RAPPORT ØKONOMI- OG BUDSJETTSTYRING I HORTEN KOMMUNE

Transkript

1 RAPPORT ØKONOMI- OG BUDSJETTSTYRING I HORTEN KOMMUNE Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon 25

2 . SAMMENDRAG HVORDAN ER BUDSJETTPROSESSEN I HORTEN KOMMUNE? HVORDAN ER BUDSJETTOPPFØLGINGEN I HORTEN KOMMUNE? HVORDAN UTØVES LEDELSESSTYRINGEN I HORTEN KOMMUNE? SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET AVGRENSING AV PROSJEKTET METODEBRUK OG GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER FORMÅL PROBLEMSTILLINGER Hvordan er budsjettprosessen i Horten kommune? Hvordan er budsjettoppfølgingen i Horten kommune? Hvordan utøves ledelsesstyringen i Horten kommune? FAKTADEL HORTEN KOMMUNES MÅL OG ORGANISATORISKE OPPBYGNING Horten kommunes mål Politisk organisering Administrativ organisering LOV OG REGELVERK SOM RAMMEBETINGELSER FOR KOMMUNAL ØKONOMISTYRING Eksterne rammebetingelser Interne rammebetingelser KORT OM ØKONOMI- OG BUDSJETTSTYRING I HORTEN KOMMUNE Budsjettprosessen Budsjettoppfølgingen Ledelsesstyring REVISJONENS MERKNADER OG PRESISERINGER TIL REGNSKAPET FOR ÅR 23 HORTEN KOMMUNE Merknader gitt av kontrollorganenes uttalelse til regnskapet for Presiseringer i revisjonsberetningen for BUDSJETT- OG REGNSKAPSTALL HORTEN KOMMUNE Driftsregnskapet fordelt på programområder mer -/ mindreforbruk Tertialrapportering driftsregnskap 1. og 2. tertial Tertialrapportering driftsregnskap 1. og 2. tertial Kommentarer til tertialrapporteringen Kommunestyrets pålegg om særskilt rapportering KONTROLL AV BUDSJETTENDRINGER I DRIFTSREGNSKAPET FOR 24 PROGRAMOMRÅDENIVÅ SPØRRESKJEMA TILBAKEMELDINGER FRA ENHETER/SEKSJONER I HORTEN KOMMUNE Budsjettarbeidet Budsjettoppfølging og rapportering Ledelsesstyring SPØRRESKJEMA TILBAKEMELDINGER FRA POLITISKE GRUPPELEDERE I HORTEN KOMMUNE REVISORS KONTROLL AV UTVALGTE ENHETER FOR KONTROLL AV BUDSJETTOPPFØLGING OG UTØVELSE AV LEDELSESSTYRING Enhet BK Byggmiljø ansvar 82 Faktabeskrivelse Enhet Barnevernstjenesten ansvar 32 Faktabeskrivelse Kjøp av branntjenester ansvar 73 Faktabeskrivelse REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER PROBLEMSTILLING 1: HVORDAN ER BUDSJETTPROSESSEN I HORTEN KOMMUNE? Vurderinger Konklusjon PROBLEMSTILLING 2: HVORDAN ER BUDSJETTOPPFØLGINGEN I HORTEN KOMMUNE?27 Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 2 av 3

3 4.2.1 Vurderinger fordelt på enhetsnivå og rådmann Konklusjon PROBLEMSTILLING 3: HVORDAN UTØVES LEDELSESSTYRING I HORTEN KOMMUNE? Vurderinger Konklusjon REVISORS ANBEFALINGER... 3 VEDLEGG: - VEDLEGG 1: REVISJONSKRITERIER - VEDLEGG 2: BUDSJETTENDRINGER DRIFT 24 - VEDLEGG 3: ØKONOMISK OVERSIKT DRIFT VEDLEGG 4: RÅDMANNENS UTTALELSE TIL FORELØPIG RAPPORT Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 3 av 3

