forskriftens 9-1. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling, jf. forskriftens 4-2 a. Basert på informasjon og dokumentasjon vi har mottatt, er revisjonens vurdering at anskaffelsen er gjennomført på grunnlag av konkurranse, og at konkurransen er riktig kunngjort. 47 Veilederen pkt Kommunen opplyser at den andre avtalen gjaldt rammeavtale om leie av maskiner og utstyr etc. 30 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 20

31 LINDESNESHALLEN, REHABILITERING AV IDRETTSGULV ELVERUM TAKSERVICE AS Vi har undersøkt kommunens utbetalinger til Elverum Takservice i prosjektet «Lindesneshallen» i Leverandøren utførte arbeid med rehabilitering av gammelt idrettsgulv i flerbrukshall. Kommunen utlyste en åpen anbudskonkurranse om arbeidet, og konkurransen ble kunngjort på Doffin Kommunen mottok anbud fra seks leverandører innen anbudsfrist. I konkurransegrunnlaget fremgikk det at valg av dekketype ville bli foretatt på grunnlag av en helhetsvurdering. På bakgrunn av en vurdering av anbudene, ble Elverum Takservice valgt som leverandør. Samtlige anbydere ble samtidig informert om valg av anbud og leverandør. Inngåelse av kontrakt ble utsatt fordi kommunen mottok klage fra en av anbyderne. Klagen gjaldt tildeling av entreprise og valg av leverandør. Klager ba om innsyn i saksdokumenter, bl.a. anbudspapirer, kommunens evalueringsoppsett og vektingsberegning. I kommunens svar ble ønsket om innsyn i øvrige anbud avvist, men kommunen gav en begrunnelse for valg av anbud og leverandør. Videre skriver kommunen bl.a. at: «Kommunen gjorde oppmerksom på at valg av type dekke ville bli tatt ut fra en totalvurdering der blant annet anskaffelsespris, kvalitet, brukervennlighet ifm drift og rengjøring (driftsøkonomi) samt referanser var avgjørende. Det var ikke definert noen form for vektingsberegning.». Kommunen mottok ny klage fra samme leverandør. Klagen gjaldt tildeling av entreprise og valg av type dekke. Kommunen svarte klager, begrunnet svaret sitt og konkluderte med at klagen ikke ble tatt til følge. Kommunen informerte om at klager kunne ta saken videre til KOFA. Dette ble ikke gjort. Kontrakt ble inngått Opprinnelig anbudssum var kr Leveranse av volleyballnett m.m. ble trukket ut av anbudet, og kontraktssum ble kr Totalt ble det i 2013 utbetalt kr til leverandøren for arbeidet. Revisjonens vurdering Konkurransen ble kunngjort som en åpen anbudskonkurranse i Doffin i henhold til forskriftens 9-1. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling, jf. forskriftens 4-2 a. På grunnlag av mottatt dokumentasjon er revisjonens helhetlige vurdering at anskaffelsen er gjennomført på grunnlag av konkurranse, og at konkurransen er riktig kunngjort. Revisjonen vil kommentere kommunens kriterium for valg av anbud. I konkurransegrunnlaget står det kun at anbud vil bli valgt på grunnlag av en helhetsvurdering. Forskriftens del II, 13-2 første og annet ledd, omtaler «kriterier for valg av tilbud». I første ledd står det: «Tildelingen skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen.». Revisjonen mener at når tildelingen skjer på grunnlag av en helhetsvurdering, må dette forstås som at tildelingen skjer på basis av det mest økonomisk fordelaktige tilbudet. En slik vurdering samsvarer med hva kommunen skriver i svar til klager, - at valg av anbud ble foretatt ut i fra en totalvurdering der «blant annet anskaffelsespris, kvalitet, brukervennlighet ifm drift og rengjøring (driftsøkonomi) samt referanser var avgjørende.». I forskriften 13-2 annet ledd, står det at dersom tildeling av kontrakten skjer på grunnlag av det mest økonomisk fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden. Det står at:«dette kan for eksempel være kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse. Videre står det at «Alle kriterier som vil bli lagt til grunn skal oppgis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Der oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioriteringen eller vektingen av kriteriene skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Bestemmelsen i forskriften innebærer bl.a. det skal benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden, og at alle kriterier som vil bli lagt til grunn skal oppgis i kunngjøring eller konkurransegrunnlaget. Revisjonen finner at det i konkurransegrunnlaget kun opplyses om at valg av anbud vil skje på grunnlag av en helhetsvurdering. Revisjonens vurdering er at kommunens kriterier for valg av anbud ikke er iht. krav i forskriftens Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 21

32 LEASING AV BILER KA BILPARTNER AS Revisjonen har undersøkt kommunens utbetalinger til KA Bilpartner AS i 2012, et beløp på kr Kommunen opplyser at bakgrunnen for utbetalingene er inngåtte avtaler med leverandøren i 2009 om leasing av biler. Høsten 2008 utlyste kommunen en åpen anbudskonkurranse om 3-årige leasingkontrakter på 10 biler til helse- og omsorgsetaten. På grunnlag av beregnet kontraktsverdi, ble det vurdert som tilstrekkelig å annonsere konkurransen i Lindesnes Avis. Kommunen opplyser at man på den tiden ikke hadde tilstrekkelig kjennskap til regelverket om offentlige anskaffelser, og at en forskriftsmessig verdiberegning ville medført at anskaffelsen skulle vært kunngjort på Doffin. Anbudsfrist fremgikk ikke av konkurransegrunnlaget, men kommunen mottok anbud fra tre leverandører. Iht. konkurransegrunnlaget var pris utslagsgivende for valg av anbud, og laveste anbud ble gitt av valgt leverandør, KA Bilpartner AS. Kontrakter med leverandøren ble inngått i Kommunen opplyser at også andre etater har inngått kontrakter med leverandøren på grunnlag av konkurransen i 2008: «I noen grad har andre deler av kommunen hengt seg på avtalene som Helse og omsorgsetaten har framforhandlet, og inngått avtale på egne biler. Derfor har det totale antallet biler som er leid inn på de samme avtalebetingelsene i perioder oversteget 10.» Kommunen opplyser at utbetalt beløp i 2012 gjaldt kontrakter som utløp det året, og skadeoppgjør ved innløsing av biler. Kommunen foretok også utbetalinger til samme leverandør i 2013, kr Også disse utbetalingene var foretatt på grunnlag av konkurransen i 2008, og kommunen opplyser følgende: «3 av bilavtalene hadde av praktiske årsaker en forskyving i tid på ca. 1 år, slik at disse ikke ble innløst før i I hovedsak er utbetalingene knyttet til skader ved innløsning.». 49 Revisjonens vurdering Iht. forskriften 9-1 har oppdragsgiver plikt til å kunngjøre anskaffelser med en anslått verdi på minst kr Kommunen har opplyst at beregnet verdi i 2008 var for lav, og at anskaffelsen skulle vært kunngjort på Doffin. Revisjonen er enig i kommunens vurdering, og mener at en holdbar verdiberegning ville gitt en anslått verdi over kr , og at anskaffelsen skulle vært kunngjort nasjonalt (se pkt 4.3 for mer om verdiberegningen). På denne bakgrunn er revisjonens vurdering at kommunen har foretatt en anskaffelse som ikke er kunngjort iht. reglene i forskriften 9-1. Av loven 7b (1) følger det at en ulovlig direkte anskaffelse er en anskaffelse som ikke er kunngjort i henhold til reglene om kunngjøring i forskrifter gitt i medhold av loven. 50 Etter revisjonens vurdering innebærer dette at kommunen ikke har gjennomført konkurranse om anskaffelsen iht. bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Revisjonen har noen kommentarer vedrørende konkurransen gjennomført i 2008, og etterfølgende kontraktsinngåelser. Det fremgår av mottatte opplysninger at opprinnelig avtale med leverandøren i 2009 er utvidet. Kommunen har inngått flere avtaler enn hva som fremgikk av konkurransegrunnlaget, og også andre etater har inngått avtaler med leverandøren. Revisjonen kan ikke se at det forelå opsjoner i konkurransegrunnlag eller kontrakt til forlengelse eller utvidelse av avtalen. Slike kontraktsendringer kan innebære at man står ovenfor en eller flere nye avtaler som skal tildeles etter regelverket om offentlige anskaffelser. 51 Iht. forskriftens 8-1 første ledd, skal konkurransegrunnlaget inneholde en tilstrekkelig og fullstendig beskrivelse av hva som skal anskaffes. Opplysningene skal fremgå bl.a. for å sikre forutberegnelighet og gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen og for å sikre likebehandling av leverandører, jf. forskriftens 3-1. Revisjonen mener at kontraktsendringene som er foretatt kan være i strid med regelverket om offentlige anskaffelser. Når det gjelder frist for mottak av anbud, mener revisjonen at dette skulle fremgått i kunngjøring og/eller i konkurransegrunnlaget, jf. forskriftens 8-1 første ledd bokstav c. 49 Kommunen opplyser at en mindre beløp i 2013 (ca. kr ) gjaldt direkte leie av biler fra leverandøren, foretatt av Teknisk etat. 50 Kofasak 2011/ Veilederen pkt Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 22

