MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget

Transkript

1 Ås kommune MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Møtetid: Torsdag kl NB! Møtested: Ås kulturhus. Lille sal. Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og Saksliste Side Informasjon fra rådmann Informasjon fra leder og eventuelt Referatsaker Saker til behandling 12/15 2. Tertialrapport /15 Budsjettreguleringer 2. tertial /15 Seniorpolitikk 13 15/15 Arbeidsreglement 19 16/15 Valg av prinsipp for regnskapsføring av pensjon 21 Ås, Johan Alnes Leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 15/00121

2 Informasjon fra rådmann Informasjon fra leder og eventuelt Referatsaker 1. Møteplan 2016 Formannskapet behandlet saken i møte i F-sak 61/15, og vedtok at saken utsettes og legges frem for det nye kommunestyret. Rådmannens forslag til møteplan oversendes derfor til orientering. Møteplanene for hovedutvalg, Administrasjonsutvalg og råd fremmes som egne saker og vedtas antagelig i januar Arbeidsmiljøutvalgets protokoll og innkalling Arbeidsmiljøutvalgets protokoll og innkalling Administrasjonsutvalget Side 2 av 24

3 Saker til behandling ADM-12/15 2. Tertialrapport 2015 Gå til saksliste Neste sak>> Saksbehandler: Paul Roar Ågedal Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Administrasjonsutvalget 12/ Arbeidsmiljøutvalget Hovedutvalg for helse og sosial 26/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 34/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 46/ Formannskapet 63/ Kommunestyret Rådmannens innstilling: 2. tertialrapport 2015 tas til orientering. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: AMU (orientering) Administrasjonsutvalg Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Kontrollutvalg (uttalelse) Formannskap Kommunestyre Vedlegg: (Separat / Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, høst 2015) 2. tertialrapport 2015 v1.0.pdf Administrasjonsutvalget Side 3 av 24

4 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Tertialrapportene er bygd opp etter samme struktur som handlingsprogram tertialrapport er en rapportering på målsettinger i vedtatt handlingsprogram og økonomiplan. Da det er vedtatt mange mål med tilhørende tiltak, gis det ikke en uttømmende rapportering på hvert enkelt tiltak. Der det imidlertid er avvik mellom vedtatte tiltak og faktisk gjennomføring, blir dette rapportert. Mål og tiltak der det har vært aktivitet i perioden, og strategier og tiltak med høyt politisk fokus som er gjennomført fra mai til august, er også trukket frem. Økonomiske konsekvenser: Se egen sak om budsjettreguleringer 2. tertial Konklusjon med begrunnelse: Tertialrapport er fast rapportering til kommunestyret. Rådmannen anbefaler at 2. tertialrapport 2015 tas til orientering. Administrasjonsutvalget Side 4 av 24

5 ADM-13/15 Budsjettreguleringer 2. tertial 2015 Gå til saksliste <<Forrige sak Neste sak>> Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Arbeidsmiljøutvalget Hovedutvalg for teknikk og miljø 47/ Hovedutvalg for helse og sosial 27/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 35/ Administrasjonsutvalget 13/ Formannskapet 64/ Kommunestyret Rådmannens innstilling: Budsjettregulering foretas i henhold til tabell 1 og 2. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget HTM HHS HOK Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Ingen Vedtak i saken sendes til: Etatssjefer Økonomiavdelingen Revisjonen Administrasjonsutvalget Side 5 av 24

6 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Vedtatt handlingsprogram innebærer et netto driftsresultat på 1,5 %. Som følge av stor befolkningsvekst øker etatenes utgifter. Dette dekkes imidlertid inn med økte inntekter og omdisponeringer. Status per 2. tertial viser derfor at prognosen for resultatet for 2015 kan bli omtrent som opprinnelig vedtatt. Lønnsoppgjøret Det er i opprinnelig budsjett budsjettert med en årslønnsvekst på 3,3 %. Overhenget var anslått til 2 % og det var satt av en reserve på 1,3% til dekning av lønnsoppgjøret for Resultatet av lønnsoppgjøret 2015 innebærer en beregnet årslønnsvekst på 3,2 % og er omtrent som budsjettert. Skatt og rammetilskudd Budsjettert skatteinngang ble økt med 4 mill. kr i 1. tertial. Skatteinngangen per 2.tertial indikerer at skatteinngangen kan bli ytterligere 3,5 mill. kr. høyere. Det må imidlertid fortsatt tas høyde for korreksjonsutslag mot slutten av regnskapsåret 2015, noe som kan bidra til ytterligere vekst eller svekket netto inngang i 3. tertial. Rammetilskuddet er basert på innbyggertall og blir utjevnet i tråd med kostnadsnøkkelen. Som følge av at Ås kommune får høyere skatteinntekter enn forutsatt for 2015, justeres anslaget for Rammetilskudd noe ned (Skatteutjevning). Finans Avkastningen per 2. tertial er svakere enn budsjettert, og markant svakere enn på samme tid i fjor. Oppdatert prognosen indikerer at den årlige avkastningen kan bli noe mindre enn budsjettert. Det er stor usikkerhet knyttet til denne posten. Prinsipp for føring av pensjonskostnader Kommunestyret vedtok , K-sak 29/15 følgende ved behandling av Ås kommunes årsregnskap for 2014, Fra og med regnskapsåret 2015 skal Ås kommune innrette seg etter de bestemmelsene som er fastsatt for kommunene når det gjelder regnskapsmessig behandling av pensjonspremieavvik. Det ble imidlertid ikke foretatt noen budsjettregulering i forbindelse med dette vedtaket. Rådmannen har i sak 15/03002 Valg av prinsipp for føring av pensjonskostnader, redegjort for budsjettmessige konsekvenser av prinsippendring for føring av pensjon. De budsjettmessige konsekvenser er ikke innarbeidet i Rådmannens forslag til budsjettreguleringer for 2. tertial, tabell 1. Dersom prinsippendringen skal gjennomføres, skal premieavvik for 2015 på 5,7 mill. kr inntektsføres. Kommunens netto driftsresultat styrkes da tilsvarende. Administrasjonsutvalget Side 6 av 24

