INNKALLING TIL ÅRSMØTE FOR IOP NORGE

Transkript

1 INNKALLING TIL ÅRSMØTE FOR IOP NORGE Torsdag, 26.mars 2015 kl Årsmøtet er åpent for alle som årlig betaler inn støtte til en eller flere av IOP Tanzania sine prosjekter, via IOP-Norge. Sted: Skypeforbindelse mellom to baser i Oslo og Kristiansand Oslo: Møt opp på KFUK/KFUM sitt kontor i Grubbegata 4 Kristiansand: Møt opp i Rådhuskvartalet i Kristiansand. Inngang fra torvet v/fontene eller fra Tollbodgata Saksliste: 1. Konstituering 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Valg av ordstyrer Styret foreslår Ingunn Blauenfeldt Christiansen 3. Valg av referent Styret foreslår Rita Galteland 4. Valg av to til å undertegne protokollen Styret foreslår Julie Surland og Elsbeth Dokmo 2. Årsmelding 2014 ÅRSMELDING 2014 for Ilula Orphan Program - IOP- Norge Styret har bestått av: Leder: Ingunn Blauenfeldt Christiansen Nestleder: Elsbeth Dokmo Styremedlem: Synnøve Hodnebrog Evenstad Styremedlem: Julie Surland Styremedlem: Rita Galteland Økonomiansvarlig: Karianne Kaatorp Styremøter: Det har vært gjennomført fem styremøter og ett årsmøte. Alle møtene har forgått via skype mellom Oslo og Kristiansand, den 26/1-14, 26/6-14, 16/10-14 og 20/11-14 Årsmøte: 26/6-14 Årsmøte I tillegg har det vært jobbet mye per e-post og telefon og det har vært arbeidsmøter i Kristiansand og Oslo. Stor interesse for IOP: Det er fremdeles stor interesse for IOPs arbeid. Det har vært mange henvendelser av ungdom og 1

2 voksne som vil besøke IOP, jobbe som frivillige eller ha praksis hos IOP. Det er også flere henvendelser i forbindelse med å ønske om å bli fadder/sponsor. Representanter fra IOP-Tanzania i Norge: Januar: To av jentene fra jentehjemmet har fulgt utvekslings-/lederprogrammet Communication for Change (CFC) via K/M Global/Fredskorpset. De var i Norge (Sunnmøre Folkehøyskole) fra jan. til mai. Mars: Fire elever og to ansatte (Atilio Mbungu fra administrasjonen og Jeremiah Kiswaga fra The Lords Hill Secondary/High School)var på utveksling i Kragerø + kort besøk i Oslo. Mars: Berit Skaare var i Norge. Hun besøkte samarbeidspartnere på Østlandet, Kragerø og i Kristiansand. Mai: Sportsleder Adam Evarist, Ilula Tigers, ble invitert på studietur av FoveaFoundation. Han besøkte div. idrettsklubber i Oslo, Nittedal og Trondheim og opplevde 17-mai i Oslo. Mai: Edson Msigva deltok på partnermøte hos K/M Global i Oslo. Juli: To av IOP-speiderlederne deltok på KFUK/KFUM-landsleir i Asker, hadde gjesteopphold i Kristiansand og reiste på leir med Randesund KFUK/KFUM-speidergruppe. September: Berit Skaare var i Norge. Hun besøkte samarbeidspartnere på Østlandet, Kragerø og i Kristiansand. Representant fra IOP Norge i Tanzania IOP Norge v/styreleder besøkte IOP Tanzania for første gang i desember. Hun deltok på en rekke møter og arrangementer og ble kjent med IOP mange lokaliteter. Sammen med Berit Skaare stod hun for den offesielle åpningen av The Holland House of books, biblioteket som i hovedsak er sponset av IOP Nederland. Det ble også arrangeret juleavslutning og gaveoverrekkelse til alle IOPs ansatte. KFUK/KFUM Global: IOP Norge har inngått en samarbeidsavtale med KFUK/KFUM Global vedr. medlemshåndtering. (Se eget vedlegg). IOP Tanzania, Ilula KFUK og Ilula KFUK Speidere er blitt partner med KFUK/KFUM Global. I 2014 var IOPs arbeid et av satsingsområdene i årets Globalaksjon. Utdanningsfond etablert: IOP Norge har sammen med familien til Håvard Vederhus (som døde på Utøya 2011) opprettet et Utdanningsfond. Formålet er å støtte studenter med høyere utdanning/fagutdanning. IOP representasjon og annet: Styreleder i IOP Norge sitter i styret i stiftelsen FoveaFoundation. Stiftelsen er drevet av fotobedriften Fovea. Det var i 2014 to styremøter. Orienteringsmøte med Norad. Rep. fra KFUK/KFUM Global, IOP, Fovea og FoveaFoundation møtte rep. for Norad i Oslo til et gjensidig orienteringsmøte. Arrangementer/innsamlinger: Det er mye aktivitet rundt i hele landet når det gjelder innsamlinger til IOP. De store bidragsyterne i 2014 var stiftelsen FoveaFoundation, KFUK/KFUM Global, Kragerø videregående skole (Kragerø), Engebråten skole (Oslo), Dvergsnes skole (Kristiansand), Hagen skole (Nittedal), Langerud skole (Ski), En-Gang-Alltid- grupper i Oslo og Kristiansand. Miljøet i Kragerø har etablert en egen IOParbeidsgruppe. Sollerud Barnehage (Oslo) har startet et samarbeid direkte med IOP Tanzania Vi lærer av hverandre. Målet er å samle inn penger til en ny barnehage/førskole hos IOP. I tillegg blir det jevnlig donert små og store beløp til IOPs forskjellige prosjekter. Økonomi: IOP Norge har i 2014 overført kr ,- til IOP Tanzania (kr ,- i 2013). Dette er penger 2