4 . SAMMENDRAG Revisjonens konklusjoner til definerte problemstillinger:.1 HVORDAN ER BUDSJETTPROSESSEN I HORTEN KOMMUNE? Med budsjettprosess mener revisor det arbeid som ligger til grunn for det godkjente årsbudsjettet og økonomiplanen..2 HVORDAN ER BUDSJETTOPPFØLGINGEN I HORTEN KOMMUNE? Med budsjettoppfølging mener revisor det arbeid som ligger til grunn for å styre ressursene slik at målene i årsbudsjettet overholdes og samstilles med økonomiplanen, slik at merforbruk unngås..3 HVORDAN UTØVES LEDELSESSTYRINGEN I HORTEN KOMMUNE? Med ledelsesstyring mener revisor hvordan man styrer informasjonen som budsjettkontrollen gir, slik at merforbruk unngås og problemer i budsjettperioden løses når de oppstår. Ledelsesstyring må styres av mål i kommuneplanen, økonomiplanen, årsbudsjettet og virksomhetsplanen..4 SAMMENDRAG Revisjonen har ved kontroll registrert at det arbeides fortløpende med forbedring av økonomistyringen i Horten kommune. Likevel må følgende forhold bemerkes: Revisor konkluderer med at Horten kommune på flere områder har et potensiale til en forbedret budsjettprosess. Budsjettoppfølgingen i Horten kommune er på flere måter ivaretatt, dog må det understrekes vesentlige mangler i form av ikke formelle vedtak om budsjettendringer, mangler i oppfølging av kommunestyrevedtak om regnskapsrapportering utover minstekrav og manglende oppfølging av gitte budsjettrammer. Dette for å nevne hovedpunkter i revisors kontroll. Revisjonen oppfatter at det er mye bra ved ledelsesstyring i Horten kommune, men revisjonen avdekker gjennom kontrolltiltak klare brudd på budsjettregler og at det bør tilstrebes en gjennomgåelse av enhetenes mål for å få disse i tråd med kommunens økonomiske rammer. Det bør også tilstrebes klare vedtak som har økonomiske konsekvenser, både fra administrativt og politisk hold. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 4 av 3

5 1. INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Ifølge forskrift om revisjon skal kommunens virksomhet være gjenstand for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer bl.a. kontroll med om regelverk etterleves og om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Kontroll med økonomi- og budsjettstyringen i Horten kommune ble nedfelt i revisjonens virksomhetsplan for år 24 etter vedtak i kontrollutvalget. 1.2 AVGRENSING AV PROSJEKTET Revisor har avgrenset prosjektet til å kontrollere økonomi- og budsjettstyringen i 24. Kun enkelte enheter er valgt ut for nærmere kontroll. 1.3 METODEBRUK OG GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET Vi har brukt dokumentanalyse ved vår gjennomgang av innkallinger og protokoller til kommunestyret og formannskapet fra 23 og frem til februar 25. Tall fra driftsbudsjett og -regnskap for årene er benyttet som bakgrunn for regnskaps- og budsjettanalyse. Videre er tertialrapportering for 1. og 2. tertial 23 og 24 gjennomgått. Av enheter er Barnevernstjenesten, Byggmiljø og kjøp av branntjenester valgt ut for nærmere kontroll. Barnevernstjenesten for bl.a. å se på internt merforbruk og særlovgivning i forhold til kommunelov/budsjettregler. Byggmiljø ble valgt ut for å kontrollere rutiner i forbindelse med økonomistyring og svikt i inntektsføring, mens kjøp av branntjenester som følge av merforbruk i forhold til budsjett. Det er sendt ut spørreskjemaer til politiske gruppeledere samt enhetsledere/seksjonsledere. I tillegg har revisjonen intervjuet sentrale personer for å innhente data og verifisere fakta i prosjektet. Arbeidet er gjennomført av Mette Holmen, Hanne Britt N. Sveberg, Tom I. Lysaker og revisjonssjef Arild Lohne. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 5 av 3

