Veiledningsmanual i ARKo v. 5.43

Transkript

1 1 av 41 Veiledningsmanual i ARKo v Oppdatert:

2 2 av 41 Innhold Installere ARKo... 4 Installere fra CD... 4 Installere fra Internett... 4 Last ned fra ARKo Update... 4 Bilder under installasjonen... 5 Oppstart og tilkobling... 8 Brukerdata og innstillinger... 9 Innstillinger for Dagbok Passord Oppstartsbilde Med eller uten driftstilskudd Pasienter og Henvisninger / Rekvisisjon Pasienter Ny henvisning / Rekvisisjon Henvisning Behandlingsform Registrere Behandlinger Ny behandling fra aktiv behandlingsserig Ny behandling fra Dagbok Skjemaet Behandling Ny Behandling fra Ukesoversikt Kasse Motta egenandel Åpne kassen fra Dagbok Åpne kassen fra de fleste andre skjemaer Utestående pasientandeler Kassen Registrer kontant betaling Registrer terminal betaling Skriv ut faktura Endre fakturamottaker Kasserapport (Z-Rapport) Veiviseren Oversikt Kasserapporter Kasserapport detaljer Avregning til HELFO Avregning... 26

3 3 av 41 Generer oppgjørsfil Skrive ut Samleregning Angre avregning Angre oppgjøret Angre en behandlingsserie Angre enkelte behandlinger Angre behandlinger fra Liste Søk etter regnings ID Kreditere en behandling Under Tidligere avregnede behandlinger I Dagbok Sikkerhetskopiere data Gjenoppretting av data... 40

4 Installere ARKo 4 av 41 Installere ARKo Denne veiledningen vil vise deg hvordan en installering av ARKo gjennomføres. Installasjonen gjennomføres slik uavhengig om det er en demo, oppgradering eller nettverksinstallasjon. Ønsker du å få tilsendt en CD plate, kontakt oss. VIKTIG (dersom du har installert ARKo på PCen fra før) Før du oppgraderer må du huske å ta en sikkerhetskopi av dine data. Du må også passe på at ARKo Terapeut er avsluttet. Er dette en nettverksinstallajon må alle klienter som er tilkoblet server også avsluttes før oppgradering. ARKo Terapeut bruker Microsoft Access 2000 Runtime og Microsoft.NET Framework 4.0. Dette kan hentes på CD platen eller fra nedlastingssiden. Skal du oppgradere vil disse komponentene være installert og du trenger ikke å installere de på nytt. Besøk Windows Update for å se etter viktige oppgraderinger og sikkerhetspakker. Installere fra CD Hvis du har mottatt en CD, setter du denne inn i CD stasjonen på datamaskinen. Denne vil da starte automatisk. Hvis ikke, gå til Min Datamaskin og CD-stasjonen som platen er satt inn i. Start opp filen Setup.exe og installasjonen er i gang. Mangler du Microsoft Access 2000 runtime og/eller Microsoft.NET Framework 4.0, vil du få spørsmål om å installere dette. Etter installering av disse komponentene må du starte installasjonsprogrammet på nytt for å fortsette installering av ARKo Terapeut. Installere fra Internett Skal du oppgradere ARKo Terapeut fra Internett går du til punkt 3 på nedlastingssiden. Der trykker du på linken og velger Kjør. Er dette en ny installasjon må du begynne på punkt 1 for installering av Access 2000 Runtime. Velg kjør og følg installasjonsveiviseren. Deretter følger du linken i punkt 2. Denne tar deg med til en side hos Microsoft der du kan laste ned og installere.net Framework 4.0. Etter installering av punkt 1 og punkt 2, følger du oppgraderingsveiledningen og laster ned/kjører filen i punkt 3. Last ned fra ARKo Update Den enkleste måten å installere den nyeste versjonen av ARKo Terapeut på er å bruke ARKo Update. Denne kan du finne under Vis skjulte ikoner nederst til høyre: Figur 1: Trykk på ikonet av en blå "A" for ARKo Terapeut. I ARKo Update kan du installere siste versjon av ARKo Terapeut og få tilgang til Fjernhjelp:

5 Installere ARKo 5 av 41 Figur 2 Trykk på Last ned siste versjon. Når denne nedlastingen er ferdig vil knappen Avslutt ARKo og installer siste nedlastet versjon bli synlig. Figur 3 Trykk på Avslutt ARKo og installer siste nedlastet versjon Bilder under installasjonen Figur 4 Trykk Ja for å bekrefte installasjonen. Hvis du nå får beskjed om at Microsoft Access 2000 Runtime ikke er installert, installer denne. Denne eksisterer på CD platen og vil starte automatisk. Hvis du installerer fra Internett og får spørsmål om å installere Microsoft Access 2000 Runtime må du avslutte installering og installere denne komponenten manuellt fra

6 Installere ARKo 6 av 41 Figur 5 Trykk Neste for å fortsette Figur 6 Angi hvor filene til ARKo Terapeut skal installeres. Trykk Neste for å fortsette. Figur 7 Angi hvor på programmer menyen (startmeny) snarveier til programmet skal legges. Trykk på Neste.

7 Installere ARKo 7 av 41 Figur 8 Her kan du velge om du ønsker å legge snarvei på skrivebordet og hurtig-meny. Trykk på Neste. Har du flere installasjoner på samme datamaskin må du passe på å ikke overskrive eksisterende snarveier. En normal praksis her er å endre navnet på de forskjellige snarveiene for å unngå dette. Figur 9 Trykk Installer for å starte installasjonen. Hvis det er noen innstillinger du ønsker å endre før installering, trykk Tilbake. Etter at filene til ARKo Terapeut er kopiert til din datamaskin, er installasjonen ferdig. Under fullføring kan det hende at du må starte datamaskinen på nytt. Du vil da få beskjed om dette.

8 Oppstart og tilkobling 8 av 41 Figur 10 Trykk Ferdig for å starte ARKo. Koble ARKo til Microsoft Access 2000: Figur 11 Trykk på Access 2000 og deretter OK. Oppstart og tilkobling Når du starter programmet første gang, får du opp et skjema som ser slik ut. Her velger du Lokal for å starte med blanke ark. Figur 12 Klikk Lokal for å fortsette. Valget Lokal vil opprette en tom database lokalt på din datamaskin. Velger du Nettverks klient vil du få frem et bilde der du velger plassering av database. Dette valget brukes hvis du installerer en klient mot en server. Ring oss gjerne på dersom du ønsker hjelp til å sette opp nettverkstilkobling.

9 Brukerdata og innstillinger 9 av 41 Ved en oppgradering vil ARKo huske dette valget og bruke valgt database automatisk. Figur 13 Ved oppstart må du logge på systemet ved å velge en bruker fra listen, skrive inn passord og trykke Logg på. Er dette en ny installasjon vil brukernavnet Demobruker stå i listen. Dette brukernavnet er som standard uten passord og du kan trykke Logg på. Brukerdata og innstillinger Figur 14: Behandlerdata. Når du har logget inn møter du skjermbildet Behandlerdata. Fyll inn den informasjonen som er hensiktsmessig for ditt bruk. Feltet navn er fylt ut med demobruker, denne skal overskrives. Dette feltet er også brukernavnet for innlogging til programmet. Opplysninger i dette bildet blir brukt på regninger, rapporter og kodenøkkelbestilling. Trykk Lagre når du er ferdig.

10 Brukerdata og innstillinger 10 av 41 Før du starter med å registrere pasienter og behandlinger er det viktig å velge hvilken Behandlertype du er, Fysioterapeut eller Logoped. Dette vil gi deg tilgang til riktig takstplakat. Hvis du har et annet bilde fremme og må redigere disse opplysningene, finner du frem til denne informasjonen i hovedmenyen (Vedlikehold Behandlerdata) Innstillinger for Dagbok I dette skjemaet kan du stille inn dagboken med startpunkt, sluttpunkt og intervaller. Dette blir standardinnstillinger men kan endres via innstillings valg i dagbok og ukeoversikt. Endringene kan også gjelde for enkelt dager. Delt dagbok kan være hensiktsmessig for dere som jobber i nettverk eller er flere som deler samme maskin. Ved å bruke dette valget kan dine kollegaer eller sekretær få tilgang til dine avtaler. Passord For å ivareta sikkerheten må du sette et passord på din brukerkonto. Dette vil forhindre tilgang for uvedkommende. Ved å trykke på knappen Endre passord... får du opp skjema for dette. Når du endrer passord skal det gamle passordet skrives inn. På nye program har vi ikke passord. Feltet skal da stå tomt. Videre skriver du inn nytt passord og gjentar det under bekreft nytt passord. Trykk OK når du har fylt inn passord. Programmet skiller store og små bokstaver. Oppstartsbilde Her kan du velge hvilket skjema som skal åpnes når ARKo Terapeut starter. Merk det skjema du ønsker å bruke.

