Pertras overordnede ledelsessystem. For access to or copy of document, please contact:

Transkript

1 For access to or copy of document, please contact: This document can be updated by: Erik.Haugane - erik.haugane@pertra.no Approved for Use Issued by Anita Utseth Anton Tronstad Stein Fines Tom Bugge Sjur Børve Erik Haugane Rev. Date Reason for Issue Prep. Checked Accepted No. of Sheets: 28 Doc. Type Code Area Code Document Number: Revision Code Status Code Project No. Originator Code Discipline Code Sequence No. Contract No. System Code S4 PERT- Q INNHOLDSFORTEGNELSE 1.1 PERTRA AS... 4

2 PAGE : 2 of PERTRAS SELSKAPSPOLITIKK PERTRAS ANSVAR SOM OPERATØR PERTRAS ANSVAR SOM RETTIGHETSHAVER OM STYRINGSSYSTEMET LEDELSESSYSTEMET GENERELT DOKUMENTASJON AV LEDELSESSYSTEMET Ledelsessystemets dokumenter Styring og kontroll av styrende dokumenter Styring og kontroll av andre dokument Registrering av interne dokumenter Arkiv LEDELSESANSVARET DAGLIG LEDELSE FORPLIKTELSER PLANLEGGING Generelt Styring av aktiva Risikostyring Miljøstyring Styring av helse og sikkerhet Vedlikeholdsstyring Beredskap ANSVAR, MYNDIGHET OG KOMMUNIKASJON Selskapets organisasjon Selskapets styre Selskapets ledelse LEDELSENS INTERNE EVALUERING RESSURSSTYRING BEMANNING, KOMPETANSE OG TRENING INFORMASJON OG KOMMUNIKASJONSSYSTEM LEVERANDØRER OG SAMARBEIDSPARTNERE Valg og styring av leverandører ETABLERING AV PROSJEKT INNKJØP AV VARER OG TJENESTER BUDSJETTERING, REGNSKAP OG RAPPORTERING Budsjett Regnskap og rapportering Økonomiske fullmakter MÅLING, OPPFØLGING OG FORBEDRING TILSYN Interne revisjoner og verifikasjoner Eksterne tilsyn og verifikasjoner Måleindikatorer AVVIKSBEHANDLING OPPFØLGING AV UØNSKEDE HENDELSER SENTRALE DOKUMENT LOVER OG FORSKRIFTER Lover... 23

3 PAGE : 3 of Forskrifter innen helse, miljø og sikkerhet Forskrifter om ressursforvaltning Standarder for ledelsesstyring Pertra-prosedyrer BEGREP OG DEFINISJONER... 25

4 PAGE : 4 of 27 Innledning 1.1 PERTRA AS Pertra AS ble etablert i 2005 som et uavhengig oljeselskap. 1.2 PERTRAS SELSKAPSPOLITIKK Formålet med selskapet er å drive petroleumsvirksomhet på norsk kontinentalsokkel gjennom: Primært egen leting etter petroleumsressurser Sekundært kjøpe interesser i påviste funn forutsatt at disse har et vesentlig letepotensial. Pertra har som mål å være den beste operatøren for små og middels store felt, både med hensyn til økonomi og helse, miljø og sikkerhet. Det er en målsetting at selskapet gjennom sin aktivitet ikke skal ha skade på personell og miljø. Pertra skal oppnå disse målene gjennom å: Aktivt delta i konsesjonsrunder for å få nye leteareal Aktivt søke deltakelse i lisenser med et undervurdert potensial Bruke leverandørindustriens kompetanse og bidra til å utvikle denne. Dette vil igjen bidra til synergieffekter for resten av industrien Et dedikert og kompetent oppfølgingsteam med stor tilgjengelighet og engasjement og omfattende tilsynsvirksomhet for ivaretakelse av påse-plikten Unngå teknisk, politisk eller miljømessig vanskelige områder Være åpen og involvere myndigheter og resten av samfunnet i aktiviteten Integrere hensynet til helse, miljø og sikkerhet (HMS) i alle selskapets aktiviteter. HMS-hensyn skal likestilles med andre forretningsforhold. 1.3 PERTRAS ANSVAR SOM OPERATØR Selskapets aktivitet skal være i overensstemmelse med det til en hver tid gjeldende lovverk for petroleumsaktiviteten. I dette styringsdokumentet er begrepet Pertra skal påse brukt for å beskrive operatørens plikt til å følge opp, rettlede og korrigere at utførende part utfører sine oppgaver i henhold til Pertras krav, lover og annet regelverk.