6 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 2.1 FORMÅL Revisjonen har definert følgende formål for prosjektet: Vurdere om det er tilrettelagt rutiner, herunder rapporteringsrutiner og resultatoppfølging, som ivaretar at kommunale midler disponeres og forvaltes innenfor rammer og forutsetninger. Prosjektet tar utgangspunkt i Horten kommune og er en vurdering av hvordan økonomistyringen ivaretas. Økonomistyring innebærer planlegging og kontroll av ressursbruken i kommunen. Den omfatter således en planlagt disponering av de midlene kommunen har til disposisjon og som den regner med å kunne skaffe seg i fremtiden. Ressurstilgang og ressursbruk vises og drøftes i kommuneplanen, økonomiplanen og i årsbudsjettet. Revisjonen avga rapport til samme tema i år 21. Økonomistyring oppfattes ofte som synonymt med regnskapsanalyse, budsjettering, investeringskalkyler og andre tilsvarende metoder. Men dette er bare en del av sannheten. Det sentrale element i enhver form for styring er kvaliteten på de beslutninger som fattes. Styringssystemene gir nødvendig informasjon, men det er mennesker som tar beslutningene og utøver den reelle økonomistyringen. For å kunne utvikle en god økonomistyring er det derfor nødvendig å legge et mer helhetlig perspektiv til grunn. I tillegg til tradisjonelle økonomisystemer er det blant annet nødvendig å trekke inn forhold som ledelse, målkonflikter/politiske prosesser, organisasjonskultur og ansvarlighet. 2.2 PROBLEMSTILLINGER Med bakgrunn i formålet med prosjektet har revisor utledet følgende problemstillinger: Hvordan er budsjettprosessen i Horten kommune? Hvordan er budsjettoppfølgingen i Horten kommune? Hvordan utøves ledelsesstyringen i Horten kommune? Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 6 av 3

7 3. FAKTADEL 3.1 HORTEN KOMMUNES MÅL OG ORGANISATORISKE OPPBYGNING Horten kommunes mål Horten skal gi tilbud om en variert og god utdanning for alle, med mulighet for utvikling av spisskompetanse innen utvalgte fagområder. Horten skal ha et kunnskapsbasert næringsliv som skaper varige verdier. Horten skal ha gode muligheter for utfoldelse og opplevelse. Natur- og kulturkvalitetene skal sikres og videreutvikles. Horten skal ha et levende nærdemokrati for hele kommunen. Horten skal tilby tjenester til innbyggerne i nødvendig omfang og kvalitet. Trygghet for alle innbyggere skal vektlegges Politisk organisering Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 7 av 3

8 3.1.3 Administrativ organisering Jfr. kommentarer fra rådmannen i vedlegg LOV OG REGELVERK SOM RAMMEBETINGELSER FOR KOMMUNAL ØKONOMISTYRING Eksterne rammebetingelser Lov om kommuner og fylkeskommuner av nr. 17 (KL) Forskrift om årsbudsjett av nr (FKB) Forskrift om årsregnskap og årsberetning av nr (FKR) Forskrift om rapp. fra kommuner og fylkeskommuner av nr (FNR) Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. av nr. 94 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av nr Interne rammebetingelser Økonomireglement av Rådmannens budsjettrundskriv Verktøy for rammestyring og prognosearbeid Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 8 av 3

9 3.3 KORT OM ØKONOMI- OG BUDSJETTSTYRING I HORTEN KOMMUNE Budsjettprosessen Fasene i budsjett- og handlingsplanprosessen er nedfelt i Rådmannens budsjettrundskriv og i økonomireglementet. Horten kommune vedtok driftsbudsjettet for 24 som nettoramme på 9 programområder. Et programområde er igjen inndelt i delprogram og herunder en inndeling i enheter/seksjoner. I kommunestyret den ble driftsbudsjettet for 25 vedtatt som nettoramme på 24 delprogramområder Budsjettoppfølgingen Som et klart kriterium skal det i følge kommunelovens bestemmelser til enhver tid være balanse mellom utgifter og inntekter både i driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Kommuneloven har også klare regler om årsbudsjettets bindende virkning for kommunen, herunder at: Kommunestyrets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen er rettslig forpliktet til å foreta. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal rådmannen gi melding til kommunestyret. Får kommunestyret slik melding som nevnt foran, skal kommunestyret foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. Etter økonomireglementet for Horten kommune skal den som har anvisningsmyndighet påse at det ikke blir anvist beløp uten at de tildelte budsjettrammer holder samt at disponering av budsjettrammene er i henhold til forutsetningene. Etter forskrift om årsbudsjett skal rådmannen reise spørsmål om budsjettendring til kommunestyret dersom det vil oppstå svikt i forhold til kommunestyrets vedtatte rammer. Rådmannen og kommunalsjefer har myndighet til å foreta justeringer av driftsbudsjettet for enheter innenfor samme programområde under forutsetning av at nettorammen for programområdet ikke endres. Enhets-/seksjonsledere har tilsvarende myndighet innenfor enhetene/seksjonene Ledelsesstyring Vi har definert ledelse i denne sammenheng som et målformulerende, problemløsende og språkskapende samspill mellom medarbeidere. Under planlegging er disse prosessene viktige. Innenfor budsjettet skal vi finne alle økonomiske mål som ønskes realisert i budsjettperioden. Dette kan være mål for ressursbruk, produktivitet eller verdiskapning. Gjennom planleggingsprosessen skal målene kvantifiseres, slik at de gir gode retningslinjer for de aktiviteter som iverksettes. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 9 av 3