33 TEKNISK DRIFT UTBETALINGER TIL ELEKTRO SØR AS Revisjonen har undersøkt utbetalinger fra teknisk drift til leverandøren Elektro Sør AS i Det er totalt utbetalt kr til leverandøren. Kommunen opplyser at ca. kr er utbetalt på grunnlag av en avtale inngått med leverandøren om intern- og eksternkontroll av elektriske anlegg knyttet til vann og avløp i De øvrige utbetalingene gjelder i hovedsak IDV-avtaler 52 innen omsorg, skole og barnehage. Her gis det først en nærmere gjennomgang av avtalen inngått i 2010, deretter mer om de øvrige utbetalingene i Det er avtalen om ekstern- og internkontroll av elektriske anlegg inngått i 2010 som vil bli nærmere undersøkt i forhold til verdiberegning, føring av anskaffelsesprotokoll og innhenting av skatteattester og HMS-egenerklæring. INTERN- OG EKSTERNKONTROLL AV ELEKTRISKE ANLEGG, AVTALE 2010 Kommunen gjennomførte en begrenset anbudskonkurranse i 2010 om internkontrollsystem og eksternkontroll av elektriske anlegg i vann- og avløpsanlegg. Kommunen anslo årlige utgifter til maks kr , og kontraktsverdi til under kr Kommunen inviterte fem leverandører til å delta i konkurransen, hvorav fire leverte anbud. Basert på vektede tildelingskriterier hvor pris var viktigst, ble Elektro Sør AS valgt som det økonomiske mest fordelaktige anbudet. Inngått kontrakt hadde varighet på ett år, med automatisk forlengelse av avtalen hvert år. Avtalen er forlenget hvert år siden Revisjonens vurdering Iht. forskriften 9-1 har oppdragsgiver plikt til å kunngjøre anskaffelser med en anslått verdi på minst kr Basert på kommunens egen verdiberegning var anskaffelsen under kr , og anskaffelsen ble ikke kunngjort på Doffin. Iht. forskriftens 2-3 første ledd, skal anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale for de kontrakter som utgjør anskaffelsen. I bestemmelsens femte ledd står det: «Ved beregning av anskaffelsens anslåtte verdi, skal det tas hensyn til enhver form for opsjoner og eventuelle forlengelser av kontrakten». Iht. konkurransegrunnlaget og inngått kontrakt vil avtalen automatisk bli forlenget hvert år, og løpe frem til en av partene sier den opp. Etter revisjonens vurdering er inngått avtale derfor å anse som en tidsubegrenset tjenestekontrakt. Om verdiberegning av slike kontrakter, står det i forskriftens 2-3 tiende ledd, «For tidsubegrensede tjenestekontrakter eller tjenestekontrakter med en løpetid på mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, skal beregningsgrunnlaget være den månedlige rate multiplisert med 48.» Iht. bestemmelsen, og på bakgrunn av kommunens anslag av årlige kostnader på kr , vil en forskriftsmessig verdivurdering gi en beregnet verdi på kr Kommunens verdiberegning var under kr og anskaffelsen ble derfor ikke kunngjort på Doffin. Revisjonen mener at kommunen ikke har kunngjort anskaffelsen iht. reglene i forskriften 9-1. Av loven 7b (1) følger det at en anskaffelse som ikke er kunngjort i henhold til reglene om kunngjøring i forskrifter gitt i medhold av loven anses som en ulovlig direkte anskaffelse. 53 Etter revisjonens vurdering innebærer dette at kommunen ikke har gjennomført konkurranse om anskaffelsen iht. bestemmelsene om offentlige anskaffelser. BRANNKONTROLL OG IDV-AVTALER Kommunen opplyser at hovedparten av de øvrige utbetalingene til Elektro Sør AS i 2012 gjelder elektriske anlegg og systemer i omsorg, barnehage og skole. Revisjonen har mottatt 13 kontrakter som ligger til grunn for deler av utbetalingene. Disse er inngått mellom kommunen og Elektro Sør AS, og gjelder bl.a. Lindesnes rådhus, Lindesneshallen, fire skoler, og enheter innen helse- og omsorgsetaten. To av avtalene gjelder vedlikehold av brannalarm, og er inngått i 1998 og De andre avtalene er IDVavtaler (internkontroll, drift og vedlikehold). En avtale er inngått i 1998, fire avtaler i 2000, og en i Fem av avtalene er ikke påført kontraktsdato. Samtlige avtaler er inngått for ett eller to år, med automatisk fornyelse av avtalene dersom de ikke blir oppsagt av en av partene. Kommunen har opplyst at samtlige kontrakter fortsatt er gjeldende, og at: «Det vil i løpet av høsten bli utformet et konkurransegrunnlag og lyst ut konkurranse på dette området.». 52 Avtaler om internkontroll, drift og vedlikehold (IDV-avtale). 53 Kofasak 2011/ Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 23

