Selskapskontroll VEST-AGDER MUSEET IKS

Transkript

1 VEST-AGDER FYLKESREVISJON Selskapskontroll i VEST-AGDER MUSEET IKS Rapport til kontrollutvalget i Vest-Agder fylkeskommune

2 Innholdsfortegnelse FORORD TIL RAPPORTEN INNLEDNING Etablering av kommunale selskaper Hjemmel og formål for selskapskontroll Hvilke selskaper omfattes Rapportering Gjennomføringen og metode PRESENTASJON AV SELSKAPET Opplysninger om selskapet Kort resymé av prosessen forut for opprettelsen av VAM KONTROLLPUNKTER FAKTABESKRIVELSER MED VURDERINGER Driver selskapet i tråd med fylkestingets vedtak og intensjoner? Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig? Har selskapet etablert en tilfredsstillende arkivordning og praktiseres offentlighetsloven? Er driften av selskapet økonomisk forsvarlig og i tråd med lover og regler og selskapsavtale? Hvordan rapporterer selskapet til eierne, og videreformidler administrasjonen denne informasjonen til egne politiske organer? Har fylkeskommunen etablert en eierstrategi for selskapet? Har fylkeskommunen et arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, regnskaper mv. for de selskaper man eier eller er medeier i? Har fylkeskommunen oppnevnt sine representanter til representantskapet i tråd med lov og selskapsavtale, og har representantskapet tatt hensyn til kravet om 40 % av hvert kjønn i styret? Har fylkeskommunen utarbeidet egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av fylkeskommunen i representantskapet, og er det gitt opplæring eller informasjon om eierstrategi, oppgaver og ansvar til styremedlemmer i selskapet? OPPSUMMERING MED ANBEFALINGER Resultat av kontrollene Anbefaling til selskapet Anbefaling til Vest-Agder fylkeskommune SELSKAPETS OG EIERNES KOMMENTARER Selskapets kommentarer Eierkommunens kommentarer Side 2 av 24

3 Forord til rapporten Vest-Agder Museet IKS (heretter kalt VAM) er et interkommunalt selskap eid av Vest- Agder fylkeskommune og 15 kommuner i Vest-Agder. Selskapets formål er å organisere innsamling, bevaring, dokumentasjon, forskning og formidling av kulturhistorie for Vest-Agder. Museet skal ha ansvaret for drift og forvaltning av de samlinger og anlegg som eies av de museer som etter avtale er med i selskapet, samt bidra til at kommunene får et godt museumstilbud. Formålet med selskapskontrollen fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen er gjennomført av fylkesrevisjonen i Vest-Agder fylkeskommune på oppdrag fra kontrollutvalget i Vest-Agder fylkeskommune. Metodisk er det benyttet intervjuer, dokumentgjennomgang og regnskapsanalyser. Rapporten er utarbeidet av Ove Egenes i samarbeid med Terje Osnes. Kristiansand 5.desember 2007 Side 3 av 24

4 1. Innledning 1.1. Etablering av kommunale selskaper Utviklingen i kommuner og fylkeskommuner synes å gå i retning av økende bruk av fristilte selskaper til å forestå kommunale oppgaver, i stedet for slik som tidligere å la oppgavene være en del av administrasjonens (rådmannens) ansvarsområde. Denne utviklingen fører til en mer kompleks og fragmentert organisering av den kommunale virksomheten og innebærer utfordringer når det gjelder styring, kontroll og tilsyn. Når fristillingen omfatter sentrale og viktige kommunale oppgaver, er det spesielt viktig å sikre fortsatt demokratisk kontroll med virksomheten, selv om den skjer i egne selvstyrte selskaper. Muligheten for kontroll av kommunal virksomhet som er organisert som egne selskaper sikres gjennom kommunelovens regler om selskapskontroll. Utgangspunktet for selskapskontrollen er fylkestingets/kommunestyrets hensikt og intensjon med deltakelse i det enkelte selskap. Dette bør klart framgå i forbindelse med saksbehandling og vedtak som fylkestinget/kommunestyret har gjort ved opprettelsen av selskapet. Det synes klart at behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil være større i selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til den forretningsmessige virksomheten. Når et fylkesting/kommunestyre velger å fristille deler av sin virksomhet i AS- og IKS selskaper, innebærer det at fylkestinget/kommunestyret gir slipp på mulighetene for direkte styring av virksomheten. Men det er viktig å være klar over at fylkestinget og kommunestyret som eiere fremdeles har et overordnet ansvar for selskapenes forvaltning. Fylkestingets/kommunestyrets mulighet for styring i slike selskaper kan formelt bare skje på generalforsamling og i representantskapsmøter og innenfor det regelverket som gjelder den aktuelle selskapsformen. 1.2 Hjemmel og formål for selskapskontroll I 2004 fikk kommuneloven nye bestemmelser for internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Det nye kapittelet inneholder bestemmelser vedrørende kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper m.m.. I 77.5 heter det Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm.. Innholdet i selskapskontrollen er nærmere utdypet i forskrift om kontrollutvalg. Ifølge departementets merknader til 14 i forskrift om kontrollutvalg avgjør kontrollutvalget om selskapskontrollen i tillegg til eierskapskontroll også skal omfatte kontroll av forvaltningen i selskapet (forvaltningsrevisjon). Selskapskontrollen skal bidra til at det føres systematisk kontroll med at fylkeskommunens og kommunens eierinteresser i fristilte selskaper ivaretas, og at Side 4 av 24

