FAQ 2016 (versjon ) Innhold

Transkript

1 FAQ 2016 (versjon ) Vi gjør oppmerksom på at alle krav og føringer til søknaden er beskrevet i utlysningen samt de vedlagte dokumentene som finnes på utlysningssiden. Dette dokumentet inneholder ingen nye krav og føringer, men inneholder svar på spørsmål vi har mottatt der vi har svart ut fra utlysningen. Husk at fagekspertene og komiteen i trinn 2 vil bli spurt om å vurdere søknaden etter kriteriene beskrevet i dokumentet "Assessment criteria SFF-IV ". Innhold FAQ 2016 (versjon )... 1 Spørsmål om prosjektbeskrivelsen i trinn Hva er minimum fontstørrelse inne i en figur i prosjektbeskrivelsen? Er det mulig å bruke andre typer fonter enn Times New Roman?... 3 Er det lov å bruke fotnoter i prosjektbeskrivelsen?... 3 I referanselisten er vi bedt om å oppgi fullstendige referanser. Kan vi likevel liste de første X forfatterne og så skrive et al.?... 3 Kan vi skrive noe i margene?... 3 I malen for prosjektbeskrivelsen ber dere om at "the references for key publications/references must be complete, including the publication titles." Hva mener dere med "publication title" - "article title" eller "journal title"?... 3 Er det et krav at søknaden inneholder formidlingsplaner i trinn 2? Hvor stor vekt legges i praksis på dette punktet i vurdering av trinn 2-søknadene?... 4 Spørsmål om "The centre director"... 4 Kan man bytte ut senterleder(e) mellom trinn 1 og trinn 2 søknadene?... 4 Ved skifte av senterleder underveis, skal da begge være med i intervjuet?... 4 Hvordan er deres regler for ERC track record nå? Hva skal vi bruke som utgangspunkt for reviderte CVer og TR?... 4 Hvilke fonter og fontstørrelser skal vi bruke på ERC Track records og CVer?... 4 Spørsmål om "The principal investigators (PIs)"... 4 Hvordan definerer Forskningsrådet hva en "principal investigator" er?... 4 Kan man bytte eller legge til PIs mellom trinn 1 og trinn 2?... 5 I søknaden vår har vi omtalt en PI men ikke levert CV for henne. Kan vi gjøre det nå?... 5 Hva med PI s som går av med pensjon. Vi har jo etterfølgere, kan disse legges inn nå i trinn 2?... 5 Dersom noen PIs blir syke, eventuelt dør, kan de da erstattes mellom trinn 1 og trinn 2 søknaden?... 5 Kan PIs flyttes mellom "arbeidspakker"?... 5 Vi har i trinn 1 søknaden en senterleder og to "deputy leaders". Disse er to av PIene. Dette er fordi vi vil ha eksperimentell aktivitet på tre steder. Er dette i tråd med reglene? Eller hva står det om senterledere?... 5 Kan en PI ha hovedstilling hos en samarbeidspartner?... 5 Vi har også en PI som akkurat kom over 12 års grensen nå- kan han fortsatt sende inn en Consolidator ERC track record med et lite merknad eller skal han bruke AdG skjemaet?... 5 Spørsmål om "Organisation of the centre"... 5 Hva er en samarbeidspartner?... 5 Skal vi kun oppgi partnere fra andre institusjoner som samarbeidspartnere i søknadsskjemaet?... 5 Skal samarbeidspartnere legge ved utkast til samarbeidsavtaler el.l. i trinn 2?... 5 Hvem skal vi velge å sette opp som samarbeidspartnere i søknadsskjemaet og hvem skal vi beskrive at vi samarbeider med bare i prosjektbeskrivelsen?... 5

2 Hvilken dokumentasjon på forpliktelse bør vi ha i trinn 2 fra andre enn de som er ansatt ved vertsinstitusjonen som skal bidra inn i prosjektet med enten tid eller penger? Eksempelvis internasjonale enkeltforskere, internasjonal lab, nasjonalt sykehus... 6 Can we add letters confirming interest from collaborators that are important for the centre but that we have elected not to list as official partners in the application form?... 6 Skal styret nevnes i søknaden?... 6 Må vi svare fyldig på "To what extent is the proposed centre supported by the host institution"?... 6 Spørsmål om budsjettering... 7 Kan budsjettet endres fra trinn 1 til trinn 2?... 7 Når må senteret starte?... 7 Hva er et normalt nivå på egenfinansieringen av en SFF for et universitet/høyskole?... 7 Hvilke krav er det til egenfinansieringen?... 7 Kreves det ikke egenbidrag?... 7 Spiller størrelsen på egenfinansiering noen rolle?... 7 Hvordan skal de som har fått Toppforsk inkludere denne finansieringen i SFF-budsjettet?... 7 Will it affect the SFF- application if any of the PIs also apply for other funding now in May?... 7 Hvor skal eventuell egenfinansiering av fremtidige tilleggsprosjekter føres i SFF-budsjettet?... 8 Hvor store endringer kan gjøres i stipendiater og post docs i den endelige søknaden versus den fra trinn 1?... 8 Skal "særskilt høye driftskostnader " innlemmes som en del av senterets grunnfinansiering?... 8 Skal leiestedkostnadene inn som drift eller utstyr i budsjettet (i skjemaet for 5 MNOK i ekstraordinære kostnader)?... 8 Hvordan skal vi sette opp leiestedskostnader når vi er usikre på hva de blir?... 8 Hvordan skal vi budsjettføre utstyr som skal kjøpes inn og brukes i SFF'en, men som ikke vil være et leiested (ja, vi skal avskrive det, men det blir unødig mye administrasjon ved å opprette det som et leiested)?... 8 Dekker dere mer enn rundsum til høytlønnede internasjonale forskere/professorer?... 9 Tilleggsfinansiering, kan det også være innovasjonsprosjekter og KMB?... 9 Skal vi inkludere hele prosjekter i tilleggsfinansieringen, eller bare den andelen av prosjektet som er relevante for SFFen?... 