10 For å oppnå god økonomisk styring må det derfor utvikles en kultur hvor målene settes i sentrum. Dette forutsetter at: Målene må være kjent blant de ansatte. Målene må være akseptert som verdifulle. De ansatte må være målorientert. Medvirkning fra de ansattes side. For at økonomisk planlegging skal gi styringseffekt må den knyttes opp mot ledelsesfunksjonen. Dette betyr at målstyringen må settes i sentrum. Videre må både ledelsen og de ansatte kunne benytte forskjellige former for problemløsninger og ha et felles språk innenfor det økonomiske området. Dette siste betyr i praksis at alle som deltar i økonomistyringssprosessen bør ha et minimum av økonomiske kunnskaper. Alle ansatte må gjøres kjent med målene og de økonomiske rammer for kommunen, og hvilken rolle de selv har for å bidra til å nå målene og holde rammene. Budsjettene skal fungere som et bindeledd mellom de langsiktige mål og de operative tiltak. Det er derfor viktig at budsjettene bygges opp på en slik måte at de gir folkevalgte muligheter for å utøve ressursfordeling på en forsvarlig måte. Arbeidet med utarbeidelse av budsjetter skal organiseres slik at man sikrer politisk deltakelse og styring. Rutinebeskrivelser skal blant annet omfatte: Hvilke folkevalgte organer eller tjenestemenn som har fullmakt til å foreta budsjettering eller budsjettendringer. Omfanget av eventuell delegert budsjettfullmakt. Hvilke personer som har ansvar for oppfølging av de ulike budsjettformål i løpet av året. Hvordan eventuelle avvik skal rapporteres/behandles. Hvordan eventuelle feil eller misligheter skal forhindres eller oppdages. Hvordan budsjettet rent teknisk skal bygges opp. Økonomistyringen i Horten kommune har over tid vært tilrettelagt gjennom kollektivt ansvar på rådmannsnivå frem til 1. august 24. Det vil si at ingen av kommunalsjefene hadde direkte ansvar for et enkelt programområde, men hadde ansvaret for en eller flere enheter innen de fleste av de 9 vedtatte programområder. Revisjonen betegner dette som et tverrfaglig ansvar som i en administrativ sammenheng kan opptre som en god løsning men i betrakting av økonomistyring vurderes denne organisasjonsformen av revisjonen som lite egnet. Revisjonen omtalte det kollektive budsjettansvaret senest i uttalelsen til regnskap for 23 og i den sammenheng som en lite god løsning og ser positivt på rådmannens administrative endring. Kommunalsjefene har nå fått ansvar for et eller flere programområder og har også i større grad mulighet til å justere budsjettrammene mellom enheter innenfor samme programområde. Revisjonen anser det som særs viktig at dette følges opp og justeres etter kommunestyrets vedtak om budsjett på delområder fra 25. I økonomireglementet er det nedfelt rutiner for regnskapsrapportering. Enheten/seksjonen (med bistand fra kontroller) skal rapportere regnskapet månedlig og tertialvis til økonomisjefen og kommunalsjef. Økonomisjefen rapporterer regnskapet tertialvis til formannskapet / kommunestyret. Ifølge økonomisjefen, legges det fra 25 opp til en månedlig rapportering til formannskapet. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 1 av 3

