Flere lyspunkter etter revisjon av statlige innkjøp

Transkript

1 Nyhetsbrevet, OI-nyhetene og doffin.no er tjenester fra Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT). Nyhetsbrev nr. 39/2012 Fredag 9. november 1. Flere lyspunkter etter revisjon av statlige innkjøp 2. Toppnavn på høyaktuell Kofa-konferanse 3. Nei til eget håndhevelsessystem for helsesektoren 4. KOFA og domstol på kollisjonskurs 5. Korrupsjon, leverandørdialog og prisgevinst 6. EU-høyring om innføring av e-faktura 7. Private i stadig vekst på kommune-markedene 8. Betre ressursbruk ved kvalifisering av tilbydarar Flere lyspunkter etter revisjon av statlige innkjøp Selv om Riksrevisjonen atter en gang svinger pisken over statlig innkjøpspraksis, fins det flere lyspunkter. Forbedringsarbeidet som bl.a. er gjort i Helsedirektoratet og Norsk Tipping er oppløftende: Ingen brudd i undersøkte anskaffelser i direktoratet, og positiv anerkjennelse til Norsk Tippings forbedringstiltak. Men en rekke statlige virksomheter har et stykke igjen. Revisjon og undersøkelse viser mangel på dokumentasjon, manglende eller ufullstendige anskaffelsesprotokoller, mangel på skatteattester eller HMS-erklæringer. Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2011 (Dokument 1 ( ) er nylig overlevert Stortinget. Selv om det fremdeles vanker til dels sterk kritikk fra revisjonen, er det også oppløftende tendenser: Revisjonen har for 2011 foretatt analyser og dokumentgjennomgåelse av protokoller, kontrakter og utskrifter fra arkivet for 16 av Helsedirektoratets anskaffelser. Samlet utgjør anskaffelsene ca. 40,6 mill. kroner. Riksrevisjonens gjennomgåelse viser ikke brudd på anskaffelsesregelverket for Revisjonen har vist at Norsk Tipping AS i løpet av 2011 har avsluttet flere avtaler som ikke er konkurranseutsatt. Det er vedtatt ny innkjøpspolicy og innført nye rutiner som ifølge selskapet vil bli iverksatt fullt ut i Revisjonen ser positivt på de tiltakene selskapet har gjennomført på anskaffelsesområdet i Forsvaret Hvert år siden 2007 har Riksrevisjonen imidlertid omtalt at Forsvaret har hatt svakheter i anskaffelsesprosessen, og påvist at det har vært brudd på regelverket. I fjor ble det kontrollert 215 anskaffelser på områdene drift, konsulenter og innleie av helsepersonell. 1

2 Kontrollen viser at regelverkets grunnleggende krav til konkurranse, likebehandling og forutsigbarhet for leverandørene ikke er tilstrekkelig ivaretatt. Det ble blant annet påvist mangelfull anskaffelsesdokumentasjon, manglende begrunnelse for unntak av kravet til konkurranse og mangler knyttet til bruk av rammeavtaler. Sporbarheten mellom regnskapssystemet og dokumentasjon for anskaffelser er mangelfull. I 34 prosent av de kontrollerte anskaffelsene i Forsvaret er det foretatt direkte kjøp uten konkurranse. Bruk av unntaksbestemmelser er ikke tilfredsstillende begrunnet og dokumentert. I 56 prosent av direkteanskaffelsene er det ikke dokumentert om konkurranseprinsippet er ivaretatt eller oppgitt hjemmel for direkte kjøp. Ved Forsyningsavdeling Nordland var 28 av 30 kontrollerte anskaffelser direkte kjøp over terskelverdi. Direktoratet for byggkvalitet Også ved Direktoratet for byggkvalitet har Riksrevisjonen konstatert regelbrudd. Revisjonen viser manglende etterlevelse av regelverket ved seks av ti kontrollerte anskaffelser over kr Total anskaffelsesverdi for disse seks anskaffelsene beløp seg til 7,25 mill. kroner. Følgende brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser ble avdekket: Gjennomførte direkte kjøp over nasjonal terskelverdi på kr , manglende utlysning som følge av undervurdering av anskaffelsens verdi og mangler ved anskaffelsesprotokoller. Dessuten viste kontrollen manglende arkivering av skatteattester og HMS-erklæringer, og