Agenda / Forretningsorden Ormåsen Grendeutvalgs årsmøte 2014

Transkript

1 Agenda / Forretningsorden Ormåsen Grendeutvalgs årsmøte 2014 Klokken 20:00 åpning 1. Konstituering a. Valg av ordstyrer, referent, to til å underskrive protokollen og tellekorps. Utvalget foreslår Teodor Bruknapp som ordstyrer og Tor Erik Neprud som referent. Til å underskrive protokollen foreslås: Som tellekorps foreslås: Utvalgets innstilling: Utvalgets forslag vedtas b. Godkjenne innkalling og forretningsorden. i. Vedlegg 1: Innkalling til årsmøte 2014 Utvalgets innstilling: Innkalling og forretningsorden godkjennes. 2. Årsberetning for 2013 i. Vedlegg 2: Årsberetning 2013 Utvalgets innstilling: Årsberetningen for 2013 godkjennes. 3. Økonomi a. Regnskap 2013 i. Vedlegg 3: Regnskap 2013 Utvalgets innstilling: Regnskapet for 2013 godkjennes. b. Budsjett 2014 i. Vedlegg 4: Budsjett 2014 Utvalgets innstilling: Budsjettet for 2014 godkjennes. 4. Handlingsplan for arbeidsåret i. Vedlegg 5: Handlingsplan 2014 Utvalgets innstilling: Utvalgets forslag vedtas 5. Vedtektsendringer a. Antall stemmeberettigede telles opp av tellekorps. b. Avstemning iht. gjeldende vedtekter. i. Vedlegg 6: Gjeldende vedtekter. ii. Vedlegg 7: Forslag til vedtektsendringer Utvalgets innstilling: Se vedlegg 7 for utvalgets innstillinger. Side1av2

2 6. Eventuelle innkomne saker a. Ingen saker er mottatt 7. Valg iht. vedtektene a. Antall stemmeberettigede telles opp av tellekorps. b. Valg i. Utvalgsmedlemmer ii. Varamedlemmer iii. En person til å godkjenne regnskapet / evt. revisor Side2av2

3 7FEMFHH ÅRSMØTE NY SFO HØSTEN Nytt bygg -Nytt innhold VI ØNSKER BUTIKK PÅ ORMÅSEN ORMÅSEN OG MANGFOLD -Mange nasjonaliteter -Hva skjer?? Ormåsen Grendeutvalg ønsker alle innbyggere velkommen til årsmøte 2014 Skolesjef Stig Rune Kroken kommer for å informere om det nye SFO-bygget, samt nylig vedtatt Kvalitetsplan for SFO. Det blir mulighet for spørsmål var et år med mye aktivitet i Grendeutvalget. Mange saker har vært til behandling og flere konkrete tiltak er på plass. Videre er det mye spennende som ligger foran oss i Det jobbes aktivt med mulighetene for en butikk på Ormåsen. Kommunale og private interesser snakker sammen om videre utbygging av felt B6. Hvilke utfordringer og muligheter vil dette gi? FASTE POSTER Konstituering Årsmelding Regnskap og budsjett Handingsplan for arbeidsåret Vedtektsendringer Evt. innkomne saker Valg Oppvekstsenteret, kommunen og grendeutvalget jobber for å få til et tettere samarbeid og innbyggerinvolvering. Dette blir en spennende prosess å delta i framover. Enkel servering Møt opp og vær med på å forme framtida for Ormåsen Mandag 31. Mars, kl Mediateket - Ormåsen skole. 1

