- 1- ÅnsernETNrNG for Rongved LC Bergen/Vest styremedlem, Terje Pedersen LC Sotra styremedlem. Stiftelsen Lions TråastØlen. Virksomhetens art:

Transkript

1 - 1- Stiftelsen Lions TråastØlen org.nr. 98A ÅnsernETNrNG for 2013 Virksomhetens art: Stiftelsen Lions TråastØlen er eid av Lions Norge distrikt 104D leier og driver anlegg og fjellområde tilhørende Tråastølen på Hardangervidda. Anlegget utleies primært til lionsklubbene i distrikt 104D. Den enkelte klubb på sin side driver iosiale-/ rehabiliterende tiltak og leirer på lokalt, nasjonalt og internasjonalt nivå. Fortsatt drift: Ved avlegging av regnskap for driftsåret 2013 er fsrutsetningen om fortsatt drift lagt til grunn ved utarbeidelsen av regnskapet. Stiftelsen kan vise til en sunn og Økonomisk og finansiell situasjon. Organisering: Stiftelsen har ingen ansatte i lønnet stilling og er organisert med et stiftelsesstyre og et hyttestyre. Stiftelsesstyret har følgende sammensetning: Arne Buanes LC Bergen Vest styreleder; Egil Hovda LC Kvinnherad daglig leder/styremedlem, Olav Tvilde LC Voss styremedlem, Per Gunnar Nyheim tc AskØy styremedlem, Ole Martin Rongved LC Bergen/Vest styremedlem, Terje Pedersen LC Sotra styremedlem. Hyttestyret har følgende sammensetning: Johan Georg VestbØ LC Vindafjord styreleder; Rolf Espevoll LC Osterøy styremedlem, Torbjørn Åsheim LC Skånevik styremedlem, Terje Pedersen LC Sotra styremedlem, Ole Johan lndreland LC V i ndatjord styremed lem.

2 - Side2- Drift av anlegget: Utleieaktiviteten har vært på nivå sorn ved et normalår. De siste årene har driftssesongen vært 18 uker, alt etter snøforhold i området. Det viser seg at det er mindre interesse for å leie først og sist i sesongen. Hyttestyret har i 2013 stått for vanlig vedlikehold og oppdatering av hus og eiendom. Alt er klart for sesongen Økonomi: f nntektene utgjorde i 2013 kr ,- mot kr ,- i Driftsresultatet i 2OL3 er på -kr ,- mot -kr ,- i 20t2. Planen for avskrivinger som ble vedtatt i 2010 og som gjør at all investering vil være avskrevet ved leieavtalens utløp i 20L6, er videreført. Avskrivningen i 2013 er gjort med kr ,-. Samlet bankinnsl<udd utgjør pr. 31. desember 2Ot3 kr ,59 En del av klubbene sine innbetalingsrutiner til driften av TråastØlen har også dette året vært problematisk. Fremtidsutsikter: Styret legger til grunn at driften av TråastØlen vil fortsette i nåværende forrn til kontrakten går ut våren 20L6. Styret arbeider med finansiering med sikte på kjøp av TråastØlen innenfor en kostnadsramme på 3 mill. Dette vil bli tatt opp som sak på Distriktsmøtet i 2OI4

3 - 3- Det legges opp til videreføring av dagens finansiering av driften med kr. 100,- pr. år pr. medlem i l(md. Dette vil sikre driftsutgiftene for resten av leieperioden. Bergen 18. februar 2Ot4 I styret for stiftelsen lions Tråastølen hx,-.lrmw Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem/Daglig leder

4 STI FTELSEN TRÅASTØU ITI Resultatregnskap 2013 Driftsinnteker Leieinntekter Salg jaktkort Forsikringsoppglør ioe ooo t22 6æ Driftskostnader Avskrivninger Husleie/ja ktrettigheter Offentlige avgifter Forsikring Olje/gass Vedlikehold Note so270 8 s t Driftsresultat Finarisinnt. og kostn Renteinntekter /,6 Årsresultat Note 2-33s