5 PAGE : 5 of 27 Pertra skal som operatør, på vegne av rettighetshaverne i lisensen, sørge for å ha en høy teknisk standard på innretninger og utstyr som brukes. Pertra skal opptre forsvarlig og sikkert uavhengig av oppgave og fase. Som operatør skal Pertra påse at enhver som utfører arbeid for Pertra overholder regelverkets krav inkludert Pertras egne krav, enten denne utfører arbeidet personlig, gjennom sine ansatte, kontraktører eller underkontraktører. Dette innebærer en forpliktelse i å etablere et overordnet styringssystem og gjennom verifikasjoner og revisjoner påse at aktiviteten utføres i henhold til gjeldende krav og lovverk. Pertras driftsfilosofi er å satse på innleie av infrastruktur i stedet for å gjennomføre store utbyggingsprosjekter i egen regi. Nødvendig prosjektpersonell vil bli innleid/ansatt. Alle tekniske tjenester som boring, brønnaktiviteter, produksjon og vedlikehold etc. vil bli utført av én eller flere kontraktører. Antall kontraktører skal holdes på et minimum og det legges vekt på etablere langsiktige avtaler med den enkelte leverandør. I utførelsen av tekniske tjenester vil Pertra følge opp kontraktørene ved å etablere tilfredsstillende systemer for registrering, oppfølging og korrigerende tiltak. Hvis det skulle bli behov for større utbyggingsoppgaver på lisenser hvor Pertra er operatør, vil Pertra vurdere å overføre operatøransvaret under utbygging til andre aktører med en organisasjon tilpasset slike oppgaver. 1.4 PERTRAS ANSVAR SOM RETTIGHETSHAVER Som rettighetshaver skal Pertra bidra til og legge til rette for at petroleumsaktivitet utøves forsvarlig. Med dette forstås at Pertra skal være en aktiv bidragsyter til, og pådriver for, at petroleumsressurser påvises, evalueres, utvikles og produseres, med maksimal verdiskapning for storsamfunnet, partnere og Pertra som selskap, uten skade på personell og miljø. I dette ligger at Pertra vil være en pådriver for et høyt tempo i sitt arbeid med leting, evaluering og kommersialisering av petroleumsressurser, uten at dette skal gå ut over hensyn til personell og miljø. Pertra vil også være en pådriver for at tildelte arealer hvor det ikke er planlagt noen aktivitet leveres tilbake til myndighetene snarest mulig, slik at andre aktører som ser andre muligheter kan få mulighet for å få tilgang til slike arealer. 1.5 OM STYRINGSSYSTEMET Denne prosedyren er en overordnet beskrivelse av Pertras styringssystem. Prosedyrene og de prinsippene og krav som beskrives i denne gjelder for alle Pertras aktiviteter, inkludert styring av selskapet, HMS, kvalitet og finansielle forhold. Prosedyren er bygd opp etter Kvalitetsledelse ISO 9001:2000.

6 PAGE : 6 of 27 2 Ledelsessystemet 2.1 GENERELT Ledelsessystemet er etablert for å være et verktøy i planlegging og gjennomføring av selskapets aktiviteter. Ledelsessystemet skal beskrive hovedlinjene og sammenhengen mellom de ulike aktivitetene i selskapet. Systemet skal danne grunnlaget for en god styring av aktivitetene og bidra til kontinuerlig forbedring i tråd med lovverket og krav i anerkjente standarder. Nærmere beskrivelse av oppbygging av ledelsessystemer finnes i standardene ISO 9001:2000 og 9004: DOKUMENTASJON AV LEDELSESSYSTEMET Denne prosedyren er det øverste styrende dokumentet og har relevans for hele organisasjonen, for underliggende dokumenter, prosedyrer og instrukser Ledelsessystemets dokumenter Figur 1 viser oppbygging av Pertras dokumenter. Underliggende dokument kan grupperes i åtte grupper. Disse er listet nedenfor. 1. Felles styrende dokumentasjon Inneholder generelle administrative prosedyrer knyttet til oppfølging av tekniske tjenester, administrative forhold og kvalitetsoppfølging. 2. HMS-prosedyrer Omfatter blant annet HMS-program, tilsynsplan, og spesifikke styringsprosedyrer innen ulike områder for HMS. 3. Beredskapsprosedyrer Beskriver beredskapssituasjoner og håndtering og ansvar i en beredskapssituasjon. 4. Administrative prosedyrer Beskriver administrative rutiner knyttet til kontorfunksjonen, personalhåndbok og andre forhold knyttet til kontorarbeid. 5. Prosedyrer for prosjektstyring Inneholder generelle prosjektprosedyrer inkludert retningslinjer for anbud og kontraktinngåelse. 6. Prosedyre for lisensoppfølging Omfatter administrasjon av lisensen, kommunikasjon og samarbeid med myndigheter og andre rettighetshavere.

