Risikovurdering,- Krona kunnskap og kulturpark, Musikkteater og Skauløkka parkeringsanlegg.

Transkript

1 Kongsberg 21/ Risikovurdering,- Krona kunnskap og kulturpark, Musikkteater og Skauløkka parkeringsanlegg. Bakgrunn: KKPE AS er et aksjeselskap der Bolten Eiendom (BE) ved inngåelsen eier 60 % og Kongsberg kommune (KK) eier 40%. Formålet med opprettelsen av KKPE AS var at Kongsberg kommune skulle ha et selskap der man knyttet til seg en kompetent samarbeidsparter for å utvikle og bygge en kunnskap- og kulturpark i kommunen. Valg av samarbeidspartner og godkjenning av samarbeidsavtale ble vedtatt av kommunestyret i 2012 i sak 53/12. Det var fire kriterier som ble lagt til grunn for valg av samarbeidsparter: Langsiktighet- partnere må være troverdige i forhold til, sammen med Kongsberg kommune, å kunne ta ansvar for å være en strategisk samarbeidspartner. Strategisk samarbeid- partnere må ha forutsetninger for å kunne være en strategisk samarbeidspartner og bidra til at KKP kan levere og tilpasse eiendom til de behov som Kongsberg, innenfor de rammer og premisser i vedtatt sentrumsplan, har både i dag og i framtiden. Kompetanse og erfaring- det vektlegges erfaring, relevante referanseprosjekter samt samarbeidspartnere og nettverk. Finansiell styrke-aktuell partner må dokumentere evne og vilje til å kunne sikre finansiering av nødvendig bygging for KKP på kort og lang sikt. Rådmannen og eiendomsdirektøren har hatt ulike roller og oppgaver i denne prosessen. Rådmannen var ansvarlig for saksbehandlingen vedrørende valg av samarbeidspartner og samarbeidsavtale og ut fra de oppstilte kriteriene anbefalte rådmannen overfor kommunestyret at Bolten Eiendom AS ble valgt som partner, jfr. Sak 53/12 den Kommunestyret tiltrådte rådmannens anbefaling og gav KKE i oppdrag å forhandle fram vedtekter og aksjonæravtale med Bolten Eiendom. Resultatet av disse forhandlingene ble endelig lagt fram for kommunestyret til behandling i sak 121/12. Kommunestyret godkjente forhandlingsresultatet og KKE fikk på vegne av Kongsberg kommune i oppdrag å danne selskap sammen med Bolten Eiendom AS. Forvaltning av eierskapet ble behandlet i egen kommunestyresak i 2013, sak 112/13, saksnr. 13/

2 Aksjeselskapets (KKPE) oppgave er å gjennomføre byggingen av Krona - Kultur og kunnskapspark og parkeringshus i Skauløkka som er en del av rekkefølgebestemmelsene og en forutsetning for å ta Krona i bruk Det er KKE som forvalter eierskapet på vegne av Kongsberg kommune. De vurderer risiko kontinuerlig, og dialogen mellom foretaket og kommunen er tett. Imidlertid har rådmannen i henhold til kommuneloven 77 og 23, samt kommunens delegeringsreglement kapittel 12 en selvstendig plikt til å drive egenkontroll i alle deler av virksomheten, uavhengig av om det daglige eierskapet forvaltes av andre. Rådmannen er også observatør i styret til KKPE AS. Så langt har rådmannen møtt selv i styret, men rådmannen har startet en intern vurdering av om det er mer hensiktsmessig og rasjonelt at andre enn rådmannen personlig ivaretar observatørrollen. Dette vil i tilfelle bli lagt fram i egen politisk sak. KKP inkludert Skauløkka, er et kostnadskrevende prosjekt som krever svært høy grad av risikovurdering og risikostyring. Det har også en organisasjonsform som er noe uvanlig i kommunal sammenheng, og dette krever også nøye oppfølging. I forbindelse med Handlingsprogrammet , har rådmannen i kapittel 1.4 en risikovurdering av ulike elementer som påvirker kommunens økonomi. Dette ble også fulgt opp i 1. tertialrapport KKP, Musikkteateret (MTK) og parkeringshus i Skauløkka ble ikke omtalt i særlig grad. Det skulle rådmannen komme tilbake til i 1. tertial. Det har tatt tid å få tilstrekkelig oversikt. Saken fremmes nå. 1. Generelle forhold: Observatørrollen: Rådmannen sitter som observatør i styret i KKPE. I Aksjelovens 6-9. står det følgende: 1 Varamedlemmer og observatører : Lovens bestemmelser om styremedlemmer gjelder tilsvarende for varamedlemmer 2 og observatører 3 så langt de passer. Rådmannen ba i oktober 2013 om en presisering av hva dette innebar, og det ble konkretisert slik: 2

