Styring av IT-prosessene ved NHH. Testoppgaver. Bedriftseksempel:

Transkript

1 Testoppgaver 1 Hva er en IT-strategi? 2 Hvorfor lager bedrifter IT-strategi? 3 Hva menes med tilpasning og påvirkning av strategi? 4 Hvilke aktiviteter består Y-modellen av? 5 Hva er fordeler og ulemper ved å starte med dagens situasjon kontra ønsket situasjon ved bruk av Y-modellen? 6 Hva kan X-modellen brukes til? 7 Hvordan fungerer X-modellen? 8 Hva er innholdet i elementmodellen? 9 Hvordan kan Y-modellen og elementmodellen kombineres? 10 Når bør man bruke Y-modellen, og når bør man bruke elementmodellen? 11 Hvilke eksempler på strategisk bruk av IT er kjent? 12 Hvilke ti integrasjonsmekanismer kan defineres for integrasjon mellom forretningsstrategi og IT-strategi? 13 Hvilken integrasjonsmekanisme er på høyest nivå i Norge? 14 Hvilke fire perspektiver kan benyttes ved strategisk samordning? 15 Hva menes med en situasjonsbestemt strategi? 16 Hva menes med implementering av IT-strategi? 17 Hvilke faktorer er viktigst for implementering av IT-strategi? Styring av IT-prosessene ved NHH (Kilde: it/ 6. mai 2001) Rapporten om styring og organisering av IT-prosesser ble behandlet i kollegiet i møte den Kollegiet vedtok å sende rapporten på høring til instituttene, programutvalg og administrative enheter ved NHH, samt NHHS. Enhetene ble bedt om å gi en tilbakemelding på rapporten om ny IT-strategi til administrasjonen innen 1. juni. Ifølge innstillingen er følgende 5 stikkord sentrale krav til fremtidige IT-løsninger: Figur 4.24 Styring og organisering av IT-prosessene står på dagsorden ved Norges Handelshøyskole (NHH) fleksibilitet drifts- oppdaterthet stabilitet tilgjengelighet sikkerhet 116

2 Bedriftseksempel I forbindelse med valg av modeller for organisering av IT-virksomheten pekes det i innstillingen på at det i dag er et påfallende forventningsgap mellom ansatte og ledelsen i IT-avdelingen på den ene siden og brukerne på den annen side. Dette skyldes blant annet at de oppgaver og det ansvar som er tillagt IT-avdelingen ikke er klart definert. Ifølge innstillingen er derfor som bør iverkstettes i første omgang ved NHH, bedre å definere de tjenestene IT-avdelingen skal levere, og det ansvar som tillegges denne avdelingen. Rapporten peker også på at det å bygge relasjoner og sørge for gode kundeforhold er et svært viktig ansvarsområde for IT-avdelingens ledelse og at dette har vært et forsømt område. Når det gjelder organisasjonsformer for fremtidig IT-virksomhet ved NHH går utvalget sterkt inn for det som kalles en desentralisert løsning. Ifølge den vil: IT-avdelingen har ansvaret for: Infrastruktur og nettverk Drift av sentrale tjenere Teknisk drift av vebb- og e-posttjenester Sikkerhet og sikring av data Studentrelaterte IT-tjenester, herunder PC-rom og vebb-tjenere NHHs administrative systemer. Instituttene og avdelingene har ansvar for: Valg av maskinløsninger for den enkelte medarbeider ved enheten Oppsett og administrasjon av maskinene i enheten Valg og installasjon av programvare for enhetens medarbeidere Brukerstøtte, inklusive teknisk støtte. Det foreslås at brukerstøttefunksjonen må oppgraderes og omdannes til en desentralisert IT-koordinatorfunksjon, med kapasitet og ressurser til å ta et helhetlig ansvar for IT-løsningene ved enheten. Når det gjelder styring av IT-virksomheten foreslås det i rapporten at det etableres et IT-styre som skal ha et totalansvar for IT-strategien ved Høyskolen. Når det gjelder fremtidig styringsform/brukermedvirkning, så er erfaringene med den tidligere ITrådsmodellen delte og innstillingen foreslår en modell med et IT-styre. I høringsuttalelsene blir som nevnt behovet for reell brukerinnflytelse sterkt vektlagt. Det foreslås her at det opprettes et brukerforum for IT-virksomheten der alle brukerenhetene er representert. Brukerforumets