5 forvaltning av selskapene skjer tilfredsstillende i henhold til det som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven (aksjeloven, IKS loven). Det skal også kontrolleres om selskapet drives i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger. For selskaper der hovedformålet er produksjon av velferdstjenester er dette spesielt viktig. Kommuneloven 80 gir kontrollutvalget og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for å utføre selskapskontrollen både fra selskapets daglige leder og fra styret og selskapets valgte revisor. 1.3 Hvilke selskaper omfattes Kommunelovens 80 regulerer hvilke selskaper som kan omfattes av selskapskontrollen. I stor grad vil dette dreie seg om aksjeselskaper og interkommunale selskaper der en kommune/ fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjer/innskuddskapital. 1.4 Rapportering Ifølge forskrift skal kontrollutvalget rapportere til kommunestyret/fylkestinget med utgangspunkt i plan for gjennomføring av selskapskontroll om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Det er ikke fastsatt bestemte krav til innholdet i selskapsrapportene, men av departementets merknader til forskriften framgår det at de ser det som naturlig at rapporter om gjennomført selskapskontroll videreformidles fortløpende til kommunestyre og fylkesting. Når det gjelder innholdet i slike rapporter er det ikke fastsatt bestemte krav. Departementet mener imidlertid det kan være naturlig at rapporten inneholder faktaomtale om selskapet med opplysninger som antas å kunne ha interesse for kommunestyret og fylkestinget, sammen med alle prinsipielle forhold og merknader. 1.5 Gjennomføringen og metode Selskapskontrollen utføres av fylkesrevisjonen i henhold til bestilling fra kontrollutvalget i Vest-Agder fylkeskommune. Metodisk bygger selskapskontrollen på informasjon fra, og intervju med direktøren og personal- og økonomikonsulenten i VAM, gjennomgang av dokumenter fra selskapet og fylkeskommunen, samt en analyse av regnskapet. Sentrale dokumenter har vært protokoller fra politiske utvalg, årsregnskaper og årsrapport fra årene 2005 og 2006, samt møteinnkallinger og referater fra representantskaps- og styremøter i samme periode. Styreleder i VAM, direktør i VAM og fylkesordfører i fylkeskommunen har fått rapporten til uttalelse. Uttalelsene er vedlagt rapporten under kapittel 6. I rapporten omtales Vest-Agder fylkeskommune som fylkeskommunen eller VAF. Side 5 av 24

6 2. Presentasjon av selskapet 2.1 Opplysninger om selskapet Vest-Agder Museet IKS (VAM) ble stiftet på konstituerende representantskapsmøte 27/ Opprettelsen av selskapet er et ledd i omstruktureringen av museumssektoren i Norge, og i Vest-Agder har Vest-Agder fylkeskommune hatt ansvaret for arbeidet. Pr dato inngår 7 museer i VAM; stiftelsen Vest-Agder Fylkesmuseum, stiftelsen Gimle Gård Museum, kommunale Mandal Bymuseum, stiftelsen Setesdalsbanen, Sjølingstad Uldvarefabrik AS, kommunale Flekkefjord Museum og stiftelsen Listamuseet. Disse museene betegnes som tilskuddsmuseer fordi de tidligere mottok direkte økonomiske tilskudd fra stat og fylkeskommune. Hovedoversikt og nøkkeltall: Navn: Vest-Agder Museet IKS (forkortet VAM) Adresse: Vigeveien 22 B, 4689 Kristiansand Organisasjonsnr: Organisasjonsform: Interkommunalt selskap organisert etter Lov om interkommunale selskaper av 1999 Stiftet: 27/9-05. Registrert i Enhetsregisteret Brønnøysund 25/ Hovedkontor: Kristiansand Direktør: Antall ansatte: Marianne Louise Nielsen 45 (antall årsverk 35/40) Styre: Terje Damman, styreleder ( ) Eva Tove Fuglestveit, nestleder Berit Eide Johnsen Harald Sødal Tobias Oftedal Torhild Bransdal fom 27/ Aslak Wegge tom 27/ Inge Eikeland (ansattes representant) Det er oppnevnt 7 personlige varamedlemmer til styret Representantskapet ( ) Vest-Agder fylkeskommune Representanter fra 15 kommuner i Vest-Agder Thore Westermoen En representant fra hver kommune Side 6 av 24

7 Eiere Innskuddskapital: Antall museer tilknyttet selskapet Antall ubetjente museer i kommunal eie Inntekter: Netto driftsresultat: Revisor: Vest-Agder Fylkeskommune og alle kommunene i Vest-Agder 1 mill kr i urørlig kapital 7 tilskuddsmuseer Ca 33 15,7 mill kr i ,6 mill kr i 2006 Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Deltakernes eierandeler: Vest-Agder fylkeskommune. 50% Kristiansand kommune. 20% Mandal kommune.. 5% Vennesla kommune.. 5% Farsund kommune. 5% Flekkefjord kommune... 5% Søgne kommune... 1% Lyngdal kommune. 1% Songdalen kommune. 1% Kvinesdal kommune.. 1% Lindesnes kommune.. 1% Marnadal kommune 1% Sirdal kommune.. 1% Hægebostad kommune. 1% Lyngdal kommune 1% Åseral kommune. 1% Eierkapitalen ble innbetalt med kr ,- i 2005 og resterende kr ,- i Kort resymé av prosessen forut for opprettelsen av VAM Konsolideringsprosessen i Vest-Agder I Stortingsmelding nr 22 ( ) behandlet Stortinget status og hovedutfordringer på museumsområdet i Norge. I meldingen ble det trukket opp en del retningsgivende prinsipper for en konsolidering og omorganisering av museums sektoren. Arbeidet fra statens side ble ledet av Statens senter for arkiv, bibliotek og museum, og hovedmålsettingen med omstruktureringen var å få til en kvalitetsheving av det faglige innholdet i museene. I Vest-Agder ble fylkeskommunen tildelt ansvaret for de regionale konsolideringsprosessene, og arbeidet ble startet opp i I november 2003 la fylkeskommunen fram et notat med forslag til framtidig organisering av museumsvesenet, men resultatet av høringene var at museene ikke ønsket den modellen som ble foreslått. På et møte 12.mars 2004 i Vest-Agder Museumsråd ble det oppnevnt ei arbeidsgruppe som skulle arbeide videre med saken. I juni 2004 la gruppa bestående av representanter fra fylkeskommunen og de 7 berørte museene fram sitt forslag til Side 7 av 24

