Studieadministrative prosesser. Oppsummering av kartlegging Studieavdelingen - Rekruttering

Transkript

1 1 Studieadministrative prosesser Oppsummering av kartlegging Studieavdelingen - Rekruttering

2 2 Kartleggingsinformasjon Arbeidsmøte gjennomført Deltakere: Catharina Lindheim Anne Berit Heieraas Marianne Ingeborg Karlsen Camilla Prytz Referat godkjent av deltakerne

3 3 Rekruttering: Hovedaktiviteter Planlegge Utarbeide handlingsplan Markedsplan Plan for arrangement Gjennomføre Arrangement Arrangere skolebesøk inn (Campusbesøk) Arrangere skolebesøk ut Arrangere Teknolos Delta på større arrangement: The Gathering, Åpen dag (UKA), Utdanningsmesser Delta på mindre arrangement: Rådgiverseminar, Jentedag, UKM, Sponsing Rådgivning fakultet Rekrutteringsforum Koordinering rekruttering Informasjon Magasin Magasin til nye studenter Mastermagasin Studiemagasin Ny ekstern web Ansvar for rekrutteringssider Reklamemateriell Utarbeide Bestille Reklamefilm Kjøp av markedstiltak Distribusjon Utvikle system (CRM) Rekruttering av spesielle grupper Internasjonal rekruttering (viktig satsning) Rekruttering av minoritetsgrupper Eksterne samarbeidsprosjekt Studieby1 S.Ø.T. Andre universitet Evaluere Gjennomføre markedsundersøkelser Kontinuerlig evaluering Støtteprosesser Ledelse og styring Strategi Handlingsplaner Evaluering Styringsgruppe Økonomistyring Adm.oppg. Statistikk og analyser Økonomi Personaladministrasjon KVASS

4 4 Rekruttering: Kritiske suksessfaktorer Tydelig forankret i strategi og hos ledelse Tydelige kommunikasjonslinjer Intern logistikk hvem gjør hva mot hvem? Beskrivelse av aktiviteter og rutiner for unngå sårbarhet (sykdom, turnover etc) Beslutningsgrunnlag må være basert på empiri Tilstrekkelig tid til planlegging Tilstrekkelig og forutsigbare ressurser Mennesker Økonomiske Fleksible og kompetente medarbeidere Tilgang på dyktige studenter og opplæring av disse Godt samarbeid med interne og eksterne aktører (fakultet, skoler, reklamebyrå) Krever koordinering av aktiviteter. Spesielt ift tidsfrister ved utarbeidelse av brosjyrer God informasjonsflyt

5 5 Rekruttering: Forbedringsområder Utvikle et vellykket system for registrering av distribuert materiell (CRM). For hele NTNU? Rolleavklaring og koordinering av rekrutteringsaktiviteter ved NTNU I hvilken grad skal Rekruttering involveres i andres prosjekt og hvor mye skal andre involveres i deres oppgaver? I hvilken grad skal Rekruttering ha et ansvar for å koordinere aktiviteter ved fakulteter og institutt? Rekrutteringsforum Behov for tydeligere avklaring av ansvar: Fakultet/institutt, Informasjonsavdelingen, Internasjonal seksjon Spesielt behov for avklaringer vedr. internasjonal rekruttering (hvem, hva, hvordan, hvor) Bedre opplæring av studenter Informasjonsflyt Forutsigbarhet i ressurser avsatt til rekruttering. Tidligere budsjettavklaring. Bedre mulighet for økonomistyring

6 6 Prosesskartlegging - Vurdering av dagens situasjon Perspektiv Evaluering Kommentarer UTKAST Prosess Teknologi Har etablerte aktiviteter, men liten grad av dokumenterte arbeidsbeskrivelser Rekrutteringsforum er etablert. Foreløpig ser dette ut til å ha positiv effekt på koordinering av prosesser og aktiviteter, men rom for forbedringer. Etablere eget forum for internasjonal rekruttering også? Savner system for registrering av distribusjon ( CRM ) Savner bedre statistisk materiale over internasjonal studenter (fra IS) Organisasjon Rekruttering har en egen styringsgruppe. Mandatet til styringsgruppen kunne vært tydeligere definert Organisering internt ved SA fungerer bra, men det er utfordringer knyttet til å koordinere alle aktivitetene ute på fakultet og institutt. Positivt at de nå er fysisk plassert sammen med Stab og Studiedirektør. Kompetanse Målstyring & ledelse Kompetansenivå ved rekrutteringsgruppen SA synes å være godt, men kompetansen er stor grad knyttet til den enkelte medarbeider og vurderes derfor som sårbar Behov for grafisk kompetanse Ved fakultet/institutt synes kompetansen å være varierende. Medarbeiderne har ofte rekruttering kun som en liten del av sitt arbeid Prosessen mangler klare mål og føringer fra en overordnet strategi