i Innherred Samkommune 2010

Transkript

1 Organisasjonsutvikling i Innherred Samkommune 2010 Rapport fra prosjektgruppa

2 OU- ISK

3 1 INNLEDNING Bakgrunn og mål MANDAT OPPSUMMERING PLANPROSESSEN Prosjektgruppa Arbeidet i gruppa Involvering av ansatte EVALUERING AV ISK Oppsummering ISK Fra tidligere evalueringer Nye opplysninger fra vårt arbeid ORGANISERING AV ARBEIDET I ISK Ny forskrift gir nye oppgaver Brann Voksenopplæring Kvalitetsarbeid Kommunelege Utfordringer og handlingsrom Gjennomgang av konkrete forslag Ledelse Støtteenheter Grunnlag for eiendomsskatt Stab Landbruk og PBOM Kemner FORSLAG TIL VIDERE UTREDNINGER I LINJA Oppgavefordeling, rollefordeling Hjemmesider Fagsystem. Oversikt, opplæring, integrasjon, potensial Vedlegg 1 Vurdering av innhold og drift av kvalitetsarbeidet (inkl. HMS) ihht. forskrift for ISK OU- ISK

4 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn og mål Både Levanger og Verdal kommuner har store økonomiske utfordringer. Kommunestyrene har vært opptatt av effektiv drift og ønsker å redusere de administrative kostnadene for å kunne prioritere tjenesteproduksjonen. Den vesentligste del av administrasjonen av kommunene er lagt til Innherred samkommune. Det er derfor naturlig at det legges stor vekt på å ta ut gevinster av besparelser i samkommunen. Budsjettet for 2010 forutsetter en nedbemanning av flere stillinger i samkommunen. Dette har sjølsagt også betydning for driften av morkommunene. Verdal kommune gjennomførte en organisasjonsgjennomgang våren 2008 som resulterte i en rekke effektiviseringstiltak som ble ansett som nødvendig for å skaffe seg økonomisk handlefrihet. I forbindelse med budsjett for 2009 vedtok Levanger kommunestyre at den administrative organiseringen skulle gjennomgås med tanke på effektivisering. Den prosjektgruppen som ble nedsatt kom raskt fram til at det var nødvendig å se på samkommuneenhetene om en skulle oppnå gevinster her. Administrasjonssjefen arrangerte et arbeidsmøte om utvikling av samkommunen den 23. oktober 09. Her deltok enhetslederne i samkommunen, tillitsvalgte og de strategiske ledergruppene i kommunene. Følgende tema ble arbeidet med denne dagen: Egenevaluering etter 6 år Avklaring av arbeidsoppgaver fram til Prosess for organisasjonsutviklingen. Konklusjonen på arbeidsmøtet var at det burde gjennomføres et organisasjonsutviklingsprosjekt for Innherred samkommune. Samkommunestyret behandlet spørsmålet i sitt møte 12. november 2009 og fattet følgende vedtak: 1. I samarbeid med de ansattes organisasjoner får administrasjonssjefen i oppgave å vurdere den administrative organiseringen av Innherred samkommune og foreslå eventuelle endringer. 2. Målet med prosessen er å oppnå enda større stordriftsfordeler og forbedre den overordna ledelsen av samkommunen og bidra med bedre lederstøtte og utvikling av morkommunene OU- ISK

5 1.2 MANDAT 1. Evaluering av dagens organisering av Innherred samkommune og oppnådde resultat med forsøket 2. Gjennomgå ny grunnavtale og forsøksforskrift og foreslå organisering av de nye oppgavene samkommunen har fått fra Gjennomgå dagens enheter i samkommunen og vurdere om det er en hensiktsmessig inndeling for framtiden. Foreslå eventuelle endringer. I gjennomgangen skal følgende spesielt vektlegges: effektiv ressursutnyttelse, jfr budsjett 2010 hensiktsmessige stabs og støttefunksjoner for utvikling og drift av kommunene god oppfølging av samkommuneenhetene 4. Grensesnittet mellom morkommuner og samkommunen vurderes og tydeliggjøres, særlig forholdet mellom enhetene i samkommunen og stab(-ene) Prosjektgruppen skal legge fram en prosjektplan som viser hvordan oppgaven kan løses i løpet av 1. halvår 2010 slik at evt ny organisering gjennomføres fra Prosjektplanen skal være godkjent av administrasjonssjefen innen OU- ISK

