Saksfremlegg. Saksnr.: 09/285-1 Arkiv: 031 Sakbeh.: Per Prebensen Sakstittel: OMSTILLINGSPROSJEKT I HELSE OG SOSIALSEKTOREN

Transkript

1 Saksfremlegg Saksnr.: 09/285-1 Arkiv: 031 Sakbeh.: Per Prebensen Sakstittel: OMSTILLINGSPROSJEKT I HELSE OG SOSIALSEKTOREN Planlagt behandling: Administrasjonsutvalget Hovedutvalg for helse- og sosial Formannskapet Kommunestyret Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Kommunestyret godkjenner administrasjonens forslag til oppfølging av Omstillingsprosjekt i helse- og sosialsektoren herunder forslag til styringsgruppe, mandat og fremdrift. Kommunestyret gir sin tilslutning til at dette blant annet vil kunne innebære: At terskelen for tildeling av hjemmebaserte tjenester heves. Omstrukturering av HDO/HDU (boliger med heldøgnstjenester for ulike grupper). Omstrukturering av institusjonene. Kommunestyret ber administrasjonen igangsette en prosess med sikte på en ny helhetlig plan for pleie- og omsorg som samsvarer med omstillingsprosjektet og med øvrig planlagt eller igangsatt planarbeid med betydning for området slik som arealplanen, boligsosial handlingsplan og rehabiliteringsplanen, samt nye statlige satsinger signalisert gjennom samhandlingsreformen. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Vedlegg: Styringsgruppas merknader til Devold-rapporten av og Devolds kommentarer av integrert i samme dokument i kursiv. Andre saksdok.: Økonomiplan Virksomhetsplan Videreutvikling av eldreomsorgen i Alta kommune forslag til løsninger på kort og lengre sikt (k-sak 11/05, jfr. k-sak 20/06). Devold-rapporten av (tidligere utsendt).

2 Bakgrunn: Helse- og sosialsektoren har de siste 10-årene vært i kontinuerlig omstilling. Sektoren har stadig fått nye ansvarområder, og ulike statlige satsinger både med og uten særskilt finansiering har satt dagsorden for sektoren. Samtidig har sektoren slitt med å holde seg innenfor de tildelte økonomiske rammer. Særlig synlig ble dette ved at regnskapet for 2007 viste et underskudd på 16,5 mill.kr. Samtidig sliter kommunen med dårlig økonomi, som skyldes økte lånekostnader og pensjonskostnader i tillegg til kostnadsveksten i helse- og sosial. Våren 2008 fattet kommunestyret flere viktige vedtak knyttet til sektoren: Ny organisasjonsstruktur i helse- og sosialsektoren må vurderes (k-sak 21/08). Kommunestyret ber rådmannen gjennomføre en analyse av helse- og sosialsektoren med særskilt fokus på pleie og omsorg (k-sak 42/08). Plan for forvaltningsrevisjon prioritet 1: Økonomistyring på helse- og sosialsektoren, herunder vikarbruk på omsorgsavdelingen (k-sak 91/08) Etablering av vikartjeneste i helse- og sosialsektoren (k-sak 21/08 og 120/08). Arbeidet med organisasjonsstrukturen startet våren Det ble opprettet en styringsgruppe og 4 ulike arbeidsgrupper. Det ble søkt fylkesmannen om midler til prosjektledelse. Søknaden ble avslått høsten Sommeren 2008 ble firma Rune Devold AS engasjert til å foreta en drifts og ressursanalyse av pleie og omsorg. Det vises til Devolds presentasjon for kommunestyret 1. desember Fra Alta kommunes virksomhetsplan 2009 rådmannens satsingsområder 2009: Helse- og sosial - Omstillingsprosjekt Behovene for helse og sosialtjenester vil øke i årene fremover. Det blir flere eldre og det vil bli flere voksne brukere med store omsorgsbehov. Ufordringen er å kunne møte disse behovene på en god måte innenfor de ressurser som er tilgjengelige. Det må foretas nødvendige omlegginger innenfor hjemmebaserte og institusjonsbaserte tjenester, oppbygging av tjenestetilbud i området mellom hjemmetjenester og sykehjem, og omlegging av boligstrukturen innenfor HDO/HDU. Det er behov for en samla gjennomgang av kommunens pleie og omsorgstjenester. Styringsgruppa for organisasjonsprosjektet besluttet å se disse sakene i sammenheng, og har intensivert sitt arbeid etter dette. Styringsgruppa: Leder for helse- og sosial Per Prebensen, leder Rådmann Bjørn-Atle Hansen Personalsjef Linda Pedersen Leder omsorgsavdelingen Mette Skipperud Leder bistandsavdelingen Siri Isaksen Fagforbundet ved Grete Thomassen Sykepleiekonsulent Marie Stavang, sekretær Styringsgruppa har kalt prosjektet for Omstillingsprosjekt i helse- og sosialsektoren og har endret mandatet til å være:

