Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag. Forvaltningsrevisjon Voss kommune

Transkript

1 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Forvaltningsrevisjon Voss kommune Omsorgstenesta Oppdrag for kontrollutvalet IHR rapport nr 5/2014

2 Forord Forvaltningsrevisjonar er systematiske vurderingar av kommunens arbeid og resultat innanfor utvalde tema. Frå kontrollutvalet i Voss kommune har Indre Hordaland Revisjonsdistrikt fått i oppdrag å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon om omsorgstenesta. Rapporten er delt i 5: 1. Kva samsvar er det mellom behov og noverande kapasitet innan omsorgstenesta? 2. I kva grad er det etablert prosedyrar for å sikre at brukarar får tenester ihht. krav i kvalitets- og internkontrollforskrifta samt politiske vedtak? 3. Kva prosedyrar og rutinar er etablert for å sikra kompetanse i tenesta? 4. Kva prosedyrar og rutinar er etablert for å sikra brukarmedverknad og - oppfølging? 5. I kva grad er det etablert rutinar for samhandling og kommunikasjon mellom dei einskilde einingane og prosjekt i kommunen? Indre Hordaland Revisjonsdistrikt takkar for oppdraget. Arbeidet er utført av Linda V.M. Præstiin som er tilsett i IHR. Revisor sin uavhengigheit er vurdert. Voss den 10. oktober 2014 Odd J. Storebø Revisjonssjef 2

3 Samandrag og konklusjon Kontrollutvalet i Voss kommune godkjente i februar 2014 prosjektplanen for ein forvaltningsrevisjon med formål å vurdere om Voss kommune har etablert system og rutinar i tråd med lover, reglar og politiske vedtak innanfor omsorgstenesta i og utanom institusjon. Fokus område var kvalitet, internkontroll, kompetanse, brukarmedverknad og -oppfølging, og samhandling mellom ulike einingar og prosjekt, i tillegg til behov og kapasitet. Undersøkinga skulle ikkje gå i djupna og vart avgrensa til å undersøke system og rutinar hjå institusjonar og heimetenester. Alt material som ligg til grunn for vurderingar og konklusjonar, er samla inn gjennom spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod (ein av kvar i kvar institusjon/heimeteneste), intervju med nøkkelpersonar og analyse av overordna kommunale dokument, samt kostrastatistikk. Behov og kapasitet Voss kommune har per i dag 154 langtidsplassar og 32 korttidsplassar på institusjon. Talet er gått noko ned sidan 2008, men ein vil byggja opp omsorgstenesta utanom institusjon i staden. Tenesta opererer ikkje med ventelister og har heller ikkje statistikk over ventetid, som kan sei noko om behovet for institusjonsplassar. Ein analyse av Kostra-statistikk viser at Voss kommune, samanlikna med andre, har (eit): - relativt stor andel eldre 80 år og over, - noko større andel eldre 80 år og over som bur på institusjon, - normal tal institusjonsplassar i prosent av innbyggjarar 80 år og over, - relativt få heildøgnsbemanna omsorgsbustader for eldre 80 år og over, - relativt få korttidsplassar med opphoping av korttidspasientar som følgje. Voss kommune har nyleg utarbeidd kriterium for tildeling av omsorgstenestene. Dette synest revisjonen er positivt. Heimetenesta har ikkje noko «tak» for tal brukarar. Dei som har behov og innfrir vilkåra for heimesjukepleie og heimehjelp, får det normalt høvesvis same dag og innan eit par veker. I 2013 mottok kring 400 eldre 67 år og over heimetenester, inkludert 80 eldre under 80 år. Men på grunn av store avstandar til mange brukarar og avgrensa bemanning, er tilbodet avgrensa brukarane får relativt få timar kvar og kor dei bur påverkar kor ofte dei kan få hjelp, spesielt på natt. Det føreligg ikkje statistikk over ventetid, godkjenning og avslag på søknadar om tildeling av andre omsorgstenester. Revisjonen kan difor ikkje svara på om det er samsvar mellom kapasitet og behov. Søkjaren som har størst behov for ei bestemt teneste, får den når det vert ledig plass, og uavhengig av når vedkomande søkte. Brukarar som har kome inn på sjukeheim får lettare tildelt ulike tenester på grunn av tettare oppfølging enn i heimen. Ny leiar ved tildelingskontoret opplyste at dei skal endra sakshandsaminga slik at søkjarar får svar på søknaden innan fristen som Forvaltningslova set, og vedtak om søknaden er godkjent eller ikkje. Det får dei ikkje i dag. 3

4 Revisjonen tilrår at: Voss kommune vurderer å auka talet korttidsplassar og omsorgsbustader med heildøgnsbemanning for eldre 80 år og over. tildelingskontoret etterlever bestemmingar om sakshandsaming i Forvaltningslova. Kvalitet Regelverket seier at omsorgstenesta skal ha skriftlege nedfelte prosedyrar som søker å sikre at brukarar får tilfredsstilt grunnleggjande behov. Revisor har fått inntrykk av dei skriftelege nedfelte prosedyrane til institusjonane og heimetenestene på Voss omfattar mange av dei grunnleggjande behov som er nemnd i Kvalitetsforskriften 3. Respondentane meinte at tenesta oppfylte dei nemnde grunnleggjande behov til brukarane i 2013/14 i snitt i ganske høg grad (4,6 på ein skala frå 1 til 6). Avdelinga har også eit eige dokument om kvalitetsstandard og tildelingskriterium, som trekvart av respondentane var kjend med. Svara tyder på at institusjonane i større grad har teke desse retningslinene i bruk enn heimetenestene. Elles har institusjonane felles retningsliner for legemiddelhandtering og deltek heimetenestene i læringsnettverket "pasientsikkerheitskampanjen". Internkontroll prosent av respondentane meinte at institusjonen/heimetenesta har skriftlege nedfelte prosedyrar/rutinar for 3 av 5 punkt knytt til internkontrollforskrifta, mens berre 50 prosent svarte ja på dei resterande 2 punkta. Det gjekk også fram at omsorgstenesta kan verta betre til å følgje dei 5 nemnde krav i internkontrollforskrifta (snitt 4, 1). Kommunalsjefen ytra at internkontroll i avdelinga er mangelfull knytt til systematisering, heilskapleg tenking, kontinuerlig oppdatering og avvikshandtering og at arbeidet skal styrkast og profesjonaliserast. Etter revisjonens vurdering, vil dette bidra til auka kvalitet og ei standardisering av tenesta. Revisjonen tilrår at omsorgstenesta på Voss: følgjer krav i internkontrollforskriften 4. som planlagt, styrkar og profesjonaliserer arbeidet med internkontroll. Kompetanse Relativt få respondentar (42-58 prosent) svarte at institusjonen/heimetenesta hadde skriftlege nedfelte prosedyrar/rutinar i 2013/2014 knytt til kompetansekartlegging, tilsette sin tilgang til regelverket for tenesta, og å sørgja at tilsette får påkravd vidare- og etterutdanning. Litt fleire (67-75 prosent) svarte at dei hadde faste sjekklister for opplæring av vikarar og nytilsette, samt overordna prosedyrar/rutinar/plan for å sikra tilstrekkeleg fagkompetanse i tenestene. Omsorgstenesta har ei studieordning som omfattar sjukepleiar- og helsefagarbeidarutdanning, men også (ein ny) opplæring for ufaglærte, sjølv om tenesta har eit relativt høgt andel (80 %) årsverk med fagutdanning. Avdelinga held på å laga ein kompetansestrategi samt sjå på utnytting av kompetanse på tvers av ei verksemd. Ovannemnde tiltak og ordningar er, etter revisjonens vurdering, viktige for å bidra til å sikra kompetanse i tenesta. 4

5 Spørjeundersøkinga viser at tenesta kan verta (betydeleg) betre til å oppfylle desse krav i regelverket knytt til praksis: - sørgja for at eigne tilsette får påkravd vidare- og etterutdanning (snitt 3,3), - leggja til rette slik at tilstrekkeleg fagkompetanse sikrast i tenestene (snitt 4,2), - sikra tilsette tilgang til aktuelle lover og forskrifter (snitt 4,1). Revisjonen tilrår at omsorgstenesta sørgjar for at eigne tilsette får påkravd vidare- og etterutdanning, tilretteleggjar slik at tilstrekkeleg fagkompetanse sikrast i tenestene, sikrar tilsette tilgang til aktuelle lover og forskrifter. Brukarmedverknad- og oppfølging Spørjeundersøkinga og intervjua viste især basert på krav i regelverket at omsorgstenesta: - har betydelege manglar knytt til prosedyrar/rutinar/system for å innhente erfaringar og synspunkt til pasientar og brukarar. - kan verta betre på å overhalda 5 av dei 6 krav i regelverket om brukarmedverknad og oppfølging (snitt 4,3). Revisjonen meiner at det er positivt at omsorgstenesta har felles overordna rutinar på visse område, ulike råd og komité for dialog med brukarar/pårørande, samt har ordna primærkontaktar til brukarar på institusjonar. Revisjonen tilrår at omsorgstenesta sørgjar for å ha prosedyrar/rutinar/system for å innhente erfaringar og synspunkt til pasientane og brukarane. overheld krav om brukarmedverknad og -oppfølging i regelverket. Samhandling mellom dei einskilde einingane og prosjekt i kommunen Regelverket seier at kommunen skal leggja til rette for samhandling mellom dei ulike kommunale deltenestene innan omsorg. Med bakgrunn i innsamla data ser det ut til at tenesta: - har ein del arbeid igjen med å etablere rutinar for samhandling mellom institusjon, heimeteneste og leiing, men at dei skriftlege nedfelte rutinar som i dag eksisterer, vert følgt i høg til svært høg grad. - har etablert rutinar for samhandling mellom institusjon/heimetenesta og tildelingskontoret, men nokre rutinar er ikkje skriftlege. Innsamla data tyder på at rutinane vert følgt i svært høg grad. - har etablert rutinar for samhandling mellom institusjon/heimetenesta og Vossamodellen, og at desse vert følgt i høg grad. I kva grad rutinar for samhandling mellom institusjon/heimetenesta og andre prosjekt er etablert, er vanskeleg å vurdere fordi relativt få respondentar kommenterte dette. Dei respondentane som har lista opp skriftlege nedfelte prosedyrar og rutinar, meiner at tilsette følgjer dei i høg grad. Avdelinga har påbegynt ei klargjering i ansvarslinene knytt til prosjekt for å unngå utfordringar ved overgangen frå prosjektfase til implementering i organisasjonen eit positivt tiltak, meiner revisjonen. Regelverket seier også at kommunen skal ha ei koordinerande eining for habiliterings- og rehabiliteringsverksemd. Kommunen er i ein overgangsfase utan koordinator (som fungerer som koordinerande eining), men vedkomande skal, ifølgje kommunalsjefen, tilsetjast snarast. 5

6 Elles meiner respondentar at omsorgstenesta har eit klart forbetringspotensial (snitt 3,8) knytt til kravet om å ha eit system av prosedyrar som sikrar at pasientar/brukarar får eit heilskapleg, samordna og fleksibelt tenestetilbod som ivaretek kontinuitet i tenesta. Revisjonen tilrår at omsorgstenesta som planlagt, fullfører arbeidet med å etablere rutinar for samhandling mellom institusjon, heimeteneste og leiing. snarast mogleg får koordinerande eining i funksjon. 6

7 Innhald Forord... 2 Samandrag og konklusjon... 3 Innhald Innleiing Formål og problemstillingar Metode Om revisjonskriterium Kva samsvar er det mellom behov og noverande kapasitet innan omsorgstenesta? Revisjonskriterium Data Vurderingar Tilrådingar I kva grad er det etablert prosedyrar for å sikre at brukarar får tenester ihht. krav i kvalitets- og internkontrollforskrifta samt politiske vedtak? Revisjonskriterium Data Vurderingar Tilrådingar Kva prosedyrar og rutinar er etablert for å sikra kompetanse i tenesta? Revisjonskriterium Data Vurderingar Tilrådingar Kva prosedyrar og rutinar er etablert for å sikra brukarmedverknad og oppfølging? Revisjonskriterium Data Vurderingar Tilrådingar I kva grad er det etablert rutinar for samhandling og kommunikasjon mellom dei einskilde einingane og prosjekt i kommunen? Revisjonskriterium Data Vurderingar Tilrådingar Høyring Vedlegg A: Institusjonsplassar pr Vedlegg B: Regelverk knytt til revisjonskriterium i problemstilling 2 om kvalitet og internkontroll Vedlegg C: Kvalitetsforbedringsarbeidet i Kommunalavdeling helse og omsorg Vedlegg D: Kompetanseplan Helse og omsorg

8 1 Innleiing 1.1 Formål og problemstillingar På bakgrunn av godkjend prosjektplan 11. februar 2014, har Indre Hordaland Revisjonsdistrikt gjennomført ein forvaltningsrevisjon med formål: å vurdere om Voss kommune har etablert system og rutinar i tråd med lover, reglar og politiske vedtak innanfor omsorgstenesta i og utanom institusjon. Det gjeld desse problemstillingane: 1. Kva samsvar er det mellom behov og noverande kapasitet innan omsorgstenesta? institusjonsplassar vs. pleie i heimen venteliste/tid store avstandar spesielt dei over 67 år 2. I kva grad er det etablert prosedyrar for å sikre at brukarar får tenester ihht. krav i kvalitets- og internkontrollforskrifta samt politiske vedtak? 3. Kva prosedyrar og rutinar er etablert for å sikra kompetanse i tenesta? 4. Kva prosedyrar og rutinar er etablert for å sikra brukarmedverknad og -oppfølging? Korleis vurderer brukarar tenesta i kommunens brukarundersøkingar? 5. I kva grad er det etablert rutinar for samhandling og kommunikasjon mellom dei einskilde einingane og prosjekt i kommunen? mellom heimetenester, institusjonar og leiing Vossamodellen Kva omfattar omsorgtenesta? Omsorgstenesta er ei felles nemning for ulike former for heimetenester, heimesjukepleie, støttekontakt, dagaktivitetstilbod, avlastning, omsorgsbustader, aldersheim og sjukeheim. 1 Kommunens omsorgsteneste omfattar offentleg organiserte omsorgstenester som ikkje høyrer under stat eller fylkeskommune. 2 Avgrensingar Prosjektet vart avgrensa slik i prosjektplanen: Undersøkinga skulle ikkje gå i djupna, men i breidda. Problemstillingane 2-5 skulle kartleggja om sjukeheimar og heimetenester i Voss kommune har prosedyrar på ulike område. Dei skulle ikkje sjå på kvaliteten på innhaldet i prosedyrane. Revisor har oppfatta det slik at ein ikkje berre ville vite om tenesta har prosedyrar og rutinar på plass, men også i kva grad dei vert følgt. 1 jfr. Stortingsmelding nr. 25 ( ) Mestring, muligheter og mening Framtidas omsorgsutfordringer 2 jfr. Helse- og omsorgstjeneste loven 3-1 8

