FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT. Vurdering av kommunens systemer for registrering i IPLOS

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Vurdering av kommunens systemer for registrering i IPLOS Fredrikstad kommune 9/3-2010

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG BAKGRUNN, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER HVA ER IPLOS? HAR KOMMUNEN SYSTEMER OG RUTINER I TRÅD MED KRAV I REGELVERKET FOR REGISTRERING I IPLOS? Revisjonskriterier Fakta Vurderinger og konklusjoner RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG 1 NÆRMERE OM REVISJONSKRITERIENE Østfold kommunerevisjon IKS 2

3 1 SAMMENDRAG Formålet med dette prosjektet er å kartlegge hvilke systemer og rutiner Fredrikstad kommune har for å oppfylle kravene i regelverket rundt registrering i IPLOS. IPLOS (Individbasert pleie- og omsorgsstatistikk) er et nasjonalt register med data som beskriver ressurser og bistandsbehov til søkere eller mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester og hvilke tjenester som ytes. Formålet med IPLOS-registeret er å samle inn og behandle data fra kommunene om personer som har søkt, mottar eller har mottatt pleie- og omsorgstjenester. Dette for å gi grunnlag for overvåking, kvalitetssikring, planlegging, utvikling og overordnet styring av sosial- og helsetjenesten og helseforvaltningen og å gi grunnlag for forskning. Formålet er også å få nødvendig kunnskap for å kunne planlegge og etablere gode og likeverdige tjenester til brukerne. IPLOS-registreringen skal blant annet bidra til at søkere og mottakere av kommunale helseog sosialtjenester omfattet av IPLOS-registeret skal få en mer lik vurdering av søknadene sine og dermed en mer rettferdig tildeling av tjenester. Revisjonens funn viser at kommunen har utarbeidet skriftlige systemer og rutiner som er i tråd med regelverket for registrering i IPLOS. Bruk av disse vil kunne sikre likebehandling av søkere og mottakere av tjenester omfattet av IPLOS-registeret. Østfold kommunerevisjon IKS 3

4 2 BAKGRUNN, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jf. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kap.3. I følge denne paragraf skal revisjonen blant annet kontrollere at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. I bystyret , sak 78/08, ble plan for forvaltningsrevisjon vedtatt. Ett av prosjektene som ble vedtatt i denne planen var å vurdere kommunens tilpasning til krav i IPLOS. Prosjektet fokuserer på følgende problemstilling: Har kommunen systemer og rutiner i tråd med krav i regelverk for registrering i IPLOS? Prosjektplanen ble vedtatt i Kontrollutvalget i Fredrikstad sak PS 09/44. Prosjektet er avgrenset til kun å se på kommunens utarbeidede systemer og rutiner for registrering i IPLOS. Vi har ikke sett på hvordan kommunen i praksis utfører dette arbeidet. Østfold kommunerevisjon IKS 4

5 3 METODE OG GJENNOMFØRING Sentrale elementer i revisjonens arbeidsmetode er standard for våre forvaltningsrevisjonsprosjekter. Først definerer vi problemstillingene. Deretter identifiserer vi revisjonskriterier. Dette er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som skal benyttes som grunnlag for vurdering av kommunens virksomhet. Videre innhenter vi fakta ved å kartlegge og beskrive praksis ved de undersøkte virksomheter. Praksis blir så analysert og drøftet med utgangspunkt i revisjonskriteriene. Dette leder fram til konklusjoner og anbefalinger. For å undersøke kommunens systemer for registrering i IPLOS har vi foretatt dokumentanalyse av kommunens utarbeidede rutiner. Vi har i tillegg intervjuet sentrale personer i omsorgsetaten. Vi har også spurt 11 virksomheter som alle benytter IPLOS, om hvem som foretar registrering i IPLOS. Østfold kommunerevisjon IKS 5

6 4 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes vanligvis med basis i en eller flere av følgende kilder: lovverk, politiske vedtak og føringer, kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Helseregisterloven, lov 18.mai 2001 nr. 24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger. Forskrift av om pseudonymt register for individbasert pleie- og omsorgsstatistikk. Veileder for registrering av IPLOS-opplysninger, utarbeidet av Sosial- og helsedirektoratet. Se vedlegg 1 for nærmere utledning av revisjonskriteriene. Østfold kommunerevisjon IKS 6