11 3.4 REVISJONENS MERKNADER OG PRESISERINGER TIL REGNSKAPET FOR ÅR 23 HORTEN KOMMUNE Merknader gitt av kontrollorganenes uttalelse til regnskapet for 23 Revisjonen og kontrollutvalget hadde merknader til årsregnskapet / budsjettstyring 23 som ble avgitt til kommunestyret. Av enkelte utdrag kan nevnes: Kontrollorganene satte rådmannens budsjettilsyn til observasjon for år 23. Avlagt regnskap og kommunens årsmelding viste vesentlig avvik mellom kommunestyrets vedtatte netto budsjettrammer for 23 sammenlignet med regnskap for de samme 9 rammeområder. Kontrollorganene anså at budsjettet fortsatt ikke var regulert og brukt som et fullstendig styringsverktøy i år 23. Kontrollorganene anså at økonomistyringen knyttet til kommunestyrets vedtatte budsjett på rammeområdene måtte vies større oppmerksomhet. Spesielle interne administrative kontrolltiltak burde iverksettes av rådmannen for å ivareta kommunelovens bestemmelser om tilfredsstillende økonomistyring av budsjett også på overordnet nivå. Kontrollorganene var av den oppfatning at et nærmere definert budsjettansvar for kommunestyrets vedtatte rammeområder 1 9, i større grad burde vært direkte knyttet til særskilte personer i rådmannens stab og ikke bare rådmannen slik organiseringen fremstod Presiseringer i revisjonsberetningen for 23 Revisjonen fant det nødvendig å gi følgende presisering i revisjonsberetningen: Uten at det har betydning for konklusjonen i avsnittet over, presiserer vi at nødvendige endringer i budsjettet ikke er gjennomført i tråd med bestemmelser gitt i kommunelovens 47 at presentasjon av regnskapet på de 9 rammeområder vedtatt av kommunestyret, av tekniske årsaker, avviker med 7 mill. kr. fra regnskapsskjema 1. A drift. 3.5 BUDSJETT- OG REGNSKAPSTALL HORTEN KOMMUNE Driftsregnskapet fordelt på programområder mer -/ mindreforbruk Revisjonen har foretatt en regnskaps og budsjettanalyse for perioden 21 til 24 som viser betydelige avvik mellom vedtatt budsjett og regnskap. Endelige tall for 24 blir lagt inn før behandling i kontrollutvalget. Sammenligning av justert budsjett mot regnskap: Program Område Mill. kr Mill. kr Mill. kr Mill. kr 1. Administrasjon Mindreforbr. -4,7 Mindreforbr. -3,8 Merforbruk 3,4 Mindreforbr. -5,4 2. Plan og utredn. Merforbruk,5 Merforbruk,5 Mindreforbr. -,5 Mindreforbr. -,1 3. Sosial og familie Mindreforbr. -1,9 Merforbruk 2,6 Merforbruk 4,9 Merforbruk 2,2 4. Kultur og utdan. Merforbruk 6,7 Merforbruk 7, Merforbruk 5,1 Mindreforbr. -1,8 5. Helse Merforbruk 22,7 Merforbruk 38,5 Merforbruk 5,9 Merforbruk 33,4 6. Eiendom Merforbruk 7, Merforbruk 2, Merforbruk 2,4 Merforbruk 2,1 7. Kommunaltekn. Merforbruk 3,7 Mindreforbr. -,8 Merforbruk 4,9 Merforbruk 1,1 8. Teknisk utfører, Merforbruk,1,, 9. Finansiering -34, -46,1-26,1-31,4 Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 11 av 3

