Referat fra Drammens Sportsfiskeres årsmøte torsdag 3. mars 2005 kl

Transkript

1 Referat fra Drammens Sportsfiskeres årsmøte torsdag 3. mars 2005 kl Det var 40 stemmeberettigede medlemmer tilstede. Sak 1. Åpning av Årsmøte Nestformann Frank Pedersen åpnet Drammens Sportsfiskeres 70. årsmøte i formann Rolf Nyborg sitt fravær. Avdøde Svein Pedersen og Gotfred Holo ble minnet med 1 minutts stillhet. I sin tale til årsmøte la nestformannen vekt på at det har vært aktive grupper i foreningen. Han tok også fram websidene som har hatt en rivende god utvikling. Besøkstallene har nådd treff de siste månedene. Webmaster Tor Andreassen fikk honnør for sin gode innsats. Fylkessekretær NJFF, Beate Heidenreich, ble ønsket spesielt velkommen som gjest. Sak 2. Valg av dirigent Bjørn Håvelsen ble valgt Sak 3. Valg av referenter Morten Aasgaard og Per Otto Nøvik. Sak 4. Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen Gunnar Olsen Skar og Runar Holm Sak 5. Valg av tellekorps på tre medlemmer Egil W. Alfsen, Kåre Nordgård og Per Ø. Ask Sak 6. Beretninger A. Fiskestellkomiteen: Beretning godkjent. B. Drammenselvautvalget: Beretning godkjent. C. Redaksjonskomitèen: Beretning godkjent. D. Sportskomitèen Beretning godkjent. E. Vedlikeholdsutvalget Beretning godkjent. F. Vrangenkomitèen: Beretning godkjent. G. Søltjørnkomitèen: Beretning godkjent. H. Blektjernkomitèen: Beretning godkjent. I. Castinggruppa: Beretning Godkjent. J. Ungdomsgruppa: Beretning godkjent. Aktiviteten er dessverre ikke helt på topp. Alfsen redegjorde for årsaken til dette (sykdom). K. Fluegruppa: Beretning godkjent. L. Huskomiteen: Beretning godkjent. M. Representantskapet: Beretning godkjent.

2 N. Hovedstyret: Sekretær Bjørn Wiggo Nebell synes styringsformen i arbeidsstyret har fungert dårlig. Leder og nestleder har hatt problemer med henholdsvis sykdom og nattjobbing. Nestleder Pedersen poengterte at man måtte skille på hovedstyret og arbeidsstyret. Sistnevnte står for den daglige driften. Hovedstyremøtene der alle gruppene er representert fungerer etter Pedersen sitt syn meget bra. Det ble kommentert at både foredrag og medlemsmøter var lite besøkt. Årsaken til dette er ikke kjent. Alfsens verv i DOFA s valgkomité var uteglemt i beretningen. Goliathytta kommer ikke til å overtas av DS, men dagens leiekontrakt vil forlenges. Denne forandres noe der det legges opp til en deling av ansvarsforholdet mellom fluegruppa og ungdomsgruppa. Økonomi. Dårlig avkastning på bank. Kaalstad etterlyste hva styret hadde gjort siden sist for å bedre situasjonen. Kristoffersen kunne fortelle at man ser på mulighetene for å sette noen midler i fond. Forsikringer. Store fordeler at gruppene har innholdsfortegnelser på eget utstyr. Letter forsikringsoppgjør. Beretning godkjent med de ovennevnte kommentarer. Kommentarene som fremkom utover dette var utelukkende positive. Dette gjaldt de fleste av gruppene/komiteene. Beretningen til Kjøsterudbekkutvalget ble etterlyst. Det ble henstilt til det nye styret å følge opp denne utviklingen. Sak 7. Regnskaper og budsjett Regnskap Revisor gikk igjennom revisjonsberetninger for hvert regnskap. Beretningen følger som vedlegg. Fiskestellkomiteen: Godkjent. Redaksjonskomitèen: Godkjent. Sportskomitèen: Godkjent. Vedlikeholdsutvalget: Godkjent. Vrangenkomitèen: Godkjent. Søltjørnkomitèen: Godkjent. Blektjernkomitèen: Godkjent. Castinggruppa: Godkjent. Ungdomsgruppa: Godkjent. Fluegruppa: Godkjent. Huskomiteen: Godkjent. Representantskapet: Godkjent. Hovedstyret: Det ble stilt spørsmål til hvorfor møteutgifter, medlemstilbud var så store. Kasserer og revisor gikk igjennom kontoutdragene. Utgiftsposten leder, kasserer, sekretær så ut til å være overskredet i forhold til budsjett. Dette var ikke tilfelle. Årsaken var at faste tlf. utgifter er ført i denne posten. Tlf. utgifter var spesifisert på egen post i fjor. Bør gjøres for framtiden. Det framkom synspunkter på at beløpet var høyt. Adm utgiftene relativt store sammenliknet med det som er forbrukt på aktiviteter.