7 5 HVA ER IPLOS? IPLOS (Individbasert pleie- og omsorgsstatistikk) er et nasjonalt register med data som beskriver ressurser og bistandsbehov til søkere eller mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester og hvilke tjenester som ytes. Registeret er hjemlet i Helseregisterloven og forskrift om IPLOS-registeret. IPLOS er obligatorisk i alle kommuner fra Datagrunnlaget for IPLOS-registeret skal sikres ved at kommunene bruker en standardmetode som danner grunnlag for vedtak om pleie- og omsorgstjenester. Fra er IPLOS koblet til KOSTRA, slik at produksjonstallene kan knyttes til kommuneregnskapet. IPLOS-registeret er pseudonymt. Dette betyr at den enkeltes identitet er erstattet med et tilfeldig løpenummer, og fødselsnummeret til de som er registrert i IPLOS-registeret gjøres ikke kjent for de som administrerer og bruker det sentrale IPLOS-registeret. Pseudonymet tildeles av en uavhengig instans som i dette tilfellet er Skattedirektoratet. Skattedirektoratet er ansvarlig for å bytte ut fødselsnummeret med et pseudonym før data sendes til IPLOSregisteret. Formålet med IPLOS-registeret er å samle inn og behandle data fra kommunene om personer som har søkt, mottar eller har mottatt pleie- og omsorgstjenester. Dette for å gi grunnlag for overvåking, kvalitetssikring, planlegging, utvikling og overordnet styring av sosial- og helsetjenesten og helseforvaltningen og å gi grunnlag for forskning. Formålet er også å få nødvendig kunnskap for å kunne planlegge og etablere gode og likeverdige tjenester til brukerne. Det er 22 ulike tjenester som omfattes av IPLOS-registeret. Der en eller flere av disse tjenestene er aktuelle, skal IPLOS benyttes 1. Kartleggingen av hvilke hjelpebehov søker eller mottaker har er standardisert med 17 ulike variabler, slik at en mer lik vurdering av sakene og dermed en mer rettferdig tildeling av tjenester skal være mulig å oppnå. Innenfor hver variabel rangeres en skår som varierer fra 1-5. Jo høyere funksjonssvikt man har, desto høyere blir IPLOS-skåren. Skår 9 benyttes der det ikke foreligger bistands-/assistansebehov på registreringstidspunktet og opplysningen heller ikke anses som relevant for en helhetlig vurdering. 1 Se vedlegg 1 for nærmere beskrivelse av hvilke tjenester. Østfold kommunerevisjon IKS 7

8 6 HAR KOMMUNEN SYSTEMER OG RUTINER I TRÅD MED KRAV I REGELVERKET FOR REGISTRERING I IPLOS? 6.1 Revisjonskriterier I henhold til IPLOS-forskriften 2 er formålet med IPLOS-registeret å samle inn og behandle data fra kommunene om personer som har søkt, mottar eller har mottatt pleie- og omsorgstjenester for å: 1. gi grunnlag for overvåkning, kvalitetssikring, planlegging, utvikling og overordnet styring av sosial- og helsetjenesten og sosial- og helseforvaltningen, 2. gi grunnlag for forskning. Formålet er også at lokale myndigheter skal kunne bruke registeret for å få nødvendig kunnskap om pleie- og omsorgssektoren for å etablere gode og likeverdige tjenester til brukerne. IPLOS-registeret skal på individnivå inneholde: tildelt pseudonym bakgrunnsopplysninger opplysninger av betydning for vurdering av tjenestebehov opplysninger om tjenester Registeret skal kun inneholde opplysninger som er nødvendig og relevante for å kunne tildele tjenester og gjøre endring i vedtak. Det skal gis informasjon om: IPLOS-registeret til de som registreres eller nærmeste pårørende innsynsretten reservasjonsretten til at diagnoseopplysninger sendes IPLOS-registeret Opplysninger i IPLOS-registeret skal innhentes i samarbeid med søker/mottaker, og brukers vurdering av egen situasjon skal tillegges stor vekt. 6.2 Fakta Fredrikstad kommune har utarbeidet en egen brukerhåndbok for pleie og omsorg Brukerhåndbok 13. I kapittel 5 Saksbehandling, er IPLOS-registrering en av rutinene som er nevnt. Kommunes rutine for registrering i IPLOS er basert på IPLOS Veileder for personell i kommunale helse- og sosialtjenester 3 utgitt av Helsedirektoratet. 2 Forskrift om pseudonymt register for individbasert pleie- og omsorgsstatistikk av IS-1112 Veileder, Helsedirektoratet 03/2009 Østfold kommunerevisjon IKS 8