6 2 OPPSUMMERING Innherred Samkommune ble startet som et forsøk med Levanger og Verdal kommuner som deltakere. Målet var å utvikle bedre og mer effektive tjenester sammen på definerte områder med en normal politisk styring. Forsøket er evaluert til å være en suksess, både økonomisk og kvalitetsmessig. I perioden fra 2004 har framtida til samkommunen vært usikker. Nå synes det sikkert at samkommune blir en lovfesta måte å organisere interkommunalt samarbeid på. Den usikre framtida har prega organisasjonen og samarbeidet mellom morkommunene og samkommunen. Det er slik rett tid nå å starte nye prosesser og ta nye beslutninger. Teknologiske endringer er en viktig drivkraft til endringer. Når en skal planlegge fram i tid, er det også den største utfordringen, å finne organisasjon og samarbeidsformer tilpassa framtidas teknologi. Prosjektets forslag: Plassering av nye oppgaver: Brann har egen prosess og er definert ut av dette prosjektet. Voksenopplæring: Prosjektet foreslår at det lages en enhet Voksenopplæring i ISK. Den lokaliseres til Levanger. I tillegg til arbeid og oppgaver etter opplæringslovas 4A, får enheten ansvar for utføringa av opplæringa etter Introduksjonloven i begge kommunene. Kvalitetsarbeid plasseres i ny felles stab i ISK. Kommunelege plasseres i ny felles stab i ISK. Endringer i dagens organisasjon nå: Det opprettes stilling som kommunalsjef ISK. Stillingen får et overordna ansvar for samhandling mellom kommunene, for å øke økonomisk og kvalitetsmessig effekt av samkommunen. Andre oppgaver som kan legges til stillingen er regional utvikling, felles utredninger som samhandlingsreform og næring. Arbeid med grunnlag for eiendomsskatt flyttes fra enhet kemner til enhet PBOM. Det opprettes en felles stab for ISK. Den erstatter dagens staber i morkommunene. Viktigste arbeidsfelt er utvikling, støtte for rådmannsnivået og overordna felles saker. Stab i ISK skal lokaliseres til begge morkommunene. Det er en forutsetning at det ikke bygges opp staber i morkommunene. Nødvendige prosesser for utvikling og endring av ISK. Det startes utredning for å ta ut større effekt av fagsystem. Administrasjonssjefen får ansvar, og utredninga skal være ferdig innen Det startes utredning om oppgavefordeling og oppgaveflyt for merkantile tjenester mellom sentrale enheter i ISK og produksjonsenheter i morkommunene og ISK. Arbeidet må ses i sammenheng med kvalitetsarbeidet. Harmonisering av utviklinga i morkommunene som vilkår for effektivitet er en premiss. Administrasjonssjefen får ansvar å starte arbeidet, og utredninga skal være ferdig innen Det startes et arbeid for å utvikle informasjonsflyten inn til våre hjemmesider. Administrasjonssjefen er ansvarlig for å starte arbeidet, og utredning skal være ferdig innen Når utredningene er gjennomført, vil en ha bedre grunnlag for å vurdere om en skal endre antall enheter i ISK eller arbeidsfordelinga mellom dem. OU- ISK

