Brukerhåndbok for InTouch. BCM Business Communications Manager

Transkript

1 Brukerhåndbok for InTouch BCM Business Communications Manager Dokumentstatus: Standard Dokumentversjon: Dokumentnummer: NN Dato: Oktober 2009

2 Copyright 2009 Nortel Networks, med enerett Informasjonen i dette dokumentet kan endres uten varsel. Alle utsagn, konfigurasjoner, tekniske data og anbefalinger i dette dokumentet antas å være nøyaktige og pålitelige, men legges frem uten uttrykte eller underforståtte garantier. Brukerne må ta fullt ansvar for bruken av produktene som er nevnt i dette dokumentet. Informasjonen i dette dokumentet eies av Nortel Network. Varemerker Nortel, Nortel-logoen og globusmerket er varemerker for Nortel Networks. Microsoft, Windows, Windows XP, Windows Vista, MSN og Windows Live er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Skype er et varemerke for Skype Technologies. Alle andre varemerker og registrerte varemerker tilhører sine respektive eiere.

3 Innhold Innhold 3 Kapittel 1 Komme i gang Om InTouch Minimumskrav Første oppstart Visninger InTouch-ruten Verktøylinjevisning i InTouch Kontekstavhengige menyer Visning av aktive anrop (samtaler) Kapittel 2 Konfigurere kontakter Legge til og fjerne kontakter fra kontaktlisten i InTouch Administrere kontakter Hovedkontakter Søke i kontakter Slå sammen duplikatkontakter Administrere Outlook-kontakter med InTouch Kapittel 3 Vise kontakters status BLF-informasjon via BCM-grensesnittet Utvinning fra Outlook-kalender Skype-relatert status i InTouch Skype-relatert status i MSN Kapittel 4 Bruke InTouch-funksjoner E-postfunksjoner Kalenderelementer og avtaler Anrop Feilmeldinger i anropsvinduet Endre hvordan telefonnumre ringes opp Instant Messaging (direktemeldinger) Tapte anrop InTouch-alternativer Brukerhåndbok for InTouch

4 4 Innhold NN

5 5 Kapittel 1 Komme i gang Denne delen inneholder informasjon om følgende emner: "Om InTouch" på side 5 "Minimumskrav" på side 5 "Første oppstart" på side 6 "Visninger" på side 6 Om InTouch InTouch er et tilleggsprogram for Outlook som kjører på Windows-baserte PCer. Programmet integrerer Outlook, MSN og Skype med BCM anropsbehandling og kontroll. InTouch optimaliserer kommunikasjon ved å gi konsolidert informasjon om status og ved å tilby en rekke kommunikasjonsalternativer som for eksempel talepost, e-post og/eller Instant Messaging (direktemeldinger). InTouch samler de mest populære kommunikasjonsmetodene på ett sted ved å gi direkte ettrykkstilgang til telefoniprogrammer, e-post, kalender og direktemeldingsprogrammer. Minimumskrav Operativsystem: Windows XP Professional SP3 Windows Vista SP2 Business, Ultimate eller Enterprise (32- ELLER 64-biters).Net framework: Framework 3.5 Service Pack 1 tilgjengelig fra Microsofts webområde Microsoft Outlook: 2002 (XP) Microsoft Exchange: Skype (valgfritt): MSN (valgfritt): 14.0 Brukerhåndbok for InTouch

6 6 Kapittel 1 Komme i gang BCM: BCM 50, utgave 5.0 BCM 450, utgave 5.0 Windows Installer: Windows Installer 3.1 Maskinvarekrav for klientdatamaskinen: 1 GHz 32-biters (x86) eller 64-biters (x64) prosessor 1 GB systemminne Minst 20 MB tilgjengelig lagringsplass for installasjon og ytterligere 10 MB tilgjengelig lagringsplass for konfigurasjon og bufrede kontaktdata. Nødvendig lagringsplass for konfigurasjon og bufring vil variere avhengig av antallet kontakter som skal vises. Nettverkstilkobling. Minimum 10 MB/s. Første oppstart Hvis du er tilordnet tilgang til mer enn 1 KN (katalognummer), og du kjører InTouch for første gang, vil du bli bedt om å velge et KN fra en liste over KN som er konfigurert for deg på BCM. Hvis bare ett KN er tilgjengelig for den aktuelle brukeren, vil InTouch automatisk bruke det katalognummeret. Hvis ingen katalognumre er tilordnet, er alle InTouch-funksjoner utilgjengelige. Hvis du bruker Skype, vil du bli bedt om å gi Outlook.exe tilgang til programmet. Ingen kontakter vil være oppført i InTouch-ruten ved første oppstart. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til kontakter i kontaktlisten, se "Legge til og fjerne kontakter fra kontaktlisten i InTouch" på side 15. Visninger Brukergrensesnittet til InTouch består av flere visninger. Hovedvisningene er: InTouch-ruten: en rute med fast bredde i høyre side av alle Outlook-sider. Denne visningen består av flere undervisninger som automatisk endrer størrelse etter behov. Undervisningene er: Søkeruten. Kontaktlisten i InTouch. Hovedkontaktene (definert av brukeren) vises øverst i listen, og deretter følger alle andre tilføyde kontakter fra alle tilgjengelige kilder (Outlook, BCM, Skype og MSN). Anrops-popup. Merk: InTouch-ruten kan ikke endre størrelse vannrett, men den endrer automatisk størrelse loddrett sammen med Outlook-vinduet. InTouch-ruten kan ikke lukkes. Plugin-modulen må være deaktivert eller avinstallert for at InTouch-ruten skal kunne fjernes. Se hjelpeprogrammet i Outlook hvis du vil vite hvordan du deaktiverer plugin-moduler. NN