9 Fredrikstad kommune benytter en brukerhåndbok som heter IPLOS registrering som er utarbeidet av Tieto Corporation 4. Brukerhåndboken viser hvordan personregistreringer, registrering av personopplysninger, opplysninger om funksjonsnivå, opplysninger om diagnose, opplysninger om kommunale tjenester, spesialisthelsetjenester og kvalitetskontroll av IPLOS-data skal utføres. Brukerhåndboken viser bilder fra datasystemet og hvilke knapper og arkfaner som skal åpnes og benyttes. Det er blant annet nevnt at det skal registreres om brukeren har reservert seg mot å sende inn diagnoseopplysninger til IPLOSregisteret. Det nevnes også hvilke opplysninger som alltid skal registreres. Med hensyn til opplysninger om kommunale tjenester, blir det opplyst at enkelte tjenester skal registreres med timer per uke direkte tid i henhold til vedtak. Det skal føres opp det antall timer det er gjort vedtak om, uavhengig av hvor mange utøvere det er. I tillegg har Fredrikstad kommune utarbeidet egne prosedyrer for registrering i Gerica 5, hvor IPLOS inngår som en del av registreringen. Alle IPLOS-registreringer gjøres i Gerica. I prosedyrene er det gitt beskrivelser av hvordan registreringene skal utføres. For hver beskrivelse er det nedtegnet formålet med prosedyren. Prosedyrene beskriver hvem som skal foreta registreringen, hvordan registreringen skal utføres og det er nevnt viktige merknader til registreringen. Der det er aktuelt er det også linker til vedlegg som hører inn under de forskjellige prosedyrene. Under prosedyren Registrering av ny bruker er formålet å: sikre fullstendig og korrekt registrering av bruker i fagprogrammet. Det er detaljert listet opp hvordan man praktisk går frem for å registrere en ny bruker inn i datasystemet. Under denne prosedyren er IPLOS nevnt som en av oppgavene som skal registreres. Det er også nevnt at funksjonsevne (ADL) skal registreres og hvordan dette teknisk skal utføres. Det vises til vedlegg 1 som er en sjekkliste for rutinen og til egen prosedyre for registrering av funksjonsnivå. Videre er det i prosedyren for registrering av ny bruker nevnt at diagnose og ny tjeneste skal registreres og det vises til egne prosedyrer for dette. I vedlegg 1 i prosedyren for Registrering av ny bruker er IPLOS nevnt som noe som skal fylles ut. I tillegg er vurdering av tannhelsetjeneste og lege nevnt. Sjekklisten sier her at cirkadato kan legges inn. Hvis dato ikke er kjent skal det ikke registreres inn noe, men det kan eventuelt skrives en anmerkning om at bruker er spurt om dette. Sjekklisten har også et eget punkt om funksjonsevne (ADL). Her er det sagt at alle felt skal fylles ut. Det skal også registreres hvem som har registrert bruker og når registreringen faktisk ble gjort. Anmerkninger til skår, spesielt årsak til skår 2 hvis denne er benyttet, skal bemerkes. Det er i tillegg utarbeidet en sjekkliste ved registrering av nye pasienter som ligger som vedlegg 2 til denne prosedyren. Her skal det hukes av og signeres etter hvert som alle oppgaver i tilknytning til en bruker er utført. Kommunen har utarbeidet en prosedyre for registrering og avslutning av tjenester. Formålet med denne prosedyren er å sikre at tjenester blir registrert. Også her er det sagt hvem som skal utføre registreringen, beskrivelse av hvordan det faktisk skal registreres og viktige merknader. Det er laget en egen prosedyre for innleggelse i spesialisthelsetjenesten over fem dager. Formålet med denne prosedyren er å sikre at tjenestene stoppes ved midlertidig fravær. Det er bemerket at alle tjenester unntatt boliger, trygghetsalarm og matombringing skal stoppes, og at tjenesten skal stoppes fra samme dag som endringen skjer. Også denne prosedyren har 4 Tieto Corporation har utviklet programvaren Gerica. 5 Gerica er et elektronisk pasientjournalsystem tilpasset pleie-, rehabiliterings og omsorgstjenestene i kommunene. Østfold kommunerevisjon IKS 9