11 Pasienter og Henvisninger / Rekvisisjon 11 av 41 Med eller uten driftstilskudd Dersom du ikke har driftstilskudd huker du bort i ruten for Refusjonsrett. Du kan òg velge om frikort funksjon skal aktiveres. Dvs. om ARKo skal varsle når frikortgrensen er nådd. Trykk Lagre når du er ferdig. Pasienter og Henvisninger / Rekvisisjon Pasienter For å komme til skjema for registrering og redigering av pasienter trykker du på knappen i menylinjen som heter Pasienter. Her fyller du inn de pasientopplysningene som er nødvendig. En del av feltene er for statistikk og er ikke absolutt nødvendig å fylle ut. Når du er ferdig å fylle inn den informasjonen du ønsker, trykker du Lagre. Du kan nå enten registrere inn en ny pasient eller registrere en henvisning på pasienten. For å registrere en ny pasient trykker du knappen Ny pasient da får du opp et nytt blankt skjema klart for registrering av neste pasient.

12 Pasienter og Henvisninger / Rekvisisjon 12 av 41 Ny henvisning / Rekvisisjon Ønsker du å registrere inn en henvisning trykker du på knappen Ny Behandlings-serie og da får du opp et spørsmål om du ønsker dette. Svarer du Ja på denne får du opp ett nytt skjema. Henvisning Som du ser er skjemaet delt opp i 4 mapper; Henvisning, Behandlingsform, Beh. oversikt og Rapporter og US Fyll inn informasjonen som står på rekvisisjonen under Henvisning og trykk Lagre. Gå så videre til mappen Behandlingsform. Behandlingsform

13 Registrere Behandlinger 13 av 41 Her fyller du inn behandler, behandlingssted og behandlingstakstene. Du får opp refusjonsummen og pasientandel automatisk etter det som er standard i takstplakaten. Dersom du bruker fast egenandel skrives beløpet inn og det merkes av i ruten frys. Du vil da få opp denne egenandelen under hele behandlingsserien. +tillegg brukes for de tillegg som brukes. Dette kan være tillegg som pasienten ikke får dekket av rikstrygdeverket. For eksempel laken-, hygienetillegg osv. Når du har satt inn den informasjonen du ønsker, trykker du Lagre. Registrere Behandlinger For å kreve refusjon og egenandeler må du opprette behandlinger. Disse utgjør grunnlag for våre økonomiske krav. Behandlingene kan være av typen Behandling, Møte eller Trening. De er også grunnlag for krav der pasienten ikke har møtt til behandling. I ARKo finnes det flere måter å registrere behandlinger på. Denne siden vil vise deg tre. Ny behandling fra aktiv behandlingsserig I skjemaet Aktiv Behandlingsserie (Henvisning / Rekvisisjon) er det nede på høyre side en knapp med påskriften Ny behandling. Ny behandling fra Dagbok Trykk på Dagbok og Dagbok. Velg ønsket klokkeslett og dato. Trykk deretter i feltet under Pas / gruppe / tekst og skriv etternavnet til pasienten du vil sette inn.

14 Registrere Behandlinger 14 av 41 Trykk deretter på pasienten du ønsker å registrere behandling for. Når pasienten har møtt til behandling settes kryss/hake i kolonnen Møtt. Trykk Lagre og behandlingen er opprettet. Når du oppretter en behandling slik, vil takstene du valgte i Behandlingsform kopieres til behandlingen. Ønsker du å endre dette for denne avtalen kan du gjøre det i dagboken og deretter trykke Lagre. Skjemaet Behandling

15 Registrere Behandlinger 15 av 41 Når du bruker en av metodene for registrering av ny behandling, kopieres data fra Behandlingsform som du registrerte i Behandlingsserien. Her kan du endre Behandlingsdato og Tidspunkt. Du kan også endre takster og andre behandlingsdata. Endringene du utfører her gjelder for denne avtalen og er grunnlag for refusjon og egenandel. Trykk Lagre. Ny Behandling fra Ukesoversikt For å legge til pasient i ukeoversikt må du trykk på den lyse boksen under M (Møtt) på det klokkeslettet og datoen du ønsker å legge til behandling. Her får du en liste over alle aktive behandlingsserier. Her kan du søke på etternavnet til pasienten du ønsker å sette inn i ukeoversikten.

