Bakgrunnssjekk en brukerveiledning

Transkript

1 Bakgrunnssjekk en brukerveiledning NSR/Meditor Search Oppdatert april 2011

2 1 Bakgrunnssjekk hensikt Bakgrunnssjekk er det å kontrollere riktigheten av og gyldigheten til påstander fremsatt i CV, søknad og annen dokumentasjon i forbindelse med en rekrutteringsprosess. Det er med andre ord en kilde- og dokumentkontroll med fokus på å bekrefte eller avkrefte informasjon. Stemmer det kandidaten sier eller ikke? Hva er det som evt. ikke stemmer? Ofte brukes verifisering (av latin verus = sann, betyr å bevise en påstands riktighet). Mens noen forbinder bakgrunnssjekk med mistenkeliggjøring, snoking og brudd på den private sfære, er det i realiteten et viktig verktøy for grundig å kartlegge en jobbsøker. Det er alltid bedre å vite før en ansettelse enn å spekulere i ettertid. Hensikten er med andre ord å få et best mulig bilde av en jobbsøkers historikk. Like viktig som å avsløre løgn og usannheter er det å avdekke misforståelser og ubevisste feil, og hjelpe kandidaten til å se sin egen CV og søknad med et kritisk blikk. Uten en fast mal for CV vil det alltid være rom for skjønn og personlig tolkning. Bakgrunnssjekk kan avdekke slike personlige tolkninger, og gi et riktigere bilde av hvem kandidaten er. Bakgrunnssjekk er en prosess som skal bistå arbeidssøker like mye som arbeidsgiver. Vis hensyn. Ikke glem at en ansettelse er basert på et gjensidig tillitsforhold mellom 2 likeverdige parter. Jobbsøker: Arbeidsgiver: Får hjelp til å bekrefte sin historie og sin versjon, samt mulighet til å korrigere eventuelle feil og mangler i egen CV og dokumentasjon. Får bekreftet at jobbsøker presenterer et korrekt bilde av seg selv, alternativt hvor avvikene er. Det gir et bedre beslutningsgrunnlag. 2 Litt statistikk Bakgrunnssjekk er lite brukt i Norge. Mens det i USA, England og Canada er en selvsagt del av rekrutteringen er det i Norge ca. 70 % av norske virksomheter som innrømmer at de ikke sjekker jobbsøkers bakgrunn (NSR 2007). I USA har 95 % av alle virksomheter etablerte rutiner for bakgrunnssjekk. Vi vet ikke hva det tilsvarende tallet for Norge er, men det antas i underkant av 5 %. I hovedsak er det kun selskaper med utenlandsk eierskap som bevisst benytter seg av bakgrunnssjekk. Over 50 % av HR-fagfolk har opplevd bevisst juks/grov pynting i CV (HR Norge 2007). Undersøkelser utført av The Risk Advisory Group, Kelly Services og InFact/Proffice (PAMA 2006) viser at mange lyver i sin egen CV. 1 av 3 mellom år og et snitt på 1 av 5 innrømmer å lyve i egen CV. Det er ikke ulovlig å lyve i egen CV, men kjennskapen til at det forekommer burde motivere til å sjekke jobbsøkers bakgrunn grundigere og oftere. ¹ Kriminalitets- og Sikkerhetsundersøkelsen i Norge (i regi av NSR); les mer på NSR/Meditor Search Side 2 av 10

