Gastronet Kolo Informasjon til ansatte som bidrar til Gastronet Generelt: Om koloskopiskjemaene:

Transkript

1 1 Gastronet Kolo Kvalitetsutvikling ved koloskopi Informasjon til ansatte som bidrar til Gastronet Koloskopiskjema versjon 37, v/geir Hoff ( ) Generelt: Tilbakemeldingsskjemaet skal samle informasjon om kvaliteten på koloskopiene ved våre gastrolaber. Det er fokus på pasientenes subjektive opplevelser rundt skopien. Poenget med Gastronet er å bli bedre. Det er IKKE et poeng å henge ut folk, eller bruke evt. negative tilbakemeldinger mot de ansatte. Derfor vil alle data bli behandlet fortrolig i en sentral database, og de enkelte ansattes navn og data vil IKKE bli offentliggjort uten den enkeltes samtykke. Et unntak er de sykehusene/sentrene hvor det bare er én skopør. Selv om skopør-navn ikke vil bli nevnt i sykehusrapportene, kan resultatene allikevel tilbakeføres til den ene skopøren ved sykehuset fordi vi er pålagt å offentliggjøre resultater per sykehus/senter for data som er registrert fra og med 1. januar Vi har konsesjon fra Datatilsynet og dispensasjon fra taushetsplikten fra Helsedirektoratet for drift av Gastronet. Gastronet registrerer koloskopier og ERCP-undersøkelser. Sykehuset Telemark er databehandleransvarlig og sekretariat er lokalisert der. For tiden er Elin Hørtha (100%) og Anita Lilius (40%) sekretærer. Styringsgruppen (13 medlemmer) består av Geir Hoff (leder), Lars Aabakken, Thomas de Lange, Anita Jørgensen, Øyvind Holme, Tom Glomsaker, Siv Furholm, Michael Bretthauer, Birgitte Seip, Mathis Heibert, Ralph Herter, Gert Huppertz-Hauss (ny fra 2015) og Mildrid Pedersen (brukerrepresentant ny fra høsten 2015). Geir og Michael har det primære ansvaret for koloskopiregisteret i Gastronet og Tom og Lars har ansvaret for ERCP-registeret. Det jobbes stadig med å få til en elektronisk rapporteringsløsning integrert i EPJ med automatisk uttrekk av data og dermed ingen dobbeltregistrering. I mellomtiden kan følgende uttalelse fra en IKT-direktør være en trøst: «For den som skal fylle ut skjema er det intet som kan konkurrere med et papirbasert avkrysningsskjema. Det er alt det andre som er mer rasjonelt med elektroniske løsninger.» Gastronet bruker avkrysningsskjema begrenset til én side med normale fonter og det tar 1-3 min å fylle ut. Den jobben som må gjøres ved sekretariatet snakker vi ikke om. Om koloskopiskjemaene: Tilbakemeldingsskjema, koloskopi, del 1- pasientskjemaet skal fylles ut av pasienten hjemme, dagen etter undersøkelsen. Skjemaet deles ut til pasienten sammen med ferdig frankert svarkonvolutt. Den frankerte svarkonvolutten har sekretariatet i Skien som svaradresse. Dette skjemaet leveres ut til alle polikliniske pasienter over 18 år som koloskoperes (også inneliggende ved Rikshospitalet). Sjekk at pasienten også har fått med seg informasjonsskrivet om Gastronet (info om reservasjonsrett). Med unntak av pasienter ved Rikshospitalet skal inneliggende pasienter ikke inkluderes bare polikliniske. Pasienter som ikke er i stand til å besvare spørsmålene (f. eks. demente pasienter, pasienter som ikke forstår norsk) får ikke med skjemaet hjem. Tilbakemeldingsskjema, koloskopi, del 2 - skopiskjemaet fylles ut av skopør/sykepleier. Etter utfylling samles de opp og sendes fortløpende (f.eks. hver uke) til sekretariatet i Skien v/elin Hørtha.