7 3 PLANPROSESSEN 3.1 Prosjektgruppa Administrasjonssjefen har nevnt opp prosjektgruppa. Prosjektgruppa har bestått av Øystein Lunnan, prosjektleder. Medlemmer har vært fra administrasjonen Anne Grete Wold, Per Erik Garli, Sølvi Melvold og Johannes Bremer, og fra tillitsvalgte Lise Heggdal og Tove Randi Olsen Arbeidet i gruppa Prosjektgruppa har i regelen hatt ukentlige møter a 2 timer vekselvis på Levanger og Verdal. Det er avvikla 2 møter med styringsgruppa og et med referansegruppa. Det er brukt mye tid på å skape felles forståelse av problemstillingene knytta til mandatet, og tolking av materiale fra dialog med ansatte. Alle i gruppa har deltatt i arbeidet med datainnsamling og skriving av sluttrapport. 3.2 Involvering av ansatte Involvering av ansatte i et bredt omfang var nødvendig for at prosjektgruppen kunne svare på mandatet og da spesielt punkt 3. Prosjektgruppen involverte alle ansatte i ISK gjennom en to delt prosess. I første runde deltok prosjektleder på personalmøter rundt omkring i enhetene. Samtlige ansatte i ISK enhetene ble informert om politisk og administrativ bestilling av prosjektet og gjennomgang av mandatet. Prosjektgruppen utarbeidet et mini swot skjema som grunnlag for tilbakemelding fra enhetene. Dette for å kartlegge nåsituasjon og en framtidig analyse med mulige forslag til forbedringer av egen enhet og andre enheter i ISK og morkommunene. Prosjektgruppen bearbeidet tilbakemeldinger, som resulterte i 14 ulike organisasjonsmodeller med to hovedinndelinger; framtidig ledelse av ISK og omorganisering av ISK enheter med tanke på mer effektiv oppgaveflyt og ressursutnyttelse. I runde to fikk alle ISK ansatte oversendt modelloversikt og vurderingsskjema som grunnlag for nye tilbakemeldinger. Samtlige enheter gjennomførte felles fagmøter hvor de gikk gjennom vurderingsskjema for tilbakemelding på alle ulike ledelse og organisasjonsmodeller. Samtlige enheter leverte tilbakemeldinger til prosjektgruppen. Prosjektgruppen vurderer prosessen for involvering som god og tilbakemeldingene gir grunnlag for prosjektgruppas arbeid med å besvare mandatet. Tillitsvalgte har gjennom prosjektperioden hatt kontakt med plasstillitsvalgt og enkeltpersoner, samt at vi har forholdt oss til dokumentasjon som hver enkelt enhet har utarbeidet. OU- ISK

8 4 EVALUERING AV ISK 4.1 Oppsummering ISK Administrasjonssjef Ola Stene oppsummerte dette under dialogseminaret 2010 i et innlegg både organisasjonsmessig og praktisk. Hovedkonklusjonen er at ISK som forsøk er en økonomisk suksess der et anslag sier at det er spart rundt 30 mill kr i perioden. Forsøket har videre vist at samkommune er en samarbeidsform med normal kommunal politisk styring. 4.2 Fra tidligere evalueringer. Trøndelag Forskning og Utvikling AS (TFU) har levert en midtveisevaluering og sluttevaluering av ISK, juni -06. Vi vil også vise til rapport Effektivisering og omstilling i Verdal kommune og prosjektrapport Effektiviseringsgjennomgang av administrasjonen i Levanger kommune Det er også skrevet et notat: Organisering av Innherred samkommune. 4.3 Nye opplysninger fra vårt arbeid Oppsummering av våre funn: Det kan synes som at mange enheter har samme oppfatning av dagens ISK. Selv om det er ulike utgangspunkt påpeker flere av enhetene følgende: Savner tydeligere ledelse manglende ISK leder Bedre styring og oppfølging av ISK-enhetene Tydeliggjøring av kommunalsjefenes rolle En tydeligere ansvarsplassering/ansvarsoversikt Bedre utnyttelse av integrerte fagsystem Felles rutiner i morkommunene Økt bruk av elektronisk verktøy Et mer tydelig delegasjonsreglement (grensesnitt morkommunene ISK) En mer tydelig politisk ledelse Sentralisering/desentralisering Mer standardisering/ensretting i bruk av teknologi Internett og intranett må utnyttes bedre Videre er det bred oppfatning om at ISK fungerer bra i dag og at mulighetene for fortsatt suksess absolutt er til stede. Annen plassering av oppgaver/funksjoner kontra annen/ny organisering kan være løsningen på flere av utfordringene vi står ovenfor for fremtidige ISK. Dette igjen viser, som flere av enhetene påpeker, at ISK mangler en styrende leder, enten adm.sjef eller egen ISK-leder. OU- ISK

