Internkontrollhåndbok. Brukeravtale. Rissa kommune Bygg & Eiendom Rådhusveien 13, 7100 RISSA Tlf Fax

Transkript

1 avtale Side:1/11 5. FORVALTNING 5.1 Bruk av bygningsmassen Bruk av bygningsmassen står til disposisjon for brukeres eget behov 5.2 Kommunale avgifter Vannavgift, kloakk og renovasjon Forsikringer Innbrudd, brann, eiers ansvarsforsikring, personalforsikring Økonomisjef Inventar og utstyr som krever spesialforsikring 5.3 Tildeling av arealer for utleie Tildeling av langtidsleie til kulturformål. Oppvekst/Kultur Tildeling av langtidsleie øvrige arealer Krever leieavtale Tildeling av korttidsleie Krever leieavtale Kostnadsansvar vakanser utleie Vakanser grunnet drift og vedlikehold Øvrige vakanser Innleie av arealer Finansiering av leie (økonomiplan/budsj.) Inngåelse av leiekontrakter 5.4 Husleieavtaler Måleravlesing ved inn og utflytting Utarbeidelse av leiekontrakter Innkreving av husleie Økonomiavdelingen Utbetaling av husleie Økonomiavdelingen Iverksette rutineoperasjoner ved opphør av leieavtaler Iverksette rutineoperasjoner ved mislighold av leieavtaler 5.5 Nybygg/Kjøp av eiendom Finansiering (økonomiplanen) Planlegge brukerbehov S Gjennomføring 5.6 Salg av eiendom Alle oppgaver Under vurdering 5.7 Økonomioppfølging Budsjett og regnskap Utarbeidelse av nøkkeltall/ årsrapporter

2 avtale Side:2/11 5. Forvaltning (forts.) 5.8 Offentlige pålegg Mattilsynet Den som er ansvarlig Heiskontrollen Brannpålegg, DSB avtale med enheten HMS-pålegg Den som er ansvarlig Øvrige pålegg Den som er ansvarlig Miljørettet helsevern Den som er ansvarlig 5.9 Innkjøp Kjøp av eksterne tjenester. Rammeavtaler, driftsavtaler, Innkjøpsavtaler 6. DRIFT- OG VEDLIKEHOLD Internkontroll 6.1 Ingeniørvakt, tlf Utenom ordinær arbeidstid. 6.2 Kontroll av bygg og eiendom Løpende revisjon av IK-system P Daglig kontroll (avviksmeldinger) P og eier har plikt Årlig hovedkontroll med TILSTANDSRAPPORT (1 Kvartal) P Grunnlag for vedlikeholdsplan 6.3 Internkontroll heiseanlegg Følge opp heisekontrollen og serviceavtaler P Avviksmeldinger Alle som bruker bygget har plikt 6.4 Internkontroll elektrisk anlegg Løpende revisjon av IK-system elanlegg P Årlig IK med tilstandsrapport og rapport ( Eget IK-system S utarbeidet) Internkontroll Årlig vernerunde, enhetene samordnes for å avvikle rundene i samme periode. Leder skriver rapport etter vernerunde. Leder ved virksomheten tar initiativ. Verneombud, styrer, vaktmester og BE deltar.

3 avtale Side:3/11 6. DRIFT- OG VEDLIKEHOLD Internkontroll (forts.) Opprettingsarbeider etter IK elanlegg Utføres av autorisert firma utstyr 6.5 Internkontroll brann Løpende revisjon av IK-systemer brann Samarbeid Brannvernlederansvar Avtale eier-/brukeransvar Stedlig kontinuerlig brannansvar Styrer, stedfortreder Ivaretakelse av utløste alarmer Varsle feilmelding til vaktmester/ingeniørvakta Daglig kontroll - Avviksmeldinger Ref. avtale Kontroll av teknisk utstyr etter egen rutine P Uønsket hendelse Risk Manager Årlig kontroll av brannalarmanlegg P Kjøpes eksternt Årlig kontroll av slokkeutstyr P Kjøpes eksternt Utbedring av tekniske mangler P Opplæring av nøkkelpersonell IK brannsikring Samarbeid med TBRT Brannøvelser P Iht. avtale brannvernleder. Utskifting av batterier røykvarslere P 6.6 Internkontroll inneklima Løpende revisjon IK-system innemiljø- årlig Stikkprøver målinger lys, lyd, luft ol. Ift brukermeldinger P BE låner ut utstyr. Miljørettet helsevern kan delta/bidra Løpende tilsyn luftbehandlingsanlegg. Avviksmelding P Månedlig tilsyn av luftbehandlingsanlegg. Avviksmelding P Årlig teknisk service luftbehandlingsanlegg P Smussforebyggende tiltak