2 2 Sekretariatet v/elin Hørtha sender fortløpende en kopi av mottatte svarskjema som det kan være grunn til å reagere på enten direkte til utøvende skopør eller til det aktuelle skopisenter v/legekontaktperson dersom skopørsignatur ikke er fylt ut, uleselig eller ukjent. Skopør og sykepleier signerer med sin signatur lurest å bruke den signaturen du er vant med ved innlogginger ellers på jobben (f.eks. «hofg» for Geir Hoff)). Tilbakemeldingsskjemaet består altså av 2 ark (del 1 og del 2): Pasientsvarskjemaet ( Tilbakemeldingsskjema, koloskopi, del 1 ): Skal fylles ut av pasienten dagen etter undersøkelsen. Pasienten skal få utlevert pasientinformasjon (info om bl.a. reservasjonsrett) og pasientsvarskjemaet under samtalen med endoskopør og/eller sykepleier i tilslutning til skopien. OBS! Det kan være smart å dele ut dette FØR du starter skopien. Fokus blir ofte på helt andre ting etter skopien og vi kan få selektiv rapportering særlig hvis du oppdager en cancer i løpet av skopien. Det skal følge med en frankert og adressert svarkonvolutt for tilbakesending av pasientsvarskjemaet til prosjektsekretariatet i Skien etter utfylling hjemme. Kort informasjon om bakgrunn for skjemaet og om prosedyrer rundt utfylling og tilbakesending gis muntlig av personale. Eksempel på muntlig informasjon: Vi registrerer hvordan pasientene opplever behandlingen i et nasjonalt kvalitetsregister - Gastronet. Her er et kort spørreskjema. Kan du tenke deg å ta med skjemaet hjem, fylle det ut i morgen, og sende tilbake til oss, dvs. sekretariatet i Gastronet, i denne ferdig frankerte konvolutten? Takk! Skopiskjemaet ( Tilbakemeldingsskjema, koloskopi, del 2 ): Fylles ut av endoskopør og/eller sykepleier under og rett etter undersøkelsen (for detaljer, se orientering til skopør nedenfor ). Utfylte skjema samles opp på ett sted og sendes fortløpende per post til Gastronet sekretariat f.eks. hver uke (avhengig av hva som er mest praktisk ved hvert skopisenter). Innkomne ferdig utfylte skjemaer samles i Skien av prosjektsekretær Elin Hørtha, Medisinsk klinikk, gastrolab, Sykehuset Telemark, 3710 Skien. Elin har 100% stilling, tlf /mobil , elin.hortha@sthf.no. Bruk fortrinnsvis . Forøvrig er Geir Hoff tilgjengelig på tlf , evnt hofg@online.no og Anita Lilius på tlf , anita.lilius@sthf.no. Det er ønskelig at hvert sykehus peker ut to faste kontaktpersoner (en sykepleier og en endoskopør), som overvåker og styrer prosjektet lokalt ved sitt sykehus/senter. Orientering til skopør for utfylling av skopiskjemaet Tilbakemeldingsskjema, koloskopi del 2 (versjon 31 datert ) Generell kommentar Denne delen av skjemaet heter altså Tilbakemeldingsskjema, koloskopi, del 2. Det betyr at alle skopier hvor tømningen, forberedelsen og målsettingen i utgangspunktet (dvs. før skopien starter) er å utføre full koloskopi, skal registreres. Med unntak av ett sykehus (Rikshospitalet) skal vi bare registrere polikliniske koloskopier. Inneliggende pasienter, som ofte utsettes for og påvirkes av mer enn bare koloskopi fra tømningsregime til

3 3 tilbakemelding, skal ikke registreres. Undersøkelser hvor målsettingen har vært sigmoidoskopi, skal heller ikke registreres (medmindre en bruker egne skjema for dette som i CRC screening pilotprosjektet i Moss og Bærum). Dersom du etter å ha snakket med pasienten (men før skopien starter) er uenig i at full koloskopi er målsettingen og velger å bare gjøre en sigmoidoskopi, kan du krysse av for Klinisk ikke indisert å gå til coecum under Caecum/ileokolisk anastomose nådd. Skjemaet er laget for scanning. Tydelig markering i boksene er viktig og tydelig skrift i