9 Skal "particularly high operating costs" inkluderes i Cost plan i tillegg til at de synliggjøres i eget oppsett nederst i Excel malen?... 9 Kan finansieringen fra NFR ligge under snittet de fem første årene (og da også i søknadsskjemaet), og over snittet de neste fem (og som følge også over årlig maksbeløp)?... 9 Kan "ekstra [særskilt] høye driftskostnader" være lønn til teknisk personell, også høyt utdannet som er nødvendig for drift av avansert forskningsinfrastruktur?... 9 Hvordan blir vedlegget "Description of particularly high operating costs" vurdert?... 9 Kan "særskilt høye driftskostnader" finansiere 100 % av en forskningsinfrastruktur?... 9 Vil vertsinstitusjonen ved evt. innvilgelse av søknaden, kunne kjøpe inn en infrastruktur, opprette et leiested og få dekket investeringen ved 100 % avskrivning på leiestedet, forutsatt at infrastrukturen benyttes 100 % av senterets tilsatte? Dersom det trengs en tekniker full tid til å drive infrastrukturen, kan vi da legge inn hele den årlige lønnskostnaden for vedkommende på leiestedet? Kan SFF-bevilgningen benyttes til husleie for økte arealkostander ifm SFFen? Skal PhD- og post doc-perioder starte og slutte innenfor 5 og/eller 10 år? Hva skjer hvis senterleder/forskningsledere får både FRIPRO Toppforsk og SFF? Spørsmål om søknadsskjemaet på "Mitt Nettsted" Det er ikke 10 år i søknadsskjemaet vi er begrenset i søknadsskjemaet når det gjelder prosjektperiode og milepæler I søknadsskjemaet er det mulig å legge inn budsjett-tall f.o.m t.o.m Hvordan forholder vi oss til dette? I søknadsskjemaet er det et punkt som heter "Dissemination plan". Hva skal vi skrive her? Vedlegget "Template - Description of particularly high operating costs" - hvor mye skal vi skrive? Hva skal vi skrive i feltet "Discipline(s)*" i "Supplementary info from applicant" under "Placement" i esøknad? Andre spørsmål

3 Må vi sende inn alle vedleggene (CV/ERC track records, budsjett etc) på nytt i trinn 2 selv om det ikke er noen forandringer fra trinn 1? Vil ekspertene i trinn 2 ha tilgang til søknadene fra trinn 1? Blir evalueringen fra trinn 1 benyttet i den videre prosessen? Man kan ikke forandre forskningsinnhold fra trinn 1, men prosjektbeskrivelsen blir jo mer omfattende. Hvem avgjør om prosjektet er endret? Skal mål og sammendrag være identisk fra trinn 1? Hvordan formidles søknadene til fagekspertene og komiteen? Skal medlemmer av SAB (Scientific Advisory Board) nevnes med navn og affiliasjon i søknaden? Kan vi sende inn alle vedlegg utenom prosjektbeskrivelsen som ett stort samlevedlegg? Kan vi legge in aktive lenker i noen av søknadsdokumentene? Kan vi legge inn animasjon i figurene i prosjektbeskrivelsen eller i andre dokumenter? På informasjonsmøtet 8. april ble det sagt at det var mer gunstig å legge "Milestones" inn i prosjektbeskrivelsen enn i nettskjemaet fordi nettskjemaet ikke er så velegnet for formålet. Er dette riktig forstått? Vi skal tilsette noen nye prof. II hvis vi får et senter. Må vi sende inn Letter of Intent fra dem? Hvilke samarbeidspartnere skal vi ha med "Letter of Intent"/bekreftelse fra? Angående samarbeidsavtaler; vi har mange viktige internasjonale samarbeidspartnere. Må alle levere "Letter or Intent"? Hvor viktig er kjønnsbalansen? Kan det legges inn flere kvinner nå? Får vi vite navnet på de 9 komitemedlemmene før søknadsfristen? Hva skjer om et komitemedlem er inhabilt? Hvor finner vi presentasjonene fra infomøtet 8. april? Spørsmål om prosjektbeskrivelsen i trinn 2 Hva er minimum fontstørrelse inne i en figur i prosjektbeskrivelsen? Er det mulig å bruke andre typer fonter enn Times New Roman? Du kan bruke andre font-typer enn Times New Roman. Det er viktig at bokstavene er lett leselige, så vi anbefaler å bruke 9 pt eller større font også inne i figurer. Er det lov å bruke fotnoter i prosjektbeskrivelsen? Man kan bruke noen få fotnoter for referanser og forklaringer av forkortelser, men vi anbefaler ikke utstrakt bruk av fotnoter fordi det går ut over lesbarheten. Minimum fontstørrelse for fotnoter er 9 pt. Fotnotene må stå innenfor margene. I referanselisten er vi bedt om å oppgi fullstendige referanser. Kan vi likevel liste de første X forfatterne og så skrive et al.? Dere kan forkorte forfatterlisten og så skrive et al. Dersom dere ønsker å vise eget bidrag må man ta med alle forfatterne foran. Teksten i prosjektbeskrivelsen er godt egnet til å understreke eget bidrag. Kan vi skrive noe i margene? Dere kan ha en header som inneholder senters navn og vertsinstitusjon samt sidenumre i margene. Ellers er margene absolutte, dvs at dere ikke kan skrive noe annet der. Dette er viktig fordi tekst kan bli borte under binding/utskrift. I malen for prosjektbeskrivelsen ber dere om at "the references for key publications/references must be complete, including the publication titles." Hva mener dere med "publication title" - "article title" eller "journal title"? Vi mener "article title". Poenget er at det skal være lett for ekspertene å få en ide om hva artikkelen det er referert til handler om. 3