34 Revisjonens vurdering Kommunen har inngått flere kontrakter med Elektro Sør AS om internkontroll, drift og vedlikehold og brannkontroll. Samtlige av driftsavtalene er fortsatt løpende, da disse automatisk er blitt fornyet siden kontraktsinngåelse. Varigheten på kontraktene hvor kontraktsdato er oppgitt, varierer mellom 11 til 16 år. På denne bakgrunn er revisjonens vurdering at avtalene er å anse som tidsubegrensede tjenestekontrakter. For tidsubegrensede avtaler, er det et sentralt spørsmål hvorvidt kommunen har hatt en plikt til å si opp avtalene på bakgrunn av avtalenes varighet. Verken anskaffelsesdirektivet eller lov eller forskrift om offentlige anskaffelser inneholder en eksplisitt regulering av varigheten av en kontrakt. 54 Det oppstilles heller ikke noe eksplisitt forbud mot å inngå løpende (tidsubegrensede) avtaler. Forutsetningen for å inngå tidsubegrensede avtaler er at kontrakten må inneholde oppsigelsesklausul. Dersom oppdragsgiver unnlater å benytte seg av en oppsigelsesadgang i en lang periode uten at det er saklig grunn for det, kan dette være i strid med EØSavtalen. Det avgjørende er om kontrakten på sikt hindrer konkurranse i markedet. Iht. veilederen er momenter som er relevante for vurderingen av hva som er en passende kontraktslengde for tidsbegrensede avtaler også relevante for vurderingen av når tidsubegrensede avtaler bør sies opp. I anskaffelsesverket gis det føringer for varigheten av kontrakter. Først og fremst gjelder de grunnleggende prinsipper om konkurranse og krav til god forretningsskikk. Dette tilsier at det ikke kan inngås kontrakter med lengre varighet enn nødvendig. Er kontraktsperioden for lang, kan dette virke konkurransebegrensende og være i strid med anskaffelsesregelverkets grunnleggende krav og prinsipper om å opptre forretningsmessig for å oppnå effektiv ressursbruk. Hva som er en forretningsmessig godt begrunnet kontraktslengde, som ikke begrenser konkurransen i markedet unødig, må vurderes konkret i hver enkelt sak. Lang kontraktvarighet kan resultere i økt risiko for at øvrige leverandører kan forsvinne fra markedet. Motsatt kan konkurransehensyn i andre tilfeller tilsi lengre avtaleperioder dersom det gjelder investeringskrevende tjenester. 55 Kontraktslengden bør være lang nok til å sikre tjenester av god kvalitet gjennom tilbud fra kvalifiserte leverandører, men dersom varigheten blir for lang kan det bli vanskelig å foreta nødvendige omstillinger av tjenestetilbudet. Kostnadene ved å avholde en ny konkurranse kan også være et relevant moment ved fastsettelse av kontraktens lengde. 56 Veilederen viser til at dersom det inngås svært langvarige kontrakter, skjerpes kravene til begrunnelse for kontraktslengden og dokumentasjon for alle de fakta som er lagt til grunn for vurderingen av kontraktens varighet. Det vises til KOFA-sak 2010/23 som eksempel på hva som anses som for lang kontraktsvarighet. Saken gjaldt anskaffelser av ambulansebåttjenester. KOFA anerkjente at normal avskrivningstid for båtene kunne være relevant ved fastsettelse av kontraktsperioden. Men viste til at dersom det inngås kontrakter med så lang varighet som ti år, må alle fakta som er lagt til grunn for vurderingen av kontraktens varighet kunne dokumenteres. I sin begrunnelse pekte KOFA på at slik dokumentasjon ikke forelå i den aktuelle saken, og konkluderte med at det forelå brudd på kravet til konkurranse i lovens 5. Når det gjelder kommunens avtaler med Elektro Sør AS om brannkontroll og IDV-avtaler, er samtlige fortsatt løpende. Kontraktene ble inngått for kun ett og to år, med automatisk fornyelse av kontraktene. Hvor kontraktsdato er oppgitt, er perioden kommunen har kunnet si opp avtalene svært lang. Revisjonen kan ikke se at det foreligger momenter som skulle tilsi at det er behov for lang kontraktslengde, og at det derfor ikke foreligger saklig grunn til at kommunen ikke har benyttet seg av oppsigelsesadgangen. Revisjonens vurdering er man ikke kan se at momenter for lang bindingstid gjør seg gjeldene for disse kontraktene. At kommunen på et tidligere tidspunkt ikke har sagt opp avtalene, strider med kravet til konkurranse i lovens Unntaket er rammeavtaler. Disse kan som hovedregel ikke ha en lengre varighet enn fire år (veilederen pkt 5.7). 55 «Dette bidrar til en forutsigbarhet som kan være nødvendig for at nye aktører skal kunne forsvare de store investeringene. I slike kontraktsforhold kan avskrivningsperioden for materiale eller bygninger som trengs for å utføre oppgaven, være relevant.» (veilederen pkt 5.7). 56 Veilederen pkt Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 24

35 Revisjonen har mottatt begrenset informasjon og dokumentasjon i denne saken. Dette innebærer bl.a. at flere aspekter ved de inngåtte avtalene ikke er undersøkt, herunder f.eks. kontraktsinngåelse, pris o.l. 4.3 Anslag på anskaffelsens verdi Fakta I henhold til forskriftens 2-3 skal oppdragsgiver anslå anskaffelsens verdi. Beregningen skal være holdbar på kunngjøringstidspunktet. For anskaffelser som ikke krever kunngjøring skal beregningen være holdbar på det tidspunktet oppdragsgiver begynner å innhente tilbud. Kommunen opplyser at hver anskaffelse er verdiberegnet før innhenting av tilbud og kunngjøring. Ikke alle verdiberegninger er dokumentert overfor revisjonen, og i to saker har verdiberegningene ikke resultert i at det er gjennomført konkurranse om anskaffelsene. Under gis en kort gjennomgang av verdiberegningene. I saken om sanering av vannledning ble anskaffelsen verdiberegnet til over kr 2 mill, og verdiberegningen er dokumentert overfor revisjonen. I saken om rehabilitering av idrettsgulv opplyser kommunen at anskaffelsen ble verdiberegnet til over kr Verdiberegningen er ikke dokumentert. Kontrakt om anskaffelsen av intern- og eksternkontroll av elektriske anlegg inngått i 2010, er dokumentert verdiberegnet. Beregningsgrunnlaget var et anslag på årlige kostnader til maks kr , og kontraktsverdi ble anslått til under kr I saken om leasingavtaler, opplyser kommunen at verdiberegningen ble foretatt på grunnlag av utbetalinger i et normalår for leasingavtaler i helse- og omsorgssektoren, anslått til ca. kr Anskaffelsens verdi ble beregnet på grunnlag av ett år, og anslått til under kr Vi har ikke mottatt arkivert dokumentasjon fra verdiberegningen i Sakene om brokontroll og arbeid i Smelandsbekken ble ikke gjennomført på grunnlag av konkurranse, men foretatt direkte hos leverandør. Kommunen opplyser at begge anskaffelsene ble verdiberegnet til mellom kr Revisjonen har ikke mottatt arkivert dokumentasjon av verdiberegningene. Revisjonens vurdering Bestemmelsene i forskriften innebærer at oppdragsgiver må forsikre seg om at de beregningene som er gjort er forsvarlige på tidspunktet for kunngjøringen. 57 I praksis innebærer dette tidspunkt for innsendelse av kunngjøring, eller når oppdragsgiver begynner å innhente tilbud. Uten dokumentasjon av verdivurderingene foreligger det ikke en etterprøvbar verdiberegning av anskaffelsene. Revisjonen har derfor ikke forutsetning til å kunne avgjøre hvorvidt verdivurderingene var forsvarlige. Kofa har i tidligere saker 58 lagt til grunn at når det ikke foreligger forsvarlige verdivurderinger er det oppdragsgivers utbetalte beløp som legges til grunn ved vurdering av anslått verdi av anskaffelsen 59. Når det gjelder saken om sanering av vannledning, er revisjonens vurdering at denne er foretatt iht. forskriften. Anskaffelsen knyttet til rehabilitering av idrettsgulv ble anslått til over kr Beregningsgrunnlaget og verdivurderingen er ikke dokumentert. Revisjonens mening er at verdivurderinger bør være dokumenterte og etterprøvbare jf. forskriftens 3-1 syvende ledd. Et av formålene med krav til verdiberegning, er at oppdragsgiver skal vurdere om anskaffelsens verdi kommer over eller under aktuelle terskelverdier, for å kunne slå fast hvilke regler som kommer til anvendelse. I denne sammenheng er det vesentlig å vise til at kommunen på grunnlag verdiberegningen forskriftsmessig kunngjorde anskaffelsen på Doffin, og gjennomførte anskaffelsen iht. del I og II i forskriften. Anskaffelsen av intern- og eksternkontroll av elektriske anlegg ble nærmere gjennomgått under punkt 4.2. Revisjonen mener at kommunen ikke har foretatt en riktig verdivurdering av anskaffelsen, og at en 57 Kap 2 pkt 3.2 Kommentarutgave til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Av Marianne H. Dragsten og Esther Lindalen. 58 Kofasak 2008/81 og 2008/85 (premiss 31 og 32). 59 Veilederen pkt Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 25