manglende arkivering av tilbudsdokumentasjon. Jernbaneverket Riksrevisjonen har dessuten kontrollert Jernbaneverkets (JBVs) regnskaper, som viser 18 anskaffelser over EØS-terskelverdien der JBV til sammen er fakturert for over 3 mrd. kroner. Kontrollen viser at kunngjøringen ikke er foretatt etter regelverket for 11 av de 18 anskaffelsene, og i de tilfellene der JBV har argumentert for unntak etter regelverket, er det ikke dokumentert hjemmel for unntakene. Ved kontroll av skatteattest manglet skatteattest for syv anskaffelser, og to var ugyldige, og HMS-erklæring manglet i syv tilfeller, og én erklæring var etter kravene for gammel. Riksrevisjonen har også kontrollert et tilfeldig utvalg på elleve anskaffelser i Jernbaneverket med fakturabeløp på over kroner. Det er ved revisjonen påvist mangler ved åtte anskaffelser. Det er mangler ved den underliggende dokumentasjonen med krav i regelverket, og i halvparten av utvalget foreligger det ikke kopi av gyldig kontrakt, ikke utløsning av gyldig opsjon eller kontrakten mangler. Det kritikkverdig, heter det, at Jernbaneverket for 2011 ikke hadde oversikt over sine innkjøpsavtaler, at det var vanskelig å finne dokumentasjon for at anskaffelsesregelverket ble fulgt og hvilke kontrollrutiner som eksisterte. Toppnavn på høyaktuell Kofa-konferanse Fredag 30. november arrangerer Kofa sin første heldags konferanse med fokus på høyaktuelle temaer for alle som er engasjert i offentlige anskaffelser: Håndheving, Kofas rolle, miljø og samfunnsansvar og forslag til nytt regelverk for å nevne noen av temaene på konferansen. En rekke sentrale navn skal bidra fra talerstolen. Siktemålet med konferansen er å nå ut 2

3 til oppdragsgivere og leverandører fra hele landet. - Vi har arrangert årlige halv dags fagseminar siden 2006, men denne gangen har vi utvidet programmet til å vare en hel dag, sier direktør Anneline Vingsgård, leder for Kofas sekretariat. Dette gjør vi for å utvide målgruppen til å omfatte oppdragsgivere og leverandører i hele Norge, ikke bare i Bergensregionen. Vi har også flyttet konferansen til Juridisk fakultet ved Universitetet i Bergen. Dette gjør vi for å understreke det faglige aspektet ved konferansen. Vi ønsker å sette fokus på ulike sider ved regelverket og den praksis som Kofa skaper i løpet av året. Rieber-Mohn og Kai Krüger Vingsgård forteller om et bredt program denne gangen. Nemndas leder Georg Fredrik Rieber-Mohn skal snakke om Kofas rolle. Tilhørerne vil dessuten få informasjon om utviklingen av regelverket i Norge og EU, og det blir også fokus på noen sentrale Kofa avgjørelser det siste året. Blant annet skal professor og mangeårig nemndsmedlem Kai Kruger snakke om avvik, forbehold og alternative tilbud. Advokat Kristine Vigander i KS Advokatene tar for seg utfordringer knyttet til håndhevelse av anskaffelsesregelverket sett med oppdragsgiveres øyne. Spørsmålet om integrering av miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser er tema for Ingrid Bjerke Kolderup, som er leder for Difis miljø- og samfunnsansvarsteam. Også NHOs ekspert på offentlige anskaffelser, Arnhild D. Gjønnes, er på plass, og hun skal foredra om utviklingen av regelverket i EU. Det gjelder bakgrunnen for reformen som nå er under utvikling i EUs organer og hovedtrekk i de endringene som er foreslått. Gjønnes har en sentral rolle på området offentlige anskaffelser i BUSINESSEUROPE, som er NHOs europeiske organisasjon. Lønns- og arbeidsvilkår Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter står på programmet, og advokat Kurt Weltzien, stipendiat ved Universitetet i Oslo, tar for seg den aktuelle forskriften og spør bl.a.: Er forskriften egentlig i strid med EØS-avtalen? Advokat PhD Jannicke Wiggen, Advokatfirmaet Hjort, berører et