Landbruksregisteret. håndbok

Transkript

1 Landbruksregisteret håndbok Revidert 2006 Kap 1-3 oppdatert juni 2011 Side 1 av 56

2 Innhold 1 Forord Innledning Generelt Innhold Oppdatering Hvem kan benytte landbruksregisteret? Organisering Hovedansvar Systemansvarlige i fylkene Systemansvarlige i kommunene Kontakt med Enhetsregisteret Beskrivelse av systemet Kort sammendrag Generell beskrivelse Dataflyt Tilgang til systemet Arkivfil og historikk Datamodell og definisjoner Datamodell Modellskisse for hovedtypene av enheter Definisjoner i Landbruksregisteret Generelt om definisjoner Landbrukseiendom Grunneiendom Driftssenter Foretak/uregistrert foretak(hobbyforetak) Bedrift Produsentnummer Personer Adresser Arealtall Side 2 av 56

3 5 Datakvalitet Generelt Datakvalitet Hovednummer Arealopplysninger for landbrukseiendom Koordinatfesting av landbrukseiendom og driftssenter Eiertilknytning Personer Foretak, bedrift og bedriftstilknytning Dokumentasjon av endringer Oppdateringsrutiner Generelt Manuell oppdatering gjennom Webprogrammet Maskinelle oppdateringsrutiner Oppdatering fra GAB Oppdatering fra folkeregister Oppdatering av kode for drift Kommuneregulering Endring av postnr og poststed Oppdatering fra jordregister Oppdatering fra Enhetsregisteret Vedlegg Vedlegg 1: Datamodell og tabeller Innledning Datamodell Tabellbeskrivelse Landbruksbasen Tabellbeskrivelse - Arealbasen Kontekstdiagram Vedlegg 2: Kodeverk Koder i Landbruksregisteret Koder fra Enhetsregisteret Figur 1. Dataflytdiagram for Landbruksregisteret... 9 Figur 2. Modellskisse for enhetstypene Figur 3. Modell for adresser i Landbruksregisteret Figur 4 Illustrasjon av gårdskartprosessen. Kilde: Skog og landskap Side 3 av 56

4 Figur 5 Landbruksregisteret - en beskrivelse Figur 6 Arealbasen og landbruksbasen - datamodell Figur 7. Oversikt over baser, fagsystemer og organisasjoner knyttet til Landbruksregisteret Side 4 av 56

5 1 Forord Landbruksregisteret er Statens landbruksforvaltnings kunderegister. Landbruksregisteret ble tatt i bruk i Dette er versjon 8 av brukerhåndboka. Håndboka er først og fremst ment for å gi brukerstøtte til brukerne av registrene. Den inneholder en fullstendig beskrivelse av datainnhold, koder og forretningsregler. Brukerveiledning for programvaren finnes i eget dokument og i programmet. Oppdaterte dokumenter finnes via SLF sine elektroniske tjenester. Side 5 av 56

6 2 Innledning Dette kapittelet gir en kort beskrivelse av registeret og administrativ organisering. 2.1 Generelt Innhold Landbruksregisteret inneholder informasjon/grunndata om landbrukseiendommer, personer og foretak, og eventuell sammenheng mellom disse enhetene. Registeret sikrer entydig og felles identifikasjon av enhetene. Det benyttes felles offentlige identifikasjonsnøkler fra såkalte horisontale nasjonale registre, slik disse er etablert av Enhetsregisteret (organisasjonsnummer), Det Sentrale Folkeregisteret (fødselsnummer) og GAB/Matrikkelen (gårdsnummer/bruksnummer/festenummer pr. grunneiendom). Som en tilleggsidentifikasjon etableres og administreres det såkalte produsentnummeret i registeret. Denne nummerserien vil etter hvert avvikles Oppdatering Vedlikehold skjer først og fremst gjennom automatiske oppdateringer fra Brønnøysundregistrene (Enhetsregisteret foretak og bedrifter), Statens kartverk (GAB/Matrikkelen tinglyste hjemmelshavere for grunneiendommer) og Skattedirektoratet (Det Sentrale Folkeregisteret - navn og adresse for personer), og registeret består i hovedsak av opplysninger fra disse registrene. Koordinatfesting av foretak samt sammenkopling av grunneiendommer til landbrukseiendom fortas av landbruksforvaltningen. Nye enheter legges inn av landbruksforvaltningen, og opplysningene om disse oppdateres deretter fra de nasjonale fellesregistrene. Eiendommer. Grunnopplysninger for relevante eiendommer (landbrukseiendommer) hentes inn via saksbehandlere hos kommuner, fylkesmenn og SLF, og oppdateres fra GAB/Matrikkelen én gang pr måned, samt suppleres med egne data i SLF Foretak/bedrifter. Grunnopplysninger for relevante foretak/bedrifter hentes/oppdateres fra Enhetsregisteret én gang pr døgn Personer. Grunnopplysninger for relevante personer hentes inn via saksbehandlere hos kommuner, fylkesmenn og SLF. Oppdateres fra Det Sentrale Folkeregisteret 5 ganger pr år Hvem kan benytte landbruksregisteret? Landbruksregisterets oppgave er å understøtte forvaltningen av lovpålagte forvaltningsoppgaver innenfor landbrukssektoren gjennom å utgjøre et felles kunderegister for SLF. Opplysninger fra registeret kan benyttes i forbindelse med oppfølging av lover og reguleringer, forvaltning av tilskudd, erstatninger og avgifter, samt resultatkontroll, rapportering, statistikkproduksjon, utredninger og forskning. Offentlig forvaltning og organisasjoner som bistår ved forvaltningsoppdrag kan få tilgang til registeret. Utover dette formålet er det ikke anledning til å videreformidle opplysninger fra de nasjonale fellesregistrene. Lokal og regional landbruksforvaltning har tilgang til registeret via egen webtjeneste under SLFs elektroniske tjeneste Nett-SLF. Side 6 av 56