10 beskrivelse av hvem som skal utføre registreringen, hvordan registreringen skal gjennomføres teknisk og viktige merknader. Kommunen har utarbeidet en egen prosedyre for å registrere diagnose. En viktig merknad i denne prosedyren er at diagnose skal være skriftlig dokumentert fra lege før registrering. Formålet med prosedyren er å sikre at relevant(e) diagnose(r) registreres. Det er laget en egen saksbehandlingsprosedyre. Formålet med den er å sikre at saksbehandler bruker fagprogrammet Gerica på rett måte. Vedlegg til prosedyren er Tidsestimat vedtak. Dette vedlegget estimerer hvor lang tid en aktivitet tar og om dette skal IPLOS-registreres. Videre er det nevnt at estimatet skal tilpasses individuelt til bruker ut fra funksjonsbehov. Selve prosedyren er bygd opp på samme måte som de andre prosedyrene med hvem som skal utføre registreringen, hvordan registreringen skal utføres og viktige merknader. På samme måte er det laget prosedyre for saksbehandling flere tjenester, hvor formålet med prosedyren er å sikre at saksbehandler utfører korrekt saksbehandling av flere tjenester i Gerica. Det er også utarbeidet en prosedyre for å registrere funksjonsnivå (ADL). Formålet med denne prosedyren er å sikre at korrekt funksjonsnivå blir registrert. I prosedyren er det beskrevet både hvordan man utfører denne oppgaven ved førstegangsregistrering og ved oppdatering av funksjonsnivå. I merknadene står det at tallene skal settes inn og at det kommer opp en beskrivelse av valgt skår i databildet, samtidig som valgt variabel blir beskrevet. I følge leder for arbeidsgruppen som jobber sentralt med IPLOS i kommunen, er det ikke egne skriftlige rutiner for opplæring i IPLOS i kommunen. Praksis har vært at opplæring finner sted omtrent en gang per år. Arbeidsgruppen gjennomfører opplæring for virksomhetsledere og ressurspersoner i virksomhetene. Det er ressurspersonene som har ansvar for å videreføre det de har lært, til de øvrige ansatte i virksomhetene. Alle virksomheter som benytter IPLOS, skal ha egne ressurspersoner på området. Det er opp til den enkelte virksomhet hvordan de internt velger å organisere opplæringen av de øvrige ansatte. Det er utarbeidet et eget program ved grunnopplæring i Gerica, hvor man går gjennom alle felter der IPLOS opplysninger skal legges inn. Dette sikrer at IPLOS-data er ajourført til enhver tid. Kommunen har utarbeidet en egen IPLOS-hjemmeside på intranett. Der ligger alle rutiner for IPLOS-registrering. Blant annet ligger det en link til brosjyren Informasjon om IPLOSregisteret 6, som gir informasjon om hva IPLOS-registeret er og innsynsretten som finnes. Der gis det også informasjon om at IPLOS-registeret er pseudonymt. Det er også utarbeidet en mal for forslag til skår på funksjonsnivåene. På sidene ligger det også en egen spørsmål og svar-tjeneste som kan benyttes som oppslagsverk for registrering i IPLOS. I følge leder for arbeidsgruppen kan virksomhetene også ha utarbeidet egne interne rutiner for arbeidet med IPLOS. Fagsjef omsorg sier at det er ulik praksis ute i virksomhetene med hensyn til hvem som registrerer i IPLOS. Revisjonen har kontaktet 11 virksomheter vedrørende dette. Svarene vi har fått viser at det er mange som registrerer i IPLOS og at det ikke er en enhetlig praksis for 6 IS-1441, Helsedirektoratet 03/2009 Østfold kommunerevisjon IKS 10