3 til fadderbarn og gaver/bidrag til andre formål. I tillegg kommer det større beløp fra givere i Norge, som ikke går via IOP Norges konto, men som blir overført direkte til IOP Tanzania. Skattefradrag: Gjennom flere år har det vært et ønske fra våre givere å få fradragsrett for gaver til IOP-Norge. På slutten av 2014 ble IOP-Norge forhåndsgodkjent av Skatteetaten. 30 givere meldte seg og har fått godkjent gavebeløpene hos Skatteetaten. Skatteetaten fører disse opplysningene inn på den enkelte givers selvangivelse for Informasjon/ Webside /Facebook: Informasjon fra IOP Norge har i 2014 blitt lagt ut på hjemmeside/facebook forholdsvis jevnlig. IOP Tanzania sender ut månedlige nyhetsbrev. Disse blir distribuert til IOP Norges faddere som har oppgitt e-postadresse. I desember ble det sendt ute et årsbrev fra IOP Norge og det ble samtidig informert om ny medlemshåndtering og nytt innbetalingssystem via KFUK/KFUM Global. Oslo, 15. mars 2015 Ingunn Blauenfeldt Christiansen, leder av styret i IOP-Norge Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner årsmeldingen for Innkomne forslag: A. Sponsorsatser for 2015/16 Bakgrunn: Det har helt fra starten av vært ulike satser på de forskjellige skoletrinn (primary, secondary, high school). Dette krever mye administrasjon og oppdatering i forhold til den enkelte elev og er svært uhensiktsmessig for IOP-Norge å håndtere. Det har lenge vært ønske om å standardisere skolesatsene fra preeschool tom high schoole. Det er også behov for andre støtteordninger. Styret i IOP-Norge forslår at følgende satser innføres fra og med Skolesponsor per år: kr 2 400,- (preeschool/secondaryschoole/high school) Egne satser (College, Yrkesutdanning, Universitet) Andre sponsorsatser per år: kr 3 000,- lifesponsor (Jentehjemmet) kr 3 000,- boardingsponsor (studenter som bor på internat på Lords Hill school) Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar nye sponsorsatser, gjeldende fra til Verdien av den norske kronen er for tiden synkende i forhold til doller. Årsmøtet gir derfor styret fullmakt til å justere satsene, dersom styrkeforholdet endres vesentlig i perioden. Forslag til sponsorsatser behandles på nytt av årsmøtet i