3 Møterett Talerett Rett til å komme med protokolltilførsel Rett til å opplyse om forhold som kan gi negative konsekvenser for kommunen, for eksempel kan dette være forhold som kan være i konflikt med kommuneloven. Dette er behandlet i styret i november Det er en omforent forståelse av observatørrollen, og dette praktiseres som avtalt. Det er rådmannen selv som møter som observatør. Personlig vara er kommunalsjef Øistein Brinck, som også er rådmannens stedfortreder. To ulike lovverk Kommuneloven og aksjeloven er forskjellige lovverk som er utformet med sikte på å ivareta behovene til forskjellige organisasjonsformer med forskjellige formål. En kommune skal forvalte fellesskapets ressurser til beste for de som bor og virker i kommunen. Denne forvaltningen skal i all hovedsak skje under fullt innsyn fra offentligheten, slik at de som bor og virker i kommunen kan føre kontroll med at forvaltningen er god og riktig. Et selskap skal forvalte selskapets ressurser til beste for selskapets eiere. Selskapet har anledning til å unnta det meste av denne forvaltningen fra offentlighetens innsyn. Dette har generelt gode grunner for seg, da utenforståendes kunnskap om selskapets disposisjoner kan ha negative økonomiske konsekvenser for selskapet. Når så Kongsberg kommune beslutter å legge fellesskapets ressurser inn i et aksjeselskap, oppstår det utfordringer i grensesnittet mellom kommuneloven og aksjeloven. Kongsberg kommune ønsker så langt det er mulig å være åpen i sin forvaltning, også når dette skjer i virksomheter som ligger utenfor kommunelovens virkeområde. Risikoelementet er at ønsket om åpenhet praktiseres til skade for selskapet. Det er rådmannens vurdering at denne risikoen er lav. Det er heller slik at åpenhet medvirker til at selskapet ikke tar unødvendig risiko. Et annet forhold er saksbehandlingsreglene. Kommunelovens regler medfører at saksbehandlingen som oftest vil ta lengre for en kommune enn for andre som ikke er underlagt de samme saksbehandlingsreglene. Dette er imidlertid en del av rammebetingelsene som selskapet og selskapets eiere må forholde seg til. Å velge å ikke følge saksbehandlingsreglene, kan medføre at beslutninger ikke er gyldige. Konsekvensene av dette kan være mange. Slik rådmannen ser det, er det viktig å håndtere disse dilemmaene. Det gjøres best gjennom å ha åpenhet og respekt rundt at de eksisterer. Formannskapet har mottatt flere notater som belyser saken. Kommunens ulike roller 3