annet sentralt tema, nemlig samarbeid i offentlige sektor og anskaffelsesregelverket. Hvilke rammer setter dette regelverket for f.eks. kommunenes frihet til selv å organisere sin tjenesteproduksjon? Et annet spørsmål drøftes av seniorrådgiver og gruppeleder i KOFA, John Sannes Ramsvik, nemlig når kan unntaket for erverv av fast eiendom benyttes? - Dette er en fin mulighet for både oppdragsgivere og tilbydere å holde seg oppdatert seg på rettsutviklingen og møte Kofa-ansatte og andre med interesse for faget, poengterer Vingsgård. Fagseminarene har alltid vært svært populære. Nå har vi plass til 150 tilhørere, men det blir fort fullt så det lønner seg å melde seg på så fort som mulig. Påmelding gjøres på Kofa.no og det er deltakeravgift på 500 kroner som inkluderer lunsj. Du finner påmeldingsskjema og program her. Nei til eget håndhevelsessystem for helsesektoren Helsesektoren er gradvis blitt mer profesjonell når det gjelder å gjennomføre anskaffelser og avtaleinngåelser, bl.a. som følge av 3

4 styringskravene fra Helse- og omsorgsdepartementet. Dette fastslo helse- og omsorgsminister Jonas Gahr Støre i et svar på et spørsmål fra Stortinget. Statsråden trodde for øvrig ikke at det var noen god ide å ha et eget håndhevelsesregime spesielt for helsesektoren. Det var Kenneth Svendsen (FrP) som var bekymret som følge av oppslag i mediene om "tvilsomme" anskaffelser innenfor helsevesenet. Derfor ville han vite om helse- og omsorgsminister Jonas Gahr Støre ville innføre egen kontroll for å sikre at denne type anskaffelser etterforskes. Statsråden ville ikke det: - Når det gjelder håndhevelse av offentlige anskaffelser, er Helse- og omsorgsdepartementet av den oppfatning at en ikke bør etablere et særskilt håndhevelsesregime i helsesektoren. Han henviste i stedet til de nye håndhevelsesreglene fra 1. juli i år. Formålet med de nye bestemmelsene er å gjøre håndhevelsen mer effektiv, blant annet ved å sikre leverandører bedre muligheter for å gripe inn før kontrakter inngås. De nye reglene skal også bidra til å bekjempe ulovlige direkte anskaffelser og andre alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket. Dette gjelder særlig tilfeller der kontrakten kan være tildelt feil leverandør, samtidig som øvrige leverandører er avskåret fra å stanse kontraktsinngåelsen. Her risikerer oppdragsgiverne nå å få den ulovlig inngåtte kontrakten annullert, at kontraktens løpetid avkortes eller å bli møtt med et overtredelsesgebyr. Er blitt bedre Det er for øvrig Helse- og omsorgsdepartementets oppfatning at sektoren totalt sett har blitt bedre til å gjennomføre offentlige anskaffelser og avtaleinngåelser, og at det har skjedd en betydelig profesjonalisering i sektoren, bl.a. som følge av de styringskrav og tiltak som har blitt iverksatt. - Dette innebærer, fremholdt statsråd Gahr Støre, imidlertid ikke at det fortsatt kan og vil skje feil. Spesialisthelsetjenesten i Norge kjøper varer og tjenester for et sted mellom 15 og 20 mrd. kroner hvert år, og hovedbildet, slik helse- og omsorgsministeren så det, er at dette skjer på en god måte både faglig og rettslig sett. I en kartlegging de regionale helseforetakene har gjennomført av offentlige anskaffelser i egen sektor kunngjort på Doffin i årene 2006, 2007 og 2008, fant en at det var kunngjort i alt 1921 kunngjøringer, og at 51 av disse ble klaget inn til KOFA. KOFA kom til at det i 32 av disse sakene var brudd på regelverket. Styringskrav fra departementet - Helse- og omsorgsdepartementet har gjennom flere år hatt stor oppmerksomhet knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser i spesialisthelsetjenesten, og har derfor gitt en rekke styringskrav for å bedre kvaliteten i anskaffelsesprosessene. Spesialisthelsetjenesten har fått krav om god internkontroll, etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser og tiltak for å styrke den generelle kompetansen på området, fremholdt statsråden i sitt svar. Gahr Støre poengterte dessuten at ett av formålene med anskaffelsesregelverket er å motvirke korrupsjon og korrupsjonslignende atferd gjennom åpenhet om offentlige anskaffelser. Regelverket må imidlertid ikke bli så komplisert at det blir unødvendig vanskelig for redelige innkjøpere å gjøre gode offentlige anskaffelser. 4