3 Mandat: Fremme forslag til ny organisering av hs-sektoren etter etableringen av barn og ungesektoren og NAV, Alta, herunder vurdere reduksjon av antallet ledermivå og funksjonsog oppgavefordeling i sektoren. Finne fram til riktig framtidig dimensjonering på ulike deltjenester slik at de brukerne som trenger det, kan få individuelle, behovstilpassede tjenester når de trenger det. Omlegginger innenfor hjemmebaserte og institusjonsbaserte tjenester. Utvikling av tjenestenivået mellom hjemmebaserte tjenester og sykehjem. Vurdere omlegging av boligstrukturen innenfor HDO/HDU. Styringsgruppa står fritt til å etablere undergrupper. Styringsgruppa er også prosjektgruppe. Informasjon / medvirkning (info-strategi) Sørge for at de som vil bli berørt av omstillingen innen sektoren, på et tidligst mulig tidspunkt er orientert om de endringer som planlegges gjennomført. Alle møtereferat legges ut på fellesområdet på Bollo. Avdelingslederne må holde virksomhetslederne orientert. Virksomhetslederne orienterer sine ansatte på personalmøter og ved oppslag. Marie orienterer virksomhetslederne og de hovedtillitsvalgte i de berørte fagorganisasjoner via mail når det er skrevet nye møtereferat. Alle møteinnkallinger og referat blir sendt på mail til: Ledere på omsorgsavdelingen Ledere på Bistand HTV i berørte forbund Grete Thomassen må som representant for alle fagorganiserte også sørge for orientering til de hovedtillittsvalgte i de andre forbundene. Marie skal også sende informasjon til Eldrerådet og Rådet for funksjonshemmede. Innenfor de enkelte områder (grupper) skal lederne for gruppene vurdere om representanter for brukerne, rådene eller fagorganisasjonene skal delta. Ansvarlig: Per Prebensen Styringsgruppa har valgt følgende områder for videre oppfølging: Organisasjonsstruktur. Fremme forslag til ny organisering av hs-sektoren etter etableringen av barn og unge-sektoren og NAV, Alta, herunder vurdere reduksjon av antallet ledernivå og funksjons- og oppgavefordeling i sektoren. Arbeidsgruppen har utredet flere alternativer som ble presentert for styringsgruppa Arbeidsgruppa anbefalte en modell som i hovedsak viderefører dagens avdelingsstruktur (5