5 Stiftelsen Tråastølen Noter til regnskapet 2013 Note 1 lnvesteringer Anskaffelseskost 1.1. Akk.avskrivninger Bokført 1.1. Årets tilgang Avskrivninger Rehab.kostn s A Utstyr,gaver s9 513 Dugnad L3 525 L37 0 r3t471 Sum Bokført 3L.L L5 Stiftelsen har leieavtale med grunneier av TråastØlen fram til Ativerte verdier avskrives lineært fram til leieawalen utgår. Note 2 Egenkapital 1.1. Dugnad Egenkapital Mottatt gaver rehab m.m Dugnad Årsresultat -22AOLs -\3147L Egenkap L Drift Sum s Egenkapital knyttet til gaver, rehabilitering og dugnad er redusert med årets avskrivninger. Årsresultat under drift viser resultat f6r avskrivninger Note 3 Driftskonto HØyrentekonto Bankinnskudd 747Ll Sum

6 Stiftelsen Tråastølen BATANSE PR gt3 20L2 Eiendeler Anleggsmidler Reha biliteringskostnader Gaver, utstyr m.m. Dugnadstimer Note s2st L Omløpsmidler Utestående fordringer Bankinnskudd. Note r27aa L67 6L2 Sum eiendeler Egenkapital og gjeld lnvestert kapital Egenkapital Note 2 L

7 REVISORS BERETNTNG Statsautorisert revisor Rune Olsen Til styret i Stiftelsen Tråastølen Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for stiftelsen Tråastølen, som består av balanse per 31. desember 2013, resultatregnskap som viser et underskudd på k for regnskapsåret avsluttet per denne åatoen, og en beskrivelse av urr"ritlig. anvendre regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Sr)'*ret og daglig leders ansvarfor årsregnskøpet Sflret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for ar det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for sliliintem kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggiøre utarbeidelsen av et årsregnskjp som ikke inneholder vesentli; feilinfoåa'sjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgøver og plikter vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om- detteårsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god.revisjontskikk i Noige, heiunder Internationål StandardJon Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske- krav og planleggir og giennomfører revisjonen for å oppnå be- ' tryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig ieilinloinasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen au r;iitåene -fo. ut årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den inteme kontrollen som er relevant for stiftelseni utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde- Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendigheiene, men lttie tor å gi uttrykk for en mening om effektiviteten åu stiftelsenjinterne kontroll. En reviijon omfatter ogå *n vuidering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet au led"lsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapel. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og irensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til stiftelsen Tråastølen per 3 l. desember 2013 og ai resultater foi iegnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnjcapsskikk i Norge. Uttalelse om øvrige forhold K onklusj on o m års ber et n ingen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift og forslaget til dekning av tap er konsistente med årsregnikapet og er i samsvar med lov og forskifter. Konklusjon om regislrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at ledelsen har oppfult sin plikt til å sørge for grdentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av stiftelsens regnskapsopplysninger i rumru- med lov o! goo bokføringsskikk i Norge, o Konklusj on om utde linger og forvahning Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi stiftelsen er forvaltet og utdelinger er foretatt i samsvar med lov, stiftelsens formål og vedtektene for øwig. Bergen fue" Statsautorisert revisor Adressel Statsautorisert revisor Rune Olsen O..1. Brochs gate l0a 5006 BERGEN Telefon nn Telefax nr.; S Bank konto: t8i Foretaksnr.: MVA -adresse: runer?rolsellno

8 Budsiett for 2014 og (budsiett og rekneskap for Budsiettz0l3 RekneskaP 2013 Budsiett 2Ot4 lnntekter: Tilskot frå klubbane , ,- Leigeinntekter andre 9.000, ,-** Jaktrettar , , ,- Bankrenter 50, , ,- Diverse ,- t22,683, ,- Utgiften Husleige/jaktrettar , O, ,- Off. avgifter 9.000, , ,- Forsikring 7.500, , ,- Qlje/ved/eas Vedlikehald 21363,- 23.0s , , ,- 2s 9p , ,- Resultat før avskr. 0!3.823, ,-

9 Avskrivninger , , ,- Resultat , ,- -330'485, r. Det gltres spestelt oppmertsom på at I budslettet lsr 2Ol.4 er det hensyn tatt at åpntngsttden er umda frå ca 20 tll 27 uker både på inntehs. og uqfftssiden. Rosendal 18. lsnuar 2014 Egil Hovda Dagllg letar