7 Rådmannens forslag til budsjettreguleringer Rådmannen har følgende forslag til budsjettreguleringer for 2. tertial: Tabell 1. Budsjettreguleringer drift (Tall i tusen) Regnskap 2014 Oppr. budsjett 2015 Rev. budsjett 2015 Endring Nytt rev. budsjett Sentraladministrasjonen 1 10* Lønn tillitsvalgte * Lærlinger Oppvekst og kultur Innsparing kulturområdet Skoleskyss Elevtallsvekst 6 10* Lønn PPS Inventar 8 10* Lønn Togrenda barnehage avd. Nordby Buffer OK Helse og sosial 10 10* Introduksjonsstønad flyktninger Bidrag flyktninger Kjøp fra andre private 13 10* Demens - Lønn Forvaltningsenheten - Kjøp fra andre private Forvaltningsenheten - Kjøp fra kommuner 16 10* Lønn Moer sykehjem Tilskudd staten - kompetansemidler Avsetting til bundet fond 19 10*.348*.254 Hjemmetjenesten * Lønn barnevern Konsulenttjenester Tilskudd staten Bidrag sosial omsorg 24 10* Kvalifiseringsstønad Refusjon trygd Refusjoner ressurskrevende tjenester Administrasjonsutvalget Side 7 av 24

8 27 Teknikk og miljø Vedlikehold utearealer Regnskap 2014 Oppr. budsjett 2015 Rev. budsjett 2015 Endring Nytt rev. budsjett Materialer, vedlikehold utearealer Materialer, vedlikehold utearealer Overføring Brannvesenet * Leie Moerveien 10 VAR * Kjøp av vann Avgiftsfri salgsinntekt - vann Overføring til Nordre Follo Renseanlegg Avgiftsfri salg - avløp Gebyrinntekter - Bygg og geodata Avsetning til bundet fond Fellesinntekter og -utgifter Integreringstilskudd Skatteinntekter Rammetilskudd Renteutgifter Renteinntekter ****.*** Avskrivninger ****.860 Motpost avskrivninger Sum endringer 0 Administrasjonsutvalget Side 8 av 24

9 Kommentarer budsjettreguleringer drift 2.tertial 2015 Sentraladministrasjonen 1. Grunnet økt frikjøpt av tillitsvalgte ligger det an til merforbruk på kr. på tillitsvalgte. 2. Grunnet lavere rekruttering av antall lærlinger enn antatt er det mindreforbruk på lønn lærlinger kr reguleres. Oppvekst og kultur 3. I budsjettet for 2015 ble det vedtatt et innsparingskrav på 1,743 mill. kr. på kulturområdet basert på en gjennomgang av tilbud og nivå på tjenestene. (jf. Handlingsprogrammet, vedlegg 1 pkt. 35) Gjennomgangen er utført uten at dette har resultert i konkrete innsparinger i Det jobbes videre for å realisere innsparing i Togrenda barnehage avd. Nordby ble lagt ned med virkning fra 1. august kr. av gjenværende midler foreslås regulert. 5. Skoleskyss går mot et merforbruk. Det foreslås å styrke rammen med kr. 6. Potten til elevtallsvekst er fordelt til skolene. Det gjenstår ca kr. av rammen. Dette foreslås regulert. 7. PPS har overtatt ansvaret for Spesialundervisning for voksne jf. K-sak 34/15. Dette medfører behov for inventar til flere kontorplasser for de ansatte. Inventarkontoen må derfor styrkes med kr. 8. Grunnet vakanser og sykefravær har PPS mindreforbruk på lønn. Dette reguleres mot pkt Etatsjefen har i sitt budsjett 2,5 mill. kr. i buffer for nye brukere og behov. Etaten har i 2015 hatt behov for denne potten til kjøp av konsulenttjenester knyttet til elever med store adferdsutfordringer. Rådmannen foreslår imidlertid at det inneværende år reguleres kr. for å dekke andre udekkede behov i etaten. Helse og sosial 10. Grunnet merforbruk på konto for introduksjonsstønad flyktninger må rammen økes med 1,7 mill. kr. Dette må sees i sammenheng med merinntekter kommunen har på området. 11. Grunnet merforbruk på flyktningebidrag, er det behov for å øke rammen med 1 mill. kr. Dette må sees i sammenheng med merinntekter kommunen har på området. 12. Etatsjefen har i sitt budsjett 2 mill. kr i buffer til fordeling hvis uforutsette saker skulle dukke opp. Fordeles i sin helhet nå i 2. tertial, til nye ressurskrevende brukere. 13. Rådmannen foreslår at 4 mill. kroner går til styrking av demensomsorgens lønnsbudsjett, da det viser seg at opprinnelig budsjett ikke har tatt høyde for full ferieavvikling til de ansatte, noe som ser ut til å gi et merforbruk. 14. Grunnet besparelse på forvaltningsavdelingen HS av kjøp av private plasser, foreslår vi å redusere med 2,5 mill. kr. 15. Gjelder regning for kjøp av en plass for 2014 som ikke var avsatt for i årsavslutningen(1,6 mill.kr). Det tilføres 1,3 mill. kr i Lønnsutgiftene på Moer sykehjem bør få en tilleggsbevilgning på 1 mill. kroner. Årsaken er høyt korttidsfravær og ferievikarer. 17. Tildelte øremerkede kompetansemidler fra fylkesmannen på 1,4 mill.kr. innarbeides i årsbudsjettet. 18. Avsetter 0,9 mill. av ubrukte kompetansemidler til bundet driftsfond. 19. Det går mot en besparelse på hjemmetjenesten på totalt 2,5 mill. kr. Grunnen til besparelsen er reduserte behov på deler av enheten, og et avsluttet ressurskrevende tiltak. 20. Grunnet vakanser har barnevernet et mindreforbruk på lønn på 3,5 mill. kr. Dette reguleres mot pkt. 22 i tabellen. 21. Grunnet vakanser har barnevernet økt bruken av konsulenttjenester. Rådmannen foreslår at posten tilføres 4,5 mill. i 2. tertial. Administrasjonsutvalget Side 9 av 24

