Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer: Jan Kleppe, leder Atle Osen, nestleder Kjell Larsen (forfall) Judith Birkeland Randi Jacobsen Mygland Varamedlemmer: Jan Lester Nilsen, 1. varamedlem INNKALLES TIL MØTET Anne Berit Daastøl, 2. varamedlem Øystein Grytten, 3. varamedlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid: Onsdag 15. mai 2013 kl Sted: Byggeskikksenteret SAKSLISTE: SAK 06/13 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 07/13 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2012 SAK 08/13 SELSKAPSKONTROLL I MOMENTOR Orienteringer: Rådmannen er invitert til å komme med en skriftlig redegjørelse og orientere utvalget omkring Roy Nilsen sin henvendelse vedr. oppmåling av båtplass i Kirkehamn. Ordføreren er invitert for å gi en orientering om saksbehandlingen i saken om ansettelse av rådmann, og orientere om hva som er gjort av vedtak i saken om konkurranseutsetting, og hvordan disse er håndtert, jfr. vedtak i bystyret Referatsaker: Protokoll fra fellesmøte for ledere av kontrollutvalg Møtebok fra styret i Agder Sekretariat Fast post: Revisor orienterer Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Eventuelt Jan Kleppe Leder Kopi sendt til: Ordfører Rådmann Arne Skage Revisor Avisen Agder Flekkefjord, 8. mai 2013 Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Varamedlemmer møter bare ved særskilt innkalling. Eventuelle forfall bes meldt til Kjell Ivar Hommen, tlf

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Flekkefjord kommune Sak 07/13 Møtedato: Saksbehandler: kih Sak 07/13 Kommuneregnskapet for 2012, Flekkefjord kommune Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2012 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Årsberetningen for 2012 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Revisjonsberetning, datert Oppsummeringsbrev fra revisjonen, datert Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk på 0. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlig anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Årsregnskapet er utarbeidet etter de formelle krav som stilles i kommuneloven med tilhørende regnskapsbestemmelser i forskrift for årsregnskap og årsberetning og god regnskapsskikk i Norge. Revisor har i sin beretning tatt dette forbeholdet: Investeringsregnskapet er avsluttet med et udekket beløp på kr 0. Det er regnskapsført 15,3 mill. mer i bruk av lån enn budsjettert og 4,4 mill. mer i bruk av ubundet investeringsfond enn budsjettert. Samtidig er det også avsatt 7,1 mill mer til ubundet investeringsfond enn budsjettert. Etter vår mening er det ikke anledning til å avsette mer til ubundet investeringsfond, eller bruke mer av lånemidler og ubundet investeringsfond enn det som fremkommer av regulert budsjett for Revisor har i sin beretning også presisert følgende: Vi viser til opplysninger i årsmeldingen kapittel 3.2 om at kommunens likviditetssituasjon er svekket og at utviklingen er negativ. Dette forholdet har ingen betydning for vår konklusjon om regnskapet. I brev nr. 8 (oppsummeringsbrev fra revisjonen) vedr. regnskapsrevisjonen for 2012, kommenteres følgende forhold: Presisering vedrørende kommunens likvide situasjon Forbehold om investeringsregnskapet Budsjettavvik i investeringsregnskapet Finansrutiner

4 Anleggsmidler Inntekter Dokumentasjon av balansen For nærmere informasjon om disse forhold vises det til revisors kommentar i vedlagte nummerert brev nr. 8 (oppsummeringsbrev). Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsmelding - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet Økonomisjef og revisor vil være til stede under kontrollutvalgets behandling av saken, og kan gi ytterligere kommentarer og svare på eventuelle spørsmål i forbindelse med regnskapet og de forhold som fremkommer i nummerert brev nr. 8. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Flekkefjord kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil uttrykke sin bekymring for kommunens stadig svakere likviditet, og viktigheten av å bygge opp nødvendige fondsreserver for å motvirke denne situasjonen. Kontrollutvalget vil også sterkt anmode om at revisors anbefalinger i oppsummeringsbrev datert 23. april 2013 følges opp. Kontrollutvalget registrerer at flere av punktene som også tidligere er kommentert, ikke er gjennomført som forventet. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 23. april 2013, og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 23. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Flekkefjord kommunes årsregnskap for 2012.

5 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Deltakende kommuner: Audnedal, Farsund. Flekkefjord. Hægebostad. Kvinesdal. Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Åseral Til bystyret Flekkefjord kommune Dato: Vår ref: 252/ REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Flekkefjord kommune som viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 0. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Administrasjonssjefens ansvar for årsregnskapet Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Kirkegaten 50 Postboks Flekkefjord 4577 Lyngdal Telefon /33/ Telefon / 92 E-post: post@komrev -vest.no Telefaks Organisasjonsnummer: I 69MVA Mandal Store Elvegate I A 4514 Mandal Telefon / 48 Telefaks

