BL 7. Bokføring og ajourhold. Bokføring. Hendelsen. Revisors kassekontroll. dokumentasjonskravene REV3408_13_2 1

Transkript

1 BL 7. Bokføring og ajourhold Bokføring Hva skjer fra hendelse til spesifikasjon? Bokføringspliktige skal bokføre alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i 5 og pliktig regnskapsrapportering. Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Departementet kan i forskrift gjøre unntak fra kravet om ajourføring hver fjerde måned for bokføringspliktige med få transaksjoner. Kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre det benyttes fast kasse. Hendelsen Vi er i banken og setter inn kr 1000 på konto Pengene har vi tatt fra selskapets kasse. Banken fører innskuddet i sitt regnskap Vi skal bokføre det i selskapets regnskap Hendelsen dokumenteres Dokumentasjonen (=Bilaget) bankens kvittering eller et bilag vi lager for eget bruk? Identifikasjonskode, arkivering og gjenfinning Dokumentasjonskravene (repetisjon og test av første forelesning) Hvor finner vi dokumentasjonsreglene? Generelle regler Spesifikke regler dokumentasjonskravene Generelle regler i BL 10 Bokførte opplysninger skal være dokumentert Primær- og sekundær-dokumentasjon Dokumentasjonen skal vise opplysningens berettigelse Kontrollspor (dokumentasjonshenvisning) Spesifikke dokumentasjonskrav i BF kap 5 Salg av varer og tjenester ( 5-1, 5-2) Kontantsalg (kasseapparat med mer) ( 5-3, 5-4) Kjøp ( 5-5) Lønn ( 5-6) Uttak ( 5-7, 5-8) Reiseregninger med mer ( 5-0, 5-10) Betalingstransaksjoner og andre transaksjoner ( 5-11, 5-12) Revisors kassekontroll BL 11 Dokumentasjon av balansen kassetelling Revisor avstemmer Faktisk kassebeholdning mot Bokført kassebeholdning Vil disse beholdningene være like etter at vi har tatt 1000 kroner og gått til banken for å sette de inn der? REV3408_13_2 1

2 Føring når pengene tas ut av kassen? Variabel kasse Kassesystem eller samme løsning som ved fast kasse Fast kasse (litt.: Ny bokf.lov s44) beholdning: penger + bilag = konstant lag (midlertidig) bilag når du fjerner pengene, bankkvitteringen når du har vært i banken Normaltilfellet: bokføring iflg bankkvittering Jf ajourholdskravet BL 7 og BF 7, BF 4-1 Bankbilaget NNBANK bilagnr 12345/ Selskapet as Innskudd kr D/1920 Bankterminalens trykk ,- K/1900 Vår kontering 1 Bilagsart og nr? BF 3-1 Hvilken ringperm skal bilaget settes i? Kassebilag, bankbilag, bokføringsbilag? Bilagsnr (innen hver bilagsart) forhåndstrykt skrevet på for hånd pagineringsstempel unikt innen regnskapsåret arkivnøkkel for gjenfinning kontrollspor Transaksjonstabellen POSTER Hvilke data i en transaksjon (egenskaper)? Dato, bilagsnr, kontonr, reskontronr, beløp Vi lagrer transaksjonsdataene i en tabell Transaksjonene lagres linjevis egenskapene lagres kolonnevis Denne tabellen vil være grunnlaget for all rapportering Bokføringspesifikasjon : kronologisk ordnet: etter bilagsnr Kontospesifikasjon: sortert etter kontonr Registreringsskjermbildet Etter at posten er registrert REV3408_13_2 2

3 Lagring i POSTER Beskrivelsen av tabellen POSTER er lagret i databasens skjema BIL BIL KTO RESK MVA E DATO ART HEN KODE NR PROSJ SPES BELØP KOD IMVABEL UMVABEL PERIODE SIG Visningen av de siste postene Tabellen POSTER DATO BILART BILHEN KTO RESK PROSJEK SPES BELØP MVA IMVA UMVA PERIODE E- TEKST KODE NR KOD BELØP BELØP SIGN Dette er lagret i tabellen som befinner seg på datamaskinens platelager. Tabellen heter POSTER Beregnet Visningen av poster består i Overskrifter / ledetekster / tolkningsinformasjon Utvelgelse av tabell Kolonner Linjer Beregning (summering) SQL-setningen SELECT dato, bilart, bilhen, ktokode, resknr, beløp, mvakod, tekst FROM poster WHERE periode=0 AND linjenr > (MAX(linjenr)-10) SORTED BY linjenr; Uavsluttede poster ; avslutter setningen Hvordan fremkommer sumlinjen? Noe av sumlinjen SELECT sum(beløp) as debet FROM poster WHERE periode=0 and beløp>0; SELECT sum(beløp) as kredit FROM poster WHERE periode=0 and beløp<0; SELECT sum(beløp) as saldo FROM poster WHERE periode=0; Hva kan gå galt med FNP? Fullstendighet Nøyaktighet Pålitelighet Hva vil du gjøre for å redusere risikoen? (Minst) tre trinn i prosessen til nå: få med bilaget taste riktig Programmet (SQL-setningene) må være riktige REV3408_13_2 3