5 KOFA og domstol på kollisjonskurs KOFA og domstolene kom til motsatt konklusjon i sine vurderinger av en sak om dokumentasjonskrav. Det gjaldt spørsmålet om det i forbindelse med tilbudsevalueringen forelå nok dokumentasjon av om ekstern arbeidskraft var tilgjengelig. Nei, svarte KOFA ja, svarte domstolene. Klageren som fikk medhold i KOFA, gikk til domstolene med krav om erstatning, men fikk ingen. Utgangspunktet for saken i Borgarting lagmannsrett (LB ) var en anbudskonkurranse som Statsbygg kunngjorde i desember Det skulle gjøres en rammeavtale for kjøp av rådgivningstjenester på fagområdene brannteknikk og bygningsfysikk. Seks leverte tilbud, og en som ikke fikk kontrakt, klaget Statsbygg først inn for KOFA, deretter domstolene. Kravet for domstolene gjaldt positiv kontraktinteresse, dvs. erstatning for tap som følge av at klageren ikke fikk kontrakt når han hvis alt hadde gått riktig for seg, skulle hatt det. Det vesentligste klagepunktet gjaldt påstand om feil ved evalueringen, der det foreligger et visst innkjøpsfaglig skjønn. KOFAs og domstolenes rolle avgrenser seg til å vurdere om det foreligger feil i faktum. I den konkrete saken var spørsmålet om Statsbygg hadde holdt seg innenfor regelverkets rammer ved å legge vekt på kompetansen til en person som ennå ikke var ansatt hos den som fikk kontrakten, uten å kreve ytterligere dokumentasjon. Dokumentasjonskrav Denne personen ble jevnlig leiet ut av sin oppdragsgiver til kontraktvinneren, og det var opplyst at det pågikk forhandlinger med sikte på at denne personen skulle ansettes hos kontraktvinneren. Regelverket forutsetter at det dokumenteres at eksterne ressurser er tilgjengelig i slike tilfelle, men ifølge lagmannsretten gjelder dette bare ved kvalifikasjon av tilbyderne ikke under evalueringen, slik KOFA har lagt til grunn i sin konklusjon. Dessuten mener domstolen at regelverket ikke stiller nærmere krav til dokumentasjon for andre enn ens egne ressurser er tilgjengelige, men: - En forpliktelseserklæring vil innebære en skriftlig avtale mellom foretakene og vil klart være tilstrekkelig, men forskriften oppstiller ikke noe krav om dette, heter det. Kravet om ytterligere dokumentasjon for at den aktuelle personen var disponibel for oppdraget, kan heller ikke utledes av det alminnelige kravet til likebehandling og forutberegnelighet. Sannsynliggjort Den manglende dokumentasjonen av tilknytningsforholdet kunne vært avhjulpet ved at Statsbygg bad om ytterligere dokumentasjon fra kontraktvinneren om forholdet. Imidlertid finner retten det er sannsynliggjort at kontraktvinneren ville ha gitt en tilfredsstillende erklæring for at vinneren rådet over personens ressurser dersom selskapet ble tildelt kontrakten. Personen ble ansatt hos vinneren kort tid etter at kontraktsinngåelsen. Når årsaksforholdet kunne og ville blitt avhjulpet på denne måten, konstaterer retten at det uansett ikke foreligger en årsakssammenheng mellom den eventuelle feilen og valget av vinner av konkurransen. Således kan ikke retten se at Statsbygg ikke kunne tatt hensyn til den aktuelle personens kompetanse i forbindelse med evalueringen av tilbudet 5