9 1.2 Metode Prosjektet er gjennomført etter standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. I arbeidet er det nytta ulike metodar for informasjonsinnsamling. Sidan mesteparten av dataa som vi trengte for å svare på problemstillingane 2-5, med bakgrunn i revisjonskriteria, for det meste berre var egna til innhenting via spørjeskjema, har vi sendt ut ei undersøking til totalt 12 personar ;1 leiar og 1 tillitsvald/verneombod ved kvar av institusjonane (3) og heimetenestene (3) på Voss. Alle har svart på undersøkinga. I rapporten vil vi nytta denne pila for å presentere spørsmål og data frå spørjeundersøkinga. Vi har innhenta tilleggsinformasjon frå områdeleiar aust, områdeleiar vest og områdeleiar nord. Vi har også intervjua kommunalsjef for helse og omsorg og ein rådgjevar, leiar ved tildelingskontoret, leiar for prosjektet Vossamodellen, samt ein av områdeleiarane. I juni var vi på eit informasjonsmøte der leiarar i omsorgstenesta presenterte tenesta. Til slutt, har vi analysert ein betydeleg mengde overordna kommunale dokument og kostrastatistikk til bruk i heile rapporten. 1.3 Om revisjonskriterium Revisjonskriterium er ei nemning på dei normene og standardane som forvaltningsrevisor vurderer fakta opp imot. Heldt saman med datagrunnlaget dannar dei basis for revisjonens analysar, vurderingar og konklusjonar. For dette prosjektet har vi utleia revisjonskriterium frå: - Helse- og omsorgstjenesteloven (LOV ) - Pasient- og brukerrettighetsloven (LOV ) - Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting (Kvalitetsforskriften) (FOR ) - Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten (FOR ) - Forskrift om pasientjournal (FOR ) - Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator (FOR ) Kriteriane er skildra i kvart kapittel og vert vurdert ved hjelp av trafikklys i slutten av kvart kapittel. Der vurderinga er knytt opp mot i kva grad noko vart følgd, har vi tildelt trafikklys etter ein skala der 1 = i svært liten grad og 6 = i svært høg grad: trafikklys skala 1,0-3,5 3,6-4,7 4,8 6,0 9

10 2 Kva samsvar er det mellom behov og noverande kapasitet innan omsorgstenesta? 2.1 Revisjonskriterium Til denne problemstillinga har vi ikkje fastsett revisjonskriteria. Sidan det kan vera at nokre av lesarane trur at det fins krav knytt til dekningsgrad, legg vi ved eit avsnitt om dette frå regjeringas heimesida. NOU 2011: 11 Innovasjon i omsorg 3 «I offentlige debatter blir det i mange sammenhenger hevdet at det er behov for 25 % dekning av sykehjemsplasser i pst av eldre 80 år og over, og at dette er en statlig norm for sykehjemsdekning. Dette er en myte som brukes både i politisk ordskifte, fra interesseorganisasjoner og i lokal planlegging. Det eksisterer imidlertid ingen slik statlig norm. [...]. Det har fra regjeringens side aldri blitt vedtatt en norm eller en minimums dekningsgrad verken for heldøgns omsorgsplasser i sykehjem eller omsorgsboliger. Det er behovet i befolkningen i den enkelte kommune til enhver tid som er avgjørende for hvor mange som skal gis et heldøgnstilbud i sykehjem, omsorgsbolig eller eget hjem.» 2.2 Data Kostra-statistikken har få tall knytt til institusjonsplassar og aldersgruppa år, men vi har tatt med det som er tilgjengeleg og relevant om denne gruppa i teksten. Institusjonsplassar Færre institusjonsplassar enn før 2008 Voss kommune har 154 langtidsplassar (142 på sjukeheim og 12 på aldersheim) og 32 korttidsplassar på institusjon. Det gjeld vanlege korttidsplassar, rehabiliteringsopphald, utredningsplassar for demente og tryggplassar. 4 Leiar ved tildelingskontoret har ikkje høyrt noko om kommunen har konkrete planar om å auka eller minske talet institusjonsplassar i løpet av dei neste ti åra. Kommunen hadde fleire langtidsplassar i perioden før dobbeltrom vart gjort om til einerom. Talet rom på Voss sjukeheim gikk t.d. ned frå 101 til 87 i Ein vil byggja opp omsorgstenesta utanom institusjon Det har blitt færre institusjonsplassar, men ein vil byggja opp tenesta utanom institusjon, slik at fleire eldre kan få hjelp i heimen og at færre eldre skal inn på institusjon, fortalte leiar ved tildelingskontoret. På revisjonstidspunktet hadde ho vore tilsett i tre veker. Ho ytra at ho ikkje veit kva Voss kommune tenkjer er ein akseptabel dekningsgrad i høve til institusjons Vedlegg A innheld meir detaljert informasjon om kort- og langtidsplassane fordelt på institusjon. Oversikten er frå 1. januar 2014, så totaltala stemmer ikkje heilt overens med det som er oppgitt i teksten over

11 plassar, og spesielt for dei som er 80 år og eldre, men ho veit at Eldrerådet meiner at det er alt for få institusjonsplassar til dei som er 80 år og eldre. Normal tal institusjonsplassar til eldre 80 år og over Tal plassar i institusjon i prosent av innbyggjarar 80 år og over på Voss i 2013 (20 prosent) var omtrent på same nivå som for kostragruppe 11 og Hordaland (figur 2.1). Noko låg dekningsgrad for heildøgnsomsorg for innbyggjarar 80 år og over Derimot var dekningsgraden for heildøgnsomsorg for innbyggjarar 80 år og over på Voss (26 prosent) tre prosent lågare enn for kostragruppe 11 og Hordaland i 2013 (figur 2.1). Leiar ved tildelingskontoret meinte at Voss kommune manglar omsorgsbustadar med bemanning for eldre, og som ligg i tilknyting til ein institusjon slik at bebuarane har tilgang på ei nattevakt ved behov og at dei som ønskjer det kan vera med på fellesaktivitetar, eta måltid i institusjonen med meir. Figur 2.1 Plasser i institusjon (og heildøgnsbemanna bustad) i prosent av innbyggjarar 80 år og over % Voss Kostragruppe 11 Hordaland Noreg Plasser i institusjon i prosent av innbyggjarar 80 år over Plasser i institusjon og heldøgnsbemannet bolig i prosent av innbyggjarar 80 år og over Kjelde: SSB, Kostra-nøkkeltal 2013, F. Pleie og omsorg - nivå 2 Også figur 2.2 synes å stadfesta at Voss kommune har få bustader med heildøgnsbemanning, samanlikna med andre kommunegrupper, for innbyggjarar 80 år og over. Figur 2.2 Andel innbyggjarar 80 år og over i bustad med heildøgnsbemanning. Prosent % Voss Kostragruppe 11 Hordaland Noreg Kjelde: SSB, Kostra-nøkkeltal 2013, F. Pleie og omsorg - nivå 2 Større andel eldre 80 år og over bur på institusjon Ifølgje Kostra-statistikk var andelen innbyggjarar 80 år og over som budde i institusjon på 11

12 Voss i 2013 (16,7 prosent) noko høgare enn i Hordaland og i Noreg. Andelen innbyggjarar år som budde på institusjon låg på same nivå (1,6 prosent) som i Hordaland og Noreg. 6 Tabell 2.l viser at Voss kommune har ei større gruppe eldre blant innbyggjarane enn andre samanliknbare kommunar, snittet i Hordaland og i Noreg. Tabell 2.1 Befolkningsandel år og 80 år og over. Ulike kommunegrupper Kostra- Voss gruppe 11 Hordaland Noreg Andel år 11 % 11 % 9 % 9 % Andel 80 år og over 7 % 5 % 4 % 4 % Kjelde: SSB, Kostra-nøkkeltal 2013, B. Behovsprofil - nivå 3 (K) etter region, statistikkvariabel og tid Forventa vekst i tal åringar Ifølge mellomalternativet i Statistisk sentralbyrås befolkningsframskrivingar vil aldersgruppa 80 år og over på Voss fortsetja å vera omtrent like stor i løpet av dei neste ti åra, men aldersgruppa år vil veksa med 27 prosent i same periode (tabell 2.2). Tek vi utgangspunkt i at andelen innbyggjarar i år som treng institusjonsplassar held seg stabil over tid, vil det vera behov for 7 plassar meir til denne aldersgruppa i Tabell 2.2 Framskriven folkemengd, etter middels nasjonal vekst. Voss kommune endring 0-66 år % år % 80 år og eldre % Kjelde: SSB, Statistikkbank-tabell: 10213: Framskriven folkemengd etter kjønn og alder, i 9 alternativ (K) (B) Den som treng plass mest, får plass når det vert ledig plass Leiar ved tildelingskontoret fortalte at tenesta per i dag ikkje opererer med venteliste, men at det er noko det vert arbeidd med framover. Av intervju gjekk det fram at den som treng plass mest, får tildelt plass når det vert ledig plass, uavhengig av kor lenge sidan vedkomande søkte. Nokre søkjarar må følgjeleg vente lenge på langtidsplassar, fordi det er andre som treng plass før, sa leiar ved tildelingskontoret. Viss nokon har eit stort behov for ein langtidsplass og det ikkje er noko ledig, får vedkomande korttidsplass eller hjelp i heimen, fortalte ho. Etter Samhandlingsreforma må kommunen betale for utskrivningsklare pasientar på sjukehus, med som følgje at heimebuande som treng opphald, vert nedprioritert. Men leiar ved tildelingskontoret opplyste at kommunen av og til, når det ikkje var fagleg forsvarleg for ein brukar å bu heime, har vald å ta inn brukaren på korttidsplass istaden for ein utskrivningsklar pasient. I nokre tilfelle har dei tatt inn brukarar på institusjon på overbelegg, men det viser seg vanskeleg å få brukaren ut att. Når dei som kjem inn på korttidsplass er så sjuke og dårlege at dei ikkje kan reisa heim, vert dei liggjande på ein korttidsplass til det er ledig ein langtidsplass, fortalte leiar ved tildelingskontoret. Då ligg vedkomande og «blokkerer» ein korttidsplass til ein langtidsplass vert ledig. 6 SSB Kostra-nøkkeltal 2013, «F. Pleie og omsorg - nivå 2» 7 ( )*1,6% = 6,9 plassar 12

13 Relativt få korttidsplassar Tabell 2.3 viser at Voss kommune har ein relativt liten andel korttidsplassar samanlikna med tilsvarande tal for kostragruppe 11, Hordaland og Noreg. Tabell 2.3 Andel korttidsplassar, på Voss og andre stadar Voss Kostragruppe 11 Hordaland Noreg 6,4 17,1 18,6 18,1 Kjelde: SSB, Kostra-nøkkeltal 2013, F. Pleie og omsorg - nivå 2 Manglar statistikk over ventetid Tenesta har per i dag ikkje statistikk over ventetid på kort- og langtidsplassar. Ikkje alltid samsvar mellom kva brukaren meiner han/ho har behov for og kva tildelingskontoret meiner Nokre eldre vil t.d. på institusjon når dei vert dårlege, andre ikkje. Nokre eldre vil bu på institusjon fordi dei er vorte 90 eller 95, mens andre vil bu heime. Ingen institusjonsplassar er underteke/reservert spesifikke aldersgrupper som t.d. dei som er 67 år og eldre, opplyste leiar for tildelingskontoret. Det er behovet som styrer kven som får tildelt plass, ikkje alderen. Det kan vera at pleie og omsorgsavdelinga kan gi ei teneste på ein annan måte som dekker behovet til brukaren, sjølv om brukaren vil noko anna. Vil leggja vekt på brukarmedverknad i saksutgreiing og vedtak Leiar ved tildelingskontoret vil leggja vekt på brukarmedverknad i saksutgreiing og vedtak, opplyste ho. Det betyr ikkje at brukar nødvendigvis får det han/ho ønskjer av tenester, men at deira tankar og ønskjer kjem fram i saksutgreiing/vedtak. Nye utarbeidde tildelingskriterium for omsorgstenester tatt i bruk Voss kommune har nyleg utarbeidd tildelingskriterium for helse- og omsorgstenestene. Det gjer det lettare å grunngjeva kvifor nokon får avslag medan andre får innvilga sin søknad. Det er også ein fordel med kriterium for både brukarar og tilsette i saker der ein tilsett skal handsame søknader frå folk dei har nær kontakt med, meinte ho. Heimetenester I 2013 mottok totalt 420 per 1000 innbyggjarar heimetenester: - 22 per 1000 innbyggjarar 0-66 år (figur 2.3) - 80 per 1000 innbyggjarar år (figur 2.4) høgaste tal blant kommunegruppa unnateke kostragruppe per 1000 innbyggjarar 80 år og eldre (figur 2.5) lågaste tal blant kommunegruppa Færre mottakarar av heimetenester enn før Talet mottakarar av heimetenester per 1000 innbyggjarar år falt med 6 prosent sidan 2009, men tilsvarande tal for kostragruppe 11, Hordaland, Noreg falt meir enn dobbelt så mykje (figur 2.4). Leiar for tildeingskontoret har ikkje noko godt svar på kva som er årsaka til nedgangen. Når det gjeld mottakarar av heimetenester per 1000 innbyggjarar 80 år og over sank talet frå 2009 til 2013 med om lag 10 prosent. Hordaland hadde ein ca. like stor nedgang, mens tilsvarande tal for kostragruppe 11 og Noreg falt lite (figur 2.5). 13

14 Figur 2.3 Mottakarar av heimetenester, per 1000 innb år Voss Kostragruppe 11 Hordaland Noreg Kjelde: SSB, Kostra-nøkkeltal 2013, F. Pleie og omsorg - nivå 2 Figur 2.4 Mottakarar av heimetenester, per 1000 innbyggjarar år Voss Kostragruppe 11 Hordaland Noreg Kjelde: SSB, Kostra-nøkkeltal 2013, F. Pleie og omsorg - nivå 2 Figur 2.5 Mottakarar av heimetenester, per 1000 innb. 80 år og over Voss Kostragruppe 11 Hordaland Noreg Kjelde: SSB, Kostra-nøkkeltal 2013, F. Pleie og omsorg - nivå 2 Store avstandar til brukarar avgrensar tilbodet Frå sentrum har heimetenesta rundt fire mil å køyra i meir enn fem ulike retningar for å nå ut til brukarane: Evanger og Bolstad, mot Granvin, Vossestrand, Raundalen, Bordalen. Leiar ved tildelingskontoret fortalte at dei store avstandane, kombinert med avgrensa bemanning, medfører at: - kor eldre bur avgrensar om eller kor ofte dei kan få hjelp Det skal ikkje ha noko å sei kor eldre bur, men i praksis gjer det det, sa leiar ved tilde- 14