36 forskriftsmessig verdivurdering ville gitt en anslått verdi på ca kr Det innebærer at anskaffelsen skulle vært kunngjort på Doffin, og konkurransen gjennomført iht. del I og del II i forskriften. Verdiberegningen av leasingavtalene ble foretatt på grunnlag av utbetalinger for ett år, og anslått til ca kr Iht. forskriften skal anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale for de kontrakter som utgjør anskaffelsen, jf. 2-3 første ledd. Verdiberegning av leasingavtaler er gitt følgende spesialbestemmelse i forskriften 2-3 fjortende ledd: «Ved beregningen av den anslåtte verdien av kontrakter om leasing eller leie, med eller uten forkjøpsrett for varer, er grunnlaget for beregning: a. den samlede verdi for tidsbegrensede kontrakter med varighet 12 måneder eller kortere, eller, for tidsbegrensede kontrakter med varighet over 12 måneder, kontraktens samlede verdi inkludert anslått restverdi, b. den månedlige verdi multiplisert med 48 for tidsubegrensede kontrakter eller hvor løpetiden ikke kan fastsettes nærmere.» Leasingkontraktene skulle inngås for 3 år. Revisjonen mener at et forskriftsmessig beregningsgrunnlag ville vært den samlede verdien for kontraktene for hele kontraktsperioden på 3 år, inkludert anslått restverdi. En slik verdiberegning ville gitt en anslått verdi langt over kr , og innebære krav til kunngjøring og krav til å følge forskriftens regler i del I og II. Revisjonens vurdering er at kommunen ikke foretok en forskriftsmessig verdivurdering av leasingkontraktene i Sakene om brokontroll og arbeid i Smelandsbekken ble begge verdiberegnet til mellom kr Selv om kommunen foretok verdiberegninger, ble anskaffelsene foretatt direkte hos leverandør og ikke anskaffet på grunnlag av konkurranse. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at det ved alle anskaffelser foretas et forsvarlig anslag over anskaffelsens verdi, og at dette dokumenteres, jf. forskriftens Føring av protokoll Fakta Kommunen skal i henhold til forskriftens 3-2, føre protokoll for alle anskaffelser som overstiger kr Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Den skal minst omfatte opplysningene som fremgår av vedlegg til forskriften. Ved gjennomgang av anskaffelsene registrerte revisjonen at det i 1 av 6 anskaffelser er ført anskaffelsesprotokoll. Dette gjaldt saken om intern- og eksternkontroll av elektriske anlegg. I de øvrige 5 sakene er det ikke ført anskaffelsesprotokoller. Revisjonens vurdering Revisjonen har mottatt ført anskaffelsesprotokoll i 1 av de 6 anskaffelsene. I protokollen er det ikke opplyst om kontraktsverdi, men revisjonen mener at protokollen ellers er ført i henhold til forskriftens minstekrav, jf Etter revisjonens vurdering burde det vært ført anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelsene. Revisjonen anbefaler at kommunen fører protokoll for alle anskaffelser over kr for å bidra til at det kan føres kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Protokollen gir utenforstående anledning til å etterprøve anskaffelsesprosessen. 4.5 Innhenting av skatteattest Fakta Kommunen skal, i henhold til forskriftens 3-3,8-7 og 17-14, innhente skatteattest for merverdiavgift og skatt fra alle norske leverandører som leverer tilbud ved anskaffelser som overstiger kr Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 26

37 Ved gjennomgang av sakene opplyser kommunen at skatteattester er innhentet i 4 av 6 anskaffelser. I sakene om sanering av vannledning og intern- og eksternkontroll av elektriske anlegg, bekrefter kommunen at skatteattester er innhentet og oppbevart fra alle anbydere. I saken om rehabilitering av idrettsgulv fremgår det av mottatt dokumentasjon at skatteattester for skatt er innhentet og oppbevart fra fem av seks anbydere, og skatteattest for merverdiavgift fra fire av seks anbydere. I saken om leasingavtalene opplyser kommunen at skatteattester er innhentet, men at disse ikke ble arkivert. Anskaffelsene av brokontroll og arbeid i Smelandsbekken ble ikke gjennomført på grunnlag av konkurranse. Det er ikke innhentet skatteattester fra valgte leverandører i disse anskaffelsene. Revisjonens vurdering Gjennomgangen viser at kommunen i 2 av 6 anskaffelser har innhentet og oppbevart skatteattester iht. forskriftens 3-3, 8-7 og I en tredje sak mangler noen skatteattester fra anbydere, og i en fjerde sak er skatteattester innhentet, men ikke arkivert. I to saker er skatteattester ikke innhentet. Oppdragsgiver kan ikke evaluere et tilbud uten først å ha mottatt skatteattester. 60 I henhold til forskriftens første ledd bokstav b og første ledd bokstav b, skal oppdragsgiver avvise leverandører som ikke leverer skatteattest. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at skatteattester blir innhentet og oppbevart fra alle leverandører som leverer tilbud på anskaffelser over kr , dette for å sikre at skatter og avgifter er innbetalt. 4.6 Innhenting av HMS-egenerklæring Fakta For arbeid som utføres i Norge, skal oppdragsgiver kreve HMS-egenerklæring. For alle anskaffelser over kr , skal det kreves at alle tilbydere fremlegger HMS-egenerklæring, mens det ved anskaffelser mellom kr og kr , er tilstrekkelig at valgt leverandør leverer egenerklæring, jf. forskriftens 3-4, 8-8 og En av anskaffelsene vi har sett på gjaldt varekjøp. Dette var leasingavtalene. Ved kjøp av varer er det ikke krav om innhenting av HMS-egenerklæring. De øvrige 5 anskaffelsene gjaldt bygge- og anleggsarbeider og tjenestekjøp, og samtlige er å regne som arbeid. I 3 av disse har kommunen innhentet HMS-egenerklæringer. I to saker er egenerklæringer innhentet og oppbevart fra samtlige anbydere, mens i saken om rehabilitering av idrettsgulv viser mottatt dokumentasjon at egenerklæringer er innhentet og oppbevart fra fire av seks anbydere. Anskaffelsene av brokontroll og arbeid i Smelandsbekken ble ikke gjennomført på grunnlag av konkurranse. Det er ikke innhentet HMS-egenerklæringer fra valgte leverandører i disse anskaffelsene. Revisjonens vurdering Gjennomgangen viser at i 2 av 5 saker er HMS-egenerklæringer forskriftsmessig innhentet og oppbevart, jf. forskriften 3-4. Kommunen har plikt til å avvise leverandører som unnlater å levere egenerklæring i henhold til forskriftens første ledd bokstav c og første ledd bokstav c. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at HMS-egenerklæring blir innhentet og oppbevart for å sikre at regler for helse, miljø og sikkerhet er overholdt. Dette gir en signaleffekt om at en ikke skal kunne skaffe seg konkurransefordeler ved å bryte generelle regler og lover. 60 Veilederen pkt Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 27