7 Kapittel 1 Komme i gang 7 Verktøylinjevisningen. Kontekstmenyer (høyreklikk eller popup). Dialogboksen Legg til kontakter, som brukes til å legge til kontakter fra de ulike kontaktkildene i InTouch-ruten. InTouch-ruten Hovedvisningen i InTouch er InTouch-ruten, som du finner i høyre side av Outlook-skjermen. Figur 1 "InTouch-ruten" (side 8) viser InTouch-ruten. Brukerhåndbok for InTouch

8 8 Kapittel 1 Komme i gang Figur 1 InTouch-ruten Tabell 1 Egenskaper for InTouch-ruten Variabel eller feltnavn Søk Tapte anrop Beskrivelse Skriv inn et kontaktnavn for å søke etter en kontakt. Åpner skjermen Tapte anrop. NN

9 Kapittel 1 Komme i gang 9 Tabell 1 Egenskaper for InTouch-ruten Variabel eller feltnavn Legg til kontakt Hovedkontakter Ruten Aktive samtaler (nedre rute) Oppringingsboks (Ring opp) Beskrivelse Åpner skjermen Legg til kontakt. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til kontakter, se "Legge til og fjerne kontakter fra kontaktlisten i InTouch" på side 15. Liste over brukerdefinerte hovedkontakter. Hovedkontakter vises øverst i kontaktlisten og har en hvit bakgrunn. Alle andre kontakter vises under hovedkontaktene og har en lyseblå bakgrunn. Viser informasjon om aktive samtaler. Denne informasjonen vises kun når en samtale pågår. Her kan du ringe opp telefonnumre fra InTouch ved å skrive inn nummeret og klikke Ring opp-knappen. Gyldige tegn omfatter tall, *, # og bokstaver. Bokstaver omkodes til tilsvarende numeriske tegn basert på standard telefontastaturer. Verktøylinjevisning i InTouch InTouch integrerer en rekke Outlook-verktøylinjer. Verktøylinjene vises i hovedmappevisningene for E-post, Kalender og Kontakter, samt i følgende elementer (avhengig av Outlook-versjonen): Outlook 2002/2003 individuelle e-postkontakter og kalenderelementer Outlook 2007 lesevisning for e-postmeldinger (ikke visning for oppretting av nye e-postmeldinger), kontaktvisning og avtalevisning (ikke møtevisning) Verktøylinjene viser alle tilgjengelige opplysninger og aktiviteter for kontakten som er tilknyttet det gjeldende valgte elementet. Når det gjelder e-postelementer, er denne kontakten e-postens avsender. InTouch prøver å finne en samsvarende InTouch-kontakt basert på en unik identifikator tilordnet av Outlook, eller den første InTouch-kontakten som har en samsvarende e-postadresse. Når det gjelder Outlook-kontakter, er dette selve kontakten og alle detaljer om andre kontakter som eventuelt er sammenslått med denne Outlook-kontakten. Når det gjelder avtaleelementer som er opprettet når du har planlagt tilbakeringinger ved hjelp av InTouch, er dette kontakten som tilbakeringingen er planlagt for. Brukerhåndbok for InTouch

10 10 Kapittel 1 Komme i gang Figur 2 InTouch-verktøylinjen Tabell 2 Egenskaper for verktøylinjen i InTouch Variabel Samtale Instant Messaging E-post Planlegg en samtale Videresend til telefonsvarer Videresend til: Fjern videresending av samtale Ikke forstyrr Beskrivelse Ring opp kontakten via BCM, med Skype, eller start en samtaleøkt med Skype eller MSN. Start en direktemeldingsøkt med Skype eller MSN. Åpne en tom e-post adressert til valgte e-postadresser. Planlegg et anrop til et tilgjengelig nummer. Anrop til ditt KN viderekobles til telefonsvareren (angis på håndsettet hvis aktivert). Ditt KN viderekobles til et annet forhåndsdefinert eller spesifikt nummer (angis på håndsettet hvis aktivert). Fjern viderekobling av anrop fra ditt KN (angis på håndsettet hvis aktivert). Aktiver Ikke forstyrr på ditt KN (angis på håndsettet, og status vises nederst på InTouch, hvis aktivert) NN

11 Kontekstavhengige menyer. Kapittel 1 Komme i gang 11 I ulike deler av InTouch-programmet kan du høyreklikke for å vise opplysninger og aktiviteter for InTouch. Merk: kontekstmenyer viser ikke BCM-, Outlook kalender- eller Skype- og MSN-status. Kontekstmenyene for E-post, Outlook-kontakter og Avtaler vises i en InTouch-undermeny som inneholder alle handlingene som er tilgjengelige for kontakten, basert på elementet du har høyreklikket. Hvis det ikke finnes tilgjengelige handlinger, eller hvis kontakten ikke ble funnet, deaktiveres InTouch-elementet. "Kontekstavhengig meny" på side 11 viser et eksempel på en kontekstavhengig meny. Figur 3 Kontekstavhengig meny Tilgjengelige handlinger grupperes i følgende kategorier (hvis ingen handlinger er tilgjengelige for en gitt kategori, finnes det ingen undermeny for denne kategorien). Tabell 3 Egenskaper for kontekstavhengig meny Variabel Samtale Instant Messaging Beskrivelse Ring opp kontakten via BCM, med Skype, eller start en samtaleøkt med Skype eller MSN. Start en direktemeldingsøkt med Skype eller MSN. Brukerhåndbok for InTouch