15 lingskontoret i intervju. Mange eldre ønskjer å bu heime, ytra ho, men eldre som bur langt unna sentrum og som ofte treng hjelp, må av og til takast inn på korttidsplassar fordi det er avgrensa kor mange gonger for dagen tenesta kan køyra lange avstandar med den bemanninga som er. Det er lettare å gi eldre som bur i sentrum hjelp fleire gonger om dagen, sa leiar ved tildelingskontoret, men likevel ikkje så ofte som t.d. eldre i Bergen, som ved behov i ein periode kan få oftare hjelp på ein dag. - det er vanskeleg å gi hjelp på natt når det er langt å køyra Med berre to tilsette på jobb innan heimetenesta på natt, er det avgrensa kor mange eldre på Voss som kan få hjelp, fortalte leiar ved tildelingskontoret. Men heimetenesta er fleksible når nokon er veldig dårleg. I rolege periodar er det mogleg å køyra langt, men ikkje i hektiske periodar, ytra ho. - mange får tenester, men det er få timer på kvar På Voss er det få som får meir enn timer per veke, informerte leiar ved tildelingskontoret, mens eldre i Bergen kan få timer per veke, eller til og med 50 timer per veke viss det er nødvendig i ein periode. I motsetning til Bergen, dekker Voss eit stort geografisk område med høvesvis få innbyggjarar. - brukarar i sone nord får levert tenester av tilsette i sone aust på kveld, helg og natt Staben i sone nord er liten, og yter difor berre heimetenester på dagtid. På ettermiddagar, natt og helg er sone nord samordna med sone aust. Dei som innfrir vilkåra, får heimesjukepleie same dag Dei som har behov og innfrir vilkåra for heimesjukepleie, får det i utgangspunktet same dag fordi det er ei nødvendig teneste. Heimehjelp får dei som har behov for det og innfrir vilkåra innan eit par veker. Tenesta har ikkje noko «tak» for kor mange brukarar dei har - det er aldri «fullt» i heimetenesta. Tenesta har per i dag ikkje statistikk over ventetid på tildeling av heimehjelp. Samordning av tenester for betre utnytting av ressursar Før var heimetenesta ei eige teneste, men på hausten 2013 vart dei samordna med institusjonane. Tanken var at tilsette som jobbar på institusjon og som har mindre travle dagar skal gå ut og hjelpe heimetenesta i sin sone, kom det fram i intervju. I praksis har det ikkje blitt slik enno med unntak av i område nord, der det er få tilsette. I dette området er det tilsette som jobbar inne nokre dagar og ute andre dagar i veka. Leiar for tildelingskontoret trur at det på sikt kan vera ein god måte å jobba på. Andre omsorgstenester Tildelte tenester per Ifølgje data som revisjonen har mottatt frå tildelingskontoret tildelte Voss kommune per omsorgstenestene som er lista opp under i tillegg til heimetenester og institusjonsplassar. Talet i parantes er tal brukarar. Dataene kjem frå kontorets datasystem Gerica. - tryggleiksalarm (169) - matombringing (85) - omsorgslønn (45) - brukarstyrt personleg assistent (4) - støttekontakt (147) - husmorvikar (29) - praktisk bistand daglege gjeremål heimehjelp (338) 15

16 - praktisk bistand opplæring daglege gjeremål miljøarbeid (74) - praktisk bistand opplæring daglege gjeremål rus/psykiatri miljøarbeid (20) - miljøterapi rus (28) - dagtilbod i institusjon, Voss sjukeheim og Hagahaugen (26 og 50) - psykiatrisk helseteneste (94) - Liahagen aktivitets- og treningssenter (14) - Avlastning, privat, alle brukarar (13) - Avlastning, Lekvebakken, Sivlevegen 71 og 75 (13, 5 og 3) - IT-kort (319) Ein opererer ikkje med ei venteliste Per i dag legg tildelingskontoret søknadar om tildeling av ulike typar omsorgstenester i ei bunke når dei kjem inn, kom det fram i intervju. Mange søker om tenester i tilfelle dei ikkje klarar meir. Når ei teneste vert ledig, ser ein på kven som skal få den. Det betyr at dei som har søkt ikkje får svar på søknaden innan fristen som Forvaltningslova set, informerte leiar ved tildelingskontoret. Dei får heller ikkje eit vedtak om søknaden er godkjent eller ikkje, så dei kan ikkje klaga eller sende ein ny søknad. Ho informerte at dei skal endre på dette. Lettare å få tildelt ulike omsorgstenester når ein har kome på sjukeheim Ofte får brukarar som først har kome inn på sjukeheim lettare tildelt ulike tenester fordi dei får tettare oppfølging på sjukeheimen enn i heimen, og ein følgjeleg lettare ser behova til brukaren, kom det fram i intervju. Tildelingskontoret prøver likevel å ha eit tett samarbeid med heimetenesta i høve til kva dei tenker er presserande for sine brukarar, ytra leiar ved tildelingskontoret. 2.3 Vurderingar Revisor lister opp nokre vurderingar som ikkje er basert på revisjonskriterium: Institusjonar Fordi tenesta per i dag ikkje opererer med ventelister og heller ikkje har statistikk over ventetid på kort- og langtidsplassar, har vi ikkje oversikt over i kva grad det er samsvar mellom kapasitet og behovet til brukarane. Vi vil likevel trekke fram nokre moment under, basert på mellom anna statistisk analyse. Voss kommune har relativt få bustader med heildøgnsomsorg Mens talet institusjonsplassar i prosent av innbyggjarar 80 år og over er på same nivå som for andre kommunegrupper, har Voss kommune få omsorgsbustader med heildøgnsbemanning samanlikna med andre kommunegrupper og følgjeleg ein lågare dekningsgrad for heildøgnsomsorg for eldre 80 år og over. Etter revisjonens vurdering er det fordeler ved bustader med heildøgnsomsorg, for både pleietrengande og kommunen, som gjer det verd å vurdere ei eventuell utbygging av slike: - Fleire eldre kan bu i omsorgsbustad som i eigen heim men ha tryggleik om og tillit til at hjelpeapparatet er tilgjengelig når behovet for tenester oppstår. - Brukaren av omsorgsbustad får ofte ein meir individretta pleie- og omsorgsteneste, og har større handlefridom og råderett over sin eigen kvardag enn ein sjukeheimbebuar. 16

17 - Ei løysing med tilfredsstillande omsorgsbustader og heimetenester som dei pleietrengande betaler for, er som oftast billigare for kommunen enn institusjonsplassar, og det kan redusere behovet for sjukeheimsplassar. Fleire institusjonsplassar om 10 år? Revisjonen legg merke til at leiar ved tildelingskontoret ikkje har høyrt noko om planar for å auka talet institusjonsplassar i løpet av dei neste ti åra. Basert på mellomalternativet i Statistisk sentralbyrås befolkningsframskrivingar for Voss, vil ikkje veksten i løpet av dei neste ti åra medføre eit stort behov for ekstra institusjonsplassar, men revisjonen tenkjer at det likevel er viktig å følgje med befolkningsutviklinga og vera forberedt. Voss har relativt få korttidsplassar Andelen korttidsplassar for kostragruppe 11, Hordaland og Noreg er nesten tre gangar så stor som andelen korttidsplassar på Voss. Det kan difor sjå ut til at kommunen har for få korttidsplassar. Dette inntrykket er enda sterkare fordi det vart opplyst i intervju at heimebuande som treng opphald, har vore nedprioritert etter Samhandlingsreformen for å ta imot utskrivingsklare pasientar frå sjukehuset, at kommunen av og til har betalt bøter til sjukehuset for at utskrivingsklare pasientar skulle bli liggjande slik at ein heimebuande kunne få plass, og at brukarar ligg og "blokkerer" korttidsplassar. Det siste kom også fram i spørjeundersøking vedkomande kommenterer utfordringar rundt opphoping av korttidspasientar som får langtidsvedtak medan dei er i korttidsavdeling, samt at det er utfordrande å få dei vidare i systemet. Mange undersøkingar viser at å auka talet korttidssenger er eit effektivt tiltak for å førebyggja køar og oppretthalde ein effektiv behandlingskjede. 8 Revisjonen meiner at Voss kommune bør vurdere behovet for å auka talet korttidsplassar. Positivt med tildelingskriterium Revisjonen meiner også at det er ein fordel både for brukarar og tilsette at søknadar om tildeling av pleie- og omsorgstenester no vert vurdert med bakgrunn i tildelingskriterium i tillegg til skjønn. Planen til leiaren ved tildelingskontoret om å leggja vekt på brukarmedverknad i saksutredning og vedtak, synes revisjonen også er positiv. Heimetenester Ikkje noko "tak" på tal mottakarar Etter revisjonens vurdering, er det positivt at det ikkje fins noko "tak" på tal mottakarar av heimetenester, og at brukarar som innfrir vilkåra, får heimesjukepleie same dag og heimehjelp innan eit par veker. Nedgang i tal institusjonsplassar men ikkje oppgang i tal brukarar av heimetenester Sidan talet institusjonsplassar minka i 2008 og Voss kommune hadde tenkt å byggja ut omsorgstenesta utanom institusjon, er revisjonen noko forundra over at talet mottakarar av heimetenester per 1000 innbyggjarar 67 år og over gjekk ned i perioden revi- 8 "Flere korttidsplasser gir økt sirkulasjon", Sykepleien (09):37-41 ( 17

18 sjonen ville eigentleg forventa at talet auka for å kompensere for nedgangen i institusjonsplassar men tilsvarande tal for kostragruppe 11, Hordaland og Noreg gjekk ned betydeleg meir. Er andelen innbyggjarar 80 år og over med heildøgnsomsorg mindre enn andre stadar? Revisjonen legg merka til at Voss kommune både hadde: - det lågaste talet mottakarar av heimetenester per 1000 innbyggjarar 80 og over i 2013, - og ei relativt låg dekningsgrad for heildøgnsomsorg for innbyggjarar 80 år i Ein kan følgjeleg undre seg på om andelen innbyggjarar 80 år og over som får heildøgnsomsorg på Voss er mindre enn andre stadar, men noko som avkreftar denne tanken i nokon grad er at andelen innbyggjarar 80 år og over som budde på institusjon på Voss var noko høgare enn andre stadar. Få timar på kvar mottakar av heimetenester? At store avstandar til brukarar medfører eit avgrensa tilbod til brukarar, er ikkje overraskande. Men revisjonen merkar seg likevel det store gapet mellom tal timar eldre i Bergen kan få, ifølgje leiar ved tildelingskontoret, samanlikna med eldre på Voss. Men eit notat frå KS, som revisjonen har mottatt frå leiar ved tildelingskontoret viser at mottakarar 67 år og over på Voss i gjennomsnitt mottok 4 timar per veke. Det er noko lågare enn snittet for Noreg utan Oslo, som er på 4,9. Fleksibelt bruk av personell etter kvart Revisjonen meiner at det er positivt at kommunen vil nytte same personell i institusjonane og i heimebaserte tenester. Det vil skape fleksibilitet og kommunen kan setja inn ressursar der behovet er størst. Andre omsorgstenester Positivt at tildelingskontoret i framtida vil sende svar på søknadar og gjera vedtak Revisjonen meiner at det er positivt at ny leiar ved tildelingskontoret ønskjer å sørgje for at søkjarar får svar på søknaden samt vedtak om søknaden er godkjent/avslått, slik at søkjarar kan klaga eller sende ny søknad. Revisjonen kan vera einig med leiar i at, det må/kan vera frustrerande for brukarar. Etter revisjonens vurdering, er det alvorleg at bestemmingar om sakshandsaming i Forvaltningslova per i dag ikkje vert overhaldt, og det er følgjeleg viktig at ein tek tak i dette snarast mogleg. På grunn av mangel på statistikk over ventetid, avslag og godkjenning av søknadar om tildeling av pleie- og omsorgstenester, er det ikkje mogleg for revisjonen å svara på om det er samsvar mellom kapasitet og behov til brukarar for andre omsorgstenester. 2.1 Tilrådingar Revisjonen tilrår at: Voss kommune vurderer å auka talet korttidsplassar og omsorgsbustader med heildøgnsbemanning for eldre 80 år og over. tildelingskontoret etterlever bestemmingar om sakshandsaming i Forvaltningslova. 18

19 3 I kva grad er det etablert prosedyrar for å sikre at brukarar får tenester ihht. krav i kvalitets- og internkontrollforskrifta samt politiske vedtak? 3.1 Revisjonskriterium 1. Tenesta skal ha skriftlege nedfelte prosedyrar som søker å sikre at brukarar får tilfredsstilt grunnleggjande behov. (jfr. Kvalitetsforskriften 3) 2. Tenesta skal følgje aktuelle krav om internkontroll. (jfr. Internkontrollforskriften 4) Vedlegg B viser regelverket som er lagt til grunn for kriteriane. Her vert ei rekkje «grunnleggjande behov» lista opp samt aktuelle krav om internkontroll. Dei vil også gå fram av figurane under neste punkt, som viser spørsmål og svar frå spørjeundersøkinga. 3.2 Data Prosedyrar og rutinar - Kvalitet i pleie og omsorg Har din arbeidsplass skriftlege nedfelte prosedyrar som søker å sikre desse behov til brukarar: a. oppleva respekt, føreseieleg og tryggleik i tilhøve til tenestetilbodet 83% b. sjølvstende og styring av eige liv 67% c. fysiologiske behov som tilstrekkeleg næring (mat og drikke), variert og helsefremjande kosthald og rimeleg valfridom i høve til mat d. sosiale behov som høve for samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet 67% 83% 8% e. følgja ein normal livs- og døgnrytme, og unngå uønska og unødig sengeopphald 58% 8% f. høve for ro og skjerma privatliv 67% 0 % 50 % 100 % ja nei veit ikkje ikkje aktuelt Andel respondentar 19

20 g. få ivaretatt personleg hygiene og naturlege funksjonar (toalett) 83% h. høve til sjølv å ivareta eigen omsorg 67% i. ein verdig livsavslutning i trygge og rolege omgivnader j. nødvendig medisinsk undersøking og behandling, rehabilitering, pleie og omsorg tilpassa den enkelte sin tilstand k. nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene l. tilbod tilrettelagt for personar med demens og andre som sjølv har vanskeleg for å formulera behova sine m. tilpassa hjelp ved måltid og nok tid og ro til å eta 83% 75% 58% 83% 67% 17% 8% n. tilpassa hjelp ved av- og påkledning 75% o. tilbod om eige rom ved langtidsopphald 67% p. tilbod om varierte og tilpassa aktivitetar 58% Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Kommentarar frå respondentar ved: Institusjonar: Det vart i 2008 utarbeidd ein prosedyre der vi tok for oss pkt. i kvalitetsforskrifta. Denne vart utarbeidd i samarbeid mellom leiing og personalet på bugruppene. Voss sjukeheim har innført pleieplan for alle pasientar. Her skal ein fokusera på utfordringsområde, og det skal setjast i verk tiltak som er målbare. Tiltaksplan skal ivaretakast av kontaktperson og sekundær kontaktperson i avdelinga som anten er ein sjukepleiar eller hjelpepleiar. Eg har skriva veit ikkje, då eg ikkje er sikker på om der er prosedyrar inn under alle bokstavar, me har ei kvalitetssikringsperm. Heimetenester: Ingen kommentarar. 0 % 50 % 100 % ja nei veit ikkje ikkje aktuelt Andel respondentar 20