7 2.2 Organisering Hovedansvar Ansvar for styring og drift av Landbruksregisteret ligger i sin helhet til Statens landbruksforvaltning Systemansvarlige i fylkene Hos fylkesmannens landbruksavdeling er det utpekt en systemansvarlig for Landbruksregisteret. Denne personen har ansvaret for Landbruksregisteret, som innebærer administrasjon og drift på fylkesnivå, samt brukerstøtte mot kommune. All informasjon og kontakt fra Statens Landbruksforvaltning blir adressert til systemansvarlig i fylkene. På fylkesnivå er det Landbruksdirektøren som har ansvaret for autorisasjon av personer for oppdatering av Landbruksregisteret, men den praktiske administrasjonen av dette kan legges til en annen person hos fylkesmannen Systemansvarlige i kommunene Begrepet kommune omfatter i denne sammenheng både enkeltkommuner og kommuner som samarbeider om landbruksforvaltning gjennom interkommunale selskaper eller på annen måte har felles landbruksforvaltning (nettverkskommuner). I hver kommune, som har fått tilgang til Landbruksregisteret, anbefales det at det utpekes en systemansvarlig, som vil få brukerstøtte hos fylkesmannen. Fylkesmannen må informeres om hvem den systemansvarlige er. 2.3 Kontakt med Enhetsregisteret Landbruksregisteret henter opplysninger om foretak og bedrifter fra Enhetsregisteret. Enhetsregisteret utfører all opprettelse, sletting og annet vedlikehold av foretak og deres bedrifter. Data vi får inn i Landbruksregisteret om foretakene er derfor avhengig av hvordan Enhetsregisteret har definert disse. I mange tilfeller har fylkesmannen/kommunene spørsmål om hva som er skjedd med foretak når de forsvinner eller flyttes, og de kan også ha informasjon om foretakene, som Enhetsregisteret mangler. For å håndtere dette, er det opprettet en epostadresse til Statistisk sentralbyrå (som har direkte tilgang til å gjøre oppdateringer i Enhetsregisteret) som fylkene kan benytte ved spørsmål og informasjon om bedrifter. Det er foretaket selv som har ansvaret for å melde endringer til Enhetsregisteret, slik at Enhetsregisteret alltid er oppdatert med riktige opplysninger om foretaket. Forvaltningen kan selv håndtere uregistrerte foretak(hobbyforetak). Dette står utførlig beskrevet utover i håndboka. Side 7 av 56

8 3 Beskrivelse av systemet 3.1 Kort sammendrag Dette kapittelet gir en kort, overordnet beskrivelse av Landbruksrgisteret, dataflyt, tilganger og arkiv/historikk Generell beskrivelse Landbruksregisteret er organisert i to databaser. Både fylker og kommuner får direkte tilgang til å gjøre oppslag og oppdateringer i databasen gjennom et webprogram distribuert gjennom SLFs elektroniske tjenester. I tillegg vil systemet bli benyttet av Statens Landbruksforvaltning og Norsk institutt for skog og landskap (Skog og landskap). Fylkesmenn har mulighet til å gjøre de fleste oppdateringer i systemet, og vil fungere som superbrukere og brukerstøtte for kommunene. Saksbehandlere i kommunene skal hovedsaklig benytte Landbruksregisteret til å oppdatere landbrukseiendommer, grunneiendommer og arealtall, slik at registeret til enhver tid er à jour med kartgrunnlaget i den enkelte kommune. Dette dokumentet fokuserer på en beskrivelse av data og begreper knyttet til Landbruksregisteret. Veiledningen for hvordan man bruker webprogrammet finnes som eget dokument, og er integrert i selve programmet Dataflyt Det er nedenfor tatt inn en figur som illustrerer hvordan Landbruksregisteret oppdateres. Arealtall fra jordregisteret blir hentet fra Skog og landskap når en kommune har fått etablert og kontrollert et andregangs jordregister. Foretak som ligger i landbruksregisteret, blir daglig oppdatert med endringer fra Enhetsregisteret. Som grunnlag for dette har SLF fått etablert en egen kopi av Enhetsregisteret, som vedlikeholdes daglig. Fra denne kopien kan det også hentes inn nye foretak, når de blir aktuelle for landbruksforvaltningen. Hver måned oppdateres endringer av hjemmelsinnehavere på landbrukseiendommer fra GAB. Oppdatering fra Folkeregisteret med merking av døde personer, og innlegging av endringer i folkeregisteradressen skjer 5 ganger i året. Informasjon fra andre fagsystemer i SLF blir benyttet for å kode om et foretak har hatt noen aktivitet det siste året. Jordregisteret er et avledet produkt fra digitalt markslagskart(dmk), digitalt eiendomskart(dek) og Landbruksregisteret. Jordregisteret gir eiendomsvis fordelt informasjon om arealstørrelser og markslag. Arealene er fordelt pr. grunneiendom. Side 8 av 56

9 Høsten 2003 ble LIB (Landbruksforvaltningens InformasjonsBase) satt i drift. LIB vil ha en komplett kopi av Landbruksregisteret, og endringer i Landbruksregisteret overføres til LIB hver natt. LIB inneholder også data fra produksjonstilskuddbasen og skogavgiftssystemet. I LIB kan det gjøres oppslag mot landbrukseiendommer, foretak, personer og skogavgiftskonti, og det kan gjøres statistiske analyser av data i LIB. Figur 1. Dataflytdiagram for Landbruksregisteret Side 9 av 56

10 3.2 Tilgang til systemet. Webprogrammet til Landbruksregisteret er tilgjengelig gjennom SLFs nettportal for elektroniske tjenester på For å få tilgang til programmet, må man få tildelt en brukeridentitet med tilhørende rettigheter. Det er de samme rutinene for tildeling av brukeridenter i landbruksregisteret, som for de andre fagsystemene SLF distribuerer på sin portal for elektroniske tjenester. Det betyr mellom annet at det er fylkesmannen som tildeler brukerrettigheter til kommunale saksbehandlere, jf også kapittel Ved alle fylkesmannsembetene er det oppnevnt egne administratorer for brukertilganger til de elektroniske tjenestene på Det er opprettet flere brukerroller, som har ulike rettigheter og tilganger til Landbruksregisteret: Innsynsbruker: Kommunebruker: Fylkesmannbruker: SLF: Kan gjøre oppslag på alt, men kan ikke legge inn noen endringer. Kan gjøre oppslag på alt, men kan kun gjøre endringer på data fra sin egen kommune, eller de kommuner som dette landbrukskontoret har ansvar for. Har tilgang til å gjøre endringer på og opprettelse av grunneiendommer og landbrukseiendommer, men ikke personer og foretak. Fylkesmenn kan opprette brukere med denne rollen. Kan gjøre oppslag på alt, men kan kun legge inn data for sitt eget fylke. Har rettigheter til å legge inn data på alle enheter i Landbruksregisteret, men enkelte felter er låst for denne brukeren. Brukere med denne rollen opprettes av SLF. Alle rettigheter i systemet. Merk at det fortsatt er felter som ikke kan endres av denne brukeren, da Landbruksregisteret henter data fra andre register. 3.3 Arkivfil og historikk Arkivfil En gang i året (januar) tas det ut en kopi av hele registeret, som er en ren dump av alle tabellene i Landbruksregisteret. Kopien oppbevares hos Statens landbruksforvaltning. Historikk I alle tabeller er det felter som forteller hvem eller hvilket system som har gjort en oppdatering. Koden tildeles maskinelt. I Landbruksregisteret er det også egne tabeller for endringer. I disse tabellene lagres endringer for alle felter i basen. Dette gjør det mulig å se status for objekter på en gitt dato. Jf ellers kapittel 5.2 og vedlegg Side 10 av 56