4 4. Orienteringssaker A. Kjøp av tjeneste fra KFUK-KFUM Global - orientering Bakgrunn: IOP-Norge sin sponsor- og støttegruppe har økt jevnt siden oppstarten. Det kreves mye oppfølging med informasjon, utsendelse av giro og annet arbeid omkring sponsor- og innsamlingsvirksomheten. Dette er ikke oppgaver som kan pålegges de frivillige som bekler styrevervene. Styret fikk årsmøtets oppslutning om følgende vedtak i 2014: Styret får fullmakt av årsmøtet til å fremforhandle en avtale med KFUK-KFUM Global om kjøp av nødvendig tjenester for å sørge for en forsvarlig drift av de oppgaver som knytter seg til medlemslister/sponsorvirksomheten hos IOP-Norge. Kostnadene må fordeles forholdsmessig på giverne i form av justerte sponsorsatser. Årsmøtet ber om at inngått avtale legges fram for neste årsmøte til orientering. Styrets har i 2014 forhandlet fram en avtale med KFUK/KFUM Global. Den legges ved årsmøtedokumentene - til orientering (vedlegg 1). På årsmøtet vil leder av styret, Ingunn Blauenfeldt Christiansen, i korte trekk gjøre rede for innholdet og svare på eventuelle spørsmål fra årsmøtedeltakerne. 2. Utdanningsfondet - orientering Bakgrunn: Familien til Håvard Vederhus, som mistet livet på Utøya 22. juli 2011, har sammen med IOP Norge, stiftet IOP Norges Utdanningsfond. Utdanningsfondet ble lansert 10/12-14 (samme dag som Malala Yousafzai og Kailash Satyartthi mottok Nobels Fredspris. Den ene for sin kamp for retten til å få gå på skole, den andre for kampen mot barnearbeid). Formålet med Utdanningsfondet er å gi foreldreløse og fattige ungdom, som er knyttet til Ilula Orphan Program i Ilula i Tanzania, økonomisk støtte til høyere utdanning. Tett oppunder 1600 barn og unge har fått skolegang via IOPs fadderprogram. De aller fleste gjennomfører grunnskolen og flere fullfører videregående skole. Men å komme inn på et universitet eller ta en profesjonsutdanning er vanskelig og i tillegg kostbart. Det er i denne fasen det nye Utdanningsfondet skal bidra. Familen Vederhus valgte å støtte dette formålet, fordi utdanning og internasjonal solidaritet var en viktige kampsaker for Håvard og fordi IOPs arbeid er godt kjent i lokalmiljøet på Kjelsås i Oslo, der Håvard vokste opp. Med etableringen av Utdanningsfondet er IOP, Håvards familie og alle andre som støtter fondet, med på å oppfylle FNs Tusenårsmål; sikre utdanning for alle og bekjempe ekstrem fattigdom. Utdanningsfondets kontonummer er På årsmøtet vil leder av styret, Ingunn Blauenfeldt Christiansen, svare på eventuelle spørsmål fra årsmøtedeltakerne om utdanningsfondet. 4

5 3. Norske skatteytere får fradragsrett for gaver til IOP-Norge - orientering Bakgrunn: Gjennom flere år har det vært et ønske fra våre givere å få fradragsrett på inntekten for gaver til IOP-Norge. På slutten av 2014 ble IOP-Norge forhåndsgodkjent av Skatteetaten. Informasjon ble lagt ut på organisasjonens hjemmeside. 30 givere meldte seg og har fått godkjent gavebeløpene hos Skatteetaten. Skatteetaten fører disse opplysningene inn på den enkelte givers selvangivelse for Ordningen vil fortsette i På årsmøtet vil styremedlem, Rita Galteland, svare på eventuelle spørsmål fra årsmøtedeltakerne omkring fradragsrett på inntekten for gaver til IOP-Norge. 4. Regnskap 2014 Styret viser til vedlegg 2. Forslag til vedtak: Regnskapet for 2014 vedtas. 5. Valg I vedtektene til IOP Norge står det Styreleder og styremedlemmene velges for to år av gangen, dog slik at ikke mer enn halvparten av styret er på valg hvert år. Styret velger selv sin nestleder blant styremedlemmene. Dette innebar at to av styremedlemmene i fjor måtte velges for ett år for å få til den kontinuiteten som vedtektene bestemmer. På første styremøte etter årsmøtet ble Elsbeth Dokmo valgt som nestleder. Styrets sammensetning/valgperiode: Leder av styret: Ingunn Blauenfeldt Christiansen, 2 år (valgt til 2016) Styremedlem: Julie Surland 1 år (på valg i 2015) Styremedlem: Synnøve Hodnebrog Evenstad 2 år (valgt til 2016) Styremedlem: Rita Galteland 1 år (på valg i 2015) Styremedlem: Elsbeth Dokmo 2 år (på valg i 2016) I 2015 er det to styremedlemmer som er på valg. Følgende kandidater har sagt seg villig til å stille til valg: 1. Julie Surland, Oslo, gjenvalg for 2 nye år (på valg 2017) 2. Olav Drevland, Kragerø, nytt styremedlem for 2 år (på valg 2017) Forslag til vedtak: Julie Surland og Olav Drevland velges for to år, fram til årsmøtet i mars Vedlegg 1: Samarbeidsavtale mellom KFUK/KFUM Global og IOP-Norge Vedlegg 2: Regnskap 2014 Vedlegg 3:Vedtektene for Ilula Orphan Program IOP Norge 5