6 fra vinneren. Heller ikke på andre punkter fikk klageren medhold, slik at ankesaken for Borgarting lagmannsrett ble avvist. Aktuelt i kortform om offentlige innkjøp Korrupsjon, leverandørdialog og prisgevinst Sykehuset i Østfold iverksetter spesielle tiltak for å hindre korrupsjon, i Brussel gjennomføres det en svensk/norsk dialogkonferanse, og Høyesterett holder fast på at en entreprenør har vært med på ulovlig anbudssamarbeid. I Oslo arrangeres frokostmøte med søkelys på miljø og innovasjon i anskaffelser, og i Porsgrunn tilbys seminar for bedrifter som selger til det offentlige utenfor Norges grenser. Danske kommuner sikret seg en betydelig prisgevinst ved å delta i en minikonkurranse om pc-kjøp, mens sju landsting (fylkeskommuner) i Sverige står i fare for å gå glipp av en besparelse på om lag 100 millioner kroner etter en dom i en klagesak. Anti-korrupsjonstiltak i Østfold Investeringer for mer enn 5,5 milliarder kroner i forbindelse med etableringen av nytt østfoldsykehus krever årvåkne medarbeidere som kjenner lover og regler i forhold til anskaffelser. - Medarbeidere kan bli utsatt for uheldig påvirkning av leverandører, herunder forsøk på korrupsjon, sier administrerende direktør Just Ebbesen. - Et forsterket fokus på dette er nødvendig når vi nå starter anskaffelser av utstyr for ca. 800 millioner kroner. Derfor ønsker vi å sikre at alle sykehusets medarbeidere kjenner til våre handlingsregler, sier Just Ebbesen. For å være sikre på at alle medarbeidere er kjent med og har lest handlingsreglene, vil disse vises på pc-skjermen når medarbeiderne logger seg på. Hver medarbeider må signere på at de har lest handlingsreglene. - Handlingsreglene kommer i tillegg til de etiske retningslinjene for innkjøp og leverandørkontakt, sier Ebbesen. Norsk/svensk dialogkonferanse i Brussel Konferansene der leverandører og oppdragsgivere har dialog forut for en konkurranse er kjernen i de arbeidsmetoder som Nasjonalt program for leverandørutvikling anbefaler for å fremme innovasjon ved offentlige anskaffelser. Lyngdal kommune og Falun kommune i Sverige er nå gått sammen om å gjennomføre en slik prosess med sikte å få fram nye løsninger for bærekraftige byggeprosjekter spesialdesignet for eldre. Deres felles dialogkonferanse foregår i Brussel 26. november 2016, ikke minst fordi deres prosjekt er delfinansiert med EU-midler. Straffet for ulovlig anbudssamarbeid Høyesterett har gitt Konkurransetilsynet medhold i saken om ulovlig anbudssamarbeid knyttet til bro-rehabilitering i Nord-Trøndelag. En entreprenør må betale to millioner kroner i gebyr. Høyesterett fastslår at entreprenørselskapet Gran & Ekran AS overtrådte konkurranseloven forsettlig, og selskapet må dermed betale overtredelsesgebyret på to millioner kroner som tilsynet vedtok i Dommen er klar på at ulovlig anbudssamarbeid kan ha betydelige og vidtrekkende skadevirkninger. Dette bekrefter at det er viktig å slå ned på denne type alvorlig konkurransebegrensende samarbeid, sier fungerende juridisk direktør Karin Stakkestad Laastad i tilsynet. 6

7 Smarte miljø-innkjøp og innovasjon Fredag 27. november inviterer Framtidens Byer og Nasjonalt program for leverandørutvikling til frokostmøte i Oslo. Temaet er smarte, miljøvennlige innkjøp med fokus på innovasjon. Blant foredragsholderne er avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konserninnkjøp i Oslo kommune. Han skal innvie møtedeltakerne i hva som er veien videre for kommunen når det gjelder innovasjon i offentlige anskaffelser. Seksjonsleder Bjørn Antonsen i Undervisningsbygg KS i Oslo forteller om erfaringene fra en miljøvennlig og innovativ innkjøpsprosess oljeutfasing i Osloskolen. everandørutviklingsprogrammet er representert med Tore André Sines. Seminar for leverandører til det offentlige Bedrifter som selger varer og tjenester til det offentlige, kan skaffe seg mer kunnskap om dette ved å delta på et seminar i regi av Vekst i Grenland under Open Days 2012, melder Innovasjon Norge i sitt nyhetsbrev. Seminaret foregår 15. november på Høyskolen i Telemark, Kjølnes, Porsgrunn. Blant foredragsholderne er Fredrik Sejersted, EU-blogger, professor og leder for Europautredningen «Innenfor og utenfor», Gatsoft, vant konkurransen om Sveriges nest største helseregion, og Eva Camerer, senior EUrådgiver i Innovasjon Norge, tidligere Europakommisjonens generaldirektorat for næringsliv. 