8 organisering av de 7 kulturhistoriske musene i Vest-Agder som mottok statlige tilskudd. I fylkeskommunen tok man rapporten til etterretning, og arbeidet nå videre med to organisasjonsmodeller; et IKS bestående av de 7 tilskuddsmuseene i Vest-Agder, og et IKS som omfattet alle kommunene og museene i Vest-Agder. Prosessen i kommunene I løpet av 2004 og 2005 hadde fylkeskommunen samtaler med administrasjonen i alle kommunene i Vest-Agder om museumsreformen. Konklusjonen etter samtalene var at alle var positive til etablering av et IKS som omfattet alle kommunene i Vest- Agder, og at en styrking og videreutvikling av museene var ønskelig. I løpet av perioden mai-juni 2005 ble saken om deltakelse i det nye IKS`et politisk behandlet i alle kommunene. Kommunestyrene godkjente selskapsavtalen, bevilget 0,5 mill kr til selskapskapital og stilte garanti for en låneramme på totalt 5 mill kr. Prosessen i museene som mottar direkte støtte fra stat og fylkeskommune I løpet av 2004 og våren 2005 ble det avholdt en rekke møter med tilskuddsmuseene som ville bli berørt av museumsreformen. Museene mottok i mars 2005 en invitasjon om deltakelse i VAM. I den påfølgende prosessen uttrykte enkelte museer usikkerhet mht om statens tilskudd ville øke slik at det sikret en kvalitetsreform, eller om konsolideringen kun ville resultere i en organisasjonsendring med en ny toppledelse. Blant annet med bakgrunn i antydninger fra statens side om bortfall av statlige tilskudd dersom man ikke ble deltaker i den nye konsoliderte enheten, fattet de styrende organer i museene (organisert som stiftelser, aksjeselskap og kommunale foretak) i perioden frem til 1. juli alle vedtak om å bli deltakere i VAM. Etablering av selskapet I 2005 var prosessen kommet dit hen at fylkeskommunen valgte å opprette et interkommunalt selskap for de kulturhistoriske museene, og hvor alle kommunene ble invitert med som eiere. I juni 2005 godkjente fylkestinget opprettelsen av IKS`et, bevilget 0,5 mill kr i eierkapital og stilte garanti for en låneramme på 5 mill kr. Side 8 av 24

9 3. Kontrollpunkter Med bakgrunn i formålet med selskapskontrollen, er det satt opp følgende kontrollpunkter: 3.1 Driver selskapet i tråd med fylkestingets vedtak/intensjoner? 3.2 Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig? 3.3 Har selskapet etablert en tilfredsstillende arkivordning og praktiseres offentlighetsloven? 3.4 Er driften av selskapet økonomisk forsvarlig og i tråd med lover og regler og selskapsavtale? 3.5 Hvordan rapporterer selskapet til eierne, og videreformidler administrasjonen denne informasjonen til egne politiske organer? 3.6 Har fylkeskommunen etablert en eierstrategi for selskapet? 3.7 Har fylkeskommunen et formålstjenlig arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, regnskaper mv. for de selskaper man eier eller er medeier i? 3.8 Har fylkeskommunen oppnevnt sine representanter til representantskapet i tråd med IKS loven, og har representantskapet hensyntatt kravet om 40 % av Hvert kjønn i styret? 3.9 Har fylkeskommunen utarbeidet egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av fylkeskommunen og kommunen i representantskapet, og er det gitt opplæring eller informasjon om oppgaver og ansvar til styremedlemmer? 4. Faktabeskrivelser med vurderinger 4.1 Driver selskapet i tråd med fylkestingets vedtak og intensjoner? Fylkestinget i Vest-Agder godkjente opprettelsen av VAM i sak 31/2005. I saken bevilget fylkestinget kr ,- i stiftelseskapital (eierkapital), og godkjente prinsipielt forslag til vedtekter (selskapsavtale). VAM ble formelt stiftet på konstituerende representantskapsmøte 27/ I selskapsavtalens 2 fremkommer hva som er selskapets formål. Vest-Agder Museet er et museum som skal organisere innsamling, bevaring, dokumentasjon, forskning og formidling av kulturhistorie for Vest-Agder. Vest-Agder Museet har ansvaret for drift og forvaltning av de samlinger og anlegg som eies av de museer som etter avtale er med i Vest-Agder Museet. Side 9 av 24