4 Vedlegg 2 Årsberetning for Ormåsen Grendeutvalg 2013 Sak 1/13 Konstituering I tråd med vedtektene, konstituerte grendeutvalget seg på det første møtet. Navn Teodor Bruknapp Arne Grasbekk Pål Nygård Tor Erik Neprud Bernt Michael Johansen Halvor Prestmoen Cathrine Klokkerud Audun Ekeberg Cathrine Olsen Tina Berg Morten Lauvbu Verv Leder Nestleder Kasserer Sekretær Utvalgsmedlem Utvalgsmedlem Utvalgsmedlem Vara Vara Vara Kommunens representant Sak 2/13 Sak 3/13 Sak 4/13 Sak 5/13 Møteplan For å skape forutsigbarhet i møtevirksomheten, ble det satt opp en møteplan med datoer for resten av året. 17. mai arrangement Da det ble klart at vi ikke fikk besøk av korpset i 17.mai-toget på Ormåsen i år, bestemt Grendeutvalget seg for å utlyse en hurraropkonkurranse for klassetrinnene. Målet var å bidra til skikkelig 17.mai-stemning og en positiv opplevelse for alle som gikk i toget og for de som så på. Det viste seg å bli en stor suksess med påfølgende premiering av beste klassetrinn. Konseptet vurderes videreført for kommende år. Takk til Galaxy Hokksund som stilte velvillig opp med pizzapremier. Årshjul En grafisk fremstilling av faste årlige gjøremål for utvalget ble opprettet i Dette dokumenterer mange av prosessene og faste punktene Ormåsen Grendeutvalg utfører og forholder seg til. Årshjulet er lagt til hjemmesiden ( Skatepark Etter mye jobbing og samarbeid med Øvre Eiker kommune ble det i mai/juni satt opp nye skateelementer i betong på skateplassen bak skolen. Dette var et etterlengtet bidrag til uorganisert lek og fritidsaktivitet for barn og unge på Ormåsen, etter at de gamle elementene i tre var utslitt og delvis ødelagt. Parken hadde en total kostnadsramme på ,- + mva og ble finansiert med tilskudd fra kommunen, spillemidler fra Norsk Tipping, bidrag fra Grendeutvalget. 7. juni ble skateplassen offisielt åpnet med snorklipping av ordfører og oppvisning av proffe skatere fra Mondayz Crew. Utover sommeren har skateplassen blitt flittig brukt av barn og unge med skateboard, inline-skøyter og sparkesykler. Det er gledelig å se det positive resultatet av godt samarbeid mellom grendeutvalg og kommune. Side1av6

5 Vedlegg 2 Sak 6/13 Sak 7/13 Sak 8/13 Sak 9/13 Profilering av GU Som et ledd i å bli mer synlig og relevant blant Ormåsens innbyggere har Grendeutvalget brukt Facebook aktivt gjennom det siste året. Her har det blitt lagt ut informasjon, referat og bilder fra aktuelle hendelser. Vi ser at innleggene blir sett og likt av mange. Samtidig har flere innbyggere også lagt inn innlegg, linker og henvendelser/spørsmål på siden. Dette tyder på at Facebook er et kommunikasjonsmedie vi med fordel kan fortsette å benytte aktivt. Målet er å engasjere og skape deltakelse. Hvordan jobbe best med dokumenter Det har blitt opprettet en «dropbox» hvor utvalgets medlemmer har tilgang. Økonomi Se regnskap og budsjett Helhetlig plan Ormåsen (Kommune) Sak 10/13 Sak 11/13 Sak 12/13 Sak 13/13 Tauløype I samarbeid med barnehagen planlegges det ei tauløype i området ved Ormebolet. Økonomi og omfang ble diskutert høsten 2013, men videre arbeid ble utsatt til over vinteren på grunn av stor aktivitet i barnehagen og andre prosjekter hos Grendeutvalget. Ei eventuell løype har ennå ikke funnet sin form, men saken vil bli tatt opp igjen når snøen går. Grinder i lysløype Tidligere OG repr Tone Rundfloen orienterte om saken. Kveg-eiere, repr ved Christoffer Røren, og tidligere OG repr. har hatt befaring høsten Røren var positiv til å bidra på dugnad for å få opp stolpene. Senere samme år var det også et møte med Arne Enger, som kjører opp skiløyper i området. Dette siste møte resulterte i at Arne Enger skulle fylle opp med masser fordi det meste av eksisterende masser er myr eller bekkeleie. Siden har det ikke skjedd noe, til tross for stadig purringer. Tidspunktet nå er antatt mer ideelt da det er tørt og maskiner kan frembringes for ferdigstilling. Stolpene (2 stk) er levert som gave fra Øvre Eiker nett og ligger ved Kølabonn. Grindene (2 stk) er ikke ferdig laget, men Eiker Kvikk, Hokksund og Vestfossen idrettslag har bidratt økonomisk med 2.000,- hver, som skulle dekke produksjon av grinder, samt grunnarbeidene. Pengene er satt inn på kontoen til OG. Friluftsgruppa Friluftsgruppa som ble startet opp høsten 2011 hadde to gode sesonger med mange barn som deltok. Et flott tiltak og fritidstilbud. Av ulike årsaker har man kommet til at det ikke lar seg gjøre å drifte gruppa videre. Blant annet på grunn av stort behov for ledere/voksne. Friluftsgruppa er besluttet nedlagt. Ormåsen Grendeutvalg vil gjerne være bidra med informasjon og annet dersom noen ønsker å starte opp med et liknende tiltak på Ormåsen. Sykkelløp Myrsnipa rundt Innkommet forslag om sykkelløp for barn, "Myrsnipa rundt". Bakgrunnen er at det er nyetablerte områder Gjerdesmetten og Myrsnipa hvor både voksne og barn med fordel kan bli bedre kjent. Trase er tenkt rundt Myrsnipa og søknaden ber om økonomisk støtte til pølser, brus og en liten premie til potensielt 50 deltakere. Leder meldte seg innhabil (som forslagstiller) og flertallet av utvalgsmedlemmene stemte imot forslaget med den begrunnelse at arrangementet blir for snevert avgrenset å regne. Side2av6