16 pst. bedre pris ved minikonkurranse 17 danske kommuner deltok på den første minikonkurransen som foregikk på en pcavtale som Statens og Kommunernes IndkøbsService (SKI) har gjort. Avtalen er en såkalt forpliktende avtale, og den er inngått med sikte på jevnlige minikonkurranser. Kommunene sparte 16 prosent på pris i forhold til de maksimumsprisene som leverandørene opprinnelig gikk inn i avtalen med. Sammenliknet med en parallell avtale, der det ikke er minikonkurranser og der det er faste priser, ble besparelsen ca. 10 prosent for de kommunene som deltok i minikonkurransen på den andre avtalen. Kan tape besparelse på 100 mill. I Sverige har det versert en klagesak som gjør at sju landsting (fylkeskommuner) kan risikere å tape en forventet besparelse på 100 millioner kroner ved kjøp av multidosepakkede legemidler. Et nystartet firma vant konkurransen, men tildelingen ble påklaget og nå har kammarrätten funnet at det ikke er bevist at det nystartede selskapet har tilstrekkelig økonomisk ryggrad. Ifølge dommen må anskaffelsen omgjøres, og der får ikke det nystartede selskapet delta. Dette selskapet er et rent «pakkeselskap», som skal tjene penger på handelsmarginene ved legemiddelkjøp. EU-høyring om innføring av e-faktura EU har teke til med ei spørjeundersøking på nett for å få inn synspunkt og framlegg som gjeld innføring av e-faktura. Det er EU-kommisjonen som står bak, og dei tenkjer på ein eller annan måte å få medlemsstatane til å nytte e-faktura i alle dei 7

8 offentlege innkjøpa sine. Dei ser allereie no at det er medlemsstatar som er i gang med e-faktura, og då med kvar sine standardar i botnen. Det riv opp heile den indre marknaden, meiner Kommisjonen, som såleis har byrja ein prosess som skal ende opp med grensekrossande bruk av e-faktura i EU kanskje til og med tvungen bruk. EU-kommisjonen tenkjer på ulike måtar å komme over dei hindra som er i vegen for e- fakturering på tvers av landegrensene. Nasjonale e-fakturasystem er ikkje alltid slik at dei «snakkar» saman. Dessutan tek Kommisjonen mål av seg til å stimulere bruken av e- faktura i heile EU-området. Førebels er det berre mellom fem og 15 prosent av faktureringa i Europa innanfor offentlege innkjøp som går føre seg elektronisk. At dei ikkje veit heilt kor stor del dette gjeld, kjem av at kjeldene er usamde. Kommisjonen reknar med at tala for offentlege innkjøp er lågare. Høyring til 14. januar 2013 Det er offentlege styresmakter, personar, føretak og organisasjonar som er inviterte til å si meininga si. Dei offentlege oppdragsgjevarane og leverandørane som er røynde e- fakturabrukarar er særskild oppmoda til å melde seg på med synspunkt. Høyringa held fram heilt til 14. januar Fleire EU-statar har laga reglar når det gjeld e-faktura, og nokon har gjort bruken tvungen. Dette har, skriv EU-kommisjonen, gjort at det er etablert ulike nasjonale e- fakturasystem som opererer på grunnlag av ulike, ofte nasjonale, standardar. Då e- fakturering er ein integrert del av kvar einaste handelskontrakt, gjer mengda av ulike e- faktureringsstandardar i offentlege innkjøp at det vert dyrare og meir komplekst for dei leverandørane som er inne i kontraktar med ein offentleg oppdragsgjevar i andre EUland. Resultatet er ei oppflising