6 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Grunnlag for konklusjon med forbehold Investeringsregnskapet er avsluttet med et udekket beløp på kr 0. Det er regnskapsført 15,3 mill. mer i bruk av lån enn budsjettert og 4,4 mill, mer i bruk av ubundet investeringsfond enn budsjettert. Samtidig er det også avsatt 7,1 mill, mer til ubundet investeringsfond enn budsjettert. Etter vår mening er det ikke anledning til å avsette mer til ubundet investeringsfond, eller bruke mer av lånemidler og ubundet investeringsfond enn det som fremkommer av regulert budsjett for Konklusjon med forbehold Etter vår mening er årsregnskapet, med unntak av virkningen av forholdet omtalt i avsnittet over, avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Flekkefjord kommune per 31. desember 2012, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Presisering Vi viser til opplysninger i årsmeldingen kapittel 3.2 om at kommunens likviditetssituasjon er svekket og at utviklingen er negativ. Dette forholdet har ingen betydning for vår konklusjon om regnskapet. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon med forbehold om budsjett Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet, med unntak av forholdet som er omtalt i avsnittet «Grunnlag for konklusjon med forbehold» ovenfor, er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Lene Rug and Oppdragsansvarlig revisor Helene S. Egeland Revisor Kopi: Kontrollutvalg, Formannskap, Rådmann side 2

7 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Deltakende kommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad. Kvinesdal Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal. Åseral Til kontrollutvalget Dato: i Flekkefjord kommune Vår ref: 253/ Brev nr. 8 OPPSUMMERING AV REGNSKAPSREVISJONEN FOR 2012 I henhold til kommunelovens 78 og forskrift om revisjon 4, 2. ledd skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll i brev til kontrollutvalget. Regnskap med noter ble levert til revisjonen 27. februar og årsmelding ble levert 27. mars. Fristene er hhv. 15. februar og 31. mars. Revisjonen har, gjennom sine handlinger, avdekket forhold som er av en slik art at de har betydning for konklusjonen i revisjonsberetningen. Vi har også tatt med en presisering vedrørende kommunens likvide situasjon i revisjonsberetningen. Dette er kommentert nedenfor. Utover dette mener vi at det fremlagte regnskapet med noter og årsberetning er oversiktlig og informativt, og gir god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. Det har underveis ved regnskapsavslutningen og årsoppgjørsrevisjonen vært god kontakt mellom revisjonen og økonomiavdelingen for nødvendige avklaringer. Presisering vedrørende kommunens likvide situasjon Vi har tatt med en presisering i revisjonsberetningen vedrørende kommunens likvide situasjon. Dette har ikke betydning for konklusjonen om årsregnskapet i revisjonsberetningen. Som nevnt i rådmannens årsberetning kapittel 3.2, er den likvide situasjonen svekket og utviklingen er negativ. Reell arbeidskapital er, som vist på side 14 i årsmeldingen, kun kr 14,5 mill. Situasjonen har i særlig grad sin bakgrunn i at kommunens premieavvik nå til sammen er på kr 56 mill. Dette er 56 millioner som er utbetalt i pensjonspremie, men som enda ikke er utgiftsført i driftsregnskapet. Premieavviket er oppført som omløpsmiddel i kommunens balanse. Premieavviket er forskjellen mellom kommunens innbetalte premie og beregnet pensjonskostnad. Regnskapsreglene innebærer at driftsregnskapet kun belastes med årets beregnede pensjonskostnad, ikke det beløpet som faktisk betales i pensjonspremie. For Flekkefjord kommune har disse reglene ført til at en stor andel av årlige pensjonspremier er Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Postboks 13 Postboks Flekkefjord 4577 Lyngdal Telefon /33/ Telefon /92 E-post: post@kornrev-vest.no Telefaks Organisasjonsnummer: MVA Mandal Store Elvegate 1 A 4514 Mandal Telefon /48 Telefaks