16 Kasse Motta egenandel 16 av 41 Trykk på * (stjerneknappen) til venstre for den pasienten du ønsker å sette inn. I Ukeoversikten har du en knapp for å opprette en behandling på en avtale. Her kopieres takstene fra Behandlingsform i Behandlings serien, dato og klokkeslett settes. Refusjon- og egenandels krav bygges. Dette gjøres automatisk for deg. Ønsker du å se og/eller redigere den nye behandlingen, trykk en gang til på møtt knappen. Kasse Motta egenandel Den elektroniske kassen i ARKo gjør ditt system mer fleksibelt. Her vises ubetalte egenandeler, varer og fakturaer. Du kan med enkle knappetrykk selge varer, registrere betaling og skrive ut fakturaer og kvitteringer. Du kan også gå gjennom tidligere innbetalinger, vise transaksjoner, vise fakturaer og skrive ut kvitteringskopier. Innbetalinger du registrerer i kassen danner grunnlag for påkrevde kasserapporter (z-rapporter) og hjelper deg å holde oversikt på innbetalinger og utestående beløp. Kassen gir deg full oversikt og kan hentes frem fra pasient, behandling, behandlingsserier, dagbok og ukesoversikt. Du kan gjøre oppslag basert på behandler, pasient og datoer. Den vil også vise gjennomførte transaksjoner der du raskt kan skrive ut en kvittering direkte fra enkeltbehandlinger og avtaler.

17 Kasse Motta egenandel 17 av 41 Er det et kryss i kasse-knappen (B for Betalt) indikerer dette at avtalen er betalt eller at det er ingen egenandel. Da vil kassen åpne og vise utført transaksjon der du blant annet kan skrive ut en kvittering. Trykk på knappen for å åpne kassen. Åpne kassen fra Dagbok For å komme til kassen fra Dagbok kan du trykke på knappen for gjeldende avtale i kasse kolonnen. Er det kryss i denne knappen er avtalen betalt eller uten egenandel. Åpne kassen fra de fleste andre skjemaer Har du en pasient, behandlingsserie eller et annet økonomisk skjema fremme, finnes det en knapp for å åpne kassen.

18 Kasse Motta egenandel 18 av 41 Utestående pasientandeler For å søke opp Utestående pasientandeler kan du trykke på Søk / hent frem-knappen i menyen øverst og deretter på Utestående pasientandeler. I dette vinduet finner du alle de pasientene som har utestående pasientandeler. Klikk på den grå boksen til venstre for å se kassen til den pasienten.

19 Kasse Motta egenandel 19 av 41 Kassen I dette skjemaet kan du få opp alle utestående beløp for valgt pasient. Du kan også registrere og kreve betaling for varer. Vareregisteret (knapp nede på venstre side) hjelper deg til å bygge opp et vareregister. Dette vil hjelpe deg til å hurtig finne frem varer i kassen. Knappene Kontant..., Terminal... eller Faktura... åpner skjema for mottak av betaling og utskrift av kvittering eller faktura. Registrer kontant betaling Betaler pasienten kontant trykker du på Kontant... nede til høyre i kassen. Du får da opp vinduet Skriv ut. Svarer du Ja godkjenner du innbetalingen og skriver ut en kvittering. Svarer du Nei godkjenner du innbetalingen uten å skrive ut en kvittering. Du kan også trykke Avbryt dersom du ønsker å avbryte betalingen.