6

7

8

9

10 AKTIVITETSREGNSKAP VEDLEGG 2 Organisasjonens navn Organisasjonsnummer ILULA ORPHAN PROGRAM - IOP - NORGE ORGANISASJONENS INNTEKTER OG KOSTNADER ANSKAFFEDE MIDLER 1a Medlemsinntekter 1b TILSKUDD 1b i Offentlige tilskudd 1b ii Andre tilskudd Sum tilskudd - - 1c Innsamlede midler, gaver m.v d 1d i - som oppfyller organisasjonene formål 1d ii - som skaper inntekter Opptjente inntekter fra operasjonelle aktiviteter Sum opptjente inntekter fra operasjonelle aktiviteter - - 1e Finans og investeringsinntekter f Andre inntekter Sum anskaffede midler FORBRUKTE MIDLER 2a Kostnader til anskaffelse av midler 2a i Kostnader til innsamling av midler 2a ii Andre kostnader til anskaffelse av midler Sum kostnader til anskaffelse av midler - - 2b Kostnader til organisasjonens formål 2b i Gaver, tilskudd, bevillinger til oppfyllelse av formål b ii Kostnader til aktiviteter som oppfyller formålet Sum kostnader til organisasjonens formål Administrasjonskostnader Finanskostnad Sum forbrukte midler

11 3 AKTIVITETSRESULTAT TILLEGG/REDUKSJON FORMÅLSKAPITAL 4a 4b 4c 4d Endring grunnkapital Endring formålskaital med lovpålagte restriksjoner Endring formålskapital med eksternt pålagte restriksjoner Endring formålskapital med selvpålagte restriksjoner 4f Endring annen formålskapital SUM TILLEGG/REDUKSJON FORMÅLSKAPITAL Avvik resultat/ek bevegelse Innsamlingsprosent Formålsprosent = Kostnader til formålet / Sum forbrukte midler Administrasjonsprosent = Administrasjonskostnader / Sum forbrukte midler Kristiansand, KIO 1 1

12 Organisasjonens navn BALANSE organisasjonsnummer ILULA ORPHAN PROGRAM - IOP - NORGE Beløp oppgi i hele tusen EIENDELER A Anleggsmidler A 1 A 2 A 3 A 4 Immaterielle eiendeler Bevaringsverdige eiendeler Andre driftsmidler Finansielle anleggsmidler T 030 Sum anleggsmidler - - B Omløpsmidler Beholdninger Fordringer Investeringer B 1 B 2 B 3 B 4 Bankinnskudd, kontanter m.v T 040 Sum omløpsmidler T 050 Sum eiendeler FORMÅLSKAPITAL OG GJELD C Formålskapital Grunnkapital Fomålskapital med lovpålagte restriksjoner Formålskapital med eksterne restriksjoner Formålskapital med selvpålagte restriksjoner C 1 C 2 C 3 C 4 C 5 Annen formålskapital T 060 Sum formålskapital D D 1 D 2 D 3 Gjeld Avsetning for forpliktelser Annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld T 070 Sum gjeld - - T 080 Sum formålskapital og gjeld FORHOLDSTALL T 090 Formålskapital i prosent av totalbalansen T 100 Kristiansand, KIO