3 3 Bruk av rekrutteringsfirmaer Rekrutterings- og bemanningsbyråer er aktører med spesialkompetanse på nettopp rekrutteringsprosesser, og kan tilby god hjelp til noe man ikke har samme kompetanse innen eller ressurser til i egen virksomhet. Det finnes mange tilbydere med ulike profiler. Tallet nevnt i forrige avsnitt (70 % sjekker ikke bakgrunn) inkluderer også rekrutteringsog bemanningsbyråer. Det å sette ut rekrutteringsoppdraget er derfor ingen garanti på at det foretas bakgrunnssjekk; de gjør verken mer eller mindre enn andre HR-aktører. Er det ikke spesifikt nedfelt i en avtale eller kontrakt kan man ikke påregne at det sjekkes. På direkte spørsmål vil trolig mange rekrutteringsog bemanningsbyråer hevde at de utfører bakgrunnssjekk, og det kan derfor lønne seg med disse oppfølgingsspørsmålene: a) hvordan utfører dere bakgrunnssjekk? forklar b) hvilke lover og retningslinjer følger dere? forklar c) hvilke kilder/verktøy benyttes? list opp d) kan dere dokumentere at det utføres bakgrunnssjekk? vis meg Ved outsourcing velger mange bevisst å skille tjenestene, og noen har det også nedfelt som et absolutt krav i virksomhetens styrende dokumenter; det å ikke tillate at samme selskap både rekrutterer og sjekker bakgrunn. Slik unngår man interessekonflikt og sørger for en nøytral og objektiv vurdering av fakta rundt kandidatens historikk. Bakgrunnssjekk er ikke det samme som referansesjekk. Sistnevnte er det å innhente subjektive oppfatninger om kandidaten fra personer han/hun ofte selv har valgt ut eller foreslått, mens bakgrunnssjekk er en objektiv vurdering av dokumenter og kilder kandidaten ikke kan påvirke. 4 Hvem bør sjekkes? Bestem deg for hvilken informasjon du ønsker å se nærmere på. Velg det som gir deg og din virksomhet de svarene eller innsikten du har behov for. Ved tvil; oppskalér innsatsen. Det som kan være en idé er å se på hvilken risiko en ansatt utgjør, altså hvilket risikonivå stillingen hører under, og proporsjonere omfanget av bakgrunnssjekk deretter. Noen virksomheter velger oftere bakgrunnssjekk for høyere stillinger enn for stillinger på et lavere nivå. Det er ingenting som tilsier at dette er mer fornuftig enn noe annet: Stillinger på lavere nivåer har ofte like godt innsyn i bedriften, har mange av de samme rettighetene, og ofte like god tilgang på adgangskort, nøkler og passord som stillinger på et høyere nivå. Det vil ofte være de ansatte på gulvet som håndterer og har tilgang til penger, varer og verdigjenstander. Mange selskaper sjekker allerede ansatt personell; og ikke bare nye jobbsøkere. Ved forflytting fra ett nivå til et annet, eller til en annen stillingstype, tar man en oppdatert bakgrunnssjekk. (Da bør det skriftlige samtykket være inkludert i ansettelsesavtale.) NSR/Meditor Search Side 3 av 10

4 5 Informer kandidaten For de aller fleste jobbsøkere er det å få sin bakgrunn og historikk kontrollert av andre noe helt nytt. La det bli en positiv opplevelse. Husk at dette er med på å danne et førsteinntrykk av arbeidsgiveren, og det er en god idé å sørge for at det første møtet med formelle prosesser foregår på en ryddig og god måte. Vær åpen og direkte, forklar hensikt og hvordan du jobber, hvilke kilder som sjekkes, hva lover og regler sier og hvordan opplysningene blir lagret og distribuert. Hvis mulig bør informasjonen gis muntlig i tillegg til det skriftlige. Generell informasjon kan gis på offisielle nettsider; f.eks. under jobb- eller karrierefane. Informasjon kan også legges direkte i online-systemer som f.eks. Easycruit / Webcruiter. Det sparer virksomheten fra å bruke tid og ressurser på uønskede kandidater. Ta hensyn til kandidatens språkkunnskaper. Sørg for å ha informasjon og skjemaer tilgjengelig på relevante språk, og bruk tolketjenester om nødvendig. La det være enkelt å ta kontakt for eventuelle spørsmål. 6 Innhent samtykke Samtykket er din aksept til å iverksette de undersøkelsene som kreves. Regler finnes i personvernlovens 2 nr. 7. Husk at det er frivillig å gi et slikt samtykke. Velger kandidaten å avslå bør du heller ikke iverksette bakgrunnssjekk. For at du skal kunne dokumentere hvordan du jobber må et samtykke være skriftlig. Et skriftlig samtykke er ofte en forutsetning for å få opplysninger fra kilder som universiteter, skoler og arbeidsgivere, og især fra offentlige aktører og offisielle registre. Samtykket bør minimum inneholde opplysninger om: hvem som utfører bakgrunnssjekk hva hensikten er og hva resultatet skal brukes til hvilken informasjon man verifiserer kort om kilder; hvem man kontakter informasjon om personvernlov og egne rettigheter hvor og hvordan opplysningene lagres På samme måte som generell informasjon om bakgrunnssjekk kan samtykke-prosessen legges direkte i online-systemer som f.eks. Easycruit / Webcruiter eller tilsvarende. Det er ikke ulovlig å søke etter opplysninger i åpne kilder (f.eks. søk via Google etc.). Selv om du kan gjøre slike søk uten et samtykke bør du informere kandidaten om hva du gjør. Bruk sunn fornuft og vis åpenhet. NSR/Meditor Search Side 4 av 10