10 Museet skal bidra til at de deltakende kommuner får et godt museumstilbud, og legge til rette for frivillig deltakelse i det museale arbeidet. Museet kan etter avtale kunne gi faglig bistand til museer/kommuner som ikke er med i selskapet. De museumsfaglige oppgavene skal utføres i samsvar med ICOM 1 s museumsetiske regelverk. Fylkesrevisjonen har gjennomgått selskapets årsmeldinger, styrevedtak i perioden samt hatt samtaler med direktør og personal- og økonomikonsulent i selskapet. Vi har også forespurt kommunene og fylkeskommunen samt lederne av tilskuddsmuseene om deres mening når det gjelder selskapets arbeid for å gi eierne et godt museumstilbud, og ivareta drift og forvaltning av samlinger og anlegg. Under gjentas de viktigste sakene selskapet har arbeidet med. Organisasjonen VAM overtok formelt personalansvaret for ansatte i de ulike tilskuddsmuseene den 1. januar I tiden etter at selskapet ble stiftet er det brukt mye tid på nye rutiner og en rekke praktiske og formelle ting. Organisasjonen er ung og må bygges stein på stein. Det første driftsåret har vært en bli kjent periode, og av årsmeldingen kan en se at det har vært stor møtevirksomhet, og ansatte har vært på en rekke kurs og konferanser. Nasjonale nettverk Museets ulike avdelinger deltar på ulike formelle og uformelle nettverk. I 2007 vil man ta stilling til hvilke nettverk som skal prioriteres. Samarbeidsprosjekter VAM deltar i en rekke samarbeidsprosjekter: - Forskernettverk Agder er et samarbeidsprosjekt mellom Universitetet på Agder, Statsarkivet, Aust-Agder Kulturhistoriske Senter og VAM - I prosjektet Porto Franco deltar foruten VAM Vest-Agder fylkeskommune, Kristiansand kommune, Bragdøya kystlag, fullriggeren Sørlandet, D/S Hestmanden, M/S Sjøkurs, Bredalsholmen dokk- og fartøyvernsenter og stiftelsen Skøy. - I prosjekt Konserveringsnettverk arbeides det for å kartlegge konserveringsbehov på Agder. Samarbeidspartnere er Vest-Agder fylkeskommune, Aust-Agder Kulturhistoriske Senter, Sørlandets kunstmuseum, Statsarkivet samt VAM. - I rosens navn- en kunst- og kulturhistorisk vandring er en vandreutstilling VAM v/ Vest-Agder Fylkesmuseum har produsert i samarbeid med Sørlandets Kunstmuseum. - VAM deltar i en arbeids gruppe ledet av Vest-Agder fylkeskommune for å utvikle et nettsted for 200 års markeringen av Henrik Wergelands fødsel. 1 Norsk ICOM, den norske nasjonalkomite av The International Council of Museums Side 10 av 24

11 - Sørlandet i nye medier er et prosjekt for å knytte sammen digitalisert innhold fra kulturhistoriske institusjoner og aktører i en kunnskapsbase. Formålet er å gjøre informasjonen lettest mulig tilgjengelig for publikum. Samlings og forvaltningsplan Vest-Agder-museet arbeider inneværende år med følgende planarbeider: Forsknings- og utviklingsplan, formidlingsplan, samlings- og forvaltningsplan samt organisasjonsplan. Parallelt utarbeides det visjons- og verdiplattform for organisasjonen. Nevnte planarbeid vil danne grunnlag for den overordnede strategiplanen. Strategiplanen vil inneholde museets visjons- og verdiplattform samt definerte hovedmål, delmål og tiltak på de ulike museumsfaglige områdene. Det forventes at museets strategiplan blir styrebehandlet innen juni Formidlingsarbeid Formidlingsarbeidet ved VAM foregår i all hovedsak ved avdelingene i form av utstillingsarbeid, arrangering av aktivitetsdager, organisering av ulike publikumstjenester og tilrettelagt formidling for grupper fra skoler og barnehager. Formidlingsansvarlig ved VAM har i 2006 koordinert og organisert følgende formidlingsoppgaver og fellestiltak: VAM utgav brosjyren Søndagsmuseet i Her gis en samlet presentasjon av 50 museer i begge Agder fylkene. I ovennevnte brosjyre inngår også en omtale av Museumsstafetten. VAM innhenter informasjon og koordinerer arrangementsrekka, gir arrangementstilskudd og følger opp og bekoster annonsering i dagspressen. Formidlingsansvarlig er også tilstede under arrangementene i begge Agder fylkene. VAM koordinerer også museenes deltakelse på Sørlandsk Lærerstevne, og lager et hefte med oppdatert presentasjon av alle skoletilbud ved små og store museer i Vest-Agder. Heftet deles ut til lærere som besøker den felles standen til museene. Nytt i 2006 var Høstmuseet som rettet seg inn mot målgruppa familier i Agder. Totalt 13 museer i begge Agder fylkene samlet seg om stikkordet skummelt og arrangerte skumle dags - og kveldsarrangementer i perioden sept/okt. VAM var ytterligere engasjert. VAM er en sentral samarbeidspartner for den fylkeskommunale kulturelle skolesekken på kulturarvfeltet. I skoleåret 2006/2007 har selskapet tilbud om 5 opplegg til alle trinn i grunnskolen. I dette arbeidet legges det ned en betydelig egeninnsats i form av arbeids- og tidsressurser. VAM er ansvarlig for utdeling av prosjektmidler mottatt fra Vest-Agder fylkeskommune. Totalt behandlet museet 21 søknader om støtte på kr ,-. Arbeid med nye medlemmer Selskapet har lagt ned mye tid og ressurser på arbeidet med å konsolidere inn nye medlemmer i selskapet, og i august vedtok styret å gi sin tilslutning til en konsolidering med stiftelsen Hestmanden og Sirdal Fjellmuseum. For Fjellmuseets del ligger nå saken til endelig avgjørelse i Sirdal kommune. Side 11 av 24