fritekstfeltene og ikke minst i signaturfeltene. Dersom feltene for fritekst er for små, får du bare skrive utenfor, eventuelt på baksiden. Utfylte fritekstfelter vil bli sjekket manuelt. Kommentarer til hvert enkelt punkt - Boks til høyre for parentesen «(skjemaversjon )» med et 37-tall. Dette er bare en teknisk identifikasjon av den aktuelle skjemaversjonen som scannes. Tallet i boksen endres ved evnt. nye versjoner som måtte bli utviklet senere. - Boks «skjemanr» og «senternr» er fylt ut av Elin før utsending av skjemabunker fra henne. - Boks «U.s. dato» fylles ut på vanlig måte med dag:måned:år (format dd.mm.åå). - Boksene «Luft-insufflering» og «CO2-insufflering» krysses av i henhold til hva som brukes til insufflering av tarmen. Viktig å fylle ut selv om alle skopiene ved ditt sykehus kun bruker én av insuffleringsmetodene. - Boksene «Kun vann til venstre fleksur» og «Kun vann til caecum». Her skal du krysse av hvis du bruker «vannmetoden» ved innføring av skopet minst til og med henholdsvis venstre fleksur og caecum. Det betyr at du kun bruker vann (ikke gass/luft) i innføringsfasen fram til og med venstre fleksur eller til caecum. I andre deler av undersøkelsen bruker du sikkert gass/luft og krysser av for det i henholdsvis «luft-insufflering» eller «CO2-insufflering». - «Pasient skjema delt ut»: Bortsett fra det naturlige valget ja/nei, er det en boks for årsak til eventuelt å ikke dele ut skjemaet f.eks. pasienten forstår ikke norsk - Boksene under «Sedasjon/analgetika ved u.s.» krysses av. De som starter med sedasjon og/eller analgetika før u.s. og følger på med påfyll underveis, må krysse av i boksen «Ja, gitt før u.s (+evnt. påfyll under u.s.)». Dersom det er pasientens ønske å ikke få sedasjon/analgetika (selv om legen syns det burde gis), må det krysses av for dette. - «Hva slags sedasjon analgetika ble gitt» er kanskje tilstrekkelig selvforklarende. Fyll ut bare tiere i første av to bokser, og enere i siste. «Feil»-eksempelet under blir scannet som «50» selv om det skulle vært «5». Fylles ut fra bakerste rute, f.eks.: Feil 5 Riktig 5 - «Tømningsmiddel». Dette er kanskje også tilstrekkelig selvforklarende. - «Tømningskvalitet». Boston Bowel Preparation Scale er et validert og veldig enkelt skåringssystem for vurdering av tømningsgrad 0-3 i de tre segmentene caecum-

4 ascendens, transversum og venstre colonhalvdel med rectum. For å lære bruken av dette lønner det seg å sette av 20 min på et nettbasert kurs (veldig bra og kort jeg besto på første forsøk ). Det er tømningsgraden du oppnår etter skylling og suging som skal registreres, dvs. et uttrykk for den visuelle oversikten som du oppnår. «Ikke aktuelt» gjelder stort sett bare hvis du ikke har vært med skopet i det aktuelle segmentet. - Under «Tidligere operert» er det særlig viktig å registrere reseksjoner på colon/rectum og livmor/salpinx/ovarier da det særlig er disse som kan bety noe i forhold til skoperingsproblemer. Med «annen abdominal opr.» menes at peritoneum er åpnet dvs. eksklusive inguinal-/femoralis-hernier. - Under «Type koloskopi» skulle boksvalgene være ganske entydige, men for å presisere: «diagnostisk» inkluderer bruk av biopsitang både «hot» og vanlig kald selv om intensjonen er å «tygge bort» lesjoner. «Terapeutisk» inkluderer all bruk av slynge for fjerning av lesjoner, laser, «heater probes» osv. og stenthåndtering. Fjerning av fremmedlegemer er også terapi. - Under «Caecum/ileokolisk anastomose nådd» har vi tatt høyde for at det selvsagt er umulig å nå caecum på pasienter hvor caecum er fjernet. Vedr. «Klinisk ikke indisert å gå til caecum», se ovenfor under «generell