8 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS blitt ført som inntekt i regnskapet, for så å skulle utgiftsføres over de påfølgende år' Akkumulert utgjør altså dette nå kr 56 mill. Vi gjør oppmerksom på at kommunens disposisjonsfond utgjør totalt kr 9,78 mill. Det vil si at per er kommunens avsetning til disposisjonsfond langt fra tilstrekkelig til å dekke framtidig utgiftsføring av premieavviket. Dermed må dette må dekkes inn i kommende års driftsbudsjett. Det at kommunen hvert år betaler mer i pensjonspremie enn det som dekkes inn over driftsregnskapet, uten å avsette tilsvarende til fond, medfører en stadig svakere likviditet. På nyåret 2013 måtte kommunen ta i bruk sin trekkrettighet hos banken. Det er vesentlig at kommunen framover klarer å bygge opp sine fondsreserver for å motvirke denne situasjonen. Forbehold om investeringsregnskapet Vi har tatt forbehold på dette punktet i revisjonsberetningen. Iht. til kommunal- og regionaldepartementet sin veileder budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet er det ikke anledning til å avsette mer til ubundet investeringsfond, eller bruke mer av lånemidler og ubundet investeringsfond, enn det som fremkommer av regulert budsjett. Det er i kommunens investeringsregnskap for 2012 regnskapsført kr 15,3 mill mer i bruk av lån cmi budsjettert, og kr 4,4 mill mer i bruk av ubundet investeringsfond enn budsjettert. Samtidig er det også avsatt kr 7,1 mill mer til ubundet investeringsfond enn budsjettert. Dersom investeringsregnskapet var blitt avsluttet iht. regulert budsjett, med tilhørende korreksjoner på grunn av udekka beløp, ville investeringsregnskapet fremkommet med et udekka beløp på kr 5,4 mill. Utover disse forholdene som er tatt opp i vår revisjonsberetning, er det noen øvrige forhold vi ønsker å kommentere: Budsjettavvik i investeringsregnskapet I tillegg til postene som er beskrevet i avsnittet over, har kommunen også andre store budsjettavvik i investeringsregnskapet. Kommunen har i 2012 mottatt kr 5,7 mill i avdrag på lån og refusjoner i investering, og betalt kr 2,55 mill i avdrag på lån til videre utlån. Disse postene er ikke budsjettert. Videre er inntekter fra salg av anleggsmidler kr 3,6 mill høyere enn budsjett, og tilskudd til investeringer kr 4,6 mill høyere enn budsjett. Det er også noen investeringsprosjekter med store budsjettavvik, som for eksempel «Kringla barnehage - utvidelse» med merforbruk på kr 4,6 mill. Det kan også nevnes «Indrevollen Sira» med utgifter på kr 2,9 mill, uten budsjett, samt «Boligområde Sletthei» med budsjett på kr 3 mill, men som ikke ble igangsatt i Disse er ikke kommentert i årsberetningen. Budsjettavvik pr. prosjekt går begge veier, slik at sum totale investeringer ikke har store avvik. Flekkefjord kommune har rutiner som skal ivareta nødvendige budsjettjusteringer i investeringsregnskapet, men det har allikevel oppstått enkelte store budsjettavvik. Vi viser til vårt oppsummeringsbrev for 2011 der vi omtalte regelverket i forhold til å ha årlig investeringsbudsjett, samt krav om å foreta nødvendig budsjettreguleringer dersom forutsetningene for budsjettet endrer seg. Finansrutiner Iht. til forskrift om kommuners finansforvaltning 8 heter det at: Det skal etableres administrative rutiner som sørger for atfinansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og denne forskrift, og atjinansforvaltningen er 'lht. reglene skulle premieavviket fram til og med 2010 utgiftsføres over 15 år, og fra og med 2011 utgiftsføres over 10 år. Det er 13 år igjen av de som følger de tidligere reglene. side 2

9 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS gjenstand for betryggende kontroll. Det skal herunder etableres rutiner for vurdering og håndtering av finansiell risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Kommunestyret og fylkestinget skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene. Kommunestyret og fylkestinget skal påse at slike rutiner er etablert og etterleves. Kommunen har ikke nedfelt skriftlige finansrutiner, og vi anbefaler at dette utarbeides. Anleggsmidler Balansen skal vise status for kommunens anleggsmidler ved utgangen av regnskapsåret. Ved salg eller verdifall som ikke er forbigående skal verdien av disse nedskrives. Vi anbefaler, som i tidligere brev, at administrasjonen tar en gjennomgang av kommunens anleggsregister med tanke på å bekrefte anleggsmidlenes eksistens og vurdere om noe eventuelt må nedskrives. Inntekter En gjennomgang av flere av kommunens inntektskilder ble foretatt i Formålet var å vurdere enhetenes etablerte, interne kontrolltiltak for å sikre at alle leverte varer og tjenester ble fakturert og bokført. Vi viser til vårt brev nr. 3 i 2008 der vi kommenterte at det ikke var etablert noen kontroll for å sikre at samtlige ferdigmeldte saker innenfor byggesaksbehandling og annen tilfeldig fakturering var blitt fakturert. Vår anbefaling var at det søkes etablert en sammenheng mellom saksbehandlingssystem og faktureringssystem, eller alternativt andre kontroller etableres for å sikre at alle inntekter blir fakturert og bokført. Vi ber administrasjonen gi oss en tilbakemelding på deres vurdering av internkontrollen og eventuelle tiltak. Dokumentasjon av balansen Iht. bokføringsloven 11 skal det ved utarbeidelse av årsregnskapet foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. I dokumentasjonen som forelå sammen med kommunens regnskap, manglet dette på en rekke områder. Dette har krevd ekstra ressurser fra revisor for å få gjennomført revisjonen. Vi ber om at regnskap og årsberetning ved fremtidige regnskapsavleggelser leveres med tilfredsstillende dokumentasjon av balansen. Vi veileder gjerne i forhold til krav til dokumentasjon av årsregnskapet. Oppsummeringsbrevet sendes som nummerert brev til kontrollutvalget, med kopi til administrasjonen. Administrasjonen vil få anledning til å komme med eventuell kommentarer til brevet i kontrollutvalgsmøtet der regnskapet blir presentert. Vi regner også med at eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget til administrasjonen i forbindelse med årsregnskapet og årsberetning kan besvares i møtet. Vi takker for samarbeidet så langt, og ser frem til fortsettelsen. Lene Rug nd Oppdragsansvarlig revisor Helene S. Egeland revisor kopi: Rådmann Tone Marie Nybø Solheim, økonomisjef Dag Ivar Staurseth, Roar Hansson side 3