10 Til alle Lions-klubbar i distrikt 104D Informasjon om reservasjon av plass på Tråastølen i 2014! Den første fristen for reservasjon av plass på Tråstølen i 2014, er no passert. Med bakgrunn i ønskjer frå klubbane har eg no plassert desse på utleigeplanen for For dei klubbane dette gjeld, sjå om alt stemmer. Skulle det vera feilregistrering, gi meg ei rask tilbakemelding Eg vil be om at dei klubbane som ikkje var med i første omgang, men som har ønskje om å nytta anlegget i 2014, gjev meg tilbakemelding om kva tid de ønskjer og lengda på leigeperioden. (sjå kalender som ligg ved, reservasjon må sendast på E-post) Når det kjem inn fleire ønskjer på same perioden vil leigeaktiviteten frå tidlegare år telja. Dei gamle må vika for dei nye. Så langt det går vil ein freista å gjennomføra ei rettvis fordeling. Til orientering er det mange sengeplassar på stølen, slik at fleire klubbar kan vera der samstundes. Det er viktig at eg får på reservasjonen, slik at eg har nødvendig dokumentasjon for innlegging på utleigeplanen. ( e-hovda@online.no) Hyttestyret vil som vanleg gjera stølen i god stand for sesongen Bruk høve som de no har til eit fantastisk opphald på Noregs Tak Egil Hovda dagleg leiar

11 Tråastølen, Utleige for 2014, Kalender for reservering, pr Veke Dato Aktivitet Ansvarleg Kontaktpersonar 14/15 04/4-11/4 Speidarleir LC Åsane og LC Arna Tommy Thomsen 15/16 11/4-21/4 Påskeleir i regi av menighet Storetveit menighet T. Pedersen, LC Sotra 21 19/5-23/5 23/5-25/5 Opning av anlegget Hyttestyret Johan G. Vestbø 22 26/5-30/5 30/5-01/ /6-06/6 Spesialklasse Askøy vg. skole Per G. Nyheim 06/6-08/ /6-13/6 Veksthuset LC Vindafjorg Johan G. Vestbø 13/6-15/6 Ungdomsklubb LC Sotra Terje Pedersen 25 16/6-20/6 20/6-22/ /6-27/6 Ungdomsleir LC Bergen/Vest Bjørn Å. Skår 27/6-29/6 Klubbsamling LC Bergen/Vest Arne Buanes 27 30/6-04/7 Familieleir LC Sotra Terje Pedersen 04/7-06/ /7-11/7 11/7-13/ /7-18/7 Ungdomsleir LC Skudesneshavn Ted Walter Sjøen 18/7-20/ /7-25/7 25/7-27/ /7-01/8 01/8-03/8 Dugnad Hyttestyret Johan G. Vestbø 32 04/8-08/8 Dugnad 08/8-10/8 Klubbsamling LC Osterøy Jarle Hanstveit 33 11/8-15/8 Albatrossen leir LC Bergen/Vest Ole M. Rongved 15/8-17/8 Klubbsamling LC Skånevik Paul Tungesvik 34 18/8-22/8 HVPU-leir LC Ullensvang Frank O. Olsen 22/8-24/8 Klubbsamling LC Bergen/Ulriken Tore S.Jørgensen 35 25/8-29/8 Rehabilitering Åsane vg.skole, Bergen fengsel G. Hundvebakke 29/8-31/8 Klubbsamling LC Åsane/Nord Kjell Aase 36 01/9-05/9 05/9-07/9 Klubbsamling LC Sotra Terje Pedersen 37 08/9-12/9 12/9-14/ /9-19/9 19/9-21/ /9-26/9 26/9-28/ /09-03/10 03/10-05/ /10-10/10 Stenging av anlegget Hyttestyret Johan G. Vestbø 10/10-12/10 Når det gjeld tidspunktet for opning av anlegget, vil snø og føreforhold for ein stor del avgjera dette, men vi reknar med ultimo mai og stenging primo oktober. Kom i hug at ein også kan ha leigesamarbeid på tvers av klubb/sone. ( e-hovda@online.no). Egil Hovda Kontakttelefonar: Utleige: Egil Hovda Hyttestyret: Johan Georg Vestbø Terje Pedersen

