Kjære seksjonseier! Velkommen til sameiermøte.

Transkript

1 Kjære seksjonseier! Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Vevelstadskogen Sameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Vevelstadskogen Sameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Vevelstadskogen Sameie avholdes onsdag 9.mars 2016 kl på Nabosenteret. Det vil umiddelbart etter sameiermøtet bil avholdt et beboermøte. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av dagsorden C) Godkjenning av de stemmeberettigede D) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne E) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSER A) Styret B) Revisor 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag om endring i trefellingsrutinen fra Nils Petter Sundby B) Forslag fra styret om å fjerne siste setningen i Husordensreglene 6 C) Styrets forslag om tilrettelegging for el-bil lading i sameiet Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 1 styremedlem for 1 år D) Valg av valgkomité E) Valg av miljø og velferdskomité Vevelstadåsen Styret i Vevelstadskogen Sameie Thorbjørn Braathen/s/ Marit Bjørnebråten/s/ Einar Gulbrandsen/s/ Raim Memisi/s/ Annette Sandanger/s/

3 3 Vevelstadskogen Sameie ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Thorbjørn Braathen Vevelstadåsen 57 Styremedlem Marit Bjørnebråten Vevelstadåsen 49 Styremedlem Einar Gulbrandsen Vevelstadåsen 51 Styremedlem Raim Memisi Vevelstadåsen 49 Styremedlem Annette Sandanger Vevelstadåsen 57 Valgkomiteen Astrid Sæther Vevelstadåsen 45 Gunnar Skjøld Vevelstadåsen 49 Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 2 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Vevelstadskogen Sameie Sameiet består av 225 seksjoner. Vevelstadskogen Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Ski kommune med følgende adresse: Vevelstadåsen Kun Ulike Nummer, 29,31,33 Osv Gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Vevelstadskogen Sameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Alpha Revisjon AS.

4 4 Vevelstadskogen Sameie Styrets arbeid Møter Det har vært avholdt 12 styremøter i perioden. I møtene er det behandlet i overkant av 80 saker i tillegg til en del saker som vi av tidshensyn har behandlet utenom møtene. Det har blitt avholdt to møter for oppgangstillitsvalgte og ett for velferds- & miljøutvalget, jubileumsfest for beboerne, vår- og høstdugnad, samt en sosial sammenkomst før jul for alle oppgangstillitsvalgte, VMU, valgkomite, malekomite og styret på Vevelstadskogen. Informasjon Informasjon til beboere blir gitt i nyhetsbrev på oppslagstavlene, hjemmesiden, via oppgangstillitsvalgte og brev. Oppslagstavler Styret gir skriftlig informasjon på informasjonstavlene. Viktig at alle beboere leser denne informasjonen. Informasjonen som gis på informasjonstavlen, kan også leses på vår hjemmeside Hjemmeside Styret benytter en webløsning, basert på OBOS sin «Her-bor-vi». På vevelstadskogen.no finner du informasjon fra sameiet, vedtekter, husordensregler og andre bestemmelser. Vi oppfordrer alle beboere til å bli kjent med innholdet og sjekke hjemmesiden. Facebook Vevelstadskogen Sameie har egen Facebook-side. Forretningsfører Styret har hatt løpende kontakt med sameiets forretningsfører, Vibeke Sætre Pettersen og daglig leder Helge Aamoth ved OBOS Eiendomsforvaltning AS i Ski. Vaktmestertjeneste Vaktmestrene Leif H. Hansen og Odd A. Nornes ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. Vi takker dem for vel utført arbeid i året som gikk. Nøkler/skilt Nøkler til hovedinngangsdør har kunnet kjøpes hos nøkkelansvarlig for kr 250,- per stykk og blir fakturert av Obos. Skilt til ringeklokke og postkasse bestilles av vaktmester som sørger for å bestille skilt ifølge oppsatt rutine. For nyinnflyttede, følger bestillingsskjema med informasjonspakken fra Obos. Skal man senere gjøre endringer på postkasseskiltet, finnes skjema for bestilling av nytt postkasseskilt på under Aktuelt / Beboerinfo. Det er ikke lov med overstrykninger eller klistremerker på postkassene da dette kan skape vansker for postleveringen.

5 5 Vevelstadskogen Sameie Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i GJENSIDIGE med polisenummer Denne forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggs innretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Forsikring av beboeres barn på sameiets lekeplass Beboeres barn som leker/skader seg på sameiets lekeplasser er forsikret: Invaliditet 5 G, dødsfall 1 G, behandlingsutgifter etter ulykkesskade inntil, kr ,-. Egenandel Ved skader som dekkes av sameiets bygningsforsikring, krever forsikringsselskapet en egenandel på kr Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Innbo/løsøre Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Meldte skader De fleste skader som har oppstått i sameiet i inneværende periode, er vannskader i forbindelse med vann på avveier i eller fra utette våtrom. En vannskade i yttervegg er under utbedring. I år har det vært utført 7-8 slukbytter i forbindelse med utbedring av bad. Styret har i samarbeid med rørlegger oppdaget store mangler mellom eksisterende rør og klosettet ved på-støpt badegulv. Dette har i noen tilfeller gitt store skader hos naboen under. Skadene har blitt dekket av forsikringen. Vi minner om at alt våtromsarbeid skal meldes fra til styret før igangsettelse. Et av styremedlemmene er godkjent våtromsarbeider med våtromssertifikat og tar kontakt for å sikre at reglene blir fulgt av utførende firma. Brannsikringsutstyr Alle leilighetene er utstyrt med skumapparat eller brannslange som tilhører leiligheten. I 2015 ble det montert brannskap med slukkeapparat i alle garasjene. Hver garasje fikk to skap, et ved hver inngang. Branndører til alle søppelrom ble også byttet ut. Nøkler til dørene ble distribuert til OTV i hver oppgang. Helse, Miljø og sikkerhet E/R Styret har benyttet HMS-håndboken for Vevelstadåsen Grendelag ved vurdering og prioritering av vedlikehold og behov for å iverksette tiltak. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte

6 6 Vevelstadskogen Sameie boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. I 2015 har styret sjekket følgende punkter og funnet det i orden: Lufteluker i trappeoppgangene Avtrekksystem Stiger opp til taket Lekeapparatene Grendelaget Vevelstadskogen Sameie har i inneværende periode vært representert ved Thorbjørn Braathen og Annette Sandanger i grendelagsstyret. Samarbeidet mellom de tre sameiene er positivt og medfører informasjonsdeling og samkjøring av saker som er til fordel for alle tre sameier. I 2015 var den største saken ny avtale med Canal Digital som medførte at alle fikk nytt kabel TV utstyr og internett inkludert i husleien. Se egen årsmelding fra Grendelaget for mer utfyllende informasjon. Parabol / Varmepumper Styret minner om husordensregel 5 som definerer at parabolantenner og AC/Varmepumper ikke er tillatt montert i den enkelte boenhet. Grilling med kull og tennvæske er ikke tillatt. Bruk gass- eller elektrisk grill og rengjorte rister. Røyking Flere beboere klager på andres røyking på terrassene. Styret henstiller beboere om å vise hensyn. Avhendelse av eiendom I 2014 ble det avholdt ekstraordinært sameiermøte hvor det ble vedtatt å la Ski Kommune erverve noe av eiendommen til de 2 nye rundkjøringene som skal bygges. Alle 3 sameiene godkjente ervervelsen. Rundkjøringene ble påbegynt høsten 2015 og forventes ferdigstilt våren Grendelaget vil motta oppgjør når prosjektet er ferdig. Kabel-TV Canal Digital er leverandør av tv- og bredbåndstjenester til sameiene i grendelaget. I 2015 fornyet grendelaget avtalen i 3 nye år mot at Canal Digital ga nytt utstyr til alle beboere vederlagsfritt samt at internett ble inkludert for alle beboere. Avtalen medførte økte kostnader som har blitt absorbert av Grendelaget uten økte kostnader til beboerne. Den nye avtalen medfører at Canal Digital eier og er ansvarlig for utstyret. Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv-anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten og foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget. Beboere som forårsaker ødeleggelser i nettet vil bli holdt ansvarlig. NB! Den nye dekoderen og ruteren som er levert av CD tilhører leiligheten.

7 7 Vevelstadskogen Sameie Har man spørsmål vedrørende ditt kabel-tv-abonnement, digital-tv eller bredbånd, skal beboere ringe tlf For ytterligere informasjon vises det til Energiavtale Vevelstadskogen benytter en kraftavtale som OBOS har inngått på vegne av boligselskapene de forvalte. Sameiet er tilsluttet avtalen. Den nåværende avtalen er med LOS og løper til Avtalen gir oss blant annet profesjonell forvaltning, et av markedets laveste administrative påslag samt kraft til spot pris som gir gunstige priser. Energimerking Fra og med ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Parkeringsplass D Parkeringsplass D, henviser til kart på nettsiden vår, ble ferdigstilt sommeren Vi deler plassen med Vevelstadåsen. Sameiene har 25 plasser hver. De som har behov for en ekstra parkeringsplass, kan søke styret om å få tildelt en plass der. Som bevis på at man har fått tildelt plass, får man en oblat som skal klistres i frontruten. Ingen seksjonseier/beboere vil ha automatisk fortrinnsrett på plass (LOV nr. 31: Lov om eierseksjoner (eierseksjonsloven). Plassen kan ikke fremleies, og følger ikke leiligheten ved et eierskifte. Søknadsskjema til parkeringsområde D finner du på hjemmesiden; Søknad leveres i styrets postkasse. Nye oblater for 2016 er bestilt og beboere vil se notat på oppslagstavlen når de kan bli hentet. Parkeringsplassene mellom blokkene er beregnet kun for gjester til Vevelstadskogen Sameie. Plassene skal ikke benyttes til firmabil eller husstandenes ekstrabil. For øvrig er en av plassene mellom blokkene utleid som handikapplass tilknyttet en av husstandene. Nye skilter som viser vei til gjesteparkeringsplassene mellom blokkene ble montert i Minner om at det også er gjesteparkering foran Nabosenteret som vi deler med Vevelstadlia Sameie. Parkeringsvakt Aker P-drift utfører parkeringskontroll på sameiets eiendom. Avtalen er basert på stikkprøver, og det vil derfor fortsatt være slik at ikke alle feilparkeringer blir ilagt kontrollavgift. Det er enhver beboers ansvar å sette seg inn i gjeldende parkeringsbestemmelser og handle i tråd med disse. Husk også å informere dine gjester og håndverkere om parkeringsreglene. Tillatelse til parkering på tunet vil normalt ikke bli gitt. Styret mener det ikke er noen grunn til at håndverkere av bekvemmelighetshensyn skal parkere på tunet. Av- og pålessing er selvsagt tillatt, men parkering skal skje på gjesteparkeringsplassene. Håndverkere som trenger mer enn 3 dagers parkeringstillatelse, får dette ved å henvende seg til parkeringsansvarlig (se på oppslagstavle). Parkeringsinformasjon vil finnes på våre hjemmesider:

8 8 Vevelstadskogen Sameie Utleieplasser Sameiet har 18 utleieplasser i garasjene der alle for tiden er utleid. Parkeringstillatelse til gjester Behov blant beboerne for parkeringstillatelse til sameiets gjesteparkeringsplasser har avtatt med parkeringsplass D. Det er kun gjester som blir mer enn tre døgn som får parkeringstillatelse. Fastboende henvises til å søke plass på plass D. Enøk tiltak, Varmtvannsoppvarming Varmepumper for begge berederrommene ble installert over sommeren og er nå i full drift. Med litt under seks måneders drift ble strømkostnadene ca lavere enn forrige år. Det tilsvarer en reduksjon på 24 % på årsbasis. Dette indikerer at systemet virker, men styret er klar over at det er mange variabler som vi ikke har kontroll over som kan påvirke forbruket. Styret inngikk serviceavtale med leverandøren om ettersyn to ganger i året for å ivareta investeringen. I tillegg ble anlegget koblet på det automatiske styringssystemet for å bedre effektiviseringen samt automatisere legionella kontrollen. Prosjektet synliggjorde andre forhold ved berederrommet under oppgang 33 som medførte kostnader til forbedringer av systemet. Etter litt prøving og feiling ble det installert nye ventiler som stabiliserte varmtvannet. Løpende vedlikehold Det har i perioden vært gjennomført både vår- og høstdugnad. Til begge dugnadene ble det servert både pizza og drikke. Styret var veldig fornøyd med kjempebra oppmøte og med alle de blide og hyggelige beboerne. Nytt av året var etablering av en malegruppe som tok på seg jobben med å male de nye rekkverkene. Styret takker alle på dugnadene og malergruppa for innsatsen. Fordelsavtaler Se informasjon på hjemmesiden! Trepleie Trefelling eller trepleie har mange en mening om. Sameiet har siden 1998 utøvd en praksis som sikrer at det ikke er opp til hver enkel beboer eller styremedlemmer - hvilke trær som skal fjernes eller pleies. Sittende styre har på lik linje med de andre styrene, og i tråd med beboerundersøkelsen i sameiet, fulgt tidligere års praksis. Tun-plan Vår/sommer 2015 fortsatte oppgraderingen av tunet, med avlastningslommer rundt hele tunet og nye blomsterbed. Dette arbeidet er vi nesten ferdig med. Skilting vil komme på plass. Alle rekkverk er nå malt, bare malestrøk to mangler på rekkverket ved oppgang 57. Vi har byttet ut noen planker, som vi ikke fikk grunnet og malt før det ble for kaldt og må tas når været tillater det på vårparten.

9 9 Vevelstadskogen Sameie EL-Bil Styret har brukt mye ressurser og tid på å vurdere om vi kan få til el-billading i sameiet og eventuelt hvordan. Det er en jungel å finne frem i når det gjelder el-billading og ingen i styret er elektriker, slik at vi må søke kompetanse utenfra. I tillegg er det viktig å huske at vi bor i et gammelt sameie med en infrastruktur som ikke hadde el-biler i tankene. Dessverre så har styremedlemmet som har jobbet mest med denne saken blitt syk, men uansett så har ikke styret kommet frem til noen løsning der alle i sameiet kan få tilbud om el-billading i garasjene. Styret har også vært i kontakt med andre sameier og det generelle inntrykket er at teknologien utvikler seg for fort og kostnadene er for høye til at sameier er villig til å investere i dette. Løsning el-bil lading i garasjene for alle beboere er ikke mulig Styret har jobbet under forutsetningen at alle beboere skal kunne få lading om de ønsker det. Styret trodde i utgangspunktet at alle kunne lade el-biler på alle garasjeplassene i de nåværende stikkontaktene, men etter kontroll av elektrikere fra to forskjellige firmaer fikk vi beskjed om at det var kommet nye forskrifter i 2015 om at vi må ha en type b-jordvern, og dette har ikke stikkontaktene i garasjene våre. El-bil lader krever også 5 ganger så mye strøm som en motorvarmer, ref EL-Kontakten. Stikkontaktene i garasjene er også sammenkoblet, slik at flere stikkontakter er på samme el-sløyfe. Dvs. at uansett så kunne ikke alle på samme el-sløyfe få mulighet til el-billading samtidig, noe som ville bli umulig å kontrollere. Vi har funnet ut at med begrensningene som eksisterer er det maksimum 65 (28 %) av beboerne som ville fått lading og dette ville blitt basert på førstemann til mølla prinsippet. Det betyr også at kun 28 % av beboerne ville fått nytte av en eventuell verdiøkning av leiligheten pga. tilgang til el-bil lading, mens utgiftene vil falle på sameie. Så langt har 6 beboere søkt om ladestasjon. Begrensninger/estimerte kostnader: Ikke nok kapasitet i eksisterende strømanlegg El-anlegget har ikke B-jordvern som kreves iht. forskrift av 2015 Trafostasjonene er hvor flaskehalsen ligger. Disse må oppgraderes med minimum kr , pluss graving og asfaltering. Nye skinner og ladebokser må installeres til hver ladestasjon. Kostnad: som blir belastet beboer. Styret går ikke inn for dette alternativet som fornuftig bruk av sameiets midler samt at det blir urettferdig for flertallet. Andre løsninger Styret forstår at det vil ha en verdiøkningseffekt på alle leilighetene om det kan tilbys en ladeløsning for el-biler og har derfor også sett på andre løsninger. Disse er: 1. Bruke eksisterende gjesteplasser 2. Benytte noen av plassene på plass D 3. Lage nye plasser. a) Lage 3 ladestasjoner på gressplenen ved gjesteparkeringen mellom 33 og 35. b) Lage 4 ladestasjoner mellom 37 og 39 hvor trafostasjonen står. Lite graving. c) Lage 3-4 ladestasjoner mellom 51 og 53.

10 10 Vevelstadskogen Sameie Sameie har ingen gjesteplasser eller plasser på felt D å avse til lading derfor er løsningene 1 og 2 uaktuelle. Styret mener alternativ 3 b) er den beste løsningen. Alternativ 3 b), jfr styrets forslag C Anlegging av 4 nye el-bil ladeplasser hvor hver av ladestasjonene kan benyttes av 2-3 beboere. En lading kan ta fra 5 7 timer. Her ser vi for oss at det blir "førstemann til mølla", men at de som hadde fått ladetillatelse får fortrinnsrett. Om nødvendig lages venteliste. En ladestasjon vil koste ca. kr eks mva. og så kommer oppgradering av trafostasjon og graving i tillegg. Det vil gi lademuligheter for 9-12 el-biler til sammen på disse 4 ladestasjonene. Da får vi et alternativ å tilby uavhengig av hvilken leilighet man bor i. Beboere med el-bil vil bli belastet med en månedsleie pluss forbruk. Estimert kostnad Hurtigladestasjon Hurtiglading (dvs minutters ladetid) er det mulig å få støtte til fra det offentlige, men da må ladestasjonen bli tilgjengelig for alle som har el-bil. En slik ladestasjon vil koste ca. kr ,- eks mva. Får vi statsstøtte blir det ekstra trafikk rundt denne ladestasjonen, siden alle el-biler eiere vil få informasjon om at det er hurtiglader her. I tillegg må dette kanskje være på bekostning av noen parkeringsplasser og flere vil benytte gjesteparkeringsplassene til å stå i kø for å få ladet, som også gir økt trafikk. Styret vurderer ikke dette som et alternativ for Vevelstadskogen. Vektertjeneste Sameiene har for tiden ingen avtale om vektertjeneste ettersom selskapet nesten doblet prisen for tjenesten og avtalen ble sagt opp av Grendelaget. Styret jobber med Grendelaget om nye alternativer. Det var i 2015 ingen avvik som ble meldt inn av vektertjenesten. Kameraovervåkning Det har i perioden vært rapportert et tilfelle av tyveri i en garasje. Episoden ble ikke fanget opp av vårt kameraovervåkingsutstyr. Styret mener kameraene montert i garasjeanlegg og ved avfallsstasjonen har forebyggende effekt, både når det gjelder hærverk og innbrudd. Utførte og planlagte vedlikeholdsarbeider Styret følger vedlikeholdsplanen. Det er i rapportene spesielt fokusert på og anbefalt vedlikehold på VVS, byggetekniske utfordringer og de elektriske anleggene. Mange av de vesentligste oppgavene er allerede gjennomført de siste årene, men disse planene vil også legges til grunn ved prioritering av fremtidig vedlikehold.

11 11 Vevelstadskogen Sameie Terrasser Høsten 2015 godkjente beboerne et rehabiliteringsprosjekt av avløpsrørene på terrassene. Prosjektet ble påbegynt umiddelbart og 3 av 5 blokker ble ferdigstilt på baksiden før frosten kom. Resten vil bli utført våren Oppstart vil bli informert på oppslagstavlen. Styret benyttet også denne muligheten til å pusse opp en blomsterkasse som var stygg på grunn av avflassing. I tillegg ble to andre kasser pusset og malt. I forbindelse med prosjektet blir alle utvendige betongvegger og terrassekasser sprøytet med algemiddel for å drepe eksisterende alger og misfarging, samt forhindre ny vekst. Det er viktig at beboerne ikke maler over middelet fordi da mister man effekten. Skråningene Arbeid med skråningene som beboere ikke ønsker selv å vedlikeholdes, vedlikeholdes nå av sameiet. Styret har laget en oversikt over hvilke skråninger det gjelder og oppgangstillitsvalgte har fått denne oversikten. Beboere i underetasjen har et ansvar for å ha det rydding under broen og langs veggen ved siden av. Ønskes det og lagre ting under broen så må det lages et espalier e.l., slik at det som lagres under broen blir skjult. Rot og skrot langs veggen vedsiden av må fjernes. Vi ønsker et rydding inngangsparti. Alle busker og trær inntil gangbruene må ikke overstige 1 meter slik at sikten blir god. Der det er for høyt vil det bli beskjæret til våren. Velferd og miljøutvalg I 2015 fylte Vevelstadskogen 40 år og årets sommerfest ble oppgradert til en 40-års jubileumsfest. VMU gjorde en fantastisk jobb med å lage en populær fest med ca. 150 påmeldte. Det ble servert mat av høy kvalitet og komiteen skaffet et glimrende band som spilte levende musikk. I tillegg ble kåsering av en kjent NRK kåsør samt et lysbildeshow med gamle og nye bilder ble vist på storskjerm. Styret ser frem til at en ny standard for sommerfestene er satt. I år som tidligere arrangerte VMU julegrantenning på tunet første søndag i advent. Det ble servert gløgg, kakao, boller, pepperkaker og klementiner. Det var også i år fellessang til tonene fra Langhus Brass. Etter litt problemer med strømmen ble det hyggelig gange rundt juletreet i år også. Styret ønsker å takke VMU for deres sterke og gode innsats for fellesskapet på Vevelstadskogen gjennom hele året.

12 12 Vevelstadskogen Sameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Sameiet har negativ egenkapital i balansen (udekket tap). Dette er nærmere omtalt i årsregnskapet under note 14 for udekket tap. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr ,-. Andre inntekter består i hovedsak av innbetaling i forbindelse med maling av oppgang 33 de tilsvarende kostnadene ligger under 6601 drift og vedlikehold. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr Dette er kr ,-høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak at rehabilitering av balkonger vedtatt høsten 2015 ikke var tatt med i budsjettet. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr ,-. Neste års budsjett er nærmere omtalt under avsnittet Kommentarer til budsjett for For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

13 13 Vevelstadskogen Sameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr ,- til større vedlikehold som omfatter: ferdigstillelse av terrasserørprosjektet, ny tun grill, el-bil ladestasjoner, gangveien ned mot senteret og tunskilt. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2016 er budsjettert økt med ca. kr ,-. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Vevelstadskogen Sameie. Lån Vevelstadskogen Sameie har lån i Handelsbanken. For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note 15 i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Vevelstadåsen Styret i Vevelstadskogen Sameie Thorbjørn Braathen/s/ Marit Bjørnebråten/s/ Einar Gulbrandsen/s/ Raim Memisi/s/ Annette Sandanger/s/

14 14 Vevelstadskogen Sameie Til årsmøtet i Vevelstadskogen Boligsameie REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Vevelstadskogen Boligsameie som viser et underskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2015, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styrets ansvar for årsregnskapet Styret er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne

15 15 Vevelstadskogen Sameie kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Vevelstadskogen Boligsameie per 31. desember 2015 og av sameiets resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 25. februar 2016 Alpha Revisjon AS Roger Skogly (sign.) registrert revisor

16 17 Vevelstadskogen Sameie VEVELSTADSKOGEN SAMEIE RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Innbetalinger Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kostnader sameie Energi/fyring Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Udekket tap Reduksjon udekket tap

17 18 Vevelstadskogen Sameie VEVELSTADSKOGEN SAMEIE BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Andel egenkapital i fellesanlegg Andre varige driftsmidler SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Påløpte renter Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD

18 Vevelstadskogen Sameie Pantstillelse 0 0 Garantiansvar Vevelstadåsen, , STYRET I VEVELSTADSKOGEN SAMEIE Thorbjørn Braathen/s/ Marit Bjørnebråten/s/ Einar Gulbrandsen/s/ Raim Memisi /s/ Annette Sandanger/s/ NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Vaskeripenger Strøm motorvarmere Felleskostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER

19 20 Vevelstadskogen Sameie REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Maling av oppganger Korrigeringer på reskontro 2 Salg av nøkler SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift Yrkesskadeforsikring -201 Andre personalkostnader SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr I tillegg har styret fått dekket styremiddag/seminarmidag for kr , jf. note 9. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Rehabilitering av balkonger SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg

20 21 Vevelstadskogen Sameie Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Driftsmateriell Vakthold Renhold ved firmaer Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita Trykksaker Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader -92 Porto Gaver Bank- og kortgebyr Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader Utbytte Gjensidige Renteinntekter fra Vevelstadåsen grendelag SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 11 FINANSKOSTNADER Handelsbanken Handelsbanken, gebyrer -302 Renter på leverandørgjeld/overtrekksrente OBOS-banken -234 Andre rentekostnader fra Vevelstadåsen grendelag -62 SUM FINANSKOSTNADER

21 . 22 Vevelstadskogen Sameie NOTE: 12 VARIGE DRIFTSMIDLER Snøfangere Tilgang SUM VARIGE DRIFTSMIDLER SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER 0 NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Avregning Vevelstadåsen grendelag Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2016, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 14 UDEKKET TAP (NEGATIV EGENKAPITAL) Udekket tap betyr at egenkapitalen i sameiet er negativ. Sameiet har gjennomført rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter som innebærer at sameiet fra stiftelsen frem til i regnskapsåret har hatt høyere kostnader enn inntekter. Den manglende likviditeten som dette medfører, er blitt finansiert ved låneopptak. I eierseksjonssameier føres ikke verdien av bygget (boligene) i balansen. Årsaken er at den enkelte sameier, og ikke selve sameiet, står som eier av boligene. Dette medfører at all rehabilitering, også den delen som anses som påkostning, kostnadsføres fortløpende i den perioden arbeidene utføres. Eventuelle verdiøkninger som følge av tiltakene tilfaller den enkelte sameier uten at det føres i sameiets balanse. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i balansen og nedbetales gjennom fremtidige felleskostnader. NOTE: 15 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN Handelsbanken Lånet er et serielån med flytende rente. Rentesatsen pr var 2,90%. Løpetiden er 13 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN

22 23 Vevelstadskogen Sameie NOTE: 16 GARANTIANSVAR/ANDEL ANLEGGSMIDLER/LANGSIKTIG GJELD I FELLESANLEGG Fordelingsregnskap med egenkapital og solidaransvar Selskapet eier 225/687 deler av Vevelstadåsen Grendelag. Selskapet har solidaransvar for den samlede gjelden i Vevelstadåsen Grendelag og garantiansvaret refererer seg til den samlede gjelden i Vevelstadåsen Grendelag og utgjør kr ,-. Selskapets andel i Vevelstadåsen Grendelag vises som anleggsmidler under posten "andel egenkapital i fellesanlegg". Selskapets andel av driftkostnadene og årsresultatet i Vevelstadåsen Grendelag er inntatt i resultatregnskapet under posten "kostnader sameie". Til orientering vedlegges Grendelagets regnskap.

23 24 Vevelstadskogen Sameie Forslag A Sak som ønskes behandlet på Ordinært sameiermøte 9 mars 2016 Begrunnelse: Det har i flere år vært utført en betydelig hogst på sameiets grunn. Det som er beklagelig er at flere store furuer som ble bevart ved bygging av området nå er fjernet. Det virkers som at Sameiets rutiner for trefelling for ensidig legger vekt på beslutninger tatt i oppgangsmøter etter ønske fra én eller flere beboere. Et ensidig ønske om mer sol, lys eller utsikt kan ikke være god nok grunn til å få fjernet friske furuer som har oppnådd en alder på mer enn 50 år. Hogst av markante furuer som har stor betydning for naturmiljøet i sameiet må ha større beslutningsgrunnlag enn fra beboerne i én oppgang. På vestsiden av oppgangene er så å si alle store furuer fjernet. Dette har hatt store konsekvenser for det biologiske mangfoldet i miljøet. Flere fugleslag er blitt borte da trær med bl a skjærereir er hugget ned. Flere av de store furuene var oppholdssted for flaggermus som nå er forsvunnet fra området. Disse endringene kan føre til ubalanse som blant annet større forekomst av innsekter. I et forholdvis bratt område som her kan fjerning av store trær føre til betydelige endringer i vannforholdene i grunnen. I tillegg vil konsekvensene for trafikkstøy og luftforurensning være uheldige for miljøet. Attraktiviteten av området blir betydelig svekket. En markant kvalitet for bomiljøet har alltid vært preget av de flotte furuene som fikk stå ved byggingen av området, men som nå er truet ved for stor vilje til hogst. Forslag til vedtak Foreslår derfor at følgende punkter i Arbeidsrutiner, Vevelstadskogen sameie, Trefelling, utgitt endres som følger: Punkt 4 BESKRIVELSE - Styret behandler søknaden og fatter vedtak. Endres til: - Styret behandler søknaden og fatter vedtak om enten o å legge saken frem for neste Sameiermøte ved felling av 1 trær av betydelig størrelse og alder eller o å gå videre med søknaden uten å legge saken frem for Sameiermøte Nils Petter Sundby Vevelstadåsen 41 1 Sameiermøte gjør vedtak om spesifisering av kriterier

24 25 Vevelstadskogen Sameie Styrets anbefaling til forslag om endring i trefellingsrutine: Styret anbefaler å stemme nei til forslaget fordi det ikke innebærer en endring i hvilke valg styret har i dag. Begrunnelse Begrunnelsene som beboer skriver inneholder mange subjektive meninger som styret velger å ikke kommentere. Forslaget endrer ikke rutinene av de gjeldende bestemmelsene fordi styret står fritt i dag til å vedta om et tre-fellingsforslag skal tas opp på årsmøte eller ikke. Styret påpeker også at det er flere elementer i beslutningsprosessen i forkant av et styrevedtak. Disse er innspill fra OTV møter, befaring med Styrets representant, Grønt Miljø, Grendelaget og vaktmestrene. Den fulle beskrivelsen av punkt 4 er som følger og delen som forslaget ønsker å endre er uthevet med fet skrift. 4. BESKRIVELSE Styret har fullmakt til, i samarbeid med Grønt Miljø, selv å beslutte fjerning av ett eller flere trær på sameiets grunn. En slik beslutning må styrebehandles og protokollføres før den gjennomføres. Følgende fremgangsmåte må følges for at seksjonseiere i en oppgang skal kunne be styret ta stilling til fjerning av ett eller flere trær ved sin oppgang. Ta spørsmål om ønsket trefelling opp på oppgangsmøte. Oppgangstillitsvalgt må vedlegge referat fra oppgangsmøte når det rettes en skriftlig, begrunnet søknad til styret om hvilke trær man ønsker fjernet. Dokumenteres gjerne med bilder eller skisser. Styret behandler søknaden og fatter vedtak. Styret foretar i samarbeid med Grønt Miljø, og eventuelt Grendelagets styre, en felles befaring og beslutning om felling. Trær som skal fjernes eller beskjæres blir blinket, og fjernet vinterstid.

25 26 Vevelstadskogen Sameie Forslag B Forslag om endring av 6 i Husordensreglene Styret foreslår at 6 endres ved å slette siste linje: og endres til: Forslag C Styrets forslag om tilrettelegging for el-bil lading i sameiet Styret foreslår å anlegge 3-4 nye plasser for lading av el-biler ved siden av trafoen mellom oppgang 37 og 39. Begrunnelse Styret forstår at det vil ha en verdiøkningseffekt på alle leilighetene om det kan tilbys en ladeløsning for vanlige el-biler (ikke Tesla). Styret har estimert kostnadene til ca. kr Dette inkluderer oppgradering av trafoen, graving, asfalterte plasser og ladestasjoner. Prosjektet vil bli finansiert av sameiet, men vil bli tilbakebetalt av brukerne ved en kombinasjon av månedsleie og forbruk. Risiko Om det blir liten etterspørsel etter ladeplassene kan vi tilby plassene mot betaling til beboere i de andre sameiene, eventuelt leie plassene ut som vanlig parkeringsplass.

26 27 Vevelstadskogen Sameie Valgkomiteens innstilling Styret: Styreleder Ny: Espen Andresen 2 år Styremedlemmer Gjenvalg: Einar Gulbrandsen 2 år Styremedlemmer Ny: Thorbjørn Braathen Berit Wesenlund 2 år 1 år* Ikke på valg: Raim Memisi, styremedlem *) erstatter Annette Sandanger som har 1 år igjen! Velferds og miljøutvalg (VMU) for 1 år: Medlem: Silje Pettersen Medlem: Jørgen Dammen Medlem: Unn-Elise Saltvik Medlem: Liv Lindblad Medlem: Jan-Erik Evensen Medlem: Vakant (B.W går inn i styret) Valgkomite for 1 år: Ny Marit Bjørnebråten Tor Eigil Stordahl

27 Vevelstadåsen Grendelag TILLITSVALGTE I GRENDELAGET Siden forrige ordinære årsmøte har grendelagets tillitsvalgte vært følgende: STYRET Leder Bengt Magne Mauland Vevelstadåsen 16 Styremedlem Thorbjørn Braathen Vevelstadåsen 57 Styremedlem Synnøve Martinsen Vevelstadåsen 23 Styremedlem Anne Berit Hogstad Vevelstadåsen 12 Styremedlem Anette Sandanger Vevelstadåsen 57 Styremedlem Ragnhild Arnesen Vevelstadåsen 13 Gr.l s.1

28 Vevelstadåsen Grendelag GENERELLE OPPLYSNINGER OM GRENDELAGET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av grendelagets 6 styremedlemmer er det 4 kvinner og 2 menn. Grendelaget er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Grendelaget driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Grendelaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Grendelaget har to ansatte vaktmestre, samt to renholdere for Nabosenteret. EIENDOMMEN Grendelaget er registrert i Brønnøysund med organisasjonsnummer og ligger i Ski kommune. Styret er ikke kjent med at det ytre miljøet forurenses i vesentlig grad. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Selskapets revisor er Alpha Revisjon AS. FORSIKRING Grendelagets eiendommer og utstyr er fullverdiforsikret i Gjensidige Forsikring med polise-nummer og Grendelagets forsikringer er gjennomgått og supplert i løpet av året. Oppfølging av forsikringssaker for Grendelaget blir gjort av forsikrings-avdelingen i OBOS. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser, elektrisk anlegg og elektrisk utstyr. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar de har for å holde elektrisk- og sikkerhetsmessig utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. STYRETS ARBEID Det er i perioden avholdt møter mellom styrene i sameiene for utveksling av erfaringer og saker som har med felles tjenesteleverandører å gjøre, slik som har med vakthold, kamera- overvåking, el-billading, utbedring av gjerder, gangveier, vaktmesterrutiner, utleierutiner, parkeringsselskap å gjøre. Mail og telefon har vært benyttet til pågående informasjonsdeling og felles anliggender. Det har vært en del oppfølging i forbindelse med parkeringssamarbeid og vei- og trafikkforhold. Installasjon av bredbånd og nye dekodere har gått greit, men har krevd en del kontakt med beboere som har hatt problemer med å komme på nett. I januar gjennomførte vi den årlig befaringen med Grønt Miljø AS for vedlikehold og pleie av våre felles grøntarealer. :/: Gr.l s.2

29 Vevelstadåsen Grendelag Samarbeidet i grendelaget har utelukkende vært positivt. Vi bruken fortsatt e-faktura, og dette fungerer meget godt. Også OBOS sin styreportal: blir benyttet. Styret har benyttet hjemmesiden, og sameiernes oppslagstavler for å holde beboerne informert. Vi er kjent med at noen få ikke har tilgang til internett, og ansvar for at all formell informasjon skal nå frem til beboerne ligger hos de enkelte sameiene. Styret har hatt god og løpende kontakt med forretningsfører Vibeke Sætre Pettersen, og i enkelte tilfeller bistand av daglig leder ved kontoret, Helge Aamoth. VAKTMESTERTJENESTEN Som vanlig har samarbeidet med vaktmestertjenesten vært bra, og de bidrar positivt til samholdet i våre sameier. Vaktmesternes innsats settes pris på av alle. Vår maskinpark trenger fra tid til annen service og vedlikehold. Vaktmestrene bidrar med den daglige service, og setter bort det som må utføres av leverandørene. Godt vedlikehold sørger for besparelser for grendelaget. Styreleder i grendelaget har hovedansvaret for grendelaget som arbeidsgiver, og diskuterer bruk av driftsmidler i samråd med vaktmestrene og medlemmene i styret. NABOSENTER Nabosenteret er blitt et populært sted å leie til mindre selskap. Både sameiene og grendelaget benytter dessuten lokalet til sine styremøter og arbeidsmøter m.m. Utleierutinen sendes på forhånd pr til alle som leier. I arbeidet rundt å forenkle utleie av Nabosenteret har vi opprettet en brukskonto i DNB hvor de som leier kan sette inn leiebeløpet fra sin nettbank eller betale inn beløpet til kontoen hos Meny (bank i butikk) Styreleder har kontroll med denne kontoen med nettbanktilgang. Ved utgangen av 2015 sto det kr ,45,- på denne kontoen. Utleierutinen setter klare begrensninger for hvilke type arrangementer lokalet kan leies ut til. Siden lokalet ligger nært leiligheter, må de som leier vise særlig hensyn til dette. Primært vil det bli leiet ut til dåp, konfirmasjon og barneselskaper. Det leies bl.a. ikke ut til typiske ungdomsfester da disse av erfaring generer noe mer støy sammenlignet med for eksempel barnedåp eller konfirmasjon. For 2016 har grendelagsstyret utarbeidet nytt utleiereglement. Nytt fra 2016 er begrenset bruk på kveldstid (frem til kl 21.00), endret utleiepris (750 kr per dag) og forbud mot musikk. Mer om dette på hjemmesiden til grendelaget. Leietaker er ansvarlig for rydding og rengjøring av lokalet etter endt leieperiode. TIRSDAGS KLUBBEN Tirsdagsklubben takker også i år for tilskudd av penger og for lån av nabosenteret til sine hyggekvelder for enslige og eldre som også er beboere i de tre sameiene. Dette er et tiltak med tradisjon blant våre eldre beboere. Gr.l s.3