10 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Flekkefjord kommune Sak 08/13 Møtedato: Saksbehandler: kih SAK 08/13 SELSKAPSKONTROLL MOMENTOR Mennesker, utvikling og vekst AS Saksdokument vedlagt saken: Rapport for gjennomført selskapskontroll i MOMENTOR Mennesker, utvikling og vekst AS, datert april 2013 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bakgrunn: Selskapskontrollen i MOMENTOR, Mennesker, utvikling og vekst AS AS er gjennomført på oppdrag fra Flekkefjord kontrollutvalg i møte den 15. oktober 2012, sak 15/12 som en del av gjennomføringen av Plan for selskapskontroll for som er vedtatt i Flekkefjord bystyre kommunestyre. Formålet med selskapskontrollen fremkommer i 14 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll av forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av en slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Metode: Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder. Problemstillinger: Med bakgrunn i formålet med selskapskontroll, er følgende problemstillinger vurdert: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Viktigste funn Flekkefjord kommune har ikke utarbeidet eierskapsmelding og eierstrategi som synliggjør deres forventninger og mål med selskapet Konklusjon Rapporten konkluderer med, basert på gjennomgangen, at kommunen har rutine for oppfølging av sine eierinteresser ved kommunens representants deltakelse i generalforsamlinger. Rapporten sier at kommunikasjonen kan bedres ytterligere ved utarbeidelse av eierskapsmelding som angir eiers forventninger til sin deltakelse, samt krav og

11 forventninger som stilles til kommunens representant i selskapet. Det vurderes videre at kommunens eierinteresser samsvarer med bystyrets vedtak og forutsetninger. I konklusjonen trekkes det frem anbefalinger fra KS Eierforum hvor det anbefales at eiers forventninger bør fremkomme i et eget strategidokument. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i kontrollen, anbefales det at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge følgende anbefalinger: Anbefalinger til eierkommunen: Flekkefjord kommune utarbeider eierskapsmelding og selskapsstrategi Vurdere å utarbeide en rutine for å sikre at styret innehar nødvendig kompetanse Anbefalinger til selskapet: Det utarbeides styreinstruks og gjennomføres egenvurderinger At styreprotokoller oppfyller de formelle krav iht. aksjeloven 6-29 For øvrig vises til innholdet i rapporten. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre slikt vedtak: Rapporten tas til etterretning. Bystyret ber rådmannen fremme en sak for bystyret hvor anbefalingene i rapporten blir ivaretatt.

12 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Selskapskontroll av Momentor Mennesker, Utvikling og Vekst AS Flekkefjord kommune April 2013

13 SAMMENDRAG Momentor Mennesker, Utvikling og Vekst AS Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll for perioden vedtatt av bystyret i Flekkefjord. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet i Momentor Mennesker, Utvikling og Vekst AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget. Fra kontrollutvalgets bestilling framgår det at dette gjelder en generell selskapskontroll uten at konkrete problemstillinger er angitt. Vi har derfor konsentrert oss om hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp. Metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål og i utgangspunktet ikke en kontroll av innholdet i selskapets drift. Funn Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen: Flekkefjord kommune har ikke utarbeidet eierskapsmelding og eierstrategi som synliggjør deres forventninger og mål med selskapet. Konklusjon Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Konklusjonen basert på vår gjennomgang er at kommunen har rutine for oppfølging av sine eierinteresser. Denne er etablert ved representantens deltakelse i generalforsamlinger. Etter vår vurdering kan imidlertid kommunikasjonen bedres ytterligere ved utarbeidelse av eierskapsmelding som angir eiers forventninger til sin deltakelse, samt krav/forventninger som stilles til kommunens representant i selskapet. Vi vurderer videre at kommunens eierinteresser samsvarer med bystyrets vedtak og forutsetninger. Vi vil likevel trekke frem anbefalinger fra KS Eierforum hvor det anbefales at eiers forventninger klart bør fremkomme i eget strategidokument. Flekkefjord kommune side 2

14 Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. Anbefalinger til eierkommunen Vi anbefaler at Flekkefjord kommune utarbeider eierskapsmelding og selskapsstrategi. Det bør vurderes en rutine for å sikre at styret innehar nødvendig kompetanse. Anbefalinger til selskapet Det anbefales at styret utarbeider styreinstruks og gjennomfører egenvurderinger. Det anbefales at styreprotokoller skal oppfylle de formelle krav iht. aksjeloven Flekkefjord kommune side 3

15 Innhold: 1. INNLEDNING Bakgrunn, formål og problemstilling Vurderingskriterier og metode FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER Innledning Nærmere om selskapet Eierskapsforhold Avtalemessige forhold Forpliktelser overfor offentlige instanser Juridiske forhold Organisatoriske forhold Miljø Fremtidsutsikter Selskapets økonomiske utvikling Tilbakemelding fra revisor Status på godt kommunalt eierskap KONKLUSJON ANBEFALINGER Anbefalinger til eierkommunene Anbefalinger til selskapet EIERNES KOMMENTARER Flekkefjord Kommune v/ Formannskapet SELSKAPETS KOMMENTARER REVISORS KOMMENTARER DOKUMENT- OG LITTERATURLISTE Flekkefjord kommune side 4

16 Forord Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden vedtatt av bystyret i Flekkefjord kommune. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Momentor Mennesker, Utvikling og Vekst AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har gjennomført selskapskontroll for Momentor Mennesker, Utvikling og Vekst AS. Selskapskontrollen er utført etter bestilling fra kontrollutvalget i Flekkefjord den 15. oktober 2012 sak 15/12. Rapporten ble sendt på høring til Momentor Mennesker, Utvikling og Vekst AS v/ styrets leder og formannskapet i Flekkefjord kommune. Prosjektet er gjennomført av regnskapsrevisorene Monica Nilsen og Alla Steffensen. Irene Loka er oppdragsansvarlig for selskapskontrollen. Flekkefjord, den 22. april 2013 Sign. Irene Loka revisjonssjef Flekkefjord kommune side 5