21 Er du kjent med dokumentet «Helse og omsorgstenestene i Voss kommune kvalitetsstandard og tildelingskriterium pr »? ja 75% nei 25% (1 leiar, 2 tillitsvalde/verneombod) Overordna retningsliner Vetleflaten omsorgssenter, Voss sjukeheim og Vossestrand omsorgstun har felles retningsliner for legemiddelhandtering. Revisjonen har fått ein kopi av desse. Dokumentet inneheld informasjon som lover og forskrifter, ansvar, kompetanse og kvalifikasjonar hjå helsepersonell som skal handsama legemidlar, rutinar, rekvirering og mottak av legemidlar, lagring, ordinasjon, retur, avviksregistrering, kontroll, risikoanalyse for legemiddelhandtering m.m. Deltaking i pasientsikkerheitskampanjen Heimetenestene deltek i dette læringsnettverket som skal førebyggja og avdekke legemiddelrelaterte skadar, sikre kvalitet og tryggleik rundt legemiddelbruk, samt betre samarbeid med lege. Praksis - Kvalitet i pleie og omsorg I kva grad meiner du at din arbeidsplass, i perioden 2013/14, oppfylte desse behov til brukarar: a. oppleva respekt, føreseieleg og tryggleik i høve til tenestetilbodet 5,0 b. sjølvstende og styring av eige liv 4,1 c. fysiologiske behov som tilstrekkeleg næring (mat og drikke), variert og helsefremjande kosthald og rimeleg valfridom i tilhøve til mat d. sosiale behov som høve for samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet 4,4 4,4 e. følgja ein normal livs- og døgnrytme, og unngå uønska og unødig sengeopphald 4,3 f. høve for ro og skjerma privatliv 4,8 g. få ivaretatt personleg hygiene og naturlege funksjonar (toalett) 4,9 h. høve til sjølv å ivareta eigen omsorg 4, = i svært liten grad, 6 = i svært høg grad 21

22 i. ein verdig livsavslutning i trygge og rolege omgivnader 5,3 j. nødvendig medisinsk undersøking og behandling, rehabilitering, pleie og omsorg tilpassa den enkelte sin tilstand k. nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene 4,7 4,6 l. tilbod tilrettelagt for personar med demens og andre som sjølv har vanskeleg for å formulera behova sine m. tilpassa hjelp ved måltid og nok tid og ro til å eta 4,3 4,5 n. tilpassa hjelp ved av- og påkledning 4,7 o. tilbod om eige rom ved langtidsopphald 5,3 p. tilbod om varierte og tilpassa aktivitetar 4, = i svært liten grad, 6 = i svært høg grad Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Gjennomsnittet for punkta a-p var 4,6. Kommentarar frå respondentar ved: Institusjonar (a-h): Vi har mange demente brukarar der det kan vera ei utfordring med sjølvstende og styring av eige liv og ta vare på seg sjølv. Men personalet er særs dugelege og prøver å hjelpe/ rettleia brukarane.vi trur at dei har det så godt det går an i den situasjonen dei er i. Institusjonar (i-p): j: Tilsynslegen er her ein gong per veke og kjem elles ved tilkalling. Han er òg lett å få tak i på telefon. k: Tannlegen er her ein gong i året og sjekkar alle brukarane. Ved behov for ekstra behandling vert brukarane henvist til tannlegen. Vi har berre god røynsle med denne ordninga. Fysiotrening har ikkje pasientar. Det er nyopna demens avdeling, men det er ikkje plass til alle. I mars 2014 starta vi opp dagavdeling for heimebuande pasientar med demens, 3 dagar i veka. Tilrettelagt tilbod med tilpassa aktivitetar. Dette medførde at aktivitetstilbodet til pasientar i sjukeheimen fall bort måndag, onsdag og fredag. Som erstatning for dette innførde vi frå slutten av april ein ny type vaktkode, der to pleiarar fekk dedikert oppgåve mellom kl med å laga i stand middag, og ha ansvar for aktivitetar til pasientane. Det vart laga ein aktivitetsperm med forslag til aktivitetar og loggføring av røynsler. I 22

23 same periode vart uteområda gjort meir tilgjengelege slik at det var lettare å ta pasientar med ut på tur i hagen. Dette arbeidet vil vi halda fram med, og ha stort fokus på framover. Frå april starta vi opp utgreiingseining for demens i korttidsavdelinga vår (2. etasje). Her vert pasientar som har fått demensdiagnosen sin utgreia, og føremålet er at dei skal skrivast ut til heimen etter endt opphald med styrkt kontakt mellom institusjon/kommune og heimen. Det vert laga ein oppfølgingsplan for pasientane, og dei får også tilbod om plass på dagavdeling for heimebuande med demens inntil 3 dagar i veka. Heimetenester: Ingen kommentarar. I kva grad meiner du at din arbeidsplass har tatt i bruk retningslinene i dokumentet «Helse og omsorgstenestene i Voss kommune kvalitetsstandard og tildelingskriterium pr »? 60% 40% 25% 25% = i svært liten grad, 6 = i svært høg grad 50% 100% 80% 60% 40% 20% 0% respondentar ved heimetenestene respondentar ved institusjonane Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Grunnlagsdataane viser at institusjonane i større grad har teke i bruk retninglinene enn heimetenestene. Prosedyrar og rutinar - Internkontroll Har din arbeidsplass skriftlege nedfelte prosedyrar/rutinar for å: a. sørgja for at arbeidstakarane medverkar slik at samla kunnskap og røynsle vert utnytta? 67% 25% b. nytta røynsler frå pasientar/tenestemottakarar og pårørande til forbetring av verksemda? 50% 25% c. skaffa oversyn over område i verksemda der det er fare for svikt eller mangel på oppfylling av styresmaktskrav? 50% 17% 0% 50% 100% ja nei veit ikkje Andel respondentar 23

24 d. utvikle, setja i verk, kontrollere, evaluere og forbetre nødvendige prosedyrar, instruksar, rutinar eller andre tiltak for å avdekka, rette opp og førebyggja brot på sosial- og helselovgivinga? e. gjera systematisk overvaking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som føresett og bidreg til kontinuerleg forbetring i verksemda? 67% 75% 17% 8% Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Kommentarar frå respondentar ved: Institusjonar: Vi har prosedyrar på aktuelle utfordringar og utarbeider nye dersom ei problemstilling skulle dukka opp. a, b, c: Dette er noko vi jobbar med gjennom internundervisning, kvalitetsutval, og gjennom handlingsplan for drift som er utarbeidd saman med Grend Føretakshelseteneste. Dette er område som vi har starta arbeid på, og som vil halda fram, men der er ikkje spesifikke prosedyrar skrive enno. d, e, avvikhandtering: Vi har avvikskjema, men jobbar for å systematisera avvikshandteringa på ein betre måte. Heimetenester: Ingen kommentarar. 0% 50% 100% ja nei veit ikkje Andel respondentar Praksis - Internkontroll I kva grad meiner du at den/dei ansvarlege for din arbeidsplass, i perioden 2013/14, har: a. sørgja for at arbeidstakarane medverka slik at samla kunnskap og røynsle vert utnytta? 4,2 b. gjort nytte av røynsler frå pasientar/tenestemottakarar og pårørande til forbetring av verksemda? 4,0 c. skaffa oversyn over område i verksemda der det er fare for svikt eller mangel på oppfylling av styresmaktskrav? 4, = i svært liten grad, 6 = i svært høg grad 24

25 d. utvikla, sett i verk, kontrollert, evaluert og forbetra nødvendige prosedyrar, instruksar, rutinar eller andre tiltak for å avdekka, rette opp og førebyggja brot på sosial- og helselovgivinga? 4,2 e. gjennomført systematisk overvaking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som føresett og bidreg til kontinuerleg forbetring i verksemda? 3,8 Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Gjennomsnittleg grad for etterleving av punkta a-e er 4,1. Kommentarar frå respondentar ved: Institusjonar: Kvar fredag har vi eit lunsjmøte der vi tek opp aktuelle saker. Det vert skrive rapport og alle må signera på at dei har lese dette. Dette er område som vi har forbetra betrakteleg i 2014, og som er fokusområde vidare i 2014/15. Heimetenester: Ingen kommentarar = i svært liten grad, 6 = i svært høg grad Generelle kommentarar frå kommunalsjefen for helse og omsorg I samband med revisjonsarbeidet fekk revisjonen tilsendt eit skriv frå Kommunalsjefen for helse og omsorg (sjå vedlegg C). Under viser vi nokre avsnitt frå dette skrivet. «Kommunalavdeling helse og omsorg har som mål å levere tenester av god kvalitet gjennom kompetente medarbeidarar og brukardeltaking. I samsvar med kommunens omsorgsplan er det vidare eit overordna mål at alle skal føla seg trygge på at dei får nødvendige helse- og omsorgstenester med riktig kvalitet når dei har behov for dette. Dette skal skje innan gitte økonomiske rammer. [...] Dagens internkontroll i Kommunalavdeling helse og omsorg er mangelfull, ikkje tilstrekkelig systematisert og bærer preg av lite heilskapleg tenkning. Det finnes heller ikkje retningsliner og praksis for kontinuerleg oppdatering av rutinar og prosedyrar. I tillegg til det er det ikkje etablert system for avvikshandtering som er med på å styrke læring og forbetringsarbeidet innad og på tvers av avdelingane. [...]har ein nå kome frem til at arbeidet med internkontroll og kvalitetsforbedring skal styrkes og profesjonaliserast. Det legges opp til ein heilskapleg tilnærming, slik at samtlege avdelinger skal vera ein del av eit felles kvalitetsplattform med felles retningsliner og prosedyrar samt forbedringsforløp. Desse vil bli systematisert i ein kvalitetssystem/-handbok. Hensikten med dette er å bidra til fagleg forsvarlege helse- og omsorgstenester. Etableringen og den 25

26 kontinuerlege utviklinga av internkontrollsystem er å rekna som verktøy som skal sikre at daglege arbeidsoppgåver vert utført, styrt og forbetra i samsvar med krav som følgjer av lover og forskrifter. [...] Ettersom Kommunalavdeling helse og omsorg per i dag ikkje har eit godt systematisert og velfungerande internkontrollsystem, må det å opprette eit slikt system nå gis høg prioritet.» 3.3 Vurderingar Prosedyrar og rutinar - Kvalitet i pleie og omsorg Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 1. Tenesta skal ha skriftlege nedfelte prosedyrar som søker å sikre at brukarar får tilfredsstilt grunnleggjande behov. Grunngjeving: Ein del av respondentane svarte «veit ikkje» det gjaldt stort sett tillitsvalde/verneombod, viste ein nærare analyse av dataane. Ifølgje svar frå leiarar har institusjonane og heimetenestene på Voss skriftlege prosedyrar som omfattar alle eller dei fleste grunnleggjande behov i lista. Området der flest svarte at dei ikkje har prosedyrar, er punkt k. nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene. Andre vurderingar Etter revisjonens vurdering, er det positivt at helse- og omsorgsavdelinga har eit eige dokument knytt til kvalitetsstandard (og tildelingskriterium). Kommunalsjefen informerer i skrivet sitt at ein har kome fram til at arbeidet med internkontroll og kvalitetsforbetring skal styrkast og profesjonaliserast; alle avdelinger skal vera del av ein felles kvalitetsplattform med felles retningsliner og prosedyrar samt forbetringsforløp. Etter revisjonens vurdering er dette ei viktig satsing som vil bidra til at tenestemottakarar på ulike stadar i kommunen vil får meir like tenester og betre kvalitet på tenestene. Praksis - Kvalitet i pleie og omsorg Grad for etterleving av dei nemnde 16 grunnleggjande behov til brukarar låg, ifølgje respondentane, på 4,6 i snitt. Kring halvparten av punkta oppfylte dei anten i høg grad eller var dei på veg til å oppfylle i høg grad. Talla viser at dei har størst potensial for forbetring knytt til punkt: b. sjølvstende og styring av eige liv (4,1) p. tilbod om varierte og tilpassa aktivitetar (4,0) Ein meir detaljert analyse av dataene viser at institusjonane skårar noko lågare på punkt b enn heimetenestene, men dette reknar revisjonen med er knytt til at brukarar i større grad har sjølvstende heime og kan styre eige liv. 26

27 Prosedyrar og rutinar - Internkontroll Det synest som om omsorgstenesta har større manglar knytt til prosedyrar/rutinar for internkontroll enn for kvalitet i pleie og omsorg. På kvart av dei 5 punkta om internkontrollprosedyrar var det 8-25 prosent av respondentane som svarte «nei». På 2 av 5 punkt svarte berre 50 prosent at dei har skriftlege nedfelte prosedyrar/rutinar, nemleg punkta: b. nytta røynsler frå pasientar/tenestemottakarar og pårørande til forbetring av verksemda. c. skaffa oversyn over område i verksemda der det er fare for svikt eller mangel på oppfylling av styresmaktskrav. Kommunalsjef for helse og omsorg påpeikar at internkontrollen i avdelinga er mangelfull: - den er ikkje tilstrekkeleg systematisert - den bærer preg av lite heilskapleg tenkning. - det manglar retningsliner og praksis for kontinuerleg oppdatering av rutinar og prosedyrar - det er ikkje etablert system for avvikshåndtering. Revisjonen viser også til at ho skriv at arbeidet med internkontroll skal styrkast og profesjonaliserast, at m.a. alle avdelingar skal ha felles forbetringsforløp. Revisjonen meiner at det er svært positivt. Praksis - Internkontroll Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 2. Tenesta skal følgje aktuelle krav om internkontroll. Grunngjeving: Ifølgje respondentane varierte graden for etterleving av dei 5 punkta om internkontroll frå 3,8-4,2. Snittet var 4, Tilrådingar Revisjonen tilrår at omsorgstenesta på Voss følgjer krav i internkontrollforskriften 4. som planlagt, styrkar og profesjonaliserer arbeidet med internkontroll. 27

28 4 Kva prosedyrar og rutinar er etablert for å sikra kompetanse i tenesta? 4.1 Revisjonskriterium 1. Tenestene skal tilretteleggjast slik at tilstrekkeleg fagkompetanse sikrast i tenestene. (jfr. Helse- og omsorgstjenesteloven 4-1) 2. Den/dei ansvarlege for tenesta skal sikre tilsette tilgang til aktuelle lover og forskrifter. (jfr. Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstenesta 4) 3. Kommunen skal sørga for at eigne tilsette i helse- og omsorgtenesta får påkravd videreog etterutdanning. (jfr. Helse- og omsorgstjenesteloven 8-2) 4.2 Data Prosedyrar og rutinar Kven har ansvaret for å sikra tilstrekkeleg kompetanse i tenesta? Kommunalsjef for helse og omsorg fortalte i intervju at ho har hovudansvaret for å sikra kompetanse i tenesta, men at det i praksis ligg hjå verksemdsleiar. Avhengig av verksemdas storleik kan også ein del av ansvaret vera delegert til avdelingsleiar. Dette er nærmare avklart i ein fullmaktsmatrise som dei nettopp har ferdigstilt. Det er også nedfelt i stillingsomtalane kven som har ansvaret for å sikre tilstrekkeleg kompetanse i tenesta til ei kvar tid. Kva skriftlege nedfelte prosedyrar/rutinar hadde din arbeidsplass på plass, i perioden 2013/2014, for å sikra tilstrekkeleg fagkompetanse (kunnskapar og ferdigheiter) i tenesta? a. fast sjekkliste for opplæring av vikarar 67% 25% b. fast sjekkliste for opplæring av nytilsette 75% 17% c. prosedyre/skjema for å kartlegge kompetansen til tilsette 42% 17% d. overordna skriftlege prosedyrar/rutinar/plan for sikra tilstrekkeleg fagkompetanse i tenestene 67% 25% 0% 50% 100% Andel respondentar ja nei veit ikkje ikkje aktuelt 28