7 PAGE : 7 of Prosedyrer for boring og brønn Her inneholder prosedyrene en beskrivelse av planlegging av boring og brønnoperasjoner, gjennomføring av boreoperasjoner og forhold knyttet til testing av brønner. 8. Operasjonsprosedyre Beskriver oppfølging av operasjonelle forhold Styring og kontroll av styrende dokumenter HMS-direktøren er ansvarlig for etablering, oppdatering og revisjon av denne prosedyren. Selskapets administrerende direktør skal godkjenne prosedyren og endringer i prosedyren før den settes i verk. Siste oppdaterte og godkjente prosedyre skal være tilgjengelig i elektronisk form via Internett. Enhver plikter innenfor sitt fagområde å holde seg oppdatert på gjeldende lover, forskrifter og standarder. Pertras ledelse skal årlig gjennomgå prosedyren for å holde den oppdatert og relevant. Uavhengig av den årlige revisjonen plikter alle som blir kjent med endringer og behov for oppdatering og forbedringer av ledelsessystemet å melde fra til HMS-direktør, slik at nødvendig oppdatering av styrende dokumenter blir gjort. Endringer i prosedyren skal gjøres kjent for relevant personell Styring og kontroll av andre dokument Det er viktig at dokument blir korrekt kontrollert, utgitt, distribuert, gjennomgått, kodet og lagret slik at dokumentene er tilgjengelige og at dokumentene blir brukt i selskapets aktiviteter. Alle prosedyrer er tilgjengelig elektronisk via Internett. Bare medlemmer av Pertras ledelse kan godkjenne endringer og revisjoner i selskapets prosedyrer. Dette gjøres gjennom elektronisk signatur. Dokument knyttet til lisensadministrasjon vil bli distribuert via LicenseWeb. Tilsvarende vil kommunikasjon med myndighetene bli distribuert ved hjelp av AuthorityWeb. Følgende dokument skal behandles gjennom dokumentkontroll: Prosedyre for overordnet styringssystem Andre Pertra prosedyrer og instrukser Lisensledelse Myndighetskommunikasjon

8 PAGE : 8 of 27 Kommunikasjon med rettighetshaverne Lisensadministrasjon Registrering av interne dokumenter Å ha en systematisk registrering av interne dokumenter og beslutninger er nødvendig for å kunne følge opp og etterprøve beslutninger og aktiviteter. En nærmere beskrivelse ligger i dokumentet PERT-A-0005 Document Design and Filing Procedure Arkiv Pertra skal ha et arkiv som gir sikker og søkbar lagring av både papir og elektroniske data. En nærmere beskrivelse ligger i dokumentet PERT-A-0005 Document Design and Filing Procedure.

9 PAGE : 9 of 27 3 Ledelsesansvaret 3.1 DAGLIG LEDELSE Selskapets administrerende direktør leder den daglige driften av selskapet. Ved behov kan administrerende direktør delegere fullmakter. Dette gjøres gjennom e-post til relevant personell. 3.2 FORPLIKTELSER Selskapets ledelse forplikter seg til å utvikle og ta i bruk bedriftens ledelsessystem og å bidra til kontinuerlig forbedring av styringssystemene. Dette skjer gjennom å: Etablere en felles politikk og sette mål for aktivitetene, ikke bare for det forretningsmessige, men også for helse, miljø og sikkerhet. Gjøre organisasjonen kjent med selskapets forpliktelser, politikk og mål. Være åpen om selskapets arbeid og resultater ovenfor våre interessenter. Jevnlig gjennomgang av selskapets styrende dokumentasjon og styringssystemer. Sørge for at tilstrekkelige ressurser settes av for å nå målene. For Pertra er det sentralt at oppgavene løses på en tilfredsstillende måte, slik at selskapet har tillit hos myndigheter, våre aksjonærer, lisenspartnere, kontraktører, samarbeidspartnere, våre konkurrenter og samfunnet for øvrig. 3.3 PLANLEGGING Generelt Selskapets planleggingsprosess skal inneholde følgende hovedaktiviteter: Jevnlig gjennomgang og vurdering av tilstanden, både i forhold til det forretningsmessige og helse, miljø og sikkerhet Prioritering av områder for forbedring Definere strategier, mål, krav til prestasjoner og parametere for måling av resultater. Utvikle planer, program og prosesser for å møte målene Definere ressurser, dokumentasjon og nødvendig kunnskap og kompetanse. Definere ansvar og myndighet for å gjennomføre forbedringsprosessen.