12 I tillegg føres det samtaler med stiftelsen Listeskøyta, stiftelsen Bredalsholmen Dokk og Fartøyvernsenter og Vigelandshus AS om en innlemmelse i VAM. Driftsavtaler med de ulike museene Selskapsavtalen for Vest-Agder Museet IKS inneholder ikke bestemmelser som regulerer selve eiendomsretten til samlinger og eiendommer, eller noe om at VAM skal overta selve driftsansvaret. I arbeidet med omstruktureringen av museumsvirksomheten ble det valgt en driftsform der VAM skulle overta alt driftsansvar og ansatte i de enkelte museene. Museene skal foreløpig beholde eiendomsretten til samlinger, anlegg og eiendommer. Selv om drift og ansatte allerede er overtatt av VAM, gjenstår det mye arbeid med å få de tilhørende driftsavtalene på plass. Dette er en omfattende prosess som styrende organer i de museene som eier anlegg og samlinger skal ta stilling til, og pr dato har VAM ferdigforhandlet driftsavtaler med Mandal bymuseum, Listamuseet og Sjølingstad Uldvarefabrik. Fylkesrevisjonen har ikke gjort spesielle vurderinger av hvilke problemstillinger som kan oppstå i forbindelse med at VAM som egen juridisk enhet utfører driftsoppgaver, vedlikehold og oppgraderinger på eiendommer og anlegg som tilhører de enkelte museene. Vi peker imidlertid kort på at denne løsningen kan innebære regnskapstekniske problemer i forhold til regnskapslov, stiftelseslov og kommunelov. I praksis vil driftsavtalene fungere som om museene hadde satt ut (outsourcet) drift og vedlikehold. Siden driftsavtalene ikke legger opp til noen fakturering mellom partene, vil ikke regnskapene i museene gjenspeile denne virksomheten. I tillegg kan oppgraderinger og arbeid av investeringsmessig karakter bli en utfordring i forhold til regnskapsførselen. Museene, enten de er stiftelser, aksjeselskap eller kommunale foretak vil fom 2007 levere årsregnskaper som ikke inneholder tall som avspeiler denne delen av virksomheten. Kartlegging av eksisterende IT- rutiner VAM er nå i gang med å kartlegge organisasjonens IT-behov for å kunne lage en ITstrategi med henblikk på fremtidige behov og investeringer. Museet har ikke egne ressurspersoner innen fagfeltet, og vurderer det heller ikke som formålstjenlig å bygge opp en egen IT-avdeling. I kartleggingsarbeidet bistår fylkeskommunens ITavdeling med faglig hjelp og råd. Med bakgrunn i dette arbeidet vil man vurdere om man skal inngå en driftsavtale på IT området med fylkeskommunen eller om man skal henvende seg til private tilbydere av slike tjenester. Web Det er viktig for museet å kunne kommunisere godt eksternt og internt på internett. Det ble våren 2007 etablert en intern arbeidsgruppe som skal utvikle museets nye nettsider. Som samarbeidspartere i dette arbeidet har det vært benyttet ressurspersoner innen webutvikling i Vest-Agder fylkeskommune og designbyrået Trigger og Webprodusentfirmaet Recommended. Prosjektet er delt inn i 3-trinn. Trinn 1 har som mål å få på plass en ny portalside for Vest-Agder-museet innen 1. Side 12 av 24

13 desember Innholdsproduksjon og intern kursing i publisering skjer i november I trinn 2 skal nye nettsider for hver av museets avdelinger integreres, samt inneholde et ekstranett for intern bruk. Trinn 3 karakteriseres som en innovativ fase hvor man tenker at gjenstands- og foto- samling kan formidles gjennom nettsiden, og man tar i bruk nye metoder som f. eks digital historiefortelling som verktøy for formidling. Trinn 2 og 3 er tenkt gjennomført i Henvendelse til eierne og tilskuddsmuseene Fylkesrevisjonen har forespurt alle kommunene og fylkeskommunen om de er fornøyd med at VAM har overtatt driftsansvaret for samlinger og anlegg tilhørende tilskuddsmuseene og i hvilken grad den nye selskapet har lykkes i å gi kommunene et godt museumstilbud. Fylkesrevisjonen har mottatt svar fra alle eierne, og de fleste tilbakemeldingene er i stor grad positive med hensyn til den drift og forvaltning som ivaretas av VAM. Flere av eierne understreker imidlertid at selskapet enda er i en utviklingsfase, og at det derfor er for tidlig å gjøre en endelig vurdering og evaluering av selskapet. Noen av kommunene uttrykker misnøye med det nye selskapet, og at man ikke har merket så mye til den nye selskapsdannelsen. Lederne av tilskuddsmuseene er også spurt om synspunkter på det faktum at driftsog forvaltningsansvaret for samlinger og anlegg tilhørende tilskuddsmuseene er overført til VAM. I de 4 svarene vi mottok understrekes det at det synes tidlig å gjøre en evaluering så raskt etter oppstart. Tilbakemeldingene er imidlertid positive i forhold til saker som profilering og markedsføring, større fagmiljø, arbeid med samlingsforvaltning, HMS og utvidede stillinger med mer. Vår vurdering Etter vår vurdering driver selskapet i tråd med de forutsetninger og formål som lå til grunn for opprettelsen. Selv om selskapet kun har hatt en kort driftsperiode viser tilbakemeldingene fra eierne og tilskuddsmuseene at man stort sett er godt fornøyd med det arbeidet som VAM har gjort. 4.2 Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig? Med alle kommunene som eiere ble det vektlagt at et IKS selskap ville være den selskapsformen som best ville bidra til å videreføre det lokale engasjementet som har sterke tradisjoner i Vest-Agder. I vurderingen av selskapsform ble også den framtidige kommunestrukturen på fylkesog lokalnivå trukket inn, og her var man av den oppfatning at et IKS med alle kommunene som eiere ville danne basis for en mer helhetlig struktur. At Aust-Agder valgte samme modell for sine museer ble også tillagt stor verdi. I et IKS hefter eierne ubegrenset for selskapets forpliktelser i forhold til eierandelen i selskapet, og et IKS kan i praksis ikke slås konkurs. I forhold til økonomi ble det faktum at et IKS selskap kommer inn under reglene om mva kompensasjon også tillagt stor verdi. Selskapet har pr 30/ fått refundert Side 13 av 24