6 Vedlegg 2 Sak 14/13 Sak 15/13 Sak 16/13 Bålhytter I 2012 ble det besluttet innkjøp av to bålhytter for plassering i nærheten av akebakken/lysløypa. Bålhyttene er utstyrt med sittebenker og bålpanne, og er ment til fri benyttelse for de som er på tur i området. Videre er det uttalt at barnehagen og skolen skal ha prioritet på dagtid. Arbeidet med hyttene har strukket seg over tid, men høsten 2013 ble plassering bestemt og begge hyttet ble satt opp i løpet av noen hektiske dugnadsdager. Flott innsats av velvillige innbyggere Det jobbes videre med bålhyttenes funksjon slik at disse skal kunne fungere best mulig for barna i barnehagen og alle andre brukere. Kommunenettverk innen stedsutvikling Kort referat fra Teodor og Tor Erik om prosjektet Sammen mot (se =592) Alle frivillige lag, utvalg og foreninger deltok i en åpen dialog med kommunens representanter. Mye kompetanse som finnes blant de frivillige som med fordel kan deles og læres på tvers av organisasjonene. Denne saken oppdateres fremover og kommunen vil involvere oss. Lekeplasser Det har vært en del spørsmål om hvem som har ansvaret for lekeplassene. Det som vi har funnet ut er at kommunen har ansvaret for lekeapparatene, da ikke ansvaret for disse ikke er overført til andre Ettersynogvedlikehold Densomanskafferellereierlekeplassutstyreransvarligforjevnligettersynognødvendig vedlikehold,slikatutstyretssikkerhetsegenskaperopprettholdes. Når det gjelder å holde lekeplassene pene og ryddige, er det et ansvar som vi beboere på Ormåsen må ta i fellesskap. Sak 17/13 Sak 18/13 Sak 19/13 Sak 20/13 Offentliggjøring av referater Referatene fra Grendeutvalgsmøtene kan offentliggjøres, men når det behandles konfidensiell informasjon eller det foreligger informasjon som er unntatt offentlighet, vil dette ikke gjengis. Rydding til 17. mai Samarbeid med skolen som rydder som normalt til 17. mai, rundt skolen og løypetrasene. Det er kommunens ansvar å rydde dette. Årsmøte i OG satte av kr til dette, og kommunen stiller med tilsvarende beløp. Det er da snakk om å rydde langs hovedveiene Junger, Ormåsenveien og på lekeplassene. OG foreslår en fast vårdugnad første onsdagen i mai hvert år. Denne må uansett foretas før renovasjonen har henting av hageavfall. Logo OG utlyste og gjennomførte en logo-konkurranse i Logoen som vant er designet av mediestudent Helen Fjeld Langrind og symboliserer det å bo i det grønne. Vinneren bli tildelt et gavekort på 1000 kroner. Eget postnummer Prosessen rundt eget postnummer utsettes og tas opp på et seinere tidspunkt når butikk evt. er på plass. Sak 20/13 (eget postnummer) avsluttes. Side3av6