4 Kommunens eierrolle består av at kommunen eier 40% av aksjene i KKPE AS. KKE forvalter eierskapet på vegne av kommunen. Som planmyndighet skal kommunen behandle de søknader selskapet kommer med i forhold til Plan- og bygningsloven. Likeverdig behandling en viktig målsetting for kommunen. Alle utbyggere skal behandles likeverdig. Kommunen skal ikke på noe vis forskjellsbehandle seg selv positivt eller negativt i de situasjoner kommunen er eier / bestiller i et selskap eller et kommunalt foretak. Dette gjelder blant annet i kommunens forhold til KKE, Kongsberg Tomteselskap AS og KKPE. Kommunen har også rollen som samfunnsutvikler. Det krever vilje til langsiktig tankegang. Det kan komme i konflikt med kravet om økonomisk avkastning. En privat eier vil selvfølgelig ha et ønske om størst mulig økonomisk avkastning, og det er helt legitimt. Kommunen skal hele tiden avveie samfunnsutviklingsperspektivet opp mot avkastningsperspektivet. I tillegg har også kommunen rollen som parkeringsmyndighet, vann- og avløpsmyndighet og er part i utbyggingsavtaler. Listen er ikke uttømmende. Det ligger en iboende risiko i at kommunens ulike roller kan komme i konflikt med hverandre, og med selskapet. 2. Krona- Kunnskap- og Kulturpark Gjennom eierskapet i KKPE AS, er kommunens direkte, finansielle eksponering mot eiendom langt lavere enn dersom kommunen skulle bygget KKP på egenhånd. I tillegg er risiko knyttet til varierende rente flyttet ut av kommunen. Indirekte vil kommunen være eksponert for finansiell risiko, gjennom eierskapet i KKPE AS. Leieavtalene med KKPE skal sikre kommunen forutsigbare utgifter i mange år fremover. Gjennom eierskapet i KKPE AS er kommunen indirekte eksponert for selskapets risiko selv om kommunens økonomiske risiko rent formelt er begrenset til innbetalt aksjekapital. Kommunens risiko er først og fremst knyttet til situasjoner eller hendelser som ikke er dekket opp gjennom leieavtalene eller samarbeidsavtalen. I utgangspunkt skulle selskapet kapitaliseres med 100 millioner kroner. Kommunen selger eiendommer til en verdi av ca. 40 millioner kroner til KKP Eiendom AS. I august 2012 ble kommunen presentert for et notat som argumenterte for at det var viktig at selskapet ikke ble 4

5 overkapitalisert og at det var tilstrekkelig med 10 millioner kroner. Kongsberg kommune innskudd skulle da være 4 millioner kroner. Bolten Eiendom AS fikk redusert sitt innskudd fra 60 millioner til 6 millioner kroner. Kongsberg kommune har fått tilbakeført 28 millioner kroner (70%). Av disse er 24 inntektsført på eiendomsfondet og 4 er innbetalt KKPE AS som aksjekapital. De resterende 12 millioner kronene er knyttet til eiendomsverdien på Kirkegata 4 og Kirketorget 2. Hjemmelen til disse eiendommene er ennå ikke overført til KKPE. I dag disponeres disse eiendommene av Kongsberg kommune på samme måte som andre kommunale formålsbygg. Denne måten å gjøre dette på er ønsket fra KKE sin side, fordi KKE ikke vil overdra disse bygningene før man ser hvordan hovedprosjektet utvikler seg og at innholdet i de kommunale bygningene blir i tråd med det som er fastsatt i samarbeidsavtalen og reguleringsbestemmelsene. Det er altså først når prosjektet er ferdigstilt at det er aktuelt med en overdragelse av og oppgjør for disse eiendommene. Det har i ettertid vist seg at KKPE AS har hatt behov for ytterligere midler. Bolten Eiendom AS har gitt et lån til selskapet på 37 millioner kroner. Lånet fra Bolten Eiendom er rentebærende. Kongsberg kommune har også fått tilbud om å låne midler til selskapet på samme vilkår, men har foreløpig takket nei til å gå inn på dette da det anses som Bolten Eiendoms ansvar i henhold til aksjonæravtalen å sørge for tilstrekkelig finansiering. Kongsberg kommunestyre har i sak 49/14, gjennom generalforsamlingen anmodet styret i selskapet om å vurdere om eierne er gitt fordeler i strid med aksjeloven. Generalforsamlingen vedtok å sende denne tilbake til styret,, da de formelle saksbehandlingsreglene ikke var fulgt, grunnet for kort tid mellom kommunestyret og generalforsamlingen. Styret har meldt tilbake at styret ikke vil etterkomme denne anmodningen da styret er av den oppfatning at dette forholdet er godt nok sikret. Rådmannen arbeider med en vurdering av hvordan Kongsberg kommune bør forholde seg til denne tilbakemeldingen fra styret. Saken er under utredning. Byggelånet er på 524 millioner kroner, gitt av DNB. Det forfaller senest 31.desember 2015, og kan da konverteres til et nedbetalingslån som løper til Lånebeløpet er det samme, og det samme er sikkerheten. På dette tidspunkt skal minst halvparten av lånet rentebindes, og lånekostnadene vil trolig stige. Prosjektet er godt i gang, og de månedlige rapportene viser at fremdrift og prosjekterte kostnader holdes. 5

