HVOR MYE BETALER DU FOR INGENTING?

Transkript

1 HVOR MYE BETALER DU FOR INGENTING? Spar penger på aktiv forvaltning av eiendeler og avtaler!

2 9 av10 virksomheter kan ikke svare.. 9 av 10 virksomheter i Norge mangler kontroll og over sikt over sine eiendeler og avtaler. Dermed taper de penger for hver dag som går, både i svinn, verditap og unødvendige kostnader! Det dreier seg om merkost nader som egentlig svært enkelt kan unngås. Utstyrskjøp, leasing- og andre avtaler gjøres over tid av forskjellige personer og utstyret flyttes til forskjellige brukere. Etterhvert blir det tilsynelatende umulig å holde oversikt. Resultatet er at utstyr forsvinner, at nytt utstyr kjøpes selv om virksomheten egentlig eier ubenyttet fullgodt alternativ, og at man fortsetter å betale for utløpte avtaler på produkter som er kassert...

3 Hvor mange PC er, skjermer, projektorer, disker, mobil - telefoner og 3G-abonnement har virksomheten? Hvilken aldersprofil har utstyret? Når MÅ vi fornye oss? Hvor befinner verdiene seg nå? Hvem disponerer hva? Hva hadde Petter som sluttet i forrige uke? Hvilke maskiner er eiet, hvilke er leaset - og av hvem? Når må avtalene sies opp for å unngå automatisk fornyelse? Hvilke avtaler løper i Bergen? Hva er våre restforpliktelser per idag? Hvilke avtaler har Fredrik i lokasjon Ål kommune inngått? Kan du oppgi serienummer på evt tapte maskiner? Forsikringsselskapene krever serienummer for å utbetale ved tyveri... det koster dem mye penger! Manglende inventarkontroll er ikke bare uøkonomisk og irriterende. Det er i tillegg lovstridig og kan bli påtalt ved ettersyn (aksjelovens 26, kommuneloven). Problemet med systemer for inventarregister er at de er à jour én gang ved implentering Derfra blir oversikten mindre og mindre jo lenger tid som går, fordi systemet ikke følges opp. Så fortsetter man å la det flyte mens penger renner ut, fordi oppgaven med å skaffe oversikt synes for anstrengende. Et system som gir deg full kontroll over eiendeler og avtaler krever imidlertid mindre enn du tror!

4 Laptop HP 6930P V Geir Berg Administrasjon Avtale: Nei Andre enheter: 3 NB! Leasingavtale går ut 30. neste mnd. Sies opp senest 14. Med oversikt 3.0 fortsetter virksomh Med oversikt 3.0 får og beholder du kontroll over alle avtaler og eiendeler uten anstrengelser. Systemet varsler deg om avtaler som bør sies opp. Du vet nøyaktig hvilket utstyr alle i virksomheten dispo nerer og du kjenner rest - verdien på alle forpliktelser. Dermed sørger du lett for full utnyt telse av utstyrsparken virksomheten unngår overinvesteringer og unødvendige kjøp. Det er såre enkelt å ta ut inventarlister sortert f.eks etter ansatt (Hvor mye og hva disponerer Per? Er telefonen hans utskftningsklar, eller har han bare lyst på en ny?), lokasjon/plassering eller produkt ( Hvor mange Toshiba laptoper har vi, og hvor gamle er de? ) Det betyr at du kan gjøre mer rasjo nelle innkjøp. Du har et godt grunnlag for å bedømme når det er på tide å kjøpe nye

5 10096 Satelite PRO L300 S Q Tore Ettesvoll Salgsavdeling Oslo Avtale: Ja Andre enheter: Acer Aspire R Kåre Johansen Salgsavdeling Oslo Avtale: Ja Andre enheter: Satelite PRO L300 S Q Leif Pressberg Salgsavdeling Oslo Avtale: Ja Andre enheter: 1 hetens verdier å være... virksomhetens! maskiner, du kan lettere planlegge og samle kjøpene, og dermed få bedre priser. Sjansen for at revisor godkjenner bal - ansen uten kommentarer og mer arbeid, øker betraktelig når det ligger en kom p- lett inventaroversikt med regnskapet. Ved eventuell brann eller innbrudd, har du umiddelbart en komplett utstyrsliste med serienummere, alder og innkjøpspris klar. Det siste du trenger i en slik katastrofe situasjon er merarbeid og lange forhandlinger med forsikringsselskapet. Med helt minimal innsats får du og virksomheten stålkontroll : Systemet passer automatisk på at alle ansatte med jevne mellomrom oppdaterer ved å bekrefte utstyret sitt rett i databasen!