5 7 Kandidaten kan hjelpe Spør kandidaten om hjelp når du står fast eller er usikker på betydningen av det som er registrert. Det er kandidaten det er viktigst for at du klarer å bekrefte informasjon, og vedkommende vil derfor være (eller bør være) innstilt på å hjelpe deg videre. CV eller søknad kan være uklart formulert, viktig informasjon kan være oversett, feil oversettelser av funksjoner og titler, forvirring rundt datoer eller rene skrivefeil. En CV er sjelden helt korrekt, men det er viktig å skille mellom bevisste feil og ubetydelig slurv. Kanskje er firmaet nedlagt og skolen stengt, eller det av andre grunner er vanskelig å si noe konkret om informasjonen er riktig eller ikke. Ofte kan arkivene hos kilden være mangelfulle eller direkte feil. Virksomheter kan ha skiftet eiere, blitt kjøpt opp, fusjonert eller omstrukturert, eller de har forkastet manuelle arkiver og bare overført deler av historikken til digitale systemer. Du vil trolig oppdage at bakgrunnssjekk kan være tidkrevende. Benytter du kilder oppgitt av kandidaten selv bør du sjekke disse kildene mot andre kilder/referanser. På den måten sikrer du deg mot falske eller konstruerte bekreftelser. 8 Profesjonell bistand Trenger du hjelp bør du innhente hjelp fra noen som jobber profesjonelt med nettopp bakgrunnssjekk. Det finnes både norske og utenlandske aktører, og de kan som regel hjelpe deg med hele prosessen fra å innhente samtykke til å utarbeide en sluttrapport. Det er ingenting i veien med å outsource bakgrunnssjekken, men vær nøye med å velge aktører som følger personvernloven og retningslinjer gitt av Datatilsynet. Det er flere aktører som påtar seg oppdrag innen granskning og bakgrunnssjekk, og det er ulike former for bakgrunnssjekk. Noen gjør det kun etter skriftlig samtykke fra og i samarbeid med kandidaten og noen gjør det uten. Det anbefales at kandidaten gir sitt samtykke i forbindelse med en ansettelsesprosess. Profesjonelle aktører har rutiner på plass, har skjemaer og maler oversatt til flere språk og har ofte etablerte kontakter og kilder både i Norge og utlandet. I tillegg betaler de ofte for tilgang til en mengde databaser og lisensbaserte opplysningstjenester. Slik kan oppdragene løses raskere, med mindre ressursbruk og ofte med bedre resultat. Dersom virksomheten har lokasjoner utenfor Norge, og skal ansette lokal arbeidskraft, bør du velge bakgrunnssjekk -selskap i det landet lokasjonen er i. Sannsynligheten er større for at de har kjennskap til relevante lover og regler, og har allerede etablerte kontakter med kilder og referanseinstitusjoner. NSR/Meditor Search Side 5 av 10