7 Vedlegg 2 Sak 21/13 Egen nærbutikk på Ormåsen I 2013 ble det startet å sjekke mulighetene for butikk på Ormåsen. Kundegrunnlaget bør være stort nok, og siden det nærmer seg 1300 husstander her oppe er nok grunnlaget tilstede. Fasiliteter til en butikk er nå på utredning stadiet. Eiker Eiendomsutvikling er en samarbeidspartner som bør være med i planene fremover, da de eier samtlige næringstomter utenom Pølsehytta. Ideer om et litt større forretningsbygg er lagt frem, slik at det er plass til evt. kafe eller frisør etc etc i samme bygg. Det er også fremmet forslag om leiligheter i etasjen over for å gjøre prosjektet mere lønnsomt. Reguleringsbestemmelser for forretningsbygg er også noe som må avklares med kommunen. I 2014 blir videre arbeid å finne samarbeidspartnere som kan realisere prosjektet. Vi ønsker flere fra Ormåsen velkomne til å komme med innspill, og eventuelt om noen er interesserte i å delta prosjektet. Sak 22/13 Sak 23/13 Sak 24/13 Sak 25/13 Sak 26/13 Sak 27/13 Sak 28/13 Sak 29/13 Julebord OG velger å ikke bruke penger på eksternt julebord. Håndtering av hageavfall Mail fra innbygger som Teodor har svart på. Saken gjaldt hageavfall og håndtering av denne. Mail fra ordfører ang støy/bråk rundt skole og kiosk/bussholdeplass Mail fra innbygger. Svar er kommet fra Ordfører, og videre oversendt OG. Saken gjaldt støy med mer rundt parkeringsplassen. Konkretiserte tidspunkt for når på døgnet det skal være stille er kun nedfelt i de lokale politivedtektene. For Øvre Eiker, var dette ikke konkretisert, men lokale politivedtekter er nå under revisjon og dette tas nå inn, med konkretisering mellom kl Bålhytter langs løypenettet Saken kom opp etter ønske fra barnehagen. Med tanke på den økonomiske situasjon er det ikke satt av midler til ytterligere bålhytter på årets budsjett. OG støtter ønsket om enda flere bålplasser/-hytter i nærområdet og foreslår at dette kan være et tema for søknader om tildeling av midler for Oppvekstsenteret Ormåsen Grendeutvalg ønsker å styrke samarbeidet med Oppvekstsenteret. Vi ser at det på mange arenaer og i mange enkeltsaker er en stor fordel å ha et tett og positivt samarbeid. Videre viser det seg at Grendeutvalget og Oppvekstsenteret på mange områder har sammenfallende ønsker for Ormåsens barn og unge. Sammen vil vi kunne få til større satsinger og bli en sterkere aktør i møte med for eksempel kommune. Dette vil vi ta med oss inn i 2014 og blant annet bidra i Oppvekstsenteret sitt langsiktige prosjekter innenfor stedsutvikling og innbyggerinvolvering, samt konkrete bidrag med utstyr for å styrke skolen og barnehagens mulighet til friluftsliv og læring ute i naturen. Løypekomiteen Det er planlagt skiskytterstadion på myra ved Kølabunn. Dette anser vi som et spennende prosjekt og følger planleggingen fremover. Informasjon vil også komme i løypene etter hvert. Informasjon til beboerne om OG Fremdeles parkeringsproblemer langs Junger Side4av6