11 4 Datamodell og definisjoner 4.1 Datamodell I dette kapittelet gis en overordnet beskrivelse av datamodellen til Landbruksregisteret. Forskjellige begreper blir forklart. En mer detaljert beskrivelse, inkludert oversikt over tabellene, inngår i vedlegget «Datamodell og tabeller» Modellskisse for hovedtypene av enheter Landbruksregisteret omfatter 5 hoved-enhetstyper og relasjoner mellom disse. Det benyttes følgende betegnelser: - Landbrukseiendom - Grunneiendom - Bedrift - Foretak - Person Modellen baseres på at enhetstypene er knyttet til hverandre ved hjelp av relasjoner eller roller. En eller flere personer har roller i foretak. I enkeltpersonforetak vil en person ha rolle som innehaver, men i selskaper vil flere personer ha en eller flere roller. Det kan være styreleder, styremedlem, daglig leder eller deltaker. En og samme person kan ha flere roller mot foretaket (for eksempel deltaker og daglig leder). Foretaket kan ha en eller flere bedrifter. Landbruksforetak vil som hovedregel ha bare en bedrift. Opplysninger om bedrifter administreres av Enhetsregisteret/SSB. Foretak kan ha tilknytning til en landbrukseiendom ved hjelp av en bedrift. Nye foretak, som registreres i Enhetsregisteret, vil ikke ha slik tilknytning. Foretak som søker om tilskudd, eller som skal ha produsentnummer, må ha tilknytning til landbrukseiendom, og denne koblingen må legges inn i landbruksregisteret. Produsentnummer opprettes i det foretaket knyttes til landbrukseiendommen. Et foretak kan være knyttet aktivt til bare en landbrukseiendom samtidig. Hvis flere personer skal knyttes til samme foretak, må de etablere et selskap. Dette selskapet (for eksempel et ANS) kan ha flere personer som deltakere. Et aksjeselskap har aksjonærer. Landbrukseiendommer vil ha tilknyttet eiere. Eiere kan være fysiske personer eller juridiske enheter (for eksempel foretak). Landbrukseiendommer består av en eller flere tilknyttede grunneiendommer. I den nye versjonen av Landbruksregisteret vil arealopplysninger også lagres pr. grunneiendom. Side 11 av 56

12 Figur 2. Modellskisse for enhetstypene 4.2 Definisjoner i Landbruksregisteret Generelt om definisjoner Definisjon av landbrukseiendom er gitt i rapport fra arbeidsgruppa for Landbruksregister datert 15. desember Der ble det også gitt retningslinjer for valg av hovednummer for landbrukseiendommer. Retningslinjer for valg av driftssenter for foretak er gitt i regelverket for produksjonstilskudd. Definisjonene for foretak og bedrift er sammenfallende med det som gjelder for Enhetsregisteret Landbrukseiendom Definisjon Landbrukseiendom er definert som en eiendomsenhet som er benyttet eller kan benyttes til jord- eller skogbruk. Alt som tilhører samme eier i samme kommune, hører til samme landbrukseiendom uten hensyn til om den omfatter flere matrikkelnummer (grunneiendommer). Unntak fra dette må bygge på forvaltningsvedtak i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. I Landbruksregisteret vil landbrukseiendommen være den grunneiendommen som er type «1 - Hoved». Et absolutt krav for å kunne få betegnelsen «landbrukseiendom» er at den har et arealgrunnlag utover det som trengs for den nødvendige bebyggelse, samt areal til adkomst og avløpsgrunn Side 12 av 56

13 (det må være mer enn en tomt). En landbrukseiendom kan bestå av en eller flere grunneiendommer med dens teiger og tilhørende rettigheter på/over fremmed grunn. Ved egne matrikulerte jordsameier kan en landbrukseiendom også ha hjemmel til en ideell del av en grunneiendom. Sameieteiger som er tinglyst med eget gnr og bnr, og som i samsvar med reglene for skogavgift har fått tildelt egen skogavgiftskonto, skal registreres som landbrukseiendom i Landbruksregisteret. De som deltar i sameiet vil da også finnes som eiere av egne landbrukseiendommer. Landbrukseiendommen er bygget opp omkring en eiendomsrett, som er hjemlet en eller flere eiere, og da med eiers juridiske såvel som fysiske råderett. Dersom det hefter så sterke bruksretter til en eiendom, at det opprettes eget grunnboksblad for bruksretten, skal dette betraktes som en landbrukseiendom. Eieren kan være en vanlig person eller en juridisk person med den nødvendige råderett over grunn. Det forutsettes at skogsdrift (skogavgiftskonto) knyttes direkte til landbrukseiendommene, og at det derfor ikke er med noen bedrifter for skogbruket i Landbruksregisteret. Omfang: Landbruksregisteret skal ha med alle landbrukseiendommer med minst 5 dekar jordbruksareal og/eller minst 25 dekar produktivt skogareal. Disse landbrukseiendommene skal være med uansett om det foregår landbruksaktivitet eller ikke. Mindre landbrukseiendommer, som er grunnlag for gartneri eller husdyrhold, skal også være med når produksjonsomfanget oppfyller minimumsgrensene for offisiell landbruksstatistikk I tillegg skal landbruksregistret ha med landbrukseiendommer som ikke oppfyller minimumskravene verken for areal eller produksjonsomfang, men som er med i jordregisteret, skogavgiftssystemet, produksjonstilskuddssystemet eller leveranseregisteret for slakt. Identifikasjon: Landbrukseiendommene identifiseres med hovednummer. Det består av kommunenummer, gardsnummer, bruksnummer og festenummer, på samme måten som den offisielle identifikasjonen av grunneiendommer i GAB. For landbrukseiendommer som består av flere grunneiendommer, skal en ha valgt gardsnummer/bruksnummer/festenummer for den grunneiendommen som er mest representativ for stedfesting av landbrukseiendommen. For landbrukseiendommer med tun skal stedfestingen, og dermed hovednummeret, knyttes til tunteigen. Når det ligger flere gnr/bnr på hovedteigen/tunteigen skal en søke etter den geografiske adressen til gårdsnavnet, og velge gnr/bnr etter dette. For landbrukseiendommer hvor det ikke er holdepunkt for noe annet, kan en velge det laveste gnr/bnr som hovednummer. Hovednummeret må i alle tilfeller finnes som identifikasjonsnøkkel for eksisterende grunneiendom i GAB. Hvis hovednummeret blir borte ved sammenføyning o.l., må det velges nytt hovednummer. Normalt skal hovednummeret være valgt, slik at det er dette som blir brukt etter en eventuell sammenføyning. Side 13 av 56