av den indre marknaden, slik Kommisjonen ser det. Føremoner med e-faktura I offentlege innkjøp går det for det meste framleis i papir og manuelle prosedyrar. Det inneber høgare transaksjonskostnader, at leverandørane må vente lenger på pengane sine, og det fører med seg auka miljøbører ved at så mykje papir og anna vert kasta. Desse økonomiske og sosiale kostnader vedkjem alle partar og er særskilt ille i det økonomiske klimaet som for tida finst i Europa. EU-kommisjonen peikar på at bruk av e- faktura med ein gong kan tilby føremoner på alle desse områda. EU-kommisjonen er ikkje framand for å gå inn for tvungen bruk av e-faktura i offentlege innkjøp i medlemsstatane. Dei offentlege oppdragsgjevarane er dei største kjøparane i EU, heiter det, og dei kan spele rolla som ei drivande kraft for å fremje bruk av e-faktura òg innanfor andre handelstransaksjonar i det europeiske samfunnet. Private i stadig vekst på kommune-markedene Svenske kommuner og fylkeskommuner (landsting) kjøper stadig mer eksterne tjenester, og det er i første rekke private selskaper som nyter godt av denne utviklingen. Ideelle foreninger, stiftelser og liknende står for en svært liten andel både i økningen av kjøp og av Kommune-Sveriges totale nettokostnader. Markedene for kjøp av eksterne tjenester er store: 8

9 Svenske kommuner kjøpte i fjor for 77 milliarder kroner, landstingene for 44 milliarder. Dette fremgår av en rapport som nylig ble lagt fram. Det er i rapporten «Köp av verksamhet» at Sveriges Kommuner och landsting (SKL) rapporterer om økningen i kommuners og landstings kjøp fra private. Definisjonen av slike kjøp er en avtale eller lignende overenskomst om å drive en viss virksomhet i regi av en privat produsent. Denne aktiviteten skulle alternativt ha vært drevet i egenregi, og kommunen skal ha hovedansvaret for at tjenesten tilbys kommunens innbyggere. Kommunene Fra 2006 har andelen kjøp av virksomhet i kommunene øket fra 12 til 16 prosent. Det er en økning fra knapt 48 til 77 milliarder kroner i 2011, heter det. Mesteparten av økningen skjer på områdene førskole, grunnskole og videregående skoler, i tillegg til ulike virksomheter innenfor helse og omsorg. Private selskaper står for det aller meste 11 av de 16 prosentene. Foreninger og stiftelser utgjør fire av prosentene, mens enkeltpersoner står for mindre enn en av prosentene. Kommunene kjøpte i 2011 for 67,1 milliarder kroner fra private leverandører. Tilsvarende tall for 2006 var 40,8 milliarder. Noe av forklaringen på den store veksten i private kjøp, er at andelen barn og elever i frittstående virksomheter øker fra år til år og at andelen eldre som bor i egne boenheter som drives av enkeltstående virksomheter, også blir større. Landstingene Når det gjelder landstingene (fylkeskommunene), er økning fra 18 til 22 prosent av de totale nettokostnadene i årene fra 2006 til fremgår det av rapporten fra SKL. Det er en økning fra knapt 30 til 44 milliarder. I landstingene øker omfanget av kjøp fra eksterne både fra private og offentlige leverandører, men det er de private som står for den tydeligste økningen. Mesteparten av kjøpene gjøres innenfor kommunehelsetjenesten og sykehussektoren (unntatt psykiatrien). Forklaringen på veksten i kjøp som omfatter primærhelsesektoren, er at Sverige i den perioden rapporten dekker, fikk lov om fritt valg av omsorgstjenesteyter. Private selskap står for den største andelen av landstingenes totale nettokostnader for kjøp innenfor helse og omsorg. Andelen har økt fra 9,5 prosent til 12,1 prosent i perioden 2006 til Ideelle foreninger og stiftelser, inklusive private husholdninger og individer står for mindre enn en prosent hver. I 2011 var tallet på såkalte omsorgssentraler i Sverige nær 1200, hvorav 42 prosent