9 5 ORGANISERING AV ARBEIDET I ISK 5.1 Ny forskrift gir nye oppgaver Innherred Samkommune fikk godkjenning fra KRD om en forlengelse av forsøksperioden med 2 nye år gjennom ei forskrift. I denne forskrifta er det 4 nye områder som er lagt inn i Samkommunen, 4-6 til 4-9 i forskriften. Prosjektet er i mandat bedt om å foreslå organisasjonsmessig plassering Brann. Brann har hatt egen prosess som har endt i vedtak Samkommunestyret og blir ikke behandla videre her Voksenopplæring Dette gjelder lov om voksenopplæring og kap 4A i opplæringslova. Det viktige her er kap 4A i opplæringslova. Det gjelder grunnskole for voksne som trenger det og har rettighet til det. Det er 3 hovedgrupper innafor dette Grunnskole for innvandrere. Levanger Kommune har dette som en del av Sjefsgården, organisert som en avdeling i Innvandringstjenesta. Største delen av Sjefsgården er opplæring etter Introduksjonslova, og estimert 5 årsverk er knytta til grunnskole. Verdal Kommune kjøper tjenester av Sjefsgården for grunnskole mens opplæring etter Introduksjonslova i Verdal skjer på Møllegata 11. Grunnskole for etnisk norske over opplæringsalder som har rettighet til dette. Dette er et lite volum i dag med usikre prognoser for framtida. Levanger har knytta også dette til Sjefsgården, ellers har det vært samarbeid med videregående skole. Logopedtilbud til slagpasienter er hjemla i dette lovkapitlet. Praksis er at hvis kommunen ikke har kapasitet, blir de henvist til privatpraktiserende logoped med refusjon fra NAV. Kommunene har ikke bygd opp kapasitet til behandling, men må saksbehandle disse sakene. Alternativ plassering for disse tjenestene i Samkommunen er: En bestiller-utfører modell der ISK bestiller tjenester og kjøper tjenester i morkommunene. Overføring av tjenester fra morkommunene til ISK. Prosjektgruppa mener dette er det mest rasjonelle, det hindrer dobbeltarbeid og tar ut effekter av stordrift. Det fører igjen til neste diskusjon, omfanget på tjenester som overføres. Alternativa er Bare oppgaver etter opplæringslovas kap 4A. Det gir en liten samkommuneenhet uten mulighet til å trekke på samarbeid og faglig utvikling med opplæring etter Introduksjonslova, og prosjektgruppa frarår dette. Både opplæring etter OPPL kap 4A og Introduksjonslova. Da går vi ut over forskrifta, men har større muligheter for økonomiske og faglige effekter. Morkommunene må da kjøpe tjenester etter Introduksjonslova, og det ligner på dagens saksbehandling mellom avdelingene på Levanger. Gruppa foreslår dette og vil da legge alt arbeid og alle oppgaver etter denne lova hit, og vil opprette en ny enhet i ISK som kan hete Voksenopplæring. Anslagsvis vil den ha ansatte. På lengre sikt vil vi peke på at det er rett å vurdere å legge alt arbeid etter Introduksjonslova inn i Samkommunen. Dette er en større sak og vi har ikke vurdert dette. OU- ISK

10 5.1.3 Kvalitetsarbeid. Naturlig plassering er felles stab. Utfordringa med dette arbeidet er å få stort nok trykk på arbeidet og å finne riktig arbeidsmetodikk og prosess. Ei vurdering av innholdet i arbeidet er lagt ved som vedlegg Kommunelege Det er noe uavklart hva som skal legges inn i ISK av felles helseoppgaver. I starten der gruppa antar det er kommunelege og samfunnsmedisin som blir oppgavene, foreslår vi plassering i stab. Hvis oppgavene øker, jfr samhandlingsreform, blir egen enhet det naturlige. 5.2 Utfordringer og handlingsrom Innherred Samkommune er en ung organisasjon, starta Den har levd som et tidsavgrensa forsøk fram til Det har sjølsagt hatt betydning for organisasjonsutviklinga i perioden, og for den betydning det har for samhandling med morkommunene. Nå er situasjonen endra, vi har et framtidsbilde av en varig samkommune. Det gir oss et handlingsrom som er mye større til å utvikle mer langsiktige løsninger. Teknologi. Levanger og Verdal er begge kommuner med små frie inntekter pr innbygger. Vi må alltid finne rasjonelle løsninger og ta i bruk riktig teknologi for å oppnå effektiv drift. Nye teknologiske framskritt kommer stadig oftere, og å finne riktig teknologisk nivå og å ha kraft til å bruke det riktig er en stor utfordring. Arbeidsdeling. Våre to kommuner har med ISK ca 1900 årsverk. Å gjøre arbeidet effektivt og riktig på rett plass i organisasjonen er en stor utfordring, og med en varig samkommune må vi gå opp grensesnitta på nytt. Ledelse. Rasjonell drift og endringskraft krever utøvelse av ledelse. ISK har i forsøksperioden blitt leda av en rådmann som administrasjonssjef på sida av rådmannsjobben. Prosjektgruppa tror at i en varig situasjon er dette ikke godt nok. 5.3 Gjennomgang av konkrete forslag Prosjektgruppa har sendt 14 ulike modeller for hele eller deler av inndeling av organisasjonen i ISK til uttalelse fra enhetene i ISK. Prosjektgruppa har bearbeidd forslaga etter innspillsrunden og har diskutert konklusjonene med Styringsgruppa. Prosjektgruppa har lagt vekt på Effektivitet, god ressursbruk og kvalitet. Endring skal føre til noe Robusthet I vurderinga og konklusjonene Ledelse Alternativa som ble vurdert var kommunalsjef ISK i hel eller delt stilling og at en av enhetslederne samtidig var leder av ISK. Enhetene i ISK var samla negative til det siste. Prosjektgruppa konkluderer med at det riktige er kommunalsjef ISK i hel stilling, og at det er naturlig å legge andre overordna oppgaver til stillingen. Det er oppgaver som berører begge kommunene, og typiske oppgaver er oppgaver innen næring, regional utvikling, samhandlingsreformen, informasjon. OU- ISK