12 12 Kapittel 1 Komme i gang Tabell 3 Egenskaper for kontekstavhengig meny Variabel E-post Planlegg en samtale Beskrivelse Åpne en tom e-post adressert til valgte e-postadresser. Planlegg et anrop til et tilgjengelig nummer. Kontekstmeny for kontaktoppføringer Alle kontaktoppføringer (telefonnummer, e-postadresse, Skype- eller MSN-ID) kan høyreklikkes. Da vises en kontekstmeny med handlinger som er tilgjengelige for denne oppføringen. "Kontekstmeny for en kontaktoppføring" på side 12 viser et eksempel på en kontekstmeny for en kontaktoppføring. Figur 4 Kontekstmeny for en kontaktoppføring Figur 5 Skype-oppføring Figur 6 MSN-oppføring NN

13 Figur 7 E-postoppføring Kapittel 1 Komme i gang 13 Figur 8 Oppføring for telefonnummer Figur 9 Oppføring for mobilnummer Figur 10 Kontekstmeny for tapte anrop Visning av aktive anrop (samtaler) Innkommende og utgående anrop som er foretatt ved hjelp av InTouch eller med håndsettet, angis nederst i InTouch-ruten med en liten anrops-popup. InTouch har ingen intern grense for hvor mange anropsvinduer som kan vises, men dersom det finnes mer enn to anrop på håndsettet, vises et rullefelt ved siden av anropsvinduene slik at bare to anrop vises samtidig. "Popup-visning av aktive anrop" på side 14 viser et eksempel på visning av et aktivt anrop. Brukerhåndbok for InTouch

14 14 Kapittel 1 Komme i gang Figur 11 Popup-visning av aktive anrop Du kan svare på eller avslutte et Skype- eller telefonanrop, sende en e-post-, MSN- eller Skype-melding, eller ringe kontakten tilbake fra popup-vinduet for det aktive anropet. NN

15 15 Kapittel 2 Konfigurere kontakter I utgangspunktet finnes det ingen kontakter i kontaktlisten til InTouch, og den inkluderer ikke automatisk kontakter fra andre kontaktkataloger (for eksempel MSN, Skype, BCM eller Outlook). Du kan legge til eller fjerne kontakter fra alle kontaktkataloger i kontaktlisten i InTouch. Kontakter importeres til InTouch fra kontaktkataloger, det vil si de individuelle kontaktkatalogene til kildeprogrammene. Skype, BCM og MSN har bare en kontaktkatalog hver. Outlook kan imidlertid ha en katalog for hver mappe som er tilgjengelig for bruk i adresseboken i Outlook, og en katalog for den globale adresselisten. InTouch vil automatisk bruke listen over adressebokleverandører i Outlook som grunnlaget for Outlook-kontakter i InTouch. Som standard inkluderer denne listen bare den globale adresselisten og kontaktmappen fra standardplasseringen (vanligvis postkassen din på Microsoft Exchange Server). Hvis du vil vite mer om hvordan du legger til en kontaktmappe i adresseboken i Outlook, kan du se Hjelp i Outlook, eller du kan se i brukerveiledningen. Legge til og fjerne kontakter fra kontaktlisten i InTouch Ved hjelp av InTouch kan du samle alle dine kontakter fra ulike kilder i en liste. Tilgjengelige kontaktkilder omfatter: Outlook-kontakter fra postboksen din, eller personlige mapper og arkivmapper som er åpne. Den aktive katalogen via den globale adresseboken i Outlook, som er tilgjengelig på Microsoft Exchange Server. Andre Outlook-kataloger som for eksempel fellesmapper. Skype-kontakter MSN-kontakter Andre brukere som er tilkoblet BCM. Kontakter legges til i denne listen fra dialogboksen Legg til kontakter. InTouch oppdaterer kontinuerlig InTouch-kontaktlisten mens disse kontaktene lastes inn. Kontaktene sorteres deretter i alfabetisk rekkefølge. Oppdatering av kontakter fra andre plattformer, for eksempel Skype eller Outlook, som er oppført i InTouch, oppdateres også i InTouch straks informasjonen er tilgjengelig. Endringer i Skype-kontakter, for eksempel, oppdateres nesten umiddelbart, mens den globale adresselisten i Outlook krever at du starter InTouch på nytt for å oppdatere endringer. Du kan bare legge til kontakter fra Skype eller MSN når du kjører det aktuelle programmet og er pålogget kontoen din. Brukerhåndbok for InTouch