4 Er det et krav at søknaden inneholder formidlingsplaner i trinn 2? Hvor stor vekt legges i praksis på dette punktet i vurdering av trinn 2-søknadene? Som du nevner har vi ikke eksplisitt sagt at dere skal ha med en formidlingsplan og det er heller ikke et formelt krav (dvs vi kommer ikke til å avvise en søknad før behandling fordi den mangler en formidlingsplan). MEN, som du også nevner, er formidling en del av vurderingskriteriene som fageksperter og komite vil vurdere søknadene ut fra (der står det "-Are the plans for popular science dissemination and involvement of any key users of the research results appropriate?"). Fageksperter/komitemedlemmer leser prosjektbeskrivelsen men kan kanskje finne søknadsskjemaet uoversiktlig. Vi anbefaler å ha med noe om formidling i prosjektbeskrivelsen i tillegg til søknadsskjemaet evt kan samme tekst brukes begge steder. I vurderingskriteriene står det at "In phase 2, proposals will be assessed in relation to the criteria below in addition to the four main criteria. While these criteria will be weighted less than the main criteria, they must still be adequately met for a proposal to qualify for funding." Utover dette kan jeg ikke svare mer på hvor mye vekt som i praksis blir lagt på formidlingen det er tross alt vurderingskriteriene slik de er formulert i vedlegget (som du har lest) vi ber fagekspertene og komiteen om å forholde seg til. Spørsmål om "The centre director" Kan man bytte ut senterleder(e) mellom trinn 1 og trinn 2 søknadene? Nei. Ved skifte av senterleder underveis, skal da begge være med i intervjuet? Ja. Hvordan er deres regler for ERC track record nå? Hva skal vi bruke som utgangspunkt for reviderte CVer og TR? Vi tillater at dere bruker samme ERC track records og CVer som dere brukte i trinn 1, eventuelt med oppdateringer. Dvs at dere kan ta utgangspunkt i 2005 dersom dere ønsker det. Hvilke fonter og fontstørrelser skal vi bruke på ERC Track records og CVer? Her gjør vi det som i trinn 1. Dvs, i ERC "track record" skal man bruke minimum font 11. Beskrivelse av formatene for ERC track record her: Page Format: A4 Font Type: Times New Roman Arial or similar Font Size: At least 11 Line Spacing: Single Margins: 2 cm side, 1.5 bottom For CVen anbefaler vi anbefaler minimum font str 11 fordi lesbarhet er viktig for komiteen. Spørsmål om "The principal investigators (PIs)" Hvordan definerer Forskningsrådet hva en "principal investigator" er? PI= principal investigator er en av de opp til 6 personene som det er levert CV for i trinn 1 (i tillegg til senterleder). Det er selvfølgelig mulig å nevne personer i prosjektbeskrivelsen som er tiltenkt en viktig rolle i senterets forskning, men som man ikke har sendt inn CV for (og som derfor ikke er "PI" slik vi har definert dem). Det er også mulig å legge til slike personer i prosjektbeskrivelsen til trinn 2, selv om disse ikke var nevnt i trinn 1. 4

5 Kan man bytte eller legge til PIs mellom trinn 1 og trinn 2? Nei, man kan ikke bytte hvilke personer man sender inn CV for til trinn 2. trinn 2. Navnet på PIs og senterleder(e) kan ikke endres. Man kan heller ikke legge til nye PIs i I søknaden vår har vi omtalt en PI men ikke levert CV for henne. Kan vi gjøre det nå? Nei. Man kan ikke legge til nye CVer i trinn 2. Vi vil kun ha oppdatert CV for de PIene som var med i søknaden i trinn 1. Hva med PI s som går av med pensjon. Vi har jo etterfølgere, kan disse legges inn nå i trinn 2? Man kan ikke sende inn en CV for en ny PI til trinn 2, men personen kan selvfølgelig nevnes i prosjektbeskrivelsen. Dersom noen PIs blir syke, eventuelt dør, kan de da erstattes mellom trinn 1 og trinn 2 søknaden? Man kan ikke erstatte PIs i søknaden til trinn 2, men selvfølgelig i senteret. Det er forståelse for at dette ikke er statisk når senteret er i drift. Kan PIs flyttes mellom "arbeidspakker"? Ja. Vi har i trinn 1 søknaden en senterleder og to "deputy leaders". Disse er to av PIene. Dette er fordi vi vil ha eksperimentell aktivitet på tre steder. Er dette i tråd med reglene? Eller hva står det om senterledere? Så vidt jeg forstår situasjonen ut fra spørsmålet ditt er dette ikke i strid med kravene våre. Du kan ha 2 "deputy leaders" (nestledere) som er PIs mens XX står som senterleder. (Det er derimot ikke mulig å ha mer enn en senterleder om gangen). Kan en PI ha hovedstilling hos en samarbeidspartner? Ja. Vi har også en PI som akkurat kom over 12 års grensen nå- kan han fortsatt sende inn en Consolidator ERC track record med et lite merknad eller skal han bruke AdG skjemaet? Når det gjelder Consolidator vs Advanced TR kommer vi til å godta begge løsningene du har skissert. Spørsmål om "Organisation of the centre" Hva er en samarbeidspartner? En samarbeidspartner er en institusjon. Vi definerer samarbeidspartnerne som de institusjonene som er listet opp i søknadsskjemaet under "Partners". Det kreves samarbeidsavtaler med alle samarbeidspartnere i søknadsskjemaet før første utbetaling til senteret. Samarbeidspartnerne vil ligge inne i kontrakten mellom prosjektansvarlig institusjon og Forskningsrådet. Et prosjekt kan ha en samarbeidspartner når annen institusjon enn vertsinstitusjonen forplikter seg i kontrakten til å bidra i prosjektet med direkte finansiering og/eller in-kind arbeid. En samarbeidspartner kan også motta deler av Forskningsrådets finansiering. Samarbeidspartnerne