14 ca 1,5 mill kr i merverdiavgift fra staten, og dette er inntekter man ville gått glipp av ved valg av for eksempel stiftelse som organisasjonsform. En stiftelse er selveiende, som igjen betyr at ingen organer kan utøve eierfunksjoner. Dette kan gi større selvstendighet i forhold til stifterne. Stiftelsen hefter selv med hele sin formue, og kan slås konkurs. En stiftelse kommer ikke inn under reglene om mva kompensasjon, og vil dermed være dyrere å drifte. I den pågående omorganiseringen av museene i andre fylker har langt de fleste valgt å organisere virksomhetene som egne stiftelser. Årsaken til dette kan være at ABMutvikling (v/ Statens senter for arkiv, bibliotek og museum) i forkant av prosessen gikk ut med at stiftelsesformen synes å være den beste løsningen for valg av eierstruktur for museene. IKS løsningen ble vurdert som mindre aktuell siden denne organisasjonsformen ville kreve en tettere kobling mellom eier og museum, noe som ikke ville ivareta museets behov for selvstendighet. Av andre selskapsformer finnes ansvarlig selskap (Ans), aksjeselskap, andelslag, selskap med begrenset ansvar og BA selskaper. Dette er selskapsformer som ikke ble vurdert som aktuelle i den pågående omorganiseringen. Vår vurdering Etter vår vurdering er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig når flere kommunale deltakere samarbeider om konkrete oppgaver. Selskapsformen gir også mulighet for inntekter i form av mva-kompensasjon, og kan videreføre det lokale engasjementet som har sterke tradisjoner i kommunene i Vest- Agder. Vi vurderer IKS selskapsformen som godt egnet til selskapets formål. 4.3 Har selskapet etablert en tilfredsstillende arkivordning og praktiseres offentlighetsloven? Museets 7 avdelinger har tidligere praktisert ulike rutiner for arkivering, og dette har hatt sammenheng med ulike organiseringsformer som kommunalt museum, stiftelse, og AS. VAM må som et IKS selskap følge lovpålagte retningslinjer med hensyn til arkiv og offentlighet. I denne forbindelse har VAM tatt kontakt med Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) for å få faglige råd for hvilke arkivrutiner som skal følges. Selskapet har ansatt en egen arkivansvarlig i 20 % stilling til å ivareta denne oppgaven, og finansierer også en videreutdanning for vedkommende på Arkivakademiet for å sikre en god intern opplæring og oppfølging mht arkivrutiner. Det vil i hovedsak være Arkivloven m/forskrift som blir førende for selskapets praktiske rutiner. Forskriften til arkivloven bestemmer at et offentlig organ skal føre en journal der bestemte opplysninger om det enkelte dokument registreres, ref 2-6 og 2-7 i forskriften. Journalen må være offentlig tilgjengelig. Fylkesrevisjonen får opplyst at VAM ikke fører en egen postjournal på inngående og utgående post slik man iht arkivforskriften plikter å gjøre. All post arkiveres fortløpende i egne arkivpermer. Side 14 av 24

15 Vår vurdering Etter hva vi har fått opplyst har VAM kontakt med Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) for å få faglige råd når det gjelder arkivrutiner og arkivlovens bestemmelser. Når selskapet i tillegg har ansatt en egen person til å ivareta arkivansvaret er vår vurdering at selskapet har etablert en tilfredsstillende arkivordning. Arkivloven m/forskrift har regler om behandling av post og saksdokumenter, og det er krav om postjournal enten på papir eller elektronisk. Etter vår vurdering har ikke VAM fulgt regelverket i arkivloven m/forskrift i forhold til bestemmelsen om journalplikt. Det er også et krav om journalplikt i Offentlighetsloven som da heller ikke er fulgt. Når det nye Offentlighetsloven trer i kraft i 2008 vil VAM bli omfattet av loven. Dette vil blant annet innebære plikt til journalføring etter reglene i Arkivloven m/forskrift, og dessuten en publiseringsplikt av postjournalen for å sikre offentlig innsynsrett. Etter vår vurdering er det ikke tilfredsstillende at selskapet mer enn 2 år etter stiftelsesdato ikke har fått på plass et opplegg som tilfredsstiller lovverket på området. 4.4 Er driften av selskapet økonomisk forsvarlig og i tråd med lover og regler og selskapsavtale? Vi har delt dette avsnittet i en regnskapsanalyse og en del om driften i forhold til lover og regler Er driften økonomisk forsvarlig? VAM avlegger regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper (ref. selskapsavtalen 12, IKS lovens 27). I en analyse av kommunale regnskap kan en ikke uten videre benytte nøkkeltall fra privat sektor. I stedet for å se på begrep som lønnsomhet og soliditet, vil det være mer naturlig å gå inn på enkelte nøkkeltall vedrørende drift, finansiering, investering og likviditet. Regnskapsanalyse gir oss følgende nøkkeltall: Regnskapsanalyse / nøkkeltall: * Netto driftsresultat (i hele 1000) (resultat etter finansposter) Kontantstrøm (i hele 1000) (endring i likvider) Likviditetsgrad I 3,76 6,16 4,50 (oml.m / korts.gjeld) Arbeidskapital (i hele 1000) (oml.m korts.gjeld) * pr 31/ Side 15 av 24

16 Regnskapsanalysen viser at selskapet har oppnådd svært bra regnskapsmessige resultater, og siden starten i 2005 har selskapet bygget opp en betydelig likviditet/arbeidskapital. Den gode økonomiske utviklingen bidrar til å gi selskapet større økonomisk handlefrihet i de nærmeste årene Er driften i tråd med lover og regler? Det er daglig leder og styrets oppgave å forestå driften av selskapet. For å kunne vurdere dette arbeidet har vi sett på driften i forhold til selskapsavtale og et utvalg lover- og forskrifter: Selskapsavtalen Vi har gjennomgått selskapsavtalen og kontrollert at denne inneholder de punkter som 4 i lov om interkommunale selskaper krever skal være med. Vi har kontrollert at selskapsavtalens ulike bestemmelser for daglig leder, styre og representantskap blir fulgt slik det fremgår av avtalen. Vi har vurdert selskapsavtalens bestemmelse i 5 om at selskapet skal ha en urørlig egenkapital på 1 mill kr. Etter selskapsavtalens 12 skal selskapet innrette regnskapsføringen etter kommunale budsjett og regnskapsforskrifter. Ved etablering av en egen intern kontoplan kan et selskap stå ganske fritt så lenge kontoplanen er tilstrekkelig detaljert til at årsregnskapsoppstillingene og Kostrarapporteringen til SSB kan ivaretas. VAM kjøper i dag regnskapstjenester hos et eksternt regnskapsbyrå i Kristiansand. Regnskapsbyråets kontoplan bygger på Norsk standard, men er ikke innrettet slik at det er mulig å rapportere Kostra data i tråd med regelverket (se eget punkt). Lov om interkommunale selskaper Vi har kontrollert at daglig leder, styre og representantskap utfører de oppgaver som fremgår av loven, og at selskapet styres slik loven krever. Selskapsavtalens 5 sier at egenkapitalen på 1 mill kr skal være urørlig. Fylkesrevisjonen kan ikke se at IKS lovens bestemmelser er til hinder for en slik bestemmelse, men etter vår oppfatning kan bestemmelsen under gitte omstendigheter føre til uheldige konsekvenser for selskapet. Selskapet har ikke vedtatt en 4 årig økonomiplan slik det stilles krav om i IKS lovens 20. Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper Fylkesrevisjonen har gjennomgått selskapets regnskaper for årene 2005 og Det er avlagt revisjonsberetning uten forbehold for begge årene, men med følgende presisering i 2006: Uten at det har betydning for konklusjonen i avsnittet over, vil vi presisere at selskapet ikke har beregnet årets pensjonskostnad, premieavvik, pensjonsmidler og pensjonsforpliktelse etter bestemmelsene i forskrift om årsregnskap Side 16 av 24