8 Vedlegg 2 Sak 30/13 Stig Rune Kroken OG ønsker å være en samarbeidspartner på alle prosjekter/prosesser som angår Ormåsen. I den forbindelse kom skolesjefen til OG med informasjon om utdanningsløpet fremover. Befolkningsutviklingen er antatt å være slik at det er 2 paralleller på alle trinn om ca 10 år. Det er per i dag ca boende på Ormåsen. Disse tallene revideres hvert fjerde år. Dette betyr at både SFO og skolen trenger mer plass. Eksternt konsulentbyrå har kartlagt behov og analyser er laget. Dette siste gjelder også andre skoler i Øvre Eiker. OG ønsker ikke bare å være et av-sjekkspunkt med høringsuttalelse for kommunen, men en partner gjennom hele prosessen på lik linje med berørte kommunale etater. Dette vil gi en langt større innsikt for alle parter i 3-parts-samarbeidet som er skissert av kommunen. Det er nå bevilget ca 5 MNOK til å bygge nytt SFO. Det finnes tilbyder, som kommunen er i dialog med. Fristen for tilbyderen er 28. februar med å komme med revidert forslag. Målsetning er at bygget er klart til skolestart høsten OG påpeker at utseendemessig bør bygget stå i stil med eksisterende bygningsmasse. Samtidig påpekes muligheten for å kunne leie lokalene slik at inntekter på dette kunne påregnes. SRK antar at det er tenkt helhetlig og at flere byggetrinn kan komme senere år. Ny plassering av SFO vil frigjøre plass på skolen som det sees på muligheter for utnyttelse av. Plasseringsmessig vil bygget bli på venstre side i lysløypa og motsatt side av barnehagene. OG tilbys et møte etter den 28. februar for å se situasjonskart, planløsninger med mer. SRK inviterer. Ny kvalitetsplan i Øvre Eiker for SFO er vedtatt av kommunestyret. Introduksjon for Ormåsen er 5. mars. Denne har sterkt fokus på voksenrollen og at SFO og skole skal være et helhetlig sted. SRK sender elektronisk kopi til OG. Innholdsmessig kan OG involveres i hvordan denne best mulig kan gjøres gjeldende for Ormåsen. Sak 31/13 Sak 32/13 Sak 33/13 Sak 34/13 Sak 35/13 Busstilbud til/fra Ormåsen OG er via mail informert fra Brakar om at busstilbud fra høsten 2014 vil endres slik at det vil korrespondere bedre med buss/togforbindelser. Mobildekning på Ormåsen Dette er en sak som også har vært diskutert ved tidligere utbygging på Ormåsen. OG foreslår at den enkelte abonnent henvender seg til sin telefonoperatør skriftlig og klager dersom det er dårlig dekning. Dette da det kan virke som det til tider er svært lokale variasjoner. Frisbeebanen Sigbjørn har fått svar på henvendelsene og det er etablert kontakt med noen som ønsker å ta ansvar for vedlikeholdet av freesbee banen. Vi anser derfor at dette ansvaret vedkommer oppvekstsenteret og avslutter saken. Avsjekk mot årshjul Se sak 4/13 Videre utbygging på Ormåsen Sak 36/13 Trafikksikkerhet / Veilys Beversvingen + 38/13 Grendeutvalget ønsker å bidra til økt trafikksikkerhet på Ormåsen. Dette via en løpende dialog med kommunen, samt via uttalelser i konkrete saker. Det også kommet inn bidrag fra innbyggerne, noe Grendeutvalget setter stor pris på. Her kan nevnes henvendelse vedr. utbedring av fortau og fotgjengeroverganger på boligfeltet tilknyttet Bokfinkveien og Rødstrupesvingen, manglende lys i eksisterende gatelykter i Beversvingen, behov for gatebelysning på gangveien fra Gaupefaret mot Revestien (bak fotballsletta). Side5av6

9 Vedlegg 2 Sak 37/13 Sak 39/13 Sak 40/13 Sak 41/13 Sak 42/13 Sak 43/13 Sluttrapport gave Ormåsen Grendeutvalg Sluttrapport oversendt banken, og tilbakemeldingen på rapporten var god. Offentlig ettersyn til planprogram for kommunedelplan for kulturminner og kulturmiljøer For-prosjekt snøproduksjon på Ormåsen Informasjon om forprosjektet fra Håvard Klokkerud. Det er etablert et samarbeid mellom de lokale skiklubbene for å kartlegge omkring mulighetene for en søknad for et snøproduksjonsanlegg på Ormåsen med dertil skiløyper/rulleskiløyper, samt skiskytingsbane og fotballbaner i områdene rundt myra. Gruppen orienterer og involverer nå aktuelle interessenter og har i sin plan å ferdigstille forprosjektet 1. april Møte med FAU Vestfossen U.skole Det er et ønske fra Vestfossen ungdomsskole om deltakelse på et møte 1. april hvor skolegården settes på dagsorden. Møte starter kl 18:00. OG sender henvendelsen videre til FAU på Ormåsen skole. Invitasjon fra Øvre Eiker AP OG har fått invitasjon til å delta på møte hos AP i Hokksund. Dette ønsker ikke OG da vi ønsker å være partipolitiske uavhengige. OG ønsker å holde dialog mot kommunepolitikerne på en uavhengig og nøytral måte, samtidig som våre meninger om Ormåsens vell må komme frem. OG ønsker å jobbe proaktivt mot kommunens fagseksjoner så tidlig i arbeider som mulig, slik at meninger og standpunkt vil påvirkes via dokumentasjon for vedtak. Søknad om støtte til program 17. Mai arrangement Det er kommet henvendelse om støtte til trykking av program. Dette imøtekommes og vi ønsker også at forrige års suksess med heiaropkonkurransen videreføres. Bevilget sum er 1.500,- til trykking og i tillegg kommer kostnad til premie til beste klasse. I fjor dekket Galaxy dette. Side6av6