10 22. Mottatt statstilskudd er på ca. 1. mill. høyere enn opprinnelig budsjett og innarbeides i 2. tertial. 23. Bidrag til økonomisk sosialhjelp ser ut til å gå mot et stort merforbruk Rådmannen foreslår å styrke budsjettet her med 1,3 mill. 24. Kvalifiseringsstønaden under økonomisk sosialhjelp ser ut til å bli ca kr lavere enn opprinnelig budsjett. Dette innarbeider rådmannen i 2. tertial. 25. Det er allerede inntektsført trygderefusjoner ca kr høyere enn budsjettert på sosialhjelpskapittelet. Dette legger vi inn som merinntekt i 2. tertial. 26. På grunn av endringer i fordelingen av ressurskrevende tjenestemottakere, samt at enkelte brukere nå er over aldersgrensen for refusjon (> 67 år), forventes mindreinntekter i størrelsesorden 2 mill. Teknikk og miljø 27. Grunnet manglende midler til vedlikehold på utearealer, foreslås det å styrke rammen med Grunnet tidsnød vil ikke tiltaksplan for trafikksikkerhet bli gjennomført i 2015 og kan derfor reguleres med Tiltaksplan for idrett og nærmiljø blir ikke sluttført i vil ikke bli brukt i år. 30. Ås kommunes bidrag til Søndre Follo Brannvesen IKS blir høyere enn opprinnelig budsjett. Det foreslås å styrke rammen med kr. 31. Husleie i Moerveien 10 har økt grunnet økte leiearealer til barnevernet. Det foreslås å tilføre kr på ansvar VAR 32. Kostnadene til kjøp av vann ser ut å bli 1 mill. kr høyere enn budsjettert. 33. Kommunale gebyrer vedr. vann ser ut å bli 1 mill. kr høyere enn budsjettert. 34. Overføringen til Nordre Follo renseanlegg IKS blir 2 mill. kr høyere enn budsjettert. 35. Regnskapet viser merinntekter på avgiftsfri salgsinntekt, avløp. Budsjettet reguleres med 2 mill. kr. 36. Gebyrinntektene på Bygg og geodata ser ut til å bli 1 mill.kr over budsjett. Budsjettet reguleres med 1. mill.kr. 37. Rådmannen foreslår å avsette merinntekten på bygg og geodata til bundet driftsfond. Fellesinntekter og -utgifter 38. Integreringstilskudd for 2015 blir høyere enn budsjettert som følge av økt bosetting av flyktninger, samt familiegjenforeninger. Merinntekter må sees i sammenheng med økte utgifter til introduksjonsprogram og sosialhjelp til flyktninger. 39. Skatteanslaget oppjusteres med 3 mill. kr. for Rammetilskuddet nedjusteres med 0,7 mill. kr på grunn av økt skatteinngang (Skatteutjevning). 41. Anslag for renteutgifter nedjusteres med 0,3 mill. kr. 42. Anslag for renteinntekter nedjusteres med 1,3 mill. kr. 43. Avskrivning av anleggsmidler for 2015, 51,249 mill. kr. 44. Motpost avskrivninger, -51,249 mill. kr. Administrasjonsutvalget Side 10 av 24