17 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn, formål og problemstilling Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden vedtatt av bystyret i Flekkefjord kommune. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Momentor Mennesker, Utvikling og Vekst AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget i Flekkefjord den 15. oktober 2012, sak 15/ Vurderingskriterier og metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser i form av forvaltningsrevisjon. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, 1, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Den samlede dokumentasjon om selskapet mottatt fra eiere, styret og daglig leder fremgår av dokumentliste i kap Nettsted hvor blant annet regnskapsinformasjon og firmaopplysninger kan innhentes Flekkefjord kommune side 6

18 Som det fremgår av rapporten, vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon, med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene eierstyringen. Når dette allikevel presenteres, er det som bidrag til helhetsbildet som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) Lov om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (skattebetalingsloven) Lov om merverdiavgift (merverdiavgiftsloven) Lov om offentlige anskaffelser Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Lov om årsregnskap mv. (regnskapsloven) Forskrift om arbeidsrettede tiltak mv. KS Eierforums anbefalinger for eierstyring (versjon august 2010) Utover regelverket nevnt over er selskapets vedtekter et sentralt kriterium. Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er i orden, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildeomfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. Flekkefjord kommune side 7

19 2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER 2.1 Innledning Utgangspunktet for selskapskontrollen er bystyrets hensikt og intensjon med Momentor Mennesker, Utvikling og Vekst AS. Selskapet ble stiftet i 1989 (startet i 1990), og da med navnet ASVO Flekkefjord AS. I 2008 ble navnet endret til Momentor Mennesker, Utvikling og Vekst AS. Selskapet eies 100 % av Flekkefjord kommune og er opprettet med hjemmel i Lov om aksjeselskaper. Selskapets aksjekapital utgjør kr fordelt på aksjer. Formannskapet i Flekkefjord kommune er selskapets generalforsamling. Informasjon om selskapet er per dags dato: Navn: Momentor Mennesker, Utvikling og Vekst AS Formål: Å drive praktisk opplæring, produksjon, handel og annen tjenesteytende arbeid ved bruk av arbeidskraft rekruttert blant fysisk og psykisk funksjonshemmede og andre som ikke er i stand til å utføre arbeid på det ordinære arbeidsmarked. Gjennom arbeid søker en å sette i gang en lærings- og utviklingsprosess hos den enkelte slik at han/hun i størst mulig grad når fram mot det mål å kunne utføre arbeid på det ordinære arbeidsmarked. For de svakest fungerende må selskapet gi varig vernet arbeid. Det er overordnet mål at selskapet i nært samarbeid med sine samarbeidspartnere (grunnskole, videregående skole, kommunale helse- og sosialetater, NAV og eventuelle andre) skal arbeide for å gjøre den enkeltes totale livssituasjon så trygg og god som mulig i hjemmemiljøet.. 2 Daglig leder: Styre: Revisor: Juliane Sand Bakken Hanne Ragnhild Risvold Leder Hans Gregers Aarenes - Nestleder Gro Gundersen Jan Sigbjørnsen Siv Kristine Skapenes Nils Olav Strømland (ansattes representant) Ruth Åse Tesdal (varamedlem)kjartan Leine (varamedlem) Kåre Mathiassen (varamedlem) Svein Inge Stene(varamedlem, ansattes representant) Bruli Revisjon AS Eier: Flekkefjord Kommune 100 % 2 Momentor - Mennesker, Vekst og Utvikling AS benytter i vedtekter forkortelsen Momentor AS for firmanavnet. Vi benytter det videre i rapporten. Flekkefjord kommune side 8

20 2.2 Nærmere om selskapet Informasjon medtatt nedenfor er basert på oppstartsmøte med selskapet, egenerklæring fra eiere og styret, spørreskjema til daglig leder, samt gjennomgang av åpne kilder. Virksomheten holder til i Svegeskogen industriområdet i Flekkefjord. Produksjonen omfatter produktpakking, sekkevedproduksjon, potet- og grønnsaksbehandling, distribusjon av frukt og grønt, mekanisk delproduksjon, transport og service samt kontorarbeid og resepsjonsarbeid. Selskapets forretningsvirksomhet er rettet mot det nasjonale marked og service ytes stort sett i det lokale markedet. Momentor AS har inngått samarbeidsavtaler med NAV om levering av ulike arbeidsmarkedstiltak rettet mot personer med nedsatt arbeidsevne. Selskapet har nødvendig godkjenning fra NAV. I tillegg tilbyr Momentor AS kommunale plasser og selger egne produkter. Forskrift om arbeidsrettede tiltak mv stiller en rekke krav til arrangørene av tiltakene i skjermet sektor. 3 Det er i følge daglig leder ikke forhold som tilsier at selskapet bryter sine avtalemessige eller øvrige regulatoriske forpliktelser. NAV betaler en indeksregulert pris for VTA-plasser. 4 For 2012 utgjorde tilskuddet kr pr deltaker pr år. Flekkefjord kommune er forpliktet til å betale minst 25 % av tilskuddet. 2.3 Eierskapsforhold Styring av selskapet Selskapets øverste myndighet er generalforsamling, jf. aksjeloven 5-1. Det er gjennom generalforsamling at aksjeeier, dvs. Flekkefjord kommune, utøver sin myndighet. Generalforsamlingen består av formannskapet i Flekkefjord kommune. Styret skal etter vedtektene bestå av 6 medlemmer og 4 vararepresentanter. Styret velges for 2 år av gangen. Ett av medlemmene og en vararepresentant velges av de ansatte. Styreleder velges av generalforsamlingen Oppfølging av selskapet Oppfølging av selskapet ivaretas av Lov om aksjeselskaper av og selskapets vedtekter. Vedtekter 2 angir selskapets formål. Vi tar med følgende utdrag om selskapets formål: Selskapets formål er å drive praktisk opplæring, produksjon, handel og annen tjenesteytende arbeid ved bruk av arbeidskraft rekruttert blant fysisk og psykisk funksjonshemmede og andre som ikke er i stand til å utføre arbeid på det ordinære arbeidsmarked Det er overordnet mål at selskapet i nært samarbeide med sine samarbeidspartnere (grunnskole, videregående skole, 3 Forskrift nr av VTA er forkortelse av varig tilrettelagt arbeid Flekkefjord kommune side 9