4 eller 6 avdelinger). Gruppa ble bedt om å samle seg om en modell, men også utrede et alternativ med en flatere stuktur. Konsekvenser ved begge modeller må også utredes. Frist: 1. mars Leder for arbeidsgruppa er Herdis Hansen. Ansvarlig: Per Prebensen Helhetlig ledelse. Beskrive dagens lederutfordringer i sektoren og for virksomhetslederne. Avklare hvilke lederkrav som skal gjelde for sektoren. Utarbeide forslag til lederavtale. Definere behovet for kompetanse. Beskrive hvordan prinsippet om myndiggjorte medarbeidere kan iverksettes. Arbeidsgruppa har beskrevet dagens og fremtidens lederutfordringer i sektoren. På bakgrunn av dette har man laget en kompetanseplan for Lederopplæring, støtte og utvikling for sektoren med en konsentrert opplæringsplan for 1. halvår Planen er sett i sammenheng med øvrig opplæringsbehov innenfor kommunen. Denne planen er godkjent i styringsgruppa, og opplæringsprogrammet er allerede i gang. I neste fase vil arbeidsgruppa fremme forslag til nødvendige delegasjoner til virksomhetslederne og fremme forslag til lederavtaler. Leder for arbeidsgruppa er Grethe Hansen Ansvarlig: Per Prebensen Lavterskeltilbudene At kapasiteten på tilbudet om trygghetsalarm, dagsentertilbud og matombringing tilfredsstiller det behovet som til en hver tid eksisterer blant de eldre i kommunen. Dette gjør at de eldre kan greie seg lengre uten personbistand i hjemmet. Nåværende bruk av lavterskeltilbudene evalueres. Det planlegges og igangsettes lavterskeltilbud av en slik dimensjon at brukernes behov for hjemmebaserte tjenester utsettes lengst mulig. Dette medfører at det alltid skal vurderes lavterskeltilbud som trygghetsalarm, matombringing, dagsentertilbud før annen hjelp tilbys. Mette og Marie lager oversikt over nåværende tilbud og framtidige behov. Ansvarlig: Mette Skipperud Endre ressursbruken innen de hjemmebaserte tjenestene Heve terskelen for tildeling av hjemmebaserte tjenester på en slik måte at man fortsatt gir forsvarlige tjenester ihht til lovverket.

5 Stimulere og motivere brukernes evne til egenomsorg. Tildele hjemmebaserte tjenester ut fra kartlegging av brukerens behov. Tilpasse tjenesten etter hvert som behovet øker. Tilby avlastning og korttidsopphold i institusjon. Utsette brukerens behov for fast plass i institusjon/sykehjem. Hjelp skal gis på en slik måte at den bidrar til at brukeren er mest mulig selvhjulpen lengst mulig. Drive holdningsskapende arbeid slik at de som skal utøve tjenesten gjør dette i tråd med fattede vedtak.. Det opprettes grupper for å arbeide med dette. Frist: 1. juni Ansvarlig: Mette Skipperud Samhandling psykiatri / hjemmebasert tjenester/ rustjenesten Å koordinere tjenester fra de ulike avdelingene slik at felles brukere får en tjeneste med tilfredsstillende kvalitet med spesielt fokus på perioder der brukerne er i en dårlig fase. Det avholdes møter for å få nedtegnet retningslinjer for samarbeid mellom hjemmetjenesten, rustjenesten og psykiatrisk enhet når det gjelder samarbeid om felles brukere. Siri Isaksen innkaller følgende til møte: Leder for psykiatrisk enhet, sonelederne i hjemmesykepleien sone øst, sone vest, sone ytre vest, leder for sosialkontoret. Det er avholdt et møte der en er blitt enig om en del felles retningslinjer for samhandling. Ansvarlig: Siri Isaksen Tildelingskontor(tildeling av tjenester/ tilbud) Ivareta fordelingen av tilgjengelige ressurser på en best mulig måte, slik at man så langt som mulig kan sikre likebehandling i form av tjenester som er individuelt tilpasset etter behov. Dette vil føre til bedre og mer målrettet ressursutnyttelse. En arbeidsgruppe har høsten 2008 sett på og vurdert saksbehandlingen i omsorgsavdelingen og bistandsavdelingen. Konklusjonen ble: Et rendyrket TDK legger opp til en mer omfattende omstrukturering enn det nå ser ut til at det blir. Sektoren er kompleks, og man ser etter hvert at det å lande på mellomløsninger muligens kan være en løsning. Den omfattende omorganiseringen mot en flatere struktur som det først var lagt opp til, vil kreve mye og nye ressurser, mens en mellomløsning sannsynligvis vil vise seg å være mer kostnadseffektivt. Arbeidsgruppen ser i sitt arbeid at grunnlaget for et TDK muligens ikke er tilstede. Helse- og sosialsektoren blir for lite som nedslagsfelt til å organisere tjenestene gjennom et TDK, spesielt siden Barn og unge og barnevernstjenesten gikk ut av sektoren. Noen kommuner har TDK med flere oppgaver enn vi hadde tenkt, som adopsjon, husbankens lån- og tilskuddsordning, hjelpemidler etc. Dette gjelder blant annet Bodø kommune (ca. dobbel så stor som Alta) som har 15 årsverk i sitt TDK.