11 5.3.2 Støtteenheter Første runde med innspill kom opp med mange oppgaver som var plassert utydelig og feil og at det er mange urasjonelle grensesnitt både mellom enhetene i ISK og mellom støtteenheter i ISK og produksjonsenhetene i morkommunene og ISK. I tillegg kom det fram eksempler på ulikt grensesnitt mot morkommuneenheter i Verdal og Levanger. Typiske eksempler, (ikke uttømmende) er Arkiv, personalarkiv Posthåndtering Tidsregistrering Opplæring i og utvikling av fagsystem Ansiennitetsberegninger/tjenestebevis Merkantilt arbeid for NAV og BAFA Ansvar for telefoni Informasjonsansvar, herunder hjemmesider. I tillegg har det kommet fram eksempler der vi strukturelt har valgt fordyrende løsninger: Felles postadresse for Levanger og Verdal vil spare kr årllig Et selskap i Uniqe vil spare oss for mye arbeid Til en hver tid optimal bruk av IKT er en utfordring. Vi ser det tydeligst i utfordringene med å benytte oss av fagsystemene best mulig. Det er tydelige tilbakemeldinger fra enhetene om det. En gjennomgang av oppgavefordelinga mellom sentrale støtteenheter og ytre enheter ble etterlyst. Sårbarhet i utførelse av oppgaver, kompetanseheving, tilgjengelighet og effektiv utnyttelse av fagsystem er nøkkelord i et slikt arbeid. En nærmere kartlegging av merkantile stillinger, og oversikt over antall merkantile stillinger, organisering og hvilke oppgaver de utfører er et nødvendig grunnlag. Arbeidet må ende ut i tydelige avklaringer om roller og oppgaver, i noen tilfelle som avtaler mellom enhetene. I andre innspillsrunde mot enhetene med modeller sendte prosjektet ut ulike modeller med forslag om reduksjon av enheter. I et forslag var Servicekontor og Dokumentsenter slått sammen, i et annet disse to pluss IKT. Summen av tilbakemeldingene og gruppas egne vurderinger er at det ikke er grunnlag for endringer i enhetsstrukturen nå. Det er så mye uavklart på rolle og oppgavefordeling at det er vanskelig å få vurdert en endring i enhetsstrukturen nå. Prosjektgruppa mener at enhetsinndelinga for disse tjenestene må vurderes etter at disse avklaringene er gjort. Prosjektgruppa har videre forslag på første fase i det forbedringsarbeidet som er nødvendig for å avklare rolle og oppgavefordeling på merkantil sektor. Våre kommuner driver et aktivt kvalitetsarbeid, og dette er arbeid som tangerer våre forslag. En må derfor samkjøre arbeidet, både i innhold og prosess. Videre er vårt forslag at en finner 3 områder å starte på for å få effekter raskt. Etter dette må en så vurdere veien videre. Prosjektgruppa vil sterkt presisere at vi er opptatt av at dette arbeidet blir satt i gang. Vi tror det ligger både kvalitetsheving og økonomisk effektivisering å hente her. OU- ISK