14 4.2.3 Grunneiendom Grunneiendom er betegnelsen for den matrikulære eiendomsenheten her i landet. Den lagres og holdes ved like i G-delen i GAB, som Statens Kartverk er ansvarlig for. I det digitale eiendomskartverket har hver eiendomsteig referanse til grunneiendom(medregnet festegrunn). I Landbruksregisteret oppfattes alle grunneiendommer, som har samme eier i en kommune, som én landbrukseiendom. Landbrukseiendommen identifiseres ved hovednummeret. Landbruksregisteret skal ha med alle grunneiendommer som tilhører landbrukseiendommer eller som alene oppfyller kravene for å betraktes som landbrukseiendom. En grunneiendom tilhører en landbrukseiendom hvis den er omfattet av jordlovens delingsforbud. Ved maskinell innlegging av grunneiendommer tok en med alle grunneiendommer som tilhørte eiere av landbrukseiendommer. Grunneiendom identifiseres ved kommunenummer, gardsnummer, bruksnummer og festenummer Driftssenter Driftssenter defineres i jordbruksavtalen, og er gjengitt i veiledningsheftet som sendes ut sammen med søknad om produksjonstilskudd: Som hovedregel stedfestes foretakets driftssenter ut fra driftsbygningens beliggenhet. Det kan registreres flere foretak med tilknytning til samme eiendom. I tilfeller der hovedregelen ikke gir et korrekt bilde av foretakets geografiske lokalisering, benyttes følgende prinsipper: Foretaket knyttes til driftsbygning på den eiendom der den produksjon som har størst andel av foretakets omsetning er plassert Dersom det ikke kan utpekes noe driftssenter for foretaket, skal det knyttes til den landbrukseiendommen som har størst jordbruksareal I tilfeller der foretakets valg av driftssenter fører til økte tilskuddsutbetalinger, og det valgte driftssenteret ikke samsvarer med lokalisering av foretakets hovedproduksjon, kan forvaltningen fastsette et annet driftssenter. For foretak som disponerer melkekvote vil normalt den landbrukseiendommen kvoten hører til være driftssenter. Teknisk etableres driftssenter når et foretak blir knyttet til en landbrukseiendom i Landbruksregisteret. Da blir også de to siste sifrene i produsentnummeret generert. Driftssenter er ensbetydende med den grunneiendommen som er type «1 - Hoved», dvs landbrukseiendommen. Endring av driftssenter kan skje på tre forskjellige måter: Driftssenter kan endres innenfor en landbrukseiendom. Det skjer ved at en endrer hovednummer innenfor landbrukseiendommen ved å bestemme at en annen grunneiendom skal være hovednummer. I disse tilfellene blir driftssenteret endret til det nye hovednummeret. Produsentnummer endres ikke. Driftssenter flyttes fra en landbrukseiendom til en annen. Merk at produsentnummer blir endret ved slike endringer. Driftssenter flyttes fra en landbrukseiendom til en annen ved at to landbrukseiendommer slås sammen. Produsentnummer blir endret for hovednummer som legges under et annet hovednummer. Side 14 av 56

15 Hvis et driftssenter ikke lenger skal være aktivt på den landbrukseiendommen det ligger (foretaket har ikke aktiv virksomhet på landbrukseiendommen lenger) og ikke skal flyttes til ny eiendom, skal kommunen melde knytning til landbrukseiendommen til opphør Foretak/uregistrert foretak(hobbyforetak) Foretak i Landbruksregisteret er en juridisk enhet, som utfører næringsvirksomhet innen jordbruk eller skogbruk, og som har selvstendig beslutningsmyndighet. Med juridisk enhet menes bl.a. aksjeselskap, allmennaksjeselskap, andre næringsdrivende selskaper, næringsdrivende stiftelser, foreninger og andre innretninger som driver næringsvirksomhet, enkeltpersonforetak, statsforetak, interkommunale selskaper, kommunale og fylkeskommunale foretak. Enhetsregisteret fastsetter definisjon av hva som kan godkjennes som enkeltpersonforetak. Landbruksregisteret bruker denne definisjonen. Det er også Enhetsregisteret som godkjenner og tildeler organisasjonsnummer og registrerer enkeltpersonforetak og andre foretak. Enhetsregisteret godkjenner og registrerer også andre enhetstyper, for eksempel foreninger. Et foretak eksisterer ikke før det er tildelt organisasjonsnummer og registrert i Enhetsregisteret. Enhetsregisteret vurderer melding om registrering av enkeltpersonforetak m.a. i forhold til om det foreligger en stor nok aktivitet, omfanget i tid, innsatsen av arbeidskraft og den økonomiske omsetning. Aktiviteter som må anses som rene engangsforeteelser eller hobbyvirksomhet, omfattes ikke av begrepet virksomhet. Enheter som utfører slik hobbyvirksomhet kalles Uregistrert foretak. Slike enheter kan legges inn i Landbruksregisteret, hvis de har husdyr som inngår i individregistre eller leverer produkter, hvor mottak og/eller oppgjør forvaltes gjennom rutiner som benytter landbruksregisteret. Uregistrerte foretak identifiseres med eget identifikasjonsnummer (ID_UREG), som tildeles i Landbruksregisteret. De tildeles enhetstype LBUR. Uregistrerte foretak er ikke berettiget å få produksjonstilskudd eller andre tilskudd, jf vilkårene i den enkelte forskrift, m.a. forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket, 3. Uregistrerte foretak(hobbyforetak) har altså ikke adgang til registrering i Enhetsregisteret. Registrerte og uregistrerte enheter inngår i de samme tabellene i databasen, og har de samme datafeltene. Regelverket i databasen og skjermbildene er imidlertid forskjellig. Registrerte enheter kan bare oppdateres via Enhetsregisteret, mens uregistrete foretak og bedrifter forvaltes fullt og helt i Landbruksregisteret Bedrift Bedrift i Landbruksregisteret defineres med tanke på å kunne omfatte både jordbruksdrift og skogsdrift. Det er lagt til grunn følgende formulering: Bedrift i Landbruksregisteret defineres som en teknisk - økonomisk enhet under én ledelse hvor det drives aktiviteter som faller innenfor næringene jordbruk og/eller skogbruk. En teknisk - økonomisk enhet er kjennetegnet ved felles anvendelse av arbeidskraft og produksjonsmidler (maskiner, bygninger, jord osv.). Bedrift i Landbruksregisteret skal tilhøre foretak som oppfyller kravet til registrering i Enhetsregisteret. Bedrift finnes registrert som underenhet i Enhetsregisteret. For at en skal få knyttet et foretak til en landbrukseiendom må foretaket ha en aktiv bedrift tilknyttet. Denne knytningen er blant annet nødvendig for alle foretak som søker produksjonstilskudd. Side 15 av 56