11 Tabell 2. Budsjettreguleringer investering (tall i tusen) Tidligere saksbeh. Regnskap 2014 Rev. Budsjett 2015 Endring i budsjett 2015 Nytt rev. Budsjett 2015 Total ramme Prosjekter Egenkapitalinnskudd KLP 2 024, , ,45 - Startlån Bruk av fond Kommentarer Mottatte Avdrag på lån til videre utlån (Startlån) Ekstraordinære mottatte avdrag - Startlån Avdragsutgifter til Husbanken - Startlån Bruk av ubundet investeringsfond , Sum endringer 0 1. Egenkapitalinnskudd til KLP blir kr høyere enn budsjettert. 2. Mottatte avdrag på startlån er ikke budsjettert i opprinnelig budsjett. Dette foreslås budsjettregulert i 2. tertial og det budsjetteres med 14 mill. kr i mottatte avdrag for Ekstraordinære avdrag på startlån er ikke budsjettert i opprinnelig budsjett. Det budsjetteres med kr i ekstraordinære avdrag. 4. Avdragsutgifter til Husbanken er ikke budsjettert i opprinnelig budsjett. Dette foreslås budsjettregulert i 2. tertial og det budsjetteres med 14,5 mill. kr i betalt avdrag til Husbanken for 2015, jf. punkt 2 og For å dekke økt egenkapitalinnskudd til KLP foreslår Rådmannen å disponere kr fra ubundet investeringsfond. Alternativer Alternativ 1: Prinsipp for føring av pensjon endres i henhold til forskriften. Premieavviket for 2015 på 5,7 mill. kr inntektsføres i 2015 og styrker kommunens resultat tilsvarende. Premieavviket utgiftsføres i sin helhet det kommende år. Dersom utgiften blir urimelig høy et enkelt år, brukes det av premiefond for å dekke denne merutgiften. Alternativ 2 Prinsipp for føring av pensjon endres i henhold til forskriften. Premieavviket for 2015 på 5,7 mill. kr inntektsføres i 2015 og styrker kommunens resultat tilsvarende. Premieavviket utgiftsføres over de kommende 7 år. Administrasjonsutvalget Side 11 av 24

12 Økonomiske konsekvenser: Rådmannens forslag til budsjettreguleringer innebærer at prognosen for netto driftsresultat forblir uendret på ca. 1,5 %. Konklusjon med begrunnelse: Budsjettregulering foretas i henhold til tabell 1 og 2. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Administrasjonsutvalget Side 12 av 24

13 ADM-14/15 Seniorpolitikk Gå til saksliste <<Forrige sak Neste sak>> Saksbehandler: Wenche Vedhugnes Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget 14/ Formannskapet 67/ Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Dagens senioravtaler sies opp og opphører Følgende ny seniorordning innføres fra : Ansatte gis 1 friuke pr år fra fylte 62 år. Unntaksvis kan ansatte fra fylte 62 år gis kronetillegg på kr pr år. Friuke kan tas ut som redusert arbeidstid. Tidspunkt for uttak av friuke/ redusert arbeidstid avgjøres av leder. Ordningene gis kun til og med fylte 66 år. Friuke og kronetillegg gis ifht stillingsprosent. Vilkår for øvrig opprettholdes slik som i dag. Ås, Trine Christensen Rådmann Wenche Vedhugnes Organisasjons- og personalsjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Ingen Øvrige dokumenter som ligger i saken: Referater fra arbeidsgruppas møter. Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) rappport 2009:6: Seniortiltak i Ås kommune. Hva er grunnene til at seniorene står i jobb? Vedtak i saken sendes til: Organisasjons- og personalsjefen Arbeidstakerorganisasjonene v/eli Stokkebø Administrasjonsutvalget Side 13 av 24

14 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ås kommune har hatt lokale seniortiltak siden Fra år 2014 ble seniortiltakene endret slik at de som er i 2014-ordningen får enten 3 friuker eller kronetillegg på hhv kr (62år)/kr (64 år). De som var i 2006-ordning, gyldig til og med 2013, har fått beholde denne til de går av med pensjon. Denne ordning har bl.a. 10%/20% redusert stilling med 100% lønn. Senioravtalene knyttet til ansatte tilhørende 2006-ordning er spesielt kostnadskrevende. Kommunestyret vedtok i forbindelse med HP/Budsjett at tiltakene skal vurderes og at de primært skal benyttes til redusert arbeidstid. Rådmannen fremmer forslag om en redusert, lik avtale for alle arbeidstakere. Fakta i saken: Ås kommune innførte felles seniortiltak , k-sak 55/2006. Tiltakene ble evaluert og godkjent videreført i k-sak 12/2010. Tiltakene ble igjen revidert i kommunestyret k-sak 77/2013. Tiltakene har de senere år medført betydelig kostnader og kommunestyret vedtok følgende i forbindelse med behandlingen av HP/Budsjett : «Det fremmes ny sak om seniorpolitiske tiltak for å vurdere fremtidige tiltak. Disse tiltakene skal primært benyttes til redusert arbeidstid». Hovedtariffavtalens kap. 3, pkt Seniorpolitiske tiltak: «Kommunen skal utvikle virkemidler for å motivere arbeidstakere til å stå lenger i arbeid. Slike virkemidler kan være tilpasset arbeidstid, redusert omfang av nattarbeid, tilrettelegging av arbeidsoppgaver, tjenestefri med lønn, kronetillegg, kontantutbetaling e.l. Arbeidsgiver kan avtale virkemiddelbruk med den enkelte arbeidstaker. Arbeidsgiver drøfter med de tillitsvalgte alternative virkemidler og orienterer om inngåtte avtaler.» Særavtale SFS 2213 pkt. 6: Livsfasetiltak gjelder undervisningspersonalet. Utdrag av særavtalen: «Lærere har rett til å få redusert undervisningen med inntil 6% fra skoleårets begynnelse det første yrkesåret etter fullført faglig og pedagogisk utdanning. Lærere har rett til å få redusert undervisningen med inntil 6% fra skoleårets begynnelse det kalenderåret de fyller 57 år. Lærere har rett til å få redusert undervisningen med inntil 12,5% fra skoleårets begynnelse det kalenderåret de fyller 60 år. Nyutdannede lærere og lærere over 60 år disponerer den frigjorte tiden til for- og etterarbeid og faglig ajourføring på skolen, dersom man ikke blir enige om noe annet. Overgangsordninger: Lærere som er født i 1962 eller tidligere kan velge om de vil følge gammel (uttak ved 55 år) eller ny ordning. Læreren har ikke rett til å gå over fra gammel til ny ordning eller omvendt, når de har begynt å benytte seg av tiltaket.» Kommentar: Lærer som velger å ta ut ved fylte 55 år, nytter den omfordelte tiden til pedagogisk arbeid som forutsettes å lette den enkelte læreres arbeidssituasjon. Administrasjonsutvalget Side 14 av 24