skal legges inn i søknadsskjemaet på "Mitt Nettsted". Skal vi kun oppgi partnere fra andre institusjoner som samarbeidspartnere i søknadsskjemaet? Det stemmer, samarbeidspartnere er forskningsinstitusjoner/virksomheter utenfor vertsinstitusjonen. Skal samarbeidspartnere legge ved utkast til samarbeidsavtaler el.l. i trinn 2? En ferdig signert formell samarbeidsavtale med samarbeidspartneren (institusjonen) krever vi først før kontraktsinngåelse, men vi ber nå om en bekreftelse/"letter of intent" fra samarbeidspartneren (institusjonen). Hvem skal vi velge å sette opp som samarbeidspartnere i søknadsskjemaet og hvem skal vi beskrive at vi samarbeider med bare i prosjektbeskrivelsen? Her må dere selv gjøre en avveining av hvor omfattende og viktig samarbeidet er. Vi krever samarbeidsavtale med de samarbeidspartnerne som blir oppført i søknadsskjemaet (under "partners") før en eventuell kontraktsinngåelse. Dette er erfaringsmessig arbeidskrevende. Vi anbefaler derfor at dere bare setter opp som 5

6 formelle samarbeidspartnere i søknadsskjemaet de som det er hensiktsmessig å inngå en juridisk bindende avtale for at samarbeidet skal fungere godt. Det er krav om at senterleder må være ansatt ved vertsinstitusjonen i senterperioden og at PIs må være ansatt ved vertsinstitusjonen eller ved en av samarbeidspartnerne i senterperioden. Når det gjelder en PI kan man velge enten at den nåværende institusjonen til PIen skal være en samarbeidspartner i SFFen (gjerne hvis en gruppe ansatte ved denne institusjonen skal jobbe i SFFen), eller at PIen får en stilling hos vertsinstitusjon eller en samarbeidspartner i senterperioden (i det siste tilfellet husk "letter of intent" fra PIen personlig om at de akter å ta imot stillingen og hvor stor den eventuelt er). Til trinn 2-søknaden krever vi kun en bekreftelse fra samarbeidspartnerne (dvs kun de som er oppført i søknadsskjemaet). Alt annet samarbeid skal bare beskrives i prosjektbeskrivelsen. Hvilken dokumentasjon på forpliktelse bør vi ha i trinn 2 fra andre enn de som er ansatt ved vertsinstitusjonen som skal bidra inn i prosjektet med enten tid eller penger? Eksempelvis internasjonale enkeltforskere, internasjonal lab, nasjonalt sykehus. Kravene til dokumentasjon som skal være med i søknaden er beskrevet i utlysningen. Der ber vi om: "-Bekreftelse fra alle samarbeidspartnere som er oppgitt i søknadsskjema, dvs. partnere som det skal skrives samarbeidsavtale med før eventuell oppstart av senteret.... -Dersom senterleder eller en av forskningslederne ikke er ansatt ved vertsinstitusjonen eller en av samarbeidspartnerne på søknadstidspunktet, skal det legges ved et "letter of intent" (maks. en side), der vedkommende bekrefter at han/hun er villig til å takke ja til ansettelse hos disse hvis prosjektet blir finansiert. Brevet skal angi en stillingsprosent." Dessuten, dersom noen skal bidra med penger (inkl lønnsmidler), legger man det inn i budsjettet. Samarbeid (med internasjonale enkeltforskere, internasjonal lab, nasjonalt sykehus etc) som er viktig for søknaden bør beskrives i prosjektbeskrivelsen, enten man velger å sette institusjonen opp som formell samarbeidspartner eller ikke. Can we add letters confirming interest from collaborators that are important for the centre but that we have elected not to list as official partners in the application form? Letters that we have not asked for (such as letters of collaboration from non-partner institutions) will be removed from the application before it is sent to the reviewers and committee. The contribution of important collaborators, whether or not they are listed as partners, should be described in the project description. This is the best place to describe the collaborations in any case. The RCN has changed its rules on partners since the applications for SFF-III were evaluated and we now require a collaboration agreement with all partners listed on the application form before we sign a contract. As you rightly note, this can be quite challenging. Skal styret nevnes i søknaden? Det er ikke et krav. Vi krever først at styret er på plass ved kontraktforhandlingen, men det er lov å legge inn i prosjektbeskrivelsen om man ønsker det. Må vi svare fyldig på "To what extent is the proposed centre supported by the host institution"? Nei, dette kan besvares kort. Forskningsrådet anser listen fra ledelsen ved vertsinstitusjonen over alle innsendte søknader som dere sendte inn i trinn 1 som en støtte fra vertsinstitusjonen og informerer komiteen om dette. 6