16 16 Kapittel 2 Konfigurere kontakter Slik legger du til en kontakt i InTouch-kontaktlisten: 1 Gå til InTouch-ruten, og klikk Legg til kontakter. Dialogboksen Legg til kontakter vises. 2 Velg kilden du vil importere kontakter fra, i rullegardinlisten for kontaktkatalogen. Tilgjengelige alternativer omfatter: a b c d e Telefonkatalog (BCM) velges som standard Alle kontaktmapper som er gjort tilgjengelige for bruk som adressebok i Outlook. Som standard finnes det bare en mappe, men du kan legge til flere. Alle tilgjengelige mapper vil ha en egen oppføring. Oppføringen vises som "Navn på kontaktmappe (navn på lagringsplass for meldinger)", for eksempel "Kontakter (Postkasse John Andersen)". Den globale adresselisten Skype-kontakter (hvis tilgjengelig) MSN-kontakter (hvis tilgjengelig) 3 I søkefeltet skriver du inn navn, brukernavn eller annen kontaktinformasjon for å søke i dine eksisterende kontakter. ELLER Du kan søke manuelt etter kontakten i listen. 4 Hvis du vil at kontakten (eller kontaktene) skal inkluderes i kontaktlisten i InTouch, merker du av for alternativet Kontakter. 5 Klikk OK. Slik fjerner du en kontakt fra InTouch-kontaktlisten: 1 Høyreklikk kontakten du vil fjerne, i InTouch-kontaktlisten. 2 Velg Fjern på menyen. Kontakten fjernes fra listen. Hvis du fjerner en sammenslått kontakt, fjernes også alle de andre tilknyttede kontaktene. Slik fjerner du en kontakt fra InTouch-kontaktlisten ved hjelp av dialogboksen Legg til kontakter: 1 Gå til InTouch-ruten, og klikk Legg til kontakter. Dialogboksen Legg til kontakter vises. 2 Velg kilden du vil importere kontakter fra, i rullegardinlisten for kontaktkatalogen. Tilgjengelige alternativer omfatter: a b c d e Telefonkatalog (BCM) velges som standard Alle kontaktmapper som er gjort tilgjengelige for bruk som adressebok i Outlook. Som standard finnes det bare en mappe, men du kan legge til flere. Alle tilgjengelige mapper vil ha en egen oppføring. Oppføringen vises som "Navn på kontaktmappe (navn på lagringsplass for meldinger)", for eksempel "Kontakter (Postkasse John Andersen)". Den globale adresselisten Skype-kontakter (hvis tilgjengelig) MSN-kontakter (hvis tilgjengelig) NN

17 Kapittel 2 Konfigurere kontakter 17 3 I søkefeltet skriver du inn navn, brukernavn eller annen kontaktinformasjon for å søke i dine eksisterende kontakter. ELLER Du kan søke manuelt etter kontakten i listen. 4 Hvis du vil at kontakten (eller kontaktene) skal fjernes fra kontaktlisten i InTouch, fjerner du avmerkingen for alternativet Kontakter. 5 Klikk OK. Administrere kontakter Når du har lagt til kontakter i InTouch-kontaktlisten, kan du opprette en delliste med hovedkontakter, slå sammen duplikatkontakter, søke etter en bestemt kontakt i kontaktlisten din, eller vise kontaktinformasjon. Hovedkontakter Når du har lagt til kontakter i InTouch-kontaktlisten, kan du angi at bestemte kontakter skal inkluderes i hovedkontaktene dine. Hovedkontakter vises i en delliste med de vanlige kontaktene, slik at du enkelt og raskt kan få tilgang til dem uten å måtte søke først. Hovedkontakter kan atskilles fra vanlige kontakter ved hjelp av bakgrunnsfargen. Hovedkontakter er den eneste kontaktgrupperingen som er tilgjengelig i InTouch. Slik angir du en kontakt som hovedkontakt: 1 Gå til InTouch-ruten, og velg kontakten du vil angi som hovedkontakt. 2 Høyreklikk kontakten. En kontekstavhengig meny vises. 3 Velg Gjør dette til en hovedkontakt. Kontakten flyttes til dellisten Hovedkontakter, og sorteres i alfabetisk rekkefølge blant de andre hovedkontaktene. Slik fjerner du en kontakt fra Hovedkontakter: 1 Gå til InTouch-ruten, og velg kontakten du vil angi som hovedkontakt. 2 Høyreklikk kontakten. En kontekstavhengig meny vises. 3 Velg Gjør dette til en normal kontakt. Kontakten flyttes til den vanlige kontaktlisten, og plasseres i alfabetisk rekkefølge. Søke i kontakter Hvis du har en stor kontaktliste, kan du bruke søkefunksjonen til å finne en bestemt kontakt uten å bla gjennom listen manuelt. Brukerhåndbok for InTouch

18 18 Kapittel 2 Konfigurere kontakter Slik søker du etter en kontakt i kontaktlisten: 1 Skriv inn kontaktinformasjonen for kontakten du vil søke etter, i søkeboksen øverst i InTouch-ruten. Hvis det finnes en eller flere samsvarende kontakter, vises de i kontaktlisten. Hvis en kontakt som er tilknyttet sammenslåtte kontakter, stemmer med søkekriteriene, vises alle de sammenslåtte kontaktene, og ikke bare den kontakten som samsvarer. Informasjonen det søkes etter, avhenger av kilden til kontakten: Outlook Fornavn Etternavn Bedrift (vises ikke i kontaktdetaljene) Jobbeskrivelse (vises ikke i kontaktdetaljene) E-postadresse 1, 2 og 3 Telefonnumre BCM KN: Visningsnavn Skype Skype-navn Kontortelefon Mobiltelefon MSN Påloggings-ID (e-postadresse) Navn Slå sammen duplikatkontakter Når mange kontakter fra ulike kilder oppføres sammen, er det sannsynlig at det vil finnes duplikatoppføringer. En kontakt kan for eksempel finnes både i den aktive katalogen i Outlook og i Skype-listen. Disse duplikatene kan slås sammen i en enkelt oppføring. Slik slår du sammen duplikatkontakter: 1 Søk etter duplikatoppføringer ved hjelp av søkeboksen. 2 Velg kontakten du vil slå sammen. 3 Dra og slipp kontakten over oppføringen du vil slå den sammen med. Skjermen Tilknytt kontakter vises. 4 I skjermen Tilknytt kontakter angir du Fornavn, Etternavn og Alias (visningsnavn) for kontakten. 5 Hvis du ikke vil at den sammenslåtte kontakten skal være en hovedkontakt, fjerner du avmerkingen for alternativet Hovedkontakt. 6 Klikk Knytt sammen for å slå sammen kontaktene. NN