29 e. skriftlege prosedyrar/rutinar for å sikre tilsette tilgang til lover og forskrifter som gjeld for tenesta 58% 17% f. skriftlege prosedyrar/rutinar/ordning for å sørgja for at tilsette fekk påkravd vidare- og etterutdanning 42% 33% g. andre (spesifiser i kommentarfelt under) 17% 33% Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Kommentarar frå respondentar ved: Institusjonar: e: Alle tilsette har tilgang til kommunens intranett der lovar og regler som gjeld i tenestene og i kommunen er tilgjengelege. Likeeins vert det kvart år utarbeidd ein felles kompetanseplan for pleie- og omsorgstenestene. g: Vi har internkurs kvart år for at alle skal få høve til å få auka fagleg kompetanse. Vi har prosedyrar som er knytt direkte mot t.d. medikamentshandtering, alvorleg sjukdom/dødsfall (pasientar), uro/forsvinning (pasientar) osb. Vi har fornya medikamentsprosedyrane, og dessutan innført ein del andre prosedyrar som ikkje står omtalt her. Vi har mange ufaglærte, det vil m.a. sei at dei skal læra seg å snakka norsk. Heimetenester: Ingen kommentarar. 0% 50% 100% ja nei veit ikkje ikkje aktuelt Andel respondentar Kompetanseplan (jfr. punkt d i spørjeundersøkinga) Kommunalsjef for helse og omsorg informerte i intervju om at avdelinga har begynt med å lage ein kompetansestrategi (sjå vedlegg d), som vil verta ferdigstilt i løpet av hausten 2014, og gjelde i minimum to år. I dette arbeidet er det viktig å ha ein heilskapleg kompetanseoversikt, opplyste ho, noko som dei må jobba med. Førebels har dei ein oversikt over kompetansen til tilsette på papir, men dei skal leggja alt i eit personalplanleggingssystem, som avdelinga har. Kompetansestyring på tvers av ei verksemd Avdelinga er også i ferd med å sjå på kompetansestyring innad i verksemder i staden for å avgrensa det til ein avdeling, men er ikkje i mål med det, informerte kommunalsjef for helse og omsorg. Det krev modning hjå leiarane, samt at ein skapar tilstrekkeleg motivasjon hjå medarbeidarane til å tenke samhandling knytt til kompetansestyring på tvers av avdelingar. Difor er avdelinga i gang med å etablere kombinasjonsstillingar der tilsette skal jobba på tvers av verksemda, opplyste ho. Studieordning (jfr. punkt f i spørjeundersøkinga) Kommunalavdelinga annonserer følgjande utdanningstilbod innan helse og omsorg: 29

30 sjukepleiarutdanning - desentralisert utdanning over 4 år med opptak anna kvart år med ca 6 studentar helsefagarbeidarutdanning - tek inn lærlingar kvart år. opplæring for ufaglærte kommunalavdelinga for helse og omsorg har lagt til rette for at fleire av dei ufaglærte tilsette skulle kunne få fagutdanning. Denne hausten har ca. 14 tilsette starta på opplæringa for å kvalifisera seg til helsefagarbeidarar. Utdanninga føregår i form av tildeling av frivakter og felles veiledning/bistand/undervisning. Tilsette kan også sjølv søkja på utdanning/vidareutdanning. Då vert søknaden vurdert på bakgrunn av kva organisasjonen må utrustast med. Avdelinga har til dømes for tida trong for vidareutdanning innan - diabetes - kols - sår - rehabilitering - geriatri (dette er alltid aktuellt) - aldring og eldreomsorg/med modul for utviklingshemma Vidareutdanningane som kommunalavdelinga støttar er som oftast utdanningar som fylkesmannen gir støtte til via kompetanseløftet. Andel ufaglærte Ifølgje kostrastatistikk har Voss kommune ein lågare andel ufaglærte tilsette i pleie- og omsorgstenesta enn Kostragruppe 11, Hordaland og Noreg (tabell 4.1). Men andelen årsverk med fagutdanning frå høgskule/universitet er høgare på desse tre stadar enn på Voss. Tabell 4.1 Andel årsverk i brukerrettete pleie- og omsorgstenester i prosent Voss Kostragruppe 11 Hordaland Noreg Andel årsverk med fagutdanning frå vidaregåande skule frå høgskule/universitet Praksis I kva grad meiner du at din arbeidsplass gjorde dette, i perioden 2013/14: a. gav tilstrekkeleg opplæring til vikarar? 4,5 b. gav tilstrekkeleg opplæring til nytilsette? 4,3 c. kartla kompetansen til tilsette? 3, = i svært liten grad, 6 = i svært høg grad 30

31 d1. hadde tilstrekkeleg sjukepleiarfagleg kompetanse i tenesta? 4,3 d2. hadde tilstrekkeleg hjelpepleiar- /helsefagarbeidarfagleg kompetanse i tenesta? 4,1 e. sikra tilsette tilgang til lover og forskrifter som gjaldt for tenesteområdet? 4,1 f. sørgde for at tilsette fekk påkravd vidare- og etterutdanning? 3,3 g. andre: (gjeld det du skrev under "g. andre:" i spørsmålet over) 4, = i svært liten grad, 6 = i svært høg grad Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Kommentarar frå respondentar ved: Institusjonar: f: Vi har for få tilsette sjukepleiarar, men dei som er tilsette er dugelege og tek ansvar. I tillegg er det utstrakt samarbeid med sjukepleiarane i heimetenesta i Voss kommune. g: Vi har mange og dugelege helsefagarbeidere som utfører arbeidet sitt med stor omsorg og respekt for brukarane våre. Hjelpepleiarar/helsefagarbeidarar får opplæring i ein del sjukepleiaroppgåver som crp-, blodsukker -, hemoglobin måling og sårstell. Opplæring; alle får tilbod om 3 opplæringsvakter og brannopplæring. Vi sender kontinuerleg tilsette på kompetansehevingskurs. Heimetenester: Sjukepleiar inne har administrasjonsdager som dekker behov for sjukepleiar kompetanse i område nord. Beskriv kor i turnusen du meiner at din arbeidsplass, i perioden 2013/14, eventuelt mangla: a. sjukepleiarfagleg kompetanse Svar frå respondentar ved: Institusjonar: Vi har fleire vaktar der det ikkje er sjukepleiarar tilstades, men då fungerer bakvaktsordninga med heimetenestene i Voss kommune. Det har ikkje mangla kompetanse, men ved sjukdom, ferie osb har det vore vaktar der det er marginalt med sjukepleierfaglegkompetanse på jobb. Der er vel ikkje heilt dekt med sjukepleiarar på turnus, dvs. ledige vaktar, det er noko vakanse/ledige vaktar på dag/kveld og natt. 31

32 Vi har ikkje sjukepleiarar på natt, men vi brukar heimesjukepleien som bakvakt og kan òg ringja tilsette sjukepleiarar på fritida fram til kl I svangerskapsvikariat og på natt ved sjukdom. Helg Heimetenester: Ei helg på grunn av permisjon. Denne vert lyst ut og vonleg tilsett sjukepleiar i nær framtid. Sommarferie-natt, dag, einskilde kveldar. Natt, kveld og helgar er me samkjøyrde med sone aust, og nyttar sjukepleiar som er på vakt. Vert dekka av sjukepleiar på dagtid. b. hjelpepleiar-/helsefagarbeidarfagleg kompetanse Svar frå respondentar ved: Institusjonar: Mykje vakante helgestillinger gjev utfordringar på einskilde vaktar, både tidleg og seinvakt. Det er mykje ledige/vakanse vaktar i helgene, det er og ledige vaktar/vakanse på natt/dag og kveld. Helgar, seinvakter og tidlegvakter. Helg Det er som regel på turnus tre hjelpepleiarar på vakt morgon og kveld, og to på natt. På dei fleste av desse vaktene er det òg sjukepleier tilstades. Heimetenester: På helg. Hjelpepleiar kompetansen er god. Natt, kveld og helgar er me samkjøyrde med sone aust, og nyttar sjukepleiar som er på vakt. 4.3 Vurderingar Prosedyrar og rutinar På 3 av 6 område svarte relativt få respondentar (42-58 prosent) at institusjonen/heimetenesta hadde skriftlege nedfelte prosedyrar/rutinar i 2013/2014, nemleg: c. prosedyre/skjema for å kartlegge kompetansen til tilsette e. skriftlege prosedyrar/rutinar for å sikre tilsette tilgang til lover og forskrifter som gjeld for tenesta f. skriftlege prosedyrar/rutinar/ordning for å sørgja for at tilsette fekk påkravd vidare- og etterutdanning På dei 3 øvrige område svarte prosent at dei hadde skriftlege nedfelte prosedyrar/rutinar. Revisjonen meiner at det er positivt at omsorgstenesta er i ferd med å: - laga ein kompetansestrategi, - sjå på utnytting av kompetansen til tilsette på tvers av ei verksemd, 32

33 - gi fleire ufaglærte fagutdanning, I tillegg er det bra at andelen årsverk med fagutdanning (80 prosent) er noko høgare enn i Hordaland og Noreg. Praksis Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 1. Tenestene skal tilretteleggjast slik at tilstrekkeleg fagkompetanse sikrast i tenestene. Grunngjeving: Trafikklysvurdering for dette kriterium er gitt med bakgrunn i respondentanes eiga vurdering av sin praksis for punkt a-d og g, der graden for etterleving ifølgje respondentar varierte frå 3,7 til 4,6. Snittet var på 4,2. Ifølgje respondentane var graden for tilstrekkeleg sjukepleiarfagleg kompetanse i tenesta i snitt 4,3. Dei oppgav mangel på slik kompetanse i perioden 2013/14 under ledige vaktar, på natt ved sjukdom, på dag, ved permisjon, sommarferie-natt. Nokon nemnde at mangel under ulike vaktar vart løyst gjennom ei bakvaktsordning med heimetenestene. Det går igjen i svar frå respondentane især ved institusjonane men også litt ved heimetenestene at dei mangla hjelpepleiar-/helsefagarbeidarfagleg kompetanse i helger i perioden 2013/14 (snitt 4,1). 2. Den/dei ansvarlege for tenesta skal sikre tilsette tilgang til aktuelle lover og forskrifter. Grunngjeving: Ifølgje respondentar i spørjeundersøkinga var gjennomsnittleg grad for etterleving av dette punktet 4,1. 3. Kommunen skal sørgja for at eigne tilsette i helse- og omsorgtenesta får påkravd vidare- og etterutdanning. Grunngjeving: Respondentane vurderte at dette i for liten grad vert etterlevd (3,3) og dette på tross av at omsorgstenesta har ei studieordning, legg revisjonen merke til. 4.4 Tilrådingar Revisjonen tilrår at omsorgstenesta sørgjar for at eigne tilsette får påkravd vidare- og etterutdanning, tilretteleggjar slik at tilstrekkeleg fagkompetanse sikrast i tenestene, sikrar tilsette tilgang til aktuelle lover og forskrifter. 33

34 5 Kva prosedyrar og rutinar er etablert for å sikra brukarmedverknad og oppfølging? 5.1 Revisjonskriterium Ei rekkje lover og forskrifter stiller krav knytt til brukarmedverknad og oppfølging. Vi har utleia følgjande kriterium med bakgrunn i dei: 1. Det skal opprettast ein journal for kvar pasient. (jfr. Forskrift om pasientjournal 5) 2. Journalen skal førast fortløpande, dvs. utan ugrunna opphald etter at helsehjelpa er gitt. (jfr. Forskrift om pasientjournal 7) 3. Tilsette innan pleie og omsorg skal snarast mogleg gi melding til koordinerande eining om pasienters og brukarars behov for individuell plan og koordinator. (Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator 6, 23) 4. Tenestetilbodet skal så langt som mogleg utformast i samarbeid med pasient/brukar. Det skal leggjast stor vekt på kva pasienten/brukaren meiner. (jfr. Pasient- og brukerrettighetsloven 3-1) 5. Pasient/brukar har rett til å medverka ved gjennomføring av helse- og omsorgstenester. (jfr. Pasient- og brukerrettighetsloven 3-1) 6. Dersom pasienten ikkje har samtykkekompetanse, har pasientens nærmaste pårørande rett til å medverka saman med pasienten. (jfr. Pasient- og brukerrettighetsloven 3-1) 7. Tenesta skal ha system for å hente inn erfaringar og synspunkt til pasientane og brukarane. (jfr. Helse- og omsorgstjenesteloven 3-10) 34

35 5.2 Data Prosedyrar og rutinar Har din arbeidsplass skriftlege nedfelte prosedyrar/rutinar for å sikre at: a. kvar pasient har/får ein journal? 83% 8% b. journalen til den enkelte pasient vert ført fortløpande, dvs. utan ugrunna opphald etter at helsehjelpa er gitt? 92% c. tilsette snarast mogleg gir melding til koordinerande eining om pasientars og brukarars behov for individuell plan og koordinator? d. tenestetilbodet så langt som mogeleg vert utforma i samarbeid med pasient/brukar og det vert lagt stor vekt på kva pasienten /brukaren meiner? 50% 67% 25% 8% e. pasient/brukar får medverka ved gjennomføring av helse- og omsorgstenester? 67% 25% f. pasientens nærmaste pårørande får medverka saman med pasienten, dersom pasienten ikkje har samtykkekompetanse? 75% 17% g. erfaringar og synspunkt til pasientane og brukarane vert innhenta? 50% 17% 0 % 50 % 100 % ja nei veit ikkje ikkje aktuelt Andel respondentar Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Kommentarar frå respondentar: Institusjonar: d,e,f,g: Vi har innkomstsamtale med brukar og pårørande. Vi tilbyr årleg samtale med pårørande og elles ved behov. Vi innhentar såkalla «Bakgrunnsopplysningar» om kvar brukar. d: Vi utformar tenestetilbodet i samarbeid med brukar, men må likevel seia nei til dette punktet fordi påstanden er formulert slik han er, at det «vert lagt stor vekt på». Vi legg til rette så langt vi kan innanfor den ramma vi har, men det er ikkje alltid slik at det vert lagt «stor vekt» på brukarens ønskjer. 35