3 Lykkespillene berger regnskapene. Som nevnt på fjorårets årsmøte er disse inntektene høyst usikre grunnet mulige lovendringer. Det er ikke søkt om statlig støtte til prosjekter i perioden. Pål Andersen var misfornøyd med at man ikke hadde benyttet denne muligheten. Han stilte seg positiv til å bidra dersom foreningen hadde behov for bistand. Fylkeslaget kan også bidra for å veilede på hva som kan søkes på. Fylkessekretær NJFF Buskerud (Heidenreich) opplyste om at innsendingsfristen er 5/12 hver år. Studieforbundet bør også brukes for å skaffe midler ifbm kursvirksomheten. Regnskapet ble godkjent med de ovennevnte merknader. Samtlige grupper henstilles til å følge opp kommentarene i revisjonsberetningen. Budsjett: Midler til foredragsholdere er satt ned med 5000 i forhold til i fjor. Beløpet foreslås satt opp til Ny post for jubileumsfest 35000,- Utgiftene økes således med kr ,-. Dette gir oss et underskudd på kr ,-. Det er rehabiliteringen av kloakken som påvirker budsjettet på denne på måten. Budsjettet ble godkjent med ovennevnte merknader. Sak 8. Innkomne forslag Ingen. Sak 9. Valg Dirigenten fremla valgkomiteens innstillinger. Verv Navn Verv fra Verv til Velges Arbeidsstyret Leder Rolf Nyborg Ikke på valg Nestleder Ole Jørgen Myrvang Ny valg Sekretær Borgar Pedersen Ny valg Kasserer Knut Kristoffersen Ikke på valg Fiskestellkomitèen Oppmann Johan Berge Gjenvalgt Sekretær Jon Hernæs Ikke på valg Redaksjonskomitèen Redaktør Bjørn Wiggo Nebell Ikke på valg Setter Knut Kaalstad Ny valg Kasserer/trykker Knut Kaalstad Ikke på valg Annonser Knut Kristoffersen Gjenvalgt Assistent Paul Johansen Ny valg Huskomitèen Leder Berit Langeng Gjenvalgt Nestleder Jostein Toresen Ikke på valg