13 Vedlegg 3 1 Vedtekter for Ilula Orphan Program Norge (IOP Norge) Foreningens navn Foreningens navn er Ilula Orphan Program - Norge (IOP-Norge). 2 Foreningens formål Foreningen har som formål å samle inn og videresende midler til IOP-Tanzania som er en lokalt basert kristen bistandsorganisasjon. IOP bekjemper fattigdom, hiv og aids ved å gi fattige og foreldreløse barn støtte til livsopphold, skolegang og utdannelse. De innsamlede midlene fra IOP-Norge skal videresendes til de formål innenfor IOP som giverne finner det formålstjenlig å støtte. Foreningen skal forvalte egen internettside, inneha bankkonti og ellers tjene som juridisk person for aktiviteten i foreningen. 3 Juridisk person Foreningen er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld. 4 Medlemmer Foreningen er åpen for tilslutning for alle dem som årlig betaler inn støtte til en eller flere av IOP Tanzania sine prosjekter, via IOP-Norge. 5 Stemmerett, valgbarhet Alle medlemmer som møter opp og deltar på årsmøtet har stemmerett. Alle er valgbare til tillitsverv i foreningen. 6 Årsmøte Årsmøte er foreningens høyeste myndighet. Det holdes i første kvartal hvert år. Medlemmene kalles inn via foreningens nettside med minst en måneds varsel. Det enkelte medlem er selv ansvarlig for å holde seg oppdatert i forhold til avholdelse av årsmøtet. Alle som oppfyller medlemskriteriene har adgang til å delta. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Hvert medlem har en stemme og stemmegivning skjer ved personlig fremmøte. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være styret i hende senest tre uker før årsmøtet. Fullstendige dokumenter legges ut på foreningens nettside 1 uke før årsmøtet.

14 Årsmøtet kan bare behandle forslag om vedtaksendring som er oppført på sakslista senest 1 uke før årsmøtet samles. Vedtektsendringer kan gjøres med alminnelig flertall på årsmøtet. 2 Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med godkjenning av sakslista. Med mindre annet er bestemt skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. 7 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt ordstyrer 8 Årsmøtets oppgaver Årsmøtet starter med navneopprop, valg av ordstyrer, referent, to til å undertegne protokollen, samt godkjenning av innkallingen. Deretter skal årsmøtet 1. behandle årsmelding for IOP - Norge 2. behandle regnskapet 3. behandle innkomne forslag 4. fastsette satser for støtte til skolegang/opphold hos fosterfamilie og annet som IOP Norge samler inn penger til. 5. velge; a) leder for styret for to år b) nye styremedlemmer (for to år) som til enhver tid sitter i styret 9 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte holdes når styret bestemmer det, eller minst femten av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Det innkalles på foreningens nettside til ekstraordinært årsmøte med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen. 10 Styret Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene. IOP Norge ledes av et styre bestående av styreleder og 4 styremedlemmer, hvorav en er nestleder. Styreleder og styremedlemmene velges for to år av gangen, dog slik at ikke mer enn halvparten av styret er på valg hvert år. Styret velger selv sin nestleder blant styremedlemmene. Styret skal holde møte, når lederen eller et flertall av styremedlemmene ber om det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt.

15 Styret skal: 1. iverksette årsmøtets vedtak. 2. oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver som f.eks revisor, økonomiansvarlig og annet som støtter opp under IOP sitt formål 3. se til at det blir ført nødvendig kontroll med midler som kommer inn på IOP- Norge sin konto og overføre disse midlene til IOP-Tanzania sin konto. 4. representere IOP-Norge utad. 5. fungere som foreningens valgkomité 6. holde oversikten over styrets oppgaver og fordele arbeidet på styrets medlemmer eller andre som styrer oppnevner. 7. organisere driften av foreningen og dens aktiviteter gjennom året 3 11 Prokura IOP-Norge forpliktes utad av styreleders og ett styremedlems underskrift. 12 Tillitsvalgtes godtgjørelse Tillitsvalgte kan ikke motta honorar for sine verv. 13 Vedtektsendring Endringer i disse vedtekter kan bare foretas med 2/3 flertall av de avgitte stemmene på ordinær eller ekstraordinært årsmøte. 14 Oppløsning/sammenslutning Oppløsning av IOP-Norge kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. Midler som står på konto til IOP-Norge overføres i sin helhet til IOP-Tanzania ved en oppløsning eller sammenslutning. Sammenslutning med andre foreninger anses ikke som oppløsning av foreningen, forutsatt at den har samme formål som IOP-Norge. Vedtak om sammenslutning og nødvendige vedtektsendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring, jfr. 13. Vedtatt på IOP-Norge sitt årsmøte den 26.juni 2014