12 3.5.2 Tertialrapportering driftsregnskap 1. og 2. tertial 23 Revisjonen har foretatt en regnskaps- og budsjettanalyse for forskriftpålagt rapportering til kommunestyret for 1. og 2. tertial 23. Sammenligning av budsjett mot regnskap: Program- Pr. 1. Tertial 23 Pr. 2. Tertial 23 Hele 23 Område Mill. kr Mill. kr Mill. kr 1. Administrasjon Merforbruk 4,9 Merforbruk,5 Merforbruk 3,4 2. Plan og utredn. Mindreforbruk -,3 Mindreforbruk -,8 Mindreforbruk -,5 3. Sosial og familie Mindreforbruk -4,3 Mindreforbruk -9,4 Merforbruk 4,9 4. Kultur og utdan. Mindreforbruk -,2 Mindreforbruk -14,5 Merforbruk 5,1 5. Helse Merforbruk 4,8 Mindreforbruk -4,6 Merforbruk 5,9 6. Eiendom Merforbruk 12,3 Merforbruk 22,5 Merforbruk 2,4 7. Kommunaltekn. Mindreforbruk -1,1 Merforbruk 7,8 Merforbruk 4,9 8. Teknisk utfører Merforbruk 2,6 Merforbruk 4,2, 9. Finansiering 9,9 3,8-26, Tertialrapportering driftsregnskap 1. og 2. tertial 24 Revisjonen har foretatt en regnskaps- og budsjettanalyse for forskriftpålagt rapportering til kommunestyret for 1. og 2. tertial 24. Sammenligning av budsjett mot regnskap: Program- Pr. 1. Tertial 24 Pr. 2. Tertial 24 Hele 24 Område Mill. kr Mill. kr Mill. kr 1. Administrasjon Merforbruk 4,4 Mindreforbruk -,1 Mindreforbruk -5,4 2. Plan og utredn., Mindreforbruk -,4 Mindreforbruk -,1 3. Sosial og familie Mindreforbruk -9,4 Mindreforbruk -9,1 Merforbruk 2,2 4. Kultur og utdan. Merforbruk 5, Mindreforbruk -3,3 Mindreforbruk -1,8 5. Helse Merforbruk 9,9 Merforbruk 11,6 Merforbruk 33,4 6. Eiendom Merforbruk 3,5 Merforbruk 2,7 Merforbruk 2,1 7. Kommunaltekn. Mindreforbruk -7,4 Merforbruk 12,5 Merforbruk 1,1 8. Teknisk utfører Merforbruk 7,5 Merforbruk 4,9, 9. Finansiering -11,9 3,8-31, Kommentarer til tertialrapporteringen Ved tertialrapporteringen 1. og 2. tertial 23 og 1. tertial 24 er talldelen av rapporteringen vedlagt sakspapirene til formannskapet og/eller kommunestyret. Ifølge økonomisjefen, lå tallene pr. 2. tertial 24 ikke som vedlegg til sakspapirene. Revisor har som et ledd i kontrollen hentet tallene pr. 2. tertial 24 fra regnskapsprogrammet og det kan av den grunn være avvik fra det økonomisjefen baserte sin saksfremstilling på. I regnskapsrapporten fremgår regnskap pr. 1. eller 2. tertial. Imidlertid er budsjettet ikke periodisert (fordelt over året), slik at regnskap og budsjett slik disse blir presentert i vedlegg til formannskapet og/eller kommunestyret ikke direkte sammenlignbare. I oversiktene over har revisor tatt hensyn til dette og periodisert budsjettet for 1. og 2. tertial, med henholdsvis 4 mnd og 8 mnd. Dette gir en pekepinn på avvik mellom budsjett og regnskap pr. tertialrapportering. Revisjonen har merket seg ved kontrollen, at tertialrapporteringen for 2. tertial 23 og 1. tertial 24, som sak, kun er fremlagt for formannskapet. I dokumentet for budsjettjustering Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 12 av 3

13 for 1. tertial 24 er det dog henvist til regnskapsrapport for 1. tertial ved behandling i kommunestyret av budsjettjustering Kommunestyrets pålegg om særskilt rapportering Revisjonen vil vise til gjeldende forskrifter om årsbudsjett som pålegger rådmannen å rapportere til kommunestyret om den faktiske utvikling i inntekter og utgifter sett i forhold til de inntekter og bevilgninger som er ført opp i årsbudsjettet. Slik rapportering skal skje minimum to ganger pr år. Ut over dette setter ikke forskrift om årsbudsjett nærmere krav til rapportering. Kommunestyret i Horten ønsket slik ytterligere rapportering og fattet følgende vedtak i sak 57/3: Pkt. 3. Kommunestyret ønsker regnskapsrapportering med kortere intervaller enn pr. tertial fra og med 24. Pkt. 4. Rådmannen bes å utrede en hensiktsmessig rapporteringsform mht omfang og innhold. Fortrinnsvis ønskes statusrapportering i hvert kommunestyremøte med oversikt over de ulike programområder og tjenesteenheter. Avvik fra budsjett for perioden og prognose for resterende del av budsjettåret, samt årsak til avvik, korrigerende tiltak og konsekvenser for tjenestetilbudet skal framgå av statusrapporten. Pkt. 5. Sak om endret regnskapsrapportering fremmes for kommunestyret høsten 23. Revisjonen har ikke funnet indikasjoner på at kommunestyrevedtak 57/3 er opphevet og derav ikke fulgt opp slik vedtaket er utformet. Jfr. kommentarer fra rådmannen i vedlegg KONTROLL AV BUDSJETTENDRINGER I DRIFTSREGNSKAPET FOR 24 PROGRAMOMRÅDENIVÅ Revisors kontroll med budsjettjusteringer i 24 på områder hvor kun kommunestyret selv kan foreta budsjettendringer, avdekket at det var foretatt en rekke administrative justeringer på slike områder i organisasjonen uten at dette var forelagt kommunestyret. I sum utgjorde uautoriserte budsjettendringer ca. 17 mill. kr. I vedlegg 2 har revisor merket av hvilke budsjettendringer som ikke er i tråd med regelverket. Revisor tok dette opp med regnskapsansvarlig i mars 25 og nevnte uautoriserte budsjettendringer er nå tilbakeført for budsjett 24. Etter det revisor kjenner til har det ikke vært noen etterkontroll med hvilke budsjettendringer som er foretatt. At det har vært mulig å foreta en uautorisert budsjettendring, og at dette ikke har blitt fanget opp gjennom administrasjonens internkontroll, viser en vesentlig svikt i økonomistyringen på flere nivåer i administrasjonen. Dette indikerer også at kunnskapen om budsjettregler er mangelfulle. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 13 av 3