4 Periodeavslutning Utvelgelse av trans til avslutningen Godt nok med: WHERE periode = 0? Systemgenererte poster ved avslutning Merking av trans slik at de ikke blir med neste gang Periode settes lik regnskapsperiodenr Produksjon av spesifikasjoner WHERE periode=denneperiode Hvor kommer denneperiode fra? Tabellen KONTI Formål Definere kontoplanen Kontoramme NS 4102 Datavalidering av tastet ktonr Kontonavn i utskrifter Behandlingsregler Kontogruppering Kontantstrømanalyse SA og Næringsskjema-feltnr Tabellen RESK RESK KTO RESK RESK KREDITT KODE NR NAVN ADR POSTNR POSTSTEDGRUPPE GRENSE Ole Olsen Nydalsveien Oslo A Tabellen POSTER DATO BILART BILHEN KTO RESK PROSJEK SPES BELØP MVA IMVA UMVA PERIODE E- TEKST KODE NR KOD BELØP BELØP SIGN Spesifikasjoner Kontokurant - Hvordan finne kundens Transaksjoner Saldo Lagring av saldo? Fordeler / ulemper? Periodens kundemellomværende KONTI Tabellen VARER KONTI Std Klasse Resk- SA- RS- Endret Ktokode Ktonavn Avdkode A/E/G/I/K kode nr nr dato 1500 Kunder 0 A P Kasse 0 A N Leverandører 0 G J Mva Høy sats 0 G N Salg avgpl høy sats 1 I N Tabellen VARER BEHOLDNVARE VARE LAGER SALGS KOST SALGS KOST MVA LEVERANDØR BEST VARE KTO NR GRUPPE PLASS PRIS PRIS KTO KTO PL RESKNR VARENR PKT NAVN J 1 A3X04 Spiker Aktuelle regnskapsposter? Fakturering REV3408_13_2 4

5 Forsystemer Ordre, fakturering, lager, innkjøp Lønnsystem, personalsystem Del av regnskapssystemet? Grad av integrasjon Systemgenererte poster Gjelder bokføringsloven her? Legg merke til spesifikasjoner av lønn og uttak Koder som styrer bokføringen (gml løsbladforskrift) Er data som forventet? Kontroller i IT-systemer Generelle kontroller Applikasjonskontroller Validering 26 Bokføringsloven Bokføringen styres av kravet til Regnskapsrapportering (Forskriften kap 2) Spesifikasjonene (Forkriften kap 3) Dokumentasjonen (Forskriften kap 4, 6 og 7) Betryggende og metodisk BOL 4 grunnleggende bokf.prinsipper datakvalitet Rutine for bokføringen Internkontroller før IT-systemet Rutiner gjør at vi bokfører systematisk For å sikre Gyldige transaksjoner Attestasjon - godkjennelse Roller (hvem skal gjøre hva) - autorisert Tidsfrister Fullstendig alle transaksjoner skal med Autoriserte data Når bokføringen designes (regnskapsorganisasjon) Planlegger internkontroller for å sikre ønsket kvalitet Transaksjoner som har vært gjennom internkontrollene kalles autoriserte Har en kjent kvalitet (statistisk kvalitetsfordeling) Vi stoler på regnskapet fordi det kun Transaksjonsdata og faste opplysninger Transaksjoner Minimumsdata (dato, dokhenv, konto, beløp) Koder som er nødvendige for rapporter og spesifikasjoner Faste data Koder som styrer bokføringen (dokumenteres) Egenskaper ved bokf (kan måtte dokumenteres) Hensiktsmessige systemobjekter inneholder autoriserte transaksjoner Tabeller: KONTI, RESK, VARER, REV3408_13_2 5