10 PAGE : 10 of Styring av aktiva Selskapets aktiva i denne sammenheng er definert som selskapets samlede portefølje av andeler i lisenser, petroleumsressurser, innretninger, utstyr, etc. Aktivavurdering er en vurdering av verdien til eksisterende aktiva, forretningsmuligheter og interesser i aktiva som følge av: Petroleumsreserver, geologisk potensial, letepotensial, utbyggings- og produksjonskostnader, kommersielle og juridiske aspekter, finansiell risiko og risiko knyttet til HMS og kvalitet Selskapsstrategier, økonomiske premisser og andre utvalgskriterier Konkurrentenes strategier, regelverket, politiske føringer og økonomiske og andre rammebetingelser. Resultatet av prosess omkring aktiva skal godkjennes av Pertras ledelse og resultatet skal være: Strategier, mål og planer for utvikling av eksisterende aktiva, inkludert investeringsbudsjett og operasjonelle budsjett Strategier og mål for nye ervervelser, nye forretningspartnere og nye forretningskonsept Utsalg av aktiva Kjøp av aktiva Risikostyring Gjennom Pertras risikostyring skal selskapet nå sine mål om ingen skade på mennesker, miljø eller økonomiske verdier. I alle aktiviteter skal risikoen identifiseres og nødvendige tekniske, operasjonelle eller organisatoriske tiltak bli satt i verk for å nå selskapets mål om null skade. Samtidig skal selskapets aktivitet være i overensstemmelse med gjeldende lover og regelverk for petroleumsaktiviteten. Risikostyring er en kontinuerlig prosess og skal være en integrert del av all aktivitet i selskapet. Pertra forplikter seg til å kontinuerlig arbeide for å redusere risikoen for skade til et nivå som er så lavt som praktisk mulig (ALARP-prinsippet, As Low as Reasonably Practicable). Det vises til Pertras prosedyre PERT-S-001 Risk Acceptance Criteria. Pertra skal påse at: Kvantitative og kvalitative risikoanalyser for innretninger som selskapet tar i bruk skal være tilgjengelig i oppdatert versjon

11 PAGE : 11 of 27 Hensikten med hver analyse og tilstanden, forutsetningene og begrensningene for analysene er meddelt og forstått av brukerne Nødvendige tekniske, menneskelige og administrative tiltak er satt i verk for å kontrollere identifiserte farer under operasjoner Forutsetninger og begrensinger i analysene er beskrevet i veiledninger og prosedyrer for operasjonelle aktiviteter Ved endringer i forutsetninger, tilstanden eller begrensinger skal risikoanalyser gjennomgås og vurderes på nytt, hver for seg og ut fra det samlet resultatet Innretningene som brukes skal ha indikatorer for å overvåke endringer og trender med tanke på risiko for større ulykker (definerte fare og ulykkessituasjoner) Det er etablert system for overvåking av tilstand og ytelser til systemer og utstyr som er kritisk for opprettholde sikker operasjon og regularitet Det er etablert strategier for design, bruk og vedlikehold av tekniske barrierer. Det er definert ytelseskrav for tekniske, operasjonelle og organisatoriske forhold, som sikrer at hver barriere fungerer Miljøstyring All boring og produksjonsaktivitet skal bli fulgt opp slik at aktiviteten ikke gir skade på miljøet. Utslipp skal holdes på et så lavt nivå som praktisk mulig og være innenfor utslippstillatelsen for den aktuelle operasjon eller feltet. Pertra har en ambisjon om å tenke nytt ved ta i bruk eksisterende teknologi på ny måte og legge til rette for at leverandørindustrien prøver ut ny miljøvennlig teknologi. Selskapet skal også: Ha god kompetanse om miljøutfordringer, miljøteknologi og miljøpolitikk i selskapet. Bruke anerkjente fagmiljø og stille krav til leverandørenes kompetanse og styringssystem. Før aktivitet som medfører risiko for miljøet starter opp, foreta konsekvensutredninger og identifisere avbøtende tiltak. Identifisere tiltak for å redusere utslipp til miljø som skal inngå selskapets HMSprogram. Identifisere miljørisiko og miljøkonsekvenser som en viktig basis for selskapets beredskap mot ulykker.