14 3.7 SPØRRESKJEMA TILBAKEMELDINGER FRA ENHETER/SEKSJONER I HORTEN KOMMUNE Revisor utarbeidet et spørreskjema som ble sendt til alle enheter/seksjoner i kommunen. Spørreskjemaet tok opp spørsmål rundt budsjettarbeidet og ledelsesstyring Budsjettarbeidet - Spørsmål 1.1: Hvordan oppleves enhetens/seksjonens medvirkning i budsjettarbeidet? 51 av 54 har avgitt svar. 17 høy, 23 middels og 11 liten. Spørsmål Høy Middels Liten Revisjonen konstaterer at enhetslederne stort sett er fornøyde med budsjettarbeidet, men også et klart forbedringspotensiale når 2 ikke er fornøyd. - Spørsmål 1.2: Hvordan oppleves enhetens/seksjonens medvirkning i økonomiplanarbeidet (handlingsplanarbeidet)? 51 av 54 har avgitt svar. 14 høy, 17 middels og 2 liten. Spørsmål Høy Middels Liten Revisjonen vurderer at svært mange ikke er fornøyd med medvirkning i økonomiplanarbeidet. Dette er også viktig med hensyn til sammenheng mellom mål og midler. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 14 av 3

15 - Spørsmål 1.3: Har enheten/seksjonen mottatt tildelingsbrev for 24? 49 av 54 har avgitt svar. 36 ja og 13 nei. Spørsmål Revisjonen er overrasket over at 13 enheter ikke har mottatt tildelingsbrev for Spørsmål 1.4: Er enhetens/seksjonens tildelte budsjettramme for 24 realistisk sett i forhold til fastsatte mål for enheten/seksjonen? 49 av 54 har avgitt svar. 26 ja og 23 nei. Spørsmål Revisjonen anser at dette er et klart varsko i det svarene indikerer et stort problem med å holde budsjettrammene. - Spørsmål 1.5: Hvordan håndteres vesentlige avvik i de tilfeller der tildelt budsjettramme ikke er i samsvar med tidligere vedtatte mål i enheten/seksjonen? a): Blir dette gjennomført internt i administrasjonen? 45 av 54 har avgitt svar. 38 ja og 7 nei. Spørsmål 1.5 a) 1 5 Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 15 av 3

16 b): Blir dette fremlagt til politisk behandling? 34 av 54 har avgitt svar. 1 ja og 24 nei. Spørsmål 1.5 b) Revisjonen har merket seg en lavere svarprosent på dette spørsmål, men revisjonen anser det som sentralt å sette fokus på at vesentlige avvik blir behandlet politisk på et tidlig tidspunkt Budsjettoppfølging og rapportering - Spørsmål 2.1: Rapporterer enheten/seksjonen regnskapet i tråd med økonomireglementet? 46 av 54 har avgitt svar. 46 ja, ingen nei. Spørsmål Revisjonen ser positivt på tilbakemeldingen. - Spørsmål 2.2: Hvordan oppfattes rapporteringsbestemmelsene i økonomireglementet? 44 av 54 har avgitt svar. 13 meget godt, 26 middels godt og 5 mindre godt. Spørsmål Meget godt Middels godt Mindre godt Revisjonen anser at tilbakemeldingene tilsier at rutinen er tilfredsstillende, men det er viktig å følge opp økonomireglementet ytterligere for å tilpasse endringer i forhold til nye sentrale bestemmelser. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 16 av 3