6 Kvalitet Generelle kontroller ISA 315.A104 Kost/nytte-modellen medfører Utdatakvalitet påvirkes mest av inndatakvalitet Øket betydning når sanntid og integrerte systemer Internkontrollen definerer autoriserte transaksjoner med kjent forventning til kvalitetsfordeling Test av kontroller foretrekkes fremfor direkte tester av rapporter og spesifikasjoner 31 Gjelder hele IT-miljøet Kontroller med generell anvendelse på tvers av applikasjonene Kontrollkategorier Operativsystem Dataressurser Arbeidsdeling og tilgangskontroll Systemutvikling, anskaffelse og vedlikehold Katastrofeplan og fysisk sikring (Kontroller i Pcmiljø) 32 Applikasjonskontroller ISA 315.A105 Applikasjon: En IT-anvendelse med brukerformål Fakturering Bokføring og rapportproduksjon Lønnsberegning Applikasjonskontroller i rutiner for å initiere, registrere, prosessere og registrere transaksjoner Nøyaktighet og integritet i applikasjonsdata Validering og signering Kontinuitet, fullstendighet og nøyaktighet Dokumenter Datafangst Datavalidering Kontrolltabeller Eksistenskontroll Formatkontroll Obligatorisk / valgfritt felt Sekvenskontroll Fulltekst verifikasjon av kode Kontrollsiffer m.v. Rimelighetskontroller Redundans Eksistenskontroll Overflødige data kommer du i morgen? - kmr dui morgn? Overflødig i forhold til tolkning / informasjon De overflødige data = redundante data brukes til kontroll Hva er overflødig her? 2+3=5 All kontroll forutsetter redundans 35 Inndata Valide data Gyldige egenskapsverdier En egenskapsverdi f.eks. Kontokode 1500 tillates ikke brukt hvis den ikke eksisterer i kontrolltabellen f.eks i kontoplanen egenskapsverdien må opprettes først 36 REV3408_13_2 6

7 Ekkokontroll Kontrollsiffer Fulltekst verifikasjon av inntastet kode Når reskontronr tastes vises kundens navn Hvilken tabell brukes? En passiv kontroll for systemet En aktiv kontroll for brukeren Svak kontroll Best som navigasjonshjelpemiddel 37 Etabler gyldige verdier Kontroller om gyldig verdi Søk i Google: kontrollsiffer S1, S2,..., Sn, Sk sk = v(i)*s(i) m Vektene v og divisoren m avgjør hva slags feil som tas omkast av to siffre dobbeltslag bortfall av enkeltsiffre antagelse om hyppighetsfordeling av 38 feil Dobbeltregistrering Sekvensnummererte poster Inndata Registrering 1 Registrering 2 N Like? J Skjelden kostnadseffektiv Bedre hvis kun viktige felt høy feilsannsynlighet Flerfelt polynomssumkontroll Se utviklingen: paritet, kontrollsiffer, polynomsum, (elektronisk signatur) 39 Ny verdi = 1 + forrige verdi Fullstendighetskontroll Kontroll eller inntastingseffektiviseri ng? 40 Rimelighetskontroller Forventningsverdi Akseptabelt intervall Oppdatering av grenser manuelt statisk: i program dynamisk: i tabell automatisk (gjennomsnittsverdi, grenser) histogram poissonfordeling 41 Hvor lagres valideringsparametrene I tabeller for faste data KONTI maxbeløp, forvbeløp, minbeløp RESK kredittgrense VARER forv_antall, Max_antall Egne valideringstabeller kombinasjon RESK og VARER I databasens skjema (særlig hvis faste verdier) I dataprogrammene statisk kontrollgrense 42 REV3408_13_2 7

8 Kontrolltotaler Nonsenstotaler P1 P2 Ksum 1 Ksum 2 Ksum1 = Ksum2? Naturlige dokumentsummer bunkesummer Nonsenstotaler summen har bare kontrollformål Summen må beregnes på to ulike steder i rutinen (programmet) (Google om: hash total) 43 Varenr Antall Kontrollsum 1 (11 7 Kontrollvekter) = 92 Kontrollsum 2 Hvilken sum kontrollerer best? 44 Avstemming Validering vs etterkontroll Resultatet (summen, antallet) kan fremkomme på minst to måter summering i tabell horisontalt og vertikalt IB+trans=UB ta vare på en bunkesum, kontroller siden lagret sum (signatur) = beregnet sum (verifikasjon) to ulike tidspunkter Teknisk sett samme kontroller som ved etterkontroll ( revisjon ) ACL, IDEA, osv men kontrollen tas ved registrering Derfor er en etterkontroll med eksakt samme kontrollhandling som ved validering mindre effektiv men, endrede parameterverdier mulig to ulike steder Personopplysningsloven (Poppl 2) Personopplysninger Meldeplikt (til datatilsynet) Unntak: bl a mellomværende kunder og leverandører (POF 7-6 og 7-7, jf 7-14) Konsesjonsplikt Sensitive opplysninger Unntak: personalregistre (POF 7-16) Kundeopplysninger (POF 7-14) Nyttige definisjoner i loven 13 Informasjonssikkerhet 14 Internkontroll 47 Personopplysninger (Poppl 2) Personopplysningsloven Meldeplikt personopplysninger Unntak: bl.a. mellomværende kunder og leverandører (POF 7-6 og 7-7, jf. 7-14) Konsesjonsplikt sensitive opplysninger Unntak: Personalregistre (POF 7-16) Kundeopplysninger (POF 7-14) Nyttig 13 Informasjonssikkerhet (POS kap 2) 14 Internkontroll (POF kap 3) (Helseregisterloven) 48 REV3408_13_2 8