36 Heimetenester: Ingen kommentarar. Beskriv andre prosedyrar/rutinar som din arbeidsplass har på plass for å sikra brukarmedverknad og -oppfølging: Institusjonar: Vi har prosedyrar: Dagleg oppfølging av kvar brukar. Elles ved brann, forsvinninger-leiteaksjonar, innbrot og «ubudne» gjestar, osb. Prosedyre for samtale med pårørande ved innkomstsamtale/pårørandemøte. Innkomstsamtalar, ofte er dette med pårørande fordi brukar sjølv ikkje er i stand til å delta. Brukar er med viss det er mogleg. Her vert ønska til brukar/behov osb kartlagt. Næraste pårørande får tilbod om 2 faste samtalar i året med avdelingsleiar, samt ved behov. Vi oppdaterer ADL og IPLOS når det let seg gjera og vi har tid, som regel er det to pleiarar som gjer dette på kvar gruppe. Kvalitetsforskrift for stell og pleia. Aktivitetsvakter måndag, onsdag og fredag i 3. og 4. etasje. Dagavdeling er open for husets bebuarar tysdag og torsdag. Primær- og sekundær kontaktpleiar for alle pasientar på sjukeheimen. Heimetenester: Møte med representant frå eldreråd og representant for brukars pårørande 2 gonger per år. Overordna rutinar Revisjonen har fått tilsendt ein kopi av desse overordna rutinar til omsorgstenesta på Voss: 1. Førebuing til mottak av bebuar i langtidsplass 2. Rutine for innkomstdag og fyrste vekene i langtidsopphald Avdelinga har utarbeidd denne rutinen og er i ferd med å innføra den. Dei har laga ein mal/sjekkliste for å sikra at brukarar/pårørande får informasjon om kva dei kan forvente, men også kva tenesta forventer av dei for å skape ein viss forutsigbarheit for brukarar/pårørande når dei flytter. 3. Gjennomføring av oppfølgingssamtalen. Andre arena som er skapt for dialog med brukarar/pårørande Kommunalsjefen for helse og omsorg lista opp desse arena i intervju: 1. Eldrerådet Eldrerådet møter kommunalsjef for helse og omsorg med jamne mellomrom og ved behov for å gi løypande orienteringar eller handtere saker i møte med dei. 2. Komite for mennesker med nedsett funksjonsevne Same kommentar som i punktet over. 3. Brukarråd knytt til ulike institusjonar (tidlegare kalla Samarbeidsråd) Brukarrådet har møte 2 gonger per år og ved behov. Medlemmer: representantar frå Eldrerådet, pårørande, brukarar, leiinga, 2-3 tilsette. I eit notat til Eldrerådet skrive i 1. kvartal 2014 erkjente kommunalsjefen at brukarråda på dei enkelte institusjonane til ein viss grad ikkje har eksistert/fungert, samt at ein hadde byrja med å organisera og systematisera arbeidet i brukarråda samt harmonisere mandata og retningslinene for desse råda. 36

37 Primærkontaktar Det har variert i kva grad ein har brukt primærkontaktar på institusjonar, informerte kommunalsjefen. På Voss sjukeheim vart det t.d. ikkje praktisert, men i dag har brukarane på alle institusjonar primærkontaktar. Praksis I kva grad meiner du at (tilsette ved) din arbeidsplass, i perioden 2013/14, har a. sørgja for at kvar pasient hadde ein journal? 4,8 b. ført journalar til pasientar fortløpande, dvs. utan ugrunna opphald etter at helsehjelpa er gitt? c. snarast mogleg gitt melding til koordinerande eining om pasientars og brukarars behov for individuell plan og koordinator? d. så langt som mogleg utforma tenestetilbodet i samarbeid med pasient/brukar og lagt stor vekt på kva pasienten/brukaren meiner? 4,2 4,3 4,5 e. latt pasient/brukar medverka ved gjennomføring av helse- og omsorgstenester? 4,1 f. latt pasientens nærmaste pårørande medverka saman med pasienten, dersom pasienten ikkje hadde samtykkekompetanse? 4,2 g. innhenta erfaringar og synspunkt til pasientane og brukarane? 4, = i svært liten grad, 6 = i svært høg grad Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Kommentarar frå respondentar ved: Institusjonar: b: Vi måler mengder journalnotaer gjort på sjukeheimen kvar månad. Dette er betrakteleg auka i Vi har starta eit arbeid for å heva kvaliteten på dokumentasjonar i journalen. c: Vi har innført tiltakplan for alle pasientane på sjukeheimen våren d: Vi gjennomfører pårørandesamtaler, og har dessutan dagleg interaksjon med pasient. e: Vi freistar å leggja til rette for målbar aktivitet t.d. gjennom tiltakplan. 37

38 Heimetenester: Ingen kommentarar. Korleis vurderer brukarar tenesta i brukarundersøkingar? Ifølgje Kostrastatistikken til Statistisk sentralbyrå har omsorgstenesta i Voss kommune hatt eit system for brukarundersøkingar heilt sidan Då revisjonen ba om å få tilsendt resultata frå brukarundersøkingane i heimetenestene og institusjonane dei siste åra, viste det seg at det ikkje har vore gjennomført slike undersøkingar sidan Det vil sei at det ikkje er mogleg å svara på korleis brukarar vurderer tenesta i brukarundersøkingar. Men revisjonen fekk tilsendt eit saksframlegg 9 frå avdelinga som var oppe i utval for levekår i veke 35, som informerte om at heimetenesta skal gjennomføre brukarundersøkingar hausten 2014 via nettportalen Undersøkinga er ein del av arbeidet som Voss kommune skal gjera i samband med eit effektiviseringsnettverk som kommunalavdelinga er med i, og som er i regi av Kommunens Sentralforbund (KS). Dei andre avdelingane skal ifølgje ulike kjelder ha brukarundersøking i Vurderingar Prosedyrar og rutinar Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys g. Tenesta skal ha system for å hente inn erfaringar og synspunkt til pasientane og brukarane. Grunngjeving: Berre halvparten av respondentane oppgir at dei har skriftlege nedfelte rutinar/prosedyrar for å hente inn erfaringar og synspunkt til pasientane og brukarane. I tillegg har omsorgstenesta på Voss ikkje gjennomført brukarundersøkingar i løpet av dei siste ti åra. Andre vurderingar Spørjeundersøkinga viste at også berre halvparten av respondentane meinte at dei har prosedyrar/rutinar for å sørgja at tenestetilbodet så langt som mogleg skal utformast i samarbeid med pasient/brukar og at det skal leggjast stor vekt på kva pasienten/brukaren meiner. Det er det andre punktet der dei kan verta ein god del betre. Revisjonen synest at det er positivt at: - ulike institusjonar i Voss kommune har felles overordna rutinar på visse område, slik at mottakarar på dei ulike institusjonane får (meir) like tenester. - det er ulike råd og komité for dialog med brukarar/pårørande. - ein har sørgja/sørgjar for at brukarråda fungerer godt. - ein har sørgja for at brukarane på alle institusjonane har primærkontaktar no. 9 Arkivsaksnr. 14/ /14 38

39 Praksis Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys a. Det skal opprettast ein journal for kvar pasient. b. Journalen skal førast fortløpande, dvs. utan ugrunna opphald etter at helsehjelpa er gitt. c. Tilsette innan pleie og omsorg skal snarast mogleg gi melding til koordinerande eining om pasienters og brukarars behov for individuell plan og koordinator d. Tenestetilbodet skal så langt som mogleg utformast i samarbeid med pasient- /brukar. Det skal leggjast stor vekt på kva pasienten/brukaren meiner e. Pasient/brukar har rett til å medverka ved gjennomføring av helse- og omsorgstenester. f. Dersom pasienten ikkje har samtykkekompetanse, har pasientens nærmaste pårørande rett til å medverka saman med pasienten. Grunngjeving: Trafikklysvurdering for desse kriterium er gitt med bakgrunn i respondentanes eige vurdering av sin praksis i spørjeundersøking, jfr. figuren under avsnittet "Praksis", der etterlevingsgraden ifølgje respondentane varierte frå 4,0 til 4,8, og snittet låg på 4, Tilrådingar Revisjonen tilrår at omsorgstenesta sørgjar for å ha prosedyrar/rutinar/system for å innhente erfaringar og synspunkt til pasientane og brukarane. overheld krav om brukarmedverknad og -oppfølging i regelverket. 39

40 6 I kva grad er det etablert rutinar for samhandling og kommunikasjon mellom dei einskilde einingane og prosjekt i kommunen? 6.1 Revisjonskriterium Det ser ut til å vera få kriterium i regelverket knytt til samhandling mellom ulike kommunale deltenester innan helse og omsorg, men her vil vi presentere dei: 1. Kommunen skal leggja til rette for samhandling mellom dei ulike kommunale deltenestene innan omsorg. (jfr. Helse- og omsorgstjenesteloven 3-4) 2. Kommunen skal etablere eit system av prosedyrar som søker å sikre at pasientar/brukarar får eit heilskapleg, samordna og fleksibelt tenestetilbod som ivaretek kontinuitet i tenesta. (jfr. Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting 3) 3. Kommunen skal ha ein koordinerande eining for habiliterings- og rehabiliteringsverksemd, med overordna ansvar for arbeidet med individuell plan 10, og for oppnemning, opplæring og rettleiing av koordinator. (jfr. Helse- og omsorgstjenesteloven 7-3) 4. Koordinatoren, som kommunen skal tilby for pasientar og brukarar med behov for langvarige og koordinerte 11 helse- og omsorgstenester, skal sikre samordning av tenestetilbodet. (jfr. Helse- og omsorgstjenesteloven 7-2) Revisjonskriterium nr. 2 omfattar nok meir enn berre samhandling, men revisjonen har tatt med heile dette kriteriet sidan det, etter revisjonens meining er eit viktig kriterium knytt til omsorgstenester, som vil vera av interesse for kommunen å få vite korleis dette vert oppfylt. Når det gjeld revisjonskriterium 4 har vi undersøkt kva rutinar som fins på området, men ikkje i kva grad desse vert følgt, sidan brukarar ikkje er ein del av respondentgruppa for undersøkinga og arbeidet eigentleg var avgrensa til rutinar til institusjonane og heimetenestene. 10 "Overordnet ansvar for individuell plan innebærer at enheten blant annet skal: a) motta meldinger om behov for individuell plan, jf. 23 b) sørge for at det blir utarbeidet rutiner og prosedyrer for arbeid med individuell plan." (jfr. Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator 6) 11 "Med behov for «koordinerte» tjenester menes at behovet må gjelde to eller flere helse- og/eller sosiale tjenester, det vil si tjenester fra forskjellige tjenesteytere, og at tjenestene må eller bør ses i sammenheng." (Prop. 91 L ( ) Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m., pkt

41 6.2 Data Samhandling mellom institusjon, heimeteneste og leiing Skriftleg nedfelte rutinar for samhandling mellom institusjon, heimeteneste, leiing: Svar frå områdeleiarar: - Felles leiing - Felles leiar- og stabsmøte kvar måndag. - Felles leiargruppe for avdelingsleiar og leiar for heimetenesta (møte kvar 2 veke). - Avdelingsleiar i heimetenesta og avdelingsleiar/logistikksjukpleiar ved korttidsavdelinga ved sjukeheimen er på felles tildelingsmøte hjå tildelingskontoret kvar onsdag. - Felles personalmøter - Felles prosedyrar - Felles turnus - Uformelt samarbeid på tvers av alle avdelingar for å dekke opp vaktar. - Organisering rundt omsorgsplassar som heimetenesta har ansvaret for i korttidsavdeling. - Samarbeid med andre område: utveksle erfaringar, samarbeid om brukarane, dele på personell ved behov. - (Under arbeid: Vi jobbar med erfaringsutveksling mellom heimetenesta og sjukeheimen for å møte pasientar på best mogleg måte; heimetenesta kjenner ofte pasientar godt når dei kjem til sjukeheimen.) - (Plan: ha kombinasjonstillingar, der folk arbeider både ute og inne.) Merknad frå ein områdeleiar: Institusjonen og heimetenesta vart samordna for kring eitt år sidan, vi har ikkje kome så langt i prosessen med å samordna tenestene. I kva grad følgjer tilsette ved arbeidsplassen dei skriftlege nedfelte rutinane over for samhandling mellom: institusjon, heimeteneste og leiing 5,3 Kjelde: Informasjon frå områdeleiarar = i sværtt liten grad, 6 = i svært høg grad Kva skriftlege nedfelte rutinar er det ikkje knytt til samhandling mellom institusjon, heimeteneste og leiing, men ville vera nyttig å ha? Svar frå områdeleiarar: - Erfaringsutveksling - Vi skal laga ein målformulering for kombinasjonsstillingane som vi skal ha: Kvifor gjer vi det? Kva vil vi hente ut av det? Ser vi gevinst? Kommentarar frå kommunalsjefen Viss ein tek utgangspunkt i organisasjonskartet ligg det ei forventing om samarbeid på tvers av tenester, dvs. mellom heime- og institusjonsbaserte tenester i kvart område, som er samordna sidan september 2013 og har ein felles leiar. Dei har felles leiarmøte med meir, men kommunalsjefen presiserer at den praktiske gjennomføringa ikkje er i mål ho ser på dette som ei primæroppgåve som dei må i gang med i siste del av 2014 og

42 Men ho fortalte at det likevel er døme på at ein har klart å få til glidande overgangar mellom heimeteneste og institusjon. Til dømes i område vest, der ein har innført midlertidige omsorgsplassar på institusjon for pasientar som mottek heimebaserte tenester, men som reknast for marginale. For å gi dei ekstra tryggleik og tilsyn, vert slike pasientar innlagt på desse omsorgsplassane i 3-5 dagar. Då har heimetenesta tilsyn på desse sengene, men tilsette på institusjonen er nøyd til å samarbeida med dei når t.d. ein pasient ringer frå senga. Samhandling mellom institusjon/heimeteneste og tildelingskontoret Skriftlege nedfelte rutinar for samhandling mellom institusjon/heimeteneste og tildelingskontoret: Svar frå områdeleiarar: - Tildelingsmøte kvar onsdag - Oppfølging/endring av vedtak - Uformell dialog - Heimetenesta besøker eldre som fyller 80 år i kommunen i år. - Leiar ringer tildelingskontoret ved ledig plass i institusjonen. - Leiar ringer tildelingskontoret for å drøfte aktuelle kandidatar som er i behov av institusjonsplass. - Leiar ringer tildelingskontoret ved endring eller opphør av vedtak i heimetenestene. - Leiar ringer tildelingskontoret for å drøfte tiltak med tildelingskontoret. Anten tildelingskontoret eller leiar eller sjukepleiar reiser deretter på heimebesøk. - Møte med tildelingskontoret (evt. på telefon) knytt til brukarar med samansette behov. - Rutinar for kven som skal gjera kva i Gerica når det gjeld nye brukarar/avslutte brukarar. - (Uskrivne rutinar knytt til å melde ledig plass til tildelingskontoret) I kva grad følgjer tilsette ved arbeidsplassen dei skriftlege nedfelte rutinane over for samhandling mellom: institusjon/heimeteneste og tildelingskontoret 6,0 Kjelde: Informasjon frå områdeleiarar = i sværtt liten grad, 6 = i svært høg grad Kva skriftlege nedfelte rutinar er det ikkje knytt til samhandling, men ville vera nyttig å ha? Svar frå områdeleiar(ar): - Vi har mest munnlege rutinar som fungerer godt. Desse bør skriftleg gjerast for å skape ein felles forståing/oppfatning av kva som skal gjerast. Koordinerande eining skal integrerast i tildelingskontoret Revisjonen har intervjua tidlegare leiar for koordinerande eining, som formelt slutta i rollen i mai eller juni Gjennom intervju og svar på spørjeundersøking har revisjonen fått inntrykk av at ho i praksis likevel framleis utfører ein del av dette ansvaret. I tillegg har revisjonen oppfatta at brukarar med behov for koordinerte tenester, i ein overgangsfase der rollen som koordinerande eining formelt sett ikkje er fylt, likevel får oppfølging. Tidlegare leiar for koordinerande eining fortalte i intervju at ein del førespurnadar knytt til brukarar med samansette behov, i perioden då ho hadde leiarrollen, ikkje hamna hjå henne, men hjå tilde- 42