10 DriftsregnskapogbalanseOrmåsenGrendeutvalg2013/2014 Vedlegg3 Dato Tekst Bilagnr Beholdning Innpåkonto Utavkonto Inngåendesaldo,kontosp.Øst Banktjenester Kontoutskrift Banktjenester Kontoutskrift Banktjenester Kontoutskrift Støttetilsykkelløp Komp."sammenmot2022" Banktjenester Kontoutskrift Registerenheten Banktjenester Kontoutskrift Banktjenester Kontoutskrift Uniweb,nettsider Banktjenester Kontoutskrift Uniweb,nettsider IngvarKaasa,beisingbålhytte EikerTrykkeri,17maiprogr Banktjenester Kontoutskrift Øvr.EikerKommuneBevilgning Banktjenester Kontoutskrift ArneGrasbekkJulegrantenning Banktjenester Kontoutskrift Kreditrenter Kontoutskrift NorskTipping,Grasrotandel Banktjenester Kontoutskrift Banktjenester Kontoutskrift BerntJohansenGavekortlogo TeodorBruknappRefusjondugn TeodorBruknappRefusjondugn ÅrsavgiftFrivillighetsregisteret Banktjenester Kontoutskrift Saldo Totaleinntekter2013/14 Totalekostnader2013/14 InngåendesaldoSp.BØst2013, InngåendesaldoModumSparebank Tilførtdrift/overskuddiperioden Utgåendesaldo2014, (Modumsp.Kontooverført) Inn/utgåendesaldo *(ingenbevegelser) Totalbeholdningbankper Kasserer2013,PålNygaard Revisorharsettigjennombilagogregnskapogkananbefaleatårsmøtetgodkjennerregnskapet Revisor2013,HåvardKlokkerud

11 Vedlegg 4 Forslag til budsjett Sittende grendeutvalg har valgt å ikke sette opp et detaljert budsjett. Erfaringsmessig ser det ut til at mange forslag fra innbyggere og påfølgende tiltak dukker opp gjennom året. Postene må derfor ansees som veiledende. Det foreslås videre at det nye grendeutvalget gis fullmakt til å disponere midlene i tråd med handlingsplanen som blir vedtatt av årsmøtet. Følgende poster foreslås for budsjett for 2014/2015 Inntekter: - Tilskudd fra Øvre Eiker kommune: Kroner ,- - Grasrotandel, Norsk Tipping: Kroner 1000,- Utgifter: - Grinder i lysløypa: Kroner ,- Det vises til sak 11/13, samt redegjørelse i årsberetning. Idrettsforeningene har tidligere bevilget økonomisk støtte til oppsettingen av grinder. Denne saken bør derfor ha prioritet. - Familieaktiviteter: Kroner ,- Postens er satt med henblikk på fjorårets utgifter på dette området. Side 1

12 - Støtte til 17.mai-arrangement på Ormåsen: Kroner 5.000,- Sittende grendeutvalg har vedtatt å også i år støtte årets 17.mai-komite ved å dekk utgiftene til trykking av program for dagen. - Driftsutgifter: Kroner 2000,- Bankgebyr, årsavgifter, nettside, samt andre administrative utlegg- Budsjettert driftsunderskudd På bakgrunn av solid økonomi, samt et ønske om at grendeutvalgets midler skal komme innbyggerne til gode, velger man å budsjettere med et driftsunderskudd på kroner ,-. Regnskap for perioden 2013/2014 (Vedlegg 3) viser en beholdning på ca. kroner ,-. Dette er iberegnet midler overført fra Friluftsgruppa. En vesentlig del av disse overførte midlene er tilskudd gitt med en intensjon om at det skal fremme friluftsliv og fysisk aktivitet blant barn og unge. Grendeutvalget opplever at det ligger en grad av forpliktelse i dette og anser det derfor som ansvarlig å budsjettere med at man bruker deler av beholdningen, såfremt tiltakene er i tråd med tanken om å fremme friluftsliv og fysisk aktivitet for barn og unge på Ormåsen. Side 2