12 Til lionsklubbene i distrikt 104D Fra: Stiftelsen Tråastølen Vedrørende: Orientering om finansiering av eventuelt kjøp av Tråastølen. Bakgrunn: Medlemmer i styret fra Stiftelsen Tråastølen har ved forskjellige anledninger orientert om at dagens eier av Tråastølen(gnr 20/bnr 9 i Eidfjord Kommune) ønsker å selge eiendommen, når den løpende leieavtalen som distrikt 104 D inngikk i 1996 utløper i april 2016 etter 20 års leiesperiode. Styret har etter forhandlinger med eier Oddmund Lægreid kommet til enighet om at Lions distrikt 104D kan få kjøpe eiendommen for en omforent sum av kr ved leieavtalens utløp i I tillegg kommer dokumentavgift på pt 2,5% slik at total kjøpesum for lions distrikt 104D vil utgjøre kr For ordens skyld gjøres det oppmerksom på at Oddmund er medlem av LC Eidfjord. Forutsetning for kjøp er at vi i styret i Stiftelsen Tråastølen klarer å få til en finansiering av kjøpet på de nevnte kr Vi har så langt jobbet etter en målsetning om at klubbene i distriktet måtte delta med kr 2,4 mill kr. Dersom vi klarte å få dette til ville vi gå ut å søke sponsormidler utenfor lionsklubbene i distrikt 104 D på totalt kr Pr februar 2014 er situasjonen den at 26 klubber har meddelt at deres klubb vil delta i et finansieringsopplegg. Samlede tilsagn utgjør kr Tilsagnene pr klubb varierer : 17 klubber har sagt ja til å bidra med kr pr klubb 6 klubber har sagt ja til å bidra med kr , 1 klubb har sagt ja til å bidra med kr Videre vil en klubb bidra med kr og en klubb med kr Totalt kr Dermed mangler ennå kr på målsetningen om totalt kr 2,4 mill. Noen av de 26 klubbene har antydet at de muligens kan tenke seg å bidra med et ytterligere beløp hvis dette skulle være nødvendig for å få full finansiert et kjøp. Vi vil oppfordre alle klubbene som har sagt ja til å bidra til et eventuelt kjøp om å ta saken opp i sine respektive klubber for å sjekke mulighetene om et eventuelt utvidet engasjement. Vi i styret i Tråastølen er veldig glad over den positive holdning som klubbene viser ved bidrag for å få Tråastølen innkjøpt til gode Lionsformål. Til de 12 klubbene som hittil har valgt å ikke å delta vil vi sende en bønn om å ta saken opp igjen til en revurdering. Ofte er det slik at det å delta i et prosjekt ikke alltid har førsteprioritet i en klubb, men kan likevel være fornuftig sett med fellesskapets øyne.

13 Ved orientering om Tråastølen som er gjort ble klubbene bedt om å sette av et årlig beløp på felles konto slik at pengene var på plass når et kjøp kunne bli aktuelt. Styret i Tråastølen er imidlertid senere kommet frem til at det ikke ville være riktig å opprette en felleskonto før alle formalia inklusiv nødvendige vedtak var gjort på distriktsmøte i 104D. Styret vil derfor anmode alle klubbene som er sagt ja til finansiering om å avsette midler årlige og kanskje opprette en egen bankkonto for dette formål. Det vil være avgjørende at vi kan gjøre opp for oss i 2016 dersom vi skulle få til en avtale og en finansieringspakke. Styret ser at vi nå må gå noe mer formelt til verks med hensyn til de klubber som har sagt ja til finansiering og vi vil sende ut i egen melding til den enkelte klubb det beløp som klubben har tegnet seg for og at vi får dette i signert form tilbake av de respektive styrer i klubbene. Sponsorer: Styret har jobbet opp mot noen sponsorer uten at noe endelig vedtak om sponsorstøtte foreligger. Styret vil i perioden som ligger foran oss intensivere arbeidet med å få på plass de nødvendige sponsorer. Vi vil denne anledning gjerne få lov å oppfordre alle klubber/lionsmedlemmer i vårt distrikt om hjelp til å få på plass de nødvendige sponsormidler. Dersom du har spørsmål, hører vi gjerne fra deg enten på mail eller telefon Med Lionshilsen Styret i Stiftelsen Tråastølen Arne Buanes arne.buanes@bkkfiber.no (LC Bergen Vest) Egil Hovda e-hovda@online.no (LC Kvinnherad) Ola Martin Rongved ola.rongved@gmail.com(lc Bergen Vest) Olav Tvilde olav@oltvilde@no (LC Voss) Terje Pedersen terjepd@online.no (LC Sotra) Per Gunnar Nyheim pgnyheim@online.no (LC Askøy)