38 5 KONKLUSJON OG ANBEFALINGER 5.1 Konklusjon Revisjonen har i dette prosjektet undersøkt følgende to problemstillinger: 1 Har Lindesnes kommune etablert rutiner som bidrar til overholdelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser? 2 Er utvalgte enkeltanskaffelser i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser? Innkjøpsrutiner Revisjonen har under den første problemstillingen undersøkt kommunens rutiner på innkjøpsområdet. For årene 2012 og 2013 hadde kommunen ikke skriftlige innkjøpsrutiner, og offentlige anskaffelser ble i begrenset grad omtalt i økonomireglementet. I 2014 har kommunen foretatt et viktig og nødvendig arbeid med å utarbeide et nytt innkjøpsreglement og å lage skriftlige rutiner for innkjøp. Revisjonen mener at det gjenstår et arbeid med å forankre innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen hos ansatte og ledelse. Det bør arbeides for å sikre at ansatte får økt bevissthet og kompetanse om bestemmelsene som gjelder offentlige anskaffelser. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at innkjøpsreglementet og innkjøpsrutinen blir gjort kjent og etterlevd blant ansatte som deltar i gjennomføring av anskaffelser. Enkeltanskaffelser I den andre problemstillingen har vi sett på anskaffelser foretatt av kommunen opp mot bestemmelser om offentlige anskaffelser. Vi har gjennomgått seks anskaffelser. To av disse var under nasjonal terskelverdi på kr , og fire anskaffelser var over nasjonal terskelverdi, men under EØS-terskelverdi. Vi har vurdert anskaffelsene opp mot ulike revisjonskriterier som bygger på krav i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. To av kriteriene gjaldt krav om kunngjøring og gjennomføring av konkurranse. Det var krav om kunngjøring i fire av anskaffelsene. Etter revisjonens vurdering er to anskaffelser (sanering av vannledning og rehabilitering av idrettsgulv) kunngjort og konkurranseutsatt iht. forskriften. Til en av disse har revisjonen noen kommentarer vedrørende kriterier for valg av tilbud. For to andre anskaffelser (leasingavtaler og intern- og eksternkontroll av el.anlegg), er revisjonens vurdering at disse ikke er kunngjort iht. forskriften, og at gjennomførte konkurranser derfor ikke er foretatt iht. krav i forskriften. Revisjonen undersøkte også andre utbetalinger til leverandøren for intern- og eksternkontroll av el.anlegg, som ble foretatt samme år. Dette gjaldt kontrakter om brannkontroll og IDV-avtaler. Revisjonens vurdering er at det strider med kravet om konkurranse at kommunen på et tidligere tidspunkt ikke har benyttet seg av oppsigelsesadgangen for kontraktene. De to siste anskaffelsene (brokontroll og Smelandsbekken) ble foretatt direkte fra leverandører, og det ble ikke gjennomført konkurranse om anskaffelsene. Revisjonens vurdering er at anskaffelsene ikke er gjennomført iht. forskriften. Det var ikke krav om nasjonal kunngjøring av anskaffelsene, da begge var under nasjonal terskelverdi. Et tredje revisjonskriterium gjaldt krav om verdiberegning av anskaffelser. Ifølge kommunen er samtlige anskaffelser verdiberegnet før innhenting av tilbud og kunngjøring. Etter revisjonens vurdering er ikke alle beregningene forskriftsmessig foretatt og ikke alle beregningene er dokumentert overfor revisjonen. Anskaffelsene knyttet til brokontroll og Smelandsbekken er verdiberegnet, men verdiberegningene har ikke resultert i gjennomføring av konkurranse om anskaffelsene, og det er i strid med krav i forskriften. De siste kriteriene gjelder føring av anskaffelsesprotokoll og innhenting av skatteattester og HMSegenerklæringer fra leverandører. Revisjonen finner at det er ført anskaffelsesprotokoll i 1 av 6 saker. Det 38 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 28

39 er forskriftsmessig innhentet og oppbevart skatteattester iht. forskriften i 2 av 6 saker, og HMSegenerklæringer er forskriftsmessig innhentet og oppbevart i 2 av 5 saker. 61 Gjennomgangen av enkeltanskaffelsene viste at ingen av anskaffelsene er gjennomført i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det finnes en eller flere mangler ved samtlige anskaffelser. De mangler som foreligger er av varierende vesentlighetsgrad. Revisjonen mener at kommunen bør ha fokus på de krav som bestemmelsene om offentlige anskaffelser angir, og arbeide for at disse følges ved alle offentlige anskaffelser. 5.2 Anbefalinger På bakgrunn av funnene vil revisjonen komme med følgende anbefalinger: Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at innkjøpsreglement og innkjøpsrutiner blir gjort kjent og etterlevd blant ansatte som deltar i gjennomføring av anskaffelser. Revisjonen anbefaler at kommunen sikrer at anskaffelser gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 61 Det er ikke krav om innhenting av HMS-egenerklæring ved varekjøp, dette gjaldt 1 av de 6 anskaffelsene. 39 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 29

40 6 HØRING 6.1 Kommunens høringssvar Rapporten er sendt til høring til kommunen v/rådmannen. Rådmannen har gitt følgende høringsuttalelse datert : 40 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 30

41 6.2 Revisjonens kommentarer til høringssvar Revisjonen synes det er positivt at kommunen tar rapporten til etterretning, og at kommunen vil arbeide med å følge opp anbefalingene i rapporten. 41 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 31

42 7 DOKUMENTOVERSIKT Lover og forskrifter: Kommuneloven. Lov 25. september Lov om kommuner og fylkeskommuner. Sist endret: LOV Anskaffelsesloven. Lov 16. juli 1999 nr 69. Lov om offentlige anskaffelser. Sist endret: LOV fra Forskrift om offentlige anskaffelser FOA. Forskrift 7. april 2006 nr Forskrift om offentlige anskaffelser. Sist endret: FOR fra Litteratur: Amdal, Gro og Inger Roll Matthiesen (2004) 2. utgave. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kommentarutgave. Oslo: Kommuneforlaget. Direktoratet for forvaltning og IKT (2011). Kortfattet veileder for gjennomføring av offentlige anskaffelser. Direktoratet for forvaltning og IKT (2014). Veiledning om leasing av person og varebiler inntil 3500 kg. Dragsten, Marianne H. og Esther Lindalen (2005) 1.utgave. Offentlige anskaffelser. Kommentarutgave. Oslo: Universitetsforlaget. Fornyings- og administrasjonsdepartementet (2006). Veileder til reglene om offentlige anskaffelser. Sist oppdatert desember Fornyings- og administrasjonsdepartementet (2009) St.meld. nr 36 ( ). (2009). Det gode innkjøp. Kommunal- og regionaldepartementet (2009). 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Rapport H Nærings- og fiskeridepartementet: RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Kofasaker: 2007/79, 2008/81, 2008/85, 2009/1, 2011/229, 2011/230. Kommunale dokumenter: Rutiner for innkjøp, vedtatt av ledergruppen august Lindesnes kommune. Økonomireglement, vedtatt av kommunestyret Lindesnes kommune. Økonomireglement, vedtatt av kommunestyret Lindesnes kommune. 42 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 32

