Forsikringsstrategi. for. kommunane i Sogn regionråd

Transkript

1 Forsikringsstrategi for kommunane i Sogn regionråd Mai 2005

2 Generelt om forsikringssamarbeidet i Sogn regionråd Alle kommunane i Sogn regionråd er med i eit samarbeid om risikoreduserande og skadeførebyggjande tiltak, forsikring, felles kjøp av forsikringstenester og felles administrasjon av forsikringsordningar. I tillegg skal m.a. kyrkjelege fellesråd i kommunane delta. Fylgjande partar er såleis med på samarbeidet: Årdal kommune Lærdal kommune Vik kommune Luster kommune Sogndal kommune Leikanger kommune Balestrand kommune Høyanger kommune Kyrkjelege fellesråd i dei nemnde kommunane og stiftingar/museum oppretta av kommunane. I denne forsikringsstrategien nyttar ein nemninga kommunen som ei felles nemning som og innbefattar kyrkjelege fellesråd og andre partar. Høyanger kommune vil vere utmeld frå Sogn regionråd frå , men skal likevel vere med i samarbeidet. Sogn regionråd skal dessutan, når det er føremålstenleg, samarbeide med andre kommunar i fylket og med Sogn og Fjordane fylkeskommune. I høve til kjøp av forsikringsmeklartenester vil Sogn og Fjordane fylkeskommune gjennomføre dette på vegner av kommunane i samsvar med inngått avtale (Sogn og Fjordane Fellesinnkjøp SFFI). Mål Kommunane i Sogn regionråd vil med dette dokumentet forankre eit felles grunnsyn i høve til risikohandtering og forsikringsdekking. Forsikringsstrategien skal vere førande for organisering av arbeidet med risikostyring. Dette kan vere skadeførebyggjande arbeid, eliminering av risikoområde og risikoavlastning gjennom forsikring eller andre avtalar. Skadeførebyggjande arbeid og optimal risikostyring skal vere dei primære virkemidla for å redusere kommunane sin risiko for tap. Kjøp av forsikringar skal supplere dette arbeidet ved å bidra til å avgrense konsekvensane av tapsbringande hendingar, redusere tapseksponeringa til eit akseptabelt nivå og gje ei fornuftig tapsutjamning. 3

3 Omfang Forsikringsdekninga skal omfatte alle lovbestemte og tariff-/avtalefesta forsikringar: Yrkesskadeforsikring Bilansvarsforsikring Gruppelivsforsikring Ulukkesforsikring (elevar og tilsette) I tillegg skal forsikringsdekninga omfatte: Brann- og skadeforsikringar for bygningar - fullverdi (for nokre objekt vil det vere aktuelt med 1.-risikodekning) Brann- og skadeforsikringar for maskiner, inventar, lausøyre og varer - gjenanskaffelsesverdi Avbrotsforsikring for inntektstap og ekstrautgifter, samt tap av data og rekonstruksjon av arkiv og registre etter skade - 1.-risiko Ansvarsforsikring inkl. tredjemanns ansvar for skade på ting eller person Byggherreansvar for ombygging innanfor eksisterande byggevolum Tenestereiseforsikring - samtlege tilsette Særskilte prosjekt Mynde og ansvarsforhold Utarbeiding og godkjenning av forsikringsstrategi Forsikringsstrategi vert utarbeidd av rådmannsgruppa og godkjent av den einskilde kommunen. Kvar kommune sine strategiar og tiltak skal underbyggje den overordna forsikringsstrategien. Gjennom dette dokumentet etablerar kommunane i Sogn regionråd eit overordna styringsverktøy til bruk i den løpande og framtidige planleggjinga og organiseringa av risikoavlastning, val og innkjøp av forsikringsdekning og øvrige tenester til vern av kommunane sine medarbeidarar, interesser og materielle verdiar. Organisering Rådmannsgruppa i Sogn utgjer forsikringsutvalet og skal ha det koordinerande ansvaret i høve til overordna forsikringsstrategi. Forsikringsutvalet skal ta stilling til løpande endringar innanfor gjeldande avtalar og utvidingar som får økonomiske konsekvensar. Endringar som får konsekvensar for forsikringsstrategien skal leggjast fram for forsikringsutvalet. I dei einskilde kommunane skal det oppnemnast forsikringskontaktar med ansvar for områda personal og tingskade, ansvar, auto, forsyning m.m. der vedkomande har ansvar for gjennomføring og kontroll av forsikringsstrategien innanfor sitt ansvarsområde. Oppgåvene til forsikringskontaktane: Kjenne verksemda si risikoeksponering og øvrig grunnlag for handtering av oppgåva. Opprette og behalde oversiktleg og påliteleg dokumentasjons- og arkivsystem over skader og erfaringar. Må sjåast i samanheng med informasjon om innkjøp og kassasjon. Bistå lokalt med forsikringskompetanse etter behov. Førestå den daglege kontakten med meklar. 4