15 Dette vil også gjelde etter fylte 60 år. Dagens lokale seniorpolitiske tiltak er slik, jfr k.styrets vedtak , k-sak 77/2013: Disse gjelder i tillegg til sentrale tariffavtaler/særavtaler. 1. De arbeidstakere som er en del av ordningen i 2013 kan fortsette på nåværende betingelser inntil de går av med pensjon uavhengig av når eller de kan gå over på ny ordning. 2. For nye arbeidstakere i ordningen fra 1. januar 2014 innføres et kronetillegg på kr ifht 100% stilling fra fylte 62 år og kr fra fylte 64 år. Alternativt til kronetillegg kan det tilstås 3 ukers ekstra fri fra fylte 62 år. De 3 ukene kan alternativt tas ut som redusert stillingsprosent etter avtale med arbeidsgiver. De skisserte vilkår for å kunne nyttiggjøre seg kronetillegg eller ekstra fri gjelder for øvrig slik det fremgår av prosjektgruppas forslag i pkt. 6 i prosjektrapporten. Prosjektgruppas forslag i pkt 6 lyder: Følgende vilkår gjelder for å kunne nyttiggjøre seg tiltakene: 1. Vært i tjeneste/arbeid i Ås kommune i minst 75% stilling de siste 3 år før uttak av redusert stilling. Ansatte som er blitt uføre mens de var i jobb i Ås kommune kan også vurderes gitt redusert stilling forutsatt at de er i minst 50% jobb. For bruk av redusert stilling skal driftshensyn vektlegges ved avgjørelse av søknaden. 2. Vært i tjeneste/arbeid i Ås kommune i minst de siste 3 år før uttak av kronetillegget. 3. Undervisningspersonalet som velger ett av ovennevnte seniortiltak mister evt tidligere gitte ansiennitetstillegg på kr / og tillegget på kr for alder 60 år; 15 år i Ås og 15 år som klassestyrer/kontaktlærer.» Antall som benytter seniortiltak varierer fra måned til måned som følge av at nye kommer inn og noen går ut av ordningen. Ved utlønning i september var det 54 som var utgiftsført over sentralt budsjett, hvorav 30 hadde valgt redusert stilling/3 friuker. Av disse var det 26 med redusert stilling og 4 som hadde 3 friuker. 24 hadde valgt kronetillegg. Av de 54 var det 14 fra undervisningsstillinger og resterende øvrige andre. De fleste i undervisningsstillinger har valgt redusert stilling, mens i den øvrige gruppen er det fordelt mer jevnt mellom kronetillegg og redusert stilling/friuker. Ut fra siste uttak av oversikt fremkommer det imidlertid at ansatte i undervisningsstillinger ikke velger å ta ut seniortiltak etter nåværende 2014-ordning (3 uker eller kr /30.000). Ansatte i undervisningsstillinger som i dag har seniortiltak, er utelukkende de som har det etter 2006-ordning (10%/20% redusert stilling eller kronetillegg) der de i tillegg kunne beholde tidligere gitte særskilte tillegg. Dette er også de tiltak som er mest kostnadskrevende. Administrasjonsutvalget Side 15 av 24

16 Budsjettkostnadene var i månedene april og september hhv ca kr og ca kr Ca halvparten av kostnadene er knyttet til hver av gruppene; undervisningspersonale og øvrige ansatte. Alderssammensetningen i Ås kommune viser at det er få ansatte som står i jobb etter fylte 62 år. Kostnader til AFP belaster kommunens budsjett ulikt. I SPK betaler kommunen for pensjonsordningen uansett om ansatte går av med AFP eller ikke, mens i KLP-ordningen dekker kommunen kun faktisk uttak av AFP for aldersgruppen år. Fra fylte 65 år betaler kommunen pensjonspremie til KLP uansett om ansatte går av med AFP eller ikke. Nabokommuner har f.t. følgende lokale seniortiltak: Enebakk, Oppegård, Ski, Nesodden og Frogn gir ingen økonomisk kompensasjon eller fri, men kun tilrettelegging i arbeidet. I Enebakk og Oppegård er det etter særskilt vurdering mulig å gi 80% og beholde 100% lønn. Det er inngått noen få individuelle avtaler og da begrunnet i ansatte som har vært kritisk viktig å beholde. Frogn har angrefrist på AFP. Vestby har ordning med 90% jobb for 100% lønn fra fylte 62 år. Vurdering: Det vises til kommunestyrets vedtak i forbindelse med HP/Budsjett Rådmannen har også pekt på seniortiltakene i sitt notat av (15/ ) om alternative tiltak for saldering av budsjettreguleringer 1. tertial 2015, ref. kommunestyrets sak 27/2015. Det har derfor vært nedsatt en arbeidsgruppe. Fra administrasjonen deltok organisasjons- og personalsjef og fra tillitsvalgte deltok hovedtillitsvalgte fra Utdanningsforbundet og Fagforbundet. Arbeidsgruppa har drøftet saken og ulike alternativer. Forslagene fra arbeidsgruppa har også vært drøftet i møte mellom rådmannens ledergruppe og arbeidstakerorganisasjonene uten at det ble landet på et bestemt alternativ. Imidlertid er det enighet om at seniortiltakene innvilges kun til og med fylte 66 år. I en organisasjon med over 1000 årsverk er det ca 55 arbeidstakere over 62 år som mottar drøye 4 mill i seniortiltak. Rådmannen mener at kostnadene til seniortiltakene må reduseres betydelig. Dette som følge av de økonomiske utfordringene kommunen står overfor. Rådmannen anbefaler at det bør være lik ordning, samt at ordningene opphører ved fylte 67 år. Dersom tiltakene endres må dagens senioravtaler sies opp. Det er derfor nødvendig at ny ordning først trer i kraft minst et halvt år etter at vedtaket er fattet. Ansatte og arbeidsstedene må ha nødvendig tid til å innrette seg ifht endringene. Spesielt gjelder dette i de tilfeller der det har vært benyttet redusert stilling og andre er ansatt i den ledige stillingsprosenten. Det kan også være at enkelte ansatte ønsker å søke delvis AFP når de mister seniorordningen med redusert stilling. Administrasjonsutvalget Side 16 av 24