19 Slik gir du nytt navn til en sammenslått kontakt: Kapittel 2 Konfigurere kontakter 19 Merk: denne fremgangsmåten endrer bare navnet på den sammenslåtte kontakten. InTouch endrer ikke navnene på de individuelle/opprinnelige kontaktene. 1 Søk etter duplikatoppføringer ved hjelp av søkeboksen. 2 Velg kontakten du vil gi et nytt navn til. 3 Høyreklikk kontakten. En kontekstavhengig meny vises. 4 Velg Gi nytt navn til kombinert kontakt fra menyen. 5 Skriv inn det nye navnet. 6 Klikk OK. Slik deler du opp en sammenslått kontakt: 1 Søk etter duplikatoppføringer ved hjelp av søkeboksen. 2 Velg kontakten du vil dele opp i individuelle kontakter. 3 Høyreklikk kontakten. En kontekstavhengig meny vises. 4 Velg Del kombinert kontakt fra menyen. 5 Klikk OK. Kontakten deles opp etter de opprinnelige kontaktene. De oppdelte kontaktene beholder sin opprinnelige status som hovedkontakt eller vanlig kontakt. Administrere Outlook-kontakter med InTouch Outlook-kontakter kan opprettes og redigeres direkte fra InTouch. Du kan velge en Outlook-kontaktmappe (bortsett fra den globale adresselisten) i dialogboksen Legg til kontakter og opprette en ny kontakt i Outlook som automatisk inkluderes i InTouch-kontaktlisten. Du kan deretter tilknytte denne kontakten, eller angi den som hovedkontakt. Hvis du prøver å legge til en Outlook-kontakt som allerede finnes fra InTouch, vil Outlook automatisk informere deg om at kontakten allerede finnes og gi deg muligheten til å oppdatere. Hvis du klikker Ja, oppdateres kontakten i Outlook, men den legges ikke til i InTouch-kontaktlisten. Slik oppretter du en ny Outlook-kontakt med InTouch: 1 Gå til InTouch-ruten, og klikk Legg til kontakter. Dialogboksen Legg til kontakter vises. 2 Velg Outlook-kontaktmappen der du vil legge til den nye kontakten, i rullegardinlisten for kontaktkatalogen. 3 Skriv inn kontaktinformasjonen. 4 Klikk OK. Brukerhåndbok for InTouch

20 20 Kapittel 2 Konfigurere kontakter Slik redigerer du en Outlook-kontakt fra InTouch-kontaktlisten: 1 Høyreklikk kontakten du vil redigere, i InTouch-kontaktlisten. 2 Velg Rediger på hurtigmenyen. Dialogboksen for Outlook-kontakter vises. 3 Foreta ønskede endringer. 4 Klikk Lagre og lukk. InTouch bruker automatisk endringene på kontakten. NN

21 21 Kapittel 3 Vise kontakters status Ved hjelp av InTouch har du alltid oversikt over kontaktenes tilgjengelighet, men det avhenger av kontakttypen (e-post, direktemeldinger eller telefon). InTouch deler inn status i følgende kategorier: BLF-informasjon (Busy Lamp Field) via grensesnittet BCM LAN CTE Utvinning fra Outlook-kalender Skype-relatert status i InTouch MSN-relatert status i InTouch InTouch "sender" -status for BCM BLF til Skype InTouch "sender" -status for BCM BLF til MSN Informasjonen for BCM BLF er begrenset til bare anropsstatus og viderekobling. Anropsdetaljer (for eksempel innringer-id eller innringernavn) vises ikke. Tilgjengelighet i Outlook-kalenderen er begrenset til opptattstatus (Opptatt eller Fraværende) og varighet. Statusindikatorene oppdateres automatisk basert på den aktuelle kilden. De konfigureres ikke direkte av brukeren, men viser informasjonen som er tilgjengelig for kontakten, for eksempel telefonsamtaler, avtaler, Skype- og MSN-status. BLF-informasjon via BCM-grensesnittet Det finnes 4 telefonistatuser, det vil si Inaktiv, Opptatt (omfatter Ringer, I samtale og Samtale venter), Ikke forstyrr og Informasjon utilgjengelig. Statusen Informasjon utilgjengelig vises eventuelt ved oppstart når BCM-linjene sjekkes for opprinnelig status, eller på softphone-linjer der softphonen ikke er aktivert eller ikke er tilkoblet BCM. Indikatoren for viderekobling av anrop er ikke tilgjengelig. Utvinning fra Outlook-kalender InTouch utvinner kalenderne for hovedkontaktene som er hentet inn fra den globale adresselisten på Microsoft Exchange. Informasjonen oppdateres hvert femte minutt. Denne funksjonen krever at kontakten som du vil utvinne kalenderen for, har gitt deg (eller gruppen din) tilgang til kalenderen. Når utvinning av Outlook-kalender er aktivert, vises to statuser: I møte beveg på markøren for å vise varigheten til møtet. Denne funksjonen er viktig, fordi den gjør det mulig for brukere å ta bedre avgjørelser ut i fra denne tilleggsinformasjonen. Fraværende beveg på markøren for å vise klokkeslett og dato for tilbakekomst. Dette angir klokkeslettet og datoen som kontakten har planlagt å komme tilbake på. Brukerhåndbok for InTouch