6 9 Utenlandske kandidater Husk at opplysninger om ansatte og studenter ikke nødvendigvis lagres, distribueres eller behandles på samme måte i andre land. Infrastruktur kan være annerledes i de land du forsøker å innhente informasjon fra, og det kan lønne seg å benytte flere metoder og verktøy når du kontakter kilder. Enkelte land bruker fortsatt faks mer enn e-post, mens noen land fritt gir deg innsyn i både personnummer og informasjon som i Norge behandles som sensitive personopplysninger. Ambassaden i det landet kandidaten er fra eller der kilden er kan ofte gi verdifull hjelp. For oversikt over UD, ambassader og kontaktinformasjon, se I Norge er det norske lover og regler som gjelder; uansett om informasjon og registreringer er innhentet i utlandet eller gjelder utenlandske kandidater. 10 Bakgrunnssjekkens innhold Det er mye informasjon og mange registreringer som kan sjekkes. En god start er å ta utgangspunkt i kandidatens CV. En grundig bakgrunnssjekk bør som et minimum inkludere verifisering av identitet, relevant utdannelse og yrkeserfaring, men også elementer som næringsinteresser og kredittinformasjon kan være fornuftig å ta med. Bakgrunnssjekk bør inneholde det som er viktig for deg og din virksomhet Studier - Karakterutskrifter og vitnemål Kontakt kilden direkte; spør gjerne etter studiekontor, student-administrasjon eller arkiver. Innhent original/kopi fra kandidaten, og videresend til studiestedet. Da ser de konkret hva de skal bekrefte, og finner raskere tak i rett informasjon. Er skolen nedlagt? Registreringer fra offentlige skoler og universiteter ender til slutt i offentlige arkiver som by-, fylkes- eller statsarkiv. Se Høgskoleverket i Sverige ( hadde allerede i 2005 kartlagt over 800 falske nettuniversiteter, såkalte diploma mills, som utsteder falske vitnemål. Er du i vil om universitetet / skolen finnes, eller om det kan være en av slike falske nettuniversiteter; besøk Nasjonalt Organ for Kvalitet i Utdanningen (NOKUT) på for en oversikt over seriøse / godkjente utdanningsinstitusjoner. For utdanning kan det lønne seg å få svar på: varighet av studiet; dato for start/slutt, samt om det er fulltid/deltid om studiet er fullført/ikke fullført og bestått/ikke bestått om tittel/grad er oppnådd, og navnet på graden/tittelen om vitnemålet/karakterutskrift er korrekt NSR/Meditor Search Side 6 av 10

7 Yrkeserfaring Kontakt kilden direkte; unngå å basere deg på attester og anbefalingsbrev. Henvend deg til HR/personalkontor, alternativt til den avdeling kandidaten jobbet ved. Attester / bekreftelser kan hjelpe kilden til raskere å finne rett informasjon. For yrkeserfaring kan det lønne seg å få svar på: varigheten av arbeidet; dato for start/slutt, samt om det er fulltid/deltid om tittel og funksjoner stemmer med det som er oppgitt i CV De fleste arbeidsgivere og studieinstitusjoner krever dokumentasjon på samtykke. Oversend et skriftlig samtykke som en elektronisk fil så sparer du tid. Husk at du sjelden får svar (raskt) i ferier og høytider Næringsinteresser Brønnøysundregistrene, European Business Register ( og tilsvarende databaser i utlandet gir oversikt over næringsinteresser og roller kandidaten har i virksomheter. Mange av registrene tar betalt for søk og oppslag, og det kan lønne seg å inngå volumbaserte lisensavtaler for å få en lavere pris pr. søkeoppdrag. Rollesøk, firmainformasjon og næringsinteresser leveres av Proff ( og PureHelp ( men også av alle som tilbyr kredittsjekk Kredittsjekk Kredittsjekk i forbindelse med rekruttering kan foretas når stillingen det søkes på har en høyere funksjon samt har et kreditt-element. Det er kun de mest aktuelle kandidatene man kan kontrollere. Les mer i Personopplysningsforskriften 4-3. Kredittsjekk foretas direkte i online-systemer som gir umiddelbar oversikt over en persons finansielle nøkkeltall som inntekt, formue, skatt og betalingshistorikk. I Norge leverer Dun & Bradstreet ( Experian ( Lindorff Decision ( og Soliditet ( slike tjenester. Kredittsjekk i utlandet eller for utenlandske kandidater kan gi bi-effekter som f.eks. dårligere kredittresultater desto flere søk man gjør. Svært få land tilbyr kredittsjekk av personer; de fleste land har kun slike muligheter for selskaper. Det er ikke adgang til å lagre selve kredittvurderingen; kun resultatet kan noteres. Det betyr at eventuelle detaljer om betalingsanmerkninger, gjeld eller pantheftelser ikke skal lagres i personalarkiv eller tilsvarende. NSR/Meditor Search Side 7 av 10