12 PAGE : 12 of Styring av helse og sikkerhet Pertra skal være en god arbeidsgiver og oppdragsgiver. I all aktivitet både på land og til havs skal forhold knyttet til helse og sikkerhet tas alvorlig og følges opp. I arbeidet med oppfølging av helse og arbeidsmiljø skal både ansatte, operasjonelt personell, dedikert sikkerhets- og helsepersonell, tillitsvalgte og eksterne spesialister brukes. Pertra skal forsikre seg om at: Alle viktige helse- og arbeidsmiljøaspekter blir identifisert, vurdert og fulgt opp. Det etableres planer og program for forbedring av forholdene innen helse, sikkerhet og miljø Vedlikeholdsstyring Påliteligheten, tilgjengeligheten og sikkerheten til de innretninger, systemer og utstyr som brukes er viktig for å nå selskapets målsettinger. Pertra skal påse at: All teknisk dokumentasjon er tilgjengelig i oppdatert versjon. De mest kritiske systemene og utstyr er identifisert med hensyn til konsekvenser for HMS og økonomi. Utstyr og innretninger er vedlikeholdt og inspeksjoner og revisjoner er utført og utbedringer foretatt i henhold til etablerte planer og program. Effektiviteten i vedlikeholdssystemet er jevnlig og systematisk vurdert basert på ytelsesdata og teknisk tilstand for systemer og utstyr og at vurderingene er bruk for kontinuerlig å forbedre vedlikeholdsprogrammene Beredskap Pertra har etablert en beredskapsplan som beskriver: Pertras beredskapsorganisasjon Roller og ansvar Kommunikasjon og rapportering Overvåking og styring Delegasjon av myndighet Krav til nødvendig trening og kompetanse. Det skal i tilknytting til boreoperasjoner etableres en plan for verifisering og trening av beredskapsorganisasjonen. Resultatet av trening og øvelser skal dokumenteres og forbedringspunkter identifiseres og følges opp.

13 PAGE : 13 of 27 Pertra er medlem av Norske Operatørers Forening for Oljevern (NOFO). NOFO vil samarbeide nært med vår beredskapsorganisasjon. Før oppstart av aktiviteter skal Pertra påse at: Beredskapsanalyser er utført. Fare- og ulykkessituasjoner er identifisert. Beredskapsplaner er hensiktsmessig oppbygd og forstått av beredskapsorganisasjonen. Forbedringspunkter er fulgt opp. Deltakerne i beredskapsorganisasjonen har relevant kompetanse, trening og erfaring. Det foreligger oppdaterte beredskapsanalyser, miljørisikoanalyser og beredskapsplaner før boreaktivitet. Det er etablert en beredskapsplan for oljevern tilpasset miljørisikoen i området selskapet opererer. 3.4 ANSVAR, MYNDIGHET OG KOMMUNIKASJON Selskapets organisasjon Hensikten med dette kapittelet er å klargjøre ansvar og myndighet i selskapet. Nedenfor følger en kort beskrivelse av roller og ansvar for nøkkelpersonell i Pertra Selskapets styre Styret har det overordnede ansvaret for selskapets virksomhet i henhold til lover og regler for norske aksjeselskap. Styret skal også arbeide innenfor de rammer som er gitt i aksjonæravtalen mellom Petro Midt-Norge AS og Pertra Management AS Selskapets ledelse Selskapets ledelse har ansvaret for å utvikle selskapet i tråd med styrets vedtatte mål og strategi. Ledelsen har et kollektivt ansvar for å drive selskapet forsvarlig innenfor de rammer og ressurser som er gitt. Følgende stillinger inngår i selskapets ledelse: Administrerende direktør Administrerende direktør rapporterer til selskapets styre og er den som forestår kommunikasjonen med styrets leder.