12 5.3.3 Grunnlag for eiendomsskatt Arbeidet med grunnlag for eiendomsskatt er lagt til enheten kemner i ISK. Dette gjelder både arbeidstopper med ny og retaksering av alle eiendommer og normalsituasjon med vedlikehold av grunnlaget. Opplysningene som lager grunnlaget kommer i hovedsak fra matrikkel og byggesak, som begge er en del av PBOM. I en driftssituasjon vil det være gjensidig ressursmessig nytte av samordning. Det er lite eller ingen samhandling mellom disse oppgavene og de andre oppgavene enhet kemner har. I innspillsrunden om dette var PBOM ikke enige i dette, mens resten av innspilla var positive. Prosjektgruppa foreslår å flytte arbeidet fra kemner til PBOM, og at tidspunktet for endringa må vurderes praktisk ut fra det arbeidet som skjer nå med retaksering i Levanger Stab Mandatet er tydelig på at stabsfunksjoner skal vurderes særskilt. Stabsfunksjoner vil være fagstøtte for rådmannsnivået, utviklingsstøtte for hele organisasjonen og overordna funksjoner med en eller få ansatte som ikke finner noen naturlig plassering. Prosjektet har ikke vurdert barnehagekonsulent eller grunnskoleansvarlig inn i ISK på dette tidspunktet. I utsendte modeller var det med en storstabsmodell som inkluderte personaldelen av organisasjonsenheten og budsjett/analyse av økonomienheten for å knytte dette bedre opp mot strategisk arbeid på rådmannsnivå. Tilbakemeldinga på dette var dårlig, og prosjektet foreslår ikke denne modellen. Rolleavklaring mellom rådmannsnivå i morkommunene og enhetene Økonomi og Organisasjon i ISK blir da viktig, hvor er oppgavene til en personalsjef, økonomisjef plassert. Derimot er tilbakemeldingene gode for å samle og utvikle stabsfunksjonene, fra morkommunene som i dag og til ISK. Utviklingsdelen av staben skal være liten, 2-3 personer, ha ansvar for å drive og kvalitetssikre utviklingsprosjekt. Det vil si at vi ikke ser for oss vesentlig styrking av stabsfunksjon mot den reelle situasjonen som er i dag. Forslaget forutsetter at en ikke får oppblomstring av nye staber i morkommunene, og derfor kan en tenke se at staben i ISK er plassert i begge kommunene. Videre har vi diskutert om en skal synliggjøre en todeling i utviklingsstøtte og overordna oppgaver, dette for å synliggjøre og sikre utviklingsdelen. Prosjektet konkluderer under tvil med at dette blir en kunstig deling av en fra før liten stab, men at en må vurdere det ut fra de erfaringer en vinner. Det vil være naturlig at kommunalsjef ISK er leder av staben i ISK Landbruk og PBOM Landbruk og PlanByggOppmålingMiljø er de to typeisk eksterntjenesteenhetene i ISK. De er samlokalisert i Herredshuset på Verdal og har flere tangeringspunkter i arbeidet i og med begge forvalter miljø og arealspørsmål. I mange kommuner er disse arbeidsfelta samla i en organisasjon. I en av modellene som ble sendt ut var disse slått sammen. Enhetene sjøl er negative til sammenslåing. Argumenta er at en vinner ikke noe på ledersida, enhetene er helt ulikt finansiert, landbruk i ISK som den største jordbrukskommune i landet bør ha egen enhet og en oppnår det samme med samarbeid. Prosjektet foreslår ikke å slå disse sammen. Det viktigste argumentet for oss er økonomi, en vil ikke få sikre og store nok økonomiske effekter. OU- ISK

13 5.3.6 Kemner Enheten kemner er skatteoppkrever i Levanger og Verdal. Prosjektet sendte ut en modell der enheten var sammenslått med enhet økonomi. Tilbakemeldingene er at oppgavene er så ulike at en ikke har synergieffekter. Dessuten går utviklinga for kemner mer mot større interkommunale kemnerfunksjoner, eventuelt at staten tar over funksjonen. Prosjektgruppa mener at for fagmiljø vil det være en fordel med samlokalisering eller sammenslåing med økonomienheten. Dette er ikke et godt argument sammenholdt med argumenta i tilbakemeldinga, og vi tilrår ikke sammenslåing med økonomi, men jfr pkt foreslår vi å flytte arbeid med grunnlag for eiendomsskatt til PBOM. OU- ISK