22 22 Kapittel 3 Vise kontakters status Statusene for Outlook og BCM kombineres deretter i én indikator som følger: Tabell 4 Statuser for Outlook og BCM Outlook-status Inaktiv / ingen kalenderinformasjon Ingen BCM-status Blått ikon ikke noe telefonsymbol Inaktiv Opptatt Gult ikon ikke noe telefonsymbol Fraværende Opptatt Ikke forstyrr Fraværende representeres av en svart indikator uavhengig av telefonstatus. Informasjon utilgjengelig Slik overvåker du en kontakts status ved å bruke utvinning av Outlook-kalender: 1 På datamaskinen til brukeren som skal overvåkes, klikker du på Kalender-mappen i Outlook. 2 Velg Egenskaper. 3 Velg kategorien Tillatelser. 4 Sett tillatelsene for Standard og Anonym til Leser. Skype-relatert status i InTouch Hvis en Skype-konto (som vises på den gjeldende InTouch-skjermen) endrer status, vises det aktuelle Skype-ikonet i InTouch. InTouch bruker Skype-ikoner i samsvar med versjon 4 av Skype. Hvis Skype er deaktivert, viser InTouch fortsatt de sist registrerte kontaktdetaljene, men du vil ikke lenger se en statusindikator for hver enkelt Skype-kontakt. Når Skype aktiveres igjen, oppdaterer InTouch automatisk de aktuelle statusene. NN

23 Kapittel 3 Vise kontakters status 23 Tabell 5 Oversettelse av InTouch-status til Skype-status InTouch-status I samtale / Ringer / Samtale venter I møte Fraværende Skype-status Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Borte Merk: Hvis Skype-brukere angir statusen som Frakoblet/Usynlig, oppdateres ikke statusen i InTouch. Merk: Ettersom InTouch har tilgang til brukernes egne kalendere og henter inn informasjonen for brukernes Skype-kontakter, har ikke kalendertillatelser for Microsoft Exchange noen betydning. Skype-relatert status i MSN Hvis en MSN-konto (som vises på den gjeldende InTouch skjermen) endrer status, vises det aktuelle MSN-ikonet i InTouch. Hvis Windows Live Messenger er deaktivert, viser InTouch fortsatt de sist registrerte kontaktdetaljene, men du vil ikke lenger se en statusindikator for hver enkelt MSN-kontakt. Når MSN aktiveres igjen, oppdaterer InTouch automatisk de aktuelle statusene. Tabell 6 Oversettelse av MSN-status til Skype-status InTouch-status I samtale / Ringer / Samtale venter I møte Fraværende Status for Windows Live Messenger Opptatt Opptatt Borte Merk: Hvis MSN-brukere angir statusen som Frakoblet, oppdateres ikke statusen i InTouch. Merk: Ettersom InTouch har tilgang til brukernes egne kalendere og henter inn informasjonen for brukernes MSN-kontakter, har ikke kalendertillatelser for Microsoft Exchange noen betydning. Brukerhåndbok for InTouch

24 24 Kapittel 3 Vise kontakters status NN

25 25 Kapittel 4 Bruke InTouch-funksjoner Dette kapitlet beskriver hvordan du bruker de ulike funksjonene som er tilgjengelige i InTouch. E-postfunksjoner (side 25) Kalenderelementer og avtaler (side 25) Anrop (side 26) Instant Messaging (direktemeldinger) (side 28) Tapte anrop (side 28) InTouch-alternativer (side 29) E-postfunksjoner InTouch endrer ikke på noen måte den vanlige bruken av e-post i Outlook. Det gir deg imidlertid flere nye funksjoner. Du kan utheve en e-post fra en av kontaktene dine, høyreklikke den, og deretter velge hvordan du vil kommunisere med kontakten fra en liste med alternativer. Alternativene er (forutsatt at informasjonen er tilgjengelig): Ring Ring kontakten. En liste med tilgjengelige telefonnumre for kontakten vises. Øyeblikkelig melding Start en direktemeldingssamtale med kontakten via Skype eller MSN. E-post Send en e-postmelding til kontakten. Dette åpner en ny e-postmelding med adressen utfylt. Ring tilbake Ring kontakten tilbake. Dette vil opprette en påminnelse i Outlook-kalenderen, og en popup-melding vises på tidspunktet for den planlagte tilbakeringingen. Tilgjengelige alternativer omfatter: 5 minutter, 10 minutter, 15 minutter, 30 minutter, 1 time, eller du "velger" for å angi klokkeslett og dato manuelt. Du kan eventuelt også kommunisere med kontakten ved å bruke andre tilgjengelige metoder. Du trenger bare å utheve e-posten, og deretter velge den aktuelle knappen på verktøylinjen. Kalenderelementer og avtaler InTouch utvinner Outlook-kalenderen til InTouch-hovedkontakter som er Outlook-kontakter eller inkluderer en Outlook-kontakt, hvert femte minutt. InTouch kan brukes til å opprette et planlagt påminnelsesanrop som plasseres i brukerens kalender. Disse påminnelsene om tilbakeringing aktiveres fra en anrops-popup på skjermen. Brukeren oppretter en påminnelse om tilbakeringing i Outlook-kalenderen ved å klikke Ring tilbake-knappen. Du kan også når som helst opprette påminnelser om tilbakeringing fra alle kontekstmenyer eller fra verktøylinjen i InTouch for kontakter som har ett eller flere numre. Brukerhåndbok for InTouch