43 8 VEDLEGG 8.1 Terskelverdier EØS-terskelverdiene fremkommer av forskriftens 2-2 og justeres annethvert år. Tabellen viser de foregående terskelverdiene fra , samt de nye terskelverdiene som er gjeldene fra Terskelverdiene er fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet. Forskrift om offentlige anskaffelser Forrige terskelverdi (per ) Nasjonal terskelverdi fra Statlige etaters vare- og tjenestekjøp Forskriftens 2-2 (1) Andre oppdragsgivers vare- og tjenestekjøp Forskriftens 2-2 (1) Årlig veiledende kunngjøring om planlagte vare- og tjenestekjøp Forskriftens 18-2 (3) Delarbeid (tjenester) som kan unntas EØS-kunngjøring Forskriftens 2-2 (3) Alle oppdragsgivers bygg- og anleggsprosjekter Forskriftens 2-2 (1) Årlig veiledende kunngjøring for bygge- og anleggsarbeider Forskriftens 18-2 (3) Delarbeid (bygg og anlegg) som kan unntas EØSkunngjøring Forskriftens 2-2 (3) Prioriterte tjenester Følgende 16 kategorier tjenester er i følge forskriften å regne som prioriterte tjenester: Vedlikehold og reparasjon Landtransport Lufttransport Posttransport Teletjenester Finansielle tjenester EDB og beslektede tjenester Forsknings- og utviklingstjenester Regnskap, revisjon og bokføring Markeds- og opinionsundersøkelser Rådgivning i ledelse og administrasjon mv. Arkitektvirksomhet, ingeniørvirksomhet mv. Reklametjenester Bygningsrengjøring og eiendomsforvaltning Forlags- og trykkerivirksomhet Kloakk- og avfallstømming 43 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 33

44 8.3 Uprioriterte tjenester Følgende 11 kategorier tjenester er i følge forskriften å regne som uprioriterte tjenester: Hotell- og restaurantvirksomhet Jernbanetransport Transport på vannvei Støtte- og hjelpetjenester i forbindelse med transport Juridiske tjenester Utvelgelse og rekruttering av personell Etterforsknings- og sikkerhetstjenester Undervisning og yrkesdannelse Helse- og sosialtjenester Fritids-, kultur- og sportstjenester Andre tjenester 8.4 Krav til protokoll for anskaffelser mellom og kroner eksl. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst inneholde følgende opplysninger: Virksomhetens og protokollførerens navn Kort beskrivelse av hva som skal anskaffes Anslått verdi på kontrakten Hvilke tiltak som gjennomføres for å sikre reell konkurranse om kontrakten og navn på leverandør(er) som har levert tilbud Hvis det ikke skal gjennomføres konkurranse om kontrakten, angi en konkret begrunnelse Hvis relevant, begrunnelse for hvorfor leverandører som har skatte- og avgiftsrestanser fikk anledning til å delta i konkurransen Kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi Hvis relevant, andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen Dato og protokollførerens signatur 8.5 Krav til protokoll for anskaffelser som overstiger kroner eksl. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst inneholde følgende opplysninger: Virksomhetens navn og adresse, og protokollførers navn Beskrivelse av hva som skal anskaffes, eller hvis relevant, hvilke anskaffelser det dynamiske innkjøpssystemet omfatter Anslått verdi på kontrakten Hvilke forhold tillater oppdragsgiver å gjøre bruk av prosedyrer som krever særskilt begrunnelse Navn på leverandøren som ønsker å delta i konkurransen, og hvis relevant, leverandører som er valgt ut til å delta i konkurransen og grunnen for utvelgelsen Hvis relevant, begrunnelse for hvorfor leverandører som har skatte- og avgiftsrestanser fikk anledning til å delta i konkurransen Hvis relevant, navn på avviste leverandører og grunnen for avvisning Navn på alle leverandører som har levert tilbud Hvis relevant, grunnen til avvisning av tilbud som anses for å være unormalt lave Hvis relevant, angi årsak til at oppdragsgiver avlyser konkurransen Navn på og begrunnelse for valg av leverandør(er) og kontraktsverdi Hvis relevant, andel av kontrakt eller rammeavtale som leverandører har til hensikt å overdra til tredjepart Hvis relevant, andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen Dato og protokollførers signatur 44 Offentlige anskaffelser Lindesnes kommune Side 34

45 LINDESNES KOMMUNE Servicekontoret SAKSMAPPE: 2012/6387 ARKIVKODE: LØPENR.: SAKSBEHANDLER: Sign /2014 Karina Hillesund Larsen UTVALG: DATO: SAKSNR: Kommunestyret /14 Rapport fra forvaltningsrevisjon , Tilbakemelding Vedlegg: 1 Rutine for-og etterbehandling av kommunestyret 2 Mal for utvalgsbehandling 3 Rapport KS, oppfølging av vedtak Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret tar til etterretning Rådmannens tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten, vedr. oppfølging av vedtak. Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt Vedtak: Kommunestyret tar til etterretning Rådmannens tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten, vedr. oppfølging av vedtak. Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i møtet følgende: Pkt. 1 Kommunestyret tar rapporten til etterretning. Pkt. 2 Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten og 45

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 Dato: 21.10.14 kl. 16.00 18.00. Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Svein Olsen, nestleder/fungerende leder Jon Harald Rømteland, medlem

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/14 Dato: 26.11.14 kl. 16.00 18.00. Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Jon Harald Rømteland, fungerende leder Edita Schultz, medlem Henny

Detaljer

FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/15 Dato: 24.09.2015 kl. 09.00 11.15 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen

Detaljer

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Detaljer

Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar Buch (meldt forfall vara Thales Torkildsen innkalles), Martin Reinertsen, Randi Eik

Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar Buch (meldt forfall vara Thales Torkildsen innkalles), Martin Reinertsen, Randi Eik Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/13 Dato: 14.02.2013 kl. 09.00 11.15 Sted: Evjemoen, formannskapssalen

Detaljer

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tid/sted: Tirsdag 25. oktober 2016 kl på rådhuset, kommunestyresalen.

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tid/sted: Tirsdag 25. oktober 2016 kl på rådhuset, kommunestyresalen. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 KVINESDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/12 Dato: 11.10.2012 kl 13.00-15.00 Sted: Møterom Feda Tilstede: Svein Bøgwald,

Detaljer

SAKSLISTE: SAK 05/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 06/14 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2013, IVELAND KOMMUNE

SAKSLISTE: SAK 05/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 06/14 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2013, IVELAND KOMMUNE Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 MØTEBOK Dato: 15.10.2014 kl. 13.00-15.30 Sted: Kommunehuset, møterom 3.

Detaljer

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/14 Dato: 01.09.2014 kl. 09.00 10.00 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen

Detaljer

SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/15 MØTEBOK Møtedato: 22. september 2015 kl. 09.00 10.00 Sted: Kulturhuset

Detaljer

LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/16 Dato: 06.09.16, kl. 13.00 15.30. Sted: Rådhuset, formannskapssalen Tilstede: Vidar Skarpeid, leder Torbjørn Ougland, nestleder Harald Lande, medlem Doris

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/12 Dato: 15.10.2012 kl. 09.00 11.00 Sted: Rådhuset, møterom 4. etasje

Detaljer

MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 Dato: 14.10.14, kl. 08.30 09.45. Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder

Detaljer

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tirsdag 2. desember 2014 kl ca , bystyresalen. Merk tidspunktet!