7 Spørsmål om budsjettering Kan budsjettet endres fra trinn 1 til trinn 2? Ja, dere kan endre budsjettet fra trinn 1 til trinn 2. Dere kan også søke om "Særskilt høye kostnader" (opp til 5Mkr per år) nå i trinn 2 selv om dere ikke gjorde det i trinn 1. Når må senteret starte? Senteret må starte opp i løpet av Hva er et normalt nivå på egenfinansieringen av en SFF for et universitet/høyskole? Det har vært vanlig at en SFF har minst like mye i egenfinansiering som den får i støtte fra Forskningsrådet. Hvilke krav er det til egenfinansieringen? Det har ikke krav til egenfinansiering, men vi signaliserer at vi forventer en grad av egenfinansiering, fordi vi ser at sentre kan ha behov for mer midler en Forskningsrådets rammer (8-13 mill). Universiteter og høyskoler har vanligvis bidratt med like mye egenfinansiering som Forskningsrådets bevilgning. Det er dog ikke slik at 50% er et krav, da riktige ambisjoner for tilleggsfinansiering kan kompensere for egenfinansiering. Klar finansiell støtte fra vertsinstitusjonen er likevel viktig for å tydeliggjøre at institusjonen står bak søknaden. Kreves det ikke egenbidrag? Vi har en bred forskningssektor i Norge med ulike rammebetingelser, og ulik evne til å bidra med egenfinansiering, derfor er dette ikke et krav. Men vi oppfordrer til å synliggjøre det som faktisk er der (f.eks. stillinger der noen vil bruke deler av sin tid i SFFen). Spiller størrelsen på egenfinansiering noen rolle? Komiteen forholder seg til vurderingskriteriene. Da er det ikke graden av egenfinansiering, men om senteret fremstår som solid og ordentlig som er viktig. Hvordan skal de som har fått Toppforsk inkludere denne finansieringen i SFF-budsjettet? Det kommer an på om Toppforsk-prosjektet overlapper med SFF-søknaden eller ikke. - Dersom Toppforsk-prosjektet er komplementært og ikke overlapper med det som skal gjøres for senterets grunnfinansiering, er det naturlig at Toppforsk-prosjektet defineres som "Already secured external project funding". Her kan dere også inkludere Toppforsk-prosjektets egenfinansiering. - Dersom Toppforsk-prosjektet overlapper/er en del av det det dere søker SFF-grunnfinansiering til (f.eks. utgjør en "arbeidspakke" i SFFen), kan vi komme i en situasjon der Forskningsrådets bidrag (så vel som et eventuelt egenbidrag) i praksis finansierer forskning som allerede er finansiert fra annet hold. Slik "dobbelt-finansiering" skal selvsagt ikke skje, og det kan derfor være aktuelt at Forskningsrådets bidrag (så vel som et eventuelt egenbidrag) til SFFens grunnfinansiering (eller til Toppforsk-prosjektet) må reduseres. Reduksjonen må stå i forhold til graden av overlapp. Vi ser at grenseoppgangen her kan være krevende, men tross alt gjelder dette kun et lite antall SFFer. Som en praktisk løsning nå i søknadsfasen foreslår Forskningsrådet derfor følgende: SFF-budsjettet som sendes inn med SFF-IV-søknaden blir stående - som det ville vært før man fikk vite at man fikk Toppforsk, men det må fremgå i prosjektbeskrivelsen at deler av SFF-søknaden beskriver forskning som allerede er finansiert gjennom et Toppforsk-prosjekt. Dersom søknaden så vinner i "SFFkonkurransen", får vi under kontraktsforhandlingene se nærmere på hvor stor en eventuell reduksjon i SFF-tildelingen bør være. Will it affect the SFF- application if any of the PIs also apply for other funding now in May? Whether or not the PIs apply for funding from the RCN's other programs (or elsewhere) will not affect the evaluation of your SFF application. That people in the "core group" apply for other funding for related research is very common. In fact, we ask you in the SFF-budget to give an estimate for this kind of funding - as "estimated future external project funding". Of course, the RCN is not allowed to finance research that is already financed by us or others (i.e. the exactly same research/personnel cannot be paid for twice). So in the case that both the SFF and other grants 7

8 get financed, we may ask in the SFF contract negotiations whether or not part of the SFF research directly overlaps with other grants. If there is substantial direct overlap, it is possible that the SFF-grant may be reduced a bit to account for the overlap. However, we expect that often the grants are more complementary than directly overlapping, so this will likely be a minor issue. In any case, I would like to stress that other grants will not affect the way the SFF-application (or the other applications for that matter) is evaluated. Any discussion of overlap will happen only after it has been decided who will be given SFF status. Hvor skal eventuell egenfinansiering av fremtidige tilleggsprosjekter føres i SFF-budsjettet? -Dersom SFFens grunnfinansiering brukes som egenandel i et fremtidig tilleggsprosjekt, skal denne egenandelen ikke inkluderes i "estimated future external project funding". I dette tilfelle skal bare den eksterne delen føres opp. Dette for å unngå å telle samme penger to ganger. -Men dersom egenfinansieringsdelen av tilleggsfinansieringen genuint kommer i tillegg, kan denne inkluderes i "estimated future external project funding". Hvor store endringer kan gjøres i stipendiater og post docs i den endelige søknaden versus den fra trinn 1? Dette kan dere endre så mye dere vil fra trinn 1 til trinn 2. Etter kontraktsinngåelse vil antallet Ph.D./postdocs blir fulgt opp av Forskningsrådet. Skal "særskilt høye driftskostnader " innlemmes som en del av senterets grunnfinansiering? Ja, særskilte høye driftskostnader (inntil 5 millioner fra Forskningsrådet, og evt egenfinansiering av disse kostnadene i tillegg) vil inngå i grunnfinansieringen av senteret. Skal leiestedkostnadene inn som drift eller utstyr i budsjettet (i skjemaet for 5 MNOK i ekstraordinære kostnader)? Leiestedskostnader føres under "Utstyr". Mer info om hva som skal føres som "Utstyr" finner du på Hvordan skal vi sette opp leiestedskostnader når vi er usikre på hva