6 Hvis sektoren er for liten til et TDK risikerer man at ressursene brukes på en lite fleksibel måte. Sakstilgangen vil variere, og i perioder vil det være redusert pågang på nye saker. Samtidig må man opprettholde en viss saksbehandlingsberedskap. Utgangspunktet for opprettelsen av et TDK i Helse- og sosialsektoren i Alta kommune, er at det skal skje ved en omfordeling av ressurser fra eksisterende avdelinger/enheter. Det vil si at det ikke ligger noen føringer om tilførsel av nye ressurser. Undersøkelsene vi har gjort om hvor mye tid som i dag brukes i avdelingene på TDK-oppgaver, viser mellom 1 ½ - 2 årsverk til sammen. Dette vil ikke være tilstrekkelig til å opprette og drifte et TDK, som det er ment i sin opprinnelige form. Vi tar høyde for feilkilder og at tallene ikke er presise, men kun et anslag. Jamfør det som er skrevet ovenfor ser arbeidsgruppen det som urealistisk å skulle opprette et eget Tildelingskontor for sektoren innenfor dagens ressurser. Dersom man skal ha et TDK trenger man ressurser utover de anslagsvise 2 årsverkene som brukes til TDK oppgaver i dag. Det vil koste å opprette et TDK. Utover dette er det ikke gjort noen grundigere kostnadsanalyse på dette tidspunkt i prosessen. Uten å opprette et eget TDK går det likevel an å gjøre grep i forhold til å samordne forvaltningen. En løsning kan være å bruke elementer fra modellen og gjøre lokale tilpasninger innenfor hver avdeling, slik at man får et sterkere skille mellom saksbehandlere/tildeler og utøvere av tjenesten. Sektorens avdelinger er i forhold til dette organisert noe ulikt. Bistand har organisert saksbehandlingen på en måte som til dels gir et skille mellom bestiller og utfører, mens omsorg drifter etter forvaltningsmodellen. En egen arbeidsgruppe i omsorgsavdelingen skal derfor se på deres organisering av tjenesten i forhold til saksbehandling/ tildeling. Leder på bistand deltar på det første møte for å orientere om deres måte å saksbehandle på. Tidsfrist: 1. juni Ansvarlig: Mette Skipperud Vertshuset Innføre en helhetlig organisering og ledelse av Vertshuset. Vertshuset fremstår i dag svært fragmentert organisasjonsmessig med følgende enheter: Miljøarbeidertjenesten m/dagtilbud, kjøkken/kantine, dagsenter demens, rådssektretær, frivillighetssentralen og hjemmetjenesten sone Vest. Det er ønskelig å samle mest mulig av dette under en felles ledelse. Dette vil kunne føre til at de som er ledere på de ulike enheter på Vertshuset i dag vil bli fagledere. De ansatte vil i den grad de er kvalifisert for det, arbeide på tvers av enhetene. Det opprettes arbeidsgruppe for å se på organiseringen av Vertshuset. Representanter for de berørte parter samt fagorganisasjonene trekkes inn i arbeidet. Tidsfrist: 1. mai Ansvarlig: Per Prebensen