14 FORSLAG TIL VIDERE UTREDNINGER I LINJA Som nevnt i pkt 5.3.2, ser vi at veien videre for bedre oppgaveløsning og organisering av merkantile og tekniske støttetjenester i ISK ikke primært er et spørsmål om inndeling i enheter, men om å starte og vedlikeholde prosesser for stadig forbedring. Ideelt sett er det grunnlag for å starte en altomfattende prosess med kommunale oppgaver for å få både best mulig oppgaveflyt og få gjort jobben på riktig sted. Hvis Kvalitetslosen blir det verktøyet vi håper, vil i stor grad det bli et resultat vi kan hente herfra. Vi tror det er riktig å starte nå med mindre områder der vi tror vi kan hente effekter raskest. En kan si at en starter med å plukke de eplene som henger lavest. Det viktige da er at en ikke starter bredere enn at en har kraft til å gå løpet helt ut og få vellykka resultat. Vi tror også at dette henger sammen med pkt Ledelse, at et vilkår for vellykka resultat er at ISK har ei samla ledelse og opptrer samla i prosessen. 5.4 Oppgavefordeling, rollefordeling Prosjektet foreslår ei utredning med mandat å utrede avklaring av grensesnitt mellom støtteenheter i ISK og produksjonsenheter i morkommune og ISK. Utredninga må behandle oppgaver på detaljnivå. Administrasjonssjefen får ansvar for arbeidet, og vi foreslår at utredninga skal være levert, med tiltaksplan, innen Arbeidet må ses i sammenheng med kvalitetsarbeidet, både i innhold og prosess. Harmonisering av morkommunene er et viktig tema. Kvalitet og effektivitet er nøkkelord for arbeidet, og arbeidet henger sammen med utredninga av fagsystem. 5.5 Hjemmesider. Morkommunenes hjemmesider er våre kommuners hjerte når det gjelder informasjon til og kommunikasjon med innbyggerne. Drifting av hjemmesidene er lagt til Dokumentsenteret i ISK. Ved innføring av nye hjemmesider høsten 2009, ble det sagt at tjenesteområdene/enhetene selv skal ta ansvar for innhold på sidene. Det kan se ut som om det i liten grad har blitt gjort, noe som har ført til at innholdet og informasjonen på hjemmesidene ikke er av en slik kvalitet som innbyggerne forventer. I tillegg ser man at dette krever samhandling mellom enheter, fordi innbyggerne etterspør tjenester uavhengig av hvordan kommunen har valgt å organisere tjenestene. Dette gjelder særlig innenfor tjenesteområdet helse. Man kan også se en tendens til at innhold og struktur mellom morkommunenes hjemmesider beveger seg i ulik retning. Det er fortsatt mye å hente både mhp. kvalitet, tilgjengelighet og effektivisering av tjenester (eks. ved flere selvbetjeningsfunksjoner). Prosjektgruppa mener derfor prosessen omkring rolle- og ansvarsavklaring av informasjonsflyt til hjemmesiden må få en restart. Som en del av denne prosessen bør man samordne prinsippene om hvilken informasjon som hører heime på hjemmesidene og hvilken informasjon som er overflødig og/eller er ren interninformasjon. Det er naturlig at denne prosessen initieres og koordineres av ISK/administrasjonssjefen, og prosjektgruppa foreslår at en utredning m/ tiltaksplan skal være ferdigstilt innen OU- ISK