17 Økonomiske konsekvenser: Eksempel på kostnad for en enkelt lærer (adjunkt m/tillegg) som i dag tar ut seniortiltaket 20% redusert stilling med 100% lønn. Utgangspunkt er total årslønn ca kr ex sos.utgifter pr år. Dette tiltaket for denne ene forbruker av seniorbudsjettet kr inkl. sos.utgifter pr år. Dette viser at dagens tiltak kan være svært økonomisk krevende. Her er noen alternativer som medfører reduksjon av dagens kostnader til seniortiltak. Alt. 1 vil gi betydelig reduksjon av kostnadene allerede fra Eksempelvis vil kostnadene for en ansatt med årslønn på kr utgjøre ca kr pr år for en friuke, mens kostnaden for kronetillegg vil utgjøre ca kr pr år. En ansatt med årslønn på kr utgjøre ca kr pr år for en friuke, mens kostnaden for kronetillegg vil utgjøre ca kr pr år. Alt. 2 vil gi den største reduksjon av kostnadene fra andre halvår Dette fordi dagens seniortiltak opphører og sentralt budsjett bortfaller. Det vil imidlertid bety indirekte kostnader knytter til de aktuelle tjenestesteder der tilrettelegging medfører at andre ansatte må gis økt ansvar/utvidelse av stilling. Alt. 3 vil også gi reduksjon av kostnadene fra andre halvår 2016, men ikke så mye som alternativ 1 og 2. Eksempelvis vil kostnadene for en ansatt med årslønn på kr utgjøre ca kr pr år for 3 friuker, mens kostnaden for kronetillegg vil utgjøre ca kr pr år. En ansatt med årslønn på kr utgjøre ca kr pr år for 3 friuker, mens kostnaden for kronetillegg vil utgjøre ca kr pr år. Alternativer: 1. Ny lik seniorordning innføres fra Dagens senioravtaler sies opp og opphører Ansatte kan fra fylte 62 år gis 1 friuke pr år ifht 100% stilling. Unntaksvis kan ansatte fra fylte 62 år gis kronetillegg på kr pr år ifht 100% stilling. Friuke kan eventuelt tas ut som redusert arbeidstid. Tidspunkt for uttak av friuke/redusert arbeidstid avgjøres av leder. Ordningene gis kun til og med fylte 66 år. Vilkår for øvrig opprettholdes slik som i dag. 2. Ny lik seniorordning innføres fra Dagens senioravtaler sies opp og opphører Ansatte gis i stedet mulighet til å søke om tidsbegrenset avtale om tilrettelegging av arbeidsoppgaver/-tid så langt det er mulig ifht driften. Avtalen avgjøres av leder. Leder orienterer aktuell tillitsvalgte om inngåtte avtaler. Ref. hovedtariffavtalens kap. 3, pkt Seniorpolitiske tiltak. 3. Ny lik seniorordning innføres fra Dagens senioravtaler sies opp og opphører Ansatte kan fra fylte 62 år gis 3 friuker pr år ifht 100% stilling. Unntaksvis kan ansatte fra fylte 62 år gis kronetillegg på kr pr år ifht 100% stilling. Friuke kan eventuelt tas ut som redusert arbeidstid. Tidspunkt for uttak av friuker/redusert arbeidstid avgjøres av leder. Ordningene gis kun til og med fylte 66 år. Vilkår for øvrig opprettholdes slik som i dag. Administrasjonsutvalget Side 17 av 24

18 Konklusjon med begrunnelse: Det anbefales at tiltakene endres slik at de blir mindre kostnadskrevende og at det blir lik ordning for alle arbeidstakergrupper. Ordningen gjelder kun til og med det året de fyller 66 år og kan gå av med pensjon. Det anbefales også at Ås kommune tilpasser sine seniorpolitiske ordninger mer i tråd med nabokommunenes tiltak. Alternativ 1 velges. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Ny ordning iverksettes fra Administrasjonsutvalget Side 18 av 24