eller nesten 500 ble drevet av annen tjenesteyter enn landstingene. I tiden fram til 2012 økte antallet omsorgssentraler med 173, og antallet slike sentraler som drives av annen tjenesteyter enn landstingene økte med 228. Dette innebærer, fremholdes det i rapporten, at landstingsdrevne omsorgssentraler virker å ha blitt overtatt av private enheter eller blitt lagt ned og at nye private enheter har dukket opp i løpet av disse årene. Betre ressursbruk ved kvalifisering av tilbydarar Store ressursar kan sparast i kvalifikasjonsprosessen både hos dei offentlege byggherrane og tilbydarane deira. Ei analyse i ein dansk rapport som nyleg vart lagt fram, syner at til dømes bruk av digitale verktøy kan vere til stor hjelp i ei slik effektivisering. I Danmark aukar bruken av førehandskvalifikasjon, det vert 9

10 fleire og fleire som melder seg på i tevlingar om oppdrag, og uroa for å få ein klage på nakken er stor. Då vert kvalifikasjonsprosessen lett stor og ressurskrevjande. Derfor vert no åtte effektiviseringsinitiativ lanserte. Prosjektet «Professionel udvælgelse i byggeriet» er første del i eit arbeid i to steg. No ligg det føre ein rapport med åtte såkalla initiativ, og dei skal liggje til grunn for utvikling av til dømes rettleiingar. Byggeriets Evaluerings Center (BEC), som står bak rapporten, har gjennomførd om lag 40 intervju og møte med byggherrar, arkitektar, rådgjevande ingeniørar, organisasjonar osb. som grunnlag for rapporten. I rapporten vert det peika på fleire grunnar til at kvalifiseringsprosessen etter kvart har kravd fleire og fleire ressursar. Lågkonjunkturen har gjort at fleire tilbydarar er med, og det kjem fleire krav frå oppdragsgjevarane mellom anna for å gjere risikoen ved konkursar mindre. Dessutan er oppdragsgjevarane uroa for mogelege klager. Store innsparingar Potensialet for effektivisering av kvalifikasjonsprosessen er stort, heiter det, og dersom digitale verktøy nyttast, vert ressursinnsparingane enda større. Det er snakk om mellom fem til ti timar utan bruk av digitale verktøy i ein heilt vanleg kvalifikasjonsprosess. Opptil fire-fem timar for kvar tilbydar kan ein spare i dei meir ressurskrevjande kvalifiseringane. Søkjeljoset vert retta mot oppbygginga av kunngjeringa. Det må vere mogeleg å nytte heilt vanleg språkbruk, skriv BEC i rapporten. Her vert det òg rådd til at oppdragsgjevaren gjer ei marknadsundersøking før sjølve tevlinga vert sett i gang. Ved å nytte skjematiske framstillingar får tilbydarane dessutan eit betre oversyn over dei krava som vert stilte. Dokumentasjonskrav I eit anna av initiativa vert det teke til orde for å nytte standardisserte dokumentasjonskrav. Talet på krav bør haldast på eit minimum, og dei krava som vert nytta, bør vere minstekrav. Å nytte innkjøpsportalar har openberre føremoner, og det er ei kommunikasjonsoppgåve å spreie kunnskap om desse til byggherrar og rådgjevarane deira, heiter det. Portalane må vere enkle å nytte, og det må vere funksjonar der som på ein rett måte til dømes handterer spørsmål og svar. Like eins er det mogeleg for slike portalar å gjere det lettare for oppdragsgjevarar å nytte dei opplysningane som tilbydarane kjem med. Tilbakemeldingar er viktige, og dei må gjerast på ein måte som gjer det mogeleg for tilbydaren å dra nytte av det som står. Samstundes må tidsbruken som går med til å lage tilbakemeldingane, reduserast til dømes gjennom å nytte evalueringsskjema. I eit av initiativa tek BEC til orde for ei automatisk innsamling av standardopplysningar frå eksterne databasar, og evalueringsskjema bør òg kunne fyllast ut automatisk. Men, vert det streka under, denne automatiske innsamlinga i samband med evalueringa skal ikkje vere i staden for den menneskelege vurderinga berre ei støtte for ho. 10