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tirsdag 2. desember 2014 kl ca , bystyresalen. Merk tidspunktet! Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Ebba Farre Roksvold, leder Arne

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/15 Dato: 12.11.15 kl. 16.00 18.15 Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Svein Lysestøl, leder Eirik Skogstad Nilsen, nestleder Edita Schultz,

Detaljer

FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 Dato: 21.10.14 kl. 13.00 15.00 Sted: Rådhuset, Den Grønne Salong MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Harald Skaar, medlem Martin Reinertsen, nestleder

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud (leder), Anne

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/16 MØTEBOK Dato: 19.09.2016 kl. 09.00 10.15 Sted: Rådhuset, møterom formannskapssalen

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/12 MØTEBOK Møtedato: 23.01.2012 kl. 09.00 10.00 Sted: Rådhuset, kommunestyresalen

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/13 MØTEBOK Møtedato: 03. juni 2013 kl. 09.00 10.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/13 Dato: 19.08.2013 kl. 09.00 09.30 Sted: Formannskapssalen MØTEBOK Tilstede:

Detaljer

HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/18 Tid: 08.10.18, kl. 07.45 10.45. Sted: Møterom Snartemo Quality Products AS Tilstede: Kirsten Svensson, leder Alf Magne Skeime, nestleder Kjell Rune Klungland

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/13 Dato: 17.10.2013 kl. 15.00-18.00 Sted: Kommunehuset, Posten MØTEBOK Tilstede:

Detaljer

Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf Magne Skeime (nestleder), Kjell Rune Klungland (medlem)

Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf Magne Skeime (nestleder), Kjell Rune Klungland (medlem) Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/16 MØTEBOK Møtedato: 21. november 2016 kl. 09.00 10.45 Sted: Rådhuset, møterom

Detaljer

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer: Brynjulf Aagesen, leder Evelyn Molle Honnemyr, nestleder

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/14 Dato: 03.04.14 kl. 16.00 19.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Arild Tharaldsen, nestleder Jon Harald Rømteland, medlem Edita Schultz,

Detaljer

Til kontrollutvalgets medlemmer Svein Lysestøl (leder), Eirik Skogstad Nilsen (nestleder), Henning Helliesen, Edita Schultz, Bente Hennestad

Til kontrollutvalgets medlemmer Svein Lysestøl (leder), Eirik Skogstad Nilsen (nestleder), Henning Helliesen, Edita Schultz, Bente Hennestad Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Svein Lysestøl (leder), Eirik Skogstad Nilsen (nestleder),

Detaljer

ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK. REFERATER Ref. 04/12 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor

ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK. REFERATER Ref. 04/12 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Møte nr. 05/12 Dato: 10.10.12 kl. 09.00 11.15 Sted: Rådhuset, møterom Monn ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Lars Odin Engeli, leiar Britt Enny Haugland, nestleder Arild Forgard, medlem

Detaljer

Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre.

Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen

Detaljer

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Det var ikke merknader til innkalling og saksliste utover at ref. 04 ble satt opp som sak 5.

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Det var ikke merknader til innkalling og saksliste utover at ref. 04 ble satt opp som sak 5. AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 01/16 Dato: 28.01.16 kl. 14.00 16.15. Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Rakel Håland, nestleder Marita Fiddan Bø, medlem

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 03/16 Dato: 11.10.16 kl. 16.00 17.30. Sted: Rådhuset, Tingtun. LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Eirik Skogstad Nilsen, leder Bente Hennestad, medlem Henning Helliesen, nestleder

Detaljer

LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Orienteringer: Ca. kl : Rådmann orienterer om aktuelle tema vedr. kommunesammenslåing

LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Orienteringer: Ca. kl : Rådmann orienterer om aktuelle tema vedr. kommunesammenslåing LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/18 Dato: 16.10.18, kl. 13.30 15.30. Sted: Formannskapssalen Tilstede: Vidar Skarpeid, leder Torbjørn Ougland, nestleder Doris Høyland, medlem Harald Lande,

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 07/12 Dato:18.10.2012 kl. 09.00 11.30 Sted: Evjemoen, møterom 217, 2.

Detaljer

EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/15 MØTEBOK Dato: 15.10.2015 kl. 09.00 10.30 Sted: Evjemoen, møterom

Detaljer

FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/15 Dato: 02.02.2015 kl. 09.00 11.00 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen

Detaljer

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 04/16 Dato: 29.09.16 kl. 14.00 16.00. Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Marita Fiddan Bø, medlem Freddy Åkseth, medlem Anne

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/12 Dato: 30.01.2012 kl. 09.00 11.30 Sted: Rådhuset, møterom 4. etasje

Detaljer

Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf Magne Skeime (nestleder), Kjell Rune Klungland (medlem)

Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf Magne Skeime (nestleder), Kjell Rune Klungland (medlem) Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf

Detaljer

ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK

ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Møte nr. 05/17 Dato: 27.09.17 kl. 09.00 11.30. Sted: Rådhuset, Monn ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Inger Lise Austrud, leiar Alexander Skeibrok, nestleiar Thomas Repstad, medlem Forfall:

Detaljer

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tirsdag 24. mars 2015 kl. 13.00 15.00 i formannskapssalen

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tirsdag 24. mars 2015 kl. 13.00 15.00 i formannskapssalen Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen

Detaljer

EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/14 Dato: 08.05.2014 kl. 09.00 11.15 Sted: Evjemoen, møterom Servicekontoret

Detaljer

FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 03/18 Dato: 19.09.18 kl. 13.00 14.15. Sted: Rådhuset, formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Johnny Deisz, leder Randi Eik, medlem Richard Ivar Buch, medlem Martin

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/17 MØTEBOK Møtedato: 30. januar 2017 kl. 09.00 11.30 Sted: Rådhuset, møterom

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Svein Lysestøl (leder), Henning

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OPPFØLGINGSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I BODØ KOMMUNE 2007 FORORD Med bakgrunn i resultatene som framkom av forvaltningsrevisjonsrapport om offentlige anskaffelser 2006

Detaljer

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer:

Detaljer

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/14 Dato: 01.09.2014 kl. 09.00 09.45 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen

Detaljer

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/14 MØTEBOK Møtedato: 17. mars 2014 kl. 09.00 10.15 Sted: Rådhuset, møterom

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/13 Dato: 20.02.2013 kl. 13.00-15.30 Sted: Kommunehuset, Posten MØTEBOK Tilstede:

Detaljer

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Saksframlegg Arkivnr. 216 Saksnr. 2007/1562-5 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Eva J Bekkavik Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Vedlegg 1 Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 01/15 Dato: 29.01.15 kl. 09.00 11.00. Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Reidun Pytten, nestleder Jens Ågedal, medlem

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 08/12 Dato: 06.12.2012 kl. 09.00 10.30 Sted: Evjemoen, formannskapssalen

Detaljer

FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Orientering: Sekretær orienterer om kontrollutvalgets oppgaver og plikter

FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Orientering: Sekretær orienterer om kontrollutvalgets oppgaver og plikter Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/15 Dato: 23.11.2015 kl. 09.00 10.45 Sted: Rådhuset, møterom 4. etasje

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Medlemmer: Morten Ovedal, leder Anne Grethe Liland,

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer: Varamedlemmer: Lars Arnfinn Flatelid, leder Evelyn Molle

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/15 Dato: 18.02.15 kl. 16.00 18.15 Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Svein Olsen, nestleder/fungerende leder Jon Harald Rømteland, medlem

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer: Lars Arnfinn Flatelid,

Detaljer

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder. Personlege varamedlemmer:

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder. Personlege varamedlemmer: Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 BYKLE KOMMUNE KONTROLLUTVALET Medlemmer: Espen Mikkelsen, leiar Torleiv Mostøl Sælid, nestleiar Inger Gautland Magnhild

Detaljer

Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar Buch, Martin Reinertsen, Randi Eik INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar Buch, Martin Reinertsen, Randi Eik INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar

Detaljer

Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud leder, Anne Reidun Pytten nestleder, Ingrid L. Refsnes, Jens Ågedal, Hans Gunnar Sveindal.

Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud leder, Anne Reidun Pytten nestleder, Ingrid L. Refsnes, Jens Ågedal, Hans Gunnar Sveindal. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud leder, Anne Reidun

Detaljer

MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/13 Dato: 22.10.13, kl 08.00 10.00 Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Tommy Antonsen, medlem Arne Torbjørn

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer: Lars Arnfinn Flatelid, leder Karl Inge Thomassen, nestleder

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/17 Dato: 29.05.2017 kl. 09.00 09.45 Sted: Rådhuset, formannskapssalen

Detaljer

REFERATER REF. 02/18 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet REF. 03/18 Agder Sekretariat, protokoll fra styret

REFERATER REF. 02/18 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet REF. 03/18 Agder Sekretariat, protokoll fra styret MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 03/18 Dato: 16.10.18, kl. 08.15 kl. 11.15. Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Rune Engeset, medlem Idar Tronstad, nestleder

Detaljer

SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/15 MØTEBOK Møtedato: 16. november 2015 kl. 09.00 11.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/11 MØTEBOK Møtedato: 19.12.2011 kl. 09.00 10.00 Sted: Rådhuset, kommunestyresalen

Detaljer

FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/15 Dato: 18.05.2015 kl. 09.00 10.30 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 KVINESDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 02/12 Dato: 15.03.2012 kl 13.00-14.00 Sted: Møterom Feda Tilstede:

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/16 MØTEBOK Dato: 16.11.2016 kl. 13.00 15.00 Sted: Kommunehuset, møterom 3.

Detaljer

EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. Nestleder var møteleder.

EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. Nestleder var møteleder. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/13 Dato: 11.12.2013 kl. 09.00 10.30 Sted: Evjemoen, formannskapssalen

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/17 Dato: 23.01.2017 kl. 09.00 10.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/16 Dato: 01.02.2016 kl. 09.00 10.15 Sted: Rådhuset, formannskapssalen

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/16 Dato: 11.04.2016 kl. 09.00 10.30 Sted: Rådhuset, møterom Lilleheia

Detaljer

Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar Buch, Martin Reinertsen, Randi Eik INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar Buch, Martin Reinertsen, Randi Eik INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. ORIENTERINGER Kommunesammenslåing aktuelle tema v/ prosjektleder og rådmann

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. ORIENTERINGER Kommunesammenslåing aktuelle tema v/ prosjektleder og rådmann LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/17 Dato: 23.10.17 kl. 16.00 19.15. Sted: Rådhuset, formannskapssalen. MØTEBOK Tilstede: Svein Lysestøl, leder Henning Helliesen, medlem Edita Schultz, medlem

Detaljer

OM RAMMEAVTALER. Rammeavtale som kontraktalternativ. Prosedyre for tildeling av kontrakt. Tvister knyttet til rammeavtaler

OM RAMMEAVTALER. Rammeavtale som kontraktalternativ. Prosedyre for tildeling av kontrakt. Tvister knyttet til rammeavtaler OM RAMMEAVTALER Rammeavtale som kontraktalternativ Prosedyre for tildeling av kontrakt Tvister knyttet til rammeavtaler Definisjon En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom: en eller flere oppdragsgivere

Detaljer

IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/18 Dato: 14. februar 2018 kl. 13.00-14.05. Sted: Kommunehuset, møterom Posten

Detaljer

MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/12 Dato: 25.09.12, kl 08.00 11.00. Sted: Rådhuset, formannskapssalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Jim Toft, medlem Arne Torbjørn

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/16 Dato: 14.11.2016 kl. 09.00 10.30 Sted: Byggeskikksenteret, 2. etasje

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/13 Dato: 22.01.13 kl. 16.00 18.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Benjamin Le Maitre Edita Schultz, medlem Henny Heskestad, medlem Nils

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer: Varamedlemmer: Lars Arnfinn Flatelid, leder Kristin Skaiaa,

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 01/17 Dato: 08.02.17 kl. 16.00 17.20. Sted: Rådhuset, Tingtun. LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Eirik Skogstad Nilsen, leder Bente Hennestad, medlem Henning Helliesen, nestleder

Detaljer

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET S A K S F R E M L E G G

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET S A K S F R E M L E G G HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 3/2017 06. september 2017 Arkivkode 4/1 02 Journalnr. 2017/12050-12 S A K S F R E M L E G G S a k 18/ 2 0 17 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «KOMMUNALE ANSKAFFELSER»

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/12 Dato: 21.05.2012 kl. 09.00 11.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen

Detaljer

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder. Stad: Rådhuset, «Det lille møterommet» (ved kommunestyresalen) Utvalssekretær

Sekretariat for kontrollutvalg i Agder. Stad: Rådhuset, «Det lille møterommet» (ved kommunestyresalen) Utvalssekretær Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 VALLE KOMMUNE - KONTROLLUTVALET Medlemmer: Åse Ingebjørg Flateland, leiar Margit Dale, nestleiar Saavi Nomeland Kent M.

Detaljer

BYGLAND KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK

BYGLAND KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 BYGLAND KOMMUNE KONTROLLUTVALET Møte nr. 03/15 MØTEBOK Dato: Onsdag 14.10.2015 kl. 09.00-10.00 Stad: Kommunehuset, formannskapssalen

Detaljer

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/16 Dato: 19.01.16 kl. 16.00 19.30. Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Svein Lysestøl, leder Eirik Skogstad Nilsen, nestleder Edita Schultz,

Detaljer

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Ark.: Lnr.: 399/11 Arkivsaksnr.: 11/55-1 Saksbehandler: Kjell Arne Sveum FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - GLØR IKS VEDLEGG: Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/12 Dato:22.03.2012 kl. 09.00 09.45 Sted: Evjemoen, formannskapssalen

Detaljer

FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Det var ikke merknader til innkallingen/sakslisten. Ref. 13 ble godkjent satt opp på sakslisten.

FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK. Det var ikke merknader til innkallingen/sakslisten. Ref. 13 ble godkjent satt opp på sakslisten. Møte nr. 04/16 Dato: 21.09.16 kl. 13.00 15.15 Sted: Rådhuset, Grønne salong FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Johnny Deisz, leder Elisabeth Stølen, nestleder Richard Ivar Buch, medlem

Detaljer

Til kontrollutvalgets medlemmer: Inger Lise Austrud (leder), Alexander Skeibrok (nestleder), Thomas Repstad (medlem)

Til kontrollutvalgets medlemmer: Inger Lise Austrud (leder), Alexander Skeibrok (nestleder), Thomas Repstad (medlem) Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer: Inger Lise Austrud (leder), Alexander Skeibrok

Detaljer

Offentlige anskaffelser

Offentlige anskaffelser FORVALTNINGSREVISJON Offentlige anskaffelser PROSJEKTPLAN Selbu kommune Januar 2019 FR 1073 1 SAMMENDRAG AV PROSJEKTPLAN Problemstilling Hovedproblemstilling: Følger kommunen regelverket for offentlige

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/13 Dato: 11.02.2013 kl. 09.00 11.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen

Detaljer

Fra: Kultur- og kirkedepartementet Dato: Saksbehandler: GDV ANSKAFFELSE AV VARER OG TJENESTER

Fra: Kultur- og kirkedepartementet Dato: Saksbehandler: GDV ANSKAFFELSE AV VARER OG TJENESTER Notat Fra: Kultur- og kirkedepartementet Dato: 22.05.2008 Til: Statlige virksomheter under Kultur- og kirkedepartementet Saksnr.: 2008/02584 Saksbehandler: GDV ANSKAFFELSE AV VARER OG TJENESTER 1. MÅLSETNING

Detaljer

Evje og Hornnes kommune

Evje og Hornnes kommune Evje og Hornnes kommune Innkjøpsreglement Vedtatt i kommunestyret 11.06.10 FORMÅL OG OMFANG Formålet med reglementet er å sikre at alle anskaffelser til Evje og Hornnes kommune utføres i henhold til gjeldende

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/16 MØTEBOK Møtedato: 23. mai 2016 kl. 09.00 13.00 Sted: Rådhuset, møterom

Detaljer

IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/18 Dato: 2. mai 2018 kl. 13.00-14.45 Sted: Kommunehuset, møterom Posten Tilstede:

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr. Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer: Lars Arnfinn Flatelid, leder Karl Inge Thomassen, nestleder

Detaljer