17 - Spørsmål 2.3: Kommenterer enheten/seksjonen vesentlige avvik skriftlig og gis det konkrete og realistiske forslag til tiltak for å korrigere avvik? 48 av 54 har avgitt svar. 44 ja og 4 nei. Spørsmål Revisjonen ser positivt på tilbakemeldingene, men viktig at dette bør være 1. - Spørsmål 2.4: I hvilken grad oppfatter enheten/seksjonen at rapportert regnskap og avvik blir fulgt opp? 5 av 54 har avgitt svar. 6 meget god, 28 middels god og 16 mindre god. Spørsmål Meget god Middels god Mindre god Revisjonen mener at det bør arbeides mot en felles forståelse om viderebehandling av rapportert avvik. - Spørsmål 2.5: Påses det fra enheten/seksjonen at budsjettrammen ikke blir overskredet uten at det er gitt nødvendig tilleggsbevilgning? 47 av 54 har avgitt svar. 41 ja og 6 nei. Spørsmål Revisjonen anser at det må innskjerpes at ingen kan overskride sin budsjettramme uten tillatelse fra rådmann. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 17 av 3

18 - Spørsmål 2.6: Hvilke verktøy bruker enheten/seksjonen for å følge med forbruket av tildelt budsjettramme over året? 43 bruker Visma Unique, 44 bruker Exie og 14 annet verktøy. Her er det flere som bruker flere enn ett verktøy. Spørsmål Unique Exie Annet Revisjonen konstaterer bruk av alternative verktøy. - Spørsmål 2.7: Dersom verktøy for økonomistyring/-rapportering benyttes, se spørsmål 2.6. I hvilken grad fungerer aktuelle rapporteringsverktøy for økonomistyring? 49 av 54 har avgitt svar. 22 meget godt, 2 middels godt og 7 mindre godt. Spørsmål Meget godt Middels godt Mindre godt - Spørsmål 2.8: Periodiserer enheten/seksjonen sin budsjettramme over året? 47 av 54 har avgitt svar. 17 ja og 3 nei. Spørsmål Revisjonen anser at budsjettet i større grad bør periodiseres. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 18 av 3

19 3.7.3 Ledelsesstyring - Spørsmål 3.1: Er alle ansatte ved enheten/seksjonen kjent med enhetens/seksjonens mål og de økonomiske rammer som enheten/seksjonen er tildelt? 51 av 54 har avgitt svar. 44 ja og 7 nei. Spørsmål Revisjonen anser at dette er et viktig element i spørsmålet om mulighet for god ledelsesstyring. - Spørsmål 3.2: Er de som deltar i økonomistyringsprosessen kjent med regelverk innen økonomistyring? 5 av 54 har avgitt svar. 41 ja og 9 nei. Spørsmål Revisjonen anser at dette også er et sentralt emne som administrasjonen må ta tak i. - Spørsmål 3.3: Gjennomføres det tiltak for at ansatte gjøres kjent med enhetens/seksjonens mål og de økonomiske rammer enheten/seksjonen er tildelt fra rådmannen og hvilken rolle de selv har for å bidra til å nå målene og holde rammen for enheten/seksjonen? 49 av 54 har avgitt svar. 47 ja og 2 nei. Spørsmål Revisjonen anser at tilbakemeldingene er gode. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 19 av 3

20 3.8 SPØRRESKJEMA TILBAKEMELDINGER FRA POLITISKE GRUPPELEDERE I HORTEN KOMMUNE Revisor utarbeidet et spørreskjema som ble sendt til alle politiske gruppeledere i kommunen. Nedenfor følger spørsmål og svar: - Spørsmål 1: Oppleves framstillingen av årsbudsjettet og handlingsplanen (økonomiplanen) fra rådmannen som et forståelig og lettfattelig dokument? 8 av 8 har avgitt svar. 3 ja og 5 nei. Spørsmål Revisjonen utleder av tilbakemeldingene at administrasjonen bør vurdere dokumentinformasjonen. - Spørsmål 2: Oppleves tilretteleggelsen av budsjettbehandlingen slik, at politisk styring og deltakelse ivaretas? 8 av 8 har avgitt svar. 4 ja og 4 nei. Spørsmål Revisjonen utleder av tilbakemeldingene at også her er et klart forbedringspotensiale. - Spørsmål 3: Oppleves rapportert budsjettavvik fra rådmannen til kommunestyret som tilfredsstillende i henhold til kommunelovens bestemmelser? 8 av 8 har avgitt svar. 1 ja og 7 nei. Spørsmål Revisjonen er betenkt over den klare tilbakemeldingen det gis fra politisk hold på dette spørsmål. Utarbeidet av Vestfold Kommunerevisjon Side 2 av 3