6 Skauløkka Arbeidet med Skauløkka startet opp 4. august 2014, og er planlagt ferdigstilt før Krona åpner. Eiendommen er ikke overført til selskapet. Dette fordi selskapet ennå ikke har fått byggelån. Kommunen har likevel akseptert at arbeidet på Skauløkka kan påbegynnes slik at det fortsatt skal være mulig å få prosjektet ferdigstilt i henhold til plan. De samlede prosjektkostnadene ser ut til å ende på ca. 750 millioner kroner. Oppnådd byggelån så langt er på 524 millioner kroner. Det er skutt inn 10 millioner kroner i aksjekapital, samt et ansvarlig lån fra BE på 37 millioner kroner. Prosjektet har derfor behov for inntil ytterligere 180 millioner kroner. Per nå foreligger ingen langsiktige leiekontrakter til Skauløkka som kan bidra positivt til finansieringsbehovet. Det er per i dag uklart til hvilke betingelser prosjektet får, eller vil kunne få, tilbud om finansiering. Det er følgelig risiko for at prosjektet ikke kan fullfinansieres med fremmedkapital. Det kan se ut som at prosjektet trenger mer egenkapital. I så tilfelle følger det av aksjonæravtalen at Bolten Eiendom skal bidra med finansiering. Eierne av Bolten Eiendom måtte stille selvskyldnergaranti for at DNB skulle gi tilsagn på byggelån. I eierstrukturen bak Bolten Eiendom er det bare Grønland Eiendomssenter som har synes å ha noen finansiell styrke fordi Norges Apotekerforening er sentral i eierstrukturen bak Grønland Eiendomssenter, gjennom NAF- Gårdene og Apotekernes Hus. Grønland Eiendomssenter har kjøpt ut de to øvrige eierne av Bolten Invest. Bolten Invest er én av tre eiere av Bolten Eiendom. Bolten Invest har igjen kjøpt ut selskapene som er kontrollert av Erik Løfsnes og Kristin Woje Ellingsen. Slik det er nå, er det forenklet sagt Norges Apotekerforening som står bak 60% av aksjene i KKPE AS. Dette er en eier som antas å ha tilstrekkelig finansiell styrke til å skaffe finansiering til prosjektet. Fra kommunens side er det, gjennom KKE, stilt spørsmål om dette er i tråd med aksjonæravtalen. Alle nødvendige vedtak som gjelder planer og igangsettelse er i orden fra kommunens side. 6