17 og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner, som også er gjort gjeldende for interkommunale selskaper. KOSTRA rapportering for Interkommunale selskaper Alle interkommunale selskaper skal rapportere regnskapsdata elektronisk gjennom KOSTRA. Hjemmelen for innhenting av regnskapsrapportene finnes i forskrift av 21.oktober Fylkesrevisjonens kontroll viser at VAM ikke har rapportert regnskapsdata til SSB i tråd med regelverket verken i 2005 eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Selskapet hadde opprinnelig planer om bygging av eget bygg på Kongsgård, og engasjerte i den forbindelse konsulentfirmaet Dagfin Skaar AS for å lede byggeprosessen og ivareta regelverket knyttet til offentlige anskaffelser. Fylkesrevisjonen har ikke foretatt egne undersøkelser mht om lov og forskrift om offentlige anskaffelser ble fulgt i den påfølgende anbudsprosessen. Vi antar imidlertid at når VAM henvender seg til en ekstern konsulent i denne type saker så blir gjeldende lov og regler fulgt. Fylkesrevisjonen har fått opplyst at anbudsinnbydelsen ble utlyst på Dolfin, men at kun 2 tilbydere leverte anbud. I de påfølgende kontraktsforhandlingene ble ett av anbudene antatt. Kort tid etter ble imidlertid VAM tilbudt å etablere seg i kommunale lokaler på Odderøya. VAM aksepterte Odderøya tilbudet, og den inngåtte byggekontrakten ble kansellert. Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven gjelder for alle selskaper med ansatte, og i perioden august/september 2007 deltok 14 ansatte i museet på et 40 timers HMS kurs. Blant kursdeltakerne var verneombud, hovedverneombud, avdelingsledere, driftsledere, administrasjonsleder VAM Kristiansand samt personal- og økonomikonsulent og direktør ved VAM. Selskapet oppfyller dermed lovens krav om opplæring på området. VAM har også besluttet å inngå en såkalt IA avtale med NAV, og dette innebærer i korte trekk at selskapet vil arbeide for et mer inkluderende arbeidsliv til beste for selskapet og den enkelte arbeidstaker. Avtalen forutsetter et tett og systematisk samarbeid mellom partene. Selskapet har innført medarbeidersamtaler ved alle museene tilknyttet selskapet. Lov om kompensasjon for merverdiavgift og mva loven Fylkesrevisjonen har vurdert selskapets drift i forhold til lov om kompensasjon for merverdiavgift av 2003 og mva loven av Vi har blant annet stilt spørsmål ved hvordan selskapet håndterer enkelte avgiftsmessige sider knyttet til driften av Setesdalsbanen. Det blir opplyst at VAM krever mva kompensasjon på alle utgifter knyttet til materiell og drift av banen, mens selve turkjøringen ikke avgiftsbelegges. Side 17 av 24

18 Vår vurdering Etter vår vurdering har selskapet opparbeidet seg en betydelig arbeidskapital som kan være viktig i den videre utviklingen av selskapet. Fylkesrevisjonen vurderer det slik at arbeidet som er gjort på HMS området viser at selskapet har en klar og positiv strategi i forhold til Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Fylkesrevisjonens vurdering er at IKS lovens 20 ikke er overholdt da selskapet ikke har utarbeidet økonomiplan for de neste 4 årene slik loven krever. Etter vår vurdering er det også et brudd på forskrift av 2003 om rapportering fra interkommunale selskaper når selskapet ikke har rapportert Kostra data til SSB. Eierkapitalen på 1 mill kr i selskapet er i selskapsavtalen gjort urørlig. Dette er en vanlig bestemmelse i stiftelser for å verne om den såkalte grunnkapitalen men er meget uvanlig i interkommunale selskaper. IKS loven har ingen bestemmelser som er til hinder for dette, men etter vår vurdering kan stifterne ikke ha sett konsekvensen av hva en slik bestemmelse i selskapsavtalen kan medføre. Bestemmelsen vil etter vår vurdering innebære at eierkapitalen ikke kan benyttes som annet enn rentebærende kapital og ikke inngå i driftsfinansieringen. Dette innebærer at selskapet ikke kan ha underskudd som reduserer likvidbeholdningen til under 1 mill kr. Oppstår en slik situasjon må selskapet be om økte tilskudd fra eierne. Når det gjelder avgiftsmessige spørsmål knyttet til drift og turkjøring på Setesdalsbanen er vår vurdering at det bør avklares om selskapets praktisering av mva kompensasjonsreglene er korrekt. Vi anbefaler at det tas kontakt med fylkesskattekontoret for å få en vurdering av saken. 4.5 Hvordan rapporterer selskapet til eierne, og videreformidler administrasjonen denne informasjonen til egne politiske organer? VAM sin årsrapport og årsregnskap, samt referater fra representantskapsmøtene blir hvert år oversendt fylkeskommunen. I tillegg oversendes innkallinger og protokoller fra styremøter pr mail. Dersom eierne ønsker ytterligere sakspapirer må det tas kontakt med selskapet. I fylkeskommunens administrasjon får fylkesrevisjonen opplyst at det inngår i administrasjonens arbeidsområde å gi informasjon til politikerne om saker som er av betydning for fylkeskommunen. Det finnes imidlertid ingen rutine for fast rapportering fra administrasjonen til de politiske organer når det gjelder selskapets årsregnskap og årsmelding samt andre viktige saker for fylkeskommunen. Side 18 av 24