26 26 Kapittel 4 Bruke InTouch-funksjoner Slik planlegger du en tilbakeringing: 1 Klikk Ring tilbake i anrops-popupen. Skjermen Ring tilbake vises, og kontaktens navn og telefonnummer er utfylt. 2 Velg ønsket tid for Ring tilbake om: ELLER Angi dato og klokkeslett for tilbakeringingen i feltet Ring tilbake på. 3 Angi emne for anropet. Det vil være tittelen for kalenderhendelsen. 4 Klikk Planlegg samtale for å legge til varslingen i Outlook-kalenderen. Når du dobbeltklikker hendelsen i kalenderen, åpnes et vanlig avtalevindu i Outlook, som også inneholder verktøylinjen til InTouch. Anrop Du kan ringe opp en hvilken som helst kontakt fra InTouch-ruten. Du kan ringe opp kontaktene dine på flere måter i InTouch: Dobbeltklikk det ønskede nummeret når du har utvidet oppføringen i Hovedkontakter. Høyreklikk en e-postmelding, og velg deretter ønsket telefonnummer blant de som vises. Klikk Ring i et popup-vindu for påminnelse om tilbakeringing. Foreta et søk, og klikk deretter ønsket nummer når du har utvidet kontaktoppføringen. Bla gjennom oppføringene i katalogen under Hovedkontakter, og klikk deretter på ønsket nummer når du har utvidet oppføringen. Skriv inn nummeret i oppringingsboksen, og klikk deretter Ring. Hvis et utgående anrop er mislykket, vil anrops-popupen automatisk lukkes når anropet avsluttes. Tabell 7 beskriver funksjonene som er tilgjengelige fra oppringingsvinduet. Tabell 7 Funksjoner i oppringingsvinduet Funksjon Svar Legg på Vent Beskrivelse Kun tilgjengelig for innkommende telefonanrop (som ringer). Svarer på anropet via håndsettet, høyttaleren eller hodetelefonen etter behov. Hvis du trykker Svar-knappen når et annet anrop er tilkoblet, plasseres dette anropet på vent før det innkommende anropet besvares. Kun tilgjengelig når et anrop er tilkoblet, eller når et utgående anrop ennå ikke er besvart. Avslutter den aktuelle samtalen. Kun tilgjengelig for tilkoblede anrop. Setter anropet på vent. Knappen endres til Opph. vent når anropet er på vent. NN

27 Kapittel 4 Bruke InTouch-funksjoner 27 Tabell 7 Funksjoner i oppringingsvinduet Funksjon Opph. vent Skype MSN E-post Ring tilbake Beskrivelse Kun tilgjengelig for ventende anrop. Opphever ventingen for det aktuelle anropet. Hvis du trykker knappen Opph. vent når et annet anrop er tilkoblet, plasseres dette anropet på vent før ventingen oppheves for det aktuelle anropet. Kun tilgjengelig hvis kontakten er tilknyttet en eller flere Skype-kontakter og brukeren kjører Skype. Starter en direktemeldingssamtale med kontakten. Kun tilgjengelig hvis kontakten er tilknyttet en eller flere MSN-kontakter og brukeren kjører MSN. Starter en direktemeldingssamtale med kontakten. Kun tilgjengelig hvis kontakten er tilknyttet en e-postadresse. Åpner en ny e-postmelding med den første e-postadressen som blir funnet for kontakten utfylt. Kun tilgjengelig hvis kontakten er tilknyttet et telefonnummer. Brukeren kan planlegge når påminnelsen om tilbakeringingen skal finne sted, og angi et emne for påminnelsen. Feilmeldinger i anropsvinduet Hvis noen av anropsfunksjonene mislykkes, vises en feilmelding. Feilmeldingen inkluderer en fortolkning av feilkoden for LAN CTE. Feilscenarier: Forårsaket av bruker: Svar Vent Opph. vent Legg på Foreta samtale Fra verktøylinjen Angi videresending av samtale Fjern videresending av samtale Aktiver/deaktiver Ikke forstyrr Aktivert av programvare (forårsaket av anropshendelser av typen LAN CTE) Søker etter anropsinformasjon BCM kan avbryte en InTouch-økt i visse situasjoner, og da vises feilmeldingen "Økt avbrutt av BCM" i anropsvisningen. Anropet som økten er avbrutt for, vil fortsette som vanlig, men InTouch vil miste kontrollen over dette anropet. Anropsvisningen blir dermed avsluttet. Brukerhåndbok for InTouch