7 3. Musikkteateret(MTK) Selv om bygningen til musikkteateret er en del av KKP, knytter det seg en annen type risiko til MTK. Ser man bort fra leiepriser for bygningskroppen og antar at denne ligger fast, er det investering i utstyr og fremtidige driftsinntekter som utgjør den største usikkerheten. I saker til kommunestyret har middelsalternativet for driftsinntekter på 2.46 millioner blitt benyttet. Det laveste anslaget er satt til 1.94 millioner kroner. Det er en differanse på 0.52 millioner mellom anslagenehalvparten det første året. Ved eventuell oppnåelse av laveste inntekt, vil utgiftene måtte justeres tilsvarende. Kongsberg kommune får først tilgang til de to rommene som skal utgjøre Musikkteatret 1/ Det vil ta tid å få amfi, lyd og lys på plass, samt teste ut anlegg - det er derfor ikke mulig med inntjening under en slik etablering. Første normale driftsår blir derfor 2016, og driftsinntekter i 2015 kan ikke påregnes i særlig grad. Utstyrsinvesteringene- det som gjør MTK til et musikkteater- er lagt opp til å bli finansiert med eksterne midler. Etter planen skal både fylkeskommunen, næringslivet, stolaksjon etc. bidra med nødvendige midler. Status nå er at det er solgt om lag 80 stoler. 100 solgte stoler vil utgjøre 2.5 millioner kroner. Merverdiavgift kommer til fratrekk. Det arbeides kontinuerlig med å selge stoler, og her er rådmannen av den oppfatning at det er potensiale for å høyne inntektene. Det er et uttalt mål å selge 500 stoler. Kongsberg kommune har søkt Buskerud fylkeskommune om 6 millioner kroner til scene. Kommunen vil motta svar på søknaden i løpet av høsten. Kommunen har mottatt kr 1.5 millioner fra Sparebanktstiftelsen. Disse midlene er øremerket flygel. I kommunestyresak 31/14, 21.mai 2014, ble det fattet vedtak om at det skal innvilges 10 millioner fra KKE sitt eiendomsfond til investering av utstyr i MTK. Lokalt nivå på standard på scene og utstyr er beregnet til 18 millioner kroner (anbudspris) Regional standard på scene og utstyr er beregnet til 23 millioner kroner, som er høyere en den prisen rådmannen har operert med til nå. Dette kan kommunen sannsynligvis finne dekning for lokalt nivå gjennom kommunestyrets bevilgning på 10 millioner, stolsalg og forventet bidrag fra Buskerud Fylkeskommune. 7

8 Nasjonal standard på scene og utstyr er tidligere beregnet til omlag 30 millioner. Den økonomiske risikoen i dette prosjektet er først og fremst knyttet opp mot regional og nasjonal standard på scene og utstyr, og det er heller ikke avsatt friske midler til drift. Det er forutsatt at driften skal håndteres innenfor eksisterende ressurser. Økte lånemidler for å finansiere investeringer i scene og utstyr vil føre til ytterligere press på driften. Et investeringslån på for eksempel 15 millioner vil utgjøre 1.3 millioner årlig i renter og avdrag. Det er imidlertid mulig å starte med lokal standard for så å oppgradere til regional eller nasjonal standard etter hvert som økonomien tillater det. Det er også mulig å utelate regional og nasjonal standard og å drifte anlegget med lokal standard på permanent basis. Forskjellen på disse standardene er kvaliteten på teknisk utstyr; lys, lyd, sceneteknologi mm. 8

9 4. Flyttekostnader/utstyrskostnader Flyttekostnadene/ utstyrskostnadene er ikke i sin helhet lagt inn i eksisterende Handlingsprogram. Bibliotek og vitensenter er lagt inn med 13.5 millioner til flyttekostnader og utstyr totalt i eksisterende Handlingsprogram. Norsksenteret er av den oppfatning at de mestrer å håndtere flyttekostnader/ utstyr innenfor eksisterende budsjetter. Flere av kommunens virksomheter skal flytte inn i 6.etg i Krona kultur- og kunnskapspark. 6.etg innredes både med cellekontorer og åpne landskap. Intensjonen er å innrede så arealeffektivt som mulig. Det krever innredning og kontorplasser som passer inn i lokalene. Kommunen skal ha ca. 130 arbeidsplasser i 6. etg. Bakgrunnen for at kommunen skulle inngå leieavtaler i 6.etg i Krona er at mange eksisterende lokaler for kommunale tjenester mangler universell utforming. De er lite arealeffektive, og har varierende kvalitet. Det har også vært en målsetting å avslutte leieforhold. Funksjoner som opprinnelig ble meldt inn på denne bakgrunnen var: Helse og omsorg- Forvaltningskontoret Kongsbergregionen Skatteoppkrever Barnevern KKE PPT-OT Det ble ikke i det opprinnelige forslaget hensyntatt hvilke funksjoner som har en arbeidsform som lettest kan tilpasse denne bygningsutformingen. Dette er senere noe endret, og det er litt andre funksjoner som nå er tenkt inn i 6. etg. Effektive arealer for produksjon av tjenester utarbeidet av KKE tilsier: Min 70 % åpent landskap Maksimum 30 % cellekontor Minimum 1 stillerom per 10 person i landskap Cellekontor 7 m 2 Landskap 6 m 2 Da vil effektiviteten bli størst, og de fremtidige driftskostnadene lavest. 9