11 dette i virksomhetene. Også internt i virksomhetene er det mange forskjellige personer og yrkesgrupper som registrer inn opplysninger. Prosedyreutvikling skjer ved at ansatte avdekker feil eller mangler i eksisterende prosedyrer eller ser behov for nye prosedyrer og melder dette til virksomhetens kvalitetsansvarlig. Kapittel 2 i Brukerhåndbok 13 omhandler avviksrapportering. Det er utarbeidet en egen prosedyre for avviksrapportering hvor mal for avviksrapport ligger som vedlegg. Prosedyren inneholder åtte trinn på hvordan avvik skal håndteres og hvem som skal håndtere de. Blant annet skal avvik gås gjennom med de ansatte i den avdelingen hvor avviket er meldt og det skal vurderes og prøves ut tiltak for å unngå lignende avvik. Etter behandling av avviket hos fagsjef skal det også gis tilbakemelding til den som leverte avviket i første omgang. Det skal sørges for at avviket fører til læring for de berørte ansatte i virksomheten. Kommunen opplyser at det i 2008 og 2009 ikke har vært registrert noen avviksmeldinger som er knyttet opp mot IPLOS-registreringen. I 2007 var det to meldte avvik. 6.3 Vurderinger og konklusjoner Fredrikstad kommune har etter revisjonens vurdering skriftlige systemer som tilfredsstiller de krav som gjelder for innholdet i IPLOS-registeret på individnivå, både med hensyn bakgrunnsopplysninger, opplysninger av betydning for vurdering av tjenestebehov og opplysninger om tjenester. Det er utarbeidet flere rutiner for dette arbeidet som ved bruk vil oppfylle lovens krav. I tillegg har kommunen utarbeidet et eget tidsestimat som ved benyttelse vil kunne bidra til lik registrering ved like behov. Videre anser revisjonen at Fredrikstad kommune har utarbeidet skriftlige systemer som er i tråd med regelverket for hvilken informasjon som skal gis til den som blir registrert inn i IPLOS-registeret, både når det gjelder innsynsretten og reservasjonsretten. Revisjonen registrerer at virksomhetene selv kan utarbeide egne rutiner for IPLOSregistreringen og at virksomhetene selv har ansvaret for opplæringen internt. Samtidig er det mange ansatte og yrkesgrupper som registrerer i IPLOS. Dette kan medføre at kommunen ikke har en entydig forståelse av opplysningene som registreres i IPLOS. Østfold kommunerevisjon IKS 11

12 Konklusjon: Fredrikstad kommune har utarbeidet skriftlige systemer og rutiner som er i tråd med regelverket for registrering i IPLOS. Bruk av disse systemene og rutinene i de enkelte virksomheter vil kunne sikre likebehandling av søkere og mottakere av tjenestene omfattet av IPLOS-registeret. Det er uklart om dette praktiseres fullt ut i dag. Rolvsøy, Bente Wik Kristiansen (sign.) Forvaltningsrevisor Linda Asp (sign.) Oppdragsansvarlig revisor Østfold kommunerevisjon IKS 12