15 5.6 Fagsystem. Oversikt, opplæring, integrasjon, potensial. For å få en optimal utnyttelse av de fagsystem som i dag er i bruk, bør det kartlegges hvilke fagsystem vi har og hvordan disse utnyttes og brukes i dag. Levanger, Verdal og ISK tilhører Visma-familien og det er naturlig å starte med Visma sine fagsystem. Integrasjon er stikkord i dette arbeidet og gruppa mener at fokus rettes mot økonomisystemet og HRM Basis (tidligere ansatt). Nesten alle enheter/virksomhetsområder i begge morkommunene samt ISK har fagsystem som er, eller burde vært, integrert mot disse to systemene slik at jobben som gjøres på enhetene ikke trenger å gjøres mer enn en gang. Dette løses med filoverføringer eller direkte koblinger mellom fagsystem og hovedsystem. Fagansvarlige med systemansvar må få større rettigheter i sitt fagsystem. Opplæring/oppfølging i fagsystemene er nødvendig både på enhetene i morkommunene og enhetene i ISK. Det bør synliggjøres hvordan oppgavene utføres i dag og hvordan det vil bli fremover. Dette bør være en kontinuerlig jobb/prosess på linje med all annen utvikling i organisasjonen. Potensialet her er enormt da fagsystem og integrasjon ikke utnyttes på langt nær tilnærmet det som gruppen mener er verken optimalt eller akseptabelt. En tilnærmet optimal utnyttelse av elektronisk behandling av data vil frigjøre ressurser i alle ledd i organisasjonene. Dette er også et viktig ledd i kvalitetssikringen med tanke på at data vil bli registrert kun en gang. Videre vil en slik utvikling føre til at det blir mindre behov for merkantilt ansatte på ytre enheter. Fagpersonell har ansvar for, og utfører, registreringen i fagsystemet. Integrasjonen mellom fagsystem og hovedsystem ordner resten. Fagsystem omfatter mye mer enn dette, men prosjektet mener vi skal starte avgrensa med dette. Vi foreslår administrasjonssjefen får ansvar for at ei utredning med tiltaksplan er utført før På jakt etter store effekter. OU- ISK

16 6 Vedlegg 1 Vurdering av innhold og drift av kvalitetsarbeidet (inkl. HMS) ihht. forskrift for ISK3. 1) I samarbeid med strategisk ledergruppe i begge kommuner, evt. andre ledergrupper, evt. også Administrasjonsutvalg, AMU og kvalitetsutvalg: a) Igangsette brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser for begge kommuner b) Initiere hovedstrategier for å forbedre nærværsarbeidet i begge kommuner c) Initiere hovedstrategier for å forsterke arbeidet med uønsket deltid i begge kommuner d) Koordinere/kvalitetssikre internkontrollen knyttet til utvalgte tjeneste- og forvaltningsoppgaver i begge kommuner e) Igangsette og koordinere opplæring innenfor kvalitets- og HMS-arbeid i begge kommuner 2) Analyse knyttet til generelle og spesifikke utfordringer innenfor kvalitets- og HMS-arbeid, som grunnlag for arbeidet innenfor pkt 1 a-e. 3) Etterspørre og følge opp (fra enhetene i morkommunene): a) Tiltak etter bruker- og medarbeiderundersøkelsene b) Avviksrapporter (på aggregert nivå) og evt. forbedringstiltak knyttet til rapporterte avvik c) Tiltak som forsterker nærværsarbeidet og HMS-arbeidet fra enhetene i morkommunene d) Lokale aktiviteter knyttet til internkontroll jf. pkt. 1d). 4) Rapportere (til adm. og politisk nivå) hovedtrekkene av tiltak og måloppnåelse, i henhold til årshjulet 5) System- og driftsansvar for kvalitetssystemet Kvalitetslosen. a) Opplæring i systemet spesielt, og kvalitetsarbeid generelt b) Oppdatering av systemet ved organisatoriske endringer c) Overvåke restanser på avviksmeldinger, inkl. lederstøtte ved behov d) Tett kontakt med IT ang. brukertilganger og tilgjengelig program- og maskinvare e) Koordinere og følge opp tjenesteområdenes administratorer f) Hovedkontakt og kontraktsansvar overfor Kvalitetslosen AS 6) Utarbeide og vedlikeholde overordnede og felles retningslinjer og prosedyrer i kvalitets- og HMS-arbeidet i begge kommuner 7) Saksutredning/saksbehandling innenfor fagfeltet til a) Administrasjonsutvalg (begge kommuner + ISK) b) Arbeidsmiljøutvalg (begge kommuner + ISK) c) Politiske utvalg (begge kommuner + ISK) d) Brukerråd, når det er relevant (begge kommuner) 8) Veiledning og lederstøtte i enhetenes forbedringsarbeid, kvalitetsarbeid og HMS-arbeid. OU- ISK