medlemmer utpekes av brukerenhetene og organet forutsettes å virke i nært samarbeid med IT-avdelingen. De største motsetningene mellom hvor langt ITavdelingens ressurser rekker og brukernes ønsker, er gjerne knyttet til den enkelte brukers arbeidsstasjon. I rapporten går man inn for at IT-avdelingen skal tilby et minimumsoppsett for standard arbeidsstasjon. Itråd med dette følger en beskrivelse av en modell som illustrerer hvilket ansvar IT-avdelingen kan ta på seg i forhold til den enkeltes arbeidsstasjon. Windows NT oppsett: I dag tilbyr IT-avdelingen basisinstallasjon av Windows NT som legges inn på alle nye PC-er. Denne omfatter Office-pakken, nettleser, antivirusprogramvare m.m. samt noe programvare som de fleste brukerne har behov for. Grønn maskin: Hvis vi definerer en PC med basisinstallasjon som en «grønn maskin» så vil dette være en standardmaskin velegnet både for studentbruk og for svært mange og kanskje de fleste av de ansatte. Brukeren vil ikke kunne legge til annen programvare på en slik maskin. IT-avdelingen kan ta ansvar for en slik grønn maskin som ved evt. sammenbrudd kan reinstalleres i løpet av noen minutter. Jo flere maskiner som er basert på standardoppsettet, jo større stordriftsfordeler vil høyskolen ha på PC-installasjoner og -drift. Gul maskin: En gul maskin kan være en standardmaskin med tilleggsprogramvare. Brukeren vil ha de nødvendige rettigheter til å installere annen programvare på en slik maskin, men vil unngå å lagre ting på maskinen som kan mistes ved en reinstallasjon. Studentmaskinene som benyttes i undervisningen i datafag vil for eksempel være gule. De vil i perioder ha mye tilleggsprogramvare installert, men skal kunne reinstalleres til grønn maskin når det trengs flest mulig like maskiner. Rød maskin: En rød maskin kan være en standardmaskin med mye tilleggsprogramvare eller en maskin som brukeren har «full kontroll» over og alle administrasjonsrettigheter til. IT-avdelingen kan ikke forventes å ha kapasitet til å ha tilstrekkelig kunnskap om hvordan disse maskinene er satt opp eller å være til hjelp når det oppstår programvareproblemer. Et tilbud om å reinstallere til grønn maskin vil sjelden være tilfredsstillende for brukeren. Feilsøking på disse maskinene må derfor lokal brukerstøtte eller brukeren selv ta ansvaret for. I rapporten foreslås det at den lokale brukerstøtten må oppgraderes og omdannes til en desentrali- 117

3 sert IT-koordinatorfunksjon, med kapasitet og ressurser til å ta et helhetlig ansvar for IT-løsningene ved enheten. Høringsuttalelsene bifaller dette forslaget, men det reises blant annet spørsmål om de ressursmessige konsekvensene. Det er sannsynlig at de enkelte enhetene vil har ulike behov for ressurser til disse funksjonene og det er ikke realistisk å legge til grunn en felles mal for alle enhetene. På bakgrunn av uklarhet med hensyn til de ressursmessige konsekvensene av ordningen, foreslås det at et utvalg bestående av representanter for brukerenhetene og IT-avdelingen utreder dette. 1 Hvilke fordeler og ulemper er det ved desentralisert modell? 2 Hvilke fordeler og ulemper er det ved opprettelse av IT-styre? 3 Hvilke fordeler og ulemper er det ved inndeling i grønne, gule og røde maskiner? 4 Hvilke fordeler og ulemper er det ved IT-koordinatorfunksjonen? 5 Hvordan foregår strategisk IT-planlegging ved NHH? 6 Hvordan sikrer NHH strategisk samordning og integrasjon mellom forretningsstrategi og IT-strategi? 