28 28 Kapittel 4 Bruke InTouch-funksjoner Endre hvordan telefonnumre ringes opp Du kan endre måten telefonnumre ringes opp på, hvis du vil unngå problemer for: Konfigurasjoner der lengden på den private oppringingsplanen er lik lengden på PSTN-nummeret. Konfigurasjoner der både bedriftsinterne oppringingsplaner og vanlige lokale, eksterne oppringingsplaner har 7 sifre. Konfigurasjoner med bedriftsinterne oppringingsplaner på X sifre, som har en tilgangskode som endres avhengig av hvilke ruter som kreves (8xxxx for PRI-anrop og 7xxxx for IP-anrop). Konfigurasjoner der private oppringingskontakter er angitt i Outlook-adressebøker. Hvis for eksempel en bedriftsintern oppringingsplan bruker prefikset 6 for ekstern oppringing og retningsnummeret 613 for oppringing av nummer med 10 sifre, og du angir et privat nummer på 7 sifre, vil Outlook automatisk foranstille retningsnummeret (613). I dette tilfellet kan du redigere InTouch-kontakten slik at XXX XXXX erstattes med 6XXXXXXX. Du kan endre innstillingene manuelt i Windows ved å gå til Kontrollpanel> Telefon- og modemalternativer i følgende tilfeller: Konfigurasjoner der det brukes et bedriftsinternt oppringingsprefiks for langdistanseanrop i stedet for det eksterne prefikset for utgående anrop. Områder der det kreves regler for retningsnumre for å kunne ringe opp numre som tilhører det retningsnummeret. Instant Messaging (direktemeldinger) InTouch har ingen direktemeldingsfunksjoner i selve programmet. I stedet kan brukere starte en direktemeldingsøkt via Skype eller MSN (etter behov) ved å bruke kontekstmenyene eller verktøylinjene i InTouch for kontakter som er tilknyttet en Skype- eller MSN-konto. Slik starter du en direktemeldingsøkt med en kontakt i Skype eller MSN: 1 Velg kontakten du vil sende en melding til, fra InTouch-ruten. 2 Høyreklikk kontakten for å åpne den kontekstavhengige menyen. 3 Velg Chat: <Skype-brukernavn> eller Chat: <MSN-brukernavn> for å åpne et nytt chattevindu for kontakten. Tapte anrop Øverst i InTouch-ruten finner du knappen Tapte anrop. Hvis brukeren har hatt tapte anrop og InTouch var aktivert, vil knappen være uthevet i en oransje farge, og antallet tapte anrop vil vises på knappeteksten. Når du klikker knappen, vises en liste over anropene med tidsstempel, telefonnummer, og detaljer om den aktuelle kontakten hvis tilgjengelig. Antallet tapte anrop som vises på knappen Tapte anrop, viser hvor mange tapte anrop som er registrert siden brukeren sist viste listen over tapte anrop. Når du viser listen over tapte anrop, endres knappen Tapte anrop til Kontakter. Hvis du klikker denne knappen, går du tilbake til InTouch-kontaktlisten. NN

29 Kapittel 4 Bruke InTouch-funksjoner 29 Hvis du høyreklikker oppføringen av et tapt anrop, vises alle data som er tilgjengelige for innringeren, for eksempel mobilnummer, e-postadresse osv. Hvis du dobbeltklikker nummeret til det tapte anropet, starter du et anrop til innringeren av det tapte anropet. Merk: tapte anrop registreres kun når InTouch er aktivert. Anrop som foretas av brukeren, og anrop som er besvart av brukeren, det vil si ikke tapte anrop, registreres ikke. InTouch-alternativer Når du har installert InTouch på en PC, vises en ny kategori med InTouch-alternativer i skjermen Alternativer i Outlook. Figur "InTouch-alternativer" på side 29 viser skjermen med InTouch-alternativer. Figur 12 InTouch-alternativer Brukerhåndbok for InTouch

30 30 Kapittel 4 Bruke InTouch-funksjoner Tabell 8 Beskrivelse av InTouch-alternativer Variabel Utvidet loggføring Språk Internnummer Nummer for telefonsvarer Angi mål for videresending Bedriftsintern oppringing Lengde på bedriftsinternt nummer Bedriftsinternt oppringingsprefiks Definisjon Merk av for dette alternativet for å aktivere utvidet loggføring av InTouch-meldinger (standard er ingen avmerking). Velg språket som skal brukes for InTouch-komponenter. Angir katalognummeret som InTouch skal bruke for anropskontroll. Du kan bare velge et KN (katalognummer) basert på den tilordnede BCM DN-listen. Nummeret som brukes av funksjonen Videresend til telefonsvarer. Åpner skjermen Mål for videresending. Aktiverer eller deaktiverer bedriftsintern oppringing. Angi lengden på det bedriftsinterne nummeret. Telefonnumre som har færre sifre enn den angitte lengden, ringes opp som internnumre. Telefonnumre som har like mange sifre som den angitte lengden, ringes opp med det bedriftsinterne prefikset. Lengden på bedriftsinterne telefonnumre må være lengre en internnumre. Angi det bedriftsinterne oppringingsprefikset som skal brukes ved bedriftsintern oppringing. Som standard skal telefonnumre som har færre sifre enn den angitte lengden, ringes opp som internnumre. Telefonnumre som har like mange sifre som den angitte lengden, ringes opp med prefikset. Telefonnumre som overskrider den angitte lengden, overføres til Windows TAPI-funksjonen for klargjøring til oppringing. Grunnleggende konfigurasjon av TAPI kan gjøres ved hjelp av konfigurasjonsveiviseren i InTouch. Mer kompliserte oppringingsregler må imidlertid defineres manuelt. Angi mål for videresending I skjermen Mål for videresending kan du definere mål for viderekobling av anrop. Navn og numre som angis i denne skjermen, vises i menyen Videresend til... i InTouch-ruten. Figuren viser et eksempel på skjermen Angi mål for videresending. NN

31 Figur 13 Skjermen Mål for videresending Kapittel 4 Bruke InTouch-funksjoner 31 Du kan legge til opptil 49 mål for viderekobling. InTouch validerer ikke numre som angis i denne listen, men numre som ikke ser ut til å være katalognumre, blir oversatt til en gyldig adresse før viderekobling av anrop angis (for eksempel hvis nummeret har et prefiks for ekstern oppringing). Merk: innstillinger for viderekobling av anrop i BCM vil overstyre disse viderekoblingshandlingene. Hvis en bruker eller et katalognummer er konfigurert slik at viderekobling til eksterne numre ikke er tillatt, vil det ikke ha noen virkning å klikke elementet Videresend til <eksternt nummer>. Brukerhåndbok for InTouch

32 32 Kapittel 4 Bruke InTouch-funksjoner NN