4 Identifikasjon av risikoeksponering ved endringar Kommunane si risikoeksponering vert identifisert ved gjennomføring av risikoanalysar. Ved vesentlege organisasjonsendringar, større ombyggingsprosjekt, kjøp eller kassasjon av apparatur, etablering eller avvikling av oppgåver eller prosjekt etc skal mogelege konsekvensar for risikoeksponering vurderast. Krav til risikofinansiering/forsikring Forsikringane skal vere i samsvar med lov og regelverk. I tillegg skal verksemda vere tilstrekkeleg forsikra for å unngå risiko for skade/tap som vil kunne krevje store omprioriteringar og forstyrre verksemda sin økonomiske stabilitet og handlefridom i betydeleg grad. Tommelfingerregel for virksomhetens risikooverføring er: Risiko med avgrensa skadepotensiale som kan forutsjåast med betydeleg grad av sikkerhet (dvs høg sannsynlighet), skal takast på eiga rekning. Risiko med større skade/tapspotensiale med lågare sannsynlighet/forutsigbarhet skal takast på eiga rekning, føresett at den mogelege konsekvensen av einskildskaden for verksemda sin økonomiske stabilitet og handlefridom er liten eller moderat. Stor skaderisiko og risiko for totaltap som kan truge kommunane sin økonomiske stabilitet, skal handterast ved kjøp av forsikring. Forsikringsbar risiko som involverer element som kommunane ikkje har herredøme over, skal forsikrast sjølv om risikoen er låg. Spesielle retningsliner Overføring av risiko til forsikringsmarknaden skal være basert på risikoanalysar og vurdering av dekningsbehov. Langsiktig og stabilt samarbeid med forsikringsselskap skal tilstrebast. Berre forsikringsselskap med beste security A eller betre i Standard & Poor s List skal nyttast. Selskapa sin security skal løpande følgjast opp og vurderast. Forsikringsleverandørar som ikkje innfrir kommunane sine krav til kompetanse, punktlighet, kapasitet, dekningsdokumentasjon og generell orden og oppfølgjing skal om mogeleg ikkje nyttast. Kjøp av forsikringar skal skje i samsvar med gjeldande innkjøpsregler og samla for kommunane då dette vert forventa å gje dei beste og mest kostnadseffektive løysingane. Bruk av meklar Kommunane skal gjere bruk av bistand frå forsikringsmeklar til etablering, plassering og løpande betjening av forsikringsporteføljen. Forsikringsmeklar står for all betjening av forsikringane og er bindeleddet mellom kommunane og forsikringsselskapa. Kommunane kan kvart år få bistand frå forsikringsmeklar til gjennomføring av synfaring, risikovurdering og aktuelle tiltak ved 2 større bygg i den einskilde kommunen. Myndet til å ta avgjerd om omfanget av forsikringsløysingane og i kva selskap forsikringane skal plasserast ligg til kommunane åleine. 5