10 Hver arbeidsplass i Krona er kostnadsberegnet til kroner, og dette vil utgjøre i overkant av 1 million kroner. I tillegg til dette vil det komme kostnader til selve flyttingen. Selve flyttingen er et omfattende prosjekt. Det er mange enheter som skal flytte. Dette vil i tillegg til investeringskostnader kreve menneskelige ressurser og tidsbruk. Flyttingen kommer i tillegg til den ordinære driften, og er slik sett en risikofaktor. God planlegging og god logistikk vil bidra til å redusere risiko. Det må også vurderes om enkelte ordinære driftsoppgaver skal nedprioriteres i selve flytteperioden. Kongsberg Kino KF har også i et brev til kommunestyret varslet at de ikke vil kunne håndtere nytt utstyr innenfor eksisterende rammer. Rådmannen har tidligere meldt til kommunestyret at dagens utstyr kan selges og inngå i finansieringen. Dette hevder kinosjefen ikke er gjennomførbart. Kinoen er av den oppfatning at de må tilføres 5 millioner kr til nytt utstyr. Dette vil bli fremmet som egen sak til kommunestyret. Flyttekostnadene/ utstyrskostnadene kan beregnes til å utgjøre millioner, inklusive flytting av kinoutstyr. Dette vil påvirke ordinær drift og utgjør slik sett en risiko. Dette er ikke hensyntatt i gjeldende Handlingsprogram, og må eventuelt legges inn i Handlingsprogram Til mindre disse utgiftene blir, til mindre blir presset på tjenestene. Et lån på 15 millioner utgjør som tidligere opplyst i overkant av 1 million årlig i renter og avdrag. Konklusjon: Krona oppføres i henhold til plan og økonomisk prognose. Skauløkka er uten tvil det av de to hovedprosjektene som har størst økonomisk risiko i seg, både i forhold til finansiering, og prosjektets inntjeningsmuligheter. Styret i KKPE AS har fattet vedtak om at eierne oppfordres til å arbeide for at anlegget skal gi tilfredsstillende finansiell avkastning. Dette vil selvsagt Kongsberg kommune gjøre innenfor rammene av samarbeidsavtalen. Fremdriften for parkeringsanlegget har vært preget av at mye tid har gått til å behandle dispensasjonssøknad for parkeringskravet på 469 plasser. Tirsdag 4. mars fattet styret i KKPE følgende vedtak: KKP Eiendom AS søker Kongsberg kommune om permanent dispensasjon fra/revurdering av rekkefølgebestemmelser vedrørende antall parkeringsplasser fastsatt i reguleringsplan for 10

11 Silver Factory. Kravet gitt i rammetillatelsen for Silver Factory søkes redusert fra 469 til 265 plasser. 12. mars var det et enstemmig kommunestyre som ba om at dispensasjonssøknaden ble trukket. Den ble trukket medio april. Fremdriften for Skauløkka ble satt på vent i denne perioden. Selve flyttingen innebærer risiko både i forhold til økonomi og til tilstrekkelige arbeidsressurser knyttet til gjennomføringen av flytteprosessen. God planlegging og god logistikk vil kunne kompensere for det. Rådmannen opplever at hun har oversikt og kontroll på risikobildet og at kjent risiko er kartlagt og synliggjort så langt det er mulig. Rådmannen har fortløpende holdt formannskap og kommunestyret orientert om sakskomplekset og vil fortsette med det, også i fremtiden. Prinsipielle saker legges fram for politisk beslutning 11