4 avtale Side:4/11 6. DRIFT- OG VEDLIKEHOLD Internkontroll (forts.) 6.7 Internkontroll energibruk Løpende revisjon av IK-system energi Daglig drift (avviksmeldinger) P Årlig kontroll av automatikk for temperaturstyring P Periodisk service og feiing av fyrkjeler P Energioppfølgingssystem P Planer ENØK -Info, nattsenking Slå av lys, PC er, skjermer og annet elektrisk utstyr når bygget forlates 6.8 Utenomhusanlegg Plenklipping og kantklipping P Stell av beplantning ivaretar egne tiltak. Øvrige utearealer ivaretas av B&E. Snøbrøyting og strøing av inngangspartier, trapper, rømningsveier, postkasser og renovasjons beholdere. Utstyr bør være tilgjengelig for virksomheten slik at øvrige ansatte også kan bidra med strøing, rydding av gangveier, inngangsparti på tidlig morgen hvis forholdene krever det, og BE ikke har rukket å utføre det. P. Barnehager prioriteres på morgenen. Snørydding og strøing store arealer, veier og tilbringersystem Daglig rydding utearealer P Etter brukers bruk, vaktmester bidrar med tyngre utstyr. Halvårlig hovedopprydding (vår) P Alle bidrar Halvårlig hovedopprydding (høst) P Alle bidrar

5 avtale Side:5/11 6. DRIFT- OG VEDLIKEHOLD Internkontroll (forts.) 6.9 Internkontroll lekeapparater Løpende ansvar sikkerhet og revisjon av IK-system lekeapparater Løpende kontroll (avviksmeldinger) Årlig kontroll med tilstandsrapport Sertifisert kontrollør fra B&E koordinerer disse kontrollene. Kontrollkostnader belastes bruker. Rep iht tilstandsrapport (arbeid + materiell) S Materiell kostnader belastes bruker. Prosjekt finansiering Renovasjon Bestille renovasjonsbeholdere S Vasketurnusen Avfall og emballasje som ikke inngår i den daglige renovasjonen ( inventarpapp ) Kildesorteringsrutiner Egen produksjon Jfr. arbeidet med Miljøfyrtårn Utfrakting av matavfall og papiravfall kildesortering Egen produksjon Utfrakting av blandet avfall fra klasserom og arbeidsplasser Egen produksjon Tømming av utendørs avfallsbeholdere P Drift av sentralt søppelrom (areal) P Rengjøring av renovasjonsbeholdere P Sanitærrom (garderobe, dusj, wc) og felles spesialrom Ved utleie. Leietaker rydder og frakter ut avfall. Egen produksjon Se husleieavtale 6.11 Sikring av bygg og eiendom Låse-/lukkerutine. Aktivisere alarmanlegg innbrudd. Forvaltning av låssystem P Egen avtale Sikre at brannvesen har tilgang. P Nøkkel og kortadministrasjon Adgangskontrollanlegg 6.12 Helpdesk B&E Melde inn saker i Helpdesk B&E Erstatter vaktmesterboka

6 avtale Side:6/11 7. RENHOLD 7.1 Daglig internkontroll iht IK-mat 7.2 Smussforebyggende arbeid (inneklima) Matter og bygningstekniske tiltak 7.3 Renhold av bygning og definerte fellesarealer i tilknytning til bygg Bruk av innesko Renholdsplaner Daglig rydding for renhold Dialog med bruker Daglig renhold Periodisk vedlikehold/renhold Årlig hovedrengjøring Kan utføres kontinuerlig Vinduspussing Ta ned å brette gardiner for vask Vask av gardiner Ifm. periodisk renhold, etter egen vurdering. Opphenging av gardiner Papir, såpe og plast renhold Desinfeksjonsmiddel Rydding av brukernes drift (kjøkken osv) Egen produksjon Kjølerom og tørkerom Kun tilgjengelig gulv.

7 avtale Side:7/11 8. VEDLIKEHOLD Internkontroll (forts.) 8.1 Løpende vedlikehold av bygning som følge av: 8.2 Vedlikehold av inventar, brunevarer, hvitevarer og brukers produksjonsutstyr -Slitasje P -Ødeleggelser /hærverk i brukstiden (skoletiden) B&E sender inn ev. anmeldelse. betaler, ev. følger opp. -Ødeleggelser/hærverk utenfor brukstiden P B&E sender inn ev. anmeldelse. FDV (BE) betaler Løpende drift og reparasjoner betaler Oppfølging av reparasjoner (administrering) S P 8.3 Intervallbundet vedlikehold av bygninger og eiendom Intervallbundet vedlikehold av inventar brunevarer, hvitevarer og brukers produksjonsutstyr Reparasjon av hvitevarer, brunevarer Reparasjon som krever verktøy P S Vaktmester foretar enkle reparasjoner, ev bestiller eksterne. betaler. 8.4 Utskiftinger/oppgraderinger og hovedrehabilitering samt mindre ombygninger/tilpasninger i bygninger og eiendom Finansiering av tiltak (økonomiplan) kostnad Engasjere konsulenter 8.5 Utskifting av inventar, brunevarer, hvitevarer brukers produksjonsutstyr Gjennomføre innkjøp Byggeledelse/oppfølging Finansiering