19 I selskapsrapporten om IKAVA ble dette forholdet også tatt opp, og fylkestinget gjorde under sin behandling av rapporten vedtak om at man ønsket å ha en fast rutine for årlig behandling av årsregnskap og årsmeldinger fra selskap som fylkeskommunen er medeier i. Det foreligger ingen særskilte rutiner for rapportering fra det enkelte styre- eller representantskapsmedlem til de politiske organer i fylkeskommunen. Vår vurdering I fylkeskommunen er det ingen fast rutine for formidling av informasjon om selskapene til politiske organer. Fylkesrevisjonens vurdering er at det bør være en rutine som sikrer jevnlig informasjon til politikerne om de enkelte selskapenes virksomhet. Etter vår mening bør informasjonen gis samlet for alle selskapene etter at disse har avgitt sitt årsregnskap og årsmelding, og dette kom også klart fram ved fylkestingets behandling av selskapsrapporten for IKAVA. 4.6 Har fylkeskommunen etablert en eierstrategi for selskapet? En fylkeskommune står relativt fritt mht hvordan den vil organisere sin virksomhet. Dersom det er ønskelig å etablere egne selskap for å ta hånd om deler av den fylkeskommunale virksomheten, bør eieren være bevisst på hva de ønsker å oppnå ved en slik handling. Det er derfor viktig at eierens formål og målsettinger er klarlagt slik at det kan utarbeides strategi for nyetablerte selskaper. Fylkesting har et spesielt ansvar for den del av virksomheten som skilles ut og organiseres i egne interkommunale selskaper. Dette illustreres ved at valg av representanter til representantskapet ikke kan delegeres, men må gjøres av fylkestinget selv. Fylkeskommunens eierstrategi for deltakelse i VAM kommer klart frem i selskapsavtalen og saksframstillingene da opprettelsen av selskapet ble behandlet politisk. I tillegg er fylkeskommunens mål og strategi inntatt i den årlige tilskuddsavtalen med selskapet. Hovedmålet er i avtalen definert slik; Museet skal skape grunnlag for kunnskap om, forståelse for og opplevelse av natur, kultur og samfunnet på en måte som viser både kontinuitet og endring, sammenheng og forskjell. I avtalen er det også inntatt en rekke delmål som på en klar måte konkretiserer hva som er fylkeskommunens mål og ønsker med selskapet. Fylkesrevisjonen får ellers opplyst fra rådmannen at man der vurderer om det er behov for å utarbeide generelle eierstrategier for selskaper der VAF har større eierandeler, og hvordan disse eventuelt skal behandles politisk. Side 19 av 24

20 Vår vurdering Etter vår vurdering har fylkeskommunen gjennom selskapsavtalen og den politiske saksgangen knyttet til hele prosessen med omorganiseringen av museumsstrukturen i Vest-Agder vist et klart formål og strategi med selskapet. I den årlige tilskuddsavtalen med selskapet fremgår dessuten fylkeskommunens mål og strategi på en klar og tydelig måte. 4.7 Har fylkeskommunen et arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, regnskaper mv. for de selskaper man eier eller er medeier i? Fylkeskommunen har ikke en rutine som sikrer at materiale fra de selskapene man eier eller er medeier i blir systematisk arkivert. Arkiveringen kan virke tilfeldig, for eksempel har flere saksbehandlere egne arkiv, i tillegg til at en del materiale arkiveres i sentralarkivet. Vår vurdering Etter vår mening er et godt arkivsystem viktig for fylkeskommunen når det gjelder å holde en historisk oversikt over de mange selskapene man eier eller har eierandeler i. Det er vår vurdering at dagens arkivordning ikke sikrer en systematisk og historisk oversikt over fylkeskommunens ulike engasjementer. I sin behandling av selskapsrapporten for IKAVA støttet fylkestinget fylkesrevisjonens vurderinger og anbefalinger om arkivordningen. 4.8 Har fylkeskommunen oppnevnt sine representanter til representantskapet i tråd med lov og selskapsavtale, og har representantskapet tatt hensyn til kravet om 40 % av hvert kjønn i styret? Fylkestinget gjennomførte ikke lovlig valg av fast representant og vararepresentant til representantskapet i selskapet slik lov om interkommunale selskaper og selskapsavtalen krever før 23.oktober Ved stiftelsen av selskapet nektet Brønnøysundregistrene i første omgang å registrere selskapet fordi lovens bestemmelser om 40 % av hvert kjønn i styret ikke var overholdt. Styret i VAM skal iht selskapsavtalen ha 7 medlemmer. I følge IKS lovens 10, ref aksjelovens 20-6, skal begge kjønn være representert med minst 3 medlemmer. Representantskapet endret styresammensetningen slik loven krever, og på møte 27.april 2006 ble styresammensetningen endret til 3 kvinner og 4 menn. Vår vurdering Selv om valg av representant til selskapets øverste organ ble korrekt gjennomført i 2007 er det etter fylkesrevisjonens mening uheldig at fylkeskommunen ikke er mer påpasselig med å følge krav i IKS loven når nye selskaper etableres. Side 20 av 24