20 Kasse Motta egenandel 20 av 41 Registrer terminal betaling Betaler pasienten over bankterminal trykker du på Terminal... nede til høyre i kassen. Du får da opp vinduet Skriv ut. Svarer du Ja godkjenner du innbetalingen og skriver ut en kvittering. Svarer du Nei godkjenner du innbetalingen uten å skrive ut en kvittering. Du kan også trykke Avbryt dersom du ønsker å avbryte betalingen. Skriv ut faktura Ønsker du å sende en faktura til pasienten trykker du på Faktura nede til høyre i kassen. Du får da opp vinduet Skriv ut hvor du kan endre Mottaker og Adresse (Merk at dersom du skal sende krav til NAV, forsikringsselskap o.l. vil pasientnavnet ikke komme med på fakturaen. Dette må skrives under notater. Se eksempel på side). Trykk Ja for å skrive ut fakturaen. Etter at du har skrevet ut fakturaen får du melding om du vil godkjenne fakturaen. Trykk Ja for å godkjenne utskriften og låse fakturaen. Endre fakturamottaker Trykk Nei for å endre på fakturaen eller skrive notater.

21 Kasserapport (Z-Rapport) 21 av 41 Trykk Lukk i dette vinduet. Endre fakturamottaker og huk av for å Skrive ut notater. Skriv deretter inn pasientnavn, saksnummer eller noe som kan knytte fakturaen til pasienten. Klikk på Skriv ut. Trykk på Ja for å godkjenne utskriften og låse fakturaen. Kasserapport (Z-Rapport) På slutten av dagen må det genereres en kasserapport som gir en oversikt over kontantflyt for arbeidsdagen. Denne rapporten gir deg oversikt på hva du har mottatt av kontanter og gjennom betalingsterminal samt en mulighet for å registrere reelt kasseinnhold og kommentere eventuelle avvik. Denne rapporten bruker registrerte kassedata som grunnlag.

22 Kasserapport (Z-Rapport) 22 av 41 For å gjøre dette enklest mulig for deg har vi laget en veiviser som hjelper deg gjennom denne prosessen. For å starte veiviseren, gå til Funksjoner -> Kasserapportveiviser. Veiviseren Flere brukere kan bruke samme kasse og kan dermed ta et felles kasseoppgjør. På første side i veiviseren velges brukere som skal inkluderes i denne rapporten. Alle kassetransaksjoner som ikke tidligere er blitt med i en kasserapport vil bli inkludert i denne oversikten.

23 Kasserapport (Z-Rapport) 23 av 41 Her fyller en inn nødvendige data (felt med hvit bakgrunn). Inngående beholdning: Hva som var i kassen ved start av dagen. En automatikk er laget for å bruke beløpet i feltet utgående beholdning fra forrige rapport generert av aktiv bruker. Opptelling av kasse: Hva som er i kassen ved generering av denne rapporten. Hvis det er en differanse mellom beregnet og opptelt, kan en forklaring skrives. Uttak fra kasse: Her registrerer du hva som er tatt ut av kassen. En automatikk er laget for å hjelpe deg med automatisk utfylling av dette. Trykk den lille knappen ved siden av feltet for uttak av kasse for å aktivere automatikken. Beløp satt inn i nattsafe: Hvis du bruker nattsafe eller du setter inn i bank, registrer beløp her. Veiviseren gir deg et valg om å skrive ut rapporten og/eller vise et skjema som innholder data for denne rapporten ved fullføring. Trykker du Fullfør, vil kasse rapporten bli generert og låst. Du vil ikke kunne endre på disse data senere.

24 Kasserapport (Z-Rapport) 24 av 41 Oversikt Kasserapporter Vi gir deg også mulighet for å vise en oversikt på tidligere genererte kasserapporter. Du kan hente frem denne oversikten via Funksjoner > Vis kasserapporter (z-rapporter). Se bilde av menyvalg øverst. Her vil du få en oversikt som viser dato, klokkeslett, bruker, sum kontant- og terminal innbetalinger. En knapp på venstre side tar deg med til detaljer for valgt rapport.

25 Avregning til HELFO 25 av 41 Kasserapport detaljer Her vises kassetransaksjoner samlet i en dagsrapport. For å se en enkelt transaksjon, trykk den lille knappen til venstre på ønsket linje. På dager uten kontantomsetting kan en også lage en kasserapport. Gå da inn på Kasserapport veiviser. En får ikke opp noen dato i bildet Velg brukere. Trykker videre på Neste til bildet Tell opp kasse og registrer differanse. Her står det kr 0,-. Trykk på Neste og deretter Fullfør. Du vil nå ha en rapport uten registrerte innbetalinger. Avregning til HELFO Når vi har fylt inn henvisninger og besøkdatoer på pasienten er vi klar for å ta en avregning til trygdekontoret. Trykk knappen Funksjoner på menylinjen deretter Avregning til HELFO. Vi får da frem skjemaet Avregning.