8 avtale Side:8/11 8. VEDLIKEHOLD (forts.) 8.5 Gjennomføre innkjøp Renholdsleder skal være med i rådslaging før innkjøp av inventar. 8.6 Utskifting av spesialutstyr tilknyttet brukers daglige drift (maskiner etc.) Finansiering Gjennomføre innkjøp S 8.7 Skadedyr Skadedyrbekjempelse Skadedyrbekjempelse rekvireres ved behov. 9. UTVIKLING Større ombygninger, tilbygg, nybygg, rehabiliteringer 9.1 Forslag til prosjekt/grunnlag Fremmes normalt i ØKHPL eller budsjett I samråd med Rådmann Evt. engasjering av arkitekter/konsulenter (idefase/forprosjekt) Rådmann/Leder BE Prosjektledelse idefase Rådmann Saksbehandling evt. tilskuddsordninger (husbank mv) Rådmann/Rådgivere Saksbehandling til hovedutvalg og kommunestyret Rådmann Ansvar iverksetting og oppfølging vedtak Rådmann/Leder BE 9.2 Prosjektering Finansiering (Avklaring med Økonomiavd. mv.) Rådmann/Leder BE Avgjøre rådgiverinnkjøp iht Lov om offentlig anskaffelser Økonomisjef/Leder BE Engasjering av arkitekter/konsulenter Rådmann/Leder BE Prosjektledelse Rådmann/BE Saksbehandling til plankomiteen - HLTM Leder BE 9.3 Kontrahering Finansiering (Avklaring med Økonomiavd. mv) Rådmann/Leder BE Avgjøre entrepriseverdi(er) ift Lov om offentlig anskaffelse Økonomisjef/Leder BE Anbudskonkurranse Rådmann/Leder BE

9 avtale Side:9/11 9. UTVIKLING (forts.) Forhandling av kontrakt og kontraktinngåelse Rådmann 9.4 Produksjon (byggefase) Prosjektledelse Rådmann/Adm. byggekomite Byggeledelse Leder BE Rapportere til fagutvalg/fsk/kst om status/framdrift Rådmann/Styrer Overtakelse Rådmann/Leder BE 9.5 Reklamasjon Rapportere mangler/reklamasjoner P Alle har plikt 9.6 Sluttbehandling Evaluering i adm. byggekomite Aktuell Styrer Sluttregnskap (evaluering) til KST/FSK Rådmann/Leder BE 9.7 Oppfølging av kontrakter Følge opp kontrakter med entrepenør som har hatt ansvar for drifting. melder inn ev feil og mangler

10 avtale Side:10/ BRUKERTJENESTER 10.1 Vedlikehold av inventar og utstyr 10.2 Inventar og møbler Generelt skal forhold drøftes/avklares med bygningseier før S Småreparasjoner tiltak iverksettes. Drift, vedlikehold og kostnader vedr. dette. S Utføre montering, ettersyn og vedlikehold etter bestilling fra bruker Bestille utførelse av montering, ettersyn, vedlikehold. Prioritere innenfor brukertid. Dekke evt. material/ time kostnader. Nødvendig kjøp av eksterne tjenester og materiell skal dekkes av bruker. S S 10.3 Hvitevarer, brunevarer, kjøkkenutstyr, sengeheiser, takheiser og lignende. Kontrollere brukers ønsker/behov i forhold til tekniske lover/forskrifter S Dekke kostnader med montering og tilkobling. S Ekstra strømtilførsel m.m Datautstyr Kontrollere brukers ønsker/behov i forhold til tekniske lover/forskrifter S 10.5 Låsing av bygg ved normal drift Dekke kostnader med montering og tilkobling. S Flytting av smartboard m.m. Skal ha interne rutiner som sikrer forsvarlig låsing av byggene. Byggene skal være avlåst når de ikke er i bruk. Hærverk, tyveri på grunn av at byggene ikke har vært låst er brukeransvar Bygg med mange brukere må få tidsstyrt låsing etter hvert.

11 avtale Side:11/ ANDRE BEHOV