19 ADM-15/15 Arbeidsreglement Gå til saksliste <<Forrige sak Neste sak>> Saksbehandler: Lill Gustavsen Lokna Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget 15/ Rådmannens innstilling: Vedlagte forslag til nytt arbeidsreglement godkjennes. Ås, Trine Christensen Rådmann Wenche Vedhugnes Organisasjons - og personalsjef Avgjørelsesmyndighet: Administrasjonsutvalget Behandlingsrekkefølge: Amu Administrasjonsutvalget Vedlegg: Forslag til arbeidsreglement 2015.docx Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ingen Vedtak i saken sendes til: Arbeidstakerorganisasjonene v/eli Stokkebø Organisasjon- og personalavdelingen Arkivet Administrasjonsutvalget Side 19 av 24

20 SAKSUTREDNING Fakta i saken: Dagens arbeidsreglement er gammelt, og det var behov for en gjennomgang, oppgradering og revidering. En partssammensatt arbeidsgruppe har arbeidet frem vedlagte forslag. Gruppen har bestått av representanter fra administrasjonen v/ rådgiverne Hanne Dølheim og Lill Gustavsen Lokna (Organisasjon- og personalavdelingen) og arbeidstakerorganisasjonene v/hanne Nesfeldt (UDF) og hovedverneombudet Anne Mari Hojem Borge. Forslaget har været behandlet og støttes av Rådmannens ledergruppe. Forslaget er også drøftet i møte mellom Rådmannens ledergruppe og arbeidstakerorganisasjonene, hvor det ble enighet om forslaget. Vurdering: Forslaget inneholder ett nytt punkt som regulerer bruken av Ås kommunes nål, se pkt. 18. Punkt 16 om Informasjon til media er tilpasset kommunens nye kommunikasjonsstrategi. I punkt 9 om ansattes plikt til å kontrollere egen lønnsutbetaling, er teksten endret til «Den enkelte arbeidstaker skal kontrollere at det er utbetalt riktig beløp. Eventuelle spørsmål eller feil må meldes snarest til nærmeste leder». I gjeldende arbeidsreglement står det at «Den enkelte arbeidstaker skal så lang som det er mulig kontrollere at det er utbetalt riktig beløp». UDF ønsket å opprettholde gjeldende tekst for ikke å legge høyere krav på ansatt enn det som er mulig. Administrasjonen mener det er viktig å få frem at ansatte skal kontrollere lønnsutbetalingen, og at det ved krav om tilbakebetaling av eventuelle feilutbetalinger alltid må foretas en helthetligvurdering av saken. Økonomiske konsekvenser: Ingen Alternativer: Ingen Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Første i måneden etter vedtak. Administrasjonsutvalget Side 20 av 24

21 ADM-16/15 Valg av prinsipp for regnskapsføring av pensjon Gå til saksliste <<Forrige sak Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Administrasjonsutvalget 16/ Formannskapet 68/ Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyrets vedtatte endring av prinsipp for føring av pensjon utsettes inntil videre. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Ingen Vedtak i saken sendes til: Økonomisjefen Follo distriktsrevisjon Administrasjonsutvalget Side 21 av 24

22 SAKSUTREDNING: Bakgrunn Follo distriktsrevisjon har i revisjonsrapport til Ås kommunes årsregnskap for 2014 bemerket at Ås kommunes regnskapspraksis ikke er i samsvar med gjeldende bestemmelser for regnskapsmessig behandling av pensjonspremieavvik, jf Forskrift om årsregnskap og årsberetning 13-1 D, Disse bestemmelsene krever at premieavvik regnskapsføres over 1 eller 7 år. Ås kommune innarbeider premieavviket i sitt regnskap det året avviket oppstår. Kommunestyret vedtok , K-sak 29/15 følgende ved behandling av Ås kommunes årsregnskap for 2014: Fra og med regnskapsåret 2015 skal Ås kommune innrette seg etter de bestemmelsene som er fastsatt for kommunene når det gjelder regnskapsmessig behandling av pensjonspremieavvik. Det ble imidlertid ikke foretatt noen budsjettregulering i forbindelse med dette vedtaket. Rådmannen ser derfor behov for å vurdere saken i lys av de budsjettmessige konsekvensene av vedtaket. Nærmere om premieavviket Pensjonskostnad beregnes etter to metoder. Selve premien fra pensjonsleverandøren beregnes på en måte og utgjør den reelle pensjonskostnaden. I henhold til regnskapsforskriften skal det brukes en annen metode for å anslå kommunens pensjonskostnad i regnskapet. Premieavviket oppstår når pensjonspremie beregnes lavere enn hva den faktisk er. Med andre ord, regningen fra pensjonskassen blir høyere enn hva som er anslått på forhånd. Da må kommunen i henhold til forskriften inntektsføre differansen, (premieavviket), og føre denne som en gjeld til seg selv. Hvis regningen fra pensjonskassen blir lavere enn beregnet pensjonspremie, gjøres en tilsvarende utgiftsføring, men dette har ikke vært tilfellet de siste årene. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner sier at premieavviket kan utgiftsføres enten neste budsjettår eller fordeles over de kommende 7 år. Som følge av at premieavvikene over en rekke år har medført en inntekt for kommunene som skal kostnadsføres påfølgende år, har kommunene opparbeidet en stor pensjonsgjeld. Samlet for kommunesektoren utgjør dette nå over 30 mrd kroner. Formålet med å etablere en annen metode for å beregne kommunens pensjonskostnad, var at dette skulle bidra til mindre svingninger i kommunens pensjonskostnader. Dette målet har i ettertid vist seg ikke å bli oppnådd. Istedenfor har det bidratt til at kommunene har opparbeidet seg en betydelig pensjonsgjeld, som følge av at det er avlevert regnskapsresultater som ikke har synligjort de reelle kostnadene for kommunene. Administrasjonsutvalget Side 22 av 24