8 Åpent Søk Man kan søke etter informasjon og registreringer om kandidaten i alle åpne kilder; eksempelvis internettsider, nettsamfunn (FaceBook, MySpace, LinkedIn osv.) og offentlige og private arkiver/registre og (lisensbaserte) opplysningstjenester. Også her vil det lønne seg å informere kandidaten eller innhente samtykke på forhånd. Tjenester som samler informasjon om en kandidat fra flere ulike kilder og gjør de tilgjengelig i ett og samme verktøy kan gjøre søket enklere. Husk at slike tjenester er omstridt; noen (inkl. Datatilsynet) hevder at de utgjør en trussel mot personvernet. Se f.eks. den norske opplysningstjenesten Iam ( eller den amerikanske siden Pipl ( Det er ikke all informasjon på nettsider eller i nettsamfunn som er korrekt eller gir et riktig eller sannferdig bilde av kandidaten. Vis kritisk sans og bruk kun informasjon som er relevant/nødvendig for oppdraget Politi- / Vandelsattest Politiattest utstedes av Politidirektoratet iflg. strafferegistreringslovens 12 nr. 1: Politiet kan bare utstede politiattest når det i lov eller med klar hjemmel i lov er fastsatt at en person må godtgjøre at han har ført en hederlig vandel, er ustraffet eller lignende. Formålet med politiattester er å forebygge straffbare handlinger, virke trygghetsskapende samt utelukke personer som på grunn av sin vandel er uskikket eller uegnet til å inneha visse stillinger, bevillinger eller studieplasser. Regelverket er komplekst og uoversiktlig, og det kreves spesialkompetanse i vurdering av om hvorvidt en politiattest skal utstedes. Hovedregel er at politiattest gis i de tilfeller lovgiver har sett det som nødvendig å stille krav til vandel. Husk at det er kandidaten selv eller den virksomheten han søker jobb hos som må søke. Mer informasjon finner du på Politi- og vandelsattest er ikke det samme som en sikkerhetsklarering. Sistnevnte administreres av Nasjonal Sikkerhetsmyndighet ( og gjøres på personer som skal inneha verv / stilling som er viktig for norsk infrastruktur, og som potensielt kan ha en risikotilknytning. Se Sikkerhetslovens av 20. mars Politiattesten sier ikke noe om straffbare forhold som er begått, men ikke forfulgt av påtalemyndigheten. En begrenset politiattest forteller bare hva man er straffet for innenfor en spesiell kategori lovbrudd. En ordinær politiattest sier ikke noe om forhold langt tilbake i tid. I en ansettelsesprosess er politiattesten derfor bare en, ofte ufullstendig, kilde for å vurdere om en person er egnet for en bestemt funksjon. En god vandel / rent rulleblad betyr derfor ikke at kandidaten er hederlig eller på annen måte en pålitelig eller potensielt rett person å ansette. NSR/Meditor Search Side 8 av 10