13 7 RÅDMANNENS KOMMENTARER Østfold kommunerevisjon IKS 13

14 VEDLEGG 1 NÆRMERE OM REVISJONSKRITERIENE IPLOS-registeret er hjemlet i Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven) av Lovens formål er beskrevet i 1: å bidra til å gi helsetjenesten og helseforvaltningen informasjon og kunnskap uten å krenke personvernet, slik at helsehjelp kan gis på en forsvarlig og effektiv måte. Videre skal loven sikre: at helseopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på helseopplysninger. 3 beskriver lovens virkeområde: behandling av helseopplysninger i helseforvaltningen og helsetjenesten som skjer helt eller delvis med elektroniske hjelpemidler for å fremme formål som beskrevet i 1, og annen behandling av helseopplysninger i helseforvaltningen og helsetjenesten til slike formål, når helseopplysningene inngår eller skal inngå i et helseregister. En egen forskrift ble vedtatt Forskrift om pseudonymt register for individbasert pleie- og omsorgsstatistikk. 1-1 sier hva forskriften gir bestemmelser om. Forskriften gir bestemmelser for innsamling og behandling, utlevering og lagring av opplysninger i registeret. Formålet til IPLOS-registeret er omhandlet i 1-3: Formålet med IPLOS-registeret er å samle inn og behandle data fra kommunene om personer som har søkt, mottar eller har mottatt pleie- og omsorgstjenester for å: 1. gi grunnlag for overvåkning, kvalitetssikring, planlegging, utvikling og overordnet styring av sosial- og helsetjenesten og sosial- og helseforvaltningen, 2. gi grunnlag for forskning. Merknadene til forskriften nevner at: formålet med IPLOS-registeret er at nasjonale og lokale myndigheter kan følge med på utviklingen innen pleie- og omsorgssektoren, og få nødvendig kunnskap for å kunne planlegge og etablere gode og likeverdige tjenester til beste for brukerne. Etter 1-4 kan opplysningene som fremkommer i IPLOS-registeret ikke benyttes til andre formål enn de som er nevnt i 1-3. Forskriften setter detaljerte føringer for hvilke opplysninger IPLOS-registeret skal inneholde. Vesentlig for registeret er at dataene skal være anonymiserte, slik at data publisert i rapporter ikke skal kunne spores tilbake til individnivå. Registeret skal på individnivå inneholde tildelt pseudonym for søker/mottaker av pleie- og omsorgstjenestene, bakgrunnsopplysninger, opplysninger av betydning for vurdering av tjenestebehov og opplysninger om tjenester. Etter forskriften 1-7 er det skattedirektoratet som tildeler og forvalter pseudonymer for fødselsnummer. 3-1 sier at det: skal opprette ett pseudonym for hver person det skal registreres opplysninger om i IPLOS-registeret. I 4-1 er det gitt forbud om samtidig tilgang: ingen,...skal kunne få samtidig tilgang til pseudonym, andre opplysninger i IPLOSregisteret, og fødselsnummer. Østfold kommunerevisjon IKS 14

15 I 1-8 finner vi beskrevet hvilke opplysninger som skal registreres i IPLOS-registeret. IPLOS-registeret kan uten samtykke fra den opplysningen gjelder, inneholde følgende typer opplysninger om personer som har søkt, mottar og har mottatt sosial- og helsetjenester i den utstrekning det er nødvendig for å oppnå formålet med IPLOS-registeret: 1. tildelt pseudonym for søker/mottaker av pleie- og omsorgstjenester, 2. bakgrunnsopplysninger: a) bostedskommune, tjenesteytende kommune, bydel, distrikt, b) kjønn, fødselsår, sivilstand, dødsdato, c) behov for assistert kommunikasjon, 3. opplysninger av betydning for vurdering av tjenestebehov: a) opplysninger om bolig og hushold og om personen får privat ikke betalt hjelp, b) personens funksjonsevne i dagliglivets aktiviteter og andre opplysninger om helsetilstand og sykdom (herunder diagnose) som er relevante og nødvendige for å vurdere tjenestebehovet, c) om og eventuelt når personen er vurdert av lege i løpet av de siste 12 måneder, d) om og eventuelt når personen er vurdert av tannhelsepersonell i løpet av de siste 12 måneder, 4. opplysninger om tjenester: a) vedtak eller beslutning om, herunder avslag på pleie- og omsorgstjenester jf. 1-2 nr. 5, b) melding om skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner og vedtak om bruk av tvang og makt, c) døgnopphold i institusjoner under spesialisthelsetjenesten, d) opplysninger om individuell plan. Opplysningene skal gis i henhold til den klassifikasjon den databehandlingsansvarlige bestemmer. I følge merknadene til denne paragrafen skal IPLOS-registeret inneholde opplysninger som er relevante og nødvendige for saksbehandlingen for tildeling av tjenester og endring av vedtak. Den registrerte har rett til informasjon om IPLOS-registeret i samsvar med helseregisterloven 23 til 25. Informasjonen skal gis i en forståelig form. Dette følger av forskriften 6-1. Innsynsretten er beskrevet i 6-2. Den registrerte har i medhold av helseregisterloven 22 til 25 på forespørsel rett til å få opplyst: 1. hvilke helseopplysninger om den registrerte som behandles, og 2. sikkerhetstiltakene ved behandlingen av helseopplysningene så langt innsyn ikke svekker sikkerheten. Helsedirektoratet ga ut en revidert utgave av IPLOS Veileder for personell i kommunale helse- og sosialtjenester i mars Dette er tredje utgave av IPLOS-veilederen. Det er blant annet nevnt i forordet til veilederen at: Dersom IPLOS-registeret skal gi oss viktig og relevant kunnskap om de kommunale helse- og sosialtjenestene, må de som registrerer ha en entydig forståelse av hva som ligger i den enkelte opplysning. Veilederen skal være et hjelpemiddel for å sikre dette blant annet gjennom tydelige definisjoner av de enkelte opplysningene. Østfold kommunerevisjon IKS 15