14 Bekreftelse på bidrag til Tråastølen Klubb Hvordan Dato Hvem Beløp LC Bergen mail Rune Jarl Løvenstedt kr LC Ulrikken mail Tore Smith Jørgensen kr LC Fana Vest mail Johan I. Waage kr LC Askøy mail Per G. Nyheim kr ikke angitt beløp* LC Bergen Vest medlemsmøte kr LC Laksevåg mail Anette Pemmer kr LC Lyshovden mail Alf-Gunnar Pettersen kr LC Løvstakke mail G.M./T. Winter Sørensen kr LC Sotra mail Terje Pedersen kr LC Arna mail Sigfred Rosvold kr LC Lindås mail Ragnvald Eknes kr LC Osterøy mail Magnus Gjervik kr LC Radøy mail Jarl G. Grindheim kr LC Åsane muntlig jan 2013 Tommy Thomsen kr Lc Kvinnherad mail Harald Særstein kr Lc Norheimsund mail Agnar Høysæter kr LC Os mail Torleif Eikeland kr LC Samnanger mail Agnar Høysæter kr LC Strandebarm mail Olav Tombre kr LC Eidfjord mail Kari Sandøy-Jermann kr LC Ullensvang mail Leif Lutro kr LC Ulvik mail Oddvar Myklestad kr LC Voss mail Øyvind Bekkenes kr LC Etne mail Sten Foss kr

15 LC Skånevik mail Torbjørn Åsheim kr LC Vindafjord mail Ågot Sogn kr Sum 26 klubber kr * Askøy er oppført med kr Sum Totalt kr x 1 = kr kr x 1 = kr kr x 17 = kr kr x 6 = kr kr x 1 = kr Sum pr 6. mars 2014 = kr

16

17

18 Sak 6.4 DISTRIKTSMØTE Sak : Møtedato: Saksbehandler: Distriktsaktivitet Julekaravane til Marijampole 4.mai 2014 Saksnr.: 6.4 DG Sakstype: B Vedlegg : Beskrivelse av prosjektet Christmas Caravan til Marijampole i Litauen som en årlig distriktsaktivitet i 104 D. Forslagsstillere : LC Fusa, LC Norheimsund og LC Laksevåg Distriktsstyrets forslag til vedtak: Distriktsmøtet i MD 104 D vedtar prosjektet " Julekaravanen til Marijampole " som et felles frivillig distriktsprosjekt. Prosjektet gjennomføres i henhold til Lov og arbeidsordning for MD 104 D, kap. XII, og i samsvar med saksutredningens formål og prosjektbeskrivelse. Prosjektet starter opp i andre halvår Sammendrag : Forslagets formål: 1.Er å gi mat og klær til vanskeligstilte familier og videre gi gaver og juleopplevelser til barna i institusjonene Children Center og Generation Home. 2. Det er også et delmål at en i samarbeid med LC Marijampole etablere et IR prosjekt i samsvar med første punkt i Lions mål:»å skape større forståelse mellom alle mennesker og nasjoner ved å arbeide for økt innsikt i mellomfolkelige problemer.» 3. Å involvere ungdommer fra de to land i et prosjekt som gir økt innsikt i kulturelle og sosiale utfordringer. Saksopplysninger : l Lionsåret 2011/12 ble det med innsamlede midler i 104 D, gjennomført en rehabilitering av lokalene i barnevernsinstitusjonen Children Center i Marijampole i Litauen. I 2013 ble det gjenomført en julecaravan med gaver og mat til barnevernsinstitusjonene Children Center, Generation Home og til 59 vanskeligstilte familier. Prosjektene ble meget vellykket og ble gjennomført i nært samarbeid med LC Marijampole. I 2013 deltok også 7 ungdommer fra distriktet. De fikk en tankevekkende opplevelse i møte med en fremmed sosial virkelighet.