14 PAGE : 14 of 27 Administrerende direktør har det overordnede ansvaret for all aktivitet i selskapet, inkludert ansvaret for HMS. Det vises til egen instruks for Administrerende direktør HMS-direktør HMS-direktør rapporterer til Administrerende direktør. HMS-direktør har ansvaret for å vedlikeholde og utvikle selskapets styringssystemer, for at systemene brukes og at nødvendige tiltak bli satt i verk når det er identifisert avvik. HMS-direktør har også ansvaret for å etablere mål, programmer og system for HMS-området og følge opp dette internt og ovenfor våre leverandører i samarbeid med linjelederne. Administrative oppgaver knyttet til kontorfunksjon og personell ligger også under HMSdirektøren Økonomidirektør Økonomidirektøren rapporterer til Administrerende direktør. Økonomidirektøren har ansvaret for selskapets finansiering, finansielle styring, utarbeidelse av budsjett og økonomirapportering for selskapet og for de lisenser selskapet opererer på vegne av partnere. Økonomidirektøren er ansvarlig for investeringsanalyser med basis i kostnadsestimat fra den øvrige ledelse Teknologidirektør Teknologidirektør rapporterer til Administrerende direktør. Teknologidirektør er ansvarlig for at selskapet holdes oppdatert m.h.t. teknologi for utbygging og produksjon av petroleumsressurser. Teknologidirektør er ansvarlig for at det vurderes og etableres forslag til utbyggingsløsning som del av selskapets arbeid i forbindelse med søknad på nye konsesjoner. Der Pertra er operatør, vil Teknologidirektør være ansvarlig for planlegging, organisering og gjennomføring av feltutbyggingsprosjekt, samt for driften av feltene. Teknologidirektør har ansvar for etablering og drift av selskapets IT-systemer, samt overordnet ansvarlig for kontrakts- og innkjøpsaktiviteter Letesjef Letesjef rapporterer til Administrerende direktør og har det overordnede ansvaret for selskapets G&G-arbeid. Letesjefen skal sikre at Pertra er i posisjon til å anskaffe og få tildelt lisenser på norsk kontinentalsokkel så vel som i utlandet.

15 PAGE : 15 of Direktør boring og brønn Direktør boring og brønn rapporterer til Administrerende direktør. Direktør boring og brønn har det overordnede ansvaret for planlegging, organisering og utførelsen av bore- og brønnaktiviteter. Boreaktivitet vil bli organisert som et eget prosjekt, og Direktør for boring og brønn er ansvarlig for at det blir satt av tilstrekkelige personellressurser, styringsverktøy og dokumentasjon for slike prosjekt. Han er også ansvarlig for at det under boring og brønnintervensjoner blir gitt tilstrekkelig støtte for håndtering av en nødssituasjon. 3.5 LEDELSENS INTERNE EVALUERING Administrerende direktør er ansvarlig for å gjennomføre en årlig evaluering av arbeidet i selskapet. Dette skal skje før oppstart av budsjettarbeidet. HMS-direktør skal legge til rette for gjennomgangen, og alle i ledelsen skal delta i evalueringen. Alle deltakerne er forpliktet til å gå igjennom siste års erfaringer, tilsynsrapporter og identifiserte avvik, og bruke disse erfaringene for å identifisere områder som skal gås nærmere igjennom. Gjennomgang av denne prosedyren skal være en del av evalueringen. Administrerende direktør leder møtene. Det skal lages en rapport som oppsummerer møtet, beskriver resultater fra siste gjennomgang og vedtatte oppfølgingsområder. Administrerende direktør signerer denne rapporten.

16 PAGE : 16 of 27 4 Ressursstyring I alle aktiviteter skal nødvendig informasjon og ressurser være definert og gjort tilgjengelig for å gjennomføre selskapets strategier og oppnå fastsatte mål. Ressurser kan være mennesker, infrastruktur, arbeidsmiljø, informasjon, leverandører og partnere, naturressurser og finansielle ressurser. 4.1 BEMANNING, KOMPETANSE OG TRENING Den som ansetter en person i en stilling, er ansvarlig for at den ansatte har de nødvendige kvalifikasjoner. Kvalifikasjonskravene knyttet til den aktuelle stilling skal sammenlignes med personens utdannelse, erfaring og annen praksis. Pertra skal påse at: Det er definert minimumskrav til bemanning og kompetanse for HMS-kritiske funksjoner og aktiviteter. Bemanningen er tilstrekkelig for å takle arbeidsbelastning i perioder med stor belastning, i farlige situasjoner og ulykker, fravær av nøkkelpersonell og fravær for å utføre tillitsoppgaver som verneombud. Dersom kvalifikasjonskravene ikke kan møtes, skal nødvendige tiltak tas i bruk. Dette kan være tiltak som kurs, endring av jobbens innhold og veiledning. Definerte kompetansebehov skal inngå i den enkeltes plan for utvikling av kompetanse. Personlige opplysninger til hver enkelt ansatt knyttet til utdanning, erfaring og annen trening skal være registrert og holdt oppdatert. Ved eventuell arbeidskonflikt skal linjeleder sørge for at tilstrekkelige tiltak blir satt inn for å opprettholde et nødvendig sikkerhetsnivå. Før oppstart av enhver boreoperasjon skal Direktør boring og brønn forsikre seg om at nødvendige tiltak er satt i verk for å møte dette kravet. 4.2 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJONSSYSTEM Pertra skal i den grad det lar seg praktisk gjøre bruke digitale media for å formidle opplysninger om selskapet og selskapets virksomhet. Dette gjelder også informasjon til myndigheter, ansatte og leverandører. Alle dokumenter og informasjon som er nødvendig for å forsikre og dokumentere at aktivitetene er planlagt og utført i henhold til planer, programmer, styrende dokumenter og regelverk skal gjøres tilgjengelig for myndighetene. Pertra skal ha en utstrakt bruk av e-drift gjennom å:

17 PAGE : 17 of 27 Ta i bruk teknologi og oppfølgingssystemer for boring, brønnoperasjoner, og produksjonsoperasjoner slik at relevant data overføres til fagpersonell og beslutningstakere på en effektiv måte Utstrakt bruk av telefonmøter mellom land og hav og mellom ulike kontorsteder på land Ha all styrende og operativ dokumentasjon tilgjengelig via internett. 4.3 LEVERANDØRER OG SAMARBEIDSPARTNERE Pertra skal velge kompetente og erfarne leverandører, konsulenter og andre samarbeidspartnere som opererer i tråd med norsk regelverk og i henhold til Pertras krav. Det er viktig for Pertra å etablere langsiktig samarbeid basert på kompetanse, gjensidig respekt og tillit. Pertra skal også søke å finne kontraktsformer som motiverer til gode HMS-resultater og optimal produksjon. En ansvarlig leverandør vil kunne bidra til positive resultat for hele industrien. Pertra har et ansvar for at alle leverandører som arbeider for Pertra er kjent med lover, forskrifter, sentrale standarder og Pertras krav og forventninger. For å følge opp hvordan leverandørene møter kravene vil Pertra utøve sin påse-plikt gjennom dialog, inspeksjoner, verifikasjoner og tilsyn. For å utøve påse-plikten vil Pertra også benytte 3. part. Pertra har også ansvar for å verifisere at våre leverandører har etablerte system og praksis for å følge opp deres underleverandører, slik at Pertras krav, lover og regelverk følges opp Valg og styring av leverandører Følgende element skal inngå i Pertras ledelse av leverandører: Risikovurdering av prosjektet Vurdering av kommersiell risiko og HMS-risiko knyttet til arbeidet og stedet hvor arbeidet skal foregå. Resultatet av vurderingen vil bestemme hvilke krav som settes til leverandøren og Pertras styring av denne. Prekvalifisering I forkant av anbudsrunder skal det foretas en vurdering av aktuelle leverandører for å prekvalifisere de leverandørene som har styringssystem, erfaring og resultater som tilfredsstiller Pertras krav. I denne prekvalifiseringen skal Achilles brukes. Anbudsinvitasjon Dersom arbeidets omfang er betydelig, og det er klart at flere selskap er kvalifisert for oppdraget, skal Pertra som en hovedregel legge arbeidet ut på anbud. Invitasjonen skal inneholde krav om informasjon knyttet til administrasjon, nødvendige HMS-krav og kommersielle forhold.

18 PAGE : 18 of 27 Planlegging og forberedelser Det skal foreligge informasjon om organisering og metoder for arbeidet, fordeling av ansvar og avtaler knyttet til systemer formalisert gjennom: Kontraktfestede basiskrav, mer detaljerte krav og tidsplaner. Dokumenterte prosedyrer for arbeidsmetoder og gjennomføring. Brodokumenter som beskriver ansvarsforhold mellom Pertra og leverandøren. Utførelse og oppfølging av kontrakten Dette skal skje gjennom samarbeid, koordinering, overvåking og inspeksjon av leverandøren og tilsyn og revisjoner mot leverandøren under arbeidet. Avslutning av kontrakten Ved avslutning av kontrakten skal leverandørens HMS-, tekniske og kommersielle resultater vurderes og dokumenteres. 4.4 ETABLERING AV PROSJEKT Med et prosjekt forståes en tidsbegrenset samling av aktiviteter med et klart definert overordnet mål. I Pertra vil aktivitetene organiseres som et prosjekt når behov for styring og oppfølging av aktivitetene blir på et slikt nivå at det ikke er hensiktsmessig å utføre aktiviteten i linjeorganisasjonen. For styring og oppfølging av et prosjekt skal det som minimum etableres: En prosjektleder med overordnet ansvar for prosjektet En prosjektorganisasjon med klart definerte oppgaver for hvert prosjektmedlem En ressursoversikt, hvor eventuelt behov for nyansettelser eller innleie av eksterne ressurser identifiseres Tidsplan og oppfølgingsrutiner Budsjett og oppfølgingsrutiner HMS-program med definert mål og måleparametere Tilsynsplan. 4.5 INNKJØP AV VARER OG TJENESTER Pertra skal primært søke å løse oppgavene ved hjelp av interne ressurser. Dersom det ikke er ønskelig eller mulig, skal den fagansvarlige bestille slik assistanse innenfor de budsjettrammer og fullmakter vedkommende har, jf Pertras administrative prosedyrer. Utover disse rammer tas beslutningene av Ledelsen.