4 Kasserer Lillian Nyborg Ikke på valg Medlem Sverre Langeng Ikke på valg Husvert Egil W. Alfsen Gjenvalgt Husvert Yngvar Eriksen Ny valg Husvert Kurt Andersen Ikke på valg Husvert Rolf Nyborg Ikke på valg Husvert Knut Kristoffersen Ikke på valg Husvert Per M. Fossum Ikke på valg Husvert (reserve) Sigmund Ovenstad Nyvalg Sportskomitèen Leder Odd Ringstad Gjenvalg Medlem Ole Solberg Ikke på valg Medlem Trond Helland Ny valg Medlem (Invicta) Frank Pedersen Ikke på valg Kasserer Solveig Ringstad Gjenvalg Søltjørnkomitèen Medlem Ole Jørgen Myrvang Ny valg Medlem Hans Petter Nyhus Ikke på valg Medlem Lloyd Arne Nilsen Gjenvalgt Blektjernkomitèen Medlem Paul Johansen Ikke på valg Medlem Per Otto Nøvik Gjenvalgt Medlem Tore Johansen Ikke på valg Medlem Trygve Ludvigsen Gjenvalgt Vrangenkomitèen Medlem Helge Otto Johansen Ikke på valg Medlem Ole Solberg Gjenvalgt Medlem Stein Kristiansen Ikke på valg Medlem Trond Helland Gjenvalgt Medlem Lasse Sandnes Ikke på valg Representantskapet (Valgbare medlemmer) Medlem Paul Johansen Gjenvalgt Medlem Arne Krogsund Gjenvalgt Revisorer Revisor Øivind Smidesang kun for 2005 Ny valg Revisor Per Øivind Ask Ikke på valg Vara Revisor Morten Jensen Ikke på valg Andre verv Studieansvarlig Thoralf Torstensen Ikke på valg Valgkomitè Ikke valgt 2005 Oppnevnes av hovedstyret. Fullmakt av årsmøtet til å se på sammensetning Ungdomsleder Marius Vassmoen Ny valg Sak 10. Valg av revisor Se under sak 9, referatført under dette punktet

5 Sak 11. Valg av valgkomité på 3 medlemmer Se under sak 9, referatført under dette punktet Årsmøtet avsluttet kl Fylkessekretær Heidenreich holdt et kort innlegg. Hun tok opp "Dramstadbuktsaken" og redegjorde for utviklingen i denne. Bjørn Wiggo Nebell gav ungdomsgruppa 6 stk krus som kan disponeres til deres egne formål Utdeling av premier og hedersbevisninger Runar Holm Sølvflua for sin innsats bl.a. Goliaten og utbyggingsplanene på klubbhuset. Kristian Holmsen Sølvflua for bl.a. innsats i DOFA Innsatspokal fiskestell: Jon Hernæs og Johan Berge Alf Helgelands Gavefond til Knut Kaalstad for lang og god innsats for DS Avtroppende sekretær Bjørn Wiggo Nebell og avtroppende nestleder Frank Pedersen mottok glassboller for sin innsats i styret. Sportskomiteen v/odd Ringstad foretok utdeling av premier for konkurransene for 2004: Beste Junior fisker: Eivind Solberg Urmakermester Roll Hansens vandrepokal: Frank Pedersen. Uret : Frank Pedersen 4-kamp trofeet: Solveig Ringstad Sjøfiskepokalen: Andreas Jakobsen Størst fisk pokalen: Andreas Jakobsen Frank Pedersen avsluttet med å takke for frammøte. Revisjonsberetning følger som vedlegg. Drammen 07/ Per Otto Nøvik og Morten Aasgaard, referenter. Protokollen godkjent: Gunnar Olsen Skar Runar Holm

6 Revisors bemerkninger til regnskap for Rapport til Årsmøtet. FISKESTELLKOMITEEN. Regnskapet er kontrollert og summer og beholdninger stemmer. Regnskapet er revidert og noen rettelser er foretatt. REDAKSJONSKOMITEEN Bilagene er kontrollert og alle summer er sjekket. Beholdninger på bankkonti er sammenlignet med kontoutdrag og alt funnet i orden. Resultatregnskap og status er funnet i orden. Oversiktelig og bra ført regnskap. Et par bilag kunne vært bedre spesifisert, ellers alt ok. SPORTSKOMITEEN. Alle bilag er kontrollert og summene stemmer. Bankbeholdningen er kontrollert mot kontoutskrift og funnet i orden. Ingen bankbok eller kontoutdrag for gammel bankkonto er framlagt revisjon. For det ubetydelige beløpet, er ikke renter påført. Konto ikke brukt på mange år og bør slettes. I hvert fall bør dette beløpet avskrives i neste regnskap. Oppfordrer til å ordne opp i dette. VEDLIKEHOLDSUTVALGET Regnskapet er ført like oversiktelig og greit som tidligere. Bilagene er sjekket mot konti og summene stemmer. Beholdninger på bankkonti er kontrollert mot kontoutdrag. Resultatregnskap og status er sjekket og funnet i orden. VRANGENKOMITEEN Alle bilag er ordnet og attestert på riktig vis. Bilagene er kontrollert mot bilagsjournal og tallene stemmer. Bankbeholdning er kontrollert mot kontoutskrift og funnet i orden. Komitèen strir noe med for treg innbetaling av leie. Fremdeles for mye utestående. Gamle krav bør ordnes opp i. Oppfordring til en bedre praksis for håndtering av leieinntekter er tatt til etterretning.