5 Innkjøpsstrategi Kommunane i Sogn regionråd skal ha felles innkjøp av meklartenester og forsikringstenester. Det vert lagt opp til forsikringsavtalar for 2 år, med høve til prolongering med eitt år. Dersom forholda i marknaden ligg til rette for det, vil ein vurdere avtalar av lengre varighet kombinert med ei ordning med prisjustering i høve til oppnådde resultat i bransjen, evt. kontoordning. Dette for å oppnå ein viss stabiltet og mindre kostnader med innkjøpsprosessar og skifte av leverandør, Hovudforfall vert sett til Kjøp av meklartenester skal skje i eit samarbeid med fylkeskommunen og andre kommunar i fylket. Det vert inngått eitt-årige avtalar med som start-/sluttidspunkt og opsjon på eitt års forlenging. Forsikringsdekning Eigedom Kommunane skal ha ein eigenandel på kr og ei ordning med solidarisk ansvar /utjamning i høve til skadeutgifter mellom kr og kr Fordeling av ansvaret på kommunane vert gjort i høve til andel av den totale forsikringspremien knytt til eigedom. Premiereduksjonen ved å gå over til ei slik ordning vert nytta til å bygge opp eit fond som det vert utbetalt frå ved skade. Kommunane bør vere nøye med registering av korrekt fullverdigrunnlag på eigedomane. Kommunane skal vere medvitne om behovet for fullverdidekning og vil gjennomføre ei systematisk vurdering saman med forsikringsmeklar. For bygg som ikkje treng å gjenoppførast vil det vere aktuelt med 1.-risikodekning. Ansvar Forsikringssummen vert sett til kr 20 mill. Kommunane skal aldri vedgå ansvar før det ligg føre ei vurdering får forsikringsselskapet. Underslag Kommunane skal ha underslagsforsikring. Bilar m.v. Kommunane skal gjere ei medvite vurdering av behovet for kaskoforsikring. Det vert tilrådd eit aldersskilje på 5 år, men dette vert å vurdere av den einskilde kommunen. Dekning av førar- og passasjerulukke kan utelatast, sidan desse likevel er dekka av ansvarsforsikringa på bilen. Det er viktig å vere nøye med rett køyrelengd. 6

6 Personforsikringar I samsvar med lov og avtale. Den einskilde kommunen vurderar fritidsulukkesforsikring. Sjølv om kommunen ikkje vil betale for slik forsikring bør det gjevast tilbod om fritidsulukkesforsikring mot trekk i løn. Dette fordi det vert ei vesentleg gunstigare ordning enn forsikringar som den einskilde tilsette teiknar sjølv. Tenestereiseforsikring Kommunane skal ha tenestereiseforsikring for alle tilsette. Barneulukke Kommunane skal ha ulukkesforsikring for barn i skuletida. Anna Forsikring av mindre gjenstandar bør vurderast i lys av ein policy som går på at ein generelt skal ha ein eigendel på minst kr Men dekningane kan vere annleis og betre, og når fleire gjenstandar er samla ein stad, kan den samla verdien verte høg. Slike forsikringar bør i alle høve vurderast kritisk, og meklar kan hjelpe til med vurdering. Ein tek sikte på at kommunane skal ha lik praksis i høve til dette spørsmålet. Skadeførebyggjande arbeid Skadeforebyggjande arbeid og optimal risikostyring skal vere det primære virkemidlet for å redusere sjansane for tap. Dette skal gjerast ved å påvirke både sannsynligheten for og konsekvensen av uønska hendingar. Kjøp av forsikring supplerar dette arbeidet ved å bidra til å avgrense dei økonomiske tapa ved uønska hendingar. Kommunane i Sogn regionråd vil utvikle eit leiingsverktøy med definerte standardar for teknisk og organisatorisk tryggleik (herunder internkontrollsystem). Verktøyet vil verte nytta til å gradere einingane mot kvarandre med det føremålet å kunne prioritere rekkefølgja av identifiserte avvik og naudsynte tiltak for å forbetre risikoen i kommunane. Kommunikasjon Informasjonsmateriell om forsikringsvilkår og rutinar knytt til skade skal vere tilgjengelig for alle tilsette gjennom styrande dokument i kvalitetssystemet. Avdelingsleiarar skal ha kunnskap om forsikringsavtalane og verte informert om skader som har relevans i forhold til forsikringsavtalane. Forsikringskontaktar skal ha kunnskap om forsikringsavtalane, ha tilgang til registre over innkjøp og kassasjon og registrere alt av skader i tillegg til å orientere koordinator i økonomiavdelinga. Kvar einskild medarbeidar skal ha tilgjengeleg informasjon om forsikringsavtalane, inkludert informasjon om personforsikring. Alle elevar skal ha kunnskap om den kollektive ulukkesforsikringa. Ansvar: skulane. 7