7 Hvordan sørger NHH for implementering? Hvem har ansvaret for implementering? Hvordan foregår brukermedvirkning i implementeringen? Skippertak for Agra Industrier (Kilder: Finansavisen 12. mars 2001, av Geir Remman, Dagens Næringsliv 18. mai 2001, av Kjell Evensen) Agra Industrier står foran sine største og viktigste ITinvesteringer noensinne. Vi har vært i dialog med våre kunder og ser at vi må respondere på nye forretningsmessige utfordringer, sier IT-direktør Morten Furuseth. Figur 4.25 Delikat Fabrikker er ett av selskapene som skal implementere e-business-løsninger fra SAP 118 Trauste Agra Industrier har på langt nær vært noen «frontrunner» når det gjelder modernisering av ITsystemene. Men nå tar industriselskapet et kraftig skippertak. I tillegg til kundekrav har vi også behov for å styrke vår beredskap for endring og vi begynte etter hvert å få supportproblemer på dagens systemer, sier ITdirektør Morten Furuseth i Agra Gruppen. Agra Industrier har besluttet å investere i en ny ERP-plattform fra SAP. Selskapet vil ikke røpe den samlede investeringen, men etter det Finansavisen har grunn til å tro dreier det seg om millioner fordelt over to år. Det inkluderer programvare, hardware, konsulenttjenester og interne kostnader. Morten Furuseth forteller at selskapet skal fase ut logistikksystemet fra amerikanske QAD og økonomisystem fra IFS. I stedet velger man altså e-business-løsninger fra

4 Bedriftseksempel SAP. Det er Aston Senior Consulting som skal gjøre implementeringen. Furuseth forteller at det er flere viktige målsettinger ved prosjektet: for det første skal interne arbeidsprosesser standardiseres og automatiseres, dernest forbedre rutinene rundt automatisk varepåfylling og forberede selskapet til elektronisk handel med leverandører og kunder. Vi får et konsernovergripende styringssystem som muliggjør videreutvikling av det enkelte selskap, sier IT-direktør Morten Furuseth. Han forteller at Agra-konsernet skal implementere systemene i ett selskap om gangen. SAP-systemene skal kjøres på Windows Han hevder at systemene er testet og har den driftssikkerhet og skalerbarhet som er nødvendig. Dette er Agra Gruppen Agra Gruppen er en av Norges største leverandører av næringsmidler med en omsetning på 1,6 milliarder i Selskapet har virksomheter i Norge, Sverige og Polen med 650 årsverk. Et interessant poeng ved Agra er at selskapet vurderer å sette bort driften. IT-drift er ikke core business. IT-avdelingens utfordring er å forstå den forretningsmessige siden. Vi snakker om full outsourcing, men bistand på viktige områder, sier Furuseth. Agra Industrier, i likhet med mange andre konsern, drukner i data men savner rask tilgang til oppdatert styringsinformasjon. I tillegg til ERP-prosjektet har selskapet igangsatt utviklingen av et konserndatavarehus. Furuseth forteller at Agra har investert i suite fra Oracle. Agra-konsernet med bedriftene Delikat og Mills i spissen solgte i 2000 matvarer for 1,58 milliarder kroner. Økt press på prisene gjorde at omsetningen bare økte med én prosent, men konsernsjef Knut G. Heje klarte likevel å ta noen nye markedsandeler. 335 millioner kroner av omsetningen kom fra salg utenfor Norge, først og fremst Sverige og Polen der Agra-konsernet har egne datterselskaper. Fra driften ble det igjen 106 millioner kroner, og tar man hensyn til goodwillavskrivninger var det på nivå med Før skatt hadde næringsmiddelkonsernet et overskudd på 83 millioner kroner. Mills, den ene av de to store enhetene i konsernet, hadde i 2000 en omsetning på 962 millioner kroner. Delikat Fabrikker hadde en omsetning på 601 millioner kroner. Agra-konsernet har også etablert en egen divisjon for service- og storhusholdningsmarkedet under navnet Mills Proff Partner. I sitt første driftsår hadde den nye divisjonen en omsetning på 138 millioner kroner. Det globale næringsmiddelkonsernet Unilever har i mange år vært inne på eiersiden i Agra, og det er en av årsakene til at Agra i praksis er regnet som langt farligere enn de rene tallene tilsier. Familien Heje er en dominerende eier i konsernet. 1 Hvilke kritiske utfordringer i IT-ledelse står ITdirektør Morten Furuseth overfor når Agra Industrier skal over på e-business-løsninger? 