de blir? Vi anbefaler dere å ta kontakt med leiestedet for å få et estimat på hva kostnadene kan bli. Hvis det skulle vise seg vanskelig å få presise svar, anbefaler vi at dere legger et litt høyt estimat til grunn. Dersom estimatet så skulle vise seg å være for høyt, får vi redusere Forskningsrådets grunnfinansiering tilsvarende under eventuelle kontraktsforhandlinger eller i forbindelse med fremtidige, årlige budsjettjusteringer. Spesielt for elektronisk infrastruktur-tjenester (regnetid og datalagring): UNINETT Sigma2 er i ferd med å etablere et nytt finansieringsregime der store brukere forutsettes å bidra til driftskostnadene. Vi anbefaler at dere tar kontakt med dem for å få et estimat på hva prisene der vil kunne være. Forskningsrådet har informert UNINETT Sigma2 om problemstillingene i SFFer som har behov for e-infrastruktur-tjenester. Hvordan skal vi budsjettføre utstyr som skal kjøpes inn og brukes i SFF'en, men som ikke vil være et leiested (ja, vi skal avskrive det, men det blir unødig mye administrasjon ved å opprette det som et leiested)? Dersom finansieringen fra SFFen skal brukes til avskrivinger på utstyr som institusjonen kjøper inn vil vi at avskrivingene føres som "utstyr". Viser til et utklipp fra budsjettnettsida vår som gjelder "Utstyr": "Med kostnadsarten utstyr mener vi kostnader til drift av utstyr/forskningsinfrastruktur og avskrivingskostnader på utstyr/forskningsinfrastruktur anskaffet for andre midler enn gjennom tildelinger fra Forskningsrådet. Slike kostnader kan budsjetteres på følgende måter: -Avskrivningskostnader for utstyr/forskningsinfrastruktur som prosjektet er avhengig av å benytte -Prosjektets andel av driftskostnader eller "brukeravgift" for utstyr/forskningsinfrastruktur som prosjektet er avhengig av å benytte (leiestedskostnader). -Anskaffelseskostnader for prosjektspesifikt utstyr som ikke har gjenbruksverdi utover prosjektet. Alle mindre anskaffelser av utstyr som har bruksverdi utenfor prosjektet anses imidlertid dekket gjennom beregning av indirekte kostnader." 8

9 Dekker dere mer enn rundsum til høytlønnede internasjonale forskere/professorer? Forskningsrådet har en generell policy på at vi i alle prosjekter dekker FoU-årsverk i UH-sektoren med maks rundsumbeløp (kr for 2017). Dette kan gå til å dekke årsverkskost for alle vitenskapelige i senteret (faste, stipendiater og andre). Dette er en årsverk-sats, så dersom det søkes om støtte for en person i 20% stilling er det 20% av rundsumm-satsen det kan søkes om støtte til fra Forskningsrådet. Vi dekker altså ikke en enkelt høytlønnet forsker, men vår ramme kan - sammen med øvrig basisfinansiering - går til å dekke slike kostnader. Det er uansett opp til institusjonen selv å ta stilling til om man vil gå langt ut over vanlige lønnsrammer. Eksempel på budsjettering av FoU-personale i SFF-søknad: Budsjetterte lønns og indirekte kostnader Finansiering av lønns og indirekte kost Vitenskapelig årsverk og samlede kostnader pr år NFR Egenandel Faste stillinger (snitteks; bruttolønn Phd og post doc (snitteks; bruttolønn Andre vitenskapelig Antall årsverk som det søkes om fra Forskningsrådet* Fra basis eller finansierende samarbeidspartnere 750K+TDI=1450) 500K+TDI=1100) stillinger rundsum (1 000) *antall Årskost Sum (tusen kr.) Tilleggsfinansiering, kan det også være innovasjonsprosjekter og KMB? Ja. Skal vi inkludere hele prosjekter i tilleggsfinansieringen, eller bare den andelen av prosjektet som er relevante for SFFen? Ta med den andelen som "støtter opp om senterets forskningsmål". Skal "particularly high operating costs" inkluderes i Cost plan i tillegg til at de synliggjøres i eget oppsett nederst i Excel malen? Ja enten under "other operating expences" eller "Equipment". Kan finansieringen fra NFR ligge under snittet de fem første årene (og da også i søknadsskjemaet), og over snittet de neste fem (og som følge også over årlig maksbeløp)? Ja, du kan ha lavere utgifter de første 5 årene og høyere de siste 5 årene. Det årlige maksbeløpet kan overskrides, men ikke det totale (130 millioner kroner over 10 år, evt 180 millioner med "ekstra høye kostnader"). Vær oppmerksom på at du ikke kan overskride 65 millioner kroner (evt 90 med "ekstra høye kostnader") i første 5-årsperiode. Kan "ekstra [særskilt] høye driftskostnader" være lønn til teknisk personell, også høyt utdannet som er nødvendig for drift av avansert forskningsinfrastruktur? Ja, men kun dersom disse lønnskostnadene inngår i som en del av "leiesteds"-kostnader, dvs inngår i en samlet time- eller oppdragspris for bruk av infrastrukturen. For UH-sektoren skal leiestedsmodellen brukes i slike tilfeller. Hvordan blir vedlegget "Description of particularly high operating costs" vurdert? Fagpanelene i trinn 2 vurderer om denne type driftsutgifter/utstyr er viktig for forskningen som er planlagt. Dersom en SFF-søknad blir innvilget, vil Forskningsrådet i kontraktsforhandlinger med vertsinstitusjonen gå gjennom budsjett og begrunnelse for særskilt høye driftskostnader. I kontraktsforhandlingene vil utgiftene diskuteres i sammenheng også med Norges nasjonale forskningsinfrastrukturer. Kan "særskilt høye driftskostnader" finansiere 100 % av en forskningsinfrastruktur? Forskningsrådets finansiering av "særskilt høye driftskostnader" i et senter, dekker ikke investeringer i infrastruktur. Derimot kan finansieringen dekke kostnader knyttet til bruk av infrastruktur. Slike kostnader kan inkludere avskrivingskostnader. Eksempel: Innkjøp av et utstyr til 5 millioner kroner med forventet levetid på 5 år, skal avskrives over fem år. Dersom senteret planlegger å legge beslag på all kapasitet i utstyret i disse fem årene, skal det budsjetteres 9