13 Vedlegg 5 Forslag til handlingsplan Fremme aktivitetsarenaer for barn og unge - Være en aktiv part i samarbeidet mellom Øvre Eiker kommune og Ormåsen oppvekstsenter. - Øke innbyggernes bevissthet omkring grendeutvalgets virke, samt mulighetene for påvirkning i kommunens beslutningsprosesser. - Arbeide for økt trafikksikkerhet, spesielt for myke trafikanter og fotgjengere på Ormåsen. - Behandle og avgi høringsuttalelser vedr. planer som berører Ormåsen. - Komplettere årshjulet 1

14 Forslag til vedtekter for Ormåsen Grendeutvalg 1 Vedtatt : 20. mars Formål og grunnlag Grendeutvalgets navn skal være Ormåsen Grendeutvalg Ormåsen Grendeutvalg baserer seg på frivillig engasjement, og er partipolitisk 8 og religiøst uavhengig Ormåsen Grendeutvalg skal være bindeledd mellom kommunen og lokalmiljøet, 11 og legge til rette for, og koordinere nærmiljøtiltak der innbyggerne har gode 12 opplevelser sammen Utvalget skal arbeide for å virkeliggjøre kommuneplanens visjon for Ormåsen: 15 Stedet i det grønne. 16 Utvalget skal uttale seg om aktuelle kommunale planer for Ormåsen, og kan 17 fremme lokale saker overfor kommunen på eget initiativ. Utvalget skal søke 18 samarbeid med næringsliv, lag/foreninger og andre frivillige ressurser på 19 Ormåsen for å styrke fellesskapet og stedets identitet Organisering Alle som innbyggere på Ormåsen kan velges som medlemmer og 24 varamedlemmer til Ormåsen Grendeutvalg Ormåsen grendeutvalg skal bestå av 7 medlemmer og 3 varamedlemmer. 27 Utvalget bør representere størst mulig bredde blant innbyggerne i Ormåsen. 28 Utvalget konstituerer seg selv, og velger leder, kasserer og sekretær Medlemmene velges for 2 år av gangen. For å sikre kontinuitet skal det hvert 31 annet år velges henholdsvis 3 medlemmer og 4 medlemmer, første gang 3 32 medlemmer. 33 Varamedlemmer velges for to år av gangen. For å sikre kontinuitet skal det hvert 34 annet år velges henholdsvis 2 varamedlemmer og 1 varamedlem, første gang 1 35 medlem Årsmøtet velger hvert år en person til å godkjenne regnskapet Grendeutvalget kan nedsette arbeidsgrupper til spesielle oppgaver. 40 Arbeidsgruppenes medlemmer kan være andre enn grendeutvalgets 41 medlemmer. Minimum en representant fra grendeutvalget skal delta. 42 Arbeidsgruppene er underlagt grendeutvalget Økonomi Utvalget kan gi økonomisk støtte til lokale nærmiljøtiltak Årsmøte Årsmøte er Ormåsen Grendeutvalgs suverene organ. Grendeutvalget skal 51 arrangere årsmøte hvert år senest innen utgangen av mars. Innkallelsen skal 52 være sendt senest tre uker før årsmøtet avholdes. Saker til årsmøtet må være 53 utvalgets leder i hende senest 14 dager før årsmøtet På årsmøtet skal følgende saker alltid behandles:

15 56 1. Konstituering Årsmelding Regnskap og budsjett Handlingsplan for arbeidsåret Vedtektsendringer Eventuelle innkomne saker Valg av 63 -Utvalgsmedlemmer 64 -Varamedlemmer 65 -En person til å godkjenne regnskapet / evt. revisor Det innkalles til ekstraordinært årsmøte dersom minst ½ av grendeutvalgets 68 medlemmer, eller minst 10% av Ormåsens innbyggere (pr 1. jan. gjeldende år) 69 krever det. Ekstraordinært årsmøte innkalles senest fire uker etter at krav om 70 ekstraordinært årsmøte er fremmet, og sakspapirene skal sendes ut senest en 71 uke før årsmøtet holdes. Kun saker nevnt i innkallingen kan tas opp på 72 ekstraordinære årsmøter Vedtekter Årsmøtet kan endre vedtektene med 2/3 flertall. Vedtektsendringer trer ikke i 77 kraft før etter årsmøtet de ble vedtatt på er avsluttet, med mindre annet 78 bestemmes med ¾ flertall. Forslag til vedtektsendringer må være levert 79 utvalgets leder senest en uke før årsmøte avholdes Definisjoner Alle vedtak fattet på årsmøte krever alminnelig flertall med mindre annet er 85 angitt i vedtektene. Ved stemmelikhet faller forslaget det stemmes over. Valg 86 skal alltid avholdes skriftlig dersom minst en stemmeberettiget person ønsker 87 det Alminnelig flertall er mer enn halvparten av stemmene gitt for et forslag. 2/3 90 og ¾ flertall regnes ut fra antall stemmeberettigede tilstede under en votering, 91 og avholdende og blanke stemmer teller i praksis imot Med mindre annet er bestemt er valgperioden til alle medlemmer i 94 grendeutvalget fra årsmøte til første styremøte etter årsmøte to år etter Med innbygger på Ormåsen, menes innbyggere som har folkeregistrert 97 bostedsadresse på Ormåsen dagen årsmøtet avholdes Oppløsning Oppløsning av Ormåsen Grendeutvalg skjer hvis dette blir vedtatt på årsmøte 102 med 2/3 flertall på to påfølgende årsmøter, hvorav det ene må være et 103 ekstraordinært årsmøte med oppløsning som enestesak på dagsorden Hvis oppløsning blir vedtatt, skal Ormåsen Grendeutvalgs midler fordeles 106 mellom lag og foreninger på Ormåsen som jobber for å skape engasjement blant 107 innbyggerne i lokalmiljøet på Ormåsen. Dette bestemmes på årsmøtet hvor 108 oppløsning blir vedtatt.

16 Forslagtilvedtektsendringer2014 Vedlegg7 Forslag til vedtektsendringer til årsmøte 31. mars 2014 Forslag1 Endringavparagrafnummerering Paragraf: Linje: Fra: Til: Begrunnelse: Utvalgets innstilling: 3, 4, 5, 6, 7og 8 21ogutover Vedtektenevilblimeroversiktlig Vedtas Krever2/3flertall Forslag2a Endringavgrendeutvalgetssammensetning Paragraf: Linje: Fra: Til: Begrunnelse: Utvalgets innstilling: Ormåsengrendeutvalgskalbeståav7medlemmerog3varamedlemmer. Ormåsengrendeutvalgskalbeståav10medlemmer. Grendeutvalgetseratdetervanskeligåfåallemedlemmenetilåkommepåalle møter,ogdermedharsomregelvaramedlemmersomharkommetpåmøterfått fullstemmerett. Vedtasmedumiddelbarvirkning Krever¾flertall Forslag2b Endringavvalgperioderogsammensetning. Paragraf: Linje: Fra: Til: Begrunnelse: Utvalgets innstilling: Medlemmenevelgesfor2åravgangen.Foråsikrekontinuitetskaldethvertannet årvelgeshenholdsvis3medlemmerog4medlemmer,førstegang3medlemmer. Varamedlemmervelgesfor2åravgangen.Foråsikrekontinuitetskaldethvert annetårvelgeshenholdsvis2varamedlemmerog1varamedlem,førstegang1 medlem. Medlemmenevelgesfor2åravgangen.Foråsikrekontinuitetskaldethvertannet årvelges5medlemmer. Vedtasmedumiddelbarvirkning Krever¾flertall

17 Forslagtilvedtektsendringer2014 Vedlegg7 Forslag2c Paragraf: Linje: Fra: Til: Begrunnelse: Utvalgets innstilling: Varamedlemmer Linjenstrykeshvisforslag2ablirvedtatt Vedtasmedumiddelbarvirkning Krever¾flertall Forslag3 Grendeutvalgetsbeslutningsdyktighet Paragraf: Linje: Fra: Til: Begrunnelse: Utvalgets innstilling: Ny: Grendeutvalgetsbeslutningsdyktighetbegrensesavatdetkrevesat½avutvalgets medlemmerertilstedeforatutvalgetskalværebeslutningsdyktig. Vedstemmelikhet,villedersstemmetelledobbelt. Detteforågarantereutvalgetsobjektivitetognøytralitet,dadetermangelokale sakersombehandles. Vedtas Krever2/3flertall