26 Avregning til HELFO 26 av 41 Avregning Her kontrollerer du datoene øverst, fra og med dato, til og med dato og passer på at behandlingene som skal avregnes ligger innenfor disse datoene, endre evt. periodelengden oppe til høyre. I kontrollfeltet ute til høyre skal det ikke være røde merker som indikerer feil. Deretter trykker du på Utskifter. Du får da frem skjemaet Utskifter avregning. Får du røde eller gule felt under kontrollpunkter kan du trykke på boksene til høyre eller venstre for å vise feil. Ved å trykke på knappen til høyre får du opp vinduet Meldinger.

27 Avregning til HELFO 27 av 41 Ved å trykke på knappen til venstre får du opp en liste over alle behandlingene som ligger klar til avregning. Der kan du trykke på Vis feil... Da vil du få opp meldingsboksen som forteller grunnlaget for rødt eller gult felt under kontrollfeltet. For å rette opp i feilen, trykk på knappen med bilde av et par briller til venstre for den behandlingen som får feilmelding. Da får du opp vinduet Behandling på Aktiv Serie.

28 Avregning til HELFO 28 av 41 Legg merke til Minimumstiden til behandlingen og trykk deretter på Vis Dagbok. I dette tilfellet går behandlingen som er kl minutter over i neste behandling. Løsning: 1. Utsett etterfølgende behandlinger med minimum 11 minutter. 2. Reduser behandlingstiden på behandlingen kl med 2 stk. av takst A9b. Når kontrollfeltene nede til venstre viser grønne ruter skal oppgjøret være klart til å sendes inn til HELFO. Trykk på Utskrifter for å ta oppgjøret. Dersom feltet for hnr/diagnose er gult er oppgjøret fortsatt klart for å sendes inn og få godkjent, men du mangler gjerne helsepersonellnummeret til henvisende lege/helsepersonell eller henvisende diagnose. Du må enten føre dette inn under henvisningen i valgt behandlingsserie eller sende med en kopi av henvisningen (papirform) i oppgjøret.

29 Avregning til HELFO 29 av 41 Generer oppgjørsfil Sett i en tom CD i CD-brenneren på PCen eller den eksterne CD-brenneren. Det er ikke spesielle krav til CDen, og vi anbefaler at du kjøper de billigste platene du finner. Her er det kvantitet og ikke kvalitet som gjelder. Trykk på Generer oppgjørsfil. Her får du valget om du vil brenne direkte på CD eller om du vil lagre oppgjørsfilen i en mappe. Dersom du bruker ARKo ASP (onlineversjon av ARKo) må du lagre oppgjørsfilen i en mappe lokalt på PC/MAC (Se fremgang for dette under ARKo ASP). Sørg for at det er huket av foran Brenn oppgjørsfil direkte til CD og trykk på OK. Dersom du har en CD-brenner tilkoblet vil du få opp dette vinduet. Trykk på Løs ut for å løse ut CDskuffen og sett i en tom CD dersom CD-brenneren er tom. Trykk på Brenn CD for å gå videre.

30 Avregning til HELFO 30 av 41 Trykk på Neste for å starte brenningen. CD-en vil sprette ut av CD-brenneren når brenningen er fullført. Trykk deretter på Fullfør. Trykk så Lukk i dette vinduet.

31 Avregning til HELFO 31 av 41 Skrive ut Samleregning For å få godkjent et oppgjør må en Samleregning medfølge sammen med en CD med oppgjørsfilen. Sørg for at det er huket av foran Samleregning før du trykker på Skriv ut. Du kan også skrive ut flere oversikter, regninger, kjørebok og kommunikasjonsoversikt i dette feltet. Disse må ikke sendes inn til HELFO og er kun for eget bruk og oversikt. Huk av foran de oversiktene du ønsker å skriv ut og trykk på Skriv ut. Når Samleregningen og Oppgjørsfilen er skrivet ut, trykk Lukk. Trykk Ja for å godkjenne oppgjøret. Oppgjøret er nå ferdig og er klar til å sendes til HELFO. Postadressen til HELFO er: Helfo Postboks Tønsberg