6 Nå skal Petter slutte hvilke avtaler har han inngått som forplikter oss videre? Kanskje kan vi komme i forkjøpet og si opp noen av dem? Tenk deg et sentralt avtalearkiv. med automatisk varsling når det nærmer seg oppsigelsestidspunkt! Hvilke avtaler forplikter vi? De fleste virksomheter har et uoversiktlig villniss av slike avtaler, som er inngått underveis av forskjellige personer fra forskjellige avdelinger; biler, skrivere, kopimaskiner, serviceavtaler, husleie kontrakt, telefonsentraler, renhold, kaffemaskiner, planter, møbler, osv. Det er ikke uvanlig å fortsette å betale i årevis fordi man har glemt å si opp en avtale, mens maskinen som avtalen gjaldt forlengst er kastet... Med ett sentralt avtaleregister kan oppsigelses frister og andre betingelser alltid lett finnes - og du får full oversikt over hva avtalene koster bedriften. Mange sparer titusenvis av kroner i måneden... dette kan være den raskeste veien til bedre bunnlinje! Tilhørende dokumenter, for eksempel kontrakt, brukermanualer, osv, kan scannes og ligge ved digitalt. Leasingavtale på 6 stk Toshiba PSM75E har oppsigelsesfrist om 3 uker. Bekreftelse mottat Ny påminnelse senere Les mer

7 Avtale- radarvarsleren er faste, unødvendige kostnaders verste fiende! Radarvarsleren sender beskjed i god tid før oppsigelsesfrist, og følger opp videre om mottaker forholder seg passiv. Først gjøres en påminnelse til samme mottaker, deretter sendes varsel videre i virksomheten. I ytterste instans ringer IKT-revisjon og følger opp saken personlig! Avtalevarsleren sikrer at situasjonen blir fulgt opp selv om den opprinnelig ansvars havende er bortreist, syk eller har skiftet jobb. NYHET: Oversikt restverdi forpliktelser Avtalevarsleren kan vise nøyaktige restverdier på alle fremtidige forpliktelser. Det betyr at man raskt kan se hvilke kostnader som blir hengende igjen, om virksomheten f.eks vurderer å trekke ut sine engasjementer på en lokasjon eller innenfor et markedssegment. Restverdi forpliktelser-rapporten gir et førsteklasses beslutningsgrunnlag på alle faste kostnader unntatt lønn en oversikt det tidligere tok uker å utarbeide!

8 Systemet sørger selv for at alle ansatte oppdaterer Mange utsetter å ta tak i problemet, fordi de tror det vil kreve masse innsats. De tar feil! IKT-revisjon legger inn de første data ene, direkte fra for eksempel Excel. Du trenger bare en drøy times opplæring så har du oversikt i full gang! Og trenger du videre oppfølging, får du fri telefonsupport. Derfra bruker du ikke krefter - systemet gjør jobben for deg! Systemet sørger selv for jevnlig automatisk revisjon, i form av en mail med utstyrs- og tilstandsliste til hver enkelt ansatt med krav om tilbakemelding. Ved auto-revisjonen bekrefter alle ansatte sitt utstyrsinnehav rett i databasen! Som administrator bare godkjenner du systemets forslag om revisjon og formulering av mailen, så går resten av seg selv. Ingen diskusjon om ansvar for en tapt eller ødelagt gjenstand. Log en i systemet kan fortelle når den ansatte sist selv bekreftet at enheten var OK eller ikke. Risikosenkning En sideeffekt av at alle må delta, er at de ansatte også da skjønner at virksomheten har kontroll på eiendelene. Dette senker risikoen for at noen blir fristet til å låne ting som de glemmer å levere... Ta kontroll NÅ - så jobber tiden for deg, i stedet f

9 Systemet er proaktivt og varsler deg hvis det ikke registrerer aktivitet over en periode. Glemmer dere å registrere anskaffelser? I så fall varsles IKT-revisjon, som tar kontakt og hjelper deg i gang. IKT-revisjon er like interessert som deg i at systemet faktisk gir deg oversikt! Internettbasert du trenger aldri installere eller oppdatere! Database og system ligger sentralisert på server hos oss. Lisenshavere kan logge inn og benytte systemet fra hvor som helst, når som helst. Du møter alltid nyeste versjon av applikasjonen, uten at du behøver å tenke på installasjoner med CD-plater, nedlastinger, mas og oppdateringer. Nettbasert = Sikkerhet Ved brann, innbrudd eller annen katastrofe har du en komplett utstyrsoversikt i trygghet utenfor huset - med alt du trenger til forsikringsselskapet i løpet av sekunder. Du kan umiddelbart melde kravet og unngår unødvendig diskusjoner. for at du hver dag kommer lenger på etterskudd