10 med en årlig avskrivingskostnad på 1 million kroner i fem år. Dette er i samsvar med krav til anleggsregister og balanseført regnskap for alle regnskapspliktige virksomheter og for institusjoner i UH-sektoren. Prinsippet er: Institusjonen(e) investerer i og eier dyrt utstyr; senteret betaler for bruken av utstyret og kan få dekket hele eller deler av slike "særskilt høye driftskostnader" av Forskningsrådets bevilgning med maksimalt 5 millioner kroner pr år. Vil vertsinstitusjonen ved evt. innvilgelse av søknaden, kunne kjøpe inn en infrastruktur, opprette et leiested og få dekket investeringen ved 100 % avskrivning på leiestedet, forutsatt at infrastrukturen benyttes 100 % av senterets tilsatte? Dersom det trengs en tekniker full tid til å drive infrastrukturen, kan vi da legge inn hele den årlige lønnskostnaden for vedkommende på leiestedet? Ja, det er riktig tenkt. Institusjonen må bekoste investeringen og kan så "leiestedifisere" den og dekke hele eller deler av driftskostnader inkludert avskrivingskostnader, lønn til teknikere osv gjennom budsjett for særskilt høye kostnader. Jeg anbefaler dere å sette dere inn i UHRs "Leiested-modellen" for detaljer. Dere bør nok "simulere" leiestedet for å finne fram til riktig inngangspris osv. Kan SFF-bevilgningen benyttes til husleie for økte arealkostander ifm SFFen? SFF-bevilgninger fra Forskningsrådet er en rammebevilgning, men SFF'er skal, som alle andre BOA-prosjekter i UH-sektoren budsjetteres etter TDI-modellen. Arealkostnader inngår i arbeidsplass-satsen for alle FoU-årsverk ved senteret, evnt. også for særskilte tekn./adm. ansatte. I arbeidsplass-satsen skal alle drifts- og utviklingskostnader knyttet til eiendomsmassen legges til grunn for beregning av "husleie". Det åpnes altså ikke for at SFF'er eller andre prosjekter skal ha en høyere husleie i TDI-budsjetter. Om saken gjelder bruk av lab'er o.l., skal dette budsjetteres som leiesteder og under kostnadsarter Utstyr ("Equipment") eller Andre driftskostnader ("Other operating expenses"). Når det er sagt har senteret et relativt stort handlingsrom knyttet til bruken av tildelte midler både fra Forskningsrådet og andre finansieringskilder, jf "status" som instituttlignende administrativ enhet ved vertsinstitusjonen. Skal PhD- og post doc-perioder starte og slutte innenfor 5 og/eller 10 år? Ikke strikt, men må tenke på finansiering av hele perioden - dette skal jo være et kontinuerlig senter, men innen rimelighetens grenser (dere kan altså ikke starte alle stipendiatene like før det er gått 5 år). Hva skjer hvis senterleder/forskningsledere får både FRIPRO Toppforsk og SFF? Konkrete forskningsoppgaver kan ikke finansieres to ganger, men i kontraktsforhandlingene vil vi diskutere hvordan Toppforsk og SFF går inn i en helhet. Toppforsk-prosjektet vil kunne inngå i tilleggsfinansieringen av SFF på samme måte som andre prosjekter (for eksempel ERC). I de aller fleste tilfellene vil det være mulig å beholde finansieringen fra Forskningsrådet som planlagt i SFF. Spørsmål om søknadsskjemaet på "Mitt Nettsted" Det er ikke 10 år i søknadsskjemaet vi er begrenset i søknadsskjemaet når det gjelder prosjektperiode og milepæler. Dette er en beklagelig begrensning i søknadsskjemaet vårt som er forårsaket av tekniske problemer i systemet vårt. Dere kan selv velge 5 eller 7/8 år plan med milepæler i søknadsskjemaet. Vi anbefaler at dere legger inn en røff "Implementation plan" for hele ti-års perioden i prosjektbeskrivelsen. "Implementation plan" for de første 5 årene bør være mer detaljert enn for de siste 5 årene. I søknadsskjemaet er det mulig å legge inn budsjett-tall f.o.m t.o.m Hvordan forholder vi oss til dette? Dere skal kun legge inn tall for de første 5 årene (60 måneder). Startdato kan eventuelt diskuteres i kontraktsforhandlinger etter trinn 2. 10

11 I søknadsskjemaet er det et punkt som heter "Dissemination plan". Hva skal vi skrive her? Skjemaet fra Forskningsrådet er likt for alle utlysninger. Derfor er "dissemination" med i skjemaet. Et av underpunktene under vurderingskriteriet "Organisation of the centre" er formulert slik: "Are the plans for popular science dissemination and involvement of any key users of the research results appropriate?" Dette underpunktet bør ikke adresseres bare i søknadsskjemaet fordi fagekspertene erfaringsmessig legger større vekt på prosjektbeskrivelsen. Vedlegget "Template - Description of particularly high operating costs" - hvor mye skal vi skrive? Maks to sider. Font og fontstørrelse er valgfri, men det er viktig med god lesbarhet. Times New Roman 12 pt er fint. I dette vedlegget ønsker vi at dere tallfester kostnadene. Til trinn 2 inngår tilleggskostnader også i ett av vurderingskriteriene og må da omtales kort i prosjektbeskrivelsen: "If the centre applies for extra operating costs (if requested total funding from RCN is more than NOK 13 Million per year), to what extent are the particularly high operating costs necessary and properly justified?". Hva skal vi skrive i feltet "Discipline(s)*" i "Supplementary info from applicant" under "Placement" i esøknad? Forskningsrådet har ikke noen spesiell liste av gyldige kategorier her. Du kan gjerne legge inn lignende ord som du ville om du var bedt om "key words" til en publikasjon. Andre spørsmål Må vi sende inn alle vedleggene (CV/ERC track records, budsjett etc) på nytt i trinn 2 selv om det ikke er noen forandringer fra trinn 1? Ja. Dette er svært viktig for saksbehandlingen vår. Vil ekspertene i trinn 2 ha tilgang til søknadene fra trinn 1? Ja, søknaden fra trinn 1 er tilgjengelig for fagekspertene og komiteen i runde 2 slik at de kan se at det er samme prosjekt som gikk videre til trinn 2. Det er likevel viktig at søknaden til trinn 2 står helt på egne ben. Blir evalueringen fra trinn 1 benyttet i den videre prosessen? Nei. Du starter med blanke ark i en ny konkurranse. Alle eksperter og komitemedlemmer er nye. Evalueringen fra trinn 1 blir ikke synlig for fageksperter og komiteen i trinn 2. Man kan ikke forandre forskningsinnhold fra trinn 1, men prosjektbeskrivelsen blir jo mer omfattende. Hvem avgjør om prosjektet er endret? Dette avgjøres av de tre fagekspertene. Skal mål og sammendrag være identisk fra trinn 1? Nei, teksten/formuleringene i mål og sammendrag kan endres, men prosjektet skal være det samme som det som ble beskrevet i trinn 1. Hvordan formidles søknadene til fagekspertene og komiteen? I vårt system vil søknaden, prosjektbeskrivelsen og hvert av vedleggene fremstå som separate.pdf filer. Ekspertene/komitemedlemmene vil muligens også få tilgang til samlefiler dersom vi anser det som hensiktsmessig. Skal medlemmer av SAB (Scientific Advisory Board) nevnes med navn og affiliasjon i søknaden? Det er ikke et formelt krav at man har navn på medlemmene av SAB klart før ved inngåelse av en kontrakt (i 2017), men det er mulig at fagekspertene/komiteen likevel vurderer dette som positivt. Kan vi sende inn alle vedlegg utenom prosjektbeskrivelsen som ett stort samlevedlegg? Nei, vi ønsker at dere sender inn vedleggene som separate.pdf dokumenter. Dette letter saksbehandlingen. 11

12 Kan vi legge in aktive lenker i noen av søknadsdokumentene? Nei. Kan vi legge inn animasjon i figurene i prosjektbeskrivelsen eller i andre dokumenter? Nei. På informasjonsmøtet 8. april ble det sagt at det var mer gunstig å legge "Milestones" inn i prosjektbeskrivelsen enn i nettskjemaet fordi nettskjemaet ikke er så velegnet for formålet. Er dette riktig forstått? Den informasjonen du skriver inn i nettskjemaet blir liggende i en separat fil i vårt system (du kan se omtrent hvordan denne ser ut ved å kikke på første del av.pdf filen du fikk av søknaden din som ble sendt inn til trinn 1). Også prosjektbeskrivelsen og hvert enkelt vedlegg er separate filer i systemet. Fageksperter og komitemedlemmer vil derfor trolig lettere få med seg informasjonen om "milestones" om den er tatt med i prosjektbeskrivelsen. Det er samme tankegang som ligger bak at vi ber om en eksakt kopi av "Summary" og "Objectives" på første side av prosjektbeskrivelsen. Da får ekspertene med seg denne informasjonen uten å måtte åpne nettskjemafilen. Vi skal tilsette noen nye prof. II hvis vi får et senter. Må vi sende inn Letter of Intent fra dem? Bare dersom de er PIs eller senterleder, dvs at de er en av personene det er sendt inn CV for i søknaden. Ellers trenger man ikke Letter of Intent for dem. Hvilke samarbeidspartnere skal vi ha med "Letter of Intent"/bekreftelse fra? De samarbeidspartnerne dere har lagt inn i søknadsskjemaet. Det er det som står under "Partners" i nettskjemaet som definerer hvem vi regner som samarbeidspartnere. Dere vil måtte signere en juridisk samarbeidsavtale med disse institusjonene før kontrakt inngås med oss. Angående samarbeidsavtaler; vi har mange viktige internasjonale samarbeidspartnere. Må alle levere "Letter or Intent"? Ja, hvis de legges inn som samarbeidspartnere ("Partners") i søknadsskjemaet skal alle levere "letter of intent"/bekreftelse. Men det kan også skrives inn i teksten hvem man vil samarbeide med selv om disse ikke er formelle samarbeidspartnere. Hvor viktig er kjønnsbalansen? I dokumentet "Søknadsbehandling SFF-IV" på utlysningssiden står det "For søknader som er rangert rundt grensen for finansiering, vil kjønnsbalanse i hele SFF-porteføljen tas hensyn til når rangeringen av disse søknadene skal gjøres." Kan det legges inn flere kvinner nå? Det er ikke mulig å endre senterleder(e) og PIs fra trinn 1. Men det er mulig å legge til omtale av nye personer i prosjektbeskrivelsen. Får vi vite navnet på de 9 komitemedlemmene før søknadsfristen? Nei. Hva skjer om et komitemedlem er inhabilt? Om noen av komitemedlemmene skulle vise seg å være inhabile, vil disse ikke være med i vurderingen av den aktuelle søknaden ihht våre regler for habilitet (som er å finne på våre nettsider). Hvor finner vi presentasjonene fra infomøtet 8. april? Presentasjonene ligger i linkene på høyre side her: 12