9 Annen informasjon I tillegg til elementer nevnt, kan det være aktuelt å se på: autorisasjoner, godkjenninger og tillatelser fagbrev og mesterbrev sertifikater og lisenser bevillinger og løyver helseattester medlemskap 11 Personvern Mens mange andre land ikke har egne lover som ivaretar beskyttelse av personvern, har Norge en av verdens strengeste og mest omfattende lovverk. En motpol er USA; der alle uten spesielle tillatelser eller dokumenterte behov kan gjøre oppslag i online-registre for oversikt over f.eks. seksualforbrytere og kriminelle; åpent og tilgjengelig mot betaling. Personvernet skal ivareta individets rett til å ha kontroll med egne personopplysninger, samt retten til å være i fred. Det er viktig å respektere dette. Overtramp kan gjøre at kandidaten mister respekt eller interesse pga. virksomhetens håndtering av informasjon. Datatilsynets nettsider veileder om hva man bør eller har lov til. Se også Lov om behandling av personopplysninger av 14. april 2000 (Personvernloven). Aldri opplys til en kilde hvilket firma eller stilling kandidaten er i en prosess med. Det er irrelevant for kilden, og er informasjon forbeholdt oppdragsgiver og kandidaten selv. Personnummer og annen fortrolig og sensitiv informasjon skal ikke formidles til andre / uvedkommende. 12 Lære mer? I samarbeid med andre aktører (bl.a. Næringslivets Sikkerhetsråd) arrangerer Meditor Search frokostseminarer, kurs konferanser om temaer innen bakgrunnssjekk. Kurs og skreddersydd opplæring kan også arrangeres direkte i DIN virksomhet. Send e-post til post@meditor.no eller besøk NSR/Meditor Search Side 9 av 10

10 13 Anbefalinger Behovet for og omfanget av bakgrunnssjekk varierer med type virksomhet, men som en hovedregel bør alle organisasjoner og virksomheter ha noen generelle rutiner på plass: 13.1 Lag en instruks Styrende dokumenter bør si noe om temaet. Etabler rutiner/instrukser som viser: hvilken konkret risiko en feilansettelse kan medføre (utfør en enkel risikovurdering for virksomheten) hvilke stillinger eller oppgaver som er aktuelle / utsatt om virksomheten har bestemt seg for å utføre bakgrunnssjekk eller ikke (med kort begrunnelse for valget; eventuelt for hvilke stillinger) hvem hos virksomheten som er ansvarlig for området oversikt over informasjon og skjemaer som skal brukes 13.2 Velg ansvarlig person / personvernombud Velg en stilling eller person som skal ha ansvaret for implementering og vedlikehold av instruksen over. En god idé er å la vedkommende også fungere som virksomhetens Personvernombud. Informasjon om personvernombud-ordningen finnes på Kommuniser hva du gjør Sørg for å informere både internt og eksternt; ovenfor ansatte og jobbsøkere om hvordan virksomheten forholder seg til bakgrunnssjekk. Bruk intranett, internett og online rekrutteringssystemer for å fortelle hvilken policy eller rutiner som gjelder Involver ledelse og kolleger Bakgrunnssjekk er like mye et HR-tiltak som et sikkerhetstiltak, og bør derfor være et samarbeid mellom virksomhetens ledelse, HMS-/sikkerhetsansvarlig og HR-ansvarlig. Dokumentkontroll og bakgrunnssjekk krever engasjement fra øverste ledelse; det er ofte der kunnskapen er minst og forståelsen for behovet mangler. Fokuset bør være like mye på risiko (og kostnader) ved feilansettelser som på ressursbruk det krever å sjekke Bedre med noe enn ingenting Det er bedre å sjekke litt enn ingenting, og det er bedre å sjekke mange enn få. Slik oppleves bakgrunnssjekk som noe felles som gjelder alle, og ingen føler seg utpekt. Større omfang gir betydelig flere funn, og luker ut potensielle uønskede kandidater tidlig Følg opp kontinuerlig Ansatte kan endre seg i løpet av en ansettelsesperiode. Nye forutsetninger i jobb og privatliv kan potensielt påvirke stillingsutførelsen, og gjør at det kan lønne seg å foreta ny bakgrunnssjekk underveis eller ved opprykk / organisatoriske endringer. NSR/Meditor Search Side 10 av 10