23 Ås kommune har frem til nå utgiftsført og inntektsført premieavvik samme år. Ås kommune har dermed ikke opparbeidet noe gjeld som følge av inntektsført premieavvik. Enkelte andre kommuner har også valgt samme prinsipp som Ås kommune, herunder Skedsmo kommune. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) er prinsipielt i mot muligheten for å amortisere premieavviket over flere år, jf høringsuttalelse til forslag om reduksjon av amortiseringstiden for premieavvik av NKRF uttaler følgende: NKRF er prinsipielt i mot muligheten for å amortisere premieavviket over flere år. Det er et avvik fra anordningsprinsippet. I et finansielt orientert regnskap burde kommunene utgiftsføre årets pensjonspremie, i stedet for å ha muligheten til å skyve utgiften foran seg ved å amortisere et premieavvik over mange år. NKRF mener kommunene burde utgiftsføre årets pensjonspremie, i stedet for å ha muligheten til å skyve utgiften foran seg ved å amortisere et premieavvik over mange år. Ås kommune har støttet seg til denne vurdering ved valg av prinsipp for føring av pensjon. Alternativ modell ved bruk av premiefond. Dersom pensjonsleverandøren får overskudd et år kan dette avsettes på premiefond. Overskuddet fra KLP kan brukes til å betale årets pensjonspremie med, eller avsettes til premiefond til å dekke fremtidige pensjonspremier. Ås kommune har per i dag et premiefond på 39,7 mill. kr Asker kommune har også tidligere brukt samme prinsipp som Ås. Ved overgang til egen pensjonskasse har Asker kommune nå endret prinsipp til amortifisering på 1 år. Men dersom utgiften et påfølgende år blir urimelig høy, legges det opp til at bruk av oppspart premiefond kan dekke denne merutgiften. Dette er en alternativ modell som også kan benyttes av Ås kommune. Økonomiske konsekvenser Premieavviket for 2016 er anslått å bli på ca 21 mill. kr, noe som er et betydelig beløp. Dette medfører at utgiftsføring av premieavviket påfølgende år kan gi stor uforutsigbarhet i kommunens årlige driftsresultater. For å kunne gjennomføre vedtaket må da premieavviket amortiseres over 7 år. Resultatet av dette vil være at Ås kommune opparbeider seg økt pensjonsgjeld. Med de betydelige investeringer kommunen står ovenfor vil ikke rådmannen anbefale at man går inn i kommende periode med opparbeidet pensjonsgjeld. Dette er da utgifter som må dekkes på toppen av betydelige finanskostnader knyttet til nye investeringer. Rådmannen mener derfor at forslaget bør utsettes inntil videre. Dersom prognosene for premieavvik blir redusert i kommende år kan vedtaket iverksettes da. Selv om dette ikke er i tråd med forskriften, er det i tråd med prinsippene som gjelder for god kommunal regnskapsføring og anbefalingene fra NKRF. Alternativt kan kommunen i henhold til forskriften utgiftsføre premieavviket over 7 år (amortifisering). Ulempen med dette er at kommunen opparbeider seg pensjonsgjeld. Mange kommuner har opparbeidet seg en stor pensjonsgjeld som følge av dette. Administrasjonsutvalget Side 23 av 24

24 Alternativer Rådmannen ser to alternativer til framlagte innstilling: Alternativ 1: Prinsipp for føring av pensjon endres i henhold til forskriften. Premieavviket utgiftsføres påfølgende år. Dersom utgiften blir urimelig høy et enkelt år, brukes det av premiefond for å dekke denne merutgiften. Kommentar: Premieavviket for 2015 på 5,7 mill. kr inntektsføres i 2015 og styrker kommunens resultat tilsvarende. Premieavviket utgiftsføres i sin helhet det kommende år (2016). I 2016 budsjetteres det med et premieavvik på ca 21 mill. kr, Denne utgiften utgiftsføres i Dersom utgiften blir urimelig høy et enkelt år, brukes det av premiefond for å dekke denne merutgiften. I 2017 må det da påregnes å bruke av premiefond for å dekke denne merutgiften. Ulempen med dette alternativet er at Ås kommune får et «kunstig» godt resultat for Alternativ 2: Prinsipp for føring av pensjon endres i henhold til forskriften. Premieavviket utgiftsføres over de kommende 7 år. Kommentar: Premieavviket for 2015 på 5,7 mill. kr inntektsføres i 2015 og styrker kommunens resultat tilsvarende. Premieavviket utgiftsføres over de kommende 7 år. Ulempen med dette tiltaket er at Ås kommune får et «kunstig» høyt resultat i 2016, samtidig som vi opparbeider oss pensjonsgjeld som m dekkes de påfølgende 7 budsjettår. Det vil si i en periode hvor kommunen i tillegg må finnen inndekning til økte finanskostnader til store nye investeringer. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen anbefaler at Ås kommune viderefører dagens praksis med bokføring av premieavviket det året avviket oppstår. Kommunestyrets vedtak av utsettes da inntil videre. Dersom det viser seg at premieavvikene blir lavere fremover, kan saken tas opp til ny vurdering. Alternativ innstilling 1 kan også være en hensiktsmessig modell, hvor forskriften følges, samtidig som økonomisk forutsigbarhet kan ivaretas ved bruk av premiefond i år hvor det må utgiftsføres et høyt premieavvik. Administrasjonsutvalget Side 24 av 24