7 Noen rettelser er foretatt av revisor. SØLTJØRNKOMITÉEN Beholdning i bank stemmer med kontoutskrift og bilag funnet i orden. Kasserer oppfordres nok en gang til å ordne opp i kreditorbeløpet som skyldes at for mye er overført bank i (kr. 4,-). Regnskapet er greit ført og anbefales godkjent. BLEKTJERNKOMITEEN Nok et greit og oversiktelig regnskap fra Blektjernkomiteen. Bilag kontrollert. Alle summer stemmer. Kassebeholdningen er ikke kontrollert. CASTINGGRUPPA Regnskapet er oversiktelig og riktig utført. Alle beholdninger er kontrollert og funnet i orden mot fremlagt kontoutdrag og kassetellingsskjema. Materialliste følger også med regnskap. Anbefales godkjent. UNGDOMSGRUPPA Regnskapet er ført av hovedkasserer og revisor, da Ungdomsgruppa ikke har egen kasserer. Ugifter/inntekter har dette året gått gjennom DS-hovedekasse, men vil bli overført Ungdomsgruppa i Bankkonto er kontrollert. FLUEGRUPPA Bilag sjekket med bokført sum og kontering funnet ok. Beholdning i bank stemmer med bankutskrift. Bilag og kontantbeholdning må attesteres av gruppas leder og kasserer før revidering. Generelt om bilagene: Disse burde hatt riktig datering i dagbok (bilagsliste). Oppsett og forklaringer for mange av bilagene bør bli bedre. HUSKOMITEEN Bankbeholdninger er kontrollert mot kontoutskrift og funnet i orden. Bilag er gjennomgått og summene stemmer.

8 Komitèen henstilles til å overføre mer fra kasse til bank før regnskapslutt. Stor kontantbeholdning må ellers telles og attesteres av formann og kasserer. Likeså attestering av bilag. Noen bilag burde hatt bedre forklaring. Bilag for vareopptelling manglet. Dette er siden ordnet opp i, og riktig bokføring foretatt. Regnskapet er for øvrig bra og oversiktelig ført. Riktig kontering av bilag. Komiteen bør roses for god drift. Bra inntekt på kiosksalg og utleie. KJØSTERUDBEKK PROSJEKTET. Ingen aktivitet, kun bankrenter er bokført. Regnskapet er ajourført. Anbefales godkjent. HOVEDSTYRET Drammens Sportsfiskeres hovedregnskap for 2004 er revidert og viser et overskudd på kr ,35. Årsregnskapet består av bilagsjournal, råbalanse, hovedbok, resultatregnskap og balanse. Beholdninger i fond og bank er kontrollert og funnet i orden. Bilag er attestert og greit ordnet. Avregning fra NJFF for medlemskontingent er kontrollert. Foreningens materiell og utstyr blir sikkert godt ivaretatt, men få komiteer og grupper legger ved dokumentasjon. Foreningens eiendommer og utstyr ser ut til å være tilfredsstillende forsikret. Samtlige komitè- og grupperegnskap er revidert og disse er kommet med i det samlede regnskapet for foreningen. Foreningens formuesforvaltning er betryggende. Renteinntektene for en såpass stor beholdning som foreningen besitter, var imidlertid svært beskjeden i dette regnskapsåret. Det anbefales å forsøke nye samordninger og avtaler med bankforbindelse for en bedre uttelling. Kasserer henstilles også til å ordne opp i de kortsiktige gjeld/fordringer som er blitt gjengangere i de siste års regnskap. Per Øivind Ask Øivind Smidesang Revisorer