21 kommunale helse- og sosialetater, NAV og eventuelle andre) skal arbeide for å gjøre den enkeltes totale livssituasjon så trygg og god som mulig i hjemmemiljøet. Kommunen kan for sine selskaper utarbeide eierskapsmelding med generelle og spesielle eierstrategier, samt opplegg for eiermøte. KS Eierforum gav i 2010 ut en revidert utgave av Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. (Eierforumet opphørte med virkning men anbefalingene opprettholdes gjennom KS). Generelle eierstrategier omfatter i utgangspunktet alle selskaper som kommunene måtte være eier av. Kommunene vil i en generell eierstrategi utarbeide nærmere bestemmelser om hvem som kan sitte i styrende organer for selskaper, krav til styrets arbeid om generelle mål, resultatkrav, samt vurdering av om kommunen skal gå inn som eier i andre selskaper eller selge seg ut av selskap. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i bystyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. En eierskapsmelding er vurdert å ha som minimum tre hovedpunkter: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskapet og samarbeid 2. Politisk og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon En eierskapsmelding vil sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Det vil bidra til å skaffe til veie en oversikt over kommunens samlede virksomhet, det vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i de juridiske styringsmulighetene som ligger i de ulike selskapsformene og det vil bidra til mer åpenhet overfor omverden i forhold til den samlede kommunale virksomhet. 5 Gjennom en eierskapsmelding kan kommunen dessuten gi mer overordnede styringssignaler til selskapsstyrene. Eiermeldingen kan også inneholde et eget punkt om selskapenes samfunnsansvar, f.eks. politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Eierskapsmeldingen bør reflektere det rettslige ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eier. Kommunestyrene skal ikke gjennom eierskapsmeldingen detaljstyre selskapene, men bidra til å sikre samhandling og kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret overfor selskapene og omverden. 5 Flekkefjord kommune har verken utarbeidet en eierskapsmelding for selskaper som kommunen er medeier i eller en egen eierstrategi for Momentor AS. Angivelse av hva eier ønsker og forventer i forbindelse med investeringen er derfor ikke klargjort. Selskapets formål fremgår dog av vedtektenes 2. Til tross for at selskapets vedtektsbestemte formål er relativt utfyllende, foreligger det derimot ingen formelle rutiner for eierkommunens oppfølging av måloppnåelse, utover deltagelse i generalforsamlingen. Ordføreren er med i selskapets styre og kan sikre at kommunens eierinteresser blir representert på en betryggende måte. Styrets årsberetning gir en god fremstilling av selskapets virksomhet gjennom året. 5 KS- anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. Flekkefjord kommune side 10

22 Selskapets ordinære generalforsamlinger har vært avholdt innen fristen. Det har ikke vært ekstraordinære generalforsamlinger de tre siste årene. Innkallingen med saksdokumenter i 2012 er datert Aksjeloven 5-5 og vedtekter 8 omhandler hva generalforsamling skal behandle, som blant annet årsregnskap og årsberetning. Vi har påsett at det er holdt tre årlige møter hvor ovennevnte saker har vært behandlet i 2010, 2011 og Aksjeloven 6-12 angir styrets myndighet. Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten. Det påhviler styret å påse at selskapets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Generalforsamlingen velger styre med vararepresentanter og styreleder, jf. vedtekter 8-3. Styreleder opplyser at styret har en allsidig og bred kompetanse og videre at styremedlemmene er interessert i bedriften og menneskene som jobber der. Det har i 2011 og 2012 pr vært avholdt 10 styremøter. Det føres protokoller fra møtene. Protokollene oppfyller ikke de formelle krav. Styreprotokoller skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger, jfr. aksjeloven Det fremgår ikke tydelig hva som er vedtatt. I tillegg skal sted for møter angis. Styret har jevnlig fått orientering om driften, selskapets økonomi og status attføring. I tillegg har styret behandlet saker som blant annet strategiplan, virksomhetsplan, budsjett, kvalitetssikring, sertifisering, VTO prosjekt med Flekkefjord produkter 6, kjøp av traktor og hatt brainstorming angående mulige nye arbeidsoppgaver for tiltaksansatte Offentlighet Selskapet har nettsider med informasjon om deres organisasjon og arbeidsoppgaver. I tillegg er det blant annet linker til samarbeidspartnere og fagorganisasjon ASVL. Vår vurdering av selskaps- og eierskapsforhold Når en kommune velger å delta i ulike selskaper bør den ha en klar eierstrategi. Dette for å klargjøre hva kommunen ønsker å oppnå ved en slik deltakelse. Det vil være viktig for selskapets styre og ledelse at de får klare signaler fra sine eiere om hva som er forventet av dem og selskapet. Eierkommunens representant i generalforsamlingen bør ha en klar oppfatning av hva kommunen ønsker å oppnå med sitt engasjement. Flekkefjord kommune har ikke vedtatt en generell eller særskilt eierstrategi for selskapet. Kommunenes formål med etableringen fremkommer gjennom saksfremstillingen ved selskapsetableringen og i vedtektene. I vedtektene 2 angis selskapets formål og ansvarsområde. Utdrag av 1. ledd er som følger: Å drive praktisk opplæring, produksjon, handel og annen tjenesteytende arbeid ved bruk av arbeidskraft rekruttert blant fysisk og psykisk funksjonshemmede og andre som ikke er i stand til å utføre arbeid på det ordinære 6 VTO er forkortelse av varig tilrettelagte arbeidsplasser i det ordinære Flekkefjord kommune side 11