16 IPLOS er utviklet for at helsemyndighetene nasjonalt, regionalt og lokalt skal kunne utvikle tjenester på grunnlag av kunnskap om søkers/mottakers bistandsbehov og kunne følge med på utviklingen innenfor helse- og sosialsektoren. Etter veilederen er det: ikke påkrevd med særskilt samtykke til registrering av IPLOSopplysninger i saksbehandlingen og innsending til IPLOS-registeret. Derimot har søker/mottaker: rett til å reservere seg mot at diagnoseopplysninger sendes til IPLOSregisteret. Dette må kommunen informere om. Det skal også gis informasjon til søker/mottaker om IPLOS-registeret og hensikten med innhenting av opplysninger. Hvis søker/mottaker ikke er i stand til å forstå slik informasjon, skal den gis til den som ivaretar personens interesser. Opplysningene som blir registrert inn i IPLOS-registeret skal innhentes i samarbeid med søker/tjenestemottaker, og brukers vurdering av egen situasjon skal tillegges stor vekt. Tjenester omfattes av IPLOS-registeret Veilederen beskriver hvilke tjenester som omfattes av IPLOS-registeret. Dette er tjenester som fremgår av sosialtjenesteloven 4-2, bokstav a-e og kommunehelsetjenesteloven 1-3 første ledd nr. 3 og 4, med de tjenester som er beskrevet i lovens 1-3 annet ledd, nr. 4 og 6. Dette er: praktisk bistand: daglige gjøremål praktisk bistand opplæring: daglige gjøremål praktisk bistand: brukerstyrt personlig assistanse dagsenter/dagtilbud matombringing trygghetsalarm hjemmesykepleie avlastning utenfor institusjon/bolig omsorgsbolig støttekontakt omsorgslønn habilitering/rehabilitering utenfor institusjon/bolig annen bolig kommunen disponerer for helse- og omsorgsformål opphold i institusjon/boform eller i bolig med heldøgns omsorgstjenester tidsbegrenset opphold utredning/behandling tidsbegrenset opphold re-/habilitering avlastning dagopphold nattopphold langtidsopphold tvang i systematiske tiltak helsehjelp med tvang etter pasientrettighetsloven kap. 4 A Der en eller flere av disse tjenesten er aktuelle, skal IPLOS benyttes. Veilederen har videre en beskrivelse for selve registreringen inn i IPLOS-registeret. Østfold kommunerevisjon IKS 16