16 Som hovedregel skal all virksomhet innen næringssektoren landbruk (jordbruk og/eller skogbruk) under samme ledelse (samme foretak) registreres som én bedrift. Flere bedrifter innen landbruk for samme foretak registreres bare i de tilfellene hvor driften er helt klart geografisk atskilt, og det er en eller flere egne ansatte og eget driftsapparat (maskiner, bygninger og lignende) på hvert sted. Bedrifter i landbruket skal ha forretningsadresse (der virksomheten faktisk foregår) på en landbrukseiendom (tunet). I Landbruksregisteret identifiseres bedriften med organisasjonsnummer eller hovednummer + løpenummer for bedriften. Uregistrerte bedrifter er virksomheter som drives av uregistrerte foretak. Slike bedrifter identifiseres med hovednummer + løpenummer. I Enhetsregisteret er imidlertid disse ikke registrert, og de har derfor heller ikke organisasjonsnummer Produsentnummer Produsentnummer representerer en kobling mellom landbrukseiendom og foretak, og gjøres i Landbruksregisteret. Produsentnummer på 10 siffer tildeles bare ved kobling mellom foretak og landbrukseiendom, forutsatt at bedriften knyttes til en landbrukseiendom. Det 10-sifrede produsentnummer består av: kommunenummer (4 siffer), gardidnr (4 siffer) og produsentløpenummer (2 siffer). Produsentnummeret inngår i øremerket 2 på husdyr, som inneholder følgende informasjon: 1. Mattilsynet: MT 2. Nasjonalitetsidentifikasjon: NO 3. Dyreholdets identitetsnummer, 8 siffer (kommunenummer og gardidnummer) 4. Individnummer, 4 siffer. Eiere som ikke driver jordbruksvirksomhet (ikke har foretak) får ikke tildelt produsentnummer. Det er foretakene som driver jordbruk, og som får tildelt produsentnummer. Flere personer, som driver sammen i et selskap, får ikke egne produsentnummer, siden det er selskapet som blir knyttet til landbrukseiendommen. Etablering av produsentnummer omfatter: Tildele produsentnummer for foretak med organisasjonsnummer, men som ikke allerede er lagt inn i Landbruksregisteret Tildele produsentnummer for foretak med organisasjonsnummer, og som allerede ligger i Landbruksregisteret, men uten tilknytning til landbrukseiendom. Tildele produsentnummer for hobbyforetak som ikke har organisasjonsnummer Personer Person er bare fysisk person, som identifiseres med et fødselsnummer 3 (11 siffer), jf regler om folkeregistrering, Tidligere ble person benyttet som felles betegnelse 2 FOR nr 1356: Forskrift om merking, registrering og rapportering av småfe. Side 16 av 56

17 for fysiske personer og juridiske enheter. Noen enheter med kunstig fødselsnummer er arvet fra gammelt landbruksregister, men personer uten gyldig fødselsnummer skal ikke nyregistreres i Landbruksregisteret. Landbruksregisteret skal ha med personer som er eier/fester av landbrukseiendom og/eller har rolle i foretak/uregistrert foretak(hobbyforetak), som inngår i Landbruksregisteret. Landbruksregisteret er landbruksforvaltningens felles register for personer, slik at alle personer, som forvaltningen har behov for å kjenne navn og adresse til, kan legges inn. Som eier registreres automatisk alle tinglyste hjemmelshavere/festere. Personers rolle i foretak gis fra Enhetsregisteret. Uregistrerte foretak skal ha tilknyttet en person som kontaktperson. Denne rollen er døpt «LBUR-innehaver av uregistrert foretak» Adresser Person Foretak Bedrift Adresse Kommune Fylke Poststed Land Figur 3. Modell for adresser i Landbruksregisteret Bedrifter og foretak har med sine adresser fra Enhetsregisteret. Der kan de ha både forretningsadresse og postadresse, og disse oppdateres daglig. Foretakene må derfor melde adresseendring til Enhetsregisteret. Personer har også adresser i Enhetsregisteret, men disse er ikke overført til Landbruksregisteret. Personer har to typer adresse i landbruksregisteret, en egen adresse som vedlikeholdes i landbruksregisteret, og adressen som personen er registrert med i folkeregistret Arealtall Arealopplysninger på eiendomsnivå skal bygge på prinsipper og definisjoner som gjelder for økonomisk kartverk og jordregister. Arealtall på en landbrukseiendom er delt inn i jordbruks- 3 De seks første sifrene i fødselsnummeret viser fødselsdato. De tre neste sifrene er individnummer. De skiller mellom personer som er født på samme dag, viser århundret vedkommende er født i og om personen er kvinne eller mann. De to siste sifrene er kontrollsiffer. Side 17 av 56

18 areal, produktiv skog og annet areal. Tall på jordbruksareal er etter endringer i 2006 fordelt på marklagstypene fulldyrket, overflatedyrket og innmarksbeite. Det er også tilrettelagt for at areal nå kan registreres per grunneiendom, og at arealet på den enkelte landbrukseiendom summeres opp fra arealene på alle tilknyttede grunneiendommer. Disponert areal Disponert areal på den enkelte landbrukseiendom beregnes maskinelt på grunnlag av søknadene om produksjonstilskudd, og utgjør summen av alt areal en eller flere søkere har oppgitt i sin søknad om produksjonstilskudd at de disponerer fra landbrukseiendommen. Areal i drift Areal i drift er summen av alt areal foretaket driver på alle landbrukseiendommene det disponerer areal fra. Side 18 av 56

19 5 Datakvalitet 5.1 Generelt Dette kapittelet omtaler krav til datakvalitet i ulike deler av systemet og krav til dokumentasjon og oppbevaring av endringer. Landbruksregisteret skal sikre enhetlig bruk av identifikasjonsnøkler for landbrukseiendommer, grunneiendommer, landbruksbedrifter, landbruksforetak og personer samt tilknytninger mellom disse enhetene. Dette søkes oppnådd ved at Landbruksregisteret skal være fullstendig med hensyn på forekomster av disse enhetene med riktige identifikasjonsnøkler. Alle opplysninger som legges inn i Landbruksregisteret skal bygge på en, og bare en definisjon/kilde. Alle opplysninger i Landbruksregisteret skal da ha henvisning til definisjoner i et annet datasystem, eller opplysningene skal registreres på Landbruksregisterets premisser. Oppdateringen skal gjøres så rasjonell som mulig ut fra de behovene registeret skal oppfylle. Dette søkes oppnådd ved å bruke data fra andre informasjonssystemer utenfor landbruket og data fra administrative systemer i landbruket med egen dataregistrering. Hvis data fra en administrativ rutine gir tilfredsstillende oppdatering, skal en ikke sette i gang annen registrering for de samme opplysninger. Hvis for eksempel tinglysingen gir tilfredsstillende oppdatering av hjemmelsforhold, skal en ikke sette i gang noe stort apparat for å registrere eierskifte samme dag som kontrakten underskrives. Når det gjøres endringer i omkringliggende systemer, skal det oppdateres i Landbruksregisteret samtidig. 5.2 Datakvalitet Landbruksregisteret må tilstrebe en datakvalitet som er god nok, og ikke ta sikte på det fullkomne. Hvis vi til en hver tid overfører data fra de ordningene som stiller størst krav til kvalitet, skulle dette langt på vei være ivaretatt. Det forutsettes at opplysningen samles inn bare ett sted, og at andre brukere i størst mulig grad gjenbruker den samme informasjonen.. Kildekode og historikk: I alle tabeller i Landbruksregisteret er det tatt med kode for kilde, det vil si hvilket system som utførte endringen. Koden tildeles maskinelt. I kodelisten er det med en liste over de kildekodene som er brukt. Denne koden vil stort sett dokumentere kvaliteten for de opplysningene som er lagt inn ved maskinelle rutiner. I Landbruksregisteret tas det vare på historikk, slik at en på feltnivå kan se hvem som har foretatt oppdatering. Det vises ellers til avsnittet om historikk kapittel 3.3 og i vedlegg Hovednummer Hovednummer endrer seg i realiteten lite. De tilfeller som genererer endring av hovednummer er at det oppdages feil ved tildelinga av hovednummer eller at landbrukseiendommen skal representeres ved hovednummeret til en annen grunneiendom innenfor samme landbrukseiendom, jfr. kapittel Hovednummer vil også endres etter hvert som landbrukseiendommer Side 19 av 56