23 arbeidsmarked Det er overordnet mål at selskapet i nært samarbeid med sine samarbeidspartnere (grunnskole, videregående skole, kommunale helse- og sosialetater, NAV og eventuelle andre) skal arbeide for å gjøre den enkeltes totale livssituasjon så trygg og god som mulig i hjemmemiljøet. Et mer aktivt engasjement ut over hva som fremkommer i vedtektene fremkommer ikke. Informasjon til representantene blir etter vår vurdering ivaretatt fra selskapets ledelse. Årsregnskap og årsberetning blir behandlet i generalforsamlingen slik aksjeloven 5-5 krever. Det avholdes styremøter i virksomheten, og det blir gitt en orientering om drift og regnskap på alle møtene. Vi viser i den anledning til informasjonsplikt fra daglig leder til styret, Aksjeloven (1) Daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Vi anbefaler at kommunen etablerer en ordning med eierskapsmelding. En eierskapsmelding vil kunne sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar mv. Videre anbefales det at kommunen klargjør sine forventinger til styret og selskapet gjennom utarbeidelse av en egen eierstrategi for Momentor AS. Eierstrategien bør som del av eiermeldingen revideres jevnlig. 2.4 Avtalemessige forhold Forhold knyttet til inngåelse av avtaler er vurdert. Anlegget er forsikret. Det er tegnet styreansvarsforsikring. Selskapet har som målsetting å følge regler for offentlige anskaffelser. Reglene ble ikke fulgt ved innkjøp av en flowpack maskin til kr i Bedriften sjekket flere alternativer, innhentet anbefaling og kjøpte en maskin uten at den var ute på anbud. Styreleder opplyser at de har oppdaget feilen selv og har diskutert saken i styret. Dette framgår imidlertid ikke av de tilsendte møteprotokollene. Både daglig leder og styreleder er klare over reglene for offentlige anskaffelser og ønsker å følge dem fremover. Forskrift om Offentlige anskaffelser angir terskelverdier og krav til dokumentasjon og offentliggjøringer. Daglig leder opplyste at det ikke var foretatt andre investeringer over kr som krever særskilt aktsomhet. Vi har ikke gått inn på konkrete innkjøp. Dette vil være gjenstand for en eventuell forvaltningsrevisjon. Selskapet eier sine lokaler i Svegeskogen industriområde. Kjøpekontrakt på eiendommen ble undertegnet med overtakelsesdato , ref. styremøtet , sak Selskapet har per langsiktig lån på til sammen kr i KLP. Gjelda er sikret med simpel kausjon fra Flekkefjord kommune samt 1. prioritet i bygget (Gnr. 66, bnr. 136). I note 6 til regnskapet er det også opplyst om at langsiktig lån er sikret med kommunal garanti. Flekkefjord kommune side 12