2 Hvilke fordeler og ulemper er forbundet med å implementere systemene i ett selskap om gangen? 3 Vil du råde IT-direktør Morten Furuseth til å gjennomføre full outsourcing? 4 Dersom du ble bedt om å være konsulent for ITdirektør Morten Furuseth i arbeidet med en ny ITstrategi for Agra-konsernet, hvordan ville ditt opplegg for strategisk IT-planlegging se ut? Hva ville du fokusere på i selve strategien? 5 Hvordan kan Agra-konsernet utvikle seg til en e-bedrift? Widerøe vil fly høyere med ASP (Kilde: Computerworld 4. mai 2001, av Henning Meese) Widerøe Flyselskap la hele sin IT-drift over på Telenor Business Solutions ASP-plattform våren Med 750 tilknytningspunkter blir det en av Norges største ASP-kontrakter. Widerøe har over ansatte fordelt på 33 forskjellige kontorer. Det har gjort it dyrt og avansert for flyselskapet. Nå setter Widerøe bort hele IT-driften til Telenor Business, som skal løfte alle applikasjonene 119

5 Figur 4.26 Widerøe flyveselskap legger hele sin IT-drift over på Telenor Business Solutions ASP-plattform over på en ASP-plattform. Vi gjør dette fordi IT-administrasjon ikke er en del av vår kjernevirksomhet. Telenor har derimot ressurser til å drifte våre systemer på en trygg og stabil måte. I tillegg tror vi denne kontrakten vil gjøre det enklere for oss å oppdatere og utvikle IT-systemene, sier finansdirektør Lars Kobberstad i Widerøe. Kobberstad forteller at det var en lang prosess å bestemme for denne driftsformen, men til slutt satt Widerøe igjen med to alternativer. Enten måtte driften sentraliseres i Bodø og driftes av Widerøe selv eller så måtte den i sin helhet settes bort til en ekstern aktør. Vi vurderte det som at de to alternativene vil koste like mye. Grunnen til at vi til slutt ramlet ned på en ASP-plattform, handler først og fremst om at det gir oss rom til å konsentrere oss om de viktige tingene. Ikke minst utvikling av spesial-applikasjonene, sier Kobberstad, som peker på at det nå blir frigitt arbeidskraft som kan settes inn på mer kritiske områder. Men ASP er ikke godt nytt for alle i Widerøe. Av 13 IT-medarbeidere i selskapet må tre gå når Telenor tar over. Det som trekker dette alternativet ned er hva vi skal gjøre når kontrakten går ut om tre år. Vi mister en del kompetanse som hemmer handlekraften når vi skal vurdere IT-strategien på nytt, sier Kobberstad. Når avgjørelsen først var tatt om å gå over til en ASP-plattform var likevel valget av Telenor som partner enkelt. De gav oss det mest komplette tilbudet, sier Kobberstad. ASP-løsningen fra Telenor vil inneholde 750 tilknytningspunkter. Det gjør avtalen til en av de største ASPkontraktene som er inngått i Norge. Vi har en strategi som er lagt opp til mellomstore kunder. At vi har fått denne kontrakten tror jeg kommer av at vi har vist at vi kan repetere det vi har gjort for andre kunder, sier ASP-direktør Tarje Holskil i Telenor Business Solutions. Selv om Telenor gjerne vil kalle avtalen med Widerøe for ASP, er ikke flyselskapet umiddelbart enig i den definisjonen. Mye av ansvaret for IT-løsningene blir lagt på Telenor, men Widerøe vil fremdeles ha en finger med i spillet. Vi vet ikke om det er riktig å kalle dette ASP, men vi har bestemt oss for å drifte alle applikasjonene fra Telenors lokaler. Standardapplikasjonene vil Telenor ta seg av, men vi skal ha ansvar for drifting å videreutvikling av spesialapplikasjonene, sier Kobberstad. 1 Hvorfor valgte finansdirektør Lars Kobberstad å legge Widerøes IT-drift over på ASP-plattform hos Telenor Business Solutions? 2 Hvorfor er Kobberstad bekymret for hva som vil skje om tre år? 3 Hva kan Kobberstad gjøre for å sikre IT-utviklingen i Widerøe på lang sikt? 4 Dersom Kobberstad ber deg om å lage en IT-strategi for de neste fem år, hva slags opplegg for strategisk IT-planlegging vil du foreslå? Hva vil ITstrategien fokusere på? 120