20 slås sammen, og ved grenseregulering eller sammenslåing av kommuner. Et hovednummer blir satt til inaktivt når en landbrukseiendom opphører (aktivhaken er fjernet). Kunstig hovednummer Det har vært adgang til å benytte kunstige hovednummer i noen spesielle tilfeller. Reglene for dette er omtalt nedenfor. Det nye systemet vil fortsatt godta kunstige hovednummer, men dette bør absolutt unngås. Hvis det ikke er behov for å knytte foretaket/hobbyforetaket til en reell eiendom, skal foretaket/hobbyforetaket stå uten tilknytning. Eksempel på tilfeller hvor det er brukt kunstig hovednummer er umatrikulerte eiendommer (allmenninger o.l.). Noen ganger blir det levert slakt fra personer som ikke er tilknyttet noen landbrukseiendom. I slike tilfeller har det vært åpnet for å knytte foretaket/hobbyforetaket til en landbrukseiendom med kunstig hovednummer. Reelle produsenter må ikke under noen omstendighet knyttes til et kunstig hovednummer.. Festeeiendommer er tinglyste grunneiendommer, og betraktes på samme måte som andre landbrukseiendommer. De skal registreres med sitt festenummer, og ikke med kunstig hovednummer. Kunstig hovednummer tildeles på følgende måte: Kommunenr på vanlig måte, gardsnr = 99999, bruksnr i serie som starter på 3001 innen hver kommune, festenr = 0. Areal på eiendommen kan registreres (hvis det er landbruk). Bruksnavn gis slik at det indikerer hva dette dreier seg om. Gnr har blitt brukt for å registrere fellesbeiter (bnr 1) og fôrdyrkingslag (bnr 2)i et eget fagsystem for fellestiltak. Dette fagsystemet holder også oversikt over hvilke grunneiere som leier bort, og hvor mye areal hver enkelt leier bort til fellestiltaket. Disse kunstige hovednumrene må ikke under noen omstendighet registreres i Landbruksregisteret. 5.4 Arealopplysninger for landbrukseiendom Arealopplysningene oppgis i hele dekar uten desimal, og vil fra 2006 og noen år fram over stamme fra to hovedkilder. 1. Et økende antall kommuner vil ha arealopplyninger for landbrukseiendommene på grunneiendomsnivå i fem arealklasser; fulldyrket, overflatedyrket, innmarksbeite, skog og annet areal. Disse arealopplyningene har fremkommet fra ajourført og godkjent kartgrunnlag, og legges inn fortløpende etter egen tidsplan for de kommunene som har fullført gårdskartprosessen, og har fått produsert 2. gangs jordregister av Skog og landskap. 2. For resten av kommunene vil landbrukseiendommene ha arealopplysninger for hele landbrukseiendommen (hovednummeret til landbrukseiendommen) i tre arealklasser; jordbruksareal, produktiv skog og annet areal, akkurat som før. Det finnes altså ikke arealopplysninger på grunneiendomsnivå, og arealopplysningene er av varierende kvalitet. Kommunene skal med webprogrammet oppdatere arealtallene i Landbruksregisteret på grunneiendomsnivå i fem arealklasser basert på endret kartgrunnlag. Alle arealendringer kommunene gjør skal være dokumentert i kartverket. Driftsplandata for skogbruket kan benyttes for oppdatering av arealet av produktiv skog når det ikke foreligger oppdatert ØK/Jordregister, eller der driftsplandata er bedre. Side 20 av 56

21 1. Status på ajourførte kartarealer pr. grunneiendom Fulldyrket, overflatedyrket areal og innmarksbeite: Tallene har framkommet fra ajourført, kvalitetssikret og godkjent digitalt kartgrunnlag i kommunen. Skogareal: Tallene har framkommet fra ajourført, kvalitetssikret og godkjent digitalt kartgrunnlag i kommunen. Ajourføringen har vært konsentrert til innmarksarealer. Annet areal: Tallene har framkommet fra ajourført, kvalitetssikret og godkjent digitalt kartgrunnlag i kommunen. Ajourføringen har vært konsentrert til innmarksarealer. 2. Status på arealene i Landbruksregisteret pr. landbrukseiendom (hovednummer) Sum jordbruksareal på landbrukseiendommen: Arealet ble oppdatert automatisk fra søknad om produksjonstilskudd fram til og med 2001 på eiendommer som søkte produksjonstilskudd. Arealene på leide landbrukseiendommer måtte oppdateres manuelt i hvert enkelt tilfelle. Etter at nytt regelverk trådte i kraft i 2002 har ikke feltet vært gjenstand for automatisk oppdatering. Oppdatering har i stedet stort sett skjedd når søknaden har blitt feilmeldt på grunn av avvik mellom søknaden og Landbruksregisteret, og ved kontroll. Søknader om produksjonstilskudd blir kontrollert mot opplysningene om areal på landbrukseiendommen (daa eid) i Landbruksregisteret. Oppdatering fra nytt kartgrunnlag vil være viktig for å holde kvaliteten framover. Skog: Det ble gjennomført et prosjekt i for å oppdatere skogarealene. Kommunene la da inn de beste tallene de hadde for produktivt skogsareal på de enkelte eiendommene. Det kom inn oppgaver fra 377 av landets 435 kommuner. I tillegg ble det foretatt noe oppdatering fra jordbrukstellingen i Annet areal: Jordregister danner utgangspunktet for denne kategorien, men er lite brukt. Det er gjennomført maskinell oppdatering for ca. 40 kommuner. 5.5 Koordinatfesting av landbrukseiendom og driftssenter Til hver landbrukseiendom er det lagret en koordinat, som skal stedfeste driftssenteret til landbrukseiendommen. Koordinaten er laget i meter nord/sør, øst/vest, ngo-sone og kilde. Koordinaten er stort sett hentet fra GAB, og da sier kilden hva slags bygningstype koordinaten referer til. Koordinaten kan også være lagt inn manuelt av fylkesmannen. Fullstendigheten er meget god, men det er likevel en del kjente grove feil i koordinatfestingen i Landbruksregisteret, som aldri har blitt ryddet ordentlig opp i. Side 21 av 56