10 MERKET UTSTYR er lite attraktivt for alle En forsvunnet datamaskin kan bety katastrofe forsikringen dekker bare selve maskinen; arbeid og data som går tapt, kan ikke erstattes. For ikke å snakke om sensitive data som havner i gale hender... Merket utstyr er uattraktivt tyvegods Annenhåndsverdien synker og utstyret blir uattraktivt for tyver. Preventiv effekt internt Ansatte glemmer i langt mindre grad å bringe tilbake lånt utstyr når det er merket. Dessuten har administrator nøyaktig oversikt over hvilke maskiner som disponeres av hver enkelt medarbeider. Større håp om du mister For ærlige finnere er det svært lettvint å kontakte IKT-revisjons vaktsentral. Og en merket maskin frister lite for uærlig finner. Politiet og hittegodskontor sitter på store lagere av beslaglagte gjenstander med ukjente eiere. Hadde utstyret vært merket, ville det vært tilbake hos eierne i løpet av kort tid. Nummeret fjerner enhver tvil om hvem som er riktig eier 24-timers vakttelefon og internett - kontakt. IKT-revisjon koordinerer umiddelbart kontakt mellom finner og eier Brekkes merket av, kommer under merket fram med sitt klare budskap. Dette kan ikke fjernes uten å skade maskinens karosseri Nummeret forteller fortsatt hvem som er riktig eier Utstyret spores, men IKKE til din virksomhet En firmatilknyttet PC, Palm eller lignende inne holder oftest informasjon som ikke bør komme i feil hender. Å merke den med virksomhetens navn, blir sammenlignbart med å ha gateadressen din på nøkleknippet... Derfor spores det merkede utstyret kun til IKT-revisjon. Vårt vaktsenter er alltid bemannet - og kontakter straks eier. Merkbare fordeler og besparelser: Utstyr på avveie kan spores (men ikke til din virksomhet!) Minsker risiko for at sensitive data kommer på avveie Du får hjelp av oss til evt politianmeldelse (dvs du sparer tid!) Enklere og bedre forsikringsoppgjør (dvs du sparer tid og penger!) Preventivt mot intern svinn Lettere å få tilbake hvis mistet Utstyret overvåkes IKT-revisjons vaktsenter er alltid bemannet Reduserer risiko for tyveri Du får kontroll, med lovgodkjent, funksjonelt inventarregister

11 andre enn rettmessig eier Lav annenhåndsverdi Lite interessant for tyver Mindre fristende å beholde eller låne for egne ansatte Lett å spore opp eier for ærlige finnere...men ikke lett å identifisere eier av eventuelle følsomme data

12 Full oversikt Registrering av alt utstyr, med serienummer på avdeling/personnivå og online Asset Management System, gir deg total kontroll. Slutt med å lure på hvor projektorer, bærbare maskiner og annet er blitt av! I tillegg står du vesentlig sterkere ved tyveri, brann eller misting av utstyr. Avtale- radar varsler Varsleren sender beskjed i god tid før oppsigelsesfrist. Ingen behøver anstrenge seg for å følge med, det går av seg selv. Slutt å betale ut store beløp som virksomheten ikke får noe igjen for! Utnytt Kapasiteten Med total oversikt, er det i langt større grad mulig å få full utnyttelse av utstyrsparken. Unngå unødvendige kjøp og overinvesteringer! Merkbart sikrere Merket IKT-utstyr er lite attraktivt å stjele...risikoen for tyveri reduseres drastisk. Og sjansen mangedobles for at tapt utstyr kommer til rette, fordi det er sporbart. At det ikke spores direkte til deg eller virksomheten, gjør sensitiv informasjon som er lagret i utstyret mindre utsatt. Du får oversikt lisensbasert, med en beskjeden månedsavgift og fri bruk. Ta kontroll NÅ - så jobber tiden for deg i stedet for at du for hver dag kommer lenger på etterskudd! Ring nå! IKT-revisjon telefon post@iktrevisjon.no www. iktrevisjon.no