19 PAGE : 19 of 27 Som rettighetshaver og operatør er Pertra underlagt EUs direktiv for offentlig innkjøp. Dette vil si at det for kontrakter og innkjøpsordre over en viss størrelse skal legges til rette for fri konkurranse blant leverandører som er kvalifisert for den type oppdrag. Prekvalifisering av leverandører skal skje ved bruk av Achilles-databasens kvalifiseringssystem. Anbudsrunde vil så bli utført blant et utvalg av aktuelle leverandører, som er valgt ut basert på objektive kriterier. Om det er bare er én leverandør som tilfredsstiller kravene, vil en invitasjon til anbudsrunde ikke ha noen hensikt. Før forhandlinger med denne ene leverandøren starter skal det foreligge nødvendig dokumentasjon på at anbudsrunde ikke er hensiktsmessig. For å oppfylle krav til rapportering av innkjøp vil Pertra benytte Achilles rapporteringssystem. 4.6 BUDSJETTERING, REGNSKAP OG RAPPORTERING Budsjett Budsjettet skal framlegges for selskapets styre i det formatet og med de forutsetninger som er besluttet. For lisenser som selskapet opererer, utarbeides budsjett i henhold til Regnskapsavtalene for den aktuelle lisensen Regnskap og rapportering Regnskap utarbeides månedlig i henhold til norske regnskapsregler. For lisenser som selskapet opererer, utarbeides regnskap i henhold til Regnskapsavtalene Økonomiske fullmakter Økonomiske fullmakter skal gis i henhold til instrukser fra Pertras styre til Administrerende direktør. Administrerende direktør delegerer fullmakter innenfor de enkelte fagområdene. Rammer og delegering gjøres ved e-post fra administrerende direktør. Den til enhver tid gjeldende autorisasjonsmatrise ligger skal være tilgjengelig via Internett.

20 PAGE : 20 of 27 5 Måling, oppfølging og forbedring Evne til kontinuerlig forbedring er viktig for å opprettholde tilliten til selskapet, for å nå de forretningsmessige mål og bidra til at aktiviteten ivaretar helse, miljø og sikkerheten på en god måte. For å ha en kontinuerlig forbedring må selskapet etablere gode måleparametere, måle utviklingen og analysere resultatene slik at nødvendige tiltak kan settes inn. 5.1 TILSYN Hensikten med tilsyn er få trygghet om at Pertras styringssystemer og leverandørenes styringssystemer er tatt i bruk, vedlikeholdt og forstått etter intensjonene. Gjennom tilsyn skal Pertra påse at: De ulike elementene i styringssystemet følges opp i henhold til avtale, styrende dokumentasjon og regelverk Tilstrekkelige prosedyrer og instrukser er etablert slik at mål kan nås og krav fra myndigheter, i kontrakter og Pertras styrende dokumentasjon er ivaretatt. Behov for forbedring i etablerte ledelsessystemer identifiseres og rettes opp. Avvik blir identifisert og nødvendige tiltak satt i verk. Tilsynsplan etableres på grunnlag av utfordringene i det enkelte prosjektet og Pertra årlige HMSprogram. Planen godkjennes på Pertras ledermøte. Det vises til PERT-S-0002 Utarbeidelse av årlig HMS-program. Resultatene fra et tilsyn skal dokumenteres i en rapport hvor avvik og andre observasjoner beskrives. Alle i Pertras ledelse er ansvarlig for å ta initiativ, planlegge og utføre tilsyn, egenvurderinger og verifikasjoner Interne revisjoner og verifikasjoner Interne revisjoner skal også inngå i selskapets tilsynsplan. Pertra må blant annet møte kravene i Sarbanes-Oxley Act Section 404 og selskapets årsrapport må inkludere en rapport om interne tilsyn som slår fast at selskapets ledelse er ansvarlig for å ha en tilfredsstillende intern styringsstruktur og ledelsens vurdering av effektiviteten til styringssystemet. HMS-direktør er sammen med den som er ansvarlig for det aktuelle området, ansvarlig for at eventuelle funn med tilhørende avbøtende tiltak. Den som er ansvarlig for det aktuelle området skal ta beslutningen om hvordan avvik skal lukkes og hvilke tiltak som skal settes i verk.