19 Vedlegg til sak 6.4 Forslag om å videreføre Christmas Caravan til Marijampole i Litauen som en årlig distriktsaktivitet i 104D 1.Kort historikk: l Lionsåret 2011/12 ble det med innsamlede midler i 104 D, gjennomført en rehabilitering av lokalene i barnevernsinstitusjonen Children Center i Marijampole i Litauen. I 2013 ble det gjenomført en julecaravan med gaver og mat til barnevernsinstitusjonene Children Center, Generation Home og til 59 vanskeligstilte familier. Prosjektene ble meget vellykket og ble gjennomført i nært samarbeid med LC Marijampole. I 2013 deltok også 7 ungdommer fra distriktet. De fikk en tankevekkende opplevelse i møte med en fremmed sosial virkelighet. 2 Forslagets formål: 1.Er å gi mat og klær til vanskeligstilte familier og videre gi gaver og juleopplevelser til barna i institusjonene Children Center og Generation Home. 2. Det er også et delmål at en i samarbeid med LC Marijampole etablere et IR prosjekt i samsvar med første punkt i Lions mål:»å skape større forståelse mellom alle mennesker og nasjoner ved å arbeide for økt innsikt i mellomfolkelige problemer.» 3. Å involvere ungdommer fra de to land i et prosjekt som gir økt innsikt i kulturelle og sosiale utfordringer. 3. Prosjektbeskrivelse: Samararbeid med LC Marijampole: Prosjektet gjennomføres i nært samarbeid med LC Marijampole som tilrettelegger alt praktisk arbeid med barnearrangementer. Klubben vil videre ordne med å fremskaffe lister over familier, kjøpe inn varer, pakke julekurver og organisere utkjøring av disse. Klubben har meddelt at de ønsker å fortsette samarbeidet i tråd med det som ble gjort i Økonomi Klubbene i distrikt 104 D oppfordres til å gi et bidrag på kr pr klubb. Det er ønskelig at de klubber som har anledning, yter noe mer dersom vi skal komme opp i samme sum som vi hadde i Tilskuddene blir innbetalt til oppgitt konto innen 20.oktober. Innkommet beløp avgjør hvor mange familier som får hjelp. Revidert regnskap og rapport for det årlige prosjektet, legges frem for neste års distriktsmøte. Regnskap og rapportering skal håndteres i samsvar med distriktets vedtekter med referanse til distriktets arbeidsordning kap XII

20 Vedlegg til sak 6.4 Dersom en klubb eller sone vil sende en ungdom som deltaker, må klubb eller sonen dekke reise og opphold. Dersom innbetalt beløp er under kr ,- eller andre uforutsette hindringer gjør at prosjektet ikke kan gjennomføres, blir innbetalt beløp tilbakeført til den enkelte klubb. For å øke innsikt og informasjon om prosjektet, er det ønskelig at så mange som mulig av distriktets klubber etter hvert blir representert på turen til Mariampole. Lions må selvsagt betale reise og opphold selv. Styringsgruppe: Distriktsstyret oppnevner en styringsgruppe på 7 personer innen 30. juni Denne består av IRC, prosjektleder, økonomiansvarlig, informasjon og presseansvarlig, kontaktansvarlig med Marijampole, ansvarlig for referat/rapport og ansvarlig for innsamling av gaver og annet som bringes med fra Norge. Prosjektgruppen kan i tillegg innkalle Lions som er påmeldt som deltakere på reisen. Gruppen konstituerer seg selv. Det skal føres referat fra alle møter i prosjektgruppen og dette sendes distriktsstyret. Eventuelle skriftlige avtaler og kontrakter skal godkjennes av distriktsstyret. Prosjektets varighet. Aktiviteten tenkes gjennomført hvert år i en 5 års periode. Dersom prosjektet skal forlenges, må distriktsmøtet gjøre vedtak om dette siste år av perioden. Distriktsmøtet kan avslutte aktiviteten ved simpelt flertall etter at det er innkommet forslag om avslutning til distriktsstyret innen 1. februar i gjeldende år. Forslag til vedtak: Distriktsmøtet i 104 D vedtar prosjektet Christmas Caravan til Marijampole som et felles frivillig distrikts-prosjekt. Prosjektet gjennomføres i henhold til Lov og arbeidsordning for 104D, Kap XII, og i samsvar med saksutredningens formål og prosjektbeskrivelse. Prosjektet starter opp i andre halvår 2014.