7 Bruk av omsorgsboliger og sykehjem At disse ressursene blir benyttet på en måte som gjør at den enkelte bruker får et best mulig tilpasset tilbud, opprettholder sin egenfunksjon så lenge som mulig og unngår unødige institusjonsopphold. Tildele nye omsorgsboliger på Vertshuset, herunder vurdere om noen av de nåværende sykehjemsbeboerne kan flytte til omsorgsbolig. Lage kriterier for tildeling av institusjonsplasser og omsorgsboliger. Bestemme funksjonsfordeling mellom institusjonene, herunder vurdere fremtidig bruk av helsesenterets sykehjem i forhold til behovet for avlastnings-, korttids-, rehabiliteringsplasser og lindrende behandling. Det dannes arbeidsgruppe med deltakere fra sykehjemmet, sykestua, rehabiliteringsavdelingen, kommuneoverlegen, leder for helseavdelinga, prosjektleder og omsorgsleder som ser på dette Ansvarlig: Mette Skipperud HDU Målsetting: Samordning av boliger, personell, kompetanse. Lette rekruttering av fagpersonell. Å ha et boligtilbud som gir brukerne best mulig tilbud samtidig som kommunens personalressurser brukes på en rasjonell måte. Se på eksisterende boliger, er de hensiktsmessige, kan de bygges om eller er nybygg beste løsning? Kartlegge og lage plan for fremtidig behov for boliger. Det har lenge vært et gap mellom behovet for boliger og tilgangen. Det vil være hensiktsmessig for kommunen å være på tilbudssiden i forhold til brukere og pårørende for å unngå flere enetiltak, som både er faglig utfordrende og kostnadskrevende. Mangel av boliger gir begrensninger i arbeidet med å få til gode, samordnende tjenester for brukerne. Det vil også være hensiktsmessig å se på dagens boligmasse mht planløsning. I dag er en del av boligene bygd slik at selv om de er samlokalisert, så får man ikke utnyttet en potensiell samlokaliseringsgevinst. Det vil derfor sannsynligvis ikke være ønskelig å beholde alle gamle boliger. Bistandsavdelingen opplever et jevnt press på opprettelse av nye tilrettelagte botilbud. Dette gjelder: Hjemmeboende ungdom med ulike funksjonshemninger som ønsker å etablere seg i egen bolig. Hjemmeboende voksne med ulike funksjonshemninger som ønsker å etablere seg i egen bolig bl.a. ut fra svekket egen helse, pårørende blir eldre og/eller at pårørende får svekket helse.

8 Nye voksne funksjonshemmede personer. Behovene er økende i forhold til gruppene fysisk funksjonshemmede og psykiatri. Ansvarlig: Siri Isaksen Styringsdata Målsetting: Å ha gode styringsdata som gjør det enklere å holde oversikt over aktivitet og ressursbruk i sektoren samt gjøre det enklere å rapportere. Arbeidsgruppe som skal se på omlegging av kodeverket i Profil og samordning mellom Profil og Agresso. Arbeidsgruppas sammensetning: Anny Eriksen, Vidar Thomasen, May- Rita Karlsen, Hege Stenbakk, Gunvor Isaksen, Marie Stavang. Rune Devold skal bistå med deler av dette arbeidet. Ansvarlig: Marie Stavang Visma leies inn en halv dag for å kunne hjelpe oss med å klarlegge hvilke muligheter vi har til å gjøre om kodeverket før vi leier inn Devold. Bruk av ekstern konsulent Utviklingspartners Odd Glasø Knutsen- avventer mer bistand derfra Rune Devold blir bedt om å bistå oss i forhold til omlegging av kodeverket i Profil. Marie Stavang gjør avtale med Devold. Fremdriftsplan På de områder som det ikke er lagt opp til en særskilt tidsfrist, forutsettes det at utredningsarbeidet sluttføres 1. juni Høring/merknader: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Styringsgruppa har gjennomgått Devold-rapporten, og sammenfattet en del merknader i et notat datert Dette ble oversendt Rune Devold, og hans tilbakemelding av er integrert i samme dokument merket med kursiv, se vedlegg. Devold vedkjenner seg noen feil. Til andre merknader viser han til at han i rapporten har tatt forbehold som gjør at det ikke er noen reell uenighet. Han kommenterer ikke alle styringsgruppas merknader. Styringsgruppa har drøftet saken, og konkludert med at man ikke ønsker å gå dypere inn på detaljene i rapporten, når hovedkonklusjonene i stor grad støtter den retning og de prioriteringer som Alta kommune har hatt de senere årene. Styringsgruppa har valgt å se

9 fremover og sette økt fokus og trykk på en del viktige omstillingsområder jfr. beskrivelsen ovenfor. Styringsgruppa har drøftet Devold-rapportens betydning og forankring i kommunale planer. Konklusjonen er at rapporten brukes som et innspill/supplement til den videre satsingen innen pleie og omsorg.... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&&