kommentar». - Tid til caecum. Tid til caecum regnes som tid fra skopet settes inn i endetarmsåpningen og til caecum er nådd. Tiden inkluderer alle mulige pauser som måtte taes pga problemer som oppstår og må løses (i.v. kanylering, medikasjon, skopsvikt, vente på assistanse osv). Litt lenger ned på arket står «undersøkelsens varighet». Differansen mellom de to tidsangivelsene utgjør «withdrawal time» (ikke registrert utregnes ved bearbeiding av data). - «Lege 2-hjelp for..». Dette er nytt fra skjema versjon 37. Her krysses det av for assistanse av ekstra skopør for hhv «intubasjon», «terapi» eller «annet». - Under Ikke til caecum pga krysser en av i Annet for alle grunner som ikke er ren mekanisk hindring i form av striktur eller fæcesmasser (dårlig tømning). Dette er også mulig å spesifisere nærmere i fritekstfeltet. (Obs! knekkdannelse eller skarp sving er ikke «striktur», men «annet»). - Indikasjon for u.s. : Her kan det være flere indikasjoner, dvs. muligheter for å krysse av i flere ruter. De fleste valgene her burde være greie, men et par krever utbrodering: * «CRC i slekten» krysses av hvis det er tilfeller av CRC i slekten som har ført til at pasienten er henvist til koloskopi altså ikke synonymt med mistanke om HNPCC eller annen arvelig CRC, selv om disse også faller inn under begrepet «henvist pga CRC i slekten». * «Screening» krysses av hvis koloskopien er ledd i screening (primært eller som følge av screening med FOBT) og det hverken er symptomer som tilsier koloskopi, kontroll av tidligere funn/kjent tilstand eller slektsbelastning som ligger til grunn for skopien. Det er mange publikasjoner med spesifisering av symptomer, og liten hensikt for oss å være detaljerte på symtomer. De dårlige utsiktene til å få noe verdifullt ut av detaljert symptomregistrering vil sannsynligvis også virke demotiverende på mange av oss. Nå har vi derimot en unik anledning til å finne ut om det virkelig er så ille mange polyppkontroller og (ikke minst) om det er store forskjeller mellom sykehusene på hyppigheten av polyppkontroller og om dette endrer seg over tid. Vi vet fra utenlandske studier at det er forskjeller i endoskopisk oppfølging av CRC-pasienter i forhold til retningslinjer. Vi har ingen peiling på hvor mye av det vi driver med som egentlig er screening (med eller uten oppgitt slektsbelastning). Nå kan vi finne ut noe om det og se på utviklingen over tid. 4

5 5 - «Skopørens kliniske diagnose»: Dette blir en meget enkel kategorisering i de største/viktigste diagnosegruppene og annet, og det dreier seg altså om klinisk diagnose. - «Endoskopifunn»: Her kan det også være aktuelt å krysse av i flere bokser. - «Antall polypper»: Her registreres kun polypper som måler 5mm eller mer i største diameter. Pga scanning må antall >10 markeres med «99» i rutefeltet. - Under «Registrerte komplikasjoner» er disse, som angitt, begrenset til det som observeres i løpet av skopien og før pasienten forlater sykehuset. - Boks «Lege 1», evnt. «Lege 2», «Spl 1», evnt «Spl 2». Her fyller lege og sykepleier ut med initialene/ikt-signaturen (f.eks. hofg for Geir Hoff) som skopøren og sykepleier vanligvis bruker. Det må være én standard signatur for hver skopør (eks. Geir S Hoff bør ikke variere mellom hofg, gh og gsh). - Hver skopør som ønsker tilbakemeldinger men ikke er registrert med på Gastronets nettsider (kfr. Signaturer i Gastronet ), må sende en til Elin Hørtha (elin.hortha@sthf.no) eller Geir Hoff (hofg@online.no) og angi hvilken signatur vedkommende har. Rutene for signatur fylles ut fra bakerste rute, f.eks.: H O F G - Lykke til Geir Hoff Sykehuset Telemark HF