32 Angre avregning 32 av 41 Etter at oppgjøret er godkjent og sendt kan du alltids gå tilbake og se på tidligere oppgjør. Trykk på Tidligere avregnede behandlinger. I dette vinduet kan du alltids skrive ut oppgjørsfilen, samleregningen eller andre utskrifter på lik linje som vist over. Angre avregning Dersom du får avvist oppgjøret eller avviste enkeltbehandlinger kan du enten angre hele avregningen, alle behandlingene i en serie eller enkelte behandlinger på en enkel måte. Angre oppgjøret Dersom du har fått hele oppgjøret avvist, dette skjer dersom f.eks. samleregningen og oppgjørsfilen ikke samsvarer eller at informasjonen i skjemaet Behandlerdata (Se Brukerdata og instillinger) ikke stemmer. For å finne et tidligere oppgjør trykk på følgende: Funksjoner Avregning til HELFO Tidligere avregnede behandlinger. Sørg deretter for at du har markert riktig avregning i feltet oppe til venstre, og trykk deretter på Angre avregning. Trykk deretter på Ja for å godkjenne at du ønsker å angre avregningen.

33 Angre avregning 33 av 41 Angre en behandlingsserie Dersom du ser på oppgjørsvedtektene du får i fra NAV at alle behandlingene som er avvist stammer fra samme pasient eller behandlingsserie kan du angre alle behandlingene i en behandlingsserie. Dette kan komme f.eks. av at fødselsnummeret til pasienten ikke stemmer, henvisningsdatoen ikke stemmer eller at du har glemt å aktivere frikort eller honorartakst. Trykk på knappen til venstre for pasienten som du har fått avvist. Merk at regnings id stemmer overens med avviste regninger i oppgjørsvedtaket fra NAV. Dersom alle disse er avvist, trykk på angre avregning for å angre alle behandlingene. Trykk deretter på Ja for å godkjenne at du ønsker å angre avregningen. Angre enkelte behandlinger Det er to måter å angre enkelte behandlinger på. 1. Angre behandlinger fra Liste under Tidligere avregnede behandlinger. 2. Søke etter regnings ID under Søk/hent frem Hent frem en behandling Dersom du har mange avviste regninger anbefaler vi å bruke alternativ 1. Har du få avviste regninger kan du gjerne bruke alternativ 2.

34 Angre avregning 34 av Angre behandlinger fra Liste Trykk på Liste. Denne listen er sortert etter pasientnavnet (a-å). Trykk på regnings ID for å sortere etter regnings ID i stigende rekkefølge. Dette er gjør det lettere for deg å finne de avviste regningene da det er slik disse er sortert i oppgjørsvedtaket fra NAV.

35 Angre avregning 35 av 41 Finn deretter de behandlingene som er avviste og trykk på knappen med en buet pil på for å angre avregningen. Bekreft deretter ved å trykk på Ja i neste vindu. Finn deretter de avviste regningene ved å se i dagbok/ukeoversikt, behandlingsserie eller lignende og rett opp i feilen som er beskrevet i oppgjørsvedtaket fra NAV. 2. Søk etter regnings ID Dersom du har få avviste regninger og ønsker å angre avregningen og rette opp feilen som er beskrevet i oppgjørsvedtaket fra NAV i samme «sitting», er dette det enkleste alternativet. Trykk på Søk / hent frem i fanen helt øverst i programmet, og trykk deretter på Hent frem en behandling. Skriv inn regnings ID-en til en behandling som er avvist. Trykk OK.

36 Kreditere en behandling 36 av 41 Merk at denne behandlingen har riktig regnings ID og at den er Avregnet. Trykk på angre avregning. Bekreft dette med å trykke på Ja i neste vindu. Rett deretter opp feilen som er beskrevet i oppgjørsvedtaket fra NAV. Kreditere en behandling Dersom du oppdager i ettertid av innsending av oppgjør at en behandling er feil. Feil som f.eks. feil takst, manglende takster, feil klokkeslett, feil dato eller at en annen behandling har blitt avvist pga. overlapping (Neste regning i tid har starttidspunkt tidligere enn hva minimumstidsbruken tilsier). Dette er behandlinger som HELFO ikke har avvist, men som du ønsker å redigere; disse behandlingene må krediteres. Det er to måter å gå fram for å kreditere en behandling på: 1. Under Tidligere avregnede behandlinger. 2. I Dagbok. 1. Under Tidligere avregnede behandlinger