43 lingskontoret. Ho sa også at ho var sikker på at mange tilsette i omsorgstenesta ikkje veit kva koordinerande eining er. Kommunalsjef for helse og omsorg opplyste i intervju om at koordinerande eining vil verta integrert i tildelingskontoret fordi koordinerande eining i større grad fungerte på papir enn i praksis og for at alle førespurnadar om tildeling av tenester skal mottakast på eit stad (tildelingskontoret). Ho sa at integreringa vil skje snarast. Når ein brukar då har behov for koordinerte tenester vil ein koordinator, som skal bli tilsett, behandle og utrede saka, fortalte ho. Deretter vil saka gå vidare til ei tverrfagleg gruppe som består av bl.a. fysioterapeut, helsesøster, barnevernstenester osv, som vil tildele dei nødvendige tenestene. Kva ansvar har koordinerande eining? Ifølgje brosjyren «Helse og omsorg Voss kommune», som Voss kommune nyleg har utgitt, har den koordinerande eininga «ansvar for: - å bidra til samarbeid på tvers av fag, etatar og helseføretak, - å vurdera og handsama saker som gjeld rehabilitering og individuelle planar, - å ha oversyn over tilbodet innan rehabilitering og spesialisthelsetenesta. I tillegg har den koordinerande eininga alt overordna ansvar for dei individuelle planane som gjeld brukarar med eit omfattande tenestebehov heilt frå søknadsprosessen til koordinering av tilbodet: Søknad, oppnemning av koordinator, rettleiing frå koordinator, oversyn over alle individuelle planar og kontakt med koordinatorar.» (s. 9) At koordinerande eining har ansvar for det som står nemnd i brosjyren, kom også fram av intervju med tidlegare/avtroppande leiar for koordinerande eining. Kva skriftlege nedfelte rutinar fins knytt til koordinerande eininga sitt ansvar? Ifølgje tidlegare leiar for koordinerande eining har eininga følgjande rutinar for nødvendig oppfølging av den enkelte pasient/brukar, koordinatorens samordning av tenestetilbodet og framdrift i arbeidet med individuell plan: - rutinar for oppretting av ansvarsgrupper, - rutinar for koordinator rolle, oppgåve og korleis leie ansvarsgrupper, - rutinar for korleis ein utarbeider ein individuell plan, - mal for utarbeiding av individuell plan. - mal for referat frå ansvarsgruppemøter om individuell plan, - mal for utarbeiding av individuell plan med rubrikkar for evaluering, dato for evaluering, tidsfrist på ting som skal utførast og informasjon om at ein skal ha x møter i året. Samhandling mellom heimeteneste/institusjon og Vossamodellen Kva er Vossamodellen? Vossamodellen er eit prosjekt for å utvikla, gjennomføra og evaluera ein ny modell for kommunal rehabilitering som skal forseinka pleiedebut og gi auka livskvalitet for pasientane, gi auka medarbeidartilfredsheit for involvert personell og frigjera kapasitet i helsetenesta til andre sentrale oppgåver. Tiltaka dreiar seg om å trene brukarar i daglege aktivitetar og tilretteleggja for mest mogeleg deltaking og meistring i dagleglivet. Det nye med kvardagsrehabili- 43

44 tering er - for Voss - særleg typen brukarar som kjem med og måten dei samarbeida på tverrfagleg og fordela oppgåver mellom yrkesgruppene. 12 Saksgang/rutinar Ho fortalte også i intervju at ikkje rutinane for kvardagsrehabilitering er skildra i ein formell prosedyre, men at dei står i eit arbeidsdokument som ein brukte i oppstartsfasen av prosjektet for å utvikle rutinar. Rutinane omfattar mellom anna: 1. Brukarane vert fanga opp gjennom heimetenesta, på rehabiliterings-/korttidsavdelinga, på Voss sjukehus og gjennom pårørande Tildelingskontoret fattar vedtak knytt til desse brukarar. 3. Ein frå teamet kartlegg ferdigheitene til brukaren og utarbeidar ein tiltaksplan, som vert lagra i programmet Gerica 14. Brukaren set seg inntil fem eigne mål som er knytt til brukaren sin kvardag. Måla er utgangspunkt for tiltaka. 4. Heimetenesta (sjukepleiarar, hjelpepleiarar og heimehjelper) utfører tiltak etter plan og kvitterer for at tiltaket er utført i Gerica. 5. Ein ergo- eller fysioterapeut frå teamet reiser heim til brukaren minimum to gonger i veka for å gjennomføre tiltak og evaluere fortløpande. 6. Teamet legg ein fysisk kommunikasjons-perm i heimen til brukaren. Permen inneheld kontaktinformasjon til teamet, brukaren sine mål, rehabiliteringsplan, timekort og evt. treningsprogram. 7. Teamet og heimetenesta har møte kvar veke, der dei går gjennom brukarane som får kvardagsrehabilitering. 8. Etter maksimum 3 månadar, kartleggjar ein frå teamet brukaren på nytt og utarbeid ein sluttrapport, basert på ein mal i Gerica. Då kan dei sjå i kva grad brukaren har utvikla seg samanlikna med kartlegging ved oppstart. Leiar for Vossamodellen meiner at rutinane fungerer bra og kunne på revisjonstidspunktet ikkje sjå eit behov for andre/tilleggsrutinar. Ho tilføya at mange tilsette i heimetenesta har vist stor interesse for prosjektet og at ein utover i prosjektperioden har sett at tankegang og måten å jobba på smittar over på dei som ikkje jobbar med brukarar som har kvardagsrehabilitering. Men det er også ein del som er mindre interesserte/motiverte, meinte ho. Kvardagen er travel i heimetenesta, og det er fort å skunda seg inn og utføra oppgåvene for brukaren, noko som på sikt kan vera med på å gjera brukaren meir hjelpetrengjande. Ho ønskjer at fleire og fleire ser nytten av å ta seg tid til å læra brukaren å verta sjølvhjelpen. 12 Vossamodellen" i Ergoterapeuten 01.12, s Dei må vera heimebuande, ha hatt eit funksjonsfall og ha problem med å meistre minst ein kvardagsaktivitet. Vedkommande må vera over 18år, kunna norsk skriftleg og munnleg og ha samtykkekompetanse. Det er og viktig at brukaren sjølv er motivert for kvardagsrehabilitering. 14 Dette er eit elektronisk fagprogram som Voss kommune nyttar til dokumentasjon. Kvardagsrehabilitering er oppretta som teneste i programmet. 44

45 Skriftlege nedfelte prosedyrar/rutinar som er etablert for samhandling med prosjektet Vossamodellen, ifølgje respondentar ved institusjonar: - Samarbeid med apotek 1. heimetenester: - Kontakt med Hagahaugen om aktuelle kandidatar til Vossamodellen og oppfølging av desse. - Møter fleire gonger i veka, der me tek opp/evaluerer saker. I kva grad følgde tilsette ved arbeidsplassen, i perioden 2013/14, dei skriftlege nedfelte rutinane for samhandling med: prosjektet Vossamodellen 5, = i sværtt liten grad, 6 = i svært høg grad Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Rutinar som tilsette kan verta betre til å følgje, ifølgje respondentar ved institusjonar: - Vi har samarbeidd godt med dei som driv prosjektet, fått rettleiing som har fungert godt for brukarane våre som vart tatt ut til å vera med i prosjektet. heimetenester: - Vi har jamleg telefonisk kontakt med teamet og har møter om brukarar i modellen. God oppfølging. Skriftlege nedfelte rutinar som arbeidsplassen ikkje har, men som ville vera nyttig å ha, følgje respondentar ved institusjonar: Ingen kommentarar. heimetenester: - Verte meir bevisste, kva brukar kan passa inn i modellen. - Rutinar for når me tek kontakt, kor ofte oppfølging, osv. Samhandling mellom heimeteneste/institusjon og andre prosjekt i kommunen Skriftlege nedfelte prosedyrar/rutinar som er etablert, ifølgje respondentar ved institusjonar: - Deltaking i ulike prosjekt knytt til organisering og drift internt i pleie- og omsorgsavdelinga i kommunen. - Samarbeid med tildelingskontoret. heimetenester: - Tiltaksplanar Gerica, arbeidslister på smart telefon. 45

46 I kva grad meiner du at tilsette ved din arbeidsplass, i perioden 2013/14, følgde dei skriftlege nedfelte rutinane for samhandling med: andre prosjekt i kommunen 4, = i sværtt liten grad, 6 = i svært høg grad Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester Rutinar som tilsette kan verta betre til å følgje, ifølgje respondentar ved institusjonar: - Tidsaspektet er ei utfordring. Vi har òg hatt 3 mellombelse avdelingsleiarar på sjukeheimen. Dette er ordna f.o.m heimetenester: Ingen kommentarar. Skriftlege nedfelte rutinar som arbeidsplassen ikkje har, men ville vera nyttig å ha, ifølgje respondentar ved institusjonar: - Praktisk tilrettelegging i høve til tidsbruk. heimetenester: - Sjå nytten ved å ta ibruk verktyet. Kommentarar frå kommunalsjef for helse og omsorg Avdelinga har påbegynt ein oppklaring i ansvarslinene knytt til prosjekt sidan det er best at prosjekt lever som ein del av verksemda frå dag ein, med leiar for verksemda som prosjekteigar og leiar. Det er dei som skal ha eigarskap til prosjektet og gjennomføringa. Elles har prosjekt ein tendens til å leve sitt eige liv, som t.d. Vossamodellen, prosjektet for utredning av demens og prosjektet aktivitetstilbod. Dei to siste er døme på at ein har køyrt prosjekt på sidan av organisasjonen, som så har blitt liggjande i ei prosjektmappe. Det er ein del utfordringar knytt til overgangen frå å vera eit prosjekt til å bli implementert i organisasjonen som kan verta unngått med klarare forventningar allereie før prosjekts oppstart. System av prosedyrar - eit heilskapleg, samordna og fleksibelt tenestetilbod? I kva grad meiner du at Voss kommune, i perioden 2013/14, hadde eit system av prosedyrar som sikra at pasientar/brukarar fekk eit heilskapleg, samordna og fleksibelt tenestetilbod som ivaretek kontinuitet i tenesta? 3, = i sværtt liten grad, 6 = i svært høg grad Kjelde: Spørjeundersøking til 6 leiarar og 6 tillitsvalde/verneombod ved institusjonar og heimetenester 46

47 Figuren viser at respondentane meiner at institusjonane og heimetenestene framleis har ein betydeleg veg å gå på dette området. Respondentar ved heimetenestene meinte dette i litt større grad enn institusjonane, viser ei nærare analyse av grunnlagsdataa. Forklar ditt svar på spørsmålet over: Svar frå respondentar ved institusjonar: - Det er eit utstrakt samarbeid mellom leiarane i Helse og Omsorgsavdelinga, samt med tildelingskontoret. Vi har samkøyrt prosedyrar slik at dei er felles for alle avdelingane og det vert laga nye ved behov. Vi har dyktige, pliktoppfyllande og samarbeidsvillige medarbeidarar som utfører arbeidet sitt med omsorg og integritet. - Vi har mange prosedyrar på plass som ivaretek behov til brukarar. Etter ny prosedyre om inntakskriterium skal det òg sikrast at pasientane som kjem hit har fått rett tenestetilbod ut frå behova sine. Men at vi har eit system med prosedyrar der ein finn alt samla slik det formulerast over, det kjenner eg ikkje til at vi har. - Dette forklarar eg med at: ikkje tilstrekkeleg opplæring og ikkje god nok informasjon, frå leiarar. Brukarane får nødvendig tilsyn og hjelp, så godt det let seg gjera med tanke på ressursar og ansvarsbevisste faglærte pleiarar. - Dei aller fleste brukarane får eit svært godt tenestetilbod, men det er alltid rom for forbetringar. - Voss kommune har gått igjennom ei omfattande omorganisering innan helse og omsorg dei siste åra. Med det nye dokumentet er det no oppdatert og definert kva som er målet til kvar eining og gruppering. - Vi har hatt eit godt samarbeid på tvers av institusjonane i 2014 for å utarbeide skriftlege rutinar på medikamenthandtering. Det er utfordringar rundt opphoping av korttidspasientar som får langtidsvedtak medan dei er i korttidsavdeling. Det er også utfordrande å få dei vidare i systemet. Dette vert det jobba kontinuerleg med i høve til institusjonane, heimesjukepleia og tildelingskontoret. heimetenester: - Tverrfagleg godt samarbeid med andre avdelingar innan pleia og omsorg i Voss kommune. - Når ein samhandlar med menneske vil det alltid vera periodar der kontinuiteten kan vera vanskeleg å sikra, i periodar med sjukemeldingar og liknande vil det vera nye personar stadig vekk hjå brukarane, men kontinuiteten er sikra gjennom journal systemet Gerica med oppdaterte pleieplanar. - Har vore under arbeid, er utdelte, vera bevisste på å bruka dei. Kommunalsjef for helse og omsorg: - Spørsmålet slår tilbake på den interne kvalitetshandboka som avdelinga skal i gang med å utarbeide, men grunnlaget for dette er lagt gjennom utarbeidinga av tildelingskriterium, som gir relativt omfattande informasjon om korleis tenesta er organisert, kva innhaldet i tenesta er og kva forventningar brukar har til tenesta. 6.3 Vurderingar Revisjonskriterium med vurdering i form av trafikklys 1. Kommunen skal leggja til rette for samhandling mellom dei ulike kommunale deltenestene innan omsorg. 47

48 Grunngjeving: 1. Samhandling mellom institusjon, heimeteneste og leiing Det ser ut til at det er ein del arbeid igjen med å samordna dei heime- og institusjonsbaserte tenestene i kvart område fordi: - dette går direkte fram av ein merknad frå ein av områdeleiarane, - kommunalsjefen meinte at den praktiske gjennomføringa av samordninga ikkje er i mål, og at dette er ei primæroppgåve dei må i gang med framover. - områdeleiarar har informert om planlagde rutinar og rutinar under arbeid, Ifølgje områdeleiarane følgjer tilsette eksisterande aktuelle skriftlege nedfelte rutinar i høg til svært høg grad. 2. Samhandling mellom institusjon/heimeteneste og tildelingskontoret Institusjonane og heimetenestene har samhandla med tildelingskontoret over lang tid. Det kom ikkje fram noko planar om å utarbeide nye rutinar, mangel på rutinar eller rutinar under arbeid. Revisjonen har fått inntrykk av at områda har etablert rutinar knytt til samhandling med tildelingskontoret, men at ein del rutinar ikkje er skriftlege. Etter revisjonens vurdering, vil ei skriftleg gjering av rutinar og prosedyrar redusere tenestas sårbarheit for personellskifte. I tillegg vil det gjera det lettare for personalet og leiinga å ha oversikt over rutinar og prosedyrar (internkontrollen), og å evaluere og forbetre den. Ifølgje områdeleiarane følgjer tilsette eksisterande aktuelle skriftlege nedfelte rutinar i svært høg grad. Også prosedyrar og rutinar knytt til ansvaret til koordinerande eining ser ut til å vera på plass, men det kom fram av intervju at eininga fungerte i større grad på papir enn i praksis. 3. Samhandling mellom institusjon/heimetenesta og Vossamodellen Også på dette området ser det ut til at det er etablert rutinar, som områdeleiarane meiner at tilsette følgjer i høg grad. Berre ein respondent sakna ulike rutinar knytt til dette. 4. Samhandling mellom institusjon/heimetenesta og andre prosjekt Relativt få respondentar har svart på dette spørsmål, noko det kan vera ulike årsaker til. Det er vanskeleg å vurdere i kva grad det er etablert rutinar, men dei som har lista opp skriftlege nedfelte prosedyrar og rutinar, meiner at tilsette følger dei i høg grad. Revisjonen ser positivt på at avdelinga har påbegynt ei oppklaring i ansvarslinene knytt til prosjekt for å unngå utfordringar ved overgangen frå prosjektfase til implementering i organisasjonen. 2. Kommunen skal ha ein koordinerande eining for habiliterings- og rehabiliteringsverksemd, med overordna ansvar for arbeidet med individuell plan, og for oppnemning, opplæring og rettleiing av koordinator. Grunngjeving: - Kommunen er i ein overgangsfase der ein offisielt ikkje har ein koordinator som fungerer som koordinerande eining. Ifølgje kommunalsjefen skal vedkomande tilsetjast snarast. - Ansvaret som er tiltenkt koordinerande eining stemmer overeins med ansvaret som Helse- og omsorgtjenesteloven 7-3 beskriv, at den skal ha. 48