17 Personopplysninger Det første som registreres inn er opplysninger om person og boforhold. Ved innsending krypteres fødselsnummeret og endres til pseudonym. Her registreres det blant annet inn om personen bor alene eller sammen med andre, om vedkommende får privat ikke betalt hjelp og om boligen er egnet for søker/mottaker. Dette er obligatoriske opplysninger. Opplysninger om søker/mottaker er vurdert av tannhelsepersonell eller lege er ikke obligatoriske opplysninger. Hvis det registreres inn opplysninger om dette, skal opplysningene innehentes fra søker/mottaker og ikke fra tannhelsepersonell eller lege. Opplysninger om funksjonsnivå Deretter skal opplysninger og behov for bistand eller assistanse registreres. Disse opplysningene omfatter etter veilederen: ressurser og behov for bistand/assistanse til dagliglivets gjøremål og personlig egenomsorg. Veilederen nevner blant annet følgende rutiner som følger av lov og forskrifter: opplysninger om bistands-/assistansebehov skal registreres og ajourføres av saksbehandlere og dokumentasjonspliktige registreringen skal dokumenteres med dato og signatur det skal være individuell vurdering av hver enkelt søker/mottaker og det er ressurser og bistands-/assistansebehov ved registreringstidspunktet som skal dokumenteres respekt for den enkelte søker/mottakers selvbestemmelsesrett, egenverdi og livsførsel, sammen med faglig vurdering av ressurser og behov for bistand/assistanse skal gi grunnlag for fastsetting av skår tjenesteyter/saksbehandler og søker/mottaker skal sammen komme frem til hvilke av bistandsopplysningene som er relevante i noen tilfeller kan det være nødvendig å be om opplysninger fra pårørende eller hjelpeverge det skal kun være én gyldig registrering for hver søker/mottaker ny vurdering og registrering foretas ved informasjon om endring i mottakers situasjon, ressurser og bistands-/assistansebehov der pårørende eller andre personer i nærmiljøet yter personbistand til å ivareta aktiviteter i dagliglivet, er dette å vurdere som relevant informasjon Alle variablene skal registreres med skår på en skala fra 1-5, eventuelt 9 hvis opplysningen er vurdert som ikke relevant. Skårinndelingen er i veilederen oppgitt på følgene måte: 1. Utgjør ingen problem/utfordring for søker/mottaker 2. Ikke behov for bistand/assistanse. Utfører/klarer selv, men har utfordringer eller endret standard. Endret standard vil si hvordan enkeltindividet utfører/klarer aktiviteten i forhold til tidligere. 3. Middels behov for bistand/assistanse. Utfører/klarer deler av aktiviteten selv, men trenger personbistand til andre deler av aktiviteten. Bistandsyter kan eventuelt gå til og fra. 4. Store behov for bistand/assistanse. Utfører/klarer deler selv, men med bistandsyter tilstede hele tiden. Bistandsyter er til stede for assistanse/tilrettelegging/veiledning. 5. Fullt bistand-/assistansebehov. Behov for personbistand til alle aktivitetene. 9. Ikke relevant. Opplysningen er ikke relevant for å kartlegge ressurser og vurdere behov for personbistand. Det foreligger ikke bistands-/assistansebehov på registreringstidspunktet og opplysningen er ikke relevant for en helhetlig vurdering. Østfold kommunerevisjon IKS 17

18 Ved skår 1 og 2 er det ikke behov for personbistand, ved skår 3 til 5 er det behov for personbistand. Skårene skal benyttes til: Alminnelig husarbeid Skaffe seg varer og tjenester Personlig hygiene På- og avkledning Toalett Lage mat Spise Bevege seg innendørs Bevege seg utendørs Ivareta egen helse Hukommelse Kommunikasjon Beslutninger i dagliglivet Sosial deltakelse Styre atferd Syn Hørsel I tillegg skal det registreres opplysninger om det er behov for bistand/assistanse til samfunnsdeltakelse med svaralternativene ja/nei. Diagnoseopplysninger Det er ikke obligatorisk å registrere inn opplysninger om relevante diagnoser. Den enkelte som blir registrert kan reservere seg mot at diagnoseopplysninger sendes til IPLOS-registeret. Kommunen plikter å informere den enkelte søker/mottaker om reservasjonsretten. Tjenester Opplysninger om kommunale tjenester skal også registreres. Dette er informasjon om hvilke vedtak/beslutninger som er fattet, hvilke tjenester som mottas, omfanget av tjenestene og eventuelt klage. Enkelte av tjenestene skal registreres med timer per uke direkte brukerrettet tid i henhold til vedtak/beslutning. Dette er tjenester som: Praktisk bistand Dagsenter/dagtilbud Avlastning utenfor institusjon/bolig Støttekontakt Omsorgslønn Hjemmesykepleie Dagopphold Nattopphold Hvis det har skjedd en utskriving fra opphold i spesialisthelsetjenesten eller en stopp i de kommunale tjenestene ved innleggelse i spesialisthelsetjenesten skal dette registreres inn. I tillegg er det et punkt for opplysninger om det er utarbeidet individuell plan. Østfold kommunerevisjon IKS 18