24 Rådgivningstjenester er tatt i bruk i begrenset omfang. Daglig leder opplyser at de benytter ressurser internt fra Flekkefjord kommune, styret, deres interesseorganisasjon ASVL, NAV, andre vekst og attføringsbedrifter som rådgivere. Det er ikke utgiftsført kjøp av rådgivningstjenester i regnskapet. Det er opplyst å ikke være uavklarte ansettelsesforhold. Det er ikke vedtatt bonusordninger for ordinært ansatte i selskapet. Tiltaksansatte mottar bonus og julebonus. Vår vurdering av avtalemessige forhold Det er inngått avtaler for forsikring og kjøp av lokale. Bruk av eksterne konsulenter benyttes ved behov. Lov om offentlige anskaffelser var ikke fulgt ved innkjøp av flowpack maskin. Det ble hentet inn flere tilbud og konkurransepris ble praktisert. Både daglig leder og styreleder har fokus på reglene for offentlige anskaffelser og ønsker å følge dem fremover. 2.5 Forpliktelser overfor offentlige instanser Selskapet opplyser at de ikke har uoppgjorte krav, herunder arbeidsgiveravgift, skattetrekk og merverdiavgift til offentlige instanser. Selskaper og innretninger som ikke har erverv til formål, herunder frivillige organisasjoner, er som utgangspunkt fritatt for formues- og inntektsskatt etter skatteloven 2-32 første ledd. Tilsvarende unntas kirker, kirkesamfunn, menigheter og milde stiftelser fra ileggelse av formues- og inntektsskatt. Etter 2-32 første ledd er det tilstrekkelig at organisasjonen ikke har erverv til formål, det vil si at hovedformålet med organisasjonen ikke er å skape et økonomisk overskudd. Frivillige organisasjoner har normalt ikke erverv til formål, og er da omfattet av fritaksbestemmelsen. Så lenge vilkåret om ikke å ha erverv til formål er oppfylt, vil institusjonen være skattefri selv om den driver profesjonelt. Skattefrie institusjoner kan således drives med lønnet personell, benytte moderne markedsføringsmetoder osv., uten av den grunn å bli skattepliktige. I praksis ser en også en rekke større organisasjoner som driver virksomhet på denne måten og som faller inn under skattefritaket i skatteloven 2-32 første ledd. Hovedregelen er at selskaper hjemmehørende i riket har plikt til å betale skatt, jf. Skatteloven 2-2 nr. 1. Skatteloven 2-32 første ledd hjemler fritak for formues- og inntektsskatt når innretningen ikke har erverv til formål. Hvis ellers skattefritt selskap utfører økonomisk virksomhet, vil formue og inntekt av den økonomiske virksomheten være skattepliktig ut over visse beløpsgrenser, jf. skatteloven 2-32 andre ledd. Økonomisk virksomhet er kun skattepliktig for selskaper med allmennyttig formål dersom omsetning i inntektsåret overstiger kr Daglig leder opplyser at selskapet driftes ut fra forutsetningene om at de ikke har erverv som formål og dermed unntatt skatteplikt. Selskapets salg av varer og tjenester er ikke konkret omtalt i vedtektene i forhold til om de har erverv eller ikke erverv som formål. I note 1 til regnskapet for de siste 3 årene er medtatt at selskapet er fritatt for skatt. Flekkefjord kommune side 13

25 Vår vurdering av forpliktelser overfor offentlige instanser Offentlige avgifter blir opplyst betalt ved forfall. Hovedregelen er at selskapet hjemmehørende i riket har plikt til å betale skatt, jfr. Skattelovens 2-2 nr. 1. Skatteloven 2-32 hjemler fritak når innretningen ikke har erverv til formål eller at økonomisk virksomhet er under visse beløpsgrenser. Vurdering av eventuell skatteplikt vurderes årlig i forbindelse med regnskapsavleggelse. 2.6 Juridiske forhold Det er ikke avdekket forhold som viser at selskapet har pågående eller potensielle tvister for domstolene. Det opplyses fra styrets leder og daglig leder at Offentleglova følges. Dokumenter hos arbeidsmarkedsforetak godkjent av NAV som gjelder enkeltpersoner som får bistand fra selskapet er ikke omfattet av offentlighetsloven. 7 Offentlighetslovens øvrige bestemmelser gjelder for selskapet. Forhold til nærstående parter blir opplyst å vurderes ved behov og at de er bevisst på dette. Forskrift om arbeidsrettede tiltak mv 10-3 stiller en rekke krav til arrangørene av tiltakene i skjermet sektor: Virksomheten hvor tiltaket gjennomføres skal være organisert som et aksjeselskap med kommunal/fylkeskommunal aksjemajoritet. Arbeids- og velferdsetaten kan godta annen organisering dersom det anses hensiktsmessig ut fra hensynet til gjennomføringen av tiltaket i det enkelte tilfellet. For å bli godkjent som tiltaksarrangør må virksomheten i tillegg oppfylle følgende krav: 1) Attføring skal være tiltaksarrangørens primære virksomhet. 2) Overskudd skal forbli i virksomheten og komme attføringsarbeidet og deltakerne til gode. 3) Det skal ikke utbetales utbytte. 4) En arbeidsmarkedsbedrift kan ikke eie eller kontrollere annen forretningsvirksomhet. Begrensningen gjelder ikke etablering og drift av salgsvirksomhet for å fremme omsetning av bedriftens produkter. 5) Tiltaksplasser innenfor kvalifisering i arbeidsmarkedsbedrift skal minst utgjøre 50 prosent av samlet antall plasser innenfor kvalifisering i arbeidsmarkedsbedrift og tilrettelagt arbeid i arbeidsmarkedsbedrift. Arbeids- og velferdsetaten kan gi dispensasjon fra dette kravet dersom det i en avgrenset periode ikke er mulig å oppfylle det. Selskapet har inngått en samarbeidsavtale med NAV med kravspesifikasjon som tar utgangspunkt i denne forskriften. I tillegg har NAV satt krav om kvalitetssikring for å kunne drifte en del arbeidsmarkedstiltak. Momentor AS ble EQUASS 8 sertifisert i desember EQUASS Assurance er et europeisk system for kvalitetssikring av velferdstjenester som gir 7 Forskrift til offenleglova av 17. oktober 2008 nr EQUASS er forkortelse av European Quality in Sosial Services Flekkefjord kommune side 14