49 - Revisjonen har fått inntrykk av at ein del framleis fungerer slik det har gjort og at brukarar med samansette behov får oppfølging. - Etter revisjonens vurdering, kunne ein ha sørgja for ein meir glidande overgang mellom gamal og ny ordning - men det kan vera bakgrunnsinformasjon som revisjonen ikkje sit på, som gjer at ting er slik dei er i dag. 3. Kommunen skal etablere eit system av prosedyrar som søker å sikre at pasientar/brukarar får eit heilheitleg, samordna og fleksibelt tenestetilbod som ivaretekkkontinuitet i tenesta. Grunngjeving: Omsorgstenesta i Voss kommune har, ifølgje respondentar, eit betydeleg forbetringspotensial knytt til å ha eit system av prosedyrar som sikrar at pasientar/brukarar får eit heilskapleg, samordna og fleksibelt tenestetilbod som ivaretek kontinuitet i tenesta. På tross av dette kjem det svært lite negativt, men i staden svært mykje positivt fram i kommentarane til spørsmåla. Til dømes framhevar fleire av respondentane eit godt/utstrakt samarbeid på tvers av einingar. 6.4 Tilrådingar Revisjonen tilrår at omsorgstenesta som planlagt, fullfører arbeidet med å etablere rutinar for samhandling mellom institusjon, heimeteneste og leiing. snarast mogleg får koordinerande eining i funksjon. 49

50 7 Høyring Rådmann har i e-post dagsett 10. oktober 2014 gjeve tilbakemelding under på utkast til revisjonsrapporten: "Rådmann finn det interessant og nyttig å få ekstern vurdering av arbeidet i kommunen innan feltet omsorgstenesta med det formål å vurdere om Voss kommune har etablert system og rutinar i tråd med lover, reglar og politiske vedtak innanfor omsorgstenesta i og utanom institusjon. Rapporten avdekkjer at kommunalavdelinga har forbetringspunkt særleg knytt til skriftlege rutinar / prosedyrar og avvikshandtering. Dette er i tråd med det leiinga i helse og omsorg også har avdekka og avdelinga har allereie sett i verk fleire forbetringstiltak. Fleire tiltak er vedtatt og skal iverksetjast; sjå kommentarar frå kommunalsjefen undervegs i rapporten. Mvh Else Berit Kyte Konst. rådmann" 50

51 Vedlegg A: Institusjonsplassar pr VS = Voss sjukeheim HH = Hagahaugen rehabilitering VO = Vossestrand omsorgstun VF = Vetleflaten omsorgssenter 51

52 Vedlegg B: Regelverk knytt til revisjonskriterium i problemstilling 2 om kvalitet og internkontroll Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting 3 Oppgaver og innhold i tjenestene "[...] skal kommunen utarbeide skriftlige nedfelte prosedyrer som søker å sikre at brukere av pleie- og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov. Med det menes bl.a.: - oppleve respekt, forutsigbarhet og trygghet i forhold til tjenestetilbudet - selvstendighet og styring av eget liv - fysiologiske behov som tilstrekkelig næring (mat og drikke), variert og helsefremmende kosthold og rimelig valgfrihet i forhold til mat - sosiale behov som mulighet for samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet - følge en normal livs- og døgnrytme, og unngå uønsket og unødig sengeopphold - mulighet for ro og skjermet privatliv - få ivaretatt personlig hygiene og naturlige funksjoner (toalett) - mulighet til selv å ivareta egenomsorg - en verdig livsavslutning i trygge og rolige omgivelser - nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling, rehabilitering, pleie og omsorg tilpasset den enkeltes tilstand - nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene - tilbud tilrettelagt for personer med demens og andre som selv har vanskelig for å formulere sine behov - tilpasset hjelp ved måltider og nok tid og ro til å spise - tilpasset hjelp ved av- og påkledning - tilbud om eget rom ved langtidsopphold - tilbud om varierte og tilpassede aktiviteter." Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten 4.Innholdet i internkontrollen "[...] den/de ansvarlige for virksomheten skal: [...] d) sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes,[...] e) gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten, f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten." 52

53 Vedlegg C: Kvalitetsforbedringsarbeidet i Kommunalavdeling helse og omsorg I samband med revisjonsarbeidet fekk revisjonen tilsendt skrivet under frå Kommunalsjef for helse og omsorg: "Kvalitetsforbedringsarbeidet i Kommunalavdeling helse og omsorg kvalitetsutvalg, internkontroll og pasientsikkerhet Innledende kommentarer Kommunalavdeling helse og omsorg har som mål å levere tenester av god kvalitet gjennom kompetente medarbeidarar og brukardeltaking. I henhald til kommunens omsorgsplan er det vidare eit overordna mål at alle skal føla seg trygge på at dei får nødvendige helse- og omsorgstenester med riktig kvalitet når dei har behov for dette. Dette skal skje innan gitte økonomiske rammer. Tenester av god kvalitet defineras i St.meld.10, God kvalitet-trygge tenester som: Verksame Trygge og sikre Involvere brukara og gi dei innflytelse Er samordna og prega av kontinuitet Utnytter ressursane på ein god måte Vera tilgjengelige og rettferdig fordelt. Voss Kommune har eit overordna ansvar for at tilbodet organiseras på ein heilheitleg måte, at tenestane tilfredsstiller nødvendige kvalitetskrav og at tenestane til ein kvar tid tildeles på et rettferdig grunnlag. Kommunen har planleggings- og driftsansvaret for tenestane, her under det faglige og økonomiske ansvaret, samt arbeidsgjevaransvaret for de som arbeider innafor tenestane. I henhald til internkontrollføreskrifta må kommunane sørgja for systematiske tiltak som sikrar at verksemdas aktivitetar planleggas, organiseras, utføres og vert vedlikehalde i samsvar med de krav som er fastsatt i helse- og omsorgstenestelovgivinga. Helse - og omsorgstenestelova 3-1 fastslår kommunanes ansvar: «Kommunen skal sørgja for at personar som oppheld seg i kommunen, vert tilbydd nødvendige helse- og omsorgstenester. Kommunens ansvar omfattar alle pasient- og brukargrupper, her under personar med somatisk eller psykisk sjukdom, skade eller liding, rusmiddelproblem, sosiale problem eller nedsett funksjonsevne. Lovens føremål er særlig å: 1. førebygga, behandle og tilretteleggja for mestring av sjukdom, skade, liding og nedsett funksjonsevne, 2. fremme sosial tryggleik, betre levekåra for vanskeligstilte, bidra til likeverd og likestilling og førebygga sosiale problem, 3. sikre at den enkelte får mogelegheit til å leve og bu sjølvstendig og til å ha en aktiv og meiningsfylt tilvere i fellesskap med andre, 53

54 4. sikre tenestetilbodets kvalitet og eit likeverdig tenestetilbod, 5. sikre samhandling og at tenestetilbodet blir tilgjengelig for pasient og brukar, samt sikre at tilbodet er tilpassa den enkeltes behov, 6. sikre at tenestetilbodet er tilrettelagt med respekt for den enkeltes integritet og verdighet og 7. bidra til at ressursane utnyttes best mogeleg. Kommunens «sørgja for ansvar» etter første ledd inneberer plikt til å planlegga, gjennomføra, evaluera og korrigera verksemda, slik at tenestas omfang og innhald er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift.» Helse- og omsorgstjenesten ble i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten fra og med pålagt å etablere system for internkontroll. I Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten ( ) ble det med utgangspunkt i denne bestemmelsen, satt som mål at alle som yter helsetjenester skal ha etablert internkontrollsystem/kvalitetssystem for hele virksomheten innen år Kvalitet i omsorgstjenestene er et område som det fra sentrale myndigheter er høyt prioritert å sikre. Derfor ble det laget en rekke dokumenter som skal veilede kommunene i dette arbeidet. Spesielt gjelder dette forskrift og veileder om kvalitet i pleie-og omsorgstjenestene og forskrift og veileder om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. I tillegg til dette ble det i 2006 utarbeidet Nasjonal strategi for kvalitetsforbedring i sosial- og helsetjenesten ( ), kjent under navnet og bedre skal det bli!, som definerer tre viktige satsningsområder/delmål for bedre kvalitet på tjenestene og det kontinuerlige forbedringsarbeidet: Oppdatert kunnskap, holdninger og ferdigheter hos den enkelte utøver En kultur som fremmer refleksjon, læring og forbedring Systemer som forventer og legge til rette for kontinuerlig kvalitetsarbeid. Dagens internkontroll i Kommunalavdeling helse og omsorg er mangelfull, ikke tilstrekkelig systematisert og bærer preg av lite helhetlig tekning. Det finnes heller ikke retningslinjer og praksis for kontinuerlig oppdatering av rutiner og prosedyrer. I tillegg til det er det ikke etablert system for avvikshåndtering som er med på å styrke læring og forbedringsarbeidet innad og på tvers av avdelingene. Kvalitetsutvalg i Kommunalavdeling helse og omsorg Med bakgrunn i det ovennevnte, de overordnede nasjonale føringer og de forpliktelser kommunalavdelingen har henimot brukerne mht. å levere gode og trygge tjenester, jf. Kvalitetsstandard og tildelingskriterier for helse- og omsorgstjenester i Voss kommune, har en nå kommet frem til at arbeidet med internkontroll og kvalitetsforbedring skal styrkes og profesjonaliseres. Det legges opp til en helhetlig tilnærming, slik at samtlige avdelinger skal være en del av et felles kvalitetsplattform og herunder felles retningslinjer og prosedyrer samt forbedringsforløp. Disse vil bli systematisert i en kvalitetssystem/-håndbok. Hensikten med dette er å bidra til faglig forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Etableringen og den kontinuerlige utviklingen av internkontrollsystem er å anse som verktøy som skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til krav som følger av lover og forskrifter. Ansvar for kvalitetsutvalget i Kommunalavdeling helse og omsorg 54

55 Det er kommunalsjef helse og omsorg som har et overordnet ansvar for at kvalitetsutvalget blir opprettet og fungerer iht. gjeldende regler og krav. Kommunalsjef sammen med kvalitetsutvalget har ansvaret for internkontroll og kvalitetsutvikling i kommunalavdelingen. Hver av avdelingene i kommunalavdelingen skal ha egne kvalitetsutvalg, og ansvaret for at disse blir etablert og fungerer optimalt tillegges en hver av område-/virksomhetslederne. Kvalitetsutvalgenes medlemmer har imidlertid et selvstendig ansvar for at utvalget fungerer iht. helsemyndighetenes og institusjonens anbefalinger og instrukser. Kvalitetsutvalgenes sammensetning Det må være en tverrfaglig sammensetning med representasjon av både de medisinske og sykepleiefaglige tjenestene. Kvalitetsutvalgets medlemmer velges for 2 år ad gangen. For å sikre kontinuitet og helhetlig tilnærming i kvalitetssikrings- og forbedringsarbeidet i kommunalavdelingen vil det bli opprettet en funksjon som kvalitetskoordinator. Kvalitetsutvalget består av følgende medlemmer: En representant fra ledelsen Kvalitetskoordinator Lege Verneombud En brukerrepresentant Andre fagpersoner innkalles ved behov. Møtefrekvensen vil variere i takt med oppgavenes art og kompleksitet, men det bør være min. 4 faste møter pr år. Det 1. året vil det være behov for månedlige møter. Kvalitetsutvalgets oppgaver Kvalitetsutvalgets primæroppgaver er å stimulere til forebyggende og kvalitetsfremmende arbeid i kommunalavdelingen. Fokuset i kvalitetssikringsarbeidet må primært rettes mot det å forebygge mulige avvikshendelser, og dette ikke bare mot faktiske avvikshendelser. Ettersom Kommunalavdeling helse og omsorg per i dag ikke har et godt systematisert og velfungerende internkontrollsystem, må det å opprette et slikt system nå gis høy prioritet. Forebyggende og kvalitetsfremmende arbeid o Bidra til å skape kultur blant de ansatte som gjør at avviks-hendelser brukes aktivt for å forebygge kvalitetssvikt. o Iverksette tiltak som medfører at avvikshendelser blir meldt inn, og at de følges lokalt slik at de bidra til forbedringer for både brukerne, enkelte helsepersonell og virksomheten som helhet. o Igangsette forbedringstiltak uavhengig av tilstedeværelsen av uønskede hendelser. Råd, veiledning og informasjonsformidling o Informasjon og utvikling av læringssløyfe på tvers av avdelingene. På denne måten vil det utvikles en helhetlig internkontrollsystem. o Råd og veiledning overfor de enkelte avdelinger som hvorvidt en hendelse er meldepliktig og på hvilken måte melding skal gis. Kontinuerlig oppdatering og forbedring av kvalitetshåndboken/-systemet Kvalitetssystemet skal bl.a. inneholde: o Beskrivelse av hovedoppgaver, mål og organisering o Overordnede styringsdokumenter 55

56 o o o o o o o o o o o o Beskrivelse av ansvars-, oppgave- og myndighetsfordeling fullmakter og delegasjoner til de ulike ledernivå, funksjons-/stillingsbeskrivelser Helse, miljø, sikkerhet organisering av HMS tjenesten, HMS-årshjul, rullerende kompetanse- og opplæringsplaner, ivaretagelse av arbeidstakerens medvirkningsrett slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Dette i tillegg til at erfaringer eller tilbakemeldinger fra tjenestemottakere/ pårørende brukes til forbedring av virksomheten. Tilgang til aktuelle lover og forskrifter Setter mål og strategi for kvalitetsarbeidet Kvalitetssirkler Prosedyrearbeid Risiko- og sårbarhetsanalyse over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller lovbrudd Rutine for regelmessig systemrevisjon og gjennomgang av kommunalavdelingens internkontroll Synliggjøring og presisering av kravene til dokumentasjon knyttet til pasientbehandling, personalforvaltning, saksbehandling og HMS. Interne revisjoner innen særskilte risikoområder Avviksrapporter Oppfølging av brukerundersøkelser. Radina Trengereid Kommunalsjef helse og omsorg" 56

57 Vedlegg D: Kompetanseplan Helse og omsorg 57

58 58

59 59