22 5.6 Eiertilknytning Personer kan knyttes til eiendommen med tre typer eiertilknytning: - Hjemmelsinnehaver/tinglyst fester - Eier/fester uten dokumentert hjemmel/feste - Ikke-eier med tilknytning (forretningsfører el.) Hjemmelsforhold/tinglyst feste skal bare kunne oppdateres fra GAB, og skal gjelde hovedgrunneiendommen (hovednummeret til landbrukseiendommen). Eier uten dokumentert hjemmel kan registreres av autorisert person gjennom webprogrammet i samsvar med instruksen, og gir adgang til følgende: - Legge inn en ny eier/fester før melding om endring er mottatt fra GAB - Legge inn reell eier når hjemmelshaver er død eller feilaktig oppført i GAB. - Gjøre om hjemmelshaver til hjemmelshaver som ikke er reell eier eller fjerne eiertilknytning. Tilsvarende gjelder feste. - Legge inn eiere i de tilfellene hvor dette ikke har skjedd gjennom den maskinelle rutinen. Ikke-eier med tilknytning (forretningsfører), er aktuelt i forbindelse med skogavgiftssystemet, der en forretningsfører er oppført som kontoinnehaver uten å være eier. Slike enheter kan også registreres for tinglyste sameieteiger som får egen skogavgiftskonto. I det nye registeret er det fortsatt adgang til å knytte til enheter som ikke er eier, men enheten må enten være person identifisert med fødselsnummer eller foretak med organisasjonsnummer. Meldinger om hjemmelsoverganger fra GAB skal føre til at Landbruksregisteret får samme eiertilknytninger som i GAB for den aktuelle grunneiendommen, og eventuelle eierrelasjoner uten dokumentert hjemmel fjernes. Enheter med tilknytning uten å være eier fjernes ikke gjennom oppdatering fra GAB. Hvis det er flere med eiertilknytning for en eiendom, gis det anledning til å kode den ene som referanseperson. Dette kan gjøres av fylkesmannen. 5.7 Personer Ved etablering av Landbruksregisteret ble alle personer fra Produsentregisteret lagt inn, og gjennom 10 års drift har nye personer kommet inn gjennom søknadene om produksjonstilskudd eller andre ordninger. Nye personer kommer nå inn i Landbruksregisteret gjennom GAB som nye hjemmelsinnehavere, gjennom Enhetsregisteret som personer med rolle i foretak og gjennom online webprogrammet med basis i diverse ordninger (eller direkte fra ordningene). Ved nyregistrering benytter Landbruksregisteret samme skrivemåte for navn og adresse som i disse kildene, og samme poststedkode. Manglende fødselsnummer kan skaffes fra folkeregisteret. For øvrig bør personopplysningene skaffes gjennom kommunene, og bygge på dokumenter som finnes i gardsarkivet, eller innhentes fra personen det gjelder. Side 22 av 56

23 Bare personer med gyldig fødselsnummer kan legges inn i Landbruksregisteret. Utenlandske personer har ikke norsk fødselsnummer, og må derfor få såkalt D-nummer. Blankett for dette kan m.a. lastes ned fra Enhetsregisteret, og Melding om at en person er død og vask av adresse og navn gjøres 5 ganger i året fra Folkeregisteret (gjelder fra år 2000.). 5.8 Foretak, bedrift og bedriftstilknytning Foretak og bedrifter eksisterer i prinsippet ikke før de er tildelt organisasjonsnummer og registrert i Enhetsregisteret. Forekomster av bedrifter og foretak samt koblinger mellom disse og kobling til personer styres fra Enhetsregisteret, og oppdateres dermed automatisk i Landbruksregisteret. Overtakelse av virksomhet (for eksempel generasjonsskifte) blir fanget opp automatisk. Det forutsettes da at det skjer korrekt melding fra enheten selv til Enhetsregisteret. Ved nyetablering av virksomhet, må enheten hentes manuelt fra Enhetsregisteret til Landbruksregisteret ved å slå inn organisasjonsnummeret. Bedrifter og foretak kan kun meldes til opphør fra Enhetsregisteret. Knytning mellom foretak (ved hjelp av bedrift) og landbrukseiendom gjøres imidlertid i Landbruksregisteret. For å rendyrke prinsippet ovenfor hobbyprodusenter, betegnes disse som en egen enhetstype (Uregistrert foretak). Uregistrert foretak(hobbyforetak) med tilhørende uregistrerte bedrifter etableres og vedlikeholdes av landbruksforvaltningen og Produsentregisteret BA i fellesskap, med lokal landbruksforvalting som ansvarlig kilde. Uregistrert foretak/hobbyforetak har ikke organisasjonsnummer, og tildeles heller ikke kunstige organisasjonsnummer. De har en egen identitetsnøkkel kalt ID_UREG. Før en hobbyprodusent kan legges inn, må det foreligge bekreftelse på at det dreier seg om hobbyvirksomhet hos en selvstendig enhet, og at det ikke er leveranser fra familiemedlemmer til innehavere av enkeltpersonforetak med egen landbruksbedrift. Landbruket har ansvaret for noen av opplysingene som er knyttet til bedrifter og koblingen mellom bedrift og foretak. Det er knytning av bedrift til landbrukseiendom, areal som drives, kode for driftstilknytning og brukertype, kode for drift siste året samt interne identitetsnøkler i landbruket, som produsentnummer og hovednummer + løpernummer. Identitetsnøkler tildeles automatisk. Koden for driftstilknytning oppdateres 2 ganger i året, på bakgrunn av søknader godkjent for sentral utbetaling. Koden for drift styres av en maskinell rutine på samme måten som før, og legges inn en gang i året. Koden settes på grunnlag av leveranse av slakt, leveranse av korn samt siste 3 søknader om produksjonstilskudd (jf. kap ), og i forhold til om foretaket har aktive saker i BU, STILK, INTIM/SMIL, NMSK 4. 4 Særlige tiltak i landbrukets kulturlandskap (STILK), Investeringstilskudd til miljøtiltak (INTIM). Disse ordningene har nå gått inn i investeringsvirkemidlene Særlige miljøtiltak i landbruket (SMIL) og Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK), og vedtaksmyndigheten er overført til kommunene. Side 23 av 56

24 5.9 Dokumentasjon av endringer Alle som legger inn endringer i webprogrammet, skal dokumentere endringen i et dokument som oppbevares i 5 år. Dette dokumentet kan være en endringsblankett sendt fra en kommune, eller tilsvarende opplysninger notert ned hvis melding om endring er mottatt over telefon. I systemet er det to institusjoner som kan legge inn data via webprogrammet. Dette er: Landbruksetaten lokalt (fylke m/kommuner) med kode 4, Statens Landbruksforvaltning (og inntil 2000, også NIJOS (fra 2006; Skog og Landskap ) med kode 5 og fram til Produsentregisteret BA med kode 6. I 2000 fikk NIJOS (fra 2006; Skog og Landskap) sin egen kildekode - nr. 15. På hvert av stedene som gjør endringer, bør dokumentasjon av endringer samles og oppbevares på betryggende måte, for eksempel etter dato. Hvis fylkesmannen legger inn en korreksjon etter telefonhenvendelse til en kommune, skal dette noteres og oppbevares hos fylkesmannen. Det skal også noteres hva som var grunnlaget for endringen. Fra 2002 har en, i tillegg til de kodene som er nevnt ovenfor, også med brukernavn for den som har utført oppgaven med dokumentasjon helt ned på feltnivå. Side 24 av 56