37 Kreditere en behandling 37 av 41 Stå i vinduet Avregning under fanen Tidligere avregnede behandlinger. Sørg for at du har markert riktig avregning i feltet etter Tidligere avregninger. Finn pasienten som du ønsker å kreditere behandling(er) for. Trykk på knappen foran navnet til pasienten. Da får du opp en liste over alle behandlingene i serien som har blitt avregnet. Finn den behandlingen du ønsker å kreditere på listen. Trykk på k (krediter) helt til høyre og bekreft krediteringen ved å trykke Ja i neste vindu. Du kan nå endre på behandlingen. Refusjonssummen du har mottatt for denne behandlingen vil bli trukket i fra ved neste oppgjør. Behandlingen vil automatisk bli lagt inn under Behandlinger klar til avregning. 2. I Dagbok Sørg for at du har markert riktig behandling (Se i de røde boksene). Tykk på Vis behandling.

38 Sikkerhetskopiere data 38 av 41 Trykk på krediter nede til venstre og trykk Ja for å godkjenne krediteringen. Trykk deretter på Lukk eller krysset oppe til høyre for å fullføre krediteringen. NB! Skal du redigere behandlingen MÅ du lukke vinduet etter å ha kreditert behandlingen. Trykk så på Vis behandling i dagbok igjen (som vist over) for å redigere behandlingen. Merk deg da at det er huket av foran Kreditert?. Sikkerhetskopiere data Vi anbefaler at du sikkerhetskopierer dine data på en ekstern minnepenn minst én gang i uken. Dette er for at du ikke skal miste viktig data i tilfelle datamaskinen blir ødelagt. Sikkerhetskopien krever ca. 1MB lagringsplass og inkluderer alt av arbeid du har gjort i programmet ditt frem til dagens dato. Du behøver med dette ikke å ta vare på gamle sikkerhetskopier.

39 Sikkerhetskopiere data 39 av 41 Sett inn en minnepenn eller en ekstern harddisk i en tom USB innkobling. Trykk på System og Sikkerhetskopiering. Trykk så Ja i neste vindu for å godkjenne at du ønsker å sikkerhetskopiere dine data. Dette vil avslutte ARKo Terapeut. Trykk på Avansert for å få opp en meny av lagringsstasjoner på venstre side. Trykk på knappen med bilde av en stoppeklokke og minnepenn (Disken heter ofte D:\, E:\ eller F:\) for å velge den eksterne lagringsstasjonen som lagringsmål. Trykk deretter på Lag sikkerhetskopi. Når du får opp denne meldingen er Sikkerhetskopieringen ferdig. NB! Sikkerhetskopien blir lagret som atback.sik i en mappe som heter dagens dato (ddmmåååå). F.eks. om du tar sikkerhetskopi 15. februar 2015 vil filen lagres i en mappe som heter Denne mappen blir igjen lagret i en mappe som heter Datasett1.

40 Gjenoppretting av data 40 av 41 Gjenoppretting av data Dersom du skifter arbeidsmaskin og ønsker å overføre data fra din gamle datamaskin til en ny, så må du først installere ARKo fra våre hjemmesider og deretter gjenopprette dine data fra en sikkerhetskopi. Etter at du har lastet ned og installert ARKo på maskinen må du logge på som demobruker og klikke på System og Gjenoppretting. Trykk på Ja for å bekrefte at du ønsker å gjenopprette data. Sørg for at det står på Gjenoppretting i fana øverst. Trykk på knappen med til høyre.

41 Gjenoppretting av data 41 av 41 Du må deretter lete etter sikkerhetskopien du ønsker å gjenopprette i ARKo. Trykk på mappen som inneholder sikkerhetskopien og trykk så på OK. Sørg for at riktig fil er valgt i «søkefeltet» og trykk på Gjenopprett data. Trykk på Ja for å bekrefte gjenopprettingen. Når du får denne meldingen er Gjenopprettingen ferdig. Trykk på OK. Du kan nå starte opp ARKo og fortsette der du slapp på din gamle datamaskin.