Tabell 4 ANDRE ADMINISTRATIVE OPPGAVER OG SERVICEFUNKSJONER

Transkript

1 Tabell 4 ANDRE ADMINISTRATIVE OPPGAVER OG SERVICEFUNKSJONER Dørskilt/navnetavle ajourholding Bestille navneskilt eventuelt lage navneskilt Oppdatere navneskilt på dør Oppdatere navneskilt på posthyller Oppdatere navnetavle Ekspedisjonstjeneste Samme rutine som ved institutt Telefonhenvendelser Besvarer Henvendelser fra ansatte/gjester/andre Romansvarlig for alle fellesrom og møterom telefonhenvendelser Ekspederer dem som henvender seg til ekspedisjonen (in persona) Ferielister / tilstedeværelsesoversikt arbeidstid og ferie Registrere sykefravær og annet fravær Registrere ferie Overføring av ferie Holde oversikt over og registrere avspasering Oppdaterer ferielister for jul/ vinter/ påske/ sommer Sender ut feielister for utfylling til de ansatte på sekretariatet på e- post Kontorsjef mottar listene i utfylt stand Postmøtet gjennomgår listene og tar stilling til om den enkeltes ferieønske kan oppfylles 1

2 Oppslag henges på oppslagstavle De ansatte varsles på e- post Fraværsregistrering på fak.sekr. Den enkelte fører opp møte-/reisefravær i Outlook kalender samt i "den sorte boken" i ekspedisjonen Må huske å programmere telefonene Gjester/besøkende mottakelse/tilrettelegging (se også tabell 1a og 1b mottak av nytilsatte) Utlevering og innkreving av nøkler Presentasjon Tildele posthylle og kontorplass Kunngjøring av gjesteforelesning på mail /oppslag Hotellbestilling Dele ut intern velkomstbrosjyre Tar imot besøkende og viser dem til rette Intern informasjon/intranett økonomiavdelinge n PØA/prosjektadministrasjo n Ukentlige postmøter Månedlige kontorsjefsamlinger . Utsending av fellesmail Oppdatering av oppslagstavler og intranett Bruke Studentportalen for å nå studenter med Ukentlige postmøter Skriver postmøtereferat som sendes til fakultetets ansatte på e- post Månedlige/ukentlige seksjonsmøter Månedlige temamøter (fellesmøter) 2

3 fellesinformasjon Infomøter tilrettelegging Oppdaterer/vedlikeholde r e-post-adresselister (distribusjonslister) Postlister/postjournal til distribusjon Oppdaterer/vedlikeholde r e-post-adresselister (distribusjonslister) Inventar ajourholding / flytting møbler og inventar (Eiendomsavdelingen) Bestilling av div. kontormøbler Utskiftinger av møblement i henhold til HMS handlingsplan Kontakt med Eiendomsavdelingen om avhenting av gammelt inventar, evt. sette opp hyller etc. Organisere flytting Oversikt over instituttets kontormøbler Romoversikt og fordeling av rom Bestillerrolle i BaseWare (e-faktura) Kalender (Outlook) Samme rutiner som ved institutt Noen institutter bruker Outlook til oversikt over møter (og frister) Kopiering Den enkelte tilsatte på fakultetssekretariatet legger inn avtaler i Outlook kalender De ansatte i ekspedisjonen gis tilgang for å være orientert om den enkeltes avtaler 3

4 Etterfyller kopipapir Etterfyller transparenter Etterfyller stifter Etterfyller toner (pulver) Selger kopikort/utdeling av kopikode Samme rutiner som ved institutt, bortsett fra salg av kopikort/utdeling av kopikode Kopieringsmaskin/faks/frankeringsmaskin tilsyn kontaktperson Bestiller service Gir opplæring/assistanse Samme rutine som ved institutt Møteorganisering/rombestilling Holde oversikt over bruk av møterommene, Rombestilling. Syllabus Lage kaffe til møter, bestille servering, dekke på Koordinere møter Bestiller møterom pr. telefon/e-post eller via Syllabus Bestiller mat og drikke Bistår med kaffe- /telaging og servering Nøkkelkort Kortsenteret (Eiendomsavdelingen) Administrere nøkler/nøkkkelkort/id Administrerer tildeling av 4

5 kort Administrere besøkskort Utfylling av skjema for tilgang til undervisningsrom/- bygg. Sende mail til kortsenteret for studenter som skal ha utvidet tilgang til undervisningsrom/- bygg. nøkkelkort til de ansatte på fakultetssekretariatet Parkering Administrerer bruk av instituttets faste parkeringsplasser (gjelder ikke alle institutter) Bekrefter (stempler og undertegner) søknader om parkeringsløyve/- oblat for studenter for 1 år av gangen Bekrefter (stempler og undertegner) søknader om parkeringsløyve/- oblat for ansatte for 2 år av gangen Administrerer bruk av fakultetets parkeringsplass i Realfagbygget Posthåndtering Transport- og parkseksjonen Frankering post inn- og utland Hente/bringe post Pakker innenlands. Fraktbrev Pakker utlandet Fraktbrev og Proforma invoice Sorterer/pakker og sender ut vit. arbeider ifm. 5

6 Bestilling av fraktbrev etc. bedømmelse av søkere til professorat og ifm. kompetanseopprykksordingen til professor Bestiller fraktbrev etc. Post-/arkivrutiner Brukerhåndbok for arkivpersonalet ved UiB økonomiavdelinge n PØA/prosjektadministrasj on Åpner post 1 g. daglig Stempler inngående post (inkl. e-post) som skal journalføres Registrerer/journalfør er inngående post i Doculive/brevjournal, påfører arkivkode, saksnr. og ev. saksbehandler Avskriver utgående post (inkl. e-post) i Doculive/brevjournal Arkivet skal ha 2 kopier av utgående brev 1 til saksarkiv og 1 til kopiboken. Åpner post 2 g. daglig Stempler post (inkl. e-post) som skal journalføres; legger annen post i posthyllene/ev. postmappen Registrerer/journalfører inngående post i Doculive, påfører arkivkode, saksnr. og ev. saksbehandler Fordeler registrert post til saksbehandler, postmappen og postmøtet Avskriver utgående post (inkl. e-post) i Doculive Arkivet skal ha 2 kopier av utgående brev 1 til saksarkiv og 1 til kopiboken. Skriver ut saksomslag i Doculive Postlister (ukentlig) Skriver ut postlister / offentlig journal daglig Arkivering/avslutning Arkivlegger i saksarkivet av sak. Registrerer avslutning Registrerer avslutning av en av en sak i Doculive sak i Doculive Sender ut Sender ut restanselister (4 g. restanselister (4 g. pr. pr år) Doculive år) Doculive Årlig omlegging av arkiv nytt arkivskap, nye mapper/mappeskilt Fjernarkivering Foretar kassasjon, pakker saksmapper i arkivbokser. Skriver merkelapper til 6

7 arkivbokser. Skriver avleveringslister. Flytter til fjernarkiv (BTbygget). Sakslister/referater/protokoll er fra fak.styret klargjøres for innbinding. Kopibøker klargjøres for innbinding. Rekvisita innkjøpsguide m.m. Oversikt forbruk Bestilling kontorrekvisita og kopipapir Pakke ut og kontrollere innkomne varer Plassere kontorrekv. i hyllene på rekvisitarommet. Bestillerrolle i BaseWare (e-faktura) Skjemaer ajourholding Bestiller kontorrekvisita og kopipapir Pakker ut og kontrollerer innkomne varer Plasserer kontorrekvisita i rekvisitarom Rydder Forskningsfond Vitenskapelig faglige reiser Forskerutdanningsmidler Felt- og seminarstøtte Etter og videreutdanning tekn.adm/personale Telefoni Utarbeider og vedlikeholder div. skjemaer Ser til at nødvendige skjemaer er tilgjengelige på nettet og i skjemaoppsatsen på fakultetssekretariatet 7

8 Endring av linjer Flytting av telefoner Bestilling av telefoner Ajourføring av telefonrettigheter Korrektur telefonkatalog UiB Korrektur intern telefonliste Samme rutine som ved institutt Utstyrshåndtering-/registrering Registrering av utstyr Merking av utstyr Fylle ut registreringsskjema Sende skjema til Regnskapskontoret for Rapportering i Citrix Annet Samme rutine som ved institutt Skriving manuskripter/brev Bibliotekkode ISBN-nr til dr.avhandlinger etc. Telefon Skriver brev m.m. etter konsept 8