25 6 Oppdateringsrutiner 6.1 Generelt Dette kapittelet beskriver maskinelle oppdateringsrutiner i Landbruksregisteret. 6.2 Manuell oppdatering gjennom Webprogrammet Opplysninger som ikke oppdateres gjennom maskinelle rutiner, må legges inn gjennom Webprogrammet. Se egen brukerveiledning. Disponert areal på landbrukseiendommen Feltet kan oppdateres manuelt, men oppdateres maskinelt fra produksjonstilskuddsystemet en gang årlig etter avsluttet klagebehandling om våren. Areal i drift Areal i drift på bedriften kan oppdateres manuelt, men oppdateres maskinelt fra søknad om produksjonstilskudd en gang årlig etter avsluttet klagebehandling om våren. Dette arealet. 6.3 Maskinelle oppdateringsrutiner Oppdatering fra GAB Grunnkrets Høsten -91 ble feltet for grunnkrets oppdatert fra GAB. Landbrukseiendommer som i GAB står oppført med grunnkrets, fikk nummeret overført derfra. 87 % av landbrukseiendommene i Landbruksregisteret fikk påført grunnkrets i denne rutina. Hjemmelsinnehavere Det er opprettet et eget, skjult felt i GAB for merking av landbrukseiendommens hovednummer. Rapportering fra GAB til Landbruksregisteret skjer kun for de eiendommer som er merket i dette feltet. Nye hovednummer blir merket i GAB med jevne mellomrom. Siste gang var i februar En gang i måneden (ca. den 20.) blir det overført hjemmelsinnehaverdata fra GAB for de landbrukseiendommer hvor det har vært endringer i hjemmelsforholdene den siste perioden. På den måten oppdateres Landbruksregisteret ved hjemmelsoverdragelser. Både enkeltpersoner og juridiske enheter får overført hjemmelsinnehaverdata fra GAB. Hvis den tinglyste hjemmelsinnehaveren fra GAB finnes i Landbruksregisteret som eier, blir koden for eiertilknytning endret fra 2 = Eier, ikke tinglyst, til 1 = Tinglyst hjemmelshaver i GAB. Hjemmelsinnehavere i GAB, som ikke ligger i Landbruksregisteret blir registrert med eiertilknytning. Eiere i Landbruksregisteret, som ikke lenger finnes som tinglyst hjemmelshaver i GAB, får satt sin eiertilknytning til opphørt (0). Personopplysninger blir bare lagt inn fra GAB hvis det er nye personer. Alle nye forekomster i Landbruksregisteret legges inn med dagens dato for kjøringen, både som opprettet dato og endret dato. Endrede forekomster får endret dato satt lik dagens dato. Side 25 av 56

26 Både nye og endrede forekomster i forbindelse med maskinell overføring av hjemmelshavere fra GAB tildeles kode 7 for kilde (Batch-rutine med GAB-data). GAB oppdateres med hjemmelshaveropplysninger fra tinglysinga. Feillister over eiendommer som ikke blir oppdatert maskinelt fra GAB Eiendommer som har en eller flere hjemmelsinnehavere med uoppgitt eller ugyldig fødselsnummer(enkeltpersoner)/organisasjonsnummer(juridiske enheter) i GAB-registeret blir ikke oppdatert gjennom den maskinelle rutina. I etterkant av den månedlige oppdateringen blir det kjørt ut lister som viser hvilke eiendommer som ikke blir oppdatert maskinelt. Alle personer som skal være hjemmelsinnehavere på den enkelte eiendom etter endringen står oppført. Listene 5 blir lagt ut på FM-sambandet, slik at fylkene kan oppdatere manuelt. Det vil selvsagt øke kvaliteten på registeret dersom fylkesmennene gjør denne jobben. Personer med postnummer Personer som ligger i GAB-registeret med gyldig fødselsnummer/organisasjonsnummer, men uten postnr., blir lagt inn i Landbruksregisteret med postnr For å få registrert postnummer også på disse, kjøres en manuell rutine i etterkant av den månedlige oppdateringa fra GAB. Rutina består i at Statens Landbruksforvaltning tar ut en liste over personer som er lagt inn den siste måneden med postnummer 0000, og sender lista til Statens Kartverk i Vestfold (ansvarlig for GAB-registeret). Kartverket påfører adresser og sender den tilbake til Statens landbruksforvaltning for manuell innlegging. Normalt går det ca. 1 uke fra den maskinelle innlegginga til vi har lagt inn adresser manuelt på de som mangler. Noen personer vil likevel bli ståendes med postnr i Landbruksregisteret. Dette skyldes i de fleste tilfeller at personene det gjelder ikke er registrert i Folkeregisteret med noen adresse Oppdatering fra folkeregister Alle fysiske personer med oppgitt fødselsnummer (fødselsdag større enn 0, men mindre enn 32) i Landbruksregisteret kobles mot Det sentrale Folkeregisteret. Hvis en person har status død (kode 2) i Folkeregisteret, men har status som levende i Landbruksregisteret (kode 1), blir status endret til 2 i Landbruksregisteret. Rutinen vasker også Landbruksregisteret med verdier fra Folkeregisteret på feltene folkeregisteradresse og navn. Når personopplysninger endres på denne måten, settes endret dato til dagens dato for kjøringen. Kilde settes til 8 = Batch-rutine for merking av døde personer. Rutinen kjøres fast 5 ganger i året. 5 Behandling av listene. Det må skaffes korrekt fødselsnr/organisasjonsnummer og adresse for personene/foretaket. Organisasjonsnummer til juridiske enheter fås oppgitt hos Enhetsregisteret i Brønnøysund -tlf , Personene registreres i Landbruksregisteret som eier på oppgitt hovednr. Noen av disse personene kan allerede ligge i Landbruksregisteret. fra før tilknyttet riktig landbrukseiendom. Hvis personen/foretaket ligger i Landbruksregisteret fra før, tilknyttet en annen landbrukseiendom, bør det undersøkes om det er riktig at han fremdeles skal være tilknyttet den andre eiendommen/driftsenheten. Hvis personen er eier av en annen landbrukseiendom i samme kommune, bør det vurderes om de to eiendommene skal betraktes som en landbrukseiendom, jfr.kap , definisjon av landbrukseiendom. Eiertilknytning med kode 9(Ikke-eier med tilknytning, forretningsførere el.) skal som